THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC.

Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
A.PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................1
B.PHẦN NỘI DUNG...........................................................................................4
CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN
HOÀI ĐỨC..........................................................................................................4
1.1 . Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức
của Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức................................................................4
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển............................................................4
1.1.2 Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Phòng Nội vụ
huyện Hoài Đức..............................................................................................4
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận văn thư lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức.........................9
1.2.1. Tình hình tổ chức..................................................................................9
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư
lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức..................................................10
CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI
VỤ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC............................................12
2.1. Hoạt động quản lý.................................................................................12
2.1.1. Về việc xây dựng, ban hành văn bản về văn thư, lưu trữ...................12
2.1.2. Về việc quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức.................................12
2.1.3. Về việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu
KHCN trong hoạt động lưu trữ.....................................................................13
2.1.4.Về việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản
lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ............................14
2.1.5. Về việc thanh tra kiểm tra giải quyết và xử lý các vi phạm trong công
tác lưu trữ......................................................................................................15

2.1.6 Về việc hợp tác quốc tế về lưu trữ.......................................................15
2.2. Hoạt động nghiệp vụ.............................................................................16
Nguyễn Kim Anh

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

2.2.1. Công tác giao nộp tài liệu ..................................................................16
2.2.2. Công tác thu thập tài liệu....................................................................16
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu.........................................................17
2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu....................................................................18
2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ.........18
2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:.....................................................19
2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ:........................20
CHƯƠNG 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI CƠ QUAN, TỔ
CHỨC VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ........................................................21
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được.................................................................................................21
2. Những mặt còn hạn chế............................................................................23
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Phòng.....23
3.3. Một số khuyến nghị...............................................................................27
C. PHẦN KẾT LUẬN.......................................................................................29
D. PHỤ LỤC

Nguyễn Kim Anh

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập

Nguyễn Kim Anh

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập

Nguyễn Kim Anh

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Cụm từ viết tắt
1. UBND
2. HĐND
3. PNV

Nguyễn Kim Anh

Cụm từ đầy đủ
Ủy ban Nhân dân
Hội đồng nhân dân
Phòng Nội vụ

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

A.PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình hoạt động
của cơ quan tổ chức. Tuy mỗi cơ quan tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng
nhưng có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động sẽ sản sinh ra những
giấy tờ có liên quan. Những văn bản, tài liệu có giá trị được lưu giữ lại để tra
cứu, sử dụng khi cần thiết. Văn bản, tài liệu ( bao gồm bản gốc, bản chính) là
căn cứ để xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý cao, là tài sản vô giá.
Ngay từ đầu khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, lưu trữ tất yếu được hình
thành nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản được phục vụ kịp thời cho việc
lãnh đạo quản lý, điều hành công việc . Thực hiện tốt công tác lưu trữ là trách
nhiệm của mỗi cơ quan, tổ chức
Công tác Lưu trữ góp phần quan trọng vào công cuộc xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc, giữ gìn bí mật và an ninh quốc gia. Điều đó đã được chứng minh qua
những cứ liệu lịch sử, tài liệu khoa học lưu trữ, những hình ảnh sinh động về

phim ảnh…qua hai cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ xâm
lược, là cơ sở để cung cấp những thông tin cần thiết, quan trọng làm tư liệu lịch
sử cho thế hệ hôm nay cũng như mai sau.
Trong quá trình xây dựng và bảo vệ đất nước, tài liệu lưu trữ là một trong
những công cụ thiết yếu để bảo vệ vững chắc chủ quyền của tổ quốc, chống lại
mọi âm mưu xâm lược của bọn đế quốc, thực dân. Đồng thời, tài liệu lưu trữ
cũng chính là phương tiện thông tin được Đảng và nhà nước sử dụng để tuyên
truyền đường lối, chủ trương, chính sách đến các tầng lớp nhân dân. Ngoài ra,
tài liệu lưu trữ còn được sử dụng rộng rãi trên mọi lĩnh vực đạt hiệu quả cao. Do
đó, tài liệu lưu trữ phải luôn bảo quản từ thế hệ này sang thế hệ khác, đó chính
là nguồn thông tin vô tận để mọi người công dân, mọi ngành, mọi cơ quan đều
có thể sử dụng được.
Tuy nhiên, đất nước ta đã trải qua nhiều cuộc chiến tranh kéo dài, chính
vì vậy, nhiều tài liệu đã bị hủy hoại, phân tán khắp nơi, mặt khác do một số

Nguyễn Kim Anh

1

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

người thiếu ý thức, thiếu tinh thần trách nhiệm, thiếu hiểu biết, đã tiêu hủy
nhiều tài liệu có giá trị. Trước tình hình trên, để đưa công tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ đi vào nề nếp đã trở thành một trong những nhu cầu cấp bách của Đảng

và nhà nước.
Trong mấy năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ ở Trung
ương và địa phương ngày càng được các cơ quan, đoàn thể, tổ chức chú trọng và phát
triển. Đảng và nhà nước ta ban hành hàng loạt các văn bản pháp quy, các công văn
nhằm hướng dẫn, chỉ đạo, tổ chức một cách có hệ thống, các cơ quan quản lý công tác
lưu trữ và tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương. Bên cạnh đó, các cơ quan đã
có nhiều đầu tư về cơ sở vật chất, về trình độ chuyên môn cán bộ làm công tác lưu
trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu đi vào nề nếp.
Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Lưu trữ. Được sự chấp thuận của
lãnh đạo nhà trường và lãnh đạo Ủy Ban Nhân Dân huyện Hoài Đức trong 2 tháng từ
ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017.Bản thân em đã trực tiếp làm việc tại Phòng
Nội Vụ của Ủy Ban Nhân Dân huyện Hoài Đức qua đợt thực tập vừa qua.
Trong khoảng thời gian thực tập, nhờ sự giúp đỡ tận tình của lãnh đạo cơ
quan cũng như sự chỉ bảo tận tình của các anh chị trong cơ quan,em đã học hỏi
và rút được nhiều bài học kinh nghiệm để ngày càng hoàn thiện hơn. Qua đợt
thực tập này, em nhận thấy rằng công tác lưu trữ của UBND huyện Hoài Đức
còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế về kho tàng, cơ sở vật chất chưa được trang bị
đầy đủ. Đồng thời, vận dụng các kiến thức đã được học ở nhà trường trong đợt
thực tập này em đã đúc rút ra được một số kinh nghiệm quý báu trong công tác
lưu trữ giúp cho em có được kiến thức về nghiệp vụ một cách vững chắc hơn.
Để hoàn thành đợt thực tập này, em xin cảm ơn sự dạy dỗ của các thầy, cô trong
thời gian qua, cảm ơn sự giúp đỡ nhiệt tình của các cô, chú lãnh đạo Phòng Nội Vụ huyện
Hoài Đức đã tạo điều kiện cho em hoàn thành tốt đợt thực tập này.
Qua đây em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tập thể giảng viên khoa văn
thư lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã dạy dỗ, trang bị cho em ngân hàng

Nguyễn Kim Anh

2

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

kiến thức để em tự tin khi đi thực tập, đồng thời em xin cảm ơn tới lãnh đạo và các
anh chị tại Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức đặc biệt là anh Nguyễn Thị Hường, chị
Duy Thị Luyến - chuyên viên phòng Nội vụ huyện Hoài Đức nguời đã hướng dẫn
giúp đỡ em hoàn thành tốt chương trình thực tập vừa qua.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Nguyễn Kim Anh

Nguyễn Kim Anh

3

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

B.PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1 : GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ PHÒNG NỘI VỤ HUYỆN

HOÀI ĐỨC
1.1 . Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu
tổ chức của Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức
1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Phòng Nội Vụ huyện Hoài Đức trước đây tiền thân là Phòng Nội vụ Lao
động – Thương binh và Xã hội trực thuộc UBND huyện Hoài Đức được thành
lập tháng 10 năm 2004. Là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Hoài Đức
với tổng số 06 cán bộ, công chức.
Đến tháng 5/2008 Phòng Nội vụ Lao động – Thương binh và Xã hội được
tách ra và thành lập thành Phòng Nội Vụ và Phòng Lao động – Thương binh và
Xã hội. Sau khi thành lập đến nay, Phòng Nội vụ đã ổn định tổ chức; phân công,
thực hiện chứ năng nhiệm cụ là cơ quan chuyên môn tham mưu cho UBND
huyện. Các cán bộ công chức Phòng Nội vụ không ngừng phát triển về cả quy
mô và chất lượng để nâng cao trình độ, đáp ứng với yêu cầu công việc được
giao mỗi năm công tác; luôn giữ vững lòng tin vào sự lãnh đạo của Đảng; đoàn
kết, chí công, vô tư, tận tụy với công việc, hoàn thành tốt các nhiệm vụ được
giao.
1.1.2 Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của Phòng
Nội vụ huyện Hoài Đức
 Chức năng
Phòng Nội Vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,là bộ máy giúp
việc của Thường trực HĐND và UBND huyện, có chức năng nhiệm vụ cụ thể như
sau:
Nguyễn Kim Anh

4

Lớp Lưu trữ học 13C

Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức là cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện có chức năng tham mưu, giúp Ủy ban nhân quản lý nhà nước về: Tổ chức
bộ máy; vị trí việc làm; biên chế công chức và cơ cấu ngạch công chức trong
các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước; vị trí việc làm, cơ cấu viên chức theo
chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm việc trong các đơn vị sự nghiệp
công lập; tiền lương đối với cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng
trong cơ quan, tổ chức hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; cải cách hành
chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công chức, viên
chức; cán bộ, công chức cấp xã và những người hoạt động không chuyên trách
ở cấp xã; hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua
- khen thưởng; công tác thanh niên.
Phòng Nội vụ có tư cách pháp nhân có con dấu và tài khoản riêng, chấp
hành sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu
ngạch công chức và công tác của UBND , đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm
tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Sở Nội vụ.
 Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình Ủy ban nhân dân huyện các văn bản hướng dẫn về công tác nội vụ trên
địa bàn và tổ chức triển khai thực hiện theo quy định.
- Trình Ủy ban nhân dân huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế
hoạch dài hạn, 5 năm và hàng năm; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện
các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau
khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật về các
lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý được giao.
- Về tổ chức, bộ máy:

+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và tổ chức các cơ quan chuyên môn huyện theo hướng dẫn của Ủy
ban nhân dân cấp thành phố;
Nguyễn Kim Anh

5

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

+ Trình Ủy ban nhân dân huyện quyết định hoặc để Ủy ban nhân dân huyện
trình cấp có thẩm quyền quyết định thành lập, sáp nhập, giải thể các cơ quan
chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện;
+ Xây dựng Đề án thành lập, sáp nhập, giải thể các tổ chức sự nghiệp trình
cấp có thẩm quyền quyết định;
+ Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện quyết định thành lập,
giải thể, sáp nhập các tổ chức phối hợp liên ngành cấp huyện theo quy định
của pháp luật.
- Về quản lý và sử dụng biên chế hành chính, sự nghiệp:
+ Tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phân bổ chỉ tiêu biên chế
hành chính, sự nghiệp hàng năm;
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra việc quản lý, sử dụng
biên chế hành chính, sự nghiệp.
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện tổng hợp chung việc thực hiện các quy định
về chế độ tự chủ, tự chịu trách nhiệm đối với các cơ quan chuyên môn, tổ chức

sự nghiệp cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.
- Về công tác xây dựng chính quyền:
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện và các cơ quan có thẩm quyền tổ chức thực
hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng nhân dân theo phân công
của Ủy ban nhân dân huyện và hướng dẫn của Ủy ban nhân dân thành phố;
+ Thực hiện các thủ tục để Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện phê chuẩn các
chức danh lãnh đạo của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn; giúp Ủy ban nhân dân
huyện trình Ủy ban nhân dân thành phố phê chuẩn các chức danh bầu cử theo
quy định của pháp luật;
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện xây dựng đề án thành lập mới,
nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành chính trên địa bàn để Ủy ban nhân dân trình
Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua trước khi trình các cấp có thẩm quyền

Nguyễn Kim Anh

6

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

xem xét, quyết định. Chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa
giới hành chính của huyện;
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc hướng dẫn thành lập, giải thể, sáp
nhập và kiểm tra, tổng hợp báo cáo về hoạt động của tổ dân phố (thôn, xóm),
trên địa bàn huyện theo quy định; bồi dưỡng công tác cho Tổ trưởng, Tổ phó tổ

dân phố, (Trưởng, Phó thôn, xóm). Giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc
hướng dẫn, kiểm tra tổng hợp báo cáo việc thực hiện Pháp luật về dân chủ cơ sở
đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, xã, thị trấn trên địa bàn
huyện.
- Về cán bộ, công chức, viên chức:
+ Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân huyện trong việc tuyển dụng, sử dụng,
điều động, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, đánh giá; thực hiện chính sách, đào tạo, bồi
dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ và kiến thức quản lý đối với cán bộ, công
chức, viên chức;
+ Thực hiện việc tuyển dụng, quản lý công chức xã, thị trấn và thực hiện
chính sách đối với cán bộ, công chức và cán bộ không chuyên trách xã, thị trấn
theo phân cấp
- Về cải cách hành chính:
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện triển khai, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan
chuyên môn cùng cấp và Ủy ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện công tác cải
cách hành chính ở địa phương;
+ Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân huyện về chủ trương, biện pháp đẩy
mạnh cải cách hành chính trên địa bàn huyện;
+ Tổng hợp công tác cải cách hành chính ở địa phương báo cáo Ủy ban nhân
dân huyện và thành phố.
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện thực hiện quản lý nhà nước về tổ chức và hoạt
động của hội và tổ chức phi chính phủ trên địa bàn.
- Về công tác văn thư, lưu trữ:

Nguyễn Kim Anh

7

Lớp Lưu trữ học 13C

Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

+ Hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vị trên địa bàn huyện chấp hành chế
độ, quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ;
+ Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập, bảo vệ, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với các cơ quan, đơn vị trên địa bàn
huyện và lưu trữ huyện.
- Về công tác tôn giáo:
+ Giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực
hiện các chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước về tôn giáo
và công tác tôn giáo trên địa bàn;
+ Chủ trì, phối hợp với các cơ quan chuyên môn cùng cấp để thực hiện
nhiệm vụ quản lý nhà nước về tôn giáo trên địa bàn theo phân cấp của Ủy ban
nhân dân thành phố và theo quy định của pháp luật.
- Về công tác thi đua, khen thưởng:
+ Tham mưu, đề xuất với Ủy ban nhân dân huyện tổ chức các phong trào thi
đua và triển khai thực hiện chính sách khen thưởng của Đảng và Nhà nước trên
địa bàn huyện; làm nhiệm vụ thường trực của Hội đồng Thi đua
– Khen thưởng huyện;
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện kế hoạch, nội dung thi đua,
khen thưởng trên địa bàn huyện; xây dựng, quản lý và sử dụng Quỹ thi đua,
khen thưởng theo quy định của pháp luật.
- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết các khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về
công tác nội vụ theo thẩm quyền.
- Thực hiện công tác thống kê, thông tin, báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân
huyện và Giám đốc Sở Nội vụ về tình hình, kết quả triển khai công tác nội vụ

trên địa bàn.
- Tổ chức triển khai, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống
thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước về công tác nội vụ trên địa
bàn.

Nguyễn Kim Anh

8

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

- Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen
thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cán bộ,
công chức, viên chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng Nội vụ theo quy định
của pháp luật và theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
- Quản lý tài chính, tài sản của Phòng Nội vụ theo quy định của pháp luật và
theo phân cấp của Ủy ban nhân dân huyện.
- Giúp Ủy ban nhân dân huyện quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của Ủy ban nhân dân xã, thị trấn về công tác nội vụ và các lĩnh vực công tác
khác được giao trên cơ sở quy định của pháp luật và theo hướng dẫn của Sở Nội
vụ.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Ủy ban nhân
 Cơ cấu tổ chức
Số lượng nhân sự hiện có của Phòng Nội vụ Ủy Ban Nhân Dân huyện

Hoài Đức gồm 09 người:
STT
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10

Họ và tên
Chức vụ
Nguyễn Thị Ngọc Vĩnh
Trưởng phòng
Nguyễn Hiền Nhân
Phó trưởng phòng
Ngô Thị Sinh
Phó trưởng phòng
Nguyễn Thị Hường
Chuyên viên
Nguyễn Thị Thắm
Chuyên viên
Nguyễn Quang Đoan
Chuyên viên
Nguyễn Vân Anh
Chuyên viên
Nguyễn Hoàn

Chuyên viên
Nguyễn Thị Cơ
Chuyên viên
Nguyễn Thị Linh Ngân
Cán bộ
* Sơ đồ cơ cấu nhân sự Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức (Phụ lục 01)
1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ

chức của bộ phận văn thư lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức
1.2.1. Tình hình tổ chức
Bộ phận công tác văn thư lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong cơ

Nguyễn Kim Anh

9

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận công tác văn thư lưu trữ có chức năng
giúp lãnh đạo quản lý công tác văn thư - lưu trữ trong cơ quan bằng việc thực
hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy định về công tác
văn thư lưu trữ trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối
với tài liệu lưu trữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ văn thư lưu trữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công

tác văn thư lưu trữ trong cơ quan,thanh tra, kiểm tra công tác văn thư lưu trữ
cấp dưới, lập kế hoạch thực hiện công tác văn thư lưu trữ của cơ quan trong thời
gian tới.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
văn thư lưu trữ của Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức
 Chức năng và nhiệm vụ, quyền hạn
- Phòng Nội vụ bố trí công chức chuyên trách giúp Trưởng phòng Nội vụ
thực hiện chức năng tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố quản lý nhà
nước về văn thư, lưu trữ của Thành phố với các nhiệm vụ :
+ Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư,
lưu trữ của Nhà nước và của tỉnh đối với các cơ quan, tổ chức ở cấp thành phố,
huyện và cấp xã.
+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp
luật.
+ Tổ chức sơ kết, tổng kết và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng
trong hoạt động văn thư, lưu trữ.
+ Quản lý tài liệu lưu trữ của cấp thành phố theo hướng dẫn của Sở Nội
vụ.
+ Thực hiện một số dịch vụ công về văn thư, lưu trữ.
- Biên chế: công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ
Ủy Ban Nhân Dân huyện Hoài Đức bố trí trong biên chế được giao.
- Công chức chuyên trách làm văn thư, lưu trữ tại Phòng Nội vụ có đủ
Nguyễn Kim Anh

10

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập

Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của
pháp luật.
 Cơ cấu tổ chức
- Trưởng Phòng Nội vụ huyện trong phạm vi quyền hạn được giao trách
nhiệm giúp Ủy ban nhân dân huyện chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ; chỉ
đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác Văn thư
– Lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Hoài Đức
- Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân huyện huyện về tổ
chức điều hành các công việc trong phòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt
động của Ủy ban nhân dân huyện, phân công chỉ đạo công việc chung.
- Một chuyên viên thực hiện những công việc theo sự phân công của
Trưởng phòng. Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trong tuần và kế hoạch
tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công của Trưởng phòng, quản
lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả. Thực hiện công tác Lưu trữ công
văn, tài liệu đến và đi.
- Chuyên viên của phòng Nội vụ phụ trách công tác văn thư - lưu trữ để
tham mưu cho trưởng phòng về công tác quản lý nhà nước trong lĩnh vực
văn thư lưu trữ trên địa bàn huyện. Do đó, chuyên viên đó sẽ phải chịu
trách nhiệm quản lý Nhà nước về lĩnh vực văn thư - lưu trữ của phòng
Nội vụ.
- Chuyên viên chuyên trách làm văn thư, lưu trữ do Phòng Nội vụ bố trí
trong biên chế được giao, phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch
công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Nguyễn Kim Anh

11

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

CHƯƠNG 2:
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA PHÒNG NỘI VỤ ỦY BAN
NHÂN DÂN HUYỆN HOÀI ĐỨC.
2.1. Hoạt động quản lý
2.1.1. Xây dựng ban hành văn bản quy định về công tác Lưu trữ
Là một đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân Huyện Hoài Đức được giao nhiệm
vụ quản lý nhà nước về Công tác Văn thư – Lưu trữ nên phòng Nội vụ luôn chú
trọng vào các văn bản chỉ đạo về Công tác Văn thư – Lưu trữ và đặc biệt là các
văn bản hướng dẫn chỉ đạo về Công tác Lưu trữ của Chính Phủ, Bộ Nội vụ, Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là những cơ quan quản lý đầu ngành Trung ương
về Công tác Văn thư – Lưu trữ. Đối với Công tác Lưu trữ, Phòng Nội luôn thực
hiện theo các văn bản chỉ đạo hướng dẫn như sau:
- Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 về Luật lưu trữ;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy
định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ;
- Quyết định số 310/QĐ-VTLTNN ngày 21 tháng 12 năm 2012 của Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước Ban hành Quy trình tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu
trữ;
- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của Bộ Nội vụ Quy
định định mức kinh tế - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá trị;

- Thông tư số 15/2011/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của Bộ Nội vụ về
quy định định mức kinh tế - kỹ thuật Vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưu trữ và Vệ
sinh tài liệu lưu trữ nền giấy;
- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn

Nguyễn Kim Anh

12

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính;
- Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01 tháng 6 năm 2009 của Cục Văn thư
và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình chỉnh lý tài liệu giấy theo
TCVN ISO 9001:2000;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của Cục Văn
thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị; v.v...
Ngoài ra, Để Công tác lưu trữ đi vào nề nếp Phòng Nội vụ - Ủy ban nhân dân
Huyện Hoài Đức còn ban hành Quy chế Công tác Văn thư – Lưu trữ và các Nội
quy ra vào kho Lưu trữ được công bố, niêm yết để toàn bộ cán bộ của Phòng
làm theo.Bên cạnh đó cũng ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công
tác lưu trữ giúp cán bộ lưu trữ dễ dàng hơn trong công việc, tạo được tính nề
nếp trong công tác lưu trữ, nâng cao được hiệu quả giải quyết công việc. Đồng

thời, Phòng Nội vụ cũng chuẩn bị có dự án mở các lớp tập huấn cho cán bộ làm
Công tác Lưu trữ để bồi dưỡng các kỹ năng, nghiệp vụ.
(phụ lục 2: Một số văn bản ban hành quy định về công tác văn thư-lưu trữ)
2.1.2. Quản lý phông lưu trữ cơ quan, tổ chức
Qua quá trình thực tập tại Phòng nội vụ,được tiếp xúc với tài liệu, em
nhận thấy,sau khi công việc kết thúc, thì văn bản được lưu lại theo tập, không
theo hồ sơ, và được bảo quản tại chính phòng của chuyên viên mà không được
nộp vào kho lưu trữ.
Kho lưu trữ của UBND huyện Hoài Đức lưu trữ chủ yếu là văn bản đi và
đến của UBND huyện
Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức có một kho lưu trữ cơ quan riêng, lưu trữ
một số hồ sơ cán bộ công chức,tuy nhiên ngoài tủ hồ sơ,phòng còn coi như một
kho trống chứa đồ, rất nhiều đồ đạc lộn xộn,việc bảo quản và sắp xếp bố trí
không được tốt.
Hiện nay bên cạnh khối tài liệu được lưu trữ tại kho lưu trữ cơ quan, thì

Nguyễn Kim Anh

13

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

còn rất nhiều tại liệu rời lẻ,hồ sơ, được lưu trữ chính tại phòng của chuyên viên,
tài liệu bị phân tán, và không được bảo quản.

(phụ lục 3: Phòng kho chứa đồ có lưu hồ sơ cán bộ của Phòng Nội vụ)
2.1.3. Về việc tổ chức nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành
tựu KHCN trong hoạt động lưu trữ.
Để nâng cao hiệu quả công việc , đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã
hội, Phòng Nội vụ huyện đã bước đầu quan tâm đến việc áp dụng Khoa học –
Công nghệ nói chung và công nghệ Tin học nói riêng vào các lĩnh vực hoạt
động của mình nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việc nhanh chóng kịp
thời , theo kịp thời đại.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ còn hạn chế,
chưa đồng bộ, chưa xây dựng được cơ sở phần mềm dữ liệu, mà mới lập bảng
excel, công tác lập hồ sơ điện tử, và lưu trữ hồ sơ điện tử chưa được phòng
quan tâm. Mới đang dừng ở bước tìm hiểu và lập phương án, kế hoạch.
Hiện nay, Phòng Nội vụ có một kho lưu trữ cơ quan. Trưởng phòng
hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt công tác lưu
trữ. Kho lưu trữ chỉ mới trang bị các thiết bị như: Giá, tủ, cặp 3 dây.Còn dụng
cụ bảo quản tài liệu như máy hút bụi, máy điều hòa… thì chưa trang bị.Phòng
đã đổi mới toàn bộ hồ sơ công chức viên chức sang bìa hồ sơ mới,áp dụng đúng
tiêu chuẩn giá đựng tài liệu, bìa, cặp hộp của Bộ Khoa học và Công nghệ đề ra.
Trong công tác Lưu trữ , Phòng Nội vụ cũng đã có sử dụng Tin học vào
một số khâu như : Quản lý tài liệu lưu trữ bằng máy tính .
(phụ lục 4: Hinh ảnh lưu trữ tài liệu trên máy tính)
Phòng Nội vụ cần giải trình, thu hút được sự đầu tư của UBND cho lĩnh
vực này . Nhằm đưa công nghệ tin học vào phục vụ thiết thực hơn nữa cho hoạt
động của cơ quan cũng như công tác Lưu trữ để công tác này ngày một hiện đại
hoá.

Nguyễn Kim Anh

14

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

2.1.4.Về việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ,
quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động lưu trữ
Công tác Lưu trữ của Phòng Nội vụ Huyện Hoài Đức do cán bộ Duy Thị
Luyến làm Công tác kiêm nhiệm. Do chuyên ngành chính của chị là kế toán nên
nghiệp vụ lưu trữ tuy chị có nắm được nhưng không am hiểu sâu sắc.Nhưng bên
cạnh đó, với lòng yêu nghề chị vẫn luôn cố gắng học hỏi trau dồi kiến thức về
công tác lưu trữ. Hàng năm chị vẫn có những ý kiến đề xuất tham mưu cho
phòng cũng như cho UBND huyện Hoài Đức về công tác lưu trữ.
Phòng Nội Vụ nhận thấy tài liệu lưu trữ có giá trị rất quan trọng vì nó
phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ và hoạt động của cơ quan. Nên nếu như,
cán bộ nào làm mất mát tài liệu của cơ quan sẽ bị xử lý theo đúng quy định của
nhà nước.Bên cạnh đó phòng cũng đang có đề án mở các lớp tập huấn cho cán
bộ công chức trong huyện và toàn huyện về công tác văn thư lưu trữ, để cán bộ
công chức nhận thức cao hơn về tầm quan trọng của các văn bản tài liệu mà do
chính hoạt động quản lý nhà nước của huyện sản sinh ra hàng ngày.Như vậy
khối tài liệu Lưu trữ của cơ quan mới được quan tâm đúng mức và phát huy
hiệu quả của nó cao hơn , ý nghĩa hơn khi sử dụng chúng vào mục đích khác
nhau.
2.1.5. Về việc công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong
công tác lưu trữ.
Hoạt động thanh tra, kiểm tra về thực hiện quy chế Công tác Văn thư lưu trữ là
hoạt động diễn ra thường xuyên. Ngoài sự kiểm tra của Trưởng Phòng Nội vụ

thì thường niên cũng có Chánh văn phòng của UBND huyện Hoài Đức đến
kiểm tra quá trình thực hiện các hoạt động nghiệp vụ của Phòng Nội vụ. Bên
cạnh đó, hằng năm thường có cán bộ của Sở Nội vụ của Thành Phố Hà Nội đến
kiểm tra các quy trình nghiệp vụ của cơ quan. Nhờ có công tác thanh tra kiểm
tra đã làm cho công tác Lưu trữ có nề nếp và đi vào hoạt động có hiệu quả sau
mỗi lần kiểm tra nhắc nhở. Việc thanh tra thường xuyên giúp phát hiện những

Nguyễn Kim Anh

15

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

sai xót, thiếu xót, lỗ hổng trong khâu lưu trữ, nhằm kịp thời sửa chữa, bổ sung,
đồng thời nâng cao ý thức, trách nhiệm cũng như đạo đức công vụ của các cán
bộ làm công tác lưu trữ. Việc kiểm tra đột xuất giúp cho lãnh đạo nắm được tình
hình thực trạng thực tế công tác lưu trữ để có phương thức xử lý nhanh chóng.
Phòng Nội Vụ cũng tổ chức công tác thanh tra kiểm tra đối với cấp dưới
như các UBND xã, các trung tâm, các trường học thuộc huyện về công tác lưu
trữ.
2.1.6. Hợp tác quốc tế về văn thư- lưu trữ
Hiện phòng Nội vụ nói riêng cũng như UBND huyện Hoài Đức chưa có
dự án hợp tác quốc tế về công tác văn thư lưu trữ.
Phòng cũng rất mong muốn, thời gian tới, các cấp ngành sẽ có các dự án

hợp tác quốc tế về văn thư lưu trữ về các huyện, để công tác lưu trữ ngày càng
phát triển, và hội nhập với thế giới.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác giao nộp tài liệu :
Công tác giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là công tác mà sau mỗi
năm làm việc các đơn vị trong cơ quan phải lập hồ sơ công việc mình đã làm
xong, để đưa vào Lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan . Đây là hình thức thu thập tài liệu
Lưu trữ , nhằm Lưu trữ những tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài.
Tại Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức thì chỉ một số tài liệu được nộp lưu vào
kho lưu trữ của huyện công tác nộp tài liệu được tiến hành sau mỗi năm làm
việc và khi nôi dung trong Văn bản, tài liệu được giải quyết xong.Bên cạnh đó
còn lại phần lớn hồ sơ tài liệu được lưu trữ tại kho lưu trữ cơ quan, một phần
khác để lại chính phòng làm việc của các chuyên viên.
Tuy nhiên tài liệu giao nộp vào cơ quan là tài liệu rời lẻ, chưa được thành
hồ sơ, có một số ít đã được hoàn thiện thành hồ sơ, nhưng do cán bộ công chức
chưa biết cách lập hồ sơ, nên hồ sơ còn lộn xộn.
Nhìn chung, các tài liệu nộp được lập hồ sơ theo công việc, tài liệu thu

Nguyễn Kim Anh

16

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

thập tương đối đầy đủ trọn vẹn. Tuy nhiên , bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề
chưa tốt trong công tác này như: Các hồ sơ chưa được biên mục một cách cụ
thể, gây khó khăn cho tra tìm.
2.2.2. Công tác thu thập tài liệu:
Thu thập, bổ sung nguồn tài liệu vào Lưu trữ là một công việc thường
xuyên và tất yếu nhằm hoàn thiện phông Lưu trữ quốc gia. Ở mỗi cơ quan làm
tốt công tác thu thập tài liệu sẽ bảo quản được chọn vẹn khối tài liệu có trong
hoạt động của cơ quan đó.
Các tài liệu thu thập bổ sung của phòng Nội vụ huyện Hoài Đức : Tài liệu
quản lý xây dựng chính quyền, tài liệu tổ chức cán bộ,tổ chức , tài liệu về phát
triển kinh tế, văn hoá, xã hội....
Công tác thu thập tài liệu ở Phòng Nội vụ huyện Hoài Đức đã được tiến
hành hàng năm nên đã Lưu trữ được khối tài liệu quan trọng. Công tác thu thập
đã tạo điều kiện các khâu khác trong Lưu trữ tại cơ quan.
Tuy nhiên có những tài liệu tiếp nhận vào Lưu trữ còn chưa lập hồ sơ,
chất lượng tài liệu nộp chưa cao, vẫn còn tài liệu đã hết giá trị sử dụng được
Lưu trữ.
2.2.3. Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một công việc khó, phức tạp, có ý nghĩa quyết
định đến số phận của tài liệu. Mỗi loại tài liệu lưu trữ có giá trị và thời hạn bảo
quản khác nhau. Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục được tình trạng
tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ, giảm bớt được tình trạng tài liệu tích đống trong cơ quan. Xác
định giá trị tài liệu có lijên quan chặt chẽ tới công tác bổ sung tài liệu vào các
lưu trữ. Trên cơ sở tài liệu được đánh giá một cách khoa học thì sẽ lựa chọn
được những tài liệu có ý nghĩa lịch sử để bổ sung vào các lưu trữ. Đối với công
tác phân loại tài liệu, việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện cho việc hoàn
thiện các nhóm tài liệu cho đến từng hồ sơ. Do đó nó đã góp phần tích cực giúp

Nguyễn Kim Anh

17

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

cho công tác bảo quản tài liệu được đầy đủ và đúng đối tượng nhất, từ đó tạo
điều kiện thuận lợi cho khai thác, sử dụng tài liệu được nhanh chóng và hiệu
quả nhất.
Phòng Nội vụ cũng đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ,
trên cơ sở đó việc xác định giá trị trong quá trình chỉnh lý được chính xác và
hiệu quả hơn.
Nhìn chung quá trình xác định giá trị tài liệu của Phòng Nội Vụ đã tiến
hành đúng nghiệp vụ. Tuy nhiên việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa có
thời hạn cụ thể, mới chỉ dừng ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời. Trong khi
đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm cho từng
hồ sơ, hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời
hạn bảo quản tạm thời.
2.2.4. Công tác chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu Nghiệp vụ của
công tác Lưu trữ như: Lập hồ sơ , phân loại , xác định giá trị , thu thập bổ sung
tài liệu... để nhằm tổ chức khoa học , tài liệu của một phông, loại ra những tài
liệu hết giá trị, bảo quản những tài liệu quan trọng.
Hiện nay, khối tài liệu được Lưu trữ tại cơ quan, còn một số đang ở trong
tình trạng bó gói, lộn xộn .Có nhiều tài liệu đang được xếp theo khối tại chính

phòng của chuyên viên, chưa được lập thành hồ sơ,cho vào hộp cặp xếp lên giá
tủ. Cơ quan chỉ lập hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản cho một số tài liệu, và cũng có
bảng thời hạn bảo quản như quy định của Cục Văn thư –Lưu trữ . Đây là tình
trạng chung phổ biến ở tất cả các phòng thuộc huyện, không riêng gì Phòng Nội
vụ.
Công tác chỉnh lý ở các cơ quan nói chung và ở Phòng Nội vụ huyện
Hoài Đức nói riêng chưa được tổ chức đúng quy định do các cơ quan quản lý
Lưu trữ cấp trên chưa có chính sách cụ thể và chưa quan tâm,khuyến khích các
cơ quan làm tốt công tác này.Bên cạnh đó, khối tài liệu chưa được chỉnh lý còn

Nguyễn Kim Anh

18

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

đang tồn đọng dưới dạng lộn xộn bó gói là khá lớn, với nguồn kinh phí còn eo
hẹp, nên phòng trước mắt chưa quan tâm được đến công tác chỉnh lý tài liệu.
2.2.5. Công tác thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
Hiện nay công tác thống kê xây dựng tài liệu ở Phòng Nội vụ mới đang
dừng ở mức rất sơ khai: các tài liệu đã được lập hồ sơ,hồ sơ được xếp thẳng vào
các tủ sắt ,mỗi ngăn tủ được dán tên. Các hồ sơ đó được lập thành mục lục để
phục vụ việc tra tìm.
Kho lưu trữ Phòng Nội vụ tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu bằng

mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ), và cặp 3 dây (đối với tài liệu
chưa được lập hồ sơ).
Tại Kho lưu trữ Phòng Nội Vụ mới chỉ xây dựng được sổ đăng ký mục
lục hồ sơ, còn các phương tiện thống kê khác chưa xây dựng được.
Sắp tới,phòng mới có phương án xin mua mới cặp hộp giá tủ, để tài liệu
được cho vào hộp, sắp xếp trên giá tủ để bảo quản tốt hơn
(phụ lục số 5: Hình ảnh hồ sơ, tài liệu được sắp xếp lưu trữ trong tủ )
2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:
Với vai trò, ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ , việc thu thập , phân
loai, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản tại các Lưu trữ đã khó , việc
bảo quản an toàn tài liệu trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại còn
khó khăn, phức tạp hơn.
Tài liệu Lưu trữ dễ bị phá hoại dưới nhiều yếu tố khách quan như do kho
tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan do con người gây ra.
Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệu trong các
lưu trữ.
Tại Phòng Nội vụ công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ chưa được quan tâm
đúng mức,trong kho lưu trữ riêng của phòng tài liệu được xếp trong tủ bên cạnh
đó còn cất trữ vô số các thứ linh tinh khác như hộp, thùng... Là nơi ở cho chuột
gián,các sinh vật gây hư hại cho tài liệu. Hơn thế,Phòng đã được xây dựng khá

Nguyễn Kim Anh

19

Lớp Lưu trữ học 13C


Báo cáo thực tập
Nội

Trường Đại học Nội vụ Hà

lâu, được bố trí gần khu vực nhà vệ sinh, vì vậy rất ẩm thấp, sập sệ. Trong kho
mới chỉ có các thiết bị như cặp, giá tủ, mà chưa có các thiết bị bảo quản khác.
Do kho lưu trữ đó dưới dạng nhà kho,chỉ có một cán bộ Lưu trữ kiêm
nghiệm nên khối tài liệu chưa thực sự được bảo quản tốt. Chỉ có những tài liệu
đã được chỉnh lý từ năm trước thì được xếp lên giá, còn một số tài liệu vẫn ở
tình trạng chưa chỉnh lý, sắp xếp chưa khoa học gây khó khăn cho tra tìm khi sử
dụng.Vì kho lưu trữ của Phòng chưa trang bị được các thiết bị như cứu hoả,
quạt thông gió, máy điều hoà... nên tài liệu chưa được bảo quản an toàn khi có
sự cố xảy ra hoặc không tránh khỏi tình trạng tài liệu tự hư hỏng trong điều kiện
khắc nghiệt ở đây. Tuy nhiên trong điều kiện chưa có đủ chi phí để xây dựng,
củng cố cho công tác bảo quản tài liệu Phòng Nội vụ cũng tận dụng mọi khả
năng, biện pháp để bảo quản tốt tài liệu.
(Phụ lục 06: HÌnh ảnh kho lưu trữ riêng của Phòng nội vụ )
2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng Tài liệu Lưu trữ:
Qua khảo sát thực tế, tôi nhận thấy tổ chức sử dụng tài liệu tại Phòng Nội
vụ tổ chức theo hình thức cho mượn, Cán bộ cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu
thì đến phòng mượn tài liệu, nghiên cứu tại phòng hoặc photo mang về nhà. Ở
đây chưa xây dựng được phòng đọc riêng và cũng chưa có các cuộc triển lãm tài
liệu do đó hiệu quả công tác này chưa cao.
Do Chuyên viên của Phòng Nội vụ kiêm nhiệm Lưu trữ nên tài liệu chưa
được xác định giá trị, chưa thể đưa ra công bố giới thiệu. Do chưa có công cụ
tra cứu khoa học nên việc tra tìm tài liêu cũng gặp nhiều khó khăn.
Để khai thác sử dụng tài liệu được nhiều hơn, Phòng Nội vụ đang từng
bước tổ chức lại công tác Lưu trữ nói chung và quan tâm đến khâu tổ chức sử
dụng nói riêng, cụ thể như xây dựng phòng đọc riêng, kho bảo quản và sử dụng
tài liệu.

Nguyễn Kim Anh

20

Lớp Lưu trữ học 13C