Hành vi tổ chức bai 6 truyen thong, ra quyet dinh

Truyền thông, ra quyết định và
giải quyết vấn đề


Nội dung trình bày


Truyền thông/giao tiếp trong doanh nghiệp và tổ chức



Ra quyết định và đảm bảo thực thi



Giải quyết các vấn đề nảy sinh trong tổ chức/doanh nghiệp

International Executive Master of Business Administration


Truyền thông/giao tiếp trong tổ
chức/doanh nghiệp


Truyền thông/giao tiếp là quá trình con người truyền và nhận thông tin lẫn nhau trong tổ chức/doanh nghiệp

International Executive Master of Business Administration


Truyền thông của con người trong
khuôn khổ các tổ chức/doanh nghiệp

Vạch ra các giới hạn,
đưa ra các lựa chọn
và tác động

Những người
hữu quan bên
ngoài công ty

Cấp trên
Báo cáo, xin chấp thuận,
diễn giải và tác động
Đồng nghiệp
khác trong nội
bộ công ty

Người truyền
tin

Chỉ dẫn, sắp xếp,
diễn giải, định hướng
và tác động

Thuyết phục, kết nối
và tác động
Cấp dưới

International Executive Master of Business Administration

2 phân loại trong truyền thông
Trực tiếp

Bán hàng

Cung cấp một chiếc
loa cho một trường
học địa phương

Không nghi
thức

Nghi thức
Báo cáo chi tiết
lương cho các cơ
quan thuế

Làm gián điệp

Gián tiếp
International Executive Master of Business Administration


Mạng lưới truyền thông của nhà quản
lý


Nội bộ

Bên ngoài công ty

Sơ đồ 8.6

Sếp cấp cao

Nhà cung cấp
Khách hàng

Sếp

Cấp trên không
trực tiếp

Nhà quản lý

Các đồng nghiệp

Nhân viên cấp
dưới

Cấp dưới không
trực tiếp

Những nhóm
người gây sức ép
Những hiệp hội
chuyên nghiệp
Những phòng
ban chính phủ
Gia đình & bè bạn

Nhân viên cấp
thấp hơn

International Executive Master of Business Administration


Các phương thức truyền thông
•
•
•
•

Văn bản
Lời nói
Phi ngôn từ
Điện tử

International Executive Master of Business Administration


Truyền thông phi ngôn từ
Ngôn ngữ cơ thể

Xúc giác, giao tiếp bằng mắt, cử chỉ, ăn mặc vv

Cận ngôn ngữ

Giọng nói, tốc độ, cường độ (cao thấp) vv

Cảnh trí

Bố trí chỗ ngồi, khoảng cách giữa các cá nhân,
sự quản lý không gian riêng vv

Môi trường

Thiết kế và các vật dụng trong phòng, vv

Thời gian

Sử dụng thời gian để tạo ra hiệu quả và tác
động

International Executive Master of Business Administration


Các nguyên tắc để đưa ra phản hồi
thông tin hiệu quả
Rõ ràng, trực tiếp
Làm chủ thông điệp
Dùng bằng chứng để chứng minh các nhận xét
Không đánh đồng các vấn đề và người truyền đạt chúng
Tập trung vào những hành xử mà đối phương có thể chấp nhận và khắc phục
Xem xét những thông điệp khó và đa nghĩa từ những thông điệp rõ ràng hơn
Coi cảm xúc như thật
Xem xét tính rõ ràng phản hồi của bạn và hành vi của những người khác
Đưa ra phản hồi đúng lúc (sát sự việc)
Chắc rằng người nhận cởi mở và đón nhận phản hồi – không áp đặt phản hồi liên nhân
vào những sự vụ khác
Đưa ra phản hồi bằng một phong thái đáng tin cậy

Thể hiện sự tôn trọng!

International Executive Master of Business Administration


Các nguyên tắc nhận phản hồi thông tin
Cởi mở và trân trọng giá trị của mọi phản hồi
Chuẩn bị tâm lý đón những phản hồi khó khăn
Ghi chú lại phản hồi và những phản ứng ban đầu của bạn
Cảnh giác với và tránh “thủ thế”
Lắng nghe một cách chăm chú
Đừng khởi xướng cãi vã /xung đột – đây không phải lúc và nơi để cãi vã và tác
động
Đặt những câu hỏi để hiểu rõ hơn về phản hồi
Lên tiếng nếu phản hồi vượt quá giới hạn bạn có thể nghe
Thể hiện sự đánh giá cao giá trị của phản hồi (thậm chí hoặc đặc biệt là với cả
những thông điệp khó chấp nhận)
Thể hiện sự tôn trọng! International Executive Master of Business Administration


Ra quyết định và đảm bảo thực thi
 Ra

quyết định
 Hành động
 Làm cho nhân viên hiểu được mình
 Đảm bảo quyết định được thực thi

International Executive Master of Business Administration

Định nghĩa quyết định
Quyết định là một sự cân nhắc hay lựa chọn
giữa hai hay nhiều phương án. Nó phát sinh
trong bất kỳ trường hợp nào từ việc giải
quyết một vấn đề đến việc thực hiện một
nhiệm vụ nào đó. Trên lí thuyết, người ra
quyết định ở các tổ chức, doanh nghiệp phải
thuộc cấp điều hành hay người chịu trách
nhiệm công việc
International Executive Master of Business Administration


Phân loại các quyết định
Có nhiều loại quyết định người quản lí phải
thực hiện bao gồm các quyết định thường
ngày, khẩn cấp, chiến lược và tác nghiệp.
 Quyết định thường ngày;
 Quyết định khẩn cấp;
 Quyết định tác nghiệp
 Quyết định chiến lược
International Executive Master of Business Administration


Ra quyết định








Có những quyết định rất dễ, nhưng có những vấn đề
rất khó xử lí
Các quyết định quản lí thường đòi hỏi phải xem xét
thẩm định kỹ trước khi đưa ra quyết định cuối cùng
Trong quá trình ra quyết định người quản lí cần trao
đổi với nhân viên hoặc đồng nghiệp để biết quan
điểm của họ
Ra quyết định là một quá trình gồm nhiều bước

International Executive Master of Business Administration


Các bước của quá trình ra quyết định
Thu thập thông tin

Xác định mục tiêu

Cân nhắc các giải pháp

Dự đoán kết quả

Hành động
International Executive Master of Business Administration


Thu thập thông tin
 Mục

tiêu của bước này là thu thập tất cả
những thông tin nhiều chiều, những bằng
chứng mà không xét đoán trước về kết quả
nhằm đảm bảo tính khách quan.
 Trong lập kế hoạch kinh doanh thì đây là
bước hết sức quan trọng. Nếu thông tin
không tin cậy chúng ta sẽ sai lầm trong phân
tích và ra quyết định.
International Executive Master of Business Administration


Nguồn thông tin
Nguồn

Các yếu tố cân nhắc

Nguồn lực công ty:
Bao gồm thư viên công ty, thống kê nội bộ,
các đồng nghiệp, các nhà nghiên cứu



Là điểm xuất phát tốt cho hầu hết việc thu
thập thông tin
Có thể mất nhiều thời gian vì tìm kiếm các
thông tin có liên quan
 Phụ thuộc vào sự hợp tác của đồng
nghiệp.

Nguồn cá nhân:
Bao gồm bạn bè, hội thảo, tạp chí, các xuất
bản phẩm



Chuyên gia:
Bao gồm các nhà quản lý, các nhà tư vấn,
nghiên cứu thị trường

Yêu

Phương tiện điện tử:
Mạng Internet, mạng nội bộ, các dịch vụ
thông tin trực tuyến

Internet

Những ý tưởng và đóng góp có thể đến từ
bất kỳ người nào
 Khó khai thác tất cả những nguồn thông tin
không chính thức.
cầu trình độ chuyên môn cao và rộng
Chất lượng dịch vụ cao nhưng chi phí cũng
có thể cao

có thể coi là kho báu nếu biết cách
khai thác
Kết nối chậm
Thông

International Executive Master
of Business
tin cầnAdministration
được kiểm chứng


Xác định mục tiêu
 Để

giải quyết một sự việc có nhiều mục tiêu
khác nhau có thể đặt ra;
 Những mục tiêu khác nhau có thể dẫn đến
những kết quả khác nhau;
 Với cương vị của người lãnh đạo quản lí phải
đặt mục tiêu thành công công việc của cả tổ
chức là ưu tiên quan trọng nhất.

International Executive Master of Business Administration


Cân nhắc các giải pháp
 Từ

những thông tin có được và với những
mục tiêu được đặt ra cần phải đưa ra một số
các giải pháp để giải quyết vấn đề;
 Tiến hành phân tích, xem xét từng giải pháp

International Executive Master of Business Administration

Phân tích ra quyết định
Xácđịnh
địnhcác
cácvấn
vấnđề
đề
Xác

Phải quyết định điều
Phải quyết định điều
gì?
gì?

Thựchiện
hiệnphân
phântích
tích
Thực

Có các khả năng lựa chọn
Có các khả năng lựa chọn
nào?
nào?

Đánhgiá
giácác
cáckhả
khảnăng
năng

Đánh
lựcchọn
chọn
lực

Các ý kiến tán thành và
Các ý kiến tán thành và
phản đối
phản đối

Thựchiện
hiệncác
cáckế
kếhoạch
hoạch
Thực

Cần phải thực hiện
Cần phải thực hiện
những gì?
những gì?

Xácđịnh
địnhcác
cáclựa
lựachọn
chọn
Xác

Lựa chọn nào là tốt

Lựa chọn nào là tốt
nhất ?
nhất ?

International Executive Master of Business Administration


Phát triển tư duy sáng tạo
Phân tích tình hình

Đưa ra mục tiêu

Đánh giá các cơ hội

Đưa ra các ý tưởng an
toàn

Đưa ra các ý tưởng
mới

Lựa chọn ý tưởng

Loại bỏ ý tưởng

Chấp nhận ý tưởng

Đánh giá các trở ngại

Đưa ra các ý tưởng an
toàn

Đưa ra các ý tưởng
mới

Lựa chọn ý tưởng

Chấp nhận ý tưởng

Loại bỏ ý tưởng

Tiến hành thực hiện
International Executive Master of Business Administration


Dự đoán kết quả








Kết quả của bước này được xác định thông qua việc
trả lời các câu hỏi sau:
Giải pháp này sẽ đưa đến kết quả như thế nào?
Nó sẽ tác động gì đến toàn nhóm?
Giải pháp này sẽ giúp bạn đạt được các mục tiêu ở
mức độ nào?
Chi phí để thực hiện giải pháp là bao nhiêu?

Nó có giải quyết vấn đề được lâu dài không?
Những vấn đề mới có thể phát sinh là ?
International Executive Master of Business Administration


Hành động
 Sau

khi đã phân tích và dự đoán kết quả của
các giải pháp, người quản lí phải ra quyết
định hành động. Có 3 cách ra quyết định:
- Có được sự đồng ý của cả nhóm
- Tìm kiếm sự ủng hộ của số đông nhân viên
- Sử dụng quyền lực của nhà quản lý
Có được sự đồng ý của đa số là cách tốt nhất
International Executive Master of Business Administration


Làm cho nhân viên hiểu mình
 Để

cho quyết định được thực thi, người cán
bộ quản lí cần phải làm cho nhân viên biết họ
cần phải làm gì.
 Sáu câu hỏi sau đây cho phép đánh giá xem
một chỉ dẫn có tốt không

International Executive Master of Business Administration

Sáu câu hỏi then chốt
1.
2.
3.
4.
5.
6.

Nó có nói rõ cần phải làm cái gì không?
Nó có nói rõ những ai tham gia không?
Nó có nói rõ tại sao cần phải làm không?
Nó có nói rõ phải làm như thế nào không?
Nó có nói rõ khi nào phải hoàn thành
không?
Nó có nói rõ phải làm ở đâu không?
International Executive Master of Business Administration