tìm hiểu về công tác văn thư lưu trữ tại đạo học nội vụ hà nội cơ sở thành phố hồ chí minh

PHẦN MỞ ĐẦU
Trong công cuộc đổi mới đất nước và tiến trình hội nhập như hiện
nay bộ máy chính quyền Nhà nước, các cơ quan, xí nghiệp ngày
được cũng cố và kiện toàn để phù hợp với xu thế của đất nước. Để
phù hợp với tiến trình đó, mỗi cơ quan, các tổ chức đều cần có một
bộ phận nghiệp vụ Văn thư Lưu Trữ . Hiểu được vấn đề và được sự
cho phép của Bộ Nội Vụ. Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã thành
lập đào tạo chuyên ngành Văn thư -Lưu Trữ. Nhằm đào tạo đội ngũ
cán bộ, nhân viên có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ cũng như
khã năng, năng lực để đảm nhiệm tốt công tác công văn giấy tờ
cho các bộ máy của chính quyền, Đảng, Khối đoàn thể và các cơ
quan.
Trong suốt thời gian học tập, qua những bài giảng của thầy, cô,
cũng như qua tài liệu tìm hiểu trong thư viện của nhà trường, đã
cho chúng tôi lĩnh hội được những kiến thức để chuẩn bị cho hành
trang bước vào đời. Góp phần xây dựng đất nước giàu mạnh,
nhưng mới chỉ là lý thuyết thì chưa đủ mà phải thực hiện phương
châm “học đi đôi với hành” “lý thuyết gắn liền với thực tiễn”. Đó là
một yêu cầu không thể thiếu trong mỗi khóa học. Vì vậy, nhà
trường đã tổ chức cho sinh viên đi kiến tập để cọ sát với thực tế,
giúp cho chúng tôi vận dụng lý thuyết đã học vào thực tế để có
thể nắm chắc hơn những kiến thức đã học. Không làm cho sinh
viên ngỡ ngàng, lúng túng, khi ra môi trường công việc.
Chình vì lẽ đó vào đợt cuối tháng 5 này là Khoa Văn thư – Lưu trữ
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức kỳ kiến tập dành cho
sinh viên năm ba đi kiến tập nghề nghiệp. Đây là cơ hội để sinh
viên chúng tôi hiểu biết thêm về ngành nghề của mình đang học
và thể hiện những gì đã tiếp thu được trong 3 năm học ở Trường.
Tôi đã chọn Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ
Chí Minh để thực hiện đợt kiến tập này. Được sự chấp nhận của
Giám đốc Cơ sở Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí

Minh và Phòng Hành chính- Quản trị-Tổ chức, tôi đã có đợt kiến


đúng quy định về thời gian cũng như thực hành tốt các nội dung
bản đề cương kiến tập đề ra.
Trong quá trình kiến tập tại phòng Hành chính - Quản trị -Tổng hợp
tôi đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ dạy nhiệt tình, cụ thể của các
viên chức chuyên môn phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức và
sự giúp đỡ của Thầy Đào Thế Dũng từ đó mọi thắc mắc về nghiệp
vụ chuyên môn đều được giải đáp giúp tôi nắm vững và củng cố
kiến thức đã học .Tôi được làm việc trong môi trường văn phòng
hiện đại với đầy đủ trang thiết bị giúp tôi học phong cách làm việc
của thời đại mới .Tôi được hướng dẫn thực tập sát với chuyên
ngành tạo điều kiện để tôi phát huy tốt năng lực nghiệp vụ. Nhưng
trong quá trình kiến tập tôi cũng gặp ít khó khăn về chuyên môn
và nghiệp vụ chưa hoàn thiện. Do ít được tiếp xúc với công việc
thực tế nên một số khâu nghiệp vụ tôi còn chậm chạp, lúng túng
cũng như chưa thật sự thực hiện tốt những công việc được giao và
còn khá bỡ ngỡ trước những trang thiết bị hiện đại.
Tôi xin cam đoan báo cáo kiến tập: “Công tác văn thư - lưu trữ
tại Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí
Minh” là công trình nghiên cứu của riêng tôi . Trong bài báo cáo
kiến tập tôi có sử dụng một số đánh giá, nhận xét của các tác giả khác, cơ
quan hay tổ chức có liên quan đã được trích nguồn . Để hoàn thành tốt
bài báo, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến:
Hoàn thành đợt kiến tập này tôi xin chân thành cảm ơn tới Ban
giám hiệu trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các thầy cô khoa Văn
thư –Lưu trữ đã tạo điều kiện hết sức cho chúng tôi tiếp cần với
các môn học cơ bản và chuyên nghành , từ đó có nền tảng kiến
thức vững chắc để hoàn thành quá trình kiếp tập và viết bài báo

cáo kiến tập này. Và tôi cũng xin cảm ơn tới Ban Giám đốc Cơ sở
trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh và Phòng
Hành chính – Quản trị - Tổ chức đã tạo điều kiện và tiếp nhận tôi
vào kiến tập.


Tôi xin cảm ơn các viên chức chuyên môn Phòng Hành chính –
Quản trị - Tổ chức, đặc biệt là Văn thư- Lưu trữ cơ quan đã nhiệt
tình giúp đỡ chỉ dẫn tôi trong quá trình kiến tập. Tôi xin chân
thành cảm ơn Thầy Đào Thế Dũng đã hướng dẫn tôi trong quá
trình kiến tập và đã truyền đạt những kiến thức thực tiễn để tôi có
thể áp dụng vào thực tế sau này.
Tôi xin chân thành cảm ơn và kính chúc sức khỏe quý thầy cô và
các viên chức trong Trường .
Hà Nội, Ngày 19 tháng 6 năm 2017
Sinh viên kiến tập
Nguyễn Thị Hằng

PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1 : KHÁI QUÁT VỀ TÌNH HÌNH CƠ CẤU,
TỔ CHỨC, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,QUYỀN HẠN C
ỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI H ỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TẠI
HỒ CHÍ MINH
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng ,nhiệm vụ ,quyền
hạn , cơ cấu tổ chức của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.
1.1.1.

Lịch sử hình thành:

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trải qua 3 giai đoạn :
-

Giai đoạn từ năm 1971-2005 (Trường Trung cấp):

+ Năm 1971, Trường Trung học Văn thư Lưu trữ được thành
lập theo quyết định số 109/BT ngày 18/12/1971 của Bộ trưởng
Phủ Thủ tướng .


+ Ngày 25/4/1996 Bộ trưởng , Trưởng ban Tổ chức cán bộ
Chính phủ ban hành Quyết định số 72/TCCB-TC về việc đổi tên
Trường Trung học Văn thư Lưu trữ Thành Trường Trung học Lưu
trữ và Nghiệp vụ văn phòng I.
+ Ngày 01/10/2003 Bộ trưởng Bộ Nội Vụ ban hành quyết định
số 64/2003/QĐ-BNV về việc đổi tên Trường Trung học Lưu trữ
và Nghiệp vụ văn phòng I thành Trường Trung học Văn Thư
Lưu trữ Trung ương I.
-

Giai đoạn từ năm 2005- 2011 (Trường Cao đẳng):

+Ngày 15/6/2015 Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quyết
định số 3225/QĐ-BGD&ĐT-TCCB về việc thành lập Trường Cao
đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I trên cơ sở Trường Trung học
Văn thư Lưu trữ Trung ương I,Trường trực thuộc Bộ Nội vụ, chịu
sự quản lý nhà nước về giáo dục của Bộ Giáo dục và Đào
tạo,Trường hoạt động theo điều lệ Trường Cao đẳng.
-

Giai đoạn từ tháng 11/2011 (Trường Đại học):

+Ngày 14/11/2011, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết
định số216/QĐ-TTg về việc thành lập Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội.
+Ngày 19/4/2012, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết định
số 347/QĐ-BNV về quy định chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Đứng trước yêu cầu, đòi hỏi của tình hình mới hiện nay của
đất nước , thực trạng nguồn nhận lực Nghành Nội vụ tại Miền
Nam còn nhiều hạn chế về số lượng, chất lượng chưa ngang
tầm với đòi hỏi của tình hình mới.Công tác phát triển nguồn
nhân lực từ khâu tạo nguồn , đào tạo gặp nhiều khó khăn nên
chưa đạt những kết quả như mong muốn. Trường Đại học Nội


vụ Hà Nội đã quyết định thành lập phân hiệu của trường tại
Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Vào ngày 17/10/2012 theo quyết định số :879/QĐ-ĐHNV
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã Quyết định Thành lập
Văn phòng Đại diện của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại
Thành phố Hồ Chí Minh chịu sự quản lí trước tiếp của Ban
Giám hiệu, có Trưởng Văn phòng Đại diện,biến chế nhận sự
không quá 7 người.
+Vào ngày 18/12/2015, Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành Quyết
định số 1877/QĐ-BNV về thành lập Cơ sở trường Đại học Nội
vụ Hà Nội Tại Thành phố Hồ Chí Minh.Quy định chức năng,
nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cơ sở Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh được Hiệu
trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành trong Quyết

định số 499/QĐ-ĐHNV, ngày 25/3/2016.
1.1.2.

Chức năng,nhiệm vụ,Quyền hạn.

(Trích trong Điều 1,Điều 2 trong Quyết định 499/QĐ-BNV,ngày
25/3/2016 quy định chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn và cơ
cấu tổ chức Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố
Hồ Chí Minh)
1.1.2.1. Vị trí và chức năng.
-

Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí

Minh(sau đây gọi là Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh) là đơn vị
trực thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, có chức năng đào
tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực;hợp tác quốc tế ;nghiên cứu
khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ
phục vụ phát triển kinh tế-xã hội theo chức năng,nhiệm vụ
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.


-

Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có con dấu,tài khoản riêng

tại kho bạc nhà nước và ngân hàng.
-

Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh có trụ sở đặt tại Thành phố

Hồ Chí Minh.
1.1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn.
-

Căn cứ quy hoạch , kế hoạch chung của Trường, lập quy

hoạch, kế hoạch dài hạn, trung hạn,,ngắn hạn,hàng năm về
xây dựng và phát triển cơ sở phụ hợp với yêu cầu về đào
tạo,bồi dưỡng trình Hiệu Trưởng phê duyệt và tổ chức thực
hiện sau khi được phê duyệt.
-

Tổ chức đào tạo ,bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ

đại học, sau đại học thuộc các nghành ,lĩnh vực trường Đại
học Nội vụ Hà Nội được phép đào tạo sau khi có ý kiến cho
phép của Hiệu trưởng.
-

Phối hợp với các Phòng chức năng của Trường tổ chức

tuyển sinh , khai giảng, bế giảng và trao bằng tốt nghiệp, cấp
bảng điểm toàn khóa cho sinh viên; tổ chức thi, quản lý bài thi
và kết quả thi kết thúc học phần cho các lớp thuộc cơ quan
thành phố Hồ Chí Minh quản lí.
-

Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng

chuyên môn,nghiệp vụ theo nhiệm vụ được giao.
-

Đề xuất thay đổi về cơ cấu tổ chức , nhân sự,quản lý

viên chức,người lao động và người thuộc Cơ sở thành phố Hồ
Chí Minh. Thực hiện ký hợp đồng lao đồng vụ việc theo phân
cấp của Hiệu trưởng.
-

Huy động, quản lí, sử dụng các nguồn lực theo quy định

của phạp luật; sử dụng nguồn thu từ hoạt động đào tạo và
dịch vụ để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất của Cơ sở thành
phố Hồ Chí Minhvà chi cho các hoạt động đào tạo theo quy
định của pháp luật.
-

Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn

hóa, hiện đại hóa.


-

Chủ trì, tìm kiến và phối hợp với các đối tác xây dựng và

thực hiện các chương trình liên kết về đào tạo các bậc,hệ đào
tạo.
-

Quản lý nội dung ,phương pháp ,chất lượng đào tạo,

quản lý chất lương hoạt động khoa học và công nghệ của viên
chức và người học thuộc thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh.
-

Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức,cá nhân

trong hoạt động đào tạo.
-

Tham gia quy trình tự đánh giá chất lượng đào tạo của

Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh và chịu sự kiểm định chất lượng
đào tạo của cơ quan có thẩm quyền; xây dựng và phát triển
hệ thống đảm bảo chất lượng của Cơ sở thành phố Hồ Chí
Minh; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và không
ngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Cơ sở thành phố Hồ
Chí Minh.
-

Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể

dục, thể thao, y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất
lượng giáo dục , gắn đào tạo với sử dụng, phục vụ sự nghiệp
phát triển kinh tế- xã hội,bổ sung nguồn tài chính cho Cơ sở
Thành phố Hồ Chí Minh.
-

Tham gia hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng,

phát triển và chuyển giao công nghệ;tham gia giải quyết
những vấn đề về kinh tế-xã hội của địa phương và đất
nước;thực hiện dịch vụ khoa học theo quy định của pháp luật.
-

Xây dựng kế hoạch phát triển đội ngũ viên chức; kế

hoạch trang bị cơ sở vật chất theo hướng chuẩn hóa; kế
hoạch tăng cường điều kiện đảm bảo chất lượng đào tạo
nguồn nhân lực đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế.
-

Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác giáo

dục chính trị tư tưởng, đạo đức, lối sống cho viên chức và
người học; tổ chức đào tạo,bồi dưỡng nâng cao trình độ
chuyên môn, nghiệp vụ,cho giảng vien và cán bộ nhân viên
thuộc Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh.


-

Tổ chức đánh giá viên chức và người học thuộc Cơ sở

thành phố Hồ Chí Minh; tham gia đánh giá cán bộ quản lý cấp
trên, cán bộ quản lý ngang cấp theo quy định của Nhà trường.
-

Tổ chức cho viên chức và người học tham gia các hoạt

động xã hội phù hợp với nghành nghề đào tạo và nhu cầu của
xã hội.
-

Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa

giáo dục.
-

Được Nhà nước giao hoặc cho thuê đất, giao hoặc cho

thuê cơ sở vật chất; được miễn ,giảm thuế,vay tín dụng theo
quy định của pháp luật.
- Thực hiện chế độ báo cáo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,
Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước về hoạt động
của Cơ sở thành phố Hồ Chí Minh theo quy định của pháp
luật.
-

Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp

luật và quy chế làm việc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
-

Thực hiện nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức
-

Ban Giám đốc:

+ 1 Giám đốc.
+ 4 Phó Giám đốc.
-

Tổ chức Đảng ,Đoàn thể :

+ Đảng bộ.
+ Công đoàn.
+ Đoàn thanh niên.
-

Các đơn vị chức năng:


+ Phòng Hành chính- Quản trị- Tổ chức.
+ Phòng Tài chính- Kế toán.
+Phòng Quản lý đào tạo và Công tác sinh viên.
+Phòng Khoa học ,công nghệ và thông tin thư viện.
-

Các tổ giảng viên chuyên nghành:

+Tổ giảng viên cơ bản.
+ Tổ giảng viên chuyên nghành.
1.2. Tình hình tổ chức ,chức năng,nhiệm vụ,quyền hạn
của bộ phận Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành chính
-Quản trị -Kế hoạch.

1.2.1.

Chức năng nhiệm vụ của phòng Hành chính-

Quản trị -Kế hoạch
Phòng Hành chính –Quản trị - Kế hoạch giúp Ban Giám đốc thực hiện các
chức năng, nhiệm vụ sau:
- Sắp xếp tổ chức bộ máy, quản lý và bồi dưỡng giáo viên, cán bộ công chức,
nhân viên.
- Thực hiện công tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, lễ tân, tiếp khách,
đối ngoại. Sưu tầm và quản lý tư liệu truyền thống nhà trường.
- Tổ chức thực hiện chế độ, chính sách đối với giáo viên, cán bộ công chức;
quản lý bổ sung lý lịch cán bộ công chức và lập, ghi bổ sung sổ bảo hiểm.
- Công tác bảo vệ nội bộ, quốc phòng và an ninh.
- Công tác lao động tiền lương.
- Công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật.


- Công tác pháp chế, giải quyết khiếu tố, khiếu nại trong cán bộ công chức,
sinh viên.
- Thực hiện những nhiệm vụ khác khi được Ban Giám đốc phân công.

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC PHÒNG HÀNH CHÍNH – TỔ CHỨC:
TRƯỞNG PHÒNG HÀNH
CHÍNH -QUẢN TRỊ -TỔ CHỨC

Tổ
chức
cán
bộ

Hành
chín
h tổ
chức

Thi
đua
khen
thưởn
g

Văn
thư
lưu
trữ

Tổ
Bảo
vệ

Phòn
g
cháy
chữa
cháy

Xe
ô tô

1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn thư Lưu trữ của Phòng Hành
chính- Quản trị -Kế hoạch
- Nhà Trường đã bố trí viên chức có trình độ và kinh nghiệm đảm nhận công
tác văn thư, lưu trữ.


- Văn thư có nhiệm vụ và chức năng soạn thảo,ban hành văn bản; quản lý ăn
bản đi và tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của Trường;
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,tài liệu vào Lưu trữ Trường; quản lý và sử dụng
con dấu trong công tác văn thư.
- Lưu trữ có nhiệm vụ và chức năng thu thập ,chỉnh lý ,xã định giá trị,bảo
quản,thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động
của trường.

CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU
TRỮ CỦA CƠ SỞ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ
NỘI TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.
2.1. Thực tiễn công tác văn thư.
2.1.1. Số lượng từng loại văn bản đi của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội tại thành phố Hồ Chí Minh ban hành hàng năm.
- Tổng số văn bản đi ban hành trong năm 2016 của Cơ sở Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh là: 1337 văn bản, cụ thể các loại văn
bản:
Tên loại văn bản
Số lượng
Thông báo
97
Báo cáo
103
Quyết định

310
Công văn
261
Hợp đồng
232
Giấy đi đường
107
Giấy nghỉ phép
20
Các loại văn bản khác
207
- Tổng số văn bản đi ban hành trong 6 tháng đầu năm 2017 là: 564 văn bản,
cụ thể các loại văn bản:


Tên loại văn bản

Số lượng

Thông báo

46

Báo cáo

44

Quyết định

155

Công văn

190

Kế hoạch

27

Giấy đi đường

32

Giấy nghỉ phép

17

Các loại văn bản khác

53

2.1.2 Soạn thảo và ban hành văn bản của Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội tại
Thành phố Hồ Chí Minh:
Quyết định số 345/QĐ-VTLTNN ngày 27/10/2005 của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bản Quy định về công tác văn thư, lưu trữ
đã quy định rất rõ việc biên soạn và ban hành văn bản. Việc soạn thảo và ban
hành văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III đều được thực hiện theo
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày (theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/04/2004 của Chính Phủ về công tác văn thư và Quyết định số 1138/QĐĐHNV ngày 06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học

Nội vụ Hà Nội. Và văn bản kèm theo Quyết định này là Quy chế Công tác
văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội).
Mỗi văn bản của Trường trước khi ban hành được kiểm tra lại một cách chăt
chẽ cả về hình thức và nội dung. Vì thế văn bản do Trường ban hành ra ngày
càng đạt chất lượng cao, đảm bảo đúng thẩm quyền, trình tự thủ tục và đảm
bảo đủ các yêu cầu về nội dung và hình thức. Phòng Hành chính -Quản trị-Tổ
chức Trường thực hiện tốt chức năng tổng hợp thông tin, xử lý thông, quản lý


thông tin và đảm bảo mọi hoạt động của Trường theo qui định của Nhà nước
như: xây dựng và ban hành văn bản; soát xét các bản trước khi trình ký, ... các
khâu đều được thực hiện nghiêm túc, hạn chế thấp nhất những sai sót. Ban
Giám đốc cơ quan chỉ ký vào văn bản khi đã đầy đủ về thể thức văn bản. Văn
bản khi đã có chữ ký của Ban Giám đốc cơ quan thì được chuyển trở lại
phòng văn thư để đóng dấu, ghi số, ngày tháng của văn bản, đăng ký vào sổ,
và văn bản lúc này được chính thức ban hành.
- Thẩm quyền ban hành văn bản: Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố
Hồ Chí Minh có thẩm quyền ban hành các văn bản thông thường như: Quyết
định, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, tờ trình,kế hoạch,chương trình,quy
định,hướng dẫn,dự án,hợp đồng,giấy giới thiệu...
Nhìn chung các văn bản của Trường từ khâu soạn thảo đến khi ban hành đều
được quản lý chặt chẽ, theo đúng quy định của nhà nước.
- Nội dung văn bản: Một văn bản khi được ban hành không chỉ đầy đủ về thể
thức mà phải chính xác, đầy đủ về mặt nội dung. Văn bản đầy đủ cả hai yếu tố
thể thức và nội dung thì mới đảm bảo tính pháp lý. Đây là mặt Trường đặc
biệt quan tâm hàng đầu và thường xuyên, khi văn bản được trình ký thì phải
có chữ ký nháy của chuyên viên soạn thảo văn bản (chữ ký nháy dùng để quy
trách nhiệm).
- Thể thức văn bản: Nhìn chung, công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại
Trường được Ban Giám đốc hết sức quan tâm, chỉ đạo, càng ngày càng đi vào nề

nếp. Các văn bản do Trường ban hành chất lượng ngày càng cao, ít sai sót, đảm
bảo đúng thẩm quyền, trình tự và thủ tục chặt chẽ đúng quy định; bảo đảm các
yêu cầu về nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày. Phòng Hành chính-Quản trịTổ chức thực hiện khá tốt chức năng kiểm tra giám sát việc xây dựng và ban hành
văn bản của Trường; việc soát xét văn bản trước khi trình ký ban hành được thực
hiện nghiêm túc.


-Soạn thảo văn bản: Đơn vị cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản sẽ
thực hiện các công việc: Xác định hình thức,nội dung và độ mật khẩn,độ khẩn,nơi
nhận văn bản;Thu thập xử lý thông tin liên quan; Trường hợp cần thiết có thể xin
ý kiến của Ban giám đốc,tổ chức hoặc các nhân có liên quan; Trình duyệt dự thảo
văn bản.
-Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
-Thẩm quyền ký văn bản,quy trình ký văn bản: Thẩm quyền ký văn bản của Ban
Giám đốc và trưởng đơn vị thực hiện theo Điều 53 Quy chế tổ chức và hoạt động
của Trường Ban hành kèm theo Quyết định số 1016/QĐ-ĐHNV ngày 14/11/2012
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Bản sao văn bản: Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bay văn
bản.Việc sao y bản chính ,sao lục và trích sao văn bản do Lãnh đạo Trường
,Trưởng Phòng Hành chính-Quản Trị-Tổ chức quyết định.Bản sao y bản chính,sao
lục,trích sao văn bản đều được thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp
lý như bản chính.Các văn bản không được sao,chụp chuyển phát ra ngoài Trường
những ý kiến ghi bên lề.Trường hợp các ý kiến của Ban Giám đốc ghi trong văn
bản cần thiết cho việc trao đổi công tác phải thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
2.1.3. Thực hiện quy trình quản lý văn bản đến
- Quy trình quản lý văn bản đến của Cơ sở trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại
Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ vào Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày
06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định Ban
hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.

Và văn bản kèm theo Quyết định này là Quy chế Công tác văn thư,lưu trữ của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
- Quy trình quản lý văn bản đến tại Phòng Hành
chính- Quản trị -Tổ chức được thể hiện như sau:
- nhận và
B1. Tiếp
đăng ký văn bản
đến

B2. Trình và
chuyển giao văn
bản đến

B3. Giải quyết
và
đôn đốc


Tiếp- nhận
Đăng ký văn bản
văn bảnbằng
đến máy tính

Phân- loại và
bóc bì

-

Đăng ký văn bản
bằng máy tính

hay viết tay

Đăng ký văn
bản bằng máy
tính hay viết
Đăng ký văn
bản bằng máy
tính hay viết

Đóng dấu đến,
ghi số ngày đến
Đăng ký
văn bản đến

- Tiếp nhận quản lý văn bản đến: Các loại văn bản đến của
Phòng Hành chính- Quản trị -Tổ chức đều được Văn thư tiếp
nhận vào sổ công văn đến, sau đó chuyển giao cho Trưởng
Phòng và chỉ đạo từng chuyên viên xử lý nội dung văn bản
theo yêu cầu.
- Kiểm tra văn đến: Cán bộ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra
hồ sơ về số lượng phong bì, tình trạng bì, số ký hiệu bản trên
bì, nơi nhận, nơi gửi văn bản dối chiếu sổ giao nhận nhằm
phát hiện những sai sót, hư hỏng hay nhầm lẫn trước khi ký
nhận để kịp thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo với người có
trách nhiệm xem xét để giải quyết.
- Phân loại văn bản: Sau khi tiếp nhận văn bản đến xong thì
văn thư tiến hành phân loại văn bản. Tại cơ quan văn bản
được phân ra làm hai loại: loại bóc bì, loại không bóc bì.
+ Loại được bóc bì: Gồm tất cả các văn bản, giấy tờ bên ngoài
bì có ghi nhận tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh của người

đứng đầu cơ quan, tổ chức. Văn thư được giao nhiệm vụ bóc


bì, đăng ký các lạo văn bản có đóng dấu chữ ký “Mật” và “ Tối
mật”.
+ Loại không bóc bì: Các loại văn bản trên đóng dấu Chữ ký
hiệu các độ mật theo quy định thông tư số 12/2012/TT-BCA
ngày13/9/2002 bộ công an hướng dẫn thực hiện nghị định số
33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của chình phủ quy định chi
tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ
thể của cơ quan tổ chức, Văn thư không được giao nhiệm vụ
bóc bì văn bản .
- Những văn bản ngoài bì có ghi tên đơn vị, cá nhân hoặc đích
danh của nhân viên trong cơ quan và thư riêng, sách báo. Các
văn bản của đoàn thể Đảng, công đoàn, đoàn thanh niên, hội
phụ nữ thì phải chuyển về cho người phụ trách.
- Bóc bì văn bản: Khi bóc bì văn bản thì những văn bản có
đóng dấu chữ ký hiệu: Khẩn, hỏa tốc cần được bóc bì trước để
giải quyết kịp thời. Khi bóc bì tránh làm rách địa chỉ cơ quan
gửi, tránh làm mất bấu của bưu điện, nếu phát hiện có nhầm
lẫn hoặc sai sót thì phải hỏi lại nơi gửi để xem xét và giải
quyết.
- Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: Dấu đến là một dấu hiệu
quy ước để đóng lên văn bản nhằm quản lý và đăng ký văn
bản và không có tính pháp lý. Sau khi kiểm tra, phân loại , bóc
bì các văn bản đến của cơ quan đều được đăng ký tại Văn thư
và đóng dấu đến.
- Mẫu dấu đến của Phòng Hành chính - Quản trị -Tổ chức tại
Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí
Minh:

CÔNG VĂN ĐẾN
Số:
Ngày…..tháng……
năm.....


-Đăng ký văn bản đến:Tất cả các văn bản đến tại Phòng Hành
chính- Quản trị- Tổ chức đều được đăng ký vào máy tính trên
phần mềm quản lý hồ sơ công việc và đăng ký vào sổ đối với
các văn bản mật.(PHỤ LỤC I)
+ Ưu điểm của phương pháp bảo quản này là: Sử dụng máy vi
tính đăng ký giúp ta tìm nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm và
dễ dàng thuận tiện hơn. Theo dõi được tiến độ giải quyết công
việc để đôn đốc nhắc nhỡ những công việc tới thời hạn giải
quyết nhưng chuyên viên chưa hoàn thành.
+ Nhược điểm: Hiện nay đường truyền mạng không ổn định,
tốc độ xử lý hồ sơ và công việc của phầm mềm Quản lý văn
bản và hồ sơ công việc không ổn định, còn nhiều tính năng
chưa hoàn thiện, chưa đáp ứng được yêu cầu ứng dụng công
nghệ thông tin phục vụ cải cách hành chính như: tính tự động
cảnh báo công việc được phân công hết thời hạn hoặc trễ hạn
giải quyết để chuyên viên, lãnh đạo các phòng theo dõi đôn
đốc; bổ sung tính năng lãnh đạo các phòng có thể kiểm tra,
truy xuất danh mục các công việc đã giao cho chuyên viên
nhưng chưa thực hiện xong.
-Chuyển giao văn bản đến: Văn bản đến của Phòng Hành
chính- Quản trị -Tổ chức được chuyển giao cho các cá nhân
giải quyết căn cứ vào ý kiến phân phối của Trưởng Phòng.
-Giải quyết và theo dõi , đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: Sau khi nhận
được văn bản đến ,trưởng Phòng Hành chính- Quản trị -Tổ chức có

trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu
Của Ban Giám đốc. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp tài liệu
văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn


nhưng chưa giải quyết để báo cáo Trưởng phòng Hành chínhQuản trị -Tổ chức và báo cáo Ban giám đốc.Đối với văn bản
đến có dấu “Tài liệu thu hồi” , Văn thư có trách nhiệm theo
dõi,thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy
định.
2.1.4. Thực hiện quy trình quản lý văn bản đi
- Quy trình quản lý văn bản đi tại Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại
Thành phố Hồ Chí Minh được thực hiện theo đúng quy định tại Thông tư
số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan. Và Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày
06/11/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định Ban
hành Quy chế công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.
Và văn bản kèm theo Quyết định này là Quy chế Công tác văn thư,lưu trữ của
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội .Quy trình quản lý văn bản đi gồm có
các công việc như sau:
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;ghi số ngày tháng,năm văn
bản.
+ Đăng kí văn bản đi.
+ Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ mật, khẩn.
+ Làm thủ túc phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi.
+ Lưu văn bản đi.
* Các công việc được thực hiện cụ thể như sau:
- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, và ngày, tháng năm của Cơ
sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:Trước khi phát hành văn bản, văn
thư trường kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện
sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
+ Cán sự Văn thư kiểm tra các thành phần thể thức văn bản như: Quốc hiệu;
tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và
ngày tháng năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
nội dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm
quyền; nơi nhận được trình bày đủ chưa, đúng vị trí chưa.Kiểm tra xem hình
thức văn bản đẹp hay xấu, cân đối với khổ giấy hay không? Kiểm tra kỹ thuật
trình bày như: khổ giấy; kiểu trình bày; định lề văn bản, vị trí trình bày các
thành phần thể thức; phông chữ; cỡ chữ; kiểu chữ; chính tả; đã đúng chưa.
Sau khi kiểm tra xong nếu có phát hiện sai sót thì cán sự Văn thư báo cáo
Trưởng Phòng Hành chính -Quản trị - Tổ chức xem xét, giải quyết. Sau khi
cán sự Văn thư trực tiếp kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày
văn bản, kiểm tra trên văn bản có chữ ký nháy của Trưởng phòng Hành chính
- Quản trị- Tổ chức của Trưởng, Phó các đơn vị soạn thảo văn bản chưa, nếu
có thì cán sự Văn thư thực hiện việc ghi số, ngày, tháng, năm lên văn bản.
Nếu chưa thì báo Trưởng phòng Hành chính-Quản trị-Tổ chức của Trưởng,
Phó các đơn vị soạn thảo văn bản biết, có hướng xử lý.
+ Văn bản đi của Trường được đánh số liên tục theo hệ thống số chung của
Trường do Văn thư thống nhất quản lý. Số của văn bản được ghi bằng chữ số
Ả-rập bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng
năm; văn bản có số nhỏ hơn 10 phải thêm 0 phía trước.
+ Ngày, tháng, năm của văn bản:Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày,
tháng, năm văn bản được ký ban hành. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
được viết đầy đủ; chỉ ngày, tháng, năm, dùng bằng chữ số Ả-rập, không dùng
dấu gạch ngang, gạch chéo, dấu chấm thay cho chữ tháng, năm. Đối với
những ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 thêm 0 phía trước.

Với nội dung kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và
ngày tháng văn bản thì Cơ sở Trường Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành
phố Hồ Chí Minh thực hiện đúng với Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.
- Đăng ký văn bản đi:


+ Tất cả các loại văn bản do Trường phát hành ra ngoài hoặc trong nội bộ của
Trường đều phải qua Văn thư để đăng ký và làm thủ tục gửi đi. Những văn
bản được ký, đóng dấu ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao ngay trong
ngày đó.
+ Sau khi văn bản đi được đóng dấu cán sự văn thư tiến hành đăng ký văn bản
đi trên Excel (máy tính) được thiết kế theo mẫu sổ được quy định trong Thông
tư 07/2012/TT-BNV và 6 tháng hoặc cuối năm in ra đóng cuốn nhằm quản lý
văn bản được chặt chẽ, tránh mất và khi cần thiết tra tìm được nhanh chóng,
chính xác.
+ Văn bản phải được đăng ký, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản,
không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
+ Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản đi được thực hiện
theo hướng dẫn tại Phụ lục số VII – Thông tư số 07/2012/TT-BNV.
Mẫu “Sổ đăng ký văn bản đi” của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành
phố Hồ Chí Minh (PHỤ LỤC SỐ II)
Số,
ký
hiệu
văn
bản

(1)

Ngày,
tháng
văn bản

Tên loại
và trích
yếu nội
dung
văn bản

(2)

(3)

Người
ký

Nơi
nhận
văn bản

Đơn vị,
người
nhận
bản lưu

Số
lượng
bản

Ghi
chú

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

Cách đăng ký vào sổ như sau :
Cột 1: Nhập số và ký hiệu của văn bản, ví dụ: 397/TTC-HCTC.
Cột 2: Nhập ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước và đều được ghi bằng chữ số Ả rập, ví
dụ: 05/02.
Cột 3: Nhập tên loại và trích yếu nội dung của văn bản, ví dụ: Quyết định về
việc nâng phụ cấp thâm niên nhà giáo cho bà Vũ Thị Thu Hường.
Cột 4: Nhập tên của người ký văn bản, ví dụ: Phan Huy Bình.
Cột 5: Nhập tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như
được ghi tại phần nơi nhận của văn bản, ví dụ: - Trưởng Phòng KT.
Cột 6: Nhập tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu, ví dụ: - VT,- HCTC.


Cột 7: Nhập số lượng bản phát hành, ví dụ: 16.
Cột 8: Nhập những điểm cần thiết khác.
Đồng thời Trường cũng sử dụng phần mềm để đăng ký, quản lý văn bản đi .
Giao diện biểu mẫu đăng ký văn bản đi của Trường : (PHỤ LỤC I)

Nhân bản, đóng dấu của Trường và dấu chỉ mức độ khẩn:
+ Văn bản sau khi được ký thì được đưa về Văn thư, cán sự Văn thư có nhiệm
vụ nhân bản đủ số lượng theo yêu cầu, cán sự Văn thư sẽ đóng dấu cơ quan
lên văn bản.
+ Cách đóng dấu của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh
và dấu chỉ mức độ khẩn được thực hiện theo Quy chế về công tác Văn thư, Lưu
trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: Dấu được đóng lên những văn bản có
chữ ký hợp lệ của Giám đốc ,Phó Giám đốc . Cán sự Văn thư phải tự tay đóng
dấu, dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ. Khi đóng dấu
lên chữ ký thì dấu được đóng lên 1/3 chữ ký về phía bên trái, dấu treo được đóng lên
bản dự thảo như: Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo…để xác nhận tính hợp pháp của
văn bản thì dấu treo được đóng lên tên tác giả ban hành văn bản. Khi đóng dấu các phụ
lục kèm theo thì dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên Trường hoặc tên
của Phụ lục về phía bên trái. Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của
văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy và mỗi lần đóng tối đa 05
trang văn bản. Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày trên văn bản dưới số và ký hiệu
văn bản hoặc dưới trích yếu nội dung của công văn.
Thủ tục phát hành ,chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi:
+ Thủ tục phát hành văn bản: Văn thư trường tiến hành các công việc :Lựa
chọn bì; Viết bì; Vào bì và dán bì; Đóng dấu độ mật khẩn ,dấu ký hiệu độ mật
và dấu khác lên bì.
+Chuyển phát văn bản đi.
+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản:
+ Bản gốc lưu tại Văn thư trường và 1 bản chính lưu trong hồ sơ công việc
của đơn vị soạn thảo.
+ Bản lưu tại Văn thư Trường phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
kí.

+Việc lưu giữ,bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các
mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.
+ Văn thư lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn
thư.
2.2. Thực tiễn công tác lưu trữ
2.2.1.Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của Cơ sở
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí
Minh:
Trong quá trình thực hiện công tác lưu trữ của Cơ sở Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh đã áp dụng hệ thống văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ của các cơ quan nhà nước có thẩm
quyền, cụ thể như sau:
- Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII thông qua ngày 11
tháng 11 năm 2011
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ
quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của
Bộ Nội vụ quy định về thời han bảo quản hồ sơ, tài liệu hình
thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của
Bộ nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu
giấy.
- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010
của Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh
lý tài liệu;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2014
của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
xác định cơ quan, tổ chức thuộc nộp lưu tài liệu vào LTLS các cấp;


- Công văn số 283/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 5 năm 2004
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành bản hướng
dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 29 tháng 12 năm 2006
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn về việc tiêu
hủy tài liệu hết giá trị.
Bên cạnh đó,Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố
Hồ Chí Minh áp dụng văn bản do Đại học Nội vụ Hà Nội ban
hành : Quyết định số 1138/QĐ-ĐHNV ngày 06/11/2013 của Hiệu trưởng
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn
thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội.Và văn bản kèm theo Quyết
định này là Quy chế Công tác văn thư,lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội.
2.2.2. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ

- Công tác thu thập, bổ sung tài liệu:
+ Theo quy định của Khoản 1, Điều 11, Luật Lưu trữ trong thời hạn 01 năm,
kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong
thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán các đơn vị, cá nhân
phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
+ Thực hiện quy định trên, hàng năm Trường xây dựng kế hoạch thu thập và
bổ sung tài liệu vào lưu trữ. Căn cứ vào danh mục hồ sơ được lập của từng
năm, viên chức văn thư lưu trữ tiến hành thu thập tài liệu từ các lãnh đạo và
phòng, khoa chuyên môn về để phân loại và sắp xếp đưa vào kho lưu trữ.
+ Trước khi giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị, cá nhân
đã lập hồ sơ và lập mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu để thống kê hồ sơ tài liệu

nộp lưu. Hầu hết các loại hồ sơ, tài liệu được nộp lưu có tình trạng vật lý tốt.
+Về thủ tục nộp lưu đã được thực hiện theo quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Phòng Hành chính –Quản trị - Tổ
chức lập hai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu”.
- Sau khi tiếp nhận tài liệu từ các bộ phận nghiệp vụ chuyên
môn, viên chức phụ trách công tác văn thư lưu trữ thuộc


Phòng Hành chính -Quản tr-Tổ chức của Trường tiến hành một
số công việc sau đây:
+ Hoàn chỉnh hồ sơ bao gồm: sửa chữa, bổ sung chỉnh sửa
các thông tin trên bìa hồ sơ; đánh số tờ trong hồ sơ. Đối với hồ
sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn phải viết Chứng từ kết thúc
và biên mục văn bản trong hồ sơ.
+Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn riêng và hồ sơ bảo quản có thời hạn
riêng.
+ Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp, ghi và dán nhãn hộp, đưa lên giá.
Tiếp đó, công chức kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ
thống kê hồ sơ vào sổ Nhập tài liệu dựa trên Biên bản giao
nhận hồ sơ.
Theo quy định tại Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội
vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức là nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ
lịch sử các cấp thì Trường thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
Công tác thống kê:
+Trong công tác quản lý lưu trữ, công chức phụ trách lưu trữ
của đã tiến hành hướng dẫn các đơn vị lập Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu. Sau đó lập mục lục hồ sơ chung của cơ quan để
quản lý thống nhất tài liệu trong kho. Ngoài ra, khi tiếp nhận
tài liệu đã tiến hành lập sổ nhập tài liệu.

+ Bên cạnh đó, hàng năm cán bộ lưu trữ phải viết Báo cáo
thống kê tổng hợp về công tác lưu trữ gửi về Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước theo đúng quy định.
-

Các loại sổ sách thống kê đã được lập ở Trường bao gồm:

+ Sổ nhập lài liệu Lưu trữ;
+ Mục lục hồ sơ;
+ Báo cáo thống kê;
+ Sổ xuất tài liệu Lưu trữ : Sổ xuất hẳn, Sổ xuất tạm.
Trường thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác Lưu trữ được thực hiện đầu năm.
Công tác thống kê tài liệu của Trường được thực hiện thường xuyên với mục
đích nhằm nắm được số lượng, trạng thái thực tế tài liệu của Phòng, kho lưu


trữ, phát hiện những sai sót trong công tác chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê,
bảo quản để từ đó có biện pháp khắc phục kịp thời những sai sót xảy ra.
Công tác kiểm tra tại trường được tiến hành theo chế độ kiểm tra định kỳ
Qua công tác kiểm tra cán sự văn thư có thể nắm được số lượng, trạng thái
thực tế tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, phát hiện những sai sót trong công
tác chỉnh lý, xác định giá trị thống kê.
Sau khi thực hiện công tác kiểm tra kết quả cho thấy tình hình tài liệu đã ghi
trong sổ sách thống kê với tình hình tài liệu thực có trong phòng là trùng khớp
với nhau.

CHƯƠNG 3 : SO SÁNH ,ĐỐI CHIẾU GIỮA LÝ LUẬN VÀ
THỰC TIỄN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ
3.1. Những ưu điểm ,hạn chế và nguyên nhân của công tác văn thư-lưu
trữ tại Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh.

3.1.3. Ưu điểm.
- Công tác văn thư lưu trữ có tầm quan trọng trong tất cả các cơ quan hành
chính Nhà nước, chính vì vậy mà được lãnh đạo các cấp quan tâm. Đối với
Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh , công tác văn thư
lưu trữ luôn xác định đấy là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng trong
quá trình hoạt động của Trường.
- Qua thời gian tôi kiến tập về công tác văn thư lưu trữ tại bộ phận Văn thư
Lưu trữ của phòng Hành chính -Quản trị- Tổ chức tại Cơ sở Đại học Nội vụ
Hà Nội tại Thành phố Hồ Chí Minh và trên những lý thuyết đã được học.
Nhìn chung công tác văn thư lưu trữ tại Cơ sở Đại học Nội vụ Hà Nội tại
Thành phố Hồ Chí Minh đã được Ban Giám đốc thường xuyên quan tâm, đôn
đốc kiểm tra , bồi dưỡng,tập huấn các lớp ngắn hạn.
+ Công tác văn thư lưu trữ luôn áp dụng đúng quy chế , quy định của nhà
nước ban hành : Về Quản lí và sử dụng con dấu căn cứ và nghị quyết số
31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ;Thể Thức
và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính căn cứ vào thông tư 01/2011.TT-