Báo cáo kiến tập quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN KHOÁNG sản yên bái VPG

LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian kiến tập tại Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG,
bản thân tôi đã cố gắng để hoàn thành tốt công việc được giao nhưng với thời
gian cho phép và khả năng nghiên cứu, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế. Vậy
nên, bài báo cáo của tôi không tránh khỏi những thiếu sót, nhưng với tinh thần
học hỏi và nghiêm túc trong thời gian kiến tập vừa qua, tôi rất mong nhận được
thêm sự chỉ bảo của thầy cô để báo cáo của tôi được hoàn thiện và đầy đủ hơn.
Để hoàn thành bài báo cáo này, tôi xin chân thành cảm ơn sự chỉ bảo,
hướng dẫn tận tình của các thầy cô trong khoa Quản trị Văn phòng. đặc biệt là
cô Lâm Thu Hằng, giảng viên hướng dẫn khoa Quản trị Văn phòng trường Đại
Học Nội Vụ Hà Nội. Đồng thời, tôi xin chân thành cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ
của Lãnh đạo Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG, và các cô, anh, chị
trong văn phòng và đặc biệt là cô Phạm Thị Thanh Hà - Trưởng phòng tổ chức,
hành chính đã tận tình chỉ bảo và tạo mọi điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành
đợt kiến tập quan trọng này.
Trong quá trình làm báo cáo chắc chắn còn thiếu sót hoặc chưa đầy đủ nội
dung theo yêu cầu của nhà trường. Kính mong quý Thầy Cô quan tâm và tạo
điều kiện giúp đỡ.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 23 tháng 6 năm 2017
Sinh viên
Trần Thị Thành


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT


BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
QĐ

VP

Quyết Định
Văn phòng


PHẦN I: MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA QUÁ TRÌNH KIẾN TẬP
Như chúng ta đã biết, trong bất kỳ cơ quan nào cũng đều cần có văn
phòng. Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý
thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Văn phòng có vai trò quan trọng trong cơ quan,
tổ chức. Công tác văn phong thực hiện tốt sẽ là động lực thúc đẩy sự phát triển,
tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các hoạt động của cơ quan, tổ chức. Ngược lại
công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn và không
đạt được hiệu quả công tác như mong muốn. Bởi vậy công tác văn phòng không
chỉ có những đóng góp to lớn cho cơ quan, tổ chức mà còn góp phần vào sự thúc
đẩy phát triển xây dựng đất nước.
Là một sinh viên nghành Quản trị Văn phòng của trường Đại học Nội vụ
Hà Nội, tôi đã được thầy cô giảng dạy đồng thời qua tìm hiểu thực tế tôi phần
nào đã hiểu được những đặc điểm, vai trò, hoạt động của văn phòng. Nhằm
trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và
thực hiện những hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức. Đồng thời
với mục đích gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn, hàng năm
khoa và nhà trường đều tổ chức cho sinh viên năm ba đi kiến tập thực tế để nâng
cao hiểu biết cũng như tiếp xúc dần với công việc sau này.
Qua đợt kiến tập này, sinh viên được rèn luyện thêm kỹ năng nghề
nghiệp, ý thức trách nhiệm và phong cách làm việc của một cán bộ làm công tác
Văn phòng.
Được sự đồng ý của lãnh đạo Công Ty cổ phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
và theo sự phân công của Khoa Quản trị Văn phòng trường Đại Học Nội Vụ Hà
Nội, tôi về kiến tập tại văn phòng Công Ty cổ phần Khoáng Sản Yên Bái VPG

từ ngày 29/05/2017 đến 18/06/2017.
Mặc dù nội dung kiến tập khá phức tạp, thời gian kiến tập có hạn nhưng
với sự quan tâm, tạo điều kiện của đồng chí trưởng phòng tổ chức hành chính,
sự chỉ bảo tận tình của các cô, anh, chị công tác lâu năm trong phòng, sự giúp đỡ
tận tình của giáo viên hướng dẫn và cùng với sự nỗ lực của bản thân tôi đã hoàn
thành tốt các yêu cầu của nội dung kiến tập.
4


Thông qua nghiên cứu, khảo sát và trực tiếp thực hành qua các khâu
nghiệp vụ của công tác văn thư, lưu trữ của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên
Bái VPG, tôi đã hiểu được lý thuyết cơ bản và thực hành tốt các khâu nghiệp vụ.
Những thu thập được trình bày cụ thể trong báo cáo dưới đây.
Báo cáo kiến tập của tôi được xây dựng trên cơ sở những quy định, những
kiến thức lý luận chung cũng như hoạt động tìm hiểu thực tiễn. Qua bài báo cáo
này, tôi mạnh dạn đánh giá và đề xuất một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt đông công tác văn phòng trong cơ quan của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản
Yên Bái VPG. Cũng như văn phòng tại các doanh nghiệp.

5


PHẦN II: NỘI DUNG
1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG
TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN YÊN BÁI VPG
1.1. Vài nét về Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
Tên cơ quan: Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
Địa chỉ : số 623, đường Điện Biên, phường Minh Tân, thành phố Yên Bái.
Điện thoại: 0293.852.554.
Fax: 0293.851.510.

Email:
Công ty Cổ phần khoáng sản Yên Bái VPG là một doanh nghiệp được
chuyển đổi từ mô hình Doanh nghiệp nhà nước sang mô hình Công ty Cổ phần
từ năm 2001 và hoạt động trong lĩnh vực khai thác, chế biến và kinh doanh các
loại khoáng sản. Công ty đã và đang là nhà cung ứng nguyên liệu ổn định cho
những nhà sản xuất gạch ốp lát Ceramic, thiết bị sứ vệ sinh, kính xây dựng, hóa
phẩm khoan dầu khí, pin điện cực, vật liệu chịu lửa.
Hiện nay công ty đang sở hưu 02 mỏ felspat, 01 mỏ Graphite và 01 mỏ
Đá hoa trắng.Bằng kinh nghiệm lâu năm trong công việc khai thác, chế biến và
kinh doanh các loại khoáng sản, công ty đã góp vốn lien doanh với tập đoàn đa
quốc gia IMERYS để thành lập Công ty Liên doanh Canxi Cacbonnat (YBB)
chuyên sản xuất quặng Cacbonnat Canxi và bột Cacbonnat Canxi siêu mịn.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái
VPG
1.2.1 Chức năng của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
- Khai thác chế biến các loại khoáng sản, sản xuất quặng Cacbonnat Canxi
và bột Cacbonnat canxi siêu mịn.
- Kinh doanh và xuất khẩu các loại khoáng sản.
- Kinh doanh các ngành nghề khác được nhà nước cho góp.
- Cung ứng nguyên vật liệu ổn định cho các nhà sản xuất gạch ốp lát
Ceramic, thiết bị sứ vệ sinh, kính xây dựng, hóa phẩm khoan dầu khó, pin điện
cực, vật liệu chịu lửa.
6


1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên
Bái VPG
Là doanh nghiệp hoạt động kinh doanh, nhiệm vụ cơ bản của Công Ty Cổ
Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG là giải phóng những vừng mỏ, khoáng sản để
thuật lợi cho việc cung cấp các sản phẩm ra thị trường, tạo việc làm nhằm đảm

bảo đời sống cư dân quanh vừng và phát triển tiềm năng về nguồn tài nguyên
khoáng sản nước cơ, là cơ hội để vươn ra thế giới.
Ngoài ra Công ty còn có một số nhiệm vụ sau:
-

Kinh doanh theo đúng nghành nghề đã đăng ký và phù hợp với mục đích thành

-

lập, xây dựng kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, dài hạn.
Thực hiện tốt nghĩa vụ đối với ngân sách nhà nước thông qua nghĩa vụ nộp thuế.
Phấn đầu thực hiện tốt các chỉ tiêu đã đề ra.
Xây dựng và đào tạo đội ngũ cán bộ kinh doanh, cán bộ quản lý, cán bộ quản lý
có trình độ ngày càng cao để thực hiện tốt công tác quản lý, kinh doanh có hiệu

-

quả trong tình hình hiện nay.
Tạo công ăn việc làm cho công nhân tại địa phương, góp phần giải quyết những
vấn đề xã hội, tang thu nhập cho người lao động, tăng cổ tức cho các cổ đông,

-

đóng góp ngân sách nhà nước ngày càng nhiều và phát triển công ty.
Quản lý, khai thác, bảo toàn và phát triển có hiệu quả nguồn vốn, mở rộng sản

-

xuất kinh doanh và đảm bảo đầu tư.
Không ngừng đổi mới trang thiết bị, cải tiến kỹ thuật, nâng cao chất lượng sản

phẩm.

7


1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái
VPG

TỔNG GIÁM ĐỐC

PHÓ TỔNG GIÁM
ĐỐC

Phòng kỹ
thuật khai
thác

Phòng
pháp chế

Phòng tài
chính kế toán

Phòng tổ chức
hành chính

Phòng kinh doanh
vật tư
Cơ cấu cổ chức của Công Ty
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty đảm bảo được tính tập trung,

thống nhất, có tinh thần đoàn kết, có ý thức trách nhiệm, và nhất quán giữa các
phòng ban.
Nhiệm vụ của các phòng ban đã được quy định thành văn bản riêng.
2. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Văn phòng công ty ban hành loại văn bản bao gồm: tất cả các loại văn
bản mà doanh nghiệp ban hành như: quyết định, công văn, thông báo, báo cáo…
và thứ hai là các loại văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của công ty như: báo
cáo, công văn, giấy mời…

8


Các loại văn bản văn phòng ban hành trong những năm gần đây
Tên loại
văn bản
Quyết định
Công văn
Thông báo
Báo cáo
Kế hoạch

Năm 2010
1120
907
1032
875
890

Năm 2011

1035
1097
1254
509
507

Số lượng
Năm 2012
1119
1265
1223
843
654

Năm 2013
1402
1387
1324
876
994

Năm 2014
1286
1834
1258
1332
989

2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
Đối với các loại văn bản do công ty ban hành thì Chủ tịch và Phó Chủ tịch

công ty có thẩm quyền ký và ban hành. Còn đối với các loại văn bản do Văn
phòng ban hành thẩm quyền ban hành thuộc về trưởng phòng và Phó trưởng
phòng.
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản được trình bày đúng theo quy định
tại thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
a) Quốc hiệu
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
Quốc hiệu được trình bày tại ô số 1; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo
chiều ngang, ở phía trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”
được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

9


b) Tên cơ quan tổ chức ban hành
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm tên của cơ quan, tổ chức
chủ quản trực tiếp và tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày tại ô số 2; chiếm
khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa,
cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng.

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng
cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới
tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài
bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ. Trường
hợp tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày thành nhiều
dòng.
Ví dụ:

CÔNG TY CỔ PHẦN KHOÁNG SẢN
YÊN BÁI VPG

c) Số, ký hiệu của văn bản
Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ
chức. Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo bảng chữ
viết tắt và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Số, ký hiệu của văn bản được trình bày tại ô số 3, được đặt canh giữa
dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ
chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những số nhỏ hơn 10
phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/),
giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ,
Ví dụ:

Số: 1625/QĐ-VP

d) Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính
10

(tên huyện) nơi Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG đóng trụ sở.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban
hành.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được viết đầy đủ; các số chỉ ngày,
tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng
1, 2 đã ghi thêm số 0 ở trước.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh viết hoa; sau địa danh có
dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Ví dụ:

Yên Bái, ngày 20 tháng 06 năm 2017

e) Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành. Khi ban hành văn bản đều phải ghi tên loại, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ
phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của văn bản.
Tên loại và trích yếu nội dung của các loại văn bản có ghi tên loại được
trình bày tại ô số 5a; tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo,
tờ trình và các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ
14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay
dưới tên loại văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên
dưới trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài
của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH
Về việc thành lập đoàn thanh tra

Trích yếu nội dung công văn được trình bày tại ô số 5b, sau chữ “V/v”
bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa
dưới số và ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số và ký hiệu văn bản.
Ví dụ:

Số: 12/QĐ-BHXH
V/v Báo cáo dự kiến công tác nhân sự
11


f) Nội dung văn bản
Nội dung văn bản đã đáp ứng được những yêu cầu như:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với
quy định của pháp luật;
- Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt Nam phổ thông, không dùng từ ngữ địa phương
và từ ngữ nước ngoài.
- Chỉ viết tắt những từ, cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ
tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn
bản thì có thể viết tắt, nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ đã được đặt
trong dấu ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó.
Tùy theo thể loại và nội dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để
ban hành, phần mở đầu và có thể được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm hoặc được phân chia thành các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một
trình tự nhất định.

Phần nội dung văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ
đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1cm
đến 1,27cm; khoảng cách giữa các đoạn văn đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách
giữa các dòng hay cách dòng tối thiểu từ cách dòng đơn hoặc từ 15pt trở lên;
khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng.
Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi
căn cứ đều xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng kết
thúc bằng dấu phẩy.
Trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm thì được trình bày như sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”, “Chương” và số thứ tự của phần, chương
được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của phần, chương dùng chữ số La Mã.
12


Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ
in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ tự của mục được trình bày trên một dòng
riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập. Tiêu đề của mục được trình bày ngay
dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ
in thường, cách lề trái 1 default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số
thứ tự có dấu chấm; cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số
thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên
một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng;

- Điểm: Thứ tự các điểm trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo
thứ tự abc, sau có dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ
của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn bản được phân chia thành các phần, mục,
khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần” và số thứ tự của phần được trình bày trên một
dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm; số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày
ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm;
- Mục: Số thứ tự các mục dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được
trình bày cách lề trái 1 default tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một
hàng với số thứ tự, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số
thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ
13


đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và tiêu đề của khoản được trình bày trên
một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (1314), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo
phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.
g, Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Chức vụ ghi trên văn bản là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký
văn bản trong công ty.
- Trường hợp ký thay mặt tập thể thì ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào
trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
- Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy

quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
Quyền hạn, chức vụ của người ký được trình bày tại ô số 7a; chức vụ khác
của người ký được trình bày tại ô số 7b; các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”,
“KT.”, “TL.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày
chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản được trình bày tại ô số 7b; bằng chữ in
thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa so với
quyền hạn, chức vụ của người ký.
Chữ ký của người có thẩm quyền được trình bày tại ô số 7c.
Ví dụ:

TM. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Nguyễn Đình khoa

h) Dấu của cơ quan, tổ chức
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng
14


dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được
thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được
đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một
phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản.
i) Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn
bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám

sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
Nơi nhận được trình bày tại ô số 9a và 9b.
Phần nơi nhận tại ô số 9a được trình bày như sau:
- Từ “Kính gửi” và tên các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản
được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “Kính gửi” có dấu hai chấm; nếu công văn gửi cho một cơ quan,
tổ chức hoặc một cá nhân thì từ “Kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được trình bày trên cùng một dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ
chức hoặc cá nhân trở lên thì xuống dòng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày trên một dòng riêng,
đầu dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy, cuối dòng cuối cùng
có dấu chấm; các gạch đầu dòng được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu
hai chấm.
Phần nơi nhận tại ô số 9b (áp dụng chung đối với công văn hành chính và
các loại văn bản khác) được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình bày trên một dòng riêng ngang hàng với dòng
chữ “quyền hạn, chức vụ của người ký” và sát lề trái, sau có dấu hai chấm, bằng
chữ in thường, cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được
trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản
được trình bày trên một dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối
15


dòng có dấu chấm phẩu; riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu
hai chấm, tiếp theo là chữ viết tắt “VT”, dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị (hoặc
bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần thiết),
cuối cùng là dấu chấm.
Ví dụ: Nơi nhận:

- Như điều 3(thi hành);
- Giám đốc (bc)
- Lưu VP, NV.
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Công Ty Cổ Phần Khoáng
Sản Yên Bái VPG đã đi sát các bước thực hiện về nội dung tuy có một số lỗi so
với tiêu chuẩn Nhà nước song cũng đã và đang dần thay đổi để ngày càng hoàn
thiện hơn.
Quy trình soạn thảo của Văn phòng bao gồm các bước sau:
Bước 1: Căn cứ vào nội dung, tính chất của văn bản cần soạn thảo người
đứng đầu Văn phòng sẽ giao cho đơ vị cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
Bước 2: Cá nhân được giao nhiệm vụ phải xác định mục đích, giới hạn
của văn bản, đối tượng giải quyét và thực hiện văn bản.
Bước 3: Chọn tên loại văn bản.
Bước 4: Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần
soạn thảo.
Bước 5: Thu thập và xử lý thông tin.
Bước 6: Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo.
Bước 7: duyệt bản thảo.
Bước 8: Nhân văn.
Bước 9: Kiểm tra, xử lý kỹ thuật, ký, hoàn thiện văn bản để ban hành.
2.5. Đánh giá, nhận xét.
+ Ưu điểm:
- Về cơ bản thì văn bản do Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
ban hành đã đảm bảo được kỹ thuật trình bày văn bản, tính thẩm mỹ khi trình
16


bày văn bản.
- Nội dung văn bản phải đảm bảo phù hợp với hình thức văn bản được sử

dụng, phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, phù hợp với quy
định của pháp luật.
- Thể thức của văn bản được trình bày theo đúng quy định của nhà nước.
văn bản được đánh máy đúng, rõ ràng, trình bày đúng kỹ thuật kích cỡ giấy theo
quy định của nhà nước.
- Văn bản được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác, sử dụng ngôn ngữ
viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu…
+ Nhược điểm:
- Cách trình bày các thành phần thể thức của một số văn bản còn vài chỗ
chưa đúng quy định.
- Cách diễn đạt văn bản ban hành sử dụng từ ngữ chưa phù hợp với đặc
trưng văn phong hành chính, câu chữ vẫn còn rườm rà, không đủ thành phần
ngữ pháp.
- Viết tắt , viết hoa trong văn bản tùy tiện, không theo quy tắc chính tả, bố
cục văn bản chưa hợp lý.
- Căn lề còn chưa đúng quy định.
- Một số văn bản vẫn còn một vài sai sót nhỏ như: sau mỗi một căn cứ là
dấu (;) nhưng lại viết dấu (,) hoặc dấu (.), như vậy là sai.
+ Giải pháp:
- Văn thư cần không ngừng tự nâng cao trình độ chuyên môn và nghiệp
vụ của bản thân.
- Lãnh đạo cần quan tâm hơn nữa đến công tác soạn thảo và ban hành văn
bản của Văn phòng. Ban hành các chủ trương, hướng dẫn về nghiệp vụ này một
cách cụ thể, sâu sát hơn.
- Hằng năm tổ chức công tác kiểm tra,đánh giá công tác của cán bộ văn
thư về soạn thảo và ban hành văn bản.

17

3. QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng văn
bản
Văn bản đi là văn bản, tài liệu do cơ quan gửi đi các cơ quan khác.
Sau khi soạn thảo xong, đầu tiên xem thể thức văn bản đã chính xác chưa
như bố cục, chính tả, căn lề, phông chữ sau đó kiểm tra số văn bản, nơi ban hành
văn bản, ngày ra văn bản, nơi nhận có đúng hay chưa sau đó trình thủ trưởng ký.
3.2. Đăng ký văn bản
Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số điều cần thiết về một văn bản đi
như số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản… vào trong những
phương tiện đăng ký văn bản như sổ đăng ký, máy tính… nhằm quản lý chặt chẽ
và tra tìm văn bản được dễ dàng.
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Việc nhân bản, đóng dấu của cơ quan thuộc trách nhiệm của Văn thư.
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Việc chuyển phát của Văn phòng công ty bao gồm cả gửi qua bưu điện,
gửi mail, hoặc gửi trực tiếp.
Thủ tục chuyển phát văn bản được tiến hành như sau: sau khi chuyển phát
văn bản qua bưu điện, văn thư sẽ gửi bản cứng văn bản qua hòm thư công việc
của đơn vị tiếp nhận văn bản, rồi gửi vào phàn mềm chính quyền điện tử để lưu
trữ văn bản.
3.5. Lưu văn bản đi
Các văn bản đi của cơ quan phải được lưu lại 2 bản: 1 bản lưu ở văn thư,
1 bản giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của nhân viên soạn thảo,
hai bản này phải đảm bảo về mặt thể thức và nội dung.
Và các văn bản đi sẽ được lưu theo tên loại và trích yếu nội dung của văn
bản. Việc sắp xếp như vậy sẽ tạo điều kiện cho việc tra tìm văn bản một cách dễ
dàng, nhanh chóng.
3.6. Nhận xét, đánh giá
+ Ưu điểm:

18


- Trên cơ sở quan sát tôi thấy Văn thư cơ quan đã thực hiện tốt công tác
quản lý,chuyển phát, lưu văn bản đi.
- Công tác quản lý văn bản đi của Văn phòng công ty được tổ chức rất tốt,
đảm bảo cho văn bản ban hành ra đều được lưu giữ lại để phục vụ cho hoạt động
của ủy ban.
- Sử dụng phần mềm quản lý văn bản bằng máy tính thuận lợi cho việc
quản lý và tra tìm…
+ Nhược điểm:
- Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm đó thì việc đăng ký văn bản bằng sổ
lại gây khó khăn cho việc tra tìm như: mất thời gian, tốn công.
- Khi đăng ký phần mềm tính bảo mật, an toàn không cao.
+ Giải pháp:
- Lãnh đạo cơ quan cần quan tâm hơn đến công tác quản lý, giải quyết văn
bản đi. Thường xuyên tiến hành kiểm tra, đôn đốc, tạo điều kiện cho nhân viên
làm tốt công tác quản lý giải quyết văn bản đi của cơ quan.
- Nhân viên văn thư cần làm tốt công tác quản lý, giải quyết văn bản đi.
Không ngừng tự nâng cao năng lực của bản thân để làm tốt công tác của bản
thân.
4. QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN
4.1. Tiếp nhận văn bản đến
Văn bản đến là toàn bộ văn bản, tài liệu do cơ quan nhận được từ cơ quan
khác đến.
Văn thư cơ quan là người có trách nhiệm tiếp nhận văn bản đến, và kiểm
tra, phân loại các văn bản đến này.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư sẽ bóc bì văn bản, đóng dấu đến và
đăng ký văn bản vào sổ đăng ký văn bản đến, sau đó trình phối văn bản cho
Chánh văn phòng và chuyển giao văn bản cho các phòng ban bộ phận trong cơ

quan. Sau khi đã chuyển giao văn bản Văn thư sẽ tổ chức giải quyết và kiểm tra
việc giải quyết văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

19


4.2. Đăng ký văn bản đến
Văn phòng Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG có đăng ký văn
bản đến bằng phần mềm điện tử, kèm sử dụng hình thức đăng ký bằng sổ đăng
ký.
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến sẽ được trình cho phó trưởng phòng hoặc trợ lý. Và Văn thư
là người có trách nhiệm trình văn bản cho phó trưởng phòng hoặc trợ lý. Sau khi
đưa cho lãnh đạo ký, văn bản sẽ được chuyển lại cho Văn thư sau đó Văn thư lại
chuyển giao cho bộ phận trình ký hoặc ban hành.
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
Văn thư cơ quan là người có trách nhiệm giải quyết, theo dõi và đôn đốc
giải quyết văn bản đến của cơ quan.
4.5. Nhận xét, đánh giá
+ Ưu điểm:
- Quy trình xử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho việc áp dụng ISO
vào chương trình quản lý văn bản
- Văn thư nhập văn bản đến để lấy số cũng giống như nhập số văn bản đi,
khi tra tìm sẽ nhanh và chính xác.
- Văn thư ghi ý kiến xử lý vào trong phần mềm khi tra tìm lại văn bản sẽ
biết đơn vị nào chịu trách nhiệm giải quyết văn bản, không thể chối bỏ công việc
- Văn bản đến được lưu theo thời gian giúp cho việc tra tìm văn bản được
tiến hành dễ dàng hơn.
+ Nhược điểm:
- Trình tự giải quyết văn bản ở các khâu phải chuyển qua lại nhiều lần.

- Văn thư sau khi trình thì mới lấy số, ngày tháng văn bản đến do đó khó
theo dõi được các văn bản đến, văn bản có thể bị mất hoặc thất lạc.
- Lãnh đạo ghi ý kiến vào phiếu xử lý do sơ suất phiếu xử lý sẽ bị rơi và
mất ý kiến xử lý, phải trình lại mất thời gian.
- Khi đăng ký văn bản vào phần mềm dễ bị mất văn bản, tính an toàn thấp.
+ Giải pháp:
20


- Văn thư cơ quan cần phải tự nhận thưc được trách nhiệm của bản thân và làm
tốt công tác của bản thân.
5. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
5.1. Các loại dấu cơ quan
Hiện nay Văn phòng Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG
có các loại con dấu như: dấu công ty,dấu đảng ủy,dấu công đoàn,dấu đoàn
thanh niện,dấu chức danh…
5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng con
dấu của cơ quan, tổ chức mình.
Con dấu phải được để tại trụ sở cơ quan, tổ chức và phải được quản lý
chặt chẽ. Trường hợp thật cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan
thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó có thể mang con dấu đi theo và phải chịu
trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.
Trưởng phòng và cán bộ Văn thư có trách nhiệm bảo quản và sử dụng
con dấu.
5.3. Bảo quản con dấu
Con dấu của Văn phòng được bảo quản ở nơi khô giáo, nơi an toàn, cất
vào tủ khóa lại để đảm bảo an toàn,tránh bị mất, bị hỏng. Sau khi sử dụng phải
vệ sinh dấu bằng cách rửa bằng nước hoặc xăng.
5.4. Nhận xét, đánh giá

+ Ưu điểm
- Con dấu được bảo bảo quản tại phòng làm việc của Văn thư, không có
tình trạng mang con dấu về nhà, con dấu được bảo quản mọi lúc mọi nơi.
- Dấu được đóng lên văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có
thẩm quyền, không đóng dấu vào văn bản giấy tờ không có nội dung đóng dấu
trước khi ký.
- Dấu đóng trên văn bản đúng chiều ngay ngắn và dùng mực đúng quy định
- Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản thì các trang phụ lục được
đóng dấu treo ở góc trái. Đối với văn bản có nhiều trang đều được đóng dấu
21


giáp lai.
- Đóng đúng dấu theo quy định
+ Nhược điểm:
- Đóng dấu một số văn bản còn bị lệch, chùm quá 1/3 chữ ký
- Một số văn bản còn bị đóng dấu nhầm.
- Một số văn bản dấu đóng còn bị nghiêng, bị lệch.
6. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ
QUAN
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức
Văn phòng Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG hình thành rất
nhiều loại hồ sơ. Cụ thể như: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự,
hồ sơ lưu trữ văn bản.
6.2. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Cơ quan đã xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ. Sau khi kết thúc công
việc, mỗi năm tiến hành lập danh mục hồ sơ một lần để lưu trữ lại và dễ dàng
cho việc tra tìm văn bản.
6.3. Phương pháp lập hồ sơ
Việc lập hồ sơ của Văn phòng Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái

VPG được tiến hành thông qua 3 phương pháp chủ yếu sau:
•
•
•

Phương pháp lập hồ sơ theo lĩnh vực
Lập hồ sơ theo số
Lập hồ sơ theo nội dung
Đồng thời có hai cách lập hồ sơ đó là:

•
•

Lập hồ sơ khi công việc kết thúc
Lập hồ sơ vào cuối năm
6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Cơ quan đã có phòng lưu trữ riêng. Phòng lưu trữ bao gồm các kệ, tủ
đựng tài liệu lưu trữ, quạt,…các kệ đựng tài liệu được xếp thẳng hàng với nhau
và phân ra từng danh mục hồ sơ để dễ dàng tra tìm tài liệu.
Hồ sơ công việc sẽ được lập ở phòng văn thư hoặc các bộ phận sẽ lập hồ
sơ rồi giao cho Văn thư để lưu trữ. Sau khi công việc kết thúc Văn thư cơ trách
22


nhiệm nộp lưu văn bản và lưu trữ cơ quan, thời hạn nộp lưu là một năm nộp lưu
một lần. Sau mỗi năm Văn thư sẽ lập hồ sơ công việc mà cơ quan đã làm xong
để nộp vào lưu trữ cơ quan.
6.5. Nhận xét, đánh giá
+ Ưu điểm:
- Công tác lưu trữ được tiến hành và giải quyết một cách nhanh chóng, kịp

thời, cung cấp đầy đủ các thông tin khi cần thiết.
- Phòng lưu trữ được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp.
- Tài liệu lưu trữ được sắp xếp đúng ngăn, đúng trật tự, đúng theo đề mục
dễ dàng cho việc sắp xếp và tra tìm tài liệu.
- Tài liệu được sắp xếp thep đúng quy định về lưu trữ của cơ quan và của
nhà nước.
+ Nhược điểm:
- Một số tài liệu còn sắp xếp chưa đúng trật tự, chưa được sắp xếp ngăn
nắp.
- Kho lưu trữ của Văn phòng còn thiếu một số trang thiết bị bảo quản
như: cặp đựng tài liệu, quạt thông gió, bình ôxi…
+ Giải pháp:
- Kho lưu trữ cần được trang bị thêm các trang thiết bị như: giá, cặp
đựng tài liệu, quạt thông gió, bình ôxi..các biện pháp chống ẩm, chống mốc
nhằm bảo đảmvan toàn cho văn bản, tài liệu và xử lý kịp thời khi có sự có xảy
ra.
- Bộ phận Văn thư phải thường xuyên làm công tác vệ sinh kho, phòng
chống mối mọt, ẩm mốc.
7. TÌM HIỂU VỀ NGHI THỨC NHÀ NƯỚC, KỸ NĂNG GIAO
TIẾP
7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao
tiếp trong công sở
Hiện nay Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG chưa ban hành bất
kỳ quy định nào về nghi thức nhà nước và giao tiếp trong công sở mà chỉ sử
23


dụng các văn bản đang hiện hành của nhà nước về nghi thức nhà nước và giao
tiếp công sở. Ví dụ như Nghị định số 154/2004/NĐ-CP ngày 9/8/2004 của
Chính phủ về nghi thức nhà nước trong tổ chức mít tinh, lễ kỷ niệm, trao tặng và

đón nhận danh hiệu vinh dự nhà nước, huân chương, huy chương, cờ thi đua của
Chính phủ, bằng khen của Thủ tướng Chính phủ; quyết định 129/2007/QĐ-TTg
ngày 2/8/2007 của Thủ Tướng về quy chế văn hóa công sở tại các cơ quan hành
chính….
7.2. Nhận xét, đánh giá
+ Ưu điểm:
Các cán bộ phòng chấp hành đúng các quy định của nhà nước về nghi
thức nhà nước và văn hóa công như:
- Việc treo quốc kỳ, quốc huy đùng theo quy định.
- Trang phục công sở của cán bộ lịch sự, gọn gàng phù hợp với văn hóa
công sở.
- Chấp hành nghiêm túc các quy định của cơ quan, của phòng.
- Không vi phạm các hành vi bị cấm theo quy định.
+ Nhược điểm:
- Như vậy có thể thấy việc cơ quan chưa có bất kỳ văn bản nào quy định
về nghi thức nhà nước và giao tiếp công sở là một nhược điểm lớn.
- Do chưa có quy định cụ thể nên một số cán bộ còn chưa năm rõ được và
chưa thực hiện đúng các nghi thức nhà nước và giao tiếp trong công sở.
8. TÌM HIỂU VỀ THIẾT BỊ VĂN PHÒNG, CÁC PHẦN MỀM ỨNG
DỤNG TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
Hiện nay cơ quan sử dụng nhiều trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công
tác của mình. Tùy vào tính chất công việc mà mỗi phòng sẽ được trang bị những
thiết bị khác nhau. Những trang thiết bị văn phòng được sử dụng phổ biến trong
Văn phòng công ty bao gồm: máy tính, máy in, máy photo, máy fax, điện thoại,
điều hòa, tủ đựng tài liệu…
24

8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng
Hiện nay Văn phòng Công Ty Cổ Phần Khoáng Sản Yên Bái VPG chưa
ban hành văn bản nào quy định về việc quản lý và sử dụng trang thiết bị văn
phòng. Tuy nhiên các trang thiết bị văn phòng vẫn thường xuyên được bảo
dưỡng, chăm sóc.
8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng
Hiện nay Văn phòng công ty chưa có phần miền hiện đại để phục vụ cho
công tác văn phòng.
8.4. Nhận xét, đánh giá
+ Ưu điểm
- Các trang thiết bị được trang bị đầy đủ giúp cho hiệu quả công việc được
nâng cao, tính chuyên môn hóa trong công việc ngày càng cao.
- Vị trí sắp xếp các trang thiết bị, phương tiện văn phòng hợp lý, khoa
học, không gây vướng víu, cản trở công việc điều này tạo điều kiện thuận lợi
cho việc thực hiện công việc một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.
- Hầu hết các trang thiết bị vẫn sử dụng tốt và thương xuyên được bảo
dưỡng, không làm ảnh hưởng tới công việc đồng thời giúp cho quá trình
giải quyết công việc được thuận lợi.
- Ngoài các trang thiết bị trên các phòng còn bố trí thêm bộ bàn ghế tiếp
khách, tủ đựng tài liệu..
+ Nhược điểm:
- Ngoài những thiết bị còn sử dụng tốt thì vẫn có một số thiết bị gặp trục
trặc hỏng hóc, gây cản trở cho công việc, không đạt hiệu quả công việc như
mong muốn.
- Văn phòng chưa có quy định riêng nào quy định về quản lý, sử dụng
trang thiết bị văn phòng là một thiếu sót lớn, sẽ có người không có ý thức
bảo quản trang thiết bị văn phòng.
+ Giải pháp
- Văn phòng cần trang bị thêm các thiết trang thiết bị như máy tính,
máy in, điều hòa… nhằm phục vụ tối ưu cho hoạt động của phòng, và đạt được

25