Chương 5 thu thập bổ sung Tài liệu điện tử vào lưu trữ

Bài giảng: LƯU TRỮ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

ThS. Nguyễn Văn Thoả ĐT. 0908 588 179
Email:


Chương 5. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN
TỬ VÀO LƯU TRỮ


Chương 5. THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU ĐIỆN
TỬ VÀO LƯU TRỮ
5.1. Nguồn và thành phần bổ sung TLĐT
5.2. Quy trình thu thập TLĐT vào lưu trữ
5.2.1. Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
5.2.2. Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử


Quy định pháp lý về thu thập và bổ sung TLĐT vào
lưu trữ
Điều 7 Nghị định số 01/2013 quy định về thu thập tài liệu lưu trữ điện
tử:

1.

Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng
nhau thì thu thập cả hai loại.


Quy định pháp lý về thu thập và bổ sung TLĐT vào
lưu trữ

Điều 7 Nghị định số 01/2013 quy định về thu thập tài liệu lưu trữ điện
tử:
2. Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải
kiểm tra tính xác thực, tính tồn vẹn và khả năng truy cập của hờ sơ.
Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc và bới cảnh hình thành và được bảo vệ
để khơng bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu.


5.1. Nguồn và thành phần bổ sung TLĐT
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan, tổ chức
là cơ sở để hình thành nên các loại tài liệu điện tử.
Nguồn thu thập tài liệu lưu trữ điện tử cũng giống như đối với
tài liệu lưu trữ truyền thống.


Để công tác lưu trữ tài liệu điện tử được hình thành và đi vào nề nếp
thì chúng ta phải có những cơ sở lý luận,
phải có những văn bản quy định cụ thể về tiêu chuẩn, chế độ nộp lưu
đối với tài liệu điện tử;
Những yếu tố này hiện nay ở VN còn thiếu.


Đặc biệt cần phải lưu ý đến việc triển khai trong thực tiễn hoạt động của
các cơ quan về áp dụng các phần mềm điện tử để tạo lập, xử lý, xác
định giá trị, quản lý tài liệu điện tử.
Tức là phải quan tâm tới việc thiết kế các hệ thống quản lý tài liệu điện
tử trong hoạt động của các cơ quan tổ chức.
Bởi cần phải có phần mềm và hệ thống quản lý các loại tài liệu điện tử
được hình thành thì mới đáp ứng được tiêu chuẩn để giao nộp vào lưu
trữ Nhà nước.

-

Thành phần TLĐT cần giao nộp đó là tồn bộ tài liệu điện tử phản
ánh hoạt động của cơ quan/ tổ chức được quy định trong văn bản
quy định của nhà nước đối với từng cơ quan/tổ chức (DMHS, TLĐT
cần nộp lưu)

-

Tài liệu giao nộp phải được lập thành hồ sơ điện tử, nộp kèm
theo dữ liệu đặc tả.


5.2. Quy trình thu thập TLĐT

5.2.1. Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
a) Lưu trữ cơ quan thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ
sơ nộp lưu;
b) Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu,
phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
c) Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;


d) Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo
Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác
dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;
đ) Lưu trữ cơ quan chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ
điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

e) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ
quan.


5.2.2. Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu
trữ lịch sử
a) Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ cơ quan thống nhất Danh mục hồ sơ nộp
lưu, yêu cầu, phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;
b) Lưu trữ cơ quan giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;
c) Lưu trữ lịch sử kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo
Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính xác
dữ liệu đặc tả với hồ sơ; kiểm tra virút;


d) Lưu trữ lịch sử chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của Lưu
trữ lịch sử và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;
đ) Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử.


* Cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử
sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đó đã thành cơng và được Lưu
trữ cơ quan hoặc Lưu trữ lịch sử kiểm tra, xác nhận.
* Tiêu chuẩn kỹ thuật trong quá trình nộp lưu và thu thập tài liệu lưu
trữ điện tử giữa Lưu trữ cơ quan với Lưu trữ lịch sử phải được thực
hiện theo tiêu chuẩn về trao đổi dữ liệu theo quy định của pháp
luật.


Kết luận

Việc thu thập tài liệu điện tử cần quan tâm:
Xác định thành phần tài liệu cần thu thập và giao nộp vào lưu trữ :
Đó là những loại tài liệu điện tử được xác định trong các văn bản quy
định của Nhà nước về thành phần nộp lưu vào lưu trữ Nhà nước.


Đánh giá một cách tổng hợp tính xác thực và giá trị, tính tồn vẹn của
các khới tài liệu điện tử:
Công việc này đã được thực hiện ngay từ công đoạn xác định giá trị tài
liệu điện tử, song đến giai đoạn thu thập chúng ta phải đánh giá
một cách tổng hợp để đảm bảo tính khoa học và giá trị của các khối
tài liệu điện tử được thu thập vào lưu trữ Nhà nước.


Lựa chọn phương tiện thu thập - chuyển giao tài liệu điện tử:
Đối với công tác thu thập - chuyển giao tài liệu điện tử có thể sử dụng
vật mang tin có dung lượng lớn, có thể chuyển giao dưới nhiều hình
thức: ổ cứng di động, đĩa CD.ROM, DVD, đĩa lưu giữ trực tuyến... tiết
kiệm được thời gian, kho tàng, nhân lực.
Thực hiện việc sao chép dữ liệu, sao chép các khối tài liệu điện tử được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan/tổ chức sản sinh
ra tài liệu lưu trữ.


phương tiện lưu trữ thông tin số như: băng tuyến tính số (DLT IV, không
nén); băng tuyến tính - mở (LTO); băng 9 rãnh; đĩa CD ghi (CR-R);
đĩa (lưu giữ trực tuyến hoặc gần tuyến tính)...


Cùng với sự lựa chọn và thay đổi của các phương tiện lưu trữ này là sự nâng cấp

nền tảng công nghệ.
Các băng được thực hiện trong môi trường công nghệ này không thể sử dụng được
trong môi trường công nghệ mới vì vậy phải có những biện pháp kịp thời để xử
lý.
Cơ hội đối với công tác thu thập, bảo quản tài liệu điện tử là vật mang tin có dung
lượng lớn, có thể chuyển giao dưới nhiều hình thức: băng từ, đĩa CD.ROM,
DVD, đĩa lưu giữ trực tuyến...tiết kiệm được thời gian, kho tàng, nhân lực.


Bên cạnh đó là những thách thức như tốc độ thay đổi của công nghệ cho thấy bất
kỳ sự lựa chọn về khuôn thức và phương tiện chuyển giao đều chỉ mang tính
nhất thời.
Vì khơng có u cầu cụ thể nào về phương tiện lưu trữ nên việc lựa chọn trách
nhiệm chủ yếu ở đây dựa trên các nhân tố ảnh hưởng đến cơ quan lưu trữ.
Vì nỗ lực của lưu trữ không chỉ đơn thuần là bảo quản tài liệu mà yếu tố truy cập,
khai thác sử dụng tài liệu cũng là yếu tố quan trọng của công tác lưu trữ.


Trong quá trình thu thập tài liệu điện tử, cần phải xem xét những vấn
đề: khuôn thức tệp dữ liệu chuyển giao được chấp nhận;
xác định cần phải làm gì khi tài liệu bị mất hoặc khơng hồn chỉnh
hoặc có vấn đề về tính xác thực của tài liệu;
xác định phương tiện chuyển giao: chuyển giao trên các phương tiện
số như băng hoặc đĩa quang hay chuyển giao trực tuyến.


Chuyển giao trên băng là các thao tác sao chép các dữ liệu sang băng,
thường được thực hiện bằng cách sử dụng các phần mềm sao lưu,
những phần mềm này thường có tính độc quyền cao, giá thành đắt.
Vì vậy, việc lựa chọn phương tiện chuyển giao cần phải được cân nhắc

và thoả thuận trước với các cơ quan/tổ chức sản sinh ra tài liệu là
nguồn nộp lưu vào các lưu trữ lịch sử.


Sau khi tài liệu được thu thập về các lưu trữ lịch sử, vấn đề quan trọng
nhất và cũng là khó khăn nhất đối với cơng tác bảo quản tài liệu lưu
trữ điện tử là: duy trì các thành phần của tài liệu điện tử và các siêu
dữ liệu liên quan; có thể tái tạo được tài liệu bảo đảm tính xác thực
ban đầu.
Tái tạo lại tài liệu điện tử là việc khơi phục lại nó, tức là sắp xếp lại các
thành phần số hố và trình bày nó dưới dạng ban đầu.


Ví dụ thơng tin trên một trang web, có thể ở các dạng văn bản, hình ảnh và nội
dung của trang web này chỉ có thể đọc được thơng qua một trình duyệt web.
Thế nhưng, trang web thường khơng có tệp ảnh hoặc thành phần ảnh nhưng thay
vào đó là các phần văn bản chỉ dẫn cách làm cho hình ảnh xuất hiện trên
trang.
Bản thân hình ảnh được lưu dưới dạng một thành phần tách rời khỏi trang web.
Vì vậy, có ít nhất hai thành phần cần được sắp xếp lại để tạo thành trang web và
sau khi khôi phục cũng chỉ đọc được nội dung của trang web này thơng qua
một trình duyệt web.


Như vậy, thực tế phải bảo quản: nội dung trang web bao gồm cả các
thành phần chỉ dẫn; các thành phần hình ảnh đi kèm; trình duyệt
web.
Trong quá trình bảo quản mà chỉ cần một trong ba yếu tố này thay đổi
là không thể tái tạo lại nội dung ban đầu của trang web.
Đây thực sự là thách thức lớn đối với những người làm công tác lưu trữ

trong thời đại công nghệ liên tục thay đổi mà dung lượng lưu trữ tài
liệu điện tử ngày một lớn trong các cơ quan lưu trữ.