Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại phòng Lao động TBXH huyện Chiêm Hóa

LỜI CẢM ƠN !
Lời đầu tiên em muốn gửi lời cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường cùng
toàn thể các thầy cô giáo của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo điều kiện
thuận lợi và trang bị cho em những kiến thức bổ ích trong suốt 4 năm học vừa
qua (từ năm 2013 đến năm 2017). Đặc biệt là các thầy cô giáo khoa Văn thưLưu trữ của trường, đã trang bị cho em những kiến thức chuyên môn quý báu về
ngành Văn thư-Lưu trữ với những kiến thức toàn diện, thiết thực về ngành, làm
hành trang vững chắc cho em bước vào đời.
Em xin chân thành cảm ơn đến ban lãnh đạo phòng Lao động thương binh
và xã hội đã quan tâm hướng dẫn, giúp đỡ em rất nhiệt tình trong suốt thời gian
thực tập vừa qua, giúp đỡ cho em có nhiều kiến thức thực tế hữu ích về công
việc thiết kế ôtô, đã tận tình hướng dẫn và tạo điều kiện thuận lợi để cho em
hoàn thành bài báo cáo này đúng thời gian quy định.
Cuối cùng em xin kính chúc quý thầy cô của Trường sức khỏe, công tác
tốt chúc Ban lãnh đạo phòng Lao động TB&XH huyện chiêm hóa cùng các anh
chị chuyên viên của phòng đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt các công việc
được giao. Chúc quý phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa càng phát
triển vững mạnh và ngày càng gặt hái được nhiều thành công trong lĩnh vực.


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN


A. LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và thường
xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước. Trong các
cơ quan, đơn vị công tác Văn thư – Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó là công
tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản, tài liệu. Làm
tốt công tác văn bản, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết công việc
nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan, đơn vị.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lịch vực

đều được hiện đại hóa, nền Hành chính Nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò hết sức quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnh
vực quản lý Hành chính, Đảng và Nhà nước đã có những chủ chương chính sách
ngày càng hiện đại, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước
trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Làm theo lời Chủ tịch Hồ Chí Minh: “Học đi đôi với hành, lý thuyết luôn
đi với thực tế” nhằm củng cố lý thuyết đã được học trên giảng đường, giúp cán
bộ tương lai tự tin ra làm việc ở mọi môi trường, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức.
Được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của nhà trường em đã được
đăng ký nơi thực tập theo nguyện vọng , trong phòng Lao động TB&XH Huyện
Chiêm Hóa, tỉnh Tuyên Quang. Trong thời gian được thật tập tại phòng Lao
dộng TB&XH huyện Chiêm Hóa em luôn cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi,
tìm tòi và rút ra kinh nghiệm cho bản thân. Bên cạnh sự nỗ lực còn có sự giúp
đỡ tận tình, chỉ bảo của cán bộ viên chức tại phòng Lao động TB&XH huyện
Chiêm Hóa nói chung và bộ phận Văn thư của phòng nói riêng.
Trong quá trình thực tập em được tìm hiểu cũng như được làm các công
việc liên quan tới chuyên ngành mình đã học. Lý thuyết được học trên ghế nhà
trường cùng với việc áp dụng thực tế quả là có chút khác biệt làm em không
khỏi bỡ ngỡ. Nhưng chị cùng phòng nhẹ nhàng bảo ban, chỉ dẫn rất nhiệt tình và
có tâm em đã tiếp thu được rất nhiều điều có ích.
Có thể nói qua 3 tháng thực tập tại Văn thư phòng Lao động TB&XH
3


huyện Chiêm Hóa đã giúp em rất nhiều về chuyên môn nghiệp vụ cũng như cách
ứng xử trong môi trường văn phòng để phục vụ cho công việc trong tương lai
gần.
Báo cáo sau đây của em là kết quả em đã đúc kết được trong thời gian
thực tập. Bài báo cáo gồm 3 chương:

Chương 1: Giới thiệu vài nét về phòng Lao động TB&XH huyện
Chiêm Hóa.
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại phòng Lao
động TB&XH huyện Chiêm Hóa.
Chương 3: Đề xuất, khuyến nghị giải pháp nâng cao công tác Văn thư
– Lưu trữ tại phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm hóa.
Do thời gian thực tập tại phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa
không nhiều, thiếu kinh nghiệm thực tế nên khi em viết bài báo cáo thực tập này
còn nhiều thiếu sót. Vì vậy em mong các thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ
cũng như các anh chị có những đóng góp để em hoàn thiện bài báo cáo này.
Em xin chân thành cảm ơn cán bộ công nhân viên chức trong phòng Lao
động TB&XH huyện Chiêm Hóa đã tạo điều kiện cho em được làm việc và học
hỏi trong môi trường thân thiện và vui vẻ để em hoàn thành thời gian thực tập.
Đồng thời em cũng cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Văn thư – Lưu trữ đã
chuẩn bị hành trang là những bài giảng thật bổ ích làm nền tảng để chúng em
bước ra thực tế không bị bỡ ngỡ. Một lần nữa em xin cảm ơn các thầy cô trong
Khoa Văn thư – Lưu trữ và cán bộ công nhân viên chức phòng Lao động
TB&XH huyện Chiêm hóa đã giúp đỡ em rất nhiều.
Em xin chân thành cảm ơn!

4


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG LAO ĐỘNG TB&XH
HUYỆN CHIÊM HÓA.
1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa.

a.

Lịch sử hình thành.
PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN
CHIÊM HOÁ
Tổ Luộc 1, Thị trấn Vĩnh Lộc, Huyện Chiêm Hoá, Tuyên Quang,
027352762, 5000453506, Hà Thị Minh Quang, 84112,
PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN CHIÊM
HOÁ
Mã số thuế: 5000453506
Địa chỉ: Tổ Luộc 1, Thị trấn Vĩnh Lộc, Huyện Chiêm Hoá, Tuyên
Quang

•

Giấy phép kinh doanh: 5000453506 - ngày cấp: 01/06/2009

•

Ngày hoạt động: 00/00/0000

•

Điện thoại: 027352762

•

Trưởng phòng: Hà Thị Minh Quang.

* Phòng Lao động-Thương binh và xã hội :
- Được thành lập từ ngày 01/5/2008 trên cơ sở chia tách Phòng Nội vụ Lao động Thương binh và Xã hội theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày
04/02/2008 của Chính phủ và Quyết định số 21/2008/QĐ-UBND ngày
5


31/12/2008 của UBND tỉnh về tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện, thành phố theo Nghị định số 14/2008/NĐ-CP của Chính phủ. Tổng số
cán bộ-công nhân viên có 10 người, trình độ văn hóa tất cả đều tốt nghiệp cấp
III, trình độ chuyên môn nghiệp vụ có 7 Đại học, chính trị cao cấp 2, cao đẳng
có 1.
b.

Chức năng
Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội huyện là cơ quan chuyên môn
thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội huyện có tư cách pháp nhân, có
con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công
tác của Ủy ban nhân dân huyện; đồng thời chịu sự hướng dẫn, kiểm tra, thanh
tra về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Lao động - Thương binh và Xã hội.
Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội tham mưu giúp Ủy ban nhân
dân huyện thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: lao động; việc
làm; dạy nghề; tiền lương; tiền công; bảo hiểm xã hội (bắt buộc, tự nguyện), bảo
hiểm thất nghiệp; an toàn lao động; người có công với nước; bảo trợ xã hội; bảo
vệ và chăm sóc trẻ em; phòng, chống tệ nạn xã hội; bình đẳng giới (gọi chung là
lĩnh vực lao động, người có công với nước và xã hội); thực hiện một số nhiệm
vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân huyện và theo quy định
của pháp luật.

c.

Nhiệm vụ và quyền hạn.
1. Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành các quyết định, chỉ thị; quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm và hàng năm; đề án, chương trình trong lĩnh
vực lao động, người có công với nước và xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em;
bình đẳng giới; cải cách hành chính, xã hội hóa thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước
được giao.
2. Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện ban hành các văn bản về lĩnh
vực lao động, người có công và xã hội thuộc thẩm quyền. Tổ chức thực hiện các
văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, đề án, chương trình về lĩnh
vực lao động, người có công với nước và xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em,
6


bình đẳng giới trên địa bàn huyện sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên
truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các lĩnh vực được giao.
3. Giúp Ủy ban nhân dân huyện quản lý nhà nước về lĩnh vực lao động
đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn kiểm tra hoạt động
của các hội và tổ chức phi Chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc lĩnh vực lao
động, người có công với nước và xã hội theo quy định của pháp luật.
4. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật đối với
các cơ sở bảo trợ xã hội, cơ sở dạy nghề, giới thiệu việc làm, cơ sở giáo dục lao
động xã hội, cơ sở trợ giúp trẻ em trên địa bàn huyện theo phân cấp, ủy quyền.
5. Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký dạy
nghề; tổ chức quản lý, kiểm tra việc thực hiện các quy định về hoạt động dạy
nghề của các cá nhân, tổ chức theo phân cấp của Ủy ban nhân dân thành phố.
6. Hướng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý nghĩa trang liệt sỹ, đài tưởng
niệm, các công trình ghi công liệt sỹ, quỹ đền ơn đáp nghĩa.
7. Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với Ủy ban nhân dân các xã thị trấn trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về lĩnh vực lao động, người có
công với nước và xã hội.

8. Phối hợp với các ngành, đoàn thể xây dựng phong trào toàn dân chăm
sóc, giúp đỡ người có công với nước và các đối tượng chính sách xã hội. Tổ
chức và hướng dẫn thực hiện chương trình giảm nghèo trên địa bàn huyện.
9. Tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ, chính sách về lao động, người
có công và xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu
cực, chống lãng phí trong hoạt động lao động, người có công với nước và xã hội
theo quy định của pháp luật và phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
10. Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống
thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn, nghiệp vụ
về lĩnh vực lao động, người có công với nước và xã hội.
11. Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình
thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân huyện và Sở
Lao động - Thương binh và Xã hội.
7


12. Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế
độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp
vụ đối với cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc phạm vi quản
lý theo quy định của pháp luật và phân công, phân cấp, ủy quyền của Ủy ban
nhân dân huyện.
13. Quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật và
phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
14. Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân huyện giao hoặc
theo quy định của pháp luật.
c. Cơ cấu tổ chức.
1. Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội huyện Chiêm Hóa có 01
Trưởng phòng và 01 Phó Trưởng phòng.
2. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân huyện và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Phòng.

3. Các Phó Trưởng phòng là người giúp Trưởng phòng, chịu trách nhiệm
trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
4. Trưởng phòng, do Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định bổ
nhiệm theo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ do Ủy ban nhân dân huyện Chiêm
Hóa ban hành và theo quy định của pháp luật; việc miễn nhiệm, cách chức, khen
thưởng, kỷ luật và chế độ, chính sách khác đối với Trưởng phòng, Phó phòng
thực hiện theo quy định của pháp luật. 1. Cán bộ, công chức chuyên môn,
nghiệp vụ làm công tác lao động - thương binh và xã hội trên địa bàn huyện
được bố trí tương xứng với nhiệm vụ được giao.
2. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và trình độ, năng lực cán bộ, Phòng
Lao động - Thương binh và Xã hội huyện tổ chức thành các Tổ chuyên môn
được phân công đảm nhận các chức danh công việc trên các mặt công tác như
sau:
- Tổ chính sách lao động: Việc làm, dạy nghề, tiền công, tiền lương, quản
lý lao động, hòa giải tranh chấp lao động, vệ sinh an toàn lao động, phòng,
chống cháy nổ, bảo hộ lao động, quản lý nhà nước về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm
8


thất nghiệp;
- Tổ chính sách xã hội: Bảo trợ xã hội, bình đẳng giới, các phong trào toàn
dân chăm sóc, hỗ trợ đối tượng chính sách xã hội; chính sách người có công với
nước: hướng dẫn thực hiện các chính sách đối với người có công, các phong trào
toàn dân chăm sóc, giúp đỡ người có công; quản lý nghĩa trang liệt sỹ, đài tưởng
niệm, các công trình ghi công liệt sỹ, quỹ đền ơn đáp nghĩa và bảo vệ, chăm sóc
trẻ em; quản lý hoạt động của Nhà mở Tam Thôn Hiệp;
- Tổ Phòng chống tệ nạn xã hội: mại dâm, ma túy (quản lý người cai
nghiện tại gia đình, cộng đồng, người sau cai nghiện và phòng, chống tái nghiện
ma túy);
- Tổ bảo vệ và chăm sóc trẻ em;

- Tổ xóa đói giảm nghèo và việc làm;
- Tổ tài chính, tài sản, kế toán tài vụ, thủ quỹ; thực hiện chi trả chế độ
chính sách, chế độ đãi ngộ;
- Tổ giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, tiêu cực,
chống lãng phí trong hoạt động lao động, người có công và xã hội;
- Tổ kế hoạch, tổng hợp, thống kê, hành chính, văn thư lưu trữ, chế độ
thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất; khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi
dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ và một số công việc khác theo phân công của
lãnh đạo Phòng.
Tùy theo quy mô hoạt động, tính chất công việc và nhân sự cụ thể của
Phòng, lãnh đạo Phòng có thể bố trí lại các tổ cho phù hợp nhưng phải đảm bảo
tinh gọn và thực hiện đầy đủ các đầu công việc.
1.2.

Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của bộ phận Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao động TB&XH huyện
Chiêm Hóa.
+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo các cơ

quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình.
+ Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy
9


định.
+ Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản.
+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn
thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội
1.3. Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến

+ Nhận văn bản đến.
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
+ Trình văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi
thời hạn giải quyết văn bản đến.
1.4. Đối với việc quản lý văn bản đi
+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.
+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu.
+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ
chuyển giao văn bản.
1.5. Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh
mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn
đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành.
+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành.
1.6. Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu các cơ
quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức
danh).
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của các
10


cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội.
Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu cụ

thể của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội mà văn thư chuyên
trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số công việc như đánh máy văn
bản, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan,
đơn vị trực thuộc. Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu,…
Tiếp nhận, quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Phòng;
-

Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao

động hợp đồng của Phòng theo uỷ nhiệm của Trưởng phòng;
-

Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết củaPhòng; phối hợp với các đơn vị
liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị,
hội thảo và sự kiện lớn củaPhòng; thông báo thành phần, thời gian, địa điểm, nội

-

dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Phòng.
Phối hợp với Công đoàn huyện và các đơn vị liên quan thực hiện việc hiếu, hỉ,
thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trong Phòng và

-

các cơ quan có quan hệ công tác với Phòng.
Thực hiện công tác y tế , phòng chống dịch bệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và

-

chăm lo bảo vệ sức khoẻ cho công chức, viên chức;

Thực hiện công tác vệ sinh trong cơ quan;
a.cơ cấu tổ chức bộ máy
Công tác Văn thư – Lưu trữ được xác định là một hoạt động của bộ máy
quản lý Nhà nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan, tổ chức nói
riêng. Trong mọi cơ quan, tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ không thể thiếu
được và là nội dung quan trọng chiếm một phần rất lớn trong nội dung hoạt
động văn bản.
Đối với phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa công tác Văn thư –
Lưu trữ cũng hết sức quan trọng và được chú trọng nhằm nâng cao chất lượng
để đáp ứng được tình hình thực tế.
Hiện nay, phòng Văn thư – lưu trữ của phòng Lao động TB&XH huyện
Chiêm Hóa được đặt tại tầng 1, kho lưu trữ của Phòng hiện nay được đặt tại tầng
Bộ phận Văn thư – lưu trữ của phòng gồm có 1 cán bộ chính : Nguyễn
11


Thị Hồng.
Là người được đào tạo chuyên môn về Văn thư – Lưu trữ, có thời gian
làm việc lâu năm, dày dạn kinh nghiệm về chuyên môn nghiệp vụ. Chị luôn ý
thức được trách nhiệm lớn lao của mình vì vậy trong công việc chị luôn cẩn
thân, nghiêm túc và luôn thẳng thắn phê bình cá nhân, đơn vị làm chưa tốt. Vừa
phải làm công tác Văn thư còn phải kiêm nghiệm cả công tác Lưu trữ của
Phòng.

12


Chương 2: : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA
PHÒNG LAO ĐỘNG TB&XH HUYỆN CHIÊM HÓA.
2.1 Hoạt động quản lý.

2.1.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản quản lý công tác Văn
thư – Lưu trữ:
Trong quá trình hoạt động của con người, việc trao đổi thông tin diễn ra
như một nhu cầu tất yếu. Trong việc trao đổi thông tin ngoài trao đổi trực tiếp
con người còn có nhiều cách thể hiện thông qua một số phương tiện khác nhau,
trong đó văn bản được coi là phương tiện phổ biến.
Văn bản là hình thức thể hiện và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ viết
trên các chất liệu khác nhau. Văn bản vừa là thông tin vừa là sản phẩm của hoạt
động quản lý, phản ánh mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Các văn bản quản lý công tác Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao động
TB&XH huyện Chiêm Hóa:
- Hiện nay Phòng chưa ban hành văn bản cụ thể về công tác Văn thư và công tác
Lưu trữ ngoài Quy chế công tác Văn thư – Lưu trữ do vậy mà mọi công tác
nghiệp vụ vẫn bám sát vào các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước chẳng
hạn:
- Nghị định số 110
- Nghị định 38/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu.
- Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công
tác Lưu trữ.
- Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn văn bản đi đến..
2.1.2. Hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ của phòng Lao động
TB&XH huyện Chiêm Hóa.
2.1.2.1. Công tác Văn thư tại phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm
Hóa:
13


a) Soạn thảo và ban hành văn bản:

Quy trình soạn thảo văn bản do một cán bộ phụ trách nên đảm bảo tính
thống nhất, nhanh chóng và thuận tiện cho việc giải quyết công việc.
Quy trình soạn thảo văn bản cũng được thực hiện theo đúng các bước.
Cán bộ trong Phòng được học các lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư
nên có nghiệp vụ khá tốt. Những văn bản được soạn thảo hầu hết đúng kỹ thuật
trình bày văn bản từ thể thức cho tới nội dung theo Thông tư Liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ - Văn
phòng Chính phủ. Và để thống nhất trong các thể thức các văn bản của Trường,
phòng Hành chính – Tổng hợp đã giúp Trường ban hành Thông báo số 177/TBCĐVTLT ngày 01 tháng 6 năm 2006 về việc mẫu hóa các văn bản củaPhòng,
theo thể thức văn bản của Phòng bao gồm 9 thể thức:
1. Quốc hiệu:
2. Tên cơ quan ban hành văn bản
3. Số và ký hiệu văn bản
4. Đại danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
6. Nội dung văn bản
7. Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền của văn bản
8. Dấu
9. Nơi nhận văn bản
Nhận xét: Có thể nói, với quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của
chặt chẽ và thống nhất cùng phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa.
với sự nắm vững về chuyên môn nghiệp vụ trong công tác soạn thảo văn
bản của cán bộ công nhân viên của . Tuy nhiên còn nhiều tr phòng Lao động
TB&XH huyện Chiêm Hóa trường hợp văn bản sai lỗi chính tả, sai kiểu chữ
hoặc thể thức văn bản làm chưa đúng được gửi trả và phải làm lại. Có một số cá
nhân còn làm bớt quy trình để ban hành văn bản nhưng cũng được cán bộ Văn
thư yêu cầu làm đúng quy trình.
b) Tổ chức quản lý văn bản:
14

Việc quản lý và giải quyết văn bản đi, đến là một trong những nghiệp vụ
của công tác Văn thư. Tất cả các văn bản đi, đến của phòng Lao động TB&XH
huyện Chiêm Hóa, trừờng hợp được pháp luật quy định đều được phòng Văn thư
quản lý tập trung, thống nhất. Văn bản đi, đến thuộc ngày nào đều được đăng ký,
phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp
theo.
c) Công tác quản lý văn bản đi:
Văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hành chính, văn
bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ, văn bản
mật,…) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi là văn bản đi.
Mỗi ngày phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa ban hành số lượng
không nhỏ quyết định, công văn, giấy tờ đến các đơn vị trong Phòng và cả các
đơn vị ngoài Phòng. Do đó nếu không thống nhất có, quy trình giải quyết văn
bản không hợp lý thì khó có thể quản lý chặt chẽ được các văn bản được ban
hành ra mỗi ngày. Giải quyết tốt được công tác này sẽ góp phần nâng cao năng
lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của phòng Lao động TB&XH
huyện Chiêm Hóa.
Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của Trường Đại học
Nội vụ Hà Nội được thống nhất và trình tự như sau:
- Trình văn bản:
Các văn bản đi của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa được
giao cho các chuyên viên phụ trách lĩnh vực đó chuẩn bị soạn thảo văn bản. Sau
khi văn bản đã được soạn thảo và in ấn chuyển đến Trưởng đơn vị để kiểm tra
thể thức văn bản. Sau đó tới trưởng phòng hoặc phó phòng, chịu trách nhiệm
kiểm tra nội dung của văn bản. Văn bản sau khi đã được kiểm tra thì sẽ được
trưởng phòng ký hoặc ký nháy để chuyển lên chủ tịch UBND huyện hoặc phó
chủ tịch ký và phê duyệt để ban hành.
Khi trình ký văn bản phải nộp kèm theo tờ trình ký văn bản và các loại
văn bản có liên quan đến việc ký văn bản chính thức.

- Ghi số ngày tháng văn bản:
Trước khi ghi số, ngày tháng văn bản, cán bộ Văn thư có trách nhiệm
15


kiểm tra lại lần cuối về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Công
đoạn này chủ yếu kiểm tra xem văn bản có đầy đủ 9 yếu tổ bắt buộc hay không,
các thành phần thể thức có được trình bày đúng theo quy định hay chưa, có lỗi
chính tả hay sai sót nào trong văn bản. Nếu phát hiện ra còn lỗi cán bộ Văn thư
sẽ yêu cầu chỉnh sửa, làm lại.
Nếu văn bản đã đáp ứng đủ và đúng về kỹ thuật, thể thức văn bản sẽ được
ghi 01 số và ngày tháng năm văn bản đó được ban hành. Số nhỏ hơn 10, ngày
nhỏ hơn 10, tháng nhỏ hơn 3 thì được viết thêm số 0 vào đằng trước số đó trách
trường hợp nhầm hoặc sửa.
Tất cả văn bản của được đánh theo hệ thống số phòng Lao động TB&XH
huyện Chiêm Hóa thống nhất. Số được đánh bắt đầu từ 01 vào ngày 01 tháng 01
đến hết ngày 31 tháng 12 của năm đó. Số công văn bao gồm các văn bản như:
công văn, kế hoạch, trờ trình, hợp đồng lao động,… Số quyết định chỉ gồm
quyết định.
Sau khi được lấy và ghi số ngày tháng năm văn bản do cán bộ Văn thư
thực hiện.
- Đóng dấu văn bản:
Dấu cơ quan là tài sản vô cùng quý giá và hết sức quan trọng của mỗi cơ
quan, tổ chức. Văn bản có hiệu lực pháp lý cần có dấu của cơ quan, vì vậy việc
quản lý và sử dụng con dấu được các cán bộ Văn thư thực hiện hết sức nghiêm
túc dựa theo văn bản mới nhất của Nhà nước là Nghị định số 99/NĐ-CP ngày 01
tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Sau khi văn bản đã có đầy đủ số ngày tháng năm được đem đi nhân bản,
phòng Văn thư sẽ giữ bản gốc và đóng dấu vào bản có chữ ký photo, sau khi
được đóng dấu đỏ văn bản đó được gọi là bản chính. Ngoài dấu cơ quan cán bộ

Văn thư còn đóng các dấu như: dấu chức danh, dấu họ tên của người ký văn bản.
Việc đóng dấu lên văn bản được thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Đóng lệch trùm
lên 1/3 –1/4 về bên trái của chữ ký, sau khi văn bản có dấu của Trường đồng
nghĩa với việc văn bản đã có giá trị pháp lý và có thể ban hành tới các đơn cá
16


nhân ,UBND huyện ,xãvà các cơ quan, tổ chức, đơn vị trong huyện.

17


Nhận xét:Việc quản lý con dấu của cán bộ Văn thư thực sự đã rất nghiêm
túc và có trách nhiệm. Con dấu được vệ sinh sạch sẽ và đúng cách, khi không
cần dấu được cấp trong két có khóa, chỉ có cán bộ Văn thư có khóa để mở. Dấu
đóng trên văn bản không nhòe mà rất rõ ràng, đẹp. Không có trường hợp đóng
dấu khống.
- Đăng ký văn bản đi:
Đăng ký văn bản đi là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần
thiết về văn bản đi như số ký hiệu văn bản, ngày tháng, tên loại, trích yếu nội
dung văn bản, người ký văn bản, nơi nhận và lưu văn bản. Hiện nay công việc
đăng ký văn bản đi cán bộ Văn thư thực hiện toàn bộ trên máy tính, nhằm phục
vụ cho việc quản lý và tra tìm thuận lợi và dễ dàng hơn rất nhiều.
(Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

18


Đối với văn bản mật:

Số lượng văn bản mật của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa
không nhiều nhưng vẫn đươc cán bộ Văn thư làm đúng theo quy định Nhà
nước. Văn bản mật được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản mật riêng. Nội dung
thông tin của văn bản được giữ bí mật tuyệt đối.
- Chuyển giao văn bản:
Công việc này được các cán bộ chuyên môn làm. Khi văn bản đã có dấu
cán bộ chuyên môn sẽ tìm những đơn vị nhận văn bản tại phần nơi nhận ở cuối
văn bản để chuyển văn bản. Tại phòng Văn thư có tủ được chia ra rất nhiều
ngăn, mỗi ngăn tương ứng với mỗi đơn vị trong Trường, khi muốn ban hành văn
bản đến các đơn vị trong Trường cán bộ chuyên môn chỉ việc để văn bản vào ô
thích hợp, mỗi ngày khoảng 3-4 lần sẽ có các cán bộ của từng đơn vị lấy văn
bản. Trường hợp văn bản được chuyển đi ra khỏi Phòng cán bộ chuyên môn phải
đưa văn bản vào phong bì ghi phiếu chuyển phát và chuyển qua đường bưu điện.
- Quản lý văn bản đến:
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản
chuyển qua mạng, văn bản mật và đơn thư,…) đến từ các cơ quan, tổ chức được
gọi là văn bản đến.
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến của được phòng Lao động
TB&XH huyện Chiêm Hóa thực hiện như sau:
- Tiếp nhận, kiểm tra bì văn bản đến:
Văn bản đến của tập trung ở Văn thư chủ yếu phòng Lao động TB&XH
huyện Chiêm Hóa được gửi qua đường bưu điện. Khi tiếp nhận văn bản cán bộ
Văn thư kiểm tra sơ bộ về tình trạng phong bì, số lượng, kiểm tra thông tin ghi
trên bì. Khi phát hiện bì không nguyên vẹn, bị rách, lộ tin cán bộ Văn thư phải
báo ngay cho người có trách nhiệm để giải quyết.
- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến:
19

Đối với thư riêng cho lãnh đạo, hoặc chỉ tên đích danh thì chuyển trực tiếp
đến cá nhân.
Đối với các văn bản của cơ quan, tổ chức khác gửi đếnPhòng , cán bộ
Văn thư có trách nhiệm bóc bì, đóng dấu đến lên văn bản.
- Đăng ký văn bản đến:
Hiện nay, có 1 hình thức đăng ký văn bản đến của phòng Lao động
TB&XH huyện Chiêm Hóa đó là:
 Đăng ký bằng sổ văn bản đến
- Trình văn bản đến:
Tất cả văn bản đến được trình lên Trưởng phòng và có bút phê của lãnh
đạo giao cho từng bộ phận, cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện. Cán bộ Văn thư
căn cứ vào đó để chuyển văn bản đến các đối tượng có liên quan để giải quyết
công việc.
- Sao văn bản đến:
Cán bộ Văn thư là người làm công việc sao văn bản đến cho các bộ phận
theo bút phê của Trưởng phòng. Bản có dấu đến đỏ sẽ được chuyển trực tiếp
cho các đơn vị, cá nhân được giao công việc, các đơn vị có liên quan sẽ được
bản photo.
- Chuyển giao văn bản đến
Khi nhận bản có dấu đến đỏ các cá nhận, đơn vị sẽ ký vào sổ nhận văn
bản đến để làm căn cứ xác nhận bộ phận, cá nhân đã nhận văn bản đến.
- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản.
Các bộ phận,cá nhân được giao nhiệm vụ cần nhanh chóng giải quyết
công việc được giao. Cán bộ Văn thư có trách nhiệm theo dõi và đôn đốc công
việc. Nếu các đơn vị, cá nhân chậm trễ trong công việc cán bộ Văn thư có trách
nhiệm đôn đốc và nhắc nhở để giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời.
2.1.2.2. Hoạt động nghiệp vụ công tác Lưu trữ tại phòng Lao động
20

TB&XH huyện Chiêm Hóa.
Văn bản mỗi năm của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa ban
hành ra tương đối nhiều, việc soạn thảo và ban hành văn bản được diễn ra chặt
chẽ và chính xác. Việc lập hồ sơ của các cán bộ chuyên môn cũng rất nghiêm túc
thực hiện. Công việc được giải quyết xong tất cả các văn bản tài liệu có liên
quan đến công việc sẽ được sắp xếp và để vào một hồ sơ, rất thuận tiện cho việc
nộp lưu hồ sơ tại giai đoạn lưu trữ.
- Nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan:
Phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa tài liệu được lưu vào kho
lưu trữ . Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan vẫn được thực hiện đình kỳ hằng
năm.
- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
Đối với Phông phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa chỉ mới dừng
lại ở giai nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành, tài liệu được thu về khu lưu trữ hiện
hành của phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa tại tầng. Tài được thu tập
và bổ sung hết sức đầy đủ, và được sắp xếp lên giá theo số thứ tự các cặp hộp
hết sức gọn gàng, và đúng trình tự.
Nhận xét: Công tác Lưu trữ tài liệu của phòng Lao động TB&XH huyện
Chiêm Hóa đã được quan tâm, nhưng chưa được đầu tư đúng mức. Chưa có cán
bộ làm lưu trữ chuyên trách. Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan vẫn còn chưa
được thuận lợi.
- Bảo quản lài tiệu lưu trữ:
Kho lưu trữ của hiện nay phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa
chưa đảm bảo được đúng yêu cầu về kho lưu trữ.
Kho được đặt tại nơi có ánh sáng mạnh chiếu trực tiếp vào kho lưu trữ,
chưa có hệ thống quạt gió hay điều hòa nhiệt độ, bên trong vẫn còn ẩm thấp. Đó
là nguyên nhân gây nên nấm mốc cho hồ sơ, tài liệu từ đó có thể làm hư hại đến
tài liệu.
21

- Khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ:
Tài liệu trong kho được biên mục hết sức cẩn thận và rõ ràng nên việc tra
cứu, tìm kiếm không mất nhiều thời gian. Tạo điều kiện cho việc sử dụng tài
liệu.

22


CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NÂNG CAO CÔNG
TÁCVĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH
VÀ XÃ HỘI HUYỆN CHIÊM HÓA.
3.1. Một vài nhận xét thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ tại
phòng Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa
3.1.1. Ưu điểm:
-

Được đào tạo đúng chuyên môn, nghiệp vụ và hàng năm được cử đi học các lớp
tập huấn nâng cao trình độ, nghiệp vụ chuyên môn để áp dụng vào công việc tốt

-

hơn.
Các văn bản, giấy tờ được đăng ký, chuyển giao tương đối chặt chẽ, nhanh
chóng, chính xác, đúng đối tượng theo yêu cầu của công việc, hoàn thành đúng
quy định. Đồng thời đảm bảo thông tin được giữ bí mật, thực hiện đúng chức

-

năng nhiệm, nhiệm vụ và quyền hạn.

Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ của Phòng được bộ phận Văn thư – Lưu
trữ thực hiện tốt, các tài liệu trong kho tương đối gọn gàng, sắp xếp khoa học.
Việc thực hiện giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ được thực hiện theo đúng thời gian

-

quy định.
Phòng đã đầu tư trang thiết bị cho bộ phậnVăn thư hệ thống trang thiết bị tương
đối đầy đủ, giúp cho công việc được thuận lợi hơn.
3.1.2. Nhược điểm:

-

Phòng chưa ban hành cụ thể danh mục hồ sơ nên việc lập hồ sơ đối với các cán

-

bộ chuyên môn còn gặp nhiều khó khăn.
Hoạt động kiểm tra công tác Văn thư, Lưu trữ chưa được thực hiện thường

-

xuyên và chặt chẽ.
Các trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ bảo quản tài liệu còn thiếu.
Phòng chưa bố trí kho lưu trữ theo đúng quy định,
tài liệu còn để phân tán, tồn đọng ở dạng bó gói, chưa được sắp xếp, chỉnh lý,
gây khó khăn trong việc tra cứu, khai thác, sử dụng; việc xác định giá trị và thời

-

hạn bảo quản chưa thống nhất;
đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ thiếu về số lượng và chưa đáp ứng

-

yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ.
Công tác bảo mật tài liệu chưa được quan tâm đúng mức, việc quản lý, sử dụng
23


tài liệu mật chưa đúng quy trình ..
3.2. Một số giải pháp nâng cao công tác Văn thư – Lưu trữ tại Không
ngừng nâng cao trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư – Lưu trữ phòng
Lao động TB&XH huyện Chiêm Hóa
-

Nâng cao tinh thần, trách nhiệm của cán bộ. Cần thực hiện việc kiểm tra hoạt
động nghiệp vụ cũng như tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư –

-

Lưu trữ định kỳ.
Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác Văn thư – Lưu trữ.
Tiếp thu tiến bộ khoa học đưa vào công việc nhằm phục vụ tốt cho việc quản lý,
giải quyết công việc.
3.3. Một số kiến nghị:

-

Cần bố trí cán bộ chuyên trách công tác Lưu trữ, không nên giao công tác Văn

-

thư và công tác Lưu trữ cho một người làm.
Cần có sự quan tâm, đôn đốc, theo dõi công tác Văn thư, Lưu trữ hơn. Cần có

-

quy định về khen thưởng, xử pháp đối với các cá nhân, tổ chức.
Cần trang bị các trang thiết bị phục vụ cho việc bảo quản tài liệu cũng như các

-

nghiệp vụ Văn thư.
Cần có sự quan tâm hơn nữa về áp dụng khoa học, kỹ thuật, công nghệ thông
tin vào trong công tác Văn thư – Lưu trữ của trường.

24


C. PHẦN KẾT LUẬN
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ. Các
cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng
văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên
cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng
xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn
phòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ
chức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng
hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị

trí trọng yếu trong công tác văn phòng
Công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng
cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ
quan, tổ chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình,
kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ
quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc…
đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính
xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin
phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông
tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương
tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận.
Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ
đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan
liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính.
– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ
25