Công tác lưu trữ tại UBND phường nông tiến

LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan : Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Công tác Lưu
trữ tại UBND phường Nông Tiến” là công trình nghiên cứu của cá nhân em,
không sao chép của bất cứ ai.
Em xin chịu mọi trách nhiệm về công trình nghiên cứu của riêng mình !
Hà Nội, ngày 15/3/2017
Người cam đoan
Trần Phương Thảo


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG
NÔNG TIẾN........................................................................................................3
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường
Nông Tiến.......................................................................................................3
1.1.1

Chức năng:..........................................................................................3

1.1.2

Nhiệm vụ, quyền hạn:.........................................................................3

1.1.3

Cơ cấu tổ chức....................................................................................4

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư,
lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến......................................................11
1.2.1

Vị trí, chức năng...............................................................................11

1.2.2

Nhiệm vụ, quyền hạn........................................................................11

1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến.........12
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ
CHỨC.................................................................................................................13
2.1 Công tác lưu trữ......................................................................................13
2.1.1 Hoạt động quản lý về công tác lưu trữ................................................13
2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ............................................14
2.1.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu....................................................14
2.1.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu.......................................................17
2.1.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu..................................................................18
2.1.2.4 Công tác thống kê trong lưu trữ........................................................18
2.1.2. 5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ...................................................19
2.1.2.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu.....................................19


CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND PHƯỜNG
NÔNG TIẾN......................................................................................................21
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được.................................................................................................21
3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND

phường Nông Tiến........................................................................................23
3.3 Một số khuyến nghị...............................................................................24
3.3.1 Đối với UBND phường Nông Tiến.....................................................24
3.3.2 Đối với khoa văn thư – lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội..........26
3.4 Bài học kinh nghiệm...............................................................................26
C. KẾT LUẬN...................................................................................................28
D. PHỤ LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT
STT
1
2
3

CHỮ VIẾT TẮT
UBND
HĐND
VHTT - TDTT

NGHĨA
Ủy ban nhân dân
Hội đồng nhân dân
Văn hóa thông tin - thể dục thể thao


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Theo lý thuyết trên giảng đường và thực tiễn của các cơ quan nhà nước ,
công tác lưu trữ là một lĩnh vực quan trọng của nhà nước, bao gồm tất cả những

vấn đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài
liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, phục vụ công tác
quản lý, nghiên cứu khoa học và các yêu cầu cấp bách của công dân.
tác lưu trữ có một ý nghĩa hết sức quan trọng, thiết thực đối với mọi hoạt động
về chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…Chính vì thế, việc thực hiện tốt nội dung
của công tác lưu trữ sẽ góp phần vào việc bảo vệ di sản của dân tộc, của quốc
gia, đồng thời góp phần vào việc xây dựng và bảo vệ đất nước. Quá trình xây
dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong những công cụ thiết yếu để
bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại mọi âm mưu xâm lược của
bọn đế quốc, thực dân. Đồng thời, tài liệu lưu trữ cũng chính là phương tiện
thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên truyền đường lối, chủ
trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân. Ngoài ra, tài liệu lưu trữ còn được
sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao. Do đó, tài liệu lưu trữ phải
luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính là nguồn thông tin vô tận
để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều có thể sử dụng được.
Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính vì vậy,
nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số người thiếu
ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy nhiều tài liệu có
giá trị. Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ đi vào nề
nếp đã trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng và nhà nước.
mấy năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung ương và
địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú trọng và phát
triển. Đảng và nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy, các công
văn nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan quản
lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương. Bên cạnh
đó, các cơ quan đã có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên môn
cán bộ làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu đi vào
nề nếp.
Đợt thực tập này, em nhận thấy rằng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy
1

ban nhân dân phường Nông Tiến còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế về kho tàng,
cơ sở vật chất chưa được trang bị đầy đủ. Đồng thời, vận dụng các kiến thức đã
được học ở nhà trường trong đợt thực tập này em đã đúc rút ra được một số kinh
nghiệm quý báu trong công tác lưu trữ giúp cho em có được kiến thức về nghiệp
vụ một cách vững chắc hơn.
Báo cáo này chính là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà em đã rút được tại cơ quan thực tập.
Quá trình thực tập 2 tháng không phải là dài nhưng em đã học hỏi đựơc
nhiều điều bổ ích trong công việc, giao tiếp, lòng say mê nghề nghiệp và tính
sáng tạo. Có thể nói trước kia khi chọn nghành này em luôn cảm thấy đây là một
chuyên ngành khó hơn cả . Nhưng quá trình thực tập ở UBND phường Nông
Tiến có thể nói đó lầ một niềm vui không chỉ đối với riêng em mà còn là của tất
cả các bạn sinh viên đang thực tập ở các cơ quan khác.
Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trong Trường đại
học Nội vụ Hà Nội, Khoa Văn thư – Lưu trữ đã giảng dạy, giúp đỡ và truyền
đạt tới em những kiến thức vững chắc về nghiệp vụ công tác của mình.
Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, các cán bộ nhân viên tại UBND
phường Nông Tiến – Thành phố Tuyên Quang đã giúp đỡ em trong quá trình
thực tập và thực hiện tìm hiểu về đề tài “Công tác Lưu trữ tại UBND phường
Nông Tiến”. Mọi người đã rất nhiệt tình và thân thiện, tận tình chỉ bảo để em
hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Dưới đây là bản báo cáo thực tập của em, bản báo cáo này không tránh
khỏi những hạn chế, sai xót nhất định. Rất mong được sự đóng góp của thầy cô,
cán bộ UBDN phường Nông Tiến và các bạn đọc để bài báo cáo của em hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn.
Sinh viên

Trần Phương Thảo

2


B. NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU LỊCH SỬ HÌNH THÀNH, CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG
NÔNG TIẾN
1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND
phường Nông Tiến.
1.1.1 Chức năng:
UBND do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng
nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm
thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện và các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương góp phần bảo
đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước trừ Trung
ương tới cơ sở.
1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:
UBND phường Nông Tiến là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương,
quản lý phạm vi lãnh thổ của Huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị
quyết của HĐND thành phố và cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế,
Chính trị, An ninh, Xã hội,…cụ thể là:
- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa,
giáo dục, môi trường,…
- Về thu ngân chi sách của địa phương trên địa bàn phường theo quy định

của pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thu
đúng, thu đủ và thu kịp thời các thức thuế cũng như các loại thu khác.
- Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,
cùng với các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND
cùng cấp.
3


- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiện nhiệm vụ
xây dựng lực lượng vũ trang nhân dân, xây dựng lực lượng quốc phòng toàn
dân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự.
- Phòng chống thiên tai, lũ lụt, bảo vệ tài sản Nhà nước của các tổ chức
và công dân, bảo vệ quyền tự do dân chủ của nhân dân.
- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư, khiếu nại của công dân theo
đúng thẩm quyền của phường.
- Về quản lý tổ chức biên chế lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội cho
cán bộ công chức của phường.
UBND phường Nông Tiến thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địa
phương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành
chính Nhà nước tưg Trung Ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và
quyền làm chỉ của nhân dân địa phương.
1.1.3 Cơ cấu tổ chức (Phụ lục sô 1)
* Chủ tịch Ủy ban nhân dân
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường, là người đứng đầu Ủy ban nhân dân,
lãnh đạo và điều hành toàn bộ công việc của Ủy ban nhân dân, chịu trách nhiệm
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình theo quy định tại Điều 127 Luật Tổ
chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân năm 2003; đồng thời, cùng Ủy ban
nhân dân phường chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân
trước Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố.
- Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường triệu tập, chủ trì các phiên họp và các hội

nghị khác của Ủy ban nhân dân, khi vắng mặt thì ủy quyền Phó Chủ tịch chủ trì thay;
bảo đảm việc chấp hành pháp luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, nghị
quyết của Đảng ủy và Hội đồng nhân dân phường;
- Căn cứ vào các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên, Nghị quyết của
Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và tình hình thực tiễn của địa phương, xây
dựng Chương trình công tác năm, quý, tháng của Ủy ban nhân dân phường;
- Tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác; phân công
nhiệm vụ, đôn đốc, kiểm tra các thành viên Ủy ban nhân dân phường, công chức
4


và cán bộ không chuyên trách khác thuộc Ủy ban nhân dân phường, tổ trưởng
nhân dân trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao;
- Quyết định những vấn đề quan trọng, liên quan đến nhiều nội dung công
việc, những vấn đề đột xuất, phức tạp trên địa bàn; những vấn đề còn ý kiến
khác nhau hoặc vượt quá thẩm quyền của Phó Chủ tịch và ủy viên Ủy ban nhân
dân phường;
- Ký ban hành các văn bản thuộc thẩm quyền Ủy ban nhân dân phường và
thẩm quyền của Chủ tịch Ủy ban nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Báo cáo tình hình kinh tế - xã hội của phường, hoạt động của Ủy ban nhân
dân với Đảng ủy, Hội đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố;
- Thường xuyên trao đổi công tác với Ban Thường vụ Đảng ủy, Chủ tịch Hội
đồng nhân dân, Chủ tịch Mặt trận Tổ quốc và người đứng đầu các Đoàn thể nhân
dân cấp phường; phối hợp thực hiện các nhiệm vụ công tác; nghiên cứu, tiếp thu về
các đề xuất của Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể nhân dân đối với công tác của Ủy
ban nhân dân; tạo điều kiện để các đoàn thể hoạt động có hiệu quả;
- Tổ chức việc tiếp dân, xem xét giải quyết các khiếu nại, tố cáo và kiến
nghị của nhân dân theo quy định của pháp luật.
- Chủ tịch UBND phường là người chịu trách nhiệm chỉ đạo toàn bộ các
lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước ở địa phương theo quy định của pháp luật.

Trực tiếp là chủ tài khoản của ủy ban nhân dân phường; chủ tịch Hội đồng nghĩa
vụ quân sự, trưởng ban chỉ đạo phòng chống các tệ nạn xã hội, ma túy và mại
dâm (gọi tắt là Ban chỉ đạo 138); chủ tịch Hội đồng giáo dục pháp luật; Chủ tịch
Hội đồng Thi đua khen thưởng; Chủ tịch Hội đồng kỷ luật; Chủ tịch Hội đồng tư
vấn thuế; Chủ tịch Hội đồng đăng ký sử dụng đất; Chủ tịch Hội đồng chính sách.
Trực tiếp phụ trách công tác tôn giáo, dân tộc, công tác nội chính của
phường( bao gồm công tác an ninh, quốc phòng, công tác tư pháp- hộ tịch).
* Phó chủ tịch phụ trách công tác địa chính – xây dựng cơ bản và khối
văn hóa xã hội
- Trực tiếp chỉ đạo các lĩnh vực và địa bàn công tác do Chủ tịch UBND
phường phân công; chủ động xây dựng chương trình, kế hoạch triển khai các công
5


việc theo lĩnh vực được phân công trên địa bàn. Phó Chủ tịch được sử dụng quyền
hạn của Chủ tịch khi giải quyết các vấn đề thuộc lĩnh vực được giao;
- Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, trước Ủy ban nhân dân và Hội
đồng nhân dân phường về lĩnh vực được giao, về những quyết định chỉ đạo, điều
hành của mình; cùng Chủ tịch và các thành viên khác của Ủy ban nhân dân chịu
trách nhiệm tập thể về toàn bộ hoạt động của Ủy ban nhân dân trước Đảng ủy, Hội
đồng nhân dân phường và Ủy ban nhân dân thành phố. Đối với những vấn đề vượt
quá phạm vi thẩm quyền thì Phó Chủ tịch phải báo cáo để Chủ tịch quyết định;
- Khi giải quyết công việc, nếu có vấn đề liên quan đến phạm vi và trách
nhiệm giải quyết công việc của thành viên khác của Ủy ban nhân dân thì chủ
động trao đổi, phối hợp với thành viên đó để thống nhất cách giải quyết; nếu vẫn
còn ý kiến khác nhau thì báo cáo Chủ tịch UBND phường quyết định;
- Kiểm tra, đôn đốc cán bộ, công chức, các tổ nhân dân thực hiện các chủ
trương, chính sách và pháp luật thuộc lĩnh vực được giao;
- Phân công phó chủ tịch UBND phường như sau:
+ Phó chủ tịch trực tiếp phụ trách công tác địa chính - xây dựng cơ bản quản lý đô thị, giao thông, thuỷ lợi, lâm nghiệp, nông nghiệp, ngư nghiệp, phát

triển Thủ công nghiệp - Kinh doanh- Dịch vụ- Thương mại.
Trực tiếp làm Trưởng ban chỉ đạo phát riển sản xuất Nông- Lâm ngư
nghiệp; Thủ công nghiệp-Kinh doanh-Dịch vụ-Thương mại; trưởng ban chỉ đạo
làm đường bê tông, Trưởng ban chỉ đạo Phòng chống lũ lụt, giảm nhẹ thiên tai;
tham gia Hội đồng đền bù, giải phóng mặt bằng khi có quy hoạch trên địa bàn
phường, ký các văn bản thuộc phạm vi công việc được giao và khi được Chủ
tịch UBND phường giao. Là trưởng bộ phận giao dịch "Một cửa" và "Một cửa
liên thông", chịu trách nhiệm điều hành hoạt động của bộ phận "Một cửa" và
"Một cửa liên thông".
Khi cần thiết, thực hiện một số nhiệm vụ đột xuất do Chủ tịch UBND
phường giao.
+ Phó Chủ tịch trực tiếp phụ trách khối Văn hoá - Xã hội bao gồm: Giáo
dục, khuyến học, y tế, dân số, Kế hoạch hóa gia đình, văn hoá, văn nghệ, thông
6


tin tuyên truyền, thể dục thể thao, giải quyết việc làm, quản lý đền chùa. Trực
tiếp làm Trưởng ban chỉ đạo phổ cập giáo dục các bậc học, Chủ tịch Hội khuyến
học, trưởng ban chỉ đạo Chăm sóc sức khỏe nhân dân; Trưởng ban Dân sốKHHGĐ, trưởng ban quản lý đền chùa; Trưởng ban chỉ đạo Đại hội TDTT cơ
sở, Trưởng ban chỉ đạo Hội diễn văn nghệ quần chúng hằng năm. Ký các văn
bản thuộc phạm vi công việc được giao và khi được Chủ tịch UBND phường
giao.
Khi cần thiết, thực hiện một số nhiệm vụ đột xuất do Chủ tịch UBND
phường giao.
Các phòng chuyên môn thuộc UBND phường Nông Tiến giúp UBND
phường thực hiện chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành, lĩnh vực
trên địa bàn phường theo quy định của Pháp luật.
* Phòng kế toán - tài chính:
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND phường trong lĩnh vực Tài chính- kế toán trên địa bàn phường theo

quy định của pháp luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng dự toán Thu, chi ngân sách phường trình cấp có thẩm quyền
phê duyệt, tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách và các biện pháp khai
thác nguồn thu trên địa bàn phường.
- Kiểm tra và tổ chức thực hiện các hoạt động tài chính, ngân sách theo
hướng dẫn của cơ quan tài chính cấp trên; quyết toán ngân sách phường và thực
hiện báo cáo tài chính, ngân sách theo quy định của pháp luật;
- Thực hiện công tác Kế toán ngân sách (kế toán thu, chi ngân sách phường,
kế toán các quỹ công chuyên dùng và các hoạt động tài chính khác, kế toán tiền
mặt, tiền gửi, kế toán thanh toán, kế toán vật tư tài sản…) theo quy định của pháp
luật.
- Chủ trì, phối hợp với công chức Văn phòng-Thống kê quản lý tài sản;
kiểm tra quyết toán các dự án đầu tư xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý của
UBND phường theo quy định của pháp luật.
7


c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành và
do Chủ tịch UBND phường giao.
* Phòng Tư pháp - Hộ tịch
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND phường trong lĩnh vực tư pháp - hộ tịch trên địa bàn theo quy định
của pháp luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật, tổ chức phục vụ
nhân dân nghiên cứu pháp luật và tổ chức lấy ý kiến nhân dân trên địa bàn
phường trong việc tham gia xây dựng pháp luật.
- Kiểm tra, rà soát các văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân
dân và của Uỷ ban nhân dân phường, báo cáo cơ quan có thẩm quyền xem xét,

quyết định; tham gia công tác thi hành án dân sự trên địa bàn phường. Là cán bộ
đầu mối thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thủ tục hành chính trên địa bàn phường.
- Thực hiện nhiệm vụ công tác tư pháp, hộ tịch, chứng thực, chứng nhận
và theo dõi về quốc tịch trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật. Phối
hợp với công chức văn hoá- xã hội hướng dẫn xây dựng hương ước, quy ước ở
tổ nhân dân và công tác giáo dục tại phường.
- Chủ trì, phối hợp với công chức khác thực hiện công tác hoà giải ở cơ
sở.
c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch UBND phường giao.
* Phòng Địa chính - Xây dựng - Quản lý đô thị và môi trường:
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo quyền
hạn của UBND cấp xã trong các lĩnh vực: Đất đai, tài nguyên, môi trường, xây
dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp, và xây dựng nông thôn mới ( nếu có) trên
địa bàn theo quy định của pháp luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Thu thập thông tin, tổng hợp số liệu, lập sổ sách các tài liệu và xây dựng
các báo cáo về đất đai, địa giới hành chính, tài nguyên, môi trường và đa dạng
8


sinh học, công tác quy hoạch, xây dựng, đô thị, giao thông, nông nghiệp và xây
dựng nông thôn mới trên địa bàn theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức vận động nhân dân áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào
sản xuất, bảo vệ môi trường trên địa bàn phường.
Giám sát về kỹ thuật các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền quản lý
của UBND phường.
- Chủ trì phối hợp với công chức khác thực hiện các thủ tục hành chính
trong việc tiếp nhận hồ sơ và thẩm tra để xác nhận nguồn gốc, hiện trạng đăng
ký và sử dụng đất đai, tình trạng tranh chấp đất đai và biến động về đất đai trên

địa bàn; xây dựng các hồ sơ, văn bản về đất đai và việc cấp phép cải tạo, xây
dựng các công trình và nhà ở trên địa bàn phường, để Chủ tịch UBND phường
quyết định, báo cáo UBND thành phố xem xét, quyết định theo quy định của
pháp luật
c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên
ngành và do Chủ tịch UBND phường giao.
* Công chức văn hoá - xã hội:
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn
của UBND phường trong các lĩnh vực Văn hoá, thể dục thể thao, du lịch, thông tin,
truyền thông, lao động, thương binh, xã hội, y tế, giáo dục theo quy định của pháp
luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức, theo dõi và báo cáo về các hoạt động Văn hoá, thể dục, thể thao,
du lịch, y tế, và giáo dục trên địa bàn phường; tổ chức thực hiện việc xây dựng đời
sống văn hoá cộng đồng dân cư và xây dựng gia đình văn hoá trên địa bàn phường.
- Thực hiện các nhiệm vụ thông tin, truyền thông về tình hình kinh tế - xã
hội của phường.
- Thống kê dân số, lao động, việc làm, ngành nghề trên địa bàn phường;
theo dõi tổng hợp, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng
chính sách lao động, thương binh và xã hội; theo dõi, đôn đốc việc thực hiện và
chi trả các chế độ đối với người hưởng chính sách xã hội và người có công; quản
9


lý công trình ghi công các Liệt sỹ; thực hiện các hoạt động bảo trợ xã hội và
chương trình xoá đói giảm nghèo trên địa bàn phường.
- Chủ trì, phối hợp với công chức khác và tổ trưởng tổ nhân dân xây dựng
hương qước, quy ước của tổ nhân dân và thực hiện công tác giáo dục trên địa bàn
phường.
c, Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật chuyên

ngành và do Chủ tịch UBND phường giao.
* Phòng văn phòng -Thống kê
a, Tham mưu giúp UBND phường tổ chức thực hiện các nhiệm vụ, quyền
hạn của UBND cấp phường trong các lĩnh vực: Văn phòng, văn thư – lưu trữ,
thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ luật, tín ngưỡng, tôn giáo,
dân tộc và thanh niên trên địa bàn phường theo quy định của pháp luật.
b, Trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của HĐND, UBND và của Chủ tịch UBND
phường.
- Giúp Thường trực HĐND và UBND phường tổ chức các kỳ họp, chuẩn
bị các điều kiện phục vụ các kỳ hợp và các hoạt động của HĐND và UBND
phường.
-Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của UBND phường. Thực hiện công tác
Văn thư- Lưu trữ, cơ chế "Một cửa” và “ Một cửa liên thông” tại UBND
phường; nhận đơn thư, khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường trực HĐND,
UBND xem xét, giải quyết theo thẩm quyền; tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc
thực hiện Quy chế làm việc của UBND phường và thực hiện dân chủ ở cơ sở
theo quy định của pháp luật.
- Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình
phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế- xã hội trên
địa bàn phường; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của HĐND, Thường trực
HĐND, UBND và của Chủ tịch UBND phường.
10


c, Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật chuyên ngành và
do Chủ tịch UBND phường giao.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn

thư, lưu trữ trong UBND phường Nông Tiến
1.2.1 Vị trí, chức năng
Bộ phận văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân thuộc văn phòng Ủy ban
nhân dân phường
- Chức năng: Văn phòng là cơ quan chuyên môn làm việc của Ủy ban,
trực tiếp tham mưu, giúp việc cho thường trực UBND phường Nông Tiến trong
việc tổ chức, thực hiện các hoạt động chung theo 2 chức năng chính là tham
mưu, tổng hợp và hành chính, hậu cần cho Ủy ban. Thực hiện các công tác văn
thư – lưu trữ
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình UBND, chủ tịch UBND phường Nông Tiến ban hành quyết định,
chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàngchương trình, biện pháp
tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính Nhà nước thuộc lĩnh vực
quản lý được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi
được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến giáo dục, theo dõi thi hành
pháp luật về các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước được giao.
- Kiểm tra việc thực hiện pháp luật trong địa phương, tổ chức tiếp dân và
giải quyết khiếu nại tố cáo theo quy định.
- Thực hiện chế độ báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ được UBND
phường Nông Tiến giao.
Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Uỷ ban nhân dân phường thống nhất quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ trên phạm vi toàn phường, có sự phân công, phân cấp trách nhiệm,
quyền hạn quản lý đối với các cơ quan, tổ chức.
a) Tổ chức, xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy
định về công tác văn thư - lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.
11

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư
2. Công chức, viên chức trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc liên
quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện đúng các quy định về công tác
văn thư, lưu trữ.
1.3 Tình hình công tác văn – lưu trữ tại UBND phường Nông Tiến
Bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND phường Nông Tiến được bộ phận
văn phòng thống kê kiêm nhiệm.
Được bố trí tại bộ phận một cửa của Ủy ban. Được trang bị các trang thiết
bị hiện đại: máy tính, máy in, mạng internet,…phục vụ cho các nghiệp vụ của
công tác văn thư – lưu trữ. Ngoài ra, còn được trang bị các cặp, hộp, tủ để bảo
quản tài liệu tốt nhất.
Công tác văn thư – lưu trữ do đồng chí Bùi Ngọc Tuyên và đồng chí
Nguyễn Hồng Tiến phụ trách.
- Chức năng, nhiệm vụ:
+ Giải quyết, thực hiện các nghiệp vụ văn thư – lưu trữ của UBND
phường Nông Tiến.
+ Đôn đốc, hướng dẫn, kiểm tra các đơn vị, cơ quan của phường đóng
trên địa bàn trong việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ của phường.
+ Hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư –
lưu trữ của UBND phường theo quy định của pháp luật.
+ Thực hiện công tác báo cáo, thống kê văn thư – lưu trữ theo quy định
của pháp luật;

12


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ
CHỨC
2.1 Công tác lưu trữ
 Hệ thống các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác Lưu trữ:

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13, ngày 11/11/2011.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012.
- Thông tư số 09/2007/TT- BNV ngày 26/11/2007/ của Bộ Nội vụ về
hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.
- Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng
dân xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 10/2014, ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy
định về việc sử dụng tài liệu phòng đọc của các lưu trữ lịch sử.
- Công văn số 283/VTLTNN- NVTW ngày 19/5/2004 của Cục VTLTNN
về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
2.1.1 Hoạt động quản lý về công tác lưu trữ
Văn phòng - Thống kê là một trong những phóng chuyên môn, trực tiếp
tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về các mặt như: công tác tổ chức cán bộ, công
tác xây chính quyền cơ sở, ... trong đó hoạt động chủ yếu nói đến là công tác văn
thư - lưu trữ.
Do chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của phòng chỉ là một
bộ phận của Ủy ban nhân dân phường Nông Tiến nên phòng Ủy ban không đủ
điều kiện thành lập Phông lưu trữ và không tiến hành xây dựng, bố trí kho lưu
trữ; tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động, quản lý và giải quyết công việc
của văn phòng trong vòng 1 năm kể từ ngày công việc kết thúc sau đó tiến hành
thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Văn phòng tham mưu cho lãnh đạo cơ quan về việc ban hành các văn bản
quy chế, quy định về công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan.
Hằng năm ban hành các Quy chế công tác văn thư - lưu trữ phường Nông
Tiến do văn phòng Ủy ban nhân dân phường; cán bộ, công chức phường chịu
trách nhiệm thi hành quyết định này.
13


Thực hiện theo quy chế ban hành hằng năm, cán bộ văn phòng tiến hành

những công việc trong công tác lưu trữ nhằm mục đích sắp xếp, bảo quản tài
liệu lưu trữ một cách khoa học, phục vụ khi cần khai thác tài liệu.
Nghiêm túc thực hiện khen thưởng và kỉ luật trong hoạt động công tác văn
thư - lưu trữ. Đối với các cán bộ với thành tích cao sẽ được khen thưởng trước
Ủy ban nhân dân và cũng ngược lại với những vi phạm sẽ nghiêm khắc xử lý.
Tuy nhiên, UBND phường vẫn còn nhiều thiếu sót trong công tác lưu trữ,
cán bộ làm công tác lưu trữ cơ quan còn kiêm nhiệm về văn thư, lưu trữ và trình
độ năng lực chuyên môn còn nhiều hạn chế; các vấn đề về nghiệp vụ lưu trữ còn
thiếu thống nhất, mức độ chỉnh lý và các phương thức chỉnh lý chưa xác định
đúng;
Vì vậy hàng năm, UBND phường cử các cán bộ văn phòng đi tập huấn
hoặc học các lớp về kĩ năng nghiệp vụ của công tác lưu trữ để về có thể tham
mưu cho lãnh đạo phường. Ví dụ như các đợt tập huấn về nghiệp vụ lưu trữ.
2.1.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ
2.1.2.1 Công tác thu thập bổ sung tài liệu
- Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm và tổ
chức thường xuyên, hàng năm cứ vào quý I của năm sau, cán bộ lưu trữ tổ chức
thu thập hồ sơ, tài liệu từ các phòng lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng và các
bộ phận tham mưu giúp việc. Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộ
phận đã được lập hồ sơ theo sự việc, vấn đề. Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa
đáp ứng được yêu cầu như: tài liệu chưa được sắp xếp khoa học, chưa biên mục
hồ sơ và thành phần tài liệu của nhiều hồ sơ còn thiếu nhưng không tìm được tài
liệu bổ sung và vẫn còn tình trạng giữ lâu tài liệu ở các bộ phận. - UBND huyện
hàng năm đã ban hành các danh mục cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu vào Kho
Lưu trữ tỉnh. Đây là một trong những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chức thực
hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở huyện. Nguồn bổ sung tài liệu ở đây
chủ yếu: HĐND thành phố, lãnh đạo UBND phường, các cá nhân, bộ phận
thuộc Văn phòng và các đơn vị có liên quan.
Nguồn thu tài liệu của UBND phường Nông Tiến:
14

- Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Ủy ban
- Cơ quan cấp trên:
+ HĐND - UBND thành phố Tuyên Quang, tỉnh Tuyên Quang
+ Sở Nội vụ tỉnh Tuyên Quang
+ .....................
- Cơ quan ngang bằng:
+ Các phòng ban thuộc Ủy ban nhân dân phường
- Cơ quan cấp dưới:
+ Các trường mầm non, tiểu học, THCS thuộc địa bàn phường
+......................
* Thành phần tài liệu nộp lưu vào Kho lưu trữ của phường
- Tổ chức
+ Hồ sơ hội nghị về công tác tổ chức do UBND phường chủ trì
+ Tập văn bản quy định về quy chế hoạt động và phân công trách nhiệm,
lề lối làm việc, quan hệ công tác của UBND phường, các phòng ban chuyên
môn và các đơn vị trực thuộc.
+ Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ, lao động, tiền lương hàng
tháng của UBND phường.
+................................
- Bầu cử
+ Hồ sơ về tổ chức bầu cử Đại hội Quốc hội, HĐND các cấp.
+ Hồ sơ, tài liệu khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc bầu cử.
+....................................
- Cán bộ
+ Hồ sơ, tài liệu về thực hiện biên chế, lao động tiền lương hàng năm của
UBND phường.
+ Hồ sơ, tài liệu về bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động cán bộ
lãnh đạo của UBND phường.

+ Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch cán bộ của phường.
+ Sổ thống kê cán bộ của UBND hàng năm.
15


+............................
- Thi đua khen thưởng
+ Tập quy định, quy chế của UBND phường về công tác thi đua khen
thưởng.
+ Báo cáo về các phong trào thi đua trên địa bàn phường.
+ Hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể và cá nhân.
+.......................
- Văn thư - lưu trữ
+ Các văn bản quy định, quy chế về công tác văn thư - lưu trữ
+ Sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến của UBND phường.
+ Tài liệu sưu tầm, ghi chép về lịch sử của phường và thành phố.
+...........................
Nội dung tài liệu trong phông phản ánh quá trình quản lý, điều hành như:
+ Báo cáo: tháng, quí, 06 tháng, tổng kết năm, tổng kết nhiều năm.
+ Kế hoạch: tháng, quí, 06 tháng, năm, 05 năm …
+ Quyết định, thông báo, tờ trình, bản đề nghị, biên bản và các loại công
văn hành chính khác.
a. Nhóm tài liệu hành chính tổng hợp:
Bao gồm tài liệu (kể cả sổ tay) của lãnh đạo UBND, tài liệu của Văn
phòng UBND xã và tài liệu của bộ phận Văn thư – Lưu trữ.
b. Nhóm tài liệu về lĩnh vực Kinh tế:
Bao gồm tài liệu Đội Thuế, Ban Tài chính - Kế toán và Ban Địa chính –
Xây dựng.
c. Nhóm tài liệu về Văn hóa – xã hội:
Bao gồm tài liệu của ban VHTT-TDTT, Ban Lao động Thương binh xã

hội, Trạm y tế, Ban Dân số GĐ&TE và các hội đồng có liên quan.
d. Nhóm tài liệu về An ninh quốc phòng:
Bao gồm tài liệu của Ban tư pháp - hộ tích, Công an, quân sự và các hội
đồng có liên quan.

16


2.1.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc tiêu chuẩn và
phương pháp lưu trữ học để quy định thời hạn bao quản cho từng loại tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân theo giá trị của chúng
về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá khoa học và các giá trị khác. Từ đó lựu
chọn để thu thập, bổ xung những tài liệu có giá trị cho lưu trữ cơ quan và loại ra
những tài liệu hết giá trị. Vì vậy, việc xác định giá trị tài liệu có ý nghĩa quyết
định đến số phận của tài liệu. Nên yêu cầu phải chính xác, thận trọng. Làm tốt
việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện bổ xung các tài liệu có giá trị vao
kho lưu trữ cơ quan nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác sử dụng bảo quản tài
liệu .
Công tác xác định giá trị được tiến hành ở 2 giai đoạn (đối với tài liệu đã
được lập hồ sơ): thứ nhất là xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành và thứ
hai là lưu trữ cố định. UBND phường cũng đã ban hành bảng thời hạn bảo quản
tài liệu lưu trữ, trên cơ sở đó việc xác định giá trị trong quá trình chỉnh lý được
chính xác và hiệu quả hơn. Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của
UBND phường đã tiến hành đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên, việc xác định giá trị
cho từng hồ sơ chưa có thời hạn cụ thể, chỉ mới dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu
dài và tạm thời.
Nhưng vẫn còn những tồn tại như: theo tâm lý chung, các công chức
thuộc bộ phận văn phòng của UBND phường thường không muốn loại hủy bất
kỳ tài liệu nào của một công trình nào do e ngại những rắc rối có thể gặp phải,

do vậy họ giữ lại toàn bộ tài liệu sản sinh ra của tất cả các hoạt động họ tham gia
xây dựng. Điều này cũng là một trong những nguyên nhân khiến cho một số tài
liệu bị chất đống, bó gói.
Qua chương trình học lý thuyết và vận dụng vàothực tế tại UBND phường
Nông Tiến em có nhận xét như sau: Cơ quan chưa xây dựng bảng thời hạn bảo
quản tài liệu mà chỉ dựa vào bảng thời hạn bảo quản mẫu do cục Lưu trữ Trung
ương Đảng ban hành để lập ra những hồ sơ có thời hạn bảo quản đánh giá, hồ sơ
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. Tài liệu của Huyện uỷ chủ yếu có thời hạn bảo
17


quản vĩnh viễn, còn của các Ban, UBND, nghành ... thì có thời hạn bảo quản là
để đánh giá.
2.1.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu
Tài liệu lưu trữ của cơ quan đa số vẫn chưa được chỉnh lý kịp thời và
hoàn chỉnh. Do điều kiện và hoàn cảnh, cán bộ văn phòng kiêm nhiệm luôn về
lưu trữ trong cơ quan.
Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế nêu trên là do: Các hoạt động
nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan còn yếu; Ngân sách nhà nước đầu tư cho công
tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng trong kho lưu trữ của các Ủy ban còn hạn chế dẫn
đến việc tồn đọng, tích đống tài liệu ngày càng nhiều, gây khó khăn cho việc
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan và xã hội.
Do công tác Lưu trữ ở UBND phường chỉ bố trí một cán bộ làm công tác
văn thư kiêm nhiệm, các khâu nghiệp vụ đều do một cán bộ văn thư kiêm đảm
nhận, trình độ còn có nhiều hạn chế. Việc tra tìm văn bản còn mất nhiều thời
gian( do tài liệu chưa được chỉnh lý).
2.1.2.4 Công tác thống kê trong lưu trữ
Trong công tác Văn thư - Lưu trữ của UBND phường có những loại sổ
sách sau:
Trong công tác văn thư:

- Sổ đăng ký công văn đi.
- Sổ đăng ký công văn đến.
- Sổ ghi số Báo cáo của UBND phường.
- Sổ ghi sốThụng báo của UBND phường .
- Sổ ghi số Thông tri, Chỉ thị, Kế hoạch.
- Sổ ghi Chương trình công tác của UBND phường.
- Sổ ghi sè sao lục, Biên bản của UBND phường.
- Sổ ghi Quy chế, Quy định, Hướng dẫn của UBND phường.
- Sổ ghi Nghị quyết, Quyết định của UBND phường.
* Nhận xét về các loại sổ sách:
Hàng ngày cán bộ Văn thư nhận được văn bản sẽ đăng ký vào các cột mục
18


có trong sổ sách . Việc đăng ký phải chính xác, thận trọng nhằm giúp cho quá
trình đối chiếu tra tìm tài liệu khi cần thiết.
Các loại sổ sách được đóng ghim, đánh máy, chữ rõ ràng, và đóng bìa,
ngoài bìa ghi rõ nội dung của sổ.
Đối với tài liệu của Huyện uỷ thì mỗi tên loại văn bản xẽ được đăng ký
vào một quyển sổ riêng ( trong một năm).
Đối với văn bản đi thì sẽ được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi.
Đối với văn bản đến thì sẽ đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến.
Công tác Thống kê là công việc không diễn ra thường xuyên ở Kho lưu
trữ phường. Mục lục hồ sơ được lập theo năm theo từng Phông lưu trữ cụ thể.
Tài liệu sau khi chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp sắp xếp gọn
gàng ngăn nắp theo tiêu chí đế ra giúp cho việc tra cứu được thuận tiện nhanh
chóng. Tại Kho lưu trữ UBND phường mới chỉ xây dựng được sổ đăng ký mục
lục hồ sơ, còn các phương tiện thống kê khác chưa xây dựng được.
* Mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ ( Phụ lục số 2)
2.1.2. 5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

UBND phường Nông Tiến đã bố trí 01 phòng trong trụ sở làm việc của
UBND làm Kho lưu trữ, được đặt trên tầng 2 với diện tích Kho là 15m2 và
không được trang bị đầy đủ giá, tủ, hộp để đựng tài liệu, bình chữa cháy... không
đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu. Cũng như không trang bị đầy đủ các thiết bị
để phòng tránh các con gặm nhấm, côn trùng và càng không thể tránh được tài
liệu bị ẩm mốc. Kho lưu trữ là kho tạm, ngoài việc chứa các tài liệu, không thể
không tránh được các vận dụng khác của Ủy ban được chất chứa cùng tài liệu.
Công tác bảo quản tài liệu của UBND vẫn không được chú trọng. Nguy
cơ tài liệu sẽ bị hỏng hóc rất là nhiều
* Kho lưu trữ tạm của UBND phường Nông Tiến (Phụ lục số 3)
2.1.2.6 Công tác tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu
Kho Lưu trữ UBND phường Nông Tiến đã xây dựng được quy chế về sử
dụng tài liệu và nội quy mượn tài liệu tại Kho Lưu trữ. Trong đó có quy định rõ
trách nhiệm, và quyền của người cung cấp tài liệu và người sử dụng tài liệu. Có
19


rất nhiều loại hình tổ chức sử dụng tài liệu, nhưng do yêu cầu của độc giả đối
với việc sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ huyện không đáng kể nên chưa áp
dụng các hình thức tổ chức sử dụng như lý thuyết đã học. Hình thức tổ chức sử
dụng chủ yếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng Photocopy hoặc sao
y bản chính.
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan đã cung cấp đầy đủ
thông tin cần thiết cho lãnh đạo UBND phường Nông Tiến. Đồng thời cũng đáp
ứng được nhu cầu của các cán bộ hay nhân dân khi cần tìm kiếm các tài liệu của
cơ quan.
Tuy nhiên, tại UBND phường chưa xây dựng được phòng đọc phụ vụ cho
những người cần tra cứu tài liệu tại chỗ. Do việc quản lý chưa nghiêm nên nhiều
văn bản vẫn bị thất lạc, hệ thống tra cứu chưa được khoa học.
Nhìn chung, công tác lưu trữ của UBND phường Nông Tiến vẫn chưa

được chú trọng và quan tâm đặc biệt. Các trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu
trữ còn ít, đơn giản và chưa được đầu tư đúng quy định.

20


CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND PHƯỜNG
NÔNG TIẾN
3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được
Sau 2 tháng thực tập tại UBND phường Nông Tiến, Và sau đây là những
công việc mà em đã làm trong thời gian thực tập và kết quả em đạt được.
Em đã được làm quen với môi trường làm việc nơi công sở; Được học
hỏi nhiều điều về những kinh nghiệm làm việc đối với công tác chuyên môn mà
ngành hiện tại em đang học, cũng như kinh nghiệm ứng xử, giao tiếp ở nơi công
sở với cán bộ, công chức UBND phường Nông Tiến. Từ đó, tạo điều kiện cho
em có đủ kiến thức thực tiến lẫn lý thuyết trên trường để em tự tin bước vào
công việc thực tiễn sau này.
Cũng trong khoảng thực tập tại đây, em đã học hỏi thêm nhiều điều,
thấy được vai trò quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ nói chung cũng như
công tác lưu trữ nói đối với hoạt động quản lý của UBND phường Nông Tiến
nói riêng và của các cơ quan, tổ chức nói chung. Công tác lưu trữ là hoạt động
không thể thiếu và là tính tất yếu với hoạt động quản lý của cơ quan.
Với tinh thần năng nổ của một học sinh và tinh thần ham học hỏi cộng với
sự giúp đỡ tận tình của các bác, các anh chị trong UBND phường Nông Tiến đã
giúp em vững tin trong quá trình học tập kinh nghiệm tại UBND phường Nông
Tiến.
- Tích cực tìm hiểu và quan sát các hoạt động của cơ quan.
- Chấp hành đúng giờ giấc các quy định và nội quy của cơ quan.
- Có thái độ tốt, lễ phép với các bác, các anh chị trong cơ quan.

Bằng việc quan sát trực tiếp những công việc tại cơ quan thực tập sau đó
tham gia vào một số công việc đơn giản để nắm được công việc một cách nhanh
chóng hơn. Qua quá trình quan sát để làm quen với công việc tại UBND phường
Nông Tiến những ngày tiếp theo em được phân công thực tập một số công việc
của cán bộ văn thư thực thụ đã giúp tôi có được những bài học bổ ích và thiết
21