Nhom7 phan tich thiet ke he thong quan ly thu vien truong dai hoc cong nghiep ha noi

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI
Khoa Công nghệ thông tin
-----oOo-----

BÀI TẬP LỚN MÔN HỌC
PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG
ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ THƯ
VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

Giáo viên hướng dẫn: Ts.
Sinh viên thực hiện:

Đỗ Mạnh Hùng
1. Trịnh Sỹ Mừng
2. Bùi Văn Tâm
3. Phạm Trọng nguyên

Nhómthựchiện: Nhóm số 7
Lớp: ĐH KHMT3

1


Mục Lục

2


Lời nói đầu
Trong những năm gần đây cùng với sự ra đời và phát triển nhanh chóng của máy tính điện tử,
một công cụ lưu trữ và xử lý thông tin đã làm tăng khả năng nghiên cứu và vận hành hệ thống lớn

phức tạp. Mà Hệ thống thông tin là một trong những ngành mũi nhọn của công nghệ thông tin đã có
những ứng dụng trong quản lý kinh tế đặc biệt là quản lý các doanh nghiệp. Tuy nhiên hiện nay đối
với một hệ thống lớn việc vận dụng ngay các phần mềm chuyên dụng còn là một vấn đề gặp không ít
khó khăn. Các hệ thống thông tin tin học hoá chưa đáp ứng được yêu cầu của các nhà quản lý. Để
đáp ứng được yêu cầu cấp thiết đó thì đòi hỏi phải có một đội ngũ cán bộ chuyên môn phải thường
xuyên nâng cao tay nghề có đủ trình độ để phân tích hệ thống quản lý một cách đầy đủ chi tiết mà
không bị thiếu sót hay thừa thông tin. Từ đó thiết kế hệ thống thành những chương trình thuận tiện
trong quá trình làm việc như: tìm kiếm, nhập liệu, thống kê, ... Để có được điều đó cần phải viết
chương trình cho hệ thống cũng chính là viết các modul và được lắp ghép thành hệ thống.
Việc ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản lý
ngày càng trở nên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu quả trong công việc, đưa ra các báo cáo, các số
liệu thống kê một cách chính xác kịp thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được
rất nhiều thời gian, công sức của con người, nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh từ
trước đến nay. Qua quá trình học tập trong trường em thấy hệ thống thư viện ngày càng gần gũi với
học sinh, sinh viên trong trường từ việc mượn trả sách đến việc đọc sách trong thư viện cũng là một
cách học hết sức bổ ích. Chính vì vậy em đã chọn đề tài “Quản lý thư viện“ với mong muốn tìm hiểu
sâu về lĩnh vực quản lý thư viện trong nhà trường. Với đề tài ”Phân tích thiết kế hệ thống thông tin
quản lý thư viện trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội” em đã xây dựng một hệ thống con một
modul của hệ thống nói trên giúp cho việc quản lý thư viện một cách hiệu quả.Nội dung của đề tài
gồm ba chương:
Chương 1 : Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý.
Chương 2 : Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện.
Chương 3 : Đánh giá và Kết luận.
Trong quá trình thực tập thực hiện đề tài “Quản lý thư viện trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội “
là một công việc hết sức lớn lao đối với em và em vẫn còn rất nhiều bỡ ngỡ khi thực hiện đề tài này.
Mặc dù đã có cố gắng tìm hiểu trong khi thực hiện đề tài nhưng do điều kiện và thời gian có hạn cũng
như khả năng của em còn hạn chế nên trong bài báo cáo này của em không tránh khỏi thiếu sót. Em
rất mong các thầy cô giáo hướng dẫn và giúp đỡ thêm để bài báo cáo của em đạt kết quả tốt hơn.
Hà Nội,tháng 6 năm 2016
3

CHƯƠNG 1: Giới thiệu chung về hệ thống thông tin quản lý
Để triển khai một đề án tin học hoá thì bước đầu tiên cần thực hiện là khảo sát hệ thống. Hệ thống
được định nghĩa là một tập hợp các phần tử có các rằng buộc lẫn nhau để cùng hoạt động nhằm đạt
đến một mục đích nào đó. Còn hệ thống quản lý là một hệ thống không chỉ chứa các thông tin về
quản lý mà còn đóng vai trò thúc đẩy các hoạt động của các doanh nghiệp, trường học, tổ chức kinh
tế, giúp con người trong sản xuất và đưa ra quyết định. Hệ thống thông tin quản lý sử dụng các thiết
bị tin học, các phần mềm cơ sở dữ liệu, các thủ tục, các mô hình phân tích, lập kế hoạch quản lý và
đưa ra quyết định. Vì thế cần phải xem xét, khảo sát các yếu tố đặc trưng, cũng như các mục tiêu và
đưa nguyên tắc đảm bảo cho việc xây dựng một hệ thống quản lý có chất lượng. Từ đó rút ra được
những phương pháp, những bước thiết kế xây dựng một thông tin quản lý được tin học hoá, khắc
phục được những nhược điểm của hệ thống quản lý được những nhược điểm của hệ thống quản lý cũ
và phát huy được ưu điểm sẵn có để mang lại một hệ thống quản lý có kết quả tốt.

I . Những đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý
1. Phân cấp quản lý :
Hệ thống quản lý trước hết là một hệ thống được tổ chức từ trên xuống dưới, có chức năng tổng hợp
thông tin giúp lãnh đạo quản lý thống nhất trong toàn hệ thống. Hệ thống quản lý được phân tích
thành nhiều cấp bậc gồm cấp trung ương, cấp các đơn vị trực thuộc nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho
việc quản lý từ trên xuống. Thông tin được tổng hợp từ dưới lên và truyền từ trên xuống.
2. Luồng thông tin vào
Trong hệ thống thông tin quản lý có những đầu vào khác nhau :
Những thông tin đầu vào là cố định và ít thay đổi, những thông tin này mang tính chất lâu dài.
Những thông tin mang tính chất thay đổi thường xuyên phải luôn cập nhật để xử lý.
Những thông tin có tính chất thay đổi tổng hợp, được tổng hợp từ những thông tin cấp dưới phải
xử lý định kỳ theo thời gian.
3. Luồng thông tin ra
Thông tin đầu ra được tổng hợp từ thông tin đầu vào và phụ thuộc vào nhu cầu quản lý trong từng
trường hợp cụ thể.

Bảng biểu và báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng phục vụ cho nhu cầu quản lý của hệ thống.
Nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống. Các bảng biểu báo cáo phải đảm bảo chính xác
và kịp thời.
4.Quy trình quản lý
Trong quy trình quản lý thủ công trước đây, tất cả các thông tin thường xuyên được đưa vào sổ sách
(chứng từ, hoá đơn, ...) từ đó các thông tin được kết xuất để lập ra các báo cáo cần thiết. Việc quản lý
thủ công như thế phải trải qua nhiều công đoạn chồng chéo nhau, làm tiêu tốn thời gian và công sức
4


của người quản lý nên sai sót và dư thừa thông tin, nhiều công đoạn mà không thể tránh khỏi. Hơn
nữa trong quá trình quản lý nếu gặp khối lượng công việc lớn thì nhiều khi chỉ chú trọng vào một số
khâu và đối tượng quan trọng. Vì thế mà có nhiều thông tin không được tổng hợp đầy đủ dẫn đến việc
thiếu hụt thông tin.
II. Mô hình một hệ thống thông tin quản lý:
1.Mô hình luân chuyển dữ liệu:
Mô hình luân chuyển trong hệ thống quản lý có thể mô tả qua các modul sau:
-

Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lưu trữ, tra cứu

-

Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thường xuyên

-

Lập số sách báo cáo
Mỗi modul trong hệ thống cũng cần phải có những giải pháp kĩ thật riêng tương ứng

2. Cập nhật thông tin động:
Modul loại này có tính chất xử lý các thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp. Nhưng đối với
loại thông tin chi tiết đặc điểm lớn về số lượng xử lý thường nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy
cao. Khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau:
-

Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ các thông tin động

-

Giao diện màn hình và số liệu phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho người nhập dữ liệu

-

Tự động là các thông tin đã biết và các giá trị lặp

-

Kiểm tra và phát hiện các sai sót có thể xảy ra trong quá trình

-

Biết loại bỏ các thông tin đã có mà không cần thiết trong khâu đó

3. Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu:
Thông tin này cần cập nhật nhưng không thường xuyên mà yêu cầu chủ yếu là ta phải tổ chức
sao cho hợp lý, để ta có thể tra cứu nhanh trong các thông tin cần thiết.
4.Lập báo cáo:
Để thiết kế phần này thì đòi hỏi người quản lý nắm vững về nhu cầu quản lý, tìm hiểu kỹ các
mẫu bảng biểu báo cáo... vì thông tin sử dụng trong việc này thuận lợi hơn do đã được xử lý từ trước

nên việc kiểm tra sự sai lệch của số liệu trong phần này được giảm bớt .
III. Các nguyên tắc đảm bảo .
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việc hết sức khó khăn và tốn
nhiều công sức. Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý thường phải dựa trên một số nguyên
tắc sau:
1. Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.
Tức là thông tin được tích lũy và thường xuyên cập nhật để phục vụ cho việc giải quyết bài
toán quản lý. Vì vậy các thông tin trùng lặp phải được dự trù. Do vậy người ta tổ chức thành các
5


mảng tin cơ bản mà trong đó các trường hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin được loại
trừ. Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành mô hình thông tin của đối tượng điều khiển .
2. Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.
Thực chất của nguyên tắc này là ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có các công cụ
đặc biệt để tạo ra được các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời dựa trên cơ sở các mảng thông
tin cơ bản đã có và chỉ trích từ bảng cơ bản những thông tin cần thiết tạo ra mảng làm việc để sử
dụng trực tiếp trong bài toán cụ thể.
Việc tuân theo theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt đối với hệ thống thông tin sẽ làm cho
hoàn thiện và phát triển hệ thống dễ dàng và đơn giản hơn.
3. Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra :
Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy vi tính vì
chính đầu vào và đầu ra của máy vi tính là khâu hẹp nhất của hệ thống. Để làm được việc này thì
cần phải có phương pháp thay thế giữa việc chuyển tải tài liệu thủ công bằng việc chuyển tải tài
liệu trên các thiết bị (băng từ, đĩa từ ...) để đảm bảo việc truy xuất thông tin được nhanh chóng.
Việc này sẽ giảm được nhiều thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính. Nguyên tắc này
còn được vận dụng cả khi đưa thông tin mới vào hệ thống. Việc này không những rút ngắn được
thời gian và giảm nhẹ được công sức cho việc nhập dữ liệu mà còn tăng độ tin cậy của thông tin
đầu vào.
IV. Các bước xây dựng hệ thống quản lý

Để khái quát việc xây dựng hệ thống thông tin quản lý tự động hóa qua 5 giai đoạn sau :
1.Nghiên cứu sơ bộ và xác lập dự án:
ở bước này ta tiến hành người ta tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống đáng giá khả thi có tính
chất sơ bộ xuất phát từ hiện trạng, tìm hiểu lĩnh vực nghiệp vụ của cơ quan mà ta đang cần xây
dựng hệ thống tìm hiểu hệ thống thông tin hiện hành phát hiện nhược điểm còn tồn tại từ đó đề
xuất các giải pháp khắc phục cần cân nhắc tính toán khả thi dự án. Từ đó định hướng cho các giai
đoạn tiếp theo.
2. Phân tích hệ thống:
Là giai đoạn quan trọng nhất ta phải tiến hành phân tích một cách chi tiết hệ thống hiện tại để
xây dựng các lược đồ khái niệm. Trên cơ sở đó tiến hành xây dựng lược đồ cho hệ thống giúp
cho việc phân tích và mô tả hệ thống mới ở mức logic.

6


3. Thiết kế tổng thể :
Là công việc mô tả nửa vật lý, nửa logic nhằm thực hiện việc chia hệ thống thành các hệ
thống con xác định vai trò vị trí của máy tính trong hệ thống mới. Phân định rõ phần việc làm
sẽ được xử lý bằng máy tính, phần việc nào sẽ được xử lý thủ công.
4. Thiết kế chi tiết:
Thiết kế các thủ tục thủ công nhằm xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính.
Thiết kế các phương pháp cập nhật và xử lý thông tin cho máy tính thiết kế chương trình các
giao diện sử dụng các tệp dữ liệu.
5.Cài đặt chương trình:
Chương trình sau khi đã chạy thử đảm bảo tốt sẽ được cài đặt và đưa vào sử dụng.

Chương 2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý thư viện
Muốn xây dựng thiết kế hệ thống thông tin quản lý thì vấn đề đầu tiên chúng ta phải phân
tích hệ thống nhằm tìm và lựa chọn giải pháp thích hợp, biện pháp cụ thể.
Phân tích là công việc đầu tiên của quá trình xây dựng hệ quản lý trên máy vi tính. Không thể tin học

hoá công tác quản lý mà không qua giai đoạn phân tích. Hiệu quả của việc công tác quản lý hoàn
toàn phụ thuộc vào quá trình phân tích ban đầu. Trong quá trình phân tích để chuyển từ bài toán
quản lý trên máy vi tính thì các sơ đồ chức năng và sơ đồ luồng dữ liệu giúp ta dễ dàng xác định
được yêu cầu của người dùng. Giúp ta nhìn tổng quát về cách quản lý thực tế và hệ thống của ta sẽ
thiết kế.
Việc thiết kế xây dựng một hệ thông tin quản lý tốt có hiệu quả thì thì đòi hỏi người thiết kế
hệ thống không chỉ có trình độ tin học mà còn phải tìm hiểu kiến thức về quản lý và biết được các
nghiệp vụ chuyên môn có liên quan đến hệ thống cần thiết kế .
Trong hệ thống Quản lý thư viện thì việc sử dụng máy tính có tác dụng như một công cụ để
lưu trữ dữ liệu và xử lý các thông tin về sách mượn và kết xuất các thông tin cần thiết đáp ứng nhu
cầu về sách mượn của giáo viên học sinh, sinh viên trong nhà trường.

I . Hoạt động của thư viện
1. Giới thiệu hoạt động của thư viện:
Công tác quản lý thư viện được coi là công việc tốn nhiều thời gian, công sức với mục đích phục
vụ độc giả nhanh nhất bảo quản tư liệu lâu dài, các nhân viên phải xử lý thông tin tư liệu từ khi mua
đến khi xếp lên giá, phục vụ độc giả một cách lôgic. Hoạt động thư viện bao gồm một số công đoạn
như sau :
+Nhập sách:
7


Khi sách được nhà xuất bản, công ty phát hành sách chuyển đến theo đơn đặt mua của thư viện,
nhân viên thư viện có nhiệm vụ kiểm tra lại đơn hàng. Đối chiếu số lượng, đơn giá với số lượng, đơn
giá ghi trên hoá đơn khi đó lưu biên bản nhập sách
+Đăng ký sách:
Bước tiếp theo nhập sách là xác minh sách đó thuộc tài sản của thư viện bằng cách đóng dấu thư
viện của sách, việc đăng ký được tiến hành dưới hai hình thức:
- Đăng ký tổng quát
- Đăng ký cá biệt

Có các loại sổ sách để theo dõi việc nhập sách vào thư viện, việc đưa các sách đã đăng ký được tiến
hành dưới hai hình thức phân loại ra phòng đọc, mượn để phục vụ độc giả.
+Xử lý sách
Việc xử lý sách bao gồm hai việc :
-Xử lý kỹ thuật
-Xử lý khoa học
Xử lý khoa học là xác minh giá trị của sách và sách có giá trị trùng lặp hay không
Xử lý kỹ thuật là tiến hành mô tả, phân loại sách để chuyển đến phòng đọc, phòng mượn
VD:HH10
Trong đó :
HH:Là ký hiệu phân loại lĩnh vực sách là “hoá học”
10: là ký hiệu số lượng sách khi nhập vào.
Với ba thông số trên được nhập vào tự động khi ta thực hiện nhập vào số lượng sách
và phân loại sách khi chương trình nhập sách mới chạy:
+ Phân loại và sắp xếp sách
Sau khi đăng ký xong nhân viên thư viện đưa đến nơi cất giữ bảo quản theo số liệu kho đã quy định
chia sách. Đối với những thư viện lớn thì việc quản lý thông tin kho sách nơi lưu trữ sách là việc rất
quan trọng đối với vấn đề lưu trữ mượn trả:
+ Phục vụ độc giả
Trong các thư viện, khi độc giả muốn mượn quyển sách nào đó thì sẽ ghi các thông tin vào phiếu
mượn và đưa cho nhân viên thư viện, nhân viên thư viện sẽ căn cứ vào những thông tin trên phiếu
mượn tìm sách cho độc giả mượn. Như vậy ta thấy nếu máy tính được ứng dụng vào việc quản lý
sách thì việc tra cứu thông tin về sách sẽ được đầy đủ chính xác, nhanh chóng kịp thời hơn nhiều so
với làm bằng thủ công.
8


2. Các yêu cầu đối với chương trình quản lý sách
Để có thể tin học hoá công tác quản lý nhằm giảm tối đa các công đoạn thủ công, là một chương
trình quản lý phải có những chức năng sau:

* Chức năng cập nhật thông tin:
- Nhập thông tin sách: Từ khi sách được nhập về, lưu trữ, cho mượn, nhận trả, số lượng sách
trong thư viện có thể lên đến hàng triệu cuốn
- Nhập thông tin độc giả: Cập nhật thông tin về độc giả, số lượng độc giả có thể lên đến hàng
chục ngàn người
* Chức năng tra cứu:
Phần tra cứu phải đảm bảo được nhiệm vụ phục vụ độc giả là tra cứu về sách theo các thông tin
như theo thể loại, theo nhà xuất bản
Ngoài ra chương trình phải đảm bảo tra cứu được các thông tin về độc giả, các quyển sách mà độc giả
đang mượn.
* Chức năng mượn trả sách:
Chức năng mượn trả sách là chức năng thường dùng nhất đối với thư viện do đó chương trình
phải được thiết kế hoạt động ổn định, các thao tác sử dụng được dễ dàng nhanh chóng, chính xác.
* Chức năng thông tin báo cáo :
Phần thông tin báo cáo phải được đảm bảo việc thống kê về sách nhập, sách mượn, độc giả in ra
các báo cáo chính xác, đẹp về thông tin thống kê.

II. Các chức năng của hệ thống:
-

Thông tin độc giả
Thông tin sách
Mượn trả sách
Tra cứu
Báo cáo thống kê

III. Phương thức hoạt động của các chức năng chính:
* Thông tin độc giả:
-

Cập nhật độc giả mới đồng thời làm thẻ cho độc giả.

-

Sửa, xem thông tin độc giả.

-

Xóa độc giả khỏi danh sách độc giả nếu hết hạn sử dụng thẻ của độc giả.

-

Tìm kiếm độc giả

* Thông tin sách:
-

Phân loại sách theo thể loại, theo lĩnh vực, theo nhà xuất bản, tác giả

-

Quản lý nhập sách( mã sách, số lượng, đơn giá, tên sách, tác giả...)

-

Kiểm tra sách có còn trong thư viện hay không .
9


-

Quản lý từng đầu sách( lưu trữ thông tin về từng quyển sách trong thư viện )

* Mượn trả sách :
-

Quản lý mượn sách, trả sách của độc giả

-

Kiểm tra tính hợp lệ khi mượn

-

Kiểm tra tài liệu khi trả, tình trạng sách trả

* Tra cứu:
a. Tra cứu về độc giả

Thông tin về một độc giả
Các tài liệu mà một độc giả mượn
Các độc giả mượn một loại sách
Các độc giả mượn sách quá hạn
b. Tra cứu về sách

Tra cứu theo tên sách
Tra cứu theo mã sách
-

Tra cứu sách theo tác giả

-

Tra cứu sách theo nhà xuất bản

-

Tra cứu sách theo lĩnh vực

-

Tra cứu sách mượn quá hạn

-

Tra cứu sách theo ngày mượn

-

Tra cứu sách theo ngày trả

-

Tra cứu sách theo hạn trả
*Báo cáo:
- Thống kê tổng số sách trong thư viện
- Thống kê sách đang cho mượn
- Thống kê số lượng độc giả
- Thống kê độc giả mượn quá hạn
- Đưa ra các bảng biểu báo cáo

IV. Phân tích hệ thống quản lý thư viện về các sơ đồ chức năng và mô hình luồng
dữ liệu.
1- Biểu đồ luồng dữ liệu
Biểu đồ luồng dữ liệu đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý và về các luồng dữ liệu chuyển giao
giữa các chức năng đó .

10


Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống. Từ đó sẽ phân tích thiết kế hệ
thống mới
* Luồng thông tin đầu vào:
- Thông tin về những cuốn sách, ngày nhập, số sách nhập
- Thông tin về độc giả
- Thông tin sách mượn, ngày mượn, hạn trả, ngày trả
- Thông tin về sách trả, tiền phạt
* Luồng thông tin ra :
-Báo cáo về độc giả
-Báo cáo về sách nhập
-Báo cáo về sổ sách cho mượn và trả
-Báo cáo về số lượng sách
-Tra cứu tổng hợp về mục tiêu có liên quan đến quản lý thư viện

11


2. Sơ đồ phân rã chức năng:
Quản lý thư viện

Thông tin độc giả

Mượn , trả sách

Thông tin sách

Cập nhật độc giả

Cập nhật tt sách

Tìm kiếm độc giả

Tìm kiếm sách

Xoá độc giả

Bổ xung sách

Tra cứu sách

Lập báo cáo

Mượn sách

Tra cứu sách mượn TKê sách của TV theo phân loại

Trả sách

Tra cứu sách hiện có Thống kê sách mượn quá hạn

Tra cứu độc giả mượn sách
Thống kê độc giả hết hạn SD thẻ

Lập phiếu nhắc trả sách

Huỷ bỏ sách

3. Phân tích các chức năng chính.
a. Chức năng Quản lý độc giả:
Bao gồm: Cập nhật thêm độc giả, Tra tìm, Xem, Sửa, Xóa thông tin về độc giả.
-Cập nhật thông tin về độc giả : Dùng để nhập những thông tin về độc giả mới đến đăng ký làm
thẻ
-Tra cứu xem, sửa, xóa thông tin về độc giả: Dùng để tìm một độc giả hoặc một tập hợp các độc
giả thoả mãn điều kiện do người tìm đưa ra, đồng thời có thể thêm, xoá, sửa, cập nhật lại thông tin
nếu cần thiết.
-Xoá độc giả: nếu độc giả đó hết hạn sử dụng thẻ
*Thông tin vào:

-Các thông tin về độc giả
-Yêu cầu làm thẻ

*Thông tin ra:

- Thông tin mà độc giả yêu cầu
- Thẻ của thư viện
12


b-Chức năng Quản lý sách
Chức năng quản lý thông tin sách bao gồm : Cập nhật thông tin về sách, tra tìm, sửa đổi thông tin

sách, bổ xung sách, hủy bỏ sách.
+ Cập nhật thông tin sách: Cho phép nhập thông tin về những cuốn sách mới được bổ xung về thư
viện. Những thông tin này do bộ phận phân loại “nhập sách” đưa tới.
+Tìm kiếm sách: Dùng để tìm một hoặc một tập hợp những cuốn sách thỏa mãn những điều kiện do
người tìm đưa ra. Việc tìm kiếm sách cho phép tìm thông tin trên tất cả những thông tin về một cuốn
sách khi đưa vào sửa đổi những thông tin về đầu sách đó.
+ Bổ xung thêm nhà xuất bản : Cho phép bổ xung thêm vào nhà xuất bản mới
Thông tin vào :

Thông tin về sách mới nhập.
Thông tin về sách cho mượn .
Thông tin về sách hiện có trong thư viện .

Thông tin ra:
Trả lời yêu cầu của độc giả khi độc giả đến mượn sách là từ chối hoặc cho mượn sách.
Lập báo cáo về sách để bổ sung hoặc hủy bỏ sách và thuận tiện trong khi tìm kiếm sách.
c. Chức năng mượn, trả sách :

Chức năng mượn, trả sách bao gồm: mượn sách, trả sách
-Mượn sách : Dùng để nhập thông tin về độc giả mượn sách và thông tin về cuốn sách mà độc giả
mượn: ngày mượn, ngày hẹn trả, số lượng.
-Trả sách: dùng để tìm độc giả đang mượn những cuốn sách nào và xóa bỏ thông tin về việc mượn
những cuốn sách đó sau khi độc giả trả lại thư viện.
Thông tin vào:

Thông tin về sách cho mượn.

Thông tin ra :

Đáp ứng thông tin về sách cho độc giả

Phạt tiền độc nếu độc giả trả không đúng hẹn hoặc độc giả làm hỏng sách.
d. Chức năng tra cứu
Chức năng tra cứu bao gồm:

tra cứu sách mượn
tra cứu sách hiện có
tra cứu độc giả đang mượn sách

+ Tra cứu sách mượn: Dùng để tìm và đưa ra thông tin về tất cả các quyển sách đang cho mượn tính
đến thời điểm tra cứu cùng với các thông tin về những độc giả đang mượn những cuốn sách đó.
+ Tra cứu độc giả đang mượn sách: Dùng để tìm, đưa ra thông tin tất các độc giả hiện đang mượn
sách của thư viện và cũng những thông tin về sách đó.

13


+ Tra cứu sách hiện có: Sách cho mượn trong thư viện thường thì không cho mượn cuốn sách cuối
cùng, số sách cho mượn phải nhỏ hơn sách đã có.
Thông tin vào:
Thông tin về sách đã cho mượn
Thông tin về sách hiện có trong thư viện
Thông tin về độc giả mượn sách
Thông tin ra:
Thông tin trả lời sách cần tra cứu
Thông tin về độc giả cần tra cứu
e. Chức năng báo cáo :
Chức năng báo cáo bao gồm:
Thống kê sách của thư viện, thống kê sách theo phân loại, thống kê độc giả, thống kê độc giả hết
hạn mượn, thống kê sách mượn quá hạn, lập phiếu nhắc trả sách.

- Thống kê sách của thư viện : Dùng thống kê tất cả các đầu sách của thư viện cũng như tổng số
cuốn của các đầu sách tính đến thời gian thống kê.
- Thống kê sách theo thể loại : Dùng để thống kê tất cả các đầu sách của thư viện theo thể loại tính
đến thời gian thống kê.
- Thống kê độc giả : Dùng để thống kê tất cả các độc giả của thư viện tính đến thời điểm thống kê.
- Lập phiếu nhắc trả sách: Dùng để lập giấy gửi đến các độc giả đang mượn sách của thư viện
quá hạn mà chưa trả và gửi đến từng độc giả quá hạn trả sách .
Thông tin vào :
Thông tin về sách của thư viện
Thông tin về sách theo phân loại
Thông tin về sách đã được mượn
Thông tin về độc giả mượn sách
Thông tin ra:
Thông tin về sách đã mượn quá hạn
Thông tin về độc giả đã mượn quá hạn
Thông tin về sách trong thư viện
Lập phiếu nhắc trả sách

14


4 . Mô hình luồng dữ liệu(BĐLDL).
BĐLDL đưa ra tập hợp các chức năng xử lý và vẽ các luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức
năng.
a.Vai trò của luồng dữ liệu:
Mô hình luồng dữ liệu cho ta một cái nhìn tổng thể về hệ thống có quan điểm cân xứng cho cả dữ
liệu và quá trình .
Nó chỉ ra các thông tin chuyển tiếp từ một quá trình hoặc chức năng nào trong hệ thống sang quá
trình hoặc chức năng khác. Điều quan trọng nhất là nó chỉ ra cần có những thông tin vào trước khi
cho nó thực hiện một chức năng hay quá trình.

b.Giải thích ký hiệu:
Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) chỉ được phép sử dụng 5 loại yếu tố biểu diễn sau đây
Ký hiệu
Data flow

Tên

Giải thích
Thể hiện dữ liệu và hướng

Luồng dữ liệu

của dữ liệu
Mô tả chức năng xử lý

P

Data stores

Tiến trình

(Process)

Kho dữ liệu

Nơi lưu trữ dữ liệu
Mô tả tác nhân ngoái có liên

External entilies

Tác nhân ngoài

quan đến hệ thống
Một chức năng được mô tả ở

Internal entilies

Tác nhân trong

trang khác của biểu đồ

Các chức năng:
Định nghĩa: Một chức năng là một quá trình biến đổi dữ liệu (thay đổi giá trị, cấu trúc, vị trí của
một dữ liệu, hoặc từ một số dữ liệu đã cho, tạo ra một dữ liệu mới).
Biểu diễn: Một chức năng được biểu diễn bởi một hình tròn hay một hình ovan, bên trong có tên
của chức năng đó.
15


Tên
Tên chức năng trong biểu đồ luồng dữ liệu phải trùng tên với tên của chức năng trong biểu đồ
chức năng

phân cấp chức năng.

Tên chức năng phải là một động từ, có thêm bổ ngữ nếu cần, cho phép hiểu một cách vắn tắt chức
năng làm gì. Chẳng hạn
Báo cáo

Các luồng dữ liệu

Định nghĩa: Một luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó.
Khi nói tuyến truyền dẫn thông tin thì có nghĩa là có một thông tin được chuyển đến một chức năng
để được xử lý, hoặc chuyển đi khỏi một chức năng như một kết quả xử lý, bất kể hình thhức truyền
dẫn là gì (băng tay, qua máy tính, bằng FAX hay điện thoại …). Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu
đơn (chẳng hạn: tên sinh viên), cũng có thể là một dữ liệu có cấu trúc (chẳng hạn: thẻ). Mọi luồng dữ
liệu là phải vào hay ra một chức năng nào đó, vì thế trong hai đầu của một luồng dữ liệu (đầu đi và
đầu đến), ít nhất phải có một đầu dính tới một chức năng.
Biểu diễn: Một luồng dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng một mũi tên, trên đó có viết tên
của luồng dữ liệu.
Tên luồng dữ liệu
Tên luồng dữ liệu phải là một danh từ, kèm thêm tính ngữ nếu cần, cho phép hiểu vắn tắt nội dung
của dữ liệu được chuyển giao. Chẳng hạn:
Thẻ đã hết hạn

Các kho dữ liệu:
Định nghĩa: Một kho dữ liệu là một dữ liệu (đơn hay có cấu trúc) được lưu lại, để có thể được truy
nhập nhiều lần về sau.
Biểu diễn: Một kho dữ liệu được vẽ trong một BLD dưới dạng hai đoạn thẳng nằm ngang, kẹp giữa
tên của kho dữ liệu. Chẳng hạn:
Tên kho dữ liệu
Tên của kho dữ liệu phải là một danh từ, kèm theo tính ngữ nếu cần, cho phép hiểu một cách vắn tắt
nội dung của dữ liệu được lưu giữ. Chẳng hạn:
Sách

16


Các đối tác:
Định nghĩa: Một đối tác (còn gọi là tác nhân ngoài, hay điểm mút) là một thực thể ngoài hệ thống
nhưng có trao đổi thông tin với hệ thống, sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của

hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài.
Biểu diễn: Đối tác trong BLD được vẽ băng một hình chữ nhật, bên trong có tên đối tác.
Tên đối tác

Tên đối tác phải là một danh từ, cho phép hiểu vắn tắt đối tác là ai, hoặc là gì( người, tổ chức, thiết
bị, tệp…). Chẳng hạn:
Sinh viên

Các tác nhân trong :
Định nghĩa: Một tác nhân trong là một chức năng hay một hệ con của hệ thống, được mô tả ở một
trang khác của mô hình nhưng có trao đổi thông tin với các phần tử thuộc trang hiện tại của mô hình.
Như vậy tác nhân trong xuất hiện trong BLD chỉ để làm nhiệm vụ tham chiếu
Biểu diễn: Tác nhân trong trong BLD được vẽ dưới dạng một hình chữ nhật thiếu 1 cạnh, trong đó
viết tên tác nhân trong( chức năng hay hệ thống con).

Tên tác nhân trong phải là một động từ, kèm thêm bổ ngữ khi cần. Chẳng hạn:

17


Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Trả lời yêu cầu
Yêu cầu mượn sách
Độc giả

Th tin về đgiả

Cấp thẻ cho độc giả
Thông tin sách trả

Thanh toán tiền

Gửi các báo cáo

Quản lý thư viện

Ban quản lý thư viện

Kiểm tra
Sách cần bổ xung

Đáp ứng yêu cầu về sách cần bổ sung
Nhà xuất bản

Mục đích của thư viện là phục vụ cho các độc giả, vì vậy khi nói đến thư viện là ta nói đến ngay tác
nhân ngoài đó là độc giả, để có tài liệu phục vụ cho độc giả thư viện phải mua tài liệu từ người bán
ngoài ra thư viện cũng có thể thanh lý bớt các tài liệu cũ sách cho người mua.
Ban quản lý thư viện sẽ căn cứ vào tình hình mượn trả sách mà nhân viên thư viện cung cấp sẽ lập ra
các báo cáo thống kê từ đó nhận xét độc giả được phục vụ như thế nào so với trước kia.

18


* Biểu đồ luồng dữ liệu mứcđỉnh.

Thông tin về độc giả
Độc giả
Độc giả

Yêu cầu làm thẻ

Yêu càu mượn sách

Trả lời yêu cầu

Cấp thẻ

Sách cần tìm kiếm
Thông tin trả lời

Quản lý độc giả (1)

Tra cứu sách (3)

Thông tin độc giả

Tiền phạt
Quản lý mượn trả sách (4)

Sách

Quản lý sách (2)
Thông tin sách nhập

Báo cáo sách nhập

Y/c bx sách
Sách cần bx

Nhà xuất bản

Thống kê (5)

Thông tin sách trả

Thông tin sách mượn

Độc giả

Sách mượn

Sách trả

Thông tin sách trả

Sách

Độc giả

Độc giả

Ban giám đốc thư viện

Báo cáo sách mượn
Báo cáo sách trả
Báo cáo độc giả mượn sách

19

Với mức đỉnh các tác nhân ngoài của hệ thống ở mức khung cảnh được giữ nguyên với các luồng
thông tin vào ra
Hệ thống sẽ được phân rã thành các chức năng ở mức đỉnh là các tiến trình bên trong hệ thống theo
biểu đồ phân cấp chức năng
Xuất hiện thêm các kho dữ liệu và các luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh. Các
luồng thông tin trao đổi giữa các chức năng mức đỉnh là không thay đổi.
Qua biểu đồ luồng dữ liệu ta thấy:
Thư viện muốn quản lý được sách thì phải làm thẻ cho mỗi độc giả và ngược lại mỗi độc giả muốn
mượn được sách thì phải có thẻ do thư viện cung cấp. Bên cạnh đó muốn mượn, trả sách thì phải
thông qua hệ thống mượn trả sách và bộ phận cập nhật nguồn cung cấp sách.
Để quản lý việc mượn trả sách thì phải lấy thông tin từ kho sách, lập thông tin về yêu cầu của độc
giả. Từ đó trả lời yêu cầu đó, có thể là từ chối nếu sách đó không có trong rhư viện hoặc độc giả
không phải là độc giả của thư viện. Khi đó có thể lập ra các báo cáo thống kê các thông tin về sách
có trong thư viện, sách mượn, thông tin về độc giả mượn sách,.... Dựa vào bộ phận tra cứu sách để
tìm kiếm, xem, sửa thông tin về sách và thống kê.

20


* Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh
Chức năng 1: Thông tin độc giả

Độc giả
Yêu cầu làm thẻ

Trả lời độc giả
Thông tin độc giả cần tìm

Cấp thẻ

Yêu cầu tìm kiếm
Cập nhật độc giả

Tìm kiếm độc giả

Thủ thư
Thêm đg

Yêu
cầu
xóa
Danh sách độc giả hết hạn SD thẻ
Xóa độc giả

Xóa tt độc giả

Xóa tt độc giả

Danh sách ra trường

Chức năng 2: Thông tin sách: gồm có các bộ phận cập nhật thông tin về sách, bộ phận tìm kiếm
sách, bộ phận bổ xung sách, bộ phận hủy bỏ sách. Trong đó bộ phận cập nhật thông tin về sách sẽ
lấy thông tin từ kho sách đồng thời kho sách sẽ cung cấp thông tin về sách cho bộ phận tìm kiếm
sách và trả lời yêu cầu tìm kiếm sách mượn. Bộ phận quản lý sách sẽ căn cứ vào thông tin mà độc
giả mượn sách cung cấp để từ đó lập ra thống kê báo cáo sách về sách hủy bỏ sách hay bổ xung
lượng sách cần thiết
Nhập sách được mang đến từ người cung cấp, gửi cho bộ phận nhập sách, lưu vào kho sách, kế toán
thanh toán tiền cho người cung cấp.
Làm thẻ độc giả cung cấp thông tin cá nhân, tiền lệ phí, thư viện làm thẻ trả lại bạn đọc.

21


Chức năng 3: Mượn trả sách
Chức năng quản lý mượn trả sách : quản lý thông tin về tình hình mượn trả,tình trạng sách cho mượn,
tình trạng sách trả của độc giả. Căn cứ vào đó có thể cho độc giả mượn sách nữa hoặc phạt tiền độc
Độc giả
xuất rách
bản sách. Chức năng này liên quan tới bộ phận quản lý sách.
giả nếu độc giả trả quá hạn, độcNhà
giả làm
TừĐộc
đó giả
lập báo cáo thống kề về tình hình mượn trả. Bộ phận trả sách sẽ lấy thông tin về độc giả đã
Trảtin
lờivề
thông
tin
Sách
cần
mượn sách ở kho
độc
giảbổvàxung
kho sách mượn sẽ chứa thông
sáchThông
mượntin
và sách
cungcần
cấp thông tin về
Yêu cầu bổ xung sách

tìm
Thủ thư
Thông tin sách
cầnmượn
mượncho bộ phận trả sách và cập nhật tới kho mượn sách.
sách
-Mượn sách: Khi mượn, độc giả đưa thẻ cho bộ phận quản lý sách. Bộ phận đó kiểm tra xem trong
Tragiả.
cứu sách
thư viện có sách trong kho không, nếu có thì cập nhật danh sách cần mượn và gửi đến độc
Tìm kiếm sách
-Trả
sách:
Độc
Cập
nhập
thông
tingiả
sáchphải mang thẻ và tài liệu mượn đến bộ phận kiểm tra tài liệu trả có hợp lệ
không, nếu mất, hỏng phải đền; ngược lại tài liệu được gửi về kho và cập nhật thông tin danh sách.

Quyết
định
nhập
sách
mới

Trả lời yêu cầu

Hóa đơn

Sách mượn

Sách
Thông tin về sách cần mượn

Sách mượn

độc giả

Độc giả

Ban giám đốc

Ban giám đốc

Mượn sách

Hủy bỏ sách

Sách
Th tin sách trả

Phiếu nhắc trả sách

Bổ sung sách

Sách không có độc giả mượn
Yêu cầu bổ xung sách
Sổ mượn

thông tin sách mượn

Trả sách

Sách mượn

Sách cần bổ xung
Mượn trả sách

Nhà xuất bản
Sách trả

22


Chức năng 4: Chức năng tra cứu sách
Chức năng này liên quan đến việc tìm kiếm sách mượn, sách còn trong thư viện hay tìm kiếm độc giả
đang mượn sách dựa vào một số thông tin cụ thể nào đó.
-Tra cứu sách mượn: lấy thông tin từ kho sách và cập nhật danh sách sách mượn ở kho sách mượn
và lập báo cáo thống kê gửi lên ban quản lý thư viện
Mặt khác ở kho sách mượn lưu trữ thông tin về sách mượn sẽ cung cấp thông tin về từng quyển
sách, về số lượng quyển, về ngày mượn, ngày hẹn trả của độc giả đang mượn sách để từ đó lập danh
sách độc giả được phục vụ gửi lên ban quản lý thư viện
-Tra cứu sách hiện có: làm nhiệm vụ tra cứu tìm kiếm các thông tin về sách, về số lượng, tên sách,...
còn ở trong thư viện. Bộ phận này lấy thông tin ở kho sách và đồng thời cập nhật thông tin sách ở
đó. Gửi thông tin về sách hiện có tới ban quản lý thư viện.

Mượn trả sách
Ban QLTV

Tra cứu sách

Tra cứu sách hiện có
Sách

Thông tin sách mượn

Độc giả
Tra cứu độc giả

Ban quản lý thư viện

23


* Chức năng 5: Chức năng lập báo cáo

Độc giả

Thống kê sách của thư viện

Sách

Thống kê độc giả hết hạn sử dụng thẻ

Thống kê sách mượn quá hạn

Sách mượn

Sách trả

thẻ quỏ hạn

Lập phiếu nhắc trả sách

Độc giả

Thống kê sách trong thư viện căn cứ vào thông tin về sách nhập, ngày nhập cung cấp thông tin về
sách cho độc giả mượn sách.
Thống kê sách theo phân loại: sách trong thư viện được phân loại theo từng loại được gửi đến ban
quản lý thư viện.
Thống kê theo độc giả quá hạn: thông tin được lưu trong kho độc giả.
b. Mô hình thực thể liên kết:
Dùng để xác định các thông tin cơ sở có ích cho hệ thống giúp ta nhận rõ mối quan hệ bên trong
hoặc các tham trỏ chéo giữa chúng .

24


Mô hình luồng dữ liệu chứa đầy đủ các thuộc tính hay các cơ sở dữ liệu cần thiết cho công tác
quản lý. Tránh được mức dư thừa hay tổn thất nhất định. Thuận lợi cho việc xây dựng chương trình
và thiết kế chương trình .
Từ sự phân tích đầu vào, đầu ra của hệ thống các biểu đồ luồng dữ liệu là sự vận chuyển thông tin
giữa các chức năng ta có thể xây dựng mô hình thực thể liên kết như sau:
a.

Danh sách các thuộc tính :
- Thông tin sách: Mã sách, tên sách, số lượng, tác giả, chức danh, nhà xuất bản, năm xuất bản,
địa chỉ nhà xuất bản, lĩnh vực, số xuất bản của sách, số trang, khổ sách.
-Chủ đề: Mã chủ đề, tên chủ đề.

-Thẻ: Số thẻ, họ tên, ngày cấp, ngày hết hạn, số sách được mượn, thời gian mượn.

-Độc giả: Họ tên, ngày sinh, chức danh, địa chỉ, số CMT.
-Phiếu yêu cầu: Số thẻ, người mượn, tên sách mượn, ngày mượn, ngày hẹn trả.
-Phiếu theo dõi: Số thẻ, người mượn,tên sách mượn, ngày mượn, ngày hẹn trả, ngày
chính thức trả, tình trạng trả sách.
-Phiếu nhắc trả sách: tên sách, số tiền phạt.
-Nhân viên: mã nhân viên, tên nhân viên, chức vụ, ngày sinh, địa chỉ của nhân viên.
b.

Danh sách thuộc tính đã chuẩn hoá:
-Thông tin sách : Mã sách, tên sách, số lượng, tên tác giả, tên nhà xuất bản, năm xuất bản.
-Tác giả: mã tác giả, tên tác giả.
-Nxb: Mã nhà xuất bản, tên nhà xuất bản.
-Độc giả: Mã độc giả, tên độc giả, ngày sinh, địa chỉ, lớp, khoa, khóa học.
-Thẻ: số thẻ, mã độc giả , tên độc giả, ngày cấp, ngày hết hạn, ngày sinh, lớp, khoa.
-Phiếu mượn sách: SH phiếu mượn, số thẻ, tên sách, tên tác giả, ngày mượn, ngày trả, số
lượng mượn, tên độc giả, ngày sinh, địa chỉ, số điện thoại.
-Phiếu theo dõi: SH phiếu theo dõi, số thẻ, tên độc giả, tên sách, ngày mượn, ngày hẹn
trả, ngày chính thức trả, tình trạng trả sách .
-Phiếu nhắc trả sách: SH phiếu nhắc trả, số thẻ, tên sách, tên tác giả, ngày mượn, ngày
trả, ngày hiện tại.

25