THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠIỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN

MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN......................................................................................................1
A. PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................3
B. PHẦN NỘI DUNG..........................................................................................5
Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
SÓC SƠN..............................................................................................................5
1. Lịch sử hình thành....................................................................................5
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân
huyện Sóc Sơn.................................................................................................5
2.1. Chức năng..............................................................................................5
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn.............................................................................5
2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:.........................................................................5
2.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 6
2.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:...................................6
2.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:..............................................7
2.2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:...................................7
2.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:. 7
2.2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:.............8
2.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:...................8
2.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:........................9

2.2.10.Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:..............................................................9
2.2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:...........10
2.3. Cơ cấu tổ chức.....................................................................................10
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy ban
nhân dân huyện Sóc Sơn...............................................................................12
3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phỏng Ủy ban nhân dân
huyện Sóc Sơn...............................................................................................12
3.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng............................................................12
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN............................................................13
2.1. Hoạt động quản lý..................................................................................13
2.2. Hoạt động nghiệp vụ............................................................................14
2.2.1. Các loại văn bản cơ quan, tổ chức ban hành.......................................14
2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản............................................................14
2.1.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản................................................14
2.1.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản............................................15
2.2. Quản lí văn bản đi..................................................................................17
2.2.1.Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn
bản.................................................................................................................17
2.2.2. Đăng kí văn bản..................................................................................17
2.2.3. Nhân bản,đóng dấu cơ quan; dầu mật, khẩn.......................................17
2.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi....17
2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến.........................................................18
2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến........................................................................18
2.3.2.Đăng ký văn bản đến............................................................................18
2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến..........................................................18
2.3.4. Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến..........................19
2.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan....................................19

2.5. Quản lý và sử dụng con dấu...................................................................19
2.5.1. Các loại dấu của cơ quan....................................................................19
2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.............................................20
2.5.3. Bảo quản con dấu................................................................................20
Chương III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN SÓC SƠN, ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ.................................................21
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết
quả đạt được..................................................................................................21
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ của Ủy
ban nhân dân huyện Sóc Sơn........................................................................22
3.3. Một số khuyến nghị................................................................................23
C. KẾT LUẬN...................................................................................................25
D.PHỤ LỤC


LỜI CẢM ƠN
Kết thúc đợt thực tập 02 tháng qua chúng em đã thực hành các nghiệp vụ
(tiếp nhận văn bản đến, số hóa tài liệu và một số nghiệp vụ khác. Từ kiến thức
đã học cùng vời việc áp dụng vào thực tiễn đã giúp em tiếp thu, học hỏi được
nhiều điều bổ ích về chuyên môn.
Được sự đồng ý của Trường Đại học Nôi Vụ và tiếp nhận của Ủy ban
nhân dân huyện Sóc Sơn, em đã thực hiện kiến tập chuyên ngành Văn thư – Lưu
trữ. Tuy thời gian thực tập không quá dài nhưng nó thực sự có ý nghĩa đối với
bản thân em, nó đã giúp em trưởng thành hơn rất nhiều.Đó là cơ hội cho em và
các bạn có thể tiếp cận thực tế, làm quen với chuyên môn và cụ thể hóa phần lý
thuyết đã học. Có thể nói đợt kiến tập đã giúp em hiểu sâu hơn về chuyên ngành
của mình là Văn thư – Lưu trữu. Từ đó thấy được tầm quan trọng trong lĩnh vực
quản lí hành chính Nhà nước ở các cơ quan từ đó em ý thức được rằng trách

nhiệm của cán bộ Văn thư – Lưu trữ trẻ như em là rất lớn.Đặc biệt khi Nhà nước
đang có chính sách quản lí Hành chính “ một cửa” khi công tác Lưu trữ trong
các cơ quan còn nhiều bất cập, cần khắc phục nhừm đưa công tác này phát triển
đi lên với tầm quan trọng của nó.
Đợt thực tập diễn ra rất thuận lợi khi thực hành các khâu nghiệp vụ giúp
cho em hoàn thành tốt báo cáo thực tập một cách thuận lợi. Bên cạnh đó em đã
có thêm những kinh nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc của cán bộ
Văn phòng là nhanh nhẹn, tự tin và khéo léo, tự chau dồi kiến thức chuyên môn
để thành công trong công tác sau này.
Để hoàn thành được báo cáo, em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến các thầy
giáo, cô giáo chuyên ngành cũng như các thầy, cô giáo trong khoa Văn thư –
Lưu trữ đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em có môi trường làm việc tốt, hoàn
thành phần tiếp thu lý thuyết trên lớp, làm nền tảng cho dợt kiến tập này.
Em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn rất chân thành đến các cấp lãnh đạo đến
cán bộ Văn phòng ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn đã tạo điều kiện giúp đỡ em
trong quá trình kiến tập. Nhờ sự quan tâm, giúp đỡ tận tình, sâu sắc của cơ quan
em đã gặt hái được nhiều thành quả cũng như hoàn thành báo cáo một cách
1


thuận lợi.
Trong quá trình kiến tập tại cơ quan chắc chắn em không còn khỏi bỡ ngỡ
rất mong nhận được sự góp y kiến của quý cơ quan.
Báo cáo kiến tập là thành quả sau thời gian dài học lý thuyết và sau khi
thực hiện đợt thực tập. Em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của chị
Nguyễn Thị Quyên cán bộ Văn thư – Lưu trữ. Song do kiến thức còn hạn chế
nên bài báo cáo của em không tránh khỏi thiếu sót rất mong nhận được sự gốp ý
chân thành của các thầy, cô
Hà nội, ngày 17 tháng 03 năm 2017

2


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cư quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị- xã hội, các tổ chức kinh tế,... dùng để ghi chép
và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công
tác. Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo văn
bản, duyệt, kí văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng kí, lập hồ
sơ... những công việc này được gọi là công tác văn thư.
Công tác Văn thư không phải là một ngành hay một lĩnh vực hoạt động
riêng biệt của Nhà nước hay của các tổ chức, chính trị-xã hội,mà là những công
việc cụ thể,đan xen liên quan đến văn bản và gắn liền với hoạt động quản lý
trong từng cơ quan, tổ chức.
Văn bản được hình thành trong các cơ quan tổ chức sau khi đã được giải
quyết, thì đối với văn bản chứa đựng các thông tin về chủ trương chính sách,
luật pháp của Đảng, Nhà nước về kế hoạch công tác, tình hình hoạt động của cơ
quan... cần được giữ lại để tiếp tục sử dụng cung cấp thông tin phục vụ cho các
mục đích thực tiễn hoặc cho nghiên cứu lịch sử. Đây được gọi là công tác Lưu
trữ.
Công tác Văn thư – Lưu trữ vừa mang tính nghiệp vụ kĩ thuật, là một
công tác có tính chính trị cao cần được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ quan,
tổ chức coi trọng đúng mức.
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực
đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển để phù
hợp. Với vai trò quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ trong lĩnh vực quản
lí Hành chính, Đảng và Nhà nước luôn quan tâm, đã và đang có chủ trương
chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt
động quản lí Nhà nước trong mỗi cơ quan.
Thực hiện phương châm “ Học đi đôi với hành, lí thuyết đi dôi với thực

tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng trong tương lai nắm vững những lí thuyết đã
học để vận dụng vào thực tế. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện
cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan.
3


Được sự quan tâm của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, em đã được tiếp
nhận thực tập tại Văn phòng HĐNĐ&UBND huyện Sóc Sơn từ ngày 10/01 đến
ngày 10/3/2017. Trong thời gian này, em đã cố gắng, nỗ lực không ngừng học
hỏi các kinh nghiệm cũng như rèn luyện kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trên cơ
sở áp dụng những lí thuyết đã được học và sự hướng dẫn tận tình của cán bộ nơi
đây. Mới ngày đầu thực tập do còn bỡ ngỡ với công tác quản lý văn bản trên
máy tính nhưng được sự chỉ dẫn tận tình của cán bộ Lưu trữ mà em đã dần nắm
bắt được công việc và tiếp cận gần hơn với phần mềm này.
Là cán bộ Lưu trữ trong tương lai, em đã nhận thức được tầm quan trọng
của không chỉ công tác Văn thư mà công tác Lưu trữ cũng vô cùng quan trong.
Nó là một phần phản ánh sự hình thành và phát triển của chính cơ, tổ chức đó.
Qua đợt thực tập này em càng ý thức sâu sắc được trách nhiệm của một cán bộ
Văn thư –Lưu trữ trong tương lai rất quan trọng.
Sau thời gian thực tập không phải là ngắn cũng không phải là dài nhưng
qua đây em đã học hỏi được nhiều điều từ các cán bộ nơi đây đã tạo điều kiện
cho em được thực hành thực tế thông qua lý thuyết được học. Ngày ngày được
làm quen với các nghiệp vụ từ công tác Văn thư (tiếp nhận văn bản đến, lập hồ
sơ) đến công tác Lưu trữ (nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan) đã giúp em hiểu
rõ hơn về công tác Văn thư –Lưu trữ của một cơ quan Nhà nước ở cấp huyện.
Qua đây, em đã trưởng thành hơn khi tiếp cận trực tiếp chuyên ngành của mình,
được học hỏi, tiếp thu những thành tựu mà cơ quan đã đạt được trong công tác
này trong suốt thời gian qua.
Thời gian thực tập 02 tháng đã kết thúc, qua đợt thực tập này em đã học
hỏi được nhiều điều từ cán bộ nơi đây và đã rút ra được bài học kinh nghiệm cho

say này để trở thành một cán bộ Lưu trữ trong tương lai phải có trách nhiệm và
yêu nghề nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn nói chung,
cán bộ Lưu trữ nói riêng đã giúp em hoàn thành tốt thời gian thực tập của mình.
Xin chân thành cảm ơn!
Hà nội, ngày 10 tháng 3 năm 2017
4


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN
SÓC SƠN
1. Lịch sử hình thành
2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân
dân huyện Sóc Sơn
2.1. Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
2.2.1. Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng

nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
- Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
- Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
5


của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
- Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
2.2.2. Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và
đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
- Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
- Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
- Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã,
thị trấn;
- Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của

pháp luật.
2.2.3. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
- Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
- Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.

6


2.2.4. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;
- Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng
cơ sở theo sự phân cấp;
- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
- Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân
cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.
2.2.5. Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra

việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du
lịch trên địa bàn huyện;
- Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
- Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
2.2.6. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục
thể thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
7


quy chế thi cử;
- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế,
trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch
bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương
tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch
hoá gia đình;
- Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

- Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động;
tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ
thiện, nhân đạo.
2.2.7. Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
- Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
- Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
2.2.8. Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
8


vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
- Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;
- Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản lý

hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
- Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
2.2.9. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn
giáo;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
- Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
- Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
2.2.10.Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc
chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà
nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
9


- Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;
- Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
- Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp

luật;
- Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước; tổ
chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
2.2.11. Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính,
Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
- Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
- Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
- Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
2.3. Cơ cấu tổ chức
Căn cứ theo quy định của luật tổ chức HĐND và UBND các cấp (sửa đổi)
và quy định về cơ cấu tổ chức đối với UBND các huyện, trên cơ sở tình hình
thực tế, cơ cấu tổ chức của UBND Huyện Sóc Sơn như sau :
* Lãnh đạo UBND huyện Sóc Sơn:
- Chủ tịch: Vương Văn Bút.
- P. Chủ tịch: Tạ Văn Đạo.
10


- P. Chủ tịch: Phạm Văn Minh.
- P. Chủ tịch: Lê Hữu Mạnh.
* Các phòng, ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện Sóc Sơn:

• Văn phòng HĐND – UBND
• Phòng Giáo dục & Đào tạo
• Phòng Lao động, Thương binh và xã hội
• Phòng Nội vụ
• Phòng Quản lý đô thị
• Phòng Tài chính – Kế hoạch
• Phòng Tài nguyên – Môi trường
• Phòng Tư pháps
• Phòng Văn hóa & Thông tin
• Phòng Y tế
• Thanh tra nhà nước
• Thanh tra xây dựng

11


3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng ủy
ban nhân dân huyện Sóc Sơn
3.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phỏng Ủy ban nhân
dân huyện Sóc Sơn
Không có văn bản cụ thể quy định chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng
3.2. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng
1 Chánh Văn phòng, 3 Phó Chánh, 1 cán bộ Lưu trữ , 4 cán bộ Văn thư
và các chuyên viên

12


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN HUYỆN SÓC SƠN

2.1. Hoạt động quản lý
- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác
văn thư.
- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Nghị định 24/2009/NĐ-CP ngày 05/03/2009 của Chính phủ quy định chi
tiết và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật năm 2008.
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và
sử dụng con dấu.
- Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ quy định
sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8
năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.
- Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ
nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản.
- Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
- Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2011 có
hiệu lực từ ngày 01/7/2013.
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính
phủ quy định về chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ.
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ
quan.
- Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức.
- Công văn số 08-CV/LT ngày 10/4/1993 của Cục Lưu trữ Trung ương
Đảng hướng dẫn một số yêu cầu cơ bản về xây dựng và trang thiết bị của kho
13

lưu trữ.
-Pháp lệnh lưu trữ quốc gia của Ủy ban thườn vụ Quốc hội số
34/2001/PL- UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001 về Lưu trữ quốc gia.
Một số văn bản quy định về Văn thư – Lưu trữ của cơ quan ban hành
(phụ lục )
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Các loại văn bản cơ quan, tổ chức ban hành
- Quyết định
- Quy định, Quy chế (ban hành kèm theo quyết định)
- Kế hoạch
- Tờ trình
- Báo cáo
- Thông báo
- Biên bản
- Chương trình, kế hoạch
- Công văn
- Giấy đề nghị
- Báo cáo của đơn vị thuộc Ủy nhân dân huyện Sóc Sơn
- Công văn của đơn vị thuộc Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn
2.1.2. Thẩm quyền ban hành văn bản
- Thẩm quyền ban hành văn bản là Chủ tịch huyện,2 Phó Chủ tịch huyện
và trưởng các đơn vị khi được người có thẩm quyền cho phép.
Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn có thẩm quyền ban hành văn bản như:
Quyết định, thông báo, báo cáo, công văn, tờ trình…các văn bản ban hành luôn
đầy đủ về mặt thể thức và có hiệu lực pháp lý.
2.1.3. Thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản
Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh phúc”.
Dòng “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được viết

bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, phông chữ Time New Roman, viết in đậm. Phía
14


dưới là dòng chữ Độc lập – Tự do – Hạnh phúc viết bằng chữ thường, cỡ chữ
13, phông chức Time New Roman có gạch chân, giữa 2 từ được ngăn cách bởi
dấu “ – “.
Địa danh, ngày tháng năm được ghi dưới Quốc hiệu bẵng chữ in
nghiêng,cỡ chữ 14, phông chữ Time New Roman. Từ đầu dòng đến cuối dòng
viết phía trên cùng bên phải.
Tên cơ quan chủ quản là Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội viết in hoa,
cỡ chữ 14 phí dưới là tên Trường Cao đẳng Công nghệ cao Hà Nội, viết in hoa
đậm, cỡ chữ 14 dưới cùng có gạch chân. Dưới cùng là số kí hiệu văn bản, viết
bằng chữ thường, cỡ chữ 14, từ dòng đầu đến dòng cuối được trình bày phía trên
cùng góc bên phải.
Ở chính giữa văn bản là tên loại văn bản và trích yếu nội dung,tên loại
viết in hoa đậm, cỡ chữ 14 dưới là trích yếu nội dung viết chữ thường in đậm và
được gạch chân. Dòng tiếp theo là người có thẩm quyền ban hành là Hiệu
trưởng của Trường, viết hoa, in đậm, cỡ chữ 14. Tiếp theo là các căn cứ viết in
nghiêng, cỡ chữ 14. Sau đó là tên loại văn bản ( quyết định ) xuống dưới là nội
dung.
Chức danh, chữ kí, dấu của cơ quan đóng lên 1/3 chữ kí dưới là họ tên
người kí viết in hoa đậm, cỡ chữ 14. Dấu mực đỏ. Được trình bày ở phái dưới
cùng góc bên phải.
Nơi nhận là các cơ quan, tổ chức nhận văn bản viết bằng chữ in nghiêng
đậm,cỡ chữ 14. Còn tên nơi nhận viết bằng chữ thường.
2.1.4 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

15

Soạn thảo VB

Văn phòng kiểm tra xác nhận

Đăng ký, nhân bản, đóng dấu và
lưu

Gửi VB

Theo dõi VB gửi đi

Lưu hồ sơ

Các phòng, ban, đơn vị đều phân công người phụ trách soạn thảo văn bản
riêng. Văn phòng phân công cho đồng chí Trần Thị Thu Trang soạn thảo văn bản
do phòng ban hành. Phòng được trang bị 1 máy photocopy, 2 máy in.

16


2.2. Quản lí văn bản đi
2.2.1.Kiểm tra thể thức và kĩ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng
văn bản
- Sau khi văn bản được soạn thảo nó sẽ được chuyển cho Chánh Văn
Phòng( hoặc Phó Chánh văn phòng) kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản. Nếu đúng về thể thức và kỹ thuật Chánh Văn phòng sẽ kí nháy vào câu cuối
cùng của văn bản phía dưới cùng bên phải. Có một số loại văn bàn chữ kí nháy
được kí ở dòng “ Người có thẩm quyền”
Sau đó chuyển cho Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện hoặc người có thẩm

quyền được giao phụ trách kí và đưa xuống Văn thư để đóng dấu. Cuối cùng
chuyển giao văn bàn đi cơ quan khác; các phòng, ban, đơn vị trong ủy ban.
- Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả- rập, bắt đầu từ ngày 01 đầu
năm và kết thức vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
- Ngày có số từ 1 đến 9 và tháng 1,2 phải thêm số o đằng trước tránh sửa
chữa. Văn thư ghi số ngày tháng ban hành văn bản
2.2.2. Đăng kí văn bản
Văn bản sau khi có chữ ký và dấu của cơ quan thì cán bộ Văn thư phải
đăng ký vào sổ “ Sổ đăng ký văn bản đi” và cơ sở dữ liệu văn bàn trên máy tính
ghi đầy đủ thông tin, chính xác, rõ ràng.
Hằng năm cơ quan ban hành trên dưới 12.000 văn bản do số lượng nhiều,
văn bản được đăng kí:
+ Bằng sổ ( truyền thống)
+ Bằng phần mềm trên máy tính
2.2.3. Nhân bản,đóng dấu cơ quan; dầu mật, khẩn
- Nhân bản theo đúng số lượng cần phát hành.
- Dấu chùm lên 1/3 chữ ký, ngay ngắn, rõ ràng và dùng bằng mực đỏ.
- Dấu ở phần phụ lục được đóng giữa các trang văn bàn
2.2.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
- Sau khi văn bản có đầy đủ thủ tục pháp lý sẽ được chuyển giao đến nơi
nhận
17


- Trường hợp văn bản gửi đến các cơ quan, tổ chức khác cần phải cho vào
phong bì. Còn gửi văn bản thì cán bộ văn thư gửi trực tiếp cho các phòng, ban,
đơn vị trong ủy ban.
- Theo dõi việc giải quyết văn bản đi đã được đến đúng nơi, đúng người
chưa? Để kịp thời phát hiện sai sót khi xảy ra.
- Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Lưu trữ và bản chính
lưu tại đơn vị soạn thảo văn bản
- Bản gốc văn bàn được lưu tại Lưu trữ cơ quan, bàn chính được lưu tại
các phòng ban, đơn vị.
- Lưu trữ bản mềm trên máy tính phải scan văn bản.
2.3. Quản lý và giải quyết văn bản đến
2.3.1. Tiếp nhận văn bản đến
Văn bản đến cơ quan sẽ được để vào hòm riêng của từng người ( Chủ
tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Văn Phòng và các trưởng phòng khác). Văn thư có
trách nhiệm lấy văn bản nếu gửi đến cơ quan thì được bóc bì để giải quyết công
việc, nếu gửi cho cá nhân thì phải gửi trực tiếp cho họ mà không được bóc bì.
Văn bản đến cơ quan sau khi tiếp nhận sẽ được đòng dấu đến, ghi số đến
và ngày đến. Dấu đến được đóng dưới số kí hiệu.
2.3.2.Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ
liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính.
2.3.2. Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến, Văn thư trực tiếp tiếp nhận, đóng dấu đến và đăng kí vào sổ
nhân viên văn thư tập hợp lại sau đó trình cho Trưởng phòng Tổ chức – Hành
chính cho ý kiến phân phối.
Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính ghi ý kiến phân phối gửi Hiệu
trưởng, Văn thư tiến hành đăng kí các thông tin vào cột “ Nơi nhận” và “ Người
nhận” rồi trực tiếp chuyển các văn bản đến các phòng ban theo ý kiến đã cho.
Khi chuyển giao văn bản đến ai nhân viên văn thư phải xin chữ kí vào cột
18


kí nhận để đảm bảo tính nguyên tắc và quản lí được chặt chẽ hơn.
2.3.4. Giải quyết và theo dõi việc giải quyết văn bản đến
Các văn bản đến đều được tổ chức giảu quyết nhanh chóng, kịp thời, khi

chuyển đến bộ phận có thẩm quyền việc chuyển cũng phải đảm bảo đúng địa
chỉ,…
2.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
Phông lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn theo phương án thời
gian- tên loại
Đầu tiên họ chia văn bản, tài liệu thành từng năm trong mỗi năm lại chia
tiếp đền các loại văn bản( quyết định, công văn, báo cáo, tờ trình, thông báo, kế
hoạch).
 Lập hồ sơ: Sắp xếp văn bản theo số kí hiệu từ số nhỏ đến số lớn sau đó
tiến hành đánh số tờ cho từng trang văn bản.Đối với những tập văn bản, tài liệu
có số lượng lớn dày quá 2 cm thì chúng sẽ được chia làm nhiều đơn vị bảo quản.
trước khi viết bìa hồ sơ nhân viên phải kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản
trong hồ sơ. Tiếp theo viết mục lục văn bản và ghi chứng từ kết thúc. Cuối cùng
là viết bài hồ sơ, ghi đầy đủ thông tin có ở bìa tránh tẩy xóa. Trên bìa phần tiêu
đề hồ sơ phải ghi tập(1,2,…) đối với từng loại văn bản bắt đầu từ 01 đến hết,
còn đơn vị bảo quản được đánh liên tiếp giữa các loại văn bản với nhau.
 Nộp lưu hồ sơ: Sau khi lập thành hồ sơ (đơn vị bảo quản) nhân viên lưu
trữ cho hồ sơ vào cặp ba dây,vào hộp và cuối cùng là sắp xếp lên giá. Mỗi giá có
4 hàng mỗi hàng xếp tối đa 08 hộp.
Đối với phần mềm quản lý trên máy tính :nhập văn bản, scan, đính các
File đã scan của một hồ sơ sau đó mới đưa vào hồ sơ lưu trữ trên máy.
2.5. Quản lý và sử dụng con dấu
2.5.1. Các loại dấu của cơ quan
- Dấu cơ quan: Được đóng vào 1/3 chữ kí về phía bên trái của chữ ký
- Dấu chức danh: được đóng ngay dưới chứ kí gồm học hàm, học vị và họ
tên
- Dấu phục vụ công tác văn thư như: dấu đến, dấu mật, dấu khẩn,…
19

Dấu được giao cho cán bộ văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu nên
dấu được bảo quản tốt, lau chùi sạch sẽ và việc đóng dấu cũng đúng quy định,
đóng dấu rỏ ràng, đúng chiều.
2.5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ
và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức. Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện
những quy định sau:
- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản
của người có thẩm quyền;
- Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức;
- Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của
người có thẩm quyền;
- Không được đóng dấu khống chỉ.
2.5.3. Bảo quản con dấu
Con dấu được bảo quản trong tủ có khóa. Chúng thường xuyên được lau
chùi sạch sẽ.

20


Chương III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN SÓC SƠN, ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
và kết quả đạt được.
Được sự hướng dẫn của cán bộ Văn thư cũng như cán bộ Lưu trữ trong
cơ quan, em đã được tiếp cận với các loại hình tài liệu mà cơ quan ban hành
gồm những loại nào. Họ chỉ dẫn những công việc hàng ngày của mình để em có
thể hiểu rõ hơn về công việc đó.
Trong đợt thực tập này em đã được tiếp nhận những công việc như: tiếp
nhận văn đến, đóng dấu đến, thu thập văn bản tài liệu và lập hồ sơ và nộp lưu hồ

sơ vào lưu trữ. Văn bản đến được gửi đến cơ quan được để vào từng hòm cạnh
cầu thang gần phòng văn thư, công việc đầu tiên trong ngày của cán bộ Văn thư
là lấy những văn bản đó để giải quyết công việc gửi cho các đơn vị, cá nhân có
liên quan. Nếu là văn bản gửi đến cơ quan được bóc bì đối với văn bản gửi cá
nhân, đơn vị thì phải chuyển đi. Văn bản đến phải được đóng dấu đến và ghi đầy
đủ thông tin như ngày tháng năm đến. Sau đó đăng kí văn bản vào sổ đến đề
thuận tiện cho việc quản lý và thống kê được chính xác, rõ ràng. Văn bản được
thu thập từ phòng, ban, đơn vị theo các nhóm tên loại văn bản vì phông Ủy ban
nhân dân huyện Sóc Sơn sắp xếp theo phương án “ thời gian- tên loại” các văn
bản nộp vào lưu trữ phải là những văn bản có giá trị bảo quản vĩnh viễn ( không
có chế độ bảo quản có thời hạn)
Ngoài ra trong quá trình thực tập em được tiếp cận với quy trình lập hồ sơ
và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan bằng phần mềm quản lý văn bản. Các bước
nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ bằng phần mềm gồm:
+ Scan văn bản từng hồ sơ
+ Nhập văn bản trong hồ sơ lên máy tính
+ Cùng với việc nhập là đính những văn bản đã được scan khi cần tìm văn
bản không cần phải vào kho lấy tài liệu. Từ đó ta có thể sao chép tài liệu mà
không tốn thời gian tìm kiếm tránh tiếp xúc nhiều với tài liệu gốc.
Cuối cùng là hồ sơ sẽ được chuyển vào lưu trữ trên máy tính.
21


Nhờ sự giúp đỡ tận tình của cán bộ nhân viên thuộc Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện Sóc Sơn mà em có cơ hội tiếp xúc gần với nghiệp vụ của mình.
Nhờ phần thực tập này mà em đã hiểu hơn về công việc của mình trong tương
lai.
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ
của Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn.
- Cán bộ cần được chuyên môn hóa, vẫn còn cán bộ kiêm nhiệm không có

trình độ chuyên môn. Vì vậy, cần phải mở các lớp tập huấn ngắn hạn để bồi
dưỡng kiến thức và ý thức trách nhiệm của mình.
- Theo Luật Lưu trữ năm 2011 có qui định trong thời hạn 1 năm kể từ khi
công việc kết thúc hồ sơ mới được nộp vào Lưu trữ cơ quan. Nhưng trên thực tế,
khi công việc mới chỉ kết thúc được 1 thời gian ngắn, cán bộ Lưu trữ đã đưa tài
liệu vào kho lưu trữ. Những khi cần tài liệu đối chứng thì cán bộ phải vào kho
tìm kiếm và lấy ra , họ phải lật lại hồ sơ để tìm cho đúng văn bản đó. Làm cho
hồ sơ không được hoàn chỉnh, thiếu văn bản. Thay vì lấy bản gốc ta nên lấy bản
đã được scan trên máy tính trường hợp đặc biệt mới được lấy bản gốc.
- Văn bản tài liệu hàng năm của cơ qua nhiều, vì tất cả văn bản đều được
đưa vào kho lưu trữ khiến cho kho lưu trữ không đủ mặc dù đã được xây thêm 1
phòng. Cần có công tác xác định giá trị tài liệu để loại bỏ tài liệu không có giá
trị tránh lãnh phí diện tích kho, tiết kiệm được kinh phí cho việc mua cặp, hộp
- Cần lập danh mục tài liệu lưu trữ
- Phổ biến phần mềm cho các nhân viên trong cơ quan để khi cần tìm văn
bàn để đối chiếu hay sao chép thì có thể sử dụng văn bản trên web đó tránh tiếp
xúc nhiều với bản gốc.
- Cần phải tổ chức khai thác sử dụng tài liệu không chỉ với nhân viên mà
phải mở rộng ra cả nhân dân phục vụ nhu cầu của họ trong việc tiếp cận thôn tin.
- Cần phải có quy hoạch cán bộ để kế thừa công tác văn thư khi cần thiết,
giúp cho việc quản lý được thống nhất. Cán bộ văn thư, lưu trữ phải ổn định sử
dụng lâu dài là nhằm tạo sự thống nhất trong việc quản lý và nâng cao năng suất,
hiệu quả hoạt động của cơ quan.
22