Quy trình tác nghiệp của phòng marketing

Công ty sản xuất thương mại Jin-Ba là một đơn vị sản xuất bình nước nóng
năng lượng mặt trời. Công ty hiện có 15 chi nhánh tại các tỉnh trong cả
nước với đội ngũ nhân viên lên tới 150 người. Hiện tại công ty đang đẩy
mạnh hoạt động marketing để định vị thương hiệu trong tâm tưởng người
tiêu dùng.
Tôi xin được trình bày về hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty đó là
thực hiện công việc marketing để bán sản phẩm
Hiện tại, bộ phận marketing của công ty của công ty đang thực hiện song
song hai chức năng đó là marketing và bán hàng trực tiếp. Để tổ chức việc
bán hàng, phòng marketing của công ty được chia làm ba bộ phận chính đó
là bộ phận tại thị trường Hà Nội, Tp.Hồ Chính Minh và các thị trường tỉnh
khác.
Quy trình tác nghiệp của phòng marketing là các bộ phận được phân chia sẽ
hoạt động theo khu vực của mình, tránh việc chồng chéo giữa các bộ phận.
Hiện tại, bộ phận này đang gặp những khó khăn hết sức cụ thể:
- Chuyên môn của phòng marketing chưa đáp ứng được nhu cầu của
việc. Nguyên nhân là do quá trình đào tạo ban đầu của công ty chưa
được thực hiện một cách đồng bộ mà mang tính chất người vào trước
truyền lại cho người vào sau. Chuyên môn của người vào sau thường
mang cách làm việc và cách nhìn thị trường của người có kinh
nghiệm hơn. Việc này dẫn đến cán bộ phòng marketing chưa hiểu


thực sự về thị trường. chưa hiểu thực sự về sản phẩm mình cung cấp
và chưa có sự so sánh lợi thế cạnh tranh của sản phẩm mình với các
sản phẩm khác cùng loại.
- Việc quản lý và đánh giá hiệu quả của bộ phận marketing đang gặp
khó khăn do chưa có cơ chế kiểm tra, kiểm soát và báo cáo kịp thời
về hoạt động của bộ phận này.
- Lượng nhân viên bộ phận này đang quá đông nhưng lượng nhân viên
chủ chốt và nhân viên bán hàng tốt đang chiếm tỷ trọng thấp (khoảng

30%). Còn lại là không hiệu quả và số lượng hàng tiêu thụ rất thấp và
chưa có sự cạnh tranh giữa các nhân viên.
- Giữa các bộ phận của phòng marketing chưa có sự cạnh tranh do
thiếu cơ chế khuyến khích kịp thời mà hiện tại vẫn chủ yếu hoàn
thành theo khối lượng được giao
- Trong mỗi nhóm thị trường chưa có một cán bộ phụ trách chính mà
hiện tại vẫn do trưởng phòng marketing đảm nhiệm và quản lý trực
tiếp các bộ phận nên chưa thể tập trung vào phát triển cụ thể một thị
trường nào
Quy trình này cần được cải thiện cụ thể như sau:
- Đối với chuyên môn của các nhân viên phòng marketing: Phòng
marketing kết hợp với phòng kỹ thuật xây dựng một chương trình
đào tạo nhân viên trong thời gian nhất định. Nhân viên khi được
tuyển vào sẽ phải trải qua khoá học đào tạo về marketing và thực


hành trên sản phẩm của công ty. Qua khoá học đào tạo ngắn về cả
nghiệp vụ marketing và sản phẩm, nhân viên sẽ hiểu được rằng
nhiệm vụ của mình là gì và hiểu rõ về sản phẩm mình cung cấp thị
trường thông qua những lợi thế cạnh tranh mà mình có được. Bên
cạnh đó nhân viên marketing cũng hiểu rõ những thế mạnh của đối
thủ để khai thác triệt để thị trường bao gồm cả các thị trường ngách.
-

Phòng Marketing cùng với phòng kế toán xây dựng cơ chế thưởng
và phạt rõ ràng cho các cán bộ phòng marketing thực hiện. Ngoài
việc đảm bảo doanh thu để duy trì mức lương cơ bản, cán bộ phòng
marketing sẽ được hưởng hoa hồng cụ thể từ việc tăng lượng hàng
bán ra thị trường. Bên cạnh đó các cán bộ còn phải thực hiện việc
báo cáo về tình hình làm việc hàng ngày kèm theo đó là các giải pháp

nếu có để công ty có đầy đủ thông tin về thị trường.

- Phòng marketing tiến hành cải tổ lại bộ máy làm việc, có những đề
xuất về việc triển khai các nhân viên tại các thị trường thực sự hiệu
quả. Thay vì xông pha vào những thị trường mà đối thủ đã chiếm tỷ
trọng cao, các nhân viên phòng marketing có thể xâm nhập vào các
thị trường mới mà đối thủ bỏ quên hoặc chưa nhắm tới.
- Xây dựng cơ chế thưởng cho các bộ phận hoàn thành chỉ tiêu trước
kế hoạch hoặc lượng hàng bán thêm ngoài định mức cao nhất. Các
bộ phận sẽ cạnh tranh lành mạnh để tăng thêm lượng hàng bán ra với
phương châm: Không được thưởng có nghĩa là bị phạt.


- Để cho tất cả các nhân viên phòng marketing cạnh tranh lành mạnh.
Ai có năng lực thực sự sẽ được lên làm trưởng nhóm. Năng lực được
xác định thông qua việc khai thác thị trường mới và lấy được nhiều
đơn hàng trong một thời gian nhất định.
Thực hiện đồng bộ các nhiệm vụ trên sẽ cải thiện được quy trình hoạt
động hiện tại và quan trọng hơn là hoàn thành được các chỉ tiêu đặt ra
thậm chí còn tốt hơn thế.
2/ Khi thực hiện các hoạt động tác nghiệp hiện nay tại doanh
nghiệp, theo anh/chị, doanh nghiệp hiện có những loại lãng phí nào
trong 7 loại lãng phí được liệt kê theo mô hình LEAN? Loại bỏ
bằng cách nào?
Công ty sản xuất thương mại Jin-Ba là một đơn vị kinh doanh thương
mại nên nội tại công ty có đầy đủ tất cả các loại lãng phí theo mô hình
Lean
1. Sản xuất dư thừa hoặc nhập hàng về dư thừa
Do không dự báo được nhu cầu của thị trường nên trong một năm công
ty có khoảng từ 1-2 lần nhập thừa hàng về kho và cũng tương tự như

vậy đối với việc nhập thiếu hàng cung cấp ra ngoài thị trường
Biện pháp:
- Công ty đã yêu cầu tách bộ phận Kế hoạch khỏi bộ phận kinh doanh để
bộ phận kế hoạch hoạt động độc lập với bộ phận kinh doanh để tiến
hành dự báo khách quan.


- Công ty yêu cầu đối tác nước ngoài cùng với công ty tham gia vào việc
phân phối và dự báo nhu cầu thị trường. Nếu dự báo sai, đối tác cũng bị
thiệt hại.
2. Khuyết tật:
Hiện tại công ty nhập hàng về, lắp ráp và phân phối là chủ yếu nên thủ
tục về xuất nhập khẩu đã tạo ra rất nhiều phiền toái cho công ty. Đôi khi
hàng về đến cảng nhưng chưa thể xuất cảng được do còn thiếu một số
giấy tờ cần thiết. Điều này gây thiệt hại do công ty đã kí hợp đồng với
các đối tác nên không thể cung cấp chậm trễ
Biện pháp: Công ty thành lập đội xuất nhập khẩu chuyên làm công tác
nhập khẩu hàng hoá. Chuyên môn hoá cao đội này sẽ giảm được rất
nhiều sai sót không đáng có trong quy trình nhập khẩu hàng hoá
3. Tồn kho:
Do có những lần công ty nhập hàng nhiều hơn nhu cầu của thị trường
hoặc do hàng về đến cảng mà chưa thể xuất cảng được gây ra chi phí lưu
kho, lưu cảng khá lớn. Điều này tác động trực tiếp đến chi phí sản xuất
dẫn đến tăng giá thành không đang có.
Biện pháp:
- Dự báo nhu cầu càng sát với thị trường càng tốt
- Đội XNK được phân công chuyên nghiệp để hàng không bị giữ trong
cảng
4. Di chuyển:

Do hàng hoá là hàng nhập khẩu cộng với mặt hàng bình nước nóng năng
lượng mặt trời là hàng cồng kềnh nên chi phí cho việc di chuyển khá tốn
kém. Chi phí chuyển từ cảng về kho, sau đó chi phí chuyển từ kho đến
đại lý, chi phí chuyển từ đại lý đến người tiêu dùng.
Biện pháp:
- Do hàng hoá có thể tháo lắp nên, cán bộ kỹ thuật cần được đào tạo
bài bản, cận thận để khâu tháo lắp thật chuẩn vì như vậy sẽ tiết kiệm
được diện tích rất nhiều cho khâu vận chuyển
5. Chờ đợi
Đôi khi sự phối hợp giữa bộ phận kỹ thuật, bộ phận vận tải và bộ phận
kho không đồng điệu dẫn đến việc chờ đợi lắp đặt cho khách hàng của
từng bộ phận.
Biện pháp:
- Lên kế hoạch cho việc lắp đặt từ hôm trước, hôm sau các bộ phận cứ
theo kế hoạch về thời gian để thực hiện. Như vậy, vừa đỡ tốn cước
liên lạc vừa các bộ phận không phải chời đợi nhau
6. Thao tác
Theo tính toán của công ty, để lắp đặt hoàn thiện một sản phẩm, hai cán
bộ cần phải làm trong 40 phút. Đối khi do chưa hiểu rõ về sản phẩm
mới, cán bộ kỹ thuật cần tới 60 phút để lắp đặt.
Biện pháp:


- Đào tạo và cho cán bộ kỹ thuật tập huấn liên tục về sản phẩm mới.
Tránh thời gian lắp đặt lâu không cần thiết và hình ảnh của công ty
không được chuyên nghiệp
7. Sửa sai, kiến thức rời ràng
Công ty sản xuât thương mại Jin-Ba nhận ra rằng, việc sửa sai, sửa
nhũng khuyết tật ngay từ ban đầu tốt hơn bao giờ hết. Việc sửa khi đã

hoàn thành gây ra một chi phí vô cùng lớn.
Công ty nhận thấy việc xây dựng định mức bán hàng và chế độ thưởng
cho cán bộ phòng marketing không đạt được hiệu quả do tỷ lệ phần trăm
không khuyến khích được nhân viên phòng marketing làm việc hiệu
quả.
Biện pháp: Công ty tiến hành sửa đổi nhưng kết quả là đã có một
khoảng thời gian làm việc không hiệu quả nhưng dù sao muộn còn hơn
không.