Khảo sát đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND huyện bảo lâm tỉnh cao bằng

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận Kỹ năng hoạch định tôi xin gửi lời cảm ơn
đến Khoa Quản trị văn phòng đã tạo điều kiện cho tôi cũng như sinh viên lớp
QTVP 1406 được đi khảo sát thực tế tại các cơ quan nhà nước,vận dụng những
kiến thức đã được học vào trong thực tế, học hỏi kinh nghiệm từ những cán bộ
đi trước. Đồng thời không thể không kể đến sự giúp đỡ của các cán bộ trong Ủy
ban nhân dân huyện Bảo Lâm đã nhiệt tình giúp đỡ tôi trong thời gian khảo sát
thực tế.
Và đặc biệt là bài tiểu luận này sẽ không hoàn thành nếu không có sự giúp
đỡ của Thạc sĩ Đinh Văn Mạnh – Giảng viên học phần Kỹ năng hoạch định đã
truyền đạt những kiến thức cơ bản nhất để tôi có thể vận dụng và hoàn thành bài
tiểu luận này.
Xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “Khảo sát đánh giá về vai trò của văn phòng trong
công tác hoạch định của UBND huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng”. Tôi xin
cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu
hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong
công trình nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 6 tháng 01 năm 2017
Sinh viên


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

MỞ ĐẦU..............................................................................................................1

1. Lý do chọn đề tài......................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu....................................................................................2
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu...............................................................2
4. Phương pháp nghiên cứu..........................................................................2
5. Mục tiêu của đề tài......................................................................................2
6. Nhiệm vụ của đề tài....................................................................................2
7. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài.............................................................2
8. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................3
CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO LÂM 4
1.1. Lịch sử hình thành.................................................................................4
1.2. Cơ cấu tổ chức.......................................................................................4
1.3. Chức năng, nhiệm vụ.............................................................................5
1.3.1. Chức năng...........................................................................................5
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..........................................................................5
CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH.....................................................................................................................8
2.1. Vai trò trong việc thu thập các thông tin..................................................8
2.2. Vai trò trong việc xác định mục tiêu......................................................10
2.3. Vai trò trong việc xây dựng các giải pháp..............................................13
2.4.Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện các mục tiêu............................14
CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH............................................................17
3.1. Nhận xét.................................................................................................17
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................17
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................18
3.1.3. Nguyên nhân.......................................................................................19
3.2. Giải pháp................................................................................................19
KẾT LUẬN........................................................................................................22
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................23
PHỤ LỤC:..........................................................................................................24

MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Ngày nay, xã hội ngày càng phát triển đồng thời bộ máy Văn phòng lại
ngày càng được chú trọng hơn bao giờ hết. Văn phòng là một bộ phận không thể
thiếu ở bất cứ một cơ quan hay một tổ chức nào. Đặc biệt đối với một cơ quan
hành chính Nhà nước thì Văn phòng chính là trung tâm tiếp nhận, truyền đạt
thông tin, phối hợp các quy trình hoạt động của cơ quan, là cánh tay đặc lực của
các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán
bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ. Là trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt
động đảm bảo thường nhật, là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các
phòng, ban chức năng trong các hoạt động hoặc dự án chuyên biệt…
Như Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói “Công tác Văn phòng có tầm
quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình, cán bộ Văn
phòng nắm sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”.
Cùng với sự phát triển của đất nước, vị trí và vai trò của Văn phòng ngày
càng được tăng cường và mở rộng chức năng của Văn phòng cũng ngày càng
được hoàn thiện và có vai trò quan trọng; vai trò và vị trí đó được thể hiện qua
chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng mà không một phòng, ban nào có thể thay
thế được.
Với vai trò và vị trí quan trọng của mình, việc xây dựng văn phòng mạnh
là yếu tố rất quan trọng để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo.
Chính vì vậy việc xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ
quan cần đựơc quan tâm đặc biệt. Tuy nhiên cho đến nay, vẫn còn có những
nhận thức chưa đầy đủ, thống nhất về vai trò vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn
phòng cũng như chưa quan tâm đúng mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào
tạo, bồi dưỡng cán bộ văn phòng, chỉ đạo công tác và tạo điều kiện để văn
phòng phát huy tốt vai trò của mình giúp lãnh đạo cơ quan điều hành mọi công
việc đặc biệt là trong công tác hoạch định.

Với những lý do như trên tôi đã chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá về vai
trò của Văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND huyện Bảo Lâm
1


tỉnh Cao Bằng “ để làm bài thi cá nhân.
2.Lịch sử nghiên cứu
Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong các cơ quan, tổ
chức vì vậy đã có rất nhiều nghiên cứu về công tác văn phòng và vai trò của nó
trong phạm vi cả nước,Tuy nhiên để xem xét một cách toàn diện về kỹ năng
hoach định thì chưa có nghiên cứu nào nghiên cứu về phương diện này.
3.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
Đối tượng: Vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định
Phạm vi: tại Văn phòng UBND huyện Bảo Lâm.
4.Phương pháp nghiên cứu
Bài tiểu luận sử dụng một số phương pháp sau:
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp nghiên cứu tài liệu
- Lấy nguồn từ internet.
5. Mục tiêu của đề tài
- Nghiên cứu về cơ sở lý luận, khái quát về UBND huyện Bảo Lâm
- Nghiên cứu về vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định
- Những giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch
định.
6. Nhiệm vụ của đề tài
Đề tài nêu được vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch đinh, chỉ ra
được những tồn tại, nguyên nhân của những tồn tại đồng thời đưa ra những giải
pháp để khắc phục tình trạng đó.
7. Ý nghĩa lý luận thực tiễn của đề tài

- Trở thành tư liệu cho các cán bộ Văn phòng hiểu hơn về vai trò của mình
trong hoạt động thực tiễn nói chung và trong công tác hoach định nói riêng.
- Những giải pháp được đề xuất trong nghiên cứu có thể được ứng dụng
vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu quả, chất lượng làm việc của cơ quan.
8. Cấu trúc của đề tài
2


Đề tài "Khảo sát, đánh giá vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch
định tại UBND huyện Bảo Lâm tỉnh Cao Bằng" ngoài phần mở đầu, kết luận,
danh mục tài liệu tham khảo và phần phụ lục bài báo cáo gồm 3 chương:
Chương I. Khái quát về UBND huyện Bảo Lâm.
Chương II. Vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND
huyện Bảo Lâm.
Chương III. Giải pháp nâng cao vai trò của Văn phòng trong công tác
hoạch dịnh tại UBND huyện Bảo Lâm .

3


CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN BẢO LÂM
1.1. Lịch sử hình thành
Huyện Bảo Lâm được chia tách từ huyện Bảo Lạc theo Nghị định
52/2000/NĐ-CP ngày 25 tháng 9 năm 2000. Bảo Lâm là huyện, vùng cao biên
giới nằm ở phía Tây bắc của tỉnh Cao Bằng, cách trung tâm thị thành phố Cao
Bằng 172 km theo Quốc lộ 34 Cao Bằng - Bảo Lạc - Hà Giang. Huyện có vị trí
quan trọng về kinh tế, chính trị, quốc phòng, an ninh của tỉnh
Ngày 27-10-2006, thành lập thị trấn Pác Miầu - thị trấn huyện lị huyện
Bảo Lâm trên cơ sở điều chỉnh 4.036 ha diện tích tự nhiên và 2.619 nhân khẩu
của xã Mông Ân; thành lập xã Thạch Lâm trên cơ sở điều chỉnh 8.774 ha diện

tích tự nhiên và 3.897 nhân khẩu của xã Quảng Lâm; thành lập xã Nam Cao trên
cơ sở điều chỉnh 7.507 ha diện tích tự nhiên và 2.587 nhân khẩu của xã Nam
Quang; thành lập xã Thái Sơn trên cơ sở điều chỉnh 5.548 ha diện tích tự nhiên
và 2.215 nhân khẩu của xã Thái Học.
Huyện gồm 14 đơn vị hành chính, bao gồm 1 thị trấn Pác Miầu và 13 xã:
Đức Hạnh, Lý Bôn, Mông Ân, Nam Cao, Nam Quang, Quảng Lâm, Tân Việt,
Thạch Lâm, Thái Học, Thái Sơn, Vĩnh Phong, Vĩnh Quang, Yên Thổ. Giới thiệu
về UBND huyện Bảo Lâm:
Tên tổ chức: Ủy ban nhân dân huyện Bảo Lâm
Địa chỉ: Khu 4, thị trấn Pác Miầu, huyện Bảo Lâm, tỉnh Cao Bằng
Điện thoại liên hệ: 0263.885.113
Fax: 0263.885.170
Email: ;
1.2. Cơ cấu tổ chức
Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là người đứng đầu cơ quan huyện, có nhiệm vụ
quản lý, lãnh đạo toàn bộ cơ quan.
Các phó chủ tịch huyện là người giúp việc trực tiếp cho chủ tịch huyện, có
2 phó chủ tịch huyện.
Các phòng chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện:
- Văn phòng UBND
4


- Phòng Công thương
- Phòng Nội vụ
- Phòng Thanh tra
- Phòng Tư pháp
- Phòng Văn hoá – Thông tin
- Phòng Tài nguyên – Môi trường
- Phòng Dân tộc

- Phòng Tài chính – Kế hoạch
- Phòng Lao động Thương Binh và Xã hội
- Phòng Giáo dục và Đào tạo
- Phòng Nông nghiệp – Phát triển nông thôn
- Phòng Y tế.
Sơ đồ tổ chức bộ máy cơ quan (Phụ lục ).
1.3. Chức năng, nhiệm vụ
1.3.1. Chức năng
Uỷ ban nhân dân huyện Bảo Lâm là cơ quan hành chính nhà nước ở địa
phương, thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương và thực hiện một
số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự uỷ quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện và
theo quy định của Pháp luật, góp phần đảm bảo sự thống nhất quản lý ngành
hoặc lĩnh vực công tác ở địa phương.
Cơ quan chuyên môn của Uỷ ban nhân dân huyện chịu sự chỉ đạo, quản lý
về tổ chức biên chế về công tác của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu
sự chỉ đạo, kiểm tra, giám sát, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp Tỉnh.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
a. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân huyện quyết định các nội dung:
+ Trong tổ chức và đảm bảo việc thi hành Hiến pháp, pháp luật và trong
lĩnh vực quốc phòng, an ninh, xây dựng chính quyền:
- Ban hành quyết định về những vấn đề thuộc nhiệm vụ, quyền hạn của
UBND huyện;
5


- Quyết định biện pháp thực hiện nhiệm vụ về quốc phòng, an ninh; biện
pháp bảo đảm trật tự, an toàn xã hội, đấu tranh, phòng chống tội phạm và các
hành vi vi phạm pháp luật khác, phòng chống quan liêu, tham nhũng; biện pháp
bảo vệ tài sản của cơ quan và lợi ích của công dân trên địa bàn huyện;

- Quyết định biện pháp để thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan
nhà nước cấp trên phân cấp;
- Quyết định thành lập, bãi bõ cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện;
+ Trong lĩnh vực kinh tế, tài nguyên, môi trường:
- Thông qua kế hoạch phát triển kinh tế xã hội trung hạn và hằng năm của
huyện, quy hoạch sử dụng đất của huyện trước khi trình UBND cấp tỉnh phê
duyệt;
- Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi
ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách huyện; Quyết định chủ
trương đầu tư chương trình, dự án của huyện theo quy định của pháp luật;
- Quyết định quy hoạch, kế hoạch phát triển các ngành, lĩnh vực trên địa
bàn huyện trong phạm vi được phân quyền;
- Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ,
nguồn nước, tài nguyên trong lòng đất, và các nguồn tài nguyên khác; biện pháp
bảo vệ và cải thiện môi trường.
+ Quyết định biện pháp phát triển hệ thống giáo dục mầm non, tiểu học
và trung học cơ sở; biện pháp phát triển sự nghiệp văn hóa, thông tin, thể dục,
thể thao; biện pháp phát triển và bảo vệ chăm sóc sức khỏe nhân dân;
b. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc UBND huyện.
c. Tổ chức thực hiện ngân sách huyện; thực hiện các nhiệm vụ phát triển
kinh tế xã hội, phát triển công ngiệp, xây dựng thương mại, dịch vụ, nông ngiệp,
lâm nghiệp, thủy sản, mạng lưới giao thông, thủy lợi, xây dựng điểm nông thôn;
quản lý và sử dụng đất đai, rừng núi, sông hồ, tài nguyên khoáng sản; bảo vệ
môi trường trên địa bàn huyện.
d. Thực hiện các nhiệm vụ về tổ chức và đảm bảo việc thi hành Hiến pháp
6


và pháp luật, xây dựng chính quyền và địa giới hành chính, giáo dục đào tạo,

khoa học công nghệ, văn hóa thông tin, thể thao, du lịch, y tế, lao động chính
sách xã hội, dân tộc tôn giáo, an ninh trật tự và các nhiệm vụ khác theo quy định
của pháp luật.
e. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn do cơ quan nhà nước cấp trên phân cấp,
ủy quyền.
f. Phân cấp, ủy quyền cho UBND cấp xã, cơ quan tổ chức khác thực hiện
các nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện.
Tiểu kết: Trên đây là đôi nét khái quát về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ
chức và chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Bảo Lâm. Qua đó chúng ta nắm
rõ hơn về chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan nhà nước và làm cơ sở cho
chúng ta tìm hiểu về công tác hoạch định tại văn phòng UBND huyện.

7


CHƯƠNG II. VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH
ĐỊNH
2.1. Vai trò trong việc thu thập các thông tin
Hoạch định có nghĩa là việc xác định mục tiêu và xây dựng các phương
án, giải pháp thích hợp để hoàn thành mục tiêu đó trong một khoảng thời gian
nhất định. Kết quả cuối cùng của hoạch định chính là một bản kế hoạch.
Hoạch định (lập kế hoạch) là sự sắp xếp, bố trí các công việc, các giải
pháp để sử dụng và phối hợp các nguồn lực theo trình tự thời gian, nhằm thực
hiện mục tiêu, nhiệm vụ của văn phòng.
Hoạch định là một trong bốn chức năng thiết yếu của một quản trị viên,
đồng thời được coi là một chức năng ưu tiên hay là nền tảng của quản trị, cung
cấp một hệ thống nhận thức về phương hướng hoạt động của tổ chức
Một quá trình hoạch định bao gồm các bước:
- Thu thập các thông tin, xử lý thông tin
- Xác định mục tiêu

- Xây dựng các giải pháp để đạt được mục tiêu
- Tổ chức thực hiện mục tiêu
Vai trò của Văn phòng trong các bước đó đều rất quan trọng, bởi vì chỉ
cần làm sai một trong những bước đó sẽ dẫn đến việc ra quyết định sai của lãnh
đạo ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của cơ quan.
Nói đến Văn phòng người ta thường nghĩ đến đó là một bộ phận chỉ làm
công việc liên quan đến công tác văn thư, thiên về chức năng thu nhận, bảo quản
lưu trữ các loại công văn giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan nhưng
thực chất đó là cách hiểu làm hẹp chức năng, nhiệm vụ hoạt động của Văn
phòng. Đây chỉ là một nhiệm vụ của Văn phòng. Bên cạnh đó Văn phòng còn
đảm nhiệm nhiều công việc khác, trong đó nhiệm vụ thu thập, xử lý thông tin
phục vụ cho lãnh đạo đặc biệt là việc thu thập các thông tin trong công tác hoạch
định lại càng quan trọng.
Văn phòng được gọi là “cửa ngõ thông tin” của cơ quan, mọi nguồn thông
tin đến và đi đều được thu thập, xử lý và chuyển tải tại đây. Và đây cũng là nơi
8


trực tiếp xây dựng các kế hoạch cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện
kế hoạch đó.
Văn phòng sẽ phân loại thông tin theo các kênh thích hợp: Thông tin có
thể được thu thập qua nhiều nguồn khác nhau như:
- Thu thập thông tin trên các kênh thông tin tài liệu, văn bản: thông tin
qua các văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, thu thập
thông tin qua báo, tạp chí, các ấn phẩm định kỳ…
-

Thu thập thông tin qua kênh phi văn bản: Thông tin qua truyền

miệng ,các thông tin qua buổi họp, qua điện thoại, trao đổi trực tiếp với người có

thông tin; thu thập thông tin qua mạng nội bộ của cơ quan và mạng internet.
Khi đã thu thập được các thông tin thì nhiệm vụ văn phòng tiếp tục tiến
hành xử lý tất cả những thông tin thu được bằng cách đọc, xử lý phân loại thông
tin lựa chọn những thông tin phù hợp đúng với yêu cầu của lãnh đạo, loại bỏ
những thông tin không cần thiết và tránh trường hợp bỏ sót bất cứ thông tin nào
để làm căn cứ cho hoạch định. Xác định độ tin cậy của thông tin để chọn ra
những thông tin chính xác nhất phục vụ cho công tác hoạch định giúp lãnh đạo
ra được những quyết định đúng đắn.
Các thông tin thu thập được là những căn cứ để hoàn thành kế hoạch. Các
thông tin, căn cứ đó phải phù hợp với các quy định của Nhà nước, có liên quan
trực tiếp tới chức năng nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của cơ quan; Phù hợp thực
tiễn của cơ quan thông qua chức năng nhiệm vụ của đơn vị; chủ trương chính
sách; nguồn lực, điều kiện của cơ quan; các chương trình kế hoạch ở thời kỳ
trước; các điều kiện yếu tố bên ngoài cơ quan…
Ví dụ: Để lập kế hoạch hoạt động trong năm của cơ quan, Văn phòng phải
thu thập những thông tin đảm bảo phù hợp với chính sách của Nhà nước và dựa
trên những mục tiêu của cơ quan, những kế hoạch của những năm trước…để
làm căn cứ. Sau đó, phải tổng hợp kế hoạch hoạt động của toàn đơn vị trong cơ
quan để có được bản kế hoạch hợp lý, sau đó tổ chức lấy ý kiến từ các phòng
ban để đảm bảo các công việc cần thực hiện không chồng chéo về mặt thời gian,
nhân lực cũng như các nguồn lực khác rồi mới trình lên lãnh đạo xin ý kiến phê
9


duyệt.
Các nhà lãnh đạo không chỉ dựa vào những ý kiến chủ quan của mình để
để ra được những quyết định đúng đắn và khoa học mà phải dựa vào những ý
kiến đóng góp, tham gia của các phòng ban phụ trách chuyên môn trong nội bộ
cơ quan và những ý kiến từ bên ngoài. Lúc này ở đầu ra, Văn phòng đóng vai trò
phân phối, chuyển tải thông tin đến những bộ phận chuyên môn hoặc cơ quan

liên quan để có ý kiến đóng góp theo yêu cầu của lãnh đạo. Sau đó, Văn phòng
phải thu thập lại những thông tin phản hồi này, xử lý, cung cấp lại cho lãnh đạo
nhằm hỗ trợ cho việc ra quyết định của lãnh đạo.
Để có thể hoàn thành được việc thu thập, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt
động quản lý cũng như công tác hoạch định của lãnh đạo, yêu cầu đặt ra cho cán
bộ Văn phòng:
- Phải nắm được quy định về chức năng, nhiệm vụ trong công tác thu
thập, xử lý, cung cấp thông tin của mình và bộ phận, đơn vị mình hoạt động.
- Nhu cầu thông tin của lãnh đạo: nội dung thông tin, mức độ chi tiết của
thông tin, thời gian cung cấp thông tin.
- Xác định được tất cả những nguồn thông tin cần thu thập và các kỹ năng
cần thiết để thu thập thông tin từ những nguồn và kênh thông tin khác nhau.
Qua quá trình khảo sát thực tế tôi thấy văn phòng tại UBND huyện Bảo
Lâm thực hiện khá tốt trong khâu này, thực hiện đúng những nhiệm vụ, cũng
như giữ thực hiện đúng vai trò của văn phòng trong việc thu thập thông tin.
Tóm lại, Văn phòng luôn đóng vai trò là đầu mối thông tin của cơ quan,
thực hiện nhiệm vụ thu thập, xử lý, cung cấp thông tin phục vụ cho công tác
hoạch định cũng như trong hoạt động quản lý của lãnh đạo một cách thường
xuyên, liên tục và chủ động. Hoàn thành tốt nhiệm vụ này của Văn phòng sẽ làm
giúp cho cơ quan hoàn thành mục tiêu nhà lãnh đạo đề ra và ngược lại. Đây là
một nhiệm vụ vô cùng khó khăn, phức tạp nhưng cũng là nhiệm vụ khẳng định
vai trò tồn tại không thể thiếu của Văn phòng trong mỗi cơ quan, tổ chức.
2.2. Vai trò trong việc xác định mục tiêu.
Bước tiếp theo trong công tác hoạch định sau khi đã có đầy đủ những
10


thông tin cần thiết nhất sẽ thực hiện nhiệm vụ tiếp theo đó là việc xác định mục
tiêu.
Xác định mục tiêu có nghĩa là xác định các kết quả mong muốn một cách

cụ thể, Bởi vì mục tiêu là nền tảng và là nội dung quan trọng đầu tiên của quá
trình hoạch định. Công tác hoạch định bắt đầu với những quyết định về những gì
mà cơ quan phải làm và muốn đạt đến. Nếu như không xác định rõ ràng mục
tiêu, thì tổ chức sẽ phân tán nguồn lực và không tập trung để hoàn thành những
mục tiêu cụ thể đã định trước. Mục tiêu vừa là đối tượng vừa là kết quả của quá
trình hoạch định.
Nhiệm vụ của bước này câu trả lời cho các câu hỏi: tại sao phải làm công
việc này? Nó có ý nghĩa như thế nào đối với cơ quan tổ chức? Hậu quả nếu
không thực hiện chúng? Khi xác định được mục tiêu sẽ giúp chúng ta hướng tới
trọng tâm các công việc vào mục tiêu và đánh giá hiệu quả cuối cùng.
Quá trình xác định mục tiêu bao gồm:
- Phân tích các căn cứ
- Đưa ra những mục tiêu dự định
- Đánh giá tính khả thi của mục tiêu
- Lựa chọn, ấn định mục tiêu
Mục tiêu đưa ra mang tính thách thức được đặt ra sẽ tạo ra những nỗ lực
tích cực cho nhân viên trong thực hiện nhiệm vụ góp phần nâng cao hiệu quả
làm việc cho nhân viên.
Có nhiều loại mục tiêu được đề ra, tuy nhiên trong văn phòng nhà quản trị
chỉ có thể đưa ra mục tiêu chiến thuật là mục tiêu hay kết quả mong đợi trong
tương lai thường được thiết lập cho các phòng ban, các đơn vị cụ thể. Mục tiêu
là giải thích rõ ràng những gì các đơn vị, phòng ban khác nhau phải làm để đạt
được kết quả nêu ra trong mục tiêu chiến lược do nhà quản trị cấp cao đề ra. Và
mục tiêu tác nghiệp là mục tiêu hay kết quả trong tương lai của cá nhân hay đơn
vị. Nó thường được thiết lập để xác định những kết quả cụ thể, đo lường được.
Trong hệ thống phân cấp mục tiêu, các mục tiêu ở mỗi cấp cần phải đảm
bảo tính đồng bộ và cho phép hướng tới tất cả sự nổ lực của các cá nhân, đơn vị
11

tập trung vào việc đạt được những mục tiêu chính của cơ quan là hoạch định
chiến lược.
Mục tiêu được đặt ra nhằm làm rõ mong muốn, kỳ vọng của cơ quan, với
mục tiêu đã được định sẵn các thành viên trong cơ quan có ý tưởng rõ ràng về
những kết quả dự kiến chủ yếu giúp cho cơ quan hoạt động có định hướng.
Tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kiểm soát bằng việc cung cấp các
tiêu chuẩn đánh giá mức độ hoàn thành công việc thực hiện, qua đó có thể tiến
hành các hành động điều chỉnh kịp tời nếu cần thiết. Trợ giúp cho các cá nhân
đo lường, đánh giá sự phát triển của cơ quan.
Làm động lực tất cả các nhân viên tăng lên.
Ví dụ: thiết lập mục tiêu cuộc họp làm cho mọi người cảm thấy một khả
năng hoàn thành nhiệm vụ, nhận được sự thừa nhận từ mọi người và những phần
thưởng khác cho những kế hoạch đạt được khi thực hiện mục tiêu, làm tăng
cường động lực thực hiện mục tiêu.
Việc thiết lập mục tiêu sẽ làm rõ kỳ vọng, giúp tăng động lực, cung cấp
một tiêu chuẩn để đánh giá đối với những phát triển góp phần nâng cao hiệu quả
hoạt động của cơ quan.
Việc xác định mục tiêu cho kế hoạch có một ý nghĩa rất quan trọng, nó là
cơ sở đầu tiên của quy trình hoạch định, tất cả các quyết định bắt nguồn từ mục
tiêu được xác định trước đó. Việc đề ra các mục tiêu hợp lý giúp cho cơ quan có
định hướng đúng đắn.
Việc xác định mục tiêu trong hoach định đòi hỏi phải đáp ứng được những
yêu cầu sau:
- Tính nhất quán: bởi vì kế hoạch có thể có nhiều mục tiêu khác nhau, do
vậy các mục tiêu không làm cản trở việc thực hiện các mục tiêu khác.
- Thời gian xác định: mục tiêu cần phải có giới hạn thời gian, mục tiêu có
khoảng thời gian quy định phải được hoàn tất.
- Cụ thể và đo lường được: mục tiêu nên nêu rõ các tiêu chuẩn định lựng
để nhân viên hiểu rõ những gì được mong đợi và biết khi nào cần đạt được và
giúp mọi người dễ dàng xác nhận tiêu chuẩn để thực hiện mục tiêu.

12


- Tính cụ thể: Khi xác định mục tiêu cần phải chỉ rõ mục tiêu cần hướng
đến là gì? Giới hạn thực hiện đến đâu? Kết quả cuối cùng cần đạt là gì?
- Tính khả thi: mục tiêu được đặt ra phải phù hợp với khả năng, nguồn lực
thực tế của cơ quan có như vậy mục tiêu mới có thể thực hiện được.
Vai trò của văn phòng trong việc xác định mục tiêu là rất quan trọng, tùy
vào mỗi loại hoạch định sẽ có những mục tiêu khác nhau và ngược lại
2.3. Vai trò trong việc xây dựng các giải pháp
Một bản kế hoạch khi đã có mục tiêu cụ thể thì cần phải xác định được
những công việc cần phải làm để nhằm đạt được mục tiêu đó trong một khoảng
thời gian nhất định. Công việc của Văn phòng cân thực hiện trong giai đoạn này
là:
* Xác định những nội dung công việc cần thực thiện theo thứ tự ưu tiên
- Căn cứ vào mục tiêu đã được xác định trước đó để xác định những công
việc cụ thể. Các công việc được lập ra phải có tính hệ thống, có những công việc
phải tiên hành trước là cơ sở để thực hiện các công việc sau.
- Dựa trên những quyết định trực tiếp của Nhà nước, bám sát chủ trương
đường lối của Nhà nước có liên quan đến mục tiêu đã lựa chọn
- Căn cứ vào yêu cầu của công việc và yêu cầu của mục tiêu đã chọn.
Cần xác định được nội dung công việc cần thực hiện gồm những công
việc gì? Chỉ ra được các buớc để thực hiện công việc.
* Xác định các đối tượng thực hiện mục tiêu: Xác định được đối tượng ai
làm việc đó? Ai là người chịu trách nhiệm công việc đó? Ai kiểm tra? Ai hỗ
trợ?..
- Dựa trên nội dung công việc đã lựa chọn
- Dựa trên chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan
- Căn cứ vào năng lực, sở trường của đơn vị, nhân viên trong cơ quan
- Dựa vào yếu tố nguồn lực trong cơ quan.

* Xác định thời gian, địa điểm: cần xác định rõ công việc đó thực hiện tại
đâu? Kiểm tra ở đơn vị nào? Công việc đó thực hiện khi nào, và khi nào kết
thúc.
13


* Xác định nguồn lực thực hiện mục tiêu như: nguồn nhân lực, tài chính,
cơ sở vật chất, phương pháp làm việc, mối quan hệ…
* Tổ chức thực hiện kiểm tra giám sát theo kế hoạch: Văn phòng thực
hiện việc đôn đốc thực hiện kế hoạch, đồng thời tiến hành kiểm tra, giám sát
việc thực hiện công việc của các bộ phận theo đúng kế hoạch.
Trong quá trình xây dựng các phương án sẽ có rất nhiều phương án được
đưa ra vì vậy cần phải xây dựng các phương án để thực hiện được mục tiêu. Tuy
nhiên vấn đề phổ biến không phải là tìm ra tất cả các phương án mà là những
phương án có triển vọng để lựa chọn. Bằng cách so sánh cân nhắc tính khả thi,
mức độ rủi ro cùng các ưu, khuyết điểm của mỗi phương án trên cơ sở của mục
tiêu, của tiền đề kế hoạch và các tiêu chuẩn khác để lựa chọn phương án chiếm
nhiều ưu thế để đưa vào tổ chức thực hiện.
Tuy nhiên, không phải bất kỳ phương án nào được lựa chọn đều có thể
thực hiện thành công được, để đề phòng những trường hợp không lường trước
được nên cần phải xây dựng thêm những phương án dự phòng.
Tóm lại, ở đây là phân tích các phương án: liệt kế và đánh giá các hành
động có thể thực hiện. Chọn phương án có khả năng thực hiện nhất để hoàn
thành các mục tiêu, mô tả những điều phải thực hiện theo phương án hành động
tốt nhất. Đây là giai đoạn nhà quản trị phải làm những kế hoạch hành động cụ
thể trên cơ sở các quyết định quản trị quyết đoán và phù hợp.
2.4.Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện các mục tiêu
Kết quả của quá trình hoạch định là bản kế hoạch, sau khi có đầy đủ mục
tiêu và các công việc cần phải thực hiện, cho nên cần phải tiến hành các công
việc đó để đạt được mục tiêu cần hướng tới.

Trong việc tổ chức thực hiện mục tiêu văn phòng cần tiến hành thực hiện
kế hoạch và đo lường cẩn thận quá trình hướng đến các mục tiêu. Trong quá
trình thực hiện những yêu cầu của kế hoạch cần phải đánh giá các kết quả thực
hiện, đưa ra các hành động điều chỉnh, và bổ sung các kế hoạch khi cần thiết
Văn phòng thực hiện việc theo dõi đôn đốc thực hiện mục tiêu của kế
hoạch, để kịp thời điều chỉnh khi kế hoạch có tình huống bất ngờ xảy ra
14


Phối hợp với các bộ phận khác để thực hiện được mục tiêu đưa ra.
Huy động, bố trí sử dụng tất cả nguồn lực tài chính có thể là do ngân sách
của cấp trên hoặc do một cơ quan nào đó hỗ trợ
Các cán bộ quản lý căn cứ vào dự toán đã được phê duyệt để phân bổ kinh
phí cho các lĩnh vực hoạt động đúng với chế độ, chính sách và định mức của nhà
nước
Huy động, bố trí sử dụng vật tư, thiết bị phục vụ cho việc thực hiện mục
tiêu
Văn phòng thực hiện việc kiểm tra, giám sát việc thực hiện mục tiêu bằng
cách đo lường và chấn chỉnh hoạt động của đơn vị nhằm đảm bảo mọi việc, mọi
con người đang thực hiện theo đúng kế hoạch đã vạch ra để đạt được mục tiêu.
Để kiểm tra có kết quả lãnh đạo phải thực hiện:
- Xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra, đó là các chỉ tiêu đo lường các công
việc các nhiệm vụ cụ thể trong kế hoach.
- Đo lường việc thực hiện theo các tiêu chuẩn đã vạch ra. Giám sát đo
lường hoạt động thực tế trong so sánh với các tiêu chuẩn đã đặt ra để phát hiện
sự sai lệch nhằm có hành động điều chỉnh kịp thời
- Điều chỉnh sự khác biệt giữa các tiêu chuẩn và kế hoạch thông qua hoạt
động đo lường để phát hiện các sai lệch và tiến hành điều chỉnh một cách hợp lý.
Để việc kiểm tra có kết quả tốt thì người lãnh đạo cần tuân thủ theo các
yêu cầu:

- Kiểm tra phải dựa vào kế hoạch và yêu cầu của công việc trong kế
hoạch
- Quá trình kiểm tra phải đảm bảo cung cấp thông tin trung thực, khách
quan và theo các tiêu chí đo lường thống nhất
- Kiểm tra phải linh hoạt, phù hợp và tiết kiệm.
Việc đánh giá phải dựa trên các tiêu chuẩn đã được định sẵn cho từng
công việc cụ thể nhằm thực hiện được mục tiêu theo đúng tiến độ.
*. Hoạch định là quá trình thực hiện diễn ra liên tục trong khi vẫn phải
đáp ứng những vấn đề của tổ chức trong hiện tại. Việc hoạch đinh tốt nhất nên
15


có sự tham gia chủ động của mọi người và thông qua nỗ lực của họ sẽ xác định
các kế hoạch có được thực thi tốt hay không.
Tiểu kết: Trong chương này, chúng ta tìm hiểu kỹ hơn về quá trình hoạch
định của Văn phòng cũng như những nhiệm vụ, vai trò mà văn phòng phải làm
bắt đầu từ khi thu thập thông tin, căn cứ đến khi tổ chức thực hiện mục tiêu. Từ
đó, có thể nhận định rằng vai trò của Văn phòng nó quan trọng đến như thế nào.

16


CHƯƠNG III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG
TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH
3.1. Nhận xét
Vai trò của Văn phòng trong công tác hoạch định là rất quan trọng không
một ai có thể phủ nhận nó. Văn phòng là bô phận không thể thiếu trong bất kỳ
một cơ quan tổ chức nào, cho dù có khác nhau về tên gọi nhưng chúng đều có
những chức năng và nhiệm vụ cụ thể.
Qua thời gian khảo sát tại UBND huyện bản thân tôi thấy việc áp dụng lý

thuyết vào thực tế là hết sức cần thiết và giữa thực tế với những gì đã được học
còn rất nhiều sự khác nhau nên thời gian khảo sát chính là sự rèn luyện, học hỏi
và rút kinh nghiệm cho sự thiếu sót trong quá trình học tập và hiểu rõ về công
tác hoạch định của nhà quản trị văn phòng trong thực tế.
Văn phòng thực hiện vai trò của mình trong công tác hoạch định tại
UBND huyện khá tốt, nhưng bên cạnh đó vẫn còn nhiều điểm thiếu sót cần khắc
phục để nâng cao và khẳng định vai trò quan trọng của Văn phòng tại cơ quan
thúc đẩy sự phát triển đem lại những kết quả tốt hơn nữa.
3.1.1. Ưu điểm
- Trong việc thu thập, xử lý thông tin: Lãnh đạo Văn phòng cùng với các
cán bộ Văn phòng UBND huyện luôn có ý thức trách nhiệm về thực hiện những
công việc được giao cơ quan nói chung và thực hiện viêc thu thập, xử lý thông
tin trong công tác hoạch định nói riêng. Việc thu thập thông tin đều được thực
hiện đúng với sự chỉ đạo của của lãnh đạo, phù hợp với các quy định của Nhà
nước, và luôn phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan mình.
- Trong việc xác định mục tiêu: Nhìn chung Văn phòng thực hiện tốt vai
trò của mình trong việc xác định mục tiêu, đáp ứng được các yêu cầu cần thiết
trong việc xác định mục tiêu. Tùy vào từng loại hoạch định các mục tiêu được
đặt ra luôn phù hợp với nguồn nhân lực cũng như vật lực, và luôn có tính khả thi
cao.
- Trong việc đưa ra các giải pháp: văn phòng cũng thực hiện khá tốt, luôn
xác định những công việc cần thực hiện theo trình tự ưu tiên. Những giải pháp
17


được đưa ra bám sát với mục tiêu được đề ra, các phương án có tính khả thi cao.
- Trong việc tổ chức thực hiện các mục tiêu: Được thực hiện theo đúng
quy định của cơ quan cũng như sự chỉ đạo của lãnh đạo, có sự kiểm tra giám sát
việc thực hiện mục tiêu, khi có sự sai sót về thực hiện mục tiêu sẽ có trách
nhiệm báo cáo hoặc đề xuất ý kiến lên cấp trên.

- Về phía cán bộ văn phòng: Phần lớn các cán bộ trong Văn phòng đều có
trình độ chuyên môn, trẻ tuổi, nhiệt tình, cẩn thận, có trách nhiệm cao trong
công việc luôn cố gắng khắc phục những khó khăn để hoàn thành nhiệm vụ
được giao.
3.1.2. Nhược điểm
- Tuy công nghệ thông tin được nghiên cứu và ứng dụng vào công tác văn
phòng một cách tích cực nhưng không phải là không có hạn chế. Do huyện Bảo
lâm là một huyện vùng núi của tỉnh Cao Bằng cho nên việc sử dụng công nghệ
vẫn còn những hạn chế nhất định dẫn đến việc tìm nguồn thông tin chưa đạt
được hiệu quả nhất định.
- Việc thu thập thông tin, xử lý thông tin vẫn còn chậm trễ gây ảnh hưởng
đến quá trình hoạch định.
- Việc thu thập thông tin vẫn còn thiếu thực tế, không xuất phát từ thực
tế, dẫn đến quá trình thực hiện công việc cũng như việc thực hiện mục tiêu gặp
khó khăn.
- Kỹ năng thu thập thông tin của cán bộ văn phòng vẫn còn chưa hoàn
thiện dẫn đến một số sai sót trong công việc
- Chưa nhận thức được vai trò quan trọng của mình trong công tác hoạch
định cũng như các nghiệp vụ văn phòng khác do đó vẫn còn thờ ơ, thiếu trách
nhiệm trong công việc
- Trang thiết bị trong văn phòng vẫn còn thiếu, hệ thống mạng nội bộ sử
dụng vẫn còn hạn chế
- Đôi khi vẫn còn xảy ra tình trạng không kiểm tra, đôn đốc các đơn vị
khác hoàn thành công việc dẫn đến làm chậm tiến độ của kế hoạch
- Trong quá trình hoạch định vẫn còn có tình trạng trùng lặp về thời gian,
18


địa điểm người khi thực hiện các công việc
- Khi hoạch định chưa xây dựng được các phương án dự phòng

- Trong Văn phòng các công việc còn cộng dồn, chưa có sự chọn lọc nên
nhiều công việc trong hoạch định bị bỏ sót, và chưa thực hiện được.
3.1.3. Nguyên nhân
- Văn phòng thường bị xem nhẹ do tâm lý của các phòng ban chỉ coi văn
phòng là bộ phận phục vụ
- Áp lực công việc hàng ngày của nhà quản trị văn phòng, làm cho sự tập
trung chú ý của nhà quản trị không theo kế hoạch
- Sự yếu kém về mặt kiến thức và kỹ năng lập kế hoạch của nhà quản trị
văn phòng.
- Chính sách của Nhà nước đối với các lãnh đạo và cán bộ văn phòng còn
nhiều bất cập, chưa thu hút được nhân tài, chưa phát huy được thế mạnh của
lãnh đạo và công chức văn phòng
- Văn phòng tương đối nhiều việc, tâm lý bằng lòng với công việc của
mình nên việc học tập nâng cao nghiệp vụ văn phòng chưa được quan tâm học
hỏi một cách thường xuyên liên tục để chất lượng hiệu quả công việc nâng lên
- Trang thiết bị, cơ sở vật chất còn hạn chế do kinh phí đầu tư cho hệ
thống máy tính trong cơ qan còn ít nên hoạt động của văn phòng chưa đạt được
hiệu quả cao như mong đợi.
- Sự thay đổi nhanh chóng của môi trường, làm cho kế hoạch khó khăn
hơn.
3.2. Giải pháp
Xuất phát từ thực tế, phải nhận thức được rằng sự tồn tại của văn phòng
là một yếu tố khách quan. Xây dựng văn phòng mạnh là yếu tố rất quan trọng để
giúp cơ quan, tổ chức đổi mới phương thức lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao
chất lượng và hiệu quả công tác lãnh đạo.
Văn phòng không phải là cỗ máy giúp việc đơn thuần như một số người
thường nghĩ. Văn phòng là nơi tập trung và cần phải có những con người hiểu
biết, luôn phấn đấu vươn lên, luôn tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận
19

tụy, biết hy sinh thời gian của cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác “ tham
mưu - tổng hợp - phục vụ”. Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cũng như
cần phải quan tâm nhiều hơn nữa đến văn phòng để hoạt động của cơ quan, đơn
vị thông suốt, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ. Chính vì vậy, việc tăng cường xây
dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, đơn vị cần phải
được quan tâm, đặc biệt:
- Trước hết muốn nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch
định cần phải nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ văn phòng. Sự quan
tâm này được thể hiện bằng các giải pháp cụ thể về tuyển dụng và đào tạo cán
bộ văn phòng. Mặt khác đội ngũ nhân viên văn phòng cần phải nhận thức được
vai trò, vị trí của mình đáp ứng được mọi yêu cầu của công việc để hoàn thành
nhiệm vụ được giao một cách hiệu quả nhất.
- Cán bộ văn phòng hoàn thiện hơn nữa về kỹ năng thu thập thông tin của
mình.
- Có kế hoạch đào tao và trang thiết bị kiến thức chuyên môn về nghiệp
vụ hành chính cũng như trong công tác hoạch định.
- Nâng cao tầm nhận thức về vai trò, ý nghĩa của văn phòng trong công
tác hoạch định
- Tăng cường ứng dụng hơn nữa công nghệ thông tin, tin học hóa các
hoạt động văn phòng. Điều đó sẽ tạo cho văn phòng cũng như cán bộ văn phòng
một phong cách làm việc mới, vừa nâng cao trình dộ và độ chính xác khi thực
hiện công việc, vừa tuân theo trình tự được xác định và phân công rõ ràng với
thái độ văn minh, lịch sự có trách nhiệm.
- Tăng cường đầu tư các trang thiết bị máy vi tính, sử dụng hệ thống
mạng nội bộ để truyền thông tin trong nội bộ văn phòng với các phòng ban…tận
dụng tối đa hóa công nghệ thông tin vào việc khai thác, thu thập thông tin.
- Lãnh đạo văn phòng và các nhân viên phải dung hòa mối quan hệ, tạo
mối quan hệ tốt đẹp với nhau, có sự phân công nhiệm vụ rõ ràng cụ thể tạo tính
chuyên nghiệp cho hoạt động của văn phòng.

- Văn phòng huyện cần tăng cường các biện pháp đôn đốc, nhắc nhở, chủ
20


động phối hợp với các phòng ban khác tạo điều kiện thuận lợi cho công tác
hoạch định.
- Tăng cường việc theo dõi quá trình thực hiện mục tiêu của UBND để
có thể kiến nghị, sửa đổi, bổ sung kịp thời
- Nhà quản trị phải xem xét các kế hoạch thường xuyên, đặc biệt là hoạch
định trong các môi trường thay đổi nhanh chóng.
- Tiếp tục hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng. Văn phòng giữ một vị
trí, vai trò hết sức quan trọng. Nếu văn phòng làm việc theo quy chế, nề nếp.
Nhân viên có trình độ, năng lực, có tinh thần trách nhiêm, năng động, sáng tạo
thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, lãnh đạo điều hành được thông suốt. Do
đó, văn phòng phải được tổ chức một cách khoa học, công chức văn phòng phải
giỏi một việc, biết nhiều việc, nhiệt tình và có trách nhiệm cao.
Tiểu kết: Văn phòng UBND huyện trong những năm qua đã đạt được
những thành tựu đáng kể. Văn phòng đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ
không ngừng nâng cao hiệu lực hiệu quả quản lý cũng như trong công tác hoạch
định của UBND huyện, Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác tổ chức hoạt
động và công tác hoạch định của văn phòng vẫn còn tồn tại những hạn chế yếu
kém cần có phương hướng khắc phục giải quyết để đổi mới và hoàn thiện.

21


KẾT LUẬN
Cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội và khoa học kỹ thuật, công tác văn
phòng đã có nhiều thay đổi, ngày càng khẳng định được vai trò quan trọng và là
bộ phận không thể thiếu được đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Văn phòng là trung

tâm điều hành quản lý của cơ quan, là cánh tay phải của lãnh đạo. Với chức
năng và nhiệm vụ của mình, có thể nói văn phòng có vai trò như một người
“Quản gia” của cơquan,tổchức.
Sau thời gian khảo sát tại UBND huyện Bảo Lâm,bản thân tôi có cơ hội
được cọ sát với thực tế, để có cái nhìn nhận đúng đắn và khái quát hơn về công
tác hoạch định tại một cơ quan nhà nước cụ thể. Từ đó nhận biết được trên
những cơ sở lý thuyết đã được học, chúng tôi phải biết áp dụng linh hoạt vào
thực tiễn tại cơ quan mình làm việc, mà không thể lúc nào cũng đưa nguyên vẹn
lý thuyết đó vào thực tế. Để thực hiện tốt vai trò của văn phòng trong hoạch định
cần phải quan tâm xây dựng tổ chức văn phòng , đào tạo bồi dưỡng về chuyên
môn nghiệp vụ cho cán bộ văn phòng trong UBND và phải có nhận thức đúng
đắn về vai trò tầm quan trọng của công tác hoạch định trong văn phòng. Để nắm
được hết những vai trò của Văn phòng cần có sự thay đổi về nhận thức của
không ít người, đặc biệt là cấp lãnh đạo các cơ quan, đơn vị, sự chung tay, góp
sức và sự đánh giá, ghi nhận khách quan của tập thể, đừng vì những nhận thức
chưa đúng mà xem nhẹ vai trò của Văn phòng và phủ nhận những đóng góp của
đội ngũ nhân viên Văn phòng.
Thời gian nghiên cứu tại UBND huyện có hạn, nên nội dung nghiên cứu
chưa thực sự tốt. Bên cạnh đó cách đánh giá vấn đề nhất định mang tính chủ
quan, vì vậy nội dung nghiên cứu không thể tránh những sai sót, rất mong nhận
được sự đóng góp của quý thầy cô để bài nghiên cứu được hoàn thiện hơn.

22