QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ

QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
CÔNG TY CỔ PHẦN CHỨNG KHOÁN
ĐẠI TÂY DƯƠNG
THÁNG 10 NĂM 2007
CHI TIẾT QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ
STT Nội dung Trang
1. Quy trình Thực hiện Quyền
3
1.1 Quyền nhận cổ tức
3
1.2 Quyền bỏ phiếu 4
1.3 Quyền mua cổ phiếu 5
1.4 Quyền chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi 6
1.5 Quyền nhận cổ phiếu thưởng 7
1.6 Quyền nhận vốn gốc và lãi trái phiếu 8
1.7 Quyền tách gộp cổ phiếu 9
2. Quy trình Mở/Đóng tài khoản 10
3. Quy trình Đăng ký mã số giao dịch cho nhà đầu tư nước ngoài 15
4. Quy trình Gửi chứng khoán 18
5. Quy trình Chuyển khoản chứng khoán 22
5.1 Tất toán 22
5.2 Thừa kế, cho, tặng 23
6. Quy trình rút Chứng khoán 24
7. Quy trình Cầm cố và Giải tỏa Cầm cố 27
8. Quy trình Thanh toán bù trừ 31
9. Quy trình Sửa lỗi sau giao dịch 35
10. Quy trình Kiểm soát nội bộ và Quản lý rủi ro 41
2
QUY TRÌNH THỰC HIỆN QUYỀN
I. PHẠM VI ÁP DỤNG
Quy trình này áp dụng tại phòng Kế toán Lưu ký cho nghiệp vụ thực hiện quyền

cho khách hàng đối với chứng khoán họ đang nắm giữ.
II. ĐIỀU KIỆN
Khách hàng phải có Tài khoản giao dịch chứng khoán mở tại Công ty Cổ phần
chứng khoán Đại Tây Dương.
III. CÁC QUYỀN CỦA NGƯỜI SỞ HỮU CHỨNG KHOÁN
1. Quyền nhận cổ tức
2. Quyền bỏ phiếu
3. Quyền mua cổ phiếu
4. Quyền Trái phiếu chuyển đổi
5. Quyền nhận cổ phiếu thưởng
6. Quyền nhận vốn gốc và lãi trái phiếu
7. Quyền tách gộp cổ phiếu
IV. NỘI DUNG CÔNG VIỆC
Phòng Kế toán lưu ký nhận thông báo về việc thực hiện quyền của khách hàng do
Nhân viên Môi giới chuyển sang. Nhân viên kế toán lưu ký phải làm các việc sau:
1. THỰC HIỆN QUYỀN NHẬN CỔ TỨC
Bước 1:
Nhân viên kế toán lưu ký (KTLK) nhận Danh sách phân bổ quyền (Thanh toán cổ
tức bằng tiền) (Mẫu 03/Q-ĐK) từ nhân viên môi giới chuyển sang.
Bước 2:
- Đến ngày đăng ký cuối cùng Nhân viên KTLK lập Danh sách người sở hữu chứng
khoán lưu ký 2 bản (Mẫu 01/Q-ĐK– 2 bản: 1 bản gửi Trung Tâm Lưu Ký Chứng
Khoán - TTLKCK, 1 bản lưu tại Công ty)
- Trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký duyệt và gửi đến Trung tâm lưu ký Chứng khoán
(TTLK CK) (chậm nhất 3 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng).
3
Bước 3:
- Nhân viên KTLK nhận Báo cáo phân bổ quyền cuối cùng từ TTLK CK đối chiếu
với Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký.
- Nhân viên KTLK lập Giấy đề nghị thanh toán cổ tức.

- Trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký duyệt.
Bước 4:
Nhân viên KTLK gửi TTLK CK liên 2 Giấy đề nghị thanh toán cổ tức
Bước 5:
- Đến ngày thanh toán cổ tức nhân viên KTLK nhận Báo cáo thanh toán cổ tức bằng
tiền Trung Tâm Giao Dịch Chứng Khoán (TTGDCK) và Sở Giao Dịch Chứng Khoán
(SGDCK) và Giấy báo Có của Ngân hàng chỉ định thanh toán.
- Nhân viên KTLK tiến hành phân bổ tiền cho từng người sở hữu chứng khoán của tổ
chức phát hành được trả cổ tức.
- Nhân viên KTLK tiến hành hạch toán trả cổ tức cho khách hàng.
Bước 6:
Nhân viên KTLK thông báo kết quả thực hiện quyền cho khách hàng.
2. THỰC HIỆN QUYỀN BỎ PHIẾU
TRƯỜNG HỢP 1: Người sở hữu chứng khoán trực tiếp thực hiện quyền bỏ
phiếu
Bước 1: Nhân viên KTLK nhận Thông báo ngày họp Đại Hội Cổ Đông từ Nhân
viên Môi giới.
Bước 2:
- Nhân viên KTLK nhận Giấy yêu cầu thực hiện quyền bỏ phiếu của người sở hữu
CK.
- Kiểm tra đối chiếu với phần mềm quản lý tài khoản của khách hàng: Những thông tin
trên giấy yêu cầu (tên, địa chỉ, số TK, loại CK, số lượng CK)
- Nhân viên KTLK lập Danh sách người thực hiện quyền (Mẫu 01/Q-ĐK– 2 liên: 1
liên lưu tại bộ phận KTLK, 1 liên gửi TTLK) và Giấy yêu cầu thực hiện quyền bỏ
phiếu cho khách hàng
- Trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký duyệt.
Bước 3: Nhân viên KTLK gửi Trung tâm lưu ký (chậm nhất là 10 ngày làm việc sau
ngày đăng ký cuối cùng)
+ Danh sách người thực hiện quyền.
4

+ Giấy yêu cầu thực hiện quyền bỏ phiếu cho khách hàng do công ty lập.
+ Giấy yêu cầu thực hiện quyền bỏ phiếu của khách hàng.
TRƯỜNG HỢP 2: Khách hàng ủy quyền cho Trung tâm lưu ký tham gia bỏ
phiếu tại ĐHCĐ.
Bước 1: Nhân viên quản lý tài khoản nhận Thư ủy quyền của khách hàng.
Bước 2:
- Căn cứ vào Thư ủy quyền của khách hàng, nhân viên quản lý tài khoản lập:
+ Danh sách người sở hữu chứng khoán loại Chứng khoán đó (Mẫu 01/Q-ĐK–
2 liên: 1 liên lưu tại phòng Kế toán lưu ký, 1 liên gửi Trung tâm lưu ký).
+ Giấy yêu cầu thực hiện quyền cho khách hàng.
- Trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký duyệt.
Bước 3:
Nhân viên quản lý tài khoản gửi Trung tâm lưu ký chứng khoán (chậm nhất là 10
ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng)
+ Thư ủy quyền cho Trung tâm lưu ký chứng khoán thực hiện quyền bỏ phiếu.
+ Danh sách người sở hữu chứng khoán (liên 2)
+ Giấy yêu cầu thực hiện quyền cho khách hàng (liên 2)
TRƯỜNG HỢP 3: Người sở hữu chứng khoán không thực hiện quyền (hoặc gửi
thông báo muộn):
Công ty phải gửi thông báo cho Trung tâm Lưu ký chứng khoán yêu cầu trung tâm
thực hiện quyền bỏ phiếu cho người sở hữu.
3. THỰC HIỆN QUYỀN MUA CỔ PHIẾU
Bước 1: Nhân viên kế toán lưu ký nhận Danh sách phân bổ quyền mua chứng
khoán (Mẫu 11/Q-ĐK) từ Nhân viên môi giới.
Bước 2:
- Nhân viên kế toán lưu ký nhận Giấy yêu cầu thực hiện quyền mua cổ phiếu của
khách hàng
- Căn cứ vào tỷ lệ thực hiện quyền do tổ chức phát hành quy định, nhân viên Kế toán
lưu ký lập:
+ Danh sách người thực hiện (Mẫu 01/Q-ĐK– 2 liên: 1 liên lưu tại phòng Kế

toán lưu ký, 1 liên gửi Trung tâm lưu ký).
+ Giấy đăng ký mua chứng khoán (Mẫu 01) cho khách hàng.
5
- Kiểm tra số dư Tài khoản chứng khoán và Tài khoản tiền gửi: Nếu tài khoản của
khách hàng không đủ số dư thì yêu cầu khách hàng chuyển đủ tiền vào tài khoản.
- Trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
* Chú ý: Việc yêu cầu khách hàng nộp tiền vào TK để mua chứng khoán phát hành
mới được phân ra làm 2 giai đoạn: Giai đoạn nộp tiền đăng ký mua và giai đoạn nộp
tiền mua CK tương tự như trong Quy trình đại lý phát hành chứng khoán.
Bước 3:
- Nhân viên KTLK gửi TTLK (chậm nhất là 3 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối
cùng)
+ Giấy đăng ký mua chứng khoán do khách hàng lập.
+ Danh sách nhà đâu tư đăng ký mua chứng khoán phát hành thêm (Mẫu
16/Q-ĐK - 2 liên: liên 1 lưu tại bộ phận KTLK, liên 1 gửi TTLK CK)
+ Giấy đăng ký mua chứng khoán (Mẫu 17/Q-ĐK)
- Nhân viên KTLK chuyển tiền đặt mua cổ phiếu của khách hàng vào tài khoản tiền
gửi của TTLK mở tại ngân hàng chỉ định thanh toán. Thời hạn chuyển tiền chậm nhất
là 1 ngày làm việc trước ngày thực hiện quyền mua cổ phiếu.
Bước 4:
- Nhân viên KTLK nhận Báo cáo về việc phân bổ cổ phiếu của TTLK.
- Căn cứ vào báo cáo về việc phân bổ cổ phiếu, nhân viên KTLK tiến hành phân bổ
CK cho từng người sở hữu trên hệ thống phần mềm quản lý TK của khách hàng.
Bước 5: Nhân viên Kế toán lưu ký thông báo việc thực hiện quyền cho khách hàng.
4. THỰC HIỆN QUYỀN CHUYỂN ĐỔI TRÁI PHIẾU CHUYỂN ĐỔI
Bước 1: Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Danh sách phân bổ chứng khoán chi tiết
cho thành viên lưu ký (thực hiện chuyển đổi trái phiếu chuyển đổi) (Mẫu 20/Q-
ĐK) từ Nhân viên môi giới.
Bước 2:
- Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Giấy yêu cầu thực hiện quyền chuyển đổi trái

phiếu của khách hàng
- Kiểm tra nội dung giấy yêu cầu đối chiếu với số liệu trên hệ thống.
- Căn cứ vào tỷ lệ chuyển đổi do tổ chức phát hành quy định, nhân viên Kế toán lưu
ký lập:
+ Danh sách người thực hiện quyền (Mẫu 01/Q-ĐK– 2 liên: liên 1 lưu tại bộ
phận KTLK, liên 1 gửi TTLK CK)
+ Giấy yêu cầu thực hiện quyền chuyển đổi TP cho KH
6
- Trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Bước 3:
Gửi Trung tâm lưu ký (chậm nhất 3 ngày làm việc sau ngày đăng ký cuối cùng)
+ Danh sách người thực hiện quyền
+ Giấy yêu cầu thực hiện quyền chuyển đổi trái phiếu cho khách hàng (liên 2)
do công ty lập.
+ Giấy yêu cầu thực hiện quyền chuyển đổi trái phiếu (liên 2) do khách hàng
lập.
Bước 4:
- Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Báo cáo phân bổ chứng khoán từ Trung tâm lưu ký
chuyển về
- Kiểm tra đối chiếu với Danh sách người sở hữu chứng khoán
- Nhập dữ liệu vào hệ thống và thực hiện phân bổ cho khách hàng.
Bước 5: Nhân viên Kế toán lưu ký thông báo việc thực hiện chuyển đổi trái phiếu
chuyển đổi cho khách hàng.
5. THỰC HIỆN QUYỀN NHẬN CỔ PHIẾU THƯỞNG
Bước 1:
Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Thông báo nhận cổ phiếu thưởng từ Nhân viên môi
giới.
Bước 2:
- Căn cứ tỷ lệ quyền nhận cổ phiếu thưởng do Tổ chức phát hành quy định, nhân viên
Kế toán lưu ký lập:

+ Danh sách những người được nhận cổ phiếu thưởng từ hệ thống phần mềm
(Mẫu 01/Q-ĐK– 2 liên: Liên 1 lưu tại bộ phận KTLK, liên 2 gửi TTLK CK)
+ Giấy yêu cầu thanh toán cổ phiếu thưởng cho người sở hữu CK.
- Trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Bước 3:
Gửi Trung tâm lưu ký Giấy yêu cầu thanh toán cổ phiếu thưởng cho khách hàng
(liên 2) và Danh sách người sở hữu (chậm nhất là 10 ngày làm việc sau ngày đăng
ký cuối cùng)
Bước 4:
- Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Báo cáo phân bổ cổ phiếu thưởng (Mẫu 22/Q-
ĐK) từ Trung tâm lưu ký chuyển về.
7
- Kiểm tra đối chiếu với Danh sách những người được nhận cổ phiếu thưởng
- Nhập dữ liệu vào hệ thống và thực hiện phân bổ cho khách hàng.
Bước 5: Nhân viên Kế toán lưu ký thông báo kết quả việc thực hiện quyền tới khách
hàng.
6. THỰC HIỆN QUYỀN NHẬN VỐN GỐC VÀ LÃI TRÁI PHIẾU
Bước 1: Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Thông báo ngày nhận vốn gốc, lãi trái
phiếu từ Nhân viên môi giới.
Bước 2:
- Căn cứ vào thông báo quyền nhận vốn gốc, lãi trái phiếu do Tổ chức phát hành quy
định, nhân viên Kế toán lưu ký lập:
+ Danh sách người sở hữu (Mẫu 01/Q-ĐK– 2 liên: Liên 1 lưu tại bộ phận
KTLK, liên 2 gửi TTLK CK)
+ Giấy yêu cầu thanh toán vốn gốc và lãi trái phiếu cho khách hàng
- Trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Bước 3:
Gửi Trung tâm lưu ký Giấy yêu cầu thanh toán vốn gốc và lãi trái phiếu cho khách
hàng (liên 2) và Danh sách người sở hữu (chậm nhất là 03 ngày làm việc sau ngày
đăng ký cuối cùng)

Bước 4:
Vào ngày làm việc trước ngày đến hạn thanh toán vốn gốc, lãi trái phiếu, nhân viên kế
toán lưu ký lập Giấy đề nghị thanh toán vốn gốc và lãi trái phiếu, trình Kế toán
trưởng/ Giám đốc ký và gửi TTLK CK.
Bước 5:
- Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Báo cáo thanh toán vốn gốc và lãi Trái phiếu từ
Ngân hàng chỉ định và của Trung tâm lưu ký.
- Nhân viên Kế toán lưu ký nhập dữ liệu vào hệ thống phần mềm và tiến hành phân bổ
cho khách hàng.
Bước 6:
Nhân viên Kế toán lưu ký thông báo việc thực hiện quyền cho khách hàng.
7. THỰC HIỆN QUYỀN TÁCH GỘP CỔ PHIẾU
Bước 1: Nhân viên Kế toán lưu ký nhận Thông báo về việc tách gộp cổ phiếu từ
Nhân viên môi giới.
Bước 2:
8
- Căn cứ vào tỷ lệ tách gộp cổ phiếu do Tổ chức phát hành quy định, nhân viên Kế
toán lưu ký kiểm tra và lập:
+ Danh sách người sở hữu loại cổ phiếu được thực hiện tách gộp (Mẫu 01/Q-
ĐK- 2 liên: Liên 1 lưu tại bộ phận KTLK, liên 2 gửi TTLK CK)
+ Giấy yêu cầu thực hiện việc tách gộp cổ phiếu cho khách hàng
- Trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt.
Bước 3:
Nhân viên Kế toán lưu ký gửi Trung tâm lưu ký Giấy yêu cầu thực hiện việc tách
gộp cổ phiếu (liên 2) và Danh sách người sở hữu
Bước 4:
- Nhân viên Kế toán lưu ký nhận chứng từ từ Trung tâm lưu ký về việc thực hiện phân
bổ cổ phiếu và báo cáo tổng hợp về việc phân bổ cổ phiếu do việc tách/gộp cổ phiếu
cho tổ chức phát hành.
- Căn cứ vào Báo cáo trên Nhân viên Kế toán lưu ký thực hiện:

+ Nhập số liệu vào hệ thống
+ Hạch toán việc phân bổ chứng khoán cho khách hàng.
Bước 5:
Nhân viên Kế toán lưu ký thông báo việc thực hiện quyền cho khách hàng.
9
QUY TRÌNH MỞ/ĐÓNG TÀI KHOẢN
I. PHẠM VI ÁP DỤNG
- Quy trình này được áp dụng tại Hội sở, các chi nhánh và phòng giao dịch của Công
ty Cổ phần Chứng khoán Đại Tây Dương.
- Quy trình này có hiệu lực kể từ ngày ký cho tới khi có văn bản khác thay thế.
II. QUY TRÌNH MỞ TÀI KHOẢN GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN
1. MỞ TÀI KHOẢN TIỀN GỬI GDCK TẠI NGÂN HÀNG TRUNG GIAN
1.1. Để thuận tiện cho việc giao dịch, khi khách hàng có nhu cầu mở tài khoản giao
dịch tại Công ty Cổ phần Chứng khoán Đại Tây Dương, nhân viên giao dịch sẽ hướng
dẫn khách hàng mở tài khoản tiền gửi tại 01 Ngân hàng trung gian:
Các thủ tục thực hiện:
- Yêu cầu khách hàng điền chi tiết vào Đơn đăng ký mở tài khoản
- Khách hàng và nhân viên giao dịch ngân hàng ký tên vào Thẻ đăng ký chữ ký mẫu
(03 bản). Đối với chủ tài khoản là pháp nhân cần có chữ ký chủ tài khoản và những
người chủ tài khoản uỷ quyền, Kế toán trưởng và những người Kế toán trưởng uỷ
quyền cùng mẫu dấu.
- Nhân viên giao dịch Ngân hàng yêu cầu khách hàng nộp sao giấy chứng minh nhân
dân (CMND).
1.2. Sau khi được cấp tài khoản tiền gửi khách hàng sẽ quay lại quầy giao dịch để
hoàn tất thủ tục mở tài khoản giao dịch chứng khoán.
10
Khách
hàng
(Nhà đầu
tư)

Phòng
Giao dịch
P. Giao
dịch Ngân
hàng
trung
gian
Hoàn tất
thủ tục
2. MỞ TÀI KHOẢN GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN
2.1. Trường hợp khách hàng là cá nhân trong nước
2.1.1. Các yêu cầu khi mở tài khoản giao dịch tại Công ty Cổ phần chứng khoán
Đại Tây Dương
- Đã có tài khoản tiền gửi (là tài khoản đa chức năng giao dịch chứng khoán) tại Ngân
hàng trung gian.
- Có chứng minh nhân dân hay các giấy tờ thay thế khác.
2.1.2. Các thủ tục cần thực hiện:
- Yêu cầu khách hàng điền chi tiết vào thẻ đăng ký chữ ký mẫu
- Sau khi kiểm tra các chi tiết trên thẻ chữ ký mẫu và CMND của khách nhân viên giao
dịch nhập số liệu vào hệ thống vi tính, ký tên vào thẻ đăng ký chữ ký mẫu. Hệ thống
máy sẽ cấp tự động cho khách hàng Mã số giao dịch.
- Nhân viên giao dịch yêu cầu khách hàng ký tên vào Hợp Đồng Giao dịch chứng
khoán.
- Nhân viên trình lãnh đạo ký hợp đồng, thẻ chữ ký mẫu và hoàn tất các thủ tục hành
chính cần thiết.
- Chuyển trả khách hàng một bộ hồ sơ bao gồm: 01 thẻ chữ ký mẫu, 01 bộ hợp đồng.
- Lưu trữ hồ sơ khách hàng.
* Trong trường hợp khách hàng có chứng khoán lưu ký: Hướng dẫn khách gặp bộ
phận lưu ký để tiến hành lưu ký theo quy trình lưu ký.
2.2. Trường hợp khách hàng là pháp nhân trong nước:

2.2.1. Các yêu cầu khi mở tài khoản giao dịch :
- Đã có tài khoản tiền gửi (Tài khoản đa chức năng giao dịch chứng khoán) tại Ngân
hàng trung gian.
- Nộp bản sao giấy phép kinh doanh có công chứng.
- Nộp đăng ký mẫu dấu, mẫu chữ ký chủ tài khoản (Chủ tài khoản phải là người đại
diện trước pháp luật của pháp nhân). Phương pháp xác định người đại diện trước pháp
luật của pháp nhân như sau:
+ Hợp tác xã : Chủ nhiệm
+ Doanh nghiệp Nhà nước : Giám đốc
+ Công ty Cổ phần, Công ty TNHH : Được ghi tại đăng ký kinh doanh.
11
- Xác nhận khả năng, năng lực giao dịch của người đại diện trước pháp luật (Mẫu...).
Nếu người đại diện trước pháp luật muốn uỷ quyền cho người khác hoặc/và muốn đại
diện pháp nhân thực hiện giao dịch kinh doanh chứng khoán qua tài khoản mở tại
Công ty Cổ phần chứng khoán Đại Tây Dương chỉ với chữ ký mà không cần con dấu
thì phải được nêu rõ tại Xác nhận này. Người ký xác nhận phải là:
+ Hợp tác xã : Nghị quyết đại hội xã hội
+ Công ty TNHH : Các sáng lập viên
+ Công ty cổ phần, Công ty TNHH có Hội đồng Quản trị: Các thành viên Hội
Đồng Quản trị.
- Đại diện trước pháp luật của pháp nhân có thể uỷ quyền cho một người khác thực
hiện giao dịch với Công ty Cổ phần Chứng khoán Đại Tây Dương nếu được phép
(Mẫu...) trong đó cần nêu rõ các nội dung được uỷ quyền.
- Giấy CMND hoặc các giấy tờ thay thế khác của Đại diện trước pháp luật và người
được uỷ quyền (Gọi tắt là Đại diện giao dịch).
2.2.2. Các thủ tục cần thực hiện:
- Yêu cầu (các) đại diện giao dịch điền chi tiết vào Thẻ đăng ký chữ ký mẫu. Trong
trường hợp có nhiều người đại diện giao dịch thì mỗi người phải lập một bộ chữ ký
mẫu riêng.
- Sau khi kiểm tra các giấy tờ kèm theo, so sánh chi tiết trên Thẻ chữ ký mẫu và

CMND của người đại diện nhân viên giao dịch nhập số liệu vào hệ thống vi tính, ký
tên vào Thẻ đăng ký chữ ký mẫu.
- Nhân viên giao dịch yêu cầu chủ tài khoản ký tên vào Hợp đồng Giao dịch chứng
khoán.
- Nhân viên trình lãnh đạo ký Hợp đồng Giao dịch chứng khoán, Thẻ chữ ký mẫu và
hoàn tất các thủ tục hành chính cần thiết.
- Chuyển trả khách hàng một bộ hồ sơ bao gồm: bàn 2 của các thẻ chữ ký mẫu, 01 bộ
hợp đồng.
- Lưu trữ hồ sơ khách hàng.
* Trong trường hợp khách hàng có chứng khoán lưu ký: Hướng dẫn khách gặp bộ
phận lưu ký để tiến hành lưu ký theo quy trình lưu ký.
2.3. Trường hợp khách hàng là cá nhân hay pháp nhân nước ngoài:
2.3.1. Các yêu cầu khi mở tài khoản giao dịch :
• Khách hàng phải có tài khoản lưu ký tại một thành viên lưu ký nước ngoài
được chỉ định cho nhà đầu tư nước ngoài.
• Khách hàng phải có mã số giao dịch do Trung tâm Giao dịch chứng khoán
Thành phố Hồ Chí Minh (TTGDCK TP. HCM) cấp.
12
• Nộp mẫu dấu (nếu có), chữ ký chủ tài khoản là đại diện trước pháp luật của
pháp nhân. Lưu ý rằng những khách hàng này phải mở tài khoản tiền và chứng
khoán tại các Tổ chức lưu ký dành cho người nước ngoài do vậy hồ sơ mở tài
khoản giao dịch sẽ được đối chiếu với Tổ chức lưu ký dành cho người nước
ngoài là đủ hợp lệ.
+ Có hộ chiếu đối với cá nhân, có giấy tờ hợp lệ là văn bản uỷ quyền đại diện giao
dịch và mẫu chữ ký đại diện giao dịch (hộ chiếu chụp kèm) đối với pháp nhân nếu
có.
2.3.2. Các thủ tục cần thực hiện:
- Yêu cầu các đại diện giao dịch điền chi tiết vào Thẻ đăng ký chữ ký mẫu.
- Sau khi kiểm tra các chi tiết trên thẻ chữ ký mẫu và hộ chiếu của khách nhân viên
giao dịch nhập số liệu vào hệ thống vi tính, ký tên vào thẻ đăng ký chữ ký mẫu.

*Chú ý: Mã số giao dịch của khách hàng nước ngoài được quy định như sau: Mã số
gồm 10 ký tự trong đó 03 ký tự đầu là mã của ngân hàng lưu ký kế tới là chữ F, kế tiếp
là ký tự để phân biệt cá nhân (I) hay pháp nhân (C), năm chữ số cuối là mã số của
khách hàng do Trung tâm GDCK TP. Hồ Chí Minh cấp.
**Ví dụ:
Khách hàng có mã số do Trung tâm GDCK TP. Hồ Chí Minh cấp là I.25 tại HSBC sẽ
được cấp mã số giao dịch là HSBF100025.
2.3.3. Nhân viên giao dịch yêu cầu chủ tài khoản ký tên vào Hợp Đồng Giao dịch
chứng khoán
2.3.4. Nhân viên trình lãnh đạo ký hợp đồng, thẻ chữ ký mẫu và hoàn tất các thủ
tục hành chính cần thiết.
2.3.5. Chuyển trả khách hàng một bộ hồ sơ bao gồm: 01 thẻ chữ ký mẫu, 01 bộ hợp
đồng.
2.3.6. Lưu trữ hồ sơ khách hàng
* Chú ý: Các thủ tục ký Hợp đồng Giao dịch và Thẻ chữ ký mẫu như tại Mục I.
3. ĐÓNG TÀI KHOẢN GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN TẠI CÔNG TY
CHỨNG KHOÁN
3.1. Đóng tài khoản giao dịch (khách hàng không tiếp tục kinh doanh):
13
Khách
hàng
TTTK
P. Giao
dịch
Hoàn tất
thủ tục
TTTK
P. Lưu ký
- Yêu cầu khách hàng (chủ tài khoản) điền vào mẫu Đề nghị tất toán tài khoản (Mẫu
11/LK-CK).

- Thu hồi lại thẻ chữ ký mẫu và hợp đồng.
- Chuyển hồ sơ cho lãnh đạo ký duyệt.
- Nhập số liệu vào máy
- Chuyển trả hồ sơ cho khách hàng.
- Lưu trữ chứng từ và cập nhật báo cáo cho TTGDCK TP. HCM
Nếu khách hàng có số dư chứng khoán:
- Thông báo cho khách hàng về thủ tục chuyển số dư thành chứng khoán vật chất theo
quy định hiện hành.
- Chuyển sang bộ phận lưu ký để hướng dẫn khách thực hiện theo đúng quy định.
3.2. Chuyển tài khoản sang công ty khác:
- Trước hết khách hàng phải mở tài khoản tại công ty chứng khoán nơi khách hàng
muốn chuyển đến.
- Sau đó tiến hành như phần 1 (Đóng tài khoản giao dịch)
Nếu khách hàng có số dư chứng khoán:
-Chuyển sang bộ phận lưu ký để hướng dẫn khách thực hiện theo đúng quy định
chuyển khoản chứng khoán sang Tài khoản mới.
14
QUY TRÌNH CẤP MÃ SỐ KINH DOANH
CHO NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI
I. HƯỚNG DẪN THỦ TỤC ĐĂNG KÝ MÃ SỐ GIAO DỊCH CHO NHÀ
ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI
1. HỒ SƠ DÀNH CHO NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI LÀ CÁ NHÂN
Hồ sơ dành cho nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân gồm:
- Đơn xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán cho cá nhân
- Tờ khai sơ lược bản thân có xác nhận của cơ quan hữu quan
2. HỒ SƠ DÀNH CHO NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI LÀ TỔ CHỨC
2.1. Đối với tổ chức bình thường
- Đơn xin cấp mã số giao dịch chứng khoán cho tổ chức.
- Tờ khai sơ lược về tổ chức có xác nhận của cơ quan hữu quan.
- Tờ khai sơ lược về bản thân của người được ủy quyền giao dịch cho tổ chức có xác

nhận của chính tổ chức đó hoặc cơ quan hữu quan.
- Bản sao giấy phép thành lập tại nước pháp nhân mang quốc tịch và giấy phép
thành lập tổ chức hoặc chi nhánh tại Việt Nam (nếu có) được công chứng, có xác
nhận sao y bản chính của cơ quan hữu quan.
- Biên bản họp Hội đồng quản trị đồng ý ủy quyền cho người đại diện tổ chức để
giao dịch chứng khoán, có xác nhận của cơ quan hữu quan.
2.2. Đối với tổ chức là Quỹ đầu tư
Hồ sơ phải do Thủ tướng chính phủ duyệt và cấp phép:
+ Đơn xin cấp
+ Lịch sử công ty
+ Giấy phép thành lập, đăng ký kinh doanh..
Ghi chú: Các văn bản trong hồ sơ xin cấp mã số kinh doanh được lập bằng tiếng Anh
(hoặc tiếng quốc gia đó) kèm theo bản dịch tiếng Việt nam do Công chứng Nhà nước
xác nhận. Có 2 hình thức xác nhận hồ sơ xin cấp mã số kinh doanh chứng khoán:
15
Trường hợp 1: Các văn bản được xác nhận bởi lãnh sự quán quốc gia đó tại Việt nam
thì tiến hành các bước như sau:
+ Nộp toàn bộ hồ sơ cho Cục Lãnh sự xác nhận
+ Chuyển toàn bộ hồ sơ cho Công chứng nhà nước xác nhận.
Trường hợp 2: Các văn bản được xác nhận bởi lãnh sự quán Việt nam tại quốc gia đó
thì chuyển cho Công chứng Nhà nước dịch và xác nhận.
II. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ MÃ SỐ GIAO DỊCH CHỨNG KHOÁN CHO
NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI VÀ MỞ TÀI KHOẢN TẠI THÀNH VIÊN
LƯU KÝ NƯỚC NGOÀI.
Bước 1: Nhân viên Môi giới nhận yêu cầu đăng ký mã số giao dịch chứng khoán từ
nhà đầu tư nước ngoài.
Bước 2: Nhân viên quản lý tài khoản lập Hồ sơ xin cấp mã số giao dịch cho nhà đầu
tư nước ngoài .
Sau đó Nhân viên quản lý tài khoản chuyển hồ sơ đó cho thành viên lưu ký nước ngoài
ký và đóng dấu xác nhận.

Bước 3: Công ty chứng khoán chuyển toàn bộ hồ sơ cho TTGD CK để xin cấp mã số
giao dịch cho nhà đầu tư nước ngoài.
Bước 4: Trong vòng 05 ngày làm việc, TTGD CK sẽ thông báo kết quả việc cấp mã số
giao dịch chứng khoán cho công ty chứng khoán nơi nhà đầu tư nước ngoài đăng ký
mở tài khoản. (Đối với các quỹ đầu tư thì không xác định được thời gian)
Bước 5: Công ty chứng khoán thông báo cho nhà đầu tư về việc đã được cấp mã số
giao dịch
Bước 6: Sau khi có mã số giao dịch chứng khoán, nhà đầu tư nước ngoài tiến hành thủ
tục mở tài khoản giao dịch chứng khoán tại công ty chứng khoán.
III. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH CHO NHÀ ĐẦU TƯ NƯỚC NGOÀI
Bước 1: Nhân viên phòng giao dịch nhận yêu cầu đăng ký giao dịch từ nhà đầu tư
nước ngoài.
Bước 2: Nhân viên giao dịch hướng dẫn KH lập hồ sơ gồm:
+ Bản sao công chứng giấy xác nhận mã số giao dịch do TTGD CK cấp.
+ Giấy xác nhận tài khoản của thành viên lưu ký nước ngoài.
+ Lập hợp đồng đăng ký giao dịch
+ Hộ chiếu photo và giấy ủy quyền giao dịch (nếu là tổ chức).
16
Sau khi lập hồ sơ, nhân viên giao dịch kiểm tra và hoàn chỉnh hồ sơ.
Bước 3: Nhân viên quản lý tài khoản nhập số liệu vào hệ thống phần mềm, sau đó lưu
giữ vào phần mềm.
Bước 4: Nhân viên quản lý tài khoản trình hồ sơ cho lãnh đạo duyệt.
Bước 5: Lãnh đạo duyệt hồ sơ và chuyển cho nhân viên Môi giới
Bước 6: Nhân viên Môi giới trả hồ sơ cho nhà đầu tư nước ngoài gồm: Hợp đồng và
phụ lục hợp đồng (nếu có)
Bước 7: Nhân viên quản lý tài khoản lưu trữ hồ sơ tại Công ty, lập sổ theo dõi, thu
phí.
17
QUY TRÌNH GỬI CHỨNG KHOÁN
I. CHỨNG KHOÁN LÀ CHỨNG CHỈ VẬT CHẤT

Điều kiện: Khách hàng lưu ký chứng khoán phải có tài khoản giao dịch tại Công ty.
1. TẠI CÔNG TY
Bước 1:
Nhân viên kế toán cần hướng dẫn khách hàng ghi đầy đủ thông tin cần thiết vào bộ hồ
sơ lưu ký chứng khoán, gồm:
+ Phiếu gửi chứng khoán của khách hàng (mẫu 02/LK-LK, gồm 4 liên, liên 1 lưu
tại Công ty, liên 2,3 nộp tại TTLK, liên 4 gửi trả khách hàng)
+ Chứng chỉ chứng khoán (nếu chứng khoán ghi danh phải có ký hậu)
Đồng thời đề nghị khách hàng trình CMND hoặc Thẻ Giao dịch.
Bước 2:
Nhân viên kế toán ký chuyển chứng chỉ chứng khoán và Phiếu gửi chứng khoán của
khách hàng cho Thủ quỹ. Thủ quỹ kiểm tra tính thật giả của chứng khoán và đối chiếu
với Phiếu gửi. Nếu hợp lệ thì ký xác nhận vào Phiếu gửi, tiến hành ghi Sổ gửi chứng
khoán và tiến hành lập:
+ Biên bản giao nhận chứng chỉ chứng khoán của công ty với người đầu tư
(mẫu 6A/LK-LK, gồm 3 liên, liên 1 lưu lại công ty, liên 2 nộp cho TTLKCK, liên 3
gửi cho khách hàng)
+ Bảng kê nộp chứng chỉ chứng khoán của khách hàng.
Bước 3:
Thủ quỹ chuyển trả hồ sơ lưu ký gồm Phiếu gửi, Biên bản và Bảng kê cho nhân viên
lưu ký. Nhân viên lưu ký ký xác nhận vào Phiếu gửi chứng khoán và yêu cầu khách
hàng ký, ghi rõ họ tên vào Biên bản giao nhận chứng chỉ chứng khoán của công ty với
người đầu tư và Bảng kê nộp chứng chỉ chứng khoán.
Nhân viên kế toán lưu ký lập:
+ Phiếu gửi chứng khoán của Công ty (Mẫu 01/LK-LK gồm 2 liên, liên 1 gửi
TTLKCK và liên 2 lưu tại công ty)
18
+ Danh sách người sở hữu đề nghị lưu ký chứng khoán của Công ty với
TTLCCK (Mẫu 03/LK-LK gồm 2 liên, liên 1 giử TTLKCK và liên 2 lưu tại công
ty)

Nhân viên kế toán lưu ký chuyển toàn bộ hồ sơ cho Kế toán trưởng/Tổng giám đốc
ký duyệt.
Bước 4:
Sau khi Kế toán trưởng/Tổng giám đốc ký duyệt nhân viên kế toán lưu ký gửi trả hồ
sơ cho khách hàng gồm:
+ CMTND hoặc Thẻ giao dịch
+ Liên 4 Phiếu gửi chứng khoán của nhà đầu tư
+ Liên 3 Biên bản giao nhận chứng khoán của Công ty với nhà đầu tư
+ Liên 2 Bảng kê nộp chứng chỉ chứng khoán của nhà đầu tư.
Bước 5:
Cuối ngày, nhân viên kế toán lưu ký lập Bảng kê chứng khoán lưu ký gửi vào trong
ngày (Mẫu 04/LK-LK)) làm cơ sở đối chiếu với Sổ gửi chứng khoán về số lượng
chứng khoán lưu ký trong ngày.
Số chứng khoán chờ tái lưu ký tại TTLKCK được theo dõi trên Sổ chứng khoán chờ
tái lưu ký.
Đồng thời thủ quỹ viết Phiếu nhập kho và tiến hành nhập kho số chứng khoán nhận
vào trong ngày chưa tái lưu ký.
2. Tái Trung Tâm Lưu ký Chứng khoán
Việc tái lưu ký chứng khoán tại TTLKCK có thể trong buổi chiều nhận chứng khoán
của khách hàng hoặc sáng hôm sau.
Bước 1:
Đối với chứng khoán đã nhập kho của Công ty, nhân viên kế toán lưu ký lập Phiếu
xuất kho chứng khoán trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký duyệt sau đó chuyển cho
Thủ quỹ. Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu xuất kho chứng khoán để xuất chứng khoán cho
Nhân viên kế toán lưu ký. Thủ quỹ phải liệt kê từng loại chứng khoán. Số chứng
khoán đã xuất vào Bảng kê theo dõi chứng khoán xuất ra trong ngày.
Bước 2:
Nhân viên kế toán lưu ký chuyển hồ sơ tái lưu ký chứng khoán lên TTLKCK để tái
lưu ký chứng khoán.
Hồ sơ tái lưu ký chứng khoán tại TTLKCK gồm:

+ Phiếu gửi chứng khoán của Công ty (02 liên)
19
+ Bảng kê nộp chứng chỉ chứng khoán của Công ty (02 liên)
+ Phiếu gửi chứng chỉ chứng khoán của khách hàng (02 liên: 2 và 3 )
+ Biên bản giao nhận chứng chỉ chứng khoán của người đầu tư với công ty chứng
khoán (liên 2)
+ Biên bản giao nhân chứng chỉ chứng khoán của Công ty với TTLKCK (3 liên).
Biên bản này được lập tại TTLKCK.
+ Chứng chỉ chứng khoán kèm theo.
Nhân viên kế toán lưu ký nhận lại từ TTLKCK:
+ 01 liên Biên nhận Hồ sơ lưu ký chứng khoán
+ 01 liên Biên bản giao nhận chứng chỉ chứng khoan giữa công ty chứng khoán và
TTLKCK.
Bước 3:
Khi nhận được 01 liên Xác nhận gửi chứng khoán và bản sao Giấy báo nợ chứng
khoán của TTLKCK, Nhân viên Kế toán lưu ký tiến hành phản ánh nghiệp vụ gửi
chứng khoán vào tài khoản chứng khoán giao dịch của khách hàng:
Nợ 01212 (chi tiết theo mã khách hàng)
Đồng thời nhân viên Kế toán lưu ký tiến hành tất toán Sổ chứng khoán chờ tái lưu ký.
Nhân viên Kế toán lưu ký lập và gửi Thông báo số dư/hoặc Giấy báo nợ, ngày được
phép giao dịch của lô chứng khoán cho khách hàng.
II. CHỨNG KHOÁN GHI SỔ
1. CHỨNG KHOÁN GHI SỔ ĐÃ PHÁT HÀNH
Bước 1:
Nhân viên Kế toán lưu ký hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ lưu ký chứng khoán gồm:
+ Phiếu gửi chứng khoán ghi sổ
+ Sổ cổ đông/hoặc Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán/hoặc các giấy tờ khác
chứng minh quyền sở hữu chứng khoán một cách hợp pháp theo quy định.
Đồng thời, nhân viên Kế toán lưu ký yêu cầu khách hàng xuất trình CMTND hoặc Thẻ
giao dịch.

20
Bước 2:
Nhân viên Kế toán lưu ký tiến hành kiểm tra đối chiếu, lập Biên bản giao nhận
chứng khoán ghi sổ của công ty với người đầu tư
Nhân viên kế toán lưu ký xác nhận, chuyển hồ sơ cho khách hàng ký nhận.
Bước 3:
NVLK trình hồ sơ để Kế toán trưởng/ Giám đốc ký duyệt.
Sau khi ký duyệt, nhân viên kế toán lưu ký gửi trả lại cho khách hàng CMTND hoặc
Thẻ giao dịch và liên 2 Phiếu gửi chứng khoán ghi sổ, liên 2 Biên bản giao nhận
chứng khoán ghi sổ của công ty với khách hàng.
Bước 4:
Nhân viên kế toán lưu ký lập danh sách những người sở hữu chứng khoán chuyển cho
tổ chức phát hành, kèm theo cả Giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán để xác minh. Tổ
chức phát hành có trách nhiệm nộp danh sách người sở hữu chứng khoán và Giấy
chứng nhận sở hữu chứng khoán lên TTLKCK.
Bước 5:
Khi nhận được Danh sách người sở hữu chứng khoán lưu ký chi tiết theo thành
viên lưu ký của TTLKCK gửi, nhân viên Kế toán lưu ký hạch toán vào tài khoản của
khách hàng:
Nợ 01212 (chi tiết theo mã khách hàng)
Đồng thời, lập và gửi thông báo số dư, ngày được phép giao dịch của lô chứng khoán
đó cho khách hàng.
* Ghi chú:
Thông thường, tổ chức phát hành rất chậm trễ trong việc gửi danh sách người sở hữu
chứng khoán và Giấy chứng nhân sở hữu chứng khoán lên TTLKCK. Để nhanh chóng
cho khách hàng Công ty có thể làm việc này thay cho tổ chức phát hành.
2. CHỨNG KHOÁN GHI SỔ PHÁT HÀNH MỚI
Khi nhận được Báo cáo phân bổ chứng khoán chi tiết theo thành viên lưu ký do
TTLKCK gửi thì Nhân viên Kế toán lưu ký tiến hành hạch toán cho khách hàng theo
danh sách trong Báo cáo:

Nhân viên kế toán lưu ký lập và thông báo số dư cho khách hàng.
21
QUY TRÌNH CHUYỂN KHOẢN
CHỨNG KHOÁN
Điều kiện: Khách hàng mở tài khoản giao dịch chứng khoán tại công ty.
Mẫu chứng từ: Mẫu số 01: Giấy đề nghi chuyển khoản chứng khoán
Mẫu số 02: Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán
Mẫu số 03: Thông báo số dư
I. TRƯỜNG HỢP CHUYỂN KHOẢN ĐỂ TẤT TOÁN
Bước 1:
Nhân viên quản lý tài khoản (QLTK) hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ của khách hàng
gồm:
+ Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán (3 liên) (Mẫu 09A/LKCK)
+ Phiếu yêu cầu đóng tài khoản tại công ty (Mẫu phiếu này có khi khách hàng làm
thủ tục đóng tài khoản theo quy trình đóng tài khoản).
Đồng thời, yêu cầu khách hàng xuất trình CMND hoặc thẻ giao dịch.
B ước 2:
Nhân viên QLTK kiểm tra hồ sơ các thông tin của khách hàng và tài khoản giao dịch,
lập giấy Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán (3 liên), đồng thời thực hiện phong tỏa
tài khoản.
Nhân viên QLTK ký xác nhận và trình kế toán trưởng/Tổng giám đốc ký duyệt.
Bước 3:
Sau khi hồ sơ được ký duyệt, nhân viên QLTK đóng dấu Đã chuyển khoản lên Giấy
đề nghị chuyển khoản chứng khoán của khách hàng và trả lại cho khách hàng.
Bước 4:
Trong ngày, nhân viên QLTK gửi TTLK hồ sơ chuyển khoản.
22
Bước 5:
Nhân viên QLTK nhận lại liên 2 Yêu cầu chuyển khoản chứng khoán đã được TTLK
xác nhận và Giấy báo nợ chứng khoán.

Bước 6:
Nhân viên QLTK lập và gửi Thông báo số dư cho khách hàng.
II. TRƯỜNG HỢP CHUYỂN KHOẢN KHÁC NHƯ: THỪA KẾ, CHO, BIẾU,
TẶNG…
Bước 1:
Nhân viên QLTK hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ của khách hàng.
Đồng thời yêu cầu khách hàng xuất trình CMND hoặc thẻ giao dịch.
Bước 2:
Nhân viên QLTK kiểm tra hồ sơ các thông tin của khách hàng và tài khoản giao dịch,
lập giấy yêu cầu chuyển khoản chứng khoán (3 liên), đồng thời thực hiện phong toả tài
khoản chứng khoán.
Nhân viên QLTK ký xác nhận và trình Kế toán trưởng/Tổng giám đốc ký duyệt.
Bước 3:
Sau khi hồ sơ được ký duyệt, nhân viên QLTK đóng dấu Đã chuyển khoản lên Giấy
đề nghị chuyển khoản chứng khoán của khách hàng và trả laị cho khách hàng:
+ Liên 3 Giấy đề nghị chuyển khoản chứng khoán.
+ CMTND hoặc thẻ giao dịch.
Bước 4:
Trong ngày, nhân viên QLTK gửi TTLK hồ sơ chuyển khoản.
Bước 5:
Nhân viên QLTK nhận lại liên 2 yêu cầu chuyển khoản chứng khoán đã được TTLK
xác nhận và Giấy báo Nợ/Giấy báo Có.
Bước 6:
Nhân viên QLTK lập và gửi Thông báo số dư cho khách hàng.
Lưu ý:Khi kiểm tra tình trạng tài khoản, nếu số chứng khoán của khách hàng trong
tình trạng cầm cố, cho vay bảo chứng thì yêu cầu khách hàng làm thủ tục hoàn trả nợ
theo quy trình giải toả cầm cố.
23
QUY TRÌNH RÚT CHỨNG KHOÁN
***Điều kiện: Khách hàng phải có tài khoản giao dịch chứng khoán tại Công ty.

QUY TRÌNH:
Bước 1:
Nhân viên kế toán lưu ký hướng dẫn và tiếp nhận hồ sơ xin rút chứng khoán của khách
hàng, gồm:
+ Phiếu rút chứng khoán của khách hàng(Mẫu 04/LK-LK gồm 3 liên. Liên 1 lưu
tại Công ty, liên 2 và 3 nộp TTLKCK)
+ Giấy đề nghị cấp sổ/giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán (Mẫu 06/LK-LK
gồm 3 liên. Liên 1 lưu tại Công ty, liên 2 và 3 nộp TTLKCK).
Đồng thời yêu cầu khách hàng trình CMTND hoặc Thẻ giao dịch.
Bước 2:
Nhân viên kế toán lưu ký kiểm tra hồ sơ của khách hàng và cá thông tin cần thiết khác
(chữ ký, số CMTND, số dư tài khoản...) ký xác nhận và lập Phiếu rút chứng khoán
(mẫu 05/LK-LK gồm 2 liên để nộp cho TTLKCK).
Bước 3:
Nhân viên kế toán lưu ký trình hồ sơ rút chứng khoán của khách hàng cho Kế toán
trưởng/Giám đốc ký duyệt.
Bước 4:
Sau khi hồ sơ đã được ký duyệt, nhân viên Kế toán lưu ký lập Bảng kê chứng khoán
lưu ký rút ra trong ngày.
Nhân viên kế toán lưu ký chuyển trả khách hàng CMTND hoặc thẻ giao dịch, hẹn
khách hàng 02 ngày sau đến nhận Giấy hẹn giao chứng khoán.
Nhân viên kế toán lưu ký chuyển liên 01 Đơn xin cấp chứng chỉ chứng khoán cho Thủ
quỹ. Thủ quỹ nhận Đơn xin cấp chứng chỉ chứng khoán và tiến hành ghi Sổ chứng
khoán chờ rút.
Bước 5:
Nhân viên kế toán lưu ký nộp hồ sơ xin rút chứng chỉ chứng chỉ lên TTLK CK gồm:
24
+ Phiếu rút chứng khoán (do Công ty lập gồm 02 liên)
+ Phiếu rút chứng khoán (của khách hàng, liên 2 và liên 3)
+ Giấy đề nghị cấp sổ/giấy chứng nhận sở hữu chứng khoán (liên 2 và 3)

Nhân viên kế toán lưu ký nhận lại từ TTLK CK liên 2 Biên nhận hồ sơ rút chứng
chỉ chứng khoán (để giao lại cho TTLK CK khi nhận Giấy hẹn giao chứng khoán)
Bước 6:
Sau khi nhận được Giấy hẹn giao chứng khoán từ TTLK CK nhân viên Kế toán lưu
ký Giấy hẹn giao chứng khoán cho khách hàng để trình Kế toán trưởng/Giám đốc ký
duyệt. Sau đó giao cho khách hàng.
Bước 7:
Một ngày trước ngày nhận chứng chỉ chứng khoán ghi trên giấy hẹn, nhân viên Kế
toán lưu ký mang giấy hẹn giao chứng khoán nộp cho TTLK CK.
Bước 8:
Đến ngày nhận chứng chỉ chứng khoán, nhân viên Kế toán lưu ký đến TTLK CK
nhận:
+ Chứng chỉ chứng khoán
+ Liên 2 Giấy xác nhận rút chứng khoán
Bước 9:
Nhân viên kế toán lưu ký giao chứng chỉ chứng khoán cho Thủ quỷ để tiến hành nhập
kho.
Bước 10:
Khi khách hàng đến nộp Giấy hẹn giao chứng khoán, nhân viên kế toán lưu ký kiểm
tra và lập Xác nhận rút chứng khoán và Phiếu xuất kho, trình Kế toán
trưởng/Giám đốc ký.
Sau khi được ký duyệt, nhân viên kế toán lưu ký lập Bảng kê chứng khoán chờ rút
đã rút trong ngày và chuyển 02 liên Xác nhận rút chứng khoán cùng với Phiếu
xuất kho cho Thủ quỹ.
Bước 11:
Căn cứ Xác nhận rút chứng khoán, Thủ quỹ thực hiện:
+ Lập và lưu Bảng kê rút chứng chỉ chứng khoán.
+ Giao chứng chỉ chứng khoán và liên 2 Xác nhận rút chứng khoán cho khách
hàng.
+ Thực hiện ghi Sổ chứng khoán chờ rút, Sổ rút chứng khoán.

25