Công tác lưu trữ tại UBND quận ba đình

MỤC LỤC


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Đợi kiến tập này giúp cho sinh viên tiếp cận thực tế để học hỏi, tích lũy
những kiến thức và kỹ năng cơ bản của người làm công tác lưu trữ, bổ sung cho
phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã học trên lớp, giúp cho sinh viên nhận ra
được những điểm yếu, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực hiện công việc
Lưu trữ, để từ đây có thể khắc phục được những lỗ hổng về kiến thức chuyên
môn mà chương trình lý thuyết không thể đáp ứng đủ, giúp cho sinh viên cụ thể
hoá và nắm chắc hơn kiến thức cũng như kỹ năng của bản thân, nhận thức rõ
ràng về tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với sự phát triển của Đất Nước.
Trong lĩnh vực quản lý hành chính Nhà nước, lưu trữ là công tác có ý
nghĩa hết sức quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan. Cùng
với sự phát triển của khoa học công nghệ, nền hành chính Nhà nước cũng cơ sự
phát triển để phù hợp hơn. Là một sinh viên đang theo học ngành Lưu trữ học tại
Truờng Đại học Nội Vụ Hà Nội và đuợc tiếp nhận vào UBND quận Ba Đình
thực tập em quyết định chọn đề tài " Thực trạng công tác lưu trữ tại UBND quận
Ba Đình" làm đề tài nghiên cứu của mình. Qua đó em có thể tìm hiểu và nắm rõ
thực trạng công tác lưu trữ tại cơ quan mình đang thực tập nói riêng và của các
cơ quan hành chính nhà nuớc nói chung. Nhờ đó giúp cho em tích lũy thêm kiến
thức thực tế và có cái nhìn khách quan hơn đối với ngành học của mình.
Với thời gian kiến tập ngắn và sự bỡ ngỡ khi lần đầu tiếp xúc với cơ
quan tổ chức làm việc chuyên nghiệp, sinh viên không thể tránh khỏi những sai
xót trong quá trình thực hiện kiến tập tại cơ quan.Hơn nữa phạm vi tiếp cận công
việc hạn chế nên khó có thể có cái nhìn bao quát toàn diện về hoạt động cũng
như nắm được toàn bộ công việc diễn ra của cơ quan, tổ chức.
Qua đây em xin được gửi lời cảm ơn sau sắc nhất đến Ban lãnh đạo nhà
trường cùng toàn thể các thầy cô giáo trong khoa Văn thư- Lưu trữ đã tạo điều
kiện cho sinh viên chúng em được đi thực tập, tiếp xúc thực tế về công việc của
một cán bộ làm công tác lưu trữ như chúng em sau này.Em xin gửi lời cảm ơn

đến lãnh đạo UBND quận Ba Đình đã đồng ý tiếp nhận em vào thực tập tại cơ
quan và các cán bộ Phòng Nội Vụ đã nhiệt tình huớng dẫn, chỉ bảo để em hoàn
thành tốt công việc đuợc giao ở cơ quan.
Em xin chân thành cảm ơn !
2


B. PHẦN NỘI DUNG
Chuơng 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của cơ quan, tổ chức.
1.1.1. Lịch sử hình thành:
Ba Đình là một trong 12 quận nội thành của thành phố Hà Nội và là một
trong 4 quận trung tâm của thủ đô. Đây là nơi tập trung nhiều cơ quan quan
trọng của Việt Nam nói chung và Hà Nội nói riêng
Tên gọi Ba Đình xuất phát từ chiến khu Ba Đình của cuộc khởi nghĩa Ba
Đình diễn ra từ năm 1886-1887 huởng ứng phong trào Cần Vuơng cuối thế kỷ
19 của các nhà cách mạng yêu nuớc là Phạm Bành, Đinh Công Tráng và nhân
dân huyện Nga Sơn, Thanh Hóa.
Năm 1945 tên gọi Ba Đình đuợc đặt cho vuờng hoa ngã sáu phía sau vuờn
bách thảo, nơi này chủ tịch Hô Chí Minh đã đọc bản tuyên ngôn độc lập khai
sinh ra nuớc Việt Năm Dân chủ Cộng hòa ngày 2 tháng 9 năm 1945.
Năm 1954 tên gọi Ba Đình đựoc đặt cho một trong tám khu phố nội thành
của Hà Nội. Năm 1981 khu phố Ba Đình đuợc đổi tên thành quận Ba Đình như
ten gọi hiện nay.
Quận nằm trên nền đất xưa vốn thuộc tổng Hữu Nghiêm (sau đổi là Yên
Hòa), huyện Thọ Xương và các tổng Yên Thành, Nội, Thượng, Trung, huyện
Vĩnh Thuận.Từ những năm 1954 - 1961 gọi là khu Ba Đình và khu Trúc
Bạch.Từ những năm 1961- 1981, thành lập khu phố Ba Đình trên cơ sở sáp nhập
khu Ba Đình và khu Trúc Bạch cũ, đồng thời sáp nhập xã Đông Thái, một phần

xã Thái Đô thuộc quận V cũ; 2 xã: Ngọc Hà, Phúc Lệ, một phần xã Thống Nhất
thuộc quận VI. Tháng 6 năm 1981, đổi khu phố Ba Đình thành quận Ba Đình,
gồm 15 phường: Bưởi, Cầu Giấy, Cống Vị, Điện Biên, Đội Cấn, Giảng Võ, Kim
Mã, Ngọc Hà, Nguyễn Trung Trực, Phúc Xá, Quán Thánh, Thành Công, Thụy
Khuê, Trúc Bạch, Yên Phụ. Toàn bộ khu vực Hoàng thành Thăng Long nằm
trong quận này.Từ tháng 10 năm 1995, 3 phường: Bưởi, Thụy Khuê, Yên Phụ
thuộc quận Ba Đình chuyển sang trực thuộc quận Tây Hồ, từ đó quận còn 12
3


phường: Cầu Giấy, Cống Vị, Điện Biên, Đội Cấn, Giảng Võ, Kim Mã, Ngọc Hà,
Nguyễn Trung Trực, Phúc Xá, Quán Thánh, Thành Công, Trúc Bạch. Ngày 22
tháng 11 năm 1996, phường Cầu Giấy được đổi tên thành phường Ngọc Khánh.
Ngày 5 tháng 1 năm 2005, thành lập 2 phường Liễu Giai (tách ra từ một phần
các phường Ngọc Hà và Cống Vị ) và Vĩnh Phúc (tách ra từ phường Cống
Vị ) .Từ đó, quận Ba Đình có 14 phường: Cống Vị, Điện Biên, Đội Cấn, Giảng
Võ, Kim Mã, Liễu Giai, Ngọc Hà, Ngọc Khánh, Nguyễn Trung Trực, Phúc Xá,
Quán Thánh, Thành Công, Trúc Bạch, Vĩnh Phúc.
1.1.2. chức năng nhiệm vụ, quyền hạn
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình HĐND
Quận thông qua để trình UBND thành phố thông phê duyệt, tổ chức và kiểm tra
việc thực hiện kế hoạch đó
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn quận; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết
toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình HĐND quận quyết định và báo cáo UBND, cơ quan
tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, hướng dẫn, kiểm tra UBND
các phường xây dựng và thực hiện ngân sách, kiểm tra Nghị quyết của HĐND
các phường về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội trên địa bàn các các phường;
- Xây dựng, trình UBND quận thông qua các chương trình khuyến khích
phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các
chương trình đó;
- Chỉ đạo UBND các các phường thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ
cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm
sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thủy sản;
4


- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND các phường;
- Xây dựng quy hoạch thủy lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thủy lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thủy nông trên địa bàn quận theo quy
định của pháp luật;
- Tham gia với UBND thành phố trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn quận;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp các
phường;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu, phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thủy sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND
thành phố;
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch thị
trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn quận; quản lý việc thực hiện quy hoạch
xây dựng đã được phê duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng, tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuât, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của UBND thành phố.
5


- Xây dựng và phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của nhà nước về hoạt động thương mại và dịch
vụ,du lịch trên địa bàn quận;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn quận và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp trên phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề, tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hóa giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xóa mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo
viên,quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong
trào về văn hóa - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ và phát huy các giá trị di
tích lịch sử - văn hóa, và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khỏe nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi, thực hiện chính
sách dân số kế hoach hóa gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động,tổ chức phong trào xóa đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện
nhân đạo.

6


- Thực hiện các biện pháp hướng dẫn tiến bộ khoa học – công nghệ phục
vụ sản xuất và đời sống ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường, phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hóa trên địa bàn quận;
- Ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện xây dựng kế hoạch khu vực phòng thủ
quận; quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo xây dựng lực lượng dân quân
tự vệ, công tác tập huấn dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự, quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân quận vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý
hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương.
- Tuyên truyên, phổ biến chính sách pháp luật về dân tộc, tôn giáo.
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hôi và đại biêu HĐND

theo quy định của pháp luật;
7


- Quản lý công tác tổ chức biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính quận;
- Thực hiện các Nghị quyết của HĐND về quy hoạch tổng thể xây dựng
và phát triển đô thị của quận trên cơ sở quy hoạch chung;
- Quản lý các cơ sở văn hóa – thông tin, thể dục thể thao của thị xã, quận
thuộc thành phố, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hóa, danh
lam thắng cảnh do quận quản lý.
Như vậy, là một cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương, UBND quận
Cầu Giấy đã thực hiện chức năng quản lý nhà nước trên mọi lĩnh vực đồng thời
tuân thủ mọi quy định của pháp luật.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của UBND quận hoạt động trên cương vị là một tổ chức
cấp quận, và có quy mô bộ máy lớn. Là một cơ quan quản lý nhà nước thực
hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của luật tổ chức
HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003.
Tổ chức bộ máy gồm
- 01 chủ tịch
- 02 phó chủ tịch
- 01 chánh văn phòng
- 02 phó chánh văn phòng
- Các ủy viên
Trong đó Chủ tịch UBND quận Ba Đình là người lãnh đạo , điều hành
toàn diện các mặt công tác của UBND quận ; Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen
thưởng quận, Hội đồng nghĩa vụ quân sự. Hội đồng phối hợp công tác tuyên
truyền phổ biến giáo dục pháp luật quận, Hội đồng giải phóng mặt bằng, trưởng

ban chỉ đạo thi hành án….Xử lý các vấn đề có liên quan đến các ngành: công an,
8


toà án, viện kiểm sát nhân dân, đội thi hành án, ban chỉ huy quân sự và phòng
thống kê quận; Chủ trì các phiên họp của UBND quận, đảm bảo mối quan hệ với
thành phè , quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhân
dân quận, Uỷ ban mặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận và các đoàn
thể nhân dân quận; Trực tiếp phụ trách các phòng: Phòng Tổ chức chính quyền,
Kế hoạch - Kinh tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án….
Phó Chủ tịch UBND quận: UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Chủ tịch giúp
việc cho Chủ tịch , trong đó 01 Phó Chủ tịch phụ trách về Văn xã, 01 Phó Chủ
tịch phụ trách về Kinh tế và Đô thị. Các Phó Chủ tịch làm việc theo sự phân
công của Chủ tịch và có nhiệm vị chỉ đạo điều hành hoạt động một số phòng,
ban chuyên môn của UBND quận. Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập
thể UBND quận, HĐND quận về những quyết định, những ý kiến chỉ đạo điều
hành, những kết quả công việc thuộc các lĩnh vực được phân công. Cùng tập thể
UBND quận chịu trách nhiệm về hoạt động của UBND quận trước UBND
Thành phố, Quận uỷ và HĐND quận
Các phòng ban chuyên môn trực thuộc Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB
ngày 15 tháng 12 năm 1995 của UBND Thành phố Hà Nội về việc thành lập các
phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND quận thì UBND quận gồm 20 phòng
ban sau:
1. Phòng Nội vụ: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước các lĩnh vực: tổ chức; biên chế các cơ quan hành chính,
sự nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành
chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức xã, phường,
thị trấn; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen thưởng.
2. Phòng Tư pháp: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về: công tác xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kiểm

tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật; phổ biến, giáo dục pháp luật; thi hành án
dân sự; chứng thực; hộ tịch; trợ giúp pháp lý; hoà giải ở cơ sở và các công tác tư
9


pháp khác.
3. Phòng Tài chính - Kế hoạch: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: tài chính, tài sản; kế
hoạch và đầu tư; đăng ký kinh doanh; tổng hợp, thống nhất quản lý về kinh tế
hợp tác xã, kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân.
4. Phòng Tài nguyên và Môi trường: tham mưu, giúp Ủy ban nhân
dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: tài nguyên đất; tài nguyên
nước; tài nguyên khoáng sản; môi trường; khí tượng, thuỷ văn; đo đạc, bản đồ
và biển.
5. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội: tham mưu, giúp Ủy ban
nhân dân quận thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động;
việc làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất
nghiệp; an toàn lao động; người có công; bảo trợ xã hội; bảo vệ và chăm sóc trẻ
em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới.
6. Phòng Văn hoá và Thông tin: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về: văn hoá; gia đình; thể dục, thể thao;
du lịch; bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông
tin; phát thanh; báo chí; xuất bản.
7. Phòng Giáo dục và Đào tạo: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận
thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực giáo dục và đào tạo, bao
gồm: mục tiêu, chương trình và nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà
giáo và tiêu chuẩn cán bộ quản lý giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị
trường học và đồ chơi trẻ em; quy chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ; bảo
đảm chất lượng giáo dục và đào tạo.
8. Phòng Y tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức

năng quản lý nhà nước về chăm sóc và bảo vệ sức khoẻ nhân dân, gồm: y tế cơ
sở; y tế dự phòng; khám, chữa bệnh, phục hồi chức năng; y dược cổ truyền;
10


thuốc phòng bệnh, chữa bệnh cho người; mỹ phẩm; vệ sinh an toàn thực phẩm;
bảo hiểm y tế; trang thiết bị y tế; dân số.
9. Thanh tra huyện: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo trong
phạm vi quản lý nhà nước của Ủy ban nhân dân cấp huyện; thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn thanh tra giải quyết khiếu nại, tố cáo và phòng, chống tham nhũng
theo quy định của pháp luật.
10. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân: tham mưu tổng
hợp cho Ủy ban nhân dân về hoạt động của Ủy ban nhân dân; tham mưu, giúp
Ủy ban nhân dân quận về công tác dân tộc; tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân
dân về chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin
phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và các
cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân.
11. Phòng Kinh tế: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực hiện chức
năng quản lý nhà nước về tiểu thủ công nghiệp; khoa học và công nghệ; công
nghiệp; thương mại;
12. Phòng Quản lý đô thị: tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân quận thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về kiến trúc; quy hoạch xây dựng; phát triển
đô thị; nhà ở và công sở; vật liệu xây dựng; giao thông; hạ tầng kỹ thuật đô thị.
13. Ban quản lý dự án.
14. Thanh tra xây dựng.
15. Thanh tra nhà nước.
16. Ban quản lý chợ Long Biên.
17. Ban quản lý chợ số 2.

11


18. Ban quản lý chợ số 3.
19. Truờng thể thao thiếu niên 10/10
20. Ban bồi thuờng giải phóng mặt bằng.
Đồng thời UBND quận còn có các UBND cấp trực thuộc thực hiẹn các
quyết định quản lý của cấp trên gồm 14 phường: Ngọc Hà, Đội Cấn, Cống Vị,
Quán Thánh, Phúc Xá, Nguyễn Trung Trực, Trúc Bạch, Điện Biên, Thành Công,
Giảng Võ, Kim Mã, Ngọc Khánh, Liễu Giai, Vĩnh Phúc
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của phòng Nội Vụ
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Phòng Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân quận Ba
Đình , tham mưu giúp Ủy ban nhân dân Quận thực hiện chức năng quản lý nhà
nước về các lĩnh vực: Tổ chức, biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà
nước; cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ,
công chức, viên chức nhà nước; cán bộ, công chức phường, hội, tổ chức phi
Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước, tôn giáo; thi đua khen thưởng, công tác
thanh niên.
Công tác quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp, quản lý và
đào tạo bồi dưỡng cán bộ công chức.
- Tham mưu giúp UBND quận hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng
biên chế hành chính, sự nghiệp, tổng hợp chung việc thực hiện các quy định về
chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, đơn vị sự
nghiệp và Ủy ban nhân dân cấp phường.
- Tham mưu giúp UBND quận trong việc tuyển dụng, sử dụng, điều động,
bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi dưỡng về
chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công chức, viên
chức.

- Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức phường và thực hiện
12


chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách phường
theo phân cấp.
- Giúp UBND quận thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt động
của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
- Phối hợp với Trung tâm bồi dưỡng chính trị tổ chức các lớp đào tạo bồi
dưỡng nhằm nâng cao chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức tại các phòng ban và các phường theo nội dung, chương trình kế
hoạch của Quận.
Công tác cải cách hành chính
- Giúp UBND quận triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn
cùng cấp và UBND phường thực hiện công tác cải cách hành chính;
- Tham mưu, giúp UBND quận về chủ trương, biện pháp đẩy mạnh cải
cách hành chính trên địa bàn quận.
- Thanh tra, kiểm tra công vụ, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các
vi phạm về công tác nội vụ theo thẩm quyền.
- Là cơ quan thường trực, giúp việc cho Ban chủ nhiệm thực hiện Chương
trình 04/CTr-QU ngày 15/11/2010 của Quận ủy “Đẩy mạnh cải cách hành chính,
trọng tâm nâng cao trách nhiệm và chất lượng phục vụ của đội ngũ CBCCVC
quận Ba Đình giai đoạn 2011-2015”.
Công tác xây dựng chính quyền, quản lý địa giới hành chính
- Giúp UBND quận và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực hiện việc
bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công của
UBND quận và hướng dẫn của UBND thành phố;
- Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch UBND quận phê chuẩn các chức
danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân phường; giúp Ủy ban nhân dân quận trình
UBND thành phố phê chuẩn các chức danh bầu cử theo quy định của pháp luật.

- Tham mưu UBND quận xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều
chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để UBND trình Hội đồng nhân dân cùng
cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền xem xét, quyết định. Chịu
trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của quận.
13


- Tham mưu UBND quận trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp
nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của tổ dân phố trên địa bàn
theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổ dân phố; hướng
dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện pháp luật về dân chủ cơ sở đối với
các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, phường trên địa bàn.
Công tác tôn giáo
- Giúp UBND quận chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các
chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo và công
tác tôn giáo trên địa bàn;
- Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của UBND
thành phố và theo quy định của pháp luật.
Công tác thi đua, khen thưởng
- Tham mưu, đề xuất với UBND quận tổ chức các phong trào thi đua và
triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên địa bàn
quận; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua – Khen thưởng quận.
- Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn quận; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua, khen
thưởng theo quy định của pháp luật.
Công tác Quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
- Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn quận chấp hành
chế độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
- Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo

quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
quận và lưu trữ quận.
Công tác thanh niên, quản lý hội
- Tham mưu UBND quận ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước về công tác thanh niên được giao;
- Tham mưu thành lập, tổ chức đại hội, chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải
14


thể, đổi tên và phê duyệt điều lệ hội đối với hội có phạm vi hoạt động trong
phường.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch
về thanh niên và công tác thanh niên sau khi được phê duyệt;
- Hướng dẫn, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về thanh niên và
công tác thanh niên được giao.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Biên chế của Phòng Nội vụ có 10 đồng chí bao gồm: 01 trưởng phòng, 02
phó trưởng phòng và các chuyên viên, được chia làm 03 bộ phận:
1. Bộ phận Cải cách hành chính, Thi đua khen thưởng, Tôn giáo.
2. Bộ phận Xây dựng chính quyền, tổ chức bộ máy và đào tạo bồi dưỡng
khối phòng ban, phường, Công tác thanh niên và Quản lý Hội
3. Bộ phận Giáo dục: Công tác tổ chức bộ máy và đào tạo bồi dưỡng khối
giáo dục, Quản lý nhà nước về văn thư lưu trữ.
1.3. . Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận
lưu trữ.
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ
Công tác lưu trữ của cơ quan bao gồm:
- Tham mưa cho lãnh đạo về công tác quản lý lưu trữ của cơ quan
- Tham mưu cho lãnh đạo về công tác bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ

quan
- Thực hiện nghiệp vụ lưu trữ cơ quan
- Quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quy định
- Thu thập, xác định giá trị của tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ cơ
quan.
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về lưu trữ theo quy định của pháp luật.
15


- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học, công nghệ vào công tác văn thư-lưu trữ.
1.3.2. Cơ cấu tổ chức.
Căn cứ vào tinh hình thực tiễn công việc mà cơ quan không hình thành bộ
phận lưu trữ riêng biệt mà nghiệp vụ lưu trữ đuợc giao cho một cán bộ trong
phòng Nội Vụ phụ trách dưới sự giám sát và chỉ đạo của đồng chí phó truởng
phòng Nội Vụ.
Chuơng 2: Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan.
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác Lưu trữ
2.1.1.1. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
Để công tác lưu trữ của cơ quan thực hiện theo đúng quy định đã đề ra đối
với công tác lưu trữ, giúp cho công tác lưu trữ cơ quan và đuợc thực hiện một
cách thống nhất đạt hiệu quả cao, UBND quận Ba Đình căn cứ vào các văn bản
quy định, huớng dẫn chung sau:
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân ngày
26/11/2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về
công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ
về công tác văn thư;

Căn cứ Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các
cấp; Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
2.1.1.2. Văn bản do UBND quận Ba Đình xây dựng và ban hành về
công tác lưu trữ
16


UBND quận đã xây dựng các văn bản để triển khai thực hiện như:
- Kế hoạch số 02//KH-UBND ngày 07/01/2015 về công tác văn thư, lưu trữ
năm 2015;
- Quyết định số 819/QĐ-UBND ngày 10/4/2015 về việc ban hành danh mục
hồ sơ năm 2015;
- Công văn số 1906/UBND-NV ngày 25/12/2014 về việc thu hồ sơ của năm
2014, lập danh mục hồ sơ và chỉnh lý tài liệu của đơn vị.
- Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của UBND quận Ba Đình. (phụ
lục 1).Quy chế này áp dụng thống nhất cho các cơ quan HĐND, UBND quận;
các phòng, ban, ngành thuộc UBND quận và UBND các phường (gọi tắt là các
cơ quan, tổ chức); các đơn vị sự nghiệp; các trường học thuộc UBND quận và
UBND các phường .
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ của cơ quan.
2.1.2.1. Thành phần tài liệu Phông lưu trữ
Trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động, UNB quận Ba Đình sản
sản sinh ra khối tài liệu gồm nhiều thành phần khác nhau, trong đó bao gồm
những thành phần chủ yếu sau:
- Tài liệu hành chính:
Đây là thành phần chủ yếu của cơ quan và có khối lượng nhiều nhất được
hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, các phòng ban trong

UBND quận. Là tài liệu giấy của các cơ quan quản lý nhà nước cấp trên và các
cơ quan ngang cấp và cơ quan trực thuộc gửi tới. Tài liệu hành chính phản ánh
những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá,
giáo dục v.v… được biểu hiện bằng các hình thức văn bản như Nghị quyết của
HĐND, Quyết định, Chỉ thị của UBND và các hình thức văn bản hành chính
khác.
- Tài liệu khoa học kỹ thuật:
Là loại hình tài liệu này tuơng đối nhiều, nội dung chủ yếu là những bản
vẽ kỹ thuật và những văn bản liên quan về các công trình xây dựng UBND quận,
các công trình xây dựng cơ bản, công trình hạ tầng kỹ thuật giao thông đô thị.
17


Tài liệu về xây dựng công trình công cộng, công trình đô thị thuộc địa phận
UBND quận. Tài liệu khảo sát, thiết kế xây dựng, hồ sơ hoàn công các công
trình thuộc thẩm quyền UBND.
- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình( tài liệu nghe nhìn)
Đây là loại tài liệu tuy không nhiều so với tài liệu hành chính và tài liệu
khoa học kỹ thuật, tuy nhiên lại là tài liệu quan trọng và có giá trị quan trọng.
UBND quận Ba Đình đang quản lý các cuốn băng video và tài liệu ảnh(dương
bản) ghi lại các sự kiện như: lễ hội truyền thống, các ngày lễ trọng đại tổ chức
trên địa bàn quận, các kỳ họp của HĐND, các chuyến đi thăm của lãnh đạo
Đảng và Nhà nước, của lãnh đạo thành phố, lãnh đạo quận.
2.1.2.2. Trách nhiệm quản lý Phông lưu trữ UBND quận Ba Đình.
Người đứng đầu UBND quận Ba Đình có nhiệm vụ, quyền hạn của mình
có trách nhiệm quản lý về Phông lưu trữ cơ quan; Ban hành quy chế về quản lý
Phông lưu trữ
Người làm lưu trữ ở cơ quan phải nắm rõ đuợc thành phần tài liệu trong
phông, số luợng tài liệu và tình trạng vật lý của tài liệu trong Phông để tham
mưu cho lãnh đạo trong việc quản lý Phông lưu trữ của cơ quan.

2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa
học công nghệ trong hoạt động lưu trữ của cơ quan.
- UBND quận đã triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
hành chính. Sử dụng các hệ điều hành tác nghiệp phục vụ hoạt động chỉ đạo,
điều hành của Thường trực HĐND, UBND quận qua mạng diện rộng của Văn
phòng HĐND và UBND quận, đặc biệt là ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản đi, đến và theo dõi các ý kiến kết luận chỉ đạo của UBND quận.
Trao đổi thông tin với các phòng, ban thông qua mạng nội bộ và trên hệ thống
quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp của Thành phố.
- Hiện nay UBND quận Ba Đình đang triển khai thực hiện đề án “Xây
dựng quận Ba Đình thành cơ quan điện tử giai đoạn 2014- 2016 và định hướng
đến năm 2020”. Qua đó, từng bước thực hiện triển khai các nhiệm vụ trong đề án
đã được phê duyệt bao gồm: Trang bộ cơ sở hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin,
18


mạng LAN các phường, trang thiết bị công nghệ thông tin cho cán bộ công chức,
thiết bị an toàn, bảo mật thông tin. Đôn đốc các đơn vị sử dụng phần mềm quản lý
văn bản và hồ sơ công việc để nâng cao hiệu quả thực thi nhiệm vụ
- Đẩy mạnh công tác nghiên cứu và ứng dụng khoa học công nghệ trong
hoạt động lưu trữ; triển khai thực hiện nghiệp vụ lưu trữ với quản lý tài liệu
điện tử.
- Triển khai thực hiện văn bản số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản
đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; Văn bản số 169/HD-CVTLTNN ngày
10/3/2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về xây dựng cơ sở dữ liệu.
2.1.4. Đào tạo, bồi duỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ và quản
lý công tác thi đua khen thuởng trong hoạt động Văn thư-lưu trữ
2.1.4.1. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ
Đã tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ công tác lưu trữ đối với các Thủ trưởng

cơ quan, đơn vị; công chức, viên chức làm nhiệm vụ lưu trữ và được phân công
thực hiện công tác lưu trữ tại các cơ quan chuyên môn UBND quận; UBND 14
phường; các trường THCS, TH, MN thuộc UBND quận.
Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lưu trữ tập trung
vào các nội dung:
- Công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan;
- Công tác thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;
- Công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
- Công tác số hóa tài liệu lưu trữ.
2.1.4.2. Công tác thi đua khen thuởng trong hoạt động lưu trữ
Hàng năm và năm năm một lần UBND quận Ba Đình tổ chức sơ kết, tổng
kết về công tác văn thư, lưu trữ. Căn cứ vào báo cáo hàng năm và báo cáo năm
năm về công tác văn thư- lưu trữ của UBND quận Ba Đình để thực hiện công
tác thi đua khen thưởng:
Các đơn vị, cá nhân có thành tích trong công tác văn thư và lưu trữ được
19


xét khen thưởng theo quy định của pháp luật.
Cán bộ, công chức vi phạm các quy định tại Quy chế này thì tùy theo tính
chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức kỷ luật áp dụng theo quy định của
pháp luật về xử lý kỷ luật đối với cán bộ, công chức hoặc truy cứu trách nhiệm
hình sự theo quy định của pháp luật.
Trường hợp cán bộ, công chức vi phạm các quy định tại Quy chế này mà
gây thiệt hại vật chất cho đơn vị phải bồi thường thiệt hại theo quy định của
pháp luật hiện hành về trách nhiệm vật chất đối với cán bộ, công chức.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xư lý vi phạm quy chế công tác
lưu trữ
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của

pháp luật về công tác lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị thuộc quận. Việc ban
hành Kế hoạch về công tác lưu trữ; quyết định phân công cán bộ làm công tác
văn lưu trữ; quyết định nguồn nộp lưu và tài liệu nộp lưu vào kho lưu trữ UBND
phường. Xây dựng kế hoạch thanh tra, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ tập
trung vào các nội dung sau:
- Công tác lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan
- Ban hành danh mục hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị
- Ban hành Kế hoạch chỉnh lý tài liệu tồn đọng, tập trung công tác chỉnh lý
tài liệu, tài liệu tồn đọng; việc xác định giá trị tài liệu và tiêu huỷ tài liệu hết giá
trị theo quy định của pháp luật.
- Công tác tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị;
- Việc thực hiện chế độ chính sách, phụ cấp độc hại cho công chức, viên
chức và người làm công tác văn thư;
- Việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ theo quy định.
Căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và quy chế chung để
kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các cơ
20


quan; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ;
Phòng Nội vụ sẽ chịu trách nhiệm trước UBND quận thực hiện quản lý
nhà nước về công tác văn thư -lưu trữ; kiểm tra, hướng dẫn tổ chức thực hiện,
theo dõi việc thực hiện Quy chế này.
Phối hợp với Phòng Tư pháp kiểm tra 13/14 phường trong công tác ban hành
văn bản hành chính và công tác văn thư, lưu trữ. Thông qua kiểm tra đã nhắc nhở,
chấn chỉnh những văn bản ban hành chưa đúng thẩm quyền và hướng dẫn cán bộ
UBND phường thực hiện công tác mở hồ sơ lưu trữ hiện hành trong quá trình thụ

lý hồ sơ theo chức trách nhiệm vụ được giao, bước đầu công tác lưu trữ hiện hành
đang dần đi vào nền nếp. Ý thức của cán bộ, công chức đã được nâng lên trong
công tác lưu trữ.
Văn phòng HĐND- UBND quận có trách nhiệm thu thập, chỉnh lý, xác
định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; phân
công cán bộ làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của UBND quận theo
các quy định hiện hành.
Các đơn vị trực thuộc UBND quận có trách nhiệm tổ chức thực hiện Quy
chế này và các quy định hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
2.2.1.1. Lập hồ sơ
Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ lập hồ sơ
công việc được phân công theo dõi, giải quyết và giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng
thời hạn và đúng thủ tục quy định.
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc
được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ
sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công
việc của mình sẽ tiếp tục đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
- Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy
đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy
21


theo đặc điểm khác nhau của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp
(chủ yếu là theo trình tự thời gian và diễn biến công việc).
- Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công
chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những
văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu,

sách báo không cần để trong hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức,
viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức đơn vị hình thành hồ sơ;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ
với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết
công việc;
- Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
2.2.1.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Giao nôp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các
đơn vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ đuợc giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn
an toàn tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ cho
nhu cầu tra cứu và sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy hết giá trị của
tài liệu. Chính vì vậy hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ
đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thuộc phạm vi quản lý của mình.
Cán bộ, công chức, viên chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, tổ chức theo thời hạn . Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp
lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan, tổ chức biết và phải được
sự đồng ý của Lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02
năm;
Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng
chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc
22


cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài
liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, tổ chức khác.

Về thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan được thực hiện
theo quy định chung như sau
- Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc;
- Hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản sẽ giao nộp trong thời hạn 03 tháng, kể
từ ngày công trình được quyết toán.
- Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn
nộp lưu để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức
đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho lưu trữ cơ quan và
thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
2.2.1.3. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
Hàng năm Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng
Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan thuộc phạm vi quản lý của mình.
Chánh Văn phòng HĐND-UBND sẽ tham mưu cho UBND quận trong
việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ đối với các cơ quan,tổ chức. Tổ chức kiểm tra thực hiện việc lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.
Trưởng phòng Nội vụ sẽ tham mưu cho UBND quận trong việc ban hành
các văn bản chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức. Tổ chức kiểm tra thực hiện việc lập hồ
sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức
Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được
phân công theo dõi, giải quyết; Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời hạn và đúng
thủ tục quy định.
Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công
chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan, tổ chức theo đúng quy định của Nhà nước.
23

2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
Để bảo quản được khối tài liệu hoàn chỉnh, tránh để tài liệu thất lạc và bị
bỏ xót tại các Phòng, ban khác ảnh hưởng đến quá trình khai thác và sử dụng;
Các cán bộ thực hiện nghiệp vụ lưu trữ tiến hành thu thập và bổ sung những tài
liệu còn thiếu từ các chi bộ thuộc nguồn nộp lưu.
Những thành phần chủ yếu được thu thập vào lưu trữ văn bản, tài liệu liên
quan đến hồ sơ của đảng viên như bản kiểm điểm, thi đua khen thưởng, giấy
chuyển sinh hoạt Đảng, Giấy chứng nhận học lớp bồi dưỡng đảng viên mới,....
Khi công việc được kết thúc tài liệu sẽ được chuyển đến lưu trữ tùy vào
từng văn bản tài liệu mà được thu thập vào lưu trữ.Có những văn bản, tài liệu
cần thiết phục vụ cho quá trình giải quyết công việc của các Phòng, ban, các đơn
vị sẽ được giữ lại cho đến khi công việc kết thúc sẽ chuyển đến cho cán bộ thực
hiện nghiệp vụ lưu trữ.
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Bộ phận Lưu trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ xây dựng Bảng thời hạn
bảo quản tài liệu để trình Lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký duyệt. Sau khi có phê
duyệt của lãnh đạo UBND quận thì cán bộ lưu trữ thực hiện việc xác định giá trị
tài liệu. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn
bằng số năm cụ thể
- Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
Truờng hợp tài liệu đã hết giá trị và cần loại hủy sẽ thành lập hội đồng
xác định giá trị tài liệu theo quy định tại Điều 18 Luật lưu trữ năm 2011. Để đưa
ra quyết định tài liệu có bị loại hủy hay không hội đồng sẽ căn cứ vào ý kiến
thẩm định của hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên
trực tiếp, người có thẩm quyền quyết định việc hủy tài liệu hết giá trị.
Sau khi có quyết định hủy tài liệu của hội đồng xác định giá trị tài liệu
hủy sẽ đuợc hủy bằng cách đưa vào máy cắt.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu

24


Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ là khâu quan trọng và đuợc cán bộ làm
công tác lưu trữ tiến hành theo các buớc quy định về nghiệp vụ chỉnh lý.
Khi tiến hành chỉnh lý tài liệu, cán bộ chỉnh lý phải năm rõ nguyên tắc
của việc chỉnh lý tài liệu sau
- Không phân tán phông lưu trữ;
- Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới
hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết
công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan,
tổ chức và phải được những yêu cầu sau:
- Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
- Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra
cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Hằng năm cán bộ lưu trữ phòng Nội vụ tiến hành chỉnh lý tài liệu hình
thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan mình. Các cán bộ phụ
trách về công tác văn thư- lưu trữ của các đơn vị, các phòng, ban trong UNBD
quận Ba Đình sẽ phải tiến hành chỉnh lý khối tài liệu của đơn vị mình trước khi
chuyển lên kho lưu trữ của cơ quan.
Hiện nay UBND quận đang lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu lưu trữ từ năm
2008. Hiện tại số lượng tài liệu đã được chỉnh lý trước năm 2008 như sau: Tài
liệu lưu trữ đã được chỉnh lý là: 192m. Tài liệu lưu trữ từ năm 2008 đến nay đã
được chỉnh lý sơ bộ: 1085m (khoảng 217 giá X 5 m giá).Tổng số tài liệu lưu trữ
của UBND quận: 212 m. Tài liệu lưu trữ tại UBND các phường là 344 m (Tài

liệu chưa qua chỉnh lý).
Công tác chỉnh lý tài liệu đuợc các cán bộ phụ trách công tác lưu trữ thực
hiện một cách nghiêm túc, theo đúng quy trình nghiệp vụ đã đuợc quy định về
25