Ứng dụng Microsoft excel 2013 vào quản lý văn bản đi tại trường THPT Yên Phong số 2

LỜI CẢM ƠN
Trên thực tế không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp
đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác.
Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu học tập ở giảng đường Đại học đến nay, em
đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý Thầy Cô, gia đình và bạn bè,
lòng biết ơn sâu sắc nhất, em xin gửi tới quý Thầy Cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh
tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã cùng với
tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em suốt
thời gian học tập tại trường.
Được sự phân công của khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế- Trường Đại học Công
nghệ Thông tin và Truyền thông và sự đồng ý của Thầy giáo hướng dẫn TS. Phạm
Ngọc Thành em đã thực hiện đề tài “Ứng dụng Microsoft excel 2013 vào quản lý
văn bản đi tại trường THPT Yên Phong số 2” huyện Yên Phong, tỉnh Bắc Ninh.
Để hoàn thành khóa thực tập cơ sở này, em xin trân thành cảm ơn các Thầy Cô giáo
đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường.
Xin trân thành cảm ơn Thầy giáo hướng dẫn TS. Phạm Ngọc Thành đã tận tình
hướng dẫn em thực hiện khóa thực tập cơ sở này; Đồng thời xin cũng xin gửi lời cảm
ơn trân thành tới Hiệu trưởng cùng các quý Thầy Cô trường THPT Yên Phong số 2 đã
tạo điều kiện, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiên và hoàn thành khóa thực tập
cơ sở này.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng thực hiện đề tài một cách tốt nhất, song do vốn kiến
thức thực tiễn công tác còn ít và vấn đề nghiên cứu còn mới mẻ, thời gian cho việc
hoàn thành nghiên cứu còn hạn chế… Nên không tránh khỏi những thiếu sót nhất định
mà bản thân chưa khắc phục được. Em rất mong nhận được sự góp ý của quý Thầy, Cô
giáo và các bạn để đề tài thực tập cơ sở được hoàn chỉnh hơn.
Em xin trân thành cảm ơn!
Yên Phong, ngày…. tháng….. năm 2017
Sinh viên

1

1


MỤC LỤC

2

2


DANH MỤC HÌNH ẢNH

3

3


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
THPT
VB

4

Trung học phổ thông
Văn bản

4


LỜI MỞ ĐẦU

1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư là hoạt động thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ
đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ
chức chính trị - xã hội, các đơn vị vũ trang nhân dân
Thông tin là một yếu tố góp phần lớn trong việc hoạt động quản lý Nhà nước,
thông tin được lưu giữ bằng nhiều hình thức như: truyền miệng, khắc trên phiến đá,
gỗ, ghi trên giấ tờ…để phục vụ cho sinh hoạt hàng ngày và truyền kinh nghiệm cho
các thế hệ sau.
Hoạt động quản lý Nhà nước bằng thông tin trước kia được hiểu theo khái niệm
đơn giản là một công việc mang tính chung chung , công việc sổ sách, giấy tờ. Ngày
nay xã hội ngày càng phát triển, thông tin từng bước chiếm vị trí quan trọng trong xã
hội và công nghệ sổ sách, giáy tờ cũng được hiểu cụ thể hơn bằng cái tên mới là công
tác văn thư. Công tác văn thư ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong
hoạt động quản lý Nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Văn thư cũng là
một bộ phận quan trọng trong hoạt động văn phòng, bao gồm những công việc như
xây dựng văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu.
Công tác văn thư có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo đảm cung cấp kịp thời,
đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phuc vụ cho quản lý Nhà nước nói chung
và mỗi cơ quan nói riêng. Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin
cần thiết, được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó có nguồn thông tin chủ
yếu và chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Công tác văn thư được làm tốt sẽ góp phần giải quyết công việc được nhanh
chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách, chế độ, giữ gìn bí mật của
Đảng, Nhà nước và các cơ quan, đơn vị.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ mọi hoạt động của cơ quan cũng như
hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan
Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều khiện làm tốt
công tác lưu trữ.
Nội dung công tác văn thư rất phong phú, đa dạng, phức tạp, có những thao
tác được lặp đi lặp lại nhiều lần theo chu kỳ, có những thao tác cần phải được sử

5

5


dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ để kết thúc tiến độ giải quyết và xử lý văn bản
kịp thời. Vì vậy công tác văn thư gắn liền với việc sử dung các phương tiện kỹ
thuật văn phòng hiện đại.
Yêu cầu hiện đại trong công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo
đảm tính hiệu lực, hiệu quả cho hoạt động quản lý.
Vì những lý do trên mà chúng ta luôn đi tìm kiếm những giải pháp tối ưu nhất
nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản nói chung và quản lý văn bản đi nói
riêng. Trong đó ứng dụng Excel cũng là một cách thức hoàn hảo
Excel là một chương trình bảng tính, được thiết kế để ghi, phân tích số liệu và dữ
liệu. Bạn cũng có thể sử dụng Excel để tạo một mẫu thể thu thập và lưu trữ dữ liệu
mong muốn.
Các chức năng liên kết của Excel giúp mọi người phối hợp với nhau trong công
việc dù ở bất cứ nơi đâu.
2. Mục đích
Nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và quản lý văn bản đi
Ứng dụng Microsoft excel để viết chương trình quản lý văn bản cho cơ quan với
chi phí thấp, lợi ích cao
Tìm kiếm và cập nhật văn bản nhanh chóng, chính xác.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tượng nghiên cứu
Những người làm công tác văn phòng, văn thư (VT) lưu trữ cho đơn vị
3.2. Phạm vi nghiên cứu
Nâng cao hiệu quả soạn tharoVB và ứng dụng Microsoft excel 2013 vào phần
mềm quản lý VB tại trường THPT Yên Phong số 2
4. Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài nghiên cứu

4.1. Ý nghĩa khoa học của đề tài nghiên cứu
Tin học hóa quản lý VB đi bằng việc nghiên cứu ứng dụng Excel
4.2. Ý nghĩa thực tiễn
Giải quyết các vấn đề khó khăn trong quản lý văn bản đi như: tìm kiếm, cập nhật
VB, giảm chi phí văn phòng phẩm.

6

6


CHƯƠNG 1.
TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
1.1. Khái quát chung về quản lý văn bản
1.1.1. Khái niệm, các chức năng và những nguyên tắc chung về văn bản đi
1.1.1.1. Khái niệm
Theo nghĩa rộng, văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay
bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận va truyền đạt thông
tin từ chủ thể này đến chủ thể khác,
Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài liệu, giấy tờ, hồ sơ được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức xã hội, các tổ chức kinh
tế. Theo nghĩa này các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ
quan, tổ chức như: chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định… đều được gọi là văn bản.
Ngày nay khái niệm được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của cơ quan, tổ
chức. Khái niệm văn bản dùng trong tài liệu này cũng được hiểu theo nghĩa hẹp nói
trên.
Văn bản đi: Là toàn bộ các văn bản, tài liệu do các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ
chức chính trị - xã hội làm ra để chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc theo chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi tới đối tượng có liên quan gọi là văn bản đi.
- Văn bản quản lý Nhà nước:

Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn
(được văn bản hoá) do các cơ quan quản lý Nhà nước ban hành theo thẩm quyền, trình
tự, thủ tục, hình thức nhất định và được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện
pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa
các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
- Văn bản quản lý hành chính Nhà nước:
Văn bản quản lý hành chính nhà nước được hiểu là những văn bản chứa đựng
những quyết định và thông tin quản lý do các cơ quan nhà nước ban hành theo thẩm
quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý
hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa các cơ quan nhà
nước với các tổ chức và công dân. Và như vậy, về mặt nội dung của văn bản: văn bản
quản lý nhà nước chứa đựng những quyết định và thông tin quản lý nhà nước;
7

7


Về mặt chủ thể ban hành văn bản: văn bản quản lý nhà nước do các cơ quan quản
lý nhà nước ban hành theo thẩm quyền được Nhà nước quy định; Về mặt quy trình ban
hành: văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, hình thức nhất
định; Về mặt mục đích: văn bản quản lý nhà nước được ban hành nhằm điều chỉnh các
mối quan hệ quản lý hành chính nhà nước giữa các cơ quan nhà nước với nhau và giữa
các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân.
1.1.1.2. Các chức năng của văn bản:
Chức năng thông tin:
- Là chức năng cơ bản nhất, bao gồm: việc ghi lại các thông tin quản lí, truyền
đạt các thông tin đó, giúp các cơ quan thu nhận các thông tin cần thiết cho hoạt động
quản lí, đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống truyền đạt thông tin khác.
- Để đảm bảo chức năng thông tin, phải: quan tâm đến khả năng tiếp nhận thông
tin qua văn bản thuận lợi hay không, những thông tin đó được sử dụng như thế nào

trong thực tế quản lí hành chính nhà nước
- Dưới dạng văn bản, tông tin thường gồm ba loại:
+ Thông tin quá khứ: liên quan tới sự việc đã được giải quyết
+ Thông tin hiện hành: liên quan đến sự việc đang xảy ra hàng ngày
+ Thông tin dự báo: mang tính kế hoạch tương lai, dự báo chiến lược
Chức năng quản lý:
– Được thể hiện ở chỗ là công cụ, phương tiện để tổ chức có hiệu quả công việc
(trong cơ quan quản lí hành chính nhà nước là công cụ tổ chức các hoạt động quản lí,
thí dụ: thông tư, chỉ thị, quyết định, điều lệ, thông báo…)
– Để đảm bảo chức năng quản lí, văn bản phải đảm bảo được khả năng thực thi
của cơ quan nhận được (tính hiệu quả, khả thi của văn bản)
– Từ giác độ chức năng quản lí, văn bản quản lí hành chính nhà nước gồm 2 loại:
+ Văn bản là cơ sở tạo nên tính ổn định của bộ máy lãnh đạo và quản lí: xác định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vị trí của mỗi cơ quan, xác lập mối quan hệ, điều
kiện hoạt động của cơ quan. Thí dụ: Nghị định, nghị quyết, quyết định thành lập, điều
lệ…
+ Văn bản giúp cho cơ quan quản lí hành chính nhà nước tổ chức các hoạt động
cụ thể theo quyền hạn của mình: quyết định, chỉ thị, thông báo, công văn, báo cáo…
8

8


9

9


Chức năng pháp lý:
– Là cơ sở pháp lí để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lí hành chính

nhà nước (văn bản ghi lại và truyền đạt các quy phạm pháp luật và các quyết định
hành chính)
– Thể hiện trên hai phương diện:
+ Chứa đựng các quy phạm pháp luật
+ Là căn cứ pháp lí để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể
Ngoài ra, tùy thuộc từng loại văn bản, chức năng pháp lí còn thể hiện trong việc
xác lập mối quan hệ giữa các cơ quan thuộc bộ máy quản lí hành chính nhà nước, giữa
hệ thống quản lí với hệ thống bị quản lí.
– Để đảm bảo chức năng pháp lí, cần xem việc xây dựng các văn bản quản lí
hành chính nhà nước là một bộ phận hữu cơ của hoạt động quản lí hành chính nhà
nước, khi xây dựng và ban hành phải cẩn thận, chuẩn mực.
– Các văn bản thể hiện tính chất pháp lí không giống nhau, có những văn bản
chỉ mang tính thông tin quản lí thông thường, có những loại mang tính chất cưỡng
chế thực hiện.
Các chức năng khác:
– Chức năng văn hóa – xã hội: văn bản là sản phẩm sáng tạo của con người hình
thành trong quá trình nhận thức, lao động để tổ chức xã hội và cải tạo thiên nhiên (tư
liệu để tìm hiểu lịch sử, hình mẫu học tập…)
– Chức năng thống kê: là đặc trưng của loại văn bản quản lí hành chính nhà nước
sử dụng vào mục đích thống kê quá trình diễn biến công việc (thống kê cán bộ, tiền
lương, tài sản…) Giúp theo dõi hoạt động có tính hệ thống, quá trình. Do vậy, cần phải
đảm bảo thông tin số liệu chính xác, đầy đủ, khoa học…
1.1.1.3. Nguyên tắc chung của công tác quản lý văn bản đi
Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá
trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy việc tổ chức
quản lý văn bản đi phải tập trung, thống nhất tại bộ phận văn thư của cơ quan; bảo
đảm nguyên tắc tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mà nhà
nước quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng
thiết thực đối với mỗi cơ quan.
10

10


Để tổ chức quản lý thống nhất văn bản đi theo nguyên tắc trên, văn bản đi phải
được quy định về một đầu mối – đó là bộ phận văn thư cơ quan thuộc văn phòng
( hoặc phòng hành chính). Quy định này nhằm đảm bảo cho việc tổ chức, quản lý văn
bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm. Tiến hành các quy trình
nghiệp vụ dưới đây sẽ bảo đảm cho các nguyên tắc chung nêu trên được thực hiện đầy
đủ.
1.1.2. Nội dung nghiệp vụ công tác quản lý văn bản đi
1.1.2.1. Đánh máy và nhân sao văn bản
Bản gốc văn bản được duyệt để in ( nhân bản) phát hành phải đảm bảo đầy đủ
các thành phần thể thức theo quy định và có chữ ký duyệt của người ký văn bản.
Các bản thảo cần đánh máy phải có chữ ký của đồng chí phụ trách đơn vị có bản
thảo. Người đưa bảo thảo đến đánh máy, in cần nêu rõ yêu cầu về số luợng bản và thời
gian hoàn thành yêu cầu về cách trình bày.
Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính chịu trách nhiệm hoàn chỉnh thể
thức văn bản trước khi đưa đánh máy.
Khi giao nhận văn bản đánh máy cần đăng ký vào sổ rõ rang theo từng năm.
(Mẫu sổ giao nhận văn bản đánh máy).
STT

1

Ngày
tháng
năm
nhận
bản

thảo
2

Họ và
tên
người
giao
bản
thảo
3

Trích
yếu
nội
dung
bản
thảo
4

Số
trang
bản
thảo

Số
bản
đánh
máy

Số

bản
đánh
máy

Ngày
trả

Ký
nhận
văn
bản

Ghi
chú

5

6

7

8

9

10

Hình 1.1. Mẫu số giao nhận văn bản đánh máy
Cách ghi:
Cột 1. Số thứ tự bản thảo trong một năm

Cột 2. Ngày tháng năm nhận bản thảo
Cột 3. Họ và tên cán bộ trực tiếp giao bản thảo
Cột 4. Trích yếu nội dung bản thảo
11

11


Cột 5. Số trang bản thảo
Cột 6. Số bản đánh máy
Cột 7. Tên người đánh máy bản thảo
Cột 8. Ngày tháng năm trả văn bản đánh máy
Cột 9. Chữ ký của người nhận văn bản đánh máy
Cột 10. Những điều cần thiết khác
Sổ giao nhận văn bản đánh máy giúp người đánh máy theo dõi được công việc,
bảo đảm thực hiện đúng yêu cầu của người đưa bản thảo, giúp các đồng chí phụ trách
quản lý được công việc của người đánh máy và văn phòng phẩm của cơ quan, tổ chức
Đảng, tổ chức chính trị - xã hội.
Người đánh máy, in văn bản phải đảm bảo chính xác về nội dung, đáp ứng yêu
cầu về số lượng bản và thời lượng đánh máy, trình bày đúng thể thức văn bản và đúng
tiêu chuẩn kỹ thuật.
Các thành phân thể thức bắt buộc đối với các văn bản của Đảng thực hiện theo
hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28 tháng 05 năm 2014 của văn phòng Trung ương
Đảng hướng dẫn vê thể thức văn bản của Đảng; Quyết định số 31-QĐ/TW, ngày 01
tháng 10 năm 1997 của Ban chấp hành Trung ương quyết định ban hành quy định về
thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức ban hành văn bản của Đảng; Quyết định số
91-QĐ/TW, ngày 16 tháng 02 năm 2014 của Ban chấp hành Trung ương quyết định bổ
sung thẩm quyền ban hành văn bản trong một số điều “Quy định về thể loại, thẩm
quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng”.
- Tiêu đề “Đảng Cộng sản Việt Nam”: là thành phần thể thức xác định văn bản

của Đảng. Tiêu đề được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới có dòng kẻ
ngang để phân cách với địa điểm ngày tháng năm ban hành văn bản.
Ví dụ: ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM
- Tên cơ quan ban hành văn bản: là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản
Ví dụ: + Văn bản đại hội
ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU
TRƯỜNG THPT YÊN PHONG SỐ 2
NHIỆM KỲ…………..
*

12

12


+ Văn bản của Ban chấp hành Đảng bộ cơ sở và Ban thường vụ Đảng ủy ghi
chung là Đảng ủy và tên đảng bộ cấp trên trực tiếp
ĐẢNG BỘ HUYỆN YÊN PHONG
ĐẢNG ỦY XÃ YÊN TRUNG
*
- Số ký hiệu văn bản: Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi
loại văn bản của cấp ủy, số ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên thể loại
văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu được trình bày cân đối dưới tên
cơ quan ban hành văn bản.
Ví dụ: Báo cáo của Đảng Ủy xã Yên Trung
ĐẢNG BỘ HUYỆN YÊN PHONG
ĐẢNG ỦY XÃ YÊN TRUNG
*
Số 10-QĐ/ĐU
- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản: Văn bản của cơ quan Đảng

cấp cơ sở xã, phường, thị trấn ghi địa điểm ban hành văn bản là tên riêng của xã,
phường, thị trấn đó.
Ví dụ: Yên Trung,
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày ký chính thức văn bản đó. Ngày,
tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, phía phải, dưới tiêu đề văn
bản. Giữa địa diểm ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy.
Ví dụ: Yên Trung, ngày 10 tháng 01 năm 2017
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như báo cáo, quyết định, nghị
quyết, thông báo…
Trích yếu nội dung văn bản là phần tóm tắt ngắn gọn, chính xác chủ đề văn bản
nội dung văn bản
Ví dụ:
+ Trường hợp không ghi tên tác giả văn bản
QUYẾT ĐỊNH
Về việc kiện toàn Ban chỉ đạo xây dựng nông thôn mới xã Yên Trung
13

13


+ Trường hợp có ghi tên tác giả văn bản
KẾT LUẬN
CỦA BAN THƯỜNG VỤ ĐẢNG ỦY XÃ
Về………………….
+ Riêng đối với công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới số và ký hiệu
Số 04-CV/ĐU
V/v mở lớp cập nhật kiến thức
cho đảng viên năm 2015
- Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản và

được trình bày dưới tên loại và trích yếu nội dung.
- Chữ ký, thể thức để ký và dấu cơ quan ban hành:
+ Chữ ký và thể thức đề ký: Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của
người ký đối với văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu
hoặc được bổ nhiệm và họ tên người ký. Người ký không dùng bút chì, mực màu đỏ,
mực dễ phai để ký văn bản.
T/M ĐẢNG ỦY
BÍ THƯ
(hoặc PHÓ BÍ THƯ)
(chữ ký)
Họ và tên
- Dấu cơ quan ban hành văn bản: ghi tên cơ quan hoặc cá nhân nhận văn bản với
mục đích để báo cáo, để biết, để theo dõi, để thi hành,…và nơi lưu. Nơi nhận văn bản
được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản.
Trong khi đánh máy, nếu thấy có điểm nào chưa rõ, người đánh máy không được
tự ý sửa chữa mà phải kiến nghị với người giao bản thảo hoặc trưởng phòng hành
chính để giải quyết.
Người đánh máy có trách nhiệm đọc soát, bảo đảm bản đánh máy đúng như bản
thảo. Văn bản thuộc đơn vị nào thì đồng chí phụ trách đơn vị đó hoặc cán bộ theo dõi
việc ấy soát lại nội dung lần cuối cùng trước khi trình ký.
Cần ghi rõ số lượng bản, tệp, file, tên người đánh máy, in đọc soát vào phía dưới,
góc trái cuối văn bản (dưới nơi nhận).
14

14


Đối với tài liệu có nội dung mật , cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị- xã hội
cần cử người đánh máy riêng , sau khi đánh máy, in thừa, hỏng.
1.1.2.2. Trình ký, đóng dấu văn bản

Văn bản trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội
ký chính thức đều phải chuyển tránh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính kiểm
tra lại về nội dung và thể thức văn bản. Văn thư có trách nhiệm trực tiếp trình lãnh đạo
cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội ký văn bản. Để thống nhất việc ký văn
bản, mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần có quy định về ký văn
bản.
Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền phải được đóng dấu của cơ
quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội và làm thủ tục phát hành ngay.
1.1.2.3. Đăng ký văn bản đi
Các văn bản do cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội ban hành đều
phải tập trung thống nhất ở văn thư để cho số và đăng ký.
- Số văn bản đi của cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội được đánh
bằng chữ số Ả rập theo từng thể loại văn bản và nhiệm kỳ cấp ủy hoặc nhiệm kỳ ban
chấp hành của tổ chức chính trị-xã hội. Nhiệm kỳ của cấp ủy được tính từ ngày liền kề
sau ngày bế mạc Đại hội Đảng lần này đến hết ngày bế mạc Đại hội Đảng lần kế tiếp.
- Hình thức đăng ký văn bản đi gồm 2 hình thức:
+ Đăng ký văn bản đi bằng số: Căn cứ vào số lượng văn bản đi của cơ quan, tổ
chức mình trong một nhiệm kỳ mà sử dụng số lượng số đăng ký văn bản đi cho phù
hợp. Đối với những thể loại văn bản có số lượng ban hành như quyết định, công văn…
có thể mở sổ đăng ký riêng, các thể loại văn bản có số lượng ban hành ít có thể đăng
ký chung vào một sổ, nhưng chia sổ ra nhiều phần, mỗi phần đăng ký cho một thể loại
văn bản.
* Mẫu sổ đăng ký văn bản đi
- Bìa sổ và trang đầu:

15

15

TIÊU ĐỀ
TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN CẤP TRÊN
TÊN CƠ QUAN BAN HÀNH VĂN BẢN
SỔ ĐĂNG KÝ ĐI

VĂN BẢN ĐI
Năm:…….
Quyển sổ:…………………….
Băt đầu ngày:……………………
Kết thúc ngày:…………………….
:

Hình 1.2. Mẫu đăng ký văn bản đi (phần bìa sổ và trang đầu)
- Phần đăng ký bên trong:
Ngày
tháng
năm

Số và
ký
hiệu

Trích
yếu
nội
dung

1

2

3

16

Người ký
Bản
chính

Bản
sao

4

5

16

Số
trang

Số
bản

Nơi
nhận

Lưu
hồn sơ
số

Ghi
chú

6

7

8

9

10


Hình 1.3. Mẫu sổ đăng ký văn bản đi (phần đăng ký bên trong)
Cách ghi:
Cột 1: ngày, tháng, năm văn bản đi
Cột 2: số và ký hiệu văn bản đi
Cột 3: tên gọi và trích yếu nội dung văn bản đi
Cột 4: họ và tên người ký bản chính văn bản đi
Cột 5: họ và tên người ký bản sao văn bản đi
Cột 6: số trang văn bản đi
Cột 7: số văn bản đi
Cột 8: cơ quan, đơn vị, cá nhân nhận và lưu văn bản đi
Cột 9: số và ký hiệu hồ sơ theo danh mục hồ sơ của cơ quan
Cột 10: những điều cần thiết khác, như công văn cần thu hồi, mức độ khẩn…
1.2. Giới thiệu về Microsoft excel
1.1.2. Lý thuyết chung về Microsoft excel
Excel là trình ứng dụng bảng tính trong Windows, thuộc bộ công cụ văn phòng

Microsoft office (MsOffice). Excel là ứng dụng đa văn bản nghĩa là có thể mở đồng
thời nhiều hơn 1 cửa sổ văn bản. Các thao tác trong Excel tuân theo tiêu chuẩn của
Windows, như: làm việc với của sổ, các hộp đối thoại, hệ thống menu, sử dụng mouse,
các biểu tượng lệnh…
Excel có thể được cài đặt một cách độc lập, nhưng thông thường là qua bộ cài đặt
MsOffice. Đường dẫn đến chương trình Excel.exe thường là Program\Microsoft
office\
Chức năng chính của Microsoft Excel bao gồm:
- Tính toán, phân tích, tạo biểu đồ, lập báo cáo… trên các dữ liệu được tổ chức
theo dạng bảng 2 chiều (mô hình quan hệ).
- Chia sẻ dữ liệu với các ứng dụng khác
- Nhập văn bản từ Word, tạo chữ nghệ thuật từ WordArt, chèn văn bản toán học
từ Equation, bổ sung hình ảnh từ ClipArt Gallery…

17

17


- Ngoài ra Excel còn được thiết kế để có thể sử dụng các nguồn dữ liệu từ các
ứng dụng khác, như dữ liệu từ FoxPro, từ Lotus 1-2-3..
- Với mục đích tạo các tệp tin có nội dung là các bảng số liệu nên ngay từ đầu
màn hình giao diện của Excel đã được thiết kế dưới dạng các bảng bao gồm các cột và
hàng.
- File bạn tạo ra trong Excel gọi là Workbook, mỗi Workbook lại bao gồm 1 hoặc
nhiều worksheet. Trong mỗi worksheet bạn có thể nhập công văn, số liệu thực hiện
tính toán, tổ chức dữ liệu với nhiều thao tác khác nhau.
- Trong Excel, một worksheet bao gồm 256 cột và 65536 hàng (dòng), giao diện
của các cột và hàng gọi là ô. Địa chỉ ô được xác định bằng ký hiệu của cột và số thứ tự
của hàng.

18

18


CHƯƠNG 2.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI
TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG YÊN PHONG SỐ 2
- HUYỆN YÊN PHONG - TỈNH BẮC NINH
2.1. Khái quát về trường Trung học phổ thông Yên Phong số 2
2.1.1. Đặc điểm tình hình
Trường THPT Yên Phong số 3 được thành lập ngày 20 tháng 11 năm 2004. Theo
Quyết định số 186/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh. Năm học 20052006 là năm đầu tiên trường thực hiện nhiệm vụ dạy và học thế hệ học sinh khóa I có 9
lớp 10 với tổng số 450 học sinh, 21 cán bộ giáo viên. Cơ sở vật chất không có gì, phải
học nhờ trường THCS Yên Trung với năm phòng học tạm, chia làm hai ca, không có
phòng làm việc của ban giám hiệu và các phòng ban chức năng.
Năm học 2007 – 2008 trường chuyển về địa điểm hiện tại. Tháng 12 năm 2008
trường đổi tên thành THPT Yên Phong số 2 với quy mô trường hiện tại:
- Tổng diện tích là 2,4ha.
- 1 nhà hiệu bộ 3 tầng khang trang.
- 2 nhà lớp học 4 và 5 tầng với 64 phòng học kiên cố hiện đại.
- Thư viện, phòng thí nghiệm hiện đại.
- 2 nhà xe học sinh, giáo viên, sân tập thể theo xen kẽ với các khu cây xanh tạo
khuôn viên hài hòa.
- Khu nhà công vụ, nhà ăn hiện đại thoáng mát.
- Tổng số cán bộ giáo viên: 83 đồng chí, 9 đồng chí là đảng viên, 100% trình độ
đạt chuẩn. Có 4 thạc sỹ đang đứng lớp, 9 đồng chí đang theo học cao học.
- Tổng số học sinh có 1409 học sinh với 32 lớp.
2.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn

Hòa cùng với sứ mệnh, mục tiêu chiến lược và giá trị cốt lõi của Trường THPT
Yên Phong số 2 đặt ra sứ mệnh như sau:
- Cung cấp cho xã hội nguồn nhân lực chất lượng cao theo định hướng xã hội
đáp ứng nhu cầu công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế sâu rộng
của Việt Nam.

19

19


- Nghiên cứu lý thuyết và nghiên cứu gắn kết với thực tiễn phục vụ cho chính
phủ, các doanh nghiệp trong và ngoài nước, tổ chức phi chính phủ và xã hội.
- Tạo môi trường thuận lợi để sáng tạo, nuôi dưỡng, phát triển tài năng trong các
lĩnh vực, ươm mầm cho đất nước.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
- Chi bộ Đảng: có 9 đảng viên
- Ban giám hiệu: có 3 đồng chí (1 Hiệu trưởng, 2 Phó - Hiệu trưởng).
- 5 tổ chuyên môn: Toán – Lý – Tin; Văn – Sử – Địa – GD; Ngoại ngữ - Thể dục;
Hóa – Sinh; Hành chính.
- Tổ chức đoàn thể: Công đoàn, Đoàn thanh niên, Ban giám thị, Ban công nghệ
thông tin, Ban cơ sở vật chất – lao động vệ sinh.
2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại trường Trung học phổ thông Yên
Phong số 2
2.2.1. Tìm hiểu công tác văn thư
- Vị trí của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan:
Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ
chức. Các cơ quan tổ, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị-xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ
biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ phối

hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày…vì
vậy công tác văn thư giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
- Ý nghĩa của công tác văn thư
Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng
cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã
hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ.
Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận.
Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:
– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công
việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh
lệnh hành chính.

20

20


– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan. Mọi chủ trương,
đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong
văn bản. Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng. Tổ
chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng,
không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ
quan.
– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng,
tổ chức chính trị-xã hội. Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức
đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo. Nếu tài liệu giữ lại
đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ
chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý
của cơ quan.
– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Tài liệu hình thành trong hoạt

động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường
xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức chính trị-xã
hội. Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều
được văn bản hoá. Giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu
vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các
khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục
vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.
2.2.2. Những vấn đề chung và nhiệm vụ công tác văn thư tại trường Trung học phổ
thông Yên Phong số 2
Công tác văn thư ở trường THPT Yên Phong số 2 là hoạt động đảm bảo thông tin
bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, điều hành và bao gồm toàn bộ các công việc
liên quan đến xây dựng, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản được hình thành trong
hoạt động của trường.
Công tác văn thư tập trung vào 3 vấn đề: Soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý
và giải quyết văn bản (trong đó bao gồm văn bản đi; văn bản đến; lập hồ sơ công việc
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ); quản lý và sử dụng con dấu.

21

21


Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý và là
nội dung quan trọng trong hoạt động của trường, công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp
đến chất lượng quản lý của Ban Giám Hiệu nhà trường.
Tổ chức và thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của
nhà trường được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, góp phần giữ gìn bí mật nhà
trường, hạn chế được bệnh quan lieu, giấy tờ và việc lợi dụng sơ hở trong quản lý văn
bản để làm những việc trái pháp luật.
Giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của nhà trường. Nội dung thông tin

trong văn bản chứa đựng các thông tin phản ánh hoạt động hàng ngày của trường cũng
như hoạt động của cá nhân giữ chức vụ, trách nhiệm khác nhau ở trong bộ máy tổ
chức.
Tổ chức thực hiện công tác văn thư nề nếp sẽ giữ gìn được đầy đủ hồ sơ, tài liệu,
tạo điều kiện thuận lợi để làm tốt công tác lưu trữ ở trường THPT Yên Phong số 2.
Nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt (không đúng yêu cầu), văn bản giữ lại không
đầy đủ thì chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ không đạt chất lượng, gây khó
khan cho công tác lưu trữ sau này.
2.2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản đi
* Soạn thảo và ban hành văn bản
Qua khảo sát thực tiễn, quy trình soạn thảo văn bản tại trường THPT Yên Phong
số 2 được thực hiện đúng theo các bước sau: khi cán bộ được phân công giải quyết của
một văn bản đến, căn cứ và yêu cầu giải quyết từng văn bản cần phải soạn thảo một
văn bản mới để xử lý, giải quyết hoặc trao đổi, cán bộ đó tiến hành soạn thảo một văn
bản mới trên máy vi tính, sau đó chuyển lãnh đạo nhà trường ký nháy duyệt nội dung
văn bản, sau đó chuyển cho cán bộ văn phòng để kiểm tra thể thức văn bản và trình ký
lãnh đạo (Hiệu trưởng) ký. Sauk hi văn bản được ký chính thức, cán bộ văn phòng
phải chịu trách nhiệm đăng ký số, vào sổ công văn đi, nhân bản, đóng dấu và chuyển
vào nơi tiếp nhận được ghi trong văn bản.
Theo thẩm quyền ban hành văn bản, trường THPT Yên Phong số 2 được phép
ban hành các loại văn bản sau: Quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo
cáo, hướng dẫn, tờ trình, kế hoạch, biên bản… trong hoạt động của mình.
* Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản:
22

22


- Soạn thảo văn bản
+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản;

+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;
+ Chọn thể loại văn bản;
+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;
+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;
- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;
- Đánh máy, nhân bản văn bản;
- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;
- Ký văn bản.
- Ban hành văn bản.
* Quản lý văn bản đi
Việc quản lý văn bản đi được văn phòng trường THPT Yên Phong số 2 thực hiện
thống nhất tại văn phòng nhà trường theo một quy trình chặt chẽ.
* Về hình thức đăng ký và quy trình quản lý văn bản đi
Việc quản lý văn bản đi của trường THPT Yên Phong số 2 được thực hiện theo
quy trình như sau:

23

23


Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi
Kiểm

Đóng

Đăng

tra văn

dấu (2)

ký văn

bản (1)

Làm thủ tục
chuyển phát
và theo dõi
chuyển phát
(4)

bản (3)

Kiểm tra

Đóng

Đăng

Làm thủ tục

thể thức,

dấu cơ

ký văn

phát hành văn

kỹ thuật

quan

bản đi

bản

Lưu
văn
bản đi
(5)

trình bày

Ghi
số
,ngày
tháng
năm

Đóng
dấu độ
mật,
khẩn

Chuyển phát
hành văn bản

Nhân

bản

Theo dõi
việc chuyển,
phát hành
văn bản

2.2. Nhận xét ưu điểm, hạn chế
2.2.1. Ưu điểm
Đội ngũ cán bộ, công chức nhìn chung đã có chuyên môn, nghiệp vụ ; Có tinh
thần đoàn kết, tin tưởng vào sự lãnh đạo và phương hướng, chiến lược phát triển
trường THPT Yên Phong số 2 của Hiệu trưởng nhà trường, Sở giáo dục và đào tạo; Có
tinh thần trách nhiệm và ý thức kỷ luật cao; Có ý thức tự chủ, năng động và sáng tạo
trong công việc; Có kiến thức, trình độ năng lực hoạt động thực tiễn, có tinh thần khắc
phục khó khăn, hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao; Được rèn luyện và thử thách trong
thực tiễn công tác…
24

24


2.2.2. Hạn chế
Công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế làm ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động
chỉ đạo, điều hành trong cơ quan như: Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đi, văn
bản đến tại trường có lúc chưa đúng quy định, còn hiện tượng để thất lạc văn bản, hồ
sơ; có trường hợp văn bản sai sót về thể thức trình bày; việc lập, lưu trữ, thu nộp hồ sơ,
tài liệu của trường THPT Yên Phong số 2 chưa thực sự đầy đủ, kịp thời theo đúng quy
định…
Khó khăn lớn nhất là chất lượng đội ngũ cán bộ công chức ở trường THPT Yên
Phong số 2 hiện nay vẫn chưa thực sự đáp ứng yêu cầu trong tình hình mới hiện nay.

Mặc dù công tác đào tạo, bồi dưỡng được chú trọng, số lượng cán bộ , công chức qua
các khóa đào tạo, bồi dưỡng khá lớn, nhưng nhìn chung chất lượng, bằng cấp, chứng
chỉ tang, nhưng chất lượng thật sự đang là vẫn đề đáng lo ngại. Một số cán bộ, công
chức tuy đã được đào tạo nhưng còn thiếu kiến thức cơ bản, kỹ năng tác nghiệp còn
hạn chế…
2.3. Một số giải pháp quản lý văn bản đi tại trường THPT Yên Phong số 2
Thứ nhất: Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thư
và tang cường trách nhiệm của các ngành, các cấp đối với công tác văn thư ở cơ
quan, tổ chức.
Thứ hai: Cần bố trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách, đáp
ứng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định.
Thứ ba: Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ
làm công tác văn thư chuyên trách thông qua các lớp tập huấn.
Thứ tư: Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư theo đúng tiêu chuẩn của
ngành văn thư, lưu trữ.
Thứ năm: Cần mẫu hóa các văn bản hành chính nhằm hạn chế những sai sót về
thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; quy định rõ trình tự và loại văn bản lưu trữ
theo quy định.
Thứ sáu: Ứng dụng khoa học công nghệ và công tác văn thư như phần mềm
quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi trường
mạng nhằm tiết kiệm được thời gian, công sức và hạn chế khối lượng văn bản giấy
ngày càng gia tăng…
25

25