Thực trạng công tác văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.

MỤC LỤC
BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
A. PHẦN MỞ ĐẦU.............................................................................................1
Chương 1. GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY
HỒ.........................................................................................................................3
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ........................................................................3
1.1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................3
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ.............3
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ..............................................4
1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư
– lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ....................................................................6
Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY
BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ...................................................................7
2.1. Hoạt động quản lý....................................................................................7
2.2. Hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ..................................8
2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư...........................................................8
2.2.2.Hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ...........................................................13
Chương 3. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ...............................................................................................25
3.1. Kết quả thực tập.....................................................................................25
3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ...........26
3.2.1. Thuận lợi và khó khăn.........................................................................26
3.2.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư – lưu trữ của
UBND quận Tây Hồ......................................................................................26
3.3 Một số khuyến nghị đối với UBND quận...............................................27
KẾT LUẬN........................................................................................................30
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................32
PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
ST
T
01
02
03
04
05
06

CHỮ VIẾT TẮT

CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ

UBND
QLDA
HĐND
QLDAXDHTKTXQ

Ủy ban nhân dân
Quản lý dự án
Hội đồng nhân dân
Quản lý dự án xây dựng Hồ Tây TX quận Hồ

Hồ Tây
Ủy ban DS- GĐ - TE
QT

Tây
Ủy ban dân số gia đình trẻ em
Quy trình


A. PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác văn thư – lưu trữ là khâu nghiệp vụ quan trọng và không thể
thiếu trong quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của một cơ quan, tổ
chức. Làm tốt công tác văn thư – lưu trữ giúp cơ quan, tổ chức ghi nhận tất cả
các hoạt động trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động. ngoài ra còn giữ
gìn, bảo quản thông tin lâu dài, bí mật nhằm mục đích phục vụ cho sự lãnh đạo
của Đảng và Nhà nước trên nhiều lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn hóa – xã hội…
Với vai trò quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong lĩnh vực quản
lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm và thường xuyên ban hành
những chủ chương, chính sách mới ngày càng phù hợp, hiện đại và sát với thực
tế hoạt động của công tác này.
Nhằm giúp sinh viên có thể hệ thống và củng cố lại kiến thức cũng như
làm quen dần với môi trường làm việc sau này nhà trường và khoa văn thư - lưu
trữ đã tổ chức cho sinh viên đến thực tập tại các cơ quan, tổ chức với phương
châm “Học đi đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế”. Để từ đó sinh viên có
cơ hội vận dụng những kiến thức đã được học trên ghế nhà trường, tăng cường
kỹ năng ngành nghề và năng lực chuyên môn đã được đào tạo.
Và cũng nhận được sự quan tâm giới thiệu của nhà trường, sự giúp đỡ của
lãnh đạo HĐND – UBND quận Tây Hồ, tôi đã được tiếp nhận thực tập tại Văn
phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ, kể từ ngày 10/01/2017 đến ngày
10/03/2017. Trong khoảng thời gian thực tâp tôi đã nhận được sự giúp đỡ rất
tận tình của các cán bộ, nhân viên trong cơ quan. Tại đây tôi đã có cơ hội để
hiểu rõ hơn về thực tế hoạt động của cơ quan cũng như thực tế hoạt động
nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ và có thể vận dụng được những kiến thức
mà mình đã được học vào thực tiễn.

Thực tập cuối khóa đã giúp tôi nhận thức rõ rằng hơn về công tác văn thư
– lưu trữ cũng như là tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ trong hoạt
động của cơ quan và đối với sự phát triển của đất nước. Từ đó nhận thức được
trách nhiệm, nghĩa vụ của các cán bộ tương lai cần tiếp thu và phát huy hơn nữa
những gì mà công tác văn thư – lưu trữ đã làm được để phục vụ và phát triển đất
1


nước.
Bài báo cáo này là kết quả của quá trình khảo sát thực tế của tôi tại
UBND quận Tây Hồ, kết hợp với những lý luận kiến thức mà tôi đã được học tại
trường.
Nội dung bài báo cáo gồm có 3 chương:
Chương 1: Giới thiệu vài nét về Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư – Lưu trữ của Ủy ban nhân
dân quận Tây Hồ.
Chương 3: Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư –
lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ.
Em xin chân thành cảm ơn đến các lãnh đạo HĐND – UBND quận Tây
Hồ, cán bộ, nhân viên Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ, đặc biệt là chị
Bùi Thị Bích Thủy đã giúp đỡ em rất nhiều trong suốt thời gian thực tập vừa
qua. Và em cũng xin chân thành cảm ơn các giảng viên khoa Văn thư – Lưu trữ
trường Đại học Nội Vụ đã giúp em để em có thể hoàn thành tốt bản báo cáo thực
tập này. Bài báo cáo còn nhiều thiếu sót vì vậy em rất mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của các thầy cô và các bạn để bài báo cáo của em có thể được hoàn
thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !
Hà Nội, ngày tháng 03 năm 2017
Sinh viên

Lương Nông Nga

2


Chương 1
GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ.
1.1.1. Lịch sử hình thành
Quận Tây Hồ được thành lập ngày 28/10/1995 theo Nghị định số 69/CP
của Chính phủ ngày 28/10/1995 Nghị định của Chính phủ về việc thành lập
quận Tây Hồ thuộc Thành phố Hà Nội.
Quận Tây Hồ được xác định là trung tâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn
hoá, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiên của Thủ đô Hà Nội. Quận nằm ở phía
Tây Bắc của Hà Nội. Diện tích 24,0km2, gồm 8 phường: Bưởi, Yên Phụ, Thuỵ
Khuê, Tứ Liên, Quảng An, Nhật Tân, Xuân La, Phú Thương. Phía đông giáp
quận Long Biên; Phía tây giáp huyện Từ Liêm và quận Cầu Giấy; Phía nam giáp
quận Ba Đình; Phía bắc giáp huyện Đông Anh. Quận Tây Hồ có địa hình tương
đối bằng phẳng, có chiều hướng thấp dần từ bắc xuống nam. Dân số của quận
(đến năm 2005) là 109.163 người, mật độ dân số là 4.547 người/km 2, quận Tây
Hồ có mật độ dân số thấp nhất trong các quận nội thành.
1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của UBND quận Tây Hồ
Chức năng của UBND quận Tây Hồ: UBND quận Tây Hồ là cơ quan
hành chính nhà nước ở địa phương, quản lý phạm vi lãnh thổ của quận theo
Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyết của HĐND quận và cơ quan cấp trên
trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, An ninh, Xã hội, Quốc phòng. UBND
quận Tây Hồ do HĐND cùng cấp bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, và là
cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng
cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.

Nhiệm vụ và quyền hạnh của UBND quận Tây Hồ
UBND Quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động
theo Luật Tổ chức HĐND và UBND.
UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thể
lãng đạo, cá nhân phụ trách cụ thể như sau:
3


- UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hành các nhiệm vụ,
chương trình công tác tuần, tháng , quý, năm đã đề ra.
- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh Quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận. Xây dựng kế hoạch
đầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấp
thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch.
- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biện
pháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh - Quốc
phòng, Thông qua các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận.
- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy
và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước. Bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBND
quận trực tiếp quản lý.
- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủ
chốt do UBND quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy định của Luật
Khiếu nại tố cáo.
- Kiểm điểm, đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và mỗi cá
nhân thành viên của UBND quận hàng năm.
- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền
của UBND quận.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ
Theo Quyết định số: 01/2016/QĐ-UBND ngày 25/7/2016 Quyết định Ban
hành Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2016 2021 Khóa V, UBND quận Tây Hồ gồm:

01 Chủ Tịch – Đ/c Đỗ Anh Tuấn
Phó Chủ tịch – Đ/c Nguyễn Lê Hoàng
Phó Chủ tịch – Đ/c Nguyễn Đình Khuyến
Phó Chủ tịch – Đ/c Phạm Xuân Tài
UBND quận Tây Hồ gồm có: 12 phòng ban bao gồm:
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ
4


Quyết định số: 02/2016/QĐ-UBND ngày 10/10/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ Về việc quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
cơ cấu tổ chức của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây
Hồ.
- Thanh Tra quận
Quyết định số: 03/2016/QĐ-UBND ngày 03/11/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ Về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Thanh tra quận.
- Phòng Nội Vụ
Quyết định số: 04/2016/QĐ-UBND ngày 18/11/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Nội Vụ.
- Phòng Tài chính – Kế hoạch
Quyết định số: 05/2016/QĐ-UBND ngày 22/11/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Tài chính - Kế hoạch.
- Phòng Văn hóa và thông tin
Quyết định số: 06/2016/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2016 Quyết
định của UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Phòng Văn hóa và Thông tin quận.
- Phòng Tư pháp

Quyết định số: 07/2016/QĐ-UBND ngày 24 tháng 11 năm 2016 Quyết
định của UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Phòng Tư pháp.
- Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội
Quyết định số: 08/2016/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội.
- Phòng Quản lý đô thị
Quyết định số: 09/2016/QĐ-UBND ngày 05/12/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Quản lý đô thị.
5


- Phòng Kinh tế
Quyết định số: 10/2016/QĐ-UBND ngày 06/12/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Kinh tế.
- Phòng Tài nguyên và Môi trường
Quyết định số: 11/2016/QĐ-UBND ngày 06/12/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Tài nguyên và Môi trường.
- Phòng Y tế quận
Quyết định số: 12/2016/QĐ-UBND ngày 09/12/2016 quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Y tế quận Tây Hồ.
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
Quyết định số: 13/2016/QĐ-UBND ngày 20/12/2016 Quyết định của
UBND quận Tây Hồ về việc Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Phòng Giáo dục và Đào tạo.

1.2. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của bộ phận
văn thư – lưu trữ tại UBND quận Tây Hồ
- Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận của Văn phòng được xây dựng, sắp
xếp, bố trí theo sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng. Bộ phận văn thư – lưu trữ
của UBND quận Tây Hồ được tổ chức theo mô hình khép kín, tất cả văn bản đi
đến của cơ quan đều tập trung ở văn thư, phòng văn thư được bố trí ở tầng 1 và
nằm tách biệt so với các phòng ban chuyên môn khác, phòng làm việc được
trang bị đầy đủ các trang thiết bị làm việc cho cán bộ văn thư như: máy vi tính
02 máy, máy scan 02 máy, máy in 02 máy, tủ đựng tài liệu, văn bản, bàn làm
việc, tủ đựng tài liệu chuyển giao đi các đơn vị …
Nhân sự: 03 nhân sự làm công tác Văn thư – Lưu trữ tại Văn phòng
HĐND và UBND quận trong đó:
02 Công chức
01 Hợp đồng lao động có trình độ cử nhân hành chính và luật.
Chương 2
6


THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ
2.1. Hoạt động quản lý
Công tác văn thư – lưu trữ luôn nhận được sự quan tâm của toàn thể lãnh
đạo và cán bộ, nhân viên tại UBND quận Tây Hồ bằng việc:
UBND quận đã ban hành một số văn bản quản lý về công tác văn thư:
- Kế hoạch số 45/KH-UBND ngày 29/01/2016 Kế hoạch công tác văn thư
- lưu trữ năm 2016.
- Kế hoạch số: 208/KH-UBND ngày 01/12/2015 của UBND quận về việc
sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm trên địa bàn quận Tây Hồ (giai đoạn 2015 2020).
- Quyết định số: 56/QĐ-UBND ngày 10/01/2012 Quyết định Ban hành hệ
thống tài liệu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Ủy ban

nhân dân quận Tây Hồ. Trong đó quy trình chung có quy trình Quản lý tài liệu
(Mã số QT 01), quy trình quản lý hồ sơ (Mã số QT – 03). Quy trình chuyên môn
có quy trình Xử lý văn bản đi – đến (Mã số QT- 04).
Công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật văn thư lưu trữ luôn được lãnh
đạo quận quan tâm, vì công tác văn thư – lưu trữ là một trong những công việc
quan trọng trong hoạt động của cơ quan, gắn liền với hoạt động của bộ máy
quản lý của cơ quan liên quan đến chất lượng quản lý của cơ quan, phục vụ các
nhu cầu khác nhau của đời sống xã hội thông qua việc khai thác các thông tin
quá khứ có trong tài liệu do vậy quận đã tổ chức nhiều đợt tập huấn các văn bản
pháp luật liên quan đến công tác kiểm tra văn bản và văn thư lưu trữ cụ thể trong
năm 2014 vào ngày 12/11/2014 UBND quận đã chỉ đạo Phòng Nội vụ phối hợp
với phòng Tư pháp tổ chức tập huấn đối tượng là các thủ trưởng các phòng, ban
chuyên môn, Chủ tịch UBND các phường và công chức, viên chức, lao động
hợp đồng làm công tác văn thư – lưu trữ của đơn vị mình.
UBND quận còn thường xuyên thanh tra, kiểm tra việc chấp hành tất cả
các quy định của pháp luật, trong đó có pháp luật về văn thư, lưu trữ bao gồm
công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản, văn thư lưu trữ.
7


2.2. Hoạt động nghiệp vụ về công tác văn thư - lưu trữ
2.2.1. Hoạt động nghiệp vụ về văn thư
- UBND quận luôn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
ISO 9001: 2008 trong việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.( Xem phụ lục)
- Thống nhất quy trình soạn thảo và ban hành văn bản, các quy định về
thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến, quy
chế quản lý và sử dụng con con dấu theo quy định của pháp luật.
Việc soạn thảo văn bản UBND luôn thực hiện đúng theo quy trình soạn
thảo văn bản được quy định, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày theo thông tư
số: 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản hành chính đối với văn bản hành chính thông thường.
Quy trình soạn thảo được thực hiện như sau:
Bước 1. Đơn vị soạn thảo xác định mục đích, tính chất và xác định hình
thức văn bản.
Bước 2. Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cần đề cập đến trong nội
dung văn bản.
Bước 3. Xây dựng đề cương và viết bản thảo văn bản. Nếu là các văn bản
quan trọng có liên quan đến nhiều đơn vị , phòng, ban thì đơn vị soạn thảo gửi
bản thảo văn bản đến các đơn vị liên quan xin ý kiến đóng góp.
Bước 4. Trình thủ trưởng đơn vị phê duyệt về nội dung văn bản và ký
nháy chịu trách nhiệm về nội dung văn bản.
Bước 5. Trình Chánh văn phòng phê duyệt và ký nháy chịu trách nhiệm
về hình thức văn bản.
Bước 6. Trình lãnh đạo cơ quan phê duyệt và ký ban hành văn bản.
Bước 7. Chuyển văn bản xuống văn thư cơ quan đăng ký văn bản ban
hành, ghi số và ngày tháng văn bản.
Bước 8. Sao in văn bản phát hành.
Bước 9. Văn thư đóng dấu và phát hành văn bản.
Thể thức của văn bản: Gồm 9 yếu tố thể thức
+ Quốc hiệu: Quốc hiệu ghi trên văn bản bao gồm 2 dòng chữ: “CỘNG
8


HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc lập - Tự do - Hạnh
phúc”. Quốc hiệu được trình bày ở trang đầu tiên, phía trên cùng và ở bên tay
phải. Dòng thứ nhất “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được
trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, có kiểu chữ đứng, đâm. Dòng
thứ hai “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ
chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng đậm và ở giữa so với dòng thứ nhất, bên dưới có
đường kẻ ngang, nét liền.

+ Tên cơ quan “ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ”
Tên cơ quan được trình bày ở trang đầu, phía trên cùng và bên tay trái.
Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ bằng cỡ chữ của quốc hiệu; kiểu chữ
đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang độ dài bằng 1/2 dòng chữ được dặt ở
giữa.
+ Số và ký hiệu của văn bản
Số của văn bản: Là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của UBND quận
Tây Hồ.
Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.
+ Ký hiệu của văn bản
Ký hiệu của văn bản có tên loại bao gồm: chữ viết tắt của tên loại văn bản
và chữ viết tắt của tên của Ủy ban nhân dân (UBND).
Ký hiệu của văn bản là công văn bao gồm: Chữ viết tắt của Ủy ban nhân
dân (UBND) và chữ viết tắt của đơn vị soạn thảo văn bản đó.
Ký hiệu văn bản được trình bày ở dưới tên “ỦY BAN NHÂN DÂN
QUẬN TÂY HỒ”. Từ “Số” được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng
chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ “Số” có dấu hai chấm; với những
số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu
gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-)
không cách chữ.
+ Địa danh và ngày tháng năm ban hành văn bản
9


Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng
một dòng với số, ký hiệu văn bản, tại ô số 4, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13
đến 14, kiểu chữ nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa
danh có dấu phẩy; địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc

hiệu.
+ Nội dung văn bản
Phần nội dung (bản văn) được trình bày bằng chữ in thường (được dàn
đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn
bản phải dùng cùng một cỡ chữ); khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải phải lùi
vào từ 1cm đến 1,27cm (1 default tab); khoảng cách giữa các đoạn văn
(paragraph) đặt tối thiểu là 6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line
spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt
(exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa các dòng là 1,5 dòng (1,5
lines).
+ Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
Trường hợp ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt)
vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN NHÂN DÂN
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết
tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trường hợp cấp phó được giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký
thay cấp trưởng;
Trường hợp ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào
trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TL. CHỦ TỊCH
CHÁNH VĂN PHÒNG
Trường hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy
quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ
10

13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
+ Dấu của Ủy ban nhân dân
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và
Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan.
+ Nơi nhận
Nơi nhận xác định những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn
bản và có trách nhiệm như để xem xét, giải quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám
sát; để báo cáo; để trao đổi công việc; để biết và để lưu.
+ Ngoài những thành phần trên còn có: Dấu chỉ mức độ mật, khẩn, dấu
thu hồi ….
Hàng năm UBND tiếp nhận và ban hành văn bản với một số lượng lớn cụ
thể: Trong năm 2014
+ Văn bản đến: UBND tiếp nhận: 7830 văn bản.
+ Văn bản đi: UBND ban hành 9927 văn bản, trong đó:
Quyết định: 5419 văn bản
Báo cáo: 95 văn bản
Công điện: 03 văn bản
Chỉ thị: 02 văn bản
Thông báo: 642 văn bản
Công văn: 1112 văn bản
Nghị quyết: 02 văn bản
Tờ trình: 53 văn bản
Kế hoạch: 149 văn bản
Quản lý văn bản đến: Khi tiếp nhận văn bản phân loại, bóc bì cán bộ phụ
trách sẽ đăng ký vào sổ bằng phần mềm trên máy tính: có hai hệ thống số là của
trung ương và địa phương, số được đánh số từ số 01 ngày 01/01 đến ngày 31/12
hàng năm.( Xem phụ lục)
Quản lý văn bản đi: Văn bản đi được quản lý bằng hệ thống sổ theo đúng
quy trình kiểm soát hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008.

11


- Xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hiện hành của cơ quan; danh
mục thành phần tài liệu của cơ quan, đơn vị thuộc nguồn lưu tài liệu vào Chi cục
Văn thư – Lưu trữ Thành phố.
Nội dung việc lập Dang mục hồ sơ
+ Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ
+ Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc
người lập
+ Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ
+ Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ
- Thực hiện việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu
trữ. Cán bộ trong cơ quan được phân công giải quyết công việc nào thì lập hồ sơ
về công việc đó, và căn cứ vào danh mục hồ sơ cần nộp lưu vào lưu trữ cơ quan
thì nộp vào lưu trữ theo thời gian quy định.
Mở hồ sơ công việc gồm:
+ Mở hồ sơ
Cán bộ, công chức, viên chức lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin
ban đầu về hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ. Cán bộ, công
chức, viên chức được phân công giải quyết công việc nào thì lập hồ sơ về công
việc đó.
+ Thu thập văn bản vào hồ sơ
Sau khi mở hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thu thập, cập nhật tất cả
văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ
sơ tương ứng đã mở.
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ
Cán bộ, công chức, viên chức tiến hành kiểm tra mức độ đầy đủ của văn
bản, tài liệu có trong hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ. Sau đó xem xét loại ra
khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu đã có bản chính (trừ bản thảo về

vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan hoặc ý kiến góp ý
của các cơ quan hữu quan hoặc bản thảo mà thấy cần thiết phải giữ lại. Cuối
cùng sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
12


Mỗi hồ sơ được lập đều phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của UBND
quận Tây hồ, đơn vị hình thành hồ sơ. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ
đều có sự liên quan chặt che với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự
việc hay trình tự giải quyết công việc. Văn bản trong hồ sơ đều là bản chính
hoặc bản sao có giá trị và có thời hạn bảo quản tương đối đồng đều.
Thời hạn nộp lưu tài liệu là: trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc
kết thúc và sau 03 tháng kể từ khi công việc được quyết toán đối với tài liệu xây
dựng cơ bản.
- Quản lý và sử dụng con dấu
Con dấu của UBND quận được thủ trưởng cơ quan quản lý, và sử dụng;
cán bộ văn thư giúp thủ trưởng trực tiếp sử dụng bảo quản và đóng dấu lên văn
bản.
Con dấu được đặt tại phòng văn thư của cơ quan và được quản lý chặt
chẽ.
Việc sử dụng con dấu: Dấu được đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều
theo quy định. Dấu chỉ đóng vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký
của người có thẩm quyền. Dấu được đóng lên 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Sau khi kết thúc ngày làm việc con dấu được cán bộ văn thư cất vào ngăn
tủ có khóa. Không ai được tự ý đóng dấu, cán bộ văn thư là người trực tiếp đóng
dấu khi văn bản đã đủ yêu cầu.
2.2.2.Hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ
- Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ: đều
được thực hiện theo đúng quy định, hồ sơ lập ra phản ánh đầy đủ, đúng quy
định, thủ tục đối với từng công việc, nhiệm vụ chuyên môn, văn bản, tài liệu đưa

vào hồ sơ là bản chính hoặc bản sao có giá trị như bản chính và có thời hạn bảo
quản tương đối đồng đều.
- Thu thập tài liệu vào lưu trữ: UBND quận lập kế hoạch và tổ chức thực
hiện thu hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn và
đúng thủ tục quy định; lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch thu tài liệu đã
đến hạn nộp lưu của đơn vị (thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử) vào Chi cục
13


Văn thư – Lưu trữ Thành phố.
- Thành phần nộp lưu tài liệu vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ: UBND đã
ban hành danh mục các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ UBND
quận Tây Hồ (Ban hành kèm theo quyết định số: 1023/QĐ-UB ngày 30 tháng 8
năm 2006 của UBND quận Tây Hồ).
+ Hội đồng nhân dân quận
+ Văn phòng HĐND và UBND quận
+ Thanh tra quận
+ Phòng Tư pháp
+ Phòng Tổ chức chính quyền (Phòng Nội Vụ)
+ Phòng Tài nguyên Môi trường
+ Phòng Xây dựng Đô thị
+ Phòng Kế hoạch – Kinh tế
+ Phòng Tài chính
+ Phòng Lao động Thương binh xã hội
+ Phòng Văn hóa thông tin – Thể dục thể thao
+ Phòng Giáo dục và đào tạo
+ Ban QLDA quận
+ Ban QLDAXDHTKTXQ Hồ Tây
+ Trung tân Y tế ( Phòng Y tế)
+ Ủy ban DS – GĐ – TE

+ Thanh tra Xây dựng
+ Các ban quản lý chợ
- Thành phần tài liệu nộp lưu: Danh mục thành phần tài liệu thuộc diện
nộp vào lưu trữ UBND quận Tây Hồ (Ban hành kèm theo quyết định số
1023/QĐ-UB ngày 30 tháng 8 năm 2006 của UBND quận Tây Hồ)
A. HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN
1.1 Văn bản hướng dẫn chỉ đạo về các hoạt động của HĐND quận.
1.2 Báo cáo tổng kết công tác năm, sơ kết giữa nhiệm kỳ, tổng kết hết
nhiệm kỳ của HĐND quận.
14


1.3 Tài liệu về các cuộc tiếp xúc cử tri, giải quyết kiến nghị của cử tri.
1.4 Tập thông báo của Thường trực HĐND quận về công tác tiếp dân.
1.5 Hồ sơ kỳ họp (Thường kỳ, bất thường) của HĐND quận các khóa
(Mỗi kỳ họp một hồ sơ gồm: Giấy triệu tập, Chương trình kỳ họp, lời khai mạc
và bế mạc, danh sách đại biểu, các báo cáo, tờ trình tại kỳ họp, Nghị quyết biên
bản kỳ họp, các tham luận tại kỳ họp, tờ trình kỳ họp, thông báo kết quả kỳ họp
và các tài liệu liên quan khác)
B. UỶ BAN NHÂN DÂN
I. TỔNG HỢP
1. công tác lãnh đạo, chỉ đạo
1.1 Chủ trương chính sách chung của Đảng và nhà nước về kinh tế, văn
hóa, xã hội của quận.
1.2 Hồ sơ kiểm tra công tác quận
1.3 Hồ sơ hội nghị
1.4 Sổ ghi biên bản các cuộc họp và sổ công tác của lãnh đạo UBND quận
1.5 Kế hoạch, báo cáo công tác năm cảu các phòng, ban, ngành, UBND
các phường.
1.6 Tập văn bản quy phạm pháp luật của các đơn vị.

2. Thi đua khen thưởng
2.1 Tập quy định, quy chế của UBND quận về công tác thi đua khen
thưởng.
2.2 Hồ sơ hội nghị về công tác thi đua khen thưởng do UBND quận tổ
chức.
2.3 Báo cáo về các phong trào thi đua khen thưởng trên địa bàn quận.
2.4 Báo cáo công tác thi đua khen thưởng của UBND quận, các ngành,
các phường do UBND Thành phố phát động.
2.5 Hồ sơ khen thưởng các danh hiệu đối với tập thể và cá nhân.
2.6 Các sổ vàng khen thưởng
3. Hành chính – văn thư – lưu trữ
3.1 Kế hoạch, báo cáo công tác năm của Văn phòng HĐND và UBND
15


quận
3.2 Hồ sơ về công tác cải cách hành chính của UBND quận
3.3 Hồ sơ về việc thực hiện công tác rà soát văn bản quy phạm pháp luật
của UBND quận.
3.4 Hồ sơ hội nghị, công tác văn phòng do UBND quận triệu tập.
3.5 Tập văn bản của UBND quận quy định, hướng dẫn về công tác văn
thư lưu trữ trên địa bàn quận.
3.6 Chương trình, kế hoạch và báo cáo cảu UBND quận về công tác văn
thư lưu trữ hàng năm.
3.7 Các loại sổ sách
Sổ đăng ký công văn đi, đến
Mục lục hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn, lâu dài
3.8 Các tập lưu văn bản đi của UBND và văn phòng HĐND và UBND
quận.
3.9 Tài liệu sưu tầm, ghi chép về lịch sử của quận, kể cả tài liệu phim,

ảnh, ghi âm, ghi hình ..
II. NỘI CHÍNH
1. Địa giới hành chính
1.1 Văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác địa giới hành chính của quận.
1.2 Hồ sơ tài liệu về xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh đại giới hành
chính quận, phường trình các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
1.3 Hồ sơ bản đồ địa giới hành chính quận, phường.
2. Tổ chức bộ máy
2.1 Hồ sơ về việc thành lập, giải thể, hợp nhất, chia tách, đổi tên, sắp xếp
lại tổ chức bộ máy của UBND quận, phường và các đơn vị thuộc quận.
2.2 Hồ sơ hội nghị về công tác tổ chức do UBND quận chủ trì
2.3 Tập văn bản quy định về quy chế hoạt động và phân công trách
nhiệm, lề lối làm việc, quan hệ công tác của UBND quận, các phòng, ban
chuyên môn và các đơn vị trực thuộc.
2.4 Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ, lao động tiền lương hàng
16


năm của UBND quận, phường và các đơn vị trực thuộc.
3. Bầu cử
3.1 Hồ sơ về tổ chức bầu cử Đại biểu Quốc hội và HĐND các cấp ở quận
3.2 Hồ sơ, tài liệu khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc bầu cử.
4. Tổ chức cán bộ
4.1 Hồ sơ, tài liệu về thực hiện biên chế, lao động tiền lương hàng năm
của UBND quận và các đơn vị trực thuộc. tiêu chuẩn chức danh, thi tuyển, nâng
ngạch, định mức lao động, thống kê số lượng, chất lượng cán bộ.
4.2 Các báo cáo chuyên đề vể cán bộ, lao động, tiền lương của UBND
quận, thực hiện tiêu chuẩn chức danh, thi tuyển, nâng ngạch, định mức lao động,
thống kê số lượng, chất lượng cán bộ.
4.3 Hồ sơ về bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân chuyển, điều động cán bộ lãnh

đạo, chuyên viên thuộc UBND quận.
4.4 Hồ sơ, tài liệu về thực hiên công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của
quận, phường và các đơn vị trực thuộc.
4.5 Hồ sơ, tài liệu về quản lý công tác đào tạo tại các trường, cơ sở dạy
nghề thuộc UBND quận.
4.6 Sổ thống kê cán bộ của UBND quận.
5. Quốc phòng
5.1 Kế hoạch, báo cáo năm, dài hạn về công tác xây dựng và củng cố
quốc phòng trên địa bàn quận.
5.2 Hồ sơ về tuyển quận hàng năm.
5.3 Tập báo cáo chuyên đề về công tác quận sự.
6. An ninh
6.1 Kế hoạch, báo cáo công tác năm, quý, tháng … của công an quận
6.2 Tập báo cáo kết quả các đợt công tác, chiến dịch ra quân của công an
quận.
6.3 Hồ sơ, tài liệu về các hoạt động giữ gìn trật tự an toàn xã hội trên địa
bàn quận.
7. Thanh tra
17


7.1 Văn bản hướng dẫn chỉ đạo về công tác thanh tra tại quận.
7.2 Kế hoạch, báo cáo của UBND quận về công tác thanh tra hàng năm.
7.3 Hồ sơ các đợt thanh tra điểm của quận thực hiện ở các phường và các
đơn vị trực thuộc.
7.4 Hồ sơ thanh tra các vụ việc lớn do quận thực hiện.
7.5 Thanh tra và kết luận thanh tra các vụ việc về khiếu nại tố cáo.
7.6 Quản lý về hoạt động thanh tra kiểm tra.
8. Tư pháp
8.1 Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác năm, quý, tháng … của viện

kiểm sát nhân dân quận.
8.2 Báo cáo của viện kiểm sát nhân dân quận về các vụ việc điển hình.
8.3 Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác năm, quý, tháng … của
Tòa án nhân dân quận.
8.4 Báo cáo của Tòa án nhân dân quận về các vụ việc điển hình.
8.5 Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tư pháp trên địa bàn quận.
8.6 Văn bản về cải cánh tư pháp ở quận.
8.7 Hồ sơ, tài liệu về công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật trên đại
bàn quận.
8.8 Kế hoạch, báo cáo công tác tư pháp hàng năm của UBND quận.
8.9 Báo cáo về công tác hộ tịch.
8.10 Báo cáo về hoạt động công chứng.
8.11 Xây dựng văn bản pháp quy.
III. KINH TẾ
1. Tài chính
1.1 Văn bản, tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về công tác tài chính trên địa bàn
quận.
1.2 Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính hàng năm cảu UBND quận.
1.3 Báo cáo công tác tài chính hàng năm của UBND quận.
1.4 Hồ sơ, tài liệu về ngân sách hàng năm của UBND quận.
1.5 Hồ sơ, tài liệu về ngân sách hành năm của các đơn vị trực thuộc và
18


các phường.
1.6 Hồ sơ về thanh tra tài chính tại cơ quan UBND quận theo chế độ
thường xuyên hoặc đột xuất.
2. Thương mại – Du lịch
2.1 Tập văn bản của UBND quận ban hành quy chế, quy định về quản lý
lĩnh vực thương mại, du lịch.

2.2 Báo cáo về hoạt động thương mại, du lịch hàng năm trên địa bàn
quận.
2.3 Hồ sơ về quy hoạch phát triển thương mại, du lịch trên địa bàn quận.
2.4 Báo cáo về công tác giám định chất lượng hàng hóa lưu thông trên địa
bàn quận.
2.5 Hồ sơ, tài liệu về quản lý các lò mổ gia súc.
3. Công nghiệp
3.1 Hồ sơ, tài liệu về quy hoạch xây dựng và phát triển ngành tiểu thủ
công nghiệp trên địa bàn quận.
3.2 Kế hoạch, báo cáo năm về tình hình sản xuất thủ công nghiệp trên địa
bàn quận.
3.3 Hồ sơ, tài liệu về tiếp nhận, chuyển giao công nghệ cho sản xuất thủ
công nghiệp.
3.4 Hồ sơ chỉ đạo điểm, xây dựng mô hình làng nghề sản xuất, HTX sản
xuất thủ công nghiệp.
4. Nông nghiệp
4.1 Tập văn bản quản lý chỉ đạo về nông nghiệp trên địa bàn quận.
4.2 Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp các vụ
mùa, hàng năm của quận và các phường.
4.3 Kế hoạch, báo cáo thanh tra về các vấn đề nông nghiệp của quận.
4.4 Hồ sơ chỉ đạo điểm, điển hình của quận về những vấn đề trong nông
nghiệp, hồ sơ theo dõi giải quyết những vấn đề về nông nghiệp.
4.5 Hồ sơ nghiên cứu đề tài khoa học về các vấn đề nông nghiệp.
4.6 Bản đồ quy hoạch và thực trạng phát triển các vùng trồng trọt trên địa
19


bàn quận.
4.7 Bản đồ các loại đất canh tác trên địa bàn quận.
4.8 Hồ sơ, tài liệu quản lý việc sử dụng đất nông nghiệp trên địa bàn quận

4.9 Sổ sách thống kê, theo dõi, số liệu điều tra tổng hợp về tình hình biến
động, phát triển các vấn đề trong nông nghiệpcủa quận.
4.10 Hồ sơ, tài liệu về công tác thú y
4.11 Hồ sơ hội nghị về nông nghiệp nói chung, hoặc hội nghị chuyên đề
trong nông nghiệp như cơ giới hóa nông nghiệp, vật tư nông nghiệp …
5. Thủy lợi
5.1 Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác thủy lợi hàng năm của
UBND quận.
5.2 Tập văn bản quản lý chỉ đạo về các vấn đề thủy lợi trên địa bàn quận.
5.3 Kế hoạch, báo cáo thanh tra các vấn đề thủy lợi trong quận.
5.4 Hồ sơ chỉ đạo điểm, điển hình về những vấn đề thủy lợi trong quận
như xây dựng các trạm thủy lợi nhỏ, giải phóng các công trình lấn chiếm hành
lang bảo vệ đê …
5.5 Các báo cáo chuyên đề của quận về các vấn đề thủy lợi như công tác
phòng chống lụt bão, công tác tu bổ, củng cố hệ thống đê điều …
5.6 Kế hoạch, báo cáo thanh tra các vấn đề về thủy lợi trong quận.
5.7 Hồ sơ nghiên cứu đề tài khoa học về các vấn đề thủy lợi trong quận.
5.8 Tài liệu, bản đồ quy hoạch, thực trạng hệ thống để điều và sự phân bổ
các công trình thủy lợi trong quận.
5.9 Sổ sách thống kê theo dõi, số liệu điều tra về các vấn đề thủy lợi như
tình hình biến động về mục nước trong các năm, các vùng bị sạt lở.
5.10 Hồ sơ xây dựng, tu bổ các công trình thủy lợi trên địa bàn quận.
5.11 Hồ sơ, tài liệu về công tác phòng chống bão lụt trên địa bàn quận.
5.12 Hồ sơ, tài liệu về công tác quản lý và bảo vệ hệ thống đê điều trên
địa bàn quận.
5.13 Hồ sơ hội nghị do quận tổ chức về công tác thủy lợi nói chung, hoặc
các vấn đề thuộc thủy lợi như xây dựng, tu bổ các công trình thủy lợi, đê điều.
20

6. Quy hoạch, kế hoạch
6.1 Hồ sơ tài liệu quy hoạch tổng thể quận
6.2 Hồ sơ tài liệu quy hoạch chi tiết về các ngành (Thương mại, du lịch,
các khu đô thị …) trong quận.
6.3 Hồ sơ tài liệu về quy hoạch chi tiết các khu vực phường.
6.4 Hồ sơ, tài liệu về chương trình, dự án chiến lược phát triển kinh tế xã
hội của quận.
6.5 Hồ sơ về kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm.
6.7 Báo cáo của UBND quận về tình hình thực hiện kế hoạch.
6.8 Báo cáo của các ngành, các phường về tình hình thực hiện kế hoạch.
7. Đầu tư
7.1 Tâp văn bản quản lý chỉ đạo về lĩnh vực đầu tư ở quận.
7.2 Hồ sơ về việc thẩm định đấu thầu phê duyệt các dự án đầu tư trên địa
bàn quận.
7.3 Hồ sơ về các dự án chương trình, mục tiêu của quận.
Thực hiện công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm: Thường xuyên báo
cáo kết quả sưu tầm tài liệu lưu trữ quý, hiếm về phòng Nội Vụ, phối hợp với
phòng Nội vụ, Sở Nội vụ để thực hiện điều tra, xác định nguồn gốc tài liệu lưu
trữ quý, hiếm.
- Chỉnh lý tài liệu: Xây dựng và tổ chức thực hiện sau khi được cấp có
thẩm quyền phê duyệt Đề án, Kế hoạch phân loại, chỉnh lý và giao nộp tài liệu
lưu trữ vào lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử Thành phố thực hiện tiêu hủy tài
liệu hết giá trị theo quy định của pháp luật.
UBND quận Tây Hồ chỉnh lý theo nguyên tắc:
+ Không phân tán phông lưu trữ: Tài liệu của phông nào sẽ được chỉnh lý
theo phông đó, tránh trường hợp trùng lặp hay bỏ sót hồ sơ, tài liệu của phông.
+ Trong khi phân loại, lập hồ sơ phải luôn tôn trọng sự hình thành tài liệu
theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc và đặc biệt là không phá vỡ hồ sơ đã
được lập trước khi đã đúng trình tự giải quyết công việc và đúng với chức năng,
nhiệm vụ lập hồ sơ.

21


+ Tài liệu sau khi đã được chỉnh lý phải phản ánh được các hoạt động của
cơ quan đơn vị.
Sản phẩm của đợt chỉnh lý tại UBND quận Tây Hồ là: Tài liệu sau khi
chỉnh lý luôn được phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh, xác định được thời hạn
bảo quản cho hồ sơ, tài liệu, toàn bộ hồ sơ, tài liệu đều được hệ thống hóa, xây
dựng được công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sơ dữ liệu…, lập được danh mục
tài liệu hết giá trị.
Trong năm 2014 Kho của UBND quận đã lưu trữ 51.415 hồ sơ đã được
chỉnh lý toàn bộ, quy ra bằng 845 mét giá tài liệu bao gồm tài liệu của các
phòng, ban, đơn vị sự nghiệp thuộc quận như: Quản lý đô thị, Tài nguyên và
Môi trường, Thanh tra, Tài chính – Kế hoạch, Lao động – Thương binh và Xã
hội, Kinh tế, Văn hóa – Thông tin, Giáo dục và đào tạo, Văn phòng HĐND và
UBND quận, ...
- Bảo quản tài liệu lưu trữ
UBND quận đã bố trí 04 kho lưu trữ với diện tích 140m2
Đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất thực hiện công tác văn thư – lưu trữ:
+ Thường xuyên kiểm tra và thực hiện việc bảo trì, sửa chữa hoặc trang bị
mới các thiết bị, phương tiện thiết yếu để bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu như:
Phòng cháy, chữa cháy, chống đột nhập, máy điều hòa không khí, máy hút ẩm,
hệ thống thông gió, giá, hộp, căp tài liệu, bìa hồ sơ …
Trong kho lưu trữ UBND quận gồm có:
135 giá để tài liệu
Hệ thống báo cháy, chữa cháy tự động gồm: 8 hệ thống
Hệ thông điều hòa nhiệt độ trung tâm: 5 Hệ thống
Bình chữa cháy: 11 Bình…
+ Phòng ngừa và khắc phục tình trạng kho lưu trữ tài liệu bị ẩm, ướt, úng
ngập, duy trì nhiệt độ, độ ẩm phù hợp với từng loại tài liệu, thường xuyên thực

hiện chế độ vệ sinh kho; chống mối, mọt …
- Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ, đầu tư
thêm trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho công tác lưu trữ điện tử để đưa vào
22