Thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban dân tộc thành phố Hà Nội

MỤC LỤC
MỤC LỤC............................................................................................................1
LỜI NÓI ĐẦU.....................................................................................................1
PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
Chương 1..............................................................................................................3
KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN DÂN TỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI....................3
1.1.Lich sư hinh thanh, chưc năng, nhiêm vu, quyên han, cơ câu tô chưc cua Ủy ban dân tộc
thanh phố Ha Nội................................................................................................................................3
1.1.1: Lich sư hinh thanh:....................................................................................................................3
1.1.2 Vi trí va chưc năng:....................................................................................................................4
1.1.3 Nhiêm vu va quyên han:...........................................................................................................4
1.1.4 Cơ câu tô chưc............................................................................................................................5
2.1. Chưc năng, nhiêm vu, quyên han va cơ câu tô chưc phong Văn thư – lưu trữ cua Ủy ban Dân
tôc........................................................................................................................................................6
2.1.1. Chưc năng, nhiêm vu, quyên han cua phong Văn thư-lưu trữ. ..............................................6
2.1.2. Cơ câu tô chưc va phân công nhi êm vu..................................................................................7

Chương 2..............................................................................................................9
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC THÀNH
PHỐ HÀ NỘI.......................................................................................................9
2.1. Hoat đông quan ly........................................................................................................................9
2.2. Hoat đông nghiêp vu.................................................................................................................10
2.2.1. Lập hồ sơ va giao nộp hồ sơ vao lưu trữ cơ quan..................................................................10
2.2.2. Thu thập va bô sung tai liệu....................................................................................................11
2.2.3. Xác đinh giá tri tai liệu............................................................................................................11
2.2.4. Chỉnh ly tai liệu........................................................................................................................12
2.2.5. Thống kê tai liệu lưu trữ.........................................................................................................13
2.2.6. Công cu tra cưu tìm tai liệu.....................................................................................................13
2.2.7. Bao quan tai liệu lưu trữ.........................................................................................................14
2.2.8. Tô chưc sư dung tai liệu lưu trữ.............................................................................................15
2.2.9. Công tác số hoá.......................................................................................................................15

Chương 3............................................................................................................16


BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN DÂN TỘC THÀNH PHỐ
HÀ NỘI VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG
TÁC LƯU TRỮ.................................................................................................16
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã lam trong thời gian thực tập va kết qua đat được.......16
3.2. Đê xuât giai pháp nâng cao chât lượng công tác lưu trữ cua Ủy ban Dân t ôc. ........................17
3.2.1.Giai pháp chung.......................................................................................................................17
3.2.2. Giai pháp cu thể......................................................................................................................18
3.2.2.1.Giai pháp đối với công tác lưu trữ........................................................................................18
3.2.2.2. Sắp xếp bố trí lai cách thưc tô chưc nhân sự lam công tác lưu trữ....................................20
3.2.2.3. Đôi mới phương pháp đao tao, phô biến, hướng dẫn nghiệp vu......................................21
3.2.2.4.Bô sung, điêu chỉnh các văn ban quy đinh...........................................................................21
3.3. Môt số khuyến nghi:..................................................................................................................22
3.3.1. Đối với Ủy ban dân tộc............................................................................................................22
3.3.2. Đối với bộ môn, khoa, trường................................................................................................22
3.3.2.1. Đối với bộ môn.....................................................................................................................22
3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư-Lưu trữ..............................................................................................23
3.3.2.3. Đối với trường Đai học Nội vu Ha Nội.................................................................................23

KẾT LUẬN........................................................................................................25
PHỤ LỤC...........................................................................................................26


LỜI NÓI ĐẦU
Trong công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước hiện nay, tất cả
các ngành, lĩnh vực đều phải có những bước phát triển vượt bậc. Một trong
những lĩnh vực đang được thực hiện, đó là cải cách nền Hành chính quốc gia.

Trong đó, việc đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ Công tác Văn thư-Lưu trữ đã đóng
góp một phần quan trọng không thể thiếu trong công cuộc đổi mới và phát triển
của đất nước.
Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc
biệt quan trọng. Đặc biết là công tác lưu trữ là công tác nhằm đảm bảo thông tin
văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức . Nội dung
công tác này bao gồm các việc về thu thập và xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý
tài liệu, xây dựng và thống kê tài liêu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức
khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan tổ chức. Do đó, vai trò của công
tác lưu trữ đối với hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là một trong những lĩnh
vực công tác có vai trò và tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động
không thể thiếu đối với mỗi cơ quan, tổ chức.
Trước tình hình đó, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực
tập cho sinh viên năm cuối của khoa Văn thư – Lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức
về công tác văn thư –lưu trữ. Qua quá trình thực tập, sinh viên có thể áp dụng
những kiến thức trên giảng đường để áp dụng vào công việc thực tế ở cơ quan,
tổ chức. Từ đó, có thể rút ra những kinh nghiệm bổ ích cho sự nghiệp học tập và
công việc.
Trong thời gian thực tập tại phòng Văn thư – Lưu trữ của Ủy ban dân tộc
từ ngày 10/01 đến hết ngày 10/3/2017, em đã được sự tận tình chỉ bảo, giúp đỡ
của các đồng chí lãnh đạo cũng như các cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ để rèn
luyện về kỹ năng chuyên môn và tác phong làm việc của một cán bộ lưu trữ.
Hơn nữa nhà trường đã tạo điều kiện cho em được tiếp cận thực tế với công việc
giúp em hoàn thiện vốn kiến thức đã tiếp thu được tại trường để áp dụng vào
thực tế. Đúng với phương châm của trường “Học thật, thi thật để ra đời làm việc
thật”.
1


Qua đây xin gửi lời cảm ơn các cán bộ phòng Văn thư – Lưu trữ của Ủy

ban dân tộc đã truyền đạt và hướng dẫn tận tình và rèn luyện cho em có tác phong
làm việc chuyên nghiệp của một cán bộ lưu trữ.Em xin cảm ơn các đồng chí lãnh
đạo Uỷ ban dân tộc đã tiếp nhận em về kiến tập tại cơ quan. Đồng thời em xin chân
thành gửi lời cảm ơn tới các thầy,cô trong Khoa lưu trữ học đã hướng dẫn em hoàn
thành tốt quá trình học tập.
Báo cáo thực tập gồm 03 chương:
Chương 1: Khái quát về Ủy ban dân tộc thành phố Hà Nội
Chương 2: Thực trạng công tác lưu trữ tại Ủy ban dân tộc thành phố Hà Nội
Chượng 3: Báo cáo thực tập tại Ủy ban dân dộc thành phố Hà Nội và đề xuất
giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ
Dù đã có nhiều cố gắng nhưng do trình độ chuyên môn và kiến thức tích
luỹ thực tế còn hạn chế, do vậy bài báo cáo còn có thể có những sai sót. Do vậy,
em kính mong thầy cô đóng góp những ý kiến quý báu, để em nhận ra những
mặt còn hạn chế của mình, từ đó có thểhoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Sinh viên
Vũ Thị Hương Như

2


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN DÂN TỘC THÀNH PHỐ HÀ NỘI
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tô
chức của Ủy ban dân tộc thành phố Hà Nội
1.1.1: Lịch sử hình thành:
Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của Chính phủ Việt Nam có chức
năng quản lý nhà nước về lĩnh vực công tác dân tộc trong phạm vi cả nước; quản
lý nhà nước các dịch vụ công và thực hiện đại diện chủ sở hữu phần vốn của nhà

nước tại doanh nghiệp có vốn nhà nước thuộc Ủy ban quản lý theo quy định của
pháp luật.
Lịch sử phát triển của Ủy ban Dân tộc được khái quát qua các giai đoạn:
Cơ quan công tác dân tộc - với tổ chức tiền thân là Nha Dân tộc thiểu số
(thành lập tại Nghị định số 359, ngày 9-9-1946 chiểu theo Sắc lệnh số 58, ngày
3-5-1946 của Chủ tịch Chính phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hoà) với chức năng,
nhiệm vụ "Xem xét các vấn đề chính trị và hành chính thuộc về các dân tộc
thiểu số trong nước và thắt chặt tình thân thiện giữa các dân tộc sống trên đất
Việt Nam". Và ngày 3 tháng 5 đây cũng là sự kiện đánh dấu kỉ niệm của Ủy ban
Dân tộc.
Ngày 1 tháng 2 năm 1955, thành lập Tiểu ban Dân tộc Trung ương. Cùng
với sự biến đổi của từng điều kiện lịch sử, cơ quan cũng có sự thay đổi tên phù
hợp với tình hình thuộc cơ quan của Đảng từ năm 1955. Từ năm 1990 cơ quan
thuộc Chính phủ. Ngày 11 tháng 5 năm 1990, Chủ tịch Hội đồng Bộ
trưởng thành lập Văn phòng Miền núi và Dân tộc
Ngày 5 tháng 10 năm 1992, Bộ Chính trị hợp nhất hai cơ quan Ban Dân
tộc Trung ương và Văn phòng Miền núi và Dân tộc thành Ủy ban Dân tộc và
Miền núi làm nhiệm vụ tham mưu cho Đảng về công tác dân tộc và miền núi.
Ngày 2 tháng 3 năm 1993, Uỷ ban Dân tộc và Miền núi thực hiện nhiệm
3


vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ
(Hoàn toàn thuộc Chính Phủ). Từ ngày 5 tháng 8 năm 2002 đến nay tên chính
thức là Ủy ban Dân tộc.
Nhìn chung, từ Nha Dân tộc thiểu số đến Uỷ ban Dân tộc hôm nay – một
chặng đường 70 năm lịch sử – Cơ quan công tác dân tộc với nhiều tên gọi khác
nhau, nhưng đều có chức năng nhiệm vụ chủ yếu là tham mưu cho Đảng và Nhà
nước về vấn đề dân tộc, nghiên cứu đề xuất xây dựng chính sách dân tộc và tổ
chức thực hiện công tác dân tộc.

1.1.2 Vị trí và chức năng:
Ủy ban Dân tộc là cơ quan ngang Bộ của Chính phủ, thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước
các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban Dân tộc theo quy định của
pháp luật.
1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:
Ủy ban Dân tộc thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Nghị
định số 84/2012/NĐ-CP ngày 12 tháng 10 năm 2012 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ủy ban dân tộc, cụ thể:
1. Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án
pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị
định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm
của Ủy ban Dân tộc đã được phê duyệt và các nghị quyết, dự án, đề án theo sự
phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ.
2. Trình Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng
năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia thuộc lĩnh vực do Ủy ban Dân
tộc quản lý.
3. Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành các chính sách dân
tộc, chính sách đặc thù, các chương trình, dự án, đề án phát triển kinh tế - xã hội,
hỗ trợ giảm nghèo ở các xã, thôn, bản có điều kiện kinh tế - xã hội khó khăn, đặc
4


biệt khó khăn vùng dân tộc thiểu số và miền núi, xã biên giới, xã an toàn khu,
vùng sâu, vùng xa, vùng núi cao; các chính sách đầu tư, hỗ trợ ổn định cuộc
sống cho đồng bào dân tộc thiểu số; các chính sách, dự án hỗ trợ người dân ở
các địa bàn đặc biệt khó khăn (núi đá, lũ quét, lũ ống, vùng thường xuyên bị ảnh
hưởng bởi thiên tai); các chính sách, dự án bảo tồn và phát triển đối với các
nhóm dân tộc thiểu số rất ít người và tổ chức thực hiện các chính sách, chương
trình, dự án, đề án sau khi ban hành.

4. Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành chính sách đối với
người có uy tín trong đồng bào dân tộc thiểu số; chính sách đặc thù đối với cán
bộ, công chức trong hệ thống cơ quan làm công tác dân tộc; phối hợp với Bộ
Nội vụ xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành chính sách thu hút, tăng
cường cán bộ, công chức, viên chức công tác tại vùng dân tộc thiểu số và miền
núi.
5. Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản
khác về công tác dân tộc theo phân công.
( Phụ lục 1)
1.1.4 Cơ cấu tổ chức
Ủy ban Dân tộc có Bộ trưởng, Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc, các Thứ
trưởng, Phó Chủ nhiệm Ủy ban Dân tộc và các đơn vị thuộc Ủy ban Dân tộc:
* Các đơn vị quản lý Nhà nước:
- Vụ Kế hoạch - Tài chính;
- Vụ Tổ chức cán bộ;
- Vụ Pháp chế;
- Vụ Hợp tác quốc tế;
- Thanh tra;
- Văn phòng;
- Vụ Tổng hợp;
- Vụ Chính sách dân tộc;
5


- Vụ Tuyên truyền;
- Vụ Dân tộc thiểu số;
- Vụ Địa phương I;
- Vụ Địa phương II;
-Vụ Địa phương III;
* Các đơn vị sự nghiệp:

- Viện Dân tộc
- Báo Dân tộc và Phát triển;
- Trung tâm Thông tin;
- Tạp chí Dân tộc;
- Trường Cán bộ dân tộc;
- Nhà khách Dân tộc.
Trong đó, Vụ Kế hoạch - Tài chính, Vụ Chính sách dân tộc, Vụ Địa
phương II, Vụ Địa phương III được thành lập 2 phòng trong vụ; Văn phòng Ủy
ban Dân tộc có Phòng và Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh. ( Phụ
lục 2)
2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tô chức phòng Văn
thư – lưu trữ của Ủy ban Dân tộc.
2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng Văn thư-lưu trữ.
Phòng văn thư – lưu trữ là đơn vị chức năng thuộc Ủy ban Dân tộc giúp
cơ quan quản lý về văn thư, lưu trữ với tài liệu có các chức năng, nhiệm vụ và
quyền hạn sau:
- Giúp Chánh Văn phòng thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, cung cấp
thông tin, tài liệu của Uỷ ban, thực hiện bảo vệ bí mật Nhà nước theo quy định ,
trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ, công việc sau:
- Tham mưu tiếp nhận, xử lý, phân loại và chuyển tải thông tin, văn bản
đến, đi phục vụ cho các hoạt động chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo Uỷ ban và
việc thực hiện nhiệm vụ của các Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban.
- Kiểm tra thể thức và thủ tục trước khi ban hành các văn bản của Uỷ
6


ban, phát hành Văn bản theo quy định.
- Thực hiện công tác lưu trữ, phân loại, chỉnh lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu,
ây dựng thư viện phục vụ công tác tra cứu; thực hiện chế độ bảo mật theo quy
định hiện hành của Nhà nước.

- Thường trực công tác Cải cách hành chính của Văn phòng.
- Thường trực công tác thực hiện Quy trình quản lý chất lượng theo tiêu
chuẩn TCVN ISO 9001: 2008 trong hoạt động của cơ quan Ủy ban Dân tộc
- Quản lý, cấp phát giấy đi đường; quản lý, sử dụng con dấu của Uỷ ban,
Ban Cán sự Đảng Uỷ ban, Thanh tra Uỷ ban, Văn phòng Uỷ ban và Ban Chỉ huy
Quân sự cơ quan Uỷ ban.
- Giúp Lãnh đạo Văn phòng trong việc thực hiện công tác kế hoạch,
nghiên cứu khoa học, tổ chức cán bộ của Văn phòng Uỷ ban; tham dự và ghi
biên bản các cuộc họp của Lãnh đạo Văn phòng.
- Giúp Chánh Văn phòng đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các nhiệm vụ
theo kế hoạch và chỉ đạo phân công của Lãnh đạo Văn phòng với các đơn vị
thuộc Văn phòng.
- Giúp Chánh Văn phòng theo dõi, đôn đốc các Vụ, đơn vị thuộc Uỷ ban
trong việc duy trì, thực hiện nghiêm Quy chế làm việc, Quy chế công tác Văn
thư và Quy chế công tác Lưu trữ của Uỷ ban Dân tộc. Tham mưu thực hiện
chương trình tin học hoá trong công tác quản lý hồ sơ, văn bản, tài liệu của Uỷ
ban.
- Giúp Chánh Văn phòng thực hiện nhiệm vụ theo dõi, đánh giá việc chấp
hành nội quy, quy chế và hiệu quả công tác của cán bộ, công chức và người lao
động thuộc Văn phòng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Lãnh đạo Văn phòng phân công.
2.1.2. Cơ cấu tổ chức và phân công nhiệm vụ
Phòng Văn thư - Lưu trữ thuộc Văn phòng Ủy ban thực hiện nhiệm vụ
văn thư của Ủy ban. Tại các đơn vị trực thuộc Ủy ban, căn cứ chức năng, nhiệm
vụ, cơ cấu tổ chức của đơn vị, thủ trưởng đơn vị bố trí cán bộ chuyên trách hoặc
7


kiêm nhiệm làm công tác văn thư.
Căn cứ Thông tư số 02/2010/TTBNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu
trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các
cấp;
- Phòng Văn thư - Lưu trữ có 08 chuyên viên, người lao động trong đó 05
chuyên viên, 01 lưu trữ viên và 02 hợp đồng lao động (theo Nghị định 68/NĐCP). 02 Thạc sỹ, 06 cử nhân. Phòng có Trưởng phòng và 01 Phó trưởng phòng;
bên cạnh việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư và lưu trữ còn kiêm nhiệm công
tác hành chính (tổng hợp, báo cáo, cán bộ, khen thưởng, kỷ luật, cải cách hành
chính, ISO...) của Văn phòng. ( Phụ lục 3)

8


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN DÂN TỘC THÀNH
PHỐ HÀ NỘI
2.1. Hoạt động quản ly
Để có thể thực hiện tốt các nghiệp vụ của công tác lưu trữ, Ủy ban dân tộc
đã căn cứ các văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ như:
- Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định
thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ
quan
- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định
định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy;
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc
hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;

- Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
Ngoài ra, Ủy ban Dân tộccòn ban hành một số văn bản hướng dẫn chỉ đạo như :
- Quyết định số 69/QĐ-UBDT ngày 06/3/2013 của Ủy ban Dân tộc về
việc Ban hành quy chế làm việc ( Phụ lục 4);
- Quyết định số 453/QĐ-UBDT ngày 04/11/2014 của Ủy ban Dân tộc về
việc Ban hành Quy chế công tác lưu trữ (Phụ lục 5)
Các văn bản trên về cơ bản đã vận dụng đúng các quy định hiện hành của
Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, làm cơ sở cho việc thực hiện nghiệp vụ.
Tuy nhiên, trên thực tế việc chấp hành thực hiện các quy định trên chưa
nghiêm túc. Tình trạng thực hiện không đúng, chưa đầy đủ các quy định, hướng
dẫn vẫn xảy ra phổ biến ở các Vụ, đơn vị; nhất là trong hoạt động lưu trữ. Công
9


tác phổ biến, tập huấn, hướng dẫn thực hiện các quy định nêu trên thiếu đồng
bộ, chưa thường xuyên, hiệu quả chưa cao.
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
Công tác lưu trữ tài liệu hình thành trong hoạt động quản lý của cơ quan
Ủy ban, nhằm giúp giữ gìn những tài liệu có giá trị, phục vụ cho việc khai thác
sử dụng trước mắt và lâu dài. Công tác này hiện do 01 chuyên viên của Phòng
Văn thư-Lưu trữ đảm nhiệm. Công tác lưu trữ của Ủy ban trong những năm gần
đây bước đầu đáp ứng được yêu cầu đặt ra, đảm bảo an toàn khối tài liệu bảo
quản trong kho, từng bước số hóa tài liệu phục vụ cho việc tra cứu được thuận
tiện. Thực trạng các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể hiện nay như sau:
2.2.1. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Lập hồ sơ là khâu nghiệp vụ quan trọng cuối cùng của công tác Văn thư
cơ quan, là mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ. Lập hồ sơ tốt
sẽ giúp tra tìm nhanh chóng, quản lý chặt chẽ tài liệu của cơ quan, làm căn cứ
chính xác để giải quyết công việc kịp thời, hiệu quả, phục vụ công tác nghiên

cứu tổng hợp. Hơn nữa, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu là hoạt động nghiệp
vụ thường xuyên của cán bộ được xem là một căn cứ quan trọng để đánh giá
chất lượng công việc của từng cán bộ hằng năm và là một căn cứ để đánh giá kết
quả công tác quản lý của cơ quan.
Công tác lập hồ sơ của Ủy ban dân tộcdo từng cán bộ chuyên môn của cơ
quan căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ chương trình, kế hoạch công tác trong
năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ cần lập.
Cho đến thời điểm hiện nay, phòng Văn thư –Lưu trữ của Ủy ban dân tộc
đã ban hành văn bản hướng dẫn cán bộ cơ quan khi tiến hành giải quyết công
việc cần lập hồ sơ hiện hành. Cụ thể là Công văn số 79/VP-VTLT ngày
5/11/2014 của Văn phòng Ủy ban về việc hướng dẫn nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu
trữ Uỷ ban Dân tộc.
Hồ sơ hiện hành tại phòng Văn thư – Lưu trữ Ủy ban dân tộc được lập
thành các loại chính sau:
- Hồ sơ nguyên tắc: là tập văn bản của các cơ quan có thẩm quyền quy
10


định một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết
công việc hàng ngày;
- Hồ sơ công việc: là tập hợp những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình
phát sinh diễn biến và kết hợp giải quyết các vấn đề sự việc thuộc chức năng
nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng;
- Tập công văn lưu: là tập hợp các văn bản đi của cơ quan, đơn vị được
lưu giữ tại bộ phận văn thư theo hệ thống, tính chất công việc, vụ việc nhằm
phục vụ nhu cầu tra cứu, nghiên cứu. Ví dụ: Tập lưu Quyết định tháng 4/2009
của Ủy ban dân tộc ; Tập lưu Quyết định tháng 5/2009 của Ủy ban dân tộc. (Phụ
lục 6)
2.2.2. Thu thập và bổ sung tài liệu
Thu thập là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác

định nguồn tài liệu và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu và phông lưu trữ cơ
quan phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, lựa chọn sắp xếp chuyển giao vào các
kho lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi được Nhà nước quy định.
Hàng năm, Văn phòng đều xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu từ các Vụ,
đơn vị. Tuy nhiên, do không thực hiện được công tác lập hồ sơ và nhiều nguyên
nhân khác nhau, nên công tác thu thập tiến hành chưa được đều đặn và đồng bộ.
Tình trạng các vụ, đơn vị không nộp tài liệu hàng năm đối với các tài liệu đã
hoàn thành quy định, cần phải nộp vào lưu trữ xảy ra phổ biến mặc dù hàng
năm, Văn phòng đều có công văn đôn đốc. Tài liệu chỉ được giao nộp cho lưu
trữ khi cán bộ, chuyên viên không còn chỗ cất giữ hoặc chuyển địa điểm, vị trí
công tác và thường dưới dạng các bó hỗn độn, ít được sắp xếp. (Phụ lục 7)
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu chuẩn và
phương pháp của lưu trữ học để quy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài
liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá nhân theo
giá trị của chúng về các mặt chính trị, văn hóa, khoa học và các giá trị khác.
Làm tốt việc xác định giá trị tài liệu sẽ tạo điều kiện để bổ sung tài liệu
có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hóa Phông lưu trữ quốc gia, nhằm nâng
11


cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu và tiết kiệm kho tàng, trang thiết
bị bảo quản tài liệu.
Nhận thức được điều đó, các cán bộ làm công tác lưu trữ phòng Văn thư –
Lưu trữ luôn áp dụng đúng các văn bản quy phạm pháp luật, thực hiện nghiêm
túc các nội dung của khâu xác định giá trị tài liệu như nghiên cứu để vận dụng
các nguyên tắc, phương pháp cũng như các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu…
Thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của phòng Văn thư – Lưu trữlà thời hạn
hồ sơ, tài liệu đó cần được bảo quản trong tàng thư, kho lưu trữ, cơ sở dữ liệu.
Mức độ bảo quản được chia làm 02 loại:

Bảo quản vĩnh viễn: áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu có giá trị cao về
mặt nghiệp vụ, pháp lý, lịch sử, khoa học có tác dụng phục vụ lâu dài trong công
tác quản lý hành chính nói chung và quản lý công tác văn thư –lưu trữ nói riêng.
Bảo quản có thời hạn: áp dụng đối với những hồ sơ, tài liệu phục vụ cho
việc giải quyết công việc hàng ngày của phòng cũng như của cơ quan, cá nhân
trong một thời gian nhất định.
2.2.4. Chỉnh lý tài liệu
Chỉnh lý hồ sơ, tài liệu là tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương
án phân loại khoa học, sau đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, xác
định giá trị, hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu và làm các công tác tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý nhằm mục đích phục vụ khai thác sử
dụng tài liệu.
Đây là nghiệp vụ quan trọng của công tác lưu trữ, nhằm tổ chức khoa học
tài liệu, phục vụ cho việc quản lý và tra cứu. Từ khi hình thành đến nay, hoạt
động này mới được quan tâm trong 3 năm gần đây nhất (2013, 2014 và 2015)
với tổng số tài liệu được chỉnh lý là 189m giá (Phụ lục 8)
Do thực trạng công tác thu thập nêu trên cũng như thực tế nhân sự làm
công tác lưu trữ hiện có, những năm qua, công tác này phải thực hiện qua các
đợt thuê khoán các đơn vị bên ngoài. Điều này chỉ giải quyết bước đầu tình
trạng tồn đọng tài liệu để bảo quản tài liệu tốt hơn, nhưng bị lệ thuộc vào kinh
phí từng đợt, chất lượng hồ sơ không đồng bộ giữa các lần làm.
12


2.2.5. Thống kê tài liệu lưu trữ
Thống kê tài liệu lưu trữ là áp dụng các phương pháp và các công cụ
chuyên môn để xác định số lượng, chất lượng thành phần nội dung, tình hình tài
liệu trong các kho lưu trữ để ghi vào phương tiện thống kê.
Thống kê trong công tác lưu trữnhằm nắm được những số liệu về số
lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và trang thiết bị bảo

quản tài liệu. Trên cơ sở năm chắc số liệu dó thì phòng Tham mưu sẽ đề ra một
số biện pháp trong quản lý hồ sơ, tài liệu đang bảo quản trong kho.
Hiện tại, đối tượng thống kê chủ yếu của phòng Văn thư – Lưu trữ Ủy ban
dân tộc là tài liệu hành chính, các phương tiện bảo quản; đội ngũ cán bộ lưu trữ.
Cụ thể về đội ngũ cán bộ lưu trữ, hệ thống tổ chức thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ của Ủy ban hiện nay gồm 3 bộ phận: Văn thư, lưu trữ chuyên trách
của Ủy ban (Phòng Văn thư – Lưu trữ), chuyên viên kiêm nhiệm công tác văn
thư, lưu trữ của các Vụ, đơn vị quản lý nhà nước, bộ phận văn thư, lưu trữ của
các đơn vị sự nghiệp.
Trong thực tế, đội ngũ chuyên viên của Phòng Văn thư – Lưu trữ đã đáp
ứng công việc được giao trong những năm qua. Tuy nhiên, một số cán bộ không
đúng chuyên ngành đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ (chỉ có 03/08 vị trí được
đào tạo đúng chuyên ngành) nên cũng gặp khó khăn trong việc tổ chức thực
hiện.
2.2.6. Công cụ tra cứu tìm tài liệu
Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm tài liệu và thông tin
tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ hiện hành. Đây là một dạng thông tin
rút gọn, khái quát của thông tin tài liệu sau khi chúng được xử lý, phân tích và
tổng hợp.
Công cụ tra cứu khoa học tài liệu là một phương tiện và thông tin không
thể thiếu được trong các lưu trữ quốc gia và lưu trữ cơ quan, dùng để giới thiệu
thành phần, nội dung tài liệu của các phòng, kho lưu trữ; chỉ dẫn địa chỉ từng hồ
sơ; thống kê thành phần, số lượng tài liệu trong các lưu trữ; giúp cho việc quản
lý hồ sơ, tài liệu được chặt chẽ.
13


Hiện nay, công cụ tra tìm tài liệu của Ủy ban dân tộc bao gồm:
- Công cụ tra cứu truyền thống chủ yếu là Mục lục hồ sơ. Bời đây là công
cụ thống kê, công cụ tra tìm cơ bản, truyền thống và phổ biến nhất được sử dụng

trong mọi kho lưu trữ. Ví dụ: Mục lục hồ sơ của Ủy ban dân tộc giai đoạn 1993
– 2008 (Ảnh phụ lục 9)
- Công cụ tra cứu hiện đại là phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ.
Trên thực tế, kho lưu trữ Ủy ban dân tộc mới chỉ có Mục lục hồ sơ là công
cụ tra tìm duy nhất.
2.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ
- Về cơ sở vật chất, trang thiết bị của kho lưu trữ:
Kho lưu trữ tài liệu: Hiện nay Ủy ban đã bố trí 02 phòng làm kho để tài
liệu và chỗ làm việc của chuyên viên lưu trữ; với tổng diện tích sử dụng là 54
m2, Kho được trang bị: giá sắt, tủ đựng tài liệu, hộp, bìa ba dây, điều hòa; hệ
thống thiết bị phòng cháy chữa cháy tự động bằng khí CO2… (Phụ lục 10)
Thực tế điều kiện kho tàng chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác lưu
trữ: diện tích quá chật hẹp, không thể tiếp nhận thêm tài liệu; vừa để tài liệu lại
vừa là nơi làm việc của cán bộ lưu trữ, thiếu không gian thực hiện nghiệp vụ và
chưa có phòng đọc cho cán bộ, công chức đến khai thác tài liệu phục vụ hoạt
động nghiệp vụ chuyên môn. (Phụ lục 11)
Nhiều tài liệu thu về không có giá để, ảnh hưởng tới tuổi thọ của tài liệu,
thiếu thiết bị chuyên dụng như: máy hút ẩm, hút bụi… cũng là một khó khăn cho
việc bảo quản trong điều kiện khí hậu nóng ẩm của miền Bắc.
- Về tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản trong kho:
Khối lượng tài liệu hiện trong kho lưu trữ khoảng gần 300m giá tài liệu,
trong đó có 189 m đã được chỉnh lý sơ bộ qua các năm 2013, 2014 và 2015 (Phụ
lục số 8).
Theo khảo sát, thống kê khi xây dựng Đề án, số tài liệu đến hạn giao nộp
còn đang nằm tại các đơn vị ước khoảng 198 m tài liệu. Như vậy số lượng tài
liệu còn lại cần chỉnh lý trong thời gian tới là khoảng 300 m, đây là con số
không nhỏ, nếu không giải quyết kịp thời sẽ tạo áp lực ngày rất lớn cho công tác
14

tiếp nhận khi chuyển Trụ sở làm việc và cho công tác lưu trữ sau này.
Tài liệu đang lưu giữ trong kho bao gồm tài liệu lịch sử liên quan đến quá
trình hình thành và hoạt động của Ủy ban Dân tộc; tài liệu về công tác dân tộc,
chính sách dân tộc, tài liệu hành chính, xây dựng cơ bản…Trong đó có nhiều tài
liệu quý giá mang giá trị lịch sử cần được tiếp tục phân loại, bảo quản lâu dài.
2.2.8. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Phòng phục vụ việc khai thác sử dụng của các cán bộ trong cơ quan và
các tổ chức, cá nhân có nhu cầu khai thác, với số lượng trung bình 50 lượt/năm.
Việc khai thác tài liệu phục vụ hoạt động nghiệp vụ hoạt động chuyên
môn rất hạn chế, do công tác chỉnh lý chưa hoàn thiện. Việc số hóa tài liệu để
thuận lợi cho việc tra cứu chưa được áp dụng thực hiện.
2.2.9. Công tác số hoá
Đang từng bước triển khai nhằm bảo hiểm tài liệu và phục vụ cho việc tra
cứu được tiện ích. Song, việc thực hiện còn chậm do thiếu cán bộ, máy móc hạn
chế (hiện có 1 máy scan cũ, tốc độ thấp), phần mềm chưa đồng bộ với hệ Điều
hành tác nghiệp để liên kết giữa nguồn văn bản từ công tác Văn thư với Lưu trữ
nên gặp rấtnhiều khó khăn.

15


Chương 3
BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN DÂN TỘC THÀNH PHỐ
HÀ NỘI VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG
TÁC LƯU TRỮ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
Trong quá trình thực tập tại phòng Văn thư – Lưu trữ Ủy ban dân tộc từ
ngày 10/1 – 10/3/2017, em đã được thực hành những công việc sau:
- Tiếp nhận văn bản;

-Chuyển giao văn bản đến;
- Photo, in ấn, scan tài liệu;
- Vệ sinh, lau giá để hồ sơ tài liệu trong kho;
- Tiếp nhận hồ sơ từ các Vụ, đơn vị của Ủy ban;
Công việc được thực hiện nhiều nhất đó là tiếp nhận văn bản và chuyển
giao văn bản đến. Bởi hàng ngày số lượng văn bản chuyển đến Ủy ban dân tộc
rất nhiều. Và em chưa có cơ hội để thực hiện hết tất cả các khâu nghiệp vụ lưu
trữ như những gì em đã được học tại trường. Qua đó, em thấy thực trạng công
tác lưu trữ tại Ủy ban dân tộc thực sự chưa được quan tâm và còn nhiều hạn chế.
Có thể thấy ngay, diện tích kho tàng không đáp ứng được nhu cầu sử dụng của
cơ quan, dẫn đến tình trạng tài liệu được thu thập về kho không có chỗ để… Đó
chỉ là một trong nhiều hạn chế cần phải khắc phục.
Nhưng ngược lại, tuy công việc được thực hành không nhiều, nhưng từ
những công việc đó, em cũng đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm quý báu để
áp dụng cho học tập và công việc trong tương lai. Có thể kể đến như việc tiếp
nhận và chuyển giao văn bản đến phải đáp ứng yêu cầu nhanh chóng, chính xác,
để kịp thời giải quyết công việc. Hay như việc tiếp nhận hồ sơ tài liệu từ các Vụ,
đơn vị trong cơ quan để tiến hành các khâu nghiệp vụ lưu trữ về sau trở nên dễ
dàng hơn.
16


3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Ủy
ban Dân tộc.
Từ cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và phân tích thực trạng của công tác lưu
trữ của Văn phòng Ủy ban, em xin đề xuất giải pháp nhằm đổi mới, nâng cao
chất lượng, hiệu quả lưu trữ của Ủy ban Dân tộc như sau:
3.2.1.Giải pháp chung
- Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức trong Cơ quan về vai trò, vị
trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ. Xác định đổi mới, nâng cao

chất lượng, hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ là một nhiệm vụ quan trọng trong
công tác cải cách hành chính của Ủy ban.
- Tiếp tục phổ biến đầy đủ các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến
công tác văn thư, lưu trữ để toàn thể cán bộ, công chức trong cơ quan Ủy ban
nắm một cách hệ thống, những việc cần làm để bảo đảm hoạt động của công tác
văn thư đi vào nề nếp, ngày càng đạt chất lượng cao. Tiếp tục rà soát, sửa đổi, bổ
sung các quy chế, quy định của Ủy ban; hoàn thiện quy trình về công tác văn
thư, lưu trữ, đồng thời lựa chọn phương pháp phù hợp để phổ biến văn bản.
- Nâng cao trình độ, chuyên môn nghiệp vụ cho công chức văn thư, lưu
trữ của cơ quan; rèn luyện những kỹ năng, phẩm chất cần có của công chức văn
thư, lưu trữ: phải thường xuyên nghiên cứu, cập nhật văn bản quy phạm pháp
luật mới về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ năng cần thiết để
đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác văn thư, đó là kỹ năng sử dụng
thành thạo máy vi tính, kỹ năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng
hiện đại; kỹ năng giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn,
chính xác, phẩm chất đạo đức chính trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc.
Một trong những yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ là phải bảo đảm bí mật
văn bản. Do đó, ngoài việc nắm vững các danh mục tuyệt mật, tối mật, mật
trong Cơ quan Ủy ban Dân tộc để xử lý đúng quy trình, văn thư cơ quan còn
phải cẩn thận khi phát ngôn.
- Nghiên cứu, tham mưu cho Lănh đạo Ủy ban tiếp tục tổ chức tập huấn
17


công tác văn thư, lưu trữ cho toàn thể cán bộ, công chức, người lao động trong
đó thời gian trước mắt tập trung bồi dưỡng, tập huấn cho hai đối tượng là lãnh
đạo các vụ đơn vị và chuyên viên kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ Việc
tổ chức tập huấn bồi dưỡng cần thực hiện hàng năm và tập trung sâu vào những
công việc làm chưa tốt, còn vướng mắc, khó khăn.
- Nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý của Lãnh đạo Văn phòng, phòng

Văn thư – Lưu trữ đối với công tác văn thư, lưu trữ
Lãnh đạo Văn phòng, phòng Văn thư – Lưu trữ cần nghiên cứu sâu hơn
các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ, học tập rút kinh nghiệm những phương
pháp, cách làm hay của các cơ quan, ban, ngành để tham mưu cho Lãnh đạo Ủy
ban vận dụng trong cơ quan; khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để
công chức làm công tác văn thư, lưu trữ hiểu rõ hơn vai trò, vị trí công tác mình
đang đảm nhiệm.
- Áp dụng mạnh mẽ tin học hóa trong các quy trình thực hiện công tác văn
thư, lưu trữ; khẩn trương triển khai áp dụng chứng thư số, chữ ký số vào áp
dụng theo lộ trình nhằm tránh bị lạc hậu, bắt nhịp với quá trình hiện đại hóa
công tác hành chính chung của Chính phủ và các Bộ, ngành. Thường xuyên rà
soát, sửa đổi, xây dựng mới các quy trình quản lý chất lượng TCVN ISO
9001:2008 để phù hợp với thực tiễn.
- Tiếp tục đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư. Đầu tư các trang
thiết bị máy móc, thiết bị và phần mềm nhằm đáp ứng được yêu cầu đổi mới,
nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ.
- Đưa việc chấp hành, thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ
bổ sung vào hệ thống chỉ tiêu đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, xét các
danh hiệu thi đua – khen thưởng của các cá nhân, tổ chức trong Cơ quan Ủy ban
Dân tộc.
3.2.2. Giải pháp cụ thể
3.2.2.1.Giải pháp đối với công tác lưu trữ
18


Để khắc phục những tồn tại hiện nay, trong thời gian tới công tác này cần
tập trung vào một số nhiệm vụ chính sau đây:
- Đầu tư mở rộng kho tàng cho công tác lưu trữ:
Trong điều kiện hiện tại, việc mở rộng kho tàng cho lưu trữ gần như là
không thể. Song, với việc chuyển đổi trụ sở mới trong tương lai thì chuẩn bị kho

tàng cho lưu trữ được rộng hơn là hoàn toàn khả thi. Với khối lượng tài liệu hiện
có và số lượng tài liệu phát sinh hàng năm, dự kiến kho lưu trữ cần được sử
dụng không gian tối thiểu như sau:
+ Một kho diện tích 50m2 để tài liệu bảo quản vĩnh viễn
+ Một kho diện tích 50m2 để tài liệu bảo quản có thời hạn
+ Một phòng làm việc kiêm phòng đọc 30m2
- Thu thập tài liệu
Tiến hành thu thập toàn bộ khối tài liệu đến hạn đang còn được giữ tại các
đơn vị. Như thống kê ở trên, số lượng tài liệu tồn đọng ở các đơn vị còn khá lớn.
Việc chưa tập trung về kho một phần do sự thụ động của các đơn vị, một phần
do khó khăn về kho tàng. Tuy nhiên, nếu để tình trạng này kéo dài sẽ gây nhiều
hệ lụy về sau. Vì vậy, cùng với việc chuyển đổi kho mới nên tiến hành đồng thời
với việc thu thập tài liệu về. Để chuẩn bị cần nhanh chóng có văn bản yêu cầu
các đơn vị làm công tác thống kê, sắp xếp tài liệu để bàn giao khi có yêu cầu
- Chỉnh lý tài liệu
Đây là công việc cần tiến hành trong bối cảnh tài liệu các đơn vị giao nộp
chủ yếu trong tình trạng lộn xộn, bó gói. Chỉnh lý gồm toàn bộ các công việc
liên quan tới phân loại, xác định giá trị, tổ chức khoa học tài liệu nhằm phục vụ
cho việc bảo quản an toàn và tra cứu tài liệu. Trong điều kiện hiện nay, việc
chỉnh lý có thể tiến hành bằng việc thuê khoán dịch vụ bên ngoài, điều này phụ
thuộc chủ yếu vào nguồn kinh phí được cấp. Bên cạnh đó, việc chỉnh lý cần tuân
thủ đúng phương án phân loại đang được sử dụng hiện nay.
- Đầu tư, mua sắm trang thiết bị bảo quản
19


Việc đầu tư này nên được tiến hành đồng bộ với việc tiếp nhận kho bảo
quản tài liệu mới. Với khối lượng tài liệu hiện có, Lưu trữ Ủy ban có thể tận
dụng một số thiết bị hiện nay như: giá sắt tiêu chuẩn, cặp hộp tài liệu, tủ đựng
tài liệu…Bên cạnh đó việc mua sắm mới là cần thiết. Theo tính toán sơ bộ, trong

trường hợp kho tàng với diện tích tương ứng như trên thì Lưu trữ Ủy ban cần
thêm khoảng: 20 giá tiêu chuẩn (hoặc giá di động), 3 máy điều hòa, 1 máy hút
bụi, 8 máy hút ẩm và các cặp hộp tài liệu tương ứng…
- Xây dựng phần mềm lưu trữ và số hóa tài liệu
Hiện lưu trữ Ủy ban đang sử dụng phần mềm tra cứu tài liệu lưu trữ. Tuy
nhiên, phần mềm này cần được bổ sung theo hướng kết nối với dữ liệu từ nguồn
văn thư nếu như việc lập hồ sơ trong môi trường mạng được thực hiện. Bên cạnh
đó, phần mềm phải đáp ứng được cho việc tra cứu và sử dụng tài liệu sau khi số
hóa để tạo tiện ích cho người sử dụng. Ngoài ra, Lưu trữ Ủy ban cần có lộ trình
số hóa đối với tài liệu bảo quản vĩnh viễn trước khi giao nộp tài liệu cho Lưu trữ
lịch sử. Để thực hiện được cũng cần phải có đầu tư thêm máy scan tốc độ cao
cũng như nhân sự làm công việc này trên thực tế.
Ngoài ra, Văn phòng cần thường xuyên rà soát, kiểm tra việc thực hiện
Quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, đôn đốc các đơn vị giao nộp đúng hạn,
vệ sinh tài liệu định kỳ. Đồng thời, chủ động xây dựng các công cụ phục vụ cho
việc thực hiện nghiệp vụ được tốt hơn như: Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình
thành trong cơ quan Ủy ban, Bản hướng dẫn chỉnh lý, hướng dẫn tiến hành tiêu
hủy tài liệu đúng quy định…
Bên cạnh đó, để nâng cao nhận thức của cán bộ về công tác văn thư-lưu
trữ, Văn phòng nên tổ chức tập huấn để hướng dẫn cán bộ, chuyên viên thực
hiện thống nhất và đúng quy định.
3.2.2.2. Sắp xếp bố trí lại cách thức tổ chức nhân sự làm công tác lưu trữ
Bố trí 02 chuyên viên được đào tạo đúng chuyên ngành lưu trữ có nhiệm
vụ thực hiện các nghiệp vụ:
20


- Xây dựng kế hoạch ngắn hạn và dài hạn; Soạn thảo những văn bản chỉ
đạo nghiệp vụ lưu trữ trong cơ quan;
- Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cụ thể như: thu thập tài liệu, phân loại

tài liệu, xác định giá trị tài liệu, ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu
trữ, tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu của cơ quan; làm các báo cáo
về công tác lưu trữ …

3.2.2.3. Đổi mới phương pháp đào tạo, phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ
Các khóa đào tạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư đang áp dụng
thực hiện trong thời gian vừa qua đã góp phần nâng cao năng lực, kỹ năng của
cán bộ, nhân viên song xuất hiện nhiều bất cập như:
- Tổ chức không thường xuyên do hạn hẹp về kinh phí;
- Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến công tác Văn thư, lưu trữ không
chỉ là công chức, nhân viên văn thư mà còn là tất cả các đối tượng liên quan đến
chu trình xử lý, giải quyết văn bản (từ Lãnh đạo Ủy ban trở xuống) song trên
thực tế việc tổ chức các lớp tập huấn tập trung với thành phần như vậy là không
thể thực hiện được
Đề án đề xuất xây dựng, phổ biến nghiệp vụ qua các “giáo trình điện tử”:
Trên cơ sở hoàn thiện các văn bản hướng dẫn tổ chức một nhóm cán bộ của Văn
phòng và Trung tâm thông tin đã nắm chắc các quy trình và thao tác nghiệp vụ
xây dựng các “giáo trình điện tử” và phổ biến bằng các Video hướng dẫn kết
hợp giữa giọng nói và các thao tác tay nghiệp vụ thực tế trên màn hình cho từng
nhóm đối tượng đào tạo. Các video này được đăng nội bộ trên hệ ĐHTN và bất
cứ ai truy cập bằng máy tính của Ủy ban đều có thể vào xem để hiểu rõ cũng
như giải quyết các khó khăn vướng mắc trong quá trình tác nghiệp của mình.
Việc xử dụng các “giáo trình điện tử” này trong điều kiện hiện nay là hết
sức dễ dàng, tốn kém ít chi phí nhưng hiệu quả lại rất cao.
3.2.2.4.Bổ sung, điều chỉnh các văn bản quy định
21


Việc điều chỉnh các quy trình nghiệp vụ sẽ dẫn tới các quy định hiện nay
về công tác Văn thư, Lưu trữ cần phải sửa đổi, ban hành mới cụ thể là:

- Sửa đổi văn bản: Quyết định số 453/QĐ-UBDT ngày 04/11/2014 của Bộ
trưởng, Chủ nhiệm về ban hành Quy chế công tác lưu trữ của Ủy ban Dân tộc;
- Ban hành mới quy định: Quy chế sử dụng tài liệu và bảo mật thông tin
của Ủy ban Dân tộc.
3.3. Một số khuyến nghị:
3.3.1. Đối với Ủy ban dân tộc
Trong thời gian thực tập tại Ủy ban Dân tộc (Hà Nội), em đã thu được
nhiều kiến thức bổ ích. Sau đây em có vài khuyến nghị đối với Ủy ban Dân tộc:
- Về cơ sở vật chất: Để giúp cho công tác lưu trữ trong Ủy ban từng bước
được hiện đại hóa, một trong những biện pháp quan trọng là đưa công nghệ tin
học và ứng dụng một cách đổng bộ. Ủy ban nên trang bị thêm máy tính có kết
nối mạng, thay thế một số máy in tốc độ chậm, mua thêm một máy photocopy
hiện đại tốc độ cao. Ngoài ra, cần bổ sung thêm các trang thiết bị như máy hút
bụi, điều hòa… để bảo quản tài liệu,…
- Tạo động lực cá nhân chủ động hoàn thiện nhiệm vụ: Cần có những biện
pháp để kích thích tinh thần làm việc, ngoài việc không ngừng đào tạo, bồi
dưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ. Tinh thần làm việc của cán bộ có ảnh
hưởng rất lớn đến hiệu quả công việc, vì thế cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi
và lợi ích của họ. Ủy ban cần bố trí các phòng một cách hợp lý khoa học, gọn
gàng, thoàng mát, sắp xếp văn phòng sao cho việc trao đổi giữa các cán bộ với
nhau thuận tiện.
3.3.2. Đối với bộ môn, khoa, trường
3.3.2.1. Đối với bộ môn
- Xây dựng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn cụ thể đối với từng môn học
chuyên ngành;
22


- Giảng viên phải có từ trình độ đại học trở lên
- Xây dựng các đề tài khoa học về văn thư – lưu trữ nhằm giúp cho sinh

viên và giảng viên nghiên cứu sâu hơn trong từng môn học.
3.3.2.2. Đối với khoa Văn thư-Lưu trữ
- Xây dựng chương trình đào tạo, kế hoạch giảng dạy, học tập; bố trí và
điều hành tiến trình giảng dạy, học tập cho các lớp thuộc Khoa quản lý. Chủ trì,
tổ chức quá trình đào tạo ngành học được giao và các hoạt động giáo dục khác
trong chương trình, kế hoạch giảng dạy chung của Trường;
- Đăng ký với Trường nhận nhiệm vụ xây dựng chương trình đào tạo các
trình độ, các chuyên ngành đào tạo. Phối hợp với Phòng Quản lý đào tạo xây
dựng và bảo vệ chương trình mở ngành học mới;
- Quản lý nội dung, phương pháp, chất lượng đào tạo;quản lý chất lượng
hoạt động khoa học và công nghệ của viên chức và người học thuộc Khoa;
- Tổ chức biên soạn chương trình, giáo trình môn học theo kế hoạch do
Hiệu trưởng giao;xây dựng ngân hàng đề thi; tổ chức nghiên cứu cải tiến
phương pháp giảng dạy, học tập; đề xuất xây dựng kế hoạch bổ sung, bảo trì
thiết bị dạy - học thực hành,thực tập và thực nghiệm khoa học;
- Chủ trì,tìm kiếm đối tác và xây dựng các chương trình liên kết về đào
tạo các bậc, hệ đào tạo;
3.3.2.3. Đối với trường Đại học Nội vụ Hà Nội
- Xây dựng chiến lược, kế hoạch tổng thể phát triển Trường qua từng giai
đoạn, kế hoạch hoạt động hàng năm về công tác văn thư.
- Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp
vụ công tác văn thư đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
- Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ văn thư theo thẩm quyền.
- Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảng viên
của Trường đủ về số lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề, cơ
cấu độ tuổi và giới, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quá trình
điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo, cán
bộ, nhân viên.
- Tuyển sinh và quản lý người học.
- Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

23