Tìm hiểu các tiêu chuẩn của Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào không gắn liền với những sự hỗ
trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt
thời gian từ khi bắt đầu học tập tại giảng đường Đại học đến nay, chúng tôi đã nhận
được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè.
Với lòng biết ơn sâu sắc nhất, tôi xin gửi đến quý Thầy Cô ở khoa Văn
Thư – Lưu trữ – Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã cùng với tri thức và tâm
huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu trong suốt thời gian tôi học
tập tại trường. Và đặc biệt, trong học kỳ này, Khoa đã tổ chức cho chúng tôi
được tiếp cận với môn học mà theo tôi là rất hữu ích đối với sinh viên ngành
Khoa Văn Thư – Lưu trữ. Đó là môn “Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa
học trong công tác văn thư – lưu trữ”.
Tôi xin chân thành cảm ơn TS. Ngô Thị Kiều Oanh đã tận tình hướng
dẫn chúng tôi qua từng buổi học trên lớp cũng như những buổi nói chuyện thảo
luận về chuyên đề tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động trong công tác Văn ThưLưu trữ. Nếu không có những lời hướng dẫn dạy bảo của cô thì đề tài nghiên
cứu khoa học này của chúng tôi rất khó được hoàn thành. Một lần nữa chúng tôi
xin chân thành được cảm ơn cô.
Sau cùng, tôi xin chúc quý Thầy Cô trong khoa Văn Thư- Lưu trữ và cô
Ngô Thị Kiều Oanh thật dồi dào sức khỏe và niềm tin để tiếp tục thực hiện xứ
mệnh cao đẹp của mình là truyền đạt kiến thức đến thế.


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự
hướng dẫn khoa học của Ths. Ngô Thị Kiều Oanh. Các nội dung nghiên cứu, kết
quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào
trước đây. Những số liệu trong Đề tài phục vụ cho việc phân tích, nhận xét, đánh
giá được chính tôi thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu
tham khảo.
Ngoài ra, trong luận văn còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như
số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích

nguồn gốc.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm
về nội dung luận văn của mình. Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm trước nhà trường
về sự cam đoan này.
Sinh viên


BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
STT

Tên chữ, cụm từ viết tắt

Giải thích chữ, cụm từ viết tắt

1

VTLT

2

BKHCN

3

TCN

Tiêu chuẩn ngành

4

QĐ

Quyết định

5
6
7
8
9
10
11

TCVN
BNV
TT
CCVC
TCCP
TC
QCKT

Tiêu chuẩn Việt Nam
Bộ Nội vụ
Thông tư
Công chức viên chức
Tổ chức chính phủ
Tiêu chuẩn
Quy chuẩn kỹ thuật

12

TTHC

Thủ tục hành chính

Văn thư - Lưu trữ
Bộ Khoa học z& công nghệ

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN



MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Lưu trữ là một trong các hoạt động tác nghiệp gắn liền với mỗi cơ quan,
tổ chức. Theo quy định của Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006 và
một số văn bản hướng dẫn thi hành Luật trên, Bộ Nội vụ là cơ quan có trách
nhiệm: tổ chức xây dựng dự thảo tiêu chuẩn quốc gia trong lĩnh vực văn thư, lưu
trữ và đề nghị Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định, công bố các tiêu chuẩn
này; xây dựng và ban hành quy chuẩn kỹ thuật quốc gia trong lĩnh vực văn thư,
lưu trữ. Với tư cách là cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng
Bộ Nội vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước, trong
thời gian qua Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đã đầu tư nhiều thời gian, sức
lực, kinh phí và phối hợp với nhiều cơ quan, tổ chức để xây dựng, ban hành
hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố nhiều tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc
gia về bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá bảo quản tài liệu hành chính, mẫu mục lục hồ sơ,
mẫu sổ đăng ký mục lục hồ sơ… nhằm góp phần thống nhất hoạt động lưu trữ
của các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương. Tính đến nay, Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước đã xây dựng và ban hành được 09 tiêu chuẩn ngành; đề
nghị Bộ KH&CN công bố 03 tiêu chuẩn quốc gia liên quan đến hoạt động lưu

trữ. Trong năm 2014, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiếp tục phối hợp với
Viện Tiêu chuẩn Chất lượng Việt Nam để xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia “Giấy
dó dùng trong công tác tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ”. Hiện tại, dự thảo tiêu
chuẩn này đang được Bộ Khoa học và Công nghệ thẩm định để công bố trong
thời gian tới. Tuy nhiên, hoạt động xây dựng tiêu chuẩn về lưu trữ của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước thời gian qua vẫn còn một số hạn chế. Xuất phát từ tình
hình trên, với mong muốn góp phần đẩy mạnh hoạt động tiêu chuẩn hóa trong
công tác lưu trữ tôi đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu các tiêu chuẩn của
Việt Nam đã ban hành về công tác văn thư, lưu trữ. Đánh giá việc xây dựng
tiêu chuẩn và đưa ra đề xuất” để làm đề tài nghiên cứu kết thúc học phần môn
Tiêu chuẩn hóa và tổ chức lao động khoa học trong công tác văn thư lưu trữ.

5


2. Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của Đề tài là: các tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn
quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ do Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước - cơ quan thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ
quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trong phạm vi cả nước xây dựng, ban hành
hoặc trình cấp có thẩm quyền ban hành.
- Phạm vi nghiên cứu của Đề tài là: các nội dung liên quan đến hoạt động
xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia
về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước từ khi thành lập Cục (năm 1962)
cho đến nay.
3. Mục đích
Bài Tiểu luận của tôi hướng đến hai mục tiêu cơ bản sau đây:
- Một là, đánh giá tình hình xây dựng các tiêu chuẩn của Việt Nam về văn
thư lưu trữ;
- Hai là, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây dựng

tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật trong công tác văn thư lưu trữ.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu trên, bài tiểu luận của tôi đặt ra và giải quyết
những nhiệm vụ sau:
- Giới thiệu tổng quan về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật; phân tích vai
trò của tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật đối với hoạt động lưu trữ.
- Tìm hiểu các quy định của Nhà nước liên quan đến hoạt động xây dựng
tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật nói chung và tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về
lưu trữ nói riêng.
- Khảo sát và đánh giá tình hình xây dựng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn
quốc gia và quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về lưu trữ tại Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước.
- Phân tích các thuận lợi và khó khăn đối với hoạt động xây dựng tiêu
chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ trong giai đoạn hiện nay.
- Nghiên cứu, đề xuất một số giải pháp nhằm đẩy mạnh hoạt động xây
dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật của ngành Lưu trữ Việt Nam.

6


5. Phương pháp nghiên cứu
-

Phương pháp điều tra, khảo sát: Phương pháp này được sử dụng chủ yếu trong
quá trình tìm kiếm, thu thập tài liệu về tình hình xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn
kỹ thuật về văn thư, lưu trữ của Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước và một số cơ

-

quan, tổ chức.

Phương pháp thống kê: phương pháp này được sử dụng để tổng hợp số lượng
các công trình nghiên cứu ở trong nước có liên quan đến đề tài; tổng hợp số
lượng tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩn quốc gia về văn thư, lưu trữ đã được Cục

-

Văn thư Lưu Nhà nước ban hành hoặc trình cấp có thẩm quyền công bố.
Phương pháp so sánh: Để đối chiếu các quy định của Nhà nước liên quan đến

-

hoạt động xây dựng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về lưu trữ.
Phương pháp phân tích, tổng hợp: Phương pháp này được sử dụng để đánh giá
những ưu điểm, hạn chế và phân tích những thuận lợi, khó khăn của hoạt động xây
dựng tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ của Việt Nam.
Các phương pháp nêu trên đã được thực hiện một cách đan xen và kết hợp
linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện Đề tài.
6. Cấu trúc của đề tài
Chương 1: VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI
VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

1.1.

Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa

1.2.

Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư lưu trữ
Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ
VĂN THƯ LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH

2.1. Tiêu chuẩn về công tác văn thư
2.2. Tiêu chuẩn về công tác lưu trữ
Chương 3: ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN
THƯ,LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤTCÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
3.1. Đánh giá công tác tiêu chuẩn hóa
3.2. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tiêu chuẩn hóa
Chương 1:VAI TRÒ CỦA VIỆC XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN ĐỐI VỚI
7


CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
1.1.

Cơ sở lý luận về tiêu chuẩn hóa

1.1.1. Khái niệm
Các khái niệm về tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, tiêu chuẩn hóa, công tác
tiêu chuẩn hóa, được dẫn giải thông qua các tài liệu như: Tổ chức tiêu chuẩn
hóa quốc tế ISO/IEC:2004 ; Hiệp định của WTO về rào cản kỹ thuật đối
với thương mại (TBT); EC trong chỉ dẫn 98/34/EC; Theo Luật Tiêu chuẩn và
Quy chuẩn kỹ thuật của Việt Nam ban hành năm 2006; Điều lệ về công tác tiêu
chuẩn hóa ban hành theo Nghịđịnh số 141-HĐBT ngày 24/8/1982 của Hội đồng
Bộtrưởng. Từ đó, đã nhận xét chung đối với các khái niệm, cụ thểđã đưa ra các
nhận định về tính khách quan, tính xác thực và thực tiễn. Một số khái niệm như
sau:
1.1.1.1 Tiêu chuẩn
Tiêu chuẩn là những quy định thống nhất và hợp lý được trình bày dưới
dạng văn bản pháp chế kỹ thuật, xây dựng theo một thể thức nhất định, do một
cơ quan có thẩm quyền ban hành để bắt buộc hoặc khuyến khích áp dụng cho

các bên liên quan. Quy phạm, quy trình là một dạng tiêu chuẩn.
Tiêu chuẩn quy định phải mang tính thống nhất. Mục đích của công tác
tiêu chuẩn là mang lại sự thống nhất, nề nếp trong mọi hoạt động của xã hội.
Các tiêu chuẩn ở Việt Nam phải quy định về đặc tính kỹ thuật và yêu cầu
quản lý dùng để làm chuẩn để phân loại, đánh giá sản phẩm, hàng hóa, quá trình,
nghiệp vụ.
Có nhiều loại tiêu chuẩn khác nhau:
+ Tiêu chuẩn quốc tế: là tiêu chuẩn do một tổ chức tiêu chuẩn quốc tế
hoặc tổ chức quốc tế hoạt động một lĩnh vực tiêu chuẩn công nhận.
+Tiêu chuẩn khu vực: là tiêu chuẩn do một tổ chức tiêu chuẩn khu vực,
hoặc tổ chức khu vực có hoạt động một lĩnh vực tiêu chuẩn, công bố.
+Tiêu chuẩn quốc gia: là tiêu chuẩn do một cơ quan tổ chức quốc gia chấp
nhận công bố và phổ cập rộng rãi.
+Tiêu chuẩn cơ sở: là tiêu chuẩn do một tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội
8


nghề nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp xây dựng và công bố để áp
dụng cho các cơ quan, tổ chức đó.
1.1.1.2 Quy chuẩn kỹ thuật
Quy chuẩn kỹ thuật là quy định về mức giới hạn của đặc tính kỹ thuật và
yêu cầu quản lý mà sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môi trường và các
đối tượng khác trong hoạt động kinh tế - xã hội phải tuân thủđể bảo đảm an toàn,
vệ sinh, sức khoẻcon người; bảo vệđộng vật, thực vật, môi trường; bảo vệ lợi ích
và an ninh quốc gia, quyền lợi của người tiêu dùng và các yêu cầu thiết yếu
khác”. “Hoạt động trong lĩnh vực quy chuẩn kỹ thuật là việc xây dựng,
ban hành và áp dụng quy chuẩn kỹ thuật, đánh giá sự phù hợp với quy chuẩn
kỹ thuật”.
Quy chuẩn kỹ thuật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành dưới
dạng văn bản để bắt buộc áp dụng.

Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia là quy chuẩn do Thủ tướng các Bộ cơ quan
hình thành để bắt buộc áp dụng trong phạm vi toàn quốc đối với ngành, lĩnh vực
được chính phủ phân công quản lý.
Quy chuẩn kỹ thuật địa phương là quy chuẩn do chủ tịch ủy ban nhân dân
trực thuộc thành phố, trung ương ban hành để bắt buộc áp dụng trong phạm vi
địa phương đối với các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ, quá trình đặc thù và yêu cầu
cụ thể.
1.1.1.3 Tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn hóa là việc xây dựng và áp dụng các tiêu chuẩn thống nhất
trong sản xuất và trong công tác.
Theo thuật ngữ chuyên môn: Tiêu chuẩn hóa là một lĩnh vực hoạt động
bao gồm việc xây dựng tiêu chuẩn và áp dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa
trên những thành tựu của khoa học kỹ thuật và kinh nghiệm tiên tiến với sự tham
gia của các bên hữu quan nhằm đưa mọi hoạt động của xã hội đặc biệt là hoạt
động sản xuất kinh doanh nhằm đạt hiệu quả chung và có lợi nhất cho mọi người
và xã hội.
Tiêu chuẩn hóa theo ISO: Tiêu chuẩn hóa là một hoạt động thiết lập các
9


điều khoản để sử dụng chung và lặp lặp đi lặp lại nhằm đạt được một mức độ
trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định.
1.1.2 Các nguyên tắc của tiêu chuẩn hóa
Tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật phải được đảm bảo nâng cao chất lượng
và hiệu quả hoạt động kinh tế - xã hội. Nâng cao sức cạnh tranh của sản phẩm
hàng hóa, dịch vụ, trên thị trường trong nước và quốc tế.
Tiêu chuẩn vầ quy chuẩn kỹ thuật phải đáp ứng những yêu cầu về an toàn,
an ninh quốc gia, vệ sinh, sức khỏe con người, quyền và lợi ích hợp pháp của
các bên có liên quan. Bảo vệ động, thực vật, môi trường và sử dụng hợp lý
nguồn tài nguyên thiên nhiên.

Hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật phải đảm bảo
tính công khai, minh bạch, không phân biệt đối xử và không gây trở ngại cần
thiết đối với hoạt động sản xuất, kinh doanh, thương mại. Việc xây dựng tiêu
chuẩn phải đảm bảo sự tham gia và đồng thuận của các bên có liên quan.
Việc xây dựng các tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật phải:
• Dựa trên tiến bộ Khoa học – kỹ thuật và công nghệ, kinh nghiệm thực tiễn, nhu
cầu hiện tại và xu hướng phát triển kinh tế- xã hội.
• Sử dụng tiêu chuẩn quốc tế, tiêu chuẩn khu vực, tiêu chuẩn nước ngoài làm cơ
sở để xây dựng tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuật trừ trường hợp các tiêu chuẩn
đó không phù hợp với địa hình, khí hậu, kỹ thuật, công nghệ hoặc ảnh hưởng
đến lợi ích quốc gia
• Ưu tiên quy định các yêu cầu về tính năng sử dụng sản phẩm hàng hóa, hạn chế
các quy định yêu cầu mang tính mô tả hoặc thống kê thiết kế chi tiết.
• Đảm bảo tính thống nhất của hệ thống tiêu chuẩn và hệ thống quy chuẩn kỹ
thuật Việt Nam
Để hoạt động tiêu chuẩn hoá được tiến hành một cách hiệu quả cần tuân
thủ một số nguyên tắc chính như sau:
•

Nguyên tắc 1: Đơn giản hoá

o Tiêu chuẩn hoá trước hết là đơn giản hoá, có nghĩa là loại trừ những sự quá đa

dạng không cần thiết. Trong sản xuất đó là việc loại bỏ các kiểu loại, kích cỡ
không cần thiết chỉ giữ lại những gì cần thiết và có lợi cho trước mắt và tương
lai.
10


•

Nguyên tắc 2: Thoả thuận

o Tiêu chuẩn hoá là một hoạt động đòi hỏi phải có sự tham gia, hợp tác bình đẳng

của tất cả các bên có liên quan.
o Nói chung, khi tiến hành công tác tiêu chuẩn hoá phải có một sự dung hoà quyền

lợi của các bên.
•

Nguyên tắc 3: áp dụng

o Tiêu chuẩn hoá gồm hai mảng công việc chính là xây dựng và áp dụng tiêu

chuẩn vì vậy phải làm sao cho các tiêu chuẩn áp dụng được, có như vậy tiêu
chuần hoá mới đem lại hiệu quả.
o Bất cứ một cơ quan, tổ chức tiêu chuẩn hoá nào nếu chỉ chú ý đến việc ban hành

tiêu chuẩn mà không chú ý đến áp dụng tiêu chuẩn, thì hoạt động tiêu chuẩn hoá
sẽ không đem lại hiệu quả mong muốn.
•

Nguyên tắc 4: Quyết định, thống nhất

o Việc xây dựng và ban hành tiêu chuẩn không phải lúc nào cũng đảm bảo được

nó là một giải pháp tuyệt đối ưu việt. Trong nhiều trường hợp các tiêu chuẩn
được xuất phát từ các yêu cầu thực tế, không thể chờ đợi có sự nhất trí tuyệt đối,
hoàn hảo.

o Lúc đó giải pháp của tiêu chuẩn là giải pháp đưa ra các quyết định để thống nhất

thực hiện.
•

Nguyên tắc 5: Đổi mới

o Tiêu chuẩn hoá là một giải pháp tối ưu trong một khung cảnh nhất định cho nên

các tiêu chuẩn phải luôn luôn được soát xét lại cho phù hợp với khung cảnh luôn
luôn thay đổi.
o Trong thực tế tiêu chuẩn phải được xem xét nghiên cứu và soát xét lại một cách

định kỳ hay bất cứ lúc nào nếu thấy cần thiết.
•

Nguyên tắc 6: Đồng bộ

o Công tác tiêu chuẩn hoá phải tiến hành một cách đồng bộ. Trong khi xây dựng

tiêu chuẩn cần xem xét sự đồng bộ giữa các loại tiêu chuẩn, các cấp tiêu chuẩn,
các đối tượng tiêu chuẩn có liên quan. Ngoài ra phải chú ý đến sự đồng bộ của
khâu xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn.
11


•

Nguyên tắc 7: Pháp lý

o Tiêu chuẩn ban hành ra là để áp dụng, nhưng phương pháp đưa tiêu chuẩn vào

thực tế có khác nhau.
o Nói chung ở các cấp, bộ, công ty, tiêu chuẩn hoá được ban hành là dể bắt buộc

áp dụng.
1.1.3 Mục đích
Mục đích của tiêu chuẩn hoá đã được thể hiện trong định nghĩa của tiêu
chuẩn hoá đó là "nhằm đạt tới một trật tự tối ưu trong một hoàn cảnh nhất định".
Cụ thể, các mục đích đó là:
1.1.3.1 Tạo thuận lợi cho trao đổi thông tin (thông hiểu):
Phục vụ cho mục đích này là những tiêu chuẩn định nghĩa, các thuật ngữ,
quy định các ký hiệu, dấu hiệu để dùng chung. Ví dụ ký hiệu toán học, nguyên
tố hoá học, ký hiệu tượng trưng các bộ phận, chi tiết trên bản vẽ, ký hiệu vật
liệu...
1.1.3.2 Đơn giản hoá, thống nhất hoá tạo thuận lợi phân công, hợp tác sản
xuất, tăng năng suất lao động, thuận tiện khi sử dụng, sửa chũa (kinh tê):
Phục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về các chi tiết nguyên vật liệu
điển hình như bu lông, đai ốc, vít, đinh tán, thép định hình (I, U, L, T), động cơ,
hộp đổi tốc, bánh răng, đai truyền (curoa) các kích thước lắp ráp: bóng đèn - đui
đèn, máy ảnh -ống kính, độ bắt sáng của phim ảnh...
1.1.3.3 Đảm bảo vệ sinh, an toàn cho người sử dụng, người tiêu dùng
Phục vụ cho mục đích này là các tiêu chuẩn về môi truờng nước, không
khí, tiếng ồn, các tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm, an toàn cho sản phẩm, thiết bị
(bàn là, bếp điện, máy giặt, thang máy, dụng cụ bảo hộ lao động: kính, găng,
ủng, mặt nạ phòng độc). Các tiêu chuẩn loại này thường là bắt buộc theo các văn
bản pháp luật tương ứng

12

1.1.3.4 Thúc đẩy thương mại toàn cầu
Việc hoà nhập tiêu chuẩn giữa các nước xuất khẩu và nhập khẩu tạo điều
kiện thuận lợi cho thương mại toàn cầu: trao đổi hàng hoá sản phẩm, trao đổi
thông tin.
Trong nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung trước đây, người ta cho rằng,
•
•
•
•
•
•
•

tiêu chuẩn hoá có những mục đích chính như sau:
Thúc đẩy áp dụng kỹ thuật mới, nâng cao năng suất lao động xã hội
Ổn định và nâng cao chất lượng sản phẩm, công trình
Góp phần hoàn thiện tổ chức quản lý nền kinh tế quốc dân
Sử dụng hợp lý tài nguyên tiết kiệm nguyên vật liệu
Đảm bảo an toàn lao động, sức khoẻ con người
Phục vụ tốt nhu cầu quốc phòng
Phát triển hợp tác quốc tế khoa học kỹ thuật, đẩy mạnh xuất khẩu, hướng dẫn
nhập khẩu.
Để tránh khuynh hướng sai lầm trong tiêu chuẩn hoá, cần nêu rõ một số

nét không phải là mục đích của tiêu chuẩn hoá:
• Không làm cho mọi thứ giống hệt nhau một cách không cần thiết
• Không đưa ra khuôn mẫu để mọi người áp dụng máy móc mà không cần suy xét
• Không hạ thấp chất luợng tới mức tầm thường chỉ vì mục đích để tiêu chuẩn
được áp dụng rộng.

• Không ra lệnh hay cưỡng bức. Tiêu chuẩn chỉ là một tài liệu có thể sử dụng
trong hợp đồng hay trong văn bản pháp luật.
1.2.

Tiêu chuẩn hóa Công tác Văn thư, Lưu trữ
1.2.1 Mục đích của tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ
Do tính chất của công tác văn thư, lưu trữ mà trong công tác này tại các

cơ quan, tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trang
thiết bị bảo quản như bìa, hộp, giá…Tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu
trữ giúp cho các quy trình, quy phạm, phương tiện, các thiết bị bảo quản tài liệu
lưu trữ được đồng bộ hóa, thống nhất hóa và hợp lý hóa. Bởi vậy, việc tiêu
chuẩn hóa trong công tác văn thư, lưu trữ là rất cần thiết nhằm góp phần tiết
kiệm nguyên vật liệu, công sức, kinh phí và làm tăng năng suất lao động trong
quá trình thực hiện nghiệp vụ văn thư, lưu trữ.
Nhận thức được tầm quan trọng của việc tiêu chuẩn hóa trong công tác
văn thư và lưu trữ, trong những năm qua, Cục Văn thư và Lưu trữ đã tăng cường
13


các hoạt động khoa học kỹ thuật, trong đó có công tác tiêu chuẩn hóa.
- Tạo sự thống nhất về mặt nghiệp vụ công tác văn thư bao gồm các công
việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các
cơ quan, tổ chức. Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trực
tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ
về những việc được giao giải quyết.
- Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong các lĩnh vực nói trên đã
tạo được cách làm việc khoa học, loại bỏ được nhiều thủ tục rườm rà, rút ngắn
thời gian và giảm chi phí, cải tiến chất lượng công việc, đồng thời làm cho năng

lực, trách nhiệm cũng như ý thức phục vụ của công nhân viên chức nâng lên rõ
rệt, quan hệ giữa các cơ quan nhà nước với dân được cải thiện, từ đó vai trò và
vị trí của công tác văn thư, lưu trữ cũng được nâng cao
- Việc xây dựng và áp dụng tiêu chuẩn hóa trong công tác VTLT là việc
xây dựng và thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng công tác văn thư lưu trữ
trong cơ quan nhà nước, dựa trên các nguyên tắc quản lý chất lượng cơ bản,
nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ thống, đảm bảo
chất lượng các quy trình nghiệp vụ, thỏa mãn các yêu cầu của công tác văn thư
lưu trữ trong cải cách nền hành chính nhà nước.
- Việc áp dụng này nâng cao tính chất phục vụ gắn bó nhà nước với nhân
dân: tổ chức các hoạt động giới thiệu, quảng bá tài liệu lưu trữ để phục vụ nhu
cầu khai thác của nhân dân; Tập trung tuyên truyền Luật lưu trữ và các văn bản
hướng dẫn thực hiện Luật phổ biến đến tận cán bộ, công chức, viên chức và
đông đảo nhân dân.
- Việc áp dụng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt
động hành chính nói chung và công tác văn thư lưu trữ nói riêng là xây dựng và
thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng dựa trên các nguyên tắc quản lý chất
lượng cơ bản, nhằm tạo ra một phương pháp làm việc khoa học, mang tính hệ
thống, đảm bảo chất lượng dịch vụ cung cấp, thỏa mãn các yêu cầu của khách
hàng, các yêu cầu pháp luật và những yêu cầu riêng của tổ chức đó.Nâng cao
14


hiệu quả trong công tác văn thư lưu trữ: xây dựng các văn bản hướng dẫn thực
hiện đúng theo các tiêu chuẩn đã đề ra đối với công tác văn thư, lưu trữ góp
phần nâng cao hiệu quả trong công tác.
-

Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ công chức trong cơ quan: Tập trung
nâng cao nhận thức, ý thức kỷ luật, đạo đức nghề nghiệp, tinh thần trách nhiệm

của những người làm công tác lưu trữ trong việc bảo vệ, phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới, xây dựng nền hành
chính hiện đại, hiệu quả, góp phần tích cực trong việc phát triển kinh tế - xã hội
của đất nước; nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của đội ngũ công chức,
viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ theo hướng chuẩn hóa về chuyên môn,
nghiệp vụ, đảm bảo số lượng biên chế, khắc phục tình trạng kiêm nhiệm như

-

hiện nay.
Thúc đẩy tiến bộ khoa học công nghệ trong công tác văn thư lưu trữ:Tăng cường
ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ, quản lý tài liệu lưu
trữ, số hóa hồ sơ, tài liệu để thuận tiện cho việc tra tìm và khai thác, tiết kiệm

-

diện tích bảo quản và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
Văn bản hóa các quy trình thực hiện công tác văn thư lưu trữ, ban hành một số
văn bản quy định trình tự các bước trong quy trình soạn thảo văn bản, quản lý
văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ, các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập
tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu…các cán bộ thực hiện nghiệp
vụ phải căn cứ vào các văn bản hướng dẫn để thực hiện đúng theo tiêu chuẩn đã

-

đề ra.
Kiểm soát công tác văn thư lưu trữ, cải tiến công tác văn thư lưu trữ: Tăng
cường công tác hướng dẫn, kiểm tra các sở ngành và huyện, thành, thị về nghiệp
vụ công tác văn thư lưu trữ. Xây dựng các văn bản quản lý, nhất là các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ nhằm đưa công tác này đi vào nề nếp, thực hiện thống nhất

trong toàn tỉnh. Việc thường xuyên rà soát, công bố các thủ tục hành chính mới
ban hành, sửa đổi, bổ sung, bị bãi bỏ trên cơ sở các văn bản của Trung ương, của

-

tỉnh được các sở, ban, ngành chuyên môn về ngành, lĩnh vực chú trọng.
Sử dụng hợp lý trang thiết bị trong công tác văn thư lưu trữ : quy định các tiêu
chuẩn cụ thể về trang thiết bị sử dụng trong công tác văn thư như máy tính, bàn,
15


ghế, tủ đựng tài liệu, con dấu, máy photo, máy fax…các trang thiết bị bảo quản
tài liệu trong kho theo một tiêu chuẩn nhất định để tránh những sai sót trong việc
-

lựa chọn trang thiết bị phục vụ cho công tác VTLT
Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác về khoa học và công nghệ: Góp phần đắc
lực cho công cuộc cải cách hành chính công tác kiểm soát thủ tục hành chính đã
góp phần đáng kể trong công cuộc cải cách hành chính tại các cơ quan. Hệ thống
cán bộ đầu mối trên địa bàn thường xuyên được bồi dưỡng nghiệp vụ kiểm soát
TTHC và hoạt động có hiệu quả, đang phát huy được vai trò đắc lực trong công
tác kiểm soát thủ tục hành chính của cơ quan, đơn vị, địa phương.
1.2.2 Nội dung của tiêu chuẩn hóa trong vông tác văn thư, lưu trữ
Ví dụ: áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2000 vào công tác văn thư, lưu trữ.

•

Đối với công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;

quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin
văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu
hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày
đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn
thư. Do vậy, chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức. Để nâng cao chất lượng và
hiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình
sau:
- Quy trình soạn thảo và ban hành (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính thông thường);
- Quy trình quản lý văn bản đi;
- Quy trình quản lý văn bản đến;
- Quy trình tiếp nhận hồ sơ;
- Quy trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ;
- Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
16


- Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư…
•

Đối với công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo
vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt
động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ,
cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000
vào việc xây dựng và thực hiện các quy trình sau:
- Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu;
- Quy trình phân loại tài liệu;

- Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu
nghe nhìn…);
- Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
- Quy trình tu bổ tài liệu;
- Quy trình vệ sinh tài liệu;
- Quy trình khử trùng tài liệu;
- Quy trình khử a xít cho tài liệu;
- Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụp
Micrôphim; Quy trình tráng, rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim…).

Chương 2: HỆ THỐNG CÁC TIÊU CHUẨN CỦA VIỆT NAM VỀ VĂN
THƯ LƯU TRỮ ĐÃ ĐƯỢC BAN HÀNH
2.1. Tiêu chuẩn về công tác văn thư
2.1.1. Tiêu chuẩn về thuật ngữ
Việc thống nhất cách đọc, cách viết, cách hiểu những từ và cụm từ thuộc
chuyên ngành văn thư và một trong những điều kiện không thể thiếu để thực
hiện mục tiêu thống nhất nghiệp vụ văn thư trong phạm vi cả nước. Việc sử
17


dụng các thuật ngữ văn thư chưa thống nhất đã gây ra những khó khăn nhất định
trong quá trình liên hệ, giải quyết công việc cũng như cho công tác hướng dẫn
nghiệp vụ văn thư đối với cơ quan quản lý.
Bên cạnh đó, trong công cuộc cải cách hành chính ngày nay, việc ứng
dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư được phổ biến và đẩy mạnh. Sự
hỗ trợ của công nghệ thông tin thông qua các chương trình phần mềm ứng dụng
giúp cho các nghiệp vụ văn thư được thực hiện nhanh chóng, nền nếp và thống
nhất song cũng yêu cầu về mức độ chính xác của các từ, cụm từ sử dụng trong
công tác văn thư để phục vụ quá trình mã hóa thông tin trong giao dịch điện tử.

Việc chưa có hệ thống thuật ngữ văn thư thống nhất trong toàn quốc là một trong
những cản trở đối với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư.
Đặc biệt, trong xu thế hội nhập quốc tế và toàn cầu hóa, công tác văn thư
không chỉ có những trao đổi thuần tuý trong nước mà ngày càng được mở rộng,
trao đổi, giao lưu với các đối tác quốc tế. Sự thống nhất thuật ngữ văn thư là một
trong những điều kiện cơ bản để giúp quá trình chuyển ngữ, thống nhất cách
hiểu, cách sử dụng ngôn ngữ tiếng Việt với các ngôn ngữ khác trong quá trình
giải quyết, trao đổi công việc. Nó là xúc tác thúc đẩy quá trình hợp tác, hội nhập
quốc tế diễn ra nhanh hơn và hiệu quả hơn.
Ở Việt Nam, thuật ngữ văn thư lưu trữ hiện đại mới bắt đầu từ thời thuộc
Pháp, sau Cách mạng tháng 8/1945 thuật ngữ đó vẫn tiếp tục được sử dụng cùng
với sự phát triển của công tác Văn thư – Lưu trữ số lượng được Cục VTLTNN
ban hành năm 1992 trong đó:
- Thuật ngữ về công tác văn thư bao gồm: tên loại văn bản, thể loại văn
bản, dạng văn bản, lập hồ sơ, người làm văn thư, người làm lưu trữ. . .
Trên cơ sở phân tích sâu đặc điểm của công tác văn thư, nhóm nghiên cứu
xây dựng các nguyên tắc, tiêu chuẩn và phương pháp xây dựng hệ thống thuật
ngữ văn thư Việt Nam, cụ thể gồm:
- Ba nguyên tắc xây dựng thuật ngữ văn thư:
+ Nguyên tắc đảm bảo tính khoa học
+ Nguyên tắc đảm bảo tính dân tộc, đại chúng
+ Nguyên tắc một đối một.
18


- Năm tiêu chuẩn để lựa chọn thuật ngữ văn thư:
+ Thuật ngữ văn thư phải thông dụng, mang tính phổ biến
+ Thuật ngữ văn thư phải chính xác, rõ ràng
+ Thuật ngữ văn thư phải nằm trong một hệ thống ngôn ngữ thống nhất
+ Thuật ngữ văn thư phải được chuẩn hóa

+ Thuật ngữ văn thư phải ngắn gọn, dễ sử dụng
- Ba phương pháp chính được áp dụng để xây dựng thuật ngữ văn thư Việt
Nam:
+ Phương pháp khảo sát, thống kê và tổng hợp theo khung phân loại đề
mục từ vựng công tác văn thư
+ Phương pháp hệ thống
+ Phương pháp phân tích, so sánh.
2.1.2.Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng và trang thiết bị sử dụng trong công
tác văn thư
Nhiều Tiêu chuẩn Việt Nam, Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN) và tiêu chuẩn
ngành (TCN) đã được xây dựng và ban hành.
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã nghiên cứu xây dựng được một số
tiêu chuẩn Việt Nam, tiêu chuẩn quốc gia và tiêu chuẩn ngành về những vấn đề
thiết yếu của công tác VTLT.
•

Tiêu chuẩn về sổ đăng ký văn bản

-

Năm 2005, cục VTLTNN ban hành công văn 425 về việc quản lý văn bản đi,
đến hướng dẫn về mẫu sổ đăng ký văn bản đi, đến.

-

Năm 2012, BNV ban hành thông tư 07/2012/TT_BNV hướng dẫn quản lý văn
bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ trong đó quy định một số điều kiện
văn bản đi, đến.

•

Tiêu chuẩn về con dấu

-

Được quy định tại thông tư 21/2012/TT_BNV quy định về mấu dấu của các cơ
quan

•

Tiêu chuẩn về bìa hồ sơ: ( Hình 1)

-

Bìa hồ sơ là đối tượng của một hoạt động tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật trong
19


lĩnh vự văn thư, lưu trữ. Đây là công cụ được sử dụng thường xuyên trong việc
tổ chức quản lý văn bản đưa ra một tiêu chuẩn thống nhất trong bìa hồ sơ, góp
phần đưa các tài liệu vào nề nếp, góp phần tiết kiệm chi phí in ấn, tằn kết quả
kinh tế cho công tác này.
-

8/6/2012 Cục VTLTNN ban hành quyết định 42/QĐ_KHQĐ ban hành tiêu
chuẩn cấp ngành “ Mẫu trưng bày bìa hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước”

-

23/7/2012 Bộ trưởng BQP&CN ban hành quyết định số 1687/QĐ_BKHCN về

việc công bố các tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ tài liệu, hộp bảo quản tài liệu
lưu trữ và giá bảo quản TLLT (TCVN 9251:2012). Bìa hồ sơ theo quyết định
62/QĐ_LTNN TC 9251:2012 do cục VTLT biên soạn, BNV đề nghị tổng cục đo
lường chất lượng thẩm định, BKHCN công bố nội dung tiêu chuẩn đề cập đến
phạm vi áp dụng, tài liệu viện dẫn, yêu cầu kỹ thuật, kích thước, cấu tạo, mẫu
trưng bày.

•

Tiêu chuẩn hộp bảo quản TLLT: (Hình 3)

-

Là một công cụ quản lý và quản lý TLLT gopps phần bảo quản an toàn và kéo
dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ. Do vậy đây là một đối tượng cần được tiêu
chuẩn hóa.

-

Theo quyết định số 187/QĐ_BKHCN ban hành quy định về hộp đựng bảo quản
TLLT đã được tiêu chuẩn hóa theo TCVN 9252:2012. Tiêu chuẩn này được
chuyển đổi từ TCN 02:2002 của cục VTLTNN.

20


2.1.3 Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư
Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin
văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Có thể nói rằng, hầu

hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày
đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn
thư. Để nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác văn thư, cần áp dụng hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn vào việc xây dựng và thực hiện các
quy trình sau:
- Quy trình soạn thảo và ban hành (văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính thông thường);
- Đối với quy trình quản lý văn bản đi phải thực hiện theo trình tự các
bước:
-Đối với tổ chức quản lý văn bản đến phải thực hiện theo trình tự các
bước;
-Quy trình lập hồ sơ và quản lý hồ sơ;
- Quy trình tiếp nhận hồ sơ;
- Quy trình nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;
- Quy trình quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản được quy định:
•

Quy trình soạn thảo van bản quy phạm pháp luật:

-

Luật ban hành văn bản QPPL năm 2015

-

Nghị định 34/NĐ_TTgCP

•

Quy trình soạn thảo văn bản hành chính:

-

Thông tư 01/TT_VTLTNN năm 2011

•

Quy trình quản lý văn bản đi – đến:

-

Thông tư 07/TT_VTLTNN năm 2012

•

Quy trình lập hồ sơ:

-

Thông tư 07/TT_VTLTNN năm 2012

21


2.1.4 Tiêu chuẩn về con người trong công tác văn thư
Nắm được đường lối, chính sách của Đảng và các văn bản pháp quy của
Nhà nước, nắm chắc phương hướng, chủ trương phát triển nghiệp vụ của ngành,
của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ.
- Nắm được kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ.

- Hiểu được đặc điểm của các đối tượng quản lý thuộc phạm vi mình phụ
trách.
- Biết xây dựng các phương án, kế hoạch phát triển công tác văn thư, lưu
trữ; có năng lực soạn thảo văn bản.
- Nắm được những vấn đề cơ bản về khoa học quản lý, tổ chức lao động
khoa học trong quản lý.
- Có phương pháp nghiên cứu, tổng kết và đề xuất cải tiến nghiệp vụ quản
lý công tác văn thư. Nắm được xu thế phát triển nghiệp vụ công tác văn thư, lưu
trữ trong nước và thế giới.
- Biết tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ và có khả năng tổ
chức để triển khai công việc có hiệu quả.
- Sử dụng được máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng
trong công tác văn thư, lưu trữ và văn phòng.
- Tốt nghiệp đại học lưu trữ lịch sử, đã qua thời gian tập sự.
- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước theo nội
dung chương trình của Học viện Hành chính Quốc gia.
- Qua lớp đào tạo về ứng dụng tin học vào công tác văn thư theo chương
trình của Bộ Giáo dục và đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.
- Biết một ngoại ngữ ở trình độ A (đọc hiểu được sách chuyên môn).
2.2. Tiêu chuẩn về công tác lưu trữ
2.2.1 Tiêu chuẩn về thuật ngữ
Ở Việt Nam, thuật ngữ văn thư lưu trữ hiện đại mới bắt đầu từ thời thuộc
Pháp, sau Cách mạng tháng 8/1945 thuật ngữ đó vẫn tiếp tục được sử dụng cùng
với sự phát triển của công tác Văn thư – Lưu trữ số lượng được Cục VTLTNN
ban hành năm 1992 trong đó:
22


Thuật ngữ về công tác lưu trữ bao gồm: thu thập tài liệu, xác định giá trị
tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xây dựng công cụ tra tìm tài liệu, bảo quản tài liệu, khai

thác sử dụng tài liệu, thống kê tài liệu, phông lưu trữ, phông lưu trữ cá nhân, gia
đình, dòng họ…lưu trữ tài liệu nghe nhìn: phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, âm bản,
dương bản…
2.2.2 Tiêu chuẩn về công cụ sử dụng trong công tác lưu trữ
•

Tiêu chuẩn giá bảo quản tài liệu lưu trữ: (Hình 2)

-

TCVN: 9253:2012.

-

TCN về mục lục hồ sơ, mã số : TCN_04_1997 đã được cục LTNN ban hành
theo quyết định số 73/QĐ_KHKT ngày 04/08/1997.

-

TCN về sổ đăng ký MLHS: Mã số TCN_05_1997 được cục LTNN ban hành
theo quyết đinh số 73/QĐ_KHKT ngày 04/08/1997.

-

TCN về thẻ tra tìm tài liệu: Mã số TCN1_90 đã được cục LTNN ban hành theo
quyết định số 18/TC_KHKT ngày 06/03/1990.

-

Theo quyết định hiện hành, hệ thống tiêu chuẩn chỉ gồm hai cấp, do vậy trong

thời gian tới, các TCN về MLHS, Sổ đăng ký mục lục, thẻ tra tìm TLLT sẽ được
chuyển đổi thành tiêu chuẩn quốc gia.
2.2.3 Tiêu chuẩn về quy trình nghiệp vụ trong công tác lưu trữ
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về lựa chọn, bổ sung tài liệu; bảo
vệ, bảo quản an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ hoạt
động thực tiễn và nghiên cứu lịch sử. Để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ,
cần áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn vào việc xây dựng và
thực hiện các quy trình sau:
- Quy trình thu thập, bổ sung tài liệu;
- Quy trình phân loại tài liệu;
- Quy trình chỉnh lý tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu kỹ thuật, tài liệu
nghe nhìn…);
- Quy trình tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quy trình phục vụ, khai thác sử dụng tài liệu tại phòng đọc;
- Quy trình tu bổ tài liệu;
23


- Quy trình vệ sinh tài liệu;
- Quy trình khử trùng tài liệu;
- Quy trình khử axít cho tài liệu;
- Quy trình lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ (Quy trình chụp
Micrôphim; Quy trình tráng, rửa; Quy trình kiểm tra chất lượng phim…).
Mỗi quy trình nghiệp vụ đều có tính đặc thù riêng cần được tiêu chuẩn
hóa để tạo tính thống nhất cho toàn nghành, thuận lợi cho công tác quản lý cũng
như bảo đảm cho hoạt động nghiệp vụ được hoàn thiện với hiệu quả cao nhất.
2.2.4 Tiêu chuẩn về con người
- Nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành, cơ quan về công tác
văn thư, lưu trữ.
- Nắm được các nguyên tắc, chế độ và các hướng dẫn về nghiệp vụ công

tác văn thư, lưu trữ.
- Nắm được nội dung và nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm
vi được phân công quản lý.
- Nắm được tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ
của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy Nhà nước.
- Nắm được thủ tục quản lý hành chính Nhà nước.
- Hiểu rõ những đặc điểm của các đối tượng quản lý.
- Biết triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ theo sự
hướng dẫn của chuyên viên văn thư, lưu trữ.
- Biết sử dụng máy vi tính và các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong
công tác văn thư, lưu trữ và văn phòng.
- Tốt nghiệp trung học văn thư - lưu trữ và đã qua thời gian tập sự (nếu là
trung cấp khác thì phải qua bồi dưỡng nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với
trung cấp văn thư - lưu trữ).
- Qua đào tạo lớp tin học ngắn hạn theo chương trình của Bộ Giáo dục và
đào tạo và của Cục Lưu trữ Nhà nước.
- Qua lớp bồi dưỡng về nghiệp vụ quản lý hành chính Nhà nước ngắn hạn.

24


Chương 3:ĐÁNH GIÁ CÁC TIÊU CHUẨN VỀ CÔNG TÁC VĂN
THƯ,LƯU TRỮ VÀ ĐỀ XUẤTCÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
XÂY DỰNG TIÊU CHUẨN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
3.1. Đánh giá công tác tiêu chuẩn hóa
3.1.1. Kết quả đạt được
3.1.1.1 Đã có định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa
Ở nước ta, công tác tiêu chuẩn hóa chính thức được định nghĩa trong Điều
lệ về công tác tiêu chuẩn hóa ban hành kèm theo Nghị định 141-HĐBT ngày 24
tháng 8 năm 1982, đó là “Công tác tiêu chuẩn hóa bao gồm việc xây dựng và áp

dụng tiêu chuẩn được tiến hành dựa trên kết quả nghiên cứu và ứng dụng khoa
học, kỹ thuật và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến nhằm đưa các hoạt động sản xuất
kinh doanh vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao”.
Từ những năm đầu mới thành lập, Cục Lưu trữ đã nhận thức được tầm
quan trọng của công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư và lưu trữ. Năm
1986, Cục Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng định hướng công tác tiêu chuẩn hóa
đến năm 2000. Ngoài ra, trong giai đoạn này, hàng năm, Cục đều có kế hoạch
triển khai công tác tiêu chuẩn hóa. Những tiêu chuẩn đã xây dựng và ban hành
đều nằm trong định hướng về công tác tiêu chuẩn hóa.
Ngoài ra, công tác xây dựng và ban hành tiêu chuẩn đã được thực hiện
một cách nghiêm túc, khoa học. Các tiêu chuẩn đã xây dựng hầu hết trên cơ sở
kế thừa kết quả của các đề tài nghiên cứu khoa học, tiếp thu có chọn lọc tiêu
chuẩn trong công tác văn thư, lưu trữ của một số nước và kết quả thử nghiệm kỹ
thuật. Cục Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức nhiều cuộc hội thảo và gửi phiếu xin ý
kiến đến các cơ quan, tổ chức đối với dự thảo mỗi tiêu chuẩn. Qua đó, nhóm
biên soạn đã tiếp thu nhiều ý kiến của các cán bộ chuyên môn, các chuyên gia và
tìm ra các giải pháp tối ưu cho các tiêu chuẩn về công tác văn thư, lưu trữ.
3.1.1.2 Nhiều tiêu chuẩn ban hành đã được áp dụng rộng rãi

25