Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của công ty cổ phần thượng mại dịch vụ cổng vàng

LỜI CẢM ƠN
Bài tiểu luận là kết quả học tập trong một học kỳ môn Kỹ năng hoạch
định trong quản trị văn phòng, số lượng 3 tín chỉ môn học kết hợp với kiến thức
của nhiều môn liên quan đến chuyên ngành Quản trị văn phòng trong quá trình
học tập.
Với tình cảm chân thành, em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới cô Lâm
Thu Hằng đã tham gia giảng dạy môn học này cho lớp em bằng tất cả sự nhiệt
huyết và tận tâm với nghề.
Đồng thời, xin cảm ơn tất cả các thành viên trong lớp đã đoàn kết, hỗ trợ
nhau trong quá trình học tập.
Mặc dù, em đã rất cố gắng nhưng do kiến thức còn hạn chế nên không
tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến nhận xét từ phía Quý
thầy cô.
Em xin trân trọng cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan, bài tiểu luận này là do chính em làm và không sao chép
bất cứ bài tiểu luận nào cùng đề tài. Các số liệu sử dụng trong bài,hoàn toàn
chính xác với kiến thức đã học và trung thực. Các phần trích dẫn đã được ghi
chú nguồn gốc rõ ràng. Nếu có vi phạm bản quyền hay sao chép không hợp lệ,
em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Hà Nội, ngày…tháng…năm 2017
Sinh viên thực hiện


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT
TPNS
F&B
CNH-HĐH
QA
IT
NXB
TPHCM

Trưởng phòng nhân sự
Food and Beverage
Công nghiệp hóa- hiện đại hóa
Quản lý chất lượng
Bộ phận công nghệ thông tin
Nhà xuất bản
Thành phố Hồ Chí Minh


PHẦN MỞ ĐẦU
1.Lý do chọn đề tài
Trong thời đại hiện nay, sự thành công hay thất bại của một doanh nghiệp
có thể được quyết định bởi nguồn nhân lực. Nguồn nhân lực có vai trò đặc biệt
quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, đặc biệt với sự thay đổi, mở
rộng về quy mô hoạt động, phát triển thêm các chi nhánh, các dịch vụ khác nhau
thì nhu cầu nhân lực cũng thay đổi theo. Chính vì thế, doanh nghiệp phải có
những hoạch định để xây dựng đội ngũ nhân sự phù hợp với chính doanh nghiệp
cũng như để đáp ứng nhu cầu thay đổi nhân sự.
Hoạch định nhân sự giúp cho doanh nghiệp xác định rõ khoảng cách giữa
hiện tại và định hướng tương lai về nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp, chủ
động thấy trước được các khó khăn và tìm các biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu

nhân lực. Đồng thời, hoạch định nhân sự giúp cho doanh nghiệp thấy rõ hơn
những hạn chế và cơ hội của nguồn tài sản nhân lực mà doanh nghiệp hiện có.
Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc hoạch định các chiến lược kinh
doanh.
Chúng ta có thể khẳng định một điều rằng: nhân sự là hạt nhân trung tâm,
có vai trò liên kết và hỗ trợ đắc lực cho tất cả các bộ phận còn lại trong tổ chức,
doanh nghiệp. Không một bộ phận nào trong doanh nghiệp có thể tiến hành khi
không có con người. Vì vậy, vai trò của nhân viên nhân sự là rất quan trọng, đặc
biệt là Nhà quản trị- Trưởng phòng Nhân sự (TPNS). TPNS có trọng trách là
quản trị tốt, hiệu quả nguồn lực nòng cốt của doanh nghiệp- nguồn nhân lực.
Xác định được điều đó cùng với những kiến thức được trang bị tại học
phần “ Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng”, em nhận thức được sự
phức tạp và tầm quan trọng của công tác hoạch định nói chung và hoạch định
nhân sự nói riêng, cũng như vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác
hoạch định nhân sự. Đó chính là nguyên nhân khiến em quyết định nghiên cứu
đề tài “ Khảo sát, đánh giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công
tác hoạch định nhân sự của Công ty Cổ phần Thượng mại Dịch vụ Cổng
Vàng”.
5


2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Để đạt được mục đích nghiên cứu và giải quyết tốt những vấn đề đăt ra
trong bài tiều luận. Đối tượng nghiên cứu và mục đích nghiên cứu của tiểu luận
được xác định và giới hạn như sau:
Đối tượng nghiên cứu: Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự
Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng (
Golden Gate)
Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu: Bài tiểu luận tập trung nghiên cứu

khảo sát công tác hoạch định nhân sự, đồng thời đánh giá thực trạng vai trò của
Nhà quản trị văn phòng tại Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng.
Để thấy được vai trò quan trọng của Nhà quản trị văn phòng cũng như công tác
hoạch định nhân sự tại đây. Từ đó, đưa ra ý kiến và giải pháp nhằm nâng cao vai
trò của Nhà quản trị văn phòng.
3. Cơ sở phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
Các công trình nghiên cứu đều được bắt đầu từ thực trạng và mục đích
cuối cùng là đưa ra những giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự.
Các đề tài nghiên cứu trước ở một phạm vi rộng về công tác quản trị nhân
sự trong văn phòng. Tôi tập trung nghiên cứu ở đề tài hẹp hơn “Khảo sát, đánh
giá về vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự
của Công ty Cổ phần Thượng mại Dịch vụ Cổng Vàng”. Tôi đi sâu tìm hiểu về
thực trạng, nguyên nhân, những hạn chế và đề ra những giải pháp để nâng cao
vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của doanh
nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp quan sát, phương pháp tìm kiếm
thu thập thông tin, phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp
thống kê, so sánh.

6


4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa lý luận:
Xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của công tác tham mưu- tổng hợp
cũng như vai trò khác của văn phòng nói chung, vai trò của Nhà quản trị văn
phòng nói riêng.
Đề xuất phương pháp đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong

công tác hoạch định nhân sự.
Đề xuất các phương pháp để tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch
định, tổ chức thiết lập mục tiêu, tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp,
tuyển dụng nhân sự, đào tạo và phát triển nhân sự, bố trí sử dụng nhân sự, đãi
ngộ nhân sự, kiểm tra và đánh giá nhân sự trong công tác hoạch định nhân sự.
Từ đó đưa ra các giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự của doanh nghiệp.
-Ý nghĩa thực tiễn:
Đánh giá được vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch
định nhân sự.
Giải pháp đưa ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng coa hiệu quả
công tác này tại Công ty Cổ phần Dịch vụ Cổng Vàng. Kết quả đạt được của đề
tài có thể sử dụng làm tài liệu nghiên cứu cho những ai quan tâm đến vấn đề
này.
5. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung đề tài gồm ba chương:
Chương 1. Khái quát về tổ chức hoạt động của Công ty Cổ phần Thương
mại Dịch vụ Cổng Vàng
Chương 2. Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự
Chương 3. Giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị văn phòng

7


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ CỔNG VÀNG
1.1.Lịch sử hình thành

Thành lập từ năm 2005, Golden Gate Restaurant Group tiên phong áp
dụng mô hình chuỗi nhà hàng và cam kết mang đến khách hàng những trải
nghiệm tốt nhất nhờ món ăn ngon và chất lượng dịch vụ. Golden Gate hiện sở
hữu 20 thương hiệu, hơn 200 nhà hàng đa phong cách trên toàn quốc và vẫn
đang tiếp tục không ngừng mở rộng. Với sứ mệnh mang đến cho khách hàng
những giá trị vượt trên sự mong đợi, dẫn dắt thị trường F&B phát triển tại Việt
Nam; Golden Gate đặt mục tiêu mở rộng trên 400 nhà hàng vào năm 2018, trở
thành chuỗi nhà hàng đa thương hiệu số một Việt Nam.
Logo của Công ty( phụ lục 1)
1.2. Cơ cấu tổ chức
1.2.1. Cơ cấu tổ chức của Công ty
-Cơ cấu tổ chức chung:

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ

Giám đốc sản xuất và phát
triển

Giám đốc ( chi nhánh TP

Giám đốc ( chi nhánh Hà Nội)

HCM)

-Cơ cấu tổ chức chi nhánh Hà Nội:

8

Giám đốc tài chính

GIÁM ĐỐC

Phòng hành

Phòng

Phòng bảo trì,

chính nhân sự

Maketting

dự án

Phòng QA

Phòng IT

Phòng kế toán

Phòng F&B

Phòng kế toán

Phòng F&B

-Cơ cấu tổ chức chi nhánh TP. Hồ Chí MInh:
GIÁM ĐỐC

Phòng hành

Phòng

Phòng bảo trì,

chính nhân sự

Maketting

dự án

Phòng QA

Phòng IT

1.2.2. Quy mô của Công ty
-Quy mô nhân sự: > 10000 nhân sự toàn bộ đất nước.
- Chuỗi nhà hàng: Khoảng > 200 nhà hàng (tính đến tháng 2/2017)
- Thương hiệu: 21 thương hiệu nhà hàng (Ashima, kichi-kichi, Sumo
BBQ, Vuvuzela, Ba con cừu, Isushi, Daruma, 37 Street, Gogi House, Icook, City
Beer Station, Magic Pan, Cowboy Jack’s, Hutong, K-Pub, Kintaro Udon, Itacho
Ramen, CRIRIERATE Kichen, Posakaoso, ShoGun, Sừng quăn)
Logo thương hiệu (phụ lục 2)
- Số lượng khách: 27400 lượt khách/ ngày
1.2.3. Văn hóa hành động
ĐẶT MÌNH LÀM GỐC RỄ VẤN ĐỀ: Nét văn hóa này thể hiện tinh thần
làm chủ trong công việc. Khi có vấn đề xảy ra, mỗi cá nhân đều tự hỏi mình đã
làm gì và không làm gì, không đổ lỗi cho người khác.
CAM KẾT HOÀN THÀNH: Được thể hiện trong việc đáp ứng đúng, đủ

và kịp thời nhu cầu của khách hàng. Hoặc ngay khi nhận ra là mình không thể
9


thực hiện được những gì mình nói thì cần lập tức thông báo cho những người có
liên quan.
CHÚ Ý TỪNG CHI TIẾT: Với mục tiêu dẫn dắt thị trường F & B đang
phát triển tại Việt Nam, Golden Gate đặt mục tiêu mở rộng 400 nhà hàng vào
năm 2018.
ƯU TIÊN PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI: olden Gate thường xuyên tổ
chức các hoạt động như đào tạo hội nhập, định hướng để mỗi thành viên mới
đều có thể nhanh chóng bắt nhịp và hòa nhập. Trong quá trình làm việc, mỗi
thành viên đều nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình từ đồng nghiệp và quản lý.
Ngoài ra, các hoạt động tập thể, teambuilding là điều không thể thiếu, đây là cơ
hội để mỗi thành viên giao lưu, kết nối và chia sẻ kinh nghiệm. Golden Gate xây
dựng lộ trình thăng tiến, tạo cơ hội phát triển sự nghiệp cho từng cá nhân.
HẾT LÒNG VÌ KHÁCH HÀNG: Phương châm “Khách hàng là thượng
đế” được thể hiện qua tất cả hoạt động diễn ra tại Golden Gate. Sự hài lòng của
khách hàng chính là sự thành công của Golden Gate. Sức mạnh của Golden Gate
được tạo nên bởi chính mỗi thành viên. Mỗi con người Golden Gate khi thể hiện
các giá trị văn hóa đều cảm nhận và ý thức được rằng sự hài lòng của khách
hàng chính là tiền đề để thành công.
1.3. Chức năng, nhiệm vụ
Là một Công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn không
nhiều, chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa
vụ đối với nhà nước.
1.3.1. Chức năng
Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng là đơn vị kinh doanh.
Chịu sự giám soát, kiểm tra của Bộ thương mại, UBND nơi công ty xin cấp giấy
phép hoạt động.

Công ty được tham gia các loại hình kinh doanh, cũng như kinh doanh
các mặt hàng không bị nhà nước cũng như pháp luật quốc tế cấm.
Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu là
Giám đốc có quyền quyết định mọi vấn đề của Công ty. Các phòng, ban có chức
10


năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất từ trên xuống dưới.
1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Trong lĩnh vực kinh tế:
Chịu sự phê chuẩn kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội của quận, thành
phố.
Thực hiện nộp ngân sách địa phương (thuế)
Không được phát hành cổ phiếu
-Trong lĩnh vực kinh doanh:
Kinh doanh mặt hàng mà Công ty đã đăng ký
Tuân thủ tất cả các hình thức kinh doanh, cạnh tranh lành mạnh
Chấp hành Hiến pháp, Luật pháp và các văn bản của cơ quan nhà nước
đới với doanh nghiệp tư
Xây dựng tổ chức thực hiện các chương trình khuyến mại nhằm thú đẩy
sự phát triển của công ty.

11


TIỂU KẾT
Như vậy, chương 1 là chương khái quát về cơ cấu tổ chức và hoạt động
của Công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng. Vì thế, nội dung chỉ
xoay quanh lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn của doanh nghiệp. Từ đó hiểu sâu hơn về vai trò của doanh nghiệp cũng như

vai trò của văn phòng nói chung và Nhà quản trị văn phòng nói riêng trong công
tác hoạch định nhân sự của doanh nghiệp. Tạo cơ sở để nghiên cứu công tác
hoạch định nhân sự cũng như vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác
hoạch định nhân sự của Công ty tại chương 2.

12


CHƯƠNG 2
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
Trong hoạt động quản lý của doanh nghiệp, thông tin đống vai trò vô cùng
quan trọng, nó làm ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt dộng của toàn Công ty. Nhà
quản trị văn phòng như một cầu nối trung gian về thông tin trng hoạt động của
Công ty.
Là doanh nghiệp kinh doanh, việc cung cấp các thông tin quản lý cho lãnh
đạo công ty rất quan trọng, bởi nó quyết định đến doanh thu, đến sự phát triển
chung của toàn doanh nghiệp.
Chính vì thế, công tác thu thập thông tin làm căn cứ cho hoạch định có tác
động không hề nhỏ tới hoạt động của Công ty, thông tin đầy đủ thì lãnh đạo có
những chiến lược đúng đắn, thông tin thiếu chính xác thì ảnh hưởng tới quyết
định quản lý của lãnh đạo rất nhiều. Để làm tốt công tác thu thập thông tin cho
lãnh đạo, Nhà quản trị văn phòng cần tuân thủ đúng quy trình nghiệp vụ, góp
phần tham mưu cho lãnh đạo trong việc đảm bảo mọi yêu cầu của công tác nhân
sự đáp ứng chất lượng, hiệu quả công việc của Công ty.
Trong Golden Gate, không có phòng Quản trị nhân sự riêng, chức năng
quản lý nhân sự, lao động được phân công cho phòng Hành chính nhân sự đảm
nhiệm. Bởi vậy, Trưởng phòng Hành chính nhân sự có vai trò thu thập thông tin
làm căn cứ hoạch định nhân sự trong Công ty tham mưu cho Giám đốc trong

hoạt động quản lý của Công ty, Trưởng phòng sẽ giao cho Phó phòng phụ trách
về vấn đề cán bộ, lao động để thu thập và tiếp nhận các thông tin liên quan đến
các vấn đề nhân sự của Công ty như: số lượng, chất lượng, tuổi tác, giới tính,
trình độ chuyên môn…của nhân sự trong toàn Công ty. Sau khi thu thập, xử lý,
phân tích về thông tin liên quan đến nhân sự, các phòng ban, chuỗi thương hiệu,
các hệ thống nhà hàng của Công ty, Trưởng phòng sẽ trình lên cho Ban Giám
đốc Công ty, để phục vụ cho hoạt ddoogj quản lý nhân sự của lãnh đạo nhằm
hoàn thành mục tiêu hoạch định nhân sự trong Công ty. Đồng thời, Trưởng
13


phòng tiếp nhận các thông tin từ Ban Giám đốc, các thông tin này sẽ được
Trưởng phòng truyền đạt, phổ biến tới các bô phận, nhân viên trong phòng, các
đơn vị, cá nhân có liên quan để các cá nhân, đơn vị dựa vào đó thực hiện nhiệm
vụ của mình.
2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu
Sau khi nghiên cứu kỹ càng các điều kiện cũng như nguồn nhân sự hiện
tại trong toàn công ty việc đầu tiên mà Trưởng phòng cần phải làm là tổ chức
thiết lậ mục tiêu cho nguồn nhân sự sao cho phù hợp với công ty, để đảm bảo
hiệu quả công việc, tránh gây xáo trộn trong quà trình hoạt động.
Trong mục tiêu hoạch định về số lượng nhân sự thì Trưởng phòng cần:
- Xác định được số lượng nhân sự đáp ứng được yêu cầu của công việc.
- Dự kiến được những thay đổi về quy mô cơ quan.
- Dự kiến được những nhân sự sẽ nghỉ hoặc thuyên chuyển để có thể thay
thế.
Trong mục tiêu hoạch định công tác tuyển dụng nhân sự;
- Lựa chọn được những nhân sự có chất lượng.
- Lựa chọn được đủ số lượng người theo yêu cầu của cơ quan, có tính đến
những biến động về quy mô.
Trong mục tiêu hoạch định chất lượng, trình độ nhân sự :

- Đảm bảo trình độ học vấn và kỹ năng nghề nghiệp
- Đáp ứng được yêu cầu của công việc
- Có tác phong thái độ làm việc khoa học.
Trên cơ sở các mục tiêu đã đưa ra Trưởng phòng cần xác định được các
phương pháp để đạt được các mục tiêu đó. Khi xây dựng các kế hoạch, biện
pháp để đạt được mục tiêu trong hoạch định nhân sự của công ty, lãnh đạo
phòng cần có sự phân công công việc và phối hợp hoạt động giữa các các bộ
phận, đơn vị trong công ty với nhau.
Các kế hoạch có thể là ngắn hạn, dài hạn nhưng đều phải phù hợp với
thực tế, đảm bảo tính khả thi, theo đúng chức năng, nhiệm vụ của công ty và
phát huy tối đa nguồn lực của Công ty.
14


2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp
2.3.1. Tuyển dụng nhân sự
Nhằm đảm bảo cung cấp lực lượng lao động mới phù hợp về yêu cầu
chuyên môn và kỹ năng nghề nghiệp trong việc sản xuất kinh doanh. Việc tuyển
nhân viên mới rất quan trọng quyết định tương lai cho công ty, đặt nền móng
cho sự phát triển và khẳng định thương hiệu của công ty, đây là một mấu chốt
cho cả chu trình dài hoạt động kinh doanh. Chính vì thế, công tác tuyển dụng tại
Tổng công ty Cổ phần Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng rất được chú
trọng.Trong quá trình tuyển dụng nhân sự trưởng phòng Hành chính nhân sự là
người tham mưu cho lãnh đạo công ty về công tác tuyển dụng công ty mình; xây
dựng các quy chế tuyển dụng, các văn bản hướng dẫn, biểu mẫu, bảng câu hỏi
để phục vụ cho quá trình tuyển dụng, lập kế hoạch tuyển dụng cho công ty. Phối
hợp cùng với các phòng ban có liên quan để thực hiện quá trình tuyển dụng nhân
sự.
- Căn cứ vào nhu cầu phát triển bổ sung lao động nhằm mở rộng quy mô
sản xuất mà phòng Hành chính nhân sự xây dựng kế hoạch tuyển dụng lao động.

Sau đó, trình lên Giám đốc duyệt và thực hiện. Vào cuối mỗi năm phòng tiến
hành xây dựng kế hoạch tuyển dụng cho năm mới và trong một số trường hợp
đặc biệt khi cần có nhu cầu đột xuất thì cũng có thể tiến hành tuyển dụng theo sự
chỉ đạo của Ban quản lý công ty.
- Hình thức tuyển dụng: Thông báo  Thảo luận, quảng cáo gửi đến các
báo, đài, internet  Nhận hồ sơ  Phỏng vấn  Đi làm việc  Học training, ký
hợp đồng  Chính thức trở thành nhân viên.
- Tiêu chuẩn tuyển dụng:
Trình độ văn hóa: có trình độ văn hóa tốt nghiệp THPT trở lên và có kinh
nghiệm trong lĩnh vực nhà hàng- khách sạn.
Chuyên môn nghiệp vụ phải đáp ứng được yêu cầu của công việc ứng với
từng vị trí người lao động
Sức khỏe phải đảm bảo theo tiêu chuẩn quy định của Bộ Y tế
Nộp hồ sơ đúng hạn, đầy đủ với quy định của công ty, có lý lịch rõ ràng.
15


- Nhiệm vụ của Phòng Hành chính nhân sự
Nghiên cứu hồ sơ tiến hành tìm hiểu về các học viên, phát hiện ra các khả
năng chuyên môn nghiệp vụ tay nghề để từ đó tận dụng được tài năng của họ và
bố trí vào các công việc thích hợp. Tiến hành thông báo đào tạo cho người tuyển
dụng và các nội quy, quy chế của công ty
Tiến hành chuẩn bị các thủ tục về công việc tuyển dụng để cung cấp số
liệu và các tin tức cần thiết cho hội đồng tuyển dụng. Từ tất cả các yêu cầu cụ
thể của việc tuyển dụng trên ta có thể thấy rằng việc nhận các nhân viên mới của
công ty khá chặt chẽ và được quản lý một cách khoa học đáp ứng với yêu cầu
từng vị trí công việc của công ty. Góp phần vào việc quản lý nhân sự có hiệu quả
của ban quản trị công ty đồng thời khi ứng viên được nhận vào làm cũng nhanh
chóng hòa nhập được với môi trường công việc, tạo được cảm giác thoải mái, tự
tin khi làm việc. Và cũng từ tất cả những nội dung trong công tác tuyển dụng ấy,

ta cũng nhận ra được vai trò của nhà quản trị văn phòng của công ty không hề
nhỏ. Nó quyết định rất lớn đến sự phát triển nhân sự của công ty cả về số lượng
và chất lượng đội ngũ nhân viên được tuyển.
2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự
Vấn đề đào tạo và phát triển nguồn nhân sự đặc biệt quan trọng và quyết
định đến sự phát triển của công ty. Trong những năm qua các nhà quản lý của
công ty đã chú tâm rấ nhiều đến công việc này, họ đã đưa ra rất nhiều biện pháp
tích cực nhằm đào tạo và quản lý nguồn nhân lực một cách có hiệu quả. Trong
xu thế toàn cầu hóa hội nhập toàn cầu thì vai trò của nguồn nhân lực hết sức
quan trọng quyết định sự thành bại của doanh nghiệp khi mở rộng quy mô,
thương hiệu mới. Chính vì vậy để đuổi kịp thời đại thì bộ phận nhân sự của công
ty đã có nhiều ý tưởng nhằm nâng cao năng lực quản lý đội ngũ nhân viên lao
động, nắm bắt kịp thời các biến động của thị trường, đưa nguồn nhân lực của
công ty lên một tầm cao mới. Và để thực hiện công tác đào tạo và phát triển
nhân lực thì Trưởng phòng Hành chính nhân sự cần thu thập thống kê về trình
độ nhân sự trong toàn công ty giúp lãnh đạo công ty đưa ra phương pháp đào tạo
thích hợp, đúng đối tượng. Từ đó xây dựng các kế hoạch nhằm đào tạo, bồi
16


dưỡng và nâng cao trình độ, cho nhân viên để công tác hoạch định nhân sự trong
công ty đạt kết quả cao. Các kế hoạch được xây dựng đó là:
- Tiến hành mời các chuyên gia nước ngoài tập huấn thực hành tại công ty
cho đội ngũ cán bộ quản lý nhân sự về tất cả các lĩnh vực, đặc biệt là về quy
trình phục vụ, cách đối đáp với khách hàng, quản lý giờ giấc, kỷ luật làm việc
- Cử các học viên xuất sắc đi tham gia học các lớp nghiệp vụ về dịch vụ
nhà hàng- khách sạn, dịch vụ ăn uống, vệ sinh an toàn thực phẩm.
- Tiến hành giám sát tại chỗ, chỉnh sửa và nâng cao chất lượng của đội
ngũ nhân viên của từng nhà hàng
- Thường xuyên quan tâm đến đời sống của nhân viên trong công ty, giúp

họ giải quyết những khó khăn trong công việc cũng như trong quan hệ với các
đồng nghiệp
- Thường xuyên mở thêm các lớp đào tạo tay nghề cơ bản và nâng cao
cho nhân viên trong công ty khi ứng dụng các chương trình mới
- Thăm dò thị trường và có các kế hoạch đào tạo ngắn hạn và dài hạn cho
người lao động phù hợp với sự biến động thay đổi của khách hàng
- Gửi nhân viên đi nước ngoài tìm hiểu và học hỏi kinh nghiệm, nghiên
cứu để cho ra thương hiệu mới và độc đáo
- Công ty còn áp dụng các hình thức đào tạo như tạo ra phong cách làm
việc chuyên nghiệp cho nhân viên, tổ chức các phong trào thi đua, giúp đỡ nhau
cùng tiến bộ… cũng mang lại hiệu quả cao trong quá trình làm việc của doanh
nghiệp.
Các hình thức đào tạo:
- Đối với đội ngũ nhân viên phục vụ có trình độ chuyên môn còn yếu thì
tiến hành tập hợp lại và gửi đến các cơ sở đào tạo giúp đào tạo trong 01 tháng.
Sau đó trở về làm việc với công ty. Trong thời gian học viên đi học vẫn hưởng
lương như đi làm nhằm đào tạo động lực cho các học viên tích cực học tập
- Đối với cán bộ quản lý, để nâng cao năng lực quản lý thì công ty có các
ưu tiên đặc biệt là cho đi học các lớp quản lý tại các trường đai học và được
hưởng lương như đi làm
17


- Đối với một số ngành dịch vụ công ty mới mở rộng thêm, đội ngũ nguồn
nhân lực chưa quen với công việc hay chưa có kinh nghiệm thì được cử đi học
thêm để về truyền bá cho nhân viên trong công ty về lĩnh vực đó.
- Ký kết các hợp đồng đào tạo người lao động với các cơ sở đào tạo nghề
chuyên nghiệp
- Đối với cán bộ nghiệp vụ công ty cho đi tham gia các lớp đào tạo trong
vòng từ 3-5 tháng.

2.2.3. Bố trí, sử dụng nhân sự
Bố trí và sử dụng lao động nhằm mục đích nâng cao năng suất lao động,
chất lượng công việc, phát huy năng lực, sở trường của người lao động, tạo ra
động cơ và tâm lý làm việc tốt cho nhân viên. Bố trí và sử dụng nhân lực bao
gồm: Các hoạt động định hướng cho nhân viên mới, bố trí lại lao động thông
qua thuyên chuyển, đề bạt và xuống chức.
2.3.4. Đãi ngộ nhân sự
Quan tâm đến vấn đề nhân sự nên công ty cũng quan tâm chú trọng đến
vấn đề đãi ngộ nhân sự. Vấn đề đãi ngộ chính là vấn đề tạo động lực cho người
lao động. Để tạo ra một bầu không khí làm việc hứng khởi và nhiệt tình thì đòi
hỏi cán bộ quản lý của công ty phải có những biện pháp cụ thể và thiết thực để
tạo ra được những cơ hội vàng cho người lao động như thăng tiến, tiền lương,
môi trường làm việc, các chế độ trợ cấp…
- Về tiền lương, thưởng: Công ty tiến hành trả lương cho người lao động
theo sức lao động và ý thức trong khi làm việc của họ nhằm khuyến khích tinh
thần làm việc, ý thức công việc của người lao động, ngoài ra những cá nhân nào
hoàn thành xuất sắc công việc hay có những bước tiến mới sáng tạo trong công
việc cũng được hưởng một phần lợi nhuận của sự thành công đó nhằm cho
người lao động có cảm giác là mình được hưởng giá trị lao động của chính bản
thân mà không phải là đang đi làm thuê. Các học viên hay cán bộ được cử đi đào
tạo cũng được hưởng lương như đi làm. Vào cuối năm, mỗi quý hoặc mỗi năm
hay các ngày lễ tết thì nhân viên đều được nhận tiền thưởng theo tỷ lệ lợi nhuận
của doanh nghiệp, và đặc biệt là cá nhân và nhóm sản xuất nào có những thành
18


tích xuất sắc mang lại nhiều lợi nhuận cho công ty cũng sẽ được thưởng xứng
đáng.
- Cơ hội thăng tiến: Đây là một động lực hết sức to lớn đối với những cá
nhân xuất sắc trong một quá trình dài hoạt động trong công ty họ có mong muốn

hay tham vọng được lên chức cho xứng đáng với năng lực làm việc của mình.
Công ty cũng có những quy định cụ thể về việc được lên chức và những ưu đãi
bất thành văn đối với những cá nhân có thành tích vượt trội. Cuối năm tiến hành
khen thưởng trước tập thể và từ đó lấy căn cứ để lên chức thăng tiến cho cán bộ
công nhân viên. Hoặc có những trường hợp trong quá trình làm việc cá nhân có
những đóng góp xuất sắc thì tiến hành thăng chức tại thời điểm đó. Thăng tiến là
một nhu cầu tất yếu của quá trình lao động của con người.
Đánh đúng tâm lý này và tạo động lực cho nguồn lao động trong công ty
là chính sách hàng đầu của cán bộ quản lý, biện pháp này mang lại hiệu quả rất
cao. Huy động hết khả năng và tiềm năng vốn có của lực lượng lao động.
- Các chế độ đãi ngộ khác: Công ty tiến hành đóng bảo hiểm xã hội cho
nhân viên, có chế độ thai sản hưởng nguyên lương cho phụ nữ. Phòng y tế khám
sức khỏe định kỳ cho nhân viên. Hàng năm, công ty tổ chức cho công nhân đi
nghỉ mát, tham quan hay có những bữa tiệc lớn khi chất lượng doanh thu cao.
Đặc biệt có các chế độ trợ cấp, thỉnh thoảng có đồ ăn giữa giờ cho nhân viên.
Mà tất cả những nội dung đó có được thực hiện đúng đắn, phù hợp hay không là
phụ thuộc vào chức năng của Trưởng phòng Hành chính tổng hợp. Nếu lãnh đạo
phòng không chỉ đạo sát sao, không thực hiện thu thập, xử lý, đánh giá thông tin
về nhân sự trong công ty một cách đúng đắn thì sẽ không thể tham mưu chính
xác cho ban Giám đốc ra những chiến lược, quyết định đối với nhân sự trong
công ty về vấn đề này.
2.3.5. Kiểm tra đánh giá nhân sự
Kiểm tra đánh giá nhân sự thực chất là việc đánh giá năng lực thực hiện
công việc của nhân sự. Trong Golden Gate, công tác này được tiến hành theo
hình thức phân nhóm, mỗi nhóm có tính chất lao động và kinh nghiệm khác
nhau:
19


- Nhóm 1: bao gồm các nhân viên, các lao động chính có tay nghề cao và

có kinh nghiệm làm việc, là lực lượng cốt yếu và chủ đạo đóng vai trò quan
trọng và quyết định ảnh hưởng lớn đến công việc cũng như tổ chức công tác
trong các nhà hàng. Lực lượng này chiếm tỷ lệ khá cao trong công ty
Tiêu chuẩn đánh giá của nhóm:
+ Trình độ nghiệp vụ thành thục và có kinh nghiệm trong công việc, có
khản năng làm việc được theo nhóm và có tinh thần làm việc cao.
+ Có ý thức làm việc và có ý thức kỷ luật tốt
+ Nhanh nhạy trong công việc và khi cần có thể làm việc độc lập
+ Hiểu biết và có khả năng tư vấn cho khách hàng thuyết phục vè dịch vụ
của doanh nghiệp mình đem lại, sẵn sàng đưa ra sáng kiến của mình đối với cấp
trên
+Thường xuyên được ban quản lý phân công các công việc quan trọng và
yêu cầu kỷ luật cao
- Nhóm 2: là nhóm các cán bộ chủ chốt trong các chuỗi nhà hàng của
công ty và được công ty quản lý trực tiếp. Bao gồm các cán bộ có trình độ
chuyên môn nghiêp vụ cao và có kinh nghiệm lao động nhiều năm trong công ty
và có ảnh hưởng rất lớn. Đội ngũ này được quản lý trực tiếp bởi công ty
Tiêu chuẩn đánh giá của nhóm:
+ Trình độ chuyên môn nghiệp vụ có chiều sâu và có kinh nghiệm làm
việc
+ Có sức khỏe và ý thức kỷ luật tốt, có tinh thần làm việc cao
+ Khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng trong tầm kiểm
soát của mình.
+ Có khả năng đào tạo hướng dẫn cho các công nhân viên dưới về những
lĩnh vực mà mình thành thạo
+ Đặc biệt có uy tín và ảnh hưởng lớn tới nhân viên trong công ty
- Nhóm 3: nhóm nhân viên mới được tuyển vào hoặc học viên tập sự hoặc
thử việc chưa quen với công việc hay chưa có kinh nghiệm đang trong giai đoạn
học hỏi và nâng cao tay nghề. Nhóm lao động này chịu sự quản lý giám sát và
20

giúp đỡ của các giám sát nhà hàng, các nhân viên đã có kinh nghiệm lâu năm
trong quá trình làm việc. Do đặc thù công ty nên việc kiểm tra đánh giá thuộc
chức năng của phòng Hành chính tổng hợp. Trưởng phòng sẽ tham mưu giúp
Ban lãnh đạo công ty trong công tác kiểm tra, đánh giá này. Các nội dung kiểm
tra, đánh giá bao gồm:
- Kiểm tra, đánh giá công tác tuyển dụng nhân sự của công ty.
- Kiểm tra, đánh giá công tác bố trí sắp xếp nhân sự.
- Kiểm tra đánh giá trong công tác đào tạo bồi dưỡng nhân sự.
Đồng thời kiểm tra đánh giá nhân sự trong phòng:
- Kiểm tra, đánh giá trình độ chuyên môn
- Kiểm tra, đánh giá kỹ năng nghề nghiệp.
- Kiểm tra, đánh giá ý thức, sức khỏe, đạo đức.
Việc đánh giá nhân sự trong công ty sử dụng các phương pháp đánh giá
như:
Phương pháp đánh giá bảng điểm đồ thị, phương pháp xếp hạng luân
phiên, phương pháp so sánh cặp, phương pháp đánh giá quan sát hành vi. Trên
cơ sở nội dung của hoạch định nhân sự, Trưởng phòng Hành chính tổng hợp
phải thường xuyên tiến hành kiểm tra từng nội dung, từng vấn đề đã được đề
cập. Nội dung mà Trưởng phòng phát hiện ra những sai sót thì đó chính là cơ sở
để thay đổi và điều chỉnh nhằm hướng tới kết quả cuối là chất lượng và năng
suất cũng như rút ngắn được thời hạn các công việc. Kiểm tra, đánh giá năng lực
thực hiện công việc của cán bộ, nhân viên giúp cho công ty có cơ sở dự báo về
nhân sự trong tương lai, từ đó có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, phát triển nguồn
nhân sự. Đồng thời giúp cho Trưởng phòng Hành chính tổng hợp có cơ hội để
xem lại các phẩm chất liên quan đến công việc cần thiết phải có của một Nhà
quản trị văn phòng.

21

TIỂU KẾT
Trong quá trình khảo sát cho thấy, hoạch định nhân sự trong công ty có
một vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý của công ty. Đây là một trong
những chức năng đầu tiên của một Nhà quản trị văn phòng. Chức năng này đòi
hỏi Nhà quản trị văn phòng chủ động thu thập thông tin, lập kế hoạch, xác định
được các mục tiêu (mục tiêu trước mắt, và mục tiêu lâu dài, mục tiêu chiến
lược…) và tổ chức thực hiện các mục tiêu để phục vụ cho công tác hoạch định
nhân sự trong công ty.

22


CHƯƠNG 3
GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
3.1. Nhận xét đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
Nhìn chung Trưởng phòng Hành chính tổng hợp đã thực hiện tốt vai trò
của mình trong công tác hoạch định nhân sự tại công ty.
- Trong công tác tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định.
Trưởng phòng đã tổ chức thu thập các thông tin đảm bảo kịp thời, nhanh
chóng đầy đủ và chính xác về nhân sự trong công ty làm căn cứ cho lãnh đạo ra
quyết định đúng đắn.
- Trong công tác tuyển dụng nhân sự
Thực hiện tốt vai trò là người tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo về công tác
tuyển dụng trong công ty mình. Xây dựng các quy chế tuyển dụng, các văn bản
hướng dẫn, biểu mẫu, bảng câu hỏi để phục vụ cho quá trình tuyển dụng, lập kế
hoạch tuyển dụng cho công ty một cách rõ ràng, minh bạch. Phối hợp với các
phòng ban liên quan khác trong quá trình tuyển dụng, tuyển chon nhân lực.

Tuyển chọn đủ số lượng theo yêu cầu của ban giám đốc công ty, giúp lãnh đạo
công ty thông báo công khai về số lượng tuyển dụng, lập kế hoạch công tác
tuyển dụng từ trước. Khi đã tuyển dụng được đáp ứng được yêu cầu đơn vị đã
đặt ra, Trưởng phòng tiếp nhận các ứng viên vào thử việc và đánh giá các ứng
viên sau khi thử việc.
- Trong công tác đào tạo phát triển nhân sự
Với những tiêu chuẩn đã đề ra trong việc tuyển dụng công khai, minh
bạch, rõ ràng với những hình thức tuyển dụng phong phú công ty đã tuyển dụng
được nhiều nhân viên có trình độ chuyên môn, tay nghề cao. Nhân viên lao động
có thể đóng góp cho công ty theo những cách khác nhau và tùy theo hoàn cảnh
cụ thể và ngược lại, công ty cũng tạo điều kiện để người lao động phát huy hết
tài năng và đóng góp công sức vào sự đi lên của toàn công ty mình. Số lượng
đội ngũ cán bộ, công nhân ngày càng được chuẩn hóa. Với đội ngũ có trình độ
cao đáp ứng được nhu cầu của công cuộc CNH- HĐH. Tư duy và nhận thức của
23


đội ngũ cán bộ, công nhân ngày càng được nâng cao, không còn sự cứng nhắc
trong quá trình tuyển chọn và làm việc.
- Trong công tác bố trí sử dụng nhân sự
Trong quá trình hoạch định nhân sự trong công ty thì việc bố trí sử dụng
nhân sự trong công ty được thực hiện theo đúng nguyên tắc, đúng theo chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị, bộ phận trong công ty.
3.1.2. Nhược điểm
Bên cạnh những kết quả đạt được nói chung, vai trò của Trưởng phòng
Hành chính tổng hợp trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần
Thương mại Dịch vụ Cổng Vàng vẫn còn tồn tại nhiều hạn chế cần phải khắc
phục. Chất lượng của Nhà quản trị văn phòng chưa thực sự được nâng cao. Đôi
khi vẫn còn chưa đánh giá đúng thực trạng nguồn nhân lực trong công ty.
3.1.3. Nguyên nhân

Trên đây là những thực tiễn đã sảy ra xung quanh vai trò của hà quản trị
văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần Thương mại
Dịch vụ Cổng Vàng. Những hạn chế này xuất phát từ nhiều nguyên nhân ta có
thể nêu ra hai nguyên nhân cơ bản nhất như: nguyên nhân khách quan và nguyên
nhân chủ quan.
• Về nguyên nhân khách quan:
Nguyên nhân cơ bản và là nguyên nhân đầu tiên tạo ra sự hạn chế trong sự
phát triển vai trò của Nhà quản trị văn phòng hiện nay ở nước ta nói chung và
của Golden Gate nói riêng phải nói đến đó là nền kinh tế nước ta là một nền kinh
tế nông nghiệp lạc hậu, thu nhập bình quân đầu người thấp. Điều kiện kinh tế xã hội còn hạn chế nên chưa đáp ứng được yêu cầu của thời đại. Vì vậy,việc đầu
nâng cao chất lượng của Nhà quản trị chưa thực sự được quan tâm và chưa thực
sự tạo được nhiều cơ hội cho Nhà quản trị phát triển hết năng lực của mình.
Một nguyên nhân nữa không thể không nói tới đó là không có sự thống
nhất về nội dung và phương pháp trong việc tuyển dụng. Mặc dù nguồn nhân lực
lúc đầu tuyển dụng vào qua đào tạo ngày càng tăng nhưng chất lượng nhìn
chung vẫn còn thấp chưa đáp ứng được công việc được giao.
24


• Về nguyên nhân chủ quan:
Nhà quản trị văn phòng không nắm bắt được hết các vấn đề khó khăn mà
nhân sự gặp phải khi bắt đầu làm việc, điều đó tạo áp lực lớn dẫn tới nhân lực tự
ý bỏ việc khi chưa hết số ngày thử việc.
3.2. Các giải pháp
Để nâng cao hiệu quả vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác
hoạch định nhân sự có nhiều giải pháp và những việc làm cụ thể trên nhiều
mặt.theo tôi có thể lựa chọn những giải pháp sau đây.
3.2.1. Đối với nhà quản trị văn phòng
Nâng cao nhận thức của chánh văn phòng trong công tác hoạch định nhân
sự. Để hoạt động tuyển dụng được tiến hành có hiệu quả cao, trước tiên là phải

thực hiện một số biện pháp nhằm nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ, công
chức nói chung, của các cấp lãnh đạo nói riêng. Trong đó quan trọng nhất là tăng
cường sự quan tâm chỉ đạo của cấp lãnh đạo trong việc hoạch định kế hoạch
tuyển dụng, trong công tác sơ tuyển, thi tuyển để có thể tuyển được những người
có năng lực, phẩm chất đạo đức, đảm bảo hoạt động của bộ máy hành chính
ngày càng hiệu quả.
Nhà quản trị cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát đối với những
nguồn lực được tuyển dụng vào. Qua kết quả kiểm tra sẽ thấy được những điểm
mạnh, điểm yếu, những bất cập trong quá trình thực hiện. Từ đó rút ra những bài
học kinh nghiệm và khắc phục những hạn chế để công tác tuyển dụng nhân lực
ngày hợp lý, đúng quy trình, thống nhất và chặt chẽ. Doanh nghiệp cử lãnh đạo
văn phòng ,cán bộ đi bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn.
3.2.2. Đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị trong cơ quan, tổ chức phục
vụ cho công tác của nhà quản trị.
Xây dựng một môi trường làm việc thân thiện, khoa học hợp lý. Đầu tư
các trang thiết bị cho việc quản lý nhân sự như máy tính..quản lý bằng các phần
mền của công ty, cần làm tốt hơn nữa khâu quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên trên
phần mềm, cần cập nhật dữ liệu nhân sự định kỳ hơn mỗi khi có sự thay đổi
thông tin nhân sự của cán bộ, nhân viên.
25