BC kiến tập ngành quản trị văn phòng

TRƢỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

Họ và tên: Chu Thị Bích Duyên

BÁO CÁO KIẾN TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG K8 HỆ CHÍNH QUY
KHÓA HỌC: 2013 - 2016

Tên cơ quan: Phòng Lao động - Thƣơng binh và Xã hội
Huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng
Địa chỉ: Thị trấn Thanh Nhật, huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng
Cán bộ hƣớng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nông Văn Tuân
Giảng viên hƣớng dẫn: ThS. Nguyễn Mạnh Cƣờng

HÀ NỘI - 2015


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

MỤC LỤC
A. LỜI NÓI ĐẦU..........................................................................................................4
B. TỔNG QUÁT SƠ LƢỢC VỀ HUYỆN HẠ LANG.................................................7
1.1. Lịch sử hình thành...................................................................................................7
1.2. Điều kiện tự nhiên, xã hội huyện Hạ Lang..............................................................7
Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÕNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG.....10
I. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ
Lang..........................................................................................................................................10
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hạ Lang................................10

2. Cơ cấu tổ chức, Chức năng, quyền hạn của các Phòng, Ban trong UBND huyện Hạ
Lang.............................................................................................................................11
2.1. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang..........................................11
2.2. Chức năng, quyền hạn của các phòng ban trong UBND huyện Hạ Lang.............12
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của
Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội..................................................................15
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng.....................................................................15
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội.................15
1.1.1. Chức năng...........................................................................................................15
1.1.2. Nhiệm vụ............................................................................................................16
1.1.3. Cơ cấu tổ chức Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội...............................19
1.2. Nhân sự của văn phòng và sự phân công nhiệm vụ .............................................19
1.2.1. Nhân sự...............................................................................................................19
Chu Thị Bích Duyên

2

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

1.2.2. Nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, công chức.....................................................19
1.3. Các văn bản quản lý về công tác văn thƣ – lƣu trữ...............................................22
2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan..............................24
2.1. Bảng thống kê văn bản ban hành từ năm 2005 đến 2015......................................25
2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.................................................................25
2.3. Quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan.............................................................27

3. Công tác sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan.......................................31
3.1. Trang thiết bị Văn phòng………………………………………………………..31
3.2. Bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong phòng làm việc của Văn phòng……………..32
3.2.1. Sơ đồ…………………………………………………………………………..33
3.2.2. Nhận xét……………………………………………………………………….33
3.3. Phần mềm sử dụng trong công tác Văn phòng của Phòng Lao động – Thƣơng
binh và Xã hội huyện Hạ Lang………………………………………………………35
3.3.1. Các phần mềm sử dụng trong công tác văn phòng……………………………35
3.3.2. Lợi ích của phần mềm tài chính mang lại……………………………………..37
Phần II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ………………………………….38
I. Ƣu điểm, nhƣợc điểm trong công tác hành chính văn phòng của Phòng Lao động –
Thƣơng binh và Xã hội huyện Hạ Lang……………………………………………...38
1. Ƣu điểm……………………………………………………………………………38
2. Hạn chế…………………………………………………………………………….40
II. Những giải pháp để phát huy những ƣu điểm và khắc phục những hạn chế………...41
KẾT LUẬN…………………………………………………………………………..44

Chu Thị Bích Duyên

3

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Phần III. PHỤ LỤC…………………………………………………………………..46
A. LỜI NÓI ĐẦU

Việt Nam trên con đƣờng hội nhập kinh tế thế giới tạo ra nhiều cơ hội thuận lợi
cũng nhƣ thách thức đòi hỏi chúng ta không ngừng đổi mới trên mọi lĩnh vực nhằm
nâng cao ƣu thế khả năng cạnh tranh của mình. Để tận dụng một cách triệt để những cơ
hội trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng
cao năng lực, hiệu quả bộ máy lãnh đạo môi trƣờng cạnh tranh năng động và cải cách
hiệu quả, xã hội thì ngày càng phát triển kéo theo đó là sự phát triển đa dạng của các
ngành nghề, con ngƣời buộc phải có vốn kiến thức, năng lực và nghiệp vụ chuyên môn
thì mới đáp ứng đƣợc đòi hỏi của xã hội.
Từ những yêu cầu cấp bách của xã hội, thích ứng với môi trƣờng công nghệ của
thời đại thông tin khiến Văn phòng trở thành một bộ phận quan trọng không thể thiếu
của mỗi cơ quan, tổ chức. Do vậy, Văn phòng phải có ý thức đi trƣớc một bƣớc so với
các đơn vị khác trong nhiệm vụ đổi mới Văn phòng. Để làm đƣợc điều này bên cạnh
sự nỗ lực của mỗi cơ quan cần phải có sự quan tâm đầu tƣ hơn nữa của Đảng và Nhà
nƣớc giúp cho Văn phòng có thể phát huy hết tiềm năng thế mạnh của mình.
Với phƣơng châm “Học đi đôi với hành”, “Lý luận gắn liền với thực tiễn’’
trong công tác Đào tạo của Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản
trị văn phòng nói riêng: lấy lý luận làm cơ sở, làm điểm tựa cho hoạt động thực tiễn
và ngƣợc lại từ những kiến thức đƣợc trang bị trong nhà trƣờng, cập nhật mới, bổ
sung và làm phong phú thêm kho tàng lý luận nhằm đáp ứng yêu cầu công tác văn
phòng ngày càng cao phục vụ hoạt động quản lý, điều hành trong cơ quan tổ chức.
Xuất phát từ thực tế và căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ đào tạo của Nhà trƣờng, khoa
Quản trị văn phòng đã thực hiện kế hoạch “ Kiến tập ngành” cho sinh viên ngành
Quản trị văn phòng năm thứ hai tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp nhằm nâng
cao kiến thức, có thể áp dụng lý luận vào thực tiễn để có phƣơng pháp và kỹ năng làm
Chu Thị Bích Duyên

4

Lớp Quản trị Văn phòng K8

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

việc tốt đồng thời sinh viên có thể tiếp cận với môi trƣờng làm việc thực tế, vận dụng
những kiến thức lý thuyết đã đƣợc học tại trƣờng đƣa vào áp dụng thực tiễn tại cơ
quan qua đó nhằm nâng cao kỹ năng giao tiếp và bổ sung những kiến thức phục vụ
các kỹ năng nghiệp vụ nhƣ: kỹ thuật soạn thảo văn bản, thực hiện các khâu nghiệp vụ
văn thƣ, đón tiếp khách đến cơ quan, hậu cần…..Chƣơng trình kiến tập ngành nghề là
khoảng thời gian cần thiết để khép kín quy trình đào tạo cán bộ thực hành – có lý luận
của Nhà trƣờng mà nhờ đó sinh viên có cơ sở làm sáng tỏ lý thuyết đã học, rèn luyện
các kỹ năng nghiệp vụ văn phòng, bƣớc đầu làm quen với công việc, trực tiếp vận
dụng những kiến thức đã học vào thực tiễn, có kinh nghiệm vững vàng khi ra công
tác. Qua đó cũng là dịp để chúng em tập dƣợt, rèn luyện đạo đức, tác phong nghề
nghiệp của một cán bộ văn phòng trong tƣơng lai không xa.
Đƣợc sự giới thiệu của Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội cũng nhƣ đƣợc sự đồng
ý tiếp nhận của Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội huyện Hạ Lang tỉnh Cao
Bằng, trong thời gian kiến tập tại Phòng em không những đƣợc tiếp cận, mở mang với
môi trƣờng làm việc thực tế tại cơ quan mà còn đƣợc rèn luyện về các khâu nghiệp vụ
Văn phòng, có thêm những kiến thức mới về nghề nghiệp cũng nhƣ cách ứng xử về
văn hóa giao tiếp trong nền Hành chính Nhà nƣớc. Thêm vào đó là sự hƣớng dẫn,
giúp đỡ nhiệt tình đầy trách nhiệm của các cô, chú phòng Lao động – Thƣơng binh và
Xã hội cùng với tinh thần ham học hỏi và cố gắng, nỗ lực của mình em đã rút ra nhiều
bài học kinh nghiệm quý báu cho bản thân cũng nhƣ trang bị thêm những kiến thức
thực tế cho chuyên ngành Quản trị văn phòng của mình, nó thật sự đã và đang trở
thành hành trang cho em vững bƣớc trên con đƣờng sự nghiệp sau này đồng thời đó là
cơ sở, là tiền đề dẫn đƣờng cho việc thực hiện mục tiêu đã đƣợc hoạch định trong
tƣơng lai.
Trong thời gian kiến tập em đã tiếp thu đƣợc thêm khá nhiều kiến thức thực

tiễn làm phong phú thêm những kiến thức đã đƣợc tiếp thu trong những ngày ngồi học
trên giảng đƣờng Trƣờng Đại học Nội vụ Hà Nội. Nay em viết báo cáo này gửi về
Chu Thị Bích Duyên

5

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Khoa. Kính mong nhận đƣợc sự giúp đỡ, bổ sung của các thầy cô giáo để bản báo cáo
của em đƣợc hoàn thiện hơn đồng thời để làm cơ sở, nền tảng phục vụ cho các bài
báo cáo tiếp theo.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng – Trƣờng
Đại học Nội vụ Hà Nội đã hƣớng dẫn giúp đỡ; cảm ơn Chính quyền Ủy ban nhân dân
huyện Hạ Lang, tỉnh Cao Bằng; Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội đã cung
cấp những thông tin cần thiết cho em để hoàn thành báo cáo đợt kiến tập này.
Sau đây em xin trình bày “ Báo cáo kiến tập tại Phòng Lao động – Thƣơng binh
và Xã hội huyện Hạ Lang”. Báo cáo gồm: 03 phần:
Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng của cơ quan kiến tập
Phần II: Kết Luận và Kiến nghị
Phần III: Phụ Lục
Do lƣợng kiến thức lý thuyết tích lũy trong 2 năm học còn hạn chế, nhận thức
chƣa đủ, bài báo cáo này chính là sản phẩm đầu tay của sinh viên năm thứ hai chƣa có
nhiều kinh nghiệm, còn nhiều thiếu sót, khuyết điểm. Vì vậy kính mong Quý thầy, cô
giáo Khoa Quản trị văn phòng Trƣờng Đại học Nội vụ giúp em đóng góp ý kiến, chỉ
ra những khuyết điểm, hạn chế của bài báo cáo để em rút kinh nghiệm, khắc phục và

đƣợc hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!

Chu Thị Bích Duyên

6

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

B. TỔNG QUÁT SƠ LƢỢC VỀ HUYỆN HẠ LANG
1.1. Lịch sử hình thành:
Địa danh Hạ Lang có từ xa xƣa. Đời Hùng Đức (1407 – 1497) phủ Cao Bằng
gồm 4 châu: Thái Nguyên, Lộng Nguyên, Thƣợng Nguyên, Hạ Lang. Đời Gia Long
(1802 – 1820), các đơn vị hành chính thuộc thị trấn Cao Bằng gồm 4 châu là: Thạch
Lâm, Quảng Uyên, Thƣợng Lang và Hạ Lang có 4 tổng, 24 xã thôn các tổng châu Hạ
Lang gồm:
+ Tổng Điều Lƣơng có 6 xã trại, chợ
+ Tổng Tuyển Đằng có 05 xã.
+ Tổng Lệnh Cấm có 06 xã
+ Tổng Vĩnh Thọ có 07 xã.
Thời kỳ thực dân Pháp cai trị, Châu Hạ Lang có hai tổng: Tổng Phong Đằng và
Tổng Lệnh Cấm.
Sau cách mạng tháng tám năm 1945, Tổng Phong Đằng thuộc Châu Thƣợng
Lang sáp nhập vào châu Hạ Lang. Các đơn vị hành chính đƣợc gọi theo tên gọi
huyện, xã. Châu Hạ Lang đổi thành huyện Hạ Lang từ năm 1954 Nhà nƣớc ta có điều

chỉnh chia tách và sáp nhập đơn vị hành chính 5 xã của huyện Hạ Lang sáp nhập vào
huyện Trùng Khánh và 8 xã sáp nhập vào huyện Quảng Hòa. Đến ngày 01 tháng 9
năm 1981 huyện Hạ Lang đƣợc tái lập từ các xã đã nhập vào hai huyện Quảng Hòa và
Trùng Khánh theo Quyết định số 44-HĐBT, ngày 01 tháng 9 năm 1981 của Hội Đồng
Bộ trƣởng (nay là Chính phủ)
1.2. Điều kiện tự nhiên và kinh tế xã hội huyện Hạ Lang
* Điều kiện tự nhiên:
Hạ Lang là huyện miền núi nằm ở phía Đông của tỉnh Cao Bằng, cách trung
tâm thành phố Cao Bằng hơn 72 km, có tọa độ địa lý: từ 22 034’11’’ đến 22051’00’’ vĩ
Chu Thị Bích Duyên

7

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Bắc; Từ 106050’00’ đến 1060 50’25’’ kinh Đông. Ba mặt phía Bắc, Đông, Nam giáp
với tỉnh Quảng Tây, Trung Quốc có chung đƣờng biên giới dài hơn 76 km, phía Tây
giáp với huyện Trùng Khánh, huyện Quảng Uyên và huyện Phục Hòa. Cơ cấu hành
chính của huyện Hạ Lang gồm 1 thị trấn và 13 đơn vị hành chính cấp xã đó là: thị trấn
Thanh Nhật, xã An Lạc, Việt Chu, Quang Long, Cô ngân, Thái Đức, Thị Hoa, Đức
Quang, Vinh Quý, Kim Loan, Thắng Lợi, Đồng Loan, Lý Quốc, Minh Long. Với tổng
diện tích tự nhiên là 363,35 km2 dân số có khoảng 26.000.000 ngƣời.
Với vị trí địa lý nằm ở phía ở phía Bắc của Tổ quốc tiếp giáp với Trung Quốc
đƣờng biên giới khá dài có 01 cửa khẩu Quốc tế, 01 cửa khẩu Quốc gia và các cửa
khẩu tiểu ngạch khác nên khá thuận lợi trong việc giao lƣu mua bán trao đổi hàng hóa

phát triển kinh tế xã hội, dịch vụ và du lịch.
Hạ Lang là huyện miền núi địa hình khá phức tạp, thấp dần từ Tây sang Đông,
núi cao, hiểm trở, chia cắt mạnh, có nhiều nếp gãy khổng lồ ( từ 5 – 10 km) tạo nên
những khe sâu, hang động, đèo dốc. Hầu hết các xã, thị trấn trên địa bàn huyện vừa có
núi đá, vừa có núi đất và vừa có thung lũng tƣơng đối bằng phẳng. Với đặc điểm có
nhiều núi đá cho nên gây khó khăn cho việc đi lại và xây dựng kết cấu hạ tầng, gây
trở ngại cho công tác điều tra khảo sát, thăm dò và phát triển kinh tế; vùng có đồi núi
đất đã tạo điều kiện cho đất phát triển vùng đồi, núi thấp hoặc địa hình lƣợn sóng,
phần lớn bị chia cắt mạnh, có tốc độ lớn, hạn chế đến việc sử dụng đất trong sản xuất
đất trong nông nghiệp.
Hạ Lang chịu ảnh hƣởng khí hậu nhiệt đới gió mùa. Nhiệt độ lúc cao nhất 36 0C,
thấp nhất là 00C. Có lƣợng mƣa trung bình hàng năm 1400 đến 1600mm. Chịu ảnh
hƣởng khí hậu nhiệt đới gió mùa, khí hậu 4 mùa quanh năm: Xuân, Hạ, Thu, Đông
nhƣng do nằm sâu trong lục địa nên ranh giới giữa các mùa không rõ rệt tạo thành
mùa mƣa và mùa khô. Mùa mƣa kéo dài từ tháng 4 đến tháng 9 trong năm, mùa
mƣa kéo dài từ tháng 10 năm trƣớc đến tháng 3 năm sau, do chịu ảnh hƣởng gió
mùa đông bắc.
Chu Thị Bích Duyên

8

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

* Điều kiện kinh tế xã hội:
Kinh tế của Hạ Lang phát triển chậm, tốc độ tăng trƣởng chậm GDP và tốc độ

chuyển dịch cơ cấu kinh tế theo hƣớng Công nghiệp hóa – hiện đại hóa nói chung là
chƣa đƣợc, cơ sở hạ tầng kém đi lại khó khăn. Đồng thời phần lớn ngƣời dân ở nông
thôn xuất phát từ nghề nông, trình độ, tác phong và tập quán làm việc, khó đáp ứng
yêu cầu phát triển của quá trình công nghiệp – hiện đại hóa.
Về dân số và nguồn nhân lực: Năm 2012 dân số toàn huyện Hạ Lang có
25.434 ngƣời, gồm 3 dân tộc cùng sinh sống, chủ yếu sống theo quần cƣ theo xóm, ở
14 xã, thị trấn. Gồm dân tộc Tày chiếm 46,43%, dân tộc Nùng chiếm 0,098%, dân
tộc kinh chiếm 0,098% . Trong đó nữ chiếm 12.735 ngƣời, chiếm 50,07% so với số
dân, dân số khu vực nông thôn 17,439 chiếm 68,56%, thị trấn 1.812 chiếm 7,1% so
với tổng dân số toàn huyện.
Về giáo dục: Hiện tại trên địa bàn huyện có 02 trƣờng THPT, 01 trung tâm
giáo dục thƣờng xuyên, mỗi xã có ít nhất một trƣờng THCS, 2 trƣờng tiểu học và 2
trƣờng mầm non.
Về y tế: các trang thiết bị y tế đƣợc trang bị đầy đủ tại các cơ sở khám chữa
bệnh cơ bản đầy đủ, đội ngũ cán bộ đƣợc đào tạo chính quy, đáp ứng nhu cầu cơ bản
của khám chữa bệnh.
Các chính sách đối với ngƣời có công, ngƣời nghèo và vấn đề xóa đói giảm
nghèo, giải quyết các vấn đề về việc làm của các cấp chính quyền huyện Hạ Lang
đƣợc tổ chức thực hiện giải quyết góp phần ổn định xã hội.

Chu Thị Bích Duyên

9

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Phần I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÕNG CỦA UBND HUYỆN HẠ LANG
I. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Hạ Lang
1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hạ Lang
UBND huyện Hạ Lang là cơ quan hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng hoạt
động theo Luật tổ chức HĐND và UBND.
UBND huyện có chức năng, nhiệm vụ, và quyền hạn sau:
* Chức năng
Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân (HĐND) bầu là cơ quan chấp hành của
Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nƣớc ở địa phƣơng, chịu trách nhiệm
trƣớc Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nƣớc cấp trên.
Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của
cơ quan nhà nƣớc cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm đảm
bảo thực hiện chủ trƣơng, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,
an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn.
Ủy ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý Nhà nƣớc ở địa phƣơng, góp
phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hành chính nhà nƣớc từ
Trung ƣơng tới cơ sở.
* Nhiệm vụ, quyền hạn
UBND huyện Hạ Lang thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn đề
đƣợc quy định tại Điều 124 Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân và
những vấn đề quan trọng khác mà Pháp luật quy định thuộc thẩm quyền của Ủy ban
nhân dân huyện quyết định.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Hạ Lang đƣợc thể hiện trong các lĩnh
Chu Thị Bích Duyên

10

Lớp Quản trị Văn phòng K8

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

vực dƣới đây:
*Trong lĩnh vực kinh tế
*Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi và đất đai
*Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp
*Trong lĩnh vực thƣơng mại, dịch vụ và du lịch
*Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự an toàn xã hội
*Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo
*Trong việc thi hành Pháp luật
*Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính
2. Cơ cấu tổ chức, Chức năng, quyền hạn của các phòng, ban trong UBND
huyện Hạ Lang
2.1. Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân huyện Hạ Lang
Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Hạ Lang.
UBND huyện Hạ Lang là cơ quan quản lí hành chính Nhà nƣớc ở địa phƣơng
thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức hoạt động theo quy định của Luật Tổ chức
HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003. Bộ máy UBND huyện là toàn bộ hệ
thống các phòng ban đƣợc tổ chức theo cơ cấu tổ chức trực tuyến.
Đứng đầu UBND huyện là Chủ tịch UBND là đồng chí Hà Đức Nhàn, là ngƣời
phụ trách chung, lãnh đạo, điều hành toàn diện các mặt công tác của UBND huyện,
đôn đốc kiểm tra công tác của huyện, chỉ đạo, điều hành hoạt động của các thành viên
cấp dƣới và các phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND huyện, trừ các vấn đề thuộc
thẩm quyền tập thể của UBND huyện. Mặt khác Chủ tịch UBND phải chịu trách
nhiệm cá nhân về nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc giao riêng cho mình và cùng với các
thành viên của UBND chịu trách nhiệm của UBND trƣớc HĐND huyện và cấp trên.

Chu Thị Bích Duyên

11

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Phó chủ tịch UBND huyện gồm: 02 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch. Các
Phó Chủ tịch UBND huyện phân công chỉ đạo một số lĩnh vực công tác, chỉ đạo, điều
hành hoạt động một số phòng ban ngành chuyên môn của UBND huyện.
Phó Chủ tịch phụ trách Khối Kinh tế là đồng chí Hà Thị Danh: Chịu trách
nhiệm trực tiếp về chức năng quản lý Nhà nƣớc trên các hoạt động về kinh tế, thu chi
Ngân sách trên địa bàn huyện, trực tiếp quản lý các đơn vị nhƣ: Phòng Tài chính – Kế
hoạch, Phòng Công thƣơng, Ban Quản lý dự án, Phòng Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn, Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng.
Phó Chủ tịch phụ trách Khối Văn hóa xã hội là đồng chí Hoàng Minh Nhất:
Chịu trách nhiệm về quản lý Nhà nƣớc trên các hoạt động về Văn hóa - Xã hội trên
địa bàn huyện, trực tiếp quản lý các phòng Văn hóa – Thông tin, Phòng Giáo dục và
Đào tạo, Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội, Phòng Y tế, Phòng Tôn giáo dân
tộc, Văn phòng HĐND và UBND, Trung tâm dân số - gia đình và trẻ em.
Về cơ quan chuyên môn trực thuộc trong huyện:
UBND huyện Hạ Lang gồm 14 phòng ban, và các đoàn thể gồm: Văn phòng
HĐND-UBND; Phòng Nội vụ; Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội; Phòng Tài
chính – Kế hoạch; Phòng Văn hóa – Thông tin; Phòng Y tế; Phòng Tài nguyên và
Môi trƣờng; Phòng Tƣ pháp; Thanh tra; Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Phòng Công thƣơng; Phòng Tôn giáo – Dân tộc; Phòng Giáo dục và Đào tạo; Trung

tâm Dân số, Gia đình và trẻ em
2.2. Chức năng, quyền hạn của các phòng ban trong UBND huyện
Phòng Nội vụ: Tham mƣu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nƣớc về công tác tổ chức biên chế cơ quan hành chính; chính quyền địa phƣơng; địa
giới hành chính; cán bộ, công chức, viên chức nhà nƣớc; cán bộ công chức xã,
phƣờng, thị trấn; hội; tổ chức phi chính phủ; văn thƣ lƣu trữ nhà nƣớc; tôn giáo; thi
đua khen thƣởng.
Chu Thị Bích Duyên

12

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội: Tham mƣu giúp UBND huyện
thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực: lao động, việc làm, dạy nghề, tiền
lƣơng, tiền công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, an toàn lao động, ngƣời có
công, bảo trợ xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, phòng chống tệ nạn xã hội, bình
đẳng giới. Ngoài ra, Phòng thực hiện một số nhiệm vụ khác do UBND huyện giao.
Phòng Tài Chính – Kế hoạch: Tham mƣu giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực nhƣ: tài chính, tài sản; kế hoạch và đầu tƣ,
đăng ký kinh doanh; tổng hợp thống nhất về quản lý hợp tác xã, kinh tế tập thể và
kinh tế tƣ nhân.
Phòng Giáo dục và Đào tạo: Tham mƣu giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nƣớc về công tác giáo dục và đào tạo trên địa bàn huyện: mục tiêu,
chƣơng trình, nội dung giáo dục và đào tạo; tiêu chuẩn nhà giáo và tiêu chuẩn quản lý

cán bộ giáo dục; tiêu chuẩn cơ sở vật chất, thiết bị trƣờng học và đồ chơi trẻ em; quy
chế thi cử và cấp văn bằng, chứng chỉ đảm bảo chất lƣợng giáo dục và đào tạo.
Phòng Văn hóa – Thông tin – Thể thao: Tham mƣu giúp UBND huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao,
du lịch; bƣu chính, viễn thông, internet, công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin, phát
thanh, truyền hình, báo chí, xuất bản ở địa phƣơng.
Phòng Y tế: Tham mƣu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý nhà
nƣớc về chăm sóc và bảo vệ sức khỏe nhân dân, gồm: Trung tâm y tế, khám chữa
bệnh, phục hồi chức năng, y học cổ truyền, thuốc phòng chữa bệnh cho ngƣời, mỹ
phẩm ảnh hƣởng đến sức khỏe con ngƣời, bảo vệ sức khỏe con ngƣời, vệ sinh thực
phẩm và trang – thiết bị y tế, dân số. Ngoài ra, Phòng Y tế còn thực hiện một số
nhiệm vụ khác do lãnh đạo UBND huyện Hạ Lang giao.
Phòng Tƣ Pháp: Tham mƣu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nƣớc về xây dựng và thi hành các văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra, xử lý
Chu Thị Bích Duyên

13

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến giáo dục, pháp luật, thi hành án dân sự, chứng
thực, hộ tịch, trợ giúp pháp lý, hòa giải cơ sở và công tác tƣ pháp khác theo quy định
của pháp luật.
Phòng Tài nguyên – Môi trƣờng: Tham mƣu giúp UBND huyện thực hiện
chức năng quản lý nhà nƣớc về tài nguyên đất, tài nguyên nƣớc, tài nguyên khoáng

sản, môi trƣờng, khí tƣợng, thủy văn, đo đạc, bản đồ.
Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: Tham mƣu giúp UBND huyện
thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản, thủy lợi,
khoa học – công nghệ, phát triển nông thôn và HTX thuộc lĩnh vực phòng phụ trách.
Phòng Công thƣơng: Tham mƣu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản
lý nhà nƣớc về Công nghiệp – Tiểu công nghiệp, thƣơng mại, du lịch, kiến trúc, quy
hoạch, vật liệu xây dựng, nhà ở và công sở, giao thông, bƣu chính, viễn thông và
HTX thuộc lĩnh vực phòng phụ trách.
Thanh tra huyện: Tham mƣu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý
nhà nƣớc về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại và tố cáo trong phạm vi quản lý
nhà nƣớc của UBND huyện và thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn thanh tra hành chính
trong phạm vi quản lý nhà nƣớc của UBND huyện.
Trung tâm Dân số - Gia đình – Trẻ em: Tham mƣu giúp UBND huyện thực
hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về dân số và gia đình.
Phòng Dân tộc – Tôn giáo: Tham mƣu giúp UBND huyện thực hiện chức
năng quản lý nhà nƣớc về lĩnh vực dân tộc và tôn giáo trên địa bàn.
Văn phòng HĐND và UBND huyện: Là cơ quan tham mƣu, tổng hợp giúp
HĐND và UBND huyện nhƣ sau:
+ Tổ chức các hoạt động của HĐND các ban HĐND các đại biểu HĐND huyện
và tham mƣu một số công việc cho Chủ tịch HĐND huyện giao.
Chu Thị Bích Duyên

14

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

+ Tổ chức các hoạt động của UBND và của Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo, điều
hành các hoạt động chung của bộ máy hành chính nhà nƣớc; giúp Chủ tịch UBND
huyện điều hòa, phối hợp hoạt động của các cơ quan chuyên môn cùng cấp, HĐND và
UBND cấp xã để thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của UBND, Chủ tịch UBND
huyện; bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND
huyện; tham mƣu giúp UBND huyện về công tác ngoại vụ, thi đua khen thƣởng.
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội
1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng
1.1. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội
1.1.1. Chức năng
Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội là cơ quan chuyên môn trực thuộc
UBND huyện Hạ Lang có chức năng tham mƣu giúp UBND thực hiện chức năng
quản lý nhà nƣớc về các lĩnh vực: Lao động, việc làm, dạy nghề, tiền lƣơng, tiền
công, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, an toàn lao động, ngƣời có công, bảo trợ
xã hội, bảo vệ và chăm sóc trẻ em, phòng chống các tệ nạn xã hội, bình đẳng giới;
thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyền của Ủy ban nhân dân huyện
và theo quy định của Pháp luật.
Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội có tƣ cách pháp nhân, có tài khoản
và con dấu riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban
nhân dân huyện; sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của Ủy ban nhân
dân huyện; đồng thời chịu sự chỉ đạo, hƣớng dẫn, kiểm tra, thanh tra về chuyên môn,
nghiệp vụ của Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội và phối kết hợp với các
cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện trong việc thực hiện nhiệm vụ chính trị
của địa phƣơng.
Chu Thị Bích Duyên

15

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

1.1.2. Nhiệm vụ
- Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành các Quyết định, quy hoạch, kế hoạch dài
hạn, năm năm và hàng năm; đề án chƣơng trình trong lĩnh vực lao động, ngƣời có công
với xã hội; cải cách hành chính, xã hội hóa thuộc lĩnh vực quản lý nhà nƣớc đƣợc giao;
- Tham mƣu giúp Uỷ ban nhân dân huyện triển khai thực hiện công tác bảo trợ
xã hội: quản lý Hội Bảo trợ ngƣời tàn tật và trẻ mồ côi, hội ngƣời mù; bảo hiểm y tế,
xoá đói giảm nghèo;
- Tham mƣu giúp Uỷ ban nhân dân huyện triển khai các quy định, văn bản quản
lý nhà nƣớc về công tác Lao động việc làm, dạy nghề, an toàn lao động;
- Tham mƣu giúp Uỷ ban nhân dân huyện triển khai thực hiện công tác bảo vệ
chăm sóc trẻ em, về bình đẳng giới;
- Tham mƣu giúp Uỷ ban nhân dân huyện triển khai thực hiện công tác phòng
chống tệ nạn xã hội;
- Tổ chức chi trả trực tiếp trợ cấp đối với các đối tƣợng Chính sách ngƣời có
công, Bảo trợ xã hội trên địa bàn huyện;
- Hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của Pháp luật đối với các cơ
sở bảo trợ xã hội, dạy nghề, giới thiệu việc làm, cơ sở giáo dục lao động xã hội, cơ sở
trợ giúp trẻ em trên địa bàn huyện theo phân cấp, ủy quyền;
- Hƣớng dẫn và tổ chức thực hiện quản lý nghĩa trang liệt sỹ, đài tƣởng niệm,
các công trình ghi công liệt sỹ;
- Hƣớng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với Ủy ban nhân dân cấp xã, thị trấn
trong việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn về lĩnh vực lao động, ngƣời có công và xã hội;
- Tổ chức kiểm tra việc thực hiện chế độ, chính sách về lao động, ngƣời có

công và xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng chống tham nhũng, tiêu cực, chống
lãng phí trong hoạt động lao động, ngƣời có công và xã hội theo quy định của pháp
Chu Thị Bích Duyên

16

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

luật và phân cấp của Uỷ ban nhân dân huyện;
- Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin,
lƣu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nƣớc và chuyên môn, nghiệp vụ về lĩnh vực lao
động, ngƣời có công và xã hội;
- Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện
nhiệm vụ đƣợc giao theo quy định của Uỷ ban nhân dân huyện và Sở Lao động
Thƣơng binh và Xã hội tỉnh Cao Bằng;
- Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi
ngộ, khen thƣởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dƣỡng về chuyên môn, nghiệp vụ đối với
cán bộ, công chức, viên chức và ngƣời lao động thuộc phạm vi quản lý theo quy định
của pháp luật và phân công, phân cấp, ủy quyền của Uỷ ban nhân dân huyện;
- Quản lý tài chính, tài sản đƣợc giao theo quy định của pháp luật và phân cấp
của Uỷ ban nhân dân huyện;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Uỷ ban nhân dân huyện giao hoặc theo
quy định của pháp luật.
* Công tác lao động thƣơng binh và xã hội
Tham mƣu cho UBND huyện xây dựng các đề án về công tác xuất khẩu lao

động trong và ngoài nƣớc trong từng thời kỳ, xây dựng kế hoạch, tổ chức triển khai
công tác cho vay vốn hỗ trợ việc làm và cho vay vốn xóa đói giảm nghèo từng năm
từng thời kỳ.
Tham mƣu chỉ đạo phòng chống ma túy, mại dâm, xây dựng kế hoạch tổ chức
cai nghiện ma túy tại gia đình, cộng đồng.
* Công tác lao động việc làm, dạy nghề:
Tiến hành điều tra lao động việc làm hàng năm tại các đơn vị cơ sở và trên địa
bàn huyện, từ đó xây dựng hoạch định chủ trƣơng chiến lƣợc, giải quyết công tác lao
Chu Thị Bích Duyên

17

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

động việc làm cho nhân dân, đặc biệt là trong lứa tuổi thanh niên.
Khuyến khích và tạo điều kiện tốt nhất cho các công ty, doanh nghiệp đến tƣ
vấn xuất khẩu trong việc giải quyết việc làm cho lao động nông thôn.
* Công tác xóa đói giảm nghèo:
- Chỉ đạo thực hiện các cuộc điều tra hộ nghèo hàng năm, lập danh sách hộ
nghèo, gia hạn giấy chứng nhận hộ nghèo, cấp thẻ bảo hiểm y tế ngƣời nghèo hàng
năm, làm thủ tục cấp mới phiếu khám chữa bệnh cho ngƣời nghèo.
- Phối hợp với Ủy ban Mặt trận Tổ quốc vận động xây quỹ vì ngƣời nghèo và
vận động quyên góp quần áo tặng ngƣời nghèo. Phối hợp với ngân hàng chính sách và
các ngành chỉ đạo các địa phƣơng tổ chức vay vốn xóa đói, giảm nghèo.
* Lĩnh vực chính sách ngƣời có công:

Tổ chức triển khai thực hiện các chế độ trợ cấp, ƣu đãi đối với các đối tƣợng gia
đình chính sách: thƣơng binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, gia đình có công với cách mạng.
Xét, duyệt mới và tiếp nhận đối tƣợng chính sách, quản lý thực hiện chi trả
thƣờng xuyên, nâng hạn thƣơng tật, cấp và gia hạn thẻ BHYT cho đối tƣợng chính
sách ngƣời có công, tổ chức thăm hỏi và tặng quà cho gia đình chính sách vào các dịp
lễ tết Nguyên Đán và ngày thƣơng binh liệt sỹ 27 tháng 7 hằng năm, nâng cấp nhà ở
cho các gia đình chính sách, lƣu trữ bảo quản hồ sơ đối tƣợng chính sách, cấp lại thẻ
thƣơng binh, trình duyệt và chi trả trợ cấp thờ cúng liệt sỹ, trợ cấp ƣu đãi học sinh,
sinh viên; duyệt chế độ điều dƣỡng…
* Thực hiện Chính sách Xã hội
-Trình duyệt và chi trả cho ngƣời tham gia hoạt động kháng chiến bị nhiễm
chất độc màu da cam, trợ cấp cho các đối tƣợng Bảo trợ xã hội, trợ cấp cho đối tƣợng
ngƣời cao tuổi, cấp phát gạo cứu đói trong dịp tết Nguyên đán; gạo cứu đói giáp hạt
cho đồng bào thiếu đói, trợ cấp đột xuất cho các gia đình thiệt hại mất mát thiên tai…
Chu Thị Bích Duyên

18

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

* Công tác phòng chống tệ nạn xã hội
Chỉ đạo các xã, thị trấn rà soát lập hồ sơ quản lý ngƣời nghiện và nghi nghiện.
Lập kế hoạch giao chỉ tiêu thu quỹ phòng chống ma túy, tổ chức cai nghiện ma túy
cộng đồng và bàn giao đối tƣợng cho Trung tâm giáo dục lao động xã hội của Tỉnh.
* Giải quyết đơn thƣ khiếu nại tố cáo

Tiếp nhận và giải quyết các đơn thƣ khiếu nại của nhân dân về lĩnh vực thuộc
phạm vi chức năng của phòng.
1.1.3. Cơ cấu tổ chức Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội
Phụ lục 02: Sơ đồ bộ máy Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội.
1.2. Nhân sự của văn phòng và sự phân công nhiệm vụ
1.2.1. Nhân sự
Phụ lục 02: Bản thống kê số lƣợng nhân sự trong Phòng Lao động – Thƣơng
binh và Xã hội huyện Hạ Lang.
Tổ chức bộ máy gồm:
- 01 Trƣởng Phòng
- 01 Phó Trƣởng Phòng
- 05 Chuyên viên giúp việc theo nhiệm vụ đƣợc giao
1.2.2. Nhiệm vụ cụ thể của từng cán bộ, công chức
a) Trƣởng phòng
Trƣởng phòng – đồng chí Chu Văn Đạt
- Là thủ trƣởng cơ quan; chịu trách nhiệm trƣớc Ủy ban nhân huyện, Chủ tịch
Ủy ban nhân huyện và trƣớc Pháp luật về thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của cơ quan chuyên môn do mình phụ trách;
Chu Thị Bích Duyên

19

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

- Phụ trách chung; chủ tài khoản; quản lý tài chính; tài sản cơ quan; trực tiếp

phụ trách công tác chăm sóc Nghĩa trang liệt sỹ, những công việc trọng tâm đột xuất
trên các lĩnh vực theo sự chỉ đạo của UBND huyện, của Sở Lao động- Thƣơng binh
và Xã hội;
- Tổng hợp báo cáo chung của phòng; Kiểm tra các văn bản thuộc trách nhiệm
Phòng tham mƣu trƣớc khi trình UBND huyện ký ban hành.
b) Phó Trƣởng phòng
Phó Trƣởng phòng - đồng chí Chu Văn Phú
Giúp Trƣởng phòng phụ trách các công việc:
- Công tác chính sách ngƣời có công; Lao động việc làm, tiền công, tiền lƣơng,
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, an toàn lao động- Trực tiếp chuẩn bị báo cáo
định kỳ, đột xuất và các văn bản liên quan; hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho cán
bộ chính sách xã, thị trấn và giải quyết các vấn đề liên quan thuộc lĩnh vực đƣợc phân công;
- Quản lý hội Nạn nhân chất độc da cam;
- Trực tiếp theo dõi các chế độ, chính sách tại các xã, Thị trấn;
- Chính sách bảo trợ xã hội, dạy nghề, xóa đói giảm nghèo, bảo vệ, chăm sóc và
giáo dục trẻ em, bình đẳng giới, phòng chống tệ nạn xã hội;
- Trực tiếp chuẩn bị báo cáo định kỳ, đột xuất và các văn bản liên quan; hƣớng
dẫn chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ chính sách xã, thị trấn và giải quyết các vấn đề
liên quan thuộc lĩnh vực đƣợc phân công;
- Quản lý các Hội: Bảo trợ ngƣời tàn tật và mồ côi, Hội ngƣời mù;
- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Trƣởng Phòng giao.
b) Các chuyên viên, cán bộ giúp việc
* Đồng chí Hoàng Văn Dƣơng: Phụ trách kế toán phòng, giúp Trƣởng phòng quản lý
Chu Thị Bích Duyên

20

Lớp Quản trị Văn phòng K8

Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

tài chính, kinh tế theo quy chế, tham gia giải quyết các mặt công tác có liên quan đến
chế độ chính sách xã hội, ngƣời có công và một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng
phân công.
* Đồng chí Nông Văn Tuân: Phụ trách công tác văn thƣ, lƣu trữ, quản lý con dấu, công
tác văn phòng, thủ quỹ cơ quan và thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng giao.
* Đồng chí Đinh Việt Thiện: Giúp Phó Trƣởng phòng theo dõi giải quyết công
tác Bảo hiểm y tế cho đối tƣợng Bảo trợ xã hội, ngƣời nghèo; Công tác xóa đói giảm
nghèo, phòng chống tệ nạn xã hội; Giúp Phó Trƣởng phòng theo dõi công tác chính
sách ngƣời có công; Lập báo cáo lĩnh vực đƣợc phân công và thực hiện một số nhiệm
vụ khác do lãnh đạo phòng giao.
* Đồng chí Đàm Văn Tòng: Giúp Phó Trƣởng phòng theo dõi công tác Lao
động việc làm, tiền công, tiền lƣơng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, an toàn
lao động, Bình đẳng giới; Công tác quản lý ISO 9001, lập báo cáo lĩnh vực đƣợc phân
công và thực hiện một số nhiệm vụ khác do lãnh đạo phòng phân công.
* Đồng chí Phạm Minh Loan: Giúp Phó Trƣởng phòng theo dõi công tác Bảo
trợ xã hội, dạy nghề, Bảo vệ, chăm sóc trẻ em, lập báo cáo các lĩnh vực đƣợc phân
công và thực hiện một số nhiệm vụ khác do nhiệm vụ do lãnh đạo phòng phân công.
Nguyên tắc thực hiện nhiệm vụ:
Việc phân công nhiệm vụ cụ thể cho mỗi cán bộ, công chức của phòng đƣợc
thảo luận, nhất trí thông qua. Mỗi cán bộ công chức, nhân viên trong phòng chịu trách
nhiệm trƣớc Trƣởng phòng về chất lƣợng, hiệu quả thực hiện những nhiệm vụ công
tác đƣợc giao và những ý kiến tham mƣu, đề xuất của mình.
Ngoài việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn phải bám sát cơ sở, theo dõi, đôn
đốc chỉ đạo các xã, thị trấn về chuyên môn nghiệp vụ thuộc lĩnh vực mình đảm nhận,
thực hiện nghiêm túc và đạt hiệu xuất nhiệm vụ đƣợc giao.
Chu Thị Bích Duyên

21

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Phải thƣờng xuyên nghiên cứu tài liệu, các văn bản thuộc lĩnh vực chuyên môn
nghiệp vụ của mình đồng thời không ngừng nâng cao trình độ hiểu biết để thực hiện
tốt công việc đƣợc giao.
Thu thập, bổ sung và Quản lý chặt chẽ hồ sơ, văn bản tài liệu thuộc lĩnh vực
chuyên môn đƣợc phân công. Chịu trách nhiệm xây dựng, dự thảo các văn bản thuộc
lĩnh vực chuyên môn báo cáo lãnh đạo phòng.
Chấp hành nghiêm minh kỷ luật lao động, làm việc đúng giờ, không đi muộn về sớm.
1.3. Các văn bản quản lý về công tác văn thƣ – lƣu trữ
Theo nhƣ khảo sát tình hình thực tế thì UBND huyện Hạ Lang chƣa ban hành
các văn bản quản lý về công tác văn thƣ lƣu trữ của cơ quan.
Tuy không ban hành các văn bản quản lý về công tác văn thƣ lƣu trữ nhƣng
UBND huyện Hạ Lang luôn tuân thủ quy trình, thủ tục các văn bản quy định về công
tác văn thƣ lƣu trữ của Chính phủ ban hành nhƣ:
Luật Lƣu trữ số 01/2011/QH13 ngày 01 tháng 01 năm 2011;
Thông tƣ 07/2012/TT-BNV về việc hƣớng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ cơ quan;
Công văn số 298/VTLTNN-NVTWK Ngày 08/5/2013 của Cục Văn thƣ – Lƣu
trữ Nhà nƣớc về việc báo cáo tình hình công tác văn thƣ lƣu trữ.
Ngoài ra còn có các văn bản khác quy định về công tác văn thƣ lƣu trữ do các
cơ quan cấp trên có thẩm quyền ban hành, UBND huyện luôn luôn cập nhật mới và

thƣờng xuyên để thực hiện.
- Do sự coi nhẹ tầm quan trọng của công tác văn thƣ lƣu trữ vì vậy ít đƣợc sự quan
tâm của lãnh đạo UBND huyện, đồng thời cán bộ làm công tác văn thƣ – lƣu trữ của cơ
quan không đƣợc đào tạo bài bản về các nghiệp vụ văn thƣ – lƣu trữ tại các trƣờng lớp .
Chu Thị Bích Duyên

22

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

Việc không ban hành các văn bản quy định về văn thƣ lƣu trữ của cơ quan ảnh
hƣởng trực tiếp đến công việc của các phòng, ban trong nội bộ UBND huyện đều có
những thuận lợi và khó khăn sau:
Thuận lợi:
Công tác văn thƣ đƣợc tiến hành theo đúng quy trình thủ tục theo các văn bản
hƣớng dẫn của Nhà Nƣớc đã quy định đồng thời góp phần làm cho công tác văn thƣ
lƣu trữ của cơ quan đi vào nề nếp hoạt động có hiệu quả.
Khó khăn:
Bên cạnh những thuận lợi thì việc UBND không ban hành các văn bản quy định về
văn thƣ lƣu trữ gây ra những khó khăn trong việc giải quyết các công việc nhƣ:
Việc thực hiện các nghiệp vụ văn thƣ cũng nhƣ lƣu trữ không tuân thủ với quy
định của Nhà nƣớc;
- Việc cập nhật mới các văn bản quy định về công tác văn thƣ lƣu trữ của các
cấp có thẩm quyền không đƣợc thƣờng xuyên vì vậy gây giãn đoạn, giảm thiểu thời
gian trong quá trình thực hiện các khâu nghiệp vụ.

Cán bộ làm công tác văn thƣ không có văn bản cụ thể làm căn cứ để thực hiện
các nghiệp vụ, đặc biệt là cơ quan áp dụng nhiều văn bản của Nhà nƣớc ảnh hƣởng
đến việc nghiên cứu và tìm kiếm các văn bản để áp dụng phù hợp vì vậy giảm thời
gian thực hiện các khâu nghiệp vụ dẫn đến hiệu quả công việc chƣa cao, chất lƣợng
còn nhiều hạn chế.
Cán bộ văn thƣ lƣu trữ không nắm đƣợc tầm quan trọng của văn bản tài liệu, và
thẩm quyền của các văn bản nhiều khi còn đóng dấu khống chỉ khi mà văn bản, tài
liệu chƣa có chữ ký của ngƣời có thẩm quyền.
Tại cơ quan việc thu thập văn bản, tài liệu để lập hồ sơ chƣa chặt chẽ gây khó
khăn cho việc thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ (đặc biệt trong khâu xác định giá trị tài
Chu Thị Bích Duyên

23

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

liệu và chỉnh lý tài liệu), việc thu thập ảnh hƣởng rất lớn đến chất lƣợng, giá trị của
khối tài liệu đƣa vào trong kho lƣu trữ cơ quan.
Trong lƣu trữ không thực hiện đúng quy định về bảo quản và bảo mật dẫn đến
nhiều tài liệu bị hƣ hỏng, thất lạc, không đảm bảo an toàn tài liệu theo quy định của
Nhà nƣớc gây nhiều hậu quả nghiêm trọng trong việc bảo vệ bí mật của cơ quan cũng
nhƣ chất lƣợng tài liệu lƣu trữ để tham khảo không có giá trị làm cho phông lƣu trữ
của cơ quan không đƣợc hoàn chỉnh.
2. Tìm hiểu tình hình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
Hàng năm, số lƣợng văn bản ban hành của Phòng Lao động – Thƣơng binh và

Xã hội có xu hƣớng tăng lên, đặc biệt là loại văn bản: Quyết định (đây là loại văn bản
có khối lƣợng lớn nhất và số lƣợng ban hành tăng nhiều nhất) Bởi phòng vừa thực
hiện chức năng tham mƣu cho UBND vừa thực hiện các hoạt động liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ của phòng. Nhìn chung, tất cả các các văn bản ban hành đều theo
đúng quy trình soạn thảo, đúng thẩm quyền, nội dung, thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản theo quy định của Nhà nƣớc. Tuy nhiên, vẫn còn một số văn bản ban hành sai
về nội dung, thể thức cụ thể nhƣ: đối với loại văn bản không có tên loại (Công văn)
sai về số hiệu văn bản, những tồn tại này do sự hạn chế về thời gian của bộ phận văn
phòng đặc biệt là ngƣời tham mƣu cho lãnh đạo, khối lƣợng công việc của phòng lớn,
tham mƣu phụ trách nhiều đầu việc, hơn nữa thƣờng xuyên đi cơ sở để nắm bắt những
nhiệm vụ phòng tham mƣu cho UBND huyện tổ chức triển khai, đồng thời cán bộ phụ
trách công tác văn phòng của cơ quan (trình độ đào tạo là tốt nghiệp Trƣờng Lao động
xã hội) làm trái với chuyên môn nghiệp vụ đã đƣợc đào tạo do đó thiếu trình độ
chuyên môn về nghiệp vụ, không đƣợc đào tạo bài bản về văn phòng thông qua các
trƣờng lớp, gây khó khăn trong việc thực hiện các nghiệp vụ văn phòng. Vì vậy yêu
cầu đào tạo và bồi dƣỡng cán bộ chuyên môn về văn phòng để tham mƣu cho lãnh đạo
là yêu cầu rất cần thiết đối với mỗi cơ quan, tổ chức.
Chu Thị Bích Duyên

24

Lớp Quản trị Văn phòng K8


Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Khoa Quản trị Văn phòng

2.1. Bảng thống kê văn bản ban hành từ năm 2005 đến 2015
Phụ lục 04: Bảng thống kê văn bản ban hành từ năm 2005 đến 2015.

2.2. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Căn cứ vào các văn bản do Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội huyện
Hạ Lang ban hành em có một số nhận xét nhƣ sau:
“Thể thức văn bản là các thành phần bắt buộc phải có và cách trình bày các
thành phần đó theo một trật tự nhất định do cấp thẩm quyền quy định”
Việc đảm bảo về mặt thể thức của văn bản cũng nhƣ phƣơng thức soạn thảo
đúng về nội dung, bố cục các phần hay cách dùng từ, hình thức, chính tả, đúng về
thẩm quyền ban hành và ký…..có tác dụng rất lớn mà bất cứ cá nhân, tổ chức soạn
thảo và ban hành văn bản đều phải nắm rõ. Vì vậy ngƣời soạn thảo và ngƣời tham
mƣu soạn thảo phải có trình độ chuyên môn nhất định về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
Kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tƣ 01/2011/TT-BNV quy định bao gồm
khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể
thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác đƣợc áp dụng đối với
văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản đƣợc soạn thảo bằng các
phƣơng pháp hay các phƣơng tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản đƣợc làm trên giấy mẫu
in sẵn; không áp dụng đối với văn bản in thành sách, in trên tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Tại Phòng Lao động – Thƣơng binh và Xã hội huyện Hạ Lang công tác soạn
thảo và ban hành văn bản đƣợc thực hiện khá tốt, đảm bảo về thể thức cũng kỹ thuật
trình bày văn bản Theo Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011
của Bộ Nội vụ về Hƣớng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, đồng
thời luôn tuân thủ đúng các văn bản quy định về kỹ thuật trình bày văn bản của Nhà
nƣớc, Tất cả các văn bản đƣợc ban hành tại phòng đều tuân thủ nguyên tắc nhất định
về nội dung cũng nhƣ thể thức, kỹ thuật trình bày của văn bản, luôn đảm bảo tính hợp
Chu Thị Bích Duyên

25

Lớp Quản trị Văn phòng K8