QT 7 3 quy trình lấy mẫu

Mã số:
Lần ban hành:
Ngày
hiệu
lực:
Số trang:

TÊN CÔNG TY
LOGO
QUY TRÌNH LẤY MẪU

A. PHÊ DUYỆT

Họ và tên

Chức danh

Ký tên

Người soạn thảo
Người kiểm soát
Người phê duyệt

T
T

Lần sửa

Trang

Nội dung sửa đổi

Ngày sửa đổi

B. THEO DÕI BAN HÀNH/ SỬA ĐỔI TÀI LIỆU

T
T

Bản số

1

01

2

02

3

01

4

01
C. PHÊ DUYỆT

Người giữ

Kí nhận

TÊN CÔNG TY
LOGO
QUY TRÌNH LẤY MẪU

Mã số:
Lần ban hành:
Ngày
hiệu
lực:
Số trang:

1. Mục đích

Quy định hướng dẫn quá trình tiến hành lấy mẫu để kiểm tra chất lượng nước . Đảm bảo chất
lượng dịch vụ của Công ty (Tên Công ty)
2. Phạm vi áp dụng

Áp dụng tại phòng thí nghiệm phân tích chất lượng nước, thực phẩm và không khí – (Tên
Công ty).
3. Tài liệu liên quan

- Sổ tay chất lượng.
- Các thủ tục của hệ thống quản lý phòng thí nghiệm.
- Các phương pháp thử
- Các hướng dẫn
- Tiêu chuẩn trích dẫn:
TCVN 6663-1:2016 (ISO 5667-1:2006) chất lượng nước-lấy mẫu, Phần 1:
Hướng dẫn lập chương trình lấy mẫu và kỹ thuật lấy mẫu

+ TCVN 6663-3:2016 (ISO 5667-3:2012) chất lượng nước-lấy mẫu, Phần 3: Bảo
quản và xử lý mẫu nước.
+ TCVN 5995:1995 (ISO 5667-5:1991) Hướng dẫn lấy mẫu nước uống và nước
dùng để chế biến thực phẩm và đồ uống.
+ TCVN 6663-6:2008 (ISO 5667-6:2005) Phần 6: Hướng dẫn lấy mẫu ở sông và
suối.
+ TCVN 5999:1995 (ISO 5667-10: 1992) Hướng dẫn lấy mẫu nước thải.
+ TCVN 8880:2011 (ISO 19458:2006) Chất lượng nước-Lấy mẫu để phân tích vi
sinh vật
- Các biểu mẫu:
+

BM 71-01

Phiếu yêu cầu phân tích

BM 73-02

Kế hoạch lấy mẫu

BM 73-03

Nhãn
Biên bản lấy mẫu

BM 73-04


Mã số:
Lần ban hành:

Ngày
hiệu
lực:
Số trang:

TÊN CÔNG TY
LOGO
QUY TRÌNH LẤY MẪU

4. Định nghĩa và chữ viết tắt
4.1 Định nghĩa

Lấy mẫu: là một quá trình đã xác định nhờ đó một phần vật chất, vật liệu hoặc sản phẩm
được lấy để tiến hành thử nghiệm một phần đại diện trong toàn bộ mẫu, việc lấy mẫu đòi
hỏi tuân theo quy định kỹ thuật phù hợp.
4.2 Chữ viết tắt
STT

Tên viết tắt

Viết tắt

1

Chăm sóc khách hàng

CSKH

2

Trưởng phòng thí nghiệm

TPTN

3

Nhân viên lấy mẫu

NVLM

4

Phòng thí nghiệm

PTN

5

Nhân viên phân tích

NVPT

5. Trách nhiệm

Chuyên viên lấy mẫu thược Phòng thí nghiệm phân tích chất lượng nước, thực phẩm và
không khí - (Tên Công ty), các bộ phận có trách nhiệm liên quan, chịu trách nhiệm lấy
mẫu theo yêu cầu của khách hàng.


TÊN CÔNG TY

LOGO
QUY TRÌNH LẤY MẪU

Mã số: TT
Lần ban hành:
Ngày hiệu lực:
Số trang:

6. Nội dung
6.1 Sơ đồ quy trình lấy mẫu

Nội dung
công việc

Lưu đồ tổng quát

Phiếu yêu cầu phân tích

Hủy yêu cầu

-

Không duyệt

-

Phê duyệt

Lưu trữ hồ
sơ

Lấy/nhận mẫu

-

Thông tin liên lạc với
khách hàng về phiếu yêu
cầu phân tích
Tiếp nhận phiếu yêu cầu
phân tích từ khách hàng
theo biểu mẫu.
Xem xét, xác định các
vật tư, điều kiện phân
tích có đảm bảo yêu cầu
của khách hàng không?

Người
chịu
trách
nhiệm
-CSKH
-TPTN

Lên kế hoạch lấy mẫu.
Chuẩn bị trước khi lấy
mẫu.
Tiến hành lấy mẫu.
Vận chuyển và bảo quản
mẫu.
Ghi nhật ký lấy lẫu

NVLM

Lưu trữ hồ sơ theo quy
định

Nhân
viên
quản
lý
tài
liệu

Biểu mẫu
BM 71-01

BM 7302
BM 7303
BM 7304


TÊN CÔNG TY
LOGO
THỦ TỤC LẤY MẪU

Mã số:
Lần ban hành:
Ngày hiệu lực:
Số trang:

6.2 Diễn giải

6.2.1. Tiếp nhận yêu cầu phân tích của khách hàng
Bộ phận CSKH khi nhận được thông tin nhu cầu về thử nghiệm, sẽ thực hiện trao đổi
thông tin với khách hàng và gửi form mẫu BM 71-01 tới khách hàng để xác nhận các
thông tin liên quan tới mẫu thử nghiệm
Khách hàng ghi phiếu yêu cầu phân tích theo biểu mẫu BM 71 -01
6.2.2 Phê duyệt
Sau khi tiếp nhận biểu mẫu phiếu yêu cầu phân tích, bộ phận CSKH sẽ chuyển phiếu yêu
cầu phân tích tới PTN để TPTN giao nhiệm vụ cho các cán bộ liên quan, thực hiện việc
kiểm tra, tính toán, số lượng chỉ tiêu mà khách hàng yêu cầu, thời gian lấy mẫu.
Nếu đủ điều kiện phân tích và đảm bảo kế hoạch lấy mẫu lập kế hoạch lấy mẫu (BM 7302) chuyển đến TPTN.
Nếu được duyệt phải chuyển kế hoạch lấy mẫu tới phòng CSKH, phòng CSKH thông báo
lại cho khách hàng về kế hoạch lấy mẫu.
Trong trường hợp, TPTN xác định phiếu yêu cầu phân tích nằm ngoài năng lực phân tích
của PTN, hoặc thời gian thực hiện lấy mẫu hay trả lời kết quả không đảm bảo sẽ phản hồi
lại với khách hàng để có đi đến thống nhất và ký kết Phiếu yêu cầu phân tích.
Phiếu yêu cầu sẽ bị hủy trong các trường hợp sau đây:
1) Không nằm trong phạm vi năng lực của PTN, cũng như nhà thầu phụ có trong

danh sách quản lý của Công ty
2) Các yếu tố trong Phiếu yêu cầu phân tích không đi đến sự thống nhất ý kiến giữa

hai bên.
6.2.3. Lấy/nhận mẫu
Trường hợp Nhận mẫu:
PTN thực hiện nhận mẫu tại địa điểm thống nhất giữ hai bên, mà không phải trực tiếp lấy
mẫu tại vị trí cần thử nghiệm, thì NVLM chỉ thực hiện việc nhận mẫu, vận chuyển và bảo
quản mẫu theo hướng dẫn trong quy trình quy định
Trường hợp lấy mẫu tại hiện trường:

a) Lên kế hoạch lấy mẫu.
 Dựa vào đặc điểm, cấu trúc của nước cần thực hiện kiểm tra, để lên kế hoạch phù hợp với

đặc tính yêu cầu của phép phân tích.


TÊN CÔNG TY
LOGO
THỦ TỤC LẤY MẪU

Mã số:
Lần ban hành:
Ngày hiệu lực:
Số trang:

 NVLM có thể thực hiện lấy mẫu tại hiện trường ở các địa điểm khác nhau nên phải lên kế

hoạch lấy mẫu theo từng phiếu yêu cầu phân tích, và theo dõi tình trạng đảm bảo kế hoạch
và tránh tình trạng bỏ sót mẫu yêu cầu.
 Có thể chương trình lấy mẫu sẽ theo chu kỳ định sẵn theo hợp đồng giữa hai bên, nên nhân

viên lấy mẫu lên kế hoạch trước cho những vị trí này, để khi nhận được một “Phiếu yêu cầu
phân tích” mới không gây chồng chéo đến lộ trình lấy mẫu.
Tham khảo tiêu chuẩn:
TCVN 6663-1:2016 mục 5 “Thiết kế chương trình lấy mẫu”
b) Chuẩn bị trước khi lấy mẫu.
 Nhân viên lấy mẫu cần chuẩn bị các dụng cụ chứa, dụng cụ lấy mẫu phù hợp theo yêu cầu

phân tích.
 Có thể tìm hiểu lại cách thức lấy mẫu đối với từng yêu cầu phân tích theo các quy định

trong TCVN tương ứng
Tham khảo tiêu chuẩn:
+ TCVN 6663-3:2016 mục 11 “Dụng cụ lấy mẫu”; Mục 12 “Dụng cụ lấy mẫu cho các đặc
tính vật lý hoặc hóa học”
+ TCVN 6663-3:2016 mục 5 “ Thuốc thử và vật liệu”; Mục 6 “Bình chứa mẫu” và phụ lục A
c) Tiến hành lấy mẫu
 NVLM tới vị trí yêu cầu lấy mẫu. Trước khi tiến hành lấy mẫu, nhân viên phải ghi đầy đủ

các thông tin yêu cầu của BM 73-03.
 Tùy theo nguồn lấy mẫu khác nhau, mà quy cách thực hiện lấy mẫu cũng khác nhau theo

quy định được hướng dẫn trong các bản tài liệu TCVN. Ngoài ra, NVLM cũng có thể phải
xử lý sơ bộ mẫu tại hiện trường nếu có yêu cầu đặc biệt về mẫu.
 Sau khi lấy mẫu xong, thực hiện việc dán nhãn tương ứng đã chuẩn bị ban đầu lên thân

chai, lọ chứa mẫu và lập biên bản lấy mẫu theo biểu mẫu BM 73-04, ký xác nhận với cơ
quan yêu cầu về kiều kiện lấy mẫu.


Mã số:
Lần ban hành:
Ngày hiệu lực:
Số trang:

TÊN CÔNG TY
LOGO
THỦ TỤC LẤY MẪU

 Nếu cơ quan yêu cầu cung cấp sơ đồ vị trí lấy mẫu thì sơ đồ này cũng sẽ được lưu trữ cùng

với biên bản nhận mẫu. Trong trường hợp cơ quan này không cung cấp, thì nhân viên lấy
mẫu có thể chụp ảnh lại sơ đồ vị trí lấy mẫu này, hoặc có bản ghi chép lại.
Các tiêu chuẩn áp dụng cho quá trình lấy mẫu:
+ TCVN 6663-1:2016 mục 13 “ Tránh nhiễm bẩn mẫu”
+ TCVN 6663-3:2016 Mục 6 “Bình chứa mẫu” và phụ lục A
+ TCVN 8880:2011 “ Chất lượng nước-lấy mẫu để phân tích vi sinh vật”

d) Vận chuyển và bảo quản mẫu.

Xong khi thực hiện việc lấy mẫu tại vị trí yêu cầu, NVLM thực hiện việc bảo quản mẫu
trong quá trình di chuyển, tránh gây những ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả phân tích.
Tham khảo tiêu chuẩn
+ TCVN 6663-1:2016 mục 14 “ Vận chuyển mẫu đến bảo quản tại kho, lưu giữ mẫu tại
phòng thí nghiệm”
+ TCVN 6663-3:2016 “Chất lượng nước-Lấy mẫu-Phần 3: Bảo quản và xử lý mẫu nước”
e) Ghi nhật ký lấy lẫu

Ghi kết quả lấy mẫu vào biểu mẫu BM 73-02 để kiểm tra tình trạng lấy mẫu đã theo kế
hoạch hay chưa, để có thể hoàn thành kế hoạch lấy mẫu cũng như đảm bảo cho kế hoạch thử
nghiệm của những mẫu yêu cầu khác.

6.2.4 Lưu trữ
Lưu trữ hồ sơ lấy mẫu theo quy định
7. Hồ sơ

Tất cả các hành động thực hiện trong quy trình lấy mẫu cần được lưu giữ theo quy
định của quy trình QT 73-Quy trình lấy mẫu bao gồm:
ST
T

1

Tên hồ sơ

Mã số

Thời gian
lưu trữ

Bộ phận lưu trữ

3 năm

Quản lý tài liệu


Mã số:
Lần ban hành:
Ngày hiệu lực:
Số trang:

TÊN CÔNG TY
LOGO
THỦ TỤC LẤY MẪU

2

3 năm

Quản lý tài liệu