Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
BCHTW
BNV
TCCP
VTLTNN
LTNN
NVTW
NVĐP
TT
QĐ

Ban chấp hành Trung ương
Bộ Nội vụ
Tổ chức Chính phủ
Văn thư Lưu trữ nhà nước
Lưu trữ Nhà nước
Nghiệp vụ Trung ương
Nghiệp vụ Địa phương
Thông tư
Quyết định


MỤC LỤC
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................3
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA III..................................................................................................................3
1.1.

Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức

của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................3
1.1.2. Chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...................................4
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III...............4
1.1.4. Cơ cấu tổ chức......................................................................................5
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận Văn thư-lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III........................7
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III......................................................11
2.1.

Công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III........................11

2.1.1. Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ của Trung tâm
Lưu trữ quốc gia III.......................................................................................11
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ................................................13
2.2. Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III. 14
2.2.1. Cơ sở khoa học....................................................................................14
2.2.2. Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc gia III...15
2.2.2.1. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ cơ quan...................................15
2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử.....................................16
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU
TRỮ QUỐC GIA III, ĐỀ XUẤT VÀ KHUYẾN NGHỊ................................19
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được..................................................................................................19


3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III..............................................................................................25

3.2.1. Xây dựng, hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn
bản nghiệp vụ về công tác chỉnh lý tài liệu...................................................25
3.2.2. Xây dựng và thực hiện kế hoạch chỉnh lý tài liệu...............................26
3.2.2.1. Về tổ chức, cán bộ, kinh phí............................................................26
3.2.2.2. Về tuyên truyền, vận động...............................................................27
3.3. Một số khuyến nghị................................................................................27
3.3.1. Đối với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.............................................27
3.3.2. Đối với khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội.........30
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................31
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................32
PHỤ LỤC


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Thực tập tốt nghiệp là một phần không thể thiếu được trong chương trình
đào tạo của tất cả các ngành học tại trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và
với ngành văn thư-lưu trữ nói riêng. Thông qua mỗi đợt thực tập, sinh viên và
học viên có thể củng cố kiến thức đã được trang bị, có kiến thức thực tiễn; giúp
cho sinh viên và học viên tăng cường kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyên môn
đã được đào tạo; giúp cho việc hệ thống hóa và củng cố những kiến thức cơ bản.
Kết thúc mỗi đợt thực tập, sinh viên và học viên sẽ tổng hợp những gì đã khảo
sát, tìm hiểu và làm được trong thời gian thực tập; hoàn thiện vào báo cáo của
mình cũng như rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân.
Thực hiện theo kế hoạch của trường Đại học Nội vụ Hà Nội về việc thực
tập cho học viên Lớp Đại học Liên thông Lưu trữ học 1508 khóa học 20151017, Khoa Văn thư- lưu trữ và khoa Đào tạo tại chức và Bồi dưỡng trường Đại
học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho học viên Lớp ĐHLT 1508 đi thực tập tại các
cơ quan. Được sự đồng ý của lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em đã có
cơ hội đến thực tập tại Trung tâm lưu trữ Quốc gia III từ ngày 15/5/201730/6/2017.
Qua quá trình tìm hiểu, khảo sát tình hình công tác lưu trữ tại TT Lưu trữ
Quốc gia III, em cảm thấy rất yêu thích và luôn mong muốn được tìm hiểu sâu

hơn về công tác Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có tác dụng rất lớn đối với toàn bộ công tác lưu trữ nói
chung và với mỗi phông lưu trữ nói riêng. Có thể nói rằng, công tác chỉnh lý tài
liệu đóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của các cơ quan, của toàn
xã hội. Chính vì vậy em đã chọn chuyên đề “Thực trạng công tác Chỉnh lý tài
liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” cho bài báo cáo thực tập tốt nghiệp
của mình.
Trong bài báo cáo này, ngoài PHẦN MỞ ĐẦU và PHẦN KẾT LUẬN,
PHẦN NỘI DUNG của báo cáo được chia làm 03 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III

1


Chương 2: Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III
Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ,
đề xuất và khuyến nghị.
Mặc dù bản thân em đã rất cố gắng học hỏi, chăm chỉ, cần mẫn và biết
vận dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc nhưng do thời gian thực tập có hạn,
sự hiểu biết về nghiệp vụ còn hạn chế nên bản báo cáo thực tập tốt nghiệp này
của em không thể tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót nhất định. Vì vậy, em kính
mong các thầy, cô giáo cũng như các cán bộ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
bổ sung, đóng góp ý kiến để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn; giúp cho
em hiểu biết sâu, rộng và chính xác hơn về nghiệp vụ của mình.
Qua bản báo cáo thực tập tốt nghiệp này, em xin được gửi lời cảm ơn
chân thành tới các thầy, cô giáo trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã trang bị cho
em những kiến thức lý luận và kỹ năng nghiệp vụ để em có thể hoàn thành tốt
những công việc của mình. Đồng thời, qua đây em cũng xin gửi lời cảm ơn sâu
sắc tới toàn thể ban lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, các cán bộ phòng

Chỉnh lý tài liệu; đăc biệt là cô Vương Thị Thu- Phó Trưởng Phòng Chỉnh lý tài
liệu là người đã trực tiếp hướng dẫn em trong công việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ
và tạo điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Em xin chân thành cảm ơn.!..
Hà Nội, ngày 30 tháng 6 năm 2017
Học viên
Vương Thị Thúy Nga

2


B. PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC
GIA III
1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổchức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
1.1.1. Lịch sử hình thành
Ngày 08/9/1945 Chính phủ lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa ra
sắc lệnh thành lập và chỉ định người đứng đầu Nha Lưu trữ Công văn và Thư
viện toàn quốc thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Hồ Chí
Minh ký Thông đạt 1C- VP nhấn mạnh giá trị đặc biệt của tài liệu lưu trữ đối với
phương diện kiến thiết quốc gia và nghiêm cấm tiêu hủy hồ sơ, tài liệu chưa
được phép của cơ quan có thẩm quyền. Đồng thời, nhằm tiếp tục tăng cường cho
việc quản lý thống nhất Nhà nước về công tác lưu trữ ngày 04/09/1962, Chính
phủ ban hành Nghị định số 102/CP thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng.
Từ năm 1992, Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) đã giao cho Ban tổ chứccán bộ Chính phủ nay là (Bộ Nội vụ) trực tiếp quản lý Cục Văn thư và Lưu trữ
Nhà nước. Theo đó, cơ quan quản lý lưu trữ Trung ương có chức năng tham
mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý
nhà nước về lưu trữ. Bảo vệ, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ quốc gia là trách nhiệm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước mà

trực tiếp là các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.
Để tài liệu lưu trữ thật sự phát huy những giá trị to lớn đó, ngày 10 tháng
6 năm 1995 Bộ trưởng, Trưởng ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội
vụ) ra Quyết định số 118/TCCP-TC về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia III. Đây là một Trung tâm lưu trữ mở với chức năng thu thập, chỉnh lý tài
liệu, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiêụ quả tài liệu có ý nghĩa toàn
quốc từ năm 1945 đến nay. Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ra đời đã đánh dấu
sự lớn mạnh của ngành Lưu trữ cả về tổ chức, trình độ cán bộ và cơ sở vật chất.
Từ khi thành lập cho đến nay Trung tâm đã có nhiều cố gắng để hoàn thành tốt
mọi nhiệm vụ được giao, đạt được nhiều thành tích trong bước đường xây dựng
3


và trưởng thành. Khi mới thành lập Trung tâm đã tiếp nhận khoảng 4000 mét giá
tài liệu từ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I. Năm 2002, kho A1 được xây dựng và
đưa vào sử dụng, hàng năm Trung tâm thu được 450 mét giá tài liệu từ các Bộ,
ngành, các tổ chức, doanh nghiệp. Từ đó đến nay, sau hơn 15 năm Trung tâm đã
thu thập thêm một khối tài liệu tương đối lớn, trong đó tài liệu hành chính lên tới
hơn 13.000m giá; tài liệu khoa học- kỹ thuật, hơn 4000 cuộn băng và hàng ngàn
tấm ảnh có giá trị và các tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ. Hiện nay,
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đang tích cực từng bước cải tiến và xây dựng
thêm cơ sở hạ tầng để bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ để
phục vụ nhu cầu khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng đa dạng về
hình thức, nhanh về thời gian, đúng về yêu cầu và an toàn về tài liệu, phán ánh
đúng tính chất và ý nghĩa của tài liệu lưu trữ.
1.1.2. Chức năng của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có trụ sở tại 34- Phan Kế Bính- phường
CốngVị- Ba Đình- Hà Nội, được thành lập theo quyết định số 118/TCCP-TC
ngày 10/6/1995 của Bộ trưởng, Trưởng Ban tổ chức- Cán bộ Chính phủ.
Quyết định 166/QĐ- VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục Văn

thư và Lưu trữ nhà nước nêu rõ: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là tổ chức sự
nghiệp thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, có chức năng trực tiếp quản lý
và thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi nhiệm vụ và
quyền hạn được giao.
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản
và trụ sở làm việc tại Thành phố Hà Nội.
Một số hình ảnh về Trung tâm Lưu trữ quốc gia III(theo phụ lục 01)
1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Theo Quyết định 166/QĐ- VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có những nhiệm
vụ và quyền hạn sau đây:
1. Trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, tổ chức và cá nhân:
a) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương và các cơ quan tổ chức cấp
4


liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa;
b) Tài liệu của cơ quan, tổ chức trung ương của Nhà nước Cộng hòa xã
hội chủ nghĩa Việt Nam trên địa bàn từ tỉnh Quảng Bình ra phía Bắc;
c) Hồ sơ địa giới hành chính các cấp;
d) Các tài liệu khác được giao quản lý.
2. Thực hiện hoạt động lưu trữ
a) Thu thập, sưu tầm, bổ sung tài liệu lưu trữ đối với các phông, sưu tập
thuộc phạm vi quản lý trực tiếp của Trung tâm;
b) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu lưu trữ;
c) Thực hiện các biện pháp bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ: sắp
xếp, vệ sinh tài liệu trong kho; khử trùng, khử axit, tu bổ, phục chế, số hóa tài
liệu và các biện pháp khác;
d) Xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu, hệ thống công cụ thống kê, tra cứu

tài liệu lưu trữ;
đ) Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại Trung tâm.
3. Ứng dụng thành tựu khoa học và công nghệ vào thực tiễn công tác của
Trung tâm.
4. Quản lý người làm việc, cơ sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản và kinh
phí của Trung tâm theo quy định của pháp luật và phân cấp của Cục trưởng.
5. Thực hiện các dịch vụ công và dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp
luật và quy định của Cục trưởng.
6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.1.4. Cơ cấu tổ chức
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và các Phó Giám đốc do Cục
trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm. Cơ cấu tổ chức ban đầu của
Trung tâm gồm 6 phòng:
1.Phòng Thu thập, bổ sung tài liệu;
2.Phòng Chỉnh lý tài liệu;
3.Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu;
4.Phòng Thống kê và Công cụ tra cứu;
5.Phòng Quản lý kho tài liệu;
6.Phòng Hành chính- Quản trị- Tổ chức.
Để đáp ứng những yêu cầu thực tiễn về chuyên môn, nghiệp vụ và cơ cấu
tổ chức của các phòng ban đã được thay đổi nhất định.
Theo quyết định số 22/QĐ- LTNN ngày 25/03/1999 của Cục trưởng Cục
Lưu trữ Nhà nước tách tách bộ phận lưu trữ phim ảnh- ghi âm từ phòng Chỉnh
5


lýthành một phòng riêng; Đổi tên phòng quản lý kho thành Phòng Bảo quản tài
liệu, phòng Thống kê và Công cụ tra cứu bị giải thể.
Ngày 01 tháng 4 năm 2002 Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước ra Quyết
định số 42/QĐ-LTNN và số 43/QĐ-LTNN thành lập thêm 02 phòng gồm:

1.Phòng Tin học và Công cụ Tra cứu;
2.Xưởng Tu bổ - Phục chế tài liệu.
Sau khi thành lập Trung tâm Tu bổ Phục chế tài liệu lưu trữ Quốc gia thì
Xưởng Tu bổ Phục chế được sáp nhập về Phòng Bảo quản tài liệu trực thuộc
Trung tâm.
Ngày 23/4/2008 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ ra các Quyết định số
77;78;79/QĐ-VTLTNN về việc thành lập thêm 3 phòng thuộc Trung tâm Lưu
trữ Nhà nước.
1.Phòng Tu bổ tài liệu lưu trữ;
2.Phòng Kế toán;
3.Tổ lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Để phù hợp với nhu cầu thực tế công việc của cơ quan, ngày 20 tháng 5
năm 2010 Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ra Quyết định
số:120/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III. Theo quyết định này thì cơ cấu tổ chức
của Trung tâm lưu trữ Quốc gia III gồm có 12 phòng chức năng:
1. Phòng Sưu tầm tài liệu;
2. Phòng Thu thập tài liệu;
3. Phòng Chỉnh lý tài liệu;
4. Phòng Bảo quản tài liệu;
5. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu;
6. Phòng Tin học;
7. Phòng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu ;
8. Phòng Tài liệu nghe nhìn;
9. Phòng Đọc;
10. Phòng Hành chính - Tổ chức;
11. Phòng Kế toán;
12. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Gần đây nhất, cơ cấu tổ chức của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được
thay đổi theo Quyết định số 166/QĐ- VTLTNN ngày 28/10/2015 của Cục Văn

6


thư và Lưu trữ Nhà nước. Theo đó, cơ cấu tổ chức của Trung Tâm Lưu trữ Quốc
gia III sẽ như sau:
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có Giám đốc và không quá 03 Phó Giám
đốc. Trung tâm bao gồm có 10 phòng:
1. Phòng Thu thập và Sưu tầm tài liệu.
2. Phòng Chỉnh lý tài liệu.
3. Phòng Bảo quản tài liệu.
4. Phòng Công bố và Giới thiệu tài liệu.
5. Phòng Tin học và Công cụ tra cứu.
6. Phòng Đọc.
7. Phòng Tài liệu nghe nhìn.
8. Phòng Hành chính- Tổ chức.
9. Phòng Kế toán.
10. Phòng Bảo vệ và Phòng cháy chữa cháy.
Việc thành lập, sát nhập, giải thể các tổ chức thuộc Trung tâm do Cục
trưởng quyết định.
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của bộ phận Văn thư-lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
(Văn thư chuyên trách của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngoài việc
đảm nhiệm công tác văn thư kiêm luôn công tác lưu trữ cơ quan của Trung tâm)
Công tác văn thư là hoạt động tất yếu phải có ở mỗi cơ quan, tổ chức nhất
là trong các cơ quan Nhà nước. Chất lượng công tác văn thư, ảnh hưởng trực
tiếp đến chất lượng hoạt động của cơ quan Nhà nước, hiệu quả quản lý, cũng
như chất lượng quyết định hành chính. Nhận thức được điều này Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III đã giành sự quan tâm đặc biệt trong việc tổ chức thực hiện công
tác văn thư, điều đó được thể hiện cụ thể qua các phương diện như sau:
Đối với công tác văn thư, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III rất quan tâm đến

việc quản lý và chỉ đạo công tác văn thư sao cho sự chỉ đạo đó diễn ra một cách khoa
học, nền nếp, rõ ràng. Việc chỉ đạo đó thể hiện trên những phương diện sau:
- Tổ chức thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác
7


văn thư như:
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc Hội khóa
XIII kỳ họp thứ 2 đã thông qua.
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư;
+ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ qui định
chi tiết một số điều trong Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội
Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
cơ quan.
+ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của
Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản;
+ Thông tư 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thể
thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Bộ trưởng,
Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm pháp luật liên tịch…
Cùng với việc thực hiện theo sự chỉ đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước về nghiệp vụ công tác văn thư thì Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã rất quan
tâm đến công tác này cụ thể với việc Trung tâm đã ban hành các văn bản chỉ đạo
nghiệp vụ về công tác văn thư.
Ngoài việc ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về nghiệp vụ công tác
văn thư, Trung tâm còn rất quan tâm trong việc tổ chức bồi dưỡng, tập huấn cho viên
chức như: Cử viên chức đi học lớp chứng chỉ học phần văn thư lưu trữ; lớp nâng cao
về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức; Hội thảo công tác văn thư,

cử viên chức tham dự các lớp tập huấn về công tác văn thư lưu trữ...
Bên cạnh đó việc bố trí nơi làm việc và mua sắm trang thiết bị cho văn thư
cũng rất được quan tâm. Bộ phận Văn thư- lưu trữ của Trung tâm thuộc phòng Hành
chính - Tổ chức quản lý, nhưng văn thư không ngồi chung với Phòng Hành chính mà
được tổ chức một phòng riêng biệt. Bộ phận Văn thư- lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III được bố trí 01 phòng làm việc ngay tại tầng 1, gần với cổng chính của
8


Trung tâm.
Trang thiết bị phục vụ cho văn thư được trang bị tương đối đầy đủ và hiện đại:
Máy vi tính nối mạng, máy in, máy fax, điện thoại, máy phô tô copy, máy huỷ tài
liệu, điều hoà, tủ để tài liệu, hộp, cặp, giá, tủ để giữ dấu, đồng hồ treo tường, danh bạ
điện thoại, hộp đựng bút và các văn phòng phẩm cần thiết khác như giấy, bút, giấy
ghi nhớ...Và các trang thiết bị này được bố trí một cách tương đối hợp lý với diện
tích phòng làm việc của văn thư.
Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, công tác văn thư được xem là nội
dung quan trọng, gắn liền với hoạt động của Trung tâm. Văn thư được giao
nhiệm vụ: xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn bản đi và văn bản đến; quản lý
và sử dụng con dấu; sắp xếp công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu, đánh máy, sao in
văn bản và trực điện thoại của văn phòng cơ quan.
Theo biên chế, Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được bố trí 03
cán bộ có trình độ Trung học Văn thư- lưu trữ. Do đặc điểm của Trung tâm là
khối lượng tài liệu cần sao chụp rất lớn nên các cán bộ văn thư được bố trí công
việc như sau:
-Một cán bộ văn thư chuyên trách
-Hai nhân viên làm nhiệm vụ đánh máy, photo, sao chụp tài liệu phục vụ
độc giả và phục vụ cho công việc của cơ quan.
Văn thư của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được đào tạo cơ bản về
chuyên môn, nghiệp vụ, có phẩm chất chính trị, có kinh nghiệm nên luôn hoàn

thành tốt công việc được giao.
Văn thư chuyên trách của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ngoài việc đảm
nhiệm công tác văn thư còn kiêm luôn công tác lưu trữ cơ quan.
Tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, văn thư được tổ chức theo mô hình
tập trung, mọi văn bản đi, đến đều tập trung về bộ phận văn thư. Sau khi văn thư
tiếp nhận, đăng ký vào sổ văn bản đi, đến sẽ được trình lên Lãnh đạo Trung tâm
và gửi đi các phòng ban giải quyết. Trường hợp nếu văn bản của cơ quan, cá
nhân khác gửi đến trực tiếp cho phòng, ban chức năng thì bộ phận văn thư không
được bóc bì mà gửi trực tiếp cho phòng, ban đó không phải trình lên lãnh đạo Trung
9


tâm (nhưng phải đăng ký vào sổ).

10


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỈNH LÝ TÀI LIỆU TẠI
TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA III
3.Công tác lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
Công tác Lưu trữ đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu. Nhà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam đã coi công tác
này là một mắt xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình.
* Nội dung của công tác lưu trữ:
- Hoạt động nghiệp vụ: Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như:
thu thập bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu, thống
kê và xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu
lưu trữ.
- Hoạt động quản lý: Soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạm pháp
luật để quản lý Nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫn thực hiện các

quy định của Nhà nước về lưu trữ.
- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ, hợp tác
quốc tế về lưu trữ.
Hiện nay công tác Lưu trữ tại Trung tâm không xảy ra tình trạng tài liệu
lộn xộn, bó gói, chưa lập hồ sơ. Tài liệu sau khi thu theo nguồn nộp lưu tại các
cơ quan hiện hành thì được đưa vào chỉnh lý đảm bảo chất lượng, khoa học, dễ
khai thác và tra tìm đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ. Sau khi chỉnh lý hoàn
chỉnh tài liệu được đưa lên kho và bảo quản theo nhiệt độ độ ẩm đảm bảo quy
trình của Nhà nước . Ngoài ra, tài liệu được sắp xếp lên giá từ trái qua phải, từ
trên xuống dưới theo trật tự của các Phông trong kho theo Phông chỉ dẫn nên
phục vụ cho việc khai thác, tra tìm tài liệu.
2.1.1. Tổ chức lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý công tác lưu trữ của Trung
tâm Lưu trữ quốc gia III
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là đơn vị hành chính sự nghiệp, thuộc sự
quản lý , chỉ đạo thống nhất về nghiệp vụ của Cục Văn thư- Lưu trữ Nhà nước,
có chức năng thu thập, bổ sung, bảo quản an toàn, bí mật và tổ chức sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ Quốc gia từ cách mạng tháng tám năm 1945 đến nay.
11


Chính vì vậy, thực hiện tốt các nghiệp vụ lưu trữ là nhiệm vụ cơ bản và then
chốt của Trung tâm. Hàng năm Ban Giám đốc Trung tâm đã quan tâm lãnh đạo,
chỉ đạo công tác lưu trữ của Trung tâm như: Tổ chức cho cán bộ văn thư, lưu trữ
tham gia tập huấn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các văn
bản chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của Đảng, Nhà nước và Cục Văn thư và Lưu trữ
nhà nước như:
- Luật Lưu trữ 2011;
- Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001;
- Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy
định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của

các cơ quan, tổ chức.
- Quyết định số 53/QĐ-LTNN-NVTW ngày 28/4/2000 của Cục trưởng
Cục Lưu trữ nhà nước về việc ban hành mẫu phiếu tin, hướng dẫn biên mục
phiếu tin và phần mềm ứng Visual Basic để lập cơ sở dữ liệu quản lý lưu trữ;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị;
- Quyết định số 321/QĐ – VTLTNN ngày 22/8/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước v/v Ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình “chỉnh lý tài liệu giấy” theo
TCVN 9001: 2000.
Ngoài ra thì công tác chỉ đạo công tác lưu trữ của cơ quan còn được thực
hiện bằng các công việc cụ thể sau:
- Tổ chức các cuộc họp định kỳ và chuyên đề:
Để công tác chỉ đạo được thực hiện một cách có hiệu quả, hàng năm
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đều tổ chức các cuộc họp định kỳ như hội nghị
tổng kết tháng, quý, năm, tổ chức các hội thảo chuyên đề như về công tác chỉnh
lý tài liệu. Thông qua các cuộc họp này lãnh đạo và cán bộ, công chức Trung
tâm có điều kiện nhìn lại những thành tựu đã đạt được trong thời gian qua và
những tồn tại, yếu kém cần khắc phục. Từ đó cùng thảo luận, bàn bạc, phân tích,
12


làm sáng tỏ các phương hướng, nhiệm vụ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cán
bộ chuyên môn trong quá trình triển khai thực hiện.
Ngoài ra, Trung tâm thường xuyên tổ chức các cuộc triển lãm, công bố,
giới thiệu về tài liệu lưu trữ. Trung tâm đã tổ chức các hội nghị có tính chất
chuyên đề để thảo luận và có kế hoạch triển khai cụ thể.

- Kiểm tra kết quả thực hiện công việc của các đơn vị, cá nhân:
Đây cũng là một hình thức tổ chức chỉ đạo quan trọng của Trung tâm.
Việc kiểm tra được thực hiện thông qua các văn bản báo cáo của các đơn vị, cá
nhân cấp dưới, hoặc kiểm tra trực tiếp. Công tác này đã giúp lãnh đạo Trung tâm
nắm được tình hình thực tế, đánh giá được chính xác những ưu điểm, yếu kém
của các đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ. Từ đó, có kế hoạch để các
đơn vị hoàn thành tốt hơn nhiệm vụ được giao.
- Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ:
Lãnh đạo Trung tâm thường xuyên cử cán bộ tham dự các lớp học về
Quản lý hành chính Nhà nước tại Trường Đào tạo Bồi dưỡng cán bộ.
Để nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ, công chức Trung tâm còn
cử cán bộ đi thăm quan, học tập trao đổi kinh nghiệm ở một số nước như: tham
quan về lưu trữ tại Nga, Thái Lan…
Ngoài các hình thức tổ chức chỉ đạo trên, Trung tâm cũng thường xuyên
cập nhật những chủ trương, quy định mới về công tác lưu trữ của Cục Văn thư –
Lưu trữ, của Đảng, Nhà nước và phổ biến kịp thời, rộng rãi tới các đơn vị trực
thuộc và cán bộ chuyên môn trong cơ quan.
2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ
Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III có tất cả 119 cán bộ công chức,viên chức,
bao gồm 85 nữ (chiếm 71,4%) và 34 nam (chiếm 28,5%).Trình độ chuyên môn
của cán bộ, viên chức khá đồng đều: có 01 chuyên viên cao cấp; 06 lưu trữ viên
chính; 59 lưu trữ viên và tương đương; 36 lưu trữ viên trung cấp; 24 nhân viên
kỹ thuật. Hầu hết, các cán bộ lưu trữ của Trung tâm đều ở độ tuổi từ 25 đến 50,
trong đó số lượng cán bộ viên chức có độ tuổi trên 40 chiếm khoảng 40% và
dưới 40 tuổi là 60%.
13


Hầu hết cán bộ, viên chức của Trung tâm đều được đào tạo đúng ngành
nghề chủ yếu họ được tốt nghiệp từ Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng –

Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn và Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.
Hình ảnh cán bộ Phòng Chỉnh lý tài liệu đang làm việc (Phụ lục 02)
2.2. Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ quốc
gia III
2.2.1. Cơ sở khoa học
Chỉnh lý tài liệu là một công việc tổng hợp của nhiều quy trình nghiệp vụ
cơ bản và chiếm một vị trí quan trọng của công tác lưu trữ. Chỉnh lý tài liệu là tổ
chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành
chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; xác định giá trị; hệ thống hoá
hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra
chỉnh lý.
Loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy. Qua đó góp phần nâng cao
hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản.
Khâu chỉnh lý tài liệu có liên quan mật thiết với các khâu nghiệp vụ khác
trong công tác lưu trữ. Thực tế, muốn tiến hành tốt các khâu nghiệp vụ như:
thống kê tài liệu lưu trữ, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và tra tìm
tài liệu lưu trữ phải làm tốt khâu chỉnh lý tài liệu.
 Các văn bản pháp lý:
- Luật Lưu trữ 2011;
- Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy
định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu;
- Công văn 283/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
ban hành ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài
liệu hành chính;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu
giấy” theo TCVN ISO 9001:2000 ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư

14


và Lưu trữ Nhà nước.
- Thông tư 09/2011/TT – BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ về Quy
định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của
các cơ quan, tổ chức.
2.2.2. Thực trạng công tác Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ
quốc gia III
Chỉnh lý tài liệu là một khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng trong công tác
lưu trữ. Để thực hiện chỉnh lý tài liệu một cách khoa học và đạt hiệu quả cao thì
chúng ta không thể không kể đến việc thực hiện các khâu nghiệp vụ như: sưu
tầm, thu thập bổ sung, xác định giá trị tài liệu… và chỉnh lý tài liệu cũng làm
tiền đề cho các nghiệp vụ: thống kê và công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ; bảo quản
tài liệu; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phát triển.
2.2.2.1. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ cơ quan
Công tác chỉnh lý tài liệu trong kho Lưu trữ cơ quan của Trung tâm Lưu
trữ quốc gia III được tiến hành rất chặt chẽ, nhìn chung tài liệu được phân loại,
lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu, thống kê tài liệu tại Trung tâm thực hiện tương
đối tốt.
Tất cả các văn bản, tài liệu của Trung tâm đều được lập hồ sơ. Có 2 loại
hồ sơ đó là:
- Hồ sơ công việc
- Hồ sơ nhân sự
Có thể nói, công tác chỉnh lý tài liệu của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III
được triển khai kịp thời, không xảy ra tình trạng tài liệu lộn xộn, bó gói, chưa
lập hồ sơ. Tài liệu chỉnh lý đảm bảo chất lượng, khoa học, dễ tìm, dễ khai thác
và tra tìm đảm bảo đúng quy trình nghiệp vụ.
Hàng năm, Trung tâm đã rà soát, kiểm tra hồ sơ, tài liệu đúng quy định,
đúng nội dung theo danh mục, do vậy công tác này được diễn ra thường xuyên,

định kỳ nhằm hoàn chỉnh khối tài liệu phông lưu trữ trong kho.
Khối tài liệu trong kho lưu trữ cơ quan của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia
III giai đoạn 1995-2005 đã có mục lục tra tìm:
15


- Mục lục hồ sơ giai đoạn 1995-2005 có thời hạn bảo quản lâu dài, vĩnh
viễn hiện có 206 hồ sơ.
- Mục lục hồ sơ giai đoạn 1995-2005 có thời hạn bảo quản tạm thời hiện
có 266 hồ sơ.
Hiện nay, ở kho Lưu trữ cơ quan của Trung tâm đang bảo quản tài liệu của
các đơn vị thuộc Trung tâm, tài liệu Đảng, Công đoàn, xây dựng cơ bản...
2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ở Lưu trữ lịch sử
Tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III bắt đầu từ năm
1945 cho đến nay. Đó là tài liệu, tư liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức trung
ương, các nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình, dòng họ tiêu biểu của nước Việt
Nam Dân chủ cộng hòa và Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam có trụ sở đóng
trên lãnh thổ từ Quảng Bình trở ra Bắc, các cơ quan, tổ chức cấp kỳ, cấp liên
khu, cấp khu và nước Việt Nam Dân chủ cộng hòa từ năm 1945 đến năm 1976,
hồ sơ địa giới hành chính , bản đồ địa giới và mốc địa giới hành chính các cấp
thao quy định của pháp luật. Các khối tài liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III bao gồm:
Khối tài liệu hành chính: Hiện nay, kho lưu trữ lịch sử của trung tâm Lưu
trữ Quốc gia III đang bảo quản hàng nghìn mét tài liệu hành chính. Trong đó có
nhiều phông quan trọng như: Phông Phủ Thủ tướng, phông Quốc hội, Bộ Nội
vụ...
Khối tài liệu khoa học kỹ thuật: của các công trình lớn tầm cỡ quốc gia
như : Lăng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Thủy điện Hòa Bình, Công trình đường dây
500KV Bắc Nam...
Khối tài liệu nghe nhìn: Với các cuốn băng ghi âm có ý nghĩa quan trọng

như các bài phát biểu của Chủ tịch Hồ Chí Minh, Hội nghị Pari, các phiên họp,
kỳ họp Quốc hội từ năm 1945 và hàng nghìn bức ảnh phản ánh quá trình đấu
tranh, xây dựng đất nước của dân tộc ta...
Khối tài liệu nghệ thuật: Độc giả có thể đọc và nghiên cứu về cuộc đời,
thân thế, sự nghiệp và các tác phẩm của nhiều nhà văn, nhà thơ nổi tiếng như Tô
Hoài, Xuân Diệu, Chế Lan Viên, Huy Cận...
16


Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III là lưu trữ mở, cho nên khối lượng tài liệu
của các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm không ngừng được bổ sung
hàng năm. Vì vậy, phần lớn tài liệu đã được chỉnh lý khoa học. Tuy nhiên, một
số cơ quan trong quá trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm còn chưa được
chỉnh lý một cách khoa học vì tài liệu của các cơ quan thu về qua nhiều đợt, tuy
đã chỉnh lý song tài liệu vẫn còn lẫn lộn và chồng chéo rất nhiều; tài liệu chưa
đầy đủ, nhiều hồ sơ lập chưa đúng, còn ghép nhiều năm, có những hồ sơ trùng
lặp, tiêu đề hồ sơ chưa thống nhất, có nhiều tiêu đề chưa phản ánh hết nội dung
thông tin trong hồ sơ, về xác định giá trị tài liệu qua các đợt chỉnh lý trước đây
vẫn chưa được chính xáccó những loại tài liệu có giá trị thấp hoặc đã hết giá trị
nhưng có thời hạn bảo quản lại lâu dài. Do vậy, khối lượng tài liệu này vẫn cần
tiến hành chỉnh lý lại theo các đề án nâng cấp, cải tạo.
Bên cạnh đó, công tác chỉnh lý tài liệu vẫn còn gặp nhiều bất cập đó là:
một số ít tài liệu trước khi đem ra chỉnh lý vẫn còn ở tình trạng bó gói, rời lẻ,
chưa được lập hồ sơ.
Chỉnh lý tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III được thực hiện một
cách khoa học không chỉ đối với lưu trữ hiện hành mà còn đối với những tài liệu
lưu trữ lịch sử (thuộc đề án nâng cấp tài liệu lưu trữ quốc gia).
Để góp phần giải quyết vấn đề trên và kéo dài tuổi thọ tài liệu, dưới sự chỉ
đạo của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, Trung tâm tiếp tục tham gia thực
hiện đề án “Chống nguy cơ huỷ hoại tài liệu”, “Nhiệm vụ đặc thù” trong những

năm qua, được sự quan tâm, đầu tư của Nhà nước, dưới sự chỉ đạo trực tiếp của
Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã xây dựng và trình cơ quan có
thẩm quyền phê duyệt đề án “Chống nguy cơ hủy hoại tài liệu” một số phông
đang được bảo quản tại các Trung tâm lưu trữ trong đó có Trung tâm Lưu trữ
Quốc gia III giai đoạn 1999-2005 và giai đoạn 2006-2013 và từ năm 2014 được
gọi là ‘nhiệm vụ đặc thù’ nên Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã xử lý được các
phông tài liệu quan trọng còn trong tình trạng lộn xộn, chưa được phân loại,
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu tồn đọng trong nhiều năm qua. Từ tình trạng bó
gói, không có công cụ tra tìm đến nay tài liệu đã được phân loại, lập hồ sơ đưa
17


vào bảo quản trong bìa, hộp, giá tủ, kho tàng đạt tiêu chuẩn chất lượng. Ngoài
mục lục hồ sơ là công cụ tra tìm thủ công Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đã xây
dựng cơ sở dữ liệu thông tin cấp 2 của một số phông đã được chỉnh lý.
Việc thực hiện tốt đề án trên góp phần làm tối ưu hóa thành phần và nội
dung tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, tạo điều kiện bảo quản an toàn
và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu phục vụ tốt nhu cầu của xã hội, do mới được
chỉnh lý sơ bộ nên được đưa ra chỉnh lý nâng cấp theo Đề án “Chống nguy cơ
hủy hoại tài liệu”, “Nhiệm vụ đặc thù” của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III.

18


CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI TRUNG TÂM LƯU
TRỮ QUỐC GIA III, ĐỀ XUẤT VÀ KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được
Trong thời gian thực tập tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, em đã rất
may mắn được tham gia vào công việc chỉnh lý tài liệu cùng với các cô, các chị

phòng Chỉnh lý tài liệu Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Em đã được trực tiếp
tham gia vào các khâu nghiệp vụ của Quy trình chỉnh lý tài liệu phông Sở Y tế
Hà Nội( giai đoạn 1954-2008) như: vận chuyển tài liệu, vệ sinh sơ bộ tài liệu,
phân loại tài liệu, lập, chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, biên mục phiếu tin, biên mục
hồ sơ...
Trước khi tham gia chỉnh lý tài liệu, em được giao cho đọc bộ văn bản
hướng dẫn chỉnh lý phông Sở Y tế Hà Nội; đọc và có gì không hiểu thì cần sự
giảng giải, hướng dẫn tận tình của cô Vương Thị Thu – Phó phòng.
(Xem chi tiết lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của Sở
Y tế Hà Nội giai đoạn 1954-2008 tại phụ lục số 03)
(Xem chi tiết tại bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu phông Sở
Y tế Hà Nội giai đoạn 1954-2008 tại Phụ lục số 04)
( Xem chi tiết Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Phông Sở Y tế
Hà Nội giai đoạn 1954- 2008 tại Phụ lục 05)
Sau khi tài liệu được vận chuyển từ bên Sở Y tế về, em cùng các cán bộ
phòng Chỉnh lý tài liệu phải vận chuyển tài liệu về phòng để tiến hành vệ sinh sơ
bộ tài liệu. Công việc vận chuyển mất khá nhiều thời gian, nhân công và chi phí
vận chuyển. Sau khi tài liệu được vệ sinh sơ bộ thì tài liệu được phân loại theo
phương án phân loại: Mặt hoạt động- thời gian.
- Căn cứ vào lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
- Căn cứ vào tình hình thực tế tài liệu có trong phông;
- Căn cứ vào yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu;
Tài liệu phông Sở Y tế Hà Nội giai đoạn 1954-2008 được phân loại theo
phương án “Mặt hoạt động - Thời gian” cụ thể như sau:
19


Bước 1: Phân loại tài liệu thành các nhóm lớn.
- Toàn bộ tài liệu phông Sở Y tế Hà Nội giai đoạn 1954-2008 được phân
về các nhóm lớn (các mặt hoạt động) như sau:

I. Tài liệu tổng hợp
II. Tài liệu về tổ chức cán bộ - lao động tiền lương
III. Tài liệu về thanh tra
IV. Tài liệu về nghiên cứu khoa học
V.Tài liệu về cấp phép hành nghề y dược tư nhân
VI.Tài liệu về nghiệp vụ y
VII.Tài liệu về quản lý dược
VIII.Tài liệu về kế toán, tài vụ
IX. Tài liệu về Đảng- công đoàn- Đoàn TNCSHCM
Bước 2: Phân loại tài liệu từ các nhóm lớn thành các nhóm vừa, bước này
tài liệu của mỗi nhóm được phân về từng năm. Tuy nhiên cần lưu ý một số tài
liệu như hồ sơ về công trình XDCB, hồ sơ về các vụ thanh tra kéo dài năm thì
phân theo các công trình hoặc các vụ việc và để ở năm cuối.
Bước 3: Sau khi tài liệu được phân về năm, trong mỗi năm ta tiến hành
phân tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn, nhóm nhỏ cuối cùng tương đương với
một hồ sơ hay một đơn vị bảo quản.
Ví dụ cụ thể :
VIII. Tài liệu về kế toán, tài vụ
1.Năm 1954
1.1. Văn bản chỉ đạo về công tác kế toán, tài vụ
1.2. Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác kế toán tài vụ của Sở và các
đơn vị trực thuộc.
1.3. Hồ sơ dự, quyết toán.
1.4. Tài liệu về quỹ
1.5. Tài liệu về cấp phát vốn.
1.6. Tài liệu về phí và lệ phí.
1.7. Tài liệu về giá.
1.8. Tài liệu về kiểm kê tài sản
2.Năm 1955 (như năm 1954)
.........................

54. Năm 2008 (như năm 1954)
(Xem chi tiết tại bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ tài liệu phông Sở
Y tế Hà Nội. Phụ lục số 04)
20


* Xây dựng phương án phân loại:
Em được phân công chỉnh lý một ít tài liệu tổ chức cán bộ- lao động tiền
lương. Qua việc nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
căn cứ vào đặc trưng chung trong phương án phân loại tài liệu phông Sở Y tế,
đồng thời căn cứ vào tình hình thực tế của tài liệu khối Tổng hợp em đã tiến
hành phân loại khối tài liệu theo phương án “mặt hoạt động-thời gian”. Đây là
phương án phân loại thống nhất trong toàn phông. Sau khi thu tài liệu về chia
theo từng mặt hoạt động trong từng mặt hoạt động chia theo từng năm.
Cụ thể việc phân loại tài liệu khối tổng hợp như sau:
II. Tài liệu về tổ chức cán bộ- lao động tiền lương
1. Năm 1954
2. Năm 1955
…………
54. Năm 2008
Trong từng năm chúng em lại chia về các vấn đề:
1. Năm 1954.
1.1. Văn bản chỉ đạo về công tác TCCB
1.2. Kế hoạch, báo cáo về công tác TCCB
1.3. Hồ sơ Hội nghị về công tác TCCB
1.4. Văn bản chỉ đạo về công tác tổ chức
1.5. Kế hoạch, báo cáo về công tác TC
1.6. Tập quyết định về việc thành lập bộ máy
1.7. Hồ sơ v/v thành lập, tách nhập, giải thể
1.8. Hồ sơ về Hội nghị CBCCVC

1.9. Hồ sơ v/v thi tuyển, xếp ngạch, nâng ngạch, .......
1.10. Hồ sơ về thi đua, khen thưởng, kỷ luật
1.11. Hồ sơ về lao động tiền lương
..............................................
.............................................
Tài liệu các năm còn lại chia tương tự như năm 1954.
Lập hồ sơ cho tài liệu:
Lập hồ sơ là một trong những khâu quan trọng nhất trong các bước tiến
hành về nghiệp vụ chỉnh lý, đây là công việc đòi hỏi phải tiến hành rất tỉ mỉ,
nhằm xây dựng hệ thống hồ sơ có chất lượng, phục vụ tốt nhất cho công tác bảo
quản, thống kê, tra tìm, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ trong các kho lưu
21


trữ.
Soạn thảo tiêu đề hồ sơ theo mẫu sau:
- Tên loại - vấn đề - thời gian – tác giả.
( Đối với chương trình, báo cáo, kế hoạch thường kỳ ).
- Tên loại – tác giả - vấn đề - thời gian.
( Đối với báo cáo, kế hoạch chuyên đề ).
- Tập lưu công văn - thời gian – tác giả.
(Đối với tập công văn có sổ lưu thuỷ liên tục).
- Tập công văn đi - thời gian – tác giả.
(Đối với tập công văn có sổ lưu thuỷ không liên tục).
- Hồ sơ Hội nghị - vấn đề - địa điểm - thời gian.
(Hồ sơ Hội nghị về ……..tại ……. từ ……… đến).
- Hồ sơ vấn đề - thời gian – tác giả.
(Hồ sơ vụ án, hồ sơ vụ việc).
- Hồ sơ - tác giả - nơi công tác – quê quán
Xác định giá trị tài liệu:

Khối tài liệu tổ chức cán bộ- lao động tiền lương là một trong những khối
rất quan trọng của Sở Y tế Hà Nội giai đoạn 1954- 2008. Chính vì thế trong quá
trình hoạt động ban đã sản sinh ra một khối tài lượng rất phong phú và đa dạng.
Dựa trên những quy định chung của cơ quan về xác định giá trị tài liệu, trong
quá trình chỉnh lý khối tài liệu còn lộn xộn, các tài liệu có giá trị lâu dài để lẫn
với tài liệu không có giá trị vì vậy trong quá trình xác định giá trị tài liệu chúng
em đã vận dụng những tiêu chuẩn khác nhau như: Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung,
tiêu chuẩn sự trùng lặp thông tin của tài liệu…Vận dụng những kiến thức được
học với thực tế tài liệu, chúng em đã tiến hành xác định giá trị tài liệu như sau:
- Với những tài liệu mà thông tin lặp lại ở những bản giống nhau ở một
vấn đề thì chỉ giữ lại một bản duy nhất.
- Những tài liệu không có đầy đủ các thành phần thể thức như: dấu, chữ
ký, ngày tháng năm ban hành văn bản có thể loại hủy.
Bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Phông Sở Y tế Hà Nội giai
đoạn 1954- 2008 (phụ lục 05)
22