Quy trình tuyển dụng nhân lực tại trường cao đẳng nghề duyên hải hải phòng

Quy trình tuyển dụng nhân lực tại Trường Cao
đẳng nghề Duyên Hải- Hải Phòng

PHẦN MỞ ĐẦU
Trường Cao đẳng nghề Duyên Hải- Hải Phòng

(Tiếng Anh: DuyenHai

Vocational College, viết tắt: DVCOL) được thành lập 02/2007 trên cơ sở nâng cấp từ
trường công nhân kỹ thuiật cao. Trường là một đơn vị cổ phần, ngoài công lập, trực
thuộc Tổng cục dạy nghề - Bộ Lao động – Thương Binh và Xã hội. Vốn điều lệ 30 tỉ
đồng Việt nam, trong đó công ty cổ phần vận tải xăng dầu VIPCO chiếm 70%.
Để đáp ứng tay nghề, kỹ năng thực hiện nghề chương trình đào tạo có tỉ lệ 70%
thực hành, 30% lỹ thuyết.
Trường DVCOL là một dạng hình thức kinh doanh, hạch toán độc lập (tự thu và
tự chi còn lại lợi nhuận chia cho các Cổ đông), chỉ có điều mặt hàng kinh doanh này
là mặt hàng đặc biệt đó là đầu vào là sinh viên, còn sản phẩm đầu ra là các sinh viên
tốt nghiệp sau khi đã được đào tạo trong trường nhằm đáp ứng nhu cầu của xã hội.
Nếu ta nhìn nhận đúng thì lợi nhuận do giáo dục mang lại không chỉ đơn thuần về mặt
kinh tế mà nó ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của đất nước và nền văn hoá của nước
đó.
Hiện nay tôi là Phó Phòng Tổ chức - đối ngoại- Trường Cao đẳng nghề Duyên
Hải. Công việc của tôi quản lý nguồn nhân lực trong trường. Đó là quản lý cán bộ -


giảng viên, cán bộ công nhân viên Nhà trường, là một lĩnh vực phức tạp và khó khăn.
Nó bao gồm nhiều vấn đề như tâm sinh lý, xã hội, đạo đức…Là sự trộn lẫn giữa khoa
học và nghệ thuật, nghệ thuật quản lý con người. Tôi hy vọng sau khi học xong môn
Quản trị hoạt động tác nghiệp sẽ giúp tôi làm tốt công việc quản lý của mình, đáp ứng
hơi thở ấm áp cho toàn bộ cán bộ CNVC Nhà trường như câu châm ngôn “Tổ chức
là trái tim”.

Quản lý Nhân sự bao gồm: Tuyển dụng nhân sự; Đào tạo, bồi dưỡng Nhân sự;
Sử dụng Nhân sự.
Để lựa chọn được nhân sự theo các tiêu chuẩn đặt ra, đáp ứng nhiệm vụ của Nhà
trường cần thực hiện theo quy trình tuyển dụng nhân sự hợp lý. Quá trình tuyển dụng
nhân sự được xem như là một tác nghiệp nhân sự. Đầu vào của tác nghiệp là các ứng
viên sẽ được tuyển dụng, đầu ra là số lượng hữu hạn nhân sự sẽ được tuyển. Quá trình
tác nghiệp tuyển dụng nhân sự có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp nhân lực
(chất xám) cần thiết cho sự ổn định và phát triển của DVCOL.
QUY TRÌNH TUYỂN CHỌN NHÂN SỰ
I. Nội dung.
1. Nhân sự của Nhà trường là một tài nguyên quý giá và quan trọng nhất. Tài
nguyên này được quản lý, chăm sóc, đào tạo, bồi dưỡng để ngày càng có kỹ năng, đạo
đức nhằm cống hiến và làm việc lâu dài cho trường.
2. Nhân sự được Lãnh đạo nhà trường phân công điều động tuỳ theo nhu cầu phát
triển nhà trường cũng như tuỳ thuộc vào ước mơ, năng lực và hoàn cảnh của nhân sự.
3. Nhân sự của trường được định hướng làm việc lâu dài, được hưởng lương theo
cơ chế nhà trường: Hưởng theo công việc, năng lực; được đóng bảo hiểm xã hội, y tế
sau thời gian làm việc chính thức.
4. Nhân sự được tuyển chọn phải được bộ phận có nhu cầu nêu rõ:
Tuyển chọn cho việc gì?
Yêu cầu cụ thể về đạo đức, chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp;
Các yêu cầu khác như khả năng giao tiếp, ngoại hình…


5. Thử việc và tập sự.
Đối với nhân sự trúng tuyển giảng viên: có thời gian thử việc tối đa là 60 ngày, tập
sự công việc là 06 tháng đến 1 năm;
6. Các trưởng bộ phận tuỳ theo quyền hạn hoặc được uỷ quyền mà:
- Có quyền đề xuất tuyển dụng, bố trí công việc;
- Đề xuất thuyên chuyển công viêc, cho nghỉ việc;

- Lập tức cho nghỉ việc khi thấy cần thiết, trình lên hiệu trưởng và chịu trách
nhiệm về quyết định của mình.
7. Các bộ phận có nhu cầu nhân sự phải có kế hoạch trước từ cuối năm để thực
thi trong cả năm đó.
Dựa vào kế hoạch này để lãnh đạo trường có phương án lương, thưởng, điều
đồng hay tuyển chọn…Việc sửa đổi bổ sung kế hoạch phát triển nhân sự cần phải có
đề án kèm theo để làm căn cứ theo dõi công tác phát triển nhân sự.
II. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại các Đơn vị có nhu cầu nhân sự.
Kế hoạch tuyển dụng của các Đơn vị được xây dựng phù hợp với kế hoạch hàng
năm của nhà trường. Căn cứ vào kế hoạch của nhà trường và nguồn nhân lực hiện tại,
các Đơn vị xác định nhu cầu nhân lực cho năm kế tiếp và thiết lập sơ đồ bồ trí nhân sự
của từng đơn vị. Nhu cầu và sơ đồ nhân sự nói trên cần được thành viên Ban giám
hiệu phụ trách Đơn vị xem xét thông qua trước khi trình Hiệu trưởng.
Sơ đồ bố trí nhân sự của từng Đơn vị phải nêu rõ yêu cầu về số lượng và chất
lượng đối với các chức danh cần bổ sung, đính kèm bản mô tả công việc chi tiết của
tất cả các chức danh trong Đơn vị.
2. 1. Bản mô tả công việc
BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC
1
2
3
4
5
6

Chức vụ:
Phòng/Bộ phận:
Nơi làm việc:
Báo cáo cho:
Mục đích của công việc:

Phạm vi của công việc:

………………………………
……………………………..
……………………………….
…………………………………
…………………………………
………………………………..


7
8
9
10

Nhiệm vụ và trách nhiệm:
Phạm vi Trách nhiệm:
Tiêu chuẩn:
Mức phấn đấu:

………………………………..
………………………………….
………………………………..
…………………………………


2. 2. Bản mô tả tiêu chuẩn công việc
BẢN MÔ TẢ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC
1
2

3
4
5

Bản chất công việc
Trả lương
Điều khoản huấn luyện
Cơ hội thăng trưởng
Các tiêu chuẩn của nhân viên

………………………………
……………………………..
……………………………….
…………………………………
…………………………………

Bước 1. Bản chất công việc: Công việc được thực hiện ở bộ phận nào, tên công việc,
các quyền hạn và trách nhiệm.
Đó là công việc hành chính, tổ chức, giảng viên, lao động cực nhọc…
Bước 2. Trả lương.
Xác định phương pháp trả lương, mức lương, tiền thưởng, phụ cấp…
Bước 3. Điều khoản huấn luyện:
Hội đồng sẽ xem xét vị trí và thời gian huấn luyện nhân sự.
Bước 4. Cơ hội thăng thưởng.
Cần cho nhân sự biết điều kiện thăng thưởng, các tuyến tăng thưởng và thời hạn
thăng thưởng.
Bước 5. Các tiêu chuẩn của nhân sự.
Trình độ học vấn, các kỹ năng kinh nghiệm, các khả năng cá nhân…
2.3. Hoạch định tài nguyên nhân sự.
2.3.1. Các Phòng, Ban, Khoa chuyên môn cần hoạch định tài nguyên nhân sự,

nhằm có một đội ngũ đúng người, đúng việc và đáp ứng kịp thời các mục tiêu của Nhà
trường hay cá nhân.
Dựa theo kế hoạch chiến lược của Nhà trường các bộ phận hoạch định tài nguyên
nhân sự cho bộ phận mình. Sau đó trưởng phòng TC-ĐN sẽ từ đó hoạch định chiến
lược nhân sự và đề ra chính sách nhân sự cho toàn Trường.
* Các bước tiến trình hoạch định nhân sự.
a. Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu:


b. Đề ra các chính sách và kế hoạch;
c. Thực hiện các kế hoạch và chương trình;
d. Kiểm tra và đánh giá chương trình.
2.3.2. Công tác thi tuyển/xét tuyển có thể được thực hiện thường xuyên nhằm tạo
nguồn nhân lực lâu dài cho Nhà trường.
2.3.3. Việc tuyển dụng sẽ được thực hiện theo quyết định của Hiệu trưởng để bổ
sung nhân sự theo nhu cầu thực tế của Nhà trường.
2.3.4. Trên cơ sở sơ đồ bố trí nhân sự của từng đơn vị, đơn vị chủ trì tổng hợp trình
Hiệu trưởng:
- Phương án cân đối và tái bố trí nhân sự trong nội bộ nhà trường;
- Phương án bổ sung nhân sự nếu nguồn lực nội bộ không đủ đáp ứng và đề
xuất kế hoạch thi tuyển hoặc xét tuyển.
III. Quy trình tuyển dụng tại phòng TC-ĐN.
3.1.Tiếp nhận Hồ sơ.
3.1.1. Trên cơ sở đề xuất bổ sung nhân sự của các Đơn vị và kế hoạch thi
tuyển/xét tuyển đã được Hiệu trưởng phê duyệt. Phòng TC-ĐN có trách nhiệm thông
báo công khai nhu cầu tuyển dụng nhân sự trên các phương tiện thông tin đại chúng,
tiếp nhận hồ sơ, lập danh sách ứng viên và chuẩn bị các điều kiện khác liên quan đến
công tác thi tuyển/xét tuyển.
3.1.2. Hồ sơ dự tuyển gồm:
- Đơn xin việc viết bằng tay;

- Sơ yếu lí lịch tự thuật có dấu xác nhận của cơ quan cũ hoặc địa phương đang
quản lý.
- Bản sao công chứng các văn bằng/chứng chỉ (có bản chính để đối chiếu);
- Bản tóm tắt quá trình làm việc có tham chiếu đối với ứng viên đã qua công tác.
3.2. Sơ tuyển.
3.2.1. Điều kiện của ứng cử viên được dự tuyển hoặc xét tuyển.


- Trình độ chuyên môn: phù hợp với yêu cầu công tác tại các vị trí công việc;
- Có đủ sức khoẻ để đảm nhận nhiệm vụ được giao;
- Có khả năng giao tiếp hoặc (năng khiếu sư phạm).
3.2.2. Phỏng vấn sơ bộ
- Phỏng vấn về cá tính và nhân cách;
- Phỏng vấn về kinh nghiệm và trình độ.
IV. Quy trình tuyển dụng nhân sự tại Hội đồng thi tuyển/xét tuyển
4.1.

Cơ cấu của hội đồng thi/xét tuyển Trường.
Hội đồng xét tuyển của trường được thành lập theo quyết định của Hiệu trưởng

với cơ cấu sau:
Chủ tịch Hội đồng: Là một thành viên trong Ban giám hiệu hoặc được Hiệu
trưởng chỉ định.
Phó chủ tịch Hội đồng: Lãnh đạo của đơn vị (Bao gồm các đơn vị cần tuyển dụng
và các đơn vị liên quan khác).
Thư ký: Chuyên viên của đơn vị trù trì.
4.2.. Tiêu chuẩn của các uỷ viên Hội đồng thi tuyển/xét tuyển.
Các uỷ viên Hội đồng thi tuyển phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:
- Có trình độ chuyên môn cao phù hợp với lĩnh vực thi tuyển và có kiến thức cơ
bản về quản lý Doanh nghiệp;

- Không phải là bố, mẹ, anh, chị, vợ hoặc chồng, con của đối tượng tham gia thi
tuyển;
- Không trong thời gian bị thi hành kỷ luật hoặc bị hạn chế thực hiện nhiệm vụ
liên quan đến thi tuyển.
4.3 .Nhiệm vụ và quyền hạn của Hội đồng thi tuyển/xét tuyển.
- Xây dựng quy định thi tuyển trình Hiệu trưởng duyệt;
- Tiếp nhận danh sách các ứng viên đủ điều kiện thi tuyển theo quyết định của
Hiệu trưởng, thông báo các ứng viên được lựa chọn về kế hoạch và địa điểm tiến hành
thi tuyển;


- Ra đề thi , lên thang điểm, tổ chức thi và chấm điểm;
- Đánh giá và lập báo cáo kết quả thi tuyển/xét tuyển gửi Hiệu trưởng.
4.4.Quyền hạn và trách nhiệm của thành viên Hội đồng thi tuyển/xét tuyển.
Chủ tịch Hội đồng thi tuyển/xét tuyển:
- Chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của Hội đồng thi tuyển, chỉ
đạo thực hiện thi tuyển phù hợp với quy định của Quy chế này;
- Phân công nhiệm vụ, trách nhiệm của từng uỷ viên Hội đồng thi tuyển;
- Chỉ đạo tổ chức ra đề thi, coi thi, chấm thi, công bố kết quả chấm thi và trực
tiếp điều hành kỳ thi; đảm bảo đề thi, chấm thi được giữ bí mật tuyệt đối.
Phó chủ tịch Hồi đồng thi tuyển/xét tuyển.
- Giúp Chủ tịch Hội đồng thi tuyển/xét tuyển tổ chức thi tuyển theo sự phân
công của Chủ tịch Hội đồng thi tuyển.
- Thực hiện các quyền hạn và trách nhiệm của Chủ tịch hội đồng thi tuyển khi
được Chủ tịch hội đồng thi tuyển uỷ quyền.
Các uỷ viên Hội đồng thi tuyển.
- Soạn đề thi, xây dựng thang điểm và chấm điểm theo chuyên môn do Chủ tịch
Hội đồng thi tuyển phân công. Tuỳ theo tính chất của từng chuyên môn để ra đề thi.
- Tham gia chấm thi và tổng hợp kết quả theo chuyên môn do Chủ tịch Hội
đồng thi tuyển phân công.

- Tham gia phỏng vấn theo phân công của Chủ tịch Hội đồng thi tuyển.
Thư ký Hội đồng thi tuyển.
- Chuẩn bị các văn bản cần thiết của hội đồng thi tuyển, ghi biên bản các cuộc
họp của Hội đồng thi tuyển và biên bản các kỳ thi.
- Tập hợp các đề thi, đáp án và thang điểm để trình Chủ tịch hội đồng thi tuyển
xem xét quyết định lựa chọn đề thi chính thức và dự bị.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ tịch hội đồng thi tuyển phân công.
4.5. Thi tuyển hoặc xét tuyển.


- Thi chuyên môn, nghiệp vụ (sư phạm) nhằm kiểm tra trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ và kiến thức chuyên ngành (được học hoặc đang đảm nhiệm) của các ứng
viên;
- Nếu xét thấy cần thiết Hội đồng tuyển dụng kiến nghị Hiệu trưởng cho phép xét
tuyển đối với những ứng viên có trình độ chuyên môn và nghiệp vụ cao và có nhiều
kinh nghiệm trong lĩnh vực đào tạo nghề.
4.6. Đánh giá kết quả.
Hiệu trưởng có thể quyết định ngay hoặc đề nghị Hội đồng Tuyển dụng đánh giá
trước khi quyết định phê duyệt danh sách tiếp nhận;
Khi cần thiết, Hiệu trưởng có thể tiến hành phúc tra kết quả thi tuyển của Hội
đồng thi tuyển hoặc kết quả xét tuyển của Đơn vị có nhu cầu tuyển dụng.
V. NHỮNG HẠN CHỂ TRONG CÔNG TÁC TUYỂN DỤNG
- Trường mới được thành lập nên thương hiệu về trường chưa cao;
- Việc tuyển dụng nhân sự gặp rất nhiều khó khăn: nguồn nhân sự, nguồn tài
chính để thu hút những nhân tài;
- Trường ngoài công lập, nên nhiều người có trình độ, giỏi tay nghề vẫn băn
khoăn suy tính thiệt hơn giữa trường công lập / ngoài công lập;
- Dạy nghề ở giai đọan mới vực dậy trong hệ thống đào tạo Việt nam- Người có
đủ điều kiện không nhiều.
Vì vậy không có nhiều ứng cử viên để chọn lọc, nên việc tuyển chọn nhân sự tại

trường là thường xuyên.
Trường đang thiếu nhiều nhân sự giáo viên nghề. Đội ngũ giáo viên thỉnh giảng
của trường chủ yếu thuê từ các trường bên ngoài giảng dạy. Những giáo viên này
giảng dạy vẫn mang đặc thù của dạy đại học, hàn lâm. Tác phong sư phạm nhiều khi
không phù hợp với dạy nghề.
Đội ngũ giáo viên còn trẻ chưa nhiều kinh nghiệm thực tế. Kiến thức, kỹ năng
nghề còn thiếu. Nhìn chung chưa thật đáp ứng cho sự hội nhập với khu vực và Quốc
tế.
VI. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC


TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ
6.1. Tăng cường nội lực và nâng cao thương hiệu nhà trường
- Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, nâng cao chất lượng đào tạo, liên kết đào tạo
với doanh nghiệp,… để thu hút người học, tạo nguồn tài chính cho hoạt động của Nhà
trường. Sinh viên sẽ là cầu nối để tuyên truyền thương hiệu về trường;
- Tăng cường công tác quản lý, đào tạo nghề theo chuẩn chất lượng của TCDN,
ISO 2000:2009;
- Đưa công tác quản lý đào tạo của trường theo hướng Tin học hóa;
- Tăng cường hơn nữa công tác tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại
chúng về trường trong hệ thống dạy nghề Quốc gia: Truyền hình; Báo chí; Webstes,
Quảng bá áp phích, Pa nô,…
6.2. Xây dựng cơ chế thu hút nhân tài
- Tạo môi trường cho nhân sự có trình độ làm việc tốt nhất;
- Cải tiến tiền lương, thưởng, và các phụ cấp khác;
- Tạo cơ hội cho nhân sự nâng cao nghiệp vụ chuyên môn để thăng tiến;
6.3. Hoàn thiện quy trình tuyển chọn nhân sự trong trường
- Xây dựng quy trình tuyển chọn theo ISO;
- Công bố công khai trên trang Web của DVCOL: quy trình tuyển chọn; tiêu
chuẩn các ứng viên; số luợng cần tuyển, thời gian dự kiến tuyển chọn và kết quả tuyển

dụng.
- Xây dựng ngân hàng câu hỏi, xử lý tình huống trong các đợt tuyển chọn.
- Hoàn thiện các hội đồng tuyển dụng tại các đơn vị và Ban giám hiệu.
VII. MỘT SỐ LÃNG PHÍ ĐƯỢC LIỆT KÊ TRONG MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG
TÁC NGHIỆP TUYỂN DỤNG NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG.
Theo định nghĩa các dạng lãng phí liên quan đến tác nghiệp tuyển dụng nhân sự
chúng ta thấy rằng sản phẩm có thể chứa “defects” (không hoàn thiện, khuyết tật).
Nguyên nhân có thể do cả hai phía: chủ quan và khách quan.


Khuyết tật của sản phẩm nhân sự được tuyển chọn có thể: không đủ năng lực,
đạo đức để hoàn thành nhiệm vụ của vị trí cẩn tuyển. Nguyên nhân có thể do hồ sơ
cung cấp không chuẩn; bằng cấp không đúng như năng lực của ứng viên; Quy trình
tuyển dụng còn khiếm khuyết; Tuy nhiên cũng có thể do số lượng ứng viên (đầu vào)
ít và nhu cầu quá cấp bách, nên sản phẩm kém chất lượng (chất lượng không cao).
KẾT LUẬN
1.

Quy trình tuyển dụng nhân sự là các bước thực thi trong hoạt động tác
nghiệp tại Nhà trường, chúng liên kết mật thiết với các bước trước và sau
đó.

2.

Hiệu quả của công tác tuyển dụng nhân sự, đặc biệt là các bước tuyển mộ,
tuyển chọn phụ thuộc rất nhiều vào năng lực thực hiện, thương hiệu của tổ
chức (DVCOL)

3.

Công tác tuyển dụng nhân sự cần chuẩn hóa theo chuẩn nhất định, ví dụ
ISO. Đó là sự chỉ dẫn khoa học cho công tác tuyển dụng nhân sự để ta
chọn được người đủ tiêu chuẩn và hiệu quả nhất.

4.

Hoạt động tác nghiệp tuyển chọn liên quan đến sự thành bại của tổ chức
(DVCOL), nên người đứng đầu phải quan tâm và chịu trách nhiệm trước
Hội đồng Quản trị về nhân sự được tuyển, quan tâm đến các họat động
khác ảnh hưởng đến công tác tuyển dụng nhân sự.