Phát triển một dự án đổi mới mô hình quản lý cá nhân và nhóm làm việc tại CTy CP đầu tư xây dựng bưu điện

bi: Phỏt trin mt d ỏn i mi mụ hỡnh qun lý cỏ nhõn v nhúm
lm vic cho doanh nghip/ t chc hin nay bn ang lm vic.
Bi lm
Công ty Cổ phần Đầu t và Xây dựng Bu Điện là một đơn
vị thành viên của Tập đoàn Bu chính Viễn thông Việt Nam
(VNPT), hoạt động sản xuất kinh doanh trong lĩnh vực xây
lắp, sản xuất và cung cấp vật t, thiết bị chuyên ngành Bu
chính Viễn thông, Đầu t kinh doanh cơ sở hạ tầng của khu
công nghiệp, đô thị, đầu t kinh doanh nhà ở. Công ty đợc
thành lập từ năm 1976 với trên 30 năm đóng góp vào sự
nghiệp xây dựng và phát triển mạng lới thông tin liên lạc trên
toàn lãnh thổ Việt Nam. Công ty đợc cổ phần hoá từ năm
2004 và tiếp tục phát huy đợc vai trò chủ đạo trong sự nghiệp
hiện đại hoá hạ tầng viễn thông và công nghệ thông tin nớc
nhà.
Phòng kế hoạch - Đầu t nơi tôi làm việc là là một trong
các phòng ban chức năng thuộc Công ty có nhiệm vụ lập kế
hoạch, kiểm tra giám sát các đơn vị thành viên thực thi công
việc theo chủ trơng của ban Tổng giám đốc đề ra, ngoài ra
còn thực hiện công tác đầu t phát triển hạ tầng Viễn thông,


của khu công nghiệp, đô thị, đầu t kinh doanh nhà ở. Số cán
bộ nhân viên trong phòng là 12 ngời trên tổng số 300 cán bộ
của toàn Công ty.
Với yêu cầu chức năng, nhiệm vụ và chiến lợc nhằm phát
huy và đạt đợc kế hoạch hàng năm đề ra, cơ cấu mô hình
Công ty đợc bố trí theo sơ đồ nh sau:

Chủ tịch HĐQT

Ban Tổng giám
đốc
điều hành

Cỏc phũng ban, xí
nghiệp trc thuc

Lónh o phũng
ban, Xí nghiệp

Nhõn viờn

2


* Trong ú:
+ Trng phũng ph trỏch chung do Chủ tịch HĐQT b nhim.
+ Cỏc Phú trng phũng: giỳp vic cho Trng phũng do Tổng giám
đốc b nhim.
+ Cỏc nhõn viờn c iu ng v thi tuyn vo c quan theo yêu cầu
của công việc hng nm. Trng phũng phõn cụng nhim v cho cỏc nhõn
viờn theo chuyờn mụn c o to, cỏn b, nhõn viờn ca phũng c chia
lm 2 nhúm do 2 Phú trng phũng ph trỏch thc hin nhim v chuyờn mụn
ca phũng c th:
- Nhúm 1 ph trỏch: Kế hoạch và công tác đầu t .
- Nhúm 2 ph trỏch: Thị trờng, theo dõi giám sát các Xí
nghiệp.
+ Ch lng, ph cp, ch lao ng: Thc hin theo Lut lao ng,
luật doanh nghiệp v cỏc quy nh ca Chớnh Ph.
T c cu, t chc v hot ng thc tin ca phũng Kế hoạch - Đầu

t liờn h vi mụn hc Qun tr hnh vi t chc tụi thy các chng ca
3


môn học đều có thể liên hệ nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của nơi tôi
®ang công tác. Tuy nhiên các nội dung ”Lãnh đạo trong môi trưòng tổ chức”,
“Văn hoá tổ chức”, “Cấu trúc và thiết kế của tổ chức” là các chương mà sau khi
học có thể giúp cá nhân tôi có đóng góp hiệu quả hơn trong tổ chức mà tôi làm
việc, cụ thể liên hệ từng nội dung sau:
+ Về lãnh đạo trong môi trường tổ chức: Nội dung môn học Quản trị
hành vi tổ chức cung cấp các thông tin chính gồm:
- Khái niệm lãnh đạo: Lãnh đạo là khả năng tác động, thúc đẩy và tạo
khả năng để những người khác đóng góp cho sự hiệu quả và thành công của tổ
chức mà họ là thành viên.
- Nhà lãnh đạo hiệu quả phải có các đặc tính: chỉ số cảm xúc cao, tính
chính trực, có nghị lực, có động lực lãnh đạo, có lòng tin vào sự thành công, có
trí thông minh và có kiến thức trong lĩnh vực mình tham gia lãnh đạo.
- Người lãnh đạo phải biết vận dụng các phương pháp lãnh đạo phù hợp
với điều kiện, hoàn cảnh, môi trường làm việc. Có thể lựa chọn các kiểu lãnh
đạo: Theo nhiệm vụ, theo con người, lãnh đạo theo định hướng - mục tiêu, lãnh
đạo theo tình huống, lãnh đạo theo cải biến.
Vận dụng kiến thức môn học vào thực tiễn lãnh đạo của phòng KÕ
ho¹ch - §Çu t và Trưởng phòng có mối liên hệ như sau:
Trưởng phòng KÕ ho¹ch - §Çu t là người lãnh đạo đồng thời vừa là
người quản lý. Vai trò lãnh đạo thể hiện ở việc chịu trách nhiệm cá nhân trước
Tæng gi¸m ®èc về toàn bộ các lĩnh vực công tác của phòng được giao. Có
4


trỏch nhim lónh o ton th cỏn b, nhõn viờn trong phũng xõy dng cỏc quy

hoch, k hoch, nh hng phỏt trin kinh t - xó hi ca Công ty theo chc
nng nhim v c giao v phối hợp vói các phòng ban khác ch o,
ụn c cỏc xí nghiệp thc hin cỏc k hoch, nh hng ú.
Vai trũ qun lý th hin vic giỳp Công ty qun lý công việc đạt
hiệu quả cao, tăng nguồn lợi nhuận qua các kênh đầu t khác
nhau. Vai trũ lónh o, qun lý ca Công ty ch hiu qu khi to c s ng
thun cao v cú s úng gúp thc hin ca cp di trong ú cú phũng Kế
hoạch - Đầu t v nhõn dõn trong phòng.
t c mc tiờu, chiến lợc, k hoch ra lónh o phũng cng
phi cn c iu kin c th nh: Hon cnh, thi im thc hin nhim v,
nng lc t chc thc hin nhim v ca cp di, tích cách của mỗi
nhân viên... ra bin phỏp, phng phỏp Lónh o hp lý.
Vớ d: Lónh o vic lp k hoch phi ỏp dng kiu lónh o ci bin,
tuy nhiờn do phi thc hin nguyờn tc tp trung dõn ch v phi Lónh o a
lnh vc nờn Lónh o phũng cha phỏt huy ht nng lc, vai trũ, trỏch nhim
trong lónh o nh cỏc ni dung mụn hc ó nờu. C th mi Lónh o nói
chung ch c o to v hiu bit sõu v mt hoc mt vi lnh vc song phi
chỉ o thc hin nhim v nhiu lnh vc do ú cú lnh vc lónh o hiu
qu khụng cao. Mt khỏc Lónh o Phũng t chc thc hin nhim v do Ban
Tổng giám đốc phõn cụng ph trỏch nờn thng ch phn u hon
thnh nhim v giao. Cha có cơ chế khen thởng phù hợp do đó làm

5


thiếu tính sáng tạo, tính phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ với kết quả cao nhất
do không được tự lựa chọn biện pháp lãnh đạo theo ý trí của mình.
+ Về Văn hoá tổ chức:
- Văn hoá tổ chức là hình mẫu cơ bản của các giả thiết, giá trị và niềm tin
chung, chi phối cách suy nghĩ và hành động của các nhân viên với các vấn đề

và các cơ hội. Văn hoá tổ chức là động lực chính thúc đẩy nhân viên tận tâm
gắn bó với tổ chức mà mình là thành viên.
- Văn hoá tổ chức có ba chức năng chính đó là: Nó được gắn chặt chẽ
với hình thức kiểm soát xã hội, gắn kết mọi người với nhau, giúp các nhân viên
gắn bó với nơi làm việc.
- Văn hoá tổ chức thường rất khó thay đổi, các tổ chức với văn hoá mạnh
thường hoạt động tốt hơn các tổ chức có văn hoá yếu khi nội dung văn hoá phù
hợp với môi trường tổ chức.
* Từ những lý thuyết cơ bản nêu trên của môn học quản trị hành vi tổ
chức, liên hệ với phòng KÕ ho¹ch - §Çu t có nhiều điểm tương đồng như
sau:
- Phßng đã triển khai xây dựng vµ ph¸t triÓn c¸c nhãm trong
phßng theo quy định tiêu chí cña C«ng ty và có một số tiêu chí do phßng
tự đề ra. Hµng quý c¸c nhãm phấn đấu đạt là các đơn vị văn hoá trên cơ sở
các tiêu chí.

6


- Tại các đơn vị đạt tiêu chí văn hoá các thành viên sống đoàn kết, có ý
thức xây dựng tổ chức, các tổ chức này thường hoàn thành nhiệm vụ với chất
lượng cao hơn các đơn vị chưa đạt đơn vị văn hóa.
- Trong quá trình phấn đấu thực hiện nhiệm vụ và thực hiện Văn hoá tổ
chức, từ thực tiễn các đơn vị đều bổ sung được thêm các giá trị văn hóa…, có
sự thống nhất cao của các thành viên tạo cho văn hóa của các đơn vị ngày càng
phong phú, đa dạng.
Tuy nhiên, do quy định nhiệm vụ, do chênh lệch tuổi, nhận thức và hình
thức lựa chọn thành viên cứng nhắc (Thi tuyển) nên ở các đơn vị còn tình trạng
nhân viên bất đồng với văn hóa của tổ chức cần có biện pháp khắc phục (Nêu ở
phần đề xuất, kiến nghị).

+ Về cấu trúc và thiết kế của tổ chức:
- Cấu trúc tổ chức đề cập đến vấn đề phân chia lao động, sự phối hợp,
truyền đạt thông tin, lưu lượng công việc và quyền lực chính thức, định hướng
cho hoạt động của tổ chức.
- Sự phân công lao động là chia một việc lớn thành các mảng nhỏ hơn
cho mỗi người. Đây chính là tiền đề của sự chuyên môn hóa, bởi công việc của
mỗi người chỉ liên quan đến một phần nhỏ hẹp nào đó trong quá trình hoàn
chỉnh.
- Các yếu tố cơ bản của cấu trúc tổ chức gồm: Mạng lưới kiểm sát, tập
trung hóa và hình thức hóa.

7


- Cấu trúc tổ chức được phân chia thành nhiều loại có cấu trúc đơn giản,
cấu trúc theo phòng ban chức năng, cấu trúc theo khu vực, cấu trúc theo ma
trận, cấu trúc trên cơ sở nhóm… Mỗi loại cấu trúc đều có ưu, khuyết điểm
riêng song tùy môi trường, quy mô, công nghệ để làm tăng hoặc giảm khuyết
điểm của từng loại ưu, khuyết điểm của từng loại cấu trúc tổ chức.
- Quy mô tổ chức là việc bố trí, sắp xếp của tổ chức để đảm bảo cho tổ
chức hoàn thành nhiệm vụ với kết quả cao nhất. Do công nghệ và sự phối hợp
ngày càng phát triển nên quy mô tổ chức hiện nay thường có hướng thu hẹp vì
có tính chuyên môn hóa cao.
Từ nội dung nêu trên của môn học liên hệ vào mặt thực tiễn hoạt
động của tổ chức phòng KÕ ho¹ch - §Çu t ta có thể liên hệ các vấn đề
sau:
C¸c c«ng viÖc C«ng ty giao cho phòng thực hiện do đó tính chuyên
môn hóa ngày càng được nâng cao. Do ứng dụng công nghệ thông tin nên quy
mô các nhóm ngày càng được nâng cao, tinh gọn, hiệu quả công việc cao. Tuy
nhiên, việc cơ cấu tổ chức nêu trên cũng bộc lộ những hạn chế như: Không đề

cao được tính sáng tạo của từng nhân viên trong các nhóm, việc luân chuyển
nhân viên giữa các nhóm gặp khó khăn do bất cập về chuyên môn, sự phối hợp
giữa các nhóm không tốt do mỗi nhóm một lĩnh vực chuyên môn nên các nhóm
khác thường ít khi đóng góp xây dựng để hoàn thiện hơn, từ đó chất lượng thực
hiện nhiệm vụ của từng nhóm khác nhau ảnh hưởng đến kết quả thực hiện
nhiệm vụ của phòng.

8


Phát triển các đề xuất: Từ thực tiễn công tác và các nội dung môn học
“Quản trị hành vi tổ chức” phát triển các đề xuất sau:
- Nâng cao tính chủ động trong quản lý, điều hành của phòng theo hướng
giảm lãnh đạo, tăng quản lý điều hành nhằm nâng cao trách nhiệm, tính chủ
động của Trưởng, phó phòng và các nhân viên sẽ có điều kiện để sáng tạo và
chủ động hơn.
- Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân viên của phòng theo
hướng giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ, có trình độ công nghệ thông tin, có tinh
thần giữ gìn và phát huy các giá trị văn hóa mà tổ chức đã tạo lập.
- Tích cực đổi mới hình thức phân công nhiệm vụ theo hướng rõ người,
rõ việc và thời gian hoàn thành. Qua đó phát hiện, khen thưởng, động viên các
cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ.
- Đổi mới cơ chế tuyển dụng, chế độ chính sách đối với cán bộ nhằm thu
hút tuyÓn dông ®îc nh©n sù cao cÊp cã tr×nh ®é chuyªn m«n
vµ ®¹o ®øc trong nghÒ nghiÖp.

9


---------------------------------------------Tài liệu tham khảo:

- Giáo trình môn học Quản trị hành vi tổ chức - Chương trình đào tạo Thạc sỹ
quản trị kinh doanh quốc tế của Đại học Grigg.
- Bài giảng của giảng viên tại lớp.

10


HẾT

11