THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN DÂN TỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI

MỤC LỤC
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. NỘI DUNG......................................................................................................4
Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN DÂN TỘC THÀNH PHỐ
HÀ NỘI................................................................................................................4
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Ủy ban dân tộc................................................................................................4
1.1.1: Lịch sử hình thành.................................................................................4
1.1.2 Vị trí và chức năng:................................................................................4
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:........................................................................5
1.1.4 Cơ cấu tổ chức........................................................................................7
1.2. Vị trí, chức năng, cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ của phòng Văn
thư – Lưu trữ...................................................................................................7
1.2.1. Vị trí, chức năng....................................................................................7
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................7
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY
BAN DÂN TỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI........................................................10
2.1. Hoạt động quản lý..................................................................................10
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về văn thư – lưu trữ..............................10
2.1.2. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN trong
hoạt động lưu trữ cơ quan, tổ chức...............................................................10
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công
tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư – lưu trữ..........................11
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác ăn
thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức.................................................................11
2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ...................................................12
2.2. Hoạt động nghiệp vụ..............................................................................12
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..................12
2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.................................................12
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu...........................................................................................13

2.2.4. Chỉnh lý tài liệu...................................................................................13
2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu – trữ.....................15
2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ......................................................................15
2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.........................................16
2.3. Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban dân tộc thành phố Hà
Nội.................................................................................................................17
2.3.1. Ưu điểm...............................................................................................17
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân.....................................................................18
Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN DÂN TỘC VÀ
NHỮNG ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ...................................................................20
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được..................................................................................................20
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Uỷ ban Dân
tộc..................................................................................................................21
3.3. Một số khuyến nghị................................................................................22
3.3.1. Đối với Ủy ban Dân tộc thành phố Hà Nội.........................................22
3.3.2. Đối với bộ môn, khoa, trường.............................................................22
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................24
PHỤ LỤC


A. LỜI MỞ ĐẦU
Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển kinh tế hàng hóa
nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước,
tuy nhiên chúng ta gặp rất nhiều khó khăn về kinh tế, xã hội, giáo dục, văn hóa.
Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986 đã thực hiện
công cuộc đổi mới, công nghiệp hóa, hiện đại hóa trên tất cả các lĩnh vực kinh
tế, chính trị, văn hóa, giáo dục,…Hòa vào xu thế đó, những năm gần đây nghiệp
vụ công tác văn thư – lưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng

đáp ứng những nhu cầu của nền cải cách hành chính Nhà nước.
Như chúng ta đã biết, văn thư – lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức
quan trọng và là công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý
hành chính Nhà nước. Trong đó, các đơn vị công tác văn thư – lưu trữ luôn được
quan tâm, bởi đó là công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua
văn bản tài liệu. Làm tốt văn bản giấy tờ sẽ cung cấp được lượng thông tin đầy
đủ, chính xác và công việc được giải quyết nhanh chóng, đảm báo bí mật cho
mỗi cơ quan.
Ngày nay cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa nên nền hành chính cũng có sự phát triển để phù hợp. Với
vai trò quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành
chính, Đảng và Nhà nước ta luôn được quan tâm đã và đang có những chủ
trương chính sách ngày càng hiện đại công tác này nhằm phục vụ tốt nhất cho
hoạt động điều hành của mỗi cơ quan.
Công tác văn thư - lưu trữ có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động
quản lý hành chính Nhà nước của các cơ quan, tổ chức nói chung và Ủy ban
Dân tộc nói riêng. Trong công tác chỉ đạo, điều hành, quyết định, triển khai thực
hiện đối với lĩnh vực công tác dân tộc luôn gắn liền với việc soạn thảo, ban hành
và tổ chức sử dụng văn bản, gắn liền với công tác văn thư - lưu trữ; nhằm đảm
bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ kịp thời cho hoạt động quản lý điều hành
công việc và chỉ đạo các Vụ, đơn vị thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao;
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ quản lý Nhà nước
1


về công tác dân tộc, hoạch định chính sách dân tộc; đồng thời cung cấp những
thông tin quá khứ, căn cứ và bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý, chỉ đạo
điều hành của Ủy ban Dân tộc. Do vậy, công tác văn thư - lưu trữ có tác động
trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, ảnh hưởng tới chất lượng và
hiệu quả hoạt động của các Vụ, đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc.

Xuất phát từ thực tế khách quan của công tác văn thư – lưu trữ và thực
hiện theo phương châm: “Học đi đôi với hành” của Chủ tịch Hồ Chí Minh và
câu: “Lý thuyết đi đôi với thực tế” của Bộ Giáo dục vào đào tạo, nên trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên đi thực tập tài cơ quan theo nội
dung đã được đào tạo. Đợt thực tập này giúp sinh viên tiếp cận thực tế công
việc, trau dồi kiến thức, bổ sung cho phần lý luận nghiệp vụ chuyên môn đã
được học trên lớp.
Trong khoảng thời gian thực tập tốt nghiệp tại Ủy Ban Dân Tộc – cơ quan
ngang Bộ (từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017), em đã có điều kiện được
nghiên cứu thực tế nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ, được củng cố thêm
phần kiến thức vẫn còn thiếu và nâng cao trình độ; vận dụng lý luận, kiến thức
đã học tại trường mà thầy cô đã trang bị vào thực tiễn và rèn luyện kỹ năng
chuyên môn, nghiệp vụ để hoàn thành tốt chương trình đại học ngành Lưu trữ
học của mình. Phòng văn thư – lưu trữ trực thuộc Văn phòng Ủy ban Dân tộc,
nơi em được cử đến tiến hành thực tập thực hiện các chức năng nghiệp vụ công
tác Văn thư và Lưu trữ của Ủy ban Dân tộc. Trong nội dung báo cáo này, em xin
được giới thiệu khái quát chung về công tác văn thư – lưu trữ nhưng tập trung đi
sâu tìm hiểu về công tác Lưu trữ của Ủy ban Dân tộc.
Qua báo cáo này em xin được gửi lời cảm ơn tới Vụ Tổ chức cán bộ, Văn
phòng Ủy ban Dân tộc, Phòng Văn thư –Lưu trữ đã đồng ý tiếp nhận và tạo điều
kiện cho em có được kỳ thực tập quan trọng này và đặc biệt là sự quan tâm, giúp
đỡ, hướng dẫn tận tình của các của ông Trần Kiên – Trưởng phòng Văn thư –
Lưu trữ và bà Vi Thị Thuỷ - Phó trưởng Phòng để em có thể hoàn thiện báo cáo
này.

2


Nội dung báo cáo thực tập gồm 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Ủy ban dân tộc

Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ của Ủy ban dân tộc
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ủy ban dân tộc và đề xuất, khuyến
nghị.
Em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới các thầy cô trường Đại học Nội vụ
Hà Nội đã truyền đạt cho chúng em những kiến thức là những bài giảng trên lớp
và những ví dụ sát với thực tế để chúng em tích luỹ được kiến thức làm hành
trang khi bước vào cuộc sống.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên

Đặng Bích Ngọc

3


B. NỘI DUNG
Chương 1:
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN DÂN TỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Ủy ban dân tộc.
1.1.1: Lịch sử hình thành.
Lịch sử phát triển của Ủy ban Dân tộc được khái quát qua các giai đoạn:
- Cơ quan công tác dân tộc - với tổ chức tiền thân là Nha Dân tộc thiểu số
(thành lập tại Nghị định số 359, ngày 9-9-1946 chiểu theo Sắc lệnh số 58, ngày
3-5-1946 của Chủ tịch Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hoà) với chức năng,
nhiệm vụ "Xem xét các vấn đề chính trị và hành chính thuộc về các dân tộc
thiểu số trong nước và thắt chặt tình thân thiện giữa các dân tộc sống trên đất
Việt Nam". Và ngày 3 tháng 5 đây cũng là sự kiện đánh dấu kỉ niệm của Ủy ban
Dân tộc.
- Ngày 1 tháng 2 năm 1955, thành lập Tiểu ban Dân tộc Trung ương.

Cùng với sự biến đổi của từng điều kiện lịch sử, cơ quan cũng có sự thay đổi tên
phù hợp với tình hình thuộc cơ quan của Đảng từ năm 1955.
- Từ năm 1990 cơ quan thuộc Chính phủ. Ngày 11 tháng 5 năm 1990, Chủ
tịch Hội đồng Bộ trưởng thành lập Văn phòng Miền núi và Dân tộc
- Ngày 5 tháng 10 năm 1992, Bộ Chính trị hợp nhất hai cơ quan Ban Dân
tộc Trung ương và Văn phòng Miền núi và Dân tộc thành Ủy ban Dân tộc và
Miền núilàm nhiệm vụ tham mưu cho Đảng về công tác dân tộc và miền núi.
- Ngày 2 tháng 3 năm 1993, Uỷ ban Dân tộc và Miền núi thực hiện nhiệm
vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ
(Hoàn toàn thuộc Chính Phủ). Từ ngày 5 tháng 8 năm 2002 đến nay tên chính
thức là Ủy ban Dân tộc.
1.1.2 Vị trí và chức năng:
Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của Chính phủ, thực hiện chức
năng quản lý Nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước; quản lý
Nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban Dân tộc theo
4


quy định của pháp luật.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:
- Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị
quyết, nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật
hàng năm của Ủy ban Dân tộc đã được phê duyệt và các dự án, đề án theo sự
phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
- Trình Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương
trình, dự án, đề án về công tác dân tộc, các dự thảo quyết định, chỉ thị về công
tác dân tộc thuộc thẩm quyền chỉ đạo, điều hành của Thủ tướng Chính phủ.
- Ban hành các quyết định, chỉ thị, thông tư thuộc phạm vi quản lý Nhà
nước của Ủy ban Dân tộc; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó.

- Chủ trì hoặc phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính phủ và các cơ quan, tổ chức liên quan xây dựng chiến lược, chính sách,
đề án, dự án, chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình hành động, quy
hoạch, kế hoạch tổng thể, kế hoạch vùng về phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
an ninh, quốc phòng vùng dân tộc để trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt hoặc ban hành; chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn thực hiện chiến lược, chính
sách, đề án, dự án, chương trình, quy hoạch, kế hoạch đó.
- Chủ trì xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm
quyền ban hành và tổ chức thực hiện các chính sách đặc thù, các chương trình,
dự án, đề án phát triển vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn;
chính sách đối với đồng bào dân tộc thiểu số sinh sống ở vùng biên giới, vùng
sâu, vùng xa, vùng núi cao, vùng đầu nguồn các sông, suối thường xuyên phải
chịu ảnh hưởng của thiên tai.
- Điều tra, nghiên cứu, xây dựng bộ dữ liệu về các dân tộc thiểu số Việt
nam.
- Phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ
quan, tổ chức có liên quan xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp
có thẩm quyền ban hành chính sách đào tạo nguồn nhân lực, đào tạo nghề, nâng
5


cao dân trí ở vùng dân tộc; tiêu chí đói, nghèo vùng đồng bào dân tộc.
- Tham gia thẩm định các dự án, đề án, chương trình do các Bộ, cơ quan
ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và cơ quan, tổ chức có liên quan chủ trì xây
dựng liên quan đến đồng bào dân tộc thiểu số; tham gia quản lý, chỉ đạo việc
thực hiện các chương trình, dự án do nước ngoài, tổ chức quốc tế tài trợ, đầu tư
vào vùng dân tộc thiểu số theo quy định của pháp luật.
- Định kỳ tổ chức các hội nghị, đại hội đại biểu toàn quốc các dân tộc
thiểu số Việt Nam có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua ở địa phương;
tổ chức các hoạt động giao lưu, trao đổi kinh nghiệm giữa đại biểu dân tộc thiểu

số các vùng nhằm tăng cường khối đại đoàn kết các dân tộc Việt Nam.
- Chủ trì, phối hợp với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính
phủ trong việc xây dựng, ban hành theo thẩm quyền hoặc trình cấp có thẩm
quyền ban hành và tổ chức thực hiện các chính sách đối với người có uy tín
trong đồng bào dân tộc thiểu số; khen thưởng theo thẩm quyền hoặc đề nghị cấp
có thẩm quyền khen thưởng các tập thể và cá nhân tiêu biểu người dân tộc thiểu
số có thành tích xuất sắc trong lao động, sản xuất, xây dựng, phát triển kinh tế xã hội, giữ gìn an ninh, trật tự và gương mẫu thực hiện chủ trương, chính sách
của Đảng và pháp luật của Nhà nước.
- Chỉ đạo và tổ chức thực hiện kế hoạch cải cách hành chính của Ủy ban
Dân tộc theo chương trình cải cách hành chính Nhà nước đã được Thủ tướng
Chính phủ phê duyệt.
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện các hoạt động nghiên cứu khoa học, công
nghệ, môi trường trong lĩnh vực công tác dân tộc và địa bàn vùng dân tộc.
- Hợp tác quốc tế trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của
Ủy ban Dân tộc theo quy định của pháp luật.
- Thanh tra, kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc; giải quyết khiếu
nại, tố cáo, kiến nghị của công dân; thực hiện phòng, chống tham nhũng, lãng
phí, tiêu cực và xử lý các vi phạm pháp luật theo thẩm quyền của Ủy ban Dân
tộc.
- Xây dựng dự toán ngân sách hằng năm; phối hợp với Bộ Tài chính lập,
6


tổng hợp dự toán thu, chi ngân sách theo ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản
lý để trình Chính phủ; quản lý, tổ chức thực hiện và quyết toán ngân sách Nhà
nước; thực hiện các nhiệm vụ khác về ngân sách Nhà nước, tài chính, tài sản
theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng
Chính phủ giao và theo quy định của pháp luật.
1.1.4 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ theo Nghị định số 84/2012/NĐ-CP ngày 12/10/2012 của Chính
Phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban
Dân tộc thì cơ cấu tổ chức của Ủy ban Dân tộc gồm: Bộ trưởng, Chủ nhiệm và
các Thứ trưởng, Phó Chủ nhiệm; có 19 vụ, đơn vị là các cơ quan tham mưu
(trong đó có 13 vụ, đơn vị thực hiện chức năng quản lý Nhà nước và 06 đơn vị
sự nghiệp).
(Phụ lục 1)
1.2. Vị trí, chức năng, cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ của
phòng Văn thư – Lưu trữ.
1.2.1. Vị trí, chức năng
Phòng Văn thư, Lưu trữ thuộc Văn phòng Uỷ ban giúp Chánh Văn phòng
tham mưu cho Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban quản lý công tác văn thư, lưu trữ
tại Uỷ ban và các đơn vị trực thuộc.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cung cấp thông tin, tài liệu của Uỷ
ban, thực hiện bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định, trực tiếp thực hiện các
nhiệm vụ:
- Tham mưu tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển tải thông tin, văn bản
đến, đi phục vụ cho hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Uỷ ban và việc
thực hiện nhiệm vụ của các Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban.
- Thực hiện công tác lưu trữ, phân loại, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu,
xây dựng thư viện phục vụ công tác tra cứu; thực hiện chế độ bảo mật theo quy
định hiện hành của Nhà nước.
7


- Kiểm tra thể thức và thủ tục trước khi ban hành các văn bản của Uỷ ban,
phát hành Văn bản theo quy định.
- Quản lý, cấp phát giấy đi đường; quản lý, sử dụng con dấu của Uỷ ban,
Ban cán sự Đảng Uỷ ban, Thanh tra Uỷ ban, Văn phòng Uỷ ban và Ban Chỉ huy

Quân sự cơ quan Uỷ ban.
- Giúp Chánh Văn phòng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ
theo kế hoạch và chỉ đạo phân công của Lãnh đạo Văn phòng với các đơn vị
thuộc Văn phòng.
- Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc các Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban
trong việc duy trì, thực hiện nghiêm Quy chế làm việc, Quy chế công tác văn
thư và quy chế công tác lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc. Tham mưu thực hiện
chương trình tin học hoá trong công tác quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu của Uỷ
ban.
- Giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ theo dõi, đánh giá việc chấp
hành nội quy, quy chế và hiệu quả công tác của cán bộ, công chức và người lao
động thuộc Văn phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng phân công.
- Phòng Văn thư - Lưu trữ có 9 cán bộ, công chức, người lao động và
được phân công nhiệm vụ cụ thể như sau:
Đ/c Trần Kiên, Trưởng phòng
Trực tiếp quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng
về toàn bộ hoạt động của phòng Văn thư – Lưu trữ theo chức năng nhiệm vụ
được giao Chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về quản lý và sử dụng các
con dấu theo chức năng nhiệm vụ được giao. Kiểm duyệt thể thức văn bản trước
khi đóng dấu, ban hành; tiếp nhận thông tin và trả lời ý kiến của các đơn vị.
- Phòng Văn thư – Lưu trữ được chia ra hai mảng như sau:
Phụ trách công tác Văn thư:
+ Đồng chí Bùi Thị Hiền: Bảo quản và sử dụng con dấu ủy ban, dấu Văn
phòng và dấu thanh tra theo quy chế. Đóng dấu, vào sổ cấp số, đóng dấu và chịu
trách nhiệm việc chuyển văn bản ra các đơn vị ngoài Ủy ban. Thực hiện vào sổ
8


các văn bản phát hành, văn bản sao gửi các đồng chí Lãnh đạo Ủy ban. Giúp

Trưởng phòng thực hiện các hợp đồng báo chí, in ấn phong bì, sổ sách văn
thư… báo cáo Trưởng phòng theo tiến độ.
+

Đồng chí Bùi Minh Trịnh: Đôn đốc thủ tục trình văn bản trên điều hành

tác nghiệp đối với văn bản phát hành; văn bản trình xin ý kiến Bộ trưởng, Chủ
nhiệm đối với các Vụ, đơn vị.
+ Đồng chí Triệu Thị Huế: Thực hiện công tác photo. Tiếp nhận văn bản
từ nhân viên bưu điện gửi Ủy ban Dân tộc; Vụ, đơn vị, cá nhân thuộc Ủy ban
Dân tộc: Kiểm tra số lượng; ký nhận.
+ Đồng chí Bùi Hồng Loan: Nhận văn bản từ văn thư tại 80 Phan
Đình Phùng để chuyển đến các Thứ trưởng, Vụ, đơn vị tại Trụ sở cơ quan số
141 Hoàng Hoa Thám.
Phụ trách công tác lưu trữ:
+ Đồng chí Vi Thị Thuỷ: Thực hiện các nhiệm vụ về công tác lưu trữ.
Phối hợp thực hiện các công việc về công tác văn thư.
(Phụ lục 2)

9


Chương 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN DÂN
TỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
2.1. Hoạt động quản lý.
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về văn thư – lưu trữ.
Thực hiện Luật lưu trữ và các văn bản hướng dẫn thi hành, Ủy ban Dân
tộc đã ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ trong cơ
quan:

- Quyết định số 453/QĐ-UBDT ngày 04/11/2014 của Bộ trưởng, Chủ
nhiệm về ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc;
- Quyết định số 455/QĐ-UBDT ngày 06/11/2014 của Bộ trưởng, Chủ
nhiệm về ban hành quy chế công tác văn thư của Ủy ban Dân tộc;
- Công văn số 79/VP-VTLT ngày 5/11/2014 của Văn phòng Ủy ban về
việc hướng dẫn nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ Uỷ ban Dân tộc.
- Quy trình Văn bản đến theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng TCVN ISO
9001:2008;
- Quy trình Văn bản đi theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng TCVN ISO
9001:2008;
Các văn bản trên về cơ bản đã vận dụng đúng các quy định hiện hành của
Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, làm cơ sở cho việc thực hiện nghiệp vụ.
Tuy nhiên, trên thực tế việc chấp hành thực hiện các quy định trên chưa
nghiêm túc. Tình trạng thực hiện không đúng, chưa đầy đủ các quy định, hướng
dẫn vẫn xảy ra phổ biến ở các Vụ, đơn vị; nhất là trong hoạt động lưu trữ. Công
tác phổ biến, tập huấn, hướng dẫn thực hiện các quy định nêu trên thiếu đồng
bộ, chưa thường xuyên, hiệu quả chưa cao.
2.1.2. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu KHCN
trong hoạt động lưu trữ cơ quan, tổ chức.
- Thực hiện sự chỉ đạo của Lãnh đạo Ủy ban, Ủy ban Dân tộc đã tổ
chức phối hợp với Trung tâm Tin học của Cục Văn thư và Lưu trữ để triển khai,
áp dụng phần mềm vào quản lý tài liệu lưu trữ và tiếp tục nghiên cứu số hóa
10


toàn bộ tài liệu có giá trị vĩnh viễn.
- Năm 2005, Uỷ ban triển khai xây dựng phần mềm quản lý văn bản đi,
đến. Đến năm 2006, Uỷ ban đã đưa vào sử dụng phần mềm quản lý văn bản trên
và đã đem lại hiệu quả cao trong công tác quản lý văn bản.
- Uỷ ban đã trang bị thêm máy móc hiện đại phuc vụ công tác Văn thư,

Lưu trữ. Các máy tính đều được nối mạng internet để thuận tiện cho việc tra cứu
tài liệu và trao đổi thông tin công việc nhanh chóng, kịp thời.
- Từ năm 2005 đến tháng 6/ 2014 là Uỷ ban Dân tộc sử dụng phần mền
quản lý văn bản đi – đến , dùng để tra cứu trích yếu nội dung nhưng chưa được
số hoá. Nhưng đến tháng 7/ 2014 bắt đầu hệ điều hành tác nghiệp có chức năng
số hoá văn bản, chuyển văn bản, tra tìm văn bản. Tiện cho việc Lưu trữ sao y
văn bản.
2.1.4. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý
công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn thư – lưu trữ.
Các khóa đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư đang áp dụng
thực hiện trong thời gian vừa qua đã góp phần nâng cao năng lực, kỹ năng của
cán bộ, nhân viên song xuất hiện nhiều bất cập như:
- Tổ chức không thường xuyên do hạn hẹp về kinh phí;
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác Văn thư, lưu trữ không
chỉ là công chức, nhân viên văn thư mà còn là tất cả các đối tượng liên quan đến
chu trình xử lý, giải quyết văn bản (từ Lãnh đạo Ủy ban trở xuống) song trên
thực tế việc tổ chức các lớp tập huấn tập trung với thành phần như vậy là không
thể thực hiện được.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác
ăn thư – lưu trữ của cơ quan, tổ chức.
Những năm về trước công tác kiểm tra, giải quyết và xử lý quy chế công
tác văn thư – lưu trữ không được quan tâm và còn nhiều hạn chế. Năm nay Uỷ
ban Dân tộc mới bắt đầu triển khai kiểm tra công tác văn thư - lưu trữ tại một số
vụ đơn vị. Công tác này theo Quyết định số 45/ QĐ-UBDT ngày 09/02/2017
( Phụ lục).
11


2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư – lưu trữ.
Đây cũng là một trong những hạn chế của Uỷ ban Dân tộc, văn thư – lưu

trữ chưa chú trọng vào hợp tác quốc tế.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc có nhiệm vụ
tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ
thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những
loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài
liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
2.2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ.
Thực trạng thu thập tài liệu được Ủy ban Dân tộc thực hiện như sau:
- Quý 4 hàng năm, Ủy ban Dân tộc đã ban hành công văn đề nghị các Vụ,
đơn vị giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu hàng năm đã được Ủy ban Dân tộc quan
tâm. Phòng Văn thư và Lưu trữ thuộc Văn phòng đã chủ động, tích cực tham
mưu cho Lãnh đạo Ủy ban tổ chức chỉ đạo công chức, viên chức các Vụ, đơn vị
thực hiện việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Tuy nhiên, Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của Chính phủ, thực
hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước;
quản lý Nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban Dân tộc
theo quy định của pháp luật. Việc thực hiện công tác dân tộc trong phạm vi cả
nước có tác động và ảnh hưởng rất lớn trong việc thu thập tài liệu của Ủy ban.
Các Vụ, đơn vị trong Ủy ban nằm rải rác ở các nơi như: Vụ Địa phương II ở Lê
12

Thánh Tông, Buôn Mê Thuật, ĐắK LắK; Vụ Địa phương III ở tại Thành Phố
Cần thơ, Văn phòng Đại diện Thành Phố Hồ Chí Minh và một số Vụ, đơn vị
thuộc Ủy ban phải thuê địa điểm làm việc tại các khu vực xa kho lưu trữ, do vậy
việc thu thập tài liệu gặp nhiều khó khăn.
- Phần lớn các tài liệu thu được là của các đồng chí Lãnh đạo đã nghỉ hưu,
chuyển công tác khác là chính. Hiện nay tình trạng hồ sơ, tài liệu còn đọng lại ở
các Vụ, đơn vị chưa thu hồi về lưu trữ cơ quan theo quy định khá phổ biến. Hiện
nay đã thu được 20 mét giá tài liệu của Vụ Địa phương III, nhưng chưa được lập
hồ sơ.
II.2.3.Xác định giá trị tài liệu.
- Phòng Văn thư - Lưu trữ Uỷ ban Dân tộc có nhiệm vụ giúp Chánh
Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu trình Lãnh đạo cơ quan,
tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) ban hành sau khi có ý kiến thẩm định
của cơ quan có thẩm quyền.
- Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời
hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu.
- Do kinh phí khó khăn nhưng được sự quan tâm của Lãnh đạo Ủy ban,
Ủy ban Dân tộc đã chia làm 03 đợt chỉnh lý tài liệu tích đống trong kho lưu trữ
và chỉnh lý được 189 mét giá tài liệu. Cụ thể là:
- Phông của Uỷ ban Dân tộc: Trước năm 1998 đã được chỉnh lý, từ sau
năm 1998 chưa được chỉnh lý.
Lịch sử Phông:
1. Tổng số tài liệu là 53,1 mét.
2. Thời gian của tài liệu: 1993 - 1998.
3. Tài liệu bao gồm của các đơn vị tổ chức:
+ Vụ Tổng hợp: 30,8m (trong đó tài liệu của ông Ánh – Chánh Văn phòng

chiếm 1,5m).
13


+ Vụ Chính sách Dân tộc và Miền núi: 4,2m.
+ Tài liệu về chương trình phòng chống ma túy: 2,8m.
+ Tài liệu Văn phòng:
+ Tài liệu phòng Hành chính: 11m (trong đó tài liệu văn thư chiếm
10,2m).
+ Tài liệu Văn phòng (ông Tường: 08m).
+ Tài liệu của ông Que – Phó Chủ nhiệm Ủy ban, phụ trách Văn phòng
đã nghỉ hưu: 2,8m).
+ Vụ Tổ chức Cán bộ: 1,5.
Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông Ủy ban Dân
tộc và Miền núi giai đoạn 1993 -1998;
Căn cư vào tình hình thực tế tài liệu;
Tài liệu phông Ủy ban Dân tộc và Miền núi được phân loại lập hồ sơ như
sau:
PHƯƠNG ÁN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
Phương án phân loại được chọn là “Cơ cấu tổ chức – Thời gian” vì cơ cấu
tổ chức của Ủy ban Dân tộc và Miền núi từ năm 1993 đến năm 1998 không thay
đổi. Theo Nghị định số 11/CP ngày 20/02/1993, cơ cấu tổ chức gồm 6 đơn vị tổ
chức.
1. Vụ Tổng hợp
2. Vụ Tổ chức Cán bộ
3. Vụ Chính sách Dân tộc và Miền núi
4. Vụ Hợp tác quốc tế
5. Văn phòng
6. Cục Định canh định cư.
Và thêm: Ban thư ký Chương trình quốc gia phòng chống và kiểm soát

ma túy 06/CP (ngày 29/01/1993).
Thực tế tài liệu thu về kho cơ bản đã theo từng cơ cấu tổ chức:
1. Tài liệu Vụ Tổng hợp
2. Tài liệu Vụ Chính sách Dân tộc và Miền núi
14


3. Tài liệu Chương trình quốc gia phòng chống ma túy
4. Tài liệu Văn phòng:
+ Tài liệu của ông Phó Chánh Văn phòng đang chức
+ Tài liệu của ông Ánh – Chánh Văn phòng đã nghỉ hưu
+ Tài liệu của Phó Chủ nhiệm UB Dân tộc và Miền núi (ông Lù Văn Que:
phụ trách công tác Văn phòng).
+ Tài liệu văn thư.
5. Tài liệu của Vụ Tổ chức Cán bộ.
2.2.5. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu – trữ
- Công cụ tra cứu tài liệu là những phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin
tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Công cụ tra cứu dùng để
giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu của kho lưu trữ Uỷ ban Dân tộc, chỉ dẫn
địa chỉ từng tài liệu, nhằm tra tìm tài liệu một cách nhanh chóng, chính xác, sưu
tầm và tập hợp.Trong một kho lưu trữ, với hàng ngàn các hồ sơ tài liệu, cán bộ
nghiên cứu có thể dễ dàng nắm bắt được những thông tin tài liệu mình đang cần
tìm nằm trong khối tài liệu nào, cụ thể là hồ sơ nào thông qua hệ thống công cụ
tra tìm tài liệu.
- Công cụ tra tìm tài liệu phản ánh những thông tin cần thiết của mỗi hồ
sơ tài liệu, khối tài liệu, phông lưu trữ và toàn kho lưu trữ, tạo điều kiện thuận
lợi việc quản lý, thống kê số lượng, thành phần tài liệu, tránh mất mát tài liệu.
Trong lưu trữ có nhiều loại hình công cụ tra cứu tài liệu khác nhau và mỗi loại
có những tác dụng riêng nhưng đều phục vụ cho công tác tra tìm tài liệu như:
Mục lục tài liệu bên trong hồ sơ, mục lục hồ sơ, các bộ thẻ tra cứu tài liệu, sách

giới thiệu các kho, phông lưu trữ, phiếu phông… Những loại công cụ trên sẽ bổ
sung hỗ trợ lẫn nhau trong việc tra tìm tài liệu của cán bộ.
2.2.6. Bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản trong kho lưu trữ Uỷ ban. Kho
lưu trữ được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy đinh
đảm bảo an toàn cho tài liệu.
- Kho lưu trữ của Uỷ ban được bố trí tại tầng 4, với diện tích 49,4m. Kho
15


được vệ sinh 01lần /01tuần. Đối với các tài liệu lưu trữ thì 02 tháng vệ sinh 01
lần.
- Về tổ chức, sử dụng tài liệu được thực hiện theo quy định. Đối tượng
phục vụ chủ yếu ở phòng lưu trữ của Uỷ ban dân tộc là các cán bộ công chức
thuộc Uỷ ban, các Vụ, đơn vị trực thuộc Uỷ ban. Ngoài ra cũng có một số Tổ
chức, cá nhân ngoài cơ quan đến khai thác tài liệu có liên quan đến lĩnh vực Uỷ
ban quản lý.
- Hiện nay, Uỷ ban đang sử dụng công cụ tra cứu bằng mục lục “Mục
lục hồ sơ Phông Uỷ ban Dân tộc và Miền núi”. Uỷ ban đang trong quá trình
nghiên cứu xây dựng phần mềm tra cứu tài liệu lưu trữ.
- Về số lượng độc giả hằng năm có khoảng 50 lượt/1 năm. Số lưọng hồ
sơ, tài liệu phục vụ là 80 hồ sơ/ 1 năm.
- Ngoài ra còn một số hình thức khai thác sử dụng khác như: phô tô, sao y,
mượn về phòng nghiên cứu để vừa kết hợp làm việc vừa khai thác tài liệu.
- Ngoài thực hiện các nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ. Phòng Văn thư
– Lưu trữ còn thực hiện nhiệm vụ tổng hợp báo cáo và thực hiện các nhiệm vụ
do lãnh đạo phân công.
- Thực hiện bảo quản, vệ sinh kho tàng tài liệu, phòng chống mối mọt
theo đúng quy định.
- Với điều kiện trụ sở Ủy ban Dân tộc đang thiếu thốn, một số Vụ, đơn vị

trong cơ quan phải thuê địa điểm làm việc. Nhưng Ủy ban Dân tộc đã bố trí 02
phòng kho để tài liệu và làm việc của cán bộ lưu trữ. Tổng diện tích sử dụng của
02 phòng là: 54 m2 , 02 Kho được lắp các trang thiết bị như: giá sắt, máy hút ẩm,
hút bụi, điều hòa; hệ thống trang thiết bị phòng cháy chữa cháy tự động bằng khí
CO2, hệ thống camera… đảm bảo an toàn tài liệu lâu dài.
2.2.7. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Tổ chức phục vụ khai thác và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các cán bộ
Lãnh đạo, công chức, viên chức thuộc Ủy ban và các độc giả đến khai thác sử
dụng tài liệu tại Ủy ban.
- Công cụ khai thác chủ yếu bằng mục lục hồ sơ, phần mềm văn thư.
16


- Nghiên cứu xây dựng số hóa tài liệu lưu trữ có thời hạn vĩnh viễn để
hoàn thiện các công cụ tra cứu khi nộp tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia
III.
2.3. Đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban dân tộc thành
phố Hà Nội.
2.3.1. Ưu điểm
- Nhìn chung, công tác Lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc cơ bản là tốt, do được
sự quan tâm và chỉ đạo của Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Uỷ ban. Các văn bản
được quản lý chặt chẽ. Công tác quản lý văn bản được thực hiện theo thẩm
quyền, như soạn thảo văn bản đi, đến đảm bảo đúng thẩm quyền, đúng trình tự
thủ tục, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo thể thức Thông tư
55/2005/TTLT-BNV-VPCP quy định, Thông tư 01/2011/TT-BNV Hướng dẫn
thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Hành chính; và Thông tư số 03/2010/TTUBDT ngày 15/01/2010 quy định trình tự, thủ tục soạn thảo, thẩm định, ban
hành văn bản quy phạm pháp luật trong lĩnh vực công tác dân tộc.
- Phòng Văn thư – Lưu trữ còn tham mưu cho Lãnh đạo Ủy ban ban hành
các văn bản về công tác Văn thư ( theo quyết định số 159/QĐ-UBDT ngày
01/6/2010 về ban hành quy chế công tác Văn thư và quyết định số 160/QĐUBDT ngày 01/6/2010 về ban hành quy chế công tác văn thư của Ủy ban Dân

tộc).
- Uỷ ban đã thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật về về công
tác văn thư, lưu trữ nhằm nâng cao nhận thức cho cán bộ công chức. Ủy ban đã
mở 02 lớp tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ vào các năm 2001, 2008 để phổ
biến tới cán bộ, công chức, viên chức trong toàn cơ quan nội dung các văn bản
pháp luật như: Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia, Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công
tác văn thư…
- Uỷ ban còn tập trung vào phổ biến các nội dung nghiệp vụ công tác Văn
thư, Lưu trữ: Soạn thảo và ban hành văn bản, hướng dẫn quản lý văn bản đi,
đến; quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ hiện hành, thu thập, chỉnh lý, xác
định giá trị của tài liệu lưu trữ…
17


- Ngoài ra, trong năm 2008, Uỷ ban còn mở một lớp tập huấn công tác
bảo vệ bí mật Nhà nước cho cán bộ trong cơ quan với tổng số học viên tham gia
lớp học là 80 người. Các văn bản văn bản về công tác văn thư lưu trữ mới được
ban hành cũng luôn được Uỷ ban cập nhật và kịp thời phổ biến tới cán bộ, công
chức trong Uỷ ban như: Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 02/9/2010 Sửa đổi,
bổ sung một số điều nghị định 110/2004/NĐ-CP vể công tác văn thư; Thông tư
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính….
- Hằng năm, Văn phòng Uỷ ban tiến hành kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ
văn thư, lưu trữ cho các vụ, đơn vị của Uỷ ban. Uỷ ban cũng đã tiến hành các
đợt kiểm tra chéo về công tác văn thư để công tác Văn thư được hoàn thiện hơn.
- Công tác tin học hoá hoạt động Văn phòng đã được quan tâm, trong đó
đã ứng dụng phần mềm trong công tác văn thư để quản lý văn bản đi, đến. Các
trang thiết bị làm việc được trang bị đầy đủ.
- Vị trí, vai trò của cán bộ làm công tác Văn thư, Lưu trữ trong Uỷ ban
ngày càng được quan tâm và nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác này có

ảnh hưởng lớn đối với hoạt đông quản lý chung của Uỷ ban. Uỷ ban đã thực
hiện chế độ độc hại 0,2 hàng tháng cho cán bộ làm Lưu trữ.
- Về Tài liệu lưu trữ của Uỷ ban cơ bản đáp ứng nhu cầu phục vụ về
cung cấp thông tin, tư liệu cho hoạt động quản lý điều hành của Lãnh đạo,
cung cấp tư liệu cho báo cáo, thanh tra, kiểm tra của cơ quan và các cơ quan
chức năng. Kho tàng, trang thiết bị thiết yếu để bảo quản tài liệu về cơ bản
được bố trí và trang bị đạt yêu cầu.
2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân.
- Việc nộp lưu tài liệu đưa vào Lưu trữ hiện hành còn chưa được chú
trọng, vì do các Vụ, đơn vị ở quá xa Kho lưu trữ và phải thuê trụ sở làm việc.
- Một số công chức, viên chức chưa chủ động trong lập hồ sơ công việc,
tình trạng giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ ở trong hình thức bó gói và đóng
hộp vẫn diễn ra; việc lập hồ sơ công việc sau khi hoàn thành nhiệm vụ trong
18


nhiều năm nhiều khi mang tính hình thức, tập hợp qua quýt cho xong việc,
không theo quy chế công tác Lưu trữ của Ủy ban dân tộc và một số văn bản
hướng dẫn khác.
- Mặc dù được tập huấn, phổ biến các văn bản quy định của nhà nước và
của Ủy ban Dân tộc về công tác Lưu trữ nhưng một bộ phận Lãnh đạo Vụ, Đơn
vị, công chức, viên chức chưa ý thức được đầy đủ vai trò quan trọng của công
tác này, mà chỉ chú trọng về công tác chuyên môn nên khi giải quyết xong công
việc đã không tiến hành ngay công tác sắp xếp hồ sơ hiện hành để gửi về kho
lưu trữ hiện hành theo quy định.
- Hiện nay, Ủy ban Dân tộc chỉ có 01 người làm công tác lưu trữ cho nên
việc thu nộp, hướng dẫn lập hồ sơ đưa vào lưu trữ, chính lý và xác định giá trị
hồ sơ tài liệu còn gặp rất nhiều khó khăn.
- Trang thiết bị còn thiếu: Máy Scan hiện đại, điều hòa nhiệt độ, chỉ có 02
kho chưa có phòng đọc tài liệu và phòng làm việc của cán bộ lưu trữ còn ở

chung trong phòng để tài liệu.

19


Chương 3:
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN DÂN TỘC VÀ NHỮNG
ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
Trong quá trình thực tập tại cơ quan, em đã được giao những công việc
sau:
- Nhập văn bản đến bằng hệ điều hành tác nghiệp của UBDT ( phần mềm
của văn thư): Được áp dụng từ năm 2014, để giảm thiểu các văn bản giấy tờ. Để
chuyển các chỉ đạo của lãnh đạo được nhanh hơn. Độ chính xác, tiết kiệm thời
gian và giải quyết công việc nhanh chóng. Quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu được
khoa học hơn, tra cứu nhanh chóng.
- Scan tài liệu: Scan tài liệu là việc chuyển dữ liệu trên giấy tờ (sách, báo,
tạp chí, văn bản, hợp đồng….) thành dữ liệu trên máy tính. Dễ dàng di chuyển,
chuyển đổi dữ liệu, tìm kiếm dữ liệu và thời gian tồn tại là mãi mãi. Không lo bị
mục nát, phai màu, rách. Đặc biệt scan tài liệu giúp bảo mật dữ liệu tốt hơn.
Đối với Uỷ ban Dân tộc đã được áp dụng vào từ năm 2014 đến nay. Thì
số lượng giấy tờ, công văn, hợp đồng, hồ sơ ngày càng tăng lên đáng kể, có
những giấy tờ quan trọng cần lưu giữ lâu có nguy cơ bị mục nát thì Scan tà
liệu là hình thức tốt nhất để giảm thiểu các nguy cơ rủi ro. Ngoài ra việc Scan tài
liệu, số hóa tài liệu còn giúp tiết kiệm không gian lưu trữ Uỷ ban Dân tộc.
Đối với Uỷ ban Dân tộc, việc scan và số hóa các mục sách, tài liệu sẽ giúp
ích cho việc tìm kiếm và quản lý tài liệu.
- Quy trình chuyển văn bản đến: Văn bản đến sẽ chia theo hai luồn, một
cái sẽ chuyển về cá nhân (vụ đơn vị) và phải vào sổ các vụ đơn vị (VD: Vụ

thanh tra thì chuyển về sổ thanh tra, vụ pháp chế thì chuyển vào sổ pháp chế).
Chuyển về Uỷ ban Dân tộc thì Văn thư bóc bì và nhập vào phần mền
văn thư và chuyển vào phòng thư ký. Phòng thư ký lại phân thành hai luồng,
một luồng chuyển lên Bộ trưởng, Thứ trưởng được phân mảng phụ trách việc đó
và luồng thứ hai chuyển thẳng về đơn vị đó. Sau đó quay về Văn thư để vào sổ
20


chuyển đến các vụ đơn vị để thực hiện các ý kiên của Lãnh đạo.
(Ghi chú: Đối với những văn bản có độ mật, văn thư bóc kèm bì, nhập
trích yếu nội dung, độ mật nhưng không được Scan tài liệu).
- Quy trình phát hành văn bản đi: Giao cho chuyên viên soạn thảo phụ
trách công việc đó (công văn, quyết định, thông tư, giấy mời…). Trình lên lãnh
đạo kí sau đó chuyển cho văn thư để phát hành văn bản đi.
- Nhập văn bản đi và đến theo phần mềm Văn thư.
- Tổng hợp danh sách chúc mừng của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Uỷ ban Dân
tộc.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Uỷ
ban Dân tộc.
- Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong Cơ quan về vai trò, vị
trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Xác định đổi mới, nâng cao
chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng trong
công tác cải cách hành chính của Ủy ban.
- Áp dụng mạnh mẽ tin học hóa trong các quy trình thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ; khẩn trương triển khai áp dụng chứng thư số, chữ ký số vào áp
dụng theo lộ trình nhằm tránh bị lạc hậu, bắt nhịp với quá trình hiện đại hóa
công tác hành chính chung của Chính phủ và các Bộ, ngành. Thường xuyên rà
soát, sửa đổi, xây dựng mới các quy trình quản lý chất lượng TCVN ISO
9001:2008 để phù hợp với thực tiễn.
- Việc đầu tư này nên được tiến hành đồng bộ với việc tiếp nhận kho bảo

quản tài liệu mới. Với khối lượng tài liệu hiện có, Lưu trữ Ủy ban có thể tận
dụng một số thiết bị hiện nay như: giá sắt tiêu chuẩn, cặp hộp tài liệu, tủ đựng
tài liệu…Bên cạnh đó việc mua sắm mới là cần thiết. Theo tính toán sơ bộ, trong
trường hợp kho tàng với diện tích tương ứng như trên thì Lưu trữ Ủy ban cần
thêm khoảng: 20 giá tiêu chuẩn (hoặc giá di động), 3 máy điều hòa, 1 máy hút
bụi, 8 máy hút ẩm và các cặp hộp tài liệu tương ứng…

21


3.3. Một số khuyến nghị.
3.3.1. Đối với Ủy ban Dân tộc thành phố Hà Nội
- Tăng cường công tác lãnh đạo, chỉ đạo, tuyên truyền về Luật lưu trữ và
thường xuyên kiểm tra đối với các đơn vị trực thuộc thực hiện các quy định của
Nhà nước về công Lưu trữ.
- Tiếp tục thực hiện việc quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu hiện hành vào lưu trữ cơ quan. Xây dựng Danh mục hồ sơ hiện hành; Xây
dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại cơ quan, đơn vị theo quy định tại Thông
tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ.
- Tích cực chỉ đạo các đơn vị sự nghiệp đẩy mạnh việc thực hiện hệ thống
công nghệ thông tin cho việc quản lý lưu trữ Các cơ quan, tổ chức bố trí biên
chế công chức chuyên trách làm Lưu trữ.
- Bố trí kinh phí cho hoạt động lưu trữ hàng năm để thực hiện chỉnh lý
khối tài liệu tồn đọng tại các Vụ, đơn vị; đầu tư cơ sở vật chất, sửa chữa kho
tàng, trang thiết bị, phòng chống cháy nổ, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ…..
- Ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm để cán bộ Lưu trữ phối hợp với cán
bộ Văn thư để hướng dẫn.
- Ban hành thời hạn bảo quản ( để biết nhóm tài liệu nào)
3.3.2. Đối với bộ môn, khoa, trường
- Em mong rằng ban lãnh đạo Nhà trường thường xuyên tạo điều kiện và

cơ hội để cho chúng em cọ sát với thực tế sớm hơn. Và thông qua đó chúng em
sẽ xác định được tầm quan trọng của môn học mà Nhà trường đã và đang cố
gắng truyền đạt., giảng dạy trên giảng đường. Hơn nữa qua thực tế thì em không
còn phải hình dung về thực tế qua các bài giảng lý thuyết, làm việc tiếp thu bài
học của thầy cô giáo được tốt hơn.
- Hướng dẫn sinh viên đi sâu hơn về thực tiễn công tác văn thư, mở các
buổi thực tập để sinh viên nắm bắt sâu về ngành.
- Thường xuyên mở các đợt tìm hiểu về thực tế nhằm giúp sinh viên tiếp
xúc với môi trường bên ngoài nhiều hơn, trau dồi kinh nghiệm, khả năng thực
hiện công việc tạo thuận lợi cho sinh viên sau khi ra trường không bị bỡ ngỡ.
22


- Lý thuyết trên Nhà trường dạy hầu như thiên về cơ quan Nhà nước chứ
ít có công tác làm việc của cơ quan Đảng và pháp luật. Mong rằng nhà trường có
thể bổ sung vào bài giảng rõ hơn, cụ thể hơn về từng mảng kiến thức bên Nhà
nước và từng mảng kiến thức bên Đảng và pháp luật để chúng em có thể phân
biệt rõ ràng về mọi hoạt động của cơ quan.
- Tổ chức thực hiện các buổi tham gia học tập rút kinh nghiệm đến các cơ
quan điển hình về phong cách kỹ năng làm việc, về việc bố trí phòng làm việc,
cách sắp xếp các tài liệu lưu trữ trong kho…để sinh viên nắm được một cách
khái quát và từng bước áp dụng trong thực hiện công tác văn thư sau này.

23