Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ tại UBND huyện Đà Bắc

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................4
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN ĐÀ BẮC............4
1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND huyện Đà Bắc.........................................................................................4
1.1 Giới thiệu chung về huyện Đà Bắc..............................................................4
1.2. Chức năng của UBND huyện Đà Bắc.........................................................5
1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đà Bắc........................................5
1.3.1. Trong lĩnh vực kinh tế...........................................................................5
1.3.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai6
1.3.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp...............................6
1.3.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải........................................6
1.3.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch.....................................6
1.3.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao
.........................................................................................................................7
1.3.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường..........7
1.3.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội.............7
1.3.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo..........8
1.3.10. Trong việc thi hành pháp luật..............................................................8
1.3.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính.....8
1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đà Bắc..................................................9
2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ
phận văn thư, lưu trữ của cơ quan....................................................................13
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ Ở
UBND HUYỆN ĐÀ BẮC..................................................................................17
2.1. Hoạt động quản lý.....................................................................................17

2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư-lưu trữ.............................................17
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.2 Tuyên truyền, phổ biến, xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, quy
định về công tác Văn thư - Lưu trữ...............................................................18
2.1.3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ................21
2.1.4. Thanh tra, kiểm tra..............................................................................21
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.................................................................................22
2.2.1 Công tác soạn thảo văn bản..................................................................22
2.2.2 Quản lý văn bản...................................................................................26
2.2.3 Quản lý và sử dụng con dấu:................................................................30
2.2.4 Lập hồ sơ hiện hành.............................................................................31
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND HUYỆN ĐÀ
BẮC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ............................................................32
3.1. Báo cáo kết quả thực tập tại UBND huyện Đà Bắc..................................32
3.1.1. Về công tác văn thư.............................................................................32
3.1.2.Về công tác lưu trữ...............................................................................33
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ...........................33
3.3 Một số khuyến nghị....................................................................................37
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................39
D. PHỤ LỤC......................................................................................................40

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
A. PHẦN MỞ ĐẦU

Công tác văn thư, lưu trữ là một trong các mặt hoạt động của bộ máy quản
lý, nó gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức và có ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng công việc của mỗi cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn thư sẽ
góp phần đảm bảo đủ thông tin cho hoạt động quản lý của cơ quan, giữ gìn đầy
đủ các bằng chứng pháp lý, góp phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác
quản lý của cơ quan và tạo tiền đề cho việc làm tốt công tác lưu trữ. Việc tổ chức
tốt công tác lưu trữ sẽ giúp các cơ quan, tổ chức lưu giữ đầy đủ và cung cấp kịp
thời những thông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện
công việc; đồng thời giúp cho các cơ quan, tổ chức trong việc khai thác thông tin
trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộ trong cơ quan, tổng
kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổ ích trong quản lý, sản
xuất, kinh doanh.
Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực tế
công tác Văn thư - Lưu trữ trong các cơ quan cũng ngày càng củng cố, nhất là
trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Các khâu nghiệp vụ của công tác này
càng được quy định một cách cụ thể.
Công tác Văn thư - Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng
và bảo vệ tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia, là cơ sở để cung cấp
những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch sử quý báu để giáo dục
truyền thống cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau. Cũng chính vì điều đó mà
công tác Văn thư - Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức ngày càng cần
được quan tâm hơn. Đặc biệt là tại cơ quan thực hiện quản lý nhà nước về công
tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh.
UBND huyện Đà Bắc là cơ quan có tính chất đặc thù về công tác
Văn thư - Lưu trữ, ngoài thực hiện công tác văn thư, lưu trữ cơ quan còn thực

hiện chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn toàn
huyện. Như vậy, công tác Văn thư và Lưu trữ sẽ được quan tâm và chú trọng.
Đặc biệt, các quy trình nghiệp vụ chuyên môn đều đòi hỏi trình độ cao. Đó là cơ
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

1


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

sở để tôi chọn UBND huyện Đà Bắc là nơi thực tập, giúp bản thân rút ngắn
khoảng cách giữa lý luận và thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao
kiến thức chuyên ngành để có thể đảm nhiệm tốt công việc của cán bộ văn thư lưu trữ sau này.
Được sự đồng ý của lãnh đạo UBND huyện Đà Bắc, tôi được tiếp nhận
thực tập tại cơ quan từ ngày 20 tháng 3 đến hết ngày 16 tháng 4 năm 2017. Đợt
thực tập giúp tôi hiểu rõ hơn thực tiễn công tác Văn thư, Lưu trữ ở cơ quan
UBND huyện tạo cơ hội chủ động, độc lập trong quá trình quan sát, nhận xét,
đánh giá nội dung công tác Văn thư, Lưu trữ của cơ quan. Không những vậy
còn giúp tôi nâng cao ý thức, trách nhiệm trong thời gian ra trường để làm việc
sắp tới.
Dưới sự giúp đỡ của các thầy cô giáo Khoa Văn thư - Lưu trữ của trường
Đại học Nội vụ và nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của các bác, các cô, các
chú, các anh, chị ở cơ quan, trong đợt thực tập, tôi đã đúc kết được những kinh
nghiệm thực tế để bổ sung vào phần nghiệp vụ chuyên môn của mình, giúp tôi
nhận thức được rõ ràng hơn về công tác văn thư, lưu trữ cũng như nhận thức
được tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ đối với sự phát triển đất nước.
Đợt thực tập này giúp tôi nhận ra những thiếu sót của mình trong các khâu
nghiệp vụ chuyên môn, sự thiếu kinh nghiệm trong các thao tác, nghiệp vụ văn

thư, lưu trữ, từ đây tôi có thể rút kinh nghiệm, khắc phục những lỗ hổng về kiến
thức chuyên môn mà chương trình lý thuyết không đáp ứng đủ. Có thể nói, sau
quá trình thực tập ở cơ quan, tôi đã nắm vững kiến thức hơn, phục vụ cho quá
trình học tập tại trường, hoàn thiện những gì còn thiếu sót.
Báo cáo sau đây là kết quả của quá trình khảo sát thực tế tìm hiểu thực
trạng công tác Văn thư- Lưu trữ cùng sự so sánh đối chiếu kiến thức lý thuyết
được trang bị ở trường với thực tiễn tại cơ quan.
Báo cáo gồm 03 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về UBND huyện Đà Bắc
Chương 2: Thực trạng công tác Văn thư- Lưu trữ tại UBND huyện Đà Bắc
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại UBND huyện Đà Bắc, tổ chức và
đề xuất, khuyến nghị.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

2


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Trong quá trình thực tập tôi đã thực hiện đúng trình tự, đầy đủ các nội dung
mà Nhà trường yêu cầu và đã thực hiện báo cáo này. Qua bản báo cáo này cho
phép tôi được gửi lời cảm ơn sâu sắc đến toàn thể các thầy giáo, cô giáo trong
Trường Đại học Nội vụ Hà nội và đặc biệt các thầy giáo cô giáo trong Khoa Văn
thư - Lưu trữ đã truyền đạt cho chúng tôi những kiến thức qua các bài giảng.
Để hoàn thành được những nội dung trên, ngoài kiến thức đã học, tôi đã
nhận được sự giúp đỡ, quan tâm nhiệt tình, tạo mọi điều kiện thuận lợi của Lãnh
đạo UBND huyện và toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan. Đặc
biệt là sự giúp đỡ nhiệt tình của cán bộ văn thư lưu trữ. Tuy nhiên kiến thức còn

hạn chế, nên trong quá trình làm báo cáo còn thiếu sót hay chưa đầy đủ nội dung
theo yêu cầu của nhà trường. Kính mong quý Thầy Cô quan tâm, tạo điều kiện
giúp đỡ.
Tôi xin chân thành cảm ơn !
Đà Bắc, ngày…10..tháng4 năm 2017
Sinh viên

Nguyễn Thị Vân

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

3


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1:

GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN ĐÀ BẮC
1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
UBND huyện Đà Bắc
1.1 Giới thiệu chung về huyện Đà Bắc
Đà Bắc là huyện vùng cao của tỉnh Hòa Bình, có những điều kiện tự nhiên
tương đối đặc thù. Huyện Đà Bắc phía bắc giáp tỉnh Phú Thọ, phía tây giáp tỉnh
Sơn La, phía đông tiếp giáp thị xã Hòa Bình và phía nam giáp các huyện Tân
Lạc, Mai Châu. Huyện Đà Bắc có diện tích tự nhiên lớn nhất tỉnh Hoà Bình
nhưng diện tích đất nông nghiệp lại chiếm tỷ lệ rất ít. Tổng diện tích tự nhiên
của huyện là 820 km2 (chiếm 17,6% tổng diện tích tự nhiên toàn tỉnh), dân số

trung bình là 50.960 người (chiếm 6,4% dân số cả tỉnh), mật độ dân số 62
người/km2 (bằng 0,4 lần mật độ dân số toàn tỉnh.
Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, qua nhiều lần tách, nhập,
điều chỉnh địa giới hành chính; song Đà Bắc vẫn được nhắc đến như một vùng
đất giàu truyền thống văn hiến, kiên cường trong đấu tranh cách mạng, cần cù,
sáng tạo trong lao động sản xuất.
Diện tích đất lâm nghiệp của Đà Bắc lớn thứ hai toàn tỉnh Hoà Bình với
30.522 ha, trong đó, rừng tự nhiên chiếm 84,25% (25.715 ha), rừng trồng chiếm
15,75%.Ở Đà Bắc, nguồn tài nguyên khoáng sản không được phong phú lắm: có
nguồn đá vôi, đá granít là nguyên liệu sản xuất vật liệu xây dựng. Ngoài ra, qua
khảo sát bước đầu, đã phát hiện được quặng bôxít và phốtphorít. Là nơi tiếp giáp
giữa các vùng Tây Bắc và Đông Bắc của Tổ quốc, Đà Bắc có sự giao thoa của
nhiều luồng văn hoá khác nhau, tạo nên sự đặc sắc, quyến rũ cho mảnh đất này.
Hơn nữa, Đà Bắc còn có những danh lam thắng cảnh như hồ sông Đà, động
Thác Bờ... là địa điểm du lịch sinh thái có sức thu hút du khách cả trong và
ngoài nước.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

4


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Đà Bắc trở thành vùng đất có nhiều yếu tố để phát triển kinh tế, xã hội.
Đứng trước sự phát triển và hội nhập của đất nước, Đà Bắc vùng đất nhiều tiềm
năng về du lịch, kinh tế lại càng có thêm cơ hội để phát triển.
Ngày nay trong công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá nhân dân Đà
Bắc đang đứng trước những cơ hội mới. Phát huy lợi thế, tiềm năng của địa

phương, với tinh thần cần cù lao động, chân thành mến khách, Đà Bắc với nhiều
thế mạnh sẽ là nói thu hút nhiều nguồn lực, vật lực, tài lực để trở thành một địa
phương phát triển về kinh tế, vững mạnh về an ninh trật tự an toàn xã hội và một
miền đất du lịch hấp dẫn của thành phố Hà Nội.
1.2. Chức năng của UBND huyện Đà Bắc
UBND do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng
nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước
Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ
quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm
bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố
quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần
bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ
trung ương tới cơ sở.
1.3. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Đà Bắc
1.3.1. Trong lĩnh vực kinh tế
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm, trình Hội đồng
nhân dân huyện thông qua để trình UBND Thành phố Hòa Bình phê duyệt, tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của các xã, thị trấn.

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

5

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình,
giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của UBND xã, thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi, tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
1.3.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
- Tham gia với UBND Thành phố Hòa Bình trong việc xây dựng quy
hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của UBND
Thành phố Hòa Bình.
1.3.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ
sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn.
1.3.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch

- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn huyện.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

6


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.3.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường mầm non, trường tiểu học, trung học cơ sở,
trường dạy nghề; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; thực
hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào
về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình.
1.3.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả

thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa
bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
1.3.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyệnvững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

7


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
1.3.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.

1.3.10. Trong việc thi hành pháp luật
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân huyện;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
1.3.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của UBND Thành phố Hà Nội;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Quản lý, kiểm tra đối với việc sử dụng các công trình công cộng được giao
trên địa bàn; việc xây dựng trường phổ thông quốc lập các cấp; việc xây dựng và sử
dụng các công trình công cộng, điện chiếu sáng, cấp thoát nước, giao thông nội thị,
nội thành, an toàn giao thông, vệ sinh đô thị ở địa phương.

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

8


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.4. Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Đà Bắc

Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND huyện Đà Bắc
*Về cơ cấu:Hiện tại UBND huyện Đà Bắc bao gồm 7 thành viên: 01 Chủ
tịnh,02 Phó chủ tịnh,04 Ủy viên UBND huyện.
Thực hiện quyết định số 1122/QĐ-UBND ngày 29/7/2012 của Chủ tịnh
UBND huyện Đà Bắc về việc phan công công tác của các thành viên UBND
huyện Đà Bắc nhiệm kỳ 2012-1017;
-Chủ tịnh UBND huyện Đà Bắc chịu trách nhiệm thực hiện đầy đủ và
nghiêm túc các nhiệm vụ và quyề hạn mà Luật tổ chức HĐND và UBND đã quy
định.Chủ tịnh UBND huyện lãnh đạo công tác của tập thể UBND huyện,thủ
trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,Chủ tịnh UBND các xã,thị
trấn.Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc lớn,quan trọng,các vấn đề có tính
chiến lược trên tất cả các lĩnh vực thuộc chức năng,nhiệm vụ của UBND
huyện,phụ trách các lĩnh vực sau:
+Chiến lược,kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội dài hạn,ngắn hạn;công tác
quy hoạch, tài chính,tín dụng,địa giới hành chính,tài nguyên môi trường.
+Công tác đảm bảo an ninh chính trị,trận tự an toàn xã hội,quốc
phòng,quân sự địa phương,chỉ đạo chung công tác tiếp dân,giải quyết khiếu
nại,tố cáo của công dân;
+Công tác cải cách hành chính,công tác tổ chức bộ máy,cán bộ,quy chế lề
lối làm việc,chương trình công tác của UBND huyện,những vấn đề chung về
công tác thi đua khen thưởng;
+Công tác đối nội,đối ngoại của huyện;
+Những giải pháp quan trọng có tính đột phá trong từng thời gian mà Chủ
tịnh UBND huyện cần trực tiếp chỉ đạo điều hành;
-01 Phó chủ tịnh UBND huyện phụ trách các lĩnh vực:Nông nghiệpPTNT,Lâm nghiệp,Thủy lợi,Công nghiệp,Thương mại,Dịch vụ,cụm,điểm công
nghiệp,phụ trách công tác GPMB,trực tiếp là chủ tịnh hội đồng GPMB các dự án.
-01 phó chủ tịnh UBND huyện phụ trách lĩnh vực Văn hóa-xã hội,bao
gồm:Giáo dục-đào tạo,Y tế,dân số,gia đình và trẻ em.Lao động việc làm,đào tạo dạy
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

9


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nghề,chính sách xã hội,BHXH,xóa đói giảm nghèo,văn hóa,thông tin,thể thao,du
lịch,phát thanh truyền thanh-truyền hình,tôn giáo và các vấn đề xã hội khác.
-01 Ủy viên UBND là Trưởng công an huyện chịu trách nhiệm chỉ đạo,tổ
chức thực hiện công tác đảm bảo an ninh chính trị,trận tự an toàn xã hội,quản lý
giáo dục tội phạm.
-01 Ủy viên UBND huyện là Chỉ huy trưởng BCH Quân sự huyện chịu
trách nhiệm chỉ đạo,tổ chức thực hiện các mặt công tác quốc phòng,quân sự địa
phương,xây dựng và củng cố nền quốc phòng toàn dân,thế trận chiến tranh nhân
dân trên địa bàn huyện.
-01 Ủy viên UBND huyện là chánh văn phòng HĐND-UBND huyện chịu
trách nhiệm lãnh đạo điều hành mọi hoạt động của văn phòng để thực hiện
nhiệm vụ :Tham mưu ,tổng hợp cho UBND huyện về hoạt động của
UBND;Tham mưu cho chủ tịnh UBND về chỉ đạo,điều hành của Chủ tịnh
UBND;cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,UBND và
các cơ quan nhà nước ở địa phương;đảm bảo cơ sở vật chất,kỹ thuật cho hoạt
động của HĐND và UBND huyện.
-01 Ủy viên UBND huyện là Chánh thanh tra Nhà nước,chịu trách nhiệm
tham mưu cho Chủ tịnh UBND huyện tổ chức,chỉ đạo hoạt động thanh tra,tiếp
dân,giải quyết khiếu nại,tố cáo trong phạm vi thẩm quyền của Chủ tịnh UBND
huyện;phối hợp với văn phòng và các cơ quan lien quan xâu dựng lịch tiếp dân
của Chủ tịnh,phó chủ tịnh UBND huyện,tổ chức việc tiếp nhận,phân loại và đè
xuất phương án giải quyết,trả lời đơn thư,kiến nghị của công dân gửi Chủ tịnh
UBND huyện.

*Về bộ máy :Căn cứ
- Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ
chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
- NĐ 107/ 2004/ NĐ – CP ( ngày 01 tháng 4 năm 2004) quy định số lượng
phó chủ tịch và cơ cấu thành viên ủy ban nhân dân các cấp;

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

10


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- NĐ 82/2008/ NĐ – CP và NĐ 27/2009/ NĐ – CP sửa đổi, bổ sung một
số điều của NĐ 107/2004/NĐ – CP ( ngày 01 tháng 4 năm 2004) quy định số
lượng phó chủ tịch và cơ cấu thành viên ủy ban nhân dân các cấp.
Hiện nay UBND huyện Đà Bắc có 13 phòng thuộc UBND huyện.

* Các phòng thuộc UBND huyện:
- Văn phòng UBND và HĐND huyện
- Phòng Tư Pháp
- Phòng Nội Vụ
- Thanh Tra huyện
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

11

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Phòng Kinh Tế
- Phòng Tài Nguyên – Môi Trường
- Phòng Tài Chính Kế hoạch
- Phòng Lao động - TBXH
- Phòng Văn hóa Thông tin
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Y tế
- Phòng Dân tộc
- Thanh tra Nhà nước
*7 đơn vị sự nghiệp thuộc UBND huyện là:
1.Đài phát thanh-truyền hình
2.Trung tâm văn hóa thể dục thể thao
3.Trung tâm dạy nghề
4.Trạm khuyến nông-khuyến lâm
5.Trung tâm giáo dục thường xuyên.
6.Hội chữ thập đỏ
7.Sự nghiệp GD&ĐT
Các phòng chuyên môn thuộc UBND huyện giúp UBND huyện thực hiện
chức năng quản lý nhà nước một hoặc nhiều ngành,lĩnh vực trên địa bàn huyện
theo quy định của pháp luật và đảm bảo sự thống nhất quản lý của ngành hoặc
lĩnh vực công tác từ tỉnh đến cơ sở.Các phòng chịu sự quản lý,chỉ đạo trực tiếp
của UBND huyện,đồng thời chịu sự chỉ đạo và hướng dẫn về chuyên môn
nghiệp vụ của Sở quản lý ngành,lĩnh vực của tỉnh.Mỗi phòng có 1 trưởng
phòng,có 1 đến 2 phó trưởng phòng và các cán bộ,công chức chuyên môn.Văn
phòng HĐND-UBND huyện có Chánh văn phòng và 2 phó chánh văn
phòng.Thanh tra huyện có Chánh thanh tra và 1 phó chánh thanh tra.

Các đơn vị sự nghiệp có 1 thủ trưởng và có 1 đến 2 phó thủ trưởng và các
viên chức giúp việc.
Biên chế của các phòng đơn vị sự nghiệp được UBND huyện phân bố
nằm trong tổng biên chế của UBND huyện được UBND tỉnh giao hang năm.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

12


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư, lưu trữ của cơ quan.
UBND huyện Đà bắc có 1 Phòng Văn thư riêng,và 1 phòng lưu trữ riêng
thuộc Văn phòng HĐND-UBND huyện.
Văn phòng UBND huyện Đà Bắc là đơn vị giúp việc cho UBND
huyện,văn phòng là cầu nối giữa UBND với các phòng ban và các xã,thị trấn
thuộc huyện,tỉnh bạn.Văn phòng UBND là nơi tổng hợp thông tin và truyền đạt
thông tin đến nơi cần thiết để giải quyết các công việc hang ngày của cơ quan và
các đơn vị trong huyện.
Văn phòng UBND huyện có 23 cán bộ trong đó có 15 cán bộ vào biên chế
và 8 cán bộ làm hợp đồng.Các cán bộ đều có trình độ chuyên môn cao và phẩm
chất chính trị tốt.
Văn phòng HĐND-UBND huyện có Chánh văn phòng,2 phó chánh văn
phòng,các công chức chuyên môn và lao động hợp đồng theo quy định cuả
pháp luật.
Văn phòng HĐND-UBND là tổ chức thuộc UBND huyện, có chức năng
tham mưu giúp Chủ tịnh UBND, chỉ đạo các hoạt động chung của cơ quan.

Theo dõi, thực hiện thông tin, tổng hợp; điều phối việc thực hiện các chương
trình, kế hoạch công tác và các hoạt động chung củaccơ quan; theo dõi công tác
thi đua, khen thưởng, hành chính, quản trị, tài vụ. Tham mưu giúp Chủ tịnh
UBND các nội dung cụ thể: Xây dựng các báo cáo định kỳ, chuyên đề và đột
xuất của cơ quan; chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ. Tổ chức xây dựng, áp dụng,
duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý của cơ quan. Tổ chức các cuộc
họp giao ban trong cơ quan, các hội nghị sơ kết, tổng kết năm, hội nghị chuyên
đề...; ghi biên bản, lập và quản lý hồ sơ các hội nghị, cuộc họp; đảm bảo vệ sinh,
cảnh quan môi trường trong cơ quan; công tác ANTT, PCCC. Xây dựng và tổ
chức thực hiện nội quy, quy chế của UBND, cụ thể:

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

13


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+) Công tác hành chính, văn thư:
- Thực hiện công tác văn thư của cơ quan kịp thời, thực hiện tốt việc tiếp
nhận và xử lý văn bản đến vả gửi đi trong phạm vi quyền hạn.
- Thực hiện tốt công tác bảo mật theo quy định của Nhà nước và của cơ quan
- Quản lý và sử dụng đúng mục đích các loại con dấu của cơ quan.
- Thực hiện in ấn, sao chụp văn bản tài liệu phục vụ cho công tác và hội nghị.
- Theo dõi giấy giới thiệu, công lệnh, giao nhận bưu phẩm, chuyển các
văn bản đến các Phòng, Trung tâm theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan.
- Quản lý và theo dõi phục vụ công tác cung ứng văn phòng phẩm cho các

Phòng, Trung tâm trong cơ quan.
- Quản lý phương tiện nghe nhìn để phục vụ các hội nghị, tập huấn của
Cơ quan và các đơn vị.
- Phục vụ nước uống, vệ sinh thường xuyên trong và ngoài cơ quan.
- Công tác thủ quỹ thực hiện theo đúng quy định trong lĩnh vực tài chính.
- Tham gia công tác số hóa tài liệu lưu trữ
- Thực hiện chu đáo về công tác lễ tân, có tinh thần phục vụ ân cần và hòa
nhã với khách đến giao dịch làm việc.
+) Công tác kế hoạch tổng hợp:
- Xây dựng báo cáo công tác tuần, tháng, quý, năm theo đúng quy định.
- Xây dựng và triển khai thực hiện các kế hoạch do lãnh đạo phê duyệt,
tổng hợp tình hình các hoạt động của cơ quan trên các mặt công tác, đôn đốc các
Phòng, Trung tâm đánh giá, xếp loại công chức, viên chức hàng quý.
- Tổ chức thực hiện công tác chính trị tư tưởng, công tác thi đua, khen
thưởng và các hoạt động giao lưu văn hóa văn nghệ, thể dục thể thao.
- Xây dựng phương án phòng chống cháy nổ, đảm bảo công tác an toàn
phòng chống cháy nổ cho toàncơ quan,đơn vị.
- Tham gia công tác dân quan tự vệ hàng năm và các phong trào khác do
Sở Nội vụ phát động.
- Đảm bảo hệ thống điện thoại, cấp điện, cấp nước phục vụ công tác trong
Chi cục.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

14


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Theo dõi và quản lý công tác công nghệ thông tin.
- Tham gia công tác số hóa tài liệu lưu trữ.
- Ghi biên bản các cuộc họp do Chủ tịnh UBND triệu tập và các cuộc họp
khác theo yêu cầu của ban Lãnh đạo.
- Đăng ký danh sách cử cán bộ đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức.
- Theo dõi chế độ nghỉ phép cho toàn thể công chức, viên chức.
- Phối kết hợp, kết nối với bảo vệ đảm bảo tốt an ninh, trật tự trong những
ngày nghỉ lễ, tết theo quy định.
+) Công tác tài chính - kế toán:
- Tham mưu cho Chi cục trưởng về thực hiện quản lý nhà nước trong lĩnh
vực tài chính.
- Cập nhật các văn bản luật, các quy định hướng dẫn về tài chính - kế toán;
- Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, bổ sung quy chế chi cho việc tạo lập,
chuyển đổi thông tin điện tử, số hóa thông tin trên môi trường mạng.
- Thảo hợp đồng bảo vệ hai trụ sở làm việc của cơ quan theo từng quý.
- Xây dựng dự toán chi, kiểm soát chi tạm ứng căn cứ theo tiến độ hoạt
động, căn cứ theo dự toán chi tiết đã được duyệt, căn cứ theo nguồn kinh phí.
- Thực hiện chứng từ kế toán, căn cứ theo chế độ chứng từ kế toán do Bộ
Tài chính ban hành.
- Quản lý, kiểm kê, theo dõi tài sản định kỳ theo quy định của nhà nước
và đề xuất với lãnh đạo cơ quan mua sắm tài sản phục vụ công tác.
- Giải quyết các thủ tục chế độ chính sách khi Lãnh đạo cử công chức,
viên chức đi học, đào tạo, bồi dưỡng kiến thức.
- Theo dõi giải quyết các chế độ chính sách về BHXH,YT và cách chế độ
khác có liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ cho công chức, viên chức như thẻ bảo
hiểm y tế…
- Lập và quản lý quỹ lương, các chế độ về tiền lương, tiền thưởng theo các
quy định của nhà nước.
- Lập báo cáo tài chính quý, năm theo quy định và báo cáo công tác tài
chính do tài chính yêu cầu.

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

15


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Lập báo cáo cáo thống kê 6 tháng đầu năm và hết năm cho Cục thống kê.
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Chủ tịnh UBND phân công.
UBND huyện được bố trí đội ngũ cán bộ có trình độ và năng lực đáp ứng
được yêu cầu nghiệp vụ. Với trình độ và năng lực chuyên môn phù hợp với các
vị trí công việc được giao cùng với sự nhiệt tình và lòng tâm huyết với nghề,
lãnh đạo và các cán bộ công chức, viên chức của UBND huyện luôn hoàn thành
tốt nhiệm vụ được giao về công tác văn thư và công tác lưu trữ. Vì vậy, mọi hoạt
động của cơ quan luôn được đảm bảo.

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

16


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ
Ở UBND HUYỆN ĐÀ BẮC

Công tác văn thư- lưu trữ là toàn bộ quá trình xác định văn bản và tổ chức
quản lý,sử dụng các loại văn bản trong hệ thống cơ quan nhà nước,kết quả của
công tác văn thư là sự khởi đầu của công tác lưu trữ,công tác văn thư chính là
tiền đề của công tác lưu trữ.Công tác văn thư-lưu trữ được thể hiện tốt có tác
dụng đối với toàn xã hội.
Công tác văn thư-lưu trữ ở UBND huyện Đà Bắc đóng vai trò hết sức
quan trọng và được thể hiện ở những điểm sau:
-Công tác Văn thư-lưu trữ là sợ dây lien hệ giữa các cơ quan,tổ chức,quần
chúng nhân dân và giữa các cơ quan với nhau.Công tác văn thư còn góp phần
nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản.
-Công tác văn thư-lưu trữ được xác định như một hoạt động,một mắt xích
quan trọng không thể thiếu trong bộ máy hoạt động quản lý của Văn phòng
UBND huyện.Cho nên làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công
việc của cơ quan nhanh chóng,chính xác,khoa học đảm bảo được bí mật.
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1 Quản lý chỉ đạo công tác văn thư-lưu trữ
Công tác văn thư được đặt dưới sự quản lý của văn phòng với mục đích
nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong quá trình giải quyết công việc,đáp ứng
nhu cầu thực tế của UBND huyện-là cơ quan quản lý nhà nước ở địa
phương,công tác văn thư ở văn phòng đang được rất quan tâm,chỉ đạo,giám
sát,đôn đốc của lãnh đạo,Cán bộ văn phòng đã làm tốt công tác này.
Trong quá trình hoạt động,văn phòng HĐND-UBND huyện ban hành các
văn bản nhằm chỉ đạo về nghiệp vụ chuyên môn cho các bộ chuyên trách lĩnh
vực này.Thực hiện Thông tư lien tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày
06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,nghị định
110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư… Văn phòng Ủy ban
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

17

Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

cũng luôn quan tâm cụ thể đến công việc đưa cán bộ đi tập huấn chuyên môn
cấp tỉnh,để nhằm nâng cao chất lượng cán bộ tại UBND huyện vào cuối mỗi
năm hoạt động,văn phòng thường tổ chức Hội nghị tổng kết về công tác văn thưlưu trữ trên địa bàn toàn huyện,đề ra phương hướng,nhiệm vụ năm tới tạo điều
kiện cho công tác văn thư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp và hiệu quả,phục
vụ đắc lực cho hoạt động của cơ quan.
Nhìn chung việc quản lý,chỉ đạo công tác văn thư-lưu trữ của UBND
huyện đã tổ chức thực hiện tốt,tuy nhiên để công tác văn thư cơ quan vận hành
tốt hơn thì cần có sự kiểm tra,đôn đốc và chỉ đạo về nghiệp vụ cho cán bộ văn
thư nhiều hơn.
2.1.2 Tuyên truyền, phổ biến, xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, quy
định về công tác Văn thư - Lưu trữ.
Là cơ quan tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn
thư, lưu trữ trên toàn tỉnh, do vậy việc tuyên truyền, phổ biến, triển khai thực
hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư - Lưu trữ được thực
hiện rất tốt, cụ thể đã tham mưu tổ các chức Hội nghị, tập huấn các văn bản:
- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐNN và UBND năm
2004; Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật 2008;
- Luật Lưu trữ năm 2011;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
- Nghị định số 91/2006/NĐ-CP ngày 06/9/2006 của Chính phủ hướng
dẫn thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐNN và
UBND năm 2004;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ về quản lý và sử dụng con
dấu và Thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT ngày 06/5/2002 của Bộ Công an-Ban

TCCBCP (Bộ Nội vụ) về hướng dẫn thực hiện Nghị định số 58/2001/NĐ-CP;
- Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định
chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước.

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

18


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ Công an
hướng dẫn thực hiện Nghị định 33/2002/NĐ-CP.
- Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều Nghị định 58/2011/NĐ-CP;
- Chỉ thị số 10/2006/CT-TTG ngày 23/3/2006 của Thủ tướng Chính phủ về
việc giảm giấy tờ hành chính trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước;
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 8/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 3/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài kiệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ
quan, tổ chức.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Bên cạnh việc tuyên truyển, phổ biến các văn bản của Trung ương là việc
tham mưu cho UBND tỉnh kiện toàn ban hành các văn bản quản lý nhà nước về

công tác văn thư lưu trữ, trong thời gian qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã giúp
Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh ban hành các văn bản quan trọng như:
- Chỉ thị số 12/CT-UBND ngày 19/8/2013 của UBND tỉnh Lào Cai về
tăng cường công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng và lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Quyết định số 42/2013/QĐ-UBND ngày 10/10/2013 của UBND huyện Đà
Bắc về việc ban hành quy định vê công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện;
- Quyết định số 3947/QĐ-UBND ngày 12/12/2014 của UBND huyện Đà
Bắc về phê duyệt Quy hoạch ngành VTLT huyện Đà Bắc đến năm 2020, tầm
nhìn 2030.
- Quyết định số 1339/QĐ-UBND ngày 14/5/2015 của UBND huyện Đà
Bắc về phê duyệt Danh mục các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cấp huyện thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh ( theo Thông tư số 17/2014/ /TT
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

19


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội Vụ ) gồm 331 cơ quan, trong đó có 77 cơ
quan cấp tỉnh và 254 cơ quan cấp huyện.
Đặc biệt trong năm 2015, UBND huyện Đà Bắc đã tập trung tham mưu,
hướng dẫn các cấp, các ngành triển khai Quy hoạch ngành VTLT huyện đến
năm 2020 tầm nhìn đến 2030; cụ thể đã tham mưu UBND huyện ban hành Kế
hoạch số 148/KH - UBND ngày 05/6/2015 triển khai thực hiện quy hoạch ngành
VTLT huyện Đà Bắc giai đoạn 2015 - 2020.
Cùng với việc thực hiện tốt chức năng tham mưu cho UBND tỉnh quản lý

nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn,UBND huyện luôn quan tâm,
chú trọng xây dựng và ban hành các văn bản quản lý văn thư, lưu trữ củacơ
quan; cụ thể hoá các văn bản hướng dẫn, chỉ đạo của Bộ Nội vụ, của UBND
tỉnh, Cục Văn thư & Lưu trữ Nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ bằng
Chương trình, kế hoạch chi tiết để thực hiện, như: Ban hành Quy chế công tác
văn thư, lưu trữ, Nội quy cơ quan, Quy chế phối hợp; hàng năm ban hành Kế
hoạch về công tác văn thư, lưu trữ, Danh mục hồ sơ của cơ quan và văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn về quản lý hồ sơ, lập hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ vào lưu
trữ cơ quan đối với công chức, viên chức theo quy định. Thường xuyên tổ chức
sinh hoạt chuyên môn gắn với việc phổ biến, quán triệt các văn bản hướng dẫn
mới về văn thư, lưu trữ của cơ quan,đơn vị và trao đổi, thảo luận về những
vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện ở cơ sở; nhờ đó chất lượng và
hiệu quả của công tác văn thư, lưu trữ ngày càng được nâng cao.
Các văn bản hướng dẫn thực hiện Luật Lưu trữ và hướng dẫn về Văn thư Lưu trữ tiếp tục được Bộ Nội vụ, Cục VT< Nhà nước hoàn thiện, ban hành
làm cơ sở cho việc cụ thể hóa văn vản quản lý nhà nước trong lĩnh vực Văn thư Lưu trữ ở địa phương.
Bộ máy làm Văn thư - Lưu trữ các cấp tiếp tục được kiện toàn. Cán bộ
công chức, viên chức UBND huyện đoàn kết, nỗ lực phấn đấu hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao.

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

20


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.1.3. Đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác văn thư - lưu trữ.
Cùng với việc tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ,

UBND huyện Đà Bắc luôn quan tâm đến công việc đào tạo bồi dưỡng, nâng cao
trình độ nghiệp vụ cho công chức, viên chức; cụ thể là cử cán bộ tham gia các
lớp tập huấn bồi dưỡng nâng cao kỹ năng quản lý nhà nước về Văn thư lưu trữ
do Trung ương tổ chức; hàng năm tham mưu UBND tỉnh tổ chức Hội nghị tổng
kết về công tác Văn thư - Lưu trữ, tập huấn nghiệp vụ VTLT cho cán bộ làm văn
thư, lưu trữ các cơ quan, tổ chức trên địa bàn; đưa hoạt động văn thư, lưu trữ dần
đi vào nề nếp, hiệu quả, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý điều hành của cơ
quan, tổ chức.
2.1.4. Thanh tra, kiểm tra
Hàng năm, UBND huyện Đà Bắc đều tham mưu cho UBND tỉnh thành lập
Đoàn, tiến hành kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu và các huyện, thành phố trên địa bàn tỉnh; xây dựng kế hoạch
kểm tra; nội dung, thời gian kiểm tra; kết thúc sau một năm được kiểm tra các cơ
quan, đơn vị, huyện, thành phố đánh giá kết quả khắc phục tồn tại hạn chế đã được
chỉ ra trong quá trình đã được kiểm tra và Báo cáo kết quả thực hiện.
Số lượng cơ quan được kiểm tra hàng năm: từ 10-15 cơ quan, tổ chức cấp
tỉnh và từ 02-03 huyện, thành phố (trong đó mỗi huyện, thành phố kiểm tra từ
03-05 phòng, ban chuyên môn, 04-06 xã, phường, thị trấn).
Năm 2015, UBND huyện thực hiện kiểm tra định kỳ công tác VTLT theo
kế hoạch tại 17 cơ quan, đơn vị ( trong đó 05 cơ quan cấp tỉnh; 05 phòng chuyên
môn và 07 xã, thị trấn thuộc huyện Đà Bắc ); ngoài ra thường xuyên đôn đốc,
trực tiếp hướng dẫn đối với các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ
quan. Tham mưu thẩm định tài liệu hết giá trị tại 03 cơ quan ( Kho bạc Nhà
nước tỉnh, Bảo hiểm Xã hội tỉnh, Kho bạc Nhà nước huyện Đà Bắc).
Nội dung kiểm tra
+ Kiểm tra sự lãnh đạo, chỉ đạo của chính quyền các cấp đối với công tác
văn thư, lưu trữ; việc xây dựng, ban hành văn bản quản lý về văn thư, lưu trữ;

Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

21


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

+ Công tác tổ chức và biên chế cán bộ; công tác đào tạo, bồi dưỡng
nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; thực hiện chế độ phụ cấp đối với công chức, viên
chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị, huyện, thành phố;
+ Công tác triển khai các văn bản pháp luật về văn thư, lưu trữ và công tác
kiểm tra đối với các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý;
+ Kiểm tra hoạt động nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ; công tác thu
thập và xử lý tài liệu tồn đọng;
+ Việc triển khai, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu
trữ; việc bố trí kho bảo quản tài liệu lưu trữ;
+ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ về văn thư, lưu trữ và tài
liệu lưu trữ;
Không chỉ thực hiện công tác kiểm tra mà hàng năm UBND huyện còn
phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ thực hiện thanh tra về công tác văn thư, lưu
trữ đối với các sở, ngành, huyện trên địa bàn tỉnh.
Nhìn chung, những năm qua, UBND huyện đã thực hiện tốt nhiệm vụ
tham mưu cho Sở Nội vụ, UBND tỉnh quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu
trữ. Các cấp, các ngành trên địa bàn tỉnh đã quan tâm, chú trọng hơn đến công
tác văn thư, lưu trữ; tổ chức bộ máy văn thư, lưu trữ không ngừng được củng cố,
kiện toàn; quản lý văn bản ngày càng chặt chẽ, đúng trình tự, thủ tục, thẩm
quyền; Tài liệu được thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị và giao nộp vào Lưu trữ
cơ quan, Lưu trữ lịch sử theo quy định.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 Công tác soạn thảo văn bản

Trong công tác văn thư,soạn thảo văn bản là một khâu nghiệp vụ quan
trọng,do đó công tác này luôn được chú trọng trong cơ quan.
Tại UBND huyện Đà Bắc,công tác soạn thả văn bản,ban hành văn bản
được tiến hành đúng quy trình thủ tục ban hành một văn bản,văn bản được ban
hành đúng đảm bảo đúng quy định,có đầy đủ thể thức,có hiệu lực pháp lý
cao,giúp giải quyết công việc một cách nhanh chóng,đảm bảo đúng quy định của
nhà nước.
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

22


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

*Quy trình soạn thảo
Công tác soạn thảo-ban hành văn bản được giao cho cán bộ chuyên trách
ở Văn phòng HĐND-UBND đảm nhận.
Quy trình soạn thảo và ban hành được tiến hành theo trình tự sau:
+ Văn bản sau khi được nhân viên soạn thảo đánh máy xong được
chuyển đến Chánh văn phòng xem xét,kiểm tra,sau đó trình lên Chủ tịnh hoặc
phó chủ tịnh UBND huyện ký ban hành.
+Sau khi ký văn bản được tập trung ở văn phòng để kiểm tra lại lần
nữa.Khi đã kiểm tra thấy không có vấn đề gì,nhân viên văn thư tiến hành đánh
số,ghi ngày,năm ban hành văn bản và đăng ký vào sổ “ đăng ký văn bản đi” sau
đó nhân văn bản theo nơi nhận,đóng dấu và làm thủ tục gửi văn bản đi một cách
nhanh chóng,chính xác,Văn phòng giữ lại 2 bản:1 bản lưu ở bộ phận soạn thảo,1
bản lưu ở bộ phận văn thư.
+Việc lưu lại 2 bản ban hành đã giúp cho văn phòng làm tốt công tác quản

lý văn bản,tài liệu.Đồng thời văn bản được lưu lại cũng giúp cho cơ quan giải
quyết công việc khi có sự cố xảy ra hoặc giải quyết công việc tồn đọng lien quan
đến văn bản.
+Thẩm quyền ban hành văn bản:UBND huyện Đà Bắc có thẩm quyền ban
hành các văn bản như:quyết định,chỉ thị,tờ trình,báo cáo,công văn,giấy mời,…
các văn bản ban hành được đảm bảo về mặt thể thức và hiệu lực pháp lý.
*Thể thức văn bản:
Thể thức văn bản là những yếu tố thông tin cần thể hiện ở một văn bản
nhất định theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Qua khảo sát thực tế ở UBND huyện Đà Bắc tôi thấy thể thức văn bản
được trình bày theo đúng quy định của nhà nước.
Tên cơ quan ban hành văn bản và quốc hiệu được trình bày ở phía trên
cùng của văn bản,dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa,phông chữ VnTimeH đậm,cỡ chữ 13 nét đậm,dòng
“Độc lập-Tự do-Hạnh phúc” phông chữ VnTime đậm có gạch chân,từ đầu dòng
đến cuối dòng được trình bày ở góc trên bên phải văn bản:
Sinh viên: Nguyễn Thị Vân – Lớp: CĐ VTLT 14A

23