THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ

Họ và tên: Lê Thị Oanh

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP
NGÀNH VĂN THƯ LƯU TRỮ K15
KHÓA HỌC (2015 - 2017)

Tên cơ quan: UBND QUẬN TÂY HỒ
Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Thị Hương

HÀ NỘI - 2017


MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................2
MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
NỘI DUNG...........................................................................................................3
Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT...................................................................3
VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ......................................................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân
quận Tây Hồ.........................................................................................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành.....................................................................................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ..................................................3
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ....................................................................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ tại UBND
quận Tây Hồ.........................................................................................................................................6

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UỶ

BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ...................................................................8
2.1 Hoạt động quản lý.........................................................................................................................8
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu trữ.......................................8
2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ................................................................................................................................................10
2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
quận Tây Hồ.......................................................................................................................................11
2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ vào Công tác Văn thư Lưu
trữ......................................................................................................................................................12
2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. .12
2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ trong phạm vi Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.......13
2.2 Hoạt động nghiệp vụ...................................................................................................................14
2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư.....................................................................................................14
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản...........................................................................................14
2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản...............................................................................................17
2.2.1.3 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ....................................................................................23
2.2.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu.................................................................................................25


2.2.2 Thực tiễn Công tác Lưu trữ......................................................................................................25
2.2.2.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu.......................................................................................25
2.2.2.2 Công tác phân loại tài liệu lưu trữ........................................................................................26
2.2.2.3 Công tác xác định giá trị tài liệu............................................................................................28
2.2.2.4 Công tác Chỉnh lý tài liệu......................................................................................................29
2.2.2.5 Công tác Thống kê và Xây dựng công cụ tra tìm Tài liệu lưu trữ.........................................29
2.2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ........................................................................................29
2.2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.............................................................30

CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT KHUYẾN NGHỊ........................30

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được.........30
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ................................................................................................................................................32
3.2.1 Về Công tác Văn thư.................................................................................................................32
3.2.2 Về Công tác Lưu trữ.................................................................................................................33
3.3 Một số khuyến nghị....................................................................................................................34
3.3.1 Đối với Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ....................................................................................34
3.3.2 Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ của Khoa, Trường...............................................................34

C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................36
D. PHỤ LỤC......................................................................................................37


MỞ ĐẦU
Công tác Văn thư - Lưu trữ có vai trò, vị trí rất quan trọng trong hoạt động
của các cơ quan, đơn vị nói chung và các cơ quan quản lý nhà nước nói riêng.
Làm tốt Công tác Văn thư - Lưu trữ sẽ góp phần rất lớn trong việc nâng cao chất
lượng, hiệu quả việc thực hiện nhiệm vụ của các tổ chức, cơ quan, đơn vị. Trước
những thực tiễn đặt ra trong công cuộc cải cách nền hành chính quốc gia hiện
nay, vai trò, vị trí của công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được khẳng định rõ
nét. Xuất phát từ đó, các cơ quan, đơn vị đã có sự quan tâm đặc biệt đến công
tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và công tác văn phòng cho đội
ngũ cán bộ, nhân viên nhằm đáp ứng được yêu cầu thực tế trong công tác.
Với yêu cầu học đi đôi với hành, gắn liền giữa lí luận và thực tiễn vì vậy,
thực tập tốt nghiệp chiếm một vị trí rất quan trọng trong quy trình đào tạo của
các trường đại học nói chung và trường Đại Nội vụ Hà Nội nói riêng. Việc thực
tập tốt nghiệp giúp cho sinh viên tiếp cận được với thực tế, từ đó vận dụng
những kiến thức đã học vào thực tiễn và cũng là bước giúp cho sinh viên hoàn
thiện vững chắc về nghiệp vụ của mình phục vụ cho công việc sau khi ra trường.
Trong quá trình tham gia học tập tại trường Đại Nội vụ Hà Nội được tiếp

nhận những kiến thức mà các thầy, cô của Khoa Văn thư – lưu trữ đã tận tâm
truyền giảng. Được sự giới thiệu của Khoa và sự tạo điều kiện giúp đỡ của lãnh
đạo Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, em đã tham gia đợt thực tập tốt nghiệp tại
Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Trong thời gian thực tập này em luôn
bám sát kế hoạch thực tập, tích cực nghiên cứu, vận dụng những kiến thức đã
học vào thực tế công tác văn thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân quận
Tây Hồ. Trong suốt quá trình thực tập, bản thân em đã nhận được sự giúp đỡ tận
tình và đầy tâm huyết của Giảng viên trong khoa cũng như của các cán bộ, công
chức trong Văn phòng Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Qua đây em muốn gửi lời
cảm ơn đến: Ban lãnh đạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã chỉ đạo sát sao
trong quá trình thực tập. Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới các Thầy, Cô giáo
trong khoa và đặc biệt là Giảng viên (cô chủ nhiệm) Trần Thị Mai đã chỉ bảo tận
tình, định hướng, giúp đỡ và đưa ra những ý kiến đóng góp kịp thời, đầy ý nghĩa
1


cho em để em hoàn thành tốt quá trình thực tập và hoàn thiện được báo cáo thực
tập. Em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
cùng các chuyên viên trong Phòng đã tạo điều kiện để em có cơ hội thực tập tại
phòng và chỉ bảo, hướng dẫn tận tình trong suốt quá trình em thực tập tại đây.
Do thời gian thực tập có hạn, sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên
“Báo cáo thực tập” của em cũng không tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong
nhận được sự đóng góp ý kiến của các Thầy, Cô giáo để bài báo cáo của em
được hoàn chỉnh hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Hà Nội, ngày

tháng 9 năm 2017
Sinh viên

Lê Thị Oanh

2


NỘI DUNG
Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT
VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.
1.1.1. Lịch sử hình thành
Quận Tây Hồ được thành lập ngày 28/10/1995 theo Nghị định số 69/CP
của Chính phủ ngày 28/10/1995 Nghị định của Chính phủ về việc thành lập
quận Tây Hồ thuộc Thành phố Hà Nội.
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn
hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía
Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ
Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương. Phía đông giáp
quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp
quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh. Quận Tây Hồ có địa hình tương
đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam. Dân số của quận
(đến năm 2005) là 109.163 người, mật độ dân số là 4.547 người/km 2, quận Tây
Hồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
Chức năng của UBND quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ là cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của quận theo
Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND quận và cơ quan cấp trên
trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng. UBND
quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, và là
cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng

cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
UBND Quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động
theo Luật Tổ chức HĐND và UBND.
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
3


lãng đạo, cá nhân phụ trách cụ thể như sau:
- UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành các nhiệm vụ,
chương trình công tác tuần, tháng , quý, năm đã đề ra.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh - Quốc
phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND
quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Theo Quyết định số: 01/2016/QĐ-UBND ngày 25/7/2016 Quyết định Ban

hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2016 2021 Khóa V, UBND quận Tây Hồ gồm:
01 Chủ Tịch – Đ/c Đỗ Anh Tuấn
Phó Chủ tịch – Đ/c Nguyễn Lê Hoàng
Phó Chủ tịch – Đ/c Nguyễn Đình Khuyến
Phó Chủ tịch – Đ/c Phạm Xuân Tài
UBND quận Tây Hồ gồm có: 12 phòng ban bao gồm:
4


- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Quyết định số: 02/2016/QĐ-UBND ngày 10/10/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ Về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây
Hồ.
- Thanh Tra quận
Quyết định số: 03/2016/QĐ-UBND ngày 03/11/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ Về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Thanh tra quận.
- Phòng Nội Vụ
Quyết định số: 04/2016/QĐ-UBND ngày 18/11/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ.
- Phòng Tài chính – Kế hoạch
Quyết định số: 05/2016/QĐ-UBND ngày 22/11/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Tài chính - Kế hoạch.
- Phòng Văn hóa và thông tin
Quyết định số: 06/2016/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2016 Quyết
định của UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Phòng Văn hóa và Thông tin quận.

- Phòng Tư pháp
Quyết định số: 07/2016/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2016 Quyết
định của UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Phòng Tư pháp.
- Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội
Quyết định số: 08/2016/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Phòng Quản lý đô thị
5


Quyết định số: 09/2016/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Quản lý đô thị.
- Phòng Kinh tế
Quyết định số: 10/2016/QĐ-UBND ngày 06/12/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Kinh tế.
- Phòng Tài nguyên và Môi trường
Quyết định số: 11/2016/QĐ-UBND ngày 06/12/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Tài nguyên và Môi trường.
- Phòng Y tế quận
Quyết định số: 12/2016/QĐ-UBND ngày 09/12/2016 quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Y tế quận Tây Hồ.
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
Quyết định số: 13/2016/QĐ-UBND ngày 20/12/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ

cấu tổ chức của Phòng Giáo dục và Đào tạo.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận
văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
- Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận của Văn phòng được xây dựng, sắp
xếp, bố trí theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng. Bộ phận văn thư – lưu trữ
của UBND quận Tây Hồ được tổ chức theo mô hình khép kín, tất cả văn bản đi
đến của cơ quan đều tập trung ở văn thư, phòng văn thư được bố trí ở tầng 1 và
nằm tách biệt so với các phòng ban chuyên môn khác, phòng làm việc được
trang bị đầy đủ các trang thiết bị làm việc cho cán bộ văn thư như: máy vi tính
02 máy, máy scan 02 máy, máy in 02 máy, tủ đựng tài liệu, văn bản, bàn làm
việc, tủ đựng tài liệu chuyển giao đi các đơn vị …
Nhân sự: 03 nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng
6


HĐND và UBND quận trong đó:
02 Công chức
01 Hợp đồng lao động có trình độ cử nhân hành chính và luật.

7


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA UỶ
BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
2.1 Hoạt động quản lý
Công tác Văn thư lưu trữ thực hiện chức năng đảm của cơ quan, tổ chức
vì vậy liên quan tới tất cả các đơn vị, phòng ban, cá nhân trong cơ quan. Đây là
công tác vừa mang tính chất chính trị, vừa mang tính chất nghiệp vụ nên ảnh
hưởng rất nhiều tới hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác Văn thư gồm hai
hoạt động chính là hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ. Hoạt động quản

lý gồm có:
2.1.1 Xây dựng, ban hành văn bản quy định về công tác văn thư, lưu
trữ
Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ luôn thực hiện theo đúng các văn bản quy
định của Chính phủ, Bộ Nội vụ, Chi cục Văn thư Lưu trữ thành phố Hà Nội về
Công tác Văn thư Lưu trữ. Ngoài ra, để thực hiện tốt công tác Văn thư Lưu trữ
của cơ quan, hằng năm Ủy ban thường ban hành các văn bản trên cơ sở các quy
định chung. Cụ thể:
* Về Công tác Văn thư Ủy ban nhân dân đang thực hiện theo các quy
định:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công
tác văn thư;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ, Nghị
định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
vụ, Thông tư hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ;
- Kế hoạch số 61/KH-UBND ngày 19/4/2012 của UBND Thành phố Hà
Nội về công tác Văn thư – lưu trữ năm 2012, ngày 11/5/2012 quận đã ban hành
8


Kế hoạch số 78/KH-UBND về kiểm tra công tác ban hành văn bản, văn thư –
lưu trữ năm 2012. Tại nội dung kế hoạch, UBND quận đã xây dựng lịch kiểm
tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ tại các phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự
nghiệp thuộc quận và UBND 8 phường.
- Ngày 10/01/2012, UBND quận đã ban hành hệ thống tài liệu quản lý

chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong đó có quy trình xử lý văn bản
đi – đến, quy trình quản lý hồ sơ
* Về Công tác Lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đang thực hiện theo
các quy định:
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13;
- Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ về việc
quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Ủy ban nhân
dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/12/2004 của Cục Văn thư
và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
về việc ban hành Quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo tiêu chuẩn ISO
9001:2000
- Quy chế Công tác Văn thư - Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ;
- Quyết định số 1203/QĐ-UBND ngày 30/8/2006 của Ủy ban nhân dân
quận Tây Hồ về việc ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào lưu trữ Ủy ban nhân dân quận Tây
Hồ;
- Đề án 907/ĐA-UBND ngày 16/6/2007 của Ủy ban nhân dân quận Tây
Hồ về việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại quận Tây Hồ;
- Nội quy phòng cháy chữa cháy ngày 11/8/2006 của Ủy ban nhân dân
quận Tây Hồ ban hành kèm theo Quyết định số 960/QĐ-UB ngày 11/8/2006 của
Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.
9


Nhờ việc thực hiện và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hướng dẫn của cơ quan ban hành về Công tác Văn thư Lưu trữ nên công việc

của cơ quan đi vào nề nếp, ổn định.
2.1.2 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư Lưu trữ
tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Ngay từ khi thành lập, Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã rất quan tâm đến
Công tác Văn thư Lưu trữ. Muốn Công tác Văn thư Lưu trữ của cơ quan có hiệu
quả, trước hết cần phải Tổ chức bộ phận và bố trí nhân sự làm Công tác Văn thư
Lưu trữ.
Bộ phận Văn thư và bộ phận Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ. Bộ phận Văn thư Lưu trữ có trách nhiệm chính là cũng cấp
thông tin và quản lý văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý. Hiện nay, Ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ bố trí các cán bộ Nguyễn Thị Hương và Trần Thị Thu
Huyền phụ trách Công tác Văn thư Lưu trữ. Đây là những cán bộ trẻ, có đầy đủ
đạo đức nghề nghiệp và trình độ chuyên môn để đảm nhiệm Công tác Văn thư
Lưu trữ. Hơn nữa, các cán bộ đều được bồi dưỡng, học tập và đã tốt nghiệp trình
độ Cao đẳng ngành Văn thư Lưu trữ của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tiền
thân là trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương I nên đều nắm vững các
quy trình và khâu nghiệp vụ. Ngày 31/12/2015 Bộ Nội vụ đã có Quyết định số
2076/QĐ-BNV về việc phê duyệt danh mục vị trí việc làm trong các cơ quan, tổ
chức hành chính trên địa bàn Thành phố Hà Nội trong đó có phê duyệt khung
danh mục 366 vị trí việc làm trong hệ thống các cơ quan, tổ chức hành chính
trên địa bàn Thành phố Hà Nội và danh mục vị trí việc làm trong từng cơ quan,
tổ chức hành chính Thành phố Hà Nội, trong đó có xuất hiện vị trí việc làm của
Văn thư và Lưu trữ. Do vậy, Ủy ban nhân dân quận Tầy Hồ bố trí cán bộ phù
hợp với ngành nghề là hoàn toàn phù hợp với chủ trương chính sách của Nhà
nước. Như vậy, trong quá trình giải quyết công việc sẽ thuận lợi hơn. Vì đa số
những cán bộ làm đúng ngành nghề sẽ phát huy được tính năng động, sáng tạo
và vai trò của bản thân trong công việc.

10

2.1.3 Đào tạo bồi dưỡng cán bộ chuyên môn nghiệp vụ Văn thư Lưu
trữ tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
Hằng năm Lãnh đạo cơ quan Ủy ban nhân quận Tây Hồ thường xuyên cử
các cán bộ công chức đi tập huấn Công tác Văn thư Lưu trữ do Chi cục Văn thư
Lưu trữ tổ chức. Ngoài ra Quận đã phân công lãnh đạo Văn phòng, lãnh đạo
phòng Nội vụ và các đồng chí cán bộ tham gia các lớp tập huấn nghiệp vụ Văn
thư – lưu trữ thực hiện theo đúng Kế hoạch số 61/KH-UBND nhày 19/4/2012
của UBND Thành phố Hà Nội về công tác văn thư – lưu trữ năm 2017.
UBND quận tổ chức tập huấn Luật Lưu trữ, Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về Công tác Văn thư – lưu trữ; Nghị định số
111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Lưu trữ; Nghị định
số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư tại các
phòng, ban chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc quận, UBND các phường, các
trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở trên địa bàn quận.
Nội dung tập huấn chủ yếu vào các vấn đề sau:
- Việc triển khai các văn bản quy phạm pháp luật, các văn bản quy định
khác của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ;
- Tổ chức văn thư, lưu trữ; biên chế, trình độ cán bộ; việc thực hiện các
chế độ đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ theo quy định
của Nhà nước;
- Việc ban hành các văn bản chỉ đạo, quản lý văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư theo quy định;
- Thực hiện hoạt động nghiệp vụ lưu trữ:
+ Thực hiện các quy định về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
+ Xác định thực tế tình trạng Kho lưu trữ và các trang thiết bị bảo quản tài
liệu trong kho;
+ Thực hiện công tác nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn
quy định của pháp luật;

+ Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
11


- Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về công tác văn thư, lưu trữ;
- Triển khai các đề tài nghiên cứu khoa học về văn thư, lưu trữ.
2.1.4 Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng Khoa học Công nghệ
vào Công tác Văn thư Lưu trữ
Việc ứng dụng Công nghệ Thông tin tại Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
được thể hiện:
Thứ nhất là việc ứng dụng phần mềm quản lý Văn bản đi đến của cơ
quan;
Thứ hai là việc ứng dụng các tiêu chuẩn về Bìa, cặp hộp và giá đựng Tài
liệu Lưu trữ trong Công tác Văn thư Lưu trữ theo Quyết định số 1687/QĐBKHCN về công bố Tiêu chuẩn quốc gia (1.TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ Lưu
trữ; 2. TCVN 9252:2012 Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; 3.TCVN 9253:2012 Giá
bảo quản tài liệu lưu trữ).
Thứ ba là việc thực hiện Đề án số 907/ĐA-UBND ngày 16/6/2017 về việc
ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại quận Tây Hồ. Có thể nói Công
nghệ thông tin là một trong những giải pháp quan trọng góp phần đẩy mạnh cải
cách hành chính, nâng cao hiệu quả của công tác quản lý Nhà nước. Vì vậy
những năm qua quận Tây Hồ đã quan tâm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông
tin phục vụ công tác quản lý Nhà nước nói chung và cải cách hành chính trên địa
bàn quận nói riêng. Trong giai đoạn 2005 – 2010, quận Tây Hồ luôn được Thành
phố đánh giá là đơn vị dẫn đầu Thành phố trong việc ứng dụng công nghệ thông
tin phục vụ công tác cải cách hành chính. Nhằm tiếp tục đẩy mạnh ứng dụng và
phát triển công nghệ thông tin, phục vụ công tác quản lý Nhà nước và cải cách
hành chính tại quận trong thời gian tới, Ủy ban nhân dân quận trình Hội đồng
nhân dân quận Đề án “ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin tại quận Tây
Hồ”.

2.1.5 Công tác thanh tra, kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ tại Ủy
ban nhân dân quận Tây Hồ
Thanh tra kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ là hoạt động diễn ra hằng
12


năm diễn ra ở Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ. Mục đích nhằm kiểm tra việc triển
khai thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước về Công tác Văn thư Lưu trữ;
hoạt động lưu trữ của cơ quan, tổ chức trên địa bàn quận Tây Hồ. Bên cạnh đó
nhằm nâng cao nhận thức, trách nhiệm của người đứng đầu cơ, quan đơn vị, cán
bộ, công chức, viên chức về Công tác Văn thư Lưu trữ tầm quan trọng của tài
liệu Lưu trữ; kịp thời phát hiện những tồn tại, hạn chế và xác định rõ nguyên
nhân để có giải pháp khắc phục kịp thời.
Thực hiện Kế hoạch số 148/KH-SNV ngày 23/01/2017 của Sở Nội vụ
thành phố Hà Nội về kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ năm 2017, Ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ đã ban hành kế hoạch số 106/KH-UBND ngày 12/4/2017 về
Kế hoạch Kiểm tra Công tác Văn thư Lưu trữ năm 2017. Với các nội dung:
- Kiểm tra về công tác quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác Văn thư Lưu
trữ;
- Kiểm tra việc thực hiện các hoạt động nghiệp vụ về Công tác Văn thư và
hoạt động nghiệp vụ của Công tác Lưu trữ;
- Kiểm tra việc bố trí công tác nhân sự và bồi dưỡng nghiệp vụ;
- Kiểm tra việc bố trí kinh phí thực hiện Công tác Văn thư Lưu trữ và hoạt
động lưu trữ;
- Kiểm tra công tác báo cáo thống kê.
Qua mỗi đợt thanh tra, kiểm tra các đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân
quận Tây Hồ đều rút kinh nghiệm và hạn chế được những tồn tại đang diễn ra tại
cơ quan.
2.6 Sơ kết, tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ trong phạm vi Ủy ban
nhân dân quận Tây Hồ

Để báo cáo kịp thời tình hình thực hiện Công tác văn thư Lưu trữ tại Ủy
ban nhân dân quận Tây Hồ nhằm cung cấp cho Lãnh đạo cơ quan một cái nhìn
chân thực nhất về hoạt động Văn thư Lưu trữ tại cơ quan. Hằng năm, cơ quan
đều tổ chức hoạt động sơ kết Tổng kết Công tác Văn thư Lưu trữ bằng các báo
cáo. Cụ thể:
- Ngày 19/01/2017 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ đã ban hành Báo cáo số
13


16/BC-UBND về Tổng kết công tác Văn thư Lưu trữ năm 2016 và phương
hướng nhiệm vụ năm 2017.
- Ngày 08/5/2017 Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ Ban hành Dự thảo báo
cáo kết quả thực hiện công tác Văn thư Lưu trữ năm 2016 và 05 tháng đầu năm
2017, nhiệm vụ trọng tâm về công tác Văn thư lưu trữ 7 tháng cuối năm 2017
(báo cáo phục vụ công tác kiểm tra văn thư lưu trữ của Sở Nội vụ).
Nội dung của báo cáo trình bày các kết quả đạt được về :
- Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các quy định về Công
tác Văn thư Lưu trữ;
- Xây dựng và ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác văn thư,
lưu trữ;
- Báo cáo về công tác Tổ chức cán bộ;
- Báo cáo về thực hiện các khâu nghiệp vụ của Công tác Văn thư và Công
tác Lưu trữ;
- Công tác hủy tài liệu hết giá trị;
- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư lưu trữ;
- Thực hiện chế độ thông tin và báo cáo định kỳ đột xuất.
Như vậy có thể thấy, Công tác thanh tra, kiểm tra về Công tác Văn thư
Lưu trữ được Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ thực hiện rất đầy đủ và mang lại
hiệu quả cao.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Thực tiễn Công tác Văn thư
2.2.1.1 Soạn thảo và ban hành văn bản
Trình tự thủ tục ban hành văn bản:
Hầu hết các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của quận và
phường ban hành được thực hiện theo quy định tại Luật ban hành văn bản Quy
phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: Ban hành đúng căn
cứ pháp lý, đúng thẩm quyền về hình thức và nội dung, cơ bản đảm bảo đúng
trình tự thủ tục quy định, đa số các văn bản được ban hành đúng thể thức, kỹ
thuật trình bày văn bản.
14


Đối với các văn bản Hành chính thông thường: Nhìn chung các đơn vị
thuộc quận đã chấp hành nghiêm chỉnh việc thực hiện quy trình soạn thảo, trình
ký và ban hành văn bản: Ủy ban nhân dân quận và Ủy ban nhân dân các phường
đã phân công cán bộ Văn phòng thực hiện công tác kiểm tra văn bản trước khi
trình lãnh đạo ký, phê duyệt để chánh nhầm lẫn sai sót.
Công tác soạn thảo văn bản được giao cho cán bộ chuyên môn. Thuộc
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cá nhân nào thì giao cho đơn vị, cá nhân đó
soạn thảo. Việc xây dựng và ban hành văn bản gồm các bước:
- Cán bộ được phân công soạn thảo văn bản
- Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị kiểm tra nội dung tính pháp lý và ký
nháy vào văn bản
- Chuyên viên văn phòng kiểm tra nội dung, thể thức và trình ký
- Chánh Văn phòng kiểm tra, ký nháy
- Lãnh đạo UBND kiểm tra và phê duyệt
- Cán bộ văn thư kiểm tra thể thức văn bản, chữ ký của người có thẩm
quyền, đăng ký và làm thủ tục phát hành.
Việc xây dựng và ban hành văn bản của Uỷ ban nhân dân quận Tây Hồ
thực hiện theo Luật ban hành Văn bản Quy phạm pháp luật số 80/2015/QH13

ngày 22/6/2015 của Quốc hội; Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011của
Bộ Nội vụ, Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành
chính. Nội dung các quy định của cơ quan cấp dưới không được trái với cơ quan
cấp trên, các quyết định trong văn bản của Ủy ban nhân dân quận ngoài việc
tuân thủ các quy định của pháp luật còn phải tuân thủ các văn bản của các cơ
quan có chức năng, quản lý nhà nước, ngành, lĩnh vực ở thành phố, tỉnh, Trung
ương. Vì vậy việc soạn thảo và ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân quận
được xây dựng trên:
+ Xây dựng dựa vào tính chất của văn bản dự định ban hành và văn bản
ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì?
+ Xác định tên lọai văn bản, căn cứ vào tính chất mục đích và thẩm quyền
ban hành, đối tượng thi hành văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin: khâu này quan trọng vì nó có liên quan đến
nội dung của vấn đề cần soạn thảo để văn bản ban hành ra đạt được mục đích đề ra;
15


+ Xây dựng đề cương và viết bản thảo;
+ Sau khi văn bản đã được duyệt, người soạn thảo phải đọc lại văn bản
lần cuối để hoàn thiện về mặt thể thức và chuyển văn thư để ghi số, ngày, tháng,
năm, soát lại văn bản , trình ký chính thức đưa ra và phát hành.
Trên thực tế thì Ủy ban nhân dân quận ban hành một số loại văn bản hành
chính như: Quyết định, Báo cáo, Kế hoạch, Thông báo, Tờ trình, Công văn, Biên
bản, Hợp đồng, Chương trình, Nghị quyết, Hướng dẫn, Chỉ thị,…
Và các loại văn bản như; giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường. Cùng
với một số phiếu dùng trong công tác văn thư hàng ngày: phiếu báo, phiếu gửi…
Tất cả các văn bản trên nhằm phục vụ cho quản lý nhà nước ở UBND
quận Tây Hồ và theo đúng quy định của công văn 425/VTLTNN – NVTW.
Trình tự, thủ tục ban hành, thẩm quyền ký văn bản:
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân quận là người thay mặt Ủy ban nhân dân quận

ban hành các văn bản pháp quy quan trọng có liên quan đến nhiều lĩnh vực, các
báo cáo chung của Ủy ban nhân dân quận gửi cho Ủy ban nhân Thành phố, Hội
đồng nhân dân tại các kỳ họp Hội đồng.
Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận ký và ban hành các văn bản như: chỉ thị,
quyết định:
VD: TM.ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn A
Trường hợp chủ tịch đi vắng thì phó chủ tịch được chủ tịch ủy quyền ký
vào các văn bản trên
VD:

TM.ỦY BAN NHÂN DÂN
KT.CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH

Nguyễn Văn B

16


Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân quận được phép ký thay chủ tịch vào các
văn bản pháp quy và các văn bản hành chính khác của Ủy ban nhân dân quận
thuộc phạm vi công tác của mình được phân công.
Đối với các ủy viên của Ủy ban nhân dân quận phụ trách văn phòng, được
ủy quyền ký một số văn bản theo quy định của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.
Chánh văn phòng được phép ký thừa lệnh (TL) các văn bản hành chính thông
thường để truyền đạt ý kiến, chỉ đạo giải quyết công văn của Ủy ban nhân dân
quận hoặc đôn đốc, nhắc nhở về việc thực hiện các Nghị quyết của Hội đồng
nhân dân cũng như các Quyết định, Chỉ thị của Ủy ban nhân dân quận.

VD:

TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG

Nguyễn Văn C
Nhìn chung, Ủy ban nhân dân quận đã thực hiện đúng các quy định của
Nhà nước về trình tự, thủ tục ban hành cũng như thẩm quyền ban hành văn bản,
để đảm bảo giá trị pháp lý cũng như hiệu lực khi cơ quan ban hành.
2.2.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản
a. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đi (do chuyên viên Nguyễn Thị
Hương phụ trách). Quá trình xử lý công văn đi gồm các giai đoạn sau:
- Soạn thảo văn bản:
Các chuyên viên của các phòng ban chuyên môn, các đơn vị thuộc Quận
khi được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải tuân thủ các quy định của Nhà
nước; Thủ trưởng các phòng, ban, đơn vị trực thuộc quận được giao nhiệm vụ
soạn thảo Văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của nơi nhận đồng
thời phải chịu trách nhiệm về nội dung, tính pháp lý của văn bản;
- Kiểm tra về thể thức và nội dung văn bản.
Chuyên viên Văn phòng có trách nhiệm kiểm tra về thể thức và nội dung
Văn bản do các phòng ban chuyên môn chuyển đến. Chánh hoặc Phó văn phòng
17


ký nháy vào bên phải quyền hạn, chức vụ người ký đối với các Văn bản đạt yêu
cầu và trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận ký phê duyệt. Đối với các văn bản
không phù hợp về thể thức hoặc các Văn bản cần được sửa đổi bổ sung theo yêu
cầu của Lãnh đạo Văn phòng thì chuyên viên Văn phòng sẽ chuyển lại cho đơn
vị, cá nhân soạn thảo để hoàn thiện lại;

- Phê duyệt
Lãnh đạo Uỷ ban nhân dân quận hoặc Lãnh đạo Văn phòng khi được ủy
quyền thừa lệnh Uỷ ban nhân dân quận xem xét nội dung, hình thức, hoặc ký
chính thức đối với các Văn bản đạt yêu cầu. Nếu không đạt yêu cầu, chuyển trả
lại đơn vị soạn thảo Văn bản để chỉnh sửa. Chữ ký chính thức của người có thẩm
quyền ở văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ hoặc những thứ
mực để ký văn bản;
- Đăng ký Văn bản đi
Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức Văn bản, chữ ký, của
người có thẩm quyền có hợp lệ không. Nếu không đúng quy định về thể thức
Văn bản, Văn thư báo cáo Lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lại đơn vị soạn
thảo chỉnh sửa theo đúng quy định. Đối với các văn bản hợp lệ, Văn thư đăng ký
vào chương trình quản lý công văn đi – đến để lưu và phục vụ cho cuối năm in,
đóng thành sổ đăng ký văn bản. Việc đăng ký bằng sổ hiện nay ở Uỷ ban nhân
dân quận chỉ dùng để ghi một số thông tin cần thiết về văn bản như: ngày, tháng
văn bản, số ký hiệu văn bản, tên cá nhân và đơn vị lấy số( thuận tiện cho việc lấy
số nhanh chóng, liên hệ với các cá nhân, đơn vị khi có sai xót để sửa chữa, bổ
sung). Các văn bản do Uỷ ban nhân dân ban hành được đăng ký vào sổ riêng, có
hệ thống số riêng cho từng loại văn bản: sổ Quyết định, sổ Công văn, sổ Tờ trình,
sổ Thông báo, sổ Kế hoạch, sổ báo cáo; ngoài ra có sổ đăng ký riêng cho các văn
bản của Hội đồng nhân dân và Văn phòng.

18


Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phương pháp truyền thống)
•

Bìa sổ:
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI
Năm:…….
Từ ngày……. đến ngày………
Từ số……….. đến số…………
Quyển số:……….

Đăng ký phần bên trong
Số ký

Ngày

Tên loại và

hiệu

tháng

trích yếu nội

văn bản văn bản
1
2

Nơi nhận

dung văn bản
3

4

Người
ký
5

Nơi người
nhận bản
lưu
6

Ghi
chú
7

- Gửi Văn bản.
+ Đối với các đơn vị không nối mạng LAN, Văn thư có trách nhiệm nhân
bản theo nơi nhận và đóng dấu. Văn thư hoặc cán bộ được phân công soạn thảo
văn bản gửi theo nơi nhận và cho vào phong bì, ngoài phong bì ghi rõ tên cơ
quan nơi nhận, địa chỉ, số ký hiệu Văn bản và ký sổ bàn giao Công văn đi với
nhân viên giao thông. Những văn bản có mức độ khẩn, mật Văn thư đóng dấu
“Khẩn”, “Mật” lên bì văn bản. Văn bản khẩn phải gửi đi ngay trong ngày làm
việc. Những văn bản có cán bộ đến nhận trực tiếp thì yêu cầu cán bộ đó ký nhận
vào sổ bàn giao Công văn.
Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời gian
03 ngày làm việc kể từ ngày ký;
Mẫu bì của UBND quận

19


UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ

Địa chỉ: 657 Lạc Long Quân, Tây Hồ, Hà Nội
ĐT: 7.533.397
Kính gửi: ……..................
…………………………..
…………………………..

+ Đối với các phòng, ban, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân quận có nối
mạng LAN, Văn thư có trách nhiệm scan Văn bản đã ký, đóng dấu và gửi đi
theo chương trình phần mềm Web chỉ đạo;
- Văn bản gửi đi được lưu 01 bản gốc tại Văn thư và 01 bản tại đơn vị
soạn thảo Văn bản để theo dõi.
b. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến (do chuyên viên Trần Thị Thu
Huyền phụ trách). Quá trình giải quyết văn bản đi gồm các giai đoạn sau:
- Tiếp nhận văn bản:
Văn thư là đầu mối tiếp nhận văn bản gửi đến Uỷ ban nhân dân quận. Đối
với các văn bản “mật”, văn bản gửi đích danh tên đơn vị, tên cá nhân thì văn thư
sẽ chuyển thẳng vào hộp thư của đơn vị đó. Đối với các văn bản “ khẩn”, “hoả
tốc”, văn thư bóc bì và chuyển ngay đến Lãnh đạo văn phòng cho ý kiến. Đối
với loại văn bản khác thì văn thư bóc bì, phân loại, ghi vào phiếu xử lý văn bản
và kẹp phiếu xử lý văn bản để chuyển tới lãnh đạo văn phòng cho ý kiến.

20


Mẫu phiếu xử lý văn bản đến:
ỦY BAN NHÂN DÁN QUẬN TÂY HỒ

Ý KIẾN XỬ LÝ CỦA

VĂN PHÒNG HĐND&UBND

LÃNH ĐẠO UBND QUẬN

Công văn đến:
Số:
Ngày tháng năm 2013

- Đăng ký văn bản đến:

Kính gửi đ/c:

Văn bản đến sau khi có ý kiến đề xuất của lãnh đạo văn phòng sẽ được

chuyển lại cho văn thư để cập nhật vào chương trình Quản lý văn bản đi - đến để
lấy số đến, ngày tháng văn bản đến để chuyển lên lãnh đạo UBND cho ý kiến
chỉ đạo. Dấu văn bản đến được đóng ở lề bên trái, phía trên trang đầu của văn
bản, dưới số ký hiệu văn bản bằng mực đỏ.
Mẫu dấu đến của UBND quận Tây Hồ
UBND QUẬN TÂY HỒ
CÔNG VĂN ĐẾN
Số:…………….
Ngày:…………

Số đến được đánh liên tục bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm và kết thúc
vào ngày 31/12 hàng năm tại UBND quận Tây Hồ được văn thư phân chia làm
03 cấp, đánh số riêng cho 03 cấp: TW:109, Địa phương 209, Lĩnh vực khác 309
văn thư sẽ đánh số 01 cho 03 cấp
Việc lấy số đến của văn bản sẽ giúp cho những người có trách nhiệm quản
lý công tác văn thư của UBND quận lắm rõ được hàng năm cơ quan có bao

nhiêu văn bản đến.
Ngày

tháng

năm 2013

Ngày

tháng

năm 2013

Cập nhật lên Cổng giao tiếp điện tử quận

21


Khi đã hoàn tất thủ tục ban đấu văn thư sẽ tiến hành đăng ký văn bản đến.
•

Bìa sổ:
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN
Năm:…….
Từ ngày……. đến ngày………
Từ số……….. đến số…………
Quyển số:……….

Đăng ký bên trong:

Ngày

Số

Tác

Số,ký

Ngày

Tên loại Đơn vị

đến

đến

giả

hiệu

tháng

và trích

hoặc

văn

văn

văn

yếu nội

cá

bản

bản

bản

dung

nhân

6

nhận
7

1

2

3

4

5

Ký

Ghi

nhận

chú

8

9

Việc đăng ký văn bản đến sẽ giúp cho cán bộ văn thư dễ dàng trong việc
quản lý và tra tìm văn bản, qua đó thủ trưởng cơ quan biết được một năm có bao
nhiêu văn bản đến.
Sau khi văn thư đã đăng ký văn bản đến vào trang quản lý văn bản đến
bằng phần mềm quản lý văn bản đến của Uỷ ban nhân dân xong được cán bộ
văn thư cho vào cặp trình ký, bên ngoài có dán nhãn “ Cặp trình ký của bộ phận
văn thư’’ văn bản sẽ trình cho Chánh văn phòng xem xét và cho ý kiến phân
phối giải quyết, đối với văn bản quan trọng sẽ được chuyển ngay cho Chủ tịch
Uỷ ban nhân dân để cho ý kiến xử lý.
Xem xét cho ý kiến giải quyết: Căn cứ nội dung văn bản đến, Lãnh đạo
22