Quy trình nghiệp vụ hoán đổi ngoại tệ tại công ty tài chính xi măng (CFC)

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ HOÁN ĐỔI NGOẠI TỆ TẠI CÔNG TY TÀI
CHÍNH XI MĂNG (CFC)
I.

Lời mở đầu:

Quản trị sản xuất và tác nghiệp bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc
quản trị các yếu tố đầu vào, tổ chức, phối hợp các yếu tố đó nhằm biến đổi
chúng thành các sản phẩm vật chất hoặc dịch vụ với hiệu quản cao nhất. Để tạo
ra sản phẩm hoặc dịch vụ, các doanh nghiệp đều phải thực hiện 3 chức năng cơ
bản: marketing, sản xuất, tài chính. Do đó có thể nói rằng quản trị sản xuất và
tác nghiệp có tầm quan trọng đặc biệt trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu
quản trị tốt, ứng dụng các phương pháp quản trị khoa học thì sẽ tạo khả năng
sinh lợi lớn cho doanh nghiệp. Ngược lại nếu quản trị kém sẽ làm cho doanh
nghiệp thua lỗ, có thể dẫn tới phá sản. Hiểu được tầm quan trọng của quản trị
sản xuất và tác nghiệp, các doanh nghiệp không ngừng đưa ra các biện pháp hữu
hiệu để cải tiến hệ thống này.
Trong bài viết này, quy trình hoán đổi ngoại tệ của công ty tài chính Xi
măng sẽ được phân tích để thấy rõ những điểm hạn chế và những cách khắc
phục dựa trên kiến thức và lý thuyết của môn quản trị hoạt động.
II.

Quy trình nghiệp vụ hoán đổi ngoại tệ tại Công ty Tài chính Xi măng
(CFC)

Sản phẩm giao dịch hoán đổi ngoại tệ (Currency swap) là giao dịch đồng thời
mua và bán cùng một lượng ngoại tệ (chỉ có hai đồng tiền được sử dụng trong
giao dịch), trong đó kỳ hạn thanh toán của hai giao dịch là khác nhau và tỷ giá
của hai giao dịch được xác định tại thời điểm ký kết hợp đồng.
Đặc điểm của nghiệp vụ hoán đổi ngoại tệ:

1/6


- Giao dịch này tương đương 02 giao dịch đồng thời, một giao dịch mua
bán ngoại tệ giao ngay và một giao dịch kỳ hạn để mua bán ngoại tệ tại
thời điểm trong tương lai nhưng theo chiều ngược lại.
- Giao dịch trao đổi này là có kỳ hạn nhất định, hết thời hạn này khách hàng
nhận lại loại tiền dùng để trao đổi và trả cho Công ty loại tiền đã vay.
Lợi ích của giao dịch:
- Khi khách hàng có nhu cầu sử dụng một loại tiền tệ cho mục đích thanh
toán, trả nợ… mà không muốn thực hiện giao dịch mua bán ngoại tệ, thì
khách hàng có thể dùng một loại tiền khác đang sẵn có để trao đổi với
Công ty.
- Khách hàng không phải gánh chịu rủi ro tỷ giá như trong những giao dịch
mua bán ngoại tệ giao ngay và kỳ hạn.
Đối tượng tham gia giao dịch: các tổ chức kinh tế
Quy trình nghiệp vụ:
Lưu đồ thực hiện
TRÁCH NHIỆM

TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN

THAM
CHIẾU

Tìm kiếm khách hàng
Phòng Nguồn
vốn

Xem Bước 1

Lựa chọn khách hàng
Phòng Nguồn
vốn

Xem Bước 2

Trình phương án
Phòng Nguồn
vốn

Xem Bước 3
N

Phê
Tổng Giám đốc
duyệt

Xem Bước 3
Y

Lập và trình ký hợp đồng
Phòng Nguồn
vốn

Xem Bước 4

2/6

Chuyển tiền đi

Phòng Kế toán

Hoàn thiện và lưu hồ sơ

Xem Bước 5

Phòng Nguồn vốn

Xem Bước 6

Báo cáo NHNN
Phòng Nguồn
vốn

Xem Bước 7

Chuyển tiền về
Phòng Kế toán

Xem Bước 8

- Bước 1: Tìm kiếm khách hàng: Khi công ty có nguồn vốn nhàn rỗi được
sử dụng cho mục đích kinh doanh theo thông báo của bộ phận cân đối, chuyên
viên kinh doanh ngoại tệ thực hiện việc tìm kiếm khách hàng và thông báo số
tiền, thời hạn thực hiện swap để khách chào điểm swap.
- Bước 2: Lựa chọn khách hàng: Lựa chọn khách hàng trên nguyên tắc
điểm swap cạnh tranh và hoạt động swap có hiệu quả, doanh thu từ hoạt động
swap phải cao hơn chi phí bỏ ra.

- Bước 3: Trình phương án: Thông báo phương án swap (hiệu quả swap,
dòng tiền) cho bộ phận cân đối. Bộ phận cân đối lập phương án dòng tiền trình
Tổng Giám đốc.
- Bước 4: Xác nhận và trình ký hợp đồng: Sau khi dòng tiền được phê
duyệt, chuyên viên kinh doanh ngoại tệ xác nhận với khách hàng, lập và trình ký
hợp đồng (trực tiếp hoặc qua fax) với khách hàng.
- Bước 5: Chuyển tiền đi: Chuyên viên kinh doanh ngoại tệ chuyển hợp
đồng (bản gốc hoặc bản fax) cùng với phương án dòng tiền được Tổng Giám
đốc phê duyệt cho Phòng Kế toán làm căn cứ để tiến hành thực hiện thủ tục
chuyển đồng tiền đem đi hoán đổi theo vế hợp đồng giao ngay. Tùy thuộc tính
cấp thiết của việc chuyển tiền, chuyên viên kinh doanh ngoại tệ có thể đề nghị
3/6


các bộ phận liên quan (bao gồm Phòng Kế toán, bộ phận cân đối tổng hợp) phối
hợp để đảm bảo tính kịp thời của việc chuyển tiền. Sau khi CFC chuyển tiền
thành công, chuyên viên kinh doanh ngoại hối kết hợp với Phòng Kế toán đốc
thúc khách hàng chuyển tiền đối ứng về tài khoản của Công ty.
- Bước 6: Hoàn thiện và lưu hồ sơ: Chuyên viên kinh doanh ngoại hối
nhập hồ sơ vào phần mềm, chuyển cho Phòng Kế toán hạch toán kịp thời và lưu
các chứng từ liên quan đến giao dịch theo đúng quy định. Chuyên viên kinh
doanh ngoại hối có trách nhiệm hoàn thiện bản gốc hợp đồng không muộn hơn
14 ngày làm việc. Phòng Nguồn vốn sẽ chuyển cho Phòng Kế toán lưu 01 bản
gốc hợp đồng và các văn bản có liên quan (là bộ phận không thể tách rời hợp
đồng) sau khi có đầy đủ hồ sơ.
- Bước 7: Báo cáo Ngân hàng Nhà nước: Lập báo cáo về trạng thái ngoại
tệ theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.
- Bước 8: Chuyển tiền về: Đến ngày giá trị của vế hợp đồng kỳ hạn, trên
cơ sở hợp đồng đã ký và phương án dòng tiền đã được Tổng Giám đốc phê
duyệt, Phòng Nguồn vốn thông báo cho Phòng Kế toán chuyển tiền cho khách

hàng để nhận lại tiền về.
Những bất cập trong quy trình trên
 Quy trình trên chưa thể hiện việc kiểm soát của bộ phận kiểm soát rủi ro
trong các bước thực hiện giao dịch.
 Thời gian hoàn thiện hồ sơ không quá 14 ngày làm việc là quá lâu.
 Chưa có quy định về thời gian thực hiện các bước do Công ty tài chính bị
hạn chế về chức năng thanh toán. Việc chuyển tiền đi, chuyển tiền về phải
phụ thuộc vào các ngân hàng khác.
Biện pháp cải thiện:
 Quy định về việc bộ phận kiểm soát rủi ro xem xét lại hợp đồng, việc
hạch toán, nhập số liệu vào phần mềm và lập báo cáo gửi ngân hàng nhà
nước.
4/6


 Chuyên viên kinh doanh nguồn vốn cần hoàn thiện hồ sơ không quá 5
ngày làm việc.
 Quy định thời gian chuyển chứng từ đến ngân hàng để chuyển tiền đi và
chuyển tiền về phải trước 15h hàng ngày để đảm bảo tiền có thể chuyển đi
hoặc chuyển tiền về được.
III.

Áp dụng kiến thức quản trị hoạt động vào doanh nghiệp

Một trong những ứng dụng quan trọng của môn quản trih hoạt động đó là mô
hình Lean. Lean đã giúp nhiều doanh nghiệp trên thế giới làm nên thành công.
Nguyên tắc chủ đạo của Lean là gia tăng giá trị cho khách hàng thông qua việc
liên tục loại bỏ lãng phí trong suốt quá trình cung cấp sản phẩm và dịch vụ.
Lãng phí ở đây được hiểu là “tất cả các hoạt động của doanh nghiệp không giúp
tạo ra giá trị mong muốn cho khách hàng”. Vì thế, muốn áp dụng Lean, doanh

nghiệp phải hiểu đâu là những điều khách hàng thật sự quan tâm, những giá trị
từ sản phẩm và dịch vụ cung cấp được khách hàng sẵn sàng trả tiền. Trên cơ sở
đó, doanh nghiệp sẽ biết cách giảm thiểu, hoặc loại bỏ, những hoạt động nào
làm phát sinh chi phí và kéo dài thời gian chờ đợi của khách hàng.
Dựa vào mô hình Lean chúng ta có thể thấy rõ những nhược điểm trong quy
trình tác nghiệp của công ty Tài chính Xi măng:
Thứ nhất là Chờ đợi:
Chuyên viên kinh doanh ngoại hối cần phải hoàn thiện hồ sơ trong thời gian
không quá 14 ngày. Hồ sơ này phòng Kế toán cũng phải lưu. Chứng từ của
phòng Kế toán rất nhiều, sau một tuần phòng Kế toán phải chuyển hồ sơ vào kho
do điều kiện diện tích phòng nhỏ hẹp, không đủ chỗ để để chứng từ tài liệu. Việc
chờ đợi hồ sơ gốc để lưu chứng từ khiến phòng Kế toán phải đi lấy các cặp hồ
sơ chứng từ đã để vào kho để ghép chứng từ. Việc này rất mất thời gian. Nhiều
khi nhân viên Kế toán có thể không nhớ hết các hồ sơ cần hoàn thiện nên chứng
từ kế toán lưu có thể lại chưa phải là bản gốc. Điều này là không phù hợp với
quy định của Bộ Tài chính.
5/6


Để khắc phục việc này, chuyên viên kinh doanh ngoại tệ cần thiết phải hoàn
thiện hồ sơ trong vòng 05 ngày làm việc.
Thứ hai là Di chuyển
Nghiệp vụ hoán đổi cần có sự phối hợp giữa phòng Nguồn vốn và phòng
Kế toán, có sự luân chuyển chứng từ giữa 2 phòng. Việc bố trí phòng Kế toán và
phòng Nguồn vốn ở 2 tầng khác nhau là chưa hợp lý. Cả chuyên viên kinh
doanh ngoại tệ và chuyên viên phòng Kế toán phải mất nhiều thời gian để đi lại,
chuyển hồ sơ, tài liệu của mỗi giao dịch. Trong khi việc chuyển tiền đi, tiền về
lại bị hạn chế về mặt thời gian. Do đó, Công ty nên bố trí 2 phòng này ở cạnh
nhau để thuận tiện cho việc đi lại.
Những lãng phí trên trong nghiệp vụ hoán đổi ngoại tệ chủ yếu là về mặt

thời gian, Công ty chưa thể đánh giá được sự lãng phí đó trị giá bao nhiêu tiền.
Nhưng thời gian là tiền bạc, Công ty có thể loại bỏ các lãng phí đó để có thể tiết
kiệm được các chi phí của Công ty.
IV.

Tài liệu tham khảo

1. Giáo trình quản trị hoạt động – Chương trình thạc sĩ quản trị kinh doanh –
ĐH Griggs
2. Tài liệu cung cấp bởi công ty Tài chính Xi măng
3. Các diễn đàn về quản trị doanh nghiệp

6/6