TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA VĂN THƯ - LƯU TRỮ
----------

ĐỀ TÀI:
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ
TỈNH TUYÊN QUANG
BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN
Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên giảng dạy: TS. Bùi Thị Ánh Vân
Mã phách:………………………………………


PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Mã phách

Họ và tên sinh viên: Phúc Thị Minh Vân

Ngày sinh: 09/09/1992

Mã sinh viên: 1507LTHA051
Lớp: ĐHLT. Lưu trữ học K15A

Khoa: Văn thư – Lưu trữ

Tên Tiểu luận: Tổ chức công tác Văn thư tại Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang
Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học
Giảng viên phụ trách: TS. Bùi Thị Ánh Vân
Sinh viên kí tên

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) của

Điểm thống nhất của bài

Chữ ký xác

cán bộ chấm thi
CB chấm thi số CB chấm thi số

thi

nhận của cán

1

2

Bằng số

Bằng chữ

bộ nhận bài
thi

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đề tài này tôi xin chân thành cảm ơn TS.Bùi Thị Ánh Vân
đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài.
Xin chân thành cảm ơn các thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ đã truyền dạy
cho tôi vốn tri thức quý báu về Công tác Văn thư trong suốt thời gian học tập tại
trường; Cảm ơn Cục Thi hành án Dân sự tỉnh Tuyên Quangđã cung cấp tài liệu
cho chúng tôi thực hiện đề tài này.
Người thực hiện đề tài


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện. Mọi
thông tin thể hiện trong công trình này hoàn toàn trung thực. Tôi xin chịu trách
nhiệm về những gì đã viết trong đề tài này.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2016

Người thực hiện đề tài


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..........................................................................1

3. Mục tiêu nghiên cứu...................................................................................2
4. Đối tượng nghiên cứu.................................................................................2
5. Phạm vi nghiên cứu....................................................................................2
6. Phương pháp nghiên cứu............................................................................2
7. Bố cục đề tài...............................................................................................3
Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG
QUAN VỀ CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG.............4
1.1. Một số vấn đề lý luận về Công tác văn thư.............................................4
1.1.1. Khái niệm.............................................................................................4
1.1.2. Nội dung, tính chất và đặc điểm...........................................................5
1.1.3.Yêu cầu..................................................................................................6
1.1.4. Vị trí và ý nghĩa....................................................................................7
1.2. Tổng quan về Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang......................7
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Thi hành án dân sự tỉnh
Tuyên Quang..................................................................................................7
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Thi hành án dân sự tỉnh
Tuyên Quang..................................................................................................8
1.2.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các phòng
ban nghiệp vụ.................................................................................................9
1.2.3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức......................................................................9
1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và quyền hạn của các phòng chuyên
môn trực thuộc Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang.........................10


*Tiểu kết:.....................................................................................................15
Chương 2: THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC THI
HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG................................................16
2.1. Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến...............................................16
2.1.1. Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản đến............................16
2.1.2. Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển

giao và lưu văn bản đến................................................................................18
2.1.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc tiến độ giải quyết văn bản đến.........23
2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi..............................................24
2.2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký
hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi..........................................................24
2.2.2 Chuyển phát văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản...............29
2.2.3. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu...............30
2.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.....................................................31
2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan: 34
* Tiểu kết:.....................................................................................................36
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI CỤC THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG...37
3.1. Đánh giá:...............................................................................................37
3.1.1. Ưu điểm..............................................................................................37
3.1.2. Hạn chế...............................................................................................38
3.2. Giải pháp...............................................................................................38
3.2.1. Công tác tổ chức cán bộ.....................................................................38
3.2.2. Về công tác văn thư............................................................................38
3.2.3. Một số kiến nghị đối với cơ quan.......................................................39
* Tiểu kết:.....................................................................................................39
KẾT LUẬN........................................................................................................40
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................41


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
CTVT

: Công tác văn thư

THADS : Thi hành án dân sự

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác Văn thư là một hoạt động không thể thiếu, có một vị trí, ý nghĩa
hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý hành chính nhà nước. Công tác văn
thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ và chính xác những thông tin cần thiết
phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị. Làm tốt công tác Văn thư sẽ góp
phần giải quyết công việc của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng và Nhà nước nói
chung một cách nhanh chóng, chính xác cũng như góp phần vào việc cải cách
nền hành chính Nhà nước theo tinh thần Nghị quyết Trung Ương lần thứ VIII
(khóa 7) đã đề ra. Bên cạnh đó, công tác văn thư còn đảm bảo giữ gìn đầy đủ
giấy tờ chứng cứ về quá trình hình thành và hoạt động của cơ quan đồng thời tạo
điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ, là nguồn bổ sung tài liệu cho kho lưu trữ
tài liệu Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang.
Trong giai đoạn hiện nay, đất nước ta đang trên đà đổi mới gắn liền với sự
nghiệp phát triển công nghiệp hóa đi đôi hiện đại hóa, thì công tác Văn thư càng
được Đảng và Nhà nước quan tâm đặc biệt và đã trở thành một ngành khoa học
mang cả bề rộng và bề sâu. Vì vậy mà công tác văn thư không thể thiếu được
trong bất kỳ một cơ quan nào.
Là sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là được đào tạo
về chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ đồng thời tôi đã được thực tập tại Cục Thi
hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang. Đứng trước những đòi hỏi của hoạt động
quản lý Nhà nước về công tác văn thư trong quá trình hội nhập, với mong muốn
được kiểm chứng giữa lý luận và thực tiễn.
Từ những vấn đề trên đã lôi cuốn tôi chọn đề tài:“ Tổ chức công tác văn
thư tại Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang” cho bài tiểu luận của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Để thực hiện đề tài này, tôi đã tìm đọc một số tác phẩm như: Giáo trình
nghiệp vụ công tác Văn thư (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I;

2007) Tác phẩm đã cung cấp cho tôi những lý luận về công tác văn thư.
1


Tập lưu Văn bản đi, Văn bản đến của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên
Quangnăm 2015 đã cho tôi thấy được tầm quan trọng của công tác này trong
hoạt động của cơ quan và cung cấp cho tôi những mẫu văn bản như: mẫu công
văn đi, mẫu quyết định, mẫu thông báo, mẫu báo cáo, giấy giới thiệu …
Dựa trên Báo cáo thực tập tốt nghiệp của bản thân đã thực tập tại Cục Thi
hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang năm 2014 đã cung cấp cho tôi những thông tin
về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ và chế độ
công tác văn thư của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang, đây chính là
điều kiện thuận lợi để tôi viết chương 2 và chương 3.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài này thực hiện để nghiên cứu về tổ chức công tác văn thư tại Cục
Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang
Kiểm chứng lại những kiến thức đã học tại trường và thực tế công việc.
4. Đối tượng nghiên cứu
Tổ chức công tác văn thư tại Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang
5. Phạm vi nghiên cứu
- Không gian: Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang
- Thời gian: Công tác văn thư của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên
Quang năm 2015
6. Phương pháp nghiên cứu
Để tìm hiểu tốt vấn đề trên tôi sử dụng phương pháp nghiên cứu:
Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin: Đây là phương pháp được
xem là cơ sơ lý luận trong sự nhìn nhận đề tài, xử lý nội dung và cấu trúc luận văn.
Phương pháp điền dã: Phương pháp này được xem là công cụ cơ bản
trong thu thập khai thác các thông tin về Công tác văn thư của Cục Thi hành án
dân sự tỉnh Tuyên Quang

Phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn về công tác văn thư
tại Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang
Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: Nhằm thu thập, lưu
giữ được những thông tin có giá trị về Công tác văn thư tại Cục Thi hành án dân
2


sự tỉnh Tuyên Quang.
Phương pháp tổng hợp, hệ thống, phân tích: Các phương pháp này được
áp dụng trong việc xử lý các thông tin được khai thác từ các các cán bộ viên
chức cũng như các nguồn tài liệu sẵn có về về Công tác văn thư để trình bày
trong đề tài.
7. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục… đề tài được
bố cục thành 3 chương:
- Chương 1. Một số vấn đề về Công tác văn thư và tổng quan về Cục Thi
hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang
- Chương 2. Thực trạng về Công tác văn thư tại Cục Thi hành án dân sự
tỉnh Tuyên Quang
- Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả Công tác văn thư tại
Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang

3


Chương 1:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ CỤC
THI HÀNH ÁN DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG
1.1. Một số vấn đề lý luận về Công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm

Công tác văn thư là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ
Văn phòng. Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế dùng để ghi chép và
truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác.
Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển
giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng kí, lập hồ sơ…. Những công việc này được
gọi là công tác văn thư. Vậy có thể định nghĩa về công tác văn thư.
Đối với cơ quan, đơn vị thì CTVT giữ vai trò đặc biệt quan trọng, nó là
một then chốt, một mắt xích quan trọng giúp cho công việc được giải quyết
nhanh chóng, kịp thời khoa học. Vì vậy yêu cầu đặt ra với mỗi cơ quan đơn vị
phải quan tâm hơn nữa đối với CTVT nói riêng và văn phòng nói chung để góp
phần giải quyết nhanh chóng tốt nhất, và đặc biệt góp phần đẩy mạnh công cuộc
cải cách hành chính, xây dựng bộ máy nhà nước trong sạch vững mạnh.
Có rất nhiều khái niệm khác nhau về công tác văn thư:
- Theo giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư của Trường Cao đẳng Nội
vụ Hà Nội: “Công tác văn thư (CTVT) là hoạt động đảm bảo thông tin cho
lãnh đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước,
tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân. Gọi chung
là các cơ quan, tổ chức” [4; Tr.39]
- Công tác văn thư là toàn bộ các công việc liên quan đến giấy tờ văn bản.
- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản giấy
tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp. Theo khuynh hướng này thì công tác
văn thư bao gồm 02 nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết văn bản và quản lý
quy trình chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức.
4


-Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan
đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện
hành nhàm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ

chức. (Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS.
Vương Đình Quyền)
* Tóm lại: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn
bản, phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn
bản, giải quyết văn bản, hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà
nước, doanh nghiệp, các tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói
cách khác Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là
một phần của quá trình xử lý thông tin.
1.1.2. Nội dung, tính chất và đặc điểm
* Nội dung
Do văn bản là phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên
có thể nói bất cứ cơ quan nào, tổ chức nào cũng cần phải tổ chức và tiến hành
công tác văn thư, gồm những việc chính sau:
- Soạn thảo văn bản
+ Thảo văn bản
+ Duyệt văn bản
+ Đánh máy, sao in văn bản
+ Ký văn bản để ban hành
- Quản lý và giải quyết văn bản
+ Tiếp nhận vào sổ (đăng kí) và chuyển giao văn bản đến
+ Vào sổ và chuyển giao văn bản đi
+ Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản
- Quản lý và sử dụng con dấu
- Lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan
* Tính chất, đặc điểm:
Công tác văn thư mang tính chất nghiệp vụ, kỹ thuật đòi hỏi phải nắm
vững lý luận và phương pháp tiến hành các nghiệp vụ có liên quan như kỹ thuật
5

soạn thảo, lập hồ sơ….
Công tác văn thư mang tính chính trị cao nhằm phục vụ cho hoạt động
quản lý, phục vụ cho việc ban hành các chủ trương, chính sách ….thực hiện các
nhiệm vụ chính trị của Đảng, Nhà nước và của từng cơ quan.
Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ trong cơ quan tổ chức
Công tác văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động
riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội.
1.1.3.Yêu cầu
Công tác văn thưlà một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ. Do đó quá
trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu:
+ Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc rất
nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức giải quyết văn bản kịp thời góp phần
hoàn thành tốt công việc của cơ quan.
+ Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảo văn bản,
ký duyệt văn bản, vào số, đánh máy, chuyển giao đều phải được thực hiện theo
đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đúng đối tượng.
+ Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đều thuộc
phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận,
nhân bản, gửi phát nhanh, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật.
+ Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư
gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiện đại.
Có thể thấy, yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong
những tiền đề đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ
quan nói riêng có năng suât chất lượng cao. Hiện đại hoá công tác văn thư ngày
nay đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù
hợp với điều kiện cụ thể của cơ quan tổ chức, doanh nghiệp. Tránh tư tưởng bảo
thủ, lạc hậu coi thường việc áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, các phát minh
sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư.

6

1.1.4. Vị trí và ý nghĩa
* Vị trí:
CTVT được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung.
Trong hoạt động của bộ phận văn phòng, CTVT không thể thiếu được và là nội
dung quan trọng, chiếm một phần quan trọng trong nội dung hoạt động của văn
phòng, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, và có ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý.
Tóm lại:CTVT có một vị trí rất quan trọng trong cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp
* Ý nghĩa:
CTVT đảm bảo cung cấp đầy đủ chính xác, kịp thời thông tin cần thiết
phục vụ cho nhiệm vụ quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan đơn vị
nói riêng.
Thông tin bằng văn bản là thông tin đầy đủ, chính xác nhất. Thông tin
mang tính pháp lý vì Nhà nước muốn quản lý đất nước thì phải ban hành rất
nhiều văn bản.
Làm tốt CTVT sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh
chóng chính xác, nâng cao hiệu suất công việc.
Làm tốt CTVT sẽ giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước, của cơ quan. Hạn
chế được bệnh quan liêu giấy tờ vô dụng và lợi dụng văn bản Nhà nước để làm
trái pháp luật
CTVT đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu tạo điều kiện làm tốt CTVT.
1.2. Tổng quan về Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Cục Thi hành án dân sự
tỉnh Tuyên Quang
Lịch sử và truyền thống vẻ vang trên chặng đường gần 20 năm đã trở
thành niềm tự hào, là nguồn sức mạnh của Cục THADS tỉnh Tuyên Quang trên
những chặng đường xây dựng và phát triển mới.

Tiền thân là Phòng Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang được thành lập
ngày 08 tháng 6 năm 1993 theo Quyết định số 29/QĐ-THA của Bộ trưởng Bộ
7


Tư pháp. Phòng Thi hành án có chức năng, nhiệm vụ giúp Giám đốc Sở Tư pháp
thực hiện việc quản lý công tác thi hành án dân sự trong phạm vi toàn tỉnh; Quản
lý nghiệp vụ công tác thi hành án của các Đội thi hành án; Giải quyết khiếu nại,
tố cáo về thi hành án; Tổng kết, thực hiện chế độ báo cáo, thống kê công tác thi
hành án; Trực tiếp tổ chức thi hành án các Bản án, Quyết định của Tòa án theo
quy định của Pháp lệnh thi hành án.
Ngày 04 tháng 5 năm 2005 Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quyết định
số 716/QĐ-BTP đổi tên Phòng Thi hành án tỉnh Tuyên Quang thành Thi hành án
Dân sự tỉnh Tuyên Quang.
Năm 2009 Luật Thi hành án Dân sự có hiệu lực, để phù hợp với chức
năng, nhiệm vụ theo quy định Thi hành án Dân sự tỉnh Tuyên Quang được đổi
tên thành Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang theo Quyết định số
2589/QĐ-BTP ngày 06/11/2009 của Bộ Tư pháp.
Cùng với sự phát triển của đất nước, qua gần 20 năm với bao thăng trầm
Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang luôn nhận được sự quan tâm chỉ đạo
của Bộ Tư pháp, Tổng cục Thi hành án dân sự, các Cấp ủy chính quyền địa
phương, sự phối hợp giúp đỡ của các cấp các ngành và cùng với sự đoàn kết, nỗ
lực phấn đấu của cán bộ, công chức trong cơ quan nên kết quả công tác của Cục
Thi hành án dân sự đã đạt được rất đáng khích lệ. Nhiều năm liền Cục Thi hành
án dân sự tỉnh được Bộ trưởng Bộ Tư pháp tặng cờ thi đua của ngành. Năm
2010 được Chủ tịch nước tặng thưởng Huân chương Lao động hạng Ba.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Thi hành án dân sự
tỉnh Tuyên Quang
* Chức năng
- Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang là cơ quan trực thuộc Tổng

cục Thi hành án dân sự, thực hiện chức năng thi hành án dân sự, có nhiệm vụ
giúp Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự quản lý một số mặt công tác
tổ chức, cán bộ của cơ quan thi hành án dân sự địa phương và thực hiện các
nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.
- Cục Thi hành án dân sự tỉnh chịu sự chỉ đạo của Ủy ban nhân dân cấp
8


tỉnh theo quy định tại Điều 137 Luật Thi hành án dân sự, có trách nhiệm báo cáo
với Ủy ban nhân dân cùng cấp về chủ trương, biện pháp tăng cường công tác thi
hành án dân sự trên địa bàn và thực hiện báo cáo công tác thi hành án dân sự
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp theo quy định của pháp luật.
- Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang chịu trách nhiệm
trước Tổng Cục trưởng Tổng cục Thi hành án dân sự và trước pháp luật về toàn
bộ hoạt động của Cục Thi hành án dân sự tỉnh. Phó Cục trưởng Cục Thi hành án
dân sự tỉnh chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh và
trước pháp luật về lĩnh vực công tác được phân công phụ trách.
*Nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang
-Tổ chức thực hiện thống nhất các quy định của pháp luật trong hoạt động
thi hành án dân sự tại địa phương;
-Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra hoạt động thi hành án đối với cấp huyện,
thành phố;
-Trực tiếp thi hành các Bản án, Quyết định của Tòa án và các Quyết định
khác theo quy định của pháp luật;
- Lập hồ sơ trình cấp có thẩm quyền bổ nhiệm các chức danh theo quy
định;
-Tổng kết, báo cáo công tác thống kê công tác thi hành án dân sự;
- Giải quyết khiếu nại tố cáo về thi hành án dân sự thuộc thẩm quyền theo
quy định của pháp luật về thi hành án dân sự;
- Quản lý cán bộ, công chức, kinh phí, cơ sở vật chất, phương tiện hoạt

động của cơ quan thi hành án dân sự tại địa phương;
- Thực hiện chế độ, chính sách, công tác thi đua khen thưởng theo quy
định của pháp luật.
1.2.3. Cơ cấu bộ máy tổ chức, chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của các
phòng ban nghiệp vụ
1.2.3.1. Cơ cấu bộ máy tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang gồm có 01
Cục trưởng, 02 Phó Cục trưởng, 03 phòng chuyên môn và 07 Chi cục Thi hành
9


án dân sự cấp huyện và Thành phố trực thuộc.
+ Các phòng chuyên môn:
- Văn phòng
- Phòng Nghiệp vụ và Tổ chức Thi hành án
- Phòng Kiểm tra và Giải quyết khiếu nại, tố cáo
+ Các Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện và Thành phố trực thuộc:
- Chi cục Thi hành án dân sự Thành phố Tuyên Quang
- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Yên Sơn
- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Sơn Dương
- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Hàm Yên
- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Chiêm Hóa
- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Na Hang
- Chi cục Thi hành án dân sự huyện Lâm Bình
[Phụ lục 1; Tr.42]
1.2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu và quyền hạn của các phòng
chuyên môn trực thuộc Cục Thi hành án dân sự tỉnh Tuyên Quang.
* Văn phòng
- Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp và làm đầu mối phối hợp
với các đơn vị trực thuộc thực hiện nhiệm vụ

- Tổ chức, triển khai thực hiện quy hoạch, kế hoạch, chương trình của Cục
Thi hành án dân sự tỉnh
- Đôn đốc các Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thành phố thực hiện
chương trình, kế hoạch công tác của Cục Thi hành án dân sự tỉnh
- Báo cáo, kiến nghị với Cục trưởng về tình hình tổ chức cán bộ và hoạt
động của các phòng ban chuyên môn trực thuộc và Chi cục Thi hànhán dân sự
cấp huyện, thành phố
Về công tác tổ chức cán bộ , xây dựng ngành :
- Quản lý biên chế, người lao động ; xây dựng kế hoạch biên chế hàng
năm ; giao biên chế cho các đơn vị trực thuộc theo ủy quyền , phân cấp của Bộ
trưởng bộ Tư pháp ; thực hiện tuyển dụng , tiếp nhận bố trí, điều động , thuyên
10


chuyển,nâng lương , nâng ngạch, bổ nhiệm lại cán bộ , công chức theo thẩm
quyền ;
- Thực hiện chế độ tiền lương và chính sách , chế độ đãi ngọ, đào tạo, bồi
dưỡng , khen thưởng , kỷ luật đối với cán bộ , công chức, viên chức và người
thuộc thẩm quyền quản lý của Cục Thi hành án dân sự theo quy định của phá
luật và phân cấp của Bộ Tư pháp;
- Báo cáo , kiến nghị với Cục trưởng về tình hình tổ chức cán bộ và hoạt
động của các phòng chuyên môn và các Chi cục thi hành án dân sự trực thuộc ;
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra chế độ làm việc, thời gian làm việc , duy trì
đọc báo triển khai văn bản mới đầu giờ buổi sáng tại cơ quan.
Về công tác thi đua khen thưởng:
- Xây dựng chương trình kế hoạch , phát động thi đua ; theo dõi, tổng
hợp, kiểm tra và triển khai thực hiện cong tác thi đua khen thưởng đối với các
đơn vị trực thuộc.
Về công tác tổng hợp, thống kê:
- Xây dựng chương trình , kế hoạch cong tác hàng năm và đôn đốc,

kiểm tra việc thực hiện đối với các đơn vị trực thuộc Cục Thi hành án dân sự ;
- Tham mưu tổng hợp và là đầu mối phối hợp với các đơn vị trực thuộc
thực hiện nhiệm vụ ;
- Tổng hợp tình hình hoạt động của toàn ngành , xây dựng các báo cáo
của Cục Thi hành án dân sự và toàn tỉnh theo định kỳ tháng, quý, năm và các
báo cáo đột xuất ( nếu có);
- Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của Lãnh đạo Cục đến các đơn vị, cá
nhân có liên quan và đôn đốc theo dõi việc thực hiện ý kiến, kết luận chỉ đạo đó.
Về công tác Kế toán hành chính sự nghiệp:
- Tham mưu với Cục trưởng lập dự toán , giao dự toán chi ngân sách nhà
nước hàng năm của Cục và các Chi cục cục trực thuộc; quản lý tài chính , tài
sản theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ Tư pháp;
- Trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm chuyên môn về công tác tài
chính kế toán hành chính sự nghiệp của Cục ; theo dõi, quản lý tà sản công của
Cục và kiểm tra việc quản lý , sử dụng tài sản công của Chi cục Thi hành án dâ
sự các huyện , thành phố, đả bảo việc thực hành tiết kiệm , phòng chống tha
nhũng, lãng phí trong các đơn vị trực thuộc;
- Kiểm tra , hướng dẫn nghiệp vụ kế toán hành chính sự nghiệp đối với
11


Chi cục Thi hành án dân sự các huyện , thành phố; kiểm tra quyết toán chi ngân
sách nhà nước của các Chi cục Thi hành án dân sự các huyện, thành phố.;
- Tổng hợp,báo cáo công tác ,kế toán hành chính sự nghiệp của toàn tỉnh ;
- Dự thảo các quy chế về quản lý sử dụng tài chính , tài sản của cơ quan.
Về công tác Kế toán nghiệp vụ thi hành án :
- Thực hiện nhiệm vụ, trách nhiệm của Kế toán nghiệp vụ thi hành án
theo quy định hiện hành của Bộ Tư pháp;
- Trực tiếp thực hiện và chịu trách nhiệm chuyên môn về công tác kế
toán nghiệp vụ thi hành án của Cục Thi hành án dân sự;

- Kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ kế toán thi hành án dân sự đối với Chi
cục Thi hành án dân sự các huyện , thành phố, theo dõi, đôn đốc, kiểm soát việc
sử dụng và thanh toán Biên lai C38-BB của các Chấp hành viên Phòng nghiệp
vụ và tổ chức thi hành án và chi cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố:
- Tổng hợp, báo cáo công tác kế toán nghiệp vụ thi hành án của toàn tỉnh.
Về công tác hành chính, quản trị:
- Kí một số văn bản, giấy tờ và thực hiện một số nhiệm vụ khác khi được
cục trưởng ủy quyền;
- Thực hiện công tác lễ tân của Cục, phối hợp tiếp đón các đoàn khách
đến cơ quan; tổ chức và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo; sắp xếp
bố trí địa điểm họp của cơ quan;
- Quản lý tài sản, cơ sở vật chất, cấp phát văn phòng phẩm phục vụ cho
các công tác của Cục; bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ Lãnh đạo Cục và điều
kiện làm việc của cơ quan; thực hiện công tác vệ sinh môi trường bảo vệ an ninh
trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ tại Cục thi hành án dân sự.
Về công tác Văn thư - Lưu trữ
- Tổ chức thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, thông tin liên lạc và bảo
mật thông tin, tài liệu trong cơ quan; quản lý công tác in dấu, phát hành tài liệu,
quản lý con dấu, công văn đi đến, hồ sơ lưu trữ theo quy định của pháp luật và
của Bộ tư pháp;
- Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động chuyên
môn, công tác quản lý, lãnh đạo điều hành của Lãnh đạo Cục; quản lý, phụ trách
hộp thư điện tử của cơ quan;
- Quản lý tủ sách pháp luật của cơ quan.
Về công tác quản lý kho vật chứng, quỹ :
- Tiếp nhận, thụ lý, bảo quản, xuất, nhập vật chứng; quản lý quỹ hành
12


chính sự nghiệp, quỹ nghiệp vụ thi hành án theo quy định của pháp luật và quy

định của Bộ Tư pháp.
- Ngoài ra, văn phòng quản lý cán bộ công chức, viên chức, người lao
động, tài sản của cơ quan và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định
của pháp luật và các nhiệm vụ khác do Cục chuyển giao.
* Phòng Nghiệp vụ và Tổ chức Thi hành án
- Phòng Nghiệp vụ và Tổ chức Thi hành án có chức năng tham mưu giúp
Cục trưởng hướng dẫn, chỉ đạo nghiệp vụ thi hành án dân sự , tổng kết thực tiễn
và trực tiếp tổ chức thi hành các bản án, quyết định theo quy định của pháp luật.
- Tham mưu với Lãnh đạo Cục về công tác nghiệp vụ và tổ chức thi hành
các bản án, quyết định theo thẩm quyền, hướng dẫn nghiệp vụ đối với Chi cục
thi hành án dân sự các huyện, thành phố;
- Trực tiếp thi hành các bản án, quyết định thuộc thẩm quyền của Cục thi
hành án dân sự;
- Phối hợp với các phòng chuyên môn trực thuộc Cục và các cơ quan, ban,
ngành liên quan đến tổ chức các bản án, quyết định có hiệu quả;
- Xây dựng kế hoạch tháng, quý, năm. Tổ chức, triển khai thực hiện các
kế hoạch, chương trình, chỉ tiêu công tác chuyên môn được giao;
- Đôn đốc kiểm tra các Chi cục Thi hành án dân sự thực hiện chương
trình, kế hoạch chỉ tiêu công tác thi hành án dân sự được giao;
- Thực hiện báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất về công tác nghiệp vụ và
tổ chức thi hành án theo quy định; báo cáo kịp thời với lãnh đạo Cục thi hành án
dân sự các vướng mắc, khó khăn trong công tác tổ chức thi hành án;
- Thực hiện phòng, chống tiêu cực, nhũng nhiễu trong công tác thi hành
án dân sự;
- Quản lý cán bộ, công chức và tài sản của Phòng được Cục trưởng giao;
- Thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn khác theo quy định của pháp luật và
các nhiẹm vụ khác do Cục trưởng giao.
* Phòng kiểm tra và Giải quyết khiếu nại tố cáo
- Phòng kiểm tra và giải quyết khiếu nại tố cáo có chức năng tham mưu
13

giúp Cục trưởng xây dựng kế hoạch, thực hiện công tác kiểm tra nghiệp vụ,
thẩm tra hồ sơ thi hành án, giải quyết khiếu nại – tố cáo về hành vi thi hành án
thuộc thẩm quyền;
- Hướng dẫn nghiệp vụ thẩm tra hồ sơ thi hành án dân sự, nghiệp vụ giải
quyết đơn khiếu nại – tố cáo đối với Chi cục Thi hành án dân sự các huyện,
thành phố.
- Tham mưu giúp Cục trưởng xây dựng kế hoạch, thực hiện công tác kiểm
tra, giải quyết khiếu nại – tố cáo về thi hành án thuộc thẩm quyền;
- Tham mưu giúp Cục trưởng chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra việc giải quyết
đơn khiếu nại, tố cáo về thi hành án dân sự đối với Chi cục thi hành án dân sự
các huyện, thành phố;
- Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện kết luận kiểm tra của Cục trưởng về
triển khai các văn bản chỉ đạo của Bộ Tư pháp, Tổng cục thi hành án, Cục thi
hành án dân sự và chính quyền địa phương đối với chi cục thi hành án dân sự
huyện, thành phố;
- Hướng dẫn nghiệp vụ thẩm tra hồ sơ thi hành án đối với Thẩm tra viên
Cục, Chi cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố .
- Kiểm tra, hướng dẫn thực hiện giải quyết khiếu nại, tố cáo của các Chi
cục thi hành án dân sự các huyện, thành phố;
- Trực tiếp tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo; hướng dẫn công dân về hồ
sơ thủ tục yêu cầu thi hành án;
- Tổng hợp báo cáo công tác kiểm tra nghiệp vụ, thẩm tra hồ sơ thi hành
án; công tác giải quyết khiếu nại, tố cáo theo quy định;
- Quản lý cán bộ, công chức và tài sản của Phòng được Cục trưởng giao;
*Tiểu kết:
Trong Chương 1 tôi đã trình bày một số vấn đề lý luận về công tác văn
thư, đã khai thác được chức năng, vị trí và vai trò của công tác văn thư. Đồng
thời tôi cũng đã trình bày khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức

năng, nhiệm vụ của Cục Thi hành án Dân sự tỉnh Tuyên Quang
14


Những vấn đề đã tìm hiểu trong Chương 1 làm cơ sở cho tôi triển khai
Chương 2 một cách hiệu quả hơn.

15


Chương 2:
THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA CỤC THI HÀNH ÁN
DÂN SỰ TỈNH TUYÊN QUANG
Công tác Văn thư là một hoạt động không thể thiếu và là nội dung quan
trọng chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của Cục Thi hành án dân sự,
có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý công việc của cơ quan. Văn thư là
một bô phận của Văn phòng. Vì vậy công tác Văn thư ở Cục Thi hành án tổ chức
theo hình thức tập trung. Có nghĩa là tất cả các văn bản, giấy tờ chuyển đến cơ
quan đều được tập trung ở bộ phận văn thư, sau đó cán bộ văn thư làm thủ tục
thực hiện các quy trình về chuyên môn nghiệp vụ như: phân loại, bóc bì, đóng
dấu đến, đăng ký, trình văn bản, sao văn bản, chuyển giao. Tất cả các văn bản do
cơ quan soạn thảo đều được chuyển qua văn thư để kiểm tra thể thức, lấy số và
ghi ngày tháng cho văn bản trước khi ban hành, chuyển giao đến các phòng, đơn
vị trong cơ quan cũng như chuyển giao ra ngoài cơ quan.
2.1. Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến
Theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005, tất cả các văn
bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên nghành (kể cả
bản fax, văn bản truyền qua mạng…) và các loại đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ
chức được gọi chung là văn bản đến. Các văn bản do các cơ quan, đơn vị, tổ
chức hoặc cá nhân từ bên ngoài gửi đến cơ quan bằng nhiều con đường, nhiều

hình thức khác nhau. Văn bản đến cơ quan dù bằng con đường nào, bằng hình
thức nào thì cũng phải xử lý theo nguyên tắc sau:
- Tất cả các văn bản đến cơ quan đều phải được tiếp nhận tại bộ phận Văn
thư cơ quan và được đăng ký vào sổ, xử lý nhanh chóng, chính xác và phải trình
cho Cục trưởng để xin ý kiến chỉ đạo của Cục trưởng về việc phân phối cho các
đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.
2.1.1. Tiếp nhận, kiểm tra, phân loại, bóc bì văn bản đến
* Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến
- Các Văn bản đến cơ quan bất kể từ nguồn nào đều phải tập trung, thống
nhất tại văn thư cơ quan. Cán bộ Văn thư là người tiếp nhận văn bản đến, ký
16


nhận những văn bản do bưu tá của Bưu điện, cơ quan khác chuyển tới.Về
nguyên tắc, tất cả các văn bản đến đều phải tập trung tại văn thư cơ quan, khi
tiếp nhận cán bộ văn thư kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, tình trạng bì văn
bản, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có). Đặc biệt bao giờ tiếp nhận văn bản đến
cán bộ văn thư đều kiểm tra địa chỉ bên ngoài bì, nếu đúng địa chỉ của cơ quan
mình thì ký nhận vào giấy biên nhận của nhân viên bưu điện, nếu không đúng
thì gửi trả lại cho nhân viên bưu điện hoặc nhân viên đưa văn bản đến.
- Trường hợp bì văn bản bị rách, bị bóc hoặc thiếu mất bì thì cán bộ văn
thư lập biên bản và yêu cầu người đưa văn bản ký xác nhận về tình trạng văn
bản. Sau đó trình thủ trưởng để xin ý kiến chỉ đạo giải quyết.
* Phân loại văn bản đến
Sau khi tiếp nhậnbì văn bản đến thì cán bộ văn thư tiến hành phân loại,
văn bản đến của Cục Thi hành án Dân sự tỉnh Tuyên Quang được phân loại như
sau:
+ Loại văn bản gửi chung cho cơ quan;
+ Loại văn bản gửi đích danh, các phòng ban trong cơ quan;
+ Loại sách báo.

* Bóc bì văn bản đến
Bóc bì văn bản đến là công việc được thực hiện sau khi đã tiếp nhận, kiểm
tra, phân loại văn bản. Khi bóc bì phải thực hiện như sau:
- Đối với văn bản có dấu hiệu “Khẩn” thì tiến hành bóc bì trước để
chuyển giao cho Cục trưởng xin ý kiến giải quyết kịp thời. Bên cạnh đó cũng
kiểm tra số kí hiệu của văn bản có khớp với ghi ngoài bì hay không;
- Văn thư chỉ bóc bì đối với những văn bản gửi chung cho cơ quan, đối
với những văn bản gửi riêng cho các phòng ban, hoặc đích danh thì không được
bóc bì mà chuyển đến nơi nhận ghi trên bì văn bản;
- Khi bóc bì luôn cẩn trọng để đảm bảo văn bản không bị rách, mất chữ
của văn bản;
- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì;
trường hợp phát hiện sai sót, cần thông báo cho nơi gửi để giải quyết;
17