Tìm hiểu bộ máy tra cứu tin tại thư viện Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Tây

TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI
2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
===***===

NGUYỄN THU HUYỀN

TÌM HIỂU BỘ MÁY TRA CỨU TIN
TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO
ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ TÂY

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI
HỌC
Chuyên ngành: Thư viện Thông tin

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học

Th.S. GVC. NGUYỄN THỊ THÚY HẠNH

HÀ NỘI – 2012


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu, khảo sát thực tiễn tại thư viện trường Cao
đẳng sư phạm Hà Tây, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân, tôi đã nhận được sự
động viên, giúp đỡ của thầy cô giáo và các bạn. Tôi xin được bày tỏ lòng cảm
ơn sâu sắc đến các thầy cô giáo ngành Thư viện - thông tin, trường Đại học sư
phạm Hà Nội 2- Những người đã tận tình dạy bảo, truyền đạt cho tôi những
tri thức khoa học quý báu trong suốt 4 năm tôi học tập tại trường. Đặc biệt, tôi
xin gửi lời cảm ơn chân thành và biết ơn sâu sắc tới Th.S. GVC Nguyễn Thị
Thúy Hạnh, người đã trực tiếp chỉ bảo, hướng dẫn và giúp đỡ tôi trong suốt
quá trình thực hiện khóa luận này.

Qua đây tôi cũng xin gửi lời cảm ơn trân thành của mình tới các cán bộ
công tác tại thư viện trường cao đẳng sư phạm Hà Tây cùng toàn thể bạn bè,
gia đình, những người đã động viên, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình tôi thực
hiện đề tài.
Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2012
Sinh viên

Nguyễn Thu Huyền

1


LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu này là của riêng tôi dưới sự
hướng dẫn của Ths. GVC. Nguyễn Thị Thuý Hạnh – giảng viên khoa Thông
tin – Thư viện, Trường Đại học Khoa học Xã Hội và Nhân Văn – Đại học
Quốc Gia Hà Nội. Các kết quả nghiên cứu trong khóa luận là trung thực và
không trùng với kết quả nghiên cứu của các tác giả khác. Nếu sai, tôi xin hoàn
toàn chịu trách nhiệm.

Hà Nội, ngày 02 tháng 05 năm 2012
Ngƣời cam đoan

Nguyễn Thu Huyền


Danh mục các từ viết tắt trong khóa luận
CĐSPHT:

Cao Đẳng Sư Phạm Hà Tây.

CSDL:

Cơ sở dữ liệu.

DDC:

Dewey Decimal Classification.

ISBD:

International Standard Bibliographic Description.

NDT:

Người dùng tin.

TT-TV:

Thông tin- Thư viện.
MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM
ĐOAN MỞ
ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

......................................................................................................................
3
3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài
......................................................................................................................
3
4. Phạm vi nghiên cứu
......................................................................................................................
3
5. Đó ng gó p về lý luậ n và thƣ̣ c tiễ n củ a đề tà i
......................................................................................................................
4
6. Bố cục của khóa luận
4
CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ
PHẠM HÀ TÂY VÀ THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ


PHẠM HÀ TÂY
......................................................................................................................
5
1.1 Quá trình hình thành và phát triển Thƣ viện trƣờng Cao
đẳng sƣ phạm Hà Tây
5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện.
8
1.3 Cơ cấu tổ chức của thƣ viện.
9
1.4 Cơ sở vật chất kĩ thuật và đội ngũ cán bộ của thƣ viện.
11
1.4.1 sở vật chất kĩ thuật

11
1.4.2 Đội ngũ cán bộ
12
1.5 Nguồn lực thông tin.
13
1.6 Đối tƣợng phục vụ.
14
CHƢƠNG 2: HIỆN TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN TẠI THƢ
VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ TÂY
........................................................................................................................
17
2.1 Vai trò, chức năng của bộ máy tra cứu tin trong các cơ quan thông
tin- thƣ viện.
..........................................................................................................................
17
2.1.1 Định nghĩa bộ máy tra cứu tin.
..........................................................................................................................
17
2.1.2. Vai trò, tác dụng của bộ máy tra cứu tin.
17


2.1.3. Chức năng.................................................................................................18
2.2. Cấu trúc của bộ máy tra cứu tin tại Thƣ viện trƣờng Cao đẳng sƣ
phạm Hà Tây......................................................................................................19
2.3. Bộ máy tra cứu tin truyền thống...............................................................20
2.3.1 Hệ thống mục lục.......................................................................................20
2.3.1.1. Mục lục chữ cái......................................................................................23
2.3.1.2. Mục lục phân loại...................................................................................27
2.3.2 Thư mục.....................................................................................................42

2.3.3 Các loại tài liệu tra cứu.............................................................................42
2.4. Nhận xét.......................................................................................................44
2.4.1. Ưu điểm.....................................................................................................44
2.4.2. Hạn chế.....................................................................................................45
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN BỘ MÁY
TRA CỨU TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM
HÀ TÂY.............................................................................................................46
3.1. Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin truyền thống............................................46
3.2. Xây dựng bộ máy tra cứu tin hiện đại......................................................48
3.3. Đào tạo Ngƣời dùng tin.............................................................................49
3.4. Nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ.............................................................51
3.5. Tăng cƣờng hoạt động hợp tác trao đổi...................................................53
KẾT LUẬN........................................................................................................55
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................56
PHỤ LỤC



1. Tính cấp thiết của đề tài.

MỞ ĐẦU
Từ nhữ ng năm 50 của thế kỷ XX cho đế n nay vớ i sự xuấ t hiệ n củ a
nề n văn minh trí tuệ t huộ c cá c lĩ nh vự c khoa họ c , ki thuật, công nghệ ,
kinh tế và xã hội đã mang lại nhiều biến đổi sâu sắc chư

a từ ng có

trong lị ch sử loài ngườ i. Trên thự c tế , thờ i đạ i trí tuệ đang đượ c mở mà
n bở i mộ t loạ t cá c cuộ c Cách mạ ng nố i tiế p nhau như : Cách mạng công
nghệ , Cách mạng thông tin vớ i cá c ngà nh có hà m lượ ng khoa họ c kĩ

thuậ t cao là m then chố t

: tin họ c, vi điệ n tử , viễ n

thông, công nghệ sinh họ c, vậ t liệ u mớ i, năng lượ ng mớ i.
Nhữ ng ngà nh nà y đã , đang và sẽ là m biế n đổ i cơ bả n về cá c công
cụ , các phương phá p tổ chứ c quả n lý nề n sả n xuấ t xã hộ i cũ ng như dị
ch vụ là m cho sản xuất phát triển cao, tinh vi chưa từ ng thấ y. Vớ i sự phá t
triể n củ a khoa họ c và kỹ thuậ t đã dẫ n tớ i sự bù ng nổ thông tin và đây
là thờ i đạ i củ a kinh tế tri
thứ c đang hì nh thà nh và phá t triể n , loài người đang bước vào kỷ nguyên
văn minh trí tuệ .
Ngày nay, các cơ quan thông tin- thư việ n đó ng mộ t vai trò vô cù ng
quan trọng trong quản lý xã hội thông tin và thúc đẩy nền kinh tế tri thức phát
triển, đặ c biệ t là khi mà khố i lượ ng tà i li ệu khoa họ c tăng theo cấ p số
nhân , phong phú về nội dung , đa dạ ng về hì nh thứ c , tồ n tạ i dướ i nhi
ều dạng thức khác nhau: dạng giấy, dạng vi phim, đĩ a từ , đĩ a quang. Đặc
biệt sự phát triển cực kì nhanh chó ng củ a Internet đã và đang mở ra nhữ ng
thờ i cơ và thá ch thứ c mớ i
đố i vớ i việ c sả n sinh, lưu giữ , tìm kiếm và cung cấ p thông tin.
Cùng với sự phát triển của các thư viện công cộng, nhằ m nâng cao trì nh
độ dân trí , đá p ứ ng nhu cầ u giả i trí cho ngườ i dân thì thư việ n cá c trườ ng
1


cao đẳ ng nhấ t là cá c trườ ng cao đẳ ng trong hệ thố ng sư phạ mũcng đang
được đầu tư, phát triể n mạ nh mẽ bở i đây là nơi gó p phầ n giá o d,uđ̣ cà o tạ
o nguồ n nhân lự c cho xã h.ộ i

1

Nhậ n thứ c đượ c tầ m quan trọ ng đó

, thư việ n trườ ng Cao đẳ ng

sư phạ m Hà Tây thuộc huyện Thường Tín , thành phố Hà Nộ i đã không
ngừ ng nâng cao, cải thiện cho bộ máy tra cứu của thư viện ngày càng hoàn
chỉnh hơn , thư việ n đã nỗ lự c trong việ c thự c hiệ n việ c tin họ c hó a ,
hiệ n đạ i hó a cá c hoạ t độ ng trong thư việ n . Đây chí nh là mộ t bướ c
phát triển đối với thư viện , từ mộ t
thư việ n hoà n toà n truyề n thố ng đã chuyể n sang mộ t thư việ n có sự kế t
hợ p hà i hò a giữ a truyề n thố ng và hiệ n đạ i giú p trườ ng Cao đẳ ng sư
phạ m Hà Tây nó i chung và thư việ n củ a trườ ng nói riêng nhanh chó ng
hò a nhậ p vớ i k ỷ nguyên thông tin, nề n văn minh trí tuệ .
Trong quá trì nh hiệ n đạ i hó a , thư việ n trườ ng Cao đẳ ng sư phạ m
Hà Tây luôn chú trọ ng đầ u tư và phá t triể n bộ má y tra cứ u tin - mộ t
trong nhữ ng bộ phậ n quan trọ ng củ a thư việ n . Bộ má y tra cứ u tin là
nơi phả n á nh mộ t cá ch đầ y đủ nhấ t nguồ n tà i liệ u củ a thư việ n , là
công cu đắc lực nhất giúp cán bộ
thư việ n kị p thờ i bổ sung, xử lý và thanh lý tà i liệ u nhằ m đá p ứ ng nhu
cầ u cao nhấ t củ a ngườ i dù ng tin.
Thư việ n trườ ng Cao đẳ ng sư phạ m Hà Tây là mộ t thư việ n đang t
rong
quá trình hiện đại hóa và phát triển bộ máy tra cứu tin . Hiệ n nay, bộ má y
tra cứ u tin củ a thư việ n đang hoạ t độ ng mộ t c ách có hiệu quả và ngày
càng hoàn thiệ n hơn. Bên cạ nh nhữ ng mặ t đã đạ t đượ c , bộ má y tra cứ u
tin củ a thư việ n trườ ng Cao đẳ ng sư phạ m Hà Tây vẫ n có nhữ ng hạ n
chế nhấ t đị nh đò i hỏ i phải có sự đầu tư hơn nữa nhằm đáp ứ ng nhu cầ u tì
m tà i liệ u , thông tin phụ c vu công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập của

cán bộ , giáo viên và sinh viên trong nhà trườ ng . Từ nhữ ng vấ n đề lý luậ
n và thự c tiễ n nêu trên , tôi đã chọ n đề tài: “ Tì m hiể u bộ má y tra cứ u
tin tạ i thư việ n trườ ng Cao đẳ ng sư phạ m Hà Tây” làm đề tài khóa luận tốt
nghiệp.
2


2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở nghiên cứ u thự c trạ ng hoạ t độ ng củ a bộ má y tra cứ u
tin tạ i thư việ n trườ ng Cao đẳ ng sư phạ m Hà Tây, rút ra những nhận xet,
đá nh giá về hiệ u quả hoạ t độ ng từ đó đề xuấ t cá c giả i phá p gó p phầ
n hoà n thiệ n và phá t triể n bộ má y tra cứ u tin , nâng cao chấ t lượ ng ,
hiệ u quả công tá c tra cứ u và công tá c phụ c vụ bạ n đọ c củ a thư việ n
trong giai đoạ n hiệ n nay.
3. Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài
Phải khẳng định rằng việc tìm hiểu bộ máy tra cứu tin trong hoạt động
Thông tin- Thư việ n không phả i là mộ t đề tà i mớ i , bở i lẽ viế t về vấ n
đề nà y đã có nhiề u bà i đăng trên tạ p chí chuyên ngành, các luận văn thạc
sĩ , các khóa luậ n tố t nghiệ p . Tôi hi vọng rằng các kết quả đạt được trong
nghiên cứu này se là những đóng góp thiết thực về mặ t lý luậ n cũ ng như
thự c tiễ n trong công tác tô chức và hoàn thiện bộ máy tra cứu tin tại thư viện
trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây trong thời gian tới.
4. Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là tìm hiểu thực rtạng hoạt động của bộ máy
tra cứ u tin tạ i thư việ n trườ ng Cao đẳ ng sư phạ m Hà Tây, đề xuất các giải
pháp
nhằ m nâng cao chấ t lượ ng củ a bộ má y tra cứ u tin tạ i thư việ n trườ ng Cao đẳ
ng sư phạm Hà Tây.
Phương phá p nghiên cứ u của đề tà i là vậ n dụ ng phương phá p luậ n củ a
chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch s. ửBên cạ nh đó cò n sử dụ ng cá c

phương pháp:
 Phương phá p so sá nh, đá nh giá .
 Phương phá p khả o sá t thự c tế.
 Phương phá p phân tí ch, tổ ng hợ p số liệ u.
 Phương pháp thống kê tài liệu và số liệ u.


5. Đó ng gó p về lý luậ n và thƣ̣ c tiễ n củ a đề tà i
Bằ ng sự cố gắ ng và nỗ lự c hế t mì nh , vậ n dụ ng nhữ ng kiế n thứ
c đã họ c và những hiểu biết thực tế trong quá trì

nh thự c tậ p tạ i thư

việ n trườ ng Cao đẳ ng sư phạ m Hà Tây để có thể hoà n thà nh khó a luậ n
mộ t cá ch tố t nhấ t trong điề u kiệ n và thờ i gian cho phé p , đó ng gó p củ
a khó a luậ n tậ p trung và o cá c điể m sau:
- Nêu lên thự c trạ ng tổ chứ c và hoạ t độ ng củ a bộ má y tra cứ u tin
tạ i thư việ n trườ ng Cao đẳ ng sư phạ m Hà Tây trong thờ i điể m hiệ n nay.
- Phân tí ch, nhậ n xé t, đá nh giá đặ c điể m và hoạ t độ ng củ a bộ má
y tra cứ u tin để đưa ra mộ t số đề xuấ t , giải pháp góp phần hoàn thiện và
nâng cao chất
lượ ng hoạ t độ ng củ a bộ má y tra cứ u tin tạ i thư việ n trườ ng Cao đẳ ng sư
phạ m Hà Tây.
6. Bố cục của khóa luận
Ngoài lời mở đầu, kết luận, muc lục, phu luc và danh muc các tài liệu
tham khảo thì bố cuc của khóa luận bao gồm ba chương:
Chƣơng 1: Giới thiệu khái quát về thƣ viện trƣờng Cao đẳng
sƣ phạ Hà Tây.
Chƣơng 2: Hiện trạng bộ máy tra cứu tin tạ thƣ viện trƣờng
Cao đẳng sƣ phạ

Hà Tây.

Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy tra cứu
tin tạ thƣ viện trƣờng Cao đẳng sƣ phạ

Hà Tây.


CHƢƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ
TÂY VÀ THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ
TÂY.
1.1 Quá trình hình thành và phát triển Thƣ viện trƣờng Cao đẳng
sƣ phạm Hà Tây.
Trường cao đẳng sư phạm Hà Tây tiền thân là trường Trung cấp sư
phạm liên tỉnh Hà Nội- Hà Đông- Sơn Tây được thành lập ngày 12/11/1959
tại khu học xá Đông Phù, thuộc xã Đông Mỹ, huyện Thanh Trì - Hà Nội.
Trường đã long trọng làm lễ khai giảng khóa đào tạo đầu tiên với 8 lớp
gồm 300 giáo sinh, đối tượng tuyển sinh là giáo viên cấp I và học sinh vừa tốt
nghiệp cấp II. Trường có 10 thầy, cô giáo và 20 cán bộ công nhân viên. Cơ sở
vật chất đơn sơ, tất cả đều “nhà tranh vách đất” và những ngọn đèn dầu. Đơn
sơ là thế, khó khăn gian khô là thế song thầy trò vui mừng, hào hứng bởi quê
hương mình đã có trường sư phạm. Những khó khăn thiếu thốn ấy dần được
khắc phuc. Phong trào xung phong tình nguyện, thi đua “Dạy tốt học tốt”,
“Học thêm giờ, làm thêm việc, đẹp như công viên, sạch như bệnh viện,
nghiêm như bộ đội”, đã ghi một dấu son rực rỡ vào trang đầu của lịch sử nhà
trường.
Những mốc lịch sử quan trọng của trƣờng CĐSPHT
1963

Sau hai khóa đào tạo, trường chuyển về huyện Thường Tín, Hà Đông
và đến năm học 1963- 1964 Bộ Giáo duc quyết định giao trường cho tỉnh Hà
Đông, Hà Nội, Sơn Tây thành lập trường riêng.


1965
Năm 1965 hai tỉnh Hà Đông và Sơn Tây hợp nhất thành tỉnh Hà Tây,
theo đó năm học 1965- 1966, hai trường Trung cấp sư phạm Hà Đông, Trung
cấp sư phạm Sơn Tây nhập lại thành trường Trung cấp sư phạm Hà Tây với
600 giáo sinh đào tạo theo chương trình 7+3 chia thành 2 ban: Khoa học xã
hội, khoa học tự nhiên cùng 70 thầy cô giáo, cán bộ công nhân viên.
Ngày 05/08/1964 đế quốc Mỹ nem bom miền Bắc, “Những năm bom
Mỹ trút trên mái nhà, những năm khẩu súng theo người đi xa”, nhiều thầy
giáo, nhiều giáo sinh nhập ngũ chi viện cho tiền tuyến, những người ở lại
“Tay bút tay súng” vừa giảng dạy tốt, học tập tốt vừa sẵn sàng chiến đấu và
phuc vu chiến đấu.
Tháng 9/1965
Trường sơ tán về xã Tự Nhiên và xã Chương Dương huyện Thường
Tín bên bờ sông Hồng.
Tháng 9/1966
Trường được tách làm hai: Trường sư phạm cấp 2 Tự Nhiên với 500
giáo sinh, thầy trò ở lại xã Tự Nhiên và xã Chương Dương. Trường Sư phạm
cấp 2 Xã hội có 200 giáo sinh, thầy trò chuyển xuống xã Hoàng Long, huyện
Phú Xuyên rồi sau đó chuyển về các xã Hòa Bình, Tân Minh, Nguyễn Trãi,
huyện Thường Tín.
Năm 1970
Để chuẩn bị nâng cấp hệ đào tạo từ 7+3 lên 10+3 hai trường sư phạm
cấp 2 Tự Nhiên, sư phạm cấp 2 Xã hội được nhập lại thành trường sư phậm
cấp 2 Hà Tây và đến năm 1972 trường sư phạm 10+3 được thành lập tọa lạc
trên đồi Keo thị trấn Xuân Mai, huyện Chương Mỹ, đây là một bước tiến mới:

nâng cấp chương trình đào tạo, là tiền đề để trở thành trường Cao đẳng sư
phạm Hà Tây.


Năm 1973, kết thúc chiến tranh phá hại miền Bắc, thầy trò trường Sư
phạm 10+3 từ khu sơ tán lại trở về Thường Tín cùng kền vai sát cánh khôi phục
lại nhà trường.
Năm 1976
Hai tỉnh Hà Tây và Hòa Bình sáp nhập thành tỉnh Hà Sơn Bình, tỉnh có
2 trường sư phạm: Trường sư phạm 10+3A đào tạo giáo viên cho các huyện
đồng bằng, trường sư phạm 10+3B đào tạo giáo viên cho các huyện miền núi
của tỉnh.
Ngày 21/03/1978
Trường Cao đẳng sư phạm Hà Sơn Bình được thành lập trên cơ sở
trường sư phạm 10+3A Hà Sơn Bình.
Năm 1991
Tỉnh Hà Sơn Bình lại tách thành hai tỉnh Hà Tây và Hòa Bình, trường
Cao đẳng sư phạm Hà Sơn Bình đôi tên thành trường cao đẳng sư phạm Hà
Tây. Gần một nửa thế kỷ qua, trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây kế thừa kinh
nghiệm của các giai đoạn trước, chủ động sáng tạo, xây dựng và phát triển.
Cuối năm 1991 Uỷ ban nhân dân tỉnh quyết định nhập trường Cán bộ quản lý
vào trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây.
Năm 2004
Đầu năm 2004 khối sư phạm thuộc trường Cao đẳng cộng đồng Hà Tây
được điều chuyển về trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây.
45 năm qua, ngót nửa thế kỉ, một chặng đường dài duy trì và phát triển,
lớp lớp thầy, trò kế tiếp nhau say mê giảng dạy, học tập, say mê cống hiến vì
mái trường sư phạm thân yêu. Từ buổi ban đầu đơn sơ, giờ đây trường đã lớn
mạnh không ngừng với cơ ngơi khang trang, những thiết bị dạy và học hiện
đại với quy mô đào tạo và lưu lượng gần 2000 sinh viên gồm 11 chuyên

ngành, toàn trường có 326 cán bộ giảng viên, công nhân viên với 17 đơn vị


Phòng- Ban- Khoa điều hành quản lý. 45 năm qua, dù trong hoàn cảnh nào
trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây vẫn phát triển- hấp dẫn- tỏa sáng. Đó là
niềm tự hào của mỗi cán bộ, giảng viên, công nhân viên, sinh viên dưới mái
trường thân yêu này.
Năm 2008
Từ 1 tháng 8 năm 2008 toàn bộ địa giới của Hà Tây được sáp nhập vào
thủ đô Hà Nội tuy nhiên có 2 trường cao đẳng sư phạm, trường cao đẳng sư
phạm Hà Tây vẫn giữ nguyên tên cũ là trường Cao đẳng sư phạm Hà Tây.
Ban đầu thư viện trường CĐSPHT chưa có chủ trương xác định rõ là
thư viện độc lập nên nhà trường đã ghép thư viện là một bộ phận nằm trong
sự điều hành, quản lý của phòng giáo vụ. Lúc đó thư viện mới chỉ là một
phòng nhỏ với vốn tài liệu ít ỏi, cơ sở vật chất nghèo nàn cùng với 2 cán bộ.
Từ năm 1986 Thư viện trở thành một đơn vị độc lập hoạt động dưới sự
chỉ đạo của Ban giám hiệu. Số lượng sách báo trong thời kỳ này tăng lên đáng
kể, chất lượng hoạt động cũng được nâng cao hơn. Thư viện bước đầu đã đáp
ứng được yêu cầu giảng dạy, học tập, nghiên cứu của các cán bộ và sinh viên
trong trường CĐSPHT. Số lượng cán bộ cũng tăng lên và được đào tạo về
nghiệp vu thư viện. Cho đến nay Thư viện được đầu tư cải tạo, nâng cấp
thành 2 tầng với tông diện tích hơn 2000m².
Trong tương lai nhà trường đã có dự án xây dựng thư viện điện tử với
tòa nhà 7 tầng, trang thiết bị hiện đại. Dự án này đang bước đầu thực thi. Điều
đó chứng tỏ sự quan tâm của nhà trường tới việc xây dựng và phát triển thư
viện.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của thƣ viện.
Để đạt hiệu quả cao trong hoạt động của mình thư viện trường
CĐSPHT đã được ban giám hiệu nhà trường giao cho những chức năng và

nhiệm vu phù hợp với yêu cầu của thư viện nói chung và tình hình phát triển
của trường CĐSPHT nói riêng, đó là:
- Nghiên cứu thu thập, bô sung, xử lý tài liệu về cá bộ môn có liên quan
đến việc phuc vu công tác giảng dạy.
- Thu thập, bô sung và trao đổi các thông tin cần thiết, tiến hành xử lý tài
liệu, cập nhật các dữ liệu và đưa vào hoạt động.
- Tô chức, sắp xếp, lưu trữ và bảo quản kho tài liệu của thư viện.
- Xây dựng hệ thống tra cứu tìm tin theo phương pháp truyền thống và
hiện đại.
- Nghiên cứu khoa học thông tin, tư liệu, thư viện góp phần xây dựng lý
luận khoa học chuyên ngành. Ứng dung những thành tựu khoa học kỹ thuật
mới vào hoạt động của thư viện.
- Kiểm tra định kỳ các loại tài liệu hiện có trong thư viện.
- Quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản được giao bao gồm toàn bộ
trang thiết bị và vốn tài liệu.
- Kết hợp chặt che với các đơn vị phòng ban trong nhà trường để hoàn
thành tốt nhiệm vu được giao.
- Thường xuyên tô chức bồi dưỡng nghiệp vu chuyên môn, kiến thức về
ngoại ngữ, tin học cho cán bộ thư viện nhằm nâng cao chất lượng hoạt động.
- Phát triển quan hệ trao đổi, hợp tác với các thư viện khác để bô sung
thêm vào kho tài liệu của thư viện.
- Tông kết và rút kinh nghiệm trong việc nghiên cứu các vấn đề lý luận
trong hoạt động TT-TV.
1.3 Cơ cấu tổ chức của thƣ viện.
Những năm đầu thành lập, thư viện trường CĐSPHT mới chỉ có 4 cán
bộ và số tài liệu chưa nhiều. Đến nay thư viện đã có cơ cấu tô chức gồm 4 bộ
phận dưới sự chỉ đạo của Ban chủ nhiệm thư viện.

Chủ nhiệm thƣ viện

Bộ phận
nghiệp vụ
Phòng bô
sung.
Phòng biên mục, phân loại.

Bộ phận dịch
Bộ phận phục
vụ
vụ

Phòng bán giáo
Phòng tra cứu.
trình và sách tham khảo.
Phòng cho mượn tài liệu.
cấpsinh
thẻ viên.
thư viện.
Phòng đọc sách tham Phòng
khảo của
Phòng đọc tự chọn. Phòng photo tài liệu.

Hình 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của thƣ viện
Ban chủ nhiệm thư viện gồm một chủ nhiệm thư viện và 1 phó
chủ nhiệm thư viện.
Chủ nhiệm thư viện là người chịu trách nhiệm về mọi mặt công tác của
thư viện trước Ban giám hiệu nhà trường về tô chức, quản lý, chuyên môn và
các hoạt động khác của thư viện; phó chủ nhiệm thư viện phu trách một số

lĩnh vực cu thể trong thư viện như: quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, công tác
nghiệp vu thư viện.
1. Bộ phận nghiệp vụ: Có trách nhiệm bô sung, trao đôi tài liệu, tô
chức hệ thống muc luc, phân loại tài liệu.
2. Bộ phận phuc vụ: Có nhiệm vu phục vu tài liệu đọc tại chỗ và mượn
về nhà.


3. Bộ phận dịch vụ: Có nhiệm vu bán giáo trình, sách tham khảo,
photo tài liệu, cấp thẻ thư viện.
1.4 Cơ sở vật chất kĩ thuật và đội ngũ cán bộ của thƣ viện.
1.4.1 Cơ sở vật chất kĩ thuật.
Thực hiện hiện đại hóa thư viện, thư viện luôn được quan tâm và đầu tư
nguồn kinh phí lớn, vì vậy toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật được đôi mới đáng
kể, nguồn lực thông tin được tăng cường theo yêu cầu đặt ra trong thực tiễn
học tập và giảng dạy của giảng viên và sinh viên trong trường.
- Cơ sở hạ tầng: thư viện trường CĐSPHT hiện nay với tông diện tích
hơn 2000 m² với gần 130.000 đầu sách, bao gồm 2 tầng với 10 phòng chức
năng trong đó có 5 phòng phuc vu, 2 phòng nghiệp vu và 3 kho.
- Cơ sở kỹ thuật: Thư viện đã bô sung và nâng cấp hệ thống trang thiết
bị hiện đại, bao gồm:
 Máy chủ: 1 chiếc.
 Máy tính 5 chiếc máy bàn
 Tủ phích truyền thống: 5 tủ.
 6 giá compac hiện đại.
 Máy Photocopy: 1 chiếc, 1 máy in.
 Điều hòa nhiệt độ: 3 chiếc.
 Máy hút ẩm 2 chiếc, máy hút bụi 2 chiếc.
 Bình bọt ô xy.
Ngoài ra còn có hệ thống quạt gió, fax, máy phát điện, hệ thống bàn

ghế, giá sách… được lắp đặt đảm bảo đúng yêu cầu và chất lượng của 1 thư
viện.
Với hệ thống cơ sở hạ tầng, cơ sở kỹ thuật được đầu tư và xây dựng
hiện đại đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển công tác chuyên môn,
nghiệp vu của cán bộ và đáp ứng nhu cầu tin hiệu quả nhất cho đối tượng
NDT ở trung tâm.


1.4.2 Đội ngũ cán bộ.
Cán bộ thư viện đóng vai trò rất quan trọng trong việc đảm bảo quá
trình hoạt động của thư viện một cách hiệu quả và liên tuc. “Cán bộ thư viện
không chỉ là cầu nối giữa sách và bạn đọc mà còn là cầu nối giữa tài liệu với
tài liệu, tài liệu với cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ sở vật chất kỹ thuật với người
đọc”.
Ngày nay, trước sự bùng nô của thông tin, người cán bộ thư viện không
chỉ có vai trò quản lý và tô chức phuc vu thông tin theo yêu cầu của NDT mà
còn có vai trò quan trọng trong việc giúp NDT lựa chọn những tài liệu phù
hợp với nhu cầu, hướng NDT đến những thông tin có giá trị cả về nội dung và
hình thức. Đặc biệt trong các trường đại học và cao đẳng thuộc khối sư phạm
thì những vai trò này phải được phát huy một cách mạnh me bởi cán bộ, giảng
viên và sinh viên trong nhà trường luôn cần có những tài liệu, thông tin có
chất lượng để phuc vu cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập.
Trên cơ sở xác định rõ vai trò và và tầm quan trọng đặc biệt của các cán
bộ thư viện, Ban giám hiệu nhà trường và ban chủ nhiệm thư viện rất quan tâm
đến việc tô chức và nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ trong thư viện. Hằng
năm, ban chủ nhiệm thư viện đã cử cán bộ đi học các lớp bồi dưỡng về chuyên
môn và nghiệp vu ở các trường đào tạo chuyên môn về nghiệp vu thư viện
nhằm học hỏi những kinh nghiệm tiên tiến để áp dụng vào hoạt động thực tiễn
của đơn vị mình.
Hiện nay, đội ngũ cán bộ của thư viện có 8 người với trình độ chuyên

môn vững vàng và ngày càng được nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vu để
đáp ứng với yêu cầu, nhiệm vu của thư viện trong thời kỳ hiện đại ngày nay.
Trung tâm có 1 thạc si chuyên ngành TT - TV, 2 cán bộ có trình độ đại học tốt
nghiệp ở các trường đại học chuyên ngành TT - TV, số còn lại tốt nghiệp các
trường cao đẳng về chuyên ngành TT - TV. Các cán bộ đều có trình độ tiếng
Anh, tin học cơ bản.


Đôi ngũ cán bộ tại thư viện được Ban chủ nhiệm thư viện phân bô làm
việc ở các phòng ban một cách hợp lý, khoa học nhằm đảm bảo cho hoạt động
của thư viện đạt được hiệu quả tốt nhất.
Cùng với việc đẩy mạnh công tác đổi mới chất lượng giáo duc của
trường CĐSPHT luôn được sự quan tâm và đầu tư của nhà trường, tạo điều
kiện cho đội ngũ cán bộ thường xuyên được nâng cao chuyên môn nghiệp vu,
mở các lớp học Tiếng Anh và tin học, các lớp tập huấn về nghiệp vu thư viện.
1.5 Nguồn lực thông tin.
Nguồn lực thông tin hay chính là vốn tài liệu của cơ quan TT - TV là
bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu phù hợp với chức năng, loại hình và đặc
điểm của từng thư viện, nhằm phuc vu cho bạn đọc của chính thư viện đó
hoặc của các thư viện khác, được phản ánh toàn diện trong bộ máy tra cứu,
cũng như để bảo quản lâu dài trong suốt thời gian được NDT quan tâm.
Trong hoạt động thư viện, tài liệu là đối tượng của công tác bô sung, tô
chức kho, xử lý kỹ thuật, tuyên truyền, giới thiệu, khai thác, sử dung và phục
vu bạn đọc của thư viện. Do đó công tác bô sung tài liệu luôn được các cơ
quan TT-TV nói chung và thư viện trường CĐSPHT nói riêng chú ý quan
tâm. Nguồn lực thông tin của trường CĐSPHT ngày càng được bô sung tăng
lên cả về số lượng và chất lượng phù hợp với các chuyên ngành đào tạo, phuc
vu công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập của cán bộ, giáo viên và sinh
viên trong nhà trường.
Cho đến nay, thư viện trường CĐSPHT đã có vốn tài liệu khá phong phú và

phù hợp với nhu cầu của NDT trong trường.
Theo thống kê tháng 2/2012, số tài liệu của thư viện hiện nay là
130.000 đầu sách, bao gồm:


Tên tài liệu

Số lƣợng( bản)

Sách Việt văn

122.510

Sách ngoại văn

4.813

Tạp chí Việt

2.470

Đề tài nghiên cứu của giáo viên

207

Tổng số

130.000

Hình 2: Bảng thống kê số lƣợng tài liệu truyền thống tại thƣ viện trƣờng

CĐSPHT
1.6 Đối tƣợng phục vụ.
Trong xã hội tri thức ngày nay, số lượng NDT ngày càng phong phú và
đa dạng. NDT vào bất cứ thời gian nào cũng bị ảnh hưởng bởi nền kinh tế xã
hội. Đối tượng NDT của thư viện bao gồm: các nhà quản lý, nghiên cứu
sinh, giảng viên, sinh viên hiện đang học tập dưới nhiều hình thức học tập
khác nhau như: chính quy, liên thông. Có thể thấy đối tượng NDT của thư
viện đa dạng và phong phú. Mỗi một đối tượng lại có những đặc điểm riêng
mang tính đặc thù, Vì vậy đặc điểm của nhu cầu về tài liệu cũng đa dạng và
phong phú. Do đó cần phải đi sâu nghiên cứu, nhận biết đặc điểm nhu cầu tin
của từng đối tượng NDT để bô sung các tài liệu và các phương thức phục vu
phù hợp.
Có thể chia NDT của thư viện trường CĐSPHT thành 3 nhóm chính sau:
 Nhóm NDT là cán bộ quản lý, lãnh đạo
Cán bộ quản lý lãnh đạo trong nhà trường là đội ngũ cán bộ từ Hiệu
trưởng, Ban giám hiệu, các cấp lãnh đạo, các Ban chủ nhiệm Khoa và Bộ
môn. Nhóm NDT này không lớn nhưng đặc biệt quan trọng. Bởi vì họ vừa là
người sử dung thông tin vừa là chủ thể thông tin. Đối với họ thông tin là công


cu quản lý và quản lý là quá trình biến đổi thông tin thành hành động. Do đó
thông tin càng đầy đủ, chính xác thì quá trình quản lý càng đạt hiệu quả cao.
Muc đích sử dung thông tin của nhóm NDT này là để nghiên cứu khoa
học và ra các quyết định. Vì đặc điểm công việc của họ là nghiên cứu các loại
tài liệu về giáo dục đào tạo, khoa học công nghệ, chính trị xã hội, đặc biệt là
các tài liệu về linh vực sư phạm nhằm tìm hiểu một cách cu thể sát thực các
yêu cầu hiện nay của xã hội, từ đó đưa ra các quết định đúng đắn cho sự phát
triển công tác giáo dục cho nhà trường.
 Nhóm NDT là cán bộ giảng dạy.
Đây là nhóm NDT gồm các cán bộ nghiên cứu, giảng dạy trong nhà

trường có chuyên môn cao, họ đến thư viện để thu thập thông tin phuc vu cho
việc nghiên cứu, giảng dạy của mình. Trong hoạt động TT-TV họ đóng vai trò
quan trọng, họ vừa là chủ thể của thông tin, vừa là khách thể. Với tư cách là
chủ thể họ cung cấp thông tin qua các bài soạn, giáo trình, bài báo, tạp chí,
công trình nghiên cứu khoa học. Với tư cách là khách thể họ thường xuyên là
NDT đến Thư viện để sử dụng các tài liệu, liên tục có nhu cầu tiếp nhận các
thông tin có giá trị.
 Nhóm NDT là sinh viên.
Đây là nhóm NDT chủ yếu trong công tác tô chức phục vu của thư
viện. Do đó mở rộng qui mô đào tạo, chỉ tiêu đào tạo được tăng lên, số lượng
sinh viên ngày càng dông dẫn đến nhu cầu tin của NDT tại thư viện cũng tăng
lên.
Hiện nay trường CĐSPHT đang bước đầu áp dụng hình thức đào tạo
theo tín chỉ, hình thức đào tạo này đòi hỏi việc tự học của mỗi sinh viên là rất
cao, đòi hỏi phải đọc nhiều tài liệu tham khảo, vì vậy thư viện trường
CĐSPHT đã thực sự trở thành người bạn của mỗi sinh viên, giúp họ học tập,
nghiên cứu và trao đổi kiến thức cũng như trong việc giải trí sau mỗi buôi học
căng thẳng.


Nhìn chung sự phân chia này chỉ mang tính chất tương đối vì một cán
bộ có thể vừa là cán bộ lãnh đạo quản lý vừa là cán bộ giảng dạy. Mặt khác
việc tìm kiếm thông tin của họ thường phục vu cho nhiều muc đích khác nhau
như học tập, nghiên cứu, giải trí… Bên cạnh nhu cầu về những thông tin
chung nhất thì NDT tại thư viện trường CĐSPHT còn có nhu cầu thông tin
chủ yếu về các linh vực chuyên ngành như: thể chất, toán học, ngữ văn, tin
học, chính trị, giáo duc mầm non… điều này tạo nên đặc điểm riêng của NDT
tại thư viện trường CĐSPHT so với nhu cầu tin của NDT tại các trường khác.

CHƢƠNG 2
HIỆN TRẠNG BỘ MÁY TRA CỨU TIN
TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG CAO ĐẲNG SƢ PHẠM HÀ
TÂY
2.1 Vai trò, chức năng của bộ máy tra cứu tin trong các cơ quan thông
tin- thƣ viện.
2.1.1 Định nghĩa bộ máy tra cứu tin.
Bộ máy tra cứu tin trong cơ quan TT-TV là tập hợp các công cụ, phương
tiện cho phép truy cập đến tài liệu hay thông tin trong tài liệu của thư viện.
Bộ máy tra cứu tin là cầu nối giữa NDT và cán bộ thông tin với vốn tài
liệu. Bộ máy tra cứu tin giúp NDT có thể tìm được tài liệu họ cần một cách
nhanh chóng, thuận lợi, chính xác, thỏa mãn được nhu cầu tin của họ.
2.1.2. Vai trò, tác dụng của bộ máy tra cứu tin.
Như chúng ta đã biết tất cả những hoạt động của thư viện đều nhằm
muc đích phuc vu bạn đọc, xây dựng bộ máy tra cứu tin cũng nằm trong muc
đích đó. Vai trò của nó thể hiện:
- Bộ máy tra cứu tin là tập hợp các công cu và phương tiện cho phép tra
tìm và cung cấp các tài liệu/ thông tin (dữ kiện, số liệu) phù hợp với diện đề
tài bao quát của cơ quanTT - TV, đáp ứng yêu cầu tin của NDT.
- Là chìa khóa hữu hiệu để bạn đọc tiếp cận thông tin, đây là công cu
tiếp cận kho tài liệu nhanh chóng và hiệu quả nhất, từ đó bạn đọc có thể tra
cứu được.
- Là cơ sở cho tất cả các hoạt động của thư viện: Bô sung tài liệu, xử lý
thông tin, phuc vu bạn đọc.
- Bộ máy tra cứu là cơ sở để khảo sát, học tập về phương pháp công tác
thư viện khoa học của cán bộ thư viện.