Công tác lưu trữ tại Ủy ban nhân dân Quận Tây Hồ

BẢNG CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

CHỮ VIẾT TẮT
HĐND
UBND
&

CHỮ ĐẦY ĐỦ
Hội đồng Nhân dân
Uỷ ban Nhân dân
Và


PHẦN MỞ ĐẦU
Trong thời đại lịch sử nào thì thông tin cũng đều đóng vai trò quan trọng cho
sự phát triển của xã hội và con người. Theo dòng chảy của thời gian, thế giới luôn
có sự vận động và phát triển không ngừng. Nhu cầu tìm lại quá khứ, hiểu biết hiện
tại và khám phá những điều mới mẻ luôn tồn tại trong xã hội. Trong công cuộc đổi
mới hiện nay, xã hội càng phát triển nhu cầu trao đổi thông tin của con người ngày
càng lớn, việc lưu giữ lại những tài liệu quí giá là một điều rất cần thiết. Điều đó
đòi hỏi chúng ta đăc biệt quan tâm đến tài liệu lưu trữ.
Ra đời nhu một quy luật tất yếu của xã hội – Công tác lưu trữ là một nghiệp
vụ quan trọng không thể thiếu trong bất kì lĩnh vực, bộ phận, cơ quan hay tổ chức
cá nhân nào. Làm tốt công tác Lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết
công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan. Công tác lưu
trữ là nghiệp vụ quan trọng để lưu giữ, bảo quản tài liệu để đưa vào tổ chức khai
thác sử dụng. Ngoài ra còn góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ

Tổ quốc, giữ gìn bí mật an ninh quốc gia. Điều đó được chứng minh bằng những tư
liệu lịch sử, các hình ảnh, bản đồ, phim ảnh… đã phản ánh sự thật về lịch sử qua 2
thời kỳ kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm lược. Đây là cơ sở
cung cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử, là một trong
những vũ khí quan trọng trong việc bảo vệ Tổ quốc trong thời kì hiện nay.
Nhận thức được điều đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội – một cơ sở đào tạo
đi đầu trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ của cả nước. Với phương châm “học đi đôi
với hành, lý thuyết gắn liền với thực tế” để nâng cao chất lượng đào tạo sinh viên
sau khi hoàn thành chương trình lý thuyết tại trường. Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập tốt nghiệp, giúp cho sinh viên có
điều kiện vận dụng lý luận vào thực tiễn, củng cố và bổ sung kiến thức còn thiếu
nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời rèn luyện cho sinh viên
một phong cách làm việc trước khi ra trường làm việc.


Được sự đồng ý của Lãnh đạo UBND quận Tây Hồ, em đã được tìm hiểu và
tiếp xúc với công việc thực tế của cơ quan. Thời gian thực tập tại cơ quan từ ngày
10/01/2017 đến 10/3/2017 tại cơ quan giúp em có điều kiện đối chiếu vận dụng lý
thuyết vào thực tế, bước đầu làm quen với môi trường mới - môi trường làm việc
trong một cơ quan, rèn luyện các tác phong làm việc; quan hệ ứng xử, giao tiếp
đồng thời rút ra nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình làm việc. Qua học tập,
tìm hiểu và nghiên cứu, em đã chọn chuyên đề “Công tác lưu trữ tại Ủy ban
nhân dân Quận Tây Hồ” làm chuyên đề cho bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của
mình.
Qua quá trình thực tập em cũng rút ra được cho mình những điểm mạnh cũng
như những điểm yếu của bản thân, từ đó sẽ giúp em tiếp tục phát huy những điểm
mạnh của mình và khắc phục những hạn chế mà bản thân mình chưa đạt, chưa nắm
vững .
Dưới đây là phần báo cáo tổng kết quá trình thực tập của em tại Văn phòng
HĐND & UBND quận Tây Hồ. Ghi lại và đánh giá một cách khách quan những gì mà

em đã làm được cũng như chưa làm được. Qua đây cho em được gửi lời cảm ơn, lời
chúc sức khoẻ đến các cán bộ Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, các thầy cô
trong Khoa Văn thư – lưu trữ và Nhà trường đã nhiệt tình giúp đỡ em hoàn thành
nhiệm vụ trong đợt thực tập này.
Mặc dù có rất nhiều cố gắng, thực tế công việc nên áp dụng lý thuyết vào
thực tiễn trong quá trình thực tập có nhiều bỡ ngỡ và do thời gian thực tập có hạn,
trình độ lý luận còn non kém và hiểu biết thực tế chưa nhiều. Do đó khi hoàn thành
báo cáo này không thể tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được sự giúp
đỡ, đóng góp ý kiến từ các thầy, cô giáo, cán bộ Khoa Văn thư – lưu trữ và các bạn
để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !


Hà Nội, ngày 14 tháng 3 năm 2017
SINH VIÊN
Nguyễn Mai Hương


CHƯƠNG I
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ

1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy
ban nhân dân Quận Tây Hồ.

1.1.1. Lịch sử hình thành.

Quận Tây Hồ là một quận nằm ở phía bắc nội thành thủ đô Hà Nội, Việt Nam.

Phía đông giáp quận Long Biên; phía tây giáp quận Bắc Từ Liêm; phía nam giáp
quận Ba Đình; phía bắc giáp huyện Đông Anh.
Quận được thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày ngày 28 tháng 10 năm
1995 của Chính phủ Việt Nam, trên cơ sở tách 3 phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên
Phụ thuộc quận Ba Đình và 5 xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú
Thượng thuộc huyện Từ Liêm. Khi thành lập, tại Quyết định số 4428/QĐ-UBND
của Thành phố Hà Nội ban hành ngày 15/12/1995 về thành lập các phòng, ban
chuyên môn giúp việc trực thuộc UBND quận Tây Hồ, UBND quận có 12 phòng
ban chuyên môn, 08 đơn vị sự nghiệp và các đoàn thể thực hiện những chức năng,
nhiệm vụ của mình.
Theo định hướng phát triển của thủ đô Hà Nội đến năm 2020, toàn bộ quận
Tây Hồ thuộc khu vực phát triển của Thành phố trung tâm. có điều kiện đặc biệt
thuận lợi thu hút các nguồn lực vốn tài chính, nguồn nhân lực và khoa học công
nghệ để thúc đẩy nhanh sự phát triển kinh tế – xã hội của quận nói riêng và của Hà
Nội nói chung.


Quận Tây Hồ có điều kiện môi trường thiên nhiên ưu đãi. Nổi bật với Hồ
Tây rộng khoảng 526 ha được coi là "lá phổi của Thành phố". Từ xa xưa, Hồ Tây
đã giữ một vị trí quan trọng về du lịch nhờ vào vị trí và giao thông thuận lợi.
Tây Hồ là quận lớn thứ 4 về diện tích đất tự nhiên sau quận Hà Đông, Long
Biên và Hoàng Mai). Quận có khoảng 2.401 ha trong tổng số hơn 17.878 ha (chiếm
13,4%) diện tích đất khu vực nội thành Hà Nội.
1.1.2. Chức năng của UBND quận Tây Hồ.
UBND Quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, quản
lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của
HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tê, Chính trị,
UBND Quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND,
là cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND
Cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên. An ninh, Xã hội, Quốc phòng. Cụ thể sau:

- Phát triển Kinh tế, Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương
nghiệp, Văn Hóa, Xã hội, Giáo dục, Y tế và Dịch vụ:
- Về thu chi ngân sách của địa phương;
- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật.
- Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức và công
dân, bảo vệ các quyền tự do dân chủ của nhân dân;
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn Thư khiếu nại.
UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa phương,
góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính Nhà
nước từ Trung ương đến Cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ
của nhân dân địa phương.
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND quận Tây Hồ:


UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
Lãnh đạo, cá nhân phụ trách. UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành
thực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra, quản
lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước. UBND quận
Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày
26/11/2003 cụ thể là:
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh, quốc
phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch đầu tư và
xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp thông qua,
quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốc
phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy và
thực hiện chế độ quản lý cán bộ Theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND

quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ chốt
do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật Khiếu nại
tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của
UBND quận.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ.
Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân Quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03
Phó chủ tịch và 12 phòng, 6 ban chuyên môn. Mỗi thành viên của Uỷ ban nhân dân
Quận chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công trước Hội đồng nhân


dân, Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận; cùng các thành viên
khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Uỷ ban nhân dân Quận trước Thành
uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Thành phố, Quận uỷ, Hội đồng nhân dân
Quận Tây Hồ và các Cơ quan Nhà nước cấp trên.
* Sơ đồ tổ chức:
CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH
(Phụ trách kinh tế)

PHÓ CHỦ TỊCH
(Phụ trách văn – xã)

Văn phòng HĐND&UBND
Trung tâm TDTT

Phòng VH - TT

Phòng TC - KH Trung tâm Văn hóa

Phòng VH - TT

Phòng kinh tế Trung tâm dạy nghề

Phòng GD - ĐT

PHÓ CHỦ TỊCH
(Phụ trách địa chính)

Phòng NộiPhòng
vụ Tài nguyên – Mội trườn

Phòng Tư pháp

Phòng quản lý đô thị

Thanh tra Nhà nước

Ban BT - GPMB

Công an
Ban QLDA
XDHTKTHT

Trung tâm
Y tế

Phòng Y tế

Ban quản lý dự án
Ban chỉ huy quân sự

Ban Quản lý chợ Trung
quận tâm DS - KHHGĐPhòng LĐTB & XH

Trung tâm PTQ & LĐTHT
Ban quản lý Hồ Tây
Đội thanh tra GTVT
Chi cục Thuế


•

Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận :
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điều hành và
chịu trách nhiệm toàn diện các mặt hoạt động của Uỷ ban nhân dân Quận trước Uỷ
ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Quận uỷ và Hội đồng nhân dân Quận và thực
hiện các nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ;
- Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện các
nhiệm vụ, chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của Quận; Chỉ đạo chung công tác lập
dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, Uỷ ban nhân dân các Phường
để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh;
- Chỉ đạo công tác quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng các dự
án trên địa bàn Quận;
- Đảm bảo mối quan hệ phối hợp giữa Uỷ ban nhân dân Quận với Quận uỷ,
Thường trực Hội đồng nhân dân Quận;

•

Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân Quận.
Giúp việc cho Chủ tịch là 03 phó chủ tịch, mỗi phó chủ tịch được giao nhiệm
vụ quản lý các lĩnh vực nhất định.
 Phó chủ tịch quản lý Kinh tế của Uỷ ban nhân dân Quận
- Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài chính - Kế hoạch, phòng Kinh tế,
Văn phòng HĐND & UBND Quận, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật
xung quanh Hồ Tây, Ban quản lý chợ;
- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Thống kê, Chi cục thuế, Kho bạc,
Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y.
 Phó chủ tịch quản lý Văn xã của Uỷ ban nhân dân Quận


- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể Uỷ ban nhân dân quận, Hội
đồng nhân dân Quận về công tác quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực: Y tế, Giáo
dục - Đào tạo, Văn hoá - Thông tin, Thể dục - Thể thao, Lao động Thương binh và
Xã hội, Đào tạo nghề, Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, phòng chống tệ nạn xã hội,
Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác;
- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Văn hóa - Thông tin, Phòng
Giáo dục - Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động Thương binh và Xã hội, Trung
tâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, Trung tâm Thể dục - thể thao,
Trung tâm Văn hoá, Trung tâm dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ;
- Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Bảo hiểm xã hội, Ngân hàng
chính sách xã hội quận, Hội người mù.
 Phó chủ tịch quản lý lĩnh vực Đất đai của Ủy ban nhân dân Quận.
- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tài nguyên môi
trường, quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải; công tác giải phóng mặt bằng
để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn quận ( trừ các dự án do UBND

quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh Hồ Tây, Dự án
xây dựng tuyến đường Văn Cao - Hồ Tây và dự án nâng cấp, cải tạo đường Lạc
Long Quân), Tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại - tố cáo có liên quan đến các
lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;
- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Tài nguyên và Môi trường,
Thanh tra xây dựng, Ban quản lý dự án quận.Thanh tra Giao thông vận tải, Điện lực
Tây Hồ, Thanh tra xây dựng.
•

Các phòng ban chuyên môn thuộc quận
Giúp việc cho Chủ tịch và các phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận có 12
phòng, 6 ban chuyên môn trực thuộc Uỷ ban nhân dân quận, thực hiện chức năng
nhiệm vụ theo quy hoạt động của Uỷ ban nhân dân. 12 phòng, 6 ban chuyên môn
của Uỷ ban nhân dân quận gồm:
- 12 phòng chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:


•

Văn phòng HĐND-UBND quận;

•

Phòng Nội vụ;

•

Phòng Thanh tra;

•

Phòng Lao động Thương binh và Xã hội;

•

Phòng Văn hoá Thông tin - Thể dục thể thao

•

Phòng Kinh tế;

•

Phòng Giáo dục và Đào tạo;

•

Phòng Quản lý đô thị;

•

Phòng Tư pháp;

•

Phòng Tài chính - Kế hoạch;

•

Phòng Y tế;

•

Phòng Tài nguyên và Môi trường.
- 06 ban chuyên môn của UBND quận Tây Hồ:
+ Ban quản lý dự án xây dựng hỗ trợ kỹ thuật Hồ Tây;
+ Ban quản lý dự án quận;
+ Ban quản lý chợ quận;
+ Ban quản lý Hồ Tây;
+ Ban bồi thường – giải phóng mặt bằng;
+ Ban chỉ huy quân sự quận.

1.2.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND &
UBND quận Tây Hồ.
1.2.1. Chức năng của văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ.
Văn phòng HĐND–UBND quận Tây Hồ là đơn vị chuyên môn trực thuộc
UBND quận Tây Hồ, chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của
UBND quận Tây Hồ, đồng thời chịu sự chỉ đạo kiểm tra - UBND Thành phố Hà
Nội.
Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ thực hiện các chức năng chung của


văn phòng là chức năng tham mưu - tổng hợp và chức năng hậu cần.
* Chức năng Tham mưu:
- Văn phòng là đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn,
nghiệp vụ để tập thể thống nhất trình lãnh đạohoặc đề xuất với lãnh đạo những
phương án hành động tổng hợp, những thông tin giúp lãnh đạo đưa ra những quyết
định kịp thời nhất.

- Văn phòng thu thập thông tin, tìm kiếm thông tin từ nhiều nguồn khác nhau: sách
báo, tạp trí, internet…để đề xuất phương án tham mưu với lãnh đạo. Nhiệm vụ cụ
thể mà văn phòng thực hiện là: giúp lãnh đạo lập chương trình công tác theo chức
năng, nhiệm vụ được giao; đề xuất các phương hướng chủ trương, chính sách và cơ
chế quản lý của UBND quận Tây Hồ.
* Chức năng tổng hợp:
- Công tác tổng hợp rất quan trọng, kết quả của tổng hợp sẽ là căn cứ xây
dựng các phương án hoạt động của một tổ chức, phục vụ các nhà lãnh đạo ra quyết
định quản lý, tổ chức điều hành việc thực hiện mục tiêu.
- Lãnh đạo cần có những ý kiến tham mưu của các phòng ban để có thể đưa ra
một phương án giải quyết tốt và kịp thời nhất. Vì vậy bộ phận văn phòng tổng hợp
những ý kiến của các bộ phận khác và giúp lãnh đạo tìm ra ý kiến hay nhất.
* Chức năng hậu cần:
- Công tác hậu cần trong văn phòng góp phần quan trọng vào việc xây dựng
cơ quan, đảm bảo về cơ sở vật chất và trang thiết bị văn phòng trong cơ quan; nhân
viên phụ trách về hậu cần mua sắm thiết bị trong phòng làm việc như: máy tính,
máy in, điện thoại…
- Bộ phận hậu cần luôn phối hợp với các phòng ban, tạo môi trường làm việc
tốt nhất cho các cán bộ, công chức trong cơ quan, đảm bảo môi trường, sinh thái
nơi làm việc lành mạnh, hài hòa, sạch sẽ, quan tâm đến những khó khăn của họ,
quá trình làm việc để tạo điều kiện tốt nhất.
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ.


Văn phòng nằm trong khối Nội chính của UBND quận có nhiệm vụ giúp
UBND quận quản lý Nhà nước về công tác văn phòng và thực hiện nhiệm vụ khác
do Chủ tịch UBND quận giao.
Cụ thể là các công việc sau:
- Giúp UBND quận xây dựng chương trình công tác tháng, quý, năm và lên
lịch làm việc hằng tuần, hằng tháng. Theo dõi, đôn đốc và tổng hợp báo cáo kết quả

thực hiện chương trình và lịch công tác theo định kỳ.
- Theo dõi, nắm bắt tình hình hoạt động chung của cơ quan và tổ chức việc
thu thập tổng hợp cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của UBND, Chủ
tịch và các Phó Chủ tịch UBND quận.
- Xây dựng chương trình UBND quận thông qua và giúp UBND quận kiểm
tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện quy chế làm việc của UBND giúp UBND, lãnh
đạo cơ quan tổ chức thực hiện quy chế phối hợp giữa UBND quận với Thường trực
Đảng ủy, Ủy ban Mặt trận tổ quốc, các đoàn thể nhân dân cùng cấp.
- Giúp UBND quận dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền, làm báo cáo
gửi cấp trên. Ngoài ra còn giúp UBND quận theo dõi đôn đốc các ban ngành thực
hiện văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. Bên cạnh đó giúp UBND quận tổ
chức tiếp dân, tiếp khách và nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo công dân chuyển đến
cấp có thẩm quyền giải quyết.
- Đảm bảo điều kiện thuận vật chất tài liệu phục vụ cho kỳ họp HĐNDUBND, tổ chức phục vụ các Hội nghị do Thường trực HĐND-UBND triệu tập
phục vụ tiếp khách, công tác tạp vụ. Bố trí sắp xếp nơi làm việc, đảm bảo điều kiện
phương tiện đi lại cho Thường trực HĐND - UBND quận.
- Quản lý hồ sơ tham mưu cho Chủ tịch UBND quận bổ sung hồ sơ cán bộ
công chức quận. Báo cáo công tác theo yêu cầu của UBND quận và cơ quan
chuyên môn cấp trên, quản lý và sử dụng con dấu UBND, lưu dữ tài liệu, văn bản
theo quy định của công tác lưu trữ.
- Giúp Thường trực HĐND-UBND quận thiết lập các mối quan hệ và điều


hào trong cơ quan. Giúp HĐND-UBND giữ mối quan hệ với các đoàn thể quần
chúng. Có trách nhiệm quản lý tài sản và chịu trách nhiệm về công tác giữ gìn an
ninh trật tự cho cơ quan.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ.
Lãnh đạo văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ gồm: 01 Chánh văn
phòng và 02 Phó chánh văn phòng phụ trách quản lý các lĩnh vực quan trọng trong
hoạt động của văn phòng.

* Cơ cấu tổ chức:
CHÁNH VĂN PHÒNG

TRÁNH
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCHPHÓ
TỔNG
HỢP VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH

Bộ phậnBộ
tiếp
phận
nhận
công
Hồ nghệ
Ban
sơ Bộ
tiếp
thông
phận
công
tin
chuyên
dânBộ viên
phậntham
Bộ
kế toán
phận
mưu
Bộthủ
văn

phận
quỹ
thư
hành
–Bộ
lưu
chính
phận
trữ –bảo
Quản
Bộ
vệphận
trị
- Láiphục
xe vụ

* Chánh văn phòng HĐND - UBND quận.
Là người lãnh đạo điều hành toàn diện hoạt động của văn phòng HĐND –
UBND quận. Các công việc cụ thể của Chánh văn phòng bao gồm các công việc


sau:
- Trực tiếp phụ trách công việc: tổ chức bộ máy của cán bộ, tài chính, tham
mưu tổng hợp; Trực tiếp chỉ đạo các bộ phận: Tham mưu - Tổng hợp, kế toán - Thủ
quỹ.
- Bố chí săp xếp cán bộ, công chức và nhân viên văn phòng có đủ năng lực,
trình độ chuyên môn để phục vụ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của Thường trực
HĐND và lãnh đạo UBND quận Tây Hồ.
- Chỉ đạo việc theo dõi, tổng hợp và báo cáo tình hình trên địa bàn quận,
phục vụ công tác điều hành của lãnh đạo HĐND - UBND quận. Truyền đạt các

Nghị quyết, Quyết định, Chỉ thị của lãnh đạo .
- Chỉ đạo chuẩn bị đầy đủ nội dung phục vụ các cuộc họp thường xuyên, đột
xuất của HĐND - UBND quận hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội, đoàn đại
biểu HĐND thành phố.
- Ký các văn bản theo sự ủy nhiệm của thường trực HĐND, lãnh đạo UBND
quận.
- Là chủ tài khoản của Văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ.
- Chủ trì văn bản cuộc họp, giao ban toàn thể Văn phòng để điểm, đánh giá
kết quả công tác của đơn vị theo từng tháng, quý, năm.
* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp.
- Trực tiếp phụ trách các công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết
thủ tục hành chính tại bộ phận “một cửa”, cải cách hành chính và ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác quản lý nhà nước tại UBND quận; Giúp chánh văn
phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả
giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệ thông tin
- Theo dõi, tổng hợp và phối hợp cùng các phòng, ban liên quan để đề xuất
với UBND quận các biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại UBND
quận; Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo điều hành
của Thường trực quận HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo, giao nhiệm


vụ của CVP; Được ký các văn bản thong thường và các văn bản trong phần việc
được phân công phụ trách;
- Giúp CVP quản lý, điều hành chuyên viên giúp việc đồng chí Phó chủ tịch
UBND quận phụ trách công tác quản lý đất đai, trật tự xây dựng và cán bộ tiếp dân
thuộc văn phòng; Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần
việc được phân công phụ trách
* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác hành chính, quản trị.
- Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc: công tác văn thư – lưu trữ, hành
chính, quản trị; Giúp Chánh văn phòng quản lý, điều hành nhân viên các bộ phận:

Văn thư – Lưu trữ, quản trị điện lực, giao thong, in ấn, đánh máy, lái xe, trực tổng
đài điện thoại, quản lý phòng hội họp, hội trường, phục vụ, nấu ăn, bảo vệ, chăm
sóc vườn hoa, cây cảnh.
- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ theo
quy định: Giúp CVP thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ của Thường trực
HĐND, lãnh đạo UBND quận.
- Đảm bảo cung cấp đầy đủ trang thiết bị làm việc cho các phồng, ban thuộc
UBND quận, quản lý tài sản, trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND - UBND
và các phòng, ban chuyên môn thuộc UBND quận: Đề xuất việc thanh lý tài sản,
mua sắm, sửa chữa, thay thế các trang thiết bị làm việc, phương tiện phục vụ công
tác của Thường trực HĐND và lãnh đạo UBND quận: Chỉ đạo điều hành thực hiện
công tác bảo vệ cơ quan, trông giữ phương tiện cho cá nhân đến giao dịch tại quận,
đảm bảo an ninh trật tự, công tác phòng cháy chữa cháy, vệ sinh môi trường, công
tác thực hiện tiết kiệm tại trụ sở cơ quan HĐND – UBND quận: Chỉ đạo điều hành
việc nấu ăn tại bếp cơ quan, đảm bảo chất lượng bữa ăn và vệ sinh an toàn thực
phẩm, vệ sinh môi trường.
- Được ký các văn bản thong thường và các văn bản trong phần việc được phân
công phụ trách: Chủ trì các cuộc họp giao ban bộ phận hành chính, quản trị, họp kiểm
điểm đánh giá chất lượng cán bộ, nhân viên bộ phận hành chính, quản trị.



CHƯƠNG II
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
2.1. Hoạt động quản lý.
Công tác Văn thư - Lưu trữ mang một ý nghĩa cực kì quan trọng trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức nói chung và UBND quận Tây Hồ nói riêng. Tuy
chưa ban hành chính thức được quy chế về Văn thư - Lưu trữ riêng của Quận
nhưng nhìn chung công tác quản lý lưu trữ của UBND quận được thực hiện nghiêm

túc, tuân thủ các quy định của pháp luật đề ra.
Căn cứ Luật Lưu trữ số 01/2011/2013/QH13 ngày 11/11/2011; thực hiện kế
hoạch số 225/KH-UBND ngày 25/12/2015 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội
và chỉ thị số 04/CT-UBND ngày 21/01/2016 về việc tăng cường công tác văn thư
-lưu trữ trên địa bàn Thành phố Hà Nội; UBND quận đã ban hành Kế hoạch số
45/KH-UBND ngày 29/01/2016 về công tác văn thư lưu trữ theo đó đã phân công
trách nhiệm cụ thể cho từng phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, các
đơn vị sự nghiệp thuộc quận thực hiện công tác văn thư lưu trữ theo quy định của
pháp luật.
* Mục đích: Nhằm nâng cao tinh thần trách nhiệm của các phòng, ban, đơn
vị, trường học và các phường thuộc Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ trong việc quản
lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ cải cách
hành chính, hiện đại hóa nền hành chính. Thực hiện quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài
liệu hình thành trong hoạt động của các phòng ban, đơn vị sự nghiệp thuộc quận và
các phường theo đúng quy định của nhà nước về công tác lưu trữ. Ứng dụng công
nghệ thông tin trong công tác văn thư - lưu trữ; hệ thống, quản lý hồ sơ, tài liệu lưu
trữ theo hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO.
UBND quận Tây Hồ đã tăng cường công tác tuyên truyền, phỏ biến các văn
bản pháp luật về văn thư – lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức đối vói cán bộ, công
chức, viên chức về vai trò, tầm quan trọng công tác văn thư – lưu trữ và giá trị của
tài liệu lưu trữ;
Căn cứ vào luật lưu trữ, các nghị định của Chính phủ, thông tư hướng dẫn


của các Bộ, ngành, văn bản do Bộ Nội vụ và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Quyết định số 7117/QĐ-UBND ngày
22/11/3013 của UBND Thành phố Hà Nội ban hành quy chế về văn thư – lưu trữ
các cơ quan, tổ chức tiến hành rà soát, sửa đổi, bổ sung hoặc xây dựng mới các văn
bản chỉ đạo, quy định hướng dẫn thực hiện công tác văn thư – lưu trữ thuộc thẩm
quyền theo quy định hiện hành;

Nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ trong các hoạt động văn thư; công
tác lưu trữ nhằm nâng cao chất lượng của công tác văn thư và phục vụ việc khai
thác sử dụng hiệu quả thực hiện lưu trữ;
Tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch số 2008/KH-UBND ngày 01/12/2015
của UBND quận về việc sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn quận Tây
Hồ (giai đoạn 2015 – 2020);
Xây dựng kế hoạch và tổ chức kiểm tra, hướng dẫn công tác văn thư - lưu trữ
đối với các phòng, ban chuyên môn và UBND các phường, các đơn vị sự nghiệp
thuộc quận;
Trong lĩnh vực tổ chức cán bộ UBND quận Tây Hồ đã chỉ đạo phòng Nội vụ
phối hợp cùng các đơn vị có liên quan rà soát, bố trí, sắp xếp công chức, viên chức
làm công tác văn thư lưu trữ. Đến đầu năm 2016, tổng số công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ của quận là 46 người trong đó có 22 người có trình độ Đại
học, 24 người có trình độ Trung cấp. Tại các phòng, ban chuyên môn và các đơn vị
sự nghiệp khác đã phân công công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ.
Hiện nay, UBND quận đã bố trí 01 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ tại Văn
phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ. Thủ trưởng của các phòng ban chuyên môn,
đơn vị sự nghiệp thuộc quận đều phân công 01 công chức, viên chức làm công tác
lưu trữ của đơn vị mình.
UBND quận rất coi trong công tác văn thư – lưu trữ, vì vậy hàng năm UBND
luôn tăng cường công tác tập huấn, bồi dường nghiệp vụ văn thư - lưu trữ cho đội
ngũ công chức, viên chức làm công tác văn thư - lưu trữ tại các đơn vị thuộc quận
Tây Hồ;
Ngoài ra các cán bộ phụ trách công tác văn thư - lưu trữ được hưởng đầy đủ


các chế độ phụ cấp trách nhiệm, độc hại theo đúng quy định hiện hành của Nhà
nước.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Bộ phận Lưu trữ gồm một cán bộ thuộc sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của

Chánh Văn phòng. Được UBND và Văn phòng quận quan tâm vì đây là một hoạt
động có vai trò quan trọng trong văn phòng. Cũng vì vậy mà bắt đầu từ năm 2005
UBND quận đã đưa hệ thống phần mềm quản lý văn bản vào công tác lưu trữ.
Công tác Lưu trữ lưu giữ quá trình hoạt động của UBND, cung cấp tài liệu phục vụ
giải quyết công việc hàng ngày của các đơn vị, cá nhân trong quận. Tuy mới hoạt
động được hơn 10 năm nhưng khối lượng tài liệu lưu trữ khá nhiều.
Cán bộ Lưu trữ chủ yếu thực hiện công tác theo những văn bản sau: Pháp lệnh
Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL - UBTVQH10 ngày 04/4/2001 Nghị định số
111/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ.
2.2.1. Về công tác thu thập, bổ sung và giao nộp tài liệu vào lưu trữ.
Tài liệu chủ yếu của UBND quận là những văn bản giấy tờ hành chính hình
thành trong quá trình hoạt động của UBND quận, các phường và các đơn vị trực
thuộc. Ngoài ra còn những văn bản chỉ đạo của cấp trên, văn bản của các Sở, Ban,
Ngành Thành phố liên quan. Hàng năm, Lưu trữ nhận tài liệu từ phòng Văn thư và
các phường. Việc giao nộp tài liệu được tiến hành bằng văn bản giao nhận giữa cán
bộ lưu trữ và các đơn vị nộp tài liệu. Đa phần tài liệu mà cán bộ lưu trữ nhận được
còn ở tình trạng bó gói, rời lẻ và không đầy đủ. Vì vậy mà việc thu thập, bổ sung tài
liệu vào kho luôn được cán bộ Lưu trữ thực hiện nhằm đảm bảo đủ tài liệu để lập
hồ sơ, phục vụ nhu cầu tra tìm nghiên cứu của độc giả.
Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu được quan tâm và được tiến hành thường
xuyên vào đầu tháng 1 của năm sau. Cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ và cán bộ,
nhân viên làm công tác chuyên môn khác về những công việc liên quan đến công
văn, giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ, tài liệu đang giữ và đem nộp cho bộ phận
lưu trữ của cơ quan.


2.2.2.Công tác xác định giá trị tài liệu.
Hiện nay khối lượng tài liệu được hình thành trong hoạt động của cơ quan
đang tăng dần qua các năm, vì loại hình tài liệu ngày càng đa dạng. Vì thế việc xác
định giá trị tài liệu càng trở lên cấp thiết và nặng nề hơn. Muốn xác định giá trị tài

liệu phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm có:
- Chánh văn phòng HĐND – UBND Quận: Là Chủ tịch Hội đồng
- Cán bộ lưu trữ, đại diện các ban, ngành có tài liệu làm ủy viên.
Phông UBND Quận đã được xác định giá trị tài liệu, xây dựng bản thời hạn
bảo quản (vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời). Những tài liệu của Chính phủ gửi đến phần
lớn là để thời hạn bảo quản lâu dài, nếu tài liệu có nội dung chỉ đạo, hướng dẫn trực
tiếp của UBND Thành phố thì thời hạn bảo quản vĩnh viễn và với những tài liệu gửi
đến để nghiên cứu thì bảo quản tạm thời. Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là một
biện pháp có liên quan đến việc xác định nguồn tài liệu thuộc thành phần phông lưu
trữ đó là lựa chọn, chuẩn bị và chuyển giao tài liệu vào phòng kho lưu trữ theo
quền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định. Việc bổ sung tài liệu vào kho lưu
trữ được thực hiện theo công việc song song với văn thư nên tài liệu ở văn thư
chuyển đến lưu trữ chưa biên mục trong ngoài và được lưu trữ về hàng tháng để
chỉnh lý làm như vậy sẽ khiến tài liệu không bị ứ đọng nhiều, những công việc
được giải quyết ngay tạo điều kiện tốt cho người tra tìm tài liệu, nhưng ngược lại
nó cũng có những hạn chế là không kiểm được tài liệu để bổ sung dẫn đến tình
trạng hồ sơ, tài liệu còn bỏ sót.
2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu.
Trong năm 2015, trong các kho của UBND quận Tây Hồ đã thực hiện chỉnh lý
và lưu trữ 46.157 hồ sơ, quy ra 802 mét giá tài liệu, bao gồm tài liệu của các phòng,
ban, đơn vị sự nghiệp thuộc quận như: Quản lý Đô thị, Tài nguyên- Môi trường,
Thanh tra, Tài chính- Kế hoạch, Lao động- Thương binh & Xã hội, Kinh tế, Văn
hóa – Thông tin, Giáo dục & Đào tạo, Văn phòng HĐND&UBND quận, Trung tâm
Dân số Kế hoạch hóa gia đình…Tại UBND Quận Tây Hồ, phương án được chọn để


phân loại tài liệu lưu trữ là phương án Thời gian – Mặt hoạt động. Với phương án
phân loại này được áp dụng bởi vì trong quá trình hoạt động cơ cấu tổ chức của
UBND quận có thể thay đổi, hơn nữa các chức năng nhiệm vụ của các phòng ban,
tổ chức có thể không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau. Cho nên phương án phân loại

này là phương án tối ưu nhất, phản ánh lịch sử hình thành phông theo từng mặt hoạt
động và có khả năng tập trung thành hệ thống tài liệu về từng mặt công tác của
từng đơn vị hình thành phông. Phương án này thống nhất dùng để phân loại Phông
của lưu trữ UBND Quận, tuy nhiên hằng năm cũng có thể bổ sung thêm một số mặt
hoạt động phát sinh trong năm.
Cán bộ Lưu trữ lập kế hoạch và thực hiện chỉnh lý dưới sự chỉ đạo, hướng dẫn
của UBND Thành phố theo từng bước đúng với quy định của Nhà nước. Hồ sơ
được lập theo từng mặt hoạt động và sắp xếp theo thời gian cho từng năm. Được
biên mục và đặt tiêu đề hồ sơ rõ ràng. Ví dụ: “Tập Quyết định của UBND quận Tây
Hồ về việc nâng lương cho cán bộ, công chức năm 2010”. Xây dựng những công
cụ tra cứu tài liệu; Mục lục văn bản trong quá trình lập hồ sơ và Danh mục hồ sơ
sau khi chỉnh lý.
2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu.
Kho lưu trữ của UBND quận Tây Hồ được bố trí ở tầng 4 với không gian
thóang mát, sạch sẽ. Được trang bị đầy đủ các thiết bị, vật dụng cần thiết để bảo
quản tốt tài liệu: giá, tủ, hộp, cặp đựng tài liệu, máy điều hoà nhiệt độ, qụat, bình
cứu hoả…
Công tác bảo quản tài liệu ở đây được cán bộ lưu trữ thực hiện khá tốt, đảm
bảo tính an toàn, bảo mật cho tài liệu đồng thời giúp việc tra tìm, khai thác tài liệu
nhanh chóng. Tài liệu được bảo quản trong bìa hồ sơ, cặp ba dây và hộp theo quy
định của Nhà nước. Các hộp sắp xếp lên giá trật tự từ trên xuống dưới, từ trái sang
phải và từ trong ra ngoài theo từng năm, từng mặt hoạt động. Kho lưu trữ được cán
bộ Lưu trữ vệ sinh theo định kỳ nên nhìn chung là ngăn nắp, gọn gàng.
2.2.5. Công tác tra tìm phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu.


Với một cơ quan lớn như UBND quận Tây Hồ, công việc hàng ngày nhiều và
có liên quan đến văn bản đã nộp lưu. Các cán bộ, đơn vị thường muốn khai thác,
nghiên cứu và sử dụng tài liệu để giải quyết công việc của mình. Vì vậy công tác
tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu tra cứu của mọi người luôn diễn ra thường xuyên.

Cán bộ Lưu trữ sử dụng các công cụ tra cứu như: Mục lục văn bản, Danh mục
hồ sơ, các sổ thống kê đăng ký văn bản để tra tìm. Hình thức phục vụ khai thác và
sử dụng tài liệu chủ yếu là tại phòng. Cán bộ Lưu trữ tự tay tìm tài liệu và cho độc
giả mượn nghiên cứu tại phòng. Trong trường hợp theo yêu cầu của cán bộ mượn
tài liệu ra khỏi phòng để giải quyết công việc thì cán bộ lưu trữ phải ghi biên bản
cho mượn tài liệu rõ ràng đúng quy định.
Ngoài việc phục vụ nhu cầu tra cứu tài liệu cho Thủ trưởng và các đơn vị, cá
nhân trong cơ quan, Lưu trữ còn phục vụ các phường, các đơn vị khác đến yêu cầu
khai thác sử dụng tài liệu với mục đích chính đáng. Nhìn chung, công tác lưu trữ tại
Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ được tổ chức thực hiện đúng quy định
của Nhà nước. Cán bộ làm việc nhiệt tình, có hiệu quả. Các quy trình nghiệp vụ
được thực hiện nghiêm túc, trật tự và khoa học. Tuy nhiên, kho lưu trữ vẫn chưa
đầy đủ các loại tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng ngày càng nhiều độc
giả.
2.2.6. Công tác tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị.
Qua kiểm tra và thẩm tra tài liệu, đối với những tài liệu hết giá trị về mọi
phương diện, Hội đồng xác định giá trị tài liệu phải lập hồ sơ đề nghị tiêu hủy trình
lên Chủ tịch UBND quận quyết định. Hồ sơ gồm có: Biên bản họp xác định giá trị
tài liệu, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ, danh mục tài liệu loại hủy và văn
bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ Thành phố.
Sau khi có quyết định bằng văn bản của Chủ tịch UBND quận đối với các hồ
sơ tiêu hủy và hình thức hủy, bộ phận lưu trữ tiến hành tiêu hủy hồ sơ với sự chứng
kiến của các phòng/ đơn vị có hồ sơ.
Biên bản hủy, danh mục tài liệu hủy, bảng theo dõi thời hạn bảo quản hồ sơ,


văn bản thấm định của Trung tâm lưu trữ thành phố và các văn bản, tài liệu liên
quan đến việc tiêu hủy được lưu tại bộ phận lưu trữ và phòng/đơn vị có hồ sơ tiêu
hủy ít nhất là 20 năm kể từ ngày tiến hành việc tiêu hủy hồ sơ.
Hiện tại số lượng tài liệu trùng thừa và tài liệu bảo quản hết giá trị chiến diện

tích tương đối lớn trong kho, mặt khác hàng năm các đơn vị thuộc nguồn phải nộp
tài liệu hồ sơ lưu trữ UBND quận, nếu không xử lý tiêu hủy với số tài liệu trùng
thừa, hồ sơ tài liệu hết giá trị bảo quản thì kho lưu trữ của quận không thể đảm bảo
diện tích.


CHƯƠNG III
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND QUẬN TÂY HỒ
VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được.
Trong thời gian thực tập tại UBND quận Tây Hồ được sự giúp đỡ của các cán
bộ trong cơ quan em được tham gia thực hiện những công việc như: đánh máy,
soạn thảo văn bản; chuyển giao văn bản giữa các phòng ban; photo, in ấn văn bản;
viết mục lục văn bản; phục vụ cán bộ trong việc khai thác sử dụng tài liệu; tra tìm,
sắp xếp tài liệu trong kho…
Được thực tập những nội dung chủ yếu về công tác Lưu trữ qua sự giúp đỡ,
hướng dẫn của cán bộ Văn phòng HĐND & UBND quận. Em đã có cơ hội học hỏi
nhiều điều bổ ích, bổ sung kiến thức lý thuyết và rèn luyện kỷ năng thực hành cho
mình. Qua đó đúc rút kinh nghiệm thực tế về công việc, tư cách của một cán bộ
Lưu trữ cơ quan.
- Quá trình làm việc, tiếp xúc với công việc thực tế, cụ thể đã giúp em củng cố
lại kiến thức đã học. Tìm hiểu, tiếp thu những điều mới mẻ ở bên ngoài. Cho em có
thêm vốn lý thuyết nâng cao tay nghề. Thấy rõ những điều giống nhau giữa lý
thuyết mà mình đã học với thực tế tại cơ quan. Từ đó rút ra kinh nghiệm riêng cho
mình, tạo cơ sở chuyên môn vững chắc trước khi ra trường đi làm.
- Thời gian thực tập đào tạo cho em một tác phong làm việc linh hoạt, khéo
léo và nghiêm túc. Làm quen và chấp hành những quy định, nội quy làm việc mà
cơ quan đề ra. Giúp em nắm rõ trách nhiệm của một cán bộ Lưu trữ, luôn thực hiện
nhiệm vụ đúng thời hạn được giao và có hiệu quả.

- Không giúp em hiểu biết thêm những điều quý giá về kiến thức mà còn giúp
em có được một tác phong nhanh nhẹn, em còn học hỏi được thái độ giao tiếp nơi
công sở.