Thực trạng công tác Văn thư Lưu trữ tại Cục Bảo trợ Xã hội

A. LỜI NÓI ĐẦU
Văn thư - Lưu trữ là công tác hết sức ý nghĩa và quan trọng ,là một bộ
phận không thể thiếu trong hoạt động Hành chính của mỗi Cơ quan, tổ chức.
Công tác Văn thư -Lưu trữ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành
chính được thông suốt. Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý
hành chính được nhanh chóng, chính xác đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan.Ngày
nay sự phát triển của công nghệ mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa ,nền hành
chính nhà nước cũng có sự phát triển phù hợp .Với vai trò quan trọng của công
tác văn thư lưu trữ trong lĩnh vực quản lí hành chính .Đảng và Nhà nước đang
luôn quan tâm và có những chủ trương chính sách ngày càng hiện đại công tác
này nhằm phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lí nhà nước trong mỗi cơ quan .
Thực hiện phương châm “Học đi đôi với hành” và “gắn chặt giữa lý luận
và thực tiễn” để “ra đời làm thật” trường Đại học Nội Vụ Hà Nội lên kế hoạch
cho chúng em tiến hành đi thực tập thực tế tại một số cơ quan . Qua đó sinh viên
chúng em có điều kiện liên hệ giữa kiến thức lý luận với tình hình thực tiễn,
củng cố và nâng cao các kỹ năng chuyên môn về nghề nghiệp sau này.
Được sự tiếp nhận nhiệt tình khi sinh viên dến kiến tập, thực tập của lãnh đạo
Cục Bảo trợ Xã hội thuộc Bộ LĐTB&XH,một lần nữa tôi lại quay trở lại đây
sau khi hoàn thành xong đợt kiến tập gần một năm về trước. Tôi lại tiếp tục
chọn Cục Bảo Trợ Xã Hội để nghiên cứu và học hỏi và đưa kiến thức được học
ở trường ứng dụng vào nghiệp vụ nghành tại Cục Bảo trợ xã hội thuộc Bộ
LĐTB&XH


LỜI CẢM ƠN
Là một cán bộ văn phòng tương lai ,đợt thực tập tập lần này trang bị cho
tôi nhiều kiến thức bổ ích và những kinh nghiệm cần thiết cho công việc của tôi
sau khi ra trường. Đây là dịp tôi được áp dụng những kiến thức lý thuyết đã học
vào thực tế, cùng với những cố gắng và kiên trì học hỏi, tôi đã thu được những
bài học kinh nghiệm quý giá cho bản thân về phong cách làm việc, cũng như
các nghiệp vụ chuyên môn, giúp tôi củng cố niềm tin hơn để về nghành nghề đã

chọn.
Trong thời gian thực tập tôi đã có những điều kiện hết sức thuận lợi. Được các
cô, chú, các anh, các chị trong cơ quan tạo điều kiện và hướng dẫn, giúp đỡ
phương tiện làm việc đầy đủ .Tuy nhiên, trong thời gian thực tập tôi cũng gặp
một số những khó khăn nhất định. Do kinh nghiệm làm việc chưa có, sự hiểu
biết lại chưa nhiều, còn bỡ ngỡ trước môi trường làm việc của công sở, cộng với
thời gian thực tập còn hạn chế . Mặt khác Cục bảo trợ Xã hội một đơn vị trực
thuộc Bộ LĐTB&XH, hiện tại do đặc thù hoạt động nên Cục bảo trợ chưa có
phòng,kho lưu trữ riêng, vì vậy đã ảnh hưởng đến phần nào đến kết quả thực
tập
Kết quả thực tập mà tôi thu được là thành quả của sự áp dụng lý thuyết
đã học tại nhà trường vào thực tế ở Cơ quan là sự kết hợp của lí luận chuyên
môn mà tôi đúc rút được từ cơ quan , lòng chịu khó nghiên cứu và lòng kiên trì
học hỏi của tôi, sự tạo điều kiện giúp đỡ của Thầy cô Khoa Văn thư – Lưu
trữ ,cùng các giảng viên đã hướng dẫn chu đáo trước khi chúng tôi tiến hành đi
thực tập ngoài trường . Tại cơ quan là sự giúp đỡ rất lớn của các cô, chú, các
anh, các chị trong cơ quan Cục Bảo trợ Xã hội. Qua đây, tôi xin bày tỏ sự cảm
ơn sâu sắc tới cô, chú, các anh, các chị, đặc biệt là đồng chí Trần Cảnh Tùng và
Phó Cục trưởng Cục Bảo trợ Xã hội, đã luôn hết sức tạo điều kiện và giúp đỡ để
tôi có một khoảng thời gian thực tập ý nghĩa và thành công.Tôi xin chân thành
cảm ơn./
Cấu trúc bài báo cáo gồm:


Phần I:

Giới thiệu vài nét về Cục Bảo trợ xã hội

Phần II:

Thực trạng Công tác Văn thư – Lưu trữ

Phần III:
,khuyến nghị

Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan,tổ chức và đề xuất

Phần IV:

Kết luận

Phần V:

Phụ lục


B. NỘI DUNG
Chương I
Giới thiệu vài nét về Cục Bảo trợ Xã hội
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức của Cục Bảo trợ Xã hội
Cục Bảo trợ Xã hội thành lập ngày 30/8/2013 nhằm giúp Bộ trưởng thực
hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác người cao tuổi, người khuyết tật,
trợ giúp các đối tượng bảo trợ xã hội, giảm nghèo trong phạm vi cả nước theo
quy định của pháp luật
Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức được quy định tại quyết
định số 1268 /QĐ-LĐTBXH ngày 30 tháng 08 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ
Lao động Thương binh và xã hội về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, cơ cấu tổ chức của Cục Bảo trợ Xã hội
Cụ thể như sau:

Cục Bảo trợ xã hội là đơn vị thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã
hội, có trách nhiệm giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước về
công tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp các đối tượng bảo trợ xã hội,
giảm nghèo trong phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật.
Cục Bảo trợ xã hội có tên giao dịch quốc tế là Department of Social
Assistance, viết tắt là DSA.
Cục Bảo trợ xã hội có nhiệm vụ:
1. Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ:
a) Các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật về công
tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp các đối tượng bảo trợ xã hội và
giảm nghèo.
b) Chiến lược, chương trình, quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hàng năm,
dự án, đề án về công tác người cao tuổi, người khuyết tật, trợ giúp các đối tượng
bảo trợ xã hội và giảm nghèo.
c) Chế độ, chính sách:


- Chế độ, chính sách đối với người cao tuổi, người khuyết tật;
- Chế độ, chính sách trợ giúp thường xuyên, đột xuất đối với các đối
tượng bảo trợ xã hội;
- Chế độ, chính sách trợ giúp người nghèo, người có thu nhập thấp.
d) Tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật đối với
hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực được giao.
đ) Giải pháp thực hiện các chương trình trợ giúp xã hội trong lĩnh vực
bảo trợ xã hội.
e) Quy hoạch và hướng dẫn quy hoạch mạng lưới cơ sở bảo trợ xã hội, cơ
sở cung cấp dịch vụ công tác xã hội theo thẩm quyền.
g) Qui định cụ thể điều kiện thành lập, tổ chức và hoạt động của cơ sở
bảo trợ xã hội, cơ sở cung cấp dịch vụ công tác xã hội.
h) Hệ thống chỉ tiêu giám sát, đánh giá về người cao tuổi, người khuyết

tật, đối tượng bảo trợ xã hội và giảm nghèo.
2. Hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện các quy định của Nhà nước,
của Bộ về công tác người cao tuổi, người khuyết tật và trợ giúp các đối tượng
bảo trợ xã hội và giảm nghèo.
3. Tổ chức công tác thống kê và xây dựng cơ sở dữ liệu về đối tượng
quản lý.
4. Là đầu mối giúp Bộ triển khai thực hiện Đề án Phát triển nghề công tác
xã hội trong phạm vi trách nhiệm của Bộ.
5. Tham gia phổ biến, giáo dục pháp luật; chủ trì tổng kết, đánh giá các
phong trào, mô hình, điển hình tiên tiến về công tác người cao tuổi, người
khuyết tật, trợ giúp các đối tượng bảo trợ xã hội và giảm nghèo.
6. Nghiên cứu, xây dựng chế độ chính sách đối với công chức, viên chức
trong lĩnh vực được phân công.


7. Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng danh mục vị trí việc
làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành; hướng dẫn về
vị trí việc làm, số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề
nghiệp trong đơn vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực bảo trợ xã hội theo phân
công của Bộ.
8. Giúp Bộ quản lý các hội, hiệp hội và tổ chức phi Chính phủ hoạt động
trong lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật.
9. Thực hiện hợp tác quốc tế, nghiên cứu khoa học; tham gia đào tạo bồi
dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ về công tác xã hội, người cao tuổi, người khuyết
tật, bảo trợ xã hội đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động, cộng
tác viên công tác xã hội theo phân công của Bộ.
10. Sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ và đột xuất về lĩnh vực được phân
công.
11. Quản lý công chức; cơ sở vật chất, tài chính, tài sản theo quy định của
pháp luật và phân cấp của Bộ.

12. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.
Cơ cấu tổ chức của Cục Bảo trợ xã hội:
1. Cục Bảo trợ xã hội có Cục trưởng và một số Phó Cục trưởng;
2. Các phòng chức năng:
a) Phòng Chính sách Bảo trợ xã hội;
b) Phòng Trợ giúp đột xuất;
c) Phòng Công tác xã hội;
d) Văn phòng Cục;
đ) Phòng Tài chính - Kế toán;
e) Văn phòng Điều phối các hoạt động hỗ trợ người khuyết tật Việt Nam.


Cục trưởng Cục Bảo trợ xã hội có trách nhiệm ban hành và tổ chức thực
hiện Quy chế làm việc và quan hệ công tác của Cục; quy định chức năng, nhiệm
vụ của các phòng và văn phòng thuộc Cục; sắp xếp, phân công nhiệm vụ cụ thể
cho công chức trong Cục để thực hiện chức năng, nhiệm vụ được giao.
Quyết định số 1268 /QĐ-LĐTBXH: Phụ lục 01
Sơ đồ cơ cấu tổ chức: Phụ lục 02
2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận
Văn thư, lưu trữ.
Cho đến nay do đặc điểm quy mô hoạt động nên Cục Bảo trợ Xã hội vẫn
chưa có các quy định về Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của
bộ phận Văn thư, lưu trữ. Cục Bảo trợ Xã hội chưa có phòng lưu trữ và cán bộ
lưu trữ chuyên trách. Lượng tài liệu ở mức độ vừa phải. Bộ phận văn thư của
Cục Bảo trợ Xã hội trực thuộc Văn phòng Cục, bao gồm có 02 văn thư chuyên
trách và các phòng có văn thư kiêm nhiệm riêng. Công tác văn thư được thực
hiện theo mô tả công việc:
Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến
+ Nhận văn bản đến.
+ Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.

+ Trình văn bản đến.
+ Đăng ký văn bản đến.
+ Chuyển giao văn bản đến.
+ Giúp chánh văn phòng theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến.
Đối với việc quản lý văn bản đi
+ Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi.
+ Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi.
+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu.
+ Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường.
+ Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển
giao văn bản.
Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành
+ Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục
hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục.
+ Giúp chánh văn phòng kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào


lưu trữ hiện hành.
+ Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ hiện hành.
Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu
+ Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan
+ Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan

Chương II
Thực trạng và vai trò công tác Văn thư, Lưu trữ tại Cục Bảo trợ Xã
hội
2.1. Hoạt động quản lý
Công tác văn thư, lưu trữ là hoạt động không thể thiếu ở bất kỳ cơ quan
nào. Công tác văn thư, lưu trữ là bộ phận gắn liền với hoạt động quản lý Nhà
nước và ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý. Đây không chỉ là công việc

hành chính thông thường là quản lý văn bản giấy tờ các thủ tục hành chính
trong cơ quan, mà đối với các cơ quan nó còn là kim chỉ nam thông suốt quá
trình hình thành và giải quyết văn bản của lãnh đạo
Để đảm bảo thực hiện tốt công tác Văn thư - Lưu trữ, nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động. Công tác Văn thư Lưu trữ tại Cục Bảo trợ Xã hội áp dụng các
văn bản quy phạm pháp luật và cập nhật thường xuyên các văn bản của Cục văn
thư lưu trữ nhà nước như:
+ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;


+ Pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội số 30/2000/PLUBTVQH10 ngày 28 tháng 12 năm 2000 về bảo vệ bí mật nhà nước
+ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm
2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
110/2004/NĐ-CP;
+ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ
chức;
+ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội
vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
+ Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ trưởng Bộ Tư
pháp về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật;
+ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 của bộ
trưởng Bộ Nội vụ về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;…
+Công văn số 1408/VTLTNN-NVTW ngày 22/12/2016 của Cục văn thư
và lưu trữ nhà nước hướng dẫn phowng hướng nhiệm vụ công tác văn thư, lưu
trữ nam 2017 đối với các cơ quan tổ chức trung ương (22/12/2016)
+ Công văn số 03/VTLTNN-NVĐP ngày 03 tháng 01 năm 2017 của cục
văn thư và lưu trữ nhà nước về vệc góp ý dự thảo Chỉ thị của thủ tướng chính

phủ về tăng cường về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ ,tài liệu vào lưu trữ
cơ quan,lưu trữ lịch sữ các cấp (03/01/2017)
Ngoài ra để thống nhất việc quản lý Công tác Văn thư lưu trữ, hiện tại
Cục Bảo trợ Xã hội đang áp dụng chế Văn thư, lưu trữ của Bộ Lao động
Thương binh và Xã hội ban hành theo quyết định số 1486/QĐ-LĐTBXH ngày
03/10/2013 cuả Bộ trưởng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội


Sau gần 1 năm quay lại Cục tôi nhận thấy khá nhiều sự thay đổi trong cục như
nhân sự và phương thức lưu trữ nhưng Cục Bảo trợ Xã hội vẫn chưa có bộ
phận lưu trữ riêng biệt, chỉ có bộ phận Văn thư, Bộ phận văn thư trực thuộc Văn
phòng Cục, bao gồm có 02 văn thư chuyên trách và các phòng có văn thư kiêm
nhiệm riêng;
+ Văn thư của Cục Bảo trợ xã hội hoạt động theo chế độ thủ trưởng.
Chánh văn phòng phụ trách công tác chung, chịu trách nhiệm trước Cục trưởng
về mặt hoạt động văn phòng. Cán bộ văn thư chịu trách nhiệm trước Chánh văn
phòng về các khâu nghiệp vụ đựơc giao;
+ Văn phòng Cục Bảo trợ Xã hội có trách nhiệm kiểm tra thể thức, hình
thức và thể hiện thủ tục khi ban hành văn bản của Cục, sau khi được cấp có
thẩm quyền ký.
- Lãnh đạo Cục rất quan tâm tới công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện tốt
các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ và công tác bảo vệ bí
mật nhà nước
+ Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng
cao kỹ năng nghiệp vụ cho cán bộ.
+ Văn thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị hiện đại và được ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản, như được nối mạng
LAN và cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ công việc, đáp
ứng nhu cầu thực hiện nhiệm vụ.
+ Do tính chất quan trọng của văn thư nên cục đã bổ sung thêm một nhân

sự mới thuộc đại học chính quy đúng chuyên nghành văn thư lưu trữ
2.2. Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1. Công tác Văn thư
Công tác văn thư của Cục Bảo trợ Xã hội thực hiện hình thức văn thư tập
trung nghĩa là tất cả các văn bản đến của cơ quan đều tập trung tại văn thư để
vào sổ đăng ký văn bản đến và trình lãnh đạo Cục xem xét giải quyết, sau đó sẽ
quay lại văn thư để đăng ký vào sổ chuyển giao và gửi đến các phòng liên quan
Công tác văn thư của cơ quan đã và đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư
thường xuyên và liên tục đó là:
2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản


a) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là một trong những yếu tố quan
trọng để đảm bảo chất lượng của văn bản.
- Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Cục Bảo trợ Xã hội cơ bản
đã thực hiện đúng với quy định của nhà nước. Trong quá trình soạn thảo văn
bản, Cục đã áp dụng đầy đủ các yếu tố theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08 tháng 04 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Các văn bản do Cục
Bảo trợ Xã hội ban hành được trình bày đúng thể thức theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày của văn bản hành chính
b) Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của
- Hiện nay Cục Bảo trợ xã hội đã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
ISO 9001: 2000, tất cả các cán bộ đều được tập huấn nghiệp vụ quản lý hành
chính, soạn thảo văn bản.
* Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản:
• Bước 1. Chọn tên loại văn bản
+ Xác định, mục đích, ý nghĩa và nội dung của văn bản
+ Xác định đối tượng của văn bản

• Bước 2. Soạn đề cương và thảo văn bản
+ Thu thập thông tin và xử lý thông tin
+ Xác định các ý chính
• Bước 3. Trình duyệt nội dung và tổ chức lấy ý kiến
+ Trao đổi với các đơn vị có liên quan
+ Xin ý kiến của bộ phận pháp chế
• Bước 4. Tổng hợp ý kiến và hoàn chỉnh bản thảo
+ Tổng hợp các loại ý kiến rồi bổ sung hoàn chỉnh
• Bước 5. Kiểm tra và hoàn chỉnh văn bản
+ Kiểm tra văn phong chính tả
+ Kiểm tra các yêu cầu về thể thức trình bày văn bản
+ Hoàn chỉnh văn bản


• Bước 6. Trình ký văn bản
+ Hoàn thiện văn bản cả về nội dung và hình thức
• Bước 7. Đóng dấu
+ Đóng dấu và ghi ngày, tháng, năm; Số và ký hiệu văn bản
+ Nơi nhận;
+ Đăng ký vào sổ.
• Bước 8. Phát hành và lưu văn bản
- Việc soạn thảo văn bản được cán bộ, chuyên viên soạn thảo theo tinh
thần chỉ đạo của Thủ trưởng cơ quan và quyết định của lãnh đạo phòng. Người
soạn thảo văn bản phải có trách nhiệm thu thập và tổng hợp đầy đủ các ý kiến
tham gia của lãnh đạo và các đơn vị liên quan tới nội dung văn bản; khi trình
lãnh đạo phải đính kèm vào các Nghị quyết, Chỉ thị...hoặc các vấn đề tổ chức
nhân sự, điều động, tiếp nhận cán bộ...các loại văn bản khác về chuyên môn
nghiệp vụ thì do đồng chí Cục trưởng tự đảm nhiệm.
- Tất cả các văn bản, báo cáo của Cục Bảo trợ Xã hội gửi lãnh đạo Bộ,
giám đốc công ty, các Trung tâm các địa phương phải là những văn bản có chữ

ký trực tiếp của Cục trưởng hoặc Phó Cục trưởng được uỷ quyền.
- Tất cả các thông tin báo cáo, công văn, đề xuất của phòng gửi lãnh đạo
Cục và Cục Bảo trợ Xã hội gửi lãnh đạo cấp trên cần báo cáo đồng chí lãnh đạo
nào thì phải gửi đích danh đồng chí đó. Trong văn bản ở mục nơi nhận phải ghi
rõ “xin ý kiến chỉ đạo”, “xin ý kiến tham gia”, “để biết”, “để báo cáo”...Trường
hợp có yêu cầu về thời gian trả lời cũng phải ghi rõ. Các đồng chí lãnh đạo Cục,
các đồng chí lãnh đạo các phòng nhận được công văn, tài liệu của các đơn vị,
địa phương và cá nhân xin ý kiến hoặc đề xuất, kiến nghị...phải nghiên cứu giải
quyết trả lời theo đúng thời gian yêu cầu. Trường hợp vượt quá thẩm quyền phải
xin ý kiến cấp trên.
- Các văn bản, tài liệu của Cục Bảo trợ Xã hội gửi lãnh đạo Bộ, các Vụ,
Sở, các địa phương và các tỉnh phải ghi rõ “trích yếu”; Trích yếu ghi vào góc
trên, phía bên trái dưới số công văn, ở bên phải cuối văn bản ghi đầy đủ chức
vụ, cấp bậc, họ và tên người ký văn bản đó.
- Văn phòng Cục chịu trách nhiệm, nhân bản và phát hành văn bản của
Cục đến địa chỉ nơi nhận. Việc phát hành văn bản và quản lý văn bản phát hành


phải đảm bảo thực hiện đúng quy định của pháp luật về quản lý các tài liệu,
thông tin thuộc danh mục bí mật của Nhà nước.
- Mỗi văn bản phát hành đi được lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu
tại Văn thư và một bản lưu trong hồ sơ của cán bộ, chuyên việc thuộc đơn vị
trình.
Các loại văn bản thường được ban hành nhiều đó là Công văn, Quyết
định, Báo cáo..
* Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Cục Bảo trợ Xã hội
được thực hiện rất tốt. Đội ngũ cán bộ chuyên viên của Văn phòng đáp ứng đầy
đủ năng lực về chuyên môn nghiệp vụ, các đồng chí đều có trình độ, nắm rất
chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản, về bố cục văn bản, từ ngữ và cách diễn đạt,
nên việc soạn thảo, ban hành các loại văn bản nhìn chung đều đúng quy trình,

thể thức văn bản, văn phong hành chính rõ ràng, thể hiện và truyền đạt được nội
dung chính xác.
2.2.1.2. Tổ chức giải quyết văn bản đến, đi
Văn thư thuộc Văn phòng Cục có trách nhiệm quản lý và theo dõi công
văn đi, công văn đến của Cục, lập hồ sơ tài liệu, trực tiếp quản lý con dấu và
đóng dấu vào các văn bản theo quy định; bảo đảm thông tin chính xác, kịp thời
tới lãnh đạo; thực hiện đúng quy trình tiếp nhận, xử lý văn bản đi, đến.
a) Quy trình giải quyết văn bản đến
Ở Cục Bảo trợ Xã hội, bộ phận văn thư trong Văn phòng là nơi tiếp nhận
văn bản. Văn bản sau khi được tiếp nhận sẽ được vào sổ công văn đến, kẹp giấy
xử lý văn bản và chuyển cho lãnh đạo cơ quan để xin ý kiến chỉ đạo. Lãnh đạo
cơ quan cho ý kiến chỉ đạo vào phiếu xử lý văn bản, văn bản được chuyển
xuống văn phòng, văn thư văn phòng căn cứ vào sự chỉ đạo của lãnh đạo Cục
chuyển đến các đơn vị có trách nhiệm giải quyết. Văn thư theo dõi thời gian xử
lý văn bản của các đơn vị và thường xuyên báo cáo tình hình xử lý văn bản của
các đơn vị cho Chánh văn phòng và lãnh đạo Cục; Chuyển giao văn bản cho các
đơn vị; Quản lý văn bản phát hành; In sao; Lưu trữ bản gốc và các hồ sơ tài liệu
khác; Đôn đốc theo dõi đánh giá công tác lập hồ sơ công việc của các đơn vị.
Những văn bản do Lãnh đạo Cục, hoặc các phòng ban đơn vị của Cục
tiếp nhận hay chuyển phát đều phải chuyển xuống văn phòng để làm các thủ tục
về quy trình quản lý văn bản theo đúng quy định


Ngoài ra, số lượng Văn bản đến của Cục Bảo trợ Xã hội hàng năm chủ
yếu là các cơ quan, tổ chức sau:
+ Văn bản đến của Thủ tướng Chính Phủ chủ yếu là Quyết đinh, Thông báo
kết luận, Kế hoạch…
+ Văn bản đến của Các Bộ và các đơn vị thuộc Bộ gồm Quyết đinh, Công
văn...
+ Văn bản đến của các địa phương chủ yếu là Công văn , Báo cáo….

+ Văn bản đến của các đơn vị khác chủ yếu là Công văn…
Khi văn bản đến Cục Bảo trợ Xã hội sau khi được nhập dữ liệu vào phần
mềm quản lý công văn đến, sau đó chuyển vào tủ đựng văn bản đến của các
Lãnh đạo cùng với phiếu xử lý công văn. Lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo vào phiếu
xử lý công văn, văn bản được chuyển xuống tủ đựng văn bản đến của các phòng
ban đơn vị thuộc Cục có trách nhiệm giải quyết công việc. Khi các phòng nhận
văn bản sẽ phải đăng ký vào sổ quản lý công văn đến của phòng mình và ký tên
người nhận.
Trình tự xử lý văn bản đến được cán bô văn thư thực hiện thông qua các
bước sau:
Bước 1. Tiếp nhận và kiểm tra văn bản đến;
Bước 2. Tiến hành phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;
Bước 3: Đăng ký văn bản đến (việc đăng ký được thực hiện bằng phần
mềm quản ký văn bản trên máy vi tính EMOLISA)
Bước 4: Trình và sao văn bản đến;
Bước 5: Chuyển giao văn bản đến;
Bước 6: Theo dõi và giải quyết văn bản đến.
Văn thư Cục Bảo trợ Xã hội tiếp nhận và làm thủ tục tiếp nhận văn bản
đến như sau:
- Đóng dấu “Công văn đến” vào khoảng dưới mục trích yếu hoặc khoảng
trống trên đầu văn bản, ghim Phiếu xử lý công văn , ghi số công văn, ngày đến
vào dấu “công văn đến” và trên phiếu xử lý công văn


- Nhập vào hệ thống quản lý công văn trên máy tính các dữ liệu của tất cả
công văn đến: số hiệu công văn, số đến, ngày gửi, ngày nhận, cơ quan gửi, khối
cơ quan gửi, thời hạn xử lý, trích yếu công văn, loại tài liệu, ghi chú.
- Chuyển công văn tới Chánh văn phòng phân loại, xử lý sơ bộ
- Đối với các công văn có đóng dấu Mật, Tối mật, Tuyệt mật và các bì có
hàng chữ “ Chỉ người có tên trên bì mới được bóc”, Văn thư Cục không mở mà

chỉ ghi số văn bản, tên cơ quan gửi văn bản trên bì sau chuyển lãnh đạo Cục xử
lý. Công tác tiếp nhận và chuyển giao công văn mật đúng theo quy định về quy
trình quản lý văn bản mật. Chỉ có người có quyền mới được bóc bì thư có dấu
mật, văn thư chỉ được nhận văn bản và chuyển cho người có thẩm quyền xử lý,
Sau đó chuyển xuống cho Văn thư vào sổ quản lý văn bản. Văn bản mật được
cất trong tủ tài liệu được khoá bảo vệ cẩn thận.
- Phân loại, chuyển sơ bộ công văn
+ Gửi trả lại đối với công văn không đúng thể thức quy định của Nhà
nước; Yêu cầu nhân bản, hoặc đưa lên mạng LAN các văn bản quy phạm pháp
luật, thông báo để các đơn vị trong Cục Bảo trợ xã hội được biết, tham khảo
chung.
- Trình lãnh đạo Cục cho ý kiến chỉ đạo giải quyết. Lãnh đạo Cục Bảo trợ
Xã hội sau khi nghiên cứu công văn, ghi ý kiến chỉ đạo, đơn vị, chuyên viên và
thời gian giải quyết trên Phiếu xử lý công văn, lãnh đạo chuyển văn thư Cục
Bảo trợ Xã hội để chuyển tiếp công văn cho các phòng nghiệp vụ và cán bộ
công chức của Cục qua hệ thống sổ theo dõi công văn của các phòng nghiệp
vụ.
- Lưu các ý kiến chỉ đạo để theo dõi, đôn đốc xử lý.
+ Văn thư Cục Bảo trợ Xã hội căn cứ nội dung trong Phiếu xử lý công
văn, nhập vào hệ thống quản lý công văn các thông tin: đơn vị giải quyết, người
giải quyết; thời hạn giải quyết. Sau khi nhập Hệ thống Quản lý công văn, Văn
thư chuyển công văn cho các phòng nghiệp vụ, cán bộ, chuyên viên có liên
quan. Hàng ngày theo dõi việc giải quyết kịp thời năm vững các thông tin về
mức độ giải quyết để đôn đốc nhắc nhở.
Mẫu sổ theo dõi tiến độ giải quyết văn bản. Phụ lục 03
Quy trình giải quyết văn bản đi


Văn bản đi của Cục Bảo trợ Xã hội là những văn bản do Cục ban hành,
để gửi cho các cơ quan đơn vị, các tổ chức và các cá nhân có liên quan, nhằm

giải quyết các công việc theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Cục. Tất cả
các văn bản đi đều được thông qua đầu mối quản lý là văn thư cơ quan. Văn thư
có nhiệm vụ kiểm tra lại lần cuối về các yêu cầu của văn bản như thể thức, thẩm
quyền ban hành chữ ký….sau đó làm thủ tục đăng ký sổ công văn đi, cho số,
nhân bản, đóng dấu, lưu bản chính và chuyển cho bộ phận gửi đi.
Các văn bản đi do các chuyên viên tại văn phòng soạn thảo, đánh máy
đúng rõ ràng ,trình bày đúng kĩ thuật, kích cỡ giấy theo quy định của nhà nước
sau đó được trình ký. Khi có chữ ký của lãnh đạo Cục, thì tập trung lại văn thư
để lấy số, ngày tháng vào sổ theo dõi, nhân bản đóng dấu sau đó văn bản mới
được phát hành.
Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đi: Phụ lục 04
Quy trình xử lý và quản lý văn bản đi gồm:
- Bước 1: Kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày;
- Bước 2: Trình ký văn bản;
- Bước 3: Ghi số, ngày tháng, đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác;
- Bước 4: Đăng ký văn bản đi;
- Bước 5: Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi;
- Bước 6: Sắp xếp, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản.
Nhận xét: Ở Cục Bảo Trợ Xã Hội việc trình kí văn bản ngoài thực hiện
theo quy định của nhà nước thì còn có quy định riêng .Văn bản sau khi đã đánh
máy ,in xong Chánh và chánh văn phòng kiểm tra về thể thức ,nội dung văn bản
đúng chưa,hoàn chỉnh chưa rồi trình Cục trưởng hoặc Cục phó kí theo thẩm
quyền quy định trong cơ chế hoạt động của cơ quan


Việc sao gửi văn bản đi của Cục Bảo trợ Xã hội được thực hiện như
sau:
- Tất cả văn bản của Cục phát hành đi do Phó Cục trưởng ký, đều phải
gửi 01 bản báo cáo cho Cục trưởng biết;
- Trường hợp nội dung văn bản có những công việc liên quan đến các đơn

vị khác thuộc Cục Bảo trợ Xã hội, đơn vị soạn thảo gửi 01 bản hoặc chuyển
bằng Email cho đơn vị liên quan phối hợp thực hiện;
- Việc sao gửi, phổ biến thông tin trên trang Web đối với các văn bản
thuộc diện mật phải tuân thủ quy định của pháp luật hiện hành.
Cục CNĐP Quản lý văn bản trên hệ thống phần mềm quản lý công văn
.Các văn bản đến và đi của Cục đều được nhập số, kí hiệu, ngày, tháng công văn
đến và đi, trích yếu nội dung, người ký, người giải quyết, đơn vị tiếp nhận,….
vào phần mềm quản lý công văn.
Phần mềm quản lý văn bản Phụ lục 05
Mẫu sổ quản lý văn bản đến :Phụ lục 06
2.2.1.3 Quản lý và sử dụng con dấu
Dấu là thành phần thể hiện quyền lực nhà nước và cơ quan trong văn bản
đồng thời cũng là thành phần để khẳng định, đảm bảo tính chính xác và thành
phần của văn bản.
Tại Cục Bảo trợ Xã hội, con dấu đơn vị được giao cho văn thư giữ và
đóng dấu, việc đóng dấu được thực hiện theo quy định hiện hành. con dấu được
bảo quản cẩn thận và có tủ cất giữ riêng. Chánh văn phòng là người có trách
nhiệm quản lý và kiểm tra việc sử dụng con dấu của Cục.
- Việc quản lý và sử dụng con dấu của Cục CNĐP được thực hiện theo
đúng quy định của pháp luật hiện hành như: Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày
24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu; Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về Công tác văn
thư.
- Chánh Văn phòng Cục chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về việc quản
lý con dấu của Cục.


- Con dấu được bảo quản tại Văn phòng Cục do cán bộ văn thư trực tiếp
sử dụng con dấu, tổ chức quản lý và bảo quản, cán bộ văn thư không đưa con
dấu ra khỏi phòng làm việc và được bảo quản an toàn tại nơi làm việc.

- Con dấu được bảo quản tốt và vệ sinh thường xuyên.
Sử dụng con dấu:
Văn thư ở Cục Bảo Trợ đã tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước
hiện hành về sử dụng con dấu.
+ Cán bộ văn thư chỉ được đóng dấu khi văn bản đã đúng thể thức và có
chữ ký đúng của người có thẩm quyền ký văn bản.
+ Tuyệt đối không đóng dấu khống chỉ.
+ Đóng dấu phải đúng chiều, trùm lên 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Trường
hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên dấu cũ mà phải đóng vào bên
cạnh dấu cũ.
+ Khi đóng dấu phụ lục kèm theo, dấu đóng vào góc bên trái của phụ lục
và để lên hàng chữ đầu trang 1/3 đường kính con dấu (dấu treo)…
Tuy nhiên, bên cạnh đó, việc quản lý và sử dụng con dấu cũng còn một số
mặt hạn chế:
+ Dấu đóng đôi khi lệch hơn so với tiêu chuẩn, không trùm lên 1/3 chữ
ký;
+ Khi cán bộ văn thư có việc bận thì các cán bộ nhân viên các phòng ban
có thể tự ý lấy dấu đóng;
+ Do mật độ giải quyết công việc lớn nên tất cả con dấu thuộc quyền
quản lý của Văn phòng đều để ở bàn làm việc của cán bộ văn thư. Vì vậy, độ an
toàn không cao.
2.2.1.4. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Công việc này cán bộ văn thư sẽ hướng dẫn các cán bộ chuyên môn
trong các phòng ban, đơn vị thực hiện và kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện đó.
- Nội dung công việc lập hồ sơ mà các cán bộ chuyên môn phải làm ở
giai đoạn này bao gồm:
+ Mở hồ sơ;


+ Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi

và giải quyết công việc vào hồ sơ;
+ Kết thúc và biên mục hồ sơ.
Tuy nhiên khảo sát thực tế em thấy rằng hiện nay, Cục Bảo trợ Xã hội vẫn
chưa xây dựng được bản Danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm và các văn bản
hướng dẫn nghiệp vụ về việc hướng dẫn lập danh mục hồ sơ cho các cán bộ
nhân viên, dẫn tới việc lập hồ sơ tại các đơn vị đôi lúc vẫn còn gặp nhiều khó
khăn và hạn chế, điều này gây ảnh hưởng không nhỏ tới công tác lưu trữ của.
Mặt khác Trong điều kiện hiện nay Cục Bảo trợ Xã hội, do chưa có kho
lưu trữ, chưa có cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ; theo đó, cũng chưa
có định hướng, thực hiện được việc nộp tài liệu lưu. Do vậy, trước mắt các HS
sau khi các đơn vị lập xong vẫn phải tiếp tục lưu tại mỗi đơn vị.
2.2.2 Các nghiệp vụ lưu trữ
a) Vai trò của công tác lưu trữ đối với cơ quan
Tài liệu lưu trữ đuợc sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục thuộc thành
phần phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Nó mang đầy đủ ý nghĩa của một tài liệu lưu trữ
nói chung và có một vai trò, ý nghĩa rất quan trọng đối với hoạt động quản lí, điều hành
của Cục về mọi phương diện.
Thứ nhất, nó phản ánh quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của Cục
Bảo Trợ Xã Hội nói riêng và Bộ Thương Binh và Xã Hội nói chung.
Thứ hai, thể hiện đường lối của Đảng, sự lãnh đạo của nhà nước đối với
việc tổ chức và điều hành các hoạt động của các cơ quan nhà nước ở cấp cơ sở.
Thể hiện ý chí, nguyện vọng của nhân dân trong việc xây dựng và phát triển quê
hương ngày một giàu mạnh ,xóa đói giảm nghèo và trợ cấp xã hội với những mảnh
đời bất hạnh
Thứ ba, là công cụ, phương tiện để quản lí, điều hành họat động Cục được nhanh
chóng và có hiệu quả nhất.


Thứ tư, là căn cứ để tổng kết, đánh giá, kiểm tra cá nhân tập thể trong việc thực
hiện công tác lưu trữ trong cơ quan

Thứ năm, là căn cứ truy cứu trách nhiệm khi cần thiết
Thứ sáu, là nguồn thông tin vô cùng quan trọng và đáng tin cậy nhất để tra cứu
giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình hoạt động, giải quyết công việc của các
cán bộ, công chức trong Cục
Tóm lại, tài liệu lưu trữ sản sinh ra trong quá trình hoạt động của Cục có một ý
nghĩa và vai trò vô cùng quan trọng đối với cơ quan.
b) Về ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ
Nhà nước ban hành các văn bản Quy phạm pháp luật và các văn bản
dưới luật để quản lí mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, đảm bảo cho các hoạt
động đó được thực hiện một cách thống nhất, liên tục và duy trì trật tự an toàn
xã hội.
Việc tổ chức quản lí, chỉ đạo về công tác lưu trữ ở Cục Bảo Trợ Xã Hội
được thể hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và Nhà nước về công
tác lưu trữ và việc xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp
vụ về công tác lưu trữ của Cục việc ban hành các văn bản này phải không trái
với các văn bản quản lí, chỉ đạo về công tác lưu trữ của Đảng và nhà nước.
Cục Bảo trợ Xã hội do thuộc Bộ Lao Động Thương Binh và Xã Hội ,Bộ có kho
Lưu trữ cơ quan Bộ nên chưa xây dựng phòng lưu trữ và chưa có cán bộ lưu trữ
chuyên trách riêng cho Cục.Lượng tài liệu ở mức độ vừa phải, chưa phải nộp
vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. Phần lớn các tài liệu được lưu tại Văn
phòng Cục và các đơn vị chuyên môn thuộc Cục trên các giá tủ đựng tài liệu
hoặc chuyển về Bộ ,tuy nhiên các cán bộ viên chức đã được tập huấn,bồi dưỡng
về công tác lưu trữ để cá nhân tự sắp xếp,lưu trữ và bảo quản tài liệu tại tủ tài
liệu .

Tủ lưu trữ tài liệu phụ lục 07
2.2.2.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu
“Thu thập bổ sung (TTBS) tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp
liên quan đến việc xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp vào lưu trữ cơ

quan và lưu trữ quốc gia, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ
theo quyền hạn và phạm vi đã được quy định”.
- Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu của Cục Bảo trợ Xã hội chủ yếu là loại
tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý Nhà nước về lĩnh vực bảo trợ
xã hội. Các phòng chuyên môn có nhiều tài liệu như: Phòng Công tác xã hội,
Phòng chính sách xã hội.
- Nguồn tài liệu đến Cục thường là các văn bản của Văn phòng Chính
phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, các địa phương, tổ chức Đảng, Đoàn…và các
tài liệu khác có giá trị sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan và phục
vụ lâu dài trong hoạt động quản lí
- Do Cục chưa có phòng (kho) lưu trữ nên cán bộ, chuyên viên tại các
phòng chuyên môn căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình thu thập tài liệu,
lập hồ sơ và có trách nhiệm lưu giữ tài liệu có giá trị tại phòng làm việc hoặc
chuyển lưu tại văn thư, văn phòng Cục để sau khi có phòng (kho) lưu trữ sẽ giao
nộp.
2.2.2.2. Công tác chỉnh lý tài liệu
-Chỉnh lí khoa học tài liệu là kết nhiều khâu nghiệp vụ của công tác lưu
trữ như ; Lập hồ sơ,phân loại,xác định giá trị,thu thập bổ sung tài liệu nhằm để
tổ chức khoa học ,loại bỏ tài liệu hết giá trị và bảo quản tài liệu quan trọng .Tuy
nhiên ở Cục Bảo Trợ Xã Hội do đặc thù Cục chưa có phòng lưu trữ cũng như
cán bộ lưu trữ chuyên trách ,hệ thống tài liệu ở mức độ vừa phải, nên công tác
chỉnh lý tài liệu chưa được thực hiện, mới chỉ dừng lại ở việc các đơn vị trong
Cục tự phân loại, sắp xếp các loại văn bản, đưa vào cặp hộp, đựng trên các tủ tài
liệu ở phòng mình.Chính vì thế nên tài liệu ở Cục không bị bó gói lộn xộn mà
ngược lại được sắp xếp gọn gàng có khoa học ở tủ tài liệu cá nhân
- Tài liệu chưa vào kho nên Chưa biên mục được hồ sơ, xây dựng công cụ
tra tìm tài liệu…
2.2.2.3.Công tác xác định giá trị tài liệu
Xác định giá trị tài liệu là một công việc vô cùng quan trọng và có ý

nghĩa rất lớn vì toàn bộ tài liệu đưa vào lưu trữ không phải tài liệu nào cũng đều
có giá trị và cần được bảo quản và nếu công tác này được thực hiện tốt sẽ tối ưu
hóa được thành phần phông lưu trữ đảm bảo cho hồ sơ tài liệu đưa vào lưu trữ
có giá trị cao phục vụ cho tốt cho công tác khai thác sử dụng có hiệu quả. Việc


xác định giá trị của tài liệu giúp cho cơ quan quản lý tài liệu được chặt chẽ, tạo
điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập bổ sung, khắc phục tình trạng phân
tán hay tiêu huỷ tài liệu tuỳ tiện.
“Xác định giá trị (XĐGT) tài liệu là dựa trên những nguyên tắc, tiêu
chuẩn và phương pháp của lưu trữ học để định thời hạn bảo quản cho tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân theo
giá trị của chúng về các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học, lịch sử và các
giá trị khác. Từ đó, lựa chọn để thu thập bổ sung những tài liệu có giá trị cho
phông lưu trữ và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ”.
Thực trạng việc xác đinh giá trị tài liệu của Cục còn chưa được đảm bảo
Do chưa có kho lưu trữ ,chưa có cán bộ lưu trữ chuyên trách mà cán bộ
chuyên môn không có trình độ trong việc lập hồ sơ công việc, họ chỉ lập theo sự
hiểu biết của riêng mình là lập hồ sơ có nghĩa là đưa những văn bản tài liệu có
liên quan với nhau về một chỗ để cho dễ tìm khi giải quyết công việc là được.
Việc định thời hạn bảo trong văn thư chỉ được xác định tốt ở phòng văn thư vì
cán bộ văn thư đã được đào tạo nghiệp vụ và hơn ai hết họ là người ý thức
được ý nghĩa quan trọng của việc lập hồ sơ .Văn thư là đầu mối trung chuyển, là
cổng kiểm soát văn bản đi, đến của cơ quan và theo quy định toàn bộ văn bản đi
của cơ quan đều được văn thư lưu giữ, lập thành hồ sơ. Ví dụ: Tập lưu quyết
định tháng 2 năm 2014 của Cục Bảo Trợ Xã Hội được định thời hạn bảo quản là
Vinh viễn.
Việc xác định thời hạn bảo quản đối những hồ sơ tài liệu trong lưu trữ
lịch sử là chưa được tiến hành mà hồ sơ tài liệu chỉ được xác định một lần khi
đưa vào lưu trữ.

2.2.2.4. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kĩ
thuật để đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu phục vụ cho quá trình khai
thác sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
Bảo quản tài liệu là một khâu quan trọng trong công tác lưu trữ, góp phần
loại trừ được các nguy cơ gây hư hỏng tài liệu, mất tài liệu và tiết lộ thông tin,
bảo đảm sự toàn vẹn của phông lưu trữ, phục vụ tốt cho nhu cầu khai thác sử
dụng phát huy giá trị của tài liệu, thúc đẩy công tác lưu trữ phát triển.


Thực trạng việc bảo quản tài liệu của Cục như sau :
- Do chưa có phòng lưu trữ nên công tác bảo quản tài liệu còn gặp nhiều
khó khăn, nhất là phương thức bảo quản các hồ sơ, tài liệu được lâu dài
- Hệ thống tài liệu lưu có tính chất chung trang thiết bị bảo quản chủ yếu
được sử dụng trong kho lưu trữ là giá, hộp, cặp ba dây và bìa hồ sơ
-Nhìn chung công tác bảo quản tài liệu đã thực hiện tương đối tốt, tài liệu
trong tủ được bảo quản an toàn không bị nấm mốc, mối mọt và chuột bọ gây
hại, chỉ có một số tài liệu bị ố vàng do việc lưu giữ quá lâu ở văn thư và không
được bảo quản tốt
- Tuy nhiên toàn bộ văn bản, tài liệu của Cục từ năm 2010 trở lại đây đều
được bảo quản trong cặp, hộp và được đặt trên tủ đựng tài liệu, tránh mối mọt,
cháy nổ. Văn bản được sắp xếp theo tên loại, tài liệu được sắp xếp theo từng
lĩnh vực, công việc cụ thể nên rất dễ dàng cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu
và khai thác thông tin.
2.2.2.5. Công tác tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ
Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức khai thác thông tin
tài liệu lưu trữ, phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên cứu giải
quyết những nhiệm hiện hành của các cơ quan, tổ chức và cá nhân.
Tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng
nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ. Nó đòi hỏi cán bộ lưu trữ

phải nắm được thành phần và nội dung tài liệu lưu trữ, phải biết phân tích,
tổng hợp và so sánh, xử lý các nguồn thông tin để giải quyết những vấn đề một
cách khoa học nhằm sử dụng một cách có hiệu quả nhất tài liệu lưu trữ.
- Đặc thù công việc của cục là mỗi phòng cá nhân tự lập hồ sơ và lưu trữ
tại tủ cá nhân nên việc trao đổi và sử dụng tài liệu là thường xuyên
- Lãnh đạo, cán bộ chuyên viên Cục khi cần tài liệu để nghiên cứu, tìm kiếm
thông tin cần đăng kí và lấy tài liệu ở tại văn thư đưa về phòng khai thác và sau
khi khai thác xong phải trả lại tài liệu tại văn thư Văn phòng
Việc đưa thông tin tài liệu lưu trữ lên mạng LAN phục vụ khai thác sử
dụng đang được được áp dụng nhưng chưa phổ biến trong Cục


Chương III

3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tâp
và kết quả đạt được
a)Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập
Thực hiện quyết định số 30/QĐ-ĐHNV ngày 05/01/2017 của Hiệu trưởng
trường Đại học Nội Vụ Hà Nội về kế hoạch đào tạo bậc Đại học hệ chính quy
khóa 2013-2017.
Sau thời gian thực tập gần hai tháng tại Văn phòng Cục Bảo trợ Xã hội
được tiếp cận với điều kiện thực tế, trên cơ sở khảo sát và thực hành công tác
văn thư, lưu trữ theo đề cương của khoa Văn Thư Lưu Trữ , được hướng dẫn chỉ
bảo chi tiết giảng viên Trịnh Thị Kim Oanh và một số giảng viên khác đồng sự
hướng dẫn nhiệt tình của đồng chí Trần Cảnh Tùng và Phó Cục trưởng, sự tạo
điều kiện thuận lợi của các anh, chị cán bộ chuyên viên văn phòng .
Tôi được giới thiệu vào phòng văn thư cơ quan và được sự hướng dẫn của
đồng chí văn thư tôi được xâm nhập thực tế đưa kiến thức học tại trường vào
thực tiễn công việc .Mấy ngày đầu còn bỡ ngỡ ngượng ngùng trước công việc
nhưng dần tôi đã được cán bộ văn thư giao phó công việc cụ thể

Tôi đã được tiếp cận máy fax, máy photo copy,máy in và sử dụng chúng
thành thạo ,được thực hiện theo một số công văn về công tác Văn Thư –Lưu
Trữ.
-Về văn thư tôi đã được làm:
+ Chuyển giao công văn
+ Đóng dấu
+Tiếp nhận,đăng kí văn bản đi,đến( viết bì ,dán bì..)
+Trực điện thoại
-

Về lưu trữ :+ Phân loại tài liệu
+ Sắp xếp hồ sơ ,tài liệu
+Chỉnh lí tài liệu


+ Vệ sinh tủ tài liệu và văn phòng
+Phô tô văn bản ,in văn bản
b) Kết quả đạt được
Trong quá trình thực tập được anh Trần Cảnh Tùng chỉ dẫn tôi trong từng khâu
nghiệp vụ và sử dụng thành thạo các loại máy trong phòng ,ngoài ra cũng liên
hệ và mở rộng kiến thức cho tôi để tôi nhìn nhận được các vấn đề trong quá
trình làm việc cũng như giúp tôi được trở thành một cán bộ Văn Thư – Lưu trữ
thực thụ
Qua quá trình thực tập cho tôi thấy sự khác nhau giữa lí luận và thực
tiễn có sự khác nhau nhưng luôn bổ sung cho nhau,và hoàn thiện nhau
hơn.Để làm tốt công tác văn thư -lưu trữ không chỉ cần một cơ sở lí
luận vững chắc mà còn cần kiến thức thực tế sâu rộng,nắm rõ tình
hình thực tế chức năng hoạt động của mỗi cơ quan ,áp dụng lí luận
một cách sáng tạo ,linh hoạt,không rập khuôn ,có như thế công tác
Văn thư – Lưu trữ mới thực hiện tốt có hiệu quả

Tôi cũng nhận thấy để làm một Cán bộ Văn thư –Lưu trữ thực thụ cần
phải nắm chắc các khâu nghiêp vụ chuyên môn,có kĩ năng thực hành
một cách thành thạo các bước như :
-

Về văn thư gồm :
dấu..

Soạn thảo văn bản,quản lí văn bản đi -đến,đóng

-

Về lưu trữ gồm : Xây dựng bản lịch sử đơn vị hình thành phông và
lịch sử phông, phân loại sắp xếp ,chỉnh lí tài liệu..

Điều quan trọng nữa là cán bộ Văn thư –Lưu trữ cần rèn luyện cho mình
một tư tưởng chính trị tốt ,có lập trường tư tưởng vững vàng,tin tưởng
đường lối chính sách của Đảng ,nhà nước vì đây là công việc liên quan
đến bí mật quốc gia
Bên cạnh đó bản thân còn phải rèn luyện cho mình một kiến thức sâu
rộng ,không ngừng học hỏi nghiên cứu,phong cách làm việc nhanh nhẹn ,
tinh thần trách hiệm cao,quyết đoán và sang tạo trong các khâu nghiệp vụ
và phải khéo léo và trau dồi trong giao tiếp và văn hóa công sở vì cán bộ
Văn thư – Lưu trữ tiếp xúc với nhiều đối tượng nhất là khách đến cơ quan
Nhận xét, đánh giá