Báo cáo thực tập: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân

MỤC LỤC
A. PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG.........................................................................................3
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức............................................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân..........................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................3
1.1.2. Chức năng.............................................................................................5
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân............5
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân.......................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,
lưu trữ của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân..............................................7
1.2.1 Tình hình tổ chức...................................................................................7
1.2.2. Chức năng.............................................................................................8
1.2.3. Nhiệm vụ...............................................................................................8
1.2.4. Quyền hạn.............................................................................................9
1.2.5. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................9
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân
phường Nhật Tân..............................................................................................10
2.1. Thực tiễn công tác văn thư.....................................................................10
2.1.1. Ban hành và chỉ đạo về công tác văn thư............................................10
2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ...........................................................................11
2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.........................................11
2.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi......................................................12
2.1.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến....................................................14
2.1.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ..........................................16
2.1.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................16
2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ......................................................................17
2.2.1. Chỉ đạo và ban hành văn bản..............................................................18
2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ...................................18

2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.........................................................18
2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu....................................................................19
2.2.5. Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu.........................................................19
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị..................................21
3.1. Nhận xét, đánh giá................................................................................21
3.1.1. Đối với công tác văn thư.....................................................................21
3.1.2. Đối với công tác lưu trữ.....................................................................21
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại Ủy
ban nhân dân phường Nhật Tân....................................................................22
3.3. Một số khuyến nghị................................................................................23
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức.....................................................................23
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường...................................23
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................25
D. PHỤ LỤC......................................................................................................28


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là
công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có một
đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn
thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động
của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc,
cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết
công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ
chức.

Khi được nhà trường tạo điều kiện cho em được tiếp xúc với môi trường
làm việc thực tế em đã xác định mục đích trong đợt thực tập này là vân dụng
những kiến thức đã học ở trường vào công việc thực tế, học hỏi bổ sung kiến
thức chuyên môn và rèn luyện kĩ năng nghề nghiệp. Được sự đồng ý của nhà
trường và sự chấp nhận Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân em đã được tiếp
nhận vào cơ quan và thực tập tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân
từ ngày 10/01 – 10/03/2017. Thời gian thực tập không phải dài nhưng đã đem lại
cho em những kiến thưc có giá trị thực tiễn.
Qua đợt thực tập này, em đã có thêm rất nhiều thông tin, kiến thức bổ ích.
Có thể tự tạo cho mình một phương thức học tập trên cơ sở thực tế cũng như qua
học hỏi. Nhờ đó mà bản thân có thể trau dồi được kiến thức nhiều hơn, năng
động hơn, khéo léo hơn. Và đó cũng là một trong những điều kiện cần thiết đối
với chuyên ngành văn thư lưu trữ nói riêng và bất kì một chuyên ngành nào khác
trong cơ quan đơn vị. Đây là một hoạt động cực kì ý nghĩa đối và bổ ích cho
sinh viên chúng em để phục vụ cho công tác của mình sau này.
Bên cạnh những thuận lợi còn tồn tại những khó khăn trong quá trình thực
tập, khó khăn trong việc vận dụng lý thuyết vào thực tiễn, những bất cập ở cơ
1


quan. Đợt thực tập này đã giúp em nhận ra được những yếu điểm của mình trong
khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong việc thực hiện các thao
tác chuyên môn nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Từ đây em sẽ khắc phục được những
thiếu sót trong lý thuyết chuyên môn vào thực tiễn. Đợt thực tập này đã giúp em
nắm chắc được những kiến thức sau khi thực tập ở cơ quan.
Được sự tạo điều kiện của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân, cũng như
các thành viên trong các phòng chuyên môn đã giúp em có cơ hội tiếp xúc với
những kiến thức chuyên môn thực tiễn hết sức hữu ích trong quá trình học tập
của em. Qua thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân em xin
chân thành cảm ơn sự giúp đỡ, tạo điều kiện của lãnh đạo phường và toàn thể

các cán bộ nhân viên trong các phòng chuyên môn. Đặc biệt là cán bộ văn thư
Nông Thị Minh Thủy đã hỗ trợ em rất nhiều trong việc tìm hiểu, thu thập thông
tin phục vụ trong quá trình học tập và hoạt động tại Uỷ ban nhân dân phường.
Bên cạnh đó em xin gửi lời chân thành cảm ơn đến quý thầy cô khoa Văn
thư – Lưu trữ đã chỉ dạy em những kiến thức quý giá và kinh nghiệm hữu ích để
em hoàn thành đợt thực tập này.
Tuy nhiên, do sự tiếp xúc công việc thực tế và kiến thức còn hạn chế nên
không tránh được những thiếu sót trong quá trình thực tập. Em rất mong sự đóng
góp của cán bộ Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân cùng các thầy cô trong khoa
Văn thư – Lưu trữ để em có thể hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn!

2


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân.
1.1.1. Lịch sử hình thành.
Phường Nhật Tân có diện tích 103,5 ha và dân số là 6.914 người. Phường
Nhật Tân dài hai bên bờ phía đông bắc và phía tây Hồ Tây. Xã Nhật Tân trước
nawmm 1945 có diện tích tự nhiên là 341,2 ha với khoảng trên 2000 nhân khẩu
nhưng chỉ có 141,7 ha đất canh tác. Phường Nhật Tân hiện nay với 365,2 ha
diện tích 341,2 ha đất canh tác với trên 8000 người
Phía đông giáp phường Tứ Liên,
Phía nam giáp phường Quảng An
phía tây nam giáp phường Xuân La
Phía tây giáp với phường Phú Thượng
Phía bắc giáp với phường Phú Thượng ( quận Tây Hồ), xã Tầm xá (Huyện

Đông Anh) và phường Ngọc Thụy (quận Long Biên)
Làng Nhật Tân ở phía tây bắc Hồ Tây, kề cận làng Quảng Bá. Thời phong
kiến, làng này là một phường, có tên là Nhật Chiêu, thuộc tổng Thượng, huyện
Vĩnh Thuận, phủ Phụng Thiên (Kinh đô Thăng Long thời Lê); từ năm 1831
thuộc phủ Hoài Đức, tỉnh Hà Nội; từ năm 1889 thuộc tỉnh Cầu Đơ (năm 1904
đổi làm tỉnh Hà Đông).
Đến năm 1915, phường đổi thành xã Nhật Chiêu thuộc huyện Hoàn Long,
tỉnh Hà Đông. Cuối năm 1942, xã lại đổi thuộc Đại lý đặc biệt Hà Nội.
Trong kháng chiến chống Pháp, thuộc xã Quảng Tân, quận 1 ngoại thành của
chính quyền cách mạng. Sau Cải cách ruộng đất (giữa năm 1956), tách ra thành
xã Nhật Tân, gồm bốn thôn Đông - Nam - Tây - Bắc thuộc quận 5; đến năm
1961 thuộc huyện Từ Liêm.
Năm 1995, sau khi thành lập quận Tây Hồ từ một số phường thuộc
quận Ba Đình và xã thuộc huyện Từ Liêm, phường Nhật Tân thuộc quận Tây
Hồ.
3


Nhật Tân xưa có cả đồng và bãi, trong đó bãi là chủ yếu. Dân làng sống
chủ yếu bằng nghề trồng đào cảnh. Kỹ thuật trồng đào của dân làng từ việc ghép
cành đào bích vào gốc đào quả để tạo ra cây đào lai gốc khoẻ, mà hoa vẫn đẹp,
đều, đến việc sửa tán tạo thành cây tròn, đẹp đều; đặc biệt là việc hãm đào cho
nở đúng vào dịp Tết Nguyên đán trong điều kiện thời tiết diễn biến thất
thường ... đều đạt đến trình độ điêu luyện, không đâu có thể làm được. Mỗi năm,
từ 20 tháng Chạp trở đi, đào Nhật Tân được đem bán tập trung ở chợ hoa Cống
Chéo - Hàng Lược, đem đến sắc xuân cho mọi nhà.
Hiện nay làng Nhật Tân với 4 thôn đã trở thành phường Nhật Tân với 5
cụm dân cư. Làng nổi tiếng bởi nghề trồng hoa đào với nhiều giống đào khác
nhau: đào bông tự, đào ta, đào thế, đào bích. Cây đào trước đây tập trung hầu hết
ở khu vực thôn Tây và thôn nam (cụm 2, 3 bây giờ) nay được chuyển sang bãi

ngoài đê sông Hồng để dành đất xây dựng khu đô thị và các công trình của nhà
nước. Ngoài hoa đào dân cư ở đây còn trồng nhiều loại hoa và rau xanh để tăng
thu nhập. Ở đây còn có món đặc sản thịt chó Nhật Tân nổi tiếng một thời.
Mảnh đất Nhật Tân từng ghi lại hai sự kiện lịch sử của đất nước thời
phong kiến. Một là, vào năm Kỷ Tỵ (1509), Vua Lê Uy Mục bị Giản Tu công
Oanh cướp ngôi, phải chạy về phường Nhật Chiêu rồi bị bắt, trên đwòng bị giải
về kinh đô đã uống thuốc độc tự tử. Hai là, ở gần ngã ba Nhật Tân, nơi có hai
cây gạo bên đường có một miếu, gọi là miếu Chúa Lâm. Theo các bậc cao niên
thì đây là nơi Chúa Trịnh Khải (Trịnh Tông) bị Nguyễn Trang bắt và giao cho
quân Tây Sơn. Trên đường bị giải từ Hạ Lôi (Vĩnh Phúc) qua đò Chèm - đình
Nhật Tảo, đến quán hàng nước ở ngã ba Nhật Chiêu, cả bọn vào nghỉ, Trịnh
Tông bất ngờ đoạt lấy con dao bổ cau của bà hàng nước đâm vào cổ rồi chết. Về
sau, dân làng lập ngôi miếu để thờ, gọi là miếu Chúa lâm chung (chúa chết), sau
gọi tắt là miếu Chúa Lâm.
Nhật Tân xưa có một dãy bảy cây gạo cổ thụ, tương truyền do bà Lạc phi
- vợ Lạc Long Quân trồng, để ứng với bảy bọc trứng do bà sinh ra, hóa thành
bảy con rồng bay lên trời. Trong bài “Phú Tây Hồ” của Nguyễn Huy Lượng
sáng tác năm 1802 có nhắc đến bảy cây gạo này. Ở thôn Bắc có miếu Cung, nằm
4


dưới hai cây gạo cổ thụ trên khu đất cao ngoài bãi có, tương truyền là nơi sinh
của Uy Đô - con của Hoàng hậu vợ Vua Trần Thánh Tông. Khi trưởng thành, Uy
Đô đã theo Trần Hưng Đạo đánh giặc Nguyên - Mông, lập được nhiều chiến
công nên được phong là Dâm Đàm đại vương, được thờ ở đình (Dâm Đàm là tên
gọi khác của Hồ Tây).
Những năm gần đây, phường Nhật Tân đã có những bước phát triển mới
trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Kinh tế tiếp tục phát triển theo định
hường dịch vụ - du dịch – nông nghiệp và tiểu thủ công nghiệp. Đời sống vật
chất và tinh thần của nhân dân từng bước được nâng cao.Các công trình văn hóa

thể thao, công trình phúc lợi công cộng đã hoàn thành.
Với những thuận lợi đó, phường Nhật Tân trở thành một phường văn hóa
với nền kinh tế phát triển, đời sống con người được nâng cao góp phần vào sự
nghiệp phát triển chung của đất nước thời kì phát triển công nghiệp hóa, hiện đại
hóa.
1.1.2. Chức năng
Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân là cơ quan hành chính ở cấp cơ sở có
nhiệm vụ tổ chức, chỉ đạo việc thi hành hợp pháp, luật và các văn bản của nhà
nước cấp trên, Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp.
Trong phạm vi quyền hạn của mình Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân ra
chỉ thị quyết định và kiểm tra việc thi hành các văn bản đó.
Quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - văn hóa, xã hội, an
ninh quốc phòng trên địa bàn phường.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân
Ủy ban nhân dân chiu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật tổ chức
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003, các văn bản của cơ quan Nhà
nước cấp trên và Nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm bảo
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinhh tế xã hội, củng cố an ninh quốc
phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn. Ủy ban nhân dân
chịu trách nhiệm và báo cáo công tác trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và Ủy
ban nhân dân cấp trên trực tiếp.
5


Theo luật tổ chức Hội đông nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003: Ủy
ban nhân dân có nhiệm vụ quản lý Nhà nước đối với các nhiệm vụ khác nhau
của đời sống trên địa phương, thực hiện việc tuyên truyền, giáo dục pháp luật,
kiểm tra việc chấp hành nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp tại các cơ
quan nhà nước, tổ chức xã hội; đảm bảo an ninh, an toà trật tự xã hội; thực hiện
nhiệm vụ xây dựng quốc phòng toàn dân; quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở phường;

phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, công dân; chống tham nhũng
buôn lậu, làm giả, các tệ nạn xã hội; quản lý tổ chức, biên chế, lao động tiền
lương, đào tạo viên chức, bảo hiểm xã hội, tổ chức thi hành án ở các địa
phương; tổ chức chỉ đạo việc thu ngân sách địa phương; phối hợp với các
thường trực Hội đồng nhân dân chuẩn bị nội dung các kỳ họp của Hội đồng
nhân dân; xây dựng các đề án trình Hội đồng nhân dân xét duyệt quyết định hạn.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân.
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân bao gồm:
- 01 Chủ tịch Ủy ban nhân dân
- 02 Phó chủ tịch phụ trách hai lĩnh vực kinh tế và văn hóa xã hội
Bên cạnh đó ban , ngành tham mưu giúp việc cho lãnh đạo Ủy ban nhân
dân phường thực hiện quản lý về chuyên môn bao gồm:
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân phường
- Ban chỉ huy quân sự
- Ban công an
- Tài chính kế toán
- Địa chính – xây dựng
- Văn hóa – xã hội
- Tư pháp – hộ tịch
- Quản lý trật tự đô thị
- Lao động thương binh xã hội, chăm sóc trẻ em
Các ban ngành chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã giúp Ủy ban nhân
dân phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở cấp phường và thực hiện
một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân và theo quy
6


định của pháp luật: Góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc
lĩnh vực công tác của địa phương.
Các ban ngành chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân chịu sự chỉ đạo, kiểm

tra về nghiệp vụ của cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp Quận.
Trưởng các ban ngành thuộc Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm và báo cáo trước
Ủy ban nhân dân cơ quan chuyên môn cấp Quận và báo cáo trước Hội đồng
nhân dân cấp phường khi được yêu cầu.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân.
1.2.1 Tình hình tổ chức.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công
việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư lưu trữ nói chung. Do đó, vai trò
của công tác văn thư lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là
rất quan trọng.
Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý;
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính
trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ,
những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ
quan.
Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công
việc và giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,
cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một
cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm
góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và
đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở
nước ta hiện nay.
Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức. Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan,
7

phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát.
Thứ tư, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan,
tổ chức và các bí mật quốc gia.
Văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung cơ bản của công tác văn
phòng. Trong văn phòng,công tác văn thư - lưu trữ không thể thiếu và là một
trong những nội dung quan, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của
văn phòng. Như vậy, công tác văn thư lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ
quan và được xem như một mặt hoạt động quản lý nhà nước. Tại Uỷ ban nhân
dân phường Nhật Tân công tác văn thư lưu trữ được tổ chức nằm trong văn
phòng.
Các trang thiết bị trong văn phòng được bố trí một cách hợp lý nhằm phục
vụ cho công việc văn phòng được thuận lợi hơn. Hiện nay văn phòng đã được
trang bị: máy vi tính, máy photocopy, máy in, máy fax, máy scan, điện thoại để
phục vụ cho công việc.
1.2.2. Chức năng.
Thường trực, tiếp nhận, đăng ký
Tổ chức thực hiện công tác photo các loại văn bản, tài liệu phục vụ hoạt
động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân phường.
Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của Hội đồng nhân
dân và cho công việc thường xuyên của Uỷ ban nhân dân phường.
Tham mưu với Hội đồng nhân dân phường và Uỷ ban nhân dân phường
triển khai thực hiện các nội dung phục vụ công tác bầu cử đại biểu Quốc hội và
Hội đồng nhân dân các cấp theo quy định của pháp luật và công tác được giao.
1.2.3. Nhiệm vụ.
Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân phường xây dựng chương trình công
tác, lịch làm việc và theo dõi việc thực hiện chương trình, lịch làm việc đó. Tổng
hợp cáo tình hình hoạt động của Uỷ ban nhân dân phường.
Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểu
báo cáo thống kê, theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chức
phường.

8


Tham mưu và thực hiện công tác thi đua khen thưởng ở phường, tổng hợp
báo cáo với Hội đồng thi đua khen thưởng của phường và của cấp trên.
Phụ trách và tổ chức thực hiện đúng các quy định về công tác tiếp dân,
tiếp nhận và trả hồ sơ hành chính tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ hành chính của
phường.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch, phó chủ tịch Ủy ban nhân dân
phường giao.
1.2.4. Quyền hạn
Quyền hạn của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ kiêm nhiệm là tổ chức
thu nhận, chỉnh lý tài liệu và sắp xếp tài, tập hợp tài liệu cơ quan, đơn vị thuộc nguồn
nộp lưu vào kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân phường.
Thống kê, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác điều
hành, chỉ đạo, quản lý của lãnh đạo Ủy ban nhân dân phường.
Bảo quản tài liệu trong kho và tổ chức kiểm tra, tổng hợp báo cáo về thống nhất
công tác lưu trữ theo quy định của Nhà nước.
Hàng năm hướng dẫn và tổ chức tiếp nhận hồ sơ của các đơn vị phòng, ban,
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân phường để đưa vào kho, tham mưu việc tiêu hủy
tài liệu hết giá trị theo đúng quy định của nhà nước.
1.2.5. Cơ cấu tổ chức
Về tổ chức cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân phường
Nhật Tân có 01 cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ:
Nông Thị Minh Thủy

9


Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân

phường Nhật Tân.
2.1. Thực tiễn công tác văn thư.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc cơ quan Đảng, các cơ quan
nhà nước , các tổ chức kinh tế xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân.
Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ
chức quàn lý và giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan. Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho
hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả.
Công tác văn thư giữ một nhiệm vụ lớn và quan trọng trong công tác văn
phòng. Nhận thức được tầm quan trọng đó Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân
hàng năm đều có đợt tổng kết công tác văn thư ở cơ quan nhằm đánh giá quá
trình công tác, rút ra kinh nghiệm và đề ra phương án kế hoạch phát triển trong
năm tới.
2.1.1. Ban hành và chỉ đạo về công tác văn thư.
Hiện nay, Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân vẫn chưa có những văn bản
quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư. Và ở đây cũng chưa xây
dựng được quy chế về công tác văn thư cho Uỷ ban nhân dân. Như chúng ta đã
biết văn bản quản lý chỉ đạo là rất quan trọng mà các cơ quan phải ban hành, để
thuận tiện cho công tác văn thư – lưu trữ.
Như vậy, văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất
quan trọng đối với cơ quan. Vì thế mà các cơ quan chưa ban hành thì cần phải
có văn bản và ban hành kịp thời cho việc quản lý chỉ đạo được thuận lợi hơn
trong công tác văn thư lưu trữ. Nếu có văn bản quản lý chỉ đạo thì cán bộ trong
cơ quan sẽ nắm rõ nội dung yêu cầu của cơ quan và sẽ thực hiện theo đúng
nguyên tắc đã đề ra.
Hình thức tổ chức văn thư Ủy ban nhân dân theo cơ chế tập trung. Có
nghĩa là toàn bộ các thao tác nghiệp vụ của công tác văn thư được thực hiện tại
một nơi, một vị trí của cơ quan.
10

2.1.2. Hoạt động nghiệp vụ
Cán bộ văn thư đã được thực hiện theo các văn bản do cơ quan: Chính
phủ, Bộ Nội vụ, Cục văn thư và lưu trữ nhà nước... ban hành. Cụ thể là một số
văn bản sau đây:
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn thể thức và kĩ thật trình bày văn bản hành chính.
- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm
2005 của Bộ nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu
2.1.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.
Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân là cơ quan hành chính cấp cơ sở thực
hiện chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực kinh tế - xã hội, an ninh
quốc phòng trên địa bàn phường. Vì vậy lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của Ủy ban
nhân dân phường đã cố gắng hoàn thành nhiệm vụ được giao. Công tác xây
dựng và ban hành văn bản được thực hiện theo quy định chung.
Bộ phận văn thư có nhiệm soạn thảo văn bản, trước khi soạn thảo phải xác
định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu
thập, xử lý thông tin có liên quan đến văn bản; soạn thảo văn bản; đánh máy
kiểm tra về mặt kĩ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký và đóng dấu sau đó
làm thủ tục phát hanh. Các văn bản được soạn thảo đều có đầy đủ các yếu tổ thể
thức:
- Quốc hiệu
- Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản
- Tên cơ quan ban hành văn bản

- Số và kí hiệu của văn bản
- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
11


- Nội dung văn bản
- Chức vụ và chữ ký của người có thẩm quyền
- Con dấu
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân phường
Nhật Tân đã đi vào nề nếp và theo đúng quy định của nhà nước.
Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân có thẩm quyền ban hành các văn bản:
Báo cáo, Thông báo, Quyết định, Kế hoạch, Tờ trình, Công văn, Biên bản, giấy
mời.
Thể thực và kĩ thuật trình bày văn bản được thực hiện theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể
thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính.
Thủ tục ban hành và thẩm quyền ký của Ủy ban nhân dân phường Nhật
Tân:
Thủ tục ban hành: Các văn bản của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân
được ban hành theo năm, được đánh số theo thời gian bắt đầu từ số 01 cho đến
cuối năm đối với từng loại văn bản.
Thẩm quyền ký văn bản: Chủ tịch Ủy ban nhân dân thường ký các văn
bản trình Ủy ban nhân dân và Hội đồng nhân dân phường, các quyết định, chỉ thị
của Ủy ban nhân dân phường, các văn bản thuộc thẩm quyền cá nhân quy định
tại điều 127 Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003.
Khi Chủ tịch vắng mặt thì Chủ tịch ủy quyền cho phó chủ tịch ký thay.
Phó chủ tịch ký thay Chủ tịch các văn bản xử lý các vấn đề cụ thể thuộc các lĩnh
vực chuyên môn nghiệp vụ do Chủ tịch phân công.
Như vậy, việc xác định thẩm quyền ban hành văn bản được cán bộ của Ủy
ban nhân dân phường nắm rõ, chấp hành đúng, nghiêm túc trong việc xử lý và

ban hành văn bản.
2.1.2.2. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Hàng năm khối lượng văn bản đi của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân
là tương đối nhiều và đa dạng.
Bảng thống kê số lượng văn bản ban hành của Ủy ban nhân dân trong ba
12


năm gần đây:
Tên loại văn bản
Quyết định
Báo cáo
Thông báo
Tờ trình
Công văn
Kế hoạch

Năm 2014
204 văn bản
65 văn bản
115 văn bản
28 văn bản
275 văn bản
76 văn bản

Năm 2015
245 văn bản
87 văn bản
140 văn bản
58 văn bản

315 văn bản
111 văn bản

Năm 2016
265 văn bản
85 văn bản
155 văn bản
67 văn bản
320 văn bản
123 văn bản

Trước khi phát hành văn bản cán bộ văn thư có trách nhiệm kiểm tra lại
hình thức, thể thức và kĩ thuật trình bày. Nếu đầy đủ mới đóng dấu, vào sổ và
phát hành văn bản đi. Trong trường hợp phát hiện sai sót, kịp thời báo cáo người
có thẩm quyền xem xét giải quyết
Đăng ký văn bản đi và ghi chép những điều cần thiết về một văn bản như
số ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản vào trong những phương
tiện đăng ký văn bản như sổ, máy tính nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm văn bản
nhanh chóng.
Tất cả các công văn đi của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân, sau khi đã
có chữ ký và đóng dấu xong thì được đăng ký vào sổ “ sổ đăng ký công văn đi”
của cơ quan. Văn bản đăng ký rõ ràng chính xác. Văn bản sau khi kiểm tra về
thể thức, cán bộ văn thư ghi số ký hiệu, ngày tháng năm lên văn bản rồi tiến
hành đăng ký.
Sổ văn bản được lấy theo năm vào tên loại văn bản. Do số lượng văn bản
hình thành trong cơ quan khá nhiều nên thành lập thành nhiều sổ đăng ký văn
bản:
- Sổ đăng ký thông báo,
- Sổ đăng ký quyết định,
- Sổ đăng ký kế hoạch + tờ trình,

- Sổ đăng ký công văn,
- Sổ đăng ký báo cáo + biên bản.
Mẫu sổ “ đăng ký văn bản đi” của Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân
theo đúng quy định của nhà nước. Ngoài việc đăng ký văn bản vào sổ thì cán bộ
13


văn thư còn đăng ký văn bản trên máy tính sử dụng phần mềm “ Quản lý văn
bản – hồ sơ công việc” đây là phần mềm dành cho các đơn vị cấp phường.
Số đi của công văn được đánh liên tục theo thứ tự 01 cho công văn đầu
tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của công văn cuối cùng của
ngày làm việc cuối năm.
Tất cả các văn bản đi được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát
ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Việc chuyển phát văn
bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức được thực hiện tại văn
thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện. Đối với cơ quan ở xa gửi theo
đường bưu điện. Trong trường hợp khẩn cấp, cần phải chuyển phát trực tiếp.
Những văn bản có độ mật hoặc có yếu tố mật đều được tuân thủ theo đúng quy
định là không được fax hay gửi qua mạng.
Việc tổ chức quản lý văn bản đi ở Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân dễ
làm, các văn bản được đăng ký vào sổ chính xác, đầy đủ thể thức. Cán bộ Văn
thư thành thạo nghề nghiệp chuyên môn nghiệp vụ. Việc ứng dụng công nghệ
vào quản lý văn vản thuận tiện cho việc tra tìm, khai thác sử dụng.
2.1.1.3 Quản lý và giải quyết văn bản đến.
Văn bản do Bộ (hoặc các đơn vị thuộc Bộ) nhận được từ các nơi khác gửi
đến qua đường văn thư gọi tắt là công văn đến. Quản lý văn bản đến của cơ quan
là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng trong công tác văn thư, quản lý
và giải quyết văn bản tốt đảm bảo cho việc thực hiện công việc một cách nhanh
chóng kịp thời, hiệu quả. Việc chuyển giao văn bản đến ở phường được đảm bảo
nguyên tắc: Nhanh chóng, chính xác, kịp thời, thống nhất.

Văn bản đến của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân là toàn bộ các văn
bản quy định pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành và đơn thư
gửi đến Ủy ban bằng nhiều hình thức khác nhau: qua bưu điện, qua phần mềm
chuyền nhận văn bản hoặc do cá nhân trực tiếp mang đến.
Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân là cơ quan quan lý cấp địa phương,
chịu trách nhiệm điều hành và chấp hành ở địa phương trong quá trình hoạt động
Ủy ban phải nhận một khối lượng lớn văn bản đến của cơ quan cấp trên chỉ đạo
14


hoạt động. Để giải quyết tốt công việc, các văn bản đến được tổ chức quản lý
chặt chẽ đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động động quản lý và hoạt động hàng
ngày của cơ quan. Văn bản đến Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân đến từ các
nguồn chủ yếu như:
- Các cơ quan cấp trên gửi đến
- Các cơ quan cấp dưới gửi lên
- Văn bản từ cấp dưới gửi lên
- Văn bản cùng cấp gửi tới
- Văn bản từ các đoàn thể cá nhân.
Công tác quản lý công văn đến ở Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân được
tiến hành theo đúng trình tự:
- Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại bóc bì văn bản đến: Tất cả các văn bản
đến đều phải qua văn thư làm thủ tục và phân phối theo đúng quy định
- Đóng dấu đến ghi số ngày đến: văn bản đến đều được đóng dấu “ văn
bản đến” đăng ký số thứ tự đến, ngày tháng năm đến.
- Đăng ký văn bản đến: văn bản được đăng ký vào sổ, phần mềm quản lý
văn bản
- Trình văn bản đến: Sau khi được đăng ký, văn bản kèm theo phiếu trình
văn bản để trình lên lãnh đạo cơ quan cho ý kiến chỉ đạo giải quyết.
- Chuyển giao văn bản đến: Các văn bản được chuyển giao cho các đơn

vị, cá nhân giải quyết căn cư vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển
giao văn bản đảm bảo được những yêu cầu: Nhanh chóng, chặt chẽ, đúng đối
tượng
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết
kịp thời theo đúng thời hạn được pháp luật quy định.
Thủ trưởng cơ quan, chánh văn phòng, thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm
theo dõi đôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn bản đến. Cán bộ văn thư có
trách nhiệm chuyển giao văn bản đến đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ giải quyết
văn bản. Văn bản sẽ được lưu lại với người thừa hành cho đến khi công việc
15


được giải quyết.
Việc đăng ký văn bản đến được cán bộ văn thư Ủy ban thực hiện theo
đúng quy trình nghiệp vụ, nhanh chóng trong việc tiếp nhận và xử lý văn bản.
2.1.2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ
Hồ sơ là một tập văn bản có liên quan đến nhau về một vấn đề, một sự
việc hoặc một con người được hình thành trong quá trình giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng của cơ quan.
Lập hồ sơ là quá trình tập hợp sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ
trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc và
phương pháp nhất định.
Việc lập hồ sơ là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư là mắt
xích gắn kết nghiệp vụ văn thư và nghiệp vụ lưu trữ.
Lập hồ sơ sẽ giúp việc tra tìm văn bản nhanh chóng, chính xác để giải
quyết công việc kịp thời, hiệu quả.
Và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ
Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân có nhiệm vụ sau một năm kể từ khi
công việc kết thúc những hồ sơ tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài vĩnh viễn

phải nộp vào lưu trữ cơ quan
Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường đôn đốc, kiểm tra và chỉ đạo việc lập
hồ sơ, nộp lưu thường xuyên để theo dõi và đôn đốc cá nhân đơn vị, đưa ra
những quy định cụ thể về lập hồ sơ, nộp lưu.
2.1.2.5. Quản lý và sử dụng con dấu
Qua thực tế việc quản lý và sử dụng con dấu tại văn thư của Uỷ ban nhân
dân phường Nhật Tân thực hiện tốt và tuân theo quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử
dụng con dấu và Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 04 năm 2009 về
sửa đổi bổ dung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001.
a.Quản lý con dấu.
- Văn phòng Uỷ ban nhân dân phường có trách nhiệm quản lý con dấu của
16


Uỷ ban nhân dân phường dấu của văn phòng. Con dấu của các đơn vị thuộc
phường, đơn vị trực tiếp quản lý.
- Thủ trưởng đơn vị và cán bộ văn thư được giao quản ý con dấu chịu
trách nhiệm trước pháp luật việc quản lý sử dụng con dấu.
b. Sử dụng con dấu
Văn bản sau khi ký phải được đóng dấu để ban hành. Qua khảo sát, em
thấy việc đóng dấu và ban hành văn bản ở Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân
được tiến hành khá tốt. Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ
và đóng dấu, chỉ đóng dấu lên những văn bản được kiểm tra về thể thức, ký
đúng thẩm quyền, dấu được đóng đúng vị trí là 1/3 phần bên trái chữ ký. Uỷ ban
nhân dân phường Nhật Tân sử dụng các loại dấu sau:
- Dấu quốc huy (dấu tròn) của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân
- Dấu chức danh: Dấu Chủ tịch, Phó chủ tịch, dấu tên Chủ tịch, dấu tên
Phó chủ tịch...

- Dấu phục vụ công tác văn thư như : dấu đến, dấu mật, khẩn, hỏa tốc
- Dấu quân sự
- Dấu công đoàn
Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu nên
dấu được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ, không bị nhòe khi đóng dấu, sau khi
đóng xong thì cho dấu vào hòm và khóa lại. Không giao dấu cho người khác khi
chưa dược sự đồng ý của lãnh đạo. Không có trường hợp đóng dấu khống chỉ.
Việc đóng dấu cũng đúng quy định, đóng dấu rõ ràng, đúng chiều.
2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm những
vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan đến tổ chức khoa học, bảo quản
và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả lý luận và công tác nghiên cứu khoa
học lịch sử và các nhu cầu chính đáng của cơ quan, tổ chức cá nhân.
Công tác lưu trữ ra đời đòi hỏi khách quan của việc quản lý bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ nhân dân. Vì vậy, công tác lưu trữ được Uỷ
ban nhân dân quan tâm, thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ cơ bản, lưu trữ tài liệu
17


tốt, cẩn thận.
2.2.1. Chỉ đạo và ban hành văn bản
Hiện nay, tại Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân chưa có sự chỉ đạo về
xây dựng ban hành nội quy quy chế về công tác lưu trữ. Mà chỉ đạo về công tác
lưu trữ là rất quan trọng và cần thiết. Chính vì thế mà cần phải có văn bản hướng
dẫn chỉ đạo về công tác lưu trữ. Nếu có văn bản hướng hẫn chỉ đạo cụ thể thì
chất lượng công việc sẽ mang lại hiệu quả cao.
2.2.2. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Theo quy định của Nhà nước thì sau khi công việc kết thúc cán bộ , nhân
viên làm công tác giấy tờ công văn, cán bộ nhân viên làm công tác chuyên môn
khác nhưng có liên quan đến công văn giấy tờ phải kiểm tra lại đầy đủ tài liệu

mình đang giữ giao nộp cho cán bộ hoặc phòng lưu trữ cơ quan.
Đối với hồ sơ đã đến thời hạn giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng cán bộ
công chức cần giữ lại để tham khảo, giải quyết công việc thì cần làm thủ tục
giao nộp vào lưu trữ cơ quan nhưng sau đó làm thủ tục cho mượn hồ sơ để được
giữu lại tài liệu.
Cán bộ văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân Phường thực hiện công tác thu
thập tài liệu ngay khi các đơn vị phòng ban trực thuộc đến xin dấu tức là cán bộ
văn thư – lưu trữ sẽ thu lại bản gốc có chữ ký trực tiếp của lãnh đạo cơ quan và
cất giữ cẩn thận, hàng tháng phải sắp xếp, kiểm tra lại tài liệu mình đang giữ,
nếu thiếu thì phải đến các phòng ban thu thập đầy đủ.
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Những năm trước đây,Uỷ ban nhân dân phường Nhật Tân chưa thành lập
được Hội đồng xác định giá trị tài liệu, việc xác định giá trị tài liệu chưa thực
hiện thống nhất theo quy định của nhà nước. Do vậy, mà kết quả đạt được là
chưa cao và công tác này vẫn còn nhiều tồn tại:
Tài liệu chưa được xác định một cách cụ thể, không rõ ràng mà chỉ mang
tính chất chung chung. Và khi xác định giá trị tài liệu còn nhầm lẫn giữa tài liệu
có giá trị và tài liệu hết giá trị.
Khi xác định giá trị tài liệu những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản
18


phục vụ khai thác sử dụng. Những tài liệu hết giá trị thực cũng như giá trị lịch sử
được loại ra để tiêu hủy. Để xác định một cách chính xác thì văn phòng Ủy ban
nhân dân phường Nhật Tân đã tiến hành xác định giá trị tài liệu.
Trong quá trình xác định giá trị tài liệu thì những tài liệu loại được thống
kê vào danh mục tài liệu loại. Việc tiêu hủy cũng được thực hiện nghiêm ngặt
theo đúng quy định của nhà nước.
2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ của

công tác lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, thu thập, bổ sung tài liệu….để nhằm
tổ chức khoa học tài liệu của một phông, loại ra những tài liệu hết giá trị, bảo
quản những tài liệu quan trọng.
Qua khảo sát, tài liệu trong kho lưu trữ của Ủy ban nhân dân không đồng
đều, đa số là tài liệu có giá trị vĩnh viễn và lâu dài.
Uỷ ban nhân dân Phường cử cán bộ văn thư thực hiện công tác thu thập,
quản lý và chỉnh lý tài liệu theo thời gian từng quý.
Để công tác chỉnh lý tài liệu ở các cơ quan nói chung và Ủy ban nhân dân
phường Nhật Tân nói riêng thực hiện tốt theo đúng quy định thì các cơ quan cấp
trên cần quan tâm và đầu tư kinh phí để khuyến khích các cơ quan làm tốt các
công tác này.
2.2.5. Công tác bảo quản hồ sơ tài liệu
Sau khi tài liệu đã được chỉnh lý, lập thành hồ sơ đưa vào kho lưu trữ thì
công tác bảo quản tài liệu cũng là vẫn đề đáng quan tâm trong lưu trữ bởi nó
quyết định sự an toàn, giá trị tài liệu phục vụ cho khái thác, sử dụng.
Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ được thực hiện nghiêm chỉnh theo quy
định của pháp luật về lưu trữ. Tài liệu lưu trữ được bảo vệ và bảo quản an toàn
trong các kho lưu trữ. Kho lưu trữ của Ủy ban là kho tạm được đặt phía trong
của văn phòng có diện tích khoảng 15m 2. Thực hiện tốt các biện pháp phòng
chống cháy nổ, bảo mật đối với tài liệu lưu trữ. Tuy nhiên diện tích kho nhỏ
thiếu các trang thiết bị như điều hòa nhiệt độ, quạt thông gió nên không tránh
khỏi khí hậu khắc nghiệt của nước ta. Chưa thực hiện được các biện pháp
19


phòng, chống côn trùng, nấm mốc, loài gặm nhấm, khử axit và các tác nhân gây
hư hỏng tài liệu.
Ủy ban nhân dân đã trang bị đầy đủ hệ thống tủ, kệ, giá cặp hộp để phục
vụ việc lưu trữ, bảo quản.
Đối với các tài liệu của các bộ phận chuyên môn như: địa chính, kế toán,

tư pháp, đô thị…, Uỷ ban nhân dân phường bố trí cán bộ chuyên môn tự lưu giữ
tài liệu của bộ phận mình theo quy định để thuận tiện cho công tác quản lý và sử
dụng.
Do còn gặp phải những khó khan trong quá trình lưu trữ và bảo quản tào
liệu nhưng Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân đã cố gắng khắc phục, thực hiện
tốt công tác bảo quản bằng việc thực hiện các biện pháp: kho luôn được quét,
lau chùi sạch sẽ thoáng mát. Tài liệu trước khi được đưa vào lưu trữ thì đảm bảo
khô, không nhàu nát.

Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa ra khuyến nghị
3.1. Nhận xét, đánh giá
20


Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Ủy ban nhân
dân phường Nhật Tân đã nhanh chóng nắm bắt được xu hướng phát triển của
nền kinh tế thị trường để đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng trong công tác
văn bản.
3.1.1. Đối với công tác văn thư
a. Ưu điểm
- Thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về công tác Văn thư – Lưu
trữ.
- Trong hoạt động quản lý của cơ quan công tác quản lý văn bản đi, văn
bản đến được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước
- Một số công việc thủ công đã được loại bỏ
- Công tác soạn thảo văn bản có sự cải tiến rõ rệt về nội dung và hình
thức. Do đó tiết kiệm được thời gian và sực lao động.
- Việc tính toán trở nên chính xác, đơn giản và nhanh chóng hiệu quả.
- Việc quản lý và điều hành công tác văn phòng đã thuận lợi hơn và có
hiệu quả hơn.

- Việc quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt.
- Bộ phận văn thư của Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân đã được trang
bị các trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ.
b. Hạn chế.
- Xử lý thông tin và xử dụng tin chưa thật khoa học hợp lý
- Chưa ứng dụng được phần mềm một cách tối ưu trong công tác quản lý
- Cán bộ văn thư chưa lập sổ theo dõi chuyển giao văn bản
- Trang thiết bị văn phòng chưa thật đồng bộ
- Văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác văn thư chưa được ban hành.
3.1.2. Đối với công tác lưu trữ
a. Ưu điểm
- Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ các văn bản được thực hiện
một cách chặt chẽ an toàn.
- Trang thiết bị được bổ sung, mua sắm mới dần thay thế những trang thiết
21


bị cũ đã qua sử dụng nhiều năm và hiện đại hóa phù hợp với sự phát triển của
khoa học kỹ thuật và công nghệ
- Hồ sơ tài liệu trong kho được sắp xếp một cách khoa học
b. Hạn chế
- Văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác lưu trữ của cơ quan chưa được
ban hành
- Công tác chỉnh lý tài liệu khoa học chưa được quan tâm, còn tồn tại
những hạn chế đó là do nguồn kinh phí, bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát
sao trong quản lý.
- Kho lưu trữ còn thiếu các trang thiết bị hiện đại: điều hòa nhiệt độ, quạt
thông gió, máy hút bụi hay chưa thực hiện được biện pháp phòng chống côn
trùng, ẩm mốc.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ

tại Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân.
Để công tác văn thư lưu trữ hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thực
hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo công cuộc cải cách hành chính.
Chúng ta cần quan tâm đúng mực đến công tác này để phát huy tối đa hiệu quả
của nó. Để làm được điều này trước hết phải đổi mới nhận thức về vai trò của
công tác Văn thư – Lưu trữ đối với hoạt động quản lý của Ủy ban nhân dân.
- Hoạt động công tác văn thư lưu trữ cần có sự quan tâm đặc biệt. Đó là
xây dựng hoàn chỉnh và thống nhất hệ thống văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công
tác văn thư lưu trữ.
- Thường xuyên cử cán bộ Văn thu Lưu trữ đi học chuyên môn để ngày
càng nắm vững nghiệp vụ của mình trong quá trình giải quyết công việc có khoa
học và đạt hiệu quả cao nhất.
- Cần quan tâm hơn đến môi trường làm việc như: ánh sáng, điều kiện làm
việc. Đảm bảo sự thoải mái khi làm việc để họ phát huy khả năng của mình
trong công việc
3.3. Một số khuyến nghị
Qua đợt thực tập này, em đã được tiếp xúc với công việc chuyên ngành
22


thực tế rất nhiều, đến thực tập tại Ủy ban nhân dân phường Nhật Tân em không
chỉ là đến khảo sát tình hình công tác Văn thư – Lưu trữ ở phường mà trong quá
trình đi kiến tập các cán bộ nhân viên trong Ủy ban đã tạo điều kiện, hướng dẫn
cho em thực hiện những công việc của cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Em cũng có
một số kiến nghị để công tác Văn thư - Lưu trữ của phường ngày một tốt hơn và
cũng giúp cho đợt kiến tập của em được hiệu quả.
3.3.1. Đối với cơ quan, tổ chức
- Lãnh đạo Ủy ban thường xuyên đôn đốc kiểm tra, các phòng ban lập hồ
sơ khi công việc được giải quyết xong đưa vào lưu trữ, để làm tốt công tác lưu
trữ tránh bó gói, thất thoát tài liệu. Nếu công việc chưa làm xong mà đến thời

hạn cần trả lời thì cũng cần được đôn đốc để giải quyết công việc kịp thời.
- Để giúp cho công tác văn thư, lưu trữ trong Ủy ban được từng bước hiện
đại hóa, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin học và ứng
dụng một cách đồng bộ. Tăng mức tự động hóa trong công tác văn thư, lưu trữ
không chỉ tạo ra sự thay đổi ở kỹ thuật mà còn thay đổi thói quen, tác phong làm
việc.
- Cần xây dựng kho lưu trữ ở vị trí thoáng mát, có diện tích lớn để đảm
bảo lưu trữ được tất cả tài liệu của các phòng ban. Trang bị đầy đủ những thiết bị
bảo quản: các biện pháp chống ẩm, chống mốc nhằm bảo vệ an toàn tài liệu xử
lý kịp thời mọi tình huống xảy ra với tài liệu.
- Xây dựng và ban hành văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác văn thư
lưu trữ
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường.
Thực hiện phương châm “học đi đôi với hành”, “lý thuyết đi liền với thực
tế” em mong rằng ban lãnh đạo nhà trường sẽ thường xuyên tạo điều kiện tổ
chức những hoạt động thực tế này để chúng em có dịp tiếp xúc sớm hơn với
thực tế. Và thông quá đó chúng em sẽ xác định được tầm quan trọng của các
môn học mà nhà trương đã và đang truyền đạt cho chúng em. Hơn nữa, qua thực
tế em sẽ biết được công việc mà mình đang được tiếp thu lý thuyết từ những bài
giảng của thầy cô, và em tiếp thu được bài học của thầy cô tốt hơn khi áp dụng
23