Đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại trường đại học hùng vương tỉnh phú thọ

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

NGUYỄN THỊ NGỌC DUNG

ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ-LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TỈNH PHÚ
THỌ

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

THÁI NGUYÊN - 2015


ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN
TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM

NGUYỄN THỊ NGỌC DUNG

ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ-LƯU TRỮ
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TỈNH PHÚ
THỌ
Chuyên ngành: QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Mã ngành: 60.14.01.14

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC GIÁO DỤC

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. PHẠM VĂN SƠN

THÁI NGUYÊN - 2015

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................. i
LỜI CẢM ƠN ......................................................................................................ii
MỤC LỤC ..........................................................................................................iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU ................................................................................iv
MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................. 1
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài ........................................................ 2
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu................................................................. 2
4. Giả thuyết khoa học ......................................................................................... 2
5. Nhiệm vụ nghiên cứu ...................................................................................... 3
6. Giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài ..........................................................
3
7. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................. 3
8. Cấu trúc luận văn ............................................................................................. 4
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN
THƯ
- LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC........................................................................... 5

1.1. Tổng quan vấn đề nghiên cứu....................................................................... 5
1.2. Các khái niệm cơ bản liên quan đề đề tài .....................................................
7
1.2.1. Quản lý....................................................................................................... 7
1.2.2. Đổi mới ...................................................................................................... 9
1.2.3. Văn thư, lưu trữ ....................................................................................... 10
1.2.4. Công tác văn thư - lưu trữ........................................................................ 11
1.2.5. Công tác quản lý văn thư - lưu trữ........................................................... 12
1.2.6. Đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ ............................................. 12
1.2.7. Quản lý giáo dục ......................................................................................

12
1.2.8. Quản lý nhà trường .................................................................................. 13
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

3

tnu.edu.vn/


1.2.9. Cải cách thủ tục hành chính..................................................................... 13
1.3. Vấn đề chung về Công tác văn thư, lưu trữ. ............................................... 13

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

4

/>

1.3.1. Vấn đề chung về công tác văn thư........................................................... 13
1.3.2. Vấn đề chung về công tác lưu trữ............................................................ 16
1.3.3. Mối quan hệ và tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ .............. 23
1.4. Sự cần thiết phải đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ ..................... 25
1.5. Nội dung đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ ở trường đại học...........
26
1.6. Các yếu tố ảnh hưởng đến đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ ...........
28
1.6.1. Các yếu tố khách quan ............................................................................. 28
1.6.2. Các yếu tố chủ quan................................................................................. 29
Kết luận chương 1.............................................................................................. 30
Chương 2. THỰC TRẠNG VỀ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TỈNH PHÚ THỌ ...

31
2.1. Lịch sử hình thành và phát triển của trường Đại học Hùng Vương ........... 31
2.1.1. Khái quát về trường Đại học Hùng Vương ............................................. 31
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của trường ............................................................ 31
2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy ............................................................................ 32
2.1.4. Quy mô và chất lượng đào tạo................................................................. 33
2.1.5. Đội ngũ cán bộ, giảng viên ...................................................................... 33
2.1.6. Cơ sở vật chất, thiết bị dạy học ............................................................... 34
2.1.7. Những thuận lợi và khó khăn của trường Đại học Hùng Vương ............ 34
2.1.8. Phòng Hành chính tổng hợp đơn vị thực hiện công tác văn thư, lưu trữ ......
35
2.2. Thực trạng đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học
Hùng Vương Phú Thọ ............................................................................. 36
2.2.1. Nhận thức của cán bộ, giảng viên về vai trò, tầm quan trọng của công
tác quản lý văn thư - lưu trữ .................................................................. 37
2.2.2. Thực trạng công tác quản lý văn thư - lưu trữ......................................... 37
2.2.3. Thực trạng về đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ ...................... 50
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

5

/>

2.4. Đánh giá chung về đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ tại trường
đại học Hùng Vương ............................................................................. 58

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

6

tnu.edu.vn/


2.4.1. Ưu điểm ................................................................................................... 58
2.4.2. Nhược điểm ............................................................................................. 58
2.4.3. Nguyên nhân ............................................................................................ 59
2.5. Cải cách thủ tục hành chính tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú
Thọ...... 60
2.5.1. Về thủ tục hành chính .............................................................................. 60
2.5.2. Về công tác văn thư - lưu trữ................................................................... 63
Kết luận chương 2.............................................................................................. 65
Chương 3. BIỆN PHÁP ĐỔI MỚI QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ
- LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÙNG VƯƠNG TỈNH
PHÚ THỌ............................................................................................. 66
3.1. Nguyên tắc đề xuất biện pháp .................................................................... 66
3.2. Các biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại
học Hùng Vương, tỉnh Phú Thọ ............................................................ 67
3.2.1. Biện pháp 1: Nâng cao nhận thức về sự cần thiết phải đổi mới công
tác quản lý văn thư lưu trữ .................................................................... 67
3.2.2. Biện pháp 2: Xây dựng kế hoạch đổi mới công tácquản lý văn thư,
lưu trữ theo hướng nhanh nhạy, hiệu quả.............................................. 69
3.2.3. Biện pháp 3: Hoàn thiệu mô hình quản lý công tác văn thư - lưu trữ
đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục ........................................................ 70
3.2.4. Biện pháp 4: Bồi dưỡng cập nhật kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ
và kỹ năng cho cán bộ văn thư - lưu trữ................................................ 71
3.2.5. Biện pháp 5: Đầu tư, khai thác hiệu quả trang thiết bị và tăng cường ứng
dụng CNTT- Truyền thông trong quản lý công tác văn thư, lưu
trữ........................................................................................................... 72
3.2.6. Biện pháp 6: Tăng cường kiểm tra đánh giá công tác quản lý văn thư,

lưu trữ .................................................................................................... 73
3.2.7. Biện pháp 7: Tổ chức tốt công tác thi đua khen thưởng, tạo động lực
cho cán bộ văn thư - lưu trữ .................................................................. 74
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

7

tnu.edu.vn/


3.3. Mối quan hệ của các biện pháp .................................................................. 76
3.4. Khảo nghiệm tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp đề xuất ...... 76
3.4.1. Mục đích khảo nghiệm ............................................................................ 76
3.4.2. Nội dung khảo nghiêm ............................................................................ 76
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ......................................................................... 81
1. Kết luận.......................................................................................................... 81
2. Kiến nghị ....................................................................................................... 82
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................... 84
PHỤ LỤC

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN vi

tnu.edu.vn/


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1. Kết quả tốt nghiệp của sinh viên đại học, cao đẳng hệ chính quy......
33
Bảng 2.2. Nhận thức của cán bộ về vai trò của công tác quản lý văn thư
lưu trữ .............................................................................................. 37

Bảng 2.3. Đánh giá mức độ quan tâm của cán bộ về đào tạo bồi dưỡng
nghiệp vụ cho cán bộ văn thư - lưu trữ ........................................... 44
Bảng 2.4. Đánh giá việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
quản lý văn thư - lưu trữ.................................................................. 46
Bảng 2.5. Đánh giá về việc kiểm tra đánh giá công tác quản lý văn thư lưu trữ .............................................................................................. 49
Bảng 2.6. Mức độ đánh giá về đổi mới trong lập kế hoạch............................. 50
Bảng 2.7. Đánh giá việc thực hiện kế hoạch để đổi mới công tác quản lý
văn thư - lưu trữ............................................................................... 52
Bảng 2.8. Đánh giá về công tác tuyên truyền, bồi dưỡng cho cán bộ quản
lý các phòng ban về đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ .... 54
Bảng 2.9. Đánh giá về sự hiểu biết của cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ......
54
Bảng 2.10. Đánh giá của cán bộ quản lý về đổi mới trong khai thác sử dụng
nguồn lực để cải cách thủ tục hành chính ....................................... 56
Bảng 2.11. Đánh giá của cán bộ về đổi mới kiểm tra công tác quản lý văn
thư, lưu trữ ....................................................................................... 57
Bảng 3.1. Kiểm chứng nhận thức về tính cần thiết và tính khả thi của các
biện pháp quản lý ............................................................................ 78

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN iv

tnu.edu.vn/


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác văn thư và lưu trữ chiếm vị trí rất quan trọng trong lĩnh vực
quản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng.
Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo cho thông tin kịp thời các chủ
trương, đường lối , chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước. Công tác lưu

trữ là việc lựa chọn các văn bản có giá trị để giữ lại, tổ chức sắp xếp, bảo quản
một cách khoa học có hệ thống, nhằm giúp cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin
khi cần thiết.
Việt Nam đang trong tến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng
hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của
Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đã và đang
mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh
quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công
cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện
đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã
dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý
Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức. Nhưng trước những xu thế
thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị
đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn
nữa. Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những
chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội. Các đơn vị hành chính sự
nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do
những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn
thư - lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng. Để hoạt động có hiệu
quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này.
Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

1

/>

định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều
kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

2

tnu.edu.vn/


công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền
hạn được giao và theo đúng pháp luật. Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin
một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn
vị đạt hiệu quả cao hơn.
Trường Đại học Hùng Vương là trường Đại học đa ngành, đa cấp, là
trung tâm nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và đào tạo có
chất lượng cao phục vụ cho sự phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh Phú Thọ
và các tỉnh lân cận. Đến năm 2020 Trường Đại học Hùng Vương sẽ là
trường đạt chuẩn, trọng điểm của khu vực Trung Bắc bộ - là trung tâm đào tạo
bồi dưỡng và nghiên cứu khoa học có uy tín, phấn đấu ngang tầm với các
trường đại học có thương hiệu trong nước và khu vực. Để hoạt động đào
tạo và nghiên cứu khoa học của trường đại học Hùng Vương có hiệu quả thì
công tác văn thư, lưu trữ phải đổi mới để đóng một vai trò phục vụ thông tin,
tư liệu cho ban giám hiệu và các phòng ban của nhà trường.
Nhận thấy tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và để góp phần
nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác văn thư - lưu trữ của trường, tôi chọn
đề tài: "Đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng
Vương tỉnh Phú Thọ" để nghiên cứu.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và điều tra làm rõ thực trạng công tác văn
thư - lưu trữ, luận văn đề xuất biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu
trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ
3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu

3.1. Khách thể nghiên cứu: Công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại
học.
3.2. Đối tượng nghiên cứu: Biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu
trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.
4. Giả thuyết khoa học
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

3

/>

Hiện nay, công tác quản lý văn thư - lưu trữ ở trường Đại học Hùng
Vương vẫn còn hạn chế. Nếu đề xuất được các biện pháp đổi mới công tác

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

4

tnu.edu.vn/


quản lý văn thư - lưu trữ một cách khoa học, phù hợp với đặc điểm đào tạo và
giảng dậy của nhà trường thì sẽ nâng cao hơn nữa chất lượng giáo dục đáp ứng
yêu cầu đào tạo của nhà trường.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Xác định cơ sở lý luận về đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ ở
trường đại học.
- Khảo sát làm rõ thực trạng về đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu
trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.
- Đề xuất và khảo nghiệm tính cần thiết và tính khả thi của các biện pháp

đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh
Phú Thọ.
6. Giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
6.1. Giới hạn về đối tượng nghiên cứu
Một số biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ.
6.2. Giới hạn về địa bàn khảo
sát
Trường Đại học Hùng Vương - tỉnh Phú Thọ.
6.3. Giới hạn về khách thể khảo sát
Nghiên cứu trên 100 cán bộ quản lý, cán bộ phòng ban và giảng viên về
công tác quản lý văn thư - lưu trữ.
7. Phương pháp nghiên cứu
7.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận
Để hoàn thành việc nghiên cứu đề tài này, xác định các phương pháp
nghiên cứu sau:
Chúng tôi sử dụng phương pháp phân tch, tổng hợp, hệ thống hóa các
tài liệu lý thuyết đã công bố như: tài liệu về văn thư - lưu trữ, lý luận về công
tác văn thư - lưu trữ, nhằm xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài.
7.2. Phương pháp nghiên cứu thực tễn
- Phương pháp quan sát
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

5

/>

Sử dụng phương pháp này nhằm tìm kiếm thông tin về công tác quản lý
văn thư - lưu trữ tại trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

6

tnu.edu.vn/


- Phương pháp tổng kết kinh nghiệm
Nhằm tổng kết các kinh nghiệm về biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả
của công tác quản lý văn thư lưu trữ ở trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.
7.3. Phương pháp bổ trợ
Sử dụng phương pháp thống kê toán học và phần mềm máy tính để
thống kê và xử lý số liệu thu thập được và thể hiện bằng các sơ đồ, biểu đồ.
8. Cấu trúc luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận và khuyến nghị, tài liệu tham khảo, phụ
lục. Nội dung nghiên cứu chính của luận văn gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lí luận về đổi mới công tác quản lý văn thư, lưu trữ ở
trường đại học.
Chương 2: Thực trạng về đổi mới công tác quản lý văn thư lưu trữ tại
trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.
Chương 3: Các biện pháp đổi mới công tác quản lý văn thư - lưu trữ tại
trường Đại học Hùng Vương tỉnh Phú Thọ.

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

7

tnu.edu.vn/


Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN THƯ LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG ĐẠI HỌC
1.1. Tổng quan vấn đề nghiên cứu
- Ở nước ngoài
Trên thế giới, thuật ngữ “lưu trữ" có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tếng
Hy- lap, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau được dùng làm ngôi
nhà bảo quản tài liệu. Do tài liệu thành văn ngày càng được sử dụng rộng rãi và
trở thành một phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nước
chiếm hữu nô lệ Hy Lạp cổ đại, nên ngôi nhà bảo quản chúng trở thành tượng
trưng cho sự tồn tại và hoạt động của bộ máy nhà nước.
Thuật ngữ" lưu trữ" của nhiều nước châu Âu ngày nay vẫn còn mang dấu
ấn đậm nét của gốc tiếng Hy - lạp cổ xưa, như archives (Pháp), archiv (Đức,
Tiệp), archivun (Ba Lan), apxub (Nga). Ngày nay ở một số nước nói trên, thuật
ngữ này được định nghĩa là cơ quan hay đơn vị tổ chức trong một cơ quan làm
nhiệm vụ bổ sung, bảo quản tài liệu và tổ chức sử dụng chúng vào các
mục đích khoa học, kinh tế quốc dân, xã hội, văn hóa... gọi theo tiếng Việt là
phòng, kho hoặc viện lưu trữ.
Ở các nước tư bản chủ nghĩa, do bị chi phối bởi chế độ chiếm hữu tư
nhân về tư liệu sản xuất, một bộ phận rất lớn tài liệu lưu trữ là tài sản riêng của
các công ty, các tập đoàn tự nhiên, như vậy tập trung công tác lưu trữ ở
các nước tư bản mang tính chất nửa vời, không triệt để.
Công tác lưu trữ có bề dầy lịch sử hàng nghìn năm, từ thời cổ địa khi các
nhà nước chiếm hữu nô lệ biết lưu giữ và sử dụng một cách phổ biến tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của mình để làm phương tiện quản lý và
phục vụ các mục đích khác. Nhưng khoa học nghiên cứu về công tác lưu trữ
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

8

/>

học thì chỉ mới thực sự ra đời từ thời kỳ cận đại, trước hết ở một số nước
Châu

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN

9

tnu.edu.vn/


Âu, tư bản chủ nghĩa Pháp, Phần Lan, do thực tiễn công tác lưu trữ ở những
nước này đặt ra nhiều vấn đề phải giải quyết về mặt lý luận. Tuy nhiên, không
phải một lúc mà nó hình thành hoàn chỉnh, mà phải trải qua quá trình lâu dài,
từng bước hoàn thiện và phát triển.
Theo quan điểm của chủ nghĩa lưu trữ học Mác xít thì lưu trữ học là bộ
môn khoa học có nhiệm vụ soạn thảo những vấn đề về lý luận, pháp chế và
phương pháp của công tác lưu trữ. Khoa học này bao gồm những vấn đề chủ
yếu như lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, lịch sử và tổ chức công tác lưu
trữ, thuật ngữ lưu trữ, pháp chế lưu trữ... Trong đó, lý luận và thực tễn công
tác lưu trữ là môn khoa học cơ bản thuộc khái niệm lưu trữ học. Đã có một số
công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ như của LB Nga, của Nhật
Bản, của Singapo; có nghiên cứu về mô hình quản lý văn thư lưu trữ. Các công
trinh nghiên cứu tập trung vào việc trang bị kiến thức cho đội ngũ làm công tác
văn thư, lưu trữ, phương pháp soạn thảo văn bản, nguyên tắc và phương pháp
về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu, xây dựng hệ
thống công cụ tra cứu khoa học, bảo quản tài liệu và tổ chức công tác của cơ
quan lưu trữ…
- Ở Việt Nam
Công tác văn thư, lưu trữ đã có từ lâu. Đặc biệt từ khi Việt Nam tến
hành đối mới năm 1986 thì vai trò của công tác văn thư lưu trữ càng được nâng

cao. Những năm qua, Nhà nước đã có các văn bản về văn thư lưu trữ, các nhà
nghiên cứu thuộc Học viện hành chính quốc gia, Khoa Văn thư lưu trữ Đại học
KHXH và NV, Trường ĐH Nội vụ (Bộ Nội vụ) đã có nhiều công trình nghiên
cứu về lĩnh vực này. Kết quả nghiên cứu góp phần trang bị kiến thức nghiệp vụ
cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Góp phần xây dựng mô hình thực
hiện công tác văn thư lưu trữ của nước ta. Đó là: Nghị định 110/2004/CP - NĐ
của Chính phủ về về công tác văn thư; Công văn 46/VTLT - NVTW về việc
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN
10

/>

hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ năm 2015 của
các cơ quan, tổ chức trung ương; Cuốn Lí luận và phương pháp công tác văn
thư của

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN
11

tnu.edu.vn/


tác giả Vương Đình Quyền; Cuốn Công tác văn thư - lưu trữ của tác giả Dương
Văn Khảm; Cuốn Nghiệp vụ văn phòng của tác giả Nguyễn Hữu Tri; Giao trình
hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc
gia; tác giả Nguyễn Thị Thúy với đề tài luận văn cao học: Quản lý công tác văn
thư - thông tin thư viện trường học năm 2012 ở Học viện Quản lý Giáo dục.
Ngoài ra còn nhiều tài liệu tham khảo hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ của
các trường Đại học, các bài báo khoa học bàn về vấn đề phát triển công tác văn
thư lưu trữ.

Tuy nhiên, đến nay chưa có công trình nghiên cứu nào đề cập đến vấn
đề Đổi mới công tác quản lý văn thư lưu trữ trong trường đại học trong bối
cảnh đổi mới và hội nhập quốc tế.
1.2. Các khái niệm cơ bản liên quan đề đề tài
1.2.1. Quản lý
1.2.1.1. Khái niệm quản lý
Quản lý là sự điều khiển một hệ thống động xã hội ở tầm vĩ mô cũng như
vi mô, vì vậy có nhiều cách tiếp cận quản lý khác nhau, ở mỗi cách tiếp cận có
những cách định nghĩa khác nhau:
- Theo tác giả Nguyễn Ngọc Quang: “Quản lý là tác động có mục đích,
có kế hoạch của chủ thể quản lý đến tập thể những người lao động nói chung
là khách thể quản lý nhằm thực hiện những mục tiêu dự kiến” [11].
- Theo tác giả Nguyễn Văn Đạo: “Quản lý là sự tác động liên tục có tổ
chức, có định hướng của chủ thể quản lý lên khách thể quản lý về các
mặt chính trị, văn hóa, xã hội, kinh tế… bằng một hệ thống các luật lệ, các
chính sách, các nguyên tắc, các phương pháp và biện pháp cụ thể nhằm tạo ra
môi trường và điều kiện cho sự phát triển của đối tượng” [5].
- Theo Harold Koontz: “Quản lý là một hoạt động thiết yếu, nó đảm bảo
sự phối hợp những nỗ lực của cá nhân nhằm đạt được các mục đích của
nhóm. Mục tiêu của mọi nhà quản lý là nhằm hình thành một môi trường mà
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN
12

/>

trong đó con người có thể đạt được các mục đích của nhóm với thời gian,
tiền bạc, vật

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN
13

tnu.edu.vn/


chất và sự bất mãn cá nhân ít nhất. Với tư cách thực hành thì cách quản lý là
một nghệ thuật, còn kiến thức có tổ chức về quản lý là một khoa học” [7].
Qua các định nghĩa và quan niệm về "Quản lý" như đã trình bày ở trên,
ta thấy rằng trong hoạt động quản lý luôn tồn tại hai thành tố đó là chủ thể
quản lý và khách thể quản lý. Chủ thể quản lý có thể là một cá nhân hay một
nhóm người có chức năng quản lý, điều khiển tổ chức để tổ chức vận hành
và đạt được mục tiêu. Khách thể quản lý là những người chịu sự tác động, chỉ
đạo của chủ thể quản lý nhằm đạt mục tiêu chung.
1.2.1.2. Chức năng quản lý
Các nhà khoa học nghiên cứu về quản lý về khoa học quản lý đã đưa ra 4
chức năng cơ bản dưới đây:
a. Chức năng lập kế hoạch
Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên và cơ bản nhất giúp cho nhà quản lý
tếp cận mục têu một cách hợp lý và khoa học. Trên cơ sở phân tích trạng thái
xuất phát, căn cứ vào những tiềm năng đã có, những khả năng sẽ có
trong tương lai mà xác định rõ hệ thống của các mục têu, nội dung hoạt
động, các biện pháp cần thiết để chỉ rõ trạng thái mong muốn của tổ chức.
Lập kế hoạch bao gồm 3 nội dung chủ yếu sau:
- Dự đoán, dự báo nhu cầu phát triển.
- Chẩn đoán, đánh giá thực trạng phát triển của tổ chức.
- Xác định những mục têu, biện pháp và đảm bảo các điều kiện để thực
hiện các mục tiêu đã đặt ra.
b. Chức năng tổ chức
Tổ chức là quá trình sắp xếp và phân phối các nguồn lực để hiện
thực hóa các mục tiêu đã đề ra, là sự sắp đặt một cách khoa học những con
người, những công việc một cách hợp lý, là sự phối hợp các tác động bộ phận

tạo nên một tác động tch hợp mà hiệu quả của nó lớn hơn nhiều so với
tổng số các hiệu quả của các tác động thành phần. Công tác tổ chức gồm 3
nhiệm vụ chính dưới đây:
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN
14

/>

- Xác định cấu trúc của bộ máy.

Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN
15

tnu.edu.vn/


- Tiếp nhận và phân phối các nguồn lực theo cấu trúc bộ máy.
- Xác lập cơ chế phối hợp giữa các bộ phận, các thành viên trong tổ chức.
c. Chức năng chỉ đạo
Chỉ đạo là quá trình liên kết, liên hệ giữa các thành viên trong tổ
chức, tập hợp động viên họ hoàn thành những nhiệm vụ nhất định để đạt
được mục têu của tổ chức. Nội dung của chức năng chỉ đạo bao gồm:
- Chỉ huy, ra lệnh.
- Động viên, khen thưởng.
- Theo dõi, giám sát.
- Uốn nắn, sữa chữa, bù đắp và chỉnh lý.
d. Chức năng kiểm tra
Kiểm tra là căn cứ vào kế hoạch và mục tiêu đã định để xem xét, đo
lường và đánh giá việc thực hiện nhằm phát hiện kịp thời những sai sót, tìm ra
nguyên nhân và biện pháp khắc phục. Đồng thời, kiểm tra cũng nhằm tìm kiếm

các cơ hội, các nguồn lực có thể khai thác để thúc đẩy hoạt động của tổ chức.
Kiểm tra theo lý thuyết hệ thống chính là thiết lập mối liên hệ ngược
trong quản lý
1.2.2. Đổi mới
a. Khái niệm:
Đổi mới là cái vốn có của mọi vận động và phát triển trong tự nhiên, xã
hội cũng như trong tư duy. Bất kỳ sinh vật nào cũng luôn luôn tự Đổi mới để
thích nghi với những sự thay đổi của môi trường sống. Đối với xã hội, Đổi mới
là một phản ứng mang tnh tự nhiên của xã hội để bảo đảm sự thích nghi của
nó trước những biến đổi môi trường tự nhiên, môi trường quốc tế, để thích
ứng với tình thế. Đổi mới là quá trình vận động tự nhiên của mọi hiện tượng xã
hội.
Số hóa bởi Trung tâm Học liệu - ĐHTN
16

/>