Công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên

LỜI CẢM ƠN
Công tác văn thư là công tác có vai trò rất quan trọng và thường xuyên trong
hoạt động của mỗi cơ quan quản lý nhà nước. Đây là hoạt động chủ đạo mang tính
chất quyết định đến hiệu quả công việc của mỗi cơ quan tổ chức. Vì thế, Đảng và
Nhà nước đã có những chủ trương, chính sách hợp lí để tạo điều kiện cho công tác
hành chính văn thư hoạt động ngày càng hiệu quả và chuyên nghiệp hơn.
Với công tác hành chính nhà nước thì Công tác Văn thư có một vị trí đặc
biệt quan trọng là trung tâm điều hành phối hợp mọi hoạt động văn bản giấy tờ của
cơ quan. Văn thư hoạt động hiệu quả sẽ kéo theo hoạt động của toàn bộ cơ quan
được diễn ra liên tục, đồng thời tăng khả năng chủ động trong quá trình hội nhập
của cơ quan trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Bác Hồ đã
từng nói: “Học phải đi đôi với hành” đó chính là mối quan hệ biện chứng giữa lý
luận và thực tiễn. Lý luận là cơ sở, nền tảng tạo điều kiện cho người học có thể giải
quyết công việc trong thực tế một cách thuận lợi và khoa học. Vì thế tôi đã chọn
đề tài nghiên cứu khoa học cá nhân của mình là “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân
dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên”.
Để có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu “Công tác văn thư tại Ủy ban nhân
dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên”, tôi đã nỗ lực rất lớn
trong việc tham quan khảo sát, tìm hiểu, tổng hợp tài liệu cũng như kiến thức.
Ngoài ra còn phải kể đến sự hỗ trợ không nhỏ từ phía cơ quan tiến hành nghiên
cứu - Ủy ban Nhân dân xã Nghinh Tường và giảng viên hướng dẫn đề tài TS. Lê
Thị Hiền – Giảng viên phụ trách bộ môn Nghiên cứu khoa học, đồng thời cũng
trân trọng cảm ơn Ủy ban Nhân dân xã Nghinh Tường nói chung và chị Nguyễn
Hoàng Tố Uyên – Cán bộ Văn phòng nói riêng đã giúp đỡ tôi trong buổi khảo sát
thực tế. Trong quá trình khảo sát, cũng như là trong quá trình nghiên cứu đề tài, do
trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên bài không thể
tránh khỏi những thiếu., rất mong nhận được ý kiến đóng của cô để để đề được
hoàn thiện hơn.
Tôi xin được trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày 05 tháng 8 năm 2017
Người nghiên cứu

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin được cam đoan: Đề tài “ Công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã
Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.” được tiến hành công khai, qua
việc khảo sát thực tế tại UBND xã Nghinh Tường , hoàn toàn không sao chép hoặc
sử dụng kết quả của đề tài nghiên cứu nào tương tự. Nếu phát hiện có sự sao chép
kết quả nghiên cứu của đề tài khác, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm./.


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Từ viết tắt

Tên cụm từ viết tắt

1

UBND

Ủy ban Nhân dân

2

QĐ

Quyết định

3

QPPL

Quy phạm pháp luật

4

CBCC

Cán bộ công chức


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN..........................................................................................................1
LỜI CAM ĐOAN....................................................................................................2
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT...............................................................................3
MỤC LỤC................................................................................................................4
MỞ ĐẦU..................................................................................................................1
Chương 1..................................................................................................................4
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ..................................................4
KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ NGHINH TƯỜNG................................................4
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư.....................................................................................................4
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư........................................................................................................4
1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư.............................................................................................4
1.1.3. Nội dung công tác văn thư.............................................................................................................5
1.1.3.1 Soạn thảo văn bản........................................................................................................................5
1.1.3.2. Quản lý văn bản đến...................................................................................................................5
1.1.3.3. Quản lý văn bản đi.......................................................................................................................6
1.1.3.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu...........................................................................................7
1.1.3.5. Công tác lập hồ sơ.......................................................................................................................7

1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư.........................................................................................................7
1.2 Khái quát về UBND xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên........................................8
1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển....................................................................................................8
1.2.2. Cơ cấu tổ chức................................................................................................................................9
1.2.3. Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường..........................................9
1.2.4. Nhiệm vụ và quyền hạn...............................................................................................................10
Tiểu kết...................................................................................................................................................10

Chương 2................................................................................................................11
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ...........................................................11
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NGHINH TƯỜNG...........................................11
2.1. Công tác chỉ đạo điều hành............................................................................................................11
2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản............................................................................................13
2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi..................................................................................................13
2.2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến..................................................................................15
2.3. Quản lý con dấu...............................................................................................................................18


2.4. Lập hồ sơ hiện hành........................................................................................................................19
Tiểu kết...................................................................................................................................................20

Chương 3................................................................................................................21
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ TẠI UBND XÃ NGHINH TƯỜNG..................................................21
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường...............................................21
3.1.1. Ưu điểm........................................................................................................................................21
3.1.2 Hạn chế..........................................................................................................................................22
3.2. Giải pháp để hoàn thiện nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại ủy ban nhân dân xã Nghinh
Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên..............................................................................................24
3.2.1 Về công tác chỉ đạo điều hành......................................................................................................24

3.2.2. Nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác văn thư.....................................................................24
3.2.3 Trang bị cơ sở vật chất, ứng dụng công nghệ thông tin...............................................................24
Tiểu kết...................................................................................................................................................26

KẾT LUẬN............................................................................................................27
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................29
PHỤ LỤC...............................................................................................................30


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành
công việc của các cơ quan, tổ chức, là cơ sở để triển khai, phổ biến công việc lưu
trữ thông tin và tài liệu của một cơ quan. Thông qua việc tiếp nhận văn bản đến và
chuyển văn bản đi, đóng dấu văn bản... Công việc trong cơ quan sẽ diễn ra theo
một quy trình hợp lý, đảm bảo tính hiệu quả cao. Là khâu trung gian kết nối giữa
các đơn vị, các bộ phận trong và ngoài UBND, bộ phận văn thư trở thành trung
tâm gắn kết, liên hệ, phối hợp trong công việc, là đầu mối đầu tiên tiếp nhận văn
bản, xử lý, sàng lọc thông tin, giúp cho ban lãnh đạo giải quyết công việc nhanh
chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian, đảm bảo giải quyết đúng thẩm quyền.
Hoạt động văn thư là rất phức tạp, nó đòi hỏi người làm văn thư phải có tinh
thần, trách nhiệm cao, phải cẩn thận và tỉ mỉ trong công việc. Hàng năm với số
lượng văn bản đến và đi lớn cùng với những nhiệm vụ chuyên môn khác, quản lý
nhà nước về công tác văn thư là hết sức cần thiết và phải được coi trọng.
Trong thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước như hiện nay, cùng với
chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà
nước, công tác văn thư lưu trữ trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp thiết.
Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước,
dưới sự chỉ đạo của UBND xã Nghinh Tường quản lý, công tác văn thư không

ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọi
mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu qua, vừa nâng
cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công nhân, viên chức
làm công tác văn thư.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với hoạt động của cơ
quan, đơn vị, là sinh viên của khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội, với những kiến thức đã được học từ nhà trường, tôi đã quyết định chọn đề tài
“Công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường huyện Võ Nhai tỉnh Thái Nguyên”
(Phụ lục 1), làm đề tài nghiên cứu.
1


2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
2.1.Đối tượng nghiên cứu
- Công tác văn thư ở xã Nghinh Tường
2.2.Phạm vi nghiên cứu
- Thời gian nghiên cứu: 2015-2016
- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp
nhận văn bản đến, văn bản đi...tại UBND xã Nghinh Tường
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư
- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại xã Nghinh Tường trong thời gian
qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạn chế của công
tác
- Đánh giá thực trạng. Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
hoạt động quản lý văn thư tại UBND xã Nghinh Tường.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Để hoạt động có hiệu quả thì có rất nhiều biện pháp, xong các biện pháp
này phải phù hợp với thực tiễn của văn phòng và đồng bộ với nhau.
- Hoạt động của văn phòng HĐND và UBND xã Nghinh Tường cần được

tiếp tục đổi mới để góp phần thiết thực và hiệu quả hơn vào hoạt động quản lý
hành chính nhà nước và UBND xã.
- Nếu đội ngũ cán bộ và nhân lực UBND xã Nghinh Tường được nâng cao
thì chất lượng công tác văn thư sẽ tốt hơn.
5. Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp, quan sát
+ Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích đánh giá, so sánh và
tổng hợp số liệu;
+ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;
+ Phương pháp tổng kết thực tiễn;
6. Đóng góp của đề tài
- Đề tài nghiên cứu góp phần chuẩn hóa, nâng cao hiệu lực, hiệu quả trong
2


công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường.
- Kết quả đạt được của đề tài có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho
cán bộ làm công tác văn thư ở UBND xã Nghinh Tường.
7. Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chia
làm 3 chương:
Chương 1. Lý luận chung về công tác văn thư và khái quát về Ủy ban nhân
dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.
Chương 2: Thực trang công tác văn thư tại Ủy ban nhân dân xã Nghinh
Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.
Chương 3: Phương hướng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư
tại Ủy ban nhân dân xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái Nguyên.

3

Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
KHÁI QUÁT VỀ UBND XÃ NGHINH TƯỜNG
1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là công tác công văn giấy tờ, là hoạt động đảm bảo thông
tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý và điều hành công
việc trong cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ
chức kinh tế và các đơn vị vũ trang nhân dân.
1.1.2. Vai trò, ý nghĩa của công tác văn thư
*Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơ
quan. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ
của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủ trương,
chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi
lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt đối với
văn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp các cấp uỷ tổ chức điều hành bộ máy
đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo. Làm tốt công tác
văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước - Làm tốt công tác văn thư
tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.
* Ý nghĩa của công tác văn thư
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc đảm bảo thông tin cho
hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ
các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội. Đồng thời cung cấp những thông
tin quá khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan.
Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng
kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo
dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể
kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng

suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền
4


hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin
có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia.
Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,
cá nhân. Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc
kiểm tra, thanh tra giám sát.
1.1.3. Nội dung công tác văn thư
1.1.3.1 Soạn thảo văn bản
- Hình thức văn bản: các hình thức văn bản hình thành trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức bao gồm:
+ Văn bản QPPL:
+ Văn bản hành chính: quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo,
thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình,
hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy
giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu
chuyển;
+Văn bản chuyên ngành
+ Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội
- Thể thức văn bản: thể thức văn bản QPPL và văn bản hành chính
- Soạn thảo văn bản
Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:
Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
+ Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn
thảo.
+ Thu thập, xử lý thông tin có liên quan.
+ Soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng
đầu cơ quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị,

cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
+ Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan.
+ Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
+ Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. Trường
hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trình người duyệt xem
xét, quyết định.
+ Đánh máy, nhân bản.
+ Ký văn bản
1.1.3.2. Quản lý văn bản đến
5


Tất cả các loại văn bản đến đều phải tập trung vào bộ phận Văn thư thuộc
Văn phòng hoặc Phòng Hành chính của cơ quan . Theo nhiệm vụ được giao, Văn
thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể cả văn bản gửi
theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp trực tiếp mang về, văn
bản nhận qua Fax, mạng máy tính ... )
Quy trình giải quyết văn bản đến gồm 8 bước.
+ Nhận văn bản đến: Kiểm tra địa chỉ gửi, bì văn bản
+ Sơ bộ phân loại, bóc bì văn bản: Văn bản được chia thành hai loại
- Loại không phải bóc bì: Thường báo tin, sách báo, thư đích danh, văn bản
của Đảng, đoà nh.
+ Trình văn bản: tùy thuộc vào chế độ văn thư ở mỗi cơ quan.
+ Chuyển giao văn bản: Đảm bảo đúng đối tượng, kịp thời, thích ứng.
+ Theo giõi việc giải quyết văn bản đến.
1.1.3.3. Quản lý văn bản đi
Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng kí vào sổ và
làm thủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ được thực hiện đối với các văn bản đạt
yêu cầu nội dung và hình thức.
Quy trình tổ chức giải quyết và quản lý văn bản:

- Soát lại văn bản: Kiểm tra tính toán hoàn thiện của văn bản
- Vào sổ đăng kí văn bản đi
- Chuyển giao văn bản đi: Chuyển giao kịp thời, đúng địa chỉ đảm bảo an
toàn đối với văn bản đi.
- Lưu văn bản đi: Lưu tại bộ phận soạn thảo 01 văn bản, lưu tại văn thư cơ
quan 01 bản.

6


1.1.3.4. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu
Quản lý và sử dụng con dấu là một nhiệm vụ quan trọng trong công tác văn
thư, là vấn đề liên quan đến quyền lực của cơ quan. Việc đóng dấu phải bảo đảm
các quy định:
+ Nội dung con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;
+ Đóng dấu vào những văn bản có chữ kí chính thức, đúng thẩm quyền,
không đóng dấu không;
+ Việc quản lý con dấu được đảm bảo bằng các thiết bị an toàn, không được
mang dấu về nhà, đi công tác (trừ trường hợp đặc biệt).
1.1.3.5. Công tác lập hồ sơ
Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ cuối cùng quan trọng của công tác văn thư.
Trong cơ quan căn cứ vào đặc trưng văn bản có 4 loại hồ sơ: Hồ sơ nhân sự, hồ sơ
nguyên tắc, hồ sơ trình duyệt và hồ sơ công vụ.
Quy trình lập hồ sơ được thực hiện trên cơ sở các bước sau đây:
+ Mở hồ sơ: Cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ viết tiêu đề
+ Phân loại văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ
+ Sắp xếp văn bản tài liệu hồ sơ
+ Nộp lưu hồ sơ
Danh mục hồ sơ được xây dựng vào cuối năm trước để thực hiện vào năm sau.
Trong trường hợp cần thiết có thể sửa đổi, bổ sung danh mục hồ sơ của năm trước cho

phù hợp để tiếp tục sử dụng
1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư
- Nhanh chóng: Là yêu cầu đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết
công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phụ thuộc nhiều
vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Khi thực hiện
yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây
dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người,
đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải
quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản.
- Chính xác: Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết
7


công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các
quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải
rõ ràng. Thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như
đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản...
- Bí mật: Là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung
mang tính chính trị của công tác văn thư. Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi
của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm
vi bí mật của Đảng và Nhà nước. Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các
văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng
mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,...
- Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các
phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Hiện đại hóa công tác văn thư là một
trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng
trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội.
1.2 Khái quát về UBND xã Nghinh Tường, huyện Võ Nhai, tỉnh Thái
Nguyên.

1.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển
Nghinh Tường là một xã vùng cao năm phía Bắc huyện Võ Nhai, cách trung
tâm huyện Võ Nhai là 50km về phía Đông, cách trục đường quốc lộ 1B 30km. Với
tổng diện tịch tự nhiên toàn xã là 8.429,65ha với dân số là 3.082 người, được chia
thành 12 xóm. Tiếp giáp các xã trong huyện và giáp các huyện khác nhau như:
Phía Bắc giáp xã Liêm Thủy – Huyện Na Rì – Tỉnh Bắc Kạn;
Phía Đông giáp xã Tân Hòa – Huyện Bình Gia, Xã Tân Tri – Huyện Bắc
Sơn – Tỉnh Lạng Sơn;
Phía Nam giáp Xã Phú Thượng – Huyện Võ Nhai;
Phía Tây giáp xã Sảng Mộc – Huyện Võ Nhai;
Nghinh Tường có thuận lợi về điều kiện tự nhiên giúp người dân có thể phát
triển về kinh tế nông – lâm nghiệp, từng bước phát triển ngành nghề để nâng cao
đời sống kinh tế - xã hội góp phần nâng cao hiệu quả của công tác xóa đói giảm
8


nghèo. Là xã vùng cao đặc biệt khó khăn, thành phần dân tộc da dạng, trình độ dân
trí không đồng đều, vì vậy còn có nhiều khó khăn trong việc nâng cao tốc độ phát
triển kinh tế và hiệu quả công tác xóa đói giảm nghèo.
1.2.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức được phân chia theo các chức năng và nhiệm vụ khác nhau,
nhưng giữa các đơn vị luôn có sự liên kết, tương tác, giúp đỡ, hỗ trợ lẫn nhau trong
quá trình giải quyết công việc.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức (Phụ lục 2)
1.2.3. Vị trí và chức năng của công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường
UBND xã Nghinh Tường là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương có
thẩm quyền chung. Thông qua hoạt động chấp hành và điều hành UBND xã thực
hiện chức năng quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, Văn
hóa, Xã hội,…. trên địa bàn xã. UBND xã chịu trách nhiệm và đảm bảo cho bộ
máy hành chính của mình hoạt động thông suốt.

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao,
tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung là công
tác văn thư. Tại UBND xã Nghinh Tường thì công tác văn thư bao gồm toàn bộ các
công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn
bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của UBND xã. Hoạt động
này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan ủy ban, góp phần không nhỏ
trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cán bộ,
công chức, viên chức tại UBND xã Nghinh Tường.
Vị trí và chức năng của công tác văn thư: Tạo công cụ để kiểm soát việc
thực thi quyền lực của các cơ quan ủy ban nhà nước. Phục vụ việc kiểm tra, thanh
tra giám sát. Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung
cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh
tế, văn hoá, xã hội của cơ quan UBND xã Nghinh Tường.
Giúp cho cán bộ, công chức tại ủy ban nâng cao hiệu suất công việc và giải
quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của nhà nước. Hồ sơ tài liệu
trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó
9


cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các
mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu,
yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan ủy ban
nhà nước và chính quyền địa phương.
1.2.4. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng quy định về văn thư.
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước và
của Bộ về văn thư.
- Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư.
- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.

- Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân.
- Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến.
- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt,
ký ban hành.
- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng ban hành; nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn mật( nếu có)
- Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát
văn bản đi.
- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu.
- Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục cấp
giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức.
Tiểu kết
Qua chương 1, chúng ta đã tìm hiểu về lý luận của công tác văn thư, bên cạnh
đó tôi đã nêu khái quát về UBND xã Nghinh Tường. Từ những cơ sở lý luận về công
tác văn thư, nhận thấy được vai trò của công tác văn thư trong công tác quản lý nhà
nước. Nội dung của chương 1 là cơ sở chung nhất, bao quát nhất cho tôi tiến hành
nghiên cứu Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường.

10


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ NGHINH TƯỜNG
2.1. Công tác chỉ đạo điều hành.
Công việc quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND xã Nghinh Tường đã
đạt được những kết quả như sau:
- Về công tác tổ chức, bố trí cán bộ
Tại UBND xã Nghinh Tường đã bố trí công chức văn phòng – thống kê phụ
trách làm công tác văn thư lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ với trình độ từ cao

đẳng trở lên. Công chức Văn phòng thống kê chịu trách nhiệm trước UBND xã về
các công việc mà Chủ tịch UBND xã giao cho, tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt
động của UBND và thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn của mình.
- Về công tác triển khai các văn bản QPPL của cấp trên về công tác văn thư,
lưu trữ
Về cơ bản UBND xã Nghinh Tường đã triển khai Luật Văn thư, các Thông
tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, văn bản chỉ đạo về chuyên môn của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh, Sở nội vụ như: ban hành Danh mục hồ sơ cơ quan;
bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư. Hàng năm ban
hành các kế hoạch về thực hiện công tác văn thư.
Triển khai nhiệm vụ công tác cải cách hành chính hàng năm, UBND xã tiếp
tục thực hiện tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị quyết của Đảng, chính
sách pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính; thực hiện các thủ tục hành
chính theo hướng công khai, đơn giản và thuận lợi phục vụ tốt nhất nhu cầu của
công dân các các tổ chức xã hội, đảm bảo đúng quy trình, thời gian theo quy định
của pháp luật; thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính và tiếp nhận xử lý
phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chính theo Nghị định số
63/2010/NĐ-CP và nghị định số 20/2008/NĐ-CP của Chính phủ; xây dựng đội ngũ
cán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp, phẩm chất đạo đức tốt, đặc
biệt là đội ngũ cán bộ làm việc tại bộ phận “Một cửa” hoặc trực tiếp giải quyết các
thủ tục hành chính theo nhu cầu của nhân dân, tổ chức.
11


Việc làm tốt công tác văn thư tại UBND đã giúp thủ trưởng cơ quan, tổ chức
trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư và tin học hóa
công tác văn thư cơ quan, tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công
tác văn thư, vận hành phần mềm hệ thống quản lý văn bản cho cơ quan, tổ chức và
đơn vị trực thuộc xã Nghinh Tường.
- Về công tác kiểm tra, hướng dẫn các văn bản chỉ đạo của cấp trên

Công tác thanh tra, kiểm tra cải cách hành chính được thực hiện tập trung,
trọng điểm không dàn trải, qua thanh tra, kiểm tra đã đánh giá những mặt công tác
còn yếu trong công tác cải cách hành chính nói chung của các đơn vị để tập trung
chỉ đạo giải quyết nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân của bộ máy công quyền.
Công tác rà soát văn bản được thực hiện thường xuyên, đồng bộ và chất
lượng; công tác kiểm soát thủ tục hành chính được tăng cường. Việc ứng dụng
công nghệ thông tin được lãnh đạo UBND xã quan tâm sát sao, đầu tư thích đáng
nên đã đạt được nhiều kết quả, mức độ hài lòng của người dân được nâng cao
Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư của cơ quan, tổ chức luôn
tuân theo các quy định của pháp luật hiện hành về chế độ bảo vệ bí mật nhà nước.
- Về Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ
Việc xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức,
cải cách tài chính công tiếp tục được triển khai sâu rộng và đã phát huy một số kết
quả tích cực. Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc
liên quan đến công tác văn thư đã thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư,
lưu trữ, hệ thống quản lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng, có nhiệm vụ
hướng dẫn việc quản lý văn bản và lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý,
thống kê, bảo quản và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu văn thư theo quy
định của pháp luật về lưu trữ.
- Về kho tàng, trang thiết bị
UBND xã Nghinh Tường đã bố trí được phòng để lưu trữ văn thư,phòng có
giá sắt, máy hút bụi, chưa có điều hòa,thông gió...

12


2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản
2.2.1. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Trong những năm gần đây số lượng văn bản, giấy tờ của UBND xã ban hành
ngày càng tăng. Dưới đây là bảng thống kê số lượng văn bản đi của UBND xã

Nghinh Tường trong 02 năm 2015, 2016 và 06 tháng đầu năm 2017 (Phụ lục 04).
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tình hình thực tế văn bản đi
mà việc quản lý văn bản đi được tiến hành theo các quy định cụ thể là:
Mọi văn bản đi của cơ quan đều phải vào qua văn thư để đăng kí vào sổ và
làm thủ tục phát hành thủ tục, phát hành chỉ được thực hiện đối với các văn bản đạt
yêu cầu nội dung và hình thức.
Bước 1: Trình văn bản đi
Sau khi văn bản đã được soạn, được kiểm tra kỹ về nội dung thì phải trình
cho Thủ trưởng hoặc người được Thủ trưởng ủy quyền ký trước khi ban hành.
Việc trình ký văn bản có thể do văn thư cơ quan hoặc các chuyên viên bộ
phận chuyên môn thực .
Bước 2: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng,
năm của văn
*Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi ghi số và ngày tháng văn bản, văn thư cơ quan có trách nhiệm
kiểm tra lại một lần nữa hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản nếu
không có gì sai sót thì tiến hành mở sổ và đánh số tiếp theo cho từng loại văn bản
sau đó ghi ngày tháng vào văn bản. Do hoạt động theo nhiệm kỳ nên hệ thống số
được đánh liên tục từ 01 của đầu nhiệm kỳ đến số n của cuối nhiệm kỳ và số được
đánh riêng cho từng loại văn bản.
* Ghi số và ngày tháng văn bản
Việc đánh số là một yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các loại văn bản, mỗi
văn bản được ghi một số nhất định. Số do cán bộ văn thư lấy theo hệ thống số
chung của cơ quan.
Ngày tháng văn bản do cán bộ văn thư ghi và là ngày văn bản được ký chính
thức để ban hành.
13


Bước 3: Nhân bản văn bản đi

Căn cứ vào mục nơi nhận, cán bộ văn thư tính số lượng bản văn bản sau đó
chuyển lên bộ phận photo để nhân bản văn bản. Sau khi đã photo văn bản sẽ được
chuyển lại cho cán bộ văn thư để cán bộ văn thư đóng dấu văn bản
Bước 4: Đóng dấu văn bản đi
Cán bộ văn thư được giao trách nhiệm cho giữ dấu của cơ quan, dấu của văn
phòng và các loại con dấu khác như dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn, dấu mời
họp, dấu đến, dấu chức danh… Vào do cán bộ văn thư trực tiếp đóng vào văn bản,
giấy tờ cơ quan dùng để giao dịch.
- Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ
ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định. Khi đóng dấu lên
chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Bước 5: Đăng ký văn bản đi
- Vào sổ văn bản nhằm quản lý toàn bộ văn bản đã gửi đi trên cơ sở sổ
đăng ký văn bản đi để cung cấp những thông tin cần thiết về văn bản đi của cơ
quan, phục vụ cho lãnh đạo quản lý điều hành cơ quan.
- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi gồm 6 cột: số, ký hiệu văn bản; ngày tháng;
tên loại, trích yếu nôi dung; nơi nhận; đơn vị hoặc người nhận văn bản; ghi chú
(nếu là văn bản mật thì thêm cột mức độ mật). Ngoài việc lưu vào sổ đăng ký ta có
thể dùng máy vi tính để đăng ký văn bản đi, giúp chúng ta thống kê, tổng hợp,
tìm kiếm nhanh chống và chính xác.
Bước 6: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành sau khi đã hoàn thiện về thể thức,
nội dung, chữ ký và dấu được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện
một nguyên tắc chung đó là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời
Văn bản đi phải được đăng ký và gửi đi ngay trong ngày khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền và đóng dấu cơ quan.
Việc gửi văn bản đi phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản.

14

Những văn bản có dấu chỉ mức độ “khẩn” phải được chuyển từ trước. Mặt
khác, ngoài việc đóng dấu lên văn bản còn phải đóng dấu lên phong bì để dễ dàng
nhận biết.
Khi gửi văn bản đi phải giữ lại bản chính để đưa vào lưu trữ. Để thuận tiện
cho việc tra cứu, sử dụng thì những văn bản lưu phải sắp xếp theo từng loại , năm
nào để riêng năm đó. Những văn bản lưu phải là bản chính có đầy đủ thể thức qui
định của Nhà nước. Đối với bản lưu “văn bản mật” thì khi đưa vào lưu trữ cần sắp
xếp theo mức độ mật.
Bì đựng văn bản nên làm bằng loại giấy bền, dầy để tránh nhìn thấy chữ bên
trong văn bản, ngoài bì phải ghi đầy đủ chính xác: tên cơ quan, số, ký hiệu văn
bản, địa chỉ nơi nhận ghi đầy đủ, rõ ràng, không được viết tắt.
Bước 7. Lưu văn bản đi, sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu
Mỗi văn bản do cơ quan làm ra để phục vụ hoạt động điều hành, quản lý
phải lưu ít nhất hai bản: một bản lưu tại đơn vị hoặc người soạn thảo văn bản, bản
gốc lưu tại văn thư cơ quan.
Văn thư có trách nhiệm sắp xếp bản lưu thật khoa học, dễ tra tìm.
Tập bản lưu được đặt trong bìa hồ sơ và có biên mục (đánh số tờ, viết mục
lục văn bản, chứng từ kết thúc, bìa tập lưu).
2.2.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến
“Văn bản đến là bao gồm tất cả các văn bản: văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản chuyển qua
mạng và văn bản mật) và đơn thư đến từ cơ quan, tổ chức." [11;01].
Văn bản đến không chỉ đa dạng về loại hình, phong phú về nội dung mà còn
đòi hỏi xử lý nhanh chóng về mặt thời gian đáp ứng yêu cầu chỉ đạo, điều hành của
cơ quan. Văn thư cơ quan tiếp nhận tất cả những văn bản do các nơi gửi đến (kể cả
văn bản gửi theo đường bưu điện, do cán bộ đi dự Hội nghị hoặc đi họp trực tiếp
mang về, văn bản nhận qua Fax, mạng máy tính ... )
Theo thống kê thì số lượng văn bản, giấy tờ hàng năm phòng Văn thư

UBND xã tiếp nhận là khá nhiều. Dưới đây là bảng thống kê số lượng văn bản đến
của UBND xã Nghinh Tường trong 02 năm gần đây (Phụ lục 03).
15


Quy trình giải quyết văn bản đến gồm các bước.
Bước 1.Tiếp nhận văn bản đến
- Các văn bản đến đều phải tập trung tại văn thư cơ quan, tổ chức. Khi tiếp
nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư hoặc
người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tính trang
bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký
nhận.
Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận
văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải
lập biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn
thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện
có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
Bước 2. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
- Loại phải bóc bì: Tất cả các bì văn bản gửi đến cho cơ quan, tổ chức
- Loại không bóc bì: Tất cả các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật
hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan.
-Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu: Những bì có đóng dấu chi
các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời; Đối chiếu số, ký hiệu
ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo
phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu
vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót,

thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và
những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản
đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm
với văn bản để làm bằng chứng.

16


Bước 3. Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến
Đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến: để xác nhận văn bản đó đã qua văn
thư, số đến ghi vào văn bản phải khớp với số thứ tự trong sổ đăng ký văn bản đến,
ngày đến là ngày cơ quan nhận được văn bản và đăng ký vào sổ.
Vị trí đóng dấu: dấu văn bản đến nên đóng rõ ràng, thống nhất vào khoảng
giấy trắng phía góc trái, phần lề bên văn bản dưới phần số ký hiệu (với những văn
bản không có tên loại) hoặc đóng dấu vào khoảng trống giữa tên cơ quan phát hành
văn bản và tiêu đề văn bản.
Mẫu dấu đến: Dấu đến có kích thước 35mm × 50mm gồm các thành phần:
Tên cơ quan nhận văn bản, số đến, ngày đến, chuyển cho bộ phận, cá nhân nào giải
quyết, lưu hồ sơ số.
Bước 4. Đăng ký văn bản đến
Đăng ký văn bản đến là công việc bắt buộc phải thực hiện, đây là một khâu
quan trọng trong việc tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đến. Nhờ đó mà lãnh
đạo cơ quan nắm được số và chất lượng văn bản đến trong ngày, nội dung văn bản
đề cập đến vấn đề gì? Ai là người chịu trách nhiệm giải quyết và giải quyết chưa?
Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thông kê và tra cứu
tài liệu.
Hiện nay, ở hầu hết các cơ quan đều áp dụng cả hai phương pháp đăng ký
văn bản đến:
Đăng ký truyền thống.
Đăng ký bằng máy vi tính.

Bước 5. Trình và chuyển giao văn bản đến
Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, đăng ký vào sổ thì nhân viên
văn thư phải trình những văn bản nhận được cho thủ trưởng cơ quan.
Khi thủ trưởng cơ quan xem xong thì ghi ý kiến phân phối và giải quyết vào
lề văn bản rồi trả lại văn thư, văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc
cá nhân giải quyết. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác,
đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.

17


Bước 6. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Đối với văn bản thường: Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm
vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết.
Các cán bộ thừa hành sau khi nhận được văn bản, phải được nghiên cứu nắm
vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời. Những công việc có liên quan đến
cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết. Không
được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của
lãnh đạo.
Đối với văn bản mật: Mức độ mật và phạm vi phổ biến đã được trình bày
trong phần thể thức văn bản. Bất kỳ người nào được biết bí mật, được giữ văn bản,
tài liệu mật phải thực hiện các quy định sau:
Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm;
Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi công
tác (nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến công tác). Khi cần thiết phải mang
văn bản, tài liệu về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của thủ trưởng cơ
quan. Khi cần mang văn bản, tài liệu mật đi công tác không được giao cho người
khác giữ hộ.
Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản. Không được trao
đổi những điều bí mật trong điều kiện không đảm bảo an toàn.

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với
qui định chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối, tiến độ chuyển
giao và việc giải quyết văn bản. Toàn bộ việc kiểm tra trên có thể lập sổ kiểm tra
hoặc kiểm tra bằng máy tính.
2.3. Quản lý con dấu
Theo quy định của Thông tư, trách nhiệm của cơ quan, tổ chức được sử
dụng con dấu là:
- Đăng ký mẫu con dấu tại cơ quan Công an và thông báo mẫu dấu với các
cơ quan, tổ chức có liên quan trước khi sử dụng con dấu.
- Kiểm tra việc quản lý và sử dụng con dấu của UBND xã và con dấu
của các cơ quan, tổ chức thuộc thẩm quyền quản lý của UBND xã.
18


- Quản lý chặt chẽ con dấu tại trụ sở UBND xã; có quy định cụ thể về quản
lý, sử dụng con dấu. Trường hợp cần sử dụng con dấu ngoài trụ sở cơ quan
phường, tổ chức để giải quyết công việc, thì phải được phép của chủ tịch UBND
xã.
- Chỉ giao con dấu cho người được phân công làm nhiệm vụ văn thư sử dụng
đóng vào các văn bản, giấy tờ đã có nội dung, có chữ ký của người có thẩm quyền
của UBND xã; không được đóng dấu khống chỉ hoặc đóng dấu trước khi ký.
- Phải thông báo ngay cho cơ quan Công an nơi con dấu hoặc Giấy chứng
nhận đã đăng ký mẫu dấu bị mất để tổ chức truy tìm; đồng thời, phải có văn bản
báo cáo về việc mất con dấu hoặc mất Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu cho
cơ quan Công an nơi đã đăng ký mẫu dấu; sau khi đã có thông báo nếu tìm được,
thì phải giao lại con dấu đó cho cơ quan Công an để hủy theo quy định.
- Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày quyết định có hiệu lực, người đứng đầu
cơ quan, tổ chức được chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể, kết thúc nhiệm vụ,
chuyển đổi hình thức sở hữu, phải giao con dấu và Giấy chứng nhận đã đăng ký

mẫu dấu cho cơ quan Công an nơi đã cấp con dấu đó.
- Trường hợp đổi, làm lại con dấu thì chỉ được nhận con dấu mới và Giấy
chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu sau khi đã nộp con dấu cũ và Giấy chứng nhận đã
đăng ký mẫu dấu cho cơ quan Công an đăng ký con dấu mới.
2.4. Lập hồ sơ hiện hành
Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành.
Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm:
+ Mở hồ sơ;
+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi,
giải quyết công việc vào hồ sơ;

19


Tiểu kết
Chương 2 dựa trên cơ sở lý luận về công tác văn thư ở Chương 1 cùng với
sự nghiên cứu về lịch sử công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường, tôi đã nêu
lên thực trạng công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường. Những hạn chế, tồn
tại cần khắc phục trong thời gian tới để từ đó có cái nhìn khái quát hơn, đầy đủ hơn
những mặt mạnh và điểm yếu, từ đó tìm ra giải pháp thuận lợi và hiệu quả nhất giúp
nâng cao công tác văn thư tại UBND xã Nghinh Tường.

20