Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA ĐÀO TẠO TẠI CHỨC VÀ BỒI DƯỠNG

TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU VIỄN THÁM

HỌC PHẦN: PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU KHOA HỌC

Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Bích Ngọc
Lớp

: Quản trị Văn phòng 2016 - 2018

HÀ NỘI - 2016


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài.
Văn thư, lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước.
Trong các cơ quan đơn vị công tác văn thư, lưu trữ luôn được quan tâm, vì đó là
công tác đảm bảo hoạt động quản lý hành chính thông qua các văn bản, tài liệu.
Làm tốt công tác này công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giải quyết
công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.
Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều
được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù hợp
với tiến triển đó. Với vai trò quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ, trong lĩnh
vực quản lý hành chính, Đảng và nhà nước ta luôn quan tâm, đã và đang có
những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ
tốt nhất cho hoạt động quản lý nhà nước trong mỗi cơ quan. Các văn bản hành
chính trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo và hoạt động của ngành văn thư, lưu trữ.

Khi nghiên cứu tìm hiểu tại lớp em dã chọn đề tài “Tìm hiểu về công tác văn
thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám làm đề tài nghiên
cứu. Đây là một kiểu đề tài mà trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu
và chính vì vậy em đã tìm hiểu và nghiên cứu đi đến quyết định chọn đề tài làm
đề tài cho mình, em muốn góp phần vào bước đầu nghiên cứu về công tác văn
thư, lưu trữ. Nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và
Dữ liệu Viễn Thám nhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại đơn vị và đưa ra một
số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư,
lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám.
2. Mục đích nghiên cứu.
- Hiểu rõ về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị sự nghiệp.
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin
và Dữ liệu Viễn Thám.
- Nắm rõ được quy trình công tác văn thư, lưu trữ
- Đề xuất giải pháp cải thiện các mặt hạn chế còn tồn tại và kiến nghị


nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ
liệu Viễn Thám.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
3.1. Đối tượng nghiên cứu.
Công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám thuộc Cục Viễn thám Quốc
gia.
4. Lịch sử nghiên cứu
Có thể nói công tác văn thư, lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động không thể
thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo
thông tin văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công
việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Ngay từ

khi cách mạng tháng Tám mới thành công, Nhà nước ta đã có một số quy định
cụ thể về công tác này, tuy nhiên, cũng có một thời công tác này chưa được hiểu
đầy đủ, nhất là trong những năm chiến tranh. Sau một thời gian xây dựng bộ
máy nhà nước, công tác văn thư, lưu trữ lần đầu tiên được đề cập một cách có hệ
thống về các nội dung cụ thể của nó là trong Điều lệ về công tác công văn giấy
tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963
của Hội đồng Chính phủ. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của
lịch sử đất nước, năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của
Chính phủ đã được ban hành thay cho Nghị định số 142/CP, đó là Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày
08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Cùng với
sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế công tác văn thư,
lưu trữ trong các cơ quan ngày càng được củng cố.
5. Phương pháp nghiên cứu.
Để thực hiện đề tài em đã sử dụng các phương pháp sau:
- Phương pháp tổng hợp và thống kê


- Phương pháp phân tích minh họa lý luận bằng các số liệu
- Phương pháp quan sát thực tế quá trình nghiên cứu khảo sát hoạt động
tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám.
6. Đóng góp của đề tài.
Góp phần nâng cao hiệu quả công tác hành chính và đặc biệt là công tác
văn thư, lưu trữ
Kết quả của đề tài có thể làm tài liệu tham khảo cho cán bộ làm công tác
văn thư, lưu trữ các bạn đang học về văn thư tại trường.
7. Cấu trúc của đề tài.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục đề tài đước chia làm 03 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ và khái quát về

Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông tin
và Dữ liệu Viễn Thám.
Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác văn, lưu trữ
thư tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám.


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ VÀ KHÁI
QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU VIỄN THÁM
I. Cơ sở lý luận về công tác văn thư, lưu trữ.
1.1 Công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
1.1.2. Yêu cầu của công tác văn thư
1.1.3. Nội dung của công tác văn thư tại Trung tâm Thông tin và Dữ
liệu Viễn Thám
1.2. Công tác lưu trữ.
1.2.1. Khái niệm
1.2.2. Nội dung của công tác lưu trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ
liệu Viễn Thám
1.2.3. Khái quát về Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám
1.2.3.1. Sự hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin và Dữ
liệu Viễn Thám
1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Thông
tin và Dữ liệu Viễn Thám
1.2.3.2.1. Chức năng.
1.2.3.2.2.Nhiệm vụ, quyền hạn:
1.2.3.2.3.Cơ cấu tổ chức của trung tâm :

Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN VÀ DỮ LIỆU VIỄN THÁM
2.1 Công tác văn thư
2.1.1. Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến:
2.1.2.Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi.
2.1.3. Tổ chức quản lý giải quyết các văn bản mật của Trung tâm Tin
học.
2.1.4. Tổ chức quản lý các tài liệu hồ sơ tại Trung tâm.
2.1.5.Tổ chức và sử dụng con dấu.
2.2. Công tác lưu trữ
2.2.1. Tổ chức và chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan.
2.2.2 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở
lưu trữ cơ quan
2.2.3. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu
2.2.4. Giao nộp tài liệu vào các Trung tâm và các kho lưu trữ cố định
2.2.5. Tình hình tổ chức và sử dụng tài liệu
2.2.6. Tình hình bảo quản tài liệu
2.2.7. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ


Chương 3
KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP NHĂM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG
HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRUNG TÂM THÔNG TIN
VÀ DỮ LIỆU VIỄN THÁM
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ tại Trung tâm Thông
tin và Dữ liệu Viễn Thám
3.1.1. Ưu điểm:
3.1.2. Hạn chế:
3.1.3. Giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác văn thư, lưu

trữ tại Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám


KẾT LUẬN
Công tác văn thư ở Trung tâm Thông tin và Dữ liệu Viễn Thám cũng như
các sự vị sự nghiệp đã góp phần vào việc cải cách hành chính của đất nước, các
ngành và nhất là cán bộ lãnh đạo cần có sự quan tâm chỉ đạo đạo thiết thực hơn
nữa trong công tác này.
Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều
vấn đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thỏa đáng. Nó đòi hỏi cần có
sự cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay .
Qua đánh giá hoạt động công tác văn thư, lưu trữ cần có sự quan tâm đặc
biệt đối với nhiệm vụ quan trọng này. Đó chính là việc xây dựng hoàn chỉnh và
hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác này cũng như đổi mới
nghiên cứu lý luận về nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ ở mỗi cơ quan, đơn vị
phù hợp với sự phát triển kinh tế của đất nước đang thời kỳ đổi mới mạnh mẽ.
Tóm lại, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò hết sức quan trọng trong quá
trình hoạt động của một đơn vị sự nghiệp nhà nước. Giúp cho việc quản lý văn
bản, tra tìm văn bản được chính xác, nhanh chóng, kịp thời.