Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI CẢM ƠN
Sau một tháng thực tập tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và
giao thông INTRACOM, tôi đã được học hỏi cũng như tìm hiểu được rất nhiều
điều bổ ích,kiến thức cho bản thân. Những kiến thức mà tôi thu thập được từ
thực tế giúp ích rất nhiều cho công tác làm việc sau này của tôi, hơn cả giúp tôi
có một hành trang kỹ lưỡng trước khi rời khỏi ghế nhà trường. Và để hoàn thành
bài báo cáo này, trong quá trình khảo sát và thu thập thông tin tôi đã nhận được
sự giúp đỡ tận tình từ các cán bộ nhân viên trong văn phòng công ty Intracom.
Qua đây tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ông Nguyễn Thanh Việtchủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc Công ty đã tạo điều kiện cho tôi vào thực
tập tại công ty. Đồng kính gửi toàn thể nhân viên Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom đã luôn chỉ bảo và hướng dẫn tận tình
trong thời gian tôi thực tạp và khảo sát tại Công ty.
Về phía Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, tôi xin chân thành cảm ơn các
thầy cô trong Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt là ThS.Nguyễn Hữu Danh ,
giảng viên hướng dẫn đã luôn tận tình chỉ bảo để tôi hoàn thành bài báo cáo này.
Trong quá trình thực tập, tôi gặp khá nhiều khó khăn. Mặt do trình độ
chuyên môn chưa đầy đủ, mặt do là lần đầu tiên được tiếp xúc và làm việc tại cơ
quan doanh nghiệp lớn và do những nguyên nhân khác, nên dù cố gắng song bài
báo cáo của tôi không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì thế, tôi rất mong
nhận được sự góp ý của các thầy cô trong Khoa để tôi có thể rút kinh nghiệm
cho bản thân.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
LỜI CAM ĐOAN

Tên tôi là Phan Thị Thùy Ninh, sinh viên lớp Cao đẳng Quản trị văn
phòng 14A, thuộc Khoa Quản trị văn phòng, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
Tôi thực hiện bài báo cáo thực tập này với đề tài “Khảo sát công tác văn phòng
tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông Intracom”. Tôi
xin cam đoan đây là toàn bộ nội dung tôi thu thập được trong quá trình tôi khảo
sát và thực tập tại Intracom. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự
không trung thực về thông tin sử dụng trong bài báo cáo này.
Hà Nội ngày 15 tháng 4 năm 2017

Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I.TÓM TẮT LÝ LỊCH
1. Họ và tên: Phan Thị Thùy Ninh
2. Ngày tháng năm sinh: 26/10/1996
3. Quê quán: Xã Bắc Hồng- Huyện Đông Anh-Hà Nội
4. Số CMTND: 001196001452
5. Số điện thoại: 0163491668
6. Địa chỉ Email:
II.THÔNG TIN KHÁC
1. Lớp: Cao đẳng Quản trị văn phòng 14A
2. Mã sinh viên: 1411QTVA024
3. Ngành học: Quản trị văn phòng
4. Khóa học: 2014-2017

Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
TS
ThS
GS
KH
CT
CV
BC
QĐ

Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

Tiến sĩ
Thạc sĩ
Giáo sư
Kế hoạch
Công ty
Công văn
Báo cáo
Quyết định

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
A. LỜI MỞ ĐẦU.................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài.........................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề..........................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu....................................................................................2
4. Nhiệm vụ nghiên cứu..................................................................................3
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:..............................................................3
6.Phương pháp nghiên cứu..............................................................................3
7. Bố cục của bài báo cáo................................................................................4
B. NỘI DUNG......................................................................................................6
TÌM HIỂU MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO
THÔNG INTRACOM........................................................................................6
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG
INTRACOM........................................................................................................6
1.1.Tổng quan sơ lược về lịch sử hình thành và sự phát triển của Công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.........................6
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.........................7
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................7
2.1.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................8
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng Công
ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM..............10
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn....................................................10
1.3.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty...............................................11

Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
1.3.3. Bản mô tả công việc............................................................................12
1.4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
INTRACOM.................................................................................................15
1.4.1. Khảo sát về công tác văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM..................................................................15
1.4.2. Khảo sát về công tác Văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng
Hạ tầng và Giao thông INTRACOM............................................................23
1.4.2.1. Mô hình tổ chức văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM..................................................................23
1.4.2.2. Thực trạng công tác nhân sự............................................................23
1.4.2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản...............................................24
2.2.4 Quản lý và sử dụng con dấu.................................................................31
1.4.3. Khảo sát tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ vào cơ quan........32
1.4.4. Nhân xét, đánh giá về công tác Văn thư- Lư trữ tại Công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM................................33
1.4.4.1. Ưu điểm............................................................................................33
1.4.4.2. Nhược điểm......................................................................................34
CHƯƠNG 2. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO
THÔNG INTRACOM......................................................................................36
2.1. Giúp cơ quan xấy dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác
tháng và năm.................................................................................................36
2.1.1. Lịch công tác tuần tại văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng

Hạ tầng và Giao thông INTRACOM............................................................36
2.1.2. Kế hoạch công tác tháng của Công ty Cồ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM..................................................................38
2.1.3. Kế hoạch công tác năm của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM..................................................................41
2.2. Giúp Công ty mẫu hoá một số văn bản sau:..........................................43
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
2.2.1. Quyết định hành chính........................................................................43
2.2.2. Kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm..............................46
2.2.3. Kế hoạch tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo..........................48
2.3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị, hội họp của cơ quan................50
2.4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại cho cơ quan...........................50
2.5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành
chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và điểm của cơ cấu tổ chức, bộ
máy của văn phòng công ty...........................................................................52
C. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ...................................................53
I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu điểm, nhược điểm trong công tác
hành chính văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và
Giao thông INTRACOM..............................................................................53
II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược
điểm...............................................................................................................54
KẾT LUẬN CHUNG........................................................................................55
PHỤ LỤC

Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
A. LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Như chúng ta đã biết, ngày nay ở bất kỳ một cơ quan hay doanh nghiệp
nào thì đều phải có văn phòng. Bởi bộ máy văn phòng, các đội ngũ nhân viên và
người quản lý là một bộ phận nòng cốt của một cơ quan, doanh nghiệp. Văn
phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức, có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng
hợp thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng còn là bộ máy làm việc tổng hợp và
trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị, là địa
điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan đơn vị.
Đối với xã hội, tầm quan trọng của văn phòng ngày nay chưa hề bị giảm
đi. Với sự phát triển của xã hội như ngày nay thì ngành văn phòng còn được coi
là một ngành khá đa dạng, giúp cho con người không chỉ phát huy được trí tuệ
của bản thân mà còn phát huy,thể hiện được hết khả năng mà bản thân vốn có.
Hiện nay nước ta đang bước vào thời kỳ Công Nghiệp Hóa - Hiện Đại
Hóa đất nước, nên công tác văn thư cũng góp một phần rất lớn vào công tác xây
dựng đất nước thêm giàu mạnh. Mỗi cơ quan, văn phòng đều phải thực hiện
những chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn. Do đó, văn phòng là bộ máy được tổ
chức thích hợp với đặc điểm cụ thể của từng cơ quan. Văn phòng cũng là yếu tố
được quan tâm như một trọng điểm quan trọng, trong khu vực nâng cao hiệu quả
hoạt động của văn phòng. Công tác văn phòng thực hiện tốt sẽ là động lực thúc
đẩy sự phát triển, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho cơ quan, đơn vị. Ngược lại,
công tác văn phòng thực hiện không tốt sẽ dẫn đến rất nhiều khó khăn và hậu
quả đạt được không như mong muốn.
Không những vậy đất nước ta đang ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền
kinh tế thế giới, đa dạng hóa, đa phương hóa giá trị quốc tế, để bắt kịp với trình

độ hội nhập đó đòi hỏi phải có sự đổi mới tích cực, chủ động và toàn diện, bỏ
được thói quen làm việc trì trệ, kém năng động, kém nhạy bén, kém hiệu quả
của thời kỳ bao cấp. Vì thế đòi hỏi nền hành chính nước nhà cần phải nhanh
chóng đổi mới theo hướng hiện đại, tinh gọn, chuyên nghiệp, hiện đại và hoạt
động có hiệu quả cao. Đòi hỏi từng bộ phận của của nền hành chính văn phòng
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

1

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
phải có sự đổi mới, nhanh chóng phù hợp với từng thời đại.
Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kĩ năng trong quá trình tổ
chức và thực hiện những hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức.
Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực
tập cho sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng tại các cơ quan, đơn vị, giúp nâng
cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần với thực tế, rèn luyện thêm
ý thức làm việc. Có thể tạo cho mình phương thức học tập và làm việc trên cơ sở
thực tế mà mình đã được học hỏi. qua đó, bản thân cũng được trau dồi thêm cho
mình kiến thức cũng như kỹ năng mềm trong quá trình làm việc.
Với mong muốn tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, tôi quyết
định lựa chọn đề tài“Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư
xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM” làm hướng nghiên cứu của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Trong thời gian tìm hiểu đề tài,tôi đã tìm hiểu được nhiều tài liệu của các
tác giả khác nhau và có tham khảo được một số luận văn liên quan đến tài liệu
của mình như:
- Luận văn “ Tổ chức và hoạt động của văn phòng tổng công ty công

trình giao thông 8” của tác giả Đỗ Xuân Dương trường Đại học khoa học xã
hội và nhân văn
- Giáo trình “ tổ chức và hoạt động của văn phòng các cơ quan cấp bộ”
- Giáo trình “quản trị học” của tác giả Nguyễn Hải Sản
- Giáo trình môn “Quản trị văn phòng” – do các tác giả GS. TS. Nguyễn
Thành Độ, ThS.Nguyễn Ngọc Điệp , ThS.Trần Phương Hiền .
- Báo cáo thực tập tốt nghiệp của các sinh viên Khoa Quản trị văn phòng
Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Báo cáo sẽ hướng tới những mục tiêu cơ bản sau:
Một là, khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. Từ đó đánh giá được những ưu điểm
và hạn chế của công tác này.
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

2

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Hai là, đưa ra những đề xuất, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả công
tác văn phòng tại Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
INTRACOM.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được những mục tiêu trên, đề tài tập trung thực hiện một số nhiệm
vụ nghiên cứu sau:
Thứ nhất, tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức,
chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM

Thứ hai, tìm hiểu về thực trạng công tác Văn phòng tại Công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
Thứ ba, nhận xét, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và tìm ra những
nguyên nhân của hạn chế. Từ đó, đưa ra những đề xuất, kiến nghị, giải pháp
nhằm góp phần nâng cao công tác Văn phòng tại Công ty.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
5.1.Đối tượng nghiên cứu
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần
Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.
- Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
- Tổ chức và hoạt động của Công ty
- Công tác văn phòng tại Công ty
- Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng Công ty
5.2.Phạm vi nghiên cứu
Văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
INTRACOM.
6.Phương pháp nghiên cứu
6.1.Phương pháp luận
- Duy vật biện chứng : Phương pháp duy vật biện chứng hay chủ nghĩa
duy vật biện chứng là một bộ phận của học thuyết triết học Karl Marx đề xướng.
Đặc trưng của phương pháp duy vật biện chứng là coi sự vật hay một hiện tượng
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

3

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
trong trạng thái luôn phát triển và xem xét nó trong mối liên hệ với các sự vật

hiện tượng khác. Cốt lõi của chủ nghĩa duy vật biện chứng là chủ nghĩa duy vật
kết hợp với phép biện chứng.
- Duy vật lịch sử: Là hệ thống quan điểm duy vật biện chứng về xã hội
của triết học Mác-Leenin, là kết quả của sự vận dụng phương pháp luận của chủ
nghĩa duy vật biện chứng. Chủ nghĩa duy vật lịch sử lý giải sự tiến hóa của xã
hội loài người bằng sự phát triển của trình độ sản xuất.
6.2.Phương pháp cụ thể
 Phương pháp phỏng vấn: là phương pháp thu thập thông tin đối thoại
trực tiếp theo một chủ đề nhất định, rõ ràng, có người hỏi có người trả lời.
 Phương pháp quan sát: là phương pháp dùng chi giác hoặc các công
cụ dụng cụ, máy ảnh, máy quay phim, ghi âm,.. để cảm nhân và ghi lại các hoạt
động của vấn đề mà cần nghiên cứu, tìm hiểu.
 Phương pháp thống kê: là phương pháp dựa trên những điều tra,
khảo sát, tiến hành tổng hợp lại theo các nhóm, các tiêu chí khác nhau. Bao gồm
các số lượng thống kê đã được chủ thể tiến hành trong không gian và thời gian
cụ thể.
 Phương pháp so sánh: là phương pháp tư duy bằng cách xem xét các
thuộc tính của hai đối tượng để tìm ra mối liên hệ giữa chúng. Tức là tìm ra sự
khác nhau và những nét chung giữa vật thể và hiện tượng cần nghiên cứu.
 Phương pháp tổng hợp: là phương pháp tổng hợp các ý kiến, tính
toán các tỷ lệ phần trăm, đây là cơ sở quan trọng để có thể đưa ra các nhận định,
đánh giá về tình hình thực hiện chức năng hoạch định trong cơ quan.
 Phương pháp nghiên cứu tư liệu: là phương pháp tham khảo các
giáo trình, các đề tài nghiên cứu của sinh viên khóa trước, các luận văn tốt
nghiệp, khóa luận tốt nghiệp, qua sách vở, báo chí, mạnh Internet...
7. Bố cục của bài báo cáo
Ngoài phần mở đầu và kết luận thì đề tài có kết cấu gồm 3 chương:
Chương 1: Khảo sát công tác văn phòng tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây

Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

4

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
Chương 2: Chuyên đề thực tập: Nghiệp vụ hành chính của Công ty Cổ
phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.
Chương 3: Kế luận và một số đề xuất, kiến nghị.

Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

5

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
B. NỘI DUNG
TÌM HIỂU MỘT SỐ NỘI DUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO
THÔNG INTRACOM
CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM.
1.1.Tổng quan sơ lược về lịch sử hình thành và sự phát triển của
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông (INTRACOM)
là doanh nghiệp trực thuộc Tổng Công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội được

thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
được cổ phần hoá từ Doanh nghiệp Nhà nýớc theo Quyết định số: 311/QĐ-UB
ngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo Giấy chứng
nhận đãng ký kinh doanh số: 0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà
Nội cấp ngày 23/01/2006.
Trong quá trình hoạt động, Công ty luôn thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ
đối với Nhà nước, sản xuất kinh doanh có hiệu quả, tạo việc làm và đảm bảo đời
sống cho người lao động. Slogan “Tỏa sáng cùng đất nước” của công ty mang ý
nghĩa sâu sắc: Là ngôi sao bầu trời Việt, Intracom cam kết cùng doanh nghiệp
Việt, góp phần khẳng định vị thế đất nước trong hội nhập toàn cầu, không những
thế Intracom còn đem ánh sang đến từng ngôi nhà Việt trên mọi miền của Tổ
Quốc.
Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã từng
bước khắc phục khó khăn, xây dựng Công ty ngày càng lớn mạnh. Công ty cũng
dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa
ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính Đầu tư dự án bất động sản, thủy
điện, kinh doanh xây lắp, Đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện và sản
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

6

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
xuất vật liệu xây dựng…
Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dặn
kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu Văn

phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu Văn phòng, nhà
ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã
hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lõi 3, Dự án
thuỷ điện Tà Lõi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp y tế Phương
Đông…
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực Đầu tư xây dựng như Bằng khen của
Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009,...
Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc - hạnh phúc”
nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹ
thuật. Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong
thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.
Lĩnh vực kinh doanh của Công ty bao gồm 6 lĩnh vực chính:
- Đầu tư dự án thuỷ điện;
- Đầu tư tài chính;
- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện.....
- Sản xuất vật liệu xây dựng;
- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân
dụng,..
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty
Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.
1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
a.Chức năng
Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị Đầu tư
xây dựng, kinh doanh bất động sản… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng Công
ty Đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và Nhà nước.
Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

7

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty. Các
phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của Công ty được thống nhất
từ trên xuống dưới.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là: Dự án khu Văn phòng, dịch vụ
công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu Văn phòng, nhà ở bán - Phú
Diễn, Dự án nhà ở tái định cý NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú
Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lõi 3, Dự án thuỷ điện Tà
Lõi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông.
b. Nhiệm vụ, quyền hạn
Dựa trên chức năng đã được đề ra, Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ
tầng và Giao thông INTRACOM có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:
Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ Công ty.
Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các Văn bản luật: Luật doanh nghiệp,
Luật kinh doanh, Luật kinh tế… ngoài ra Công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủ
trýơng, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn.
Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của Công ty.
Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an toàn lao
động,… theo đúng quy định của pháp luật.
Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM
ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất
nýớc ngày càng giàu mạnh và Văn minh.
Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công
to lớn.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức

Cãn cứ vào Luật doanh nghiệp, và dựa trên phạm vi nghiên cứu, tôi trình
bày cơ cấu, tổ chức của Công ty với các phòng, ban đơn vị chính như sau:
 Ban Lãnh đạo:
Tổng giám đốc: là Người có tư cách pháp nhân, Người chỉ huy cao nhất,
chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty. Chế độ quản lý
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

8

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
Công ty là chế độ thủ trưởng. Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản
xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại
và có hiệu quả sử dụng vốn.
Phó tổng giám đốc: Người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,
quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của Công ty,…
 Các đơn vị chính trong Công ty:
Văn phòng Công ty: tổ chức quản lý nhân sự toàn Công ty xây dựng các
chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở các
phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,….
Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ
sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách.
Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện
tuyển chọn nhân sự toàn Công ty. Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính
sách về nhân sự.
Xây dựng, quản lý các Văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Công ty.
Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế
hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện

kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sản
xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lược
tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện.
Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi
công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết
bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch Đầu tư, đảm bảo nâng cao chất
lượng sản phẩm.
Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt
động sản xuất kinh doanh của Công ty dýới hình thức tiền tệ hạch toán các
nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của Công ty. Thông qua hạch toán ở các khoản
thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh
thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

9

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
theo dõi cơ cấu vốn.
Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công
các công trình.
Nhìn chung cơ cấu tổ chức của Công ty là đơn giản, các phòng ban có
các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh
được tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi.
Số đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng
và Giao thông INTRACOM (Xem Phụ lục 1)
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn

phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông
INTRACOM.
1.3.1. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn.
Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơi giao dịch, tiếp khách
làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty với các mối quan hệ bên ngoài. Do đó Văn
phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiện tốt chức năng nhiệm
vụ được giao. Không phải là Công ty của Nhà nước nên chức năng Văn phòng
chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp.
+ Chức năng:
Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Giám đốc.
Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.
Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việc
hàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,
nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mang
tính chính xác cao.
Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sách
cho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành.
Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chức
lưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan.
Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộ
công nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

10

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ

tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan. Luôn đảm bảo các phương
tiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…
+ Nhiệm vụ, quyền hạn:
Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng
tháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thực
hiện kế hoạch đó.
Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết định
quản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty.
Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác.
Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty.
Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,
Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệ
văn thư lưu trữ.
Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản
Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế
độ chính sách với cán bộ công nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lý
công nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân,
vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội
xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác.
Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêu
cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày cho
Công ty.
Được quyền từ chối không giải quyết những công việc xét thấy không
đảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý.
Được đề xuất, tham gia ý kiến, trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luật
cán bộ công nhân viên.
1.3.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty
Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc cho
tổng giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng,
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

11

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
ban.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc phòng,
tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạo công việc
chung.
Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng được trưởng phòng phân công
theo dõi từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vực
công việc được phụ trách.
Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo sự
phân công của Trưởng phòng. Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần
và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng
phòng, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả. Thực hiện công tác văn
thư đánh máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến và đi.
Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trong
địa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty.
Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn Công ty
và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty.
Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty.
Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọn
nhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất công việc.
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng
Hạ tầng và Giao thông INTRACOM (Xem phụ lục 02)
1.3.3. Bản mô tả công việc
Chức danh: Trưởng phòng

Phòng/ban: Văn phòng công ty
Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty.
Mã số công việc: MSO1
Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc.
Mức lương: 9.000.000đ.
Cấp bậc: Quản lý
a. Tóm tắt công việc.
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

12

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể: tổ chức cán bộ, cải cách hành chính,
thi đua khen thưởng, quản lý tài chính cơ quan.
- Điều hành phụ trách chung nhiệm vụ của phòng Hành chính và các công
việc khác khi ban lãnh đạo phân công.
- Lập chương trình công tác của phòng hành chính.
- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty. Chỉ đạo, tổ chức tiếp
đón khách đến làm việc tại công ty.
b. Yêu cầu
Trình độ: Đại học
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh hoặc các lĩnh vực liên quan khác
Chứng chỉ:Vi tính văn phòng tương đương B trở lên.
Kinh nghiệm:
- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý hành chính.
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương.

Kiến thức:
- Có kiến thức về quản trị hành chính, hiểu về các quy định pháp luật có
liên quan.
- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quản
trị nhân sự…
Kỹ năng:
- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt.
- Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch.
- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo.
Khả năng:
- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc.
- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức. Làm việc độc lập.
- Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ.
Phẩm chất cá nhân:
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

13

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác.
- Sáng tạo trong công việc.
c. Trách nhiệm công việc chính.
* Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân
sự của công ty .
- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tin
giữa các cấp quản lý, bộ phận trong công ty.

- Nghiên cứu xây dựng, kiểm tra và thực hiện kế hoạch sản xuất, giao
hàng.
- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ - nhân viên, đôn đốc, hướng dẫn
và kiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng.
* Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công
ty
- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quy
định về soạn thảo văn bản, lưu trữ, sử dụng con dấu…
- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ và
bảo mật các thông tin của công ty.
* Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên
- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên; các
chế độ thưởng, phạt trong công ty.
- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách.
- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty.
* Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty
- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty.
- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty.
* Thực hiện các công việc khác
- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty .
- Đảm bảo cơ sở vật chất.
- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng cao
trình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên.
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

14

Lớp: CĐ QTVP 14A

Báo cáo thực tập tốt nghiệp
- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty
* Điều kiện làm việc:
- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30
- Ngày chủ nhật được nghỉ.
- Địa điểm làm việc: tại văn phòng công ty.
Bảng phân công công việc của lãnh đạo văn phòng và nhân viên(Xem
phụ lục 03)
1.4. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành
chính văn phòng của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao
thông INTRACOM
1.4.1. Khảo sát về công tác văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư xây
dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM.
* Vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng
hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho Công ty Cổ phần INTRACOM.
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, tổ chức có trách
nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho lãnh đạo. Xuất phát từ
quan niệm về văn phòng và công tác văn phòng, ta có thể thấy văn phòng
(phòng hành chính) có 2 chức năng cơ bản chính:

 Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản
lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động
của họ một cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải
tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính
xác kịp thời mọi vấn đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà
quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết
là công tác tham mưu tổng hợp. Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần
tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất.
chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập

thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn
vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

15

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
thuận lợi. để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên
trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những
nguyên tắc trình tự nhất định.
Đối với văn phòng Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao
thông INTRACOM, việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức quan
trọng. Chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng
và lãnh đạo cơ quan. Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò
tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan. Để có thể tham mưu cho
lãnh đạo cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và
tổng hợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mối
quan hệ giữa tổng hợp và tham mưu.
Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện các
việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao
động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sự
theo luật và quy chế công ty. Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấp
thông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của công
ty.

 Chức năng giúp việc và đảm bảo hậu cần
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của

ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng
chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai
thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân,
tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công
tác soạn thảo văn bản…
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật
chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. văn phòng là bộ phận cung
cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng

Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

16

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm
của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô
hoạt động của các cơ quan, đơn vị. chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là
phương châm hoạt động của công tác văn phòng. Tóm lại, văn phòng là đầu
mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây. Các
chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng
định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
Chức năng hậu cần là hình thức biểu hiện của mối quan hệ văn phòng với
toàn bộ cơ quan đơn vị, với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng
trong bảo đảm sự vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức. Muốn vận
hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất tối
thiểu cần thiết. các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo
đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị.

=> Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặt
chẽ với nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều
hành của thủ trưởng cơ quan. Công tác văn phòng tại công ty được thực hiện
một cách nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của mình.
* Ví dụ tình huống cụ thể:
Tổng giám đốc Công ty ban hành Quyết định về việc tăng thời gian nghỉ
trưa cho các cán bộ nhân viên trong Công ty
- Đầu tiên văn phòng là nơi chịu trách nhiệm thu thập, tổng hợp các thông
tin của cán bộ, nhân viên trong Công ty về chế độ nghỉ trưa, rồi cung cấp thông
tin đã được thu tập đó cho Tổng giám đốc.
- Sau đó tham mưu cho Tổng giám đốc về việc ban hành quyết định đó
(nó có ảnh hưởng như thế nào đến các cán bộ nhân viên? Nó giúp các nhân viên
tỉnh táo trong giờ làm việc hay không?)
- Văn phòng giúp việc cho Tổng giám đốc về việc cải thiện thu nhập, vật
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

17

Lớp: CĐ QTVP 14A


Báo cáo thực tập tốt nghiệp
chất và điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong công ty.
- Để từ đó giúp cho Tổng giám đốc có những hướng đi, cái nhìn sâu rộng
để ban hành ra các quyết định của mình, nâng cao đời sống cũng như công việc
cho cán bộ nhân viên trong Công ty.
* Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Công ty cổ phần INTRACOM. Đánh giá ưu điểm, hạn chế.
Chương trình công tác thường kỳ bao gồm: chương trình công tác tác

Tuần, Tháng, Quý, Năm.
Xây dựng công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ
đạo của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, văn phòng công ty xây dựng
chương trình công tác tuần sau của Công ty, trình Tổng giám đốc quyết định
chậm nhất vào chiều thứ 6 tuần trước và thông báo cụ thể cho các phòng, cá
nhân liên quan để biết và thực hiện.
Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình công
tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việc
cần bổ sung, điều chỉnh trong tháng chậm nhất và 25 hàng tháng, văn phòng
trình Tổng giám đốc phê duyệt chương trình công tác tháng của Công ty, gửi các
phòng ban được biết để triển khai thực hiện.
Chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công tác năm
được quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnh
cần giải quyết trong quý chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, văn phòng
có trách nhiệm trình Tông giám đốc phê duyệt chương trình công tác quý sau
của công ty, gửi các phòng ban biết và triển khai thực hiện .
Chương trình công tác năm: của công ty gồm những nhiệm vụ, giải pháp
của công ty trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, chế độ, kế hoạch thuộc
phạm vi quyết định, phê duyệt của công ty. Sau 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận
được bản dự thảo cơ quan phải có ý kiến trả lời .
Sau khi kế hoạch thông qua, văn phòng trình Tổng giám đốc duyệt, gửi
thành viên trong ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chuyên môn để biết thực
hiện.
Sinh viên: Phan Thị Thùy Ninh

18

Lớp: CĐ QTVP 14A