THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN XÃ YÊN SƠN

MỤC LỤC
MỤC LỤC........................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
Chương 1..........................................................................................................4
GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN.............................4
1.1. Lịch sử hình thành,chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn...................................................4
1.1.1. Lịch sử hình thành...........................................................................4
1.1.2. Vị trí chức năng...............................................................................5
1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn.......................................................................5
1.1.4. Cơ cấu tổ chức...............................................................................10
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức
của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn.........................................11
1.2.1.Vị trí ,chức năng.............................................................................11
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.....................................................................12
1.2.3. Cơ cấu tổ chức...............................................................................13
Chương 2........................................................................................................15
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN XÃ
YÊN SƠN.......................................................................................................15
2.1. Hoạt động quản lý............................................................................15
2.1.1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ.................................................15
2.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ................................................15
2.2. Hoạt động nghiệp vụ........................................................................17
2.2.1. Công tác văn thư............................................................................17
2.2.1.1. Công tác soạn thảo văn bản........................................................17
2.2.1.2. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. . .18
2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu.......................................................19
2.2.2. Công tác lưu trữ.............................................................................20

2.2.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu.......................................................20
2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu...............................................................21
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu..........................................................................21
2.2.2.4. Thống kê tài liệu lưu trữ và xây dựng công cụ tra cứu tìm tài liệu
.................................................................................................................21
2.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ.............................................................22
2.2.2.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.................................................22
2.3. Nhận xét, đánh giá về thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy
ban nhân dân xã Yên Sơn........................................................................23
2.3.1. Ưu điểm.........................................................................................23
2.3.2. Hạn chế..........................................................................................23
2.3.3. Nguyên nhân..................................................................................24
Chương 3........................................................................................................25
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN
SƠN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC
VĂN THƯ – LƯU TRỮ................................................................................25
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được......................................................................................25
3.2. Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Ủy
ban nhân dân xã Yên Sơn........................................................................26
3.2.1. Hoạt động quản lý.........................................................................26
3.2.2. Hoạt động nghiệp vụ.....................................................................26
3.2.3. Tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư –lưu trữ.........27
3.2.4. Hiện đại hóa công tác văn thư, lưu trữ..........................................28
3.3. Một số khuyến nghị:.........................................................................28
3.3.1. Đối với Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn...........................................28
3.3.2. Đối với bộ môn, khoa, trường.......................................................28
3.3.2.1. Đối với bộ môn...........................................................................28
3.3.2.2. Đối với khoa, trường..................................................................28

KẾT LUẬN....................................................................................................30
PHỤ LỤC.......................................................................................................32


LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước hiện nay, vấn đề đào
tạo đội ngũ tri thức trẻ luôn được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu. Vì
vậy thế hệ trẻ không ngừng học tập, rèn luyện, tu dưỡng bản thân để phù hợp
với sự phát triển của đất nước. Đặc biệt, đất nước ta đang thực hiện cải cách
nền Hành chính Quốc gia thì việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Công tác Văn
thư-Lưu trữ đã đóng góp một phần quan trọng không thể thiếu trong công
cuộc đổi mới và phát triển của đất nước.
Văn thư –Lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu được đối với bất cứ
một cơ quan, tổ chức nào. Văn thư là nơi cung cấp và lưu trữ nguồn thông tin
quan trọng và tin cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ cho lãnh đạo chỉ đạo,
quản lý, điều hành các công việc của cơ quan. Lưu trữ là nơi bảo quản, tu bổ,
phục chế tài liệu lư trữ có giá trị phục vụ mục đích quản lý, tra tìm về sau. Vì
vậy Trường Đại Học Nội vụ Hà Nội đã và đang đào tạo đội ngũ cán bộ Văn
thư-Lưu trữ với chuyên môn, nghiệp vụ vững chắc, chuyên nghiệp để đáp ứng
những nhu cầu tất yếu của đất nước
Công tác văn thư - lưu trữ là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản,
phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức . Nội dung công
tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và
các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan tổ chức, lập hồ
sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quản lý và sử dụng con dấu trong
văn thư. Trong quá trình thực hiện phải đảm bảo tính nhanh chóng, chính xác,
hiện đại và bí mật.
Đối với mỗi sinh viên, quá trình thực tập và khảo sát thực tế tại các cơ
quan, tổ chức, là một học phần quan trọng và không thể thiếu trong quá trình

đào tạo sinh viên của các trường đại học, cao đẳng. Học phần này thực sự đã
mang lại cho sinh viên những giá trị, những kinh nghiệm thực tế, thiết thực và
hữu ích.
Đây không còn là quá trình sinh viên ngồi trên ghế giảng đường tìm hiểu,
1


nghiên cữu và trau dồi những kiến thức lý thuyết, lý luận nữa. Mà đây là sự trải
nghiệm công việc thực tế đang diễn ra hàng ngày, hàng giờ. Là sự vận dụng
những kiến thức lý luận mà sinh viên đã được truyền đạt trong quá trình học tập
trên giảng đường,để áp dụng vào thực tế-trực tiếp thực hiện và giải quyết công
việc.
Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá
trình tổ chức và thực hiện hoạt động quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức.
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên năm cuối đi thực tập
ngành nghề tại cơ quan, tổ chức nhằm giúp sinh viên áp dụng các kiến thức
được học tại trường vào quá trình thực tế công việc và với mục đích giúp sinh
viên hoàn thiện vốn kiến thức nhằm hoàn thiện bản thân và nâng cao trình độ
hiểu biết để phục vụ quá trình công tác sau này của sinh viên.
Cũng như các bạn sinh viên cùng chuyên nghành, là một sinh viên của
lớp Đại học chính quy lưu trữ học K13A, trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Em
được nhà trường tạo điều kiện tới thực tập tại UBND xã Yên Sơn, Thành phố
Tam Điệp, tỉnh Ninh Bình.
Đợt thực tập đã giúp em nhận ra được những điểm yếu của mình trong
các khâu nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong quá trình thực
hiện các thao tác, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, từ đây em có thể khắc phục
được những lỗ hổng về kiến thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết
không thể đáp ứng đủ.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế cùng sự kết
hợp với lý luận chuyên môn mà tôi đã đúc rút được tại cơ quan thực tập

. Báo cáo gồm 3 chương :
Chương 1: Giới thiệu về Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Ủy ban nhân dân
xã Yên Sơn.
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn
và đề xuất nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ
2


Trong thời gian thực tập tại Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn, được sự tận
tình chỉ bảo, giúp đỡ của các đồng chí lãnh đạo cũng như các cán bộ văn
phòng UBND xã Yên Sơn em đã được rèn luyện về kỹ năng chuyên môn và
tác phong làm việc của một nhân viên văn phòng. Hơn nữa nhà trường đã tạo
điều kiện cho em được tiếp cận thực tế với công việc giúp em hoàn thiện vốn
kiến thức đã tiếp thu được tại trường để áp dụng vào thực tế. Đúng với
phương châm của trường “Học thật, thi thật để ra đờ làm việc thật”.
Qua đây xin gửi lời cảm ơn đồng chí Lê Văn Vượng– cán bộ văn phòng
HĐND-UBND xã Yên Sơn đã truyền đạt và hướng dẫn tận tình và rèn luyện
cho em có tác phong làm việc chuyên nghiệp của một nhân viên văn phòng. Em
xin cảm ơn các đồng chí lãnh đạo Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn đã tiếp nhận em
về kiến tập tại cơ quan. Đồng thời em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới các
thầy,cô khoa Lưu trữ học đã hướng dẫn em hoàn thành tốt quá trình học tập.
Dù đã có nhiều cố gắng và tập trung nhiều công sức nhưng do trình độ
chuyên môn và kiến thức tích luỹ thực tế còn hạn chế, do vậy bài báo cáo còn
có thể có những sai sót. Em rất kính mong quý thầy cô đóng góp những ý kiến
quý báu, để em nhận ra những mặt còn hạn chế của mình, từ đó có những điều
chỉnh để hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Nguyễn Thị Thúy

3


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
GIỚI THIỆU VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ YÊN SƠN
1.1. Lịch sử hình thành,chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Ủy ban Nhân dân phường Lam Sơn.
1.1.1. Lịch sử hình thành
Yên Sơn là một xã nằm ở phía bắc thành phố Tam Điệp, cách trung tâm
thành phố 7 km, có đường quốc lộ 12B đi qua. Xã Yên Sơn có đường địa giới
hành chính như sau: phía Bắc giáp với phường Bắc Sơn, phía Tây giáp xã
Quang Sơn, và Đông giáp với phường Tân Bình, phía Tây giáp với xã Quảng
Lạc và giáp với xã Sơn Hà ( thuộc huyện Nho Quan). Tổng diện tích đất tự
nhiên là 1.539 ha. Trong đó, diện tích đất nông nghiệp chiếm khoảng 45%
diện tích trong xã, diện tích đất lâm nghiệp chiếm khoảng 38% diện tích đất
trong xã, diện tích đất chuyên dùng chiếm khoảng 2.1% diện tích đất trong xã,
đất khác 14.9% diện tích đất trong xã. Địa hình chủ yếu của xã Yên Sơn là đồi
núi xen các ruộng trũng nên thuận lợi cho sản xuất các loại cây trồng và chăn
nuôi.
Trên địa bàn xã, người dân sống chủ yếu bằng sản xuất nông nghiệp
như trồng lúa nước và cây màu nên cuộc sống nhìn chung còn kém phát triển.
Song nhờ có sự quan tâm, đầu tư, hỗ trợ trang thiết bị kĩ thuật và kiến thức
trong trồng trọt và chăn nuôi của nhà nước nên nền kinh tế, xã hội đang ngày
càng được mở rộng và phát triển. Cụ thể: diện tích lúa được đưa vào sử dụng
cả hai vụ đông xuân và vụ mùa lên 388 ha, sản lượng lúa cả hai vụ đạt 1035.8
tấn, đạt 96% chỉ tiêu.
Về chăn nuôi: đã đẩy mạnh phát triển chăn nuôi gia súc và gia cầm,
chăn nuôi thuỷ sản cũng được chú trọng đầu tư và phát triển; về lâm nghiệp:

đã chia cho từng hộ dân trông nom, thực hiện giao đất, giao rừng đến từng hộ,
bên cạnh đó còn trồng được 20ha rừng phòng hộ.

4


Về đầu tư xây dựng: nhiều dự án đầu tư vào xã được triển khai kịp thời
và thực hiện đúng tiến độ, bên cạnh đó còn tu sửa nhiều công trình quan trọng
như: giao thông, thuỷ lợi, lớp học, đặc biệt là đề án xây dựng nông thôn mới
trong đó tập trung trước mắt về xây dựng cơ sở hạ tầng thiết yếu như điện,
đường, trường, trạm.
Về giáo dục, văn hoá - xã hội: chất lượng giáo dục được nâng cao, luôn
duy trì kết quả phổ cập đúng độ tuổi, thực hiện đúng các chính sách hỗ trợ
học sinh con nhà nghèo. Hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao có
nhiều tiến bộ. Thực hiện tốt các chính sách xã hội, phong trào giúp nhau xoá
đói giảm nghèo, làm giàu chính đáng. Công tác phòng chống các tệ nạn được
thực hiện tốt, an ninh chính trị, trật tự xã hội được giữ vững, góp phần quan
trọng bảo đảm sự bình yên và phát triển lành mạnh của xã Yên Sơn.
1.1.2. Vị trí chức năng
Uỷ ban nhân dân cấp xã do Hội đồng nhân dân cấp xã bầu, là cơ quan
chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà
nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội
và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính
nhà nước từ Trung ương tới cơ sở.

1.1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn
• Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã thực hiện những nhiệm
vụ, quyền hạn sau:
- Quyết định biện pháp thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội
hàng năm; kế hoạch sử dụng lao động công ích hàng năm; biện pháp thực
5


hiện chương trình khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, khuyến công và
chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi theo quy hoạch chung. Xây
dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân
cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt; tổ chức thực
hiện kế hoạch đó.
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự
toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết
toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và
báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp.
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan
nhà nước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị
trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.
- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ
các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công
cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước
theo quy định của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng
các công trình kết cấu hạ tầng của xã, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự
nguyện. Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra,
kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của
pháp luật.

• Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu
thủ công nghiệp:
- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề
án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát
triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng,
vật nuôi trong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các
bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi.
6


- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu
bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai,
bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê
điều, bảo vệ rừng tại địa phương.
- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo
quy định của pháp luật.
- Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề
truyền thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công
nghệ để phát triển các ngành, nghề mới.
• Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vân tải:
- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã
theo phân cấp.
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp
luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật
quy định.
- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường
giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định
của pháp luật.
- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường

giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật.
• Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hôi, văn hoá thông tin và thể dục thể
thao:
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối
hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực
hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ
tuổi.
- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trên
7


quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn.
- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá
gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch
bệnh.
- Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể
thao; tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích
lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đình
liệt sĩ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡ
các gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
nương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chính
sách ở địa phương theo quy định của pháp luật.
- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sĩ; quy hoạch, quản lý nghĩa địa
ở địa phương.
• Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hộivà thi
hành pháp luật ở địa phương:

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây
dựng làng xã chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương.
- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch;
đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng,
huấn luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương.
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây
dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện
biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi
phạm pháp luật khác ở địa phương.
- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của
người nước ngoài ở địa phương. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và
8


chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng
dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự
do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp
luật.
• Trong lĩnh vực thi hành pháp luật:
- Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn
bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương;
- Quyết định biện pháp bảo hộ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm,
các quyền và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tài
sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương;
- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp
luật và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật.
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền.
- Tổ chức thực hiện hoặc phối hợp với các cơ quan chức năng trong

việc thi hành án theo quy định của pháp luật
- Tổ chức thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành chính theo
quy định của pháp luật.
• Trong việc xây dựng chính quyền địa phương.
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân
dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân cùng
cấp; bãi nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội
đồng nhân dân xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật;
- Bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân
bầu;
- Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định, chỉ thị trái pháp luật của Uỷ
ban nhân dân cùng cấp;
- Thông qua đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hành
9


chính ở địa phương để đề nghị cấp trên xem xét, quyết định.
• Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách dân tộc, cải thiện đời sống
vật chất và tinh thần, nâng cao dân trí của đồng bào các dân tộc thiểu số; bảo
đảm thực hiện quyền bình đẳng giữa các dân tộc, tăng cường đoàn kết toàn
dân và tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau giữa các dân tộc ở địa phương;
- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách tôn giáo, bảo đảm quyền
tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân địa phương theo quy định của pháp
luật.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn gồm 22 cán bộ, công chức trong biên chế
của cơ quan, còn lại là hợp đồng. Trong đó một số cán bộ có trình độ Đại học,
ngoài ra là các cán bộ được đào tạo với trình độ Cao đẳng, trung cấp chuyên
nghiệp.

* Cơ cấu thành viên.
Ban Lãnh đạo:
- Chủ tịch: Ông: Đinh Văn Bình
- Phó chủ tịch:
+ Ông: Nguyễn Cao Cường– Phó chủ tịch phụ trách văn hoá – xã hội.
Các uỷ viên UBND:
- Uỷ viên phụ trách công an: Ông: Nguyễn Ngọc Hân – Trưởng Công
an.
- Uỷ viên phụ trách quân sự: Ông: Lê Đại Nghĩa – Chỉ huy trưởng BCH
Quân sự.
* Các ban ngành chuyên môn thuộc UBND xã Yên Sơn:
1.Văn phòng – thống kê:
2. Công an
3.Quân sự:
4.Tài chính – kế toán:
10


5.Địa chính – xây dựng:
6.Tư pháp – Hộ tịch:
7.Văn hóa – Xã hội:
( Phụ lục 1)
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn
1.2.1.Vị trí ,chức năng
Để phục vụ cho hoạt động của UBND xã Yên Sơn được liên tục, không
bị gián đoạn thì văn phòng UBND xã phải thực hiện tốt một số các chức năng
cơ bản sau đây.
- Chức năng tham mưu tổng hợp: Đây là chức năng quan trọng của văn
phòng UBND xã. Văn phòng UBND xã là “tai mắt” nơi xử lý thông tin, cho

nên thông tin ngay sau khi được xử lý thì cán bộ văn phòng phải tổng hợp lại
và nêu lên những nội dung, thông tin trình lãnh đạo UBND, đồng thời đề xuất
ý kiến tham mưu cho lãnh đạo UBND xã. Tham mưu có nghĩa là đề xuất các
ý kiến, góp ý đối với việc đề ra các quyết định quản lý của lãnh đạo. Văn
phòng UBND xã thực hiện chức năng tham mưu tức là: có trách nhiệm đề
xuất ý kiến cho lãnh đạo UBND phường trong quá trình tổ chức, điều hành
hoạt động của UBND xã. Thực vậy, khi giải quyết công việc, lãnh đạo UBND
xã cũng căn cứ vào ý kiến đề xuất sáng tạo của cấp dưới và lựa chọn những
giải pháp (nếu có) từ đó đưa ra các quyết định đúng đắn trong hoạt động quản
lý của mình. Để có thể tham mưu đắc lực cho lãnh đạo UBND xã, văn phòng
phải thực hiện tốt các chức năng tiếp nhận, xử lý sàng lọc thông tin, vì đây là
cơ sở phục vụ cho việc tham mưu, tư vấn. Nhìn chung văn phòng UBND xã
có trách nhiệm tham mưu những vấn đề cơ bản sau:
+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các chiến lược phát triển kinh tế
lâu dài và quá trình xây dựng kế hoạch công tác ( năm, quý, tháng…) của
UBND xã.

11


+ Tham mưu giúp lãnh đạo UBND xã trong việc ban hành các Quyết
định quản lý để tổ chức, điều hành hoạt động của UBND xã.
+ Tham mưu trong quá trình xây dựng các đề án, báo cáo định kỳ, đột
xuất gửi UBND Quận, Thị…. Thông thường văn phòng UBND xã tham mưu
cho lãnh đạo xã dưới nhiều hình thức khác nhau như: Bằng văn bản hoặc trao
đổi trực tiếp với lãnh đạo. Các ý kiến tham mưu của Văn phòng UBND xã sẽ
giúp cho lãnh đạo UBND xã nắm được tình hình cụ thể và ban hành các quyết
định đúng đắn.
- Chức năng quản trị, hậu cần: Đây là một chức năng rất cần thiết của
văn phòng nói chung cũng như văn phòng UBND xã nói riêng. Thực hiện

chức năng hậu cần có nghĩa là văn phòng phải đảm bảo cơ sở vật chất,
phương tiện đi lại, trang thiết bị làm việc cho cán bộ trong cơ quan, đồng thời
cũng phải quan tâm đến đời sống của các cán bộ công nhân viên trong toàn cơ
quan. Ví dụ như: Uỷ ban nhân xã Yên Sơn muốn tổ chức một cuộc họp mở
rộng giữa Đảng uỷ, HĐND - UBND và các Ban ngành đoàn thể chính trị - xã
hội thì việc chuẩn bị cơ sở vật chất, ban hành giấy mời, phương tiện đi lại,
trang thiết bị, địa điểm, kinh phí….vv là thuộc chức năng và trách nhiệm của
bộ phận văn phòng. Như vậy, trong quá trình hoạt động để thực hiện được các
chức năng cơ bản đã đề cập ở trên, hoạt động của văn phòng UBND xã giữ
một vị trí hết sức quan trọng trong quá trình hoạt động của UBND xã. Hiệu
quả hoạt động của văn phòng UBND xã không thể đo được bằng giá trị kinh
tế cụ thể như các hoạt động khác, nhưng nó lại góp phần tạo ra những sản
phẩm có giá trị về kinh tế, chính trị và xã hội. Đồng thời là “cánh tay đắc lực”
trợ giúp cho lãnh đạo UBND xã ra các quyết định quản lý đúng đắn theo chế
độ. chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra.
1.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
Để đảm bảo cho các chức năng trên được thực hiện tốt thì văn phòng
UBND xã được giao những nhiệm vụ nhất định sau: Trong thực tế văn phòng
của chính quyền phường phải thực hiện nhiệm vụ mà
12

thông tư số


06/2012/TT-BNV ngày 30/11/2012 hướng dẫn về chức trách, tiêu chuẩn cụ
thể,nhiệm vụ và tuyển dụng công chức xã, Phường, thị trấn như: Tham mưu,
giúp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn trong
các lĩnh vực: Văn phòng, thống kê, tổ chức, nhân sự, thi đua, khen thưởng, kỷ
luật, tín ngưỡng, tôn giáo, dân tộc và thanh niên trên địa bàn theo quy định
của pháp luật; trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Xây dựng và theo dõi việc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác,
lịch làm việc định kỳ và đột xuất của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội
đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Giúp Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp xã tổ
chức các kỳ họp; chuẩn bị các điều kiện phục vụ các kỳ họp và các hoạt động
của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân cấp xã;
+ Tổ chức lịch tiếp dân, tiếp khách của Ủy ban nhân dân cấp xã; thực
hiện công tác văn thư, lưu trữ, cơ chế “một cửa” và “một cửa liên thông” tại
Ủy ban nhân dân xã; nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và chuyển đến Thường
trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xem xét, giải quyết theo thẩm
quyền;
+ Tổng hợp, theo dõi và báo cáo việc thực hiện quy chế làm việc của
Ủy ban nhân dân cấp xã và thực hiện dân chủ ở cơ sở theo quy định của pháp
luật;
+ Chủ trì, phối hợp với công chức khác xây dựng và theo dõi việc thực
hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội; tổng hợp, thống kê, báo cáo tình hình
phát triển công nghiệp, thương mại, dịch vụ và các hoạt động kinh tế - xã hội
trên địa bàn cấp xã; dự thảo các văn bản theo yêu cầu của Hội đồng nhân dân,
Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân
xã;
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
UBND xã Yên Sơn do HĐND bầu ra, là cơ quan hành chính nhà nước
ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật và các văn bản
13


của cơ quan nhà nước cấp trên và thực hiện Nghị quyết của HĐND cùng cấp.
Văn phòng UBND xã được bố trí 02 cán bộ với chức danh văn phòng – thống
kê có trách nhiệm giúp việc, tham mưu cho HĐND – UBND Phường.
(Phụ lục 2)

14


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN XÃ
YÊN SƠN
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ
Hiện nay, Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn chưa ban hành Quy chế công
tác văn thư – lưu trữ.
2.1.2. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
Để có thể thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác lưu trữ, Ủy ban nhân
dân xã Yên Sơn đã căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ
như:
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác Văn thư.
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính
phủ sửa đổi bổ sung Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004
của Chính Phủ về công tác văn thư.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính
phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính
phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức.
- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính

phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
15


- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy
định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
cơ quan
- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy
định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về
việc hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
Ngoài ra, thực hiện Kế hoạch số 18/KH-UBND ngày 20/01/2017 của Ủy
ban nhân dân Thành phố Tam Điệp về công tác Văn thư, Lưu trữ năm 2017, Ủy
ban nhân dân xã Yên Sơn xây dựng Kế hoạch công tác Văn thư, Lưu trữ năm
2017
Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và
thống nhất việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với yêu cầu thực tiễn.
Đưa hoạt động văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp, phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ, từng bước củng cố và xây dựng hệ thống kho lưu trữ, đáp ứng
ngày càng tốt hơn nhu cầu khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu của UBND, các
ngành, các lĩnh vực và của cán bộ công chức xã góp phần nâng cao chất
lượng, hiệu quả của hệ thống thể chế hành chính và chất lượng quản lý của cơ
quan nhà nước, thúc đẩy nhanh quá trình thực hiện cải cách hành chính trên
địa bàn xã.
Công tác xây dựng, ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác
VTLT
Các ngành, các lĩnh vực chuyên môn của UBND xã căn cứ vào quy
định của nhà nước, của cấp trên và các văn bản, Hướng dẫn về VTLT để rà

soát, văn bản mới đã ban hành xét thấy không còn phù hợp với quy định hiện
hành thì tham mưu cho UBND xã sửa đổi, bổ sung, thay thế văn bản cho phù
hợp với quy định của Nhà nước như:
- Danh mục hồ sơ của UBND xã;

16


- Danh mục thành phần tài liệu nộp lưu;
- Lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ tài liệu của các ngành, các lĩnh
vực của UBND xã.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác văn thư
2.2.1.1. Công tác soạn thảo văn bản
Qua quá trình khảo sát thực tế tại cơ quan, có thể khẳng định UBNN xã
Yên Sơn đã thực hiện tốt công tác ban hành quản lý, không có trường hợp nào
ban hành văn bản không đúng với thẩm quyền
• Thể thức văn bản
Qua khảo sát thực tế tại UBND xã Yên Sơn em thấy thể thức văn bản
được trình bày theo đúng quy định của Nhà nước.
UBND xã Yên Sơn đã áp dụng và tuân thủ đúng theo các văn bản quy
định hiện hành, quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản như:
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP
ngày 06/05/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Nhìn chung công tác soạn thảo văn bản của UBND xã Yên Sơn đã
được thực hiện đúng theo các quy định hiện hành, quy định về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm như đã trình bày ở trên, thì công
tác soạn thảo văn bản tại đây vẫn còn tồn tại một số những lỗi nhỏ như:

- Đánh máy sai.
- Không ghi ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Một số lỗi về phông chữ, cỡ chữ.
Quy trình soạn thảo văn bản gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị soạn thảo
Bước 2:Xây dựng bản thảo
17


Bước 3:Duyệt văn bản
Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm thủ tục ban hành
- Xử lý kỹ thuật, ký văn bản và ban hành theo thẩm quyền quy định.
Quy trình này thường áp dụng đối với các loại công văn, báo cáo, thông báo,
…
UBND xã Yên Sơn là cơ quan hành chính nhà nước cấp xã với chức
năng quản lý chung đối với mọi mặt đời sống kinh tế, chính trị, văn hoá, xã
hội của xã nên việc quản lý bằng văn bản là rất cần thiết. Những văn bản
thuộc thẩm quyền ban hành của UBND xã Yên Sơn như Quyết định, công
văn, thông báo, tờ trình, báo cáo, giấy mời,…theo Nghị định 09/2010/NĐ-CP
được dùng rất phổ biến ở UBND xã Yên Sơn để giao dịch trao đổi công tác,
thông báo, truyền đạt, phổ biến các chủ trương, chính sách, tình hình công tác
và các quyết định quản lý. UBND xã Yên Sơn mặc dù chưa ban hành được
văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ nhưng công tác văn thư lưu trữ được thực
hiện khá tốt, bởi UBND xã Yên Sơn luôn tuân thủ theo các văn bản của nhà
nước về công tác văn thư, lưu trữ. Việc ban hành những văn bản hành chính
được dựa trên Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 về
việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Uỷ ban nhân dân xã Yên Sơn luôn nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho
các cán bộ, nhân viên. Văn phòng UBND xã có 02 cán bộ văn phòng, thường
xuyên được tham gia các lớp tập huấn về công tác văn phòng, nâng cao trình

độ chuyên môn và luôn trau dồi, rèn luyện chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo
cho công tác văn phòng
2.2.1.2. Quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
* Quản lý và giải quyết văn bản đến:
Nguyên tắc giải quyết: Tất cả các văn bản đến đều phải thông qua văn
thư cơ quan để vào sổ đăng ký văn bản đến, sau đó văn bản được chuyển giao
qua thủ trưởng cơ quan. Khi tiếp nhận chuyển giao văn bản được chuyển giao,
ký nhận rõ ràng, đảm bảo bí mật, nhanh chóng, chính xác.
18


Sau khi tiếp nhận văn bản đến văn thư tiến hành vào sổ đăng ký văn
bản đến, ghi lại nhưng thông tin cơ bản của văn bản, sau khi vào sổ công văn
đến tât cả các văn bản phải sắp xếp theo từng loại để trình Chủ tịch, công văn
đến ngày nào phải chuyển giao ngày hôm đó, chậm nhất là sáng hôm sau
(Phụ lục 3).
* Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Để đảm bảo cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ
quan, đơn vị chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện. giúp cho cán bộ trong cơ
quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác, làm căn cứ cho cán bộ văn thư, lưu trữ
kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn. Giúp cho lãnh đạo
cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của
từng cán bộ thừa hành và nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên
trong cơ quan đơn vị đối với việc lập hồ sơ đồng thời là cơ sở cho việc nộp
lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, thì cơ quan trước tiên đã lập bản danh mục hồ
sơ thống kê những hồ sơ (dự kiến) mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một
thời gian nhất định (thường là một năm). (Phụ lục 4)
Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa đápứng được yêu cầu như: tài liệu
chưa được sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của
nhiêu hồ sơ còn thiếu nhưng không tìm được tài liệu bổ sung và vẫn còn tình

trạng giữ lâu tài liệu ở các bộ phận. Hiện nay số hồ sơ, tài liệu tồn đọng chưa
được chỉnh lý tại các bộ phận chuyên môn và lưu trữ cơ quan còn khá lớn. Tình
trạng hồ sơ, tài liệu còn đọng lại ở các phòng, bộ phận chưa thu hồi về lưu trữ cơ
quan theo quy định khá phổ biến. Việc bảo quản hồ sơ chủ yếu bằng hình thức tủ
cá nhân, và xếp đống tại các phòng làm việc chuyên môn. (Phụ lục số 5)
2.2.1.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Tại UBND xã Yên Sơn Văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động của
công tác văn thư cũng như việc quản lí và đóng dấu .

19


Nắm được tính chất quan trọng của Con dấu Cán bộ Văn phòng nói
chung là người chịu trách nhiệm quản lý và đóng dấu nói riêng đã thức hiện
việc sử dụng bảo quản dấu rất tốt .
UBND xã Yên Sơn sử dụng hai loại dấu là: Dấu cơ quan có quốc huy
và dấu văn phòng và các dấu như : Dấu mật , dấu khẩn, hoả tốc , dấu đến ,
dấu chức danh của các chủ tịch và các phó chủ tịch.
Dấu được đóng đúng quy định , chỉ đóng lên những văn bản có đầy đủ
thông tin và chữ ký hợp lệ , không đóng dấu lên giấy trắng hay những văn bản
không đúng thể thức . Dấu được đóng vào 1/3 chữ ký lệch về bên trái , cơ
quan dùng mực dấu là mực đỏ để đóng lên văn bản.
Qua quá trình khảo sát thực tế tại UBND xã tôi thấy công tác quản lí và
sử dụng con dấu tại cơ quan như sau: Dấu của UBND xã Yên Sơn được bảo
quản cẩn thận, lau chùi sạch sẽ , đặt vào ngăn tủ tại cơ quan , có khoá tủ chắc
chắn .Dấu chỉ đóng vào những Văn bản có đầy đủ thông tin và chữ ký hợp lệ .
Dấu đóng đúng quy định của Nhà nước.
2.2.2. Công tác lưu trữ
2.2.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu
Thu thập và bổ sung tài liệu là khâu nghiệp vụ xác định nguồn tài liệu

và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu và phông lưu trữ cơ quan phông lưu
trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn sắp xếp chuyển giao vào các kho lưu trữ theo
quyền hạn và phạm vi được Nhà nước quy định.
Các nguồn thu thập chủ yếu ở Ủy ban chủ yếu từ các phòng, ban, đơn
vị thuộc Ủy ban. Trên thực tế ở Ủy ban nhân dân xã Yên Sơn, do công tác
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan đã được quan tâm chỉ đạo tích cực,
dẫn đến việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan kết quả đạt được chưa
cao, chưa có hiệu quả. Ngoài ra, việc các phòng ban còn giữ lại tài liệu và
không giao nộp vào lưu trữ đã làm cho việc thu thập bổ sung tài liệu để xác
định gặp nhiều khó khăn.
(Phụ lục 5)
20


2.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân
theo giá trị của chúng về các mặt chính trị, văn hóa, khoa học và các giá trị
khác.
Hiện nay, do công tác thu thập tổ chức không đồng đều cho nên việc
quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình
hoạt động của Ủy ban hầu như là không được thực hiện toàn diện đồng bộ.
2.2.2.3. Chỉnh lý tài liệu
Việc chỉnh lý tài liệu, hủy tài liệu hết giá trị không được thực hiện thường
xuyên vì cán bộ phụ trách không có chuyên môn về văn thư lưu trữ, mặt khác do
việc lưu trữ không có khoa học, hệ thống nên việc tìm các tài liệu hết giá trị cũng
rất khó. Năm 2016, UBND xã đã tiến hành các bước theo quy trình để tiêu hủy
một số tài liệu hết giá trị và hết hạn lưu trữ.
Hiện nay, để chỉnh lý được khối tài liệu của Ủy ban từ khi thành lập đến

nay cần phải có sự quan tâm và đầu tư kinh phí lớn từ phía lãnh đạo cơ quan.
Bởi thực trạng công tác thu thập nêu trên cũng như thực tế nhân sự làm công
tác lưu trữ hiện có chưa đáp ứng được nhu cầu chỉnh lý, cho nên những năm
qua, công tác này phải thực hiện qua các đợt thuê khoán các đơn vị bên ngoài.
Điều này chỉ giải quyết bước đầu tình trạng tồn đọng tài liệu để bảo quản tài
liệu tốt hơn, nhưng bị lệ thuộc vào kinh phí từng đợt, chất lượng hồ sơ không
đồng bộ giữa các lần làm.
2.2.2.4. Thống kê tài liệu lưu trữ và xây dựng công cụ tra cứu tìm tài
liệu
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần nội dung, tình hình
tài liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê.

21


Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu nhằm khai thác thông tin
đối tượng, nhằm bổ sung thông tin về lý lịch, kết quả điều tra, xử lý đối tượng
vào cơ sở dữ liệu. Chủ động cung cấp thông tin về đối tượng cho các phòng
ban, đơn vị để giải quyết các công việc của Ủy ban
Hiện nay, do thực trạng công tác thu thập, xác định giá trị cũng như
chỉnh lý tài liệu nêu trên cũng như thực tế nhân sự làm công tác lưu trữ hiện
có nên công tác này chỉ được thực hiện một cách máy móc và có lệ để báo cáo
lên cấp trên.
2.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ
Tình trạng kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu: Do điều kiện
cơ sở vật chất của địa phương còn gặp nhiều khó khăn nên chưa có kho lưu
trữ và trang thiết bị bảo quản theo quy định. Các tài liệu của cơ quan chủ yếu
tự bảo quản, lưu trữ ở từng bộ phận. Để phần nào khắc phục tình trạng tài liệu
chất đống, không bảo quản được UBND xã đã bố trí 1/2 diện tích phòng làm

việc để bảo quản tài liệu một cách thủ công đơn giản, tuy nhiên việc bố trí sắp
xếp chưa được khoa học, năm 2016 UBND xã đã đầu tư mua 03 tủ tài liệu cá
nhân ở các phòng làm việc.
Tuy đã có giá theo tiêu chuẩn nhưng lại không có tài liệu để bảo quản
cũng do không có kho lưu trữ chuyên dụng, mà chỉ là kho tạm, không đáp
ứng các yêu cầu về bảo quản tài liệu
(Phụ lục 6)
2.2.2.6. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Do chưa có kho lưu trữ chuyên dụng cho nên công tác tổ chức khai thác
sử dụng chưa được thực hiện và chỉ được tổ chức thực hiện ở các phòng ban
đơnvị thuộc Ủy ban. Bởi hồ sơ tài liệu sau khi lập sẽ được bảo quản ngay tai
phòng, ban đó.

22