Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Kho bạc nhà nước

MỤC LỤC
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
MỤC LỤC................................................................................................................1
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT...................................................................................3
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B.PHẦN NỘI DUNG...............................................................................................4
Chương 1..................................................................................................................4
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC.........................................4
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Kho bạc nhà nước...............................................................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành Kho bạc nhà nước...........................................4
1.1.2. Chức năng của Kho bạc nhà nước.................................................5
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Kho bạc nhà nước............................5
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước..........................................7
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà nước.......................................7
1.2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng
Hành chính – lưu trữ..........................................................................................7
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – lưu trữ............................9
Chương 2................................................................................................................10
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI KHO BẠC..........10
NHÀ NƯỚC..........................................................................................................10
2.1. Hoạt động quản lý..........................................................................10
2.1.1. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn
thư - lưu trữ......................................................................................................10
2.1.2. Cách thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà
nước.................................................................................................................10
2.2. Hoạt động nghiệp vụ......................................................................11
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản.....................................11

2.2.1.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành và thẩm quyền ban
hành văn bản....................................................................................................12
2.2.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản.....................................................12
2.2.2. Quản lý văn bản đến....................................................................13
2.2.3. Quản lý văn bản đi......................................................................14
2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu........................................................16
2.2.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan............16
2.2.6. Xác định giá trị tài liệu...............................................................18
2.2.7. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ............................................18
2.2.7.1. Nguồn thu thập tài liệu và thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ
.........................................................................................................................18
2.2.7.2. Thành phần, nội dung tài liệu thu thập vào lưu trữ của cơ quan
.........................................................................................................................19
2.2.8. Chỉnh lý tài liệu...........................................................................19
2.2.9. Bảo quản tài liệu lưu trữ..............................................................20
2.2.10. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ................................21
Chương 3................................................................................................................23
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI KHO BẠC NHÀ NƯỚC...................23
VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ.........................................................................23
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được...............................................................................................23
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cáo chất lượng công tác văn thư – lưu trữ
tại Kho bạc nhà nước.......................................................................................25
3.3. Một số khuyến nghị........................................................................28
3.3.1. Đối với cơ quan tổ chức..............................................................28
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường...........................28
C.PHẦN KẾT LUẬN............................................................................................30
D.PHỤ LỤC...........................................................................................................33

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
KBNN
NSNN
BTC
CNTT

Nghĩa của từ
Kho bạc Nhà nước
Ngân sách nhà nước
Bộ Tài chính
Công nghệ thông tin


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Ngày nay với sự phát triển nhanh và mạnh của xã hội cùng với đó là sự ra
đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn, nhỏ và các loại hình kinh
doanh đa dạng và phong phú. Mỗi cơ quan, tổ chức doanh nghiệp đều có những
cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội
nhập của doanh nghiệp, tổ chức.
Trong bất cứ một cơ quan, tổ chức nào, văn bản, giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa
doanh nghiệp với khách hàng. Vì vậy, công tác văn thư – lưu trữ có vài trò rất lớn
không thể thiếu trong các đơn vị hàh chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh. Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận
văn thư – lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả. Có thể nói công tác văn thư –
lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt
động của cơ quan. Làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ,
chính xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra
được những quyết sách đứng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp. Với sự phát

triển nhanh chòng của khoa học kỹ thuật, công tác văn thư – lưu trữ cũng được
thực hiện một cách nhanh chóng chính xác, tiết kiệm sức lực của đội ngũ nhân lực,
điều này đòi hỏi Đảng và Nhà nước phải quan tâm phát triển nguồn nhân lực cả về
chất và lượng để phục vụ tốt nhất cho các hoạt động quản lý trong các cơ quan, cần
phải nghiên cứu lý luận song song với thực tiễn công tác văn thư – lưu trữ ở nước
ta để có những bước phát triển mới, phong phú và đa dạng.
Như chúng ta đã biết thực tập có vai trò quan trọng trong chương trình đào
tạo các chuyên ngành của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội nói chung và của chuyên
ngành lưu trữ nói riêng, vì vậy trường đã tổ chức đợt thưc tập cho sinh viên tại các
cơ quan đơn vị giúp cho sinh viên đi gần hơn với thực tế, học hỏi kinh nghiệm,
bước đầu tiếp cận và làm quen với công việc trong tường lai.
Qua đợt thực tập, em đã thêm được nhiều thông tin, kiến thức thực tế, bổ
ích. Từ đó bản thân đã trau dồi được nhiều kiến thức, năng động và khéo léo hơn.
Đây là một hoạt động cực kỳ ý nghĩa và bổ ích giúp cho sinh viên phục vụ công tác
1


sau này.
Được sự đồng ý của Kho bạc nhà nước, phòng hành chính – lưu trữ tại đây
em được làm quen, khảo sát, nắm bắt được các bước cơ bản về các khâu nghiệp vụ
công tác văn thư – lưu trữ như vào sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến,
công tác soạn thảo văn bản, con dấu…
Trong thời gian thực tập thực tế tại Kho bạc nhà nước em đã gặp những
thuận lợi và khó khăn sau
- Thuận lợi đó là em được sự đón tiếp, quan tậm tạo điều kiện, giúp đỡ, được
sự chỉ bảo tận tình của cán bộ công chức, viên chức, cán bộ văn thư lưu trữ của
Kho bạc nhà nước giúp em hiểu thêm được những bài học bổ ích ngoài sách vở.
Ngoài ra còn là sự truyền đạt kiến thức từ các thầy, cô nhất là các thầy cô trong
khoa văn thư – lưu trữ giúp cho bản thân em biết tận dụng những kiến thức đã học
để có thể quan sát và so sánh với thực tế.

- Ngoài những điều kiện thuận lợi trên thì trong đợt thực tập này em cũng
gặp phải một số khó khăn bởi bản thân em không được tiếp xúc nhiều với nghiệp
vụ nên vẫn còn nhiều bỡ ngỡ, chưa thực sự hoạt bát, nhanh nhen trong giao tiếp.
Qua 2 tháng thực tập ( từ ngày 10/1 đến ngày 10/3 ) tại đây, em nhận được
sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của lãnh đạo Kho bạc nhà nước, sự hướng dẫn
nhiệt tình của các cô, các chú và các anh chị cán bộ công chức, viên chức ở Kho
bạc nhà nước đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập tập này.
Những thu hoạch trong thời gian kiến tập được trình bày cụ thể trong báo
cáo dưới đây.
Bố cục của bài báo cáo kiến tập gồm 3 phần sau:
PHẦN MỞ ĐẦU
PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Kho bạc nhà nước
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Kho bạc nhà nước
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Kho bạc Nhà nước và đề xuất,
khuyến nghị
PHẦN KẾT BÀI
2


Trong thời gian thực tập em đã được sự giúp đỡ tận tình của cán bộ công
chức, viên chức Kho bạc nhà nước tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt
đợt thực tập này.
Để có được kết quả này em xin cám ơn nhà trường cùng các thầy cô khoa
văn thư – lưu trữ đẫ hướng dẫn, tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập trong
quá trình quan sát, nhận xét đánh giá về công tác văn thư, lưu trữ.
Xin cảm ơn ban lãnh đạo Kho bạc nhà nước và các cô, các chú cán bộ trong
cơ quan đã giúp đỡ, chỉ bảo tận tình để em có kết quả của đợt kiến tập thực tế này.
Xin cảm ơn các cô, các chị chuyên viên trong phòng hành chính – lưu trữ,
đặc biệt là chị Bùi Thị Thư đã tạo điều kiện, hướng dẫn và giúp em có thêm những

hiểu biết thêm về công tác văn thư lưu trữ.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 3 năm 2017
Sinh viên
Đoàn Hương Giang

3


B.PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ KHO BẠC NHÀ NƯỚC
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Kho bạc nhà nước
1.1.1. Lịch sử hình thành Kho bạc nhà nước
Cách mạng tháng Tám năm 1945 thành công, cùng với sự ra đời của chính
quyền dân chủ nhân dân, Bộ Tài chính là một trong 13 bộ đầu tiên được thành lập
theo bản Tuyên cáo của Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ cộng hòa ngày 28
tháng 8 năm 1945, do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký. Việc đảm bảo tài chính phục vụ
công cuộc kiến quốc và hoạt động của bộ máy Nhà nước cách mạng non trẻ trong
điều kiện khó khăn của nền kinh tế sau chiến tranh là trách nhiệm nặng nề và là
thách thức vô cùng to lớn. Do đó, ngày 29/5/1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký
Sắc lệnh số 75/SL thành lập Nha Ngân khố trực thuộc BTC để giải quyết các vấn
đề về tài chính, tiền tệ của đất nước. Đây chính là tiền thân của Kho bạc Nhà nước
hiện tại.
Lịch sử hình thành và phát triển từ Nha Ngân khố đến Kho bạc Nhà nước
ngày nay có thể khái quát thành các giai đoạn sau:
Giai đoạn từ năm 1946 đến năm 1951 là Nha Ngân khố trực thuộc BTC. Ngày
29 tháng 5 năm 1946, Chủ tịch Hồ Chí Minh ban hành Sắc lệnh số 75 Thành lập
Nha Ngân Khố trực thuộc BTC với chức năng nhiệm vụ chủ yếu là in, phát hành

tiền, quản lý quỹ ngân sách nhà nước và tài sản quý của nhà nước, giúp Chính phủ
giải quyết các nhiệm vụ cấp bách về tài chính, tiền tệ của chính quyền cách mạng.
Giai đoạn từ năm 1951 đến năm 1990 là cơ quan quản lý ngân sách nhà nước
trực thuộc Ngân hàng Nhà nước. Ngày 20 tháng 7 năm 1951 Thủ tướng Chính phủ
ban hàn quyết định số 107 – TTg thành lập kho bạc Nhà nước thuộc quyền quản trị
của Bộ Tài chính và đặt trong ngân hàng Quốc gia Việt Nam. Đến ngày 27 tháng 7
năm 1963 Hội đồng chính phủ ban hành Quyết định số 113-CP thành lập vụ quản
lý quỹ ngân sách nhà nước thuộc Ngân hàng nhà nước Việt Nam và các phòng bộ
4


phận quản lý quỹ ngân sách tại chi nhánh ngân hàng nhà nước, chí điểm Ngân
hàng Nhà nước tỉnh và huyện. Tiếp theo, Tiếp theo, ngày 04 tháng 01 năm 1990,
Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 07/HĐBT về việc thành lập hệ thống
Kho bạc Nhà nước trực thuộc BTC.
Giai đoạn từ năm 1990 đến nay là Kho bạc Nhà nước trực thuộc BTC. Ngày
05 tháng 4 năm 1995, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 25/CP thay thế Quyết
định số 07/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng nhằm tiếp tục hoàn thiện chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của hệ thống Kho bạc Nhà nước. Cùng với
sự đổi mới và cải cách nền kinh tế, đồng thời để tạo môi trường pháp lý cho Kho
bạc Nhà nước hoạt động, ngày 8 thàng 7 năm 2015, Thủ tướng Chính phủ đã ban
hành Quyết định số 26/2015/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước trực thuộc
BTC.
1.1.2. Chức năng của Kho bạc nhà nước
Kho bạc nhà nước là cơ quan trực thuộc BTC, thực hiện chức năng tham mưu,
giúp Bộ trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về quỹ ngân sách nhà nước, các
quỹ tài chính nhà nước; quản lý ngân quỹ nhà nước; tổng kế toán nhà nước; thực
hiện việc huy động vốn cho ngân sách nhà nước và đầu tư phát triển thông qua
hình thức phát hành trái phiếu Chính phủ theo quy định pháp luật.

Kho bạc nhà nước có tư cách pháp nhân, con dấu có hình Quốc huy, được mở
tài khoản tại Ngân hàng Nhà nước và các ngân hàng thương mại theo quy định của
pháp luật, có trụ sở tại thành phố Hà Nội
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Kho bạc nhà nước
- Trình bộ trưởng BTC: dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, sự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định
của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ
đã được phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo phân công của Chính phủ,
Thủ tướng Chính phủ; dự thảo thông tư và các văn bản khác về lĩnh vực quản lý
của Kho bạc Nhà nước; kế hoạch hoạt động hàng năm của Kho bạc Nhà nước.

5


- Ban hành văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ, văn bản quy phạm nội
bộ, văn bản cá biệt thuộc phạm vi quản lý Kho bạc Nhà nước.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lước, quy hoạch,
kế hoạch, chương trình, dự án, đề án thuộc phạm vi quản lý của Kho bạc Nhà nước
sau khi được cấp có thẩm quyền ban hành hoặc phê duyệt.
- Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về lĩnh vực quản lý của Kho bạc
Nhà nước
- Quản lý quỹ NSNN, quỹ tài chính nhà nước được giao theo quy định pháp
luật.
- Được trích tài khoản của tổ chức, cá nhân mở tại Kho bạc Nhà nước để nộp
NSNN hoặc áp dụng các biện pháp hành chính khác để thu cho ngân sách nhà
nước theo quy định của pháp luật; từ chối thanh toán, chi trả các khoản chi không
đúng, không đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện kế toán ngân sách nhà nước.
- Tổ chức thực hiện tổng kế toán nhà nước.
- Tổ chức thực hiện công tác thống kê kho bạc nhà nước và chế độ báo cáo

theo quy định của pháp luật
- Tổ chức quản lý, điều hảnh ngẫn quỹ nhà nước tập trung, thống nhất trong
toàn hệ thống.
- Tổ chức huy động vốn cho NSNN và đầu tư phát triển thông qua việc phát
hành trái phiếu Chính phủ.
- Tổ chức quản trị và vận hành hệ thống thông tin quản lý ngân sách và kho
bạc.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý theo quy định cảu
pháp luật; chống tham nhũng, tiêu cực, chống lãng phí việc sử dụng tài sản, kinh
phí được giao theo quy định của pháp luật.
- Hiện đại hóa hoạt động Kho bạc Nhà nước.
- Thực hiện nhiệm vụ hợ tác quốc tế thuộc lĩnh vực kho bạc nhà nước theo
phân công, phân cấp của Bộ trưởng BTC và quy định của pháp luật.
- Thực hiện công tác tổ chức và cán bộ.
6


- Quản lý kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và tài sản được giao theo quy
định của pháp luật; được sử dụng các khoản thu phát sinh trong hoạt động nghiệp
vụ theo chế độ quản lý tài chính của Nhà nước.
- Thực hiện cải cách hành chính theo mục tiêu và nội dung chương trình cải
cách hành chính được bộ trưởng bộ tài chính phê duyệt
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Bộ trưởng BTC giao và theo
quy định của pháp luật.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Kho bạc nhà nước
- Các đơn vị chức năng
+ Vụ Tổng hợp - Pháp chế;
+ Vụ Kiểm soát chi;
+ Vụ Kho quỹ;
+ Vụ Hợp tác quốc tế;

+ Vụ Thanh tra - Kiểm tra;
+ Vụ Tổ chức cán bộ;
+ Vụ Tài vụ - Quản trị;
+ Văn phòng;
+ Cục Kế toán nhà nước;
+ Cục Quản lý ngân quỹ;
+ Cục Công nghệ thông tin;
+ Sở Giao dịch Kho bạc Nhà nước;
- Các đơn vị sự nghiệp
+ Trường Nghiệp vụ Kho bạc;
+ Tạp chí Quản lý Ngân quỹ Quốc gia.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà nước
1.2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng
Hành chính – lưu trữ
Phòng thuộc văn phòng thực hiện chức năng tham mưu, giúp Chánh Văn
phòng thổ chức triển khai thực hiện các nhiệm vụ được giao theo quy định tại
7


Quyết định số 1959/QĐ-BTC ngày 28 tháng 9 năm 2015 của Bộ trưởng BTC quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ và Văn Phòng
thuộc Kho bạc nhà nước. Hiện nay, tại kho bạc nhà nước có các phòng như: phòng
thư ký tổng hợp, phòng báo chí tuyên truyền, phòng tài vụ, phòng quản trị và
phòng hành chính – lưu trữ là một phòng thuộc văn phòng của kho bạc nhà nước.
Cụ thể phòng hành chính – lưu trữ có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Nghiên cứu, xây dựng các văn bản hướng dẫn chế độ, quy định, quy trình
nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ áp dụng trong hệ thống Kho bạc nhà nước
- Hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống Kho bạc nhà
nước.

- Nghiên cứu, đề xuất ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn
thư, lưu trữ
- Thực hiện nhiệm vụ văn thư tại cơ quan Kho bạc nhà nước\
+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
+ Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân theo quy định;
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi phát hành; ghi số
và ngày tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật ( nếu
có);
+ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi;
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
+ Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký; quản lý văn bản; làm thủ tục cấp
giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và hợp đồng lao động cơ
quan Kho bạc nhà nước;
+ Bảo quản, sử dụng con dấu cơ quan Kho bạc nhà nước và các loại dấu
khác được giao quản lý.
- Thực hiện nhiệm vụ lưu trữ tại cơ quan Kho bạc nhà nước:
+ Hướng dẫn công chức, viên chức, hợp đồng lao động cơ quan Kho bạc nhà
nước lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ cơ quan;
+ Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo quy định;
8


+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, sắp xếp, thống kê hồ sơ, tài
liệu;
+ Phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
+ Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu trong Kho Lưu trữ cơ quan Kho bạc nhà
nước;
+ Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử
theo quy định;

+ Rà soát hồ sơ, tài liệu lưu trữ hết giá trị và làm thủ tục tiêu hủy theo quy
định.
- Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chánh văn phòng giao.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính – lưu trữ
Cơ cấu tổ chức gồm có 7 cán bộ:
- 01 trưởng phòng
- 01 phó phòng
- 05 chuyên viên
Phụ trách về lưu trữ hiện tại có 02 cán bộ kiêm nhiệm văn thư lưu trữ gồm
phó phòng cô Bùi Thị Thư và chuyên viên cô Nguyễn Thị Lan
- Chánh văn phòng KBNN chịu trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức công tác
văn thư lưu trữ tại cơ quan KBNN.
- Trình độ chuyên môn: trình độ của cán bộ văn thư, lưu trữ đều được đào
tạo từ trình độ đại học trở lên, có kinh nghiệm công tác lâu năm, được đào tạo đúng
chuyên môn nghiệp vụ.

9


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI KHO BẠC
NHÀ NƯỚC
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn
thư - lưu trữ
Công tác văn thư – lưu trữ tại kho bạc nhà nước đặt dưới sự quản lý của
phòng hành chính – lưu trữ. Hằng năm, phòng hành chính – lưu trữ tham mưu cho
lãnh đạo kho bạc nhà nước về việc nghiên cứu cũng như việc xây dựng ban hành
các văn bản hướng dẫn chế độ, quy định, quy trình nghiệp vụ công tác văn thư, lưu

trữ áp dụng trong hệ thống Kho bạc nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ thì
kho bạc nhà nước đã cho ban hành một số văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư –
lưu trữ như:
- Quy chế công tác văn thư – lưu trữ
- Các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư lưu trữ
- Văn bản thực hiện chế độ báo cáo của công tác văn thư lưu trữ
- Kế hoạch về công tác văn thư – lưu trữ
- Kế hoạch tập huấn cho các cán bộ, công chức, viên chức trong Kho bạc
nhà nước về nghiệp vụ văn thư – lưu trữ
- Kế hoạch bồi dưỡng, nâng cáo trình độ của cán bộ văn thư – lưu trữ
Bên cạnh đó, kho bạc nhà nước còn ban hành các văn bản hướng dẫn, kiểm
tra công tác văn thư, lưu trữ trong hệ thống kho bạc nhà nước; nghiên cứu, đề xuất
ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư lưu trữ
2.1.2. Cách thức tổ chức công tác văn thư – lưu trữ của Kho bạc nhà
nước
Là một cơ quan lớn nhà nước thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ
trưởng Bộ Tài chính quản lý nhà nước về quỹ ngân sách nhà nước, các quỹ tài
chính nhà nước; quản lý ngân quỹ nhà nước; tổng kế toán nhà nước; thực hiện việc
huy động vốn cho ngân sách nhà nước và đầu tư phát triển thông qua hình thức
10


phát hành trái phiếu Chính phủ theo quy định pháp luật nên các văn bản hình thành
trong quá trình hoạt động cảu kho bạc nhà nước có ảnh hướng lớn đến sự phát triển
kinh tế - xã hội, văn hóa, an ninh, quốc phòng…vì vậy công tác văn thư – lưu trữ
có ý nghĩa quan trong trong việc nâng cao chất lượng giải quyết công việc.
Hằng năm, khối lượng văn bản đi, đến rất nhiều, tập trung mỗi ngày khoảng
40 - 45 văn bản đến từ các đơn vị bên ngoài gửi và có khoảng 30 – 35 văn bản đi
từ các Vụ, phòng ban của kho bạc nhà nước và các giấy tờ khác. Với khối lượng
văn bản rất nhiều như vậy nên kho bạc nhà nước áp dụng cách tổ chức công tác

văn thư theo hình thức hồn hợp.
Cụ thể, mỗi đơn vị khác đều bố trí cán bộ văn thư chuyên trách kiêm nhiệm
công tác văn thư gọi là văn thư đơn vị, còn văn thư thuộc phòng hành chính – lưu
trữ là văn thư cơ quan. Giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị có sự phân công
cụ thể về xử lí văn bản có nghĩa là có những khâu công tác thì phân văn thư cơ
quan xử lí, có khâu công tác thì giao cho văn thư đơn vị xử lí như văn thư cơ quan
được thực hiện nhiệm vụ tiếp nhận, đăng ký, ghi số, đóng dấu, chuyển giao văn
bản ra ngoài cơ quan, theo dõi và giải quyết những văn bản quan trọng, quản lý sổ
sách, cơ sở dữ liệu đăng ký và phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công
chức ngành văn thư . Với văn thư đơn vị thực hiện nhiệm vụ như nhân bản, chuyển
giao, phục vụ tra cứu tài liệu; tiếp nhận, xử lý, theo dõi và quản lý văn bản đi đến
của đơn vị mình. Và hình thức này phù hượp với thực tế hoạt động của kho bạc
nhà nước
Về công tác lưu trữ hiện tại bố trí 02 cán bộ kiêm nhiệm văn thư lưu trữ
thuộc phòng hành chính – lưu trữ tại kho bạc nhà nước.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản
Soạn thảo văn bản là một khâu rất quan trọng, tùy vào chức năng, nhiệm vụ
của từng bộ phận, từng công việc và nhiệm vụ của mỗi người mà soạn thảo văn
bản cho phù hợp. Việc soạn thảo văn bản của kho bạc nhà nước được áp dụng theo
chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận chuyên môn, từng phòng ban mà ban hành
ra văn bản để phục vụ cho công việc hằng ngày.
11


2.2.1.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành và thẩm quyền ban
hành văn bản
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của kho bạc nhà nước và theo
quy định của pháp luật thì kho bạc nhà nước được ban hành các loại văn bản sau:
- Văn bản quy phạm pháp luật gồm có

+ Quyết định: các quyết định này quy định về tổ chức, hoạt động, thực hiện
chức năng quản lý nhà nước về kinh tế… Ví dụ, Quyết định số 1045/QĐ-KBNN
ngày 30/9/2015 của Kho bạc Nhà nước về việc quy định nhiệm vụ, quyền hạn của
các phòng thuộc Văn phòng
+ Chỉ thị: quy định các biện pháp chỉ đạo, đôn đốc và kiểm tra hoạt động của
cơ quan, các Vụ, phòng ban và các đơn vị trực thuộc.
- Văn bản hành chính gồm có: quyết định ( cá biệt), thông cáo, thông báo,
chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng,
công văn, công điện, giấy mời, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển…
- Văn bản chuyên ngành ( Văn bản chuyên môn)
- Văn bản, giấy tờ khác
2.2.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản tại KBNN được thực hiện như sau
- Về thể thức văn bản được ban hành phải theo đúng thể thức văn bản được
quy định tại các văn bản QPPL của nhà nước và của kho bạc.
- Các đơn vị thuộc KBNN có trách nhiệm soạn thảo văn bản theo chỉ đạo
của lãnh đạo hoặc chủ động soạn thảo để đề xuất giải quyết công việc được giao,
đẩm bảo chất lượng, đúng thời gian và đáp ứng kịp các nhu cầu công tác
- Đơn vị soạn thảo văn bản có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung và
độ mật, đọ khẩn của văn bản soạn thảo, tổ chức thu thập, xử lý thông tin có liên
quan đến nội dung văn bản cần soạn thảo; soạn thảo văn bản; trình duyệt bản thảo
văn bản kèm theo các tài liệu có liên quan
- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt: bản thảo phải do
người có thẩm quyền ký duyệt. Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã
được duyệt phải trình người có thẩm quyền ký duyệt văn bản xem xét, quyết định
12


- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành: thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của

nội dung, thể thức văn bản và tài liệu kèm theo. Chánh văn phòng phải kiêm tra và
chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn
bản
- Ký văn bản: Tổng giám đốc KBNN có thẩm quyền ký tất cả các văn bản
thuộc chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của KBNN. Ký thay áp dụng với trường
hợp Phó giám đốc KBNN.
- Nhân bản: do cán bộ làm công tác văn thư thực hiện và phải đảm bảo bí
mật và an toàn
- Bản sao văn bản: sao y bản chính, bản trích sao, bản sao lục.
2.2.2. Quản lý văn bản đến
Đối với việc quản lý văn bản đến tại KBNN được thực hiện chặt chẽ, theo
nguyên tắc tiếp nhận, quản lý văn bản đến của KBNN, cụ thể
* Tiếp nhận, trình, chuyển giao văn bản
Khi nhận văn bản đến từ các nguồn khác nhau, văn thư cơ quan thực hiện:
- Kiểm tra sơ bộ vầ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong ( nếu
có)…
- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: loại không bóc bì gồm có các văn bản
gửi cho tổ chức Đảng, Đoàn thể, Hội đồng, các bì gửi đích danh người nhận.
- Đóng dấu “ công văn đến”, ghi số và ngày đến
- Vào sổ văn bản đến
Các văn bản đến là báo cáo nghiệp vụ, văn bản mật, đơn, thư khiếu nại, tố
cáo, các bì gửi cho tổ chức Đảng, Đoàn thể, Hội đồng và các bì gửi đích danh
người nhận, văn thư vào sổ giấy
Các văn bản đến còn lại, văn thư scan và vào sổ trên chương trình Edocman
( chương trình quản lý văn bản)
- Trình và chuyển giao văn bản đến đựơc phân chia như sau
Văn bản đến được theo dõi trên sổ giấy bao gồm: các báo cáo nghiệp vụ sau
khi vào sổ, văn thư chuyển văn bản đến các đơn vị chủ trì giải quyết. Các văn bản
13

mật, đơn, thư khiếu nại, tố cáo sau khi có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo KBNN, bộ
phận thư ký chuyên trực tiếp đến các đơn vị thuộc KBNN có trách nhiệm giải
quyết. Các bì gửi cho tổ chức Đảng, Đoàn thể, Hội đồng, và gửi đích danh người
nhận sau khi vào sổ văn thư chuyển đến người đứng đầu các tổ chức hoặc cá nhân
người nhận có tên trên bì
Văn bản đến theo dõi trên chuơng trình Edocman: các văn bản còn lại được
trình và chuyển giao theo quy trình quản lý văn bản đến trên chuơng trình
Edocman
* Giải quyết và theo dõi, đốn đốc việc giải quyết văn bản đến
Thủ trưởng các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm có trách nhiệm nghiên cứu,
giải quyết kịp thời theo thời hạn quy định hiện hành hoặc thời hạn theo chỉ đạo của
người có thẩm quyền
Chánh văn phòng có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc các đơn vị, cá nhân
trong việc giải quyết các văn đến, xem xét toàn bộ văn bản đến và trực tiếp báo cáo
lãnh đạo Kho bạc nhà nước về những văn bản quan trọng, khẩn cấp giải quyết.
* Thời hạn xử lý văn bản đến
Thời hạn xử lý văn bản đến được thực hiện theo quy định tại văn bản số
715/TB-KBNN ngày 14 tháng 4 năm 2008 của KBNN về thời hạn xử lý các văn
bản đến tại cơ quan KBNN
2.2.3. Quản lý văn bản đi
Sau khi trình văn bản lên người thẩm quyền phê duyệt văn bản thì việc quản
lý văn bản đi được thực hiện như sau:
Các dự thảo văn bản đi được trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban
hành thực hiện theo quy trình quản lý văn bản đi trên chương trình Edocman
- Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, văn thư cơ quan
cso trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường
hợp có sai sót, phải kịp thời báo cáo lãnh đạo của văn phòng xử lý
- Ghi số, ngày tháng lên văn bản: mỗi một văn bản được ghi một số và một
ngày nhất định được tính từ số 01 và ngày 01 tháng 01 đến ngày 31 tháng 12…Mỗi

một loại văn bản đều có một hệ thống số riêng như công văn một hệ thống số
14


riêng, quyết định một hệ thống số riêng, tờ trình hệ thống số riêng…
- Vào sổ văn bản đi
Vào sổ văn bản đi bằng sổ giấy: bao gồm các loại hợp đồng, bản sao văn bản
và các văn bản mật
Vào sở văn bản đi trên chương trình Edocman: các văn bản đi còn lại được
vào sổ quản lý trên chương trình Edocman
- Nhân bản
- Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật đối với những văn bản thuộc
loại khẩn, mật
- Làm thủ tục phát hành văn bản: lựa chọn bì, viết bì và dán bì; đóng dấu
thích hợp lên bì
- Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
Văn bản đi phải phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký. Trong trường hợp văn bản không gấp được lãnh
đạo ký vào cuối giờ làm việc buổi chiều, chậm nhất trong buổi sáng nagyf làm việc
kế tiếp, văn thư phải làm thủ tục và chuyển phát văn bản
Chuyển giao văn bản đi cho nơi nhận bằng hình thức sau
+ Chuyển giao trục tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ KBNN: người
giao phải mở sổ chuyển giao riêng và người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ
+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác: người chuyển giao
phải ghi số, ký hiệu của văn bản đi và yêu cầu người nhận ký vào sổ.
+ Chuyển phát văn bản đi qua đường bưu điện; bằng máy fax hoặc qua
mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính cho nơi nhận
+ Chuyển phát văn bản mật: nếu vận chuyển theo đường bưu điện thì phải
thực hiện theo quy định riêng của ngành bưu điện. Văn bản mật phải được đựng
trong bao bì chắc chắn bằng vật liệu phù hợp, niêm phong theo quy định, phương

tiện vận chuyển phải đảm bảo an toàn trong mọi tình huống. Nơi nhận và nơi gửi
phải đối chiếu để phát hiện những sai xót đề kịp thời xử lý, phải được ghi đầy đủ
vào sổ theo dõi riêng, người nhận phải ký nhận.
- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: văn thư cơ quan chịu trách nhiệm
15


theo dõi văn bản đi. Trường hợp phát hiện văn bản đi bị thất lạc, văn thư cơ qun
phải có trách nhiệm tra xét và kịp thời báo cáo lãnh đạo văn phòng để xửa lý.
- Lưu văn bản đi; mỗi văn bản đi phải được lưu ít nhất 02 bản chính, 01 bản
lưu tại văn thư cơ quan, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc. Bản lưu tại văn thư cơ quan
là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền
2.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu
Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu:
Cán bộ văn thư trực tiếp giữ dấu. Cán bộ văn thư cơ quan được giao giữ con
dấu phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của KBNN. Dấu chỉ được đóng
vào văn bản có chữ ký hợp lệ, tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng.
Việc đóng dấu lên văn bản đúng theo quy định hiện hành, rõ ràng, ngay
ngắn, mực dấu đỏ, dấu đóng trùm lên 1/3 về phía bên trái của chữ ký. Dấu treo
được đóng ở góc trái phía trên của trang giấy những văn bản kế hoạch, báo cáo, dự
thảo. Đối với quyết định thì khi văn bản có phụ lục kèm theo thì đóng dấu treo.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản là hợp đồng kinh tế, tài liệu chuyên ngành
và phụ lục kèm theo: dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phục lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
Bảo quản con dấu: con dấu được bảo quản trong hộp và được cất trong tủ có
khóa kín, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
2.2.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Đối với các loại văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan việc
lập hồ sơ là việc cần thiết. Là khâu quan trọng cuối cùng của công tác văn thư, giải
quyết xong công việc nhưng chưa lập hồ sơ coi như chưa hoàn thành công việc.

Việc lập hồ sơ giúp cho việc bảo quản văn bản có hệ thống, giúp cho quá trình tra
cứu và sử dụng văn bản thuận lợi nhanh chóng, chính xác. Đó là mắt xích gắn liền
công tác văn thư với công tác lưu trữ. Việc lập hồ sơ tại KBNN thực hiện theo
hướng dẫn tại công văn số 1393/KBNN-VP ngày 14/7/2008 của KBNN về việc
hướng dẫn công tác lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
Tuy đã ban hành các văn bản về việc lập hồ sơ, nhưng tại KBNN việc lập hồ sơ
vẫn chưa được thực hiện hoàn chỉnh, các Vụ, phòng ban mới chỉ lập hồ sơ sơ bộ,
16


vẫn còn nhiều tài liệu trong tình trạng bó gói tích đống, việc lập hồ sơ không theo
đúng quy trình.
Sơ đồ quá trình lập, quản lý hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Trách nhiệm
thực hiện
Các ban
Chánh văn
phòng, các
Ban, Chuyên
viên, Lưu trữ
cơ quan
Lãnh đạo ban
Văn thư Ban

Trình tự thực hiện

Lập danh mục hồ sơ công việc
của Ban

Lập danh mục hồ sơ công việc của

cơ quan

Lập hồ sơ công việc

Chuyên viên
Văn thư ban
chuyên viên

Lưu văn bản vào hồ sơ công viêc,
sắp xếp, bảo quản hồ sơ

Chuyên viên
và văn thư Ban
Lưu trữ cơ

Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ
quan

quan
Tại KBNN đã xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ của cơ quan. Trong 15
ngày cuối tháng 12 hàng năm, thủ trưởng các đơn vị chỉ đạo văn thư phối hợp với
từng phòng, từng cán bộ, công chức lập danh mục hồ sơ năm sau của đơn vị và
Văn phòng lập danh mục hồ sơ chung của cơ quan sau đó gửi cho các đơn vị thực
hiện.
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan như sau: vào quý 1 hằng nằm, các đơn
vị có trách nhiệm kiểm tra, thống kê, sắp xếp và thống kê thành “ mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu” ; bộ phận văn phòng tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “ Biên bản
giao nhận tài liệu”.
17

2.2.6. Xác định giá trị tài liệu
Kho bạc nhà nước là một trong những cơ quan thuộc diện giao nộp hồ sơ
vào lưu trữ lịch sử cụ thể là giao nộp vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia III, vì vậy
việc xác định giá trị tài liệu tại KBNN có 3 giai đoạn sau:
Giai đoạn 1: giai đoạn văn thư các văn bản đi, đến được cơ quan ban hành,
tiếp nhận, giải quyết, lập thành hồ sơ công việc. Những loại tài liệu có thời hạn bảo
quản từ 5 năm trở lên và tài liệu vĩnh viễn thì thì phải giữ lại tại cơ quan
Giai đoạn 2: Giai đoạn lưu trữ tài liệu từ văn thư cơ quan được xác định giá
trị, tài liệu có giá trị thực tiễn thì giữ lại tại cơ quan; Tài liệu trùng thừa, tài liệu
hết giá trị thì hủy theo quy định hiện hành.
Giai đoạn 3: lựa chọn hồ sơ từ lưu trữ hiện hành, các hồ sơ sẽ được xem xét
lần cuối cùng và được quyết định bảo quản cố định. Tài liệu thực sự hết giá trị sẽ
được kiểm tra lần cuối để tiêu hủy nhằm tối ưu hóa thành phần tài liệu của lưu trữ
lịch sử
Tại KBNN đã xây dựng và ban hành bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
trong hệ thống KBNN theo quyết định sô 768/QĐ-KBNN ngày 22 tháng 9 năm
2015 của KBNN về việc ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu tỉnh
thành phố trong hoạt động của hệ thống KBNN
2.2.7. Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
2.2.7.1. Nguồn thu thập tài liệu và thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ
Nguồn thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại Kho bạc nhà nước: tất cả các
Vụ, phòng ban thuộc KBNN; tài liệu của lãnh đạo phòng; tài liệu của cán bộ, công
chức.
Thời hạn thu thập tất cả các tài liệu vào lưu trữ của KBNN: đối với tài liệu
hành chính là trong 01 năm kể từ khi công việc kết thúc; tài liệu nghiên cứu khoa
học, ứng dụng khoa học và công nghệ là trong 01 năm kể từ khi công trình được
nghiệm thu chính thức; tài liệu xây dựng cơ bản nội bộ là trong 3 tháng kể từ khi
công trình được quyết toán.

18


2.2.7.2. Thành phần, nội dung tài liệu thu thập vào lưu trữ của cơ quan
Tài liệu lưu trữ được thu thập vào lưu trữ tại KBNN đa dạng và phong về thể
loại; phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của KBNN; tài liệu thu thập phải có giá
trị từ 5 năm trở lên và đã giải quyết xong công việc. Cụ thể gồm các nhóm tài liệu
sau đây:
- Tài liệu kế hoạch tổng hợp: tài liệu cung về kế hoạch tổng hợp; chương
trình, kế hoạch công tác; tài liệu về chương trình 135; vốn công trình; vốn đường
bộ…
- tài liệu kế toán: tập văn bản của BTC, các bộ, ngành, KBNN về các vấn đề
liên quan đến công tác kế toán; chứng từ, sổ sách, bảng cân đối tài khoản…
- Tài liệu thanh toán vốn đầu tư: tài liệu chung về thanh toán vốn đầu tư,
danh mục các dự án; kế hoạch và báo cáo đầu tư…
- Tài liệu kho quỹ: tình hình về sử dụng ấn chỉ trái phiếu; kết quả trái phiếu;
thu giữ tiền giá; báo cáo tổng kết công tác kho quỹ.
- Tài liệu kiêm tra, kiểm soát: tài liệu về công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm
soát và giải quyết khiếu tố, chống tham nhũng trong hệ thống KBNN.
- Tài liệu tổ chức cán bộ: tài liệu chung về tổ chức cán bộ - lao động tiền
lương; thi đua khen thưởng…
- Tài liệu Tài vụ - quản trị: tài liệu về tài vụ, quản trị, xây dựng cơ bản
- Văn phòng: Văn bản chỉ đạo của Chính phủ, BTC và KBNN đối với ngành
KBNN, hồ sơ hội nghì về ngành Kho bạc do KBNN tổ chức; công tác văn thư, lưu
trữ…
- Sở giao dịch: tài liệu về chi thu ngân sách nhà nước, cấp phát vốn ngân
sách nhà nước, ngân sách Trung ương, hồ sơ về việc phát hành trái phiếu Chính
phủ của hệ thống KBNN…
2.2.8. Chỉnh lý tài liệu
Về chỉnh lý tài liệu Kho bạc nhà nước đã tổ chức 3 lần chỉnh lý tài liệu của

kho bạc. KBNN đã áp dụng chỉnh lý theo quyết định số 4027/QĐ-BTC ngày
06/12/2004 của BTC về việc ban hành quy chế chỉnh lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ thuộc
BTC và kho bạc đã xây dựng và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý và lập
19


kế hoạch chỉnh lý như biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông,
biên soạn bản hướng dẫn phân loại và lập hồ sơ, biên soạn bản hướng dẫn xác định
giá trị tài liệu và lập kế hoạch chỉnh lý
- Tên phông: Kho bạc nhà nước chỉ có 01 phông lưu trữ là Phông lưu trữ
Kho bạc nhà nước
- Chỉnh lý đợt 1 từ năm 1990 – 2004
- Chỉnh lý đợt 2 từ năm 1990 – 2007
- Chỉnh lý đợt 3 từ năm 1990 – 2015
- Tài liệu phông Kho bạc nhà nước được phân chia theo phương án phân loại
“ Cơ cấu tổ chức – thời gian” cụ thể như sau:
Bước 1: Phân loại tài liệu thành các nhóm lớn: toàn bộ tài liệu phông Kho
bạc Nhà nước được phân về các đơn vị chức năng theo cơ cấu tổ chức của cơ
quan.
Bước 2: Phân loại tài liệu trong đơn vị chức năng theo thời gian (nhóm lớn)
Bước 3: Phân chia tài liệu của một đơn vị trong từng năm thành các nhóm
vừa theo từng vấn đề
Bước 4: Phân chia tài liệu của các nhóm vừa theo từng vấn đề thành các
nhóm nhỏ hơn, tương đương hồ sơ/ĐVBQ
Sau 2 đợt chỉnh lý đầu tiên thì hiện tại trong kho lưu trữ của KBNN 850,03
mét giá tài liệu và 18,570 hồ sơ/ĐVBQ. Hiện tại, KBNN vẫn đang chỉnh lý tài liệu
đợt 3 gồm có 930,5 mét đang được thực hiện chỉnh lý và 196 mét đang thực hiện
các bước của quy trình tiêu hủy tài liệu.
- Hội đồng xác định giá trị tài liệu tại KBNN gồm có
+ Chủ tịch hội đồng: Phó giám đốc KBNN

+ Ủy viên: đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu
+ Ủy viên kiêm thư ký: cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ tại KBNN
2.2.9. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Tại KBNN đã xây dựng kho lưu trữ, là kho chuyên dụng, diện tích của kho
là 528 m2 chia làm 2 phòng. Kho lưu trữ được đặt tầng cuối cùng của tòa nhà.

20


Các trang thiết bị bao quản cơ bản bao gồm: giá/tủ gồm 1,590 mét; các cặp
hộp; bìa hồ sơ được tiêu chuẩn của hóa quốc gia theo quyết định số
1687/2012/BKH-CN; máy sao chụp.
Các trang thiết bị hỗ trợ gồm: bình chữa cháy khí, bọt; thiết bị thông gió; hệ
thống điều hòa nhiệt độ trung tâm; hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động; hệ thống
chống đột nhập và camera quan sát.
Cách sắp xếp tài liệu trong kho khoa học, các giá được để theo thứ tự bẳng
chữ cái tên các Vụ, phòng ban. Các cặp hộp được sắp xếp theo số thứ tự từ nhỏ đến
lớn, từ trái qua phải và từ trên xuống dưới. Các hồ sơ trong cặp hộp được sắp xếp
theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn từ trái qua phải. Việc vệ sinh kho lưu trữ được vệ
sinh thường xuyên như quét kho, lau chùi và vệ sinh các giá tủ, cặp hộp. Vì kho
lưu trữ ở tầng hầm nên thường xuyên được thực hiện phun thuốc diệt côn trùng,
thuốc diệt mối
2.2.10. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Đây là một trong những nội dung quan trọng nhất của công tác lưu trữ. Tài
liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của KBNN.
Đối tượng được phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là các đơn vị, cá nhân
trong và ngoài hệ thống KBNN. Tại KBNN cũng đã về quy định thủ tục khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ như sau: người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì
mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ
chức nơi công tác; người đến khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích cá

nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu và có Giấy chứng minh nhân dân
Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu tại KBNN gồm 2 hình thức: sử dụng
tài liệu lưu trữ tại phòng đọc của cơ quan và sao tài liệu
Về công cụ tra cứu tài liệu chủ yếu là mục lục hồ sơ và cơ sở dữ liệu tra tìm
trên máy tính.
Tuy nhiên, số lượng người khai thác, sử dụng tài liệu và số lượng tài liệu
đưa ra phục vụ khai khác quá ít so với số lượng tài liệu hiện đang bảo quản trong
kho. Theo thống kê năm 2016, số lượng người khai thác sử, dụng tài liệu tại
KBNN là 10 người, số lượng tài liệu đưa ra phục vụ là 15 hồ sơ/ĐVBQ.
21


Trên đây là toàn bộ hoạt động công tác văn thư – lưu trữ tại Kho bạc nhà
nước. Qua thời gian thực tập tại Kho bạc nhà nước, em nhận thấy lãnh đạo KBNN
rất quan tâm đến công tác văn thư – lưu trữ tại cơ quan, phòng hành chính – lưu trữ
đã làm tốt chức năng, nhiệm vụ của mình nên công tác văn thư – lưu trữ ngày càng
được hoàn thiện hơn. Ngoại những việc đã đạt được trong công tác văn thư – lưu
trữ thì bên cạnh đó vẫn ó những hạn chế theo em cần khắc phục nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn thư lưu trữ để phù hợp với xu hướng phát triển hiện nay.

22