hoàn thiện tổ chức thực hiện hợp đồng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÀI BÁO CÁO
THỰC TẬP TUẦN 1
TÌNH HUỐNG
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC THỰC
HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHÊ ĐẺ NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH TẾ
TẠI CÔNG TY INTIMEX

Giảng viên hướng dẫn: TH.S TRẦN THỊ CẨM NGỌC
Nhóm thực hiện: 03
Khoá

:

03 ĐH
Quảng Ngãi, tháng … năm 2017


CHƯƠNG I:
LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
XUẤT KHẨU HÀNG HÓA Ở DOANH NGHIỆP

I.

CÁC NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA QUI TRÌNH TỔ CHỨC THỰC HIỆN
HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU HÀNG HOÁ

1. Tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu

1.1 Kiểm tra ban đầu về tiền thanh toán.
Nhận được tiền hàng đúng và đủ là điều quan tâm lớn lao của nhà xuất khẩu. Người
bán hàng chỉ yên tâm giao hàng khi biết chắc sẽ được thanh toán, đồng thời người xuất
khẩu cần tín hiệu xác định có tiền thanh toán mới an tâm sản xuất .
Với những phương thức thanh toán khác nhau (thanh toán T/T, thanh toán D/P, nhờ
thu…)sẽ có những việc cụ thể khác nhau, nhưng vẫn thể hiện tiền đã có để trà.
Trong trường hợp thanh toán bằng L/C nhà Xuất Khẩu sau khi ký hợp đồng ngoại
thương, cần tiến hành các bước sau :
- Nhắc nhở người mua mở L/C theo đúng thỏa thuận của Hợp Đồng .
- Kiểm tra L/C và thực hiện tu chỉnh L/C (nếu cần). Sau khi kiểm tra xong thấy phù hợp
mới giao hàng còn nếu không phù hợp phải báo cho người mua và ngân hàng của người
mua để tu chỉnh cho đến khi phù hợp mới giao hàng.
1.2 Xin giấy phép xuất khẩu.
Theo điều 33, luật thương mại của Việt Nam: ”Thương nhân chỉ được hoạt động
thương mại với nước ngoài nếu có đủ các điều kiện do chính phủ qui định sau khi đã
đăng ký kinh doanh với cơ quan nhà nước có thẩm quyền:. Và quyền kinh doanh xuất
nhập khẩu được qui định cụ thể ở điều 3, chương 2 của Nghị định 57/CP ngày
31/07/1998:”Thương nhân được phép kinh doanh xuất nhập khẩu, trừ những mặt hàng
cắm xuất, cấm nhập và những mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện.”
Đối với các mặt hàng quản lý bằng hạn ngạch hoặc quản lý bằng giấy phép, doanh nghiệp
phải Xin giấy phép Xuất Khẩu trước.
1.3 Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Hàng hóa Xuất Khẩu phải được chuẩn bị về số lượng cũng như chất lượng, cần lưu ý
rằng buôn bán quốc tế rất cần giữ uy tín và đây là một yếu tố quan trọng trong việc thu
hút đối tác. Doanh nghiệp phải tự sức mình đánh giá năng lực và ký hợp đồng giao hàng
đúng hạn. Chất lượng sản phẩm phải đúng theo yêu cầu hợp đồng qui định. Giao hàng
đúng chất lượng và đúng thời gian là hai yếu tố bắt buộc khi doanh nghiệp muốn làm ăn

lâu dài với các công ty nước ngoài.

-

1.4 Thuê tàu hoặc báo người mua thuê tàu.
Nếu hợp đồng xuất nhập khẩu qui định người bán phải thuê phương tiện để chuyên
chở hàng hoá đến địa điểm đích (nếu điều kiện giao hàng của hợp đồng xuất khẩu là CIF,
CFR, CPT, DES, DEQ, DDU, DDP, DAF) thì người xuất khẩu phải tiến hành thuê
phương tiện vận tải.
Nếu hợp đồng qui định giao hàng tại nước người xuất klhẩu thì người nhập khẩu phải
thuê phương tiện chuyên chở về nước (nếu điều kiện giao hàng là EXW, FCA, FAS,
FOB). Tuỳ từng trường hợp cụ thể mà người xuất khẩu lựa chọn các phương thức thuê
tàu như sau:
Phương thức thuê tàu chợ(Liner):
Phương thức thuê tàu chuyến ( Voyage charter):
Phương thức thuê tàu định hạn(Time charter):
Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá về phẩm chất,
số lượng , trọng lượng… nếu hàng xuất khẩu là động thực vật, hàng thực phẩm thì còn
phải kiểm tra thêm khả năng lây bệnh (tức kiểm dịch)
Trong nhiều trường hợp theo qui định nhà nước hoặc theo yêu cầu của người mua , việc
giám định đòi hỏi phải được thực hiện bởi một tổ chức giám định độc lập, ví dụ như:
Vinacontrol, công ty giám định Sài Gòn(SIC)…
Mua Bảo Hiểm Cho Hàng Hoá:
Tùy theo điều kiện thương mại trong mua bán quốc tế, hợp đồng sẽ qui định người bán
phải mua bảo hiểm hay không, điều khoản này còn ghi rõ mua bảo hiểm của công ty nào,
mua trị giá nào, thời gian mua…
Người xuất khẩu phải căn cứ vào hợp đồng để liên hệ công ty bảo hiểm, xin mua bảo
hiểm, nhận lại các giấy chứng nhận hoặc hợp đồng bảo hiểm để thanh toán sau này.
Trong trường hợp không có nghĩa vụ mua bảo hiểm, nhưng rủi ro trong suốt chặng đường
đi mình phải chịu, người xuất khẩu cũng phải nua bảo hiểm để bảo vệ cho chính công ty

mình.
Hợp đồng bảo hiểm chuyên chở hàng hoá xuất nhập khẩu là một hợp đồng hội đủ các
tính chất sau:
- Là 1 hợp đồng bồi thường (contract of indemnity) vì khi có tổn thất xảy ra, người bảo
hiểm có trách nhiệm bồi thường cho người được bảo hiểm.
- Là 1 hợp đồng của lòng trung thực (contract of good faith) vì người mua bảo hiểm phải
khai báo trung thực không có ý đồ xấu làm hại người bảo hiểm, ngược lại người bảo hiểm
có nhiệm vụ đảm bảo bồi thường đúng mức.
Lưu ý dù có mua bảo hiểm trước, nhưng sau khi giao hàng xuống tàu thì bảo hiểm mới có
hiệu lực.


1.5 Làm Thủ Tục Hải Quan.
 Bước 1: bao gồm các công việc sau:

- Người khai báo tự kê khai hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo mẫu của Hải Quan.
- Căn cứ biểu thuế xuất nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng, biểu giá tính thuế của Bộ Tài
Chánh, của Tổng Cục Hải Quan để tự áp dụng mã số tính thuế cho hàng hoá của mình.
- Tự tính thuế xuất khẩu hoặc thuế nhập khẩu và VAT cho hàng hoá.
 Bước 2: bao gồm các công việc chủ yếu sau:
- Hải Quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký kê khai hàng hoá xuất nhập khẩu, kiểm tra hồ sơ và
đóng dấu tờ khai để xác định thời điểm tính thuế cho hàng hoá
- Dựa trên kết quả tính thuế của người tự khai được ghi trên tờ khai, hải quan sẽ ra thông
báo thuế. Có 2 trường hợp xảy ra:
•
Trường hợp người tự khai đã tính đúng thuế cho hàng hoá của mình, hải quan sau khi
kiểm tra sẽ cho ra thông báo thuế đúng với nội dung tự khai đó.
•
Trường hợp người tự khai báo tính thuế không đúng và hải quan sau khi kiểm tra thấy
số tiền thuế cần phải nộp có thể tăng hoặ¨c giảm so với số tiền đã được tính trên tờ khai.

Lúc đó, hải quan sẽ ra thêm quyết định về thuế, kèm theo thông báo thuế, trên quyết định
đó ghi số tiền tăng hoặc giảm mà người khai báo phải nộp thêm hoặc được hoàn lại.
Riêng trường hợp thuế tăng phải nộp thêm thì doanh nghiệp sẽ còn bị phạt vi phạm như
đã nói ở trên.
 Bước 3: Kiểm hoá theo phân luồng hàng. Ở bước này, nhân viên hải quan thực hiện kiểm
hoá và giám sát giải phóng hàng.
 Bước 4: Doanh nghiệp xuất nhập khẩu nộp thuế sau khi hải quan đã thực hiện kiểm tra
khai báo hải quan của doanh nghiệp và đã thực hiện xử lý vi phạm (nếu có).
1.6 Giám định, kiểm hóa, giao hàng xuống tàu.
Hàng xuất khẩu nước ta chủ yếu được giao bằng đường biển, do đó chủ hàng hoặc
người xuất khẩu thường phải làm những công việc sau:
- Lập bảng kê hàng chuyên chở gồm các nội dung chủ yếu như: consignee, mark, B/L
number, description of cargoes. number of packages, gross weight, measuament, name
port of destination… .Trên cơ sở đó khi lưu cước hãng tàu lập S/O( shipping order) và lên
sơ đồ xếp hàng lên tàu (cargo plan or stowage plan) làm căn cứ để cảng xếp thứ tự gởi
hàng, để tính các chi phí liên quan. Thông thường Cargo plan không trực tiếp giao cho
chủ hàng nhưng chủ hàng vẫn có quyền yêu cầu xem Cargo plan để biết được hàng hoá
của mình đã được sắp xếp đúng yêu cầu chưa, nếu chưa thì có quyền yêu cầu thay đổi.
- Người xuất khẩu giám sát theo dõi quá trình bốc hàng lên tàu khi thuê tàu chợ. Trong
phương thức thuê tàu chuyến, quá trình bốc hàng lên tàu do công nhân cảng thực hiện với
chi phí của người xuất khẩu ( mục đích của việc giám sát quá trình bốc hàng lên tàu là
người xuất khẩu có thể nắm chắc số lượng hàng thực giao và giải quyết những vướng


mắc phát sinh trong quá trình giao nhận)
- Sau khi hàng đã được xếp lên tàu xong, chủ hàng được cấp “Biên lai thuyền phó”
(Master recepit) xác nhận hàng đã nhận xong.
- Trên cơ sở “Biên lai thuyền phó” chủ hãng sẽ đổi lấy vận đơn đường biển sạch (clean
bill of loading).
• Nếu gởi hàng bằng đường hàng không hoặc ô tô, người xuất khẩu sau khi ký hợp đồng

vận chuyển, giao hàng cho người vận chuyển, cuối cùng lấy vận đơn.
• Nếu gỡi hàng bằng đường sắt, người xuất khẩu hoặc giao hàng cho đường sắt (nếu là
hàng lẻ) hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên toa xe rồi giao cho đường sắt (nếu hàng là
nguyên toa) và cuối cùng nhận vận đơn đường sắt.
1.7 Thông Báo Giao Hàng, Lập Bộ Chứng Từ Thanh Toán.
Sau khi giao hàng xong, ngày hôm sau người xuất khẩu nhận B/L ở đại lý vận tải .
Đồng thời lập C/O và các giấy tờ theo yêu cầu của khách hàng. Nhanh chóng lập bộ
chứng từ thanh toán trình ngân hàng để đòi tiền. Yêu cầu của bộ chứng từ này là chính
xác và phù hợp với những yêu cầu của L/C cả về nội dung và hình thức ( nếu thanh toán
bằng L/C, còn nếu thanh toán bằng các phương thức khác thì theo yêu cầu trong hợp
đồng hoặc theo yêu cầu cùa ngân hàng).
1.8 Trình chứng từ thanh toán tại ngân hàng thương lượng:
Khi lập bộ chứng từ thanh toán bằng L/C cần lưu ý các điểm sau:
♣ Tất cả các chứng từ phải được tuân theo đúng các yêu cầu của L/C về: số bảng, mô tả
hàng hoá, thời hạn lập, ghi ký mã hiệu số lượng hàng hoá, ngày cấp…
♣ Nếu vận đơn là loại ký hậu để trống (Blank endosed) thì người gửi hàng phải ký hậu
vào đơn trước khi chuyển giao cho ngân hàng.
♣ Nếu hàng hoá gửi lên tàu vượt quá số lượng qui định trong L/C thì nhà xuất khẩu phải
tham khảo ý kiến của người mua trước khi gởi, trên cơ sở được sự chấp nhận của người
mua mới giao hàng lên tàu. Khi lập bộ chứng từ thanh toán cần 2 bộ như sau:
- Một bộ hoàn toàn phù hợp với L/C để thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ.
- Bộ thứ hai lập cho lượng hàng hoá dư ra và sẽ tahnh toán theo D/A, D/P, hoặc T/T…
- Bộ chứng từ lập xong cần kiểm tra kỹ lưỡng xuất trình cho ngân hàng để thanh toán
hoặc chiết khấu.
1.9 Giải Quyết Khiếu Nại(Nếu Có).
Khi có khiếu nại xảy ra trước tiên 2 bên cần ngồi lại thoả thuận, thống nhất cần giải
quyết vấn đề trên tinh thần hợp tác để giữ mối quan hệ làm ăn lâu dài. Nếu không được
mới cần sự giúp đỡ hòa giải của bên thứ ba hoặc đưa ra trọng tài kinh tế hoặc giai quyết ở
tòa án như trong hợp đồng đã qui định.

Θ Người bán khiếu nại: khi người mua vi phạm hợp đồng người bán có quyền khiếu nại,
hồ sơ khiếu nại gồm: đơn khiếu nại, các chứng từ kèm theo như hợp đồng ngoại thương,
hoá đơn thương mại, các thư từ giao dịch…
Θ Người mua hoặc các cơ quan hữu quan khiếu nại : khi nhận được đơn khiếu nại của
người mua và các cơ quan hữu quan khác, thì người bán cần phải nghiêm túc nghiên cứu
hồ sơ, nhanh chóng tìm phương thức giải quyết 1 cách thoả đáng.

CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHÊ TẠI CÔNG
TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX TRONG THỜI GIAN QUA
I. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU INTIMEX.


1. Sơ lược công ty
Địa chỉ : 61 Nguyễn Văn Giai, Phường Đa Kao, Quận 1
Điện thoại : 8201754 - 8201998 - 8203033
Fax : 8201997
Website:
Trên cơ sở cổ phần hóa Chi nhánh Công ty XNK Intimex tại TPHCM thành lập vào
năm 1995 trực thuộc Công ty XNK Intimex (Bộ Công Thương), Công ty Cổ phần XNK
Intimex tại TPHCM đã chính thức đi vào hoạt động từ ngày 01/07/2006. Năm 2011, đổi
tên thành Công ty Cổ phần Tập đoàn Intimex (Intimex Group).
Khởi điểm ban đầu là một công ty và ba chi nhánh nhỏ, bao gồm 91 nhân sự, vốn
điều lệ 14,4 tỷ đồng, cơ sở vật chất còn nhiều hạn chế, nhưng trải qua 10 năm cổ phần
hóa, những nỗ lực không ngừng theo phương châm “Uy tín là hàng đầu” đã đưa Intimex
trở thành một Tập đoàn lớn mạnh, là một trong những thương hiệu hàng đầu tại Việt Nam
ở các lĩnh vực: chế biến, xuất khẩu nông sản (cà phê, hồ tiêu, gạo, hạt điều…); nhập khẩu
thực phẩm đông lạnh, sắt thép; kinh doanh siêu thị và sản xuất, kinh doanh vật liệu xây
dựng…

Đến nay, Tập đoàn Intimex đã có trên 900 lao động, vốn điều lệ là 223 tỷ đồng, kim
ngạch xuất nhập khẩu đạt trên 1 tỷ USD/năm và doanh thu hàng năm đạt trên 40 nghìn tỷ
đồng. Mạng lưới hoạt động “đa ngành, đa nghề, đa quốc gia” của Intimex trải dài từ Bắc
đến Nam với 6 chi nhánh và 14 đơn vị thành viên mà Tập đoàn nắm giữ cổ phần chi phối,
trong đó có 1 đơn vị thành viên được thành lập tại nước ngoài. Trong lĩnh vực chế biến,
Intimex đã khẳng định sự lớn mạnh về quy mô cũng như chất lượng sản xuất của Tập
đoàn với việc sở hữu 11 nhà máy chế biến cà phê xuất khẩu chất lượng cao nằm ở các
vùng trọng điểm sản xuất cà phê của Tây Nguyên, và các khu vực có vị trí thuận lợi cho
xuất khẩu nông sản của Việt Nam với tổng công suất đạt 570.000 tấn/năm. Ngoài ra, tập
đoàn còn có 1 nhà máy chế biến tiêu sạch xuất khẩu tại Bình Dương công suất 5.000
tấn/năm; 1 nhà máy chế biến gạo tại Đồng Tháp với công suất 150.000 tấn/năm; 3 phân
xưởng chế biến điều xuất khẩu ở Tây Ninh và Bình Dương; 5 Trung tâm Thương mại tại
Buôn Ma Thuột, Đắk Mil, Tây Ninh, Đà Nẵng, Hải Phòng; 1 nhà máy sản xuất bê tông
công suất 1,3 triệu m3/năm và 1 mỏ khai thác đá tại Đà Nẵng công suất 180.000 m3/năm;
cùng với 1 nhà máy sản xuất gạch tuynel tại Lâm Đồng công suất 30 triệu viên/năm.
Thị trường hoạt động kinh doanh của Tập đoàn Intimex không chỉ ở trong nước mà
còn mở rộng mạng lưới giao thương ra hầu hết các thị trường lớn trên toàn cầu, đặc biệt
là Châu Âu, Mỹ, Tây Á, Trung Đông, Trung Quốc, Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ,
ASEAN… Bên cạnh đó, Tập đoàn cũng xây dựng mối quan hệ mua bán lâu dài với hàng
trăm doanh nghiệp quốc tế lớn, trong đó có nhiều công ty, tập đoàn hàng đầu thế giới như
Neumann Kaffee Gruppe, Nestlé, JDE, Tchibo, Louis Dreyfus, Volcafe, Marubeni,
Mitsui, Itochu, Icona, Sucden, Sucafina, Mercon, RCMA, Ecom, Hyundai, Samsung…


2. LĨnh vực kinh doanh
 Xuất khẩu
 Nhập khẩu
 Thương mại nội địa
 Dịch vụ
 Sản xuất

 Chế biến
3. Ngành nghề kinh doanh:
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o
o

Kinh doanh dịch vụ siêu thị.
Kinh doanh, chế biến hàng nông sản, thực phẩm, thủy, hải sản, thủ công mỹ nghệ;
Nuôi trồng giống thủy, hải sản;
Kinh doanh nguyên liệu, vật liệu xây dựng, sắt thép, trang thiết bị y tế;
Mua bán đá quý, thuốc lá nội, thức ăn chăn nuôi gia súc, gia cầm, giống thủy, hải sản,
phân bón các loại;
Kinh doanh phương tiện vận tải (ô tô, xe máy);

Kinh doanh dịch vụ viễn thông (không bao gồm thiết lập mạng);
Lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế và các dịch vụ phục vụ khách du lịch (không bao gồm
kinh doanh quán bar, phòng karaoke, vũ trường);
Kinh doanh khách sạn, nhà ở, cho thuê văn phòng, cửa hàng, kho bãi;
Dịch vụ chuyển khẩu, chuyển tải hàng hóa;
Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, hạ tầng đô thị, khu
công nghiệp, công trình cấp thoát nước;
Sản xuất, gia công, lắp ráp xe máy và các phụ tùng xe máy;
Sản xuất, gia công hàng may mặc;
Nuôi trồng thuỷ sản biển
Nuôi trồng thuỷ sản nội địa;
Sản xuất món ăn, thức ăn chế biến sẵn;
Sản xuất thức ăn gia súc, gia cầm và thuỷ sản
Sản xuất tinh bột và các sản phẩm từ tinh bột;
Sản xuất phân bón và hợp chất Nitơ;
Phá dỡ và chuẩn bị mặt bằng;

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU
CÀ PHÊ TẠI CÔNG TY XNK INTIMEX.
1. Qui trình thực hiện
Hiện tại công ty xuất nhập khẩu đang tổ chức thức hiện hợp đồng theo qui trình
sau:
II.

1.1 Giục người mua mở L/C và kiểm tra L/C


Công ty yêu cầu người nhập khẩu mở thư L/C, thông thường L/C được mở từ 20-25
ngày trước thời hạn giao hàng. Phương tiện để thông báo thường được Công ty dùng là
thư điện tử, fax hoặc điện thoại. Khi công ty nhận được thông báo L/C đã mở thì công ty

sẽ nhờ Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank) kiểm tra tính chân thực của
L/C, đồng thời Công ty tiến hành kiểm tra nội dung của L/C so với nội dung của hợp
đồng.
Nếu việc kiểm tra cho thấy nội dung L/C không phù hợp với hợp đồng, hay có những
điều khoản không thể thực hiện được thì công ty yêu cầu người nhập khẩu và ngân hàng
mở L/C chỉnh sửa cho phù hợp. Khi chấp nhận L/C công ty mới tiến hành các công việc
tiếp theo của hợp đồng xuất khẩu.
1.2 Chuẩn bị và kiểm tra hàng xuất khẩu
Vì công ty không phải là nhà sản xuất ra mặt hàng cà phê mà chỉ là đơn vị thuần túy
tiến hành hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa cho nên trong quá trình chuẩn bị
hàng cho xuất khẩu công ty phải thực hiện công việc sau:
* Tập trung hàng hóa
Căn cứ vào điều khoản được quy định trong hợp đồng xuất khẩu, công ty sẽ tiến
hành hợp đồng mua cà phê của các đơn vị cung ứng cà phê trong nước như: Thanh Kiều,
Hưng Bình, Trung Thành…chủ yếu ở Đắc Lắc và Lâm Đồng. Hợp đồng mua bán và hợp
đồng ngoại thương diễn ra đồng thời. Ưu điểm của nớ là diễn ra nhanh chóng, chi phí sử
dụng vốn thấp, không mất chi phí bảo quản, lưu kho hàng hóa. Điều kiện thanh toán,
công ty sẽ tiến hành thanh toán bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng 80% giá trị hợp
đồng, 20% còn lại trả sau khi hàng được đóng gói vào container.
* Bao bì, đóng gói hàng hóa
Cà phê là mặt hàng nông sản nên dễ bị ảnh hưởng tới chất lượng, do vậy việc đóng
gói bao bì là điều rất cần thiết và bắt buộc. Thông thường Công ty đóng cà phê vào bao
đay đơn mới, mỗi bao 60kg tịnh. Loại bao bì này sẽ tránh cho cà phê không bị ẩm hoặc
nấm mốc làm ảnh hưởng tới chất lượng.


* Kẻ ký mã hiệu hàng hóa
Khi cà phê được đóng vào bao, Công ty sẽ tiến hành kẻ mã hiệu lên bao bì nhằm
thông báo những chi tiết cần thiết cho việc giao nhận, bốc dỡ, bảo quản. Nội dung trên
bao bì sẽ ghi: Tên người gửi và người nhận, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bao bì,

thành phần đăng ký chất lượng…Sau đó, cà phê được xếp vào container, trên container
sẽ ghi đầy đủ: Tên nước và địa điểm hàng đến, tên nước và địa chỉ hàng đi,hành trình
chuyên chở, tên tàu,số hiệu của chuyến đi.
* Kiểm tra chất lượng cà phê
Mặt hàng cà phê của công ty thường được xuất khẩu sang thị trường khó tính như:
Thụy Sỹ, Đức, Nga, Anh…Vì vậy, yêu cầu về chất lượng, số lượng, độ ẩm…của cà phê
được công ty chú trọng. Công ty luôn kiểm tra chặt chẽ, nghiêm ngặt cà phê trước khi
giao hàng. Nội dung kiểm tra như: kiểm tra về phẩm chất, trọng lượng, độ ẩm, phần trăm
vỡ…dựa theo hợp đồng đã ký. Ngoài ra, mặt hàng cà phê còn phải được qua khâu kiểm
tra dịch thực vật, việc kiểm dịch thực vật được tiến hành bởi phòng thực vật địa phương
và được cấp chứng thư. Việc kiểm tra chất lượng cà phê được thực hiện hai lần. Lần thứ
nhất, tổ chức kiểm tra tại nơi cung ứng trong quá trình thực hiện hợp đồng nội, thông
thường do kỹ thuật viên của công ty cử đến để tiến hành. Lần thứ hai, được tiến hành
trước khi cà phê được đóng vào container và kẹp chì; trong lần kiểm tra này công ty
thường thuê Cafecontrol (do hợp đồng quy định) kiểm tra và cấp chứng thư. Chứng thư
là một loại giấy tờ quan trọng trong việc thanh toán và giải quyết tranh chấp có thể xảy
ra sau này.
1.3 Thuê phương tiện vận tải
Công ty chủ yếu xuất khẩu theo điều kiện FOB nên không có trách nhiệm thuê
phương tiện vận tải. Tuy nhiên trong những hợp đồng mà công ty giành được quyền về
thuê phương tiện vận tải (xuất theo CIF và C&F) thì công ty cố gắng tốt nhất để đảm bảo
giảm chi phí và đảm bảo hàng hóa được an toàn. Công ty tìm kiếm các thông tin các
hãng tàu nước ngoài (công ty thường thuê tàu chợ vì khối lượng hàng xuất khẩu của


công ty thường khối lượng nhỏ và khoảng cách vận chuyển gần). Sau khi xác định số
lượng hàng cần chuyên chở, tuyến đường, thời điểm giao hàng cho đủ theo như hợp
đồng thì công ty tiến hành nghiên cứu các hãng tàu, lịch trình chạy và cước phí để lựa
chọn cho phù hợp.
1.4 Mua bảo hiểm cho hàng hóa

Vì xuất theo FOB nên công ty không phải mua bảo hiểm cho hàng hóa. Nếu có mua
thì công ty thường mua bảo hiểm của Bảo Việt và PJCO và thường mua bảo hiểm
chuyến vì khối lượng hàng nhỏ chỉ một chuyến là đủ. Việc mua bảo hiểm được thực hiện
như sau: căn cứ vào hợp đồng ngoại thương và nội dung của L/C (nếu thanh toán bằng
L/C) để biết loại phương tiện chuyên chở và điều kiện bảo hiểm phù hợp, sau đó cán bộ
của công ty đến công ty bảo hiểm để lập Giấy yêu cầu bảo hiểm hàng hóa theo mẫu, nộp
phí bảo hiểm và cuối cùng là gửi cho người bán chứng từ bảo hiểm. Tuy nhiên do ít xuất
khẩu CIF và CFR nên nghiệp vụ mua bảo hiểm chưa hiệu quả.
1.5 Làm thủ tục hải quan.
Sau khi cà phê được chuẩn bị xong, và đóng bao cẩn thận thì cán bộ nghiệp vụ của
công ty sẽ hoàn thành những công việc: nhận container rỗng từ đơn vị vận tải và mở tờ
khai hải qua. Trước khi xếp hàng vào container, công ty phải khai báo Hải quan để làm
thủ tục.
Quy trình làm thủ tục hải quan như sau: Nếu hàng thuộc diện cho phép kiểm đại
diện, Hải quan kiểm hóa phải lấy mẫu đại diện theo đúng quy định (trong cùng, ngoài
cùng, hai bên mép, trên đỉnh và dưới đáy). Hải quan kiểm hóa phải giám sát quá trình
xếp hàng vào container.
* Khai báo hải quan: Công ty tự kê khai đầy đủ các nội dung theo mẫu của tờ khai
hải quan. Sau khi đã hoàn thành việc kê khai thì phải nộp lại tờ khai cho hải quan kèm
theo các chứng từ theo yêu cầu của tờ khai hải quan như: Hợp đồng thương mại (01 bản
sáo), bản kê chi tiết (02 bản chính), giấy giới thiệu (01 bản chính), đăng ký kinh doanh
(01 bản sao), mã số XNK (01 bản sao), ủy quyền (01 bản sao). Các chứng từ và các tờ


khai hải quan luôn được công ty quan tâm, cử các cán bộ có kinh nghiệm thực hiện. Tuy
nhiên trong quá trình thực hiện cán bộ của công ty còn nhiều thiếu sót như làm thiếu
chứng từ, khai báo chưa rõ ràng, đầy đủ dẫn tới phải khai báo lại làm mất thời gian và
tốn kém chi phí đi lại và làm cho tiến độ thực hiện hợp đồng bị chậm.
Sau khi hàng được xếp xong, Hải quan kẹp chì container và xác nhận vào tờ khai hải
quan, sau đó khi hàng tới bãi container Hải quan giám sát kho bãi phải kiểm tra lại. Công

ty thường làm đơn xin được kiểm tra cà phê tại kho riêng của công ty gửi đến hải quan
Tỉnh, Thành phố nơi đăng ký làm thủ tục, kèm theo giấy phép công nhận địa điểm kiểm
tra hàng hóa ngoài khu vực cửa khẩu do hải quan Tỉnh, thành phố cấp. Khi đơn được
duyệt thì công ty chuẩn bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để hải quan tiến hành kiểm
tra hàng hóa.
* Thực hiện quyết định của hải quan sau khi kiểm tra giấy tờ và hàng hóa.
1.6 Giao hàng cho phương tiện vận tải
Giao theo điều kiện FOB cảng Sài Gòn, số ít được ký theo điều kiện FOB cảng Hải
Phòng nên trước thời gian giao hàng ít nhất là 3 ngày, bên nước ngoài sẽ chuyển đến cho
công ty hướng dẫn giao hàng và từ đó công ty tiến hành liên lạc với cơ quan điều độ
cảng để nắm vững kế hoạch giao hàng (ngày giờ tàu đến) để có kế hoạch chuyên chở
hàng vào cảng. Trong quá trình xếp hàng lên tàu thì cán bộ của công ty giám sát cùng
khách hàng hoặc người đại diện của khách hàng nắm chắc số lượng hàng giao và giải
quyết kịp thời những vấn đề phát sinh. Tiếp đến, cán bộ của công ty sẽ thông báo cho
khách hàng về tình hình giao hàng lên tàu. Sau khi giao hàng xong cán bộ công ty lấy
biên lai thuyền phó để xác nhận là đã giao hàng và sau đó đổi lấy vận đơn. Ngoài ra công
ty sẽ cung cấp cho khách hàng Bộ chứng từ: Biên lai thuyền phó, Giấy gửi hàng đường
biển, Vận đơn đường biển, ngoài ra còn có giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) và các giấy tờ
khác theo thỏa thuận của hai bên.
Công ty thường sử dụng điều kiện giao hàng FOB là do yêu cầu của khách hàng và
do các Doanh nghiệp của Việt Nam nói chung và công ty Intimex nói riêng chưa đủ năng


lực xuất khẩu nhiều theo điều kiện CIF và CFR. Công ty đang cố gắng xuất khẩu theo
điều kiện CIF và CFR vì giao hàng theo điều kiện này sẽ đem lại thuận lợi cho công ty,
tránh được tình trạng bị giao động trong giao hàng, mặt khác thu được nhiều lợi nhuận
hơn.
1.7 Làm thủ tục thanh toán.
Thanh toán có ý nghĩa vô cùng quan trọng vì đó là kết quả cuối cùng của một chuỗi
công việc: Giao dịch, đàm phán, ký kết và thực hiện hợp đồng. Do vậy công ty luôn tiến

hành kiểm tra cận thận, chu đáo, từng công việc trong khâu thanh toán.
Phương thức thanh toán mà công ty Intimex thường sử dụng là thư tín dụng không
huỷ ngang (Irrevocable letter ò credit). Phương thức này áp dụng đối với các đối tác mới
có quan hệ buôn bán, những người nhập khẩu không có đại diện ở Việt Nam để đảm bảo
quyền lợi cho công ty. Với các khách hàng quen thuộc và có đại diện ơ Việt Nam thì
công ty thường sử dụng phương thức đổi chứng từ trả tiền ngay (Cash Against
Document- CAD). Phương thức CAD đơn giản, giao hàng xong là công ty có thể lấy tiền
ngay vì chỉ khi nhập khẩu chuyển đủ tiền ký quỹ thì ngân hàng mới thông báo cho công
ty để công ty tiến hành giao hàng. Bộ chứng từ xuất trình cũng đơn giản hơn, ngân hàng
thanh toán cho người xuất khẩu chủ yếu dựa vào loại chứng từ phải xuất trình chứ không
kiểm tra từng nội dung chứng từ như phương thức L/C. Tuy nhiên hình thức này cỏ rủi
ro là nếu người mua không nhận hàng nữa sẽ không cần chứng từ trong khi chuyển hàng
rồi. Còn thanh toán L/C thì việc mở L/C có nhiều tập quán ở nước nhập khẩu mà công ty
không thoã mãn được, mặt khác thời gian giao dịch cần nhiều thời gian do đó chi phí
lớn.
* Các bước tiến hành thanh toán L/C:
Khi đã chấp nhận L/C thì công ty phải lập bộ chứng từ thanh toán gồm:
- Chứng từ hàng hóa: Hóa đơn thương mại (Conmercial Invoice), Phiếu đóng gói
(Packing List), Chứng nhận trọng lượng (Certificate of Weight) và chất lượng
(Certificate of Quality) do cafecontrol cấp (Theo thoả thuận của hợp đồng).


- Chứng từ vận tải: Vận đơn đường biển (Bill of Loading)
- Chứng từ hải quan: Tờ khai hải quan (Customer Declaration), Giấy chứng nhận
xuất xứ (Certificate of Original), Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật (Certificate of
Phytosanitory).
* Các bước thanh toán CAD:
Khi được các ngân hàng thông báo đã ký quỹ đủ 100% giá trị hợp đồng thì công ty
tiến hành giao hàng, đồng thời chuẩn bị bộ chứng từ thanh toán (Bộ chứng từ này là
do thỏa thuận của hai bên và được ghi rõ trong hợp đồng) bao gồm:

- Thư xác nhận đã giao hàng cho người mua do người mua có đại diện ở Việt Nam
cấp.
- Bản sao vận đơn là hóa đơn thương mại có xác nhận của người nhập khẩu có đại
diện ở Việt Nam.
- 3 Bản vận đơn gốc.
- Hóa đơn thương mại.
- Chứng nhận trọng lượng, số lượng.
- Chứng nhận trọng lượng.
Sau khi hoàn thành nghĩa vụ giao hàng công ty sẽ xuất trình cho ngân hàng thanh
toán bộ chứng từ như quy định của hợp đồng để được thanh toán.
1.8 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Do đặc điểm mặt hàng cà phê dễ hư hỏng trong quá trình lưu giữ và vận chuyển, vì
vậy trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu công ty thường gặp phải
những vấn đề khiếu nại do mấy nội dung sau: Chất lượng, độ ẩm, Cà phê bị mốc hoặc
việc giao hàng bị thiếu hay chậm so với quy định của hợp đồng. Khi xảy ra trường hợp
bị khiếu nại công ty thường đặt vấn đề hòa giải lên hàng đầu, thương lượng để đi đến kết
quả tốt đẹp cho cả hai bên nhằm tạo dựng quan hệ làm ăn lâu dài, củng cố uy tín của
doanh nghiệp với bạn hàng. Khi không giải quyết bằng thương lượng hòa giải thì công ty


sẽ nhờ Trung tâm trọng tài quốc tế Việt Nam – Bên cạnh phòng thương mại quốc tế Việt
Nam (Do hai bên thỏa thuận) xét xử. Phán quyết cuối cùng của trọng tài sẽ là chung
thẩm và ràng buộc cho cả hai bên. Phí trọng tài sẽ do bên thua chịu.
1.9 Thanh lý hợp đồng
Sau khi đã thực hiện xong hợp đồng, nếu không có khiếu nại gì xảy ra hoặc có xảy ra
nhưng đã giải quyết xong thì công ty và nhà nhập khẩu tiến hành thanh lý hợp đồng.
Việc thanh lý hợp đồng làm thành văn bản, có chữ ký của Công ty và người nhập khẩu.
Hợp đồng đã được thanh lý thì mọi quyền khiếu nại về thực hiện hợp đồng không còn
hiệu lực.
2. Thực trạng xuất khẩu cà phê của công ty cổ phần Intimex Việt Nam

2.1 Hoạt động thu mua cà phê
Nguồn cung ứng chủ yếu cà phê xuất khẩu của công ty cổ phần Intimex Việt Nam
là các trạm thu mua ở các tỉnh có sản lượng cà phê lớn như Đăk Lăk, Lâm Đồng, Bình
Phước…. .Các trạm thu mua này có nhiệm vụ thu mua các sản phẩm cà phê sơ chế và
chưa sơ chế nhằm phục vụ cho hoạt động xuất khẩu. Công ty đã tổ chức được các mạng
lưới thu mua rộng khắp nhất là ở các huyện vùng sâu vùng xa, để thu mua trực tiếp sản
lượng cà phê cho bà con giúp bà con nông dân trồng cà phê bán trực tiếp cà phê của mình
cho công ty mà cảm thấy thỏa mãn không bị thiệt thòi về giá .Việc mua hàng trực tiếp thế
này sẽ giúp bà con tránh tình trạng bị ép giá và cân thiếu khi buôn bán với các trung gian.
Hàng năm các trạm thu mua này đóng góp tới 70% nguồn cà phê xuất khẩu của công ty
Ngoài ra công ty có còn thu mua của các DN cung ứng ,đại lý tư nhân…. Số lượng
thu mua theo các hình thức này cũng rất đáng kể
Mạng lưới thu mua của công ty ngày càng rộng khắp, với phương thức kinh doanh
linh hoạt ,bám sát thị trường để có những hình thức thu mua hợp lý đem lại sự hài lòng và
niềm tin cho bà con nông dân trồng cà phê.
 Công ty chủ động đầu tư ứng trước cho nông dân trồng cà phê một khoản vốn để bà con

trang trải cho vụ tiếp theo. Khi cà phê vụ tiếp thu hoạch bà con bán sản lượng cà phê thu


hoạch cho công ty với mức giá vào thời điểm bán, và thời gian bán không phụ thuộc vào
công ty mà phụ thuộc vào ý muốn của bà con nông dân trồng cà phê
 Ngoài ra để chất lượng cà phê thu hoạch không bị ảnh hưởng do công tác bảo quản , công

ty cho bà con gửi ở kho sau thu hoạch ,đồng thời công ty cho bà con ứng một khoản tiền
lên tới 70% giá trị của lượng hàng mà bà con gửi ở kho của công ty . Khi nào bà con thấy
được giá thì bán sản phẩm cho công ty, công ty sẽ làm thủ tục bù trừ và thanh toán các
khoản còn lại. Đây là cách làm mới có nhiều ưu điểm nó tránh cho bà con gặp phải tình
trạng bán cà phê ồ ạt ở đầu vụ và bị ép bán giá thấp do không có kho để bảo quản cà phê.
 Đối với các trạm thu mua ,công ty cấp ứng trước một khoản vốn nhất định để các trạm

thu mua chủ động trong hoạt động thu mua của mình sau đó bán lại cho công ty vào từng
thời điểm nhất định. Để khuyến khích các trạm thu mua công ty trả lương theo số lượng
cà phê mà các trạm này bán cho công ty, nếu thu mua được nhiều thì sẽ được lương cao
và ngược lại, công ty trả lương cho các trạm bán lại cho công ty là 25VNĐ/kg. Việc quản
lý các trạm thu mua về chất lượng và giá cả là rất khó khăn để đơn giản cho việc quản lý
này công ty áp dụng hình thức khoán . Công ty khoán toàn bộ việc thu mua và chế biến
cho các trạm giá mà công ty mua lại ở các trạm là giá cà phê thành phẩm đảm bảo chất
lượng xuất khẩu ,các trạm hoàn toàn chịu về kết quả kinh doanh lãi ,lỗ của mình từ đó tạo
cho các trạm thế chủ động trong hoạt động kinh doanh. Các trạm thu mua có trách nhiệm
trước công ty và pháp luật về chất lượng cà phê của mình.
2.2 Công tác chế biến xuất khẩu cà phê
Công ty cổ phần Intimex Việt Nam có mạng lưới thu mua rộng khắp trong cả
nước . Hiện nay công ty đã có trên 50 trạm thu mua trực tiếp cà phê, đồng thời các trạm
thu mua này cũng giữ vai trò là các cơ sở chế biến thành phẩm sản phẩm cà phê xuất
khẩu của công ty. Nhằm giúp các trạm có thêm điều kiện về khả năng chế biến công ty
đã trang bị cho các trạm các máy móc thiết bị chế biến qua đó làm giảm chi phí mang cà
phê đi ra công chế biến , tiết kiệm chi phí nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Sau khi
cà phê được chế biến xong ở các trạm , cà phê sẽ được các cơ quan giám định chất lượng
xuống tận nơi để kiểm tra trước khi đưa cà phê đi xuất khẩu


Ngoài các trạm chế biến vừa và nhỏ nằm rải rác ở các tỉnh, công ty có một nhà
máy chế biến nhà cà phê xuất khẩu với chất lượng cao và công suất lớn, nguyên liệu phục
vụ cho nhà máy chế biến công ty lấy từ hai nguồn là nguyên liệu thu mua taị chỗ và
nguyên liệu lấy từ các trạm về để đảm bảo lượng cà phê dự trữ và cà phê phục vụ cho kế
hoạch chế biến.
Sơ đồ : Quy trình thu mua chế biến cà phê tại nhà máy
Thu mua nguyên liệu thô
Nhập kho trạm thu mua

Gia công chế biến
Giám định
Đóng gói theo quy cách
Vân chuyển nhập kho Tp Hồ Chí Minh
Xuất khẩu
2.3 Công tác xuất khẩu
Đây là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh xuất khẩu, nó là khâu
quan trọng nhất vì nó quyết định hiệu quả kinh doanh của đơn vị. Nhận thức rõ điều nay
ban giám đốc của công ty đã có những phương án xuất khẩu thích hợp với từng điều kiện
riêng của các lô hàng. Công đã có quan hệ mua bán vói các tập đoàn, công ty cà phê lớn
trên thế giới như : Newman Groppe,Volcafe, Hacofco……
3. Những vấn đề còn tồn tại
Kinh doanh trong nhiều năm, tuy đã nỗ lực phấn đấu rất nhiều nhưng hoạt động kinh
doanh của công ty vẫn gặp một số khó khăn do vậy hiệu quả kinh doanh chưa thực sự


cao. Do một số nguyên nhân khách quan và nguyên nhân chủ quan nên hiện nay trong
hoạt động kinh doanh xuất khẩu cà phê của Công ty còn một số tồn tại sau:
- Trong khâu chuẩn bị cà phê: Khối lượng cà phê thu mua còn chưa đáp ứng đủ số
lượng xuất khẩu như đã ký với bạn hang do vậy đôi khi công ty bỏ lỡ các hợp đồng xuất
khẩu với khối lượng lớn có lợi nhuận. Công ty chưa đủ khả năng dự báo được sản lượng
cà phê sản xuất trong nước nên không chủ động được khối lượng thu mua.
- Trong khâu kiểm tra chất lượng cà phê: Khâu kiểm tra chất lượng cà phê chưa chu
đáo, chưa bám sát hợp đồng nên chất lượng cà phê giao cho khách hàng không đồng
đều, lẫn các tạp chất. Công ty chưa thực sự kiểm soát chặt chẽ chất lượng hàng trong các
công đoạn từ sản xuất đến thu gom, bảo quản, dự trữ đóng gói…Việc tổ chức cán bộ
kiểm tra giám định hàng hóa đôi khi chưa hiệu quả. Phần lớn cà phê xuất khẩu còn ở
dạng sơ chế nên giá trị gia tăng rất thấp dẫn đến giá bán thường thấp hơn giá giao dịch
của thị trường thế giới.
- Trong khâu thanh toán: Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán CAD

nhưng công ty chưa ràng buộc với khách hàng trong hình thức này nên khách hàng kéo
dài thời gian thanh toán. Đôi khi khách hàng không chịu thanh toán vì không chịu nhận
hàng nên từ chối nhận chứng từ. Do đó hiệu quả của việc sử dụng vốn giảm. Trong khi
đó sử dụng hình thức thanh toán L/C sẽ giải quyết được những vấn đề trên thì chưa được
áp dụng phổ biến tại doanh nghiệp.
- Trong khâu khiếu nại và giải quyết khiếu nại: Công ty thường bị rơi vào trường hợp
bị khiếu nại về độ ẩm của cà phê cao hơn so với quy định trong hợp đồng. Việc giao
hàng chậm và thiếu khối lượng cũng là lý do mà công ty bị khiếu nại. Công ty luôn chọn
biện pháp thương lượng, hòa giải nhưng đôi khi kết quả không như mong muốn nên có
một số trường hợp công ty phải nhượng bộ khách hàng, phải đền bù về chất lượng và
trọng lượng.
4. Nguyên nhân của những tồn tại
Phần lớn của những tồn tại này là vì nguyên nhân chủ quan từ phía công ty.


-Do thiếu đội ngũ nhân viên, phương tiện vận tải cũng như kinh nghiệm làm cho
việc thu mua cà phê không đáp ứng được số lượng của khách hàng; chưa đủ khả năng để
nắm bắt tình hình số lượng cà phê của cả nước. Việc trồng cà phê phụ thuộc rất nhiều
vào điều kiện khí hậu tuy nhiên khí hậu Việt Nam đang có sự biến động: có khi mưa quá
nhiều, khi hạn hán kéo dài; làm cho năng suất và chất lượng cà phê giảm đi rất nhiều.
Điều đó ảnh hưởng đến giá và uy tín của công ty.
- Cà phê được thu mua từ nhiều nguồn khác nhau và khâu kiểm tra chất lượng chưa
chặt chẽ, chưa bám sát hợp đồng nên dẫn đến chất lượng cà phê không cao, lẫn các tạp
chất. Việc kiểm tra giám định hàng hóa của tổ chức cán bộ còn kém hiệu quả, sơ sài.
- Có sự cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp trong nước dẫn đến tình trạng giá
xuất khẩu cà phê bị ép giá.
- Công ty sử dụng phương thức CAD cho khâu thanh toán, vì công ty dường như
buôn bán với những khách hàng lâu năm lấy chữ tín làm đầu nên chưa có sự ràng buộc về
thanh toán nên đôi khi khách hàng không chịu thanh toán hoặc không chấp nhận thanh
toán. Dẫn đến hiệu quả sử dụng vốn giảm.

Thị trường quốc tế ngày càng cạnh tranh khốc liệt chúng ta không thể cứ mãi an toàn
trọng phạm vi những nước làm ăn lâu năm chính vì thế tìm kiếm thị trường mới là việc
phải làm và việc thanh toán bằng L/C sẽ hạn chế thấp nhất mức rủi ro chúng ta gặp phải
nếu chúng ta áp dụng đúng những gì trong L/C đề ra.
- Vì công ty không đảm bảo thực hiện đúng theo hợp đồng nên trong việc khiếu nại thì
công ty luôn rơi vào thế bị động; công ty luôn chọn biện pháp thương lượng, hòa giài
nhưng đôi khi kết quả không như mong muốn nên có một số trường hợp công ty phải
nhượng bộ khách hàng, phải đền bù về chất lượng và trọng lượng
- Bộ phận marketing của công ty hoạt động chưa tích cực nên hiệu quả mang lại chưa
cao. Công ty chưa đẩy mạnh được hiệu quả xuất khẩu so với tiềm năng thực của công ty.
- Cơ sở vật chất dành cho các nhà máy chế biến, các kho bảo quản và dữ trữ hàng hóa
chưa được đầu tư và quan tâm đúng mức. Nguyên nhân là do vốn của công ty còn hạn
chế, cộng thêm khó khăn trong việc xin giấy phép xây dựng và vấn đề giải phóng đền bù
đất đai để xây dựng. Ngoài ra trình độ kỹ thuật chuyên môn của đội ngũ lao động cũng
là một nhân tố gây khó khăn.
- Trong cơ cấu nguồn vốn của công ty thì bộ phận vốn lưu động chiếm tỷ trọng khá
nhỏ nên công ty hoạt động chủ yếu bằng vốn đi vay. Công nợ phải thu khó đòi chưa xử


lý triệt để. Chế độ lương thưởng chưa hợp lý nên chư khuyến khích được nhân viên
nhiệt tình làm việc và phát huy khả năng của họ.
- Đội ngũ cán bộ lao động của công ty quá yếu vì trình độ chuyên môn còn kém, đặc
biệt sự thông hiểu và cập nhật thông tin của cán bộ thu mua hàng chưa cao, việc đánh
giá kiểm tra chất lượng hàng chỉ dựa vào trực quan nên độ chính xác không cao.

CHƯƠNG III:
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ
TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU CÀ PHÊ TẠI CÔNG TY
XNK INTIMEX.
Qua nghiên cứu quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu cà phê của công

ty XNK Intimex ta thấy rằng, tuy công ty đã hoàn thành khá tốt các hợp đồng nhưng kết
quả thật sự chưa cao do đó công ty vẫn không ngừng hoàn thiện và nâng cao các nghiệp
vụ trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng cho các năm sau. Những giải pháp này
đưa ra nhằm mục đích có thể giúp công ty nâng cao hơn nữa khả năng xuất khẩu của
mình tránh các rủi ro không đáng có.
1. Các giải pháp về sản xuất và chế biến cà phê phục vụ xuất khẩu
 Đầu tư vùng nguyên liệu chất lượng cao

Muốn có cà phê có chất lượng cao thì giống cà phê ảnh hưởng rất nhiều tới chất
lượng cà phê xuất khẩu, nhận thức rõ được điều này công ty cổ phần Intimex Việt Nam
đã chủ động đầu tư phối hợp với bà con nông dân ở các vùng trồng cà phê như Đắk Lắk,
Lâm Đồng, Buôn Ma Thuật… để có vùng nguyên liệu cà phê mới với chất lượng tốt hơn.


Công ty đã nhập khẩu từ nước ngoài các giống cà phê có năng suất cao và chịu hạn tốt
như: Banbon, Amerello, Catlerra,…Ngoài ra công ty còn phối hợp với viện nghiên cứu
Eakmat nhằm nghiên cứu lai tạo những giống cà phê tốt hơn. Do việc nghiên cứu các
giống cà phê mới đòi hỏi rất nhiều về thời gian, công sức và tiền của, cần có một thời
gian dài mới có được giống cà phê mới phù hợp với điều kiện tự nhiên từng vùng. Quá
trình chọn giống đòi hỏi yêu cầu về trình độ chuyên môn cao về vấn đề này công ty đã để
các Viện nghiên cứu đảm nhận, công ty cổ phần Intimex Việt Nam cần phối hợp chặt chẽ
với các viện đặc biệt là viện Eakmat để nhận được các thông tin mới nhất về giống cà phê
để phát triển và ngày càng mở rộng vùng nguyên liệu của công ty.
 Giải pháp về thu mua cà phê

Cần thu mua sản lượng cà phê đảm bảo về chất lượng không bị hư hỏng, cần giám
sát hơn nữa trong khâu thu mua nguyên liệu và có sự kiểm tra để đảm bảo chất lượng
nguồn hàng khi xuất khẩu tránh tình trạng cà phê bị trả lại hoặc bị ép phải bán với giá
thấp gây ra những thua thiệt cho công ty.
* Hoàn thiện và phát triển nguồn hàng xuất khẩu: là giải pháp đánh giá khả năng

cung cấp hàng của các đơn vị sản xuất-kinh doanh dựa trên nguồn nội lực và việc cung
ứng thực tế nguồn hàng của các đơn vị này. Việc đánh giá này sẽ giúp cho doanh nghiệp
có cái nhìn khác khách quan về việc chuẩn bị nguồn hàng xuất khẩu của mình để từ đó
chủ động hơn trong việc thu mua nguồn hàng đúng về chất lượng, đủ về số lượng và
mức giá thì hợp lý, đảm bảo cho việc thực hiện hợp đồng đạt kết quả tốt.
* Vấn đề lựa chọn nguồn hàng đối với Công ty là rất quan trọng, do đó để lựa
chọn nguồn hàng phù hợp, Công ty cần căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của mình, tình
hình thị trường và yêu cầu của khách hàng. Các nguồn hàng mà công ty có thể khai thác
đó là:
- Nguồn hàng thu mua qua đại lý: nguồn hàng này số lượng nhỏ nên chỉ phù hợp
cho các hợp đồng với số lượng nhỏ. Nguồn hàng này thường đảm bảo được về số lượng,
thời gian giao hàng và giá cả tương đối rẻ. Tuy nhiên nó có hạn chế là chất lượng hàng
thường không ổn định và công ty thì không kiểm soát được chất lượng hàng vì đã giao
toàn quyền lựa chọn hàng cho các đại lý, ngoài ra các công ty kiểm nghiệm hàng hóa
như CAFECONTROL lại không có hình thức kiểm nghiệm nào nên chất lượng hàng
không được đảm bảo. Từ sự bất cập này thì công ty cần xây dựng hệ thống thu mua bao
gồm mạng lưới các đại lý, hệ thống kho hàng ở các địa phương có hàng. Tùy theo khả


năng cung ứng hàng ở các khu vực mà công ty đặt tại các đại lý cho phù hợp, ngoài ra
công ty có thể bố trí thêm các đơn vị thu mua cấp thấp hơn, tiến hành thu mua từ các hộ
gia đình cá thể.
- Nguồn hàng thu mua qua các Công ty, cơ sở sản xuất chế biến: nguồn hàng này
tuy về số lượng và chất lượng đều được đảm bảo nhưng giá cả thì thường cao hơn từ
nguồn hàng mua từ các đại lý. Hợp đồng ngoại thương có khối lượng hàng lớn thường
lấy nguồn hàng từ đây.
- Nguồn hàng liên doanh, liên kết: nguồn hàng này có nhiều thuận lợi nhất vì với
hình thức này thì công ty chủ động hơn trong việc gom hàng. Với hình thức này công ty
có tham gia đầu tư vào khâu chuẩn bị nguồn hàng nên chất lượng hàng và số lượng hàng
được đảm bảo ở mức cao, bên cạnh đó bao bì, mẫu mã, giá cả và thời hạn giao hàng

công ty đều kiểm soát được.
Để phát huy hơn nữa khả năng xuất khẩu cà phê của mình công ty nên chú trọng
đầu tư vào nguồn hàng liên doanh, liên kết, ngoài ra việc chủ động xây dựng các cơ sở
sản xuất, các kho hàng, các trạm thu mua… cũng giúp công ty có nguồn hàng xuất khẩu
dồi dào, tập trung, có chất lượng cao. Để nâng cao công tác tạo nguồn hàng công ty cần
quan tâm đến các vấn đề:
+ Lựa chọn nguồn hàng hợp lý, có khả năng tài chính và năng lực sản xuất, đảm
bảo việc tiến hành tốt cho hợp đồng thu mua hàng đã ký kết.
+ Thiết lập mạng lưới thu mua hàng linh hoạt đồng thời bố trí các kho hàng một
cách hợp lý, khoa học để đảm bảo chất lượng, số lượng cho hàng, đầu tư hơn nữa vào cơ
sở vật chất cho việc thu mua, đặc biệt là các phương tiện vận chuyển, các thiết bị nhà
kho, thiết bị dùng trong kiểm nghiệm hàng hóa.
+ Trong công tác kiểm nghiệm hàng hóa nên cử nhân viên theo sát công việc
kiểm tra cùng cơ quan kiểm nghiệm hàng để đảm bảo cho việc thu mua hàng đạt kết quả
tốt như hợp đồng đã ký kết.
+ Hoàn thiện nâng cao kỹ thuật thu mua, phân loại, sơ chế, bảo quản hàng xuất
khẩu cũng là giải pháp thiết yếu, làm thế nào để đảm bảo sau các khâu thu mua thì hàng
vẫn giữ được chất lượng và mùi vị đặc trưng của nó. Để làm được điều này thì công ty
cần có đội ngũ nhân viên kỹ thuật có trình độ chuyên môn cao.
* Có thể nói giải pháp để tổ chứa thu mua cà phê cho xuất khẩu là giải pháp then
chốt và quan trọng nhất. Nó giúp cho công ty làm chủ được nguồn hàng, nâng cao được
hiệu quả cho các khâu khác trong quá trình tổ chức thực hiện hợp đồng.


Tăng cường đầu tư khâu chế biến:


Doanh nghiệp Việt Nam nói chung và Công ty XNK Intimex nói riêng đều yếu
kém trong khâu chế biến hàng xuất khẩu vì công nghệ chế biến còn quá lạc hậu và
thực tế sự đầu tư vào đây chưa được thỏa đáng, do đó nó làm giảm khả năng cạnh

tranh của hàng xuất khẩu của công ty. Hiện nay công ty đang nỗ lực đưa tiến bộ khoa
học kỹ thuật vào trong quá trình chế biến nhằm mục đích giảm tổn thất, hao hụt sản
phẩm và nâng cao chất lượng sản phẩm. Với mặt hàng cà phê thì việc chế biến cần
được chú trọng hơn vì đây là mặt hàng xuất khẩu chủ lực cả công ty. Để cải tiến,
nâng cao chất lượng cà phê thì trong những năm tới công ty cần đầu tư đồng bộ từ
khâu trồng cho đến khâu thu hoạch, chế biến và bảo quản, đồng thời chuyển từ xuất
khẩu cà phê thô sang xuất khẩu cà phê chế biến.
Việc thu hoạch cà phê là công đoạn quan trọng vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến
chất lượng cà phê. Hiện nay việc thu hoạch cà phê đang được áp dụng phổ biến hiện nay
là thu hoạch cà phê hạt xanh nhưng chính điề này là nguyên nhân gây nên nấm mốc, lên
men vá hạt đen, bên cạnh đó việc phơi khô cà phê vẫn còn phụ thuộc vào điều kiện thời
tiết nên chất lượng cà phê xuất khẩu bị gảm đáng kể. Do đó để nâng cao hiệu quả trong
khâu chế biến thì công ty cần phải đầu tư thêm kiến thức thu hoạch, cơ sở vật chất cho
quá trình phơi và sấy khô cho các nguồn hàng. Và đặc biệt công ty phải tổ chức được
một hệ thống phục vụ thu mua rộng rãi để tạo thuận lợi cho người nông dân.
 Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu và bao bì cho hàng hóa

Việc kiểm tra cà phê chưa được công ty quan tâm đúng mức do đó chất lượng cà
phê không được đảm bảo như trong hợp đồng. Nghiệp vụ kiểm tra chủ yếu dựa vào sản
phẩm mẫu và kinh nghiệm cả người kiểm tra, dựa theo phương pháp cảm quan và so
sánh mẫu hàng nên mang đậm tính chủ quan cao. Kiểm tra hàng là hoạt động phức tạp,
tốn thời gian và công sức mà lại rất dễ xảy ra các sai sót. Do đó giải pháp chung để giải
quyet khó khăn và tồn tại này là công ty cần phân cáp trách nhiệm cho các cán bộ để họ
tiến hành cẩn thận hơn, mặt khác trong điểu khoản chất lương quy định chi tiết, thống
nhất một tiêu chuẩn.
Việc kiểm tra được tiến hành ở hai cấp nhưng cấp cơ sở là quan trọng vậy nên
công ty phải quan tâm để tiêu chuẩn cà phê phải thoả mãn nhu trong hợp đồng đã ký kết.
Trước khi giao hàng lên phương tiện vận tải thì công ty phải mời đầy đủ cơ quan kiểm
dịch, cơ quan chứng nhận chất lượng, hải quan, đại diện bên mua… để đảm bảo tính
khách quan trong nhận định hàng hoá để có thể tránh các trường hợp khiếu nại. Việc

kiểm nghiệm phải được lập thành văn bản để hoàn thiện bộ chứng từ tạo thận lợi cho quá
trình thanh toán.


Tóm lại, để làm tốt các công tác này công ty cần có đội ngũ thường xuyên nâng
cao trình độ chuyên môn, Thường xuyên tiếp xúc với khách hàng để tìm hiểu yêu cầu
của họ cũng như học tập kỹ thuật kiểm tra hàng.
 Dự trữ và bảo quản cà phê

Sau khi thu hoạch cà phê bà con nông dân thường thiếu các kho để bảo quản cà
phê ,hoặc có thì điều kiện bảo quản chưa thật sự tốt do đó ảnh hưởng ít nhiều tới chất
lượng cà phê xuất khẩu . Hiện nay công ty đã mở các kho dữ trữ và bảo quản cà phê cho
bà con xong vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu gửi cà phê cho nông dân trồng cà phê do đó
công ty cần đầu tư để mở rộng mô hình này.
2. Chú ý công tác kiểm tra L/C
Kiểm tra L/C là một khâu đặc biệt quan trọng trong việc thực hiện phương thức
thanh toán bằng chứng từ vì nếu công ty không kiểm tra được sự phù hợp giữa hợp đồng
và L/C thì công ty sẽ không được thanh toán. Như vậy việc kiểmn tra kỹ L/C trước khi
thực hiện hợp đồng sẽ giúp cho công ty tránh được rủi ro trong việc thanh toán. Do đó
công ty cần có những chú ý sau:
Cán bộ kinh doanh của công ty phải nắm vững hợp đồng mà mình đang thực
hiện để tiến hành kiểm tra sự phù hợp của L/C một cách chắc chắn hơn về nội dung lẫn
hình thức. Khi phát hiện có sự sai sót thì cán bộ phải tiến hành thông báo ngay cho bên
nhập khẩu và đề nghị sữa chữa ngay để đảm bảo cho hai bên đều có lợi. Việc kiểm tra
L/C phải tiến hành nhanh chóng, chính xác và cán bộ phải là người có trình độ nghiệp vụ
cao để công tác kiểm tra L/C được thực hiện một cách tốt nhất.
3. Làm thủ tục thanh toán
Hình thức thanh toán của công ty chủ yếu là CAD và D/P. Hai hình thức này đơn
giản nhưng nhiều rủi ro. Khách hàng có thể không nhận hàng nên họ không cần chứng từ
trong khi đó hàng đã chuyển đi nên công ty có thể phải chịu thiệt hại. Để giải quyết vấn

đề này công ty nên thương lượng yêu cẩu họ đặt cọc 2%-5% giá trị hợp đồng.
Có lẻ Việc vận dụng L/C làm phương thức thanh toán đòi hỏi về sự chính xác cao
chỉ cần một sai sót nhỏ cũng sẽ khiến cho ngân hàng mở L/C và người mua bắt lỗi khi
đó mọi khoản thanh toán hay chấp nhận có thể đều bị từ chối chính vì thế nên các doanh
nghiệp Việt Nam nói chung và Intimex nói riêng còn e ngại về vấn đề thanh toán bằng
L/C. Nhưng chúng ta cũng không thể nào phủ nhận được những lợi ích từ việc thanh
toán bằng L/C mang lại nó dường như giải quyết được những vấn đề mà phương thức
thanh toán CAD đang gặp phải, chính vì vậy công ty cần nên tìm hiểu kĩ hơn cũng như


những điều kiện khi thanh toán bằng L/C cũng như như mạnh dạn hơn nữa để dùng L/C
làm phương thức thanh toán trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả xuất khẩu
Hình thức L/C cũng gặp rủi ro là thủ tục mở L/C có nhiều tập quán ở quốc gia nhập
khẩu mà công ty không thỏa mãn được và thời gian giao dịch qua nhiều công đoạn nên
chi phí sử dụng vốn lớn. Giải pháp là cần kiểm tra cẩn thận sự phù hợp giữa L/C và hợp
đồng, nếu thấy không phù hợp thì phải kiến nghị để giải quyết ngay. Khi phù hợp L/C và
hợp đồng thì mới tiến hành giao hàng và lập bộ chứng từ thanh toán.
4. Giải quyết tốt các khiếu nại
Đối với mặt hàng nông sản nói chung và mặt hàng cà phê nói riêng là mặt hàng
dễ hỏng do tác động của thời gian, thời tiết và môi trường nên khó có thể tránh khỏi các
sai sót ảnh hưởng tới quyền lợi của hai bên. Do vậy để tránh được các vấn đề phát sinh,
nâng cao hiệu quả giải quyết khiếu nại, đảm bảo tính hiệu quả kinh tế và hiệu quả xã hội
của các bên thì công ty cần quan tâm.
- Qui định rỏ thời gian và địa điểm để có phương án bảo quản phù hợp để hạn chế
thấp nhất mức rủi ro về sự hư hại của sản phẩm, đồng thời sẽ dễ dàng hơn nếu có khiếu
nại tranh chấp xảy ra
- Phân định rõ trách nhiệm của các bên trong việc xác định hàng không đủ phẩm
chất.
- Điều khoản khiếu nại và giải quyết phải tuân thủ các quy định của các điều ước
Quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

- Nhìn chung hoàn thiện quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng là giải pháp hữu
hiệu tốt nhất cho điều khoản khiếu nại và giải quyết khiếu nại.
Tất cả các khâu trong tổ chức thực hiện hợp đồng đều có mối liên hệ mật thiết với
nhau nên việc thực hiện tốt khâu này sẽ là tiền đề cho việc thực hiện tốt các khâu sau.
5. Một số giải pháp khác
5.1 Đa dạng hóa hoạt động xuất khẩu cà phê:
Năm 2007 là năm đặc biệt thành công đối với ngành cà phê của nước ta với lượng
cà phê xuất khẩu đạt 1.209 nghìn tấn và kim ngạch đạt 1,88 tỷ USD, tăng 23,32% về
lượng và tăng 54,3% về trị giá so với cùng kỳ năm 2006 (mức kỷ lục về lượng và trị giá).
Tuy nhiên, sản xuất cà phê của Việt Nam vẫn ở trong quy mô nhỏ lẻ, các doanh nghiệp
chưa chú trọng đến kỹ thuật mà chỉ quan tâm tới khâu chế biến và tiêu thụ. Hiện nay,
nước ta có gần 490 nghìn hécta đất trồng cà phê (trong đó Tây Nguyên chiếm tới 90%
diện tích đất trồng với 439 nghìn hécta) với năng suất gần 1,7 tấn/ha, sản lượng bình
quân mỗi năm gần 1 triệu tấn. Sản phẩm chủ yếu là cà phê nhân xuất khẩu, cà phê rang