Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia

LỜI CẢM ƠN
Em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới Ban Giám hiệu Nhà trường; các
Thầy(Cô) trong Khoa Văn thư – Lưu trữ là những người đã trang bị cho em
những nền tảng kiến thức vững chắc.
Em cũng xin được gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Học viện Hành chính
Quốc gia, đặc biệt là chị Phạm Thị Quyến – Tổ trưởng Tổ Văn thư – Lưu
trữ của Học viện đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong thời gian kiến tập để em
có thể hoàn thành bài báo cáo.
MỤC LỤC
Trang
Phần mở đầu
Phần nội dung
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Học viện Hành chính Quốc gia
1.1.
Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu
tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia
1.1.1. Lịch sử hình thành của Học viện
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Học viện
1.2.
Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Tổ Văn thư – Lưu trữ
1.2.1. Tình hình tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Tổ Văn thư – Lưu trữ
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ
2.1.2. Đào tào, bồi dưỡng nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ
A.
B.

2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng những thành tựu khoa học
công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ
2.1.4. Quản lý phông lưu trữ Học viện
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác Văn
thư – Lưu trữ của Học viện


2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Đối với công tác Văn thư
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
2.2.1.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
2.2.1.4. Quản lý và sử dụng con dấu
2.2.1.5. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Học viện
2.2.2. Đối với công tác Lưu trữ
2.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào Lưu trữ Học viện
2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
2.2.2.3. Chỉnh lý khoa học tài liệu
2.2.2.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
2.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
2.2.2.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Học viện Hành chính Quốc gia và đề
xuất, khuyến nghị
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – Lưu trữ
tại Học viện
3.3. Một số khuyến nghị
3.3.1. Đối với Học viện Hành chính Quốc gia

3.3.2. Đối với Khoa Văn thư – Lưu trữ tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
C. Kết luận
D. Phụ lục


BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt

Chữ viết thường

HVHCQG

Học viện Hành chính Quốc gia

BNV

Bộ Nội vụ

TP

Thành phố

TW

Trung ương

QĐNS

Quyết định nhân sự

TCCB

Tổ chức cán bộ

UBND

Ủy ban nhân dân

BCLĐ

Báo cáo Lãnh đạo

PGĐTT

Phó Giám đốc thường thực

SĐH

Sau đại học

KHTC

Kế hoạch tài chính

V/v

Về việc

VNC

Viện nghiên cứu

A.

PHẦN MỞ ĐẦU


Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh
vực đều được hiện đại hóa, công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà
Nhà nước ta chú trọng triển khai thực hiện nhằm tiến tới xây dựng môt nền
hành chính có hiệu lực. Vì vậy, công tác Văn thư – Lưu trữ luôn là một lĩnh
vực chiếm vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan
quản lý nhà nước, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện
nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức. Nắm bắt tầm quan trọng đó,
Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền Hành
chính quốc gia trong đó có công tác Văn thư – Lưu trữ được tập trung đổi
mới và sáng tạo hơn.
Để có thể tiếp nhận, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin tốt nhất trong
điều kiện hiện nay, các đơn vị cơ sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị
công nghệ hiện đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên
môn cho mỗi cán bộ nhân viên trong văn phòng. Để trở thành một cán bộ
Văn thư – Lưu trữ có năng lực ngoài nắm vững những kiến thức về lý thuyết
còn phải thành thạo những kỹ năng thực hành. Vì vậy, thời gian thực tập tốt
nghiệp chiếm vị trí rất quan trọng trong sự nghiệp đào tạo của các Trường
Đại học nói chung và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói riêng. Mục đích
của đợt thực tập là gắn liền lý luận với thực tiễn, nhà trường với xã hội.
Đồng thời thông qua nghiên cứu, khảo sát và thực hành về công tác Văn thư
– Lưu trữ tại cơ quan, tổ chức giúp cho sinh viên ngành Văn thư – Lưu trữ
củng cố kiến thức đã học, nâng cao năng lực vận dụng lý luận vào thực tiễn,

rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc của một cán
bộ Văn thư - Lưu trữ thực thụ.
Theo chương trình đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ
chức đợt thực tập cuối khóa cho sinh viên Khoa Văn thư – Lưu trữ tại các cơ


quan, tổ chức, doanh nghiệp. Được sự giới thiệu của nhà trường và sự tiếp
nhận của Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia đã cho em đến thực tập,
được khảo sát tình hình thực tế và thực hành một số các khâu nghiệp vụ Văn
thư – Lưu trữ tại Học viện từ ngày 19/01/2017 – 10/3/2017. Đó là cơ hội lớn
giúp em được tiếp xúc với thực tế, có điều kiện áp dụng những lý thuyết đã
được trang bị vào thực tiễn, từ đó rút ra được những kinh nghiệm quý báu
cho công việc sau này.
Trong thời gian thực tập tại Học viện Hành chính Quốc gia, bản thân
em đã cố gắng nỗ lực, không ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng
như rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ sở áp dụng những lý
thuyết đã được trang bị và sự hướng dẫn tận tình của các cán bộ văn phòng
nơi đây. Dựa trên tình hình thực tế công tác Văn thư - Lưu trữ tại Học viện
cùng với lý luận chuyên môn mà em đã đúc kết được tại Học viện, em đã
chọn đề tài “Thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại Học viện Hành
chính Quốc gia” làm đề tài cho báo cáo thực tập của mình. Bài báo cáo thực
tập bao gồm có 03 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Học viện Hành chính Quốc Gia
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư - Lưu trữ tại Học viện Hành
chính Quốc Gia
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Học viện Hành chính Quốc Gia
và đề xuất, khuyến nghị
Do thời gian thực tập không nhiều và chưa có nhiều kinh nghiệm thực
tiễn nên bài báo cáo vẫn không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong
nhận được sự góp ý chân thành của quý thầy cô, lãnh đạo Học viện và bạn

đọc để em có thể rút ra được những bài học và kinh nghiệm quý báu cho bản


thân, nhằm bổ sung những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ của mình vận
dụng vào thực tiễn.
Để hoàn thành tốt bài báo cáo này, bên cạnh sự nỗ lực của bản thân
em đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của Lãnh đạo Học viện, các cán bộ
trong Học viện. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới toàn thể thầy cô
giáo trong bộ môn đã tận tình chỉ đạo, hướng dẫn em trong suốt thời gian
học tập trong nhà trường. Đồng thời, em cũng xin gửi lời cảm ơn đến cấp
Lãnh đạo Học viện Hành chính Quốc gia, đặc biệt chị Phạm Thị Quyến –
Tổ trưởng Tổ Văn thư – Lưu trữ đã hướng dẫn tận tình, tào điều kiện tốt
nhất để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi những kinh nghiệm thuộc chuyên
môn của mình.
Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 17 tháng 3 năm 2017
Sinh viên thực hiện

Nguyễn Huyền Trang

B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH
QUỐC GIA
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Học viện Hành chính Quốc Gia
1.1.1. Lịch sử hình thành của Học viện


Học viện Hành chính Quốc Gia là cơ sở đào tạo công lập trực thuộc

Bộ Nội vụ. Học viện đã 08 lần đổi tên gọi và có bề dày lịch sử truyền thống,
có tiền thân là Trường Hành chính được thành lập vào ngày 29/5/1959, Phó
Thủ tướng kiêm Bộ trưởng Bộ Nội vụ Phan Kế Toại kí Nghị định số 214-NV
thành lập Trường Hành chính. Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, có nhiệm vụ
huấn luyện cán bộ chính quyền cấp huyện. Đồng chí Tô Quang Đẩu – Thứ
trưởng Bộ Nội vụ làm Hiệu trưởng.Khi mới thành lập, Trường đặt cơ sở ở
thôn Phù Lưu, xã Xuân Hồng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh. Tại đây,
Trường đã mở khoá huấn luyện đầu tiên cho 216 cán bộ chính quyền cấp
huyện, tỉnh. Khoá học khai giảng ngày 16-10-1959 và bế giảng ngày 16-011960. Phó Thủ tướng Phan Kế Toại đã khai giảng và bế giảng khoá học. Các
đồng chí lãnh đạo Đảng, Chính phủ: Trường Chinh, Hoàng Quốc Việt, Trần
Hữu Dực đã tới thăm và giảng bài cho khoá học.
Ngày 29-9-1961, theo Nghị định số 130-CP của Chính phủ, Trường Hành
chính đổi tên là Trường Hành chính Trung ương. Trụ sở của Trường Hành
chính Trung ương được xây dựng trên khu đất rộng 15.000 m2, tại Láng Hạ –
Đống Đa – Hà Nội. Ngày 18-5-1961, công trình được khởi công xây dựng,
ngày 25-4-1962 công trình hoàn thành đưa vào sử dụng. Khi đế quốc Mỹ mở
rộng chiến tranh ra miền Bắc, từ tháng 9-1965 tới cuối năm 1968, Trường sơ
tán về xã Đông Côi, huyện Thuận Thành, tỉnh Hà Bắc. Tại đây, Trường tiếp
tục mở các lớp bồi dưỡng cán bộ chính quyền cấp huyện, phục vụ cuộc
kháng chiến chống Mỹ cứu nước.
Từ giữa năm 1972, Chính phủ chủ trương tách phần chính quyền ra khỏi Bộ
Nội vụ đưa sang Văn phòng Nội chính Phủ Thủ tướng. Bộ Nội vụ thời gian
này chỉ làm công tác thương binh – xã hội, nên Trường chỉ tiến hành đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ thương binh – xã hội. Ở miền Nam, tháng 5-1974, Trường


Cán bộ chính quyền miền Nam được thành lập tại chiến khu miền Đông do
đồng chí Nguyễn Ngọc Sắt (tức Ba Linh) làm Hiệu trưởng. Sau khi miền
Nam được giải phóng, ngày 30-10-1976, Thủ tướng Chính phủ ban hành
Quyết định số 213-CP thành lập Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương

tại miền Nam. Phân hiệu trực thuộc Ban Tổ chức của Chính phủ, đặt tại địa
điểm Học viện Quốc gia Hành chính của nguỵ quyền Sài Gòn cũ, số 10
đường 3-2, quận 10, TP. Hồ Chí Minh (cơ sở Học viện Hành chính Quốc gia
ngày nay). Phân hiệu do đồng chí Doanh Thắng Lung (tức Ba Lung) và
Nguyễn Ngọc Sắt (tức Ba Linh) làm Phân Hiệu phó.
Ngày 30-3-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 81/CP
chuyển Trường Hành chính Trung ương từ trực thuộc Bộ Nội vụ sang trực
thuộc Ban Tổ chức của Chính phủ. Trường Hành chính Trung ương tiếp tục
nhiệm vụ bồi dưỡng cán bộ chính quyền phục vụ công cuộc hoà bình xây
dựng đất nước. Ngày 30-8-1977, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định
số 231-CP chuyển Trường Hành chính Trung ương từ Ban Tổ chức của
Chính phủ sang trực thuộc Phủ Thủ tướng. Trường có nhiệm vụ huấn luyện,
bồi dưỡng các cán bộ quản lý nhà nước cao cấp ở các cơ quan trung ương;
các chủ tịch, phó chủ tịch, uỷ viên Uỷ ban nhân dân tỉnh, huyện và tương
đương; cán bộ phụ trách các sở, ty của tỉnh, thành phố; cán bộ làm công tác
tổ chức ở cấp tỉnh, thành phố; cán bộ làm công tác giảng dạy ở các Trường
Hành chính (nay là Trường Chính trị) các tỉnh và thành phố. Theo Quyết
định trên, Trường Hành chính Trung ương có các phân hiệu phụ trách các
khu vực:
– Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Hà Nội chịu trách
nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho các tỉnh phía Bắc.


– Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại TP. Hồ Chí Minh chịu
trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho các tỉnh phía Nam
– Phân hiệu Trường Hành chính Trung ương đóng tại Đã Nẵng chịu trách
nhiệm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ cho các tỉnh miền Trung
Trên thực tế Trường Hành chính Trung ương mới chỉ có hai Phân hiệu tại
Hà Nội và TP. Hồ Chí Minh hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của đồng chí
Dương Văn Phúc – Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ.

Ngày 12-5-1980, Hội đồng Chính phủ ban hành Quyết định số 142-CP sát
nhập Trường Hành chính Trung ương và Trường Kinh tế Trung ương thành
Trường Hành chính và Kinh tế Trung ương. Giáo sư Mai Hữu Khuê –
nguyên Hiệu trưởng Trường Kinh tế – Kế hoạch – được bổ nhiệm làm Hiệu
trưởng. Thực hiện Hiệp định kí kết giữa Chính phủ Việt Nam và Chính phủ
Liên Xô, Trường mở các khoá bồi dưỡng về quản lý kinh tế cho cán bộ trung
– cao cấp do các giáo sư Liên Xô giảng dạy.
Ngày 08-6-1981, Hội đồng Chính phủ ra Quyết định số 233-CP tách Trường
Hành chính và Kinh tế Trung ương thành hai trường: Trường Hành chính
Trung ương và Trường Quản lý kinh tế Trung ương. Trường Hành chính
Trung ương trực thuộc Chính phủ. Đồng chí Dương Văn Dật – nguyên
Thứ trưởng Bộ Tài chính – được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng. Ngày 26-91981, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành Quyết định số
91/HĐBT về nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Trường Hành chính Trung
ương. Từ đây, Trường có căn cứ pháp lý tương đối đầy đủ để hoạt động, đã
không ngừng phấn đấu vươn lên, có những bước tiến cơ bản, củng cố và
thống nhất được cơ sở Trường tại Hà Nội và Phân hiệu của Trường tại TP.
Hồ Chí Minh, quy tụ các Trường Hành chính (nay là Trường Chính trị) tỉnh,
thành phố, tạo thành một hệ thống Trường Hành chính làm nhiệm vụ bồi


dưỡng, đào tạo cán bộ quản lý hành chính nhà nước từ trung ương đến địa
phương, tạo đà cho sự phát triển cao hơn của Trường trong giai đoạn mới.
Ngày 09-4-1987, Giáo sư Đoàn Trọng Truyến – nguyên Bộ trưởng Tổng thư
ký Hội đồng Bộ trưởng – được bổ nhiệm làm Hiệu trưởng theo Quyết định
số 121-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng. Trường thực hiện chuyển đổi
nội dung, phương thức bồi dưỡng cán bộ chính quyền phù hợp với yêu cầu
thực tiễn, mở rộng hợp tác quốc tế.
Ngày 01-11-1990, Trường Hành chính Trung ương được đổi tên thành
Trường Hành chính Quốc gia theo Quyết định số 381-CT của Chủ tịch Hội
đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ). Trường đã cùng với các cơ quan hữu

quan đề xuất với Chính phủ đề án cải cách nền hành chính quốc gia. Ngày
01-12-1991, GS.TS Nguyễn Duy Gia – nguyên Tổng Giám đốc Ngân hàng
Nhà nước Việt Nam, Phó Hiệu trưởng Trường HCQG – được bổ nhiệm làm
Hiệu trưởng.
Ngày 06-7-1992, Trường Hành chính Trung ương được đổi tên thành Học
viện Hành chính Quốc gia theo Nghị định số 253-HĐBT của Hội đồng Bộ
trưởng (nay là Chính phủ). GS.TS. Nguyễn Duy Gia làm Giám đốc. Từ đây,
Học viện thực hiện chức năng trung tâm đào tạo công chức và nghiên cứu
khoa học về hành chính của cả nước, có sự phát triển mạnh mẽ toàn diện, đạt
được những thành tựu to lớn trên nhiều mặt; có những biến đổi rõ rệt về quy
mô và chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức nhà nước.
Ngày 16-12-1997, GS.TS Nguyễn Duy Gia thôi giữ chức Giám đốc. GS.TS.
Vũ Huy Từ – nguyên Phó Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ, Phó Giám đốc
Học viện – được giao trách nhiệm Phó Giám đốc điều hành theo Quyết định
số 108/TTg của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 25-9-1998, Tiến sĩ Nguyễn
Ngọc Hiến – nguyên Thứ trưởng Bộ Tư pháp – được bổ nhiệm làm Giám


đốc theo Quyết định số 885/TTg của Thủ tướng Chính phủ. Ngày 31-122006, TS Nguyễn Ngọc Hiến thôi giữ chức Giám đốc Học viện. Ngày 0101-2007, PGS. TS Nguyễn Hữu Khiển – Phó Giám đốc Học viện được giao
trách nhiệm Phó Giám đốc điều hành theo Quyết định số 09/QĐ-BNV ngày
08-01-2007 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc phân công thực hiện nhiệm vụ
điều hành các hoạt động công tác của Học viện Hành chính Quốc gia.
Quyết định số 123/2002/QĐ-TTg Ngày 19-9-2002 của Thủ tướng Chính
phủ, Học viện từ cơ quan thuộc Chính phủ được chuyển vào Bộ Nội vụ.
Ngày 13-11-2003, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 234/2003/
QĐ-TTg về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Học viện Hành
chính Quốc gia
Từ tháng 5 năm 2007, hợp nhất Học viện Hành chính Quốc gia và Học viện
Chính trị – Hành chính quốc gia Hồ Chí Minh theo Quyết định số 60QĐ/TW ngày 07-5-2007 của Bộ Chính trị. Học viện Hành chính Quốc gia
được đổi tên thành Học viện Hành chính. PGS.TS Nguyễn Trọng Điều –

nguyên Thứ trưởng Bộ Nội vụ được bổ nhiệm làm Giám đốc Học viện Hành
chính theo Quyết định số 529-QĐNS/TW ngày 18-8-2007 của Ban chấp
hành Trung Ương. Từ ngày 1/7/2009, PGS.TS Nguyễn Đăng Thành – Phó
Giám đốc Học viện Chính trị – Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Bí thư
Đảng ủy Học viện Chính trị – Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh được bổ
nhiệm làm Giám đốc Học viện Hành chính.
Thực hiện kết luận Hội nghị Trung ương 7 (Khóa XI), Học viện chuyển về
trực thuộc Bộ Nội vụ. Và theo kết luận tại phiên họp thường kỳ tháng
11/2013 của Chính phủ, Học viện lấy tên gọi Học viện Hành chính Quốc gia.
Hiện nay, Học viện do NGƯT.PGS.TS. Triệu Văn Cường - Ủy viên Ban Cán


sự Đảng, Phó Bí thư Đảng ủy Bộ Nội vụ, Thứ trưởng Bộ Nội vụ phụ trách,
điều hành.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện
* Chức năng của Học viện:
Từ khi Học viện Hành chính Quốc gia được hợp nhất vào hệ thống Học viện
Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh(tháng 5/2007) đến nay vẫn
chưa có văn bản pháp lý riêng quy định chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ
máy của Học viện Hành chính Quốc gia. Hiện nay, Bộ Nội vụ đã trình Thủ
tướng Chính phủ dự thảo Quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Học viện.
Quyết định số 234/2003/QĐ-TTg ngày 13/11/2003 của Thủ tướng
Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của
Học viện Hành chính Quốc gia (giai đoạn thuộc Bộ Nội vụ) về pháp lý
không còn hiệu lực nhưng Học viện Hành chính Quốc gia về cơ bản vẫn
đang vận dụng các chức năng, nhiệm vụ theo Quyết định sơ 234/2003/QĐTTg. Học viện Hành chính Quốc hiện đang thực hiện chức năng cụ thể sau:
- Học viện Hành chính Quốc gia là tổ chức sự nghiệp của Bộ Nội vụ
và chịu sự quản lý nhà nước của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
- Học viện Hành chính Quốc gia là Trung tâm Quốc gia, tự chủ và tự

chịu trách nhiệm về tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của
pháp luật; thực hiện các chức năng: đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước, các chức danh công chức hành chính các cấp, cán
bộ, công chức cơ sở, công chức dự bị, đội ngũ giảng viên, nghiên cứu viên
các chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước; nghiên cứu khoa học
hành chính và tư vấn cho Chính phủ trong lĩnh vực hành chính và quản lý
nhà nước.
- Học viện Hành chính Quốc gia có con dấu hình Quốc huy.
* Nhiệm vụ, quyền hạn của Học viện


Học viện có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1.

Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ hành
chính

a) Cán bộ, công chức, viên chức hành chính nhà nước ngạch chuyên
viên, chuyên viên chính, chuyên viên cao cấp và các chức danh công chức
hành chính các cấp;
b) Cán bộ, công chức, viên chức nhà nước chuyên ngành hành chính
trong bộ máy hành chính các cấp từ trung ương đến cơ sở.
c) Giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ quản lý thống nhất và hướng dẫn thực
hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức
nhà nước về hành chính và quản lý nhà nước.
2. Tổ chức bồi dưỡng kiến thức pháp luật, quản lý nhà nước, quản lý
hành chính đối với đại biểu Hội đồng nhân dân cấp tỉnh và tổ chức đào tạo
tiếng dân tộc cho cán bộ, công chức, viên chức công tác tại các vùng dân tộc
theo sự chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
3. Đào tạo tiền công vụ cho công chức dự bị trước khi bổ nhiệm vào

ngạch công chức nhà nước.
4. Đào tạo chính quy, không chính quy bậc cử nhân và bậc sau đại học
các chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước theo quy định của pháp
luật.
5. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ giảng viên về hành chính và quản lý
nhà nước cho các cơ sở đào tạo, bồi dưỡng có chuyên ngành hành chính và
quản lý nhà nước.
6. Nghiên cứu khoa học hành chính và quản lý nhà nước, ứng dụng
tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ cho công tác giảng dạy của Học viện,
của các trường, các trung tâm đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên
chức hành chính nhà nước trong phạm vi cả nước; cung cấp những luận cứ
khoa học, thực tiễn, tư vấn cho Bộ Nội vụ và Chính phủ về chiến lược, biện


pháp nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức nhà nước,
cải cách bộ máy và nền hành chính nhà nước.
7. Chủ trì hoặc tham gia, phối hợp với các đơn vị của Bộ Nội vụ xây
dựng các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản khác trình các cấp có
thẩm quyền:
a) Chiến lược, quy hoạch, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước dài hạn và ngắn hạn;
b) Quy chế quản lý và cấp văn bằng, chứng chỉ cho học viên đã qua
các khóa đào tạo, bồi dưỡng về hành chính và quản lý nhà nước;
c) Quy chế tuyển sinh, quy chế về quyền lợi và nghĩa vụ của học viên,
quy chế bổ nhiệm học viên tốt nghiệp vào các ngạch công chức;
d) Quy chế giảng dạy, học và thi tốt nghiệp cho các khóa đào tạo, bồi
dưỡng về hành chính và quản lý nhà nước;
đ) Chương trình, kế hoạch nghiên cứu khoa học trong lĩnh vực hành
chính và quản lý nhà nước;
e) Chương trình, nội dung, giáo trình đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công

chức, viên chức nhà nước thuộc các loại hình đào tạo, bồi dưỡng.
8. Thống nhất tổ chức việc thực hiện các chương trình, nội dung đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nhà nước và trung cấp hành
chính trong cả nước.
9. Tổ chức biên soạn giáo trình, tài liệu đào tạo, bồi dưỡng công chức,
viên chức hành chính; hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn đối với các cơ sở
đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về hành chính và quản lý nhà nước trong việc
thực hiện các chương trình, nội dung, phương pháp giảng dạy, quy chế thi,
quy chế quản lý và cấp văn bằng, chứng chỉ.
10. Xây dựng và thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế với các Học viện,
trường Hành chính của các nước, các tổ chức quốc tế theo quy định của pháp
luật.


11. Quyết định và chỉ đạo thực hiện Chương trình cải cách hành chính
các tổ chức, đơn vị trực thuộc Học viện theo phân công của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ.
12. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm
theo quy định của pháp luật.
13. Xây dựng và quản lý đội ngũ giảng viên, nghiên cứu viên; quản lý
biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ,
khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ, công
chức, viên chức thuộc quyền quản lý; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các
chức danh lãnh đạo của các tổ chức thuộc Học viện Hành chính Quốc gia
theo quy định về phân cấp quản lý của Bộ trưởng Bộ Nội vụ.
14. Quản lý tài chính, tài sản được giao; quản lý ngân sách được phân
bổ và các nguồn vốn khác theo quy định của pháp luật.
15. Học viện Hành chính Quốc gia được nhận các văn bản, tài liệu và
các thông tin cần thiết của Chính phủ và các Bộ, các cơ quan ngang Bộ và
các cơ quan khác thuộc Chính phủ; được đề nghị các Bộ, các cơ quan ngang

Bộ, các cơ quan khác thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương cử cộng tác viên tham gia giảng dạy, nhận và hỗ
trợ học viên thực tập, khảo sát thực tế, phối hợp trong công tác nghiên cứu
khoa học hành chính và quản lý nhà nước.
16. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng Bộ Nội vụ giao.
Đối với các hệ đào tạo, bồi dưỡng của Học viện Hành chính Quốc gia
xác định:
- Hệ đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về hành chính và quản lý nhà nước.
- Hệ đào tạo tiền công vụ.
- Hệ đào tạo đại học hành chính chính quy, không chính quy và sau
đại học theo các chuyên ngành hành chính và quản lý nhà nước.


- Hệ đào tạo, bồi dưỡng giảng viên, nghiên cứu viên về hành chính và
quản lý nhà nước.
- Hệ đào tạo, bồi dưỡng chuyên đề.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Học viện
a) Lãnh đạo Học viện:
Học viện Hành chính Quốc gia có Giám đốc, giúp việc Giám đốc có
các Phó Giám đốc. Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia do Thủ tướng
Chính phủ bổ nhiệm theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ. Hiện nay, Giám
đốc Học viện chưa được bổ nhiệm, Học viện do NGƯT.PGS.TS. Triệu Văn
Cường - Ủy viên Ban Cán sự Đảng, Phó Bí thư Đảng ủy Bộ Nội vụ, Thứ
trưởng Bộ Nội vụ phụ trách, điều hành.
Các Phó Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia do Bộ trưởng Bộ
Nội vụ bổ nhiệm theo đề nghị của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia.
Các Phó Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia chịu trách nhiệm trước
Thứ trưởng Bộ Nội vụ, NGƯT.PGS.TS. Triệu Văn Cường về việc giải quyết
các công việc Học viện đã được phân công nhiệm vụ.
b) Các cơ sở:

1. Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh;
2. Cơ sở thành phố Huế;
3. Phân viện Tây Nguyên.
Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập các khu vực theo đề nghị của Bộ
trưởng Bộ Nội vụ.
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Cơ sở, Phân viện
do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định theo đề nghị của Giám đốc Học viện Hành
chính Quốc gia.
c) Các Phòng, ban
1. Ban Tổ chức cán bộ;


2. Ban Đào tạo;
3. Ban Hợp tác quốc tế;
4. Văn phòng;
5. Ban Thanh tra Giáo dục - Đào tạo.
6. Văn phòng Đảng ủy
7. Phòng tư vấn xây dựng dự án cơ sở mới Học viện Hành chính
8. Phòng kế hoạch tài chính
9. Phòng khảo thí và đảm bảo chất lượng
d) Các Khoa, bộ môn, tổ chức khác
1. Khoa Đào tạo, Bồi dưỡng công chức và tại chức;
2. Khoa Sau đại học;
3. Khoa Lý luận cơ sở;
4. Khoa Nhà nước và Pháp luật;
5. Khoa Hành chính học;
6. Khoa Văn bản và Công nghệ hành chính;
7. Khoa Quản lý nhà nước về kinh tế;
8. Khoa Quản lý nhà nước về xã hội;
9. Khoa Quản lý tài chính công;

10. Khoa Tổ chức và Quản lý nhân sự;
11. Khoa Quản lý nhà nước về đô thị và nông thôn;
12. Khoa đào tạo bồi dưỡng Công chức và Tại chức;
13. Tạp chí Quản lý nhà nước.
đ) Các viện, Trung tâm:
1. Viện Nghiên cứu Khoa học Hành chính;


2. Trung tâm Tin học - Thư viện;
3. Trung tâm ngoại ngữ;
4. Trung tâm Tin học hành chính và công nghệ thông tin.
e) Các tổ chức chính trị - xã hội
1. Công đoàn Học viện
2. Đoàn Thanh niên hội sinh viên Học viện
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Tổ Văn thư – Lưu trữ
1.2.1. Tình hình tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ
Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Học
viện; căn cứ vào khối lượng công việc giải quyết hằng ngày; Học viện đã bố
trí cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ. Tại Văn phòng Học viện đã có Tổ
Văn thư – Lưu trữ đặt trong phòng Hành chính – Tổng hợp giúp Chánh Văn
phòng quản lý hồ sơ; lý lịch cán bộ công chức, viên chức; bảo quản giữ gìn
hồ sơ, tài liệu tại Học viện.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Tổ Văn thư – Lưu trữ
* Chức năng của Tổ Văn thư – Lưu trữ
Tổ Văn thư – Lưu trữ đặt trong Phòng Hành chính – Tổng hợp thuộc
Văn phòng Học viện có chức năng giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho
Lãnh đạo Học viện thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ của Học viện.
* Nhiệm vụ và quyền hạn của Tổ Văn thư – Lưu trữ
- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng các văn bản của Học viện hướng

dẫn thực hiện các quy định về công tác Văn thư – Lưu trữ;


- Thực hiện thống kê về văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp
luật;
- Giúp Chánh Văn phòng xây dựng kế hoạch trình Lãnh đạo Học viện
phê duyệt để chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào
công tác Văn thư – Lưu trữ; hàng năm tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ
chuyên môn cho cán bộ, công chức, viên chức;
- Hướng dẫn các đơn vị trực thuộc Học viện thực hiện công tác Văn
thư – Lưu trữ;
- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt
động văn thư, lưu trữ trong Học viện;
- Thực hiện các nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan trong Học viện cụ thể:
+) Giúp Lãnh đạo Học viện hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp, lưu hồ
sơ, tài liệu;
+) Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và
tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ;
+) Tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của Lãnh đạo Học
viện.
- Thực hiện các nhiệm vụ của Văn thư cơ quan được quy định tại
khoản 2, Điều 29, Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác
Văn thư cụ thể:
+) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
+) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân;
+) Giúp Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính theo dõi, đôn
đốc việc giải quyết văn bản đến;


+) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,

duyệt, ký ban hành;
+) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;
+) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi;
+) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu;
+) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tục
cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức;
+) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu
khác.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Tổ Văn thư – Lưu trữ
Tổ Văn thư – Lưu trữ đặt trong phòng Phòng Hành chính – Tổng Hợp
thuộc Văn phòng Học viện. Hiện nay, Tổ Văn thư – Lưu trữ đã phân công
Tổ trưởng, bao gồm 03 cán bộ chuyên trách: 01 cán bộ vừa làm công tác
quản lý văn bản vừa kiêm nhiệm làm công tác Lưu trữ; 01 cán bộ chuyên
trách bảo quản và sử dụng con dấu; 01 cán bộ làm công tác quản lý văn bản,
chuyển giao văn bản đến và cấp giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên
chức trong Học viện. Trình độ chuyên môn: 03 cán bộ đào tạo Đại học
chuyên ngành khác ( được bồi dưỡng hệ trung cấp văn thư – lưu trữ); độ tuổi
từ 29 đến 40 tuổi.
Bố trí nơi làm việc: Tổ Văn thư – Lưu trữ được bố trí phòng làm việc
riêng. Đối với công tác Lưu trữ bố trí 01 cán bộ kiêm nhiệm phụ trách, tại
Học viện chưa bố trí cán bộ Lưu trữ trên kho. Do số lượng cán bộ Lưu trữ
còn thiếu, cơ sở vật chất chưa đảm bảo nên chất lượng công tác Lưu trữ
chưa đạt hiệu quả cao. Đối với công tác Văn thư, có 03 cán bộ chuyên trách
công tác Văn thư nên chất lượng đạt hiệu quả.


Về trang thiết bị: Phục vụ cho công tác Văn thư bao gồm: 01 máy vi
tính; 01 máy in; 01 máy scan; 01 máy photo; 01 máy fax. Trang thiết bị dùng

cho công tác Lưu trữ gồm: điều hòa; quạt trần; máy sao chụp; máy tính. Sơ
đồ cơ cấu phòng làm việc của Tổ Văn thư – Lưu trữ ( Phụ lục số 01)

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI
HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
2.1. Hoạt động quản lý
2.2.1. Xây dựng, ban hành văn bản về công tác Văn thư – Lưu trữ
Học viện Hành chính Quốc gia là tổ chức sự nghiệp của Bộ Nội vụ và
chịu sự quản lý nhà nước của Bộ trưởng Bộ Nội Vụ. Học viện đã vận dụng
nhiều các văn bản của các cơ quan quản lý cấp trên quy định về công tác
Văn thư – Lưu trữ. Đồng thời, Học viện đã xây dựng và ban hành “ Quy chế
công tác Văn thư – Lưu trữ kèm theo Quyết định số 3066/QĐ-HVHC ngày
27/9/2012 của Giám đốc Học viện” ( Phụ lục số 02) . Việc ban hành quy chế
công tác Văn thư – Lưu trữ đã thống nhất các đơn vị, tổ chức trong hệ thống
Học viện hành chính Quốc gia về công tác Văn thư – Lưu trữ.
2.1.2. Đào tào, bồi dưỡng nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ
Công tác Văn thư – Lưu trữ tại Học viện được đặt trong bộ phận văn
phòng và được bố trí 03 cán bộ làm công tác Văn thư – Lưu trữ. Đội ngũ cán
bộ đều được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, có phẩm chất tốt, có bản lĩnh
chính trị vững vàng, có kinh nghiệm và sáng tạo trong công tác. Hằng năm,
Học viện đã tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ cho cán bộ
nâng cao trình độ nghiệp vụ mang lại hiệu quả giải quyết công việc.


2.1.3. Tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng những thành tựu khoa
học công nghệ vào công tác Văn thư – Lưu trữ
Việc tổ chức nghiên cứu khoa học tại Học viện có 01 đề tài nghiên
cứu khoa học về công tác Văn thư – Lưu trữ cấp cơ sở đã được nghiệm thu
vào năm 2016. Học viện đã ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác
Văn thư để đáp ứng kịp thời cho quá trình giải quyết công việc kịp thời. Tuy

nhiên, đối với công tác Lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, khoa học
công nghệ chưa được áp dụng, đội ngũ cán bộ Lưu trữ vẫn còn thiếu dẫn đến
hiệu quả công tác Lưu trữ chưa cao.
2.1.4. Quản lý phông lưu trữ Học viện
Trong thực tế, Học viện hiện nay được chuyển từ Trường Hành chính
Trung ương. Tuy nhiên, ngày 12/5/1980 trường đã có lần sáp nhập giữa
Trường Hành chính Trung ương và Kinh tế Trung ương thành Trường Hành
chính và Kinh tế Trung ương nhưng đến ngày 08/6/1981 thì lại tách Trường
Hành chính và Kinh tế Trung ương thành hai trường là Trường Hành chính
Trung ương và Trường quản lý Kinh tế Trung ương. Trong thời gian ngắn
nên khối tài liệu sản sinh ra không nhiều và tổ chức bộ máy chưa thay đổi,
nếu tách ra thành hai phông thì tài liệu sẽ bị gián đoạn. Vì vậy, Lưu trữ Học
viện quản lý một phông đó là “ Phông Lưu trữ của Học viện Hành chính
Quốc gia”, tất cả tài liệu đã phản ánh được toàn bộ quá trình hình thành và
phát triển của Học viện.
2.1.5. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác
Văn thư – Lưu trữ của Học viện
Thanh tra, kiểm tra để đánh giá các chính sách, kế hoạch quản lý thực
hiện công tác văn thư – lưu trữ, chất lượng xử lý thông tin có đúng hay


không để kịp thời sửa đổi phù hợp với thực tế. Tuy nhiên, tại Học viện việc
tổ chức thanh tra, kiểm tra về công tác Văn thư – Lưu trữ vẫn còn nhiều
thiếu sót và hạn chế, dẫn đến việc giải quyết hay xử lý vi phạm quy chế về
công tác này chưa thực sự được quan tâm.
2.1.6. Hợp tác quốc tế về Văn thư – Lưu trữ
Tại Học viện, hoạt động hợp tác quốc tế về Văn thư – Lưu trữ chưa
được chú trọng quan tâm như việc mời các Giáo sư, Tiến sĩ của các Trường
đào tạo về Văn thư – Lưu trữ của các nước trên thế giới, tổ chức hội thảo
quốc tế, các sự kiện hội thảo khoa học nghiệp vụ để nâng cao nghiệp vụ cho

cán bộ công chức, viên chức là không có. Việc triển khai cập nhật các thông
tin khoa học nghiệp vụ vào công tác Văn thư – Lưu trữ tại Học viện giúp
việc nâng cao hiệu quả công việc nhưng vẫn chưa được tiến hành thường
xuyên.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Đối với công tác Văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục
vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan
đơn vị. Công tác Văn thư bao gồm các công việc liên quan đến soạn thảo và
ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá
trình hoạt động của tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác Văn
thư.
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản
Để đảm bảo về nội dung và thể thức của văn bản, cán bộ chuyên môn
các đơn vị của Học viện tiến hành soạn thảo các văn bản mà đơn vị muốn
phát hành, chủ yếu là các văn bản hành chính thông thường như quyết định,


biên bản, giấy giới thiệu, giấy đi đường, kế hoạch, công văn, giấy mời, hợp
đồng lao động,.. Căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Học viện đã ban hành văn bản đúng thẩm quyền của mình, thực hiện
đúng trình tự. Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo văn bản được xây dựng
dựa trên yêu cầu thực tế đối với văn bản đó. Cán bộ chuyên môn Học viện
đã tiến hành theo đúng trình tự soạn thảo bao gồm:
Bước 1: Xác định mục đích và nội dung vấn đề cần văn bản hóa, xác
định tên loại và đối tượng của văn bản
Bước 2: Thực hiện soạn thảo: Cán bộ chuyên môn ở các đơn vị tiến
hành các công việc: Thu thập và xử lý thông tin; Xây dựng đề cương và viết
bản thảo; Duyệt và Trình ký; Nhân bản văn bản.
Bước 3: Hoàn thiện văn bản để ban hành. Văn thư Học viện ghi số;

ngày, tháng, năm ban hành và đóng dấu.
2.2.1.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp
luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,
văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.
Việc quản lý văn bản đi được Văn thư Học viện thực hiện theo quy
trình tương đối chặt chẽ. Cụ thể Văn thư Học viện đã tiến hành đúng theo
quy trình cụ thể hóa sau:
•

Bước 1: Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Kiểm tra
thể thức và---------------------------------------------------------------------------------------• Bước 4: Làm
• Bước 3:
kỹ thuật
thủ tục phát
Nhân
• Bước 2:
trình bày
hành, chuyển
bản, đóng
văn bản;
Đăng
phát và theo
dấu cơ
ghi số và
ký văn
dõi việc
quan và
ngày,

bản đi
chuyển phát
dấu mức
tháng, năm
văn bản đi
độ khẩn,
của văn
mật
bản

Bước 5:
Lưu văn
bản đi


Sau khi văn bản từ các phòng, ban, khoa xin trình ký Lãnh đạo Học viện
được chuyển cho trưởng các đơn vị xem xét về mặt thể thức, tính hợp pháp
của văn bản. Sau khi hoàn tất về mặt thể thức Chánh Văn phòng ký duyệt về
mặt thể thức và bộ phận Thư ký tổng hợp trình Lãnh đạo Học viện ký ban
hành. Sau đó, chuyển cho văn thư Học viện đăng ký số, ghi ngày tháng văn
bản, vào sổ đăng ký công văn đi. Trong quá trình thực tập tại Học viện, em
nhận thấy phòng Văn thư đã bố trí lắp đặt máy vi tính có nối mạng, có cài
đặt phần mềm đăng ký văn bản nhưng đã bị hỏng. Vì vậy, việc đăng ký văn
bản đi bằng sổ vẫn là phổ biến và thông dụng nhất. Năm 2016, tổng số văn
bản đi của Học viện có khoảng 7076 văn bản (Quyết định và Công văn đối
với Học viện và Văn phòng Học viện).
-

Mẫu bìa sổ: Sổ đăng ký Công văn đi ( Phụ lục số 03)

-

Phần đăng ký văn bản đi: gồm 08 cột ( Phụ lục số 04)
Căn cứ vào nơi nhận của văn bản đi Văn thư Học viện, các đơn vị, phòng,
ban đã tiến hành nhân bản theo đúng số lượng. Sau khi đã đăng ký vào sổ thì
Văn thư tiến hành chuyển phát văn bản tới các đơn vị, cá nhân có liên quan.
Những văn bản khẩn, mật thì phải giải quyết nhanh chóng, kịp thời. Đối với
văn bản gửi nội bộ trong Học viện chuyển trực tiếp và người nhận phải ký
nhận văn bản. Tuy nhiên, do hình thức Văn thư phân tán mà Thư ký của các
đơn vị phòng, ban; cá nhân có liên quan đến trực tiếp tại Văn thư Học viện
để nhận văn bản. Mỗi văn bản được phát hành ra được lưu lại 02 bản: bản
gốc lưu tại Văn thư Học viện; bản chính lưu tại đơn vị soạn thảo văn bản.
2.2.1.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn
bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến các cơ quan,
tổ chức. Công tác tổ chức và quản lý văn bản đến được cán bộ Văn thư Học
viện thực hiện theo đúng trình tự sau:
Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến