THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN

MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
MỤC LỤC................................................................................................................1
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT........................................................................5
A. PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................1
B. PHẦN NỘI DUNG..............................................................................................3
Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN..........3
1.1.Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng
Sơn............................................................................................................................................................3
2.Lịch sử hình thành.................................................................................................................................3
3.Chức năng..............................................................................................................................................3
4.Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................................................................4
5.Cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn........................................................................................7
5.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ
tỉnh Lạng Sơn............................................................................................................................................7
6.Chức năng..............................................................................................................................................7
7.Nhiệm vụ, quyền hạn............................................................................................................................7
8.Cơ cấu tổ chức.......................................................................................................................................8

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA SỞ
NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN..................................................................................10
2.Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn..................10
3.Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng
Sơn..........................................................................................................................................................10
4.Quy chế công tác văn thư lưu trữ.......................................................................................................10
5.Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ.........................................................................................10
6.Quản lý phông lưu trữ Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn................................................................................10
7.Số lượng phông, các loại hình tài liệu trong phông lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.................10
8.Nội dung cơ bản của tài liệu trong phông lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn................................11
9.Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công tác thi đua, khen thưởng
trong hoạt động Văn thư - Lưu trữ........................................................................................................11

10.Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư-lưu trữ của Sở Nội vụ
tỉnh Lạng Sơn..........................................................................................................................................12
11.Thực trạng hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.......13
12.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan...............................................................14
13.Các loại hồ sơ hình thành tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn....................................................................14
14.Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ...........................................................................................14
15.Phương pháp lập hồ sơ.....................................................................................................................14
16.Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn..................................................................14
17.Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ..............................................................................................15
18.Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Sở................................................................15
19.Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn...........................................................15
20.Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn...........................................15
21.Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn......................................................15
22.Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ................................................................................................15
23.Xác định giá trị tài liệu.......................................................................................................................16
24.Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn......................................16
25. Xử lý tài liệu loại...............................................................................................................................16
26.Chỉnh lý tài liệu..................................................................................................................................16
27.Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn..................................................16
28. Phương án phân loại tài liệu được Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn áp dụng............................................16
29.Quy trình chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn...................................................................17
30.Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ......................................................................17
31.Thống kê tài liệu lưu trữ....................................................................................................................17
32.Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn...........................................................18
33.Bảo quản tài liệu lưu trữ...................................................................................................................18
34.Kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn................................................18
35.Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.......................................18
36.Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.......................................................................................19

37.Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.....................................................................19


38. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu..............................................................................19
39. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn................19

Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG
SƠN VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ................................................................20
3.1.Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được..............20
3.1.1.Về công tác văn thư.......................................................................................................................20
3.1.1.1.Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu đến và ghi số đến, ngày đến.........................20
3.1.1.2.Scan văn bản đến vào máy tính.................................................................................................20
3.1.1.3.Photo văn bản............................................................................................................................20
3.1.1.4.Đóng dấu các loại dấu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.................................................................21
3.1.1.5.Viết bì, vào bì, dán bì văn bản....................................................................................................21
3.1.1.6.Cho văn bản đi bưu điện............................................................................................................21
3.1.2.Công tác lưu trữ............................................................................................................................21
3.1.2.1.Phân loại và sắp xếp tài liệu.......................................................................................................21
3.2.Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác Văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn 23
3.2.1.Nâng cao chất lượng hoạt động quản lý công tac Văn thư – lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng
Son..........................................................................................................................................................23
3.2.1.1.Nâng cao nhận thức về vị trí, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tăng
cường tuyên truyền, phổ biến các văn bản của nhà nước...................................................................23
3.2.1.2.Hoàn thiện hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và tăng cường kiểm tra, tổng kết
công tác văn thư, lưu trữ ......................................................................................................................24
3.2.1.3.Tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp vụ và đẩy mạnh tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thi
và nhằm nâng cao trình độ, chuyên môn của cán bộ VTLT...................................................................24
3.2.1.4.Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá, xếp loại, thi đua, khen thưởng trong hoạt động văn
thư, Lưu trữ............................................................................................................................................24
3.2.2.Nhóm giải pháp về nghiệp vụ.......................................................................................................25

3.2.2.1.Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư......................................................................25
3.2.2.2.Giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ.......................................................................26
3.3. Một số khuyến nghị.........................................................................................................................27
3.3.1. Đối với Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn...................................................................................................27
3.3.2. Đối với bộ môn văn thư, lưu trữ, khoa, trường..........................................................................27


C. PHẦN KẾT LUẬN...........................................................................................29
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.............................................................30
PHỤ LỤC...............................................................................................................32


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2

Chữ viết tắt
VTLT
CC, VC

Chú thích
Văn thư – Lưu trữ
Công chức, viên chức


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Như chúng ta đã biết, VTLT là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là
công tác thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà
nước. Trong các cơ quan, đơn vị công tác VTLT luôn được quan tâm, bởi đó là

công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản.
Là một sinh viên trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, khoa Văn thư – Lưu trữ, sau
hơn ba năm được học tập tại trường tôi đã được thầy cô giảng dạy lý thuyết về
nghiệp vụ VTLT, và nắm được những kỹ năng, thao tác làm việc trong chương
trình đào tạo. Tuy nhiên còn nhiều điều mà tôi chưa biết và cần học hỏi thêm rất
nhiều khi ứng dụng vào công việc thực tế.
Nhằm trang bị cho sinh viên những kiến thức và kĩ năng trong quá trình tổ chức
và thực hiện những hoạt động, quản lí, điều hành của cơ quan tổ chức, Trường Đại
học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức một đợt thực tập cho sinh viên khoa Văn thư – Lưu
trữ tại các cơ quan, đơn vị từ ngày 10 tháng 01 năm 2016 đến ngày 10 tháng 3
năm 2017 nhằm nâng cao trình độ hiểu biết cũng như giúp sinh viên đi gần hơn với
thực tế, làm quen và tăng cường các kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyên môn đã
được đào tạo.
Dưới sự chỉ đạo và đồng ý của lãnh đạo Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, tôi đã được
tiếp nhận về Văn phòng Sở để giúp cán bộ VTLT của Sở về công tác VTLT, thực
hiện các nghiệp vụ chuyên môn khác mà mình được đào tạo.
Trong thời gian thực tập tiếp xúc với môi trường thực tế tôi đã có thêm rất
nhiều thông tin, kiến thức bổ ích. Có thể tự tạo cho mình một phương thức học tập
trên cơ sở thực tế cũng như qua học hỏi. Nhờ đó mà bản thân có thể trau dồi được
kiến thức nhiều hơn, năng động hơn, khéo léo hơn.Và đó cũng là một trong những
điều kiện cần thiết đối với chuyên ngành Lưu trữ học nói riêng và bất kì một
chuyên ngành nào khác trong các cơ quan đơn vị. Đây là một hoạt động cực kì ý
nghĩa và bổ ích cho sinh viên chúng tôi để phục vụ cho công tác của mình.
Sau hai tháng thực tập tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, do còn gặp nhiều khó khăn
trong việc áp dụng những kiến thức đã học vào thực tế và thời gian thực tập còn
hạn chế, vì vậy bài báo cáo của tôi không tránh khỏi có những thiếu sót, mang tính
1


chủ quan trong nhận định, đánh giá cũng như đề xuất giải pháp. Song, dưới sự

giúp đỡ tận tình, chu đáo của anh Vũ Đức Thiện – Chánh văn phòng Sở và chị Lưu
Thị Minh Huế - chuyên viên lưu trữ, cùng toàn thể các cán bộ, công chức, viên
chức tại sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn và quá trình giảng dạy, hướng dẫn tận tình của
thầy cô trong khoa Văn thư – Lưu trữ , bài báo cáo của tôi đã được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!

2


B. PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
2. Lịch sử hình thành
Ngành nội vụ tỉnh Lạng Sơn, cơ quan tham mưu, giúp việc về công tác tổ
chức, công tác cán bộ khối chính quyền, trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, là ngành
chuyên môn sớm được thành lập gắn liền với sự ra đời của Ủy ban nhân dân lâm
thời tỉnh Lạng Sơn sau cách mạng tháng Tám năm 1945.
Tên gọi ban đầu của đơn vị là phòng Hành chính - Nhân sự - Tổ chức thuộc
văn phòng Ủy ban nhân dân lâm thời tỉnh Lạng Sơn. Qua các giai đoạn thực hiện
nhiệm vụ chính trị của tỉnh, ngành đã được đổi tên gọi khác nhau, từ tháng 2/2004
đến nay có tên là Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
Dưới sự lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy, ủy ban nhân dân tỉnh, phát huy
những thành tích của các thế hệ cán bộ ngành nội vụ tỉnh qua các thời kỳ, giai đoạn
cách mạng. Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã có nhiều nỗ lực trong công tác tham mưu
cho tỉnh không ngừng củng cố, nâng cao hiệu lưc, hiệu quả, chất lượng hoạt động
chỉ đạo điều hành của các ngành, các cấp từ tỉnh đến cơ sở, đóng góp to lớn vào sự
nghiệp xây dựng bộ máy chính quyền, phát triển kinh tế - xã hội, đảm bảo an ninh
quốc phòng trên địa bàn tỉnh Lạng sơn.
70 năm qua, ngành nội vụ tỉnh Lang Sơn ngày càng trưởng thành và phát

triển cả về tổ chức và đội ngũ cán bộ, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu yêu cầu,
nhiệm vụ trong thời kỳ đổi mới, tiến hành sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa
đất nước.
Ôn lại truyền thống vẻ vang của ngành nội vụ qua các thời kỳ, giai đoạn
cách mạng sẽ góp phần khơi dậy niềm tự hào, củng cố niềm tin, nâng cao tinh
thần, ý chí cách mạng cho các thế hệ cán bộ của ngành. Từ đó tiếp tục phấn đấu, nỗ
lực vượt qua mọi khó khăn, thách thức, để đóng góp nhiều hơn nữa công sức, trí
tuệ cho việc thực hiện thắng lợi nhiệm vụ của ngành trong thời kỳ đổi mới.
Phụ lục 1. Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn
3. Chức năng
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng
3


tham mưu, giúp Uỷ ban nhân dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
nội vụ, gồm: tổ chức bộ máy; biên chế cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;
cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, công
chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ
chức phi chính phủ; VTLT nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng; công tác
thanh niên và trực tiếp thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy định
của pháp luật.
Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng; chịu sự chỉ
đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Uỷ ban nhân dân tỉnh, đồng thời
chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Bộ Nội vụ.
4. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trình Ủy ban nhân dân tỉnh và Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh dự thảo các
quyết định, chỉ thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm, hàng năm; các đề án,
dự án và chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành
chính về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Sở Nội vụ trên địa
bàn tỉnh.

- Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch,
đề án, dự án, chương trình đã được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, hướng dẫn,
kiểm tra, phổ biến, giáo dục, theo dõi thi hành pháp luật về các lĩnh vực thuộc
phạm vi quản lý nhà nước được giao.
- Tổ chức bộ máy
- Quản lý, sử dụng biên chế công chức, số lượng người làm việc trong đơn
vị sự nghiệp công lập
- Quản lý vị trí việc làm, cơ cấu ngạch công chức, cơ cấu chức danh nghề
nghiệp viên chức
- Tổ chức chính quyền
- Công tác địa giới hành chính và phân loại đơn vị hành chính
- Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, CC, VC và cán bộ, công chức cấp xã
- Về cán bộ, công chức, viên chức; cán bộ, công chức cấp xã và những
người hoạt động không chuyên trách ở cấp xã
- Thực hiện chế độ, chính sách tiền lương
- Cải cách hành chính; cải cách chế độ công vụ, công chức
- Công tác tổ chức hội; quỹ xã hội, quỹ từ thiện
- Thực hiện công VTLT:
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các
chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
4


Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác quản lý lưu trữ thông tin
số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp
luật;
Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của Lưu trữ
lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo
quy định của pháp luật;
Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối với

cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; quyết
định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh theo quy
định của pháp luật;
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ;
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ công
chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;
giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; Thực hiện công
tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp có thẩm
quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê
duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; hướng dẫn các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý,
xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu
trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật
Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối với cá nhân có đủ các
điều kiện theo quy định của pháp luật; Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ
theo quy định của pháp luật.
- Công tác tôn giáo
- Công tác thi đua, khen thưởng
- Công tác thanh niên
- Thực hiện hợp tác quốc tế về công tác nội vụ và các lĩnh vực được giao
theo quy định của pháp luật và theo phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân
tỉnh.
- Thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo liên
5


quan đến công tác nội vụ theo quy định của pháp luật và theo sự phân công hoặc

ủy quyền của Ủy ban nhân dân tỉnh; thực hiện các quy định về phòng, chống tham
nhũng, tiêu cực, các quy định về thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; xử lý theo
thẩm quyền các vi phạm pháp luật, hoặc tham mưu cho cấp có thẩm quyền xử lý
các vi phạm pháp luật trên các lĩnh vực công tác được giao theo quy định của pháp
luật.
- Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ về công tác nội vụ và các lĩnh vực khác
được giao đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh,
đối với Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã. Giúp Ủy ban nhân
dân tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước theo các lĩnh vực công tác được
giao đối với các tổ chức của các Bộ, ngành Trung ương và địa phương khác đặt trụ
sở trên địa bàn tỉnh.
- Chỉ đạo và hướng dẫn tổ chức các hoạt động dịch vụ công trong các lĩnh
vực công tác thuộc phạm vi quản lý của Sở Nội vụ.
- Tổng hợp, thống kê theo hướng dẫn của Bộ Nội vụ về tổ chức cơ quan
hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập; số lượng các đơn vị hành chính cấp huyện,
cấp xã, số lượng thôn, tổ dân phố; số lượng, chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức,
viên chức và cán bộ, công chức cấp xã, những người hoạt động không chuyên
trách ở cấp xã; công tác văn thư, lưu trữ nhà nước; công tác tôn giáo; công tác thi
đua, khen thưởng; công tác thanh niên và các lĩnh vực khác được giao.
- Tổ chức nghiên cứu, ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng
hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn,
nghiệp vụ được giao.
- Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất với Ủy ban nhân
dân tỉnh và Bộ Nội vụ về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định.
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, vị
trí việc làm, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số lượng người làm
việc trong các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ; quản lý hồ sơ, quyết
định việc tuyển dụng, tiếp nhận, sử dụng, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, điều động, biệt
phái, nâng bậc lương, bổ nhiệm ngạch, chuyển ngạch, thay đổi chức danh nghề
nghiệp, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng và các chế độ, chính

sách khác đối với công chức, viên chức, người lao động thuộc thẩm quyền quản lý
của Sở Nội vụ theo quy định và theo sự phân công hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân
dân tỉnh.
6


- Quản lý và chịu trách nhiệm về tài chính, tài sản được giao theo quy định
của pháp luật và theo phân công, phân cấp hoặc ủy quyền của Ủy ban nhân dân
tỉnh.
- Quy định cụ thể về mối quan hệ công tác và trách nhiệm của người đứng
đầu các cơ quan, đơn vị thuộc, trực thuộc Sở Nội vụ theo quy định của pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Ủy ban nhân dân tỉnh, Chủ
tịch Ủy ban nhân dân tỉnh giao và theo quy định của pháp luật
5. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn.
 Lãnh đạo Sở Nội vụ gồm:
- Giám đốc
- Phó giám đốc
- Phó giám đốc
- Phó giám đốc
Phụ lục 2: lãnh đạo Sở Nội vụ
 Các đơn vị thuộc Sở Nội vụ:
- Văn phòng Sở Nội vụ;
- Phòng Tổ chức, biên chế và tổ chức phi chính phủ;
- Phòng Công chức, viên chức;
- Phòng Xây dựng chính quyền và công tác thanh niên;
- Phòng Cải cách hành chính;
- Phòng Tôn giáo;
- Thanh tra Sở Nội vụ.
 Các cơ quan trực thuộc Sở Nội vụ:
- Ban Thi đua - Khen thưởng;

- Chi cục VTLT.
Phụ lục 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
5.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận
văn thư, lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
6.

Chức năng

Bộ phận VTLT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn thuộc văn phòng Sở, thực hiện
công tác VTLT của Sở.
7.

Nhiệm vụ, quyền hạn

 Bộ phận văn thư chuyên trách có nhiệm vụ:
- Quản lý công văn đi, đến, lập hồ sơ tập lưu văn bản đi của cơ quan và giao
nộp vào lưu trữ theo Quy trình quản lý văn bản đi và đến (MS: QT-HC-01) Hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO-9001:2000 của Văn phòng
UBND tỉnh; Quyết định số 53/QĐ-VP ngày 19/5/2008 Ban hành Quy chế tạm thời
7


về việc sử dụng chương trình eOffice của Văn phòng UBND tỉnh Lạng Sơn;
- Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn thư cơ quan quy định tại khoản 2
Điều 29 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công
tác văn thư
- Quản lý, sử dụng con dấu đúng theo quy định về công tác bảo mật;
- Hàng ngày có trách nhiệm đưa công văn, tài liệu vào phòng làm việc của
các đồng chí lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh. Phân công
văn, tài liệu để vào các ô tủ ở bộ phận văn thư theo từng phòng, bộ phận.

 Bộ phận lưu trữ chuyên trách có nhiệm vụ:
- Phối kết hợp với các Phòng, cán bộ, công chức trong việc lập hồ sơ, tiếp
nhận hồ sơ, tài liệu của các phòng chuyên môn đến hạn nộp lưu;
- Thu thập tài liệu không có nhu cầu tại phòng làm việc của các đồng chí
lãnh đạo UBND tỉnh, lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh;
- Sắp xếp hồ sơ, xây dựng các công cụ tra cứu, phục vụ khai thác sử dụng tài
liệu có hiệu quả;
- Tổ chức thực hiện các các nhiệm vụ lưu trữ hiện hành của Văn phòng
UBND tỉnh theo quy định.
8.

Cơ cấu tổ chức

Gồm hai nhân sự làm công tác VTLT:
- Nhân sự phụ trách văn thư: cán sự, văn thư: Vy Thị Hoàng Linh
- Nhân sự phụ trách lưu trữ: chuyên viên (CĐ): Lưu Thị Minh Huế
 Mô hình tổ chức công tác lưu trữ
- Tổ chức bộ phận
Bộ phận phụ trách công tác lưu trữ của Sở gồm một cán bộ phụ trách lưu trữ
kiêm văn phòng, nghiệp vụ lưu trữ chỉ tiến hành mỗi khi chỉnh lý, nhưng Sở lại
thuê người chỉnh ý nên bố trí bộ phận lưu trữ như vậy là phù hợp.
- Tổ chức nhân sự
Số lượng và chất lượng nhân sự phụ trách công tác lưu trữ của Sở Nội vụ
tỉnh Lạng Sơn:
Nhân sự làm công tác lưu trữ
- Tổng số:
Trong đó: Nữ
- Kiêm nhiệm công tác khác
a)Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ
- Cao đẳng chuyên ngành văn thư, lưu trữ

b)Ngạch công chức, viên chức, chức danh
8

Đơn vị tính
Người
Người
Người

Số lượng
1

Người

1


nghề nghiệp lưu trữ
- Lưu trữ viên
Người
1
c)Ngoại ngữ
- Chứng chỉ A
Người
- Chứng chỉ B
Người
1
- Chứng chỉ C
Người
d)Tin học
- Chứng chỉ A

Người
- Chứng chỉ B
Người
1
- Chứng chỉ C
Người
e)Độ tuổi

Từ 30 trở xuống
Người
1
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn chỉ bảo quản một phông lưu trữ là phông tài liệu Sở
Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, việc chỉnh lý và chuẩn bị chỉnh lý phông tài liệu thì thuê người
chỉnh lý. Cán bộ lưu trữ tốt nghiệp trường Cao đẳng chuyên ngành VTLT như vậy là
làm đúng ngành nghề, nên số lượng và chất lượng nhân sự phụ trách công tác lưu trữ
như vậy là đủ đối với cơ quan, cán bộ lưu trữ có trình độ chuyên môn cao thì công tác
lưu trữ sẽ được thực hiện nhanh chóng, chính xác và đạt yêu cầu.

9


Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA SỞ
NỘI VỤ TỈNH LẠNG SƠN
2. Thực trạng hoạt động quản lý công tác văn thư – lưu trữ của Sở Nội
vụ tỉnh Lạng Sơn
3. Xây dựng, ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác
lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
4. Quy chế công tác văn thư lưu trữ
Hiện nay, Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã ban hành Quy chế về công tác VTLT
(Ban hành kèm theo Quyết định số 299/QĐ-SNV ngày 28 tháng 8 năm 2009 của

Giám đốc sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn).
Việc ban hành Quy chế công tác VTLT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn, giúp
cho Sở thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác VTLT, làm cơ sở kiểm
tra thực hiện Pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; giữ gìn tài
liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài.
Công tác Văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,
quản lý, xử lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan; lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu của cơ
quan.
Công tác Lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác
định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu, giao
nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử theo qui định; tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị.
Quy chế này đã quy định đầy đủ nguyên tắc, trách nhiệm và quy trình của
từng nghiệp vụ trong công tác VTLT của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
Phụ lục 4: Quy chế về công tác VTLT (Ban hành kèm theo Quyết định số
299/QĐ-SNV ngày 28 tháng 8 năm 2009 của Giám đốc sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn)
5. Các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn là cơ quan thực hiện công tác VTLT, nên không
ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ VTLT.
6. Quản lý phông lưu trữ Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn
7. Số lượng phông, các loại hình tài liệu trong phông lưu trữ do Sở Nội vụ
tỉnh Lạng Sơn
Sở hiện đang quản lý một phông là Phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn.
10


Các loại hình tài liệu trong phông lưu trữ:
- Tài liệu hành chính bao gồm các thể loại văn bản: Luật, Lệnh, Pháp lệnh,
Nghị định, Nghị quyết, Thông tư, Chỉ thị, Quyết định, Kế hoạch, Báo cáo, Thông
báo, Biên bản, Công văn,… và một số mẫu biểu kèm theo.

- Tài liệu khác: tài liệu khoa học kỹ thuật (tài liệu xây dựng cơ bản, các bản
vẽ, thiết kế, bản đồ).
8. Nội dung cơ bản của tài liệu trong phông lưu trữ do Sở Nội vụ tỉnh Lạng
Sơn
Dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ
tỉnh Lạng Sơn mà tài liệu của Sở được chia thành các lĩnh vực sau:
- Tập lưu công văn: gồm tất cả các văn bản do Sở Nội vụ sản sinh ra và lưu
tại bộ phận văn thư.
- Tài liệu về công tác Tổ chức, biên chế, bao gồm các văn bản của Trung
ương, của tỉnh, của Sở Nội vụ.
- Tài liệu về công tác Công chức, viên chức, cán bộ, bao gồm các văn bản
của trung ương, của tỉnh, của Sở Nội vụ.
- Tài liệu về công tác Xây dựng chính quyền, bao gồm các văn bản của
Trung ương, của tỉnh, của Sở Nội vụ.
- Tài liệu về công tác Cải cách hành chính, bao gồm các văn bản của Trung
ương, của tỉnh, của Sở Nội vụ.
- Tài liệu về công tác Tôn giáo, bao gồm các văn bản của Trung ương, của
tỉnh,của Sở Nội vụ
- Tài liệu về công tác Thanh tra, bao gồm các văn bản của Trung ương, của
tỉnh, của Sở Nội vụ.
- Tài liệu về công tác Quản lý VTLT.
Phụ lục 5: Phông lưu trữ mà Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn đang bảo quản
9. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lý công
tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động Văn thư - Lưu trữ
Nhằm cập nhật, bổ sung kiến thức, nghiệp vụ về công tác VTLT đối cho CC,
VC làm công tác VTLT trên địa bàn tỉnh, Sở Nội vụ phối hợp với Trường đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, công chức Bộ Nội vụ tổ chức khóa bồi dưỡng nghiệp vụ VTLT.
Đối tượng là CC,VC làm công tác VTLT tại cơ quan, tổ chức thuộc Danh
mục cơ quan, tổ chức phải nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Chi cục VTLT của tỉnh Lạng
Sơn, ban hành tại Quyết định số 328/QĐ-UBND ngày 07/3/ 2016 của Chủ tịch

11


UBND tỉnh Lạng Sơn. Các lớp học ngắn hạn này cũng góp phần giúp CC,VC có
thể học hỏi kinh nghiệm, kỹ năng cập nhật những văn bản mới của nhà nước quy
định về công tác VTLT.
Nội dung bồi dưỡng gồm:
- Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức Văn thư theo Thông tư hướng dẫn của Bộ
Nội vụ (Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011; Thông tư số 07/2012/TTBNV ngày 22/11/2012; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 về công tác
Văn thư);
- Bồi dưỡng, cập nhật kiến thức mới theo quy định tại Luật Lưu trữ năm
2011; Nghị định của Chính phủ và Thông tư của Bộ Nội vụ quy định, hướng dẫn
thực hiện Luật Lưu trữ năm 2011.
- Kỹ năng, nghiệp vụ trong thực hiện công tác VTLT.
Nhằm thực hiện theo Quyết định số 2504/QĐ-UBND ngày 31/12/2015 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn về việc ban hành Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ, CC, VC tỉnh Lạng Sơn năm 2016, Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã ban hành Quyết
định số 397 /QĐ-SNV ngày 21 tháng 9 năm 2016 Về việc tổ chức khóa bồi dưỡng
kiến thức, nghiệp vụ VTLT cho CC, VC năm 2016. Và công văn số 970/SNVCCVC ngày 16 tháng 9 năm 2016 về việc tổ chức bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ
VTLT năm 2016. Nội dung của hai văn bản nêu rõ địa điểm, thời gian, số lượng
học viên, cơ sở đào tạo, giảng viên đào tạo năm 2016.
Nhìn chung, công tác đào tạo, bồi dưỡng CC, VC làm VTLT tại sở Nội vụ
tỉnh Lạng Sơn cũng được quan tâm, tuy nhiên số lượng các lớp tập huấn được mở
còn ít, số lượng CC, VC tham gia còn ít, các cuộc thi về VTLT cũng còn tổ chức
chưa hiệu quả.
Công tác thi đua, khen thưởng trong hoạt động VTLT chưa được quan tâm.
Phụ lục 6: Quyết định số 397 /QĐ-SNV ngày 21 tháng 9 năm 2016 Về việc
tổ chức khóa bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ cho CC, VC năm
2016.
Phụ lục 7: công văn số 970/SNV-CCVC ngày 16 tháng 9 năm 2016 về việc

tổ chức bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ VTLT năm 2016
10. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn
thư-lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Nhằm nâng cao vai trò, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức trong việc
12


quản lý, chỉ đạo và việc thực hiện các khâu nghiệp vụ về công tác VTLT, tạo sự
chuyển biến về nhận thức và trách nhiệm của CC, VC về lập hồ sơ công việc mà
mình đảm nhiệm và thực hiện việc thu thập, bảo quản hồ sơ, tài liệu, phát huy giá
trị tài liệu lưu trữ theo đúng quy định của pháp luật.
Sở Nội vụ tiến hành kiểm tra định kỳ mỗi năm một lần, qua kiểm tra, đánh
giá đúng thực trạng công tác VTLT của cơ quan, tổ chức, kịp thời phát hiện, chấn
chỉnh những thiếu sót trong quá trình thực hiện các quy định của Nhà nước về
công tác VTLT.
Thực hiện kế hoạch công tác năm 2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn,
Sở Nội vụ xây dựng kế hoạch cụ thể về kiểm tra công tác VTLT đối với các cơ
quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, đó là công văn số 998/SNV-CCVTLT ngày 23
tháng 9 năm 2016 về việc kiểm tra công tác VTLT năm 2016, nội dung kiểm tra
tập trung vào công tác quản lý, chỉ đạo thực hiện công tác VTLT; các hoạt động
nghiệp vụ công về VTLT.
Qua kiểm tra, sẽ có báo cáo kết quả kiểm tra công tác VTLT, đó là báo cáo
số 282/BC-SNV ngày 24 tháng 10 năm 2016 của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn về việc
báo cáo kết quả kiểm tra công tác VTLT năm 2016. Tuy nhiên, nội dung báo cáo
chỉ ở mức tổng hợp, chưa có thống kê cụ thể. Việc thực hiện công tác VTLT của
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn luôn thực hiện đúng theo quy định nên không xảy ra tình
trạng khiếu kiện hoặc phải giải quyết khiếu nại, tố cáo.
Qua kiểm tra thực tế cho thấy, việc triển khai các văn bản của Nhà nước về
công tác VTLT được thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên, việc lập hồ sơ hiện hành và
giao nộp hồ sơ chưa được thực hiện đồng bộ.

Phụ lục 8: Công văn số 998/SNV-CCVTLT ngày 23/9/2016 về việc kiểm tra
công tác VTLT năm 2016
11. Thực trạng hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư – lưu trữ của
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Các nghiệp vụ về công tác VTLT của Sở đều được thực hiện theo Quy chế
về công tác Văn thư và Lưu trữ (Ban hành kèm theo Quyết định số 299/QĐ-SNV
ngày 28 tháng 8 năm 2009 của Giám đốc sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn)
Thực trạng hoạt động nghiệp vụ VTLT đều được thể hiện trong Báo cáo số
09/BC-SNV ngày 19/01/2017 về việc thống kê định kỳ công tác VTLT năm 2016.
13


Phụ lục 9: Báo cáo số 09/BC-SNV ngày 19 tháng 01 năm 2017 về việc thống
kê định kỳ công tác VTLT năm 2016
12. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
13. Các loại hồ sơ hình thành tại Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
 Các loại hồ sơ gồm: hồ sơ công việc, hồ sơ nhân sự, hồ sơ nguyên tắc
14. Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn chưa ban hành danh mục hồ sơ
15. Phương pháp lập hồ sơ
Quy trình lập hồ sơ gồm 3 bước:
- Bước 1: Mở hồ sơ: Hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ sơ của phòng và
thực tế công việc được giao, mỗi công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ
sơ lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõ
tiêu đề hồ sơ.
- Bước 2: Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.
- Bước 3: Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc giải quyết xong thì hồ
sơ cũng kết thúc, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ
sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa.
16. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn

Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn đã xây dựng được kho lưu trữ để bảo quản hồ sơ,
tài liệu của cơ quan
Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là một việc làm bắt buộc đối với các đơn
vị, cá nhân trong cơ quan. Hồ sơ được giao nộp được đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn
an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và cũng
là để góp phần bảo vệ an toàn tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ
nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài. Nếu không tiến hành giao
nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan thì hồ sơ, tài liệu sẽ dễ bị thất lạc, mất mác và khi có
nhu cầu nghiên cứu, sử dụng sẽ gặp khó khăn trong việc tra tìm.
Thời hạn, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu được thực hiện theo thông tư
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 về việc hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
 Nhận xét:
Ưu điểm: Các văn bản trong hồ sơ được sắp xếp khoa học. Cuối năm văn
thư luôn kiểm tra tài liệu của mình quản lí, chọn lọc được những tài liệu có giá trị
14


nộp vào lưu trữ hiện hành của Sở
Hạn chế: Có trường hợp bị mất bản lưu dẫn đến tài liệu lưu trữ bị thiếu.
17. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ
18. Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Sở
- Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ hiện hành của Sở chưa tốt, tài liệu
chủ yếu nằm rải rác ở các phòng chuyên môn.
- Việc thu thập tài liệu còn chưa tập trung, chia làm nhiều đợt, tài liệu nhỏ lẻ.
- Một số tài liệu bảo quản vĩnh viễn đến thời hạn nộp lưu đã được Sở tiến
hành nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh.
19. Nguồn thu tài liệu vào lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Hàng năm, Chánh Văn phòng Sở chỉ đạo công chức phụ trách công tác lưu
trữ lưu trữ phối hợp với các phòng thuộc sở tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến

hạn nộp lưu vào kho lưu trữ.
Thu thập hồ sơ, tài liệu từ Lãnh đạo sở, các phòng và cá nhân công chức.
20. Thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác
định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ
sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về
những công việc chưa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã
trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo.
21. Thời hạn thu thập tài liệu vào lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Cuối năm Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn sẽ tiến hành thu thập tài liệu vào lưu trữ
22. Thủ tục giao nộp tài liệu vào lưu trữ
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và hai
bản Biên bản giao nhận tài liệu. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ
hiện hành của cơ quan, tổ chức giữ mỗi loại một bản.
 Nhận xét:
Ưu điểm:
- Số lượng văn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những văn bản từ
khi thành lập Sở tới nay.
- Hàng năm cán bộ văn thư lập kế hoạch thu thập và bổ sung tài liệu.
- Công tác bổ sung tài liệu được tiến hành thường xuyên, nhìn chung có chất
lượng.
Hạn chế: Nhiều tài liệu còn trong tình trạng bó gói.
15


23. Xác định giá trị tài liệu
24. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ Sở Nội vụ tỉnh Lạng
Sơn
Hội đồng xác định giá trị tài liệu do Giám đốc Sở quyết định thành lập sẽ
tiến hành xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ cơ quan, tô chức. Hội đồng xác định

giá trị tài liệu gồm:
-

Đại diện lãnh đạo Sở, Chủ tịch Hội đồng;
Chánh Văn phòng, Uỷ viên;
Đại diện các phòng có tài liệu Uỷ viên;
Đại diện phòng Quản lý Văn thư, lưu trữ, ủy viên;
Công chức phụ trách công tác lưu trữ cơ quan, ủy viên kiêm thư ký.

25. Xử lý tài liệu loại
- Nghiêm cấm các phòng, cá nhân tự tiêu hủy hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hình
thức nào và bán tài liệu tiêu hủy ra thị trường tự do.
- Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định
bằng văn bản của người có thẩm quyền.
26. Chỉnh lý tài liệu
27. Thực trạng công tác chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Sở Nội vụ đã tiến hành chính lý xong tài liệu tích đống giai đoạn từ 1960
-2010.
 Tài liệu lưu trữ nộp vào lưu trữ lịch sử cấp tỉnh: Phông Ban Tổ chức
Chính quyền và phông Sở Nội vụ,
- Thời gian của tài liệu: Từ năm 1960 đến năm 2010
- Số lượng tài liệu: 791 hộp và 9.238 hồ sơ. Quy ra mét giá là 99 mét.
 Tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ Sở Nội vụ: Phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng
Sơn
- Thời gian của tài liệu: từ năm 2004 đến năm 2010
- Tổng số hộp và hồ sơ: 381 hộp; 1.725 hồ sơ, tương đương 48 mét
28. Phương án phân loại tài liệu được Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn áp dụng
 Phân loại theo phương án cơ cấu tổ chức – thời gian, cụ thể như sau:
Bước 1. Tài liệu của Sở Nội vụ được chia theo các phòng chuyên môn
Bước 2. Tài liệu của các phòng chuyên môn được chia theo từng năm

Bước 3. Tài liệu từng năm của các phòng chuyên môn được chia thành các
nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ.
16


Phụ lục 10:Phương án phân loại, lập hồ sơ tài liệu phông Sở Nội vụ tỉnh
Lạng Sơn
29. Quy trình chỉnh lý tài liệu của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn
Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn thực hiện chỉnh lý theo Công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà
nước về việc ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính.
30. Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ
31. Thống kê tài liệu lưu trữ
Thời gian thống kê được thực hiện theo chế độ định kỳ: số liệu thống kê
được tính từ 0h ngày 01 tháng 01 đến 24h ngày 31 tháng 12 hàng năm. Báo cáo
thống kê được thực hiện theo qui định của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê
tổng hợp công tác văn thư lưu trữ.
Đối tượng thống kê lưu trữ gồm: tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện
bảo quản tài liệu lưu trữ, cán bộ công chức làm công tác Lưu trữ. Cụ thể như sau:
 Cán bộ làm công tác lưu trữ gồm 1 cán bộ: là chị Lưu Thị Minh Huế chuyên viên lưu trữ thuộc Văn phòng Sở Nội Vụ tỉnh Lạng Sơn.
 Thống kê về tài liệu lưu trữ:
- Tài liệu bảo quản vĩnh viễn: 337 hộp, 1848 hồ sơ tương đương 42 mét
- Tài liệu bảo quản có thời hạn: 381 hộp, 1725 hồ sơ tương đương 48 mét
- Số lượng tài liệu trùng thừa, hết giá trị là: 367 bó, tương đương 34 mét
- Số lượng tài liệu tham khảo: khoảng 6 mét
- Phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn trong tình trạng bó gói, rời lẻ, lộn xộn,
chưa được phân loại: 100,5 mét
- Tài liệu thuộc giai đoạn đã chỉnh ký trước đây được thống kê, sắp xếp lên
giá, tuy nhiên giai đoạn tài liệu này có một số hồ sơ tài liệu được lập chưa chính
xác, chưa khoa học, nhiều hồ sơ còn chưa đáp ứng được yêu cầu về nghiệp vụ lưu

trữ, phải chỉnh lý lại: 61 mét.
- Tài liệu không xử lý được tách ra trong quá trình chỉnh lý, gồm: tài liệu
năm 2011-2012, tài liệu không thuộc phông, tài liệu của đơn vị trực thuộc:8 mét.
 Kho lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn là kho lưu trữ chuyên dụng.
Kho lưu trữ có diện tích khoảng 40m2, quy mô nhỏ, xây dựng hoặc bố trí theo đúng
tiêu chuẩn qui định.
 Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ:
Trang thiết bị dùng cho lưu trữ
- Giá để tài liệu

Đơn vị tính
Giá
17

Số lượng
9


-

Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động
Bình chữa cháy khí, bọt,…
Hệ thống điều hòa nhiệt độ trung tâm
Máy điều hòa nhiệt độ

Hệ thống
Chiếc
Hệ thống
Chiếc

1
4
1
2

32. Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn
Tài liệu sau khi chỉnh lý được thống kê, hệ thống thành các quyển mục lục
phục vụ tra cứu, bao gồm:
- Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn
- Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng sơn
- Danh mục tài liệu loại
Ngoài ra còn có quyển lời nói đầu - LSĐVHTP và LSP - phương án phân
loại được đóng thành quyển riêng để thuận lợi hơn trong quá trình tra cứu.
Phụ lục 11: Hướng dẫn tra tìm mục lục phông Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
(2004-2010)
33. Bảo quản tài liệu lưu trữ
34. Kho lưu trữ bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
Kho lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn là kho lưu trữ chuyên dụng: kho
lưu trữ chuyên dụng là công trình bao gồm: khu vực kho bảo quản tài liệu, khu vực
xử lý nghiệp vụ lưu trữ, khu hành chính, khu vục lắp đặt thiết bị ký thuật và khu
vực công chúng. Áp dụng với cơ quan, tổ chức sử dụng ngân sách nhà nước.
Kho lưu trữ có diện tích khoảng 40m2, quy mô nhỏ, xây dựng hoặc bố trí
theo đúng tiêu chuẩn qui định. Kho lưu trữ chỉ bảo quản tài liệu của một phông nên
diện tích và quy mô như vậy là phù hợp cho công tác bảo quản.
35. Các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn
- Giá để tài liệu: Có 9 giá sắt đôi để tài liệu lưu trữ, các tài liệu lưu trữ được
để trong các cặp tài liệu để bảo quản tài liệu lưu trữ.
- Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động: được đảm bảo an toàn và thực hiện
theo đúng tiêu chuẩn hiện hành về phòng chống cháy nổ.
- Bình chữa cháy khí, bọt: để hạn chế hư hỏng cho tài liệu.

- Máy điều hòa nhiệt độ: trong kho tài liệu cần duy trì chế độ nhiệt độ là
20±2oC nên cần trang bị đủ máy điều hòa nhiệt độ để hoạt động 24/24 giờ.
Công tác phòng cháy nổ được đảm bảo an toàn và đúng quy định, các trang
thiết bị về kho đã thực hiện đúng theo tiêu chuẩn hiện hành về phòng chống cháy
nổ và thường xuyên kiểm tra công tác này.
18


Phụ lục 12: Kho lưu trữ và trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ của Sở
36. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
37. Thực trạng tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Công tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ luôn được thực hiện thường
xuyên và đúng theo nội quy của Kho lưu trữ. Tính từ đầu năm 2016 đến nay đã có
10 lượt người tra cứu và khai thác sử dụng tài liệu tại Kho lưu trữ.
38. Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu
- Tài liệu lưu trữ của Sở được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của các
phòng, công chức thuộc sở và các tổ chức, cá nhân có nhu cầu chính đáng, trừ các
loại tài liệu mật được thực hiện theo qui định riêng.
- Công chức thuộc sở có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục
đích công vụ phải có ý kiến của Chánh Văn phòng sở. Cán bộ, công chức không
thuộc Sở Nội vụ phải có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu.
- Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử
dụng tài liệu, có giấy chứng minh thư nhân dân, hộ chiếu (đối với người nước
ngoài) và ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo sở.
39. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Sở Nội vụ
tỉnh Lạng Sơn
- Mượn tài liệu nghiên cứu tại chỗ: Sau khi nghiên cứu văn bản xong, người
khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn và ký trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi
mượn tài liệu.
- Mượn tài liệu về nơi làm việc: Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác

công chức thuộc sở cần sử dụng hồ sơ, tài liệu ở ngoài kho phải được Chánh Văn
phòng đồng ý.
- Sao, chụp tài liệu lưu trữ: Người đến khai thác cần sao chụp tài liệu phải
thực hiện đầy đủ thủ tục khai thác và có giấy xin sao chụp tài liệu, đồng thời phải
được sự đồng ý của người có thẩm quyền mới được phép sao chụp. Việc sao chụp
tài liệu lưu trữ phải do cán bộ lưu trữ thực hiện. Đối với tài liệu mật được thực hiện
theo qui chế bảo vệ bí mật Nhà nước.

19


Chương 3: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH LẠNG
SƠN VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ
3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và
kết quả đạt được
Qua hai tháng thực tập, tôi đã vận dụng những kiến thức đã được học tại
trường, cùng với sự hướng dẫn tận tình của cán bộ văn thư, lưu trữ tại Sở, tôi đã
thực hiện thành thạo các số nghiệp vụ về VTLT
Nhận thấy Sở Nội vụ tỉnh Lạng Sơn thực hiện công tác VTLT cơ bản đúng
theo quy định của nhà nước và giống với kiến thức đã được học tại trường, nên tôi
có thể áp dụng lý thuyết đã học vào thực tiễn một cách dễ dàng hơn, cụ thể như
sau:
3.1.1. Về công tác văn thư
3.1.1.1. Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến, đóng dấu đến và ghi số đến,
ngày đến
Cán bộ văn thư của Sở hướng dẫn tôi phân loại bì, sau khi bóc bì, tôi được
thực hành đóng dấu đến, dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy
trống, dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có ghi tên loại), dưới trích yếu nội
dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm
ban hành văn bản.

Sau đó ghi số đến, ngày đến:
- Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến. Số đến được đánh liên
tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng
năm.
- Ngày đến: ghi ngày, tháng, năm Sở nhận được văn bản
3.1.1.2. Scan văn bản đến vào máy tính
Được hướng dẫn và thực hiện scan văn bản vào máy tính và chuyển văn bản
đến cho lãnh đạo Sở, các phòng ban qua hệ thống Eoffice của Sở.
3.1.1.3. Photo văn bản
Được hướng dẫn và thực hiện photo các văn bản đi của cơ quan theo số
lượng ở phần nơi nhận.
20