Công tác văn thư ở Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học đề tài là của tôi được thực hiện
qua việc khảo sát thực tế tại Uỷ Ban Nhân Dân phường Bến Nghé và tham khảo
các tài liệu. Tôi hoàn toàn không sao chép tài liệu nghiên cứu của người khác.
Tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp lý nếu vi phạm bản quyền.


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài môn phương pháp nghiên cứu khoa học này tôi đã
nhận đươc sự động viên hỗ trợ từ nhiều người.
Tôi xin chân thành cảm ơn TS. Lê Thị Hiền đã tận tâm hướng dẫn tôi qua
từng buổi học trên lớp, cũng như các buổi thảo luận, cô là người đã hướng dẫn,
chỉ đạo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu tạo điều kiện thuận lợi cho tôi
hoàn thành bài nghiên cứu này.
Tôi xin chân thành cảm ơn Hội Đồng Nhân Dân – Uỷ Ban Nhân Dân và
các ban ngành đoàn thể phường Bến Nghé đã tạo điều kiện cung cấp số liệu và
những thông tin cần thiết về địa phương giúp tôi hoàn thành bài nghiên cứu này.
Trong quá trình nghiên cứu tôi cũng còn gặp nhiều khó khăn mặt khác do
trình độ nghiên cứu của mình còn hạn chế nên dù cố gắng nên đề tài của tôi
không tránh khỏi những hạn chế thiếu sót. Vì thế tôi mong nhận được sự góp ý
từ thầy cô và các bạn để đề tài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU...................................................................................................................1
Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ
KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ......................4
1.1. Những vấn đề lý luận về công tác văn thư.........................................................4
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư........................................................................4
1.1.2. Vai trò của công tác văn thư............................................................................4

1.1.3. Nội dung của công tác văn thư........................................................................5
1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé.............................................6
1.2.1. Lịch sử hình thành...........................................................................................6
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn....................................................................7
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé................................8
Chương 2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG BẾN NGHÉ.........................................................................................10
2.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi..........................................10
2.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến....................................................14
2.3. Quản lý và sử dụng con dấu.............................................................................18
2.4. Công tác lập và lưu hồ sơ.................................................................................20
2.4.1. Công tác lập hồ sơ.........................................................................................20
2.4.2. Công tác nộp lưu hồ sơ..................................................................................21
2.4.3. Công tác bảo quản và khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu.................................22
Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ.................................24
3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Uỷ Ban Nhân Dân phường Bến
Nghé........................................................................................................................24
3.1.1. Ưu điểm.........................................................................................................24
3.1.2. Hạn chế..........................................................................................................25
3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả...................................................................26
3.2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư....................................26
3.2.2. Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư......................................................27
TÀI LIỆU THAM KHẢO.....................................................................................31
PHỤ LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ

chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ. Các
cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng
văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên
cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kện, hiện tượng
xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn
phòng các tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng
thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan
trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Nhận thức rõ điều đó, và hiểu được sự cần thiết của đổi mới, nâng cao
hiệu quả của công tác văn thư trên địa bàn phường, cũng như hạn chế về số
lượng các đề tài liên quan. Vì vậy tôi sinh viên lớp ĐHLT QTVP 16A quyết định
chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên gọi công tác văn
thư tại Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh.
2. Đối tượng phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư ở Uỷ ban nhân dân phường Bến
Nghé
Phạm vi nghiên cứu : Thời gian nhiên cứu 2017
Không gian nghiên : khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp
nhận văn bản đến, văn bản đi...tại Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé
3. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp thu thập thông tin, trực tiếp quan sát
Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp, phân tích và tổng hợp số liệu
Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo
Nguồn tin từ internet
Thông tin từ báo cáo định kỳ của Uỷ ban nhân dân Phường Bến Nghé
Phương pháp đánh giá phân tích và so sánh tài liệu đã thu thập được với
phần lý luận và qy định của nhà nước, cơ quan, tổ chức, xác định được điểm
1

mạnh, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế đó. Từ đó đưa ra một số giải pháp
nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân phường Bến
Nghé
Phương pháp tổng hợp kết luận chung.
4. Lịch sử nghiên cứu
Có thể khẳng định công tác văn thư là hoạt động khó khăn và phức tạp đòi
hỏi phải có hiểu biết chuyên môn và kinh nghiệm thực tế. Nói đến công tác văn
thư đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứu khoa học đề cập. Chúng ta có
thể khái quát một số công trình nghiên cứu như sau:
Cuốn sách Quy định pháp luật về soạn thảo ban hành và công tác văn thư
lưu trữ của TS Nghiêm Kỳ Hồng, Nxb Lao động năm 2016
Giáo trình nghiệp vụ văn thư của trường đại họa Nội Vụ Hà Nội
Giáo trình lý luận công tác văn thư của Giáo Sư Vương Đình Quyền
Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ đối với các cơ
quan Nhà nước, TS Nguyễn Thi Hà, Nxb Chính Trị Quốc Gia
Trên cơ sở thừa kế những kết quả nghiên cứu của tác giả trên và tình hình
thực tiễn, trong đề tài nghiên cứu này em sẽ làm rõ các nội dung về công tác văn
thư của Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé.
5. Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu một số vấn đề lý luận chung về công tác văn thư
Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân phường Bến
Nghé. Trong thời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như
hạn chế của công tác
Đề xuất một số giải pháp nhằm khắc phục những khuyết điểm, hạn chế
đồng thời nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân phường Bến
Nghé nói riêng và các cơ quan hành chính nói chung.
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu ra đề tài còn có cấu trúc 3 chương và kết luận

2

Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Uỷ ban nhân
dân phường Bến Nghé
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Uỷ ban nhân dân phường Bến
Nghé
Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Uỷ ban
nhân dân phường Bến Nghé.

3


Chương 1
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI
QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ
1.1. Những vấn đề lý luận về công tác văn thư
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn
thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ
hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ
quan tổ chức (Quản lý văn bản nhà nước, TS. Ngô Sỹ Trung, trang 12 )
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho các hoạt động quản lý của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế,
xã hội, các đơn vị vũ trang. Là hoạt động các công việc về vấn đề xây dựng văn
bản và giải quyết văn bản hình hành trong hoạt động của cơ quan. Các văn bản
hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ
quan đạt được hiệu quả cao
Công tác văn thư là hoạt động gắn liền với văn bản giấy tờ hình thành
trong hoạt động của cơ quan tổ chức, trong đó công tác văn thư là hoạt động
khởi đầu bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài

liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan tổ chức, lập hồ sơ, quản lý và sử
dụng con dấu.
1.1.2. Vai trò của công tác văn thư
Công tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết đối với mỗi cơ quan
nói chung và văn phòng nói riêng. Xác định được điều đó nên Uỷ ban nhân
phường Bến Nghé luôn chú trọng xây dựng và phát triển công tác văn thư, đảm
bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và khoa học
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử
dụng văn bản.
Do đó vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý là rất quan
4


trọng
Giúp cán bộ cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý
nhanh chóng, đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân
Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và các bí mật quốc gia
Nếu quan tâm làm tốt công tác công tác văn thư sẽ góp phần bảo đảm cho
các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp phần
nâng cao hiệu quả quản lý và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành
chính hiện nay.
1.1.3. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ
cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, các cơ
quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ
trang nhân dân ( kỹ thuật soạn thảo văn bản, TS. Ngô Sỹ Trung, trang 21 )
Trong những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư cũng đã có những

bước phát triển, đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành chính nhà nước
Các nghiệp vụ của công tác văn thư :
Quản lý và giải quyết văn bản đến
Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản
Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến
Vào máy đăng ký văn bản đến
Trình văn bản đến
Sao văn bản đến
Chuyển giao văn bản và lưu văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản đi
Kiểm tra văn bản
Đăng ký và đóng dấu văn bản
Chuyển và theo dõi văn bản đi
Lưu và đính chính văn bản đi
Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
5


Giúp thủ trưởng lập danh mục hồ sơ và hướng dẫn lập danh mục hồ sơ
Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ cơ quan
Quản lý và sử dụng con dấu
Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác.
1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé
1.2.1. Lịch sử hình thành
Quận 1 hôm nay là vùng đất trung tâm của sài gòn. Ngày sài gòn được
giải phóng mang tên Chủ Tịch Hồ Chí Minh tháng 7 năm 1976, trên cơ sở sáp
nhập quận 1 và quận 2 cũ, quận đã trở thành trung tâm hành chính, kinh tế, văn
hóa, chính trị quan trọng hàng đầu của thành phố Hồ Chí Minh với quá trình tiến
độ đô thị hóa ngày càng cao.
Trong quá trình đó, đến nghị quyết Quốc Hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ

Nghĩa Việt Nam thông qua ngày 02 tháng 07 năm 1976, Uỷ Ban các cấp cũng
đổi tên thành Uỷ ban nhân dân các cấp và Uỷ ban nhân dân Cách Mạng quận 1
cũng đổi tên thành Uỷ ban nhân dân quận 1 và tồn tại cho đến ngày hôm nay.
Quận 1 được chia làm 10 phường với các tên cụ thể như sau: Tân Định,
Đa Kao, Cầu Kho, Bến Nghé, Bến Thành, Cô Giang, Cầu Ông Lãnh, Nguyễn
Cư Trinh, Nguyễn Thái Bình, Phạm Ngũ Lão. Mỗi phường đều có chức năng
nhiệm vụ cụ thể và là cơ quan trực thuộc quận có mối liên kết chặt chẽ với quận
1.
Phường Bến Nghé là địa bàn trung tâm của quận 1, thành phố Hồ Chí
Minh, được thành lập trên cơ sở sáp nhập ba phường 8, 9 và 10 vào tháng 03
năm 1989. Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé là cơ quan hành chính nhà nước
tại địa phương hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước căn cứ vào luật tổ chức Hội
đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2011.
Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé là một trong những trung tâm của
quận 1, Uỷ Ban Nhân Dân phường đã thực sự trở thành đơn vị hàng đầu trong cả
nước về công tác cải cách hành chính
Uỷ Ban Nhân Dân phường Bến Nghé được thành lập vào tháng 03 năm
1989 với sự xác nhập của ba phường đó là phường 8, 9 và 10. Trụ sở chính từ
6


năm 1989 đến năm 2006 tại số nhà 62 Hồ Tùng Mậu, từ năm 2005 đến năm
2011 đã chuyển về số nhà 29 Nguyễn Trung Ngan.
Có thể thấy những năm qua Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé đã có
những bước chuyển lớn lao trong xây dựng kinh tế và phát triển văn hóa xã hội,
giữ vững và phát huy ưu thế của một trung tâm thành phố về mọi mặt.
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Chức năng :
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm

trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, các
văn bản của cơ nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng
cấp nhằm bảo dảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội,
cũng cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,
góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở
Nhiệm vụ, quyền hạn :
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt, tổ chức
thực hiện kế hoạch đó
Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn, dự toán thu, chi ngân
sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự toán
điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toán
ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp, tổ chức thực hiện ngân
sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhà nước cấp trên trong việc quản lý
ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn và báo cáo về ngân sách nhà nước
7


theo quy định của pháp luật.
Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyền
thống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ để phát
triển các ngành, nghề mới
Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao
thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương, phối hợp
với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi, tổ chức thực hiện các
lớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người trong độ tuổi
Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch, đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên, tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn
luyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở đại phương
Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân
theo thẩm quyền, phối hợp với các cơ quan chức năng trong việc thi hành án
theo quy định của pháp luật, thực hiện các quyết định về xử lý vi phạm hành
chính theo quy định của pháp luật.
Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường,
lập biên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có
giấy phép, trái với quy định của của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có
thẩm quyền xem xét quyết định.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân cùng cấp bầu ra gồm có Chủ tịch,
Phó Chủ tịch và Uỷ viên. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là đại biểu Hội đồng nhân
dân. Các thành viên khác của Uỷ ban nhân dân không nhất thiết phải là đại biểu
Hội đồng nhân dân.
Kết quả bầu các thành viên của Uỷ ban nhân dân phải được Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân cấp trên trực tiếp phê chuẩn, kết quả bầu các thành viên của Uỷ
ban nhân dân cấp tỉnh phải được Thủ tướng Chính phủ phê chuẩn.
Theo quy định tại điều 122 của luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ
ban nhân dân số 11/2003/QH11 ngày 26/11/2003
8


Theo quy định tại Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01/04/2004 quy
định số lượng Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên của Uỷ ban nhân dân
Công văn số 911/BNV-CQĐP ngày 27/04/2004 của Bộ nội vụ hướng dẫn

quy định số Phó Chủ tịch thì số thành viên của Uỷ ban nhân dân cấp phường
( xã ) có từ ba đến năm thành viên.
Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường bao gồm:
Thường trực Uỷ ban nhân dân: 01 Chủ tịch, 02 Phó Chủ tịch
Trong đó: Phó Chủ tịch phụ trách về văn hóa xã hội, phó Chủ tịch phụ
trách về quản lý đô thị
Có 02 Uỷ viên
Trong đó: Uỷ viên phụ trách quân sự, uỷ viên phụ trách công an
Với quy định trên của luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân
dân về số lượng thành viên của Uỷ ban nhân dân phường đã cho thấy sự đổi mới
trong cơ cấu tổ chức, số lượng thành viên của Uỷ ban nhân dân phường được bố
trí hợp lý, các thành viên phải phối hợp hỗ trợ nhau trong việc điều hành hoạt
động của Uỷ ban nhân dân. Mỗi Uỷ viên của Ủy ban nhân dân phường đồng
thời là thủ trưởng của các cơ quan chuyên môn trong Uỷ ban.
Hệ thống tổ chức của phường hiện nay gồm các phòng ban theo hệ thống
sơ đồ sau:
sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy Ủy ban nhân dân phường Bến Nghé ( phụ
lục 1 )
TIỂU KẾT
Ở chương 1 tôi đã trình bày tóm tắt những cơ sở lý luận về công tác văn
thư và giới thiệu vài nét về Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé. Từ đó có thể
nắm được nội dung và vai trò của công tác văn thư, sự hình thành và phát triển,
chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé.

9


Chương 2
TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG BẾN NGHÉ

2.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi
Trình tự quản lý văn bản đi :
Tất cả văn bản do Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé phát hành được
quản lý theo trình tự sau :
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày ghi số, ký hiệu và ngày
tháng năm ban hành văn bản, đóng dấu của cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
( nếu có )
Đăng ký văn bản đi : Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi, lưu văn bản đi
Cụ thể quy trình quản lý văn bản đi được thực hiện như sau:
Tại văn phòng Uỷ ban nhân dân phường tất cả các văn bản giấy tờ phát
hành đều phải qua bộ phận văn thư của phòng để đăng ký, đóng dấu và làm thủ
tục phát hành.
Soạn thảo và đánh máy ban hành văn bản :
Khi các cán bộ hoặc các bộ phận trong phòng có nhu cầu ban hành văn
bản thì dựa vào các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và thực tế công việc của
mình để soạn thảo ra các văn bản phù hợp với yêu cầu công việc.
Sau khi soạn thảo xong, văn bản sẽ được chuyển đến bộ phận đánh máy
để nhân viên đánh máy văn bản. Khi văn bản được đánh xong, nhân viên đánh
máy sẽ chuyển lại bản thẩm quyền để xem xét lại nội dung, thể thức văn bản rồi
chuyển lại cho cán bộ soạn thảo sữa chữa, bổ sung theo bản gốc để hình thành ra
bản hoàn chỉnh.
Khi đã có bản hoàn chỉnh nhân viên đánh máy sẽ chuyển lại cho người
soạn thảo văn bản đó hoàn thiện về thể thức đề ký và thẩm quyền ký.
Văn bản được đánh máy theo nguyên tắc nhận trước đánh trước. Những
văn bản có tính khẩn được ưu tiên đánh trước, không để tồn đọng bản thảo quá
hai ngày. Khi đánh văn bản thì nội dung văn bản được bảo mật, thể thức văn bản
10

được trình bày đúng quy định của Bộ Nội Vụ.
Ghi số ký hiệu và ngày tháng năm lên văn bản
Kiểm tra thể thức văn bản được kiểm tra cụ thể như sau
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Tên cơ quan ban hành văn bản ( tác giả ban hành )
UBND QUẬN 1
UBND PHƯỜNG BẾN NGHÉ
Số ký hiệu: 221/QĐ – UBND
Địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản
Phường Bến Nghé, ngày 02 tháng 03 năm 2017
Tên loại văn bản, trích yếu nội dung của văn bản
QUYẾT ĐỊNH
Vế việc thành lập ban chỉ đạo hiến máu tình nguyện tại phường Bến Nghé

CHỦ TỊCH
( chữ ký, đóng dấu)
LÂM NGÔ HOÀNG ANH
Văn bản đi là do Uỷ ban nhân dân phường ban hành, nó phản ánh mọi
hoạt động của cơ quan.
Trình ký, sao chụp, đóng dấu cơ quan
Trình ký :
Tại Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé văn bản nào quan trọng thì đem
trình ký trước, khi đi trình ký các loại hồ sơ được sắp xếp theo trình tự văn bản
nào quan trọng để lên đầu và văn bản nào không quan trọng được để dưới, có
ghi chú thời gian giải quyết hoặc được đánh dấu riêng. Khi trình ký thì bỏ tài
liệu vào hồ sơ trực tiếp đưa cho lãnh đạo.
11

Đóng dấu :
Khi văn bản đã hoàn chỉnh về nội dung và đúng thể thức, có số ký hiệu và
ngày tháng phát hành, có đủ chữ ký, họ tên người có thẩm quyền ký thì văn bản
mới được đóng dấu.
Tại Uỷ ban nhân dân phường bộ phận đóng dấu được tổ chức chung với
bộ phận công chứng, chứng thực để tạo điều kiện cho việc sao y chứng thực.
Chỉ được đóng dấu lên những văn bản có chữ ký hợp lệ. Nghiêm cấm việc
đóng dấu lên những mẫu giấy in sẵn chưa có chữ ký hoặc đóng dấu khống chỉ
Dấu được đóng lên 1/3 chữ ký về phía trái
Đối với những loại dấu khác như: mật, khẩn...do người ký văn bản quy
định
Đăng ký văn bản đi :
Đăng ký văn bản đi là ghi chép hoặc cập nhập thông tin cần thiết về một
văn bản vào một trong các phương tiện đăng ký văn bản như sổ, máy tính...
nhằm quản lý văn bản được chặt chẽ, tránh mất mát và tra tìm được nhanh
chóng, chính xác
Tất cả các văn bản của phòng ban hành đều phải qua bộ phận văn thư để
đăng ký và làm thủ tục chyển đi. Văn bản đi được đăng ký đóng dấu ngày nào
thì phải đăng ký chuyển giao ngay trong ngày đó
Tại văn phòng Uỷ ban nhân dân phường việc đăng ký văn bản đi cũng
được thực hiện bằng sổ.
Lập sổ đăng ký văn bản đi :
Sau đây là mẫu sổ đăng ký văn bản đi của Uỷ ban nhân dân phường Bến
Nghé
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi ( phụ lục 2 )
Đăng ký văn bản bằng máy tính :
Việc đăng ký quản lý văn bản đi bằng máy tính được thực hiện theo công
văn số: 608/LTNN – TTNC ngày 19/11/1999 của Cục Lưu Trữ Nhà Nước
Làm thủ tục phát hành văn bản :
Tất cả các loại văn bản do Uỷ ban nhân dân soạn thảo được chuyển tới đối

12


tượng có liên quan phải thực hiện một số nguyên tắc chung là: chính xác, đúng
đối tượng và kịp thời
Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục đăng ký văn thư và chuyển phát
ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo
Lựa chọn và trình bày bì :
Văn bản sau khi đã đăng ký xong, văn thư sẽ tiến hành làm thủ tục phát
hành văn bản đi. Trước khi chuyển văn bản đi cho các đối tượng có liên quan
đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tết lộ thông tin.
Mẫu phong bì thư tại văn phòng Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé
( phụ lục 3 )
Vào bì và dán bì :
Khi gấp văn bản đi thì để mặt giấy có chữ vào mặt trong, khi bỏ văn bản
vào bì thì cần cẩn thận tránh không được làm nhàu văn bản
Khi dán bì không để cho hồ dán dính vào mặt của văn bản, hồ phải được
dán đều, mép phải được dấu kín, không bị nhăn và dùng các loại hồ có độ kết
dính cao, khó bóc để dán bì văn bản đi
Chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi :
Tại Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé văn bản được gửi qua đường bưu
điện do nhân viên văn thư trực tiếp mang đi. Văn bản gửi cho các phòng ban
trong nội bộ cơ quan thì được chuyển bằng sổ chuyển giao công văn đi, ngoài ra
việc chuyển văn bản đi còn được thực hiện qua mail và fax
Lập sổ giao ký nhận là sổ chuyển giao công văn đi
Lưu văn bản đi :
Tại phường Bến Nghé khi cấp số cho văn bản đi nhân viên văn thư chỉ giữ
lại một bản là bản photocopy làm bản lưu. Sau đó phân loại, sắp xếp các bản lưu
thành từng tập riêng sao cho khoa học và thuận tiện cho việc tra cứu sử dụng khi
cần thiết

Văn bản được lấy số và đăng ký riêng cho từng loại nên dựa vào tên loại
văn bản, thời gian và số của văn bản để phân loại, sắp xếp
Các tập lưu văn bản đi và sổ đăng ký văn bản đi không giao nộp vào kho
13


lưu trữ hiện hành của cơ quan theo quy định của cơ quan mà được lưu tại phòng
Mỗi văn bản gửi đi phải lưu lại ít nhất là một bản ở phòng hành chính và
một bản lưu trong hồ sơ sự việc.
2.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến
Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua
mạng và văn bản mật ) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là
văn bản đến (Quản lý giải quyết văn bản, TS. Trần Mạnh Thành, trang 24 )
Công tác quản lý giải quyết văn bản đến được thực hiện theo đúng trình tự
của việc quản lý văn bản đến được quy định tại điều 12 của Nghị định
110/2004/NĐ-CP
Tất cả các văn bản bao gồm: văn bản hành chính thông thường, đơn thư,
sách báo, tạp chí... do cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến phải qua bộ phận văn
thư tiếp nhận và trình thủ trưởng đơn vị.
Tiếp nhận và đăng ký văn bản đến :
Tiếp nhận văn bản đến
Kiểm tra :
Khi nhận được văn bản thì nhân viên văn thư phải kiểm tra số lượng
phong bì, số ký hiệu của văn bản trên từng bì, nơi nhận, nơi gửi văn bản rồi đối
chiếu với sổ giao nhận để xem có sai sót hoặc nhầm lẫn không
Bên cạnh đó nhân viên văn thư cũng phải kiểm tra xem bao bì văn bản có
bị bóc, rách nát hay không, nếu bị bóc, rách hay mất bì văn bản thì phải báo lại
cho lãnh đạo để biết có biện pháp xử lý
Phân loại :

Sau khi tiếp nhận văn bản xong thì phân loại văn bản. Văn bản được chia
làm 2 loại: loại được đăng ký và không được đăng ký
Loại được đăng ký: Gồm tất cả những văn bản, giấy tờ ngoài bì ghi tên cơ
quan, đơn vị
Loại không đăng ký: Loại văn bản ghi chức danh, đích danh người nhận,
thu riêng, sách báo tạp chí cũng không được đăng ký
14


Bóc bì văn bản :
Khi tiến hành bóc bì văn bản thì những văn bản có dấu chỉ độ khẩn, hỏa
tốc được bóc trước. Khi đã bóc bì xong phải đối chiếu số lượng văn bản, số ký
hiệu văn bản trong bì và ngoài bì để xem có sai sót hay không
Đối với văn bản có phiếu chuyển khi nhận phải ký nhận
Thời gian nhận văn bản và thời gian của văn bản cách xa nhau quá thì
phải giữ lại để đối chiếu
Có 2 loại bì văn bản
Loại không bóc bì: Văn bản gửi đích danh người nhận và văn bản mật.
Văn thư nhận được văn bản này sẽ chuyển trực tiếp cho người nhận
Loại bóc bì: Tất cả các loại văn bản còn lại, văn thư tiến hành bóc bì, nếu
ngày nhận văn bản cách quá xa ngày ban hành văn bản thì phải giữ lại phong bì
để làm bằng chứng. Đối với văn bản khẩn, phải ưu tiên giải quyết trước
Văn thư được mở bì các văn bản ngoài bì ghi gửi cho công ty, còn lại các
văn bản giấy tờ khác thì văn thư không được mở, các đơn thư khiếu nại, tố cáo
thì giữ lại phong bì
Đóng dấu đến, ghi số ngày đến
Đóng dấu đến :
Thực tế tại Uỷ ban nhân dân dấu đến được đóng ở lề phải của văn bản
dưới phần dịa danh, ngày tháng năm
Qua dấu đến có thể biết được văn bản đến cơ quan ngày nào.

Mẫu dấu đến đang sử dụng tại cơ quan ( phụ lục 5)
Như vậy tại Uỷ ban nhân dân thì lãnh đạo có phần bút phê lên văn bản
dưới phần số và ký hiệu văn bản ( văn bản có tên loại ) và trích yếu nội dung
( đối với văn bản không có tên loại ) hoặc bút phê vào một phiếu riêng
Ngày đến: Ngày đến được ghi theo ngày tháng năm mà nhân viên văn thư
nhận được văn bản
Số đến: Được ghi theo thứ tự đăng ký văn bản, đánh số liên tục từ 01 vào
ngày đầu tiên của năm cho văn bản đầu tiên nhận được và kết thúc là số cuối
cùng của văn bản nhận được vào ngày 31/12 hàng năm.
15


Vào sổ đăng ký văn bản đến :
Sổ quản lý công văn đến là một yếu tố quan trọng hàng đầu trong việc
quản lý và tra tìm dữ liệu
Văn bản đến cơ quan hàng năm nhiều nên để thuận tiện cho việc tra tìm
được nhanh chóng và chính xác thì Uỷ ban nhân dân phường đã lập sổ đăng ký
văn bản đến
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến ( phụ lục 6 )
Việc lập sổ văn bản đến như trên chỉ phục vụ cho việc quản lý văn bản và
tra tìm trong trường hợp cúp điện hoặc máy vi tính có vấn đề đột xuất. Trên thực
tế bộ phận văn thư Uỷ ban nhân dân phường đã áp dụng việc quản lý văn bản
bằng phần mềm tin học từ rất sớm. Do đó tất cả các văn bản đều được quản lý
trên máy tính theo một phần mềm quản lý văn bản riêng.
Trình chuyển giao văn bản đến :
Trình xin ý kiến
Văn bản đến sau khi đã được đăng ký vào sổ công văn đến thì nhân viên
văn thư sắp xếp những văn bản đã được đăng ký vào một bìa đựng hồ sơ trình
lên lãnh đạo văn phòng xin ý kiến giải quyết văn bản
Chuyển giao văn bản

Khi có bút phê thì nhân viên dựa vào đó mà sao, nhân văn bản để chuyển
giao cho các cá nhân, bộ phận có liên quan giải quyết, khi chuyển giao thì nơi
nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản
Mẫu sổ chuyển giao văn bản đến ( phụ lục 7 )
Nhân viên có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối, chuyển giao công văn
có kịp thời chính xác hay không
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến :
Trình tự quản lý văn bản đến :
Tất cả các văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức
( sau đây gọi chung là văn bản đến ) phải được quản lý theo trình tự sau
Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao văn bản đến, giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
16


Tiếp nhận đăng ký văn bản đến :
Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ
quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình quản lý văn
bản và hồ sơ công việc của phường, ( hoặc vào sổ ). Những văn bản đến không
được đăng ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết
Đối với những bì thư gửi đích danh lãnh đạo, văn thư gửi trực tiếp đến tên
người nhận hoặc người được phân công bóc gỡ các bì thư của lãnh đạo, sau khi
có ý kiến của lãnh đạo thì văn bản phải được chuyển đến văn thư để được đăng
ký và xử lý tiếp
Những văn bản do cán bộ, nhân viên nhận trực tiếp phải được đăng ký tại
văn thư trước khi xử lý theo quy định
Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi “ chỉ
người có tên mới được bóc bì “, văn thư chỉ đăng ký và chuyển đến người nhận
hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong, các văn bản trên phải
chuyển cho lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường hoặc người được giao trách

nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mât
Trình, chuyển giao văn bản đến :
Đối với các loại văn bản đến có yêu cầu giải quyết công việc khẩn, được
chuyển ngay đến người phụ trách lĩnh vực để xử lý, sau đó chuyển lại văn thư để
đăng ký
Đối với các loại văn bản đến bình thường, nhân viên đăng ký và chuyển
cho người phụ trách lĩnh vực đề xử lý
Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến :
Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho
đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu,
giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy
định của cơ quan, tổ chức.
Quy trình quản lý văn bản dến của Uỷ ban nhân dân về cơ bản được thực
hiện như trong quy định và hướng dẫn của nhà nước về công tác quản lý công
văn đến. Khi nhận được văn bản đến từ cơ quan, nhân viên văn thư phân loại sơ
17


bộ và bỏ bì văn bản, đóng dấu đến, ghi sổ và ngày đến, đăng ký văn bản đến
vào máy vi tính, sau khi đăng ký văn bản đến được chuyển cho lãnh đạo hoặc để
vào ngăn đựng hồ sơ của lãnh đạo, các đơn vị có trách nhiệm giải quyết ( tủ
được đặt trong trong Uỷ ban nhân dân ) sau đó các văn bản này được trợ lý của
lãnh đạo, của người có trách nhiệm giải quyết đến nhận thường xuyên, giải
quyết theo dõi, đốn đốc việc giải quyết văn bản đến được thực hiện theo đúng
quy định.
2.3. Quản lý và sử dụng con dấu
Các loại con dấu và hình thức thể hiện :
Theo điều 1 của Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của chính
phủ quy định ”con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối
với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước”

Trong cơ quan thường có các loại con dấu, dấu có giá trị pháp lý và dấu
dùng trong việc quản lý văn bản, giấy tờ hoặc công việc trong nội bộ Uỷ ban
Các loại con dấu trong Uỷ ban đang sử dụng
Dấu cơ quan: dấu có hình quốc huy, ở chính giữa là hình quốc huy, bao
xung quanh hình tròn là chữ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ
QUẬN 1 THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Dấu của Uỷ ban : Dấu không có hình quốc huy
Dấu công văn đến, dấu chứng thực sao y, dấu xác nhận chữ ký, dấu thẩm
quyền, chức vụ người ký, dấu họ tên người ký văn bản
Dấu dược đóng lên văn bản thuộc thẩm quyền ký của Chủ Tịch, Phó Chủ
Tịch, cấp dưới ký thừa lệnh
Nhưng văn bản do phòng ban ban hành thì trưởng phòng ký thừa Uỷ
quyền Chủ Tịch Uỷ ban nhân dân.
Quản lý và sử dụng con dấu :
Theo Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ quy định
về việc sử dụng và quản lý con dấu và Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư thì việc quản lý và sử
dụng con dấu được quy định như sau:
18


... người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sử dụng con
dấu của cơ quan, tổ chức mình
Con dấu phải được để lại trụ sở của cơ quan, tổ chức và phải được quản lý
chặt chẽ. Trường hợp cần thiết giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì thủ
trưởng cơ quan, tổ chức có thể mang theo con dấu và phải chịu trách nhiệm về
việc mang con dấu ra khỏi cơ quan
Con dấu được giao cho người có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ
chuyên môn về văn thư và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và
đóng dấu

Theo điều 25 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư thì con
dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên có trách nhiệm thực hiện những
quy định sau:
Không giao dấu cho người khác khi chưa có sự đồng ý của thủ trưởng
Phải tự tay đóng dấu lên văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền
Không đóng dấu khống chỉ.
Nguyên tắc đóng dấu và bảo quản con dấu :
Việc đóng dấu lên văn bản được quy định cụ thể trong Điều 26 của Nghị
định 110 như sau:
Nhân viên văn thư tự tay đóng dấu lên văn bản
Dấu được đóng lên văn bản có đầy đủ nội dung và trình bày đúng thể
thức, có chữ ký và họ tên người có thẩm quyền ký
Dấu đóng phải được rõ ràng, ngay ngắn đúng chiều và đúng mực dấu quy
định
Dấu được đóng chùm lên 1/3 chữ ký nghiêng về phía trái theo chiều thẳng
đứng của hình quốc huy
Không đóng dấu khống chỉ
Việc đóng dấu lên các phụ lục đi kèm văn bản chính thì dấu được đóng
lên trang đầu, trùm lên phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên phụ lục
Việc đóng dấu giáp lai, dấu nồi được thực hiện theo quy định của Bộ
trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
19


Theo thông tư liên tịch số 07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP cũng như
những quy định về trách nhiệm quản lý, bảo quản cơ cấu trong cơ quan tổ chức
của nhân viên văn thư như sau
Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé được phép sử dụng tất cả các loại con
dấu nêu trên để đóng lên văn bản do cơ quan ban hành
Con dấu tại cơ quan được giao cho một nhân viên văn thư phụ trách đóng

dấu và bảo quản,con dấu khi sử dụng xong thì được để vào tủ cất giữ cẩn thận,
phải để con dấu đúng nơi quy định, bảo quản cẩn thận không làm biến dạng con
dấu
Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định hoặc lợi dụng việc bảo
quản, sử dụng con dấu để hoạt động phạm pháp thì sẽ bị sử phạt hành chính
hoặc bị truy tố trước pháp luật
Khi con dấu bị mất phải báo ngay cho cơ quan chức năng và cơ quan công
an đã cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và thông báo hủy bỏ con dấu
bị mất.
Tầm quan trọng của con dấu tại Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé: Con
dấu là biểu hiện quyền lực của nhà nước, là thành phần biểu thị vị trí của Uỷ ban
nhân dân phường Bến Nghé trong hệ thống bộ máy Nhà nước và trong các văn
bản những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình thực hiện các hoạt
động giao dịch, trao đổi với các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác.
Con dấu là thành phần khẳng định giá trị pháp lý của văn bản, con dấu
đảm bảo tính chân thực của văn bản, con dấu còn là thành phần quan trọng giúp
cơ quan tránh được tình trạng giả mạo các văn bản.
2.4. Công tác lập và lưu hồ sơ
2.4.1. Công tác lập hồ sơ
Theo khoản 7 Điều 2 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của
Chính phủ về công tác văn thư thì
Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một ( hoặc một số ) đặc điểm chung
như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những
20


đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc
những chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân.
Lập hồ sơ giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ tài liệu nảy sinh trong quá

trình hoạt động của cơ quan, tạo tiền đề cho công tác lưu trữ về sau.
Các loại hồ sơ có trong cơ quan :
Hồ sơ hội nghị, hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ lưu công văn đi, hồ sơ công việc,
hồ sơ trình ký
Phương pháp lập :
Mỗi cơ quan tổ chức, cá nhân căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của mình
và do mình theo dõi, giải quyết mà lập thành một hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ
là các văn bản có giá trị. Tài liệu thu thập đưa vào phải liên quan chặt chẽ với
nhau và phản ánh đúng trình tự công việc và trình tự giải quyết công việc đó, có
như vậy hồ sơ lập ra mới phản ánh được hoạt động của cơ quan, tổ chức một
cách đúng đắn, chính xác và có giá trị nghiên cứu sử dụng.
Thực tế tại Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé chưa lập bảng danh mục
hồ sơ theo quy định mà mỗi bộ phận, cá nhân tự lập hồ sơ công việc của mình.
Khi công việc phát sinh thì tất cả các tài liệu có liên quan được tập hợp trong
một tập riêng, đến khi công việc kết thúc mới tiến hành sắp xếp các văn bản, tài
liệu và đưa vào hồ sơ, đồng thời ghi tiêu đề lề bìa hồ sơ.
Như vậy phương pháp lập hồ sơ tại văn phòng chưa đúng với nguyên tắc
của việc lập hồ sơ. Sau khi đã mở hồ sơ, thu thập tài liệu đưa vào hồ sơ thì kết
thúc và lập biên mục hồ sơ.
2.4.2. Công tác nộp lưu hồ sơ
Mở hồ sơ : Thu thập cập nhập và sắp xếp văn bản tài liệu
Thu thập :
Đưa tất cả các tài liệu có liên quan đến giải quyết một công việc nhất định
vào bìa hồ sơ. Văn bản tài liệu được thu thập vào hồ sơ là những văn bản có sự
liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay
trình tự giải quyết công việc.
Sắp xếp :
21

Tại Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé các tài liệu được sắp xếp theo
thời gian ban hành văn bản, những tài liệu có thời gian ban hành xa nhất so với
thời điểm hiện tại thì sắp xếp xuống dưới cùng và tài liệu có thời gian ban hành
gần nhất thì được sắp xếp lên trên.
Kết thúc và biên mục hồ sơ :
Kết thúc khi công việc đã được giải quyết xong.
Biên mục hồ sơ : Bìa hồ sơ còn gọi là biên mục bên ngoài hồ sơ, số
phông, thời hạn bảo quản hồ sơ được ghi trong danh mục hồ sơ, những công
việc chưa kết thúc thì để lại ghi vào bảng danh mục năm sau.
Đánh số tờ tại Uỷ ban nhân dân việc đánh số tờ do nhân viên văn thư
đánh
Viết mục lục văn bản và chứng từ kết thúc :
Viết mục lục văn bản: Tất cả hồ sơ trong Uỷ ban đều viết mục lục văn bản
dù thời gian ngắn, lâu dài hay vĩnh viễn
Viết chứng từ kết thúc : Sau hi kết thúc mục lục văn bản thì nhân viên văn
thư trong Uỷ ban nhân dân phường viết chứng từ kết thúc.
2.4.3. Công tác bảo quản và khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu
Công tác bảo quản :
Sau khi hoàn chỉnh việc lập hồ sơ, các hồ sơ được bảo quản tốt để phục
vụ cho nghiên cứu sử dụng tài liệu trước mắt và lâu dài
Phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu như: tủ, kệ, cặp đựng tài liệu, có
phương tiện phòng cháy, chữa cháy, chống nấm mốc để bảo quản tài liệu
Ở Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé các hồ sơ, tài liệu sau khi giải
quyết xong thì được bảo quản riêng cho từng bộ phận, các cá nhân giải quyết
công việc đó và không giao nộp vào lưu trữ của cơ quan theo quy định
Khai thác sử dụng tài liệu :
Vì văn phòng Uỷ ban nhân dân phường không giao nộp tài liệu vào kho
lưu trữ hiện hành của cơ quan riêng tại phòng theo từng bộ phận nên khi cần
khai thác sử dụng thì cán bộ tới tủ đựng tài liệu lưu trữ của bộ phận mình lấy tài
liệu cần sử dụng

22