Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân Huyện Lương Tài

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

Stt

Từ viết tắt

Giải thích

01

ĐH

Đại học

02

UBND

Ủy ban nhân dân

03

HĐND

Hội đồng nhân dân

04

TBXH

Thương binh xã hội

05

NN và PTNT

Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

06

KCN

Khu công nghiệp

07

VH - TT

Văn hóa – Thông tin

08

CVP

Chánh văn phòng


MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU
Trong xu thế toàn cầu hóa kinh tế hiện này cùng với sự phát triển vượt bậc
của các cuộc cách mạng khoa học – kĩ thuật với những thành tựu thần kì đang
tác động mạnh mẽ đến hoạt động quản lí, văn hóa , xã hội ở từng cơ sở, từng
vùng miền của mỗi quốc gia.Trong đó hoạt động quản lí hành chính nhà nước
hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc chỉ đạo, điều hành, đều gắn
liền với văn bản, giấy tờ, cũng có nghĩa là công việc luôn gắn liền với việc soạn
thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, và công tác văn thư – lưu
trữ nói chung. Do vậy, vai trò của công tác văn thư – lưu trữ đối với hoạt động
quản lí hành chính nhà nướclà rất quan trọng và cần thiết trong tình hình chính
trị - xã hội hiện nay.
Nền kinh tế Việt Nam đang phát triển và từng bước hội nhập với nền kinh
tế thế giới, công tác văn phòng đang là vấn đề then chốt của các cơ quan, đơn vị
để bảo đảm, cung cấp đầy đủ thông tin có chất lượng cho hoạt động quản lí. Để
có thể làm tốt công tác quản lí, thu thập và xử lí thông tin một cách có hiệu quả,
chất lương nhất thì các cơ quan, đơn vị phải tăng cường đầu tư trang thiết bi hiện
đại, cũng như phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức về chuyên môn, nghiệp vụ
để có thể giúp cho công việc của cơ quan đạt hiệu quả cao. Một trong những
nhiệm vụ cơ bản và đặc biệt quan trọng của văn phòng đó là công tác văn thư –
lưu trữ. Về cơ bản, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn
bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành. Nội dung công tác này bao gồm các
việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ;
và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư. Còn công tác lưu trữ là một trong
những nhiệm vụ cơ bản nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các
hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu. Nội dung công tác
lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của đơn vị. Giữa công tác văn thư và lưu trữ
không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau. Mối quan

hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý
văn bản đến lập hồ sơ lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lâu dài.
Trên cơ sở nhận thức đó cùng với việc thực hiện phương châm “ học đi
đôi với hành, lý thuyết đi đôi với thực tế” nhằm giúp cán bộ văn phòng tương lai
nắm vững kiến thức đã học vận dụng vào thực tế Trường ĐH Nội vụ Hà Nội đã
taọ điều kiện cho sinh viên đi thực tập ở các cơ quan để nắm rõ được kiến thức
chuyên ngành ngoài thực tế xã hội, đồng thời có cái nhìn sâu rộng hơn về công
tác văn phòng trong từng cơ quan hành chính nhà nước. Được sự quan tâm giới
thiệu của nhà trường cũng như sự giúp đỡ của lãnh đạo cơ quan Huyện Lương
Tài, em đã được tiếp nhận thực tập tại Ủy ban nhân dân Huyện Lương Tài. Qua
tìm hiểu thực tế công tác văn thư – lưu trữ của Quý cơ quan, em đã chọn đề tài:
“ Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ của Ủy ban nhân dân Huyện Lương Tài”
kể từ ngày 10/01/2017 đến 10/3/2017. Tìm hiểu tổng quan một số vấn đề chính:
thực trạng chung về công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan, thực tế hoạt động
nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan nơi đang thực tập, công tác văn
thư, lưu trữ có ảnh hưởng như thế nào đến quá trình làm việc của cơ quan, tất cả
các khâu nghiệp vụ đã đạt yêu cầu theo quy định chưa, và đề xuất ý kiến cá nhân
nhằm nâng cao hiệu quả thực hiện các nội dung về công tác văn thư, lưu trữ của
cơ quan. Lí do chọn đề tài này nhằm đánh giá được thực hoạt động tại Ủy ban
nhân dân huyện Lương Tài và đưa ra một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ của cơ quan sao cho đúng quy định hiện
hành, phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung của cơ quan. Trong
khoảng thời gian thực tập tại quý cơ quan, bản thân em đã cố gắng, nỗ lực không
ngừng học hỏi các kinh nghiệm làm việc cũng như rèn luyện kĩ năng nghiệp vụ
chuyên môn trên cơ sở áp dụng những lý thuyết đã học vào thực tiễn sao cho
công việc có hiệu quả cao nhất
Bản thân em nhận thấy rằng đợt thực tập lần này thực sự rất bổ ích với cá
nhân em, giúp em có cái nhìn sâu rộng hơn về công tác văn thư, lưu trữ. Đồng
thời đợt kiến tập lần này cũng giúp em có thể học hỏi thêm rất nhiều kinh

nghiệm thực tế khi làm ở cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước và quan trọng


hơn nữa thông qua đợt kiến tập này sinh viên có dịp trau dồi kiến thức của bản
thân để làm hành trang vững chắc hơn khi bước vào đời. Qua bài báo cáo em
cũng xin được gửi lời cảm ơn đến lãnh đạo Ủy ban nhân dân Huyện Lương Tài
và các đơn vị cán bộ công chức đã tạo điều kiện thuận lợi và hướng dẫn để em
có thể tiếp xúc với công việc thực tế có cái nhìn tổng quan hơn về công việc của
cơ quan. Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến người hướng dẫn em là chị
Bùi Thị Linh Chi đã nhiệt tình giúp đỡ em, hướng dẫn từng chi tiết trong suốt
quá trình em kiến tập tại cơ quan để em có thể hoàn thành hoàn thiện bài báo cáo
của mình. Mặc dù đã cố gắng hết sức và được sự hướng dẫn nhiệt tình của đồng
chí hướng dẫn xong do điều kiện về thời gian, trình độ còn hạn chế nên bài báo
cáo của em không tránh khỏi những hạn chế. Em rất mong nhận được sự đóng
góp ý kiến của các thầy, cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn./.
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, danh
mục từ viết tắt, đề tài của em gồm 3 chương:
Chương 1. Giới thiệu vài nét về Ủy ban nhân dân Huyện Lương Tài.
Chương 2. Đánh giá thực trạng công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân
dân Huyện Lương Tài.
Chương 3 Những kết quả đạt được ở cơ quan, tổ chức và một số đề xuất,
kiến nghị ở Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài


PHẦN NỘI DUNG
Chương 1: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN LƯƠNG TÀI
1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, nguyên tắc làm việc, cơ
cấu tổ chức của cơ quan

1.1.1. Lịch sử hình thành
- Tên đơn vị: Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài, tỉnh Bắc Ninh
- Địa điểm trụ sở: Thị trấn Thứa – Lương Tài – tỉnh Bắc Ninh.
Huyện có địa hình đồng bằng. Sông Thái Bình chảy qua phía đông huyện.
Kinh tế huyện thuần nông, chuyên trồng lúa, ngô, cây ăn quả, hoa màu, dâu nuôi
tằm, chăn nuôi bò, gia cầm. Nghề thủ công truyền thống là dệt lụa, đúc đồng.
Về giao thông, huyện có đường liên tỉnh chạy qua.
Lương Tài có các trường khá nổi tiếng trong tỉnh như Trường THPT
Lương Tài số 1.
Huyện Lương Tài có diện tích tự nhiên 101,2 km², dân số năm 2004 là
101.500 người, mật độ dân số là 1.003 người/ km².
Phía Đông giáp thị xã Chí Linh và huyện Nam Sách (Hải Dương). Sông
Thái Bình là ranh giới tự nhiên
Phía Tây giáp huyện Thuận Thành.
Phía Nam giáp huyện Cẩm Giàng (tỉnh Hải Dương).
Phía Bắc giáp huyện Gia Bình.
Do điều kiện vị tí địa lí thuận lợi nên đã xây dựng cơ quan trụ sở nhà
nước làm việc tại đây, mà cụ thể là Ủy ban nhân dâ Huyện Lương Tài.
Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài là tổ chức sự nghiệp hành chính Nhà
nước có chức năng quản lí Nhà nước và chịu sự lãnh đạo thống nhất của Chính
phủ. Là cơ quan hành chính Nhà nước hoạt động thường xuyên của địa phương


thuộc hệ thống hành chính thống nhất và thông suốt cả nước. Trong đó có hệ
thống chính trị,pháp luật đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp chính đảng của
nhân dân, phấn đấu vì sự phát triển của toàn dân trong huyện.
-

Quá trình thành lập và phát triển
Theo tài liệu Đại Việt Quốc Tổng Lãm Đồ , thì cái tên Lương Tài đã có

từ trước năm 1424.
Thời kỳ thuộc Minh, vùng này thuộc huyện Thương Tài, thuộc châu Gia
Lâm, phủ Bắc Giang. Đến thời Hậu Lê, đổi tên thành Thiện Tài, rồi lại đổi
là Lang Tài.
Đời Gia Long, thuộc phủ Thuận An, trấn Kinh Bắc. Năm 1822, Minh
Mạng đổi trấn Kinh Bắc thành trấn Bắc Ninh, năm 1831 thì đổi thành tỉnh Bắc
Ninh. Lang Tài thuộc phủ Thuận Thành, tỉnh Bắc Ninh. Tuy nhiên, đến tháng 8
năm 1950, huyện sáp nhập với huyện Gia Bình thành huyện Gia Lương thuộc
tỉnh Hà Bắc.
Từ 9 tháng 8 năm 1999, huyện được tái lập trên cơ sở chia huyện Gia
Lương thành huyện Gia Bình và Lương Tài.[3] Huyện Lương Tài khi đó gồm có
thị trấn Thứa (xã Phá Lãng cũ) và 13 xã: An Thịnh, Bình Định, Lai Hạ, Lâm
Thao, Minh Tân, Mỹ Hương, Phú Hòa, Phú Lương, Quảng Phú, Tân Lãng,
Trung Chính, Trung Kênh, Trừng Xá, giữ nguyên trạng đến nay.
Ủy ban nhân dân huyện Lương tài đã ra đời từ đây, được hoàn thiện rất
nhiều cả về số lượng lẫn chất lượng và ngày càng chứng tỏ được vị trí của mình
trong xã hội hiện nay.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ,quyền hạn và nguyên tắc làm việc của Ủy
ban nhân dân huyện Lương Tài
1.1.2.1 Chức năng.


Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản
của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp
nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng
cố quốc phòng, an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương,

góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà
nước từ trung ương tới cơ sở.
1.1.2.1 Nhiệm vụ, quyền hạn:
Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những
nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng
nhân dân cùng cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ
chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch đó;
2. Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán
ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong
trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
3. Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban
nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết
của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy
định của pháp luật;
4. Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn.
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất
đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:


1. Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương
trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương
và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp

luật;
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây
dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện
quy hoạch xây dựng đã được duyệt;


2. Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ
tầng cơ sở theo sự phân cấp;
3. Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực
hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý
đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;
4. Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo
phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh.

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm
tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và
du lịch trên địa bàn huyện;
2. Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt
động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;
3. Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương
mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;


4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống
dịch bệnh; bảo vệ và chãm sóc ngýời già, ngýời tàn tật, trẻ mồ côi không nõi
nýõng tựa; bảo vệ, chãm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế
hoạch hoá gia ðình;

5. Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành
nghề y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;
6. Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao
động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động
từ thiện, nhân đạo.
Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Thực hiện các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ phục vụ
sản xuất và đời sống nhân dân ở địa phương;
2. Tổ chức thực hiện bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu quả
thiên tai, bão lụt;
3. Tổ chức thực hiện các quy định của pháp luật về tiêu chuẩn đo lường và
chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm và hàng hoá trên địa bàn
huyện; ngăn chặn việc sản xuất và lưu hành hàng giả, hàng kém chất lượng tại
địa phương.
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội, Uỷ ban
nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang
và quốc phòng toàn dân; thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện;
quản lý lực lượng dự bị động viên; chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự
vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ;
2. Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; quyết định việc nhập
ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân sự và xử lý các trường
hợp vi phạm theo quy định của pháp luật;


3. Tổ chức thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây
dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước;
thực hiện các biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các
hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ
ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra
việc chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan
nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp;
2. Tổ chức thực hiện và chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các
biện pháp bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội,
tổ chức kinh tế, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền
và lợi ích hợp pháp khác của công dân;


3. Chỉ đạo việc thực hiện công tác hộ tịch trên địa bàn;
4. Tổ chức, chỉ đạo thực hiện công tác thi hành án theo quy định của pháp luật;

5. Tổ chức, chỉ đạo việc thực hiện công tác kiểm tra, thanh tra nhà nước;
tổ chức tiếp dân, giải quyết kịp thời khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân;
hướng dẫn, chỉ đạo công tác hoà giải ở xã, thị trấn.
Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính, Uỷ
ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tổ chức thực hiện việc bầu cử đại biểu Quốc hội, đại biểu Hội đồng
nhân dân theo quy định của pháp luật;
2. Quy định tổ chức bộ máy và nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể của cơ quan
chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân cấp mình theo hướng dẫn của Uỷ ban nhân
dân cấp trên;
3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.1.2.3.Nguyên tắc làm việc.
UBND huyện làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, vừa đảm bảo
phát huy vai trò lãnh đạo của tập thể UBND huyện với việc đề cao trách nhiệm
cá nhân của Chủ tịch UBND huyện, các Phó Chủ tịch UBND huyện và các Ủy
viên. Giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, đảm bảo sự lãnh đạo của
Huyện ủy, giám sát của HĐND huyện, đồng thời đảm bảo quyền lợi, lợi ích hợp
pháp của nhân dân.
Đề cao trách nhiệm cá nhân, mỗi việc chỉ một người phụ trách và chịu
trách nhiệm xuyên suốt. Nếu công việc được giao cho cơ quan thì người đứng
đầu cơ quan phải chịu trách nhiệm chính.
Giải quyết công việc đúng phạm vi thẩm quyền và trách nhiệm được phân
công, đúng trình tự, thủ tục theo các quy định của pháp luật, chương trình, kế

hoạch công tác và Quy chế làm việc của UBND huyện, đảm bảo công khai,
minh bạch và hiệu quả.
Bảo đảm yêu cần phối hợp công tác, trao đổi thông tin trong giải quyết
công việc và trong mọi hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được
pháp luật quy định.
Mỗi thành viên UBND huyện chịu trách nhiệm cá nhân về nhiệm vụ công
tác của mình trước UBND huyện và cùng với các thành viên khác chịu trách
nhiệm tập thể về hoạt động của UBND huyện trước Huyện ủy, HĐND huyện và
cơ quan Nhà nước cấp trên.
1.1.2.4. Nhiệm vụ của từng thành viên trong Ủy ban nhân dân huyện
Lương Tài
Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
Chủ tịch UBND huyện là người đứng đầu UBND huyện, có trách nhiệm
lãnh đạo và điều hành công việc của UBND huyện, các Phó Chủ tịch UBND
huyện, các Ủy viên UBND huyện và các cơ quan chuyên môn thuộc UBND
huyện.
Chủ tịch UBND chịu trách nhiệm thực hiện đây đủ nhiệm vụ và quyên
hạn theo Hiến pháp, pháp luật và Luật tổ chức Chính quyền địa phương,lãnh đạo
công tác của UBND huyện, các thành viên UBND huyện, người đứng đầu cơ
quan thuộc UBND huyện, Chủ tịch UBND các xa, thị trấn.
Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các công việc lớn, quan trọng, các vấn đề có
tính chiến lược trên tất cả các lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiêm vụ,
quyền hạn của UBND huyện.
Có trách nhiệm, quyên hạn giải quyết các công việc và quyết định
nhuwngc vấn đề quy định tại Điều 29, Điều 121 của Luật Tổ chức chính quyền
địa phương năm 2015 và những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm
quyền của Chủ tịch UBND huyện quyết định.
Trong trường hợp vì tính chất quan trọng, cấp bách của công việc, Chủ
tịch UBND huyện có thể trực tiếp chỉ đạo xử lí công việc đã phân công cho Phó
chủ tịch UBND huyện và chịu trách nhiệm về các quyết định của mình.

Chủ tịch UBND huyện có thể điều chỉnh việc phân công nhiệm vụ giữa
các Phó Chủ tịch UBND huyện, các Ủy viên UBND huyện khi cần thiết.
Phó chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện
Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Chủ tịch UBND huyện về những công
việc được phân công. Điều hành các hoạt động chung của UBND huyện khi
được Chủ tịch UBND huyện ủy quyền.
Các ủy viên trong cơ quan
Chịu trách nhiệm trước pháp luật, Chủ tịch UBND về những nhiệm vụ
được phân công, tham mưu giúp UBND thực hiện chức năng quản lí Nhà nước
về các lĩnh vữ chuyên môn.
1.1.2.5. Tổ chức bộ máy của cơ quan .
Chủ tịch UBND huyện gồm 01 người
Phó Chủ tịch UBND huyện gồm 02 người
Đội ngũ các bộ, ủy viên trong cơ quan gồm có 11 người
Hiện nay UBND huyện Lương tài có 12 phòng ban chuyên môn và 6 đơn
vị sự nghiệp:
12 phòng ban chuyên môn gồm:
Phòng Tài nguyên - Môi trường
Phòng Lao động, TBXH
Phòng Nội vụ
Phòng Giáo dục và Đào tạo
Phòng Văn hóa – Thông tin
PhòngY tế
Phòng NN và PTNT
VP HĐND – UBND huyện
Phòng Tài chính - Kế hoạch
Phòng Tư pháp
Thanh tra huyện

Phòng kinh tế và hạ tầng.


6 đơn vị sự nghiệp gồm:
Ban quản lý và dự án xây dựng
Ban quản lí các KCN
Trạm Khuyến nông
Trung tâm VH – TT
Đài Phát thanh huyện
Trung tâm dạy nghề
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND – UBND huyện
Chánh văn phòng

Phó CVP Tổng hợp

Phó CVP Hành chính

Phó CVP phụ trách một
cửa

Bộ phận
tiếp dân

Chuyên
viên phụ
trách
chuyên
môn

Tạp vụ

Lái xe

Bảo vệ

Văn thư

Một cửa

1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn
thư, lưu trữ của UBND huyện.
Do điều kiện và tính chất công việc do vậy văn thư, lưu trữ do một cán bộ
của cơ quan phụ trách kiêm nhiệm, chủ yếu làm công việc như sau:


Quản lý công văn đến, công văn đi, bảo quản và sử dụng con dấu của cơ
quan
Phân loại công văn đến và trực tiếp vào sổ, chuyển giao văn bản. Đăng kí
công văn, văn bản đi vào sổ.
Cán bộ kiêm nhiệm có trách nhiệm kiểm tra, xem xét lần cuối về mặt thể
thức và nội dung của văn bản rồi đóng dấu ban hành.
Sau khi mọi công việc được hoàn thành song tiến hành chuyển giao văn
bản, đóng gói công văn , trực tiếp gửi bưu điện cho các cơ quan , đơn vị theo nơi
nhận.
Làm những công việc thuộc vê khâu nghiệp vụ lưu trữ như: chỉnh lý khoa
học tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu,….


Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA
UBND HUYỆN LƯƠNG TÀI

2.1 Hoạt động quản lí
2.1.1. Xây dựng, ban hành văn bản về văn thư – lưu trữ
Việc tổ chức quản lí, chỉ đạo về công tác văn thư – lưu trữ của UBND
huyện Lương Tài được thể hiện trong việc áp dụng các văn bản của Đảng và
Nhà nước về công tác văn thư và việc xây dựng, ban hành các văn bản chỉ đạo,
hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư của cơ quan. Việc ban hành các văn
bản này phải không trái với các văn bản quản lí, chỉ đạo về công tác văn thư của
Đảng và Nhà nước.
Hiện nay, Nhà nước ta đã ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và các
văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư tạo cơ sở pháp lí cho việc tổ
chức công tác văn thư của cơ quan... như:
Nghị đinh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ
về quản lí và sử dụng con dấu.
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ
về công tác văn thư.
Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 08 tháng 02
năm 2010 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 về công tác văn thư.
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vưn bản hành chính.
Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản.
Đây là căn cứ pháp lí quan trọng để tổ chức công tác văn thư của cơ quan
đi vào nề nếp và hoạt động có hiệu quả.
Trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, cán bộ của cơ
quan đã nhận thức rõ được vai trò quan trọng của việc tổ chức công tác văn thư


nên cơ quan đã và đang ban hành những văn bản nhằm tổ chức và hoàn thiện

công tác văn thư, coi công tác văn thư là một hoạt động của bộ máy quản lí.
Công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan đã được sự quan tâm chú trọng và
ngày càng đi vào hoạt động có hiệu quả để phục vụ cho hoạt động quản lí của cơ
quan nhằm đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc. Công tác này ngày càng
được quan tâm và cũng cố về các khâu nghiệp vụ. Hệ thống các văn bản đã tạo
cơ sở pháp lí cho việc thực hiện cũng như tổ chức công tác văn thư của huyện
được đầy đủ, toàn diện hơn, dần đần đưa công tác văn thư đi vào nề nếp hơn,
khoa học hơn.
Tuy đã có các văn bản là cơ sở pháp lí, nhưng cán bộ văn thư – lưu trữ
của huyện còn thể hiện nhiều bất cập và yếu kém, như:
Cán bộ văn thư- lưu trữ của huyện là người không có chuyên ngành về
công tác văn thư-lưu trữ.
Công tác văn thư- lưu trữ của cơ quan vẫn chưa có quy định rõ về các
hướng dẫn nghiệp vụ riêng, điều này gây khó khăn rất lớn cho tổ chức và thực
hiện.
Mới chỉ có các quy chế về công tác văn thư- lưu trữ mà chưa có các văn
bản quy định có tính hiệu lực pháp lí cao.
Cán bộ kiêm nhiệm vẫn chưa nắm rõ được tầm quan trọng của công tác
văn thư- lưu trữ do vậy khi thực hiện các khâu nghiệp vụ vẫn còn bỏ sót nhiều
công đoạn, gây mất hiệu quả trong quá trình giải quyết công việc.
2.1.2 quản lí phông lưu trữ của cơ quan tổ chức
UBND huyện Lương Tài có đầy đủ các yếu tố để thành lập một phông lưu
trữ như:
Là một cơ quan hoạt động độc lập, có con dấu và tài khoản riêng.
Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức phản
ánh đầy đủ hoặc tương đối đầy đủ về quá trình hình thành và phát triển của cơ
quan, tổ chức.
Tài liệu có giá trị về mặt thực tiễn và lịch sử.

Hiện tại, UBND đã có phông lưu trữ riêng, tài liệu phông lưu trữ UBND
huyện Lương Tài gồm có:
Các văn bản quy phạm pháp luật của cấp trên gởi đến để hướng dẫn, chỉ
đạo thực hiện tất cả các mặt của đời sống kinh tế- xã hội.
Tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động quản lí nhà nước của UBND
huyện Lương Tài như: quyết định quy phạm pháp luật, quyết định cá biệt, kế
hoạch, tờ trình, báo cáo…. Và các loại văn bản thông thường khác.
Tài liệu của các ngành chuyên môn, UBND các xã, thị trấn, gởi đến để
báo cáo, đề nghị, xin ỹ kiến chỉ đạo
Trong 3 loại tài liệu trên thì tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động
quản lí của UBND huyện là tài liệu quan trong nhất. Các tài liệu thuộc về các
nhóm được bảo quản an toàn nhằm phục vụ cho hoạt động thực tế và khai thác
sử dụng đáp ưng nhu cầu của xã hội.
2.1.3 Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ, quản lí
công tác thi đau khen thưởng trong hoạt động văn thư- lưu trữ
Hiện tại, cơ quan chỉ có cán bộ kiêm nhiệm về công tác văn thư- lưu trữ
dó vậy cơ quan rất chú trọng đến việc nâng cao các khâu nghiệp vụ cho cán bộ
văn thư – lưu trữ, thường xuyên đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, tạo điều kiện cho
cán bộ đi học các khóa học ngắn hạn về nghiệp vụ để có thể thấy được tầm quan
trong của công tác văn thư – lưu trữ trong cơ quan, tổ chức.
Chế độ thưởng phạt của cơ quan cũng được áp dụng một cách công bằng,
nếu công việc trong hoạt động văn thư – lưu trữ hoàn thành xuất săc công việc
sễ được tuyên dương trước các cuộc họp của cơ quan và khuyến khích, động
viên phát huy hơn nữa để là tốt công việc tạo chất lương làm việc. Tuy nhiên với
những hành vi sai trái cũng sẽ bị lãnh đạo cơ quan nhắc nhở, xử phạt để cán bộ
văn thư nhận thức được vai trò quan trọng của công tác văn thư – lưu trữ đối với
hoạt động của cơ quan.
2.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ:
Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xã
hội, UBND huyện Lương Tài luôn quan tâm chú trọng việc ứng dụng công nghệ

vào các lĩnh vực hoạt động của cơ quan nói chung và vào công tác văn thư - lưu
trữ nói riêng, nhằm giải quyết công việc một cách nhanh chóng, chính xác và kịp
thời.
Hiện UBND huyện đã áp dụng tin học vào khâu quản lí tài liệu lưu trữ
trên máy tính và đã có được hiệu quả nhất định. Tuy nhiên cán bộ văn thư - lưu
trữ là các bộ kiêm nhiệm do vậy việc thực hiện các bước khi áp dụng tin học vào
còn hạn chế dẫn đến việc quản lí đôi khi gặp khó khăn, không đúng quy trình.
Nhưng nhìn chung UBND đã có bước cải tiến trong việc ứng dụng công
nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ, đáp ứng nhu cầu hội nhập của xâ
hội.
2.2 Hoạt động nghiệp vụ
2.2.1 hoạt động công tác văn thư cơ quan
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho hoạt động quản lí của các cơ quan, tổ chức. Nó bao gồm toàn bộ công việc
liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành và quản lí sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức.
UBND huyện Lương Tài tổ chức văn thư theo mô hình tập trung, chỉ có
một văn thư chung của cơ quan, các đơn vị phòng , ban của UBND không tổ
chức văn thư riêng. Cơ quan đã bố trí một cán bộ có trình độ kiêm nhiệm làm
công tác văn thư, in ấn tài liệu. Công tác văn thư của cơ quan được trang bị các
loại máy móc hiện đại như : máy vi tính, máy fax, máy photo copy.... rất đầy đủ.
Phòng làm việc của cán bộ văn thư chung với phòng làm việc của Bộ phận văn
phòng, do đó cách bố trí nơi làm việc của cán bộ văn thư rất hợp lí và khoa học,
giúp thuận tiện cho công việc và trao đổi giữa bộ phận văn thư và các bộ phận
khác trong cơ quan.
Cán bộ văn thư thường làm những công việc như sau:
2.2.1.1 Soạn thảo văn bản
Để đảm bảo mọi công văn của văn phòng cơ quan được thực hiện nghiêm

túc, đầy đủ có tính khả thi, đúng quy định và có tính hiệu quả cao. Ủy ban nhân
dân huyện Lương Tài đã xây dựng quy trình soạn thảo gồm 5 bước:


Bước 1. Chuẩn bị mục đích và nội dung văn bản, tên loại văn bản và thu
thập xử lý thông tin.
Bước 2. Xây dựng bản thảo.
Bước 3. Duyệt bản thảo.
Bước 4. Xử lí kĩ thuật về mặt hành chính.
Bước 5. Triển khai soạn thảo văn bản.
Quy trình xây dựng và soạn thảo văn bản là một khâu quan trọng trong
hoạt động quản lí của cơ quan. Đòi hỏi cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư phải
có kiến thức nghiệp vụ thì việc ban hành văn bản của cơ quan mới đạt hiệu quả
cao và có chất lượng. Trên thực tế, cán bộ văn thư của cơ quan đã làm rất tốt
khâu kiểm tra chất lượng văn bản, bao hành văn bản nhanh chóng, kịp thời.
Ủy ban nhân dân huyện Lương Tài thường ban hành các loại văn bản sau:
Quyết định, Chỉ thị, Tờ trình, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo.
Ngoài ra, tùy theo tình hình thực tế của cơ quan còn có các văn bản khác
như : Công điện, đề án , biên bản, công văn.... và các giấy tờ khác. Tuy nhiên,
các loại văn bản, giấy tờ này đều thuộc phạm vi thẩm quyền của cơ quan mà luật
ban hành văn bản đã quy định.
2.2.1.2. Công tác quản lí văn bản đi.
Nguyên tắc chung: tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức,
trừ trường hợp pháp luật quy định khác, đều phải được quản lí tập trung, thống
nhất tại văn thư cơ quan, tổ chức. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải
được đăng kí, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày
là việc tiếp theo. Văn bản đến có dấu khẩn : “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn”, và
“Khẩn” phải được đăng kí, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn
bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi
văn bản được khí.

Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản
hành chính và văn bản chuyên ngành( kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu
chuyển nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là
văn bản đi.


Văn phòng cơ quan rất coi trọng khâu quản lí và giải quyết văn bản đi cho
nên việc quản lí và giải quyết văn bản đi được tiến hành tuần tự như sau:
Đánh máy, in văn bản: yêu cầu cho nhân viên dánh máy là phải tuyệt đối
giữ bí mật nội dung văn bản cho đến khi đánh máy xong cho in thành văn bản.
Kiểm tra thể thức: tất cả các văn bản soạn thảo đều xem xét kiểm tra và
khi phát hành đều phải được quản lí và thống nhất. Đối với văn bản đi thì phải
kiểm tra kĩ trước khi phát hành văn bản, tránh tình trạng sai sót, nhầm lẫn, tẩy
sửa trên văn bản.
Đăng kí văn bản đi: sau khi văn bản đã được lãnh đạo cơ quan ký, duyệt
và cho nhân bản để ban hành thì bộ phận văn thư kiểm tra lại số lượng văn bản,
nơi gửi, mức độ mật, khẩn(nếu có). Sau đó văn thư đóng dấu và tiến hành đăng
kí vào sổ văn bản đi, các thông tin trên văn bản được đăng kí một cách cẩn thận,
đầy đủ, rõ ràng, lưu bản gốc.
Chuyển giao văn bản: cán bộ văn thư làm thủ tục chuyển giao, cho vào bì,
dán, gói cẩn thận và chuyển giao công văn. Nếu là công văn đi trong nội bộ cơ
quan thì sẽ chuyển giao trực tiếp, còn nếu là công văn đi các xã, thị trấn và gửi
lên trên thì sẽ là thủ tục chuyển giao qua đường bưu điện.
Sắp sếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu: vào cuối mỗi năm cán bộ văn
thư chỉ đưa các văn bản lưu vào hộp để chuyển vào kho lưu trữ của văn phòng.
Tủ đựng tài liệu đặt tại phòng văn thư.
Tất cả các văn bản đi của cơ quan đều được đăng kí vào chung 1 quyển sổ
chuyển giao văn bản đi.
Mẫu số đăng kí văn bản đi: ( xem phụ lục số 01 )
Hằng năm các loại văn bản đi của cơ quan thường là các loại sau: (căn cứ

vào số liệu của 3 năm gần đây)

Quyết định
Kế hoạch – Hướng dẫn
Công văn (Công văn, giấy mời, chương
trình, tờ trình…)
Báo cáo

Năm 2014

Năm 2015

1259
31

1532
37

Năm
2016
1727
23

164

198

260

47

52

87


Nhìn chung công tác quản lí và giải quyết văn bản đi của cơ quan đã có
nhiều cải tiến theo hướng tích cực. Tuy nhiên còn gặp nhiều khó khăn, do các
quy trình nghiệp vụ văn thư kiêm nhiệm chưa nắm vững và lãnh đạo cơ quan
chưa thực sự chú trọng. Đặc biệt việc sắp xếp và bảo quản sử dụng văn bản lưu
chưa thực sự tốt, gây bất cập cho việc giải quyết các công việc có liên quan cụ
thể đến công tác lưu trữ.
2.2.1.3. Công tác quản lí và giải quyết văn bản đến.
Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành ( kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng
và văn bản mật) và đơn từ gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản
đến.
Công tác quản lí và giải quyết văn bản đến của cơ quan gồm những công
việc sau:
Bước 1: tiếp nhận, kiểm tra phân loại, bóc bì.
Cán bộ văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, khi tiếp nhận phải kiểm tra địa
chỉ bên ngoài, nếu đúng văn bản gửi cho cơ quan thì nhận, nếu không thì phải
gửi lại ngay cho người đưa văn bản.
Cán bộ văn thư được phép bóc những văn bản gửi cho cơ quan nói chung,
còn những văn bản gửi đích danh người nhận hoặc phòng ban nào thì văn thư
chỉ đóng dấu và đăng kí ngoài bì sau đó chuyển đến các đơn vị, cá nhân nhận.
Nếu nhận văn bản có dấu hỏa tốc, khẩn, thượng khẩn, hoặc hẹn giờ nếu
thuộc quyền được bóc. Đối với văn bản có phiếu kèm thì cán bộ văn thư nhận
đầy đủ đối chiếu nếu thấy đúng thì kí xác nhận.
Bước 2: đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến.

Khi văn bản đến cơ quan thì cán bộ văn thư phải làm các thủ tục sau: sau
khi bóc văn bản thì đóng dấu đến vào khoảng giấy trắng phía trên phần lề trái
văn bản, dưới số kí hiệu với văn bản có tên loại, nếu băn bản không có tên loại
đóng dấu đến ở phần dưới trích yếu nội dung. Ghi số đến, ngày, tháng đến vào
văn bản và phải tuân thủ theo yêu cầu nghiệp vụ.