Quản lí và giải quyết văn bản đến tại công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO KIẾN TẬP

Sinh viên

: Triệu Thị Phương Thảo

Lớp

: Đại học Quản trị Văn phòng 14C

Cơ quan kiến tập

: Công ty Cổ phần Quản lý và
Kinh doanh Bất động sản Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn

: Phan Thị Thu Huyền

Giảng viên hướng dẫn

: ThS. Lâm Thu Hằng

Hà Nội, tháng 6 năm 2017`


LỜI CẢM ƠN
Để bài báo cáo này đạt kết quả tốt đẹp, em đã nhận được sự hỗ trợ, giúp

đỡ của rất nhiều đơn vị. Với tình cảm sâu sắc, chân thành, cho phép em được
bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và cơ quan đã tạo điều kiện
giúp đỡ trong quá trình học tập và hoàn thiện bài báo cáo. Trước hết em xin gửi
tới các thầy cô khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội lời chào
trân trọng, lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc đã tạo điều kiện cho chúng
em có những ngày kiến tập vô cùng ý nghĩa. Với sự quan tâm, dạy dỗ, chỉ bảo
tận tình chu đáo của thầy cô, đến nay em đã có thể hoàn thành bài báo cáo này.
Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới cô Th.s Lâm Thu Hằng đã
quan tâm giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành tốt bài báo cáo trong thời gian qua.
Không thể không nhắc tới sự hướng dẫn chỉ đạo của Ban lãnh đạo công ty
cùng sự giúp đỡ nhiệt tình của chị trưởng phòng Hành chính- nhân sự chị Phan
Thị Thu Huyền và các anh chị trong đơn vị, đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho
em trong suốt thời gian kiến tập tại Công ty Cổ phần Quản lí và Kinh doanh bất
động sản Hà Nội (HPM).
Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một bản
thân bài báo cáo này không thể tránh được những thiếu sót. Em rất mong nhận
được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của cácthầy cô để em có điều kiện bổ sung,
nâng cao ý thức của mình,phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này.
Em xin chân thành cảm ơn !


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI MỞ ĐẦU......................................................................................................1
NỘI DUNG...........................................................................................................2
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần
Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chính- nhân sự
tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM ). 2
1.1. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty HPM. .2
1.1.1. Chức năng.............................................................................................3

1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................3
1.1.3. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................5
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành
chính- nhân sự tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà
Nội ( HPM )....................................................................................................6
1.2.1. Chức năng.............................................................................................6
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn........................................................................6
1.2.3 Cơ cấu tổ chức........................................................................................7
2. Soạn thảo và ban hành văn bản...................................................................8
2.1 Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản
Hà Nội ( HPM ) ban hành...............................................................................8
2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản................................................................8
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản....................................................9
2.4. Quy trình soạn thảo văn bản...................................................................11
3. Quản lí văn bản đi.....................................................................................12
3.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng văn
bản.................................................................................................................12
3.2. Đăng kí văn bản.....................................................................................13
3.3. Nhân văn bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật và dấu khẩn........................13
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi...............14
3.5. Lưu văn bản đi.......................................................................................14
4. Quản lí và giải quyết văn bản đến.............................................................15
4.1. Tiếp nhận văn bản đến...........................................................................15


4.2. Đăng kí văn bản đến...............................................................................16
4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến.............................................................17
4.3.1.Trình văn bản đến.................................................................................17
4.3.2. Chuyển giao văn bản đến....................................................................17
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến........................18

4.4.1.Giải quyết văn bản đến.........................................................................18
4.4.2.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến....................................18
5. Quản lí và sử dụng con dấu.......................................................................19
5.1. Các loại dấu cơ quan..............................................................................19
5.2.Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu..................................................19
5.3. Bảo quản con dấu...................................................................................20
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan................................20
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại tại Công ty..............................................20
6.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ..................................................21
6.3.Phương pháp lập hồ sơ............................................................................21
6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..................................................21
7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp..................................22
7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp
trong công sở.................................................................................................22
7.2. Nhận xét, đánh giá chung.......................................................................22
8. Thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng..23
8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của Công ty
Cổ phần Quản lí và Kinh doanh bất động sản Hà Nội..................................23
8.2. Quản lí và sử dụng các thiết bị văn phòng.............................................24
8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng..............................24
9. Nhận xét....................................................................................................25
KẾT LUẬN........................................................................................................27
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................29
PHỤ LỤC


LỜI MỞ ĐẦU
Em nghĩ rằng lý thuyết thì phải đi đôi với thực hành và trong 3 năm học
vừa qua thầy cô đã trang bị đầy đủ kiến thức về mặt lý thuyết khi ngồi trên ghế
nhà trường, nên giờ đã đến lúc chúng em cần phải ra ngoài học hỏi thực tế, và áp

dụng những gì đã được học vào công việc hàng ngày. Đây là cơ hội tốt nhất để
em được đi thực tế, mở rộng tầm mắt khi được nhà trường tạo điều kiện cho
chúng em được kiến tập tại một số cơ quan, đơn vị,tổ chức để chúng em được
học hỏi, bổ sung kinh nghiệm thực tiễn. Khi tham gia kiến tập em được tiếp xúc
trực tiếp với những công việc mà trên lý thuyết đã được giảng dạy ở nhà trường,
với đặc thù ngành Quản trị văn phòng mà em đang theo học đó là một công việc
rất năng động, đòi hỏi sự sáng tạo, nhanh nhẹn và linh hoạt.
Để hoàn thiện bản thân hơn về kỹ năng và kiến thức, đồng thời bám sát
vào nền tảng kiến thức đã học của ngành quản trị văn phòng, em đã xin vào
Công ty Cổ phần Quản lí và Kinh Doanh bất động sản Hà Nội (HPM) để làm
đơn vị kiến tập, vì đó là một công ty có môi trường làm việc theo mô hình văn
phòng hiện đại, năng động và chuyên nghiệp. Trong khoảng thời gian kiến tập
tại đó em đã học hỏi được rất nhiều điều, bổ sung được kinh nghiệm thực tiễn và
trau dồi thêm lượng kiến thức lớn về chuyên ngành quản trị văn phòng phục vụ
cho công việc sau này em ra trường. Mặc dù đã có sự quan tâm, sát sao và chỉ
bảo của các anh chị trong văn phòng nhưng do lượng kiến thức em còn hạn hẹp
và do lần đầu đi kiến tập nên bài báo cáo còn nhiều sai sót. Em rất mong nhận
được sự góp ý của thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.

1


NỘI DUNG
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ
Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội và phòng Hành chínhnhân sự tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (
HPM )
1.1. Chức năng nhiệm vụ và quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty
HPM
 Giới thiệu chung về công ty HPM
Tầm nhìn và chiến lược “ Chúng tôi tối ưu hóa hệ thống tài sản, gia tăng

giá trị hình ảnh và tích lũy niềm tin cho khách hàng theo nền tảng thời gian”
Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (HPM) với
mục tiêu phát triển là: “ Chất lượng dịch vụ không những quan trọng mà là tất
cả sự thành công của chúng ta” được thành lập năm 2002.
Địa chỉ: Số 1 phố Đào Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống đa, Hà
Nội
HPM đã có những bước đột phá trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh bất
động sản: các khu công nghiệp, đô thị - nhà ở, văn phòng cho thuê.
Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội là thành
viên sáng lập Hội Đồng Công Trình xanh Việt Nam. Quản lí tòa nhà với tiêu chí
Xanh- Sạch- Đẹp và sử dụng năng lượng hiệu quả, giảm thiểu chi phí trong quá
trình vận hành nhưng vẫn đảm bảo hoạt động của tòa nhà một cách chất lượng
và đạt tiêu chuẩn quốc tế.
HPM tập hợp cho mình một đội ngũ cán bộ, nhân viên chuyên nghiệp, có
kỷ luật, nhiệt tình, sáng tạo trong lĩnh vực quản lý, tư vấn, phát triển bất động
sản …. đủ khả năng và năng lực tổ chức, điều hành dự án có quy mô mang tầm
cỡ trong nước và quốc tế.
Với kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực quản lý, vận hành, khai thác, tư
vấn quản lý tòa nhà, HPM đã khẳng định được uy tín cũng như thương hiệu trên
thị trường, rất nhiều khách hàng, chủ đầu tư đã yên tâm và hài lòng khi giao
những tài sản giá trị lớn cho HPM quản lý và vận hành như: Tổng công ty Hàng
hải Việt Nam (Vinalines), Tập đoàn Bảo Việt (BaoViet Holdings), Nhà xuất bản
2


Giáo dục, BIDV Núi Trúc (Hà Nội), VTC Online, VTC Tower
Mong muốn và niềm tin trở thành công ty quản lý vận hành, tư vấn quản
lý vận hành tòa nhà chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam, công ty luôn hy vọng
được hợp tác với các đối tác trong và ngoài nước để cùng phát triển và hoàn
thiện.

1.1.1. Chức năng
Tham mưu cho tập đoàn Vinalines xây dựng trong công tác kế hoạch,
công tác quản lý, công tác lựa chọn các nhà thầu, công tác quản lý chất lượng,
tiến độ, công tác quản lý khối lượng, đơn giá, thanh quyết toán, an toàn lao
động, môi trường, công tác tài chính, công tác kinh doanh của các dự án trong
lĩnh vực kinh doanh bất động sản.
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Xây dựng chiến lược phát triển; xây dựng kế hoạch ngắn hạn, trung hạn
và dài hạn về đầu tư kinh doanh bất động sản;
- Xây dựng kế hoạch tài chính trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản, tổ
chức và theo dõi thực hiện các hoạt động tài chính theo kế hoạch đã được Tổng
công ty phê duyệt;
- Tìm kiếm các cơ hội và các đối tác kinh doanh kinh doanh trong lĩnh
vực đầu tư, kinh doanh bất động sản;
- Nghiên cứu xây dựng phương án, tìm kiếm, khai thác các dự án về nhà
ở, khu đô thị và khu công nghiệp;
- Khảo sát, đánh giá và lập dự án chuẩn bị đầu tư các dự án về nhà ở, khu
đô thị và khu công nghiệp
- Tiến hành thẩm định hồ sơ dự án, đánh giá các dự án và hoạt động kinh
doanh của các đơn vị trực thuộc trong lĩnh vực bất động sản;
- Thực hiện các thủ tục pháp lí của Tổng công ty liên quan đến các dự án
và hoạt động kinh doanh về bất động sản;
- Kiểm tra, giám sát việc thực hiện đầu tư và khai thác các dự án đầu tư
trong lĩnh vực kinh doanh bất động sản;
- Kiểm tra, đôn đốc tiến độ đầu tư, tiến độ khai thác các dự án;
3


- Quản lý các hoạt động đấu thầu và quản lý thi công xây lắp trong lĩnh
vực đầu tư, kinh doanh bất động sản; tổ chức quản lý chất lượng, tiến độ các dự

án; tổ chức quản lý khối lượng, đơn giá và thanh quyết toán công trình; tổ chức
thực hiện công tác an toàn lao động trong thi công xây dựng;
- Thực hiện các hoạt động tư vấn với pháp nhân của Tổng công ty trong
lĩnh vực bất động sản, bao gồm: Tư vấn thiết kế; tư vấn quy hoạch; tư vấn lập dự
HỘI ĐỒNG
án; tư vấn đấu thầu;
- Tìm kiếm và cân đối các CỔ
vốn ĐÔNG
cho các dự án trực tiếp kinh doanh trong
BAN
KIỂM SOÁT
- Quản lý các doanh nghiệp trực thuộc và các doanh nghiệp khác có vốn
HỘI ĐỒNG
góp của Tổng công ty hoạt động trong
lĩnh vực kinh doanh, đầu tư, vận hành các
QUẢN TRỊ
dự án bất động sản.
lĩnh vực bất động sản;

TỔNG
GIÁM ĐỐC

PHÓ TGD

PHÓ TGD

BAN NHÂN SỰ

PHÓ TGD

BAN KINH DOANH

HÀNH CHÍNH

BAN TÀI

BAN TƯ VẤN QUẢN LÝ & PHÁT
TRIỂN DỰ ÁN

CHÍNH KẾ TOÁN
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
BAN KIỂM SOÁT/
KIỂM TOÁN
NĂNG LƯỢNG

4

BAN
KỸ THUẬT


5


1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng
Hành chính- nhân sự tại Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động
sản Hà Nội ( HPM )
1.2.1. Chức năng
- Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự đảm bảo chất lượng,yêu cầu,
chiến lược của công ty.

- Quản lý nhân sự, đào tạo nhân sự.
- Xây dựng quy chế lương thưởng, phúc lợi và chế độ cho người lao động
- Chấp hành và thực hiện các chủ trương, chính sách, chỉ thị của Ban
giám đốc
- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công ty
- Quản lý thủ tục hành chính nhân sự
- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản hành chính VP, đảm bảo
an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trong
công ty.
- Tham mưu đề xuất cho Ban TGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lãnh vực
Hành chính - Nhân sự
- Là cầu nối giữa Ban TGĐ và Người lao động
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công
ty và các bộ phận có liên quan.
- Lên chương trình tuyển dụng
- Tổ chức tuyển dụng theo chương trình đã được phê duyệt
- Tổ chức kí hợp đồng lao động thử việc cho người lao động
- Quản lí hồ sơ, lí lịch của tất cả người lao động trong công ty
- Theo dỗi, giám sát, nhác nhở thái đọ làm việc của người lao động
- Lập chương trình đào tạo định kỳ theo tháng, quý, năm..
- Hoạch định và phát triển nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng
theo đúng yêu cầu và phù hợp với chiến lược phát triển của Công ty.
- Quản lý hồ sơ các loại tài sản hành chính VP của Công ty.
- Công tác chuẩn bị chu đáo cho sếp hoặc các thành viên đi họp, đi công
tác hay kí kết hợp đồng..
- Tiếp nhận các loại văn bản đến công ty, vào sổ văn bản đi, văn bản đến
- Soạn thảo văn bản, cung cấp một số tài liệu theo yêu cầu của cấp trên
- Lưu giữ, bảo mật các loại tài liệu, thông tin trong công ty.
- Tham mưu cho cấp trên về việc xây dựng cơ cấu tổ chức, điều hành của

Công ty.
1.2.3 Cơ cấu tổ chức
6


Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành Chính tại Công ty Cổ Phần Quản lý
và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )
Tổng Giám Đốc
Vũ Tiến Sơn
Trưởng phòng Hành chính
nhân sự
Phan Thị Thu Huyền

Trần

PCVP. Phụ trách

PCVP. Phụ trách HCQT

tổng hợp( 2 người)

Bộ phận Lễ tân

Bộ phận Tài chính – kế
toán

Bộ phận Lái xe
Bộ phận Văn thư –
lưu trữ

Bộ phận Bảo vệ

2. Soạn
thảoTổng
và ban
Bộ phận
hợphành văn bản

Bộ phận Cấp dưỡng

2.1 Các loại văn bản Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất
Bộ phận Điện nước
động sản Hà Nội ( HPM ) ban hành.
Số lượng văn bản cơ quan bàn hành trong một năm rất nhiều và ở nhiều
loại hình văn bản khác nhau. Số văn bản được ban hành nhiều nhất trong các
năm là Công văn và và đơn thư và những văn bản ban hành ít nhất là quyết định,
chỉ thị, đề án cụ thể là:
STT

Tên loại văn bản ban hành
7

Số lượng


1
2
3
4
5

6
7
8
10
11

Năm 2015
5
205
105
50
92
85
5
214
5
256
1022

Quyết định
Công văn
Báo cáo
Thông báo
Tờ trình
Kế hoạch
Chỉ thị
Giấy mời
Đề án
Đơn thư
Tổng cộng

Năm 2016
7
264
126
63
75
92
7
121
7
242
1004

2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
 Thẩm quyền ban hành văn bản được quy định trong điều lệ của công ty,
các nội quy, quy định nội bộ khác dựa trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ quyền
hạn của từng vị trí
 Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra
và chịu trách nhiệm về nội dung văn bản trước Thủ trưởng cơ quan và pháp luật.
Ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản.
 Trưởng phòng Hành Chính phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về thể
thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản trước Thủ trưởng cơ quan
và pháp luật. Ký “nháy” vào chữ cuối cùng của nơi nhận.
 Tổng Giám đốc ký ban hành văn bản của Công ty nằm trong thẩm
quyền phạm vi cho phép
 Trong trường hợp cho phép, lãnh đạo công ty ( Tổng giám đốc ) có thể
uỷ quyền cho người đứng đầu một phòng, ban ký thừa uỷ quyền một số văn bản
khi lãnh đạo vắng mặt . Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn
bản và thời hạn ủy quyền theo quy định của Công ty và không trái với quy định của

pháp luật. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền lại cho người khác ký. Văn
bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của Công ty . Lãnh đạo công ty
( Tổng Giám đốc ) có thể giao cho Trưởng phòng Hành chính ký thừa lệnh (TL.)
một số loại văn bản khi không có mặt trực tiếp..
8


 Khi ký văn bản người ký chú ý không dược dùng bút chì; không dùng
mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai.
2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Với mục đích chấn chỉnh công tác trình bày văn bản trong Tổng công ty,
nâng cao tính chuyên nghiệp trong công tác soạn thảo văn bản, nâng cao giá trị
thương hiệu HPM.
Thể thức văn bản là các thành phần cấu thành văn bản bao gồm 9 thành
phần
-

Quốc hiệu, tiêu ngữ
Tên cơ quan, tổ chức ban hành
Số, ký hiệu của văn bản;
Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản;
Nội dung văn bản;

- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
- Dấu của cơ quan, tổ chức, nơi nhận văn bản; dấu chỉ mức độ khẩn, mật
(đối với những văn bản loại khẩn, mật).
- Nơi nhận
Tất cả 9 thành phần thể thức này đều được quy định và hải tuân theo một
cách chính xác tuyệt đối.

- Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm:
- Khổ giấy,
- Kiểu trình bày,
- Kịnh lề chữ trang văn bản,
- Vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ,
……
Phông chữ được sử dụng khi soạn thảo văn bản trên máy vi tính là phông
chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
6909:2001.
 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Kiểu trình bày
9


Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4
(định hướng bản in theo chiều dài).
Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 25 mm hoặc 1”
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 mm hoặc 0,8”
Lề trái: cách mép trái từ 30 mm hoặc 1,4”
Lề phải: cách mép phải từ 25mm hoặc 1”
 Nhận xét
Công tác soạn thảo văn bản của Văn phòng Công ty Cổ phần Quản lý và
Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM) về cơ bản là thực hiện đúng quy
trình, thể thức và kỹ thuật trình bày được quy định tại Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản hành chính.

10

2.4. Quy trình soạn thảo văn bản
Chất lượng văn bản có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu lực và hiệu quả của cơ
quan quản lý. Việc soạn thảo văn bản phải được tiến hành một cách tỉ mỉ, thận
trọng và khoa học nhằm thống nhất trong soạn thảo, đảm bảo về mặt nội dung
cũng như về mặt kỹ thuật trình bày của văn bản.
 Quy trình soạn thảo văn bản tại công ty ty Cổ phần Quản lý và Kinh
doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM) bao gồm những bước cơ bản như sau:
Bước 1: Đặt tên loại văn bản
Xác định mục đích,ý nghĩa, đối tượng, nội dung của văn bản
Bước 2: Soạn đề cương và thảo văn bản
- Xác định các ý chính
- Thu thập thông tin
Bước 3: Trình duyệt nội dung và lấy ý kiến
Bước 4: Tổng hợp ý kiến, hoàn chỉnh bản thảo
Bước 5: Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản
- Kiểm tra văn phong, chính tả, các yêu cầu về thể thức
Bước 6. Trình kí văn bản
- Hoàn chỉnh cả nội dung và hình thức
Bước 7: Nhân văn bản
Bước 8: Đóng dấu
- Đóng dấu và ghi ngày, th áng năm, số, kí hiệu
Nơi nhận
- Đăng kí vào sổ
Bước 9: Phát hành và lưu văn bản
 Nhận xét về quy trình soạn thảo văn bản tại HPM
Nhìn qua các bước trong quy trình soạn thảo văn bản tại công ty Cổ phần
quản lí và kinh doanh Bất độn sản Hà Nội đã được hình thành theo các bước cụ
thể.

Văn bản do cơ quan ban hành là tương đối chính xác về mặt thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.
Bên cạnh đó vẫn có một số văn bản mắc lỗi về thể thức và kĩ thuật trình
bày mà vẫn được ban hành do công tác kiểm tra, rà soát chưa thực sự chặt chẽ
và tỉ mỉ vì vậy cần củng cố lại kiến thức chuyên môn thường xuyên và có thái độ
làm việc thực sự nghiêm túc.
3. Quản lí văn bản đi
Quy trình quản lí văn bản đi
11


a.Soạn thảo văn bản
b. Kiểm tra thể thức, kĩ thuật trình bày văn bản
c.Trình kí văn bản
d. Đăng kí văn bản đi
e.Nhân văn bản
f.Đóng dấu
g. Chuyển giao văn bản đi
h. Lưu văn bản đi
i. Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng nghiên cứu văn bản
3.1. Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày,
tháng văn bản
Trước khi các văn bản được phát hành thì các văn bản đó phải được tập
trung tại văn thư, để chuyên viên văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ
thuật trình bày
 Ghi số của văn bản:
Số của văn bản được đánh chi tiết theo từng tên loại của văn bản được đặt
ở phía góc trên sát lề bên trái văn bản, đặt dưới tên Công ty viết tắt, số và ký
hiệu cỡ chữ 12, kiểu chữ đứng thống nhất. Số của văn bản là số thứ tự đăng ký
văn bản tại Văn thư của cơ quan, tổ chức. Và được ghi bằng chữ số Ả – rập, bắt

đấu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
 Ghi ngày, tháng, năm văn bản:
Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày văn bản được người có thẩm
quyền ký và đóng dấu. Đối với văn bản có ngày nhỏ hơn 10 và có tháng nhỏ hơn
02 thì phải thêm số “0” phía trước số đó. cỡ chữ 12, kiểu chữ nghiêng.
3.2. Đăng kí văn bản
- Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, công ty quy
định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp.
Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật,
được thực hiện theo hướng dẫn cụ thể
Tại công ty Cổ phần Quản lí và Kinh doanh bất động sản Hà Nội phần
mềm CloudOffice được coi là một yếu tố vô cùng quan trọng vì nó giúp cho việc
quản lí và tra tìm văn bản đi, văn bản đến trong công ty một cách thuận lợi và dễ
dàng.
12


3.3. Nhân văn bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật và dấu khẩn
 Nhân văn bản
Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định. Số
lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại
nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh
sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.
Việc nhân văn bản mật được thực hiện theo quy định tại khoản 1 điều 8
của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
 Đóng dấu cơ quan
Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được
thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số

110/2004/NĐ-Cp ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP. Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc
phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
 Đóng dấu độ khẩn, mật.
Việc đóng dấu các độ khẩn (''hoả tốc'' (kể cả ''Hoả tốc''' hẹn giờ), ''Thượng
khẩn'' và ''Khẩn'') trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a khoản 10
Mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
Việc đóng dấu các độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' và ''Mật''), dấu (Tài liệu
thu hồi trên văn bản được thực hiện theo quy định tại khoản 2 của Thông tư số
12/2002/TT-BCA (A11).
Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu tài liệu thu hồi trên văn bản
được thực hiện theo quy định lại điểm k khoản 2 Mục III của Thông tư liên tịch
số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi
Sau khi văn bản đã được đăng ký xong thì sẽ chuyển qua thủ tục chuyển
phát. Bì thư của Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội (
HPM ) là bì thư có mẫu riêng, có tên cơ quan, địa chỉ, số điện thoại, số Fax.
Để văn bản vào bì, dán bì, tùy theo độ dày mỏng, kích thước của văn bản
13


để lựa bì cho phù hợp sau đó gấp mặt giấy có chữ vào bên trong nhằm đảm bảo
tính thẩm mỹ, trang trọng và bí mật.
CÔNG TY CỔ PHẦN QL VÀ KD
BẤT ĐỘNG SẢN HÀ NỘI

Địa chỉ: Số 1 phố Đào Duy Anh, Phường Phương Mai, Quận Đống đa, Hà Nội.
Kính gửi:…………………………..

…………………………………….

3.5. Lưu văn bản đi
Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP. Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của
người có thẩm quyền.
Tại công ty Cổ phần Quản lí và Kinh Doanh bất động sản Hà Nội bản lưu
văn bản đi tại văn thư được Sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Những văn bản đi được
đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng ký
riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp
riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản.
Công ty đã trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản
an toàn bản lưu tại văn phòng.
Những người được giao trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời
yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ
thểcủa công ty. Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn.
Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu
các độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật.
 Nhận xét
Nhìn chung việc quản lí văn bản đi của công ty rất là chặt chẽ, khoa học
14


đông thời áp dụng những phần mềm quản lí văn bản một cách khoa học giúp cho
công ty dễ dàng quản lí tài liệu, văn bản, thông tin của công ty một cách hiệu
quả.
4. Quản lí và giải quyết văn bản đến
 Quy trình tổ chức và quản lí văn bản đến
a.Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bì
b. Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

c.Ghi số đến, ngày đến
d. Đăng kí văn bản đến vào máy tính
e.Trình văn bản đến
f. Sao văn bản đến
g. Chuyển giao văn bản đến
h. Giải quyết theo dõi, đôn đóc việc giải quyết văn bản đến
4.1. Tiếp nhận văn bản đến
 Tiếp nhận văn bản đến
Công ty Cổ phần quản lí và kinh doanh bất động sản Hà Nội trong năm
2016 đã tiếp nhận ) đã tiếp nhận 1658 văn bản đến.
Tất cả văn bản đến của cơ quan được tập trung đăng ký tại bộ phận văn thư
thuộc phòng Hành chính nhân sự, được đóng dấu “đến” ghi số đến và ngày đến.
Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người được giao
nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến
ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình
trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v...; đối với văn bản mật đến, phải
kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc
văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có
đóng dấu ''Hoả tốc'' hẹn giờ), phải báo cáo ngay cho người được giao trách
nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư trong
trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán
bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn
bản, v.v…; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi
15


hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
4.2. Đăng kí văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn
bản đến trên máy vi tính.
- Đăng ký văn bản đến bằng sổ
Lập sổ đăng ký văn bản đến
Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng:năm, công ty quy định cụ thể việc
lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp.
Đây là mẫu sổ đăng kí văn bản đến của công ty Cổ phần Quản lí và Kinh doanh bất động sản
Hà Nội

Số đến

Ngày
đến

Số hiệu
gốc

Cơ quan
ban
hành

Trích
yếu

Người
chỉ đạo

Ca nhân/
Đơn vị
XL

4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến
4.3.1.Trình văn bản đến
Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu
công ty hoặc người được giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm
quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết.
Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm
việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao
cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết
(nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản (trong trường hợp cần thiết). Đối với văn
bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn
vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải
quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần).
Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mlục ("chuyển" trong dấu '"Đến".
Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có)
cần được ghi vào phiếu riêng. Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải
quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn
thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư (trong
trường hợp đơn thư được vào sổ đăng ký riêng) hoặc vào các trường tương ứng
16


trong cơ sở dữ liệu văn bản đến.
4.3.2. Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết
căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền. Việc chuyển giao văn bản đến cần
bảo đảm những yêu cầu sau:
- Nhanh chóng văn bản cần'được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách
nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;
- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận;

- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và
người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu "Thượng
khẩn" và "Hoả tốc" (kể cả "Hoả tốc" hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển...
Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách
nhiệm, sau khi tiếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ
trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu
có). Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển cho cá
nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết.
Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng,
cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu ''Đến'', ghi số và ngày đến (số đến và ngày
đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng.
4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến
4.4.1.Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân trong công ty có trách
nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy
định cụ thể của công ty; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn,
phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ...
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết,
đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của
đơn vị, cá nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị
17


hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm
theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân. Khi trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm

văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
4.4.2.Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp
luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời
hạn giải quyết.
Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:
Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị,
cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;
Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp
số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải
quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v... để báo cáo cho
người được giao trách nhiệm.
Đối với văn bản đến có đóng đấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có
trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy
định.
 Nhận xét
Ưu điểm: Văn bản đến được phân loại, sắp xếp gọn gàng, đăng kí văn bản
đến trên máy tính thao tác nhanh nhẹn, áp dụng trang thiết bị văn phòng vào
quản lí tài liệu một cách khoa học.
Hạn chế: Việc chuyển giao văn bản đến cho từng đơn vị vẫn còn chậm
tiến độ, đôi khi thiếu sựu chính xác.
Giải pháp: Tăng cường theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản.
Thường xuyên mở những lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn
nghiệp vụ cho nhân viên văn thư.
5. Quản lí và sử dụng con dấu
5.1. Các loại dấu cơ quan
Công ty Cổ Phần Quản lý và Kinh doanh Bất động sản Hà Nội ( HPM )
18

sử dụng chung duy nhất một con dấu.
Con dấu của cơ quan do chị Phan Thị Thu Huyền - Trưởng phòng Hành
chính Nhân sự được giao trách nhiệm quản lý,sử dụng và bảo quản.
5.2.Nguyên tắc quản lí và sử dụng con dấu
Con dấu của Công ty được giao cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự
giữ và đóng dấu tại cơ quan. Trưởng phòng Hành chính Nhân sự có trách nhiệm
thực hiện những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền.
- Không được đóng dấu khống chỉ.
Việc sử dụng con dấu được quy định như sau:
Tất cả các văn bản của Công ty phải được đóng dấu trước khi ban hành .
Khi văn bản đã đóng dấu thì các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên
quan chịu sự chi phối của văn bản đó phải chịu trách nhiệm thi hành nghiêm túc.
5.3. Bảo quản con dấu
Con dấu là tài sản riêng của Công ty nên cần được bảo quản cẩn thận, để
trong tủ, két có khóa,không tuỳ tiện lưu hành bên ngoài.
 Nhận xét
Ưu điểm:
Trách nhiệm của người quản lý và sử dụng, bảo quản con dấu cao do được
giao công việc cụ thể.
Việc sử dụng con dấu theo nguyên tắc đã quy định nên khó xảy ra sai xót
trong quá trình thực hiện.
Nhược điểm:
Tuy khi giao cho 1 người quản lý sẽ dễ quy trách nhiệm khi xảy ra sai xót
nhưng khi cán bộ đó nghỉ thì cũng tạo nên bất tiện khi đó phải bàn giao dấu.
Giải pháp:

Nên giao con dấu cho Trưởng phòng Hành chính Nhân sự và một nhân
19


viên phòng Hành chính Nhân sự có quyền sử dụng con dấu khi cán bộ chịu trách
nhiệm chính không có mặt. Như vậy sẽ không tốn thời gian bàn giao con dấu
cũng như có tính huống gấp xảy ra.
6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại tại Công ty
Một số hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của Công ty Cổ
phần Quản lí và Kinh doanh bất động sản Hà Nội như sau:
- Hồ sơ công việc( hồ sơ công vụ)
- Hồ sơ nguyên tắc
-Hồ sơ nhân sự
- Hồ sơ trình ký…
6.2.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Công ty chưa xây dựng danh mục hồ sơ do còn một số hạn chế trong công
tác quản lí hồ sơ, tài liệu.
6.3.Phương pháp lập hồ sơ
Các phòng ban liên quan trong công ty có trách nhiệm lập hồ sơ vào mỗi
kỳ cuối năm.
Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc
các bên liên quan, hướng dẫn và kiểm tra hoàn chỉnh hồ sơ để nộp lưu.
Đối với từng nhân viên trong quá trình giải quyết công việc cần lập đầy
đủ hồ sơ để có căn cứ khoa học khi đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, nâng
cao hiệu suất và chất lượng công tác.
6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hiện tại Công ty đang quản lý 896 bộ hồ sơ được cất giữ và bảo quản ở
tủ, kệ trong văn phòng
Việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài

liệu, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện
hành thuộc trách nhiệm của trưởng phòng Hành chính- Nhân sự.
Các thành viên phải giao nộp hồ sơ làm việc, tài liệu quan trọng của công
ty vào lưu trữ cơ quan theo quy định.
 Nhận xét:
 Ưu điểm: Công ty đã xây dựng được nề nếp khoa học trong công tác văn
20


thư, tài liệu sắp xếp gọn gàng…
 Nhược điểm:
Do chưa có danh mục hồ sơ dẫn đến việc lập hồ sơ của nhân viên văn
phòng văn thư – lưu trữ còn gặp nhiều khó khăn.
Chưa có phòng riêng để lưu trữ hồ sơ, tài liệu
 Giải pháp:
Công ty nên xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ để đảm bảo cho công
tác lập hồ sơ được nhanh chóng và chính xác.
Cần xây dựng thêm một phòng riêng để lưu trữ tài liệu, hồ sơ của cơ quan
đảm bảo tính khoa học và nề nếp trong công tác văn thư.
7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp.
7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao
tiếp trong công sở.
Nhìn một cách tổng thể việc triển khai và thực hiện nghi thức nhà nước về
văn hóa công sở của Công ty tương đối tốt, tuy chưa có văn bản quy định cụ thể
về nghi thức nhà nước và giao tiếp công sở nhưng mọi thành viên trong công ty
đều ý thức được văn hóa giao tiếp một cách nghiêm túc và tự giác. Từ phong
cách làm việc đến trang phục, lời nói đều rất nhã nhặn và lịch sự. Trong khoảng
thời gian ngắn kiến tập tại đây, em đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiêm, từ
cách ứng xử với mọi người đến cách ăn mặc trang phục sao cho phù hợp.
Cán bộ, nhân viên đều có ý thức chấp hành tốt mọi nội quy, quy định của

cơ quan. Ngôn ngữ trong giao tiếp cũng được các cán bộ, nhân viên thực hiện
theo đúng chuẩn mực. Phòng làm việc luôn ngăn nắp sạch sẽ, có cây xanh trong
văn phòng tạo không gian thoải mái, dễ chịu hơn. Nơi để phương tiện giao thông
được sắp xếp ở dưới tầng hầm theo trật tự, gọn gàng.
7.2. Nhận xét, đánh giá chung
- Ưu điểm:
- Văn phòng làm việc đúng chuẩn văn phòng hiện đại, kết hợp mô hình
xanh tạo không gian thoải mái, dễ chịu khi làm việc
- Mọi người trong công ty đều rất thân thiên, nhiệt tình, hòa đồng
- Cách giao tiếp lịch sự, nhã nhặn, trang phục phù hợp với tính chất công
việc
21