Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay

LỜI NÓI ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Đất nước ta mở cửa hội nhập, giao lưu dân sự, kinh tế, thương mại...ngày càng phát triển
và vấn đề đảm bảo an toàn pháp lý cho người dân khi tham gia các giao dịch cũng được Nhà
nước quan tâm. Một trong những hoạt động được Đảng và Nhà nước ta đặc biệt quan tâm đó là
hoạt động công chứng. Trong những năm qua, cùng với việc xây dựng Nhà nước pháp quyền
Xã hội chủ nghĩa, tăng cường đổi mới, hội nhập nền kinh tế thị trường định hướng Xã hội chủ
nghĩa, Đảng và Nhà nước ta không ngừng đề ra các chủ trương, chính sách và biện pháp để đổi
mới, cải cách hoạt động công chứng, đưa công chứng nước ta xích lại gần với thông lệ quốc tế,
đáp ứng và góp phần phát triển kinh tế - xã hội trong tình hình mới.
Quá trình phát triển của hoạt động công chứng nước ta trải qua nhiều giai đoạn khác nhau,
gắn với đặc trưng, điều kiện lịch sử cụ thể của đất nước ở mỗi giai đoạn. Trong vòng 10 năm
(1991 – 2000), Chính phủ ban hành 3 Nghị định về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước:
Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/02/1991 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước, Nghị
định số 31/CP ngày 18 /05/1996 về tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước và Nghị định số
75/2000/NĐ-CP ngày 8/12/2000 về công chứng, chứng thực. Tuy nhiên, trong điều kiện, tình
hình phát triển mới nền kinh tế - xã hội của đất nước và trước yêu cầu thể chế hóa các chế định
pháp lý về công chứng trong một văn bản có hiệu lực pháp lý cao hơn Nghị định, ngày
29/11/2006 Quốc hội nước ta ban hành Luật Công chứng 2006, cùng các văn bản hướng dẫn
Luật của Chính phủ ra đời sau đó. Với sự ra đời của Luật Công chứng 2006 và các văn bản
hướng dẫn thi hành, đã khẳng định vai trò, vị trí pháp lý của hoạt động công chứng ở nước ta;
tăng cường bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân công dân, tổ chức, bảo vệ pháp chế xã
hội chủ nghĩa.
Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng không nằm ngoài nội dung đổi
mới, cải cách hoạt động công chứng nói trên, và cũng không nằm ngoài nội dung cải cách thủ
tục hành chính nói chung ở nước ta hiện nay. Có thể nói cải cách thủ tục hành chính được Đảng
ta lấy làm khâu đột phá trong cải cách hành chính thì cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực
công chứng là một nội dung cốt lõi trong cải cách, đổi mới hoạt động công chứng, nó góp phần
đẩy mạnh cải cách tư pháp, xây dựng Nhà nước háp quyền Xã hội chủ nghĩa, đưa hoạt động
công chứng nước ta đạt những thành tựu lớn hiện nay. Chính vì ý nghĩa đó của cải cách thủ tục
hành chính trong lĩnh vực công chứng, em đã lựa chọn đề tài: “Cải cách thủ tục hành chính

trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay” làm khóa luận tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích nghiên cứu:

1


Trên cơ sở những vấn đề lý luận về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng,
khóa luận khái quát, nhận xét, đánh giá thực tiễn cải cách thủ tục hành chính nước ta hiện nay,
đưa ra kiến nghị, giải pháp để tiếp tục cải cách thủ tục hành chính ở nước ta nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động công chứng ở nước ta thời gian tới. Từ đó, khóa luận mong muốn góp phần nhỏ
bé vào quá trình hoàn thiện, phát triển hoạt động công chứng nước nhà.
3. Phạm vi nghiên cứu:
Khóa luận nghiên cứu về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta
hiện nay, trong đó tập trung nghiên cứu một số vấn đề lý luận, thực tiễn cải cách thủ tục hành
chính trong lĩnh vực công chứng, trên cơ sở các văn bản pháp luật hiện hành về công chứng,
nghiên cứu và đưa ra các biện pháp để tiếp tục thực hiện cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh
vực công chứng ở nước ta trong gia đoạn tiếp theo.
4. Phương pháp nghiên cứu:
Khóa luận nghiên cứu trên cơ sở vận dụng phương pháp duy vật biện chứng và duy vật
lịch sử của chủ nghĩa Mác – Lênin, Tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng Cộng sản
Việt Nam về xây dựng Nhà nước pháp quyền Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, hoàn thiện hệ thống
pháp luật trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa, kết hợp với các phương pháp cụ thể như:
phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh...
5. Kết cấu của khóa luận:
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, khóa luận được chia thành 3 chương, gồm:
Chương 1: Một số vấn đề lý luận về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công
chứng ở Việt Nam.
Chương 2: Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở Việt Nam hiện
nay dưới góc độ pháp luật và những vấn đề thực tiễn.
Chương 3: Những yêu cầu và một số biện pháp cần tiến hành để tiếp tục cải cách thủ

tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay.
Với vốn kiến thức lý luận cũng như thực tiễn còn hạn chế, khóa luận của em không tránh
khỏi những thiếu sót trong quá trình triển khai, trình bày. Em kính mong nhận được sự chỉ bảo,
nhận xét của các thầy giáo, cô giáo và các bạn sinh viên để khóa luận được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn !

2


CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH
CHÍNH TRONG LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG Ở VIỆT NAM.
1.1. Khái niệm cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
1.1.1 Khái niệm công chứng
Mặc dù công chứng với tư cách là một thể chế pháp lý đã hình thành ở nước ta khá lâu, từ
những năm 1930 dưới thời Pháp thuộc (thời bấy giờ được gọi là chưởng khế), nhưng mãi cho
đến năm 1987 thì thuật ngữ pháp lý “Công chứng” mới bắt đầu được sử dụng một cách rộng rãi.
Việc xác định khái niệm công chứng là vấn đề mấu chốt của hoạt động công chứng.
Theo từ điển Tiếng Việt: “Công chứng là sự chứng thực của cơ quan Nhà nước có thẩm
quyền nhằm xác nhận về mặt pháp lý các văn bản và bản sao từ bản gốc” [22], còn theo nghĩa
thông thường thì công chứng là “công quyền làm chứng”. Về mặt pháp lý, khái niệm công
chứng chính thức được quy định trong văn bản pháp luật tại Thông tư số 574/QLTPK ngày
10/10/1987 của Bộ Tư pháp - một thông tư có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, khai sinh hệ thống
công chứng Nhà nước ở Việt Nam, theo đó công chứng được Nhà nước được xác định là
một hoạt động của Nhà nước với mục đích giúp các công dân, cơ quan, tổ chức lập và xác nhận
các văn bản, sự kiện có ý nghĩa pháp lý, hợp pháp hóa các văn bản, sự kiện đó, làm cho các
văn bản, sự kiện đó có hiệu lực thực hiện. Bằng hoạt động trên, công chứng nhà nước tạo ra
những đảm bảo pháp lý để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, các cơ quan, tổ
chức phù hợp với hiến pháp và pháp luật của nước Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam, ngăn
ngừa vi phạm pháp luật, giúp cho việc giải quyết các tranh chấp được thuận lợi, góp phần tăng
cường pháp chế Xã hội chủ nghĩa” [15]. Lần đầu tiên kể từ khi thành lập Nhà nước Việt Nam

dân chủ cộng hoà (1945), khái niệm công chứng Nhà nước được ghi nhận chính thức trong một
văn bản pháp luật ở Việt Nam, đánh dấu sự đổi mới về tư duy pháp lý, bước đầu đáp ứng yêu
cầu của nền kinh tế ở giai đoạn đầu của thời kỳ chuyển đổi. Tuy nhiên, là văn bản pháp lý đầu
tiên về công chứng trong giai đoạn đầu của thời kỳ đổi mới nên văn bản này không thể tránh hết
được các hạn chế, đó là: chưa xác định được chủ thể, đối tượng của hoạt động công chứng cũng
như nội dung việc công chứng, chưa phân biệt rõ hoạt động công chứng với hoạt động của các
cơ quan Nhà nước khác. Quá trình xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa
đã làm tăng nhanh cả về số lượng và quy mô các giao lưu dân sự, kinh tế, thương mại, đặt ra
những yêu cầu ngày càng cao đối với hoạt động công chứng.[29]
Do đó, trong vòng 10 năm (1991 – 2000), khái niệm về công chứng tiếp tục được chỉnh
sửa và đề cập đến trong 3 Nghị định của Chính phủ ban hành về tổ chức và hoạt động công
chứng Nhà nước: Nghị định số 45/HĐBT (tại Điều 1) ngày 27 tháng 2 năm 1991 về tổ chức và
hoạt động công chứng Nhà nước, Nghị định số 31/CP (tại Điều 1) ngày 18 tháng 5 năm 1996 về

3


tổ chức và hoạt động công chứng Nhà nước và Nghị định số 75/2000/NĐ-CP (tại Điều 2) ngày
8 tháng 12 năm 2000 về công chứng, chứng thực.
Qua các giai đoạn khác nhau thì khái niệm về công chứng có những thay đổi nhất định. Sự
thay đổi này thể hiện quan điểm của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền về công chứng trước sự
phát triển về kinh tế, văn hóa, xã hội của đất nước, nhưng xét về bản chất và mục đích của các
hành vi này thì vẫn không thay đổi. Nghiên cứu các khái niệm về công chứng trong các văn bản
nêu trên ta thấy hầu hết các khái niệm đều chứa những yếu tố sau: Chủ thể thực hiện hành vi
công chứng; nội dung hành vi công chứng và giá trị pháp lý của văn bản công chứng; và mục
đích của hành vi công chứng. Theo đó thì công chứng là việc xác nhận tính hợp pháp của các
hợp đồng, giao dịch; chủ thể thực hiện hoạt động xác nhận hợp đồng, giao dịch là chủ thể được
sử dụng quyền lực Nhà nước, thay mặt Nhà nước thực hiện hoạt động công chứng. Các khái
niệm công chứng trong các văn bản trên dù cố gắng thể hiện một cách cơ bản nhất, ngắn gọn
nhất về công chứng, chứng thực, nhưng do nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nên các khái

niệm này vẫn chưa lột tả được bản chất của hoạt động công chứng dưới dạng khái quát nhất.
Các khái niệm đó cũng chưa xác định rõ chủ thể của hoạt động công chứng là cá nhân hay là cơ
quan chủ quản của các cá nhân đó; vấn đề này có ý nghĩa quyết định trong việc tổ chức hoạt
động, cũng như trong việc xác định trách nhiệm pháp lý mà những cá nhân trực tiếp thực hiện
hành vi công chứng phải gánh chịu, chưa xác định được rõ nét nội dung của hành vi công
chứng...
Việc tồn tại những bất cập của các văn bản pháp luật cũ đã không đáp ứng được yêu cầu
của xã hội về công chứng hợp đồng, giao dịch, do đó đã thúc đẩy Nhà nước ban hành Luật công
chứng 2006 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Tại Điều 2 của Luật công chứng năm 2006 định
nghĩa công chứng như sau: “Công chứng là việc công chứng viên chứng nhận tính xác thực,
tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) bằng văn bản
mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công
chứng”. Như vậy, công chứng đã được tách biệt ra khỏi chứng thực, hoạt động chứng thực được
quy định tại Nghị định 79/2007 về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính,
chứng thực chữ ký. Căn cứ vào định nghĩa này của Luật công chứng 2006, chúng ta có thể thấy
công chứng có những đặc điểm sau đây:
- Về chủ thể, có thể xác định rõ chủ thể có thẩm quyền công chứng là công chứng viên,
điều này đã khắc phục được hạn chế của các văn bản pháp luật trước đây khi nêu ra khái niệm
công chứng; đồng thời giúp phân biệt với chứng thực - là hành vi của người đại diện của cơ
quan hành chính công quyền.
- Về nội dung của hành vi công chứng: chứng nhận tính xác thực của hợp đồng bằng văn
bản, giao dịch khác. Tính xác thực của các tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch khác là
vô cùng quan trọng nhằm bảo đảm cho chúng có giá trị chứng cứ. Trong pháp luật về tố tụng,
4


khi nói đến chứng cứ thì bao giờ cũng đề cao tính xác thực của các sự kiện, tình tiết có thực,
khách quan được coi là chứng cứ. Sở dĩ pháp luật coi văn bản công chứng có giá trị chứng cứ
cũng là do tính xác thực của các tình tiết, sự kiện có trong văn bản đó đã được công chứng viên
xác nhận. Tính xác thực này được công chứng viên kiểm chứng và xác nhận ngay khi nó xảy ra

trong thực tế, trong số đó có những tình tiết, sự kiện chỉ xảy ra một lần, không để lại hình dạng,
dấu vết về sau (ví dụ: sự tự nguyện của các bên khi ký kết hợp đồng) và do đó, nếu không có
công chứng viên xác nhận thì về sau rất dễ xảy ra tranh chấp mà toà án không thể xác minh
được.
Như vậy, có thể thấy, Luật công chứng 2006, cùng các văn bản hướng dẫn thi hành đã
phần nào đáp ứng được nhu cầu, đòi hỏi của xã hội. Về cơ bản, khái niệm công chứng theo pháp
luật hiện hành có sự kế thừa khái niệm công chứng trong các văn bản trước đây, tuy nhiên cũng
khắc phục được cơ bản các hạn chế mà các văn bản pháp luật trước đây tồn tại.
1.1.2. Khái niệm thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
Theo từ điển tiếng Việt thông dụng, “thủ tục là cách thức tiến hành một công việc với nội
dung, trình tự nhất định, theo quy định của Nhà nước”. Mỗi hoạt động quản lý thực chất là một
chuỗi những hoạt động diễn ra theo trình tự nhất định mà mỗi hoạt động cụ thể được thực hiện
bởi những chủ thể cụ thể, ở những thời điểm khác nhau. Kết quả của hoạt động quản lý phụ
thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó phụ thuộc một phần đáng kể vào số lượng, thứ tự các hoạt
động cụ thể trong một chuỗi hoạt động thống nhất, tức là phụ thuộc vào thủ tục tiến hành các
hoạt động quản lý đó [27].
Theo từ điển Luật học, “Thủ tục hành chính là cách thức và trình tự thực hiện thẩm quyền
quản lý hành chính Nhà nước và cách thức tham gia vào các công việc quản lý hành chính Nhà
nước của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhằm thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình trong
quản lý hành chính Nhà nước theo quy định pháp luật”. [22]
Quan điểm này cũng được thể hiện trong các văn kiện của Đảng (Nghị quyết đại hội Đảng
VII, Nghị quyết trung ương lần thứ 8 khóa VII, Nghị quyết đại học Đảng VIII, IX, X) và các
văn bản pháp luật (Nghị quyết của Chính phủ số 38/CP ngày 4/5/1994 về cải cách một bước thủ
tục hành chính trong việc giải quyết của công dân và tổ chức, Quyết định số 136/2001/QĐ-TTg
ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình tổng thể cải cách hành chính
Nhà nước giai đoạn 2001 – 2010); theo đó thì thủ tục hành chính có nội dung rất rộng, bao gồm:
+ Số lượng các hoạt động cụ thể cần thực hiện để tiến hành những hoạt động quản lý nhất
định;
+ Nội dung, mục đích của các hoạt động cụ thể;
+ Cách thức tiến hành, thời hạn tiến hành các hoạt động cụ thể;

+ Trình tự các hoạt động cụ thể, mối liên hệ giữa các hoạt động đó.
5


Đây là cách hiểu đầy đủ nhất về thủ tục hành chính. Đồng thời cách hiểu này cũng cho
phép đánh giá đúng ý nghĩa, vai trò của thủ tục hành chính trong quản lý Nhà nước, tạo điều
kiện cho việc tìm hiểu nhu cầu, định ra phương hướng, biện pháp thích hợp để cải cách thủ tục
hành chính nhằm xây dựng nền hành chính hiện đại, đáp ứng nhu cầu quản lý Nhà nước trong
điều kiện hiện nay.
Như vậy, thủ tục hành chính là cách thức tổ chức thực hiện hoạt động quản lý hành chính
Nhà nước được quy định trong các quy phạm pháp luật hành chính bao gồm trình tự, nội dung,
mục đích, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết các công việc
của quản lý hành chính Nhà nước.[27]
Thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là một loại thủ tục hành chính trong một
lĩnh vực quản lý hành chính cụ thể của Nhà nước, đó là lĩnh vực công chứng; do đó khi hiểu về
khái niệm thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng chúng ta cũng phải dựa trên những nội
dung và đặc điểm của thủ tục hành chính nói chung. Theo đó thì thủ tục hành chính trong lĩnh
vực công chứng cũng được quy định trong các quy phạm pháp luật hành chính, bao gồm các
vấn đề về: trình tự, nội dung, mục đích, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình
giải quyết các công việc của quản lý hành chính trong lĩnh vực công chứng; chủ thể thực hiện
chúng là các chủ thể quản lý hành chính Nhà nước, các chủ thể này bao gồm các cơ quan Nhà
nước, các tổ chức, cá nhân được Nhà nước trao quyền. Các chủ thể đó có mối quan hệ nội bộ
và giữa các chủ thể thì có mối quan hệ với nhau, đồng thời cũng có mối quan hệ với các tổ
chức, cá nhân khác, thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn mà Nhà nước trao để giải quyết các công
việc của quản lý hành chính trong lĩnh vực công chứng.
Vì vậy, có thể hiểu thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là trình tự, thủ tục, cách
thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết công việc thuộc lĩnh vực công
chứng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân (gọi chung là các chủ thể) được Nhà nước trao thẩm
quyền, thông qua các quy định trong các quy phạm pháp luật mà Nhà nước ban hành. Trong
mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức và cá nhân công dân, các chủ thể này thực hiện nhiệm vụ,

quyền hạn và các cơ quan, tổ chức, cá nhân công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình
theo một trình tự nhất định khi tiến hành các hoạt động công chứng; để hướng tới giải quyết
các công việc của quản lý hành chính trong lĩnh vực công chứng.
1.1.3. Khái niệm cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
Có nhiều cách hiểu về “cải cách”, ví dụ: “Cải cách là sửa đổi cho hợp lí, cho phù hợp
với tình hình mới” [36]; “Cải cách là sự đổi mới một số mặt của sự vật nhưng không làm thay
đổi căn bản sự vật đó” [37]; hoặc “Cải cách là sửa đổi cái cũ đã trở thành lạc hậu để cho phù
hợp, đáp ứng yêu cầu của tình hình”[38]...Nhưng có thể hiểu theo nghĩa chung nhất, cải cách là
một biện pháp được thực hiện để giải quyết những đòi hỏi của thực tiễn với mục tiêu rõ ràng,
6


chương trình cụ thể; để thay đổi cơ bản một trạng thái, một đối tượng, làm cho đối tượng đó có
sự biến đổi phù hợp với yêu cầu khách quan của quá trình phát triển, làm cho nó tốt hơn theo
nhu cầu của con người. [32]
Công cuộc cải cách hành chính do Đảng khởi xướng và lãnh đạo, Nhà nước thực hiện
trong hơn 15 năm qua đã được tiến hành tương đối đồng bộ, trong đó thủ tục hành chính được
chọn làm khâu đột phá. Thể chế hóa đường lối cải cách của Đảng, Nhà nước đã ban hành nhiều
văn bản pháp luật, trong đó có những văn bản quy định trực tiếp về nhiệm vụ cải cách thủ tục
hành chính như Nghị quyết của Chính phủ số 38/CP ngày 4/5/1994 về cải cách một bước thủ
tục hành chính trong việc giải quyết công việc của công dân và tổ chức, Quyết định số
136/2001/QĐ-TTg ngày 17/9/2001 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chương trình tổng thể
cải cách hành chính Nhà nước giai đoạn 2001- 2010.
Dựa trên khái niệm về thủ tục hành chính và cách hiểu chung nhất về cải cách, chúng ta
có thể hiểu cải cách thủ tục hành chính là các biện pháp được thực hiện để giải quyết yêu cầu
của thực tiễn khi thủ tục hành chính bộc lộ, tồn tại nhiều nhược điểm; trong đó thực hiện các
biện pháp với mục tiêu rõ ràng, chương trình cụ thể để đổi mới, hoàn thiện trình tự, nội dung,
cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết các công việc của quản lý
hành chính Nhà nước, làm cho nó thay đổi phù hợp với yêu cầu của thời kỳ phát triển mới của
đất nước.

Vấn đề cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng được đặt ra trong bối cảnh
chung của cải cách nền hành chính với việc lấy cải cách thủ tục hành chính là khâu đột phá ở
nước ta. Do đó, nội dung, mục đích của cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
cũng không nằm ngoài phạm vi quá trình cải cách thủ tục hành chính nói chung. Công chứng là
một loại hình dịch vụ công do công chứng viên thực hiện, đối tượng của hoạt động công chứng
là các hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại...Cải cách thủ tục hành chính trong
lĩnh vực công chứng nhằm để hoàn thiện nội dung, trình tự, thủ tục, cách thức tiến hành các
hoạt động của loại hình dịch vụ công này; mà quan trọng nhất là biện pháp hoàn thiện các quy
định của pháp luật liên quan đến thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, nhằm đáp ứng
nhu cầu của người dân và yêu cầu của sự phát triển kinh tế - xã hội. Nghị quyết Đại hội X của
Đảng chỉ rõ: “Xây dựng, hoàn thiện hệ thống chính sách bảo đảm cung ứng dịch vụ công cộng
thiết yếu, bình đẳng cho mọi người dân...Đổi mới cơ chế quản lý và phương thức cung ứng dịch
vụ công...Phát huy tiềm năng, trí tuệ và các nguồn lực vật chất trong nhân dân, của tất cả xã
hội để cùng Nhà nước giải quyết các vấn đề xã hội và chăm lo phát triển các dịch vụ công
cộng”.[33]
Vậy có thể hiểu cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là các biện pháp
được tiến hành để điều chỉnh, đổi mới, hoàn thiện về nội dung, trình tự, thủ tục, cách thức tiến
hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết công việc trong lĩnh vực công chứng; đáp
7


ứng nhu cầu của người dân và đáp ứng yêu cầu phát triển của kinh tế - xã hội của đất nước
trong tình hình mới.
Cùng với các chương trình cải cách hành chính, cải cách thủ tục hành chính, Đảng và
Nhà nước đã rất quan tâm đến việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, đề ra
các hướng hoàn thiện và phát triển cho hoạt động công chứng ở nước ta. Đảng không ngừng chỉ
đạo và Nhà nước không ngừng thực hiện các biện pháp để cải cách thủ tục hành chính trong
lĩnh vực công chứng. Để cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, Nhà nước cũng đã xây
dựng nhiều văn bản pháp luật để điều chỉnh và chỉnh sửa, bổ sung cho hoàn thiện, đáp ứng yêu
cầu phát triển kinh tế - xã hội qua mỗi giai đoạn của đất nước. Đặc biệt là sự ra đời của Luật

công chứng 2006 cùng các văn bản hướng dẫn thi hành đã cho thấy bước đột phá lớn trong tiến
trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta. Bên cạnh đó, các biện
pháp liên quan, phục vụ cho công tác cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
cũng được Chính phủ quan tâm, như ngày 10/02/2010, trên cơ sở đánh giá tình hình sau hai
năm thực hiện Luật công chứng, Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định số 250/QĐ-TTg, phê
duyệt Đề án “Xây dựng Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt
Nam đến năm 2020”; Năm 2012, để đánh giá toàn diện kết quả đã đạt được và những vướng
mắc, bất cập phát sinh trong quá trình thi hành Luật Công chứng, chỉ rõ nguyên nhân và tìm ra
các giải pháp nhằm tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả của tổ chức và hoạt động công
chứng, ngày 30/7/2012, Bộ Tư pháp đã ban hành Quyết định số 2215/QĐ-BTP về phê duyệt kế
hoạch tổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng...
1.2. Một số đặc trưng của quá trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công
chứng ở nước ta.
1.2.1. Cơ sở của việc tiến hành cải cách.
- Cơ sở chính trị:
Như đã đề cập ở trên, việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước
ta nằm trong chương trình cải cách hành chính nói chung mà Đảng ta chủ trương khởi xướng và
lãnh đạo từ Đại hội lần thứ VI của Đảng Cộng sản Việt Nam năm 1986. Nhưng phải nói rằng
giai đoạn phát triển mạnh mẽ trong tư duy, quan niệm, nhận thức của Đảng về nền hành chính
nhà nước và cải cách hành chính là từ 1992 đến 1995, tức là bắt đầu từ những năm 90 của thế kỉ
trước. Trải qua các kỳ Đại hội của Đảng và nhiều Nghị quyết Trung ương các Khóa, Đảng ta
luôn thể hiện quyết tâm cải cách, đổi mới nền hành chính để đáp ứng, thúc đẩy phát triển kinh tế
- xã hội của đất nước, củng cố, tăng sự tin tưởng của nhân dân vào sự lãnh đạo của Đảng [39].
Công cuộc cải cách hành chính thực hiện trong gần 20 năm qua được tiến hành tương đối đồng
bộ, cải cách thủ tục hành chính được chọn làm khâu đột phá, vì xuất phát từ yêu cầu thực tiễn

8


và tầm quan trọng của nó, liên quan trực tiếp tới việc thực hiện thẩm quyền của các chủ thể

quản lý hành chính nhà nước, tới việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức.
Cùng với quá trình cải cách thủ tục hành chính nói chung, Đảng và Nhà nước đã rất quan
tâm đến việc cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, đề ra các hướng hoàn thiện
và phát triển cho hoạt động công chứng ở nước ta. Đặc biệt thể hiện ở các văn kiện của Đảng
như: Nghị quyết 08/NQ-TW của Bộ Chính trị ngày 02/01/2002 về một số nhiệm vụ trọng tâm
công tác tư pháp trong thời gian tới, Nghị quyết số 49/NQ-TW ngày 02 tháng 6 năm 2005 về
chiến lược cải cách Tư pháp đến năm 2020 và Nghị quyết số 48/NQ-TW ngày 01 tháng 6 năm
2005 về chiến lược xây dựng pháp luật đến năm 2020, theo đó Nghị quyết khẳng định chiến
lược cải cách tư pháp: “Hoàn thiện chế định công chứng. Xác định rõ phạm vi của công chứng
và chứng thực, giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Xây dựng mô hình quản lý nhà nước về
công chứng theo hướng Nhà nước chỉ tổ chức cơ quan công chứng thích hợp; có bước đi phù
hợp để từng bước xã hội hoá công việc này”. Thể hiện chủ trương của Đảng về đổi mới và xã
hội hóa hoạt động công chứng, là một cơ sở mang tính chất tiền đề để thúc đẩy, tăng cường cải
cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng.
Để cụ thể hóa đường lối, chủ trương của Đảng, Nhà nước đã tiến hành nhiều biện pháp
để thực hiện cải cách thủ tục hành chính, trong đó thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
cũng được tiến hành cải cách, đổi mới một cách mạnh mẽ. Chính phủ liên tiếp ban hành nhiều
văn bản chỉ đạo như: Chỉ thị số 10/CT-TTg ngày 19/3/2002 của Thủ tướng Chính phủ về việc
triển khai Nghị quyết 08/NQ-TW của Bộ chính trị, khẳng định: “Xây dựng đề án từng bước xã
hội hóa hoạt động công chứng” [23]. Đặc biệt là sự ra đời của Luật công chứng 2006 và các văn
bản hướng dẫn thi hành, đánh dấu sự cải cách mạnh mẽ thủ tục hành chính trong lĩnh vực công
chứng ở nước ta. Rồi Quyết định số 250/QĐ-TTg, phê duyệt Đề án “Xây dựng Quy hoạch tổng
thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng ở Việt Nam đến năm 2020” ngày 10/02/2010 của
Thủ tướng Chính phủ; Quyết định số 2215/QĐ-BTP về phê duyệt kế hoạch tổng kết 5 năm thi
hành Luật Công chứng của Bộ Tư pháp ngày 30/7/2012..v.v.
- Cơ sở kinh tế - xã hội:
Kể từ Đại hội Đảng lần thứ VI năm 1986, nước ta bắt đầu chuyển sang thời kỳ đổi mới,
mở cửa thị trường, phát triển kinh tế. Từ đầu những năm 90 thế kỉ trước đến nay, kinh tế - xã
hội nước ta chuyển biến một cách mạnh mẽ, trong xu thế giao lưu, hội nhập toàn cầu, trước tình
hình đó, thủ tục hành chính nói chung và các thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng nói

riêng tỏ ra nhiều hạn chế, bất cập, không đáp ứng và làm cản trở quá trình phát triển kinh tế - xã
hội đất nước. Thủ tục hành chính nói chung ở nước ta mang đậm dấu ấn của thời bao cấp, nặng
về cơ chế “xin - cho”; rườm rà, phức tạp, nhiều cấp trung gian, coi trọng sự thuận lợi cho hoạt
động của Nhà nước, ít chú ý đến lợi ích và sự thuận tiện cho nhân dân; phân tán, chồng chéo,
thiếu thống nhất, thiếu công khai. Những bất cập của thủ tục hành chính trong lĩnh vực công
9


chứng cũng không nằm ngoài những bất cập chung đó. Đặc biệt, công chứng một loại hình dịch
vụ công, đối tượng của hoạt động này là các hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương
mại...và những bất cập trong thủ tục hành chính không được khắc phục thì sẽ làm trì trệ quá
trình phát triển các giao lưu về dân sự, kinh tế, thương mại. Kinh tế đất nước mở cửa, hội nhập
và phát triển thì nhu cầu giao lưu dân sự, thương mại ngày càng lớn, số lượng các hợp đồng,
giao dịch người dân cần đến hoạt công chứng ngày một tăng, do đó, song song với quá trình
triển khai các hoạt động trong lĩnh vực công chứng thì các biện pháp cải cách thủ tục hành
chính trong lĩnh vực công chứng cũng phải được nghiên cứu, tiến hành để đáp ứng nhu cầu của
người dân.
1.2.2. Quá trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta trải
qua nhiều giai đoạn với các văn bản pháp luật điều chỉnh khác nhau.
Có thể nói cho đến nay, quá trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng
ở nước ta đã đạt được những thành tựu to lớn, góp phần quan trọng vào quá trình cải cách hành
chính nói chung của đất nước. Nhưng để đạt được kết quả như hiện nay thì nước ta đã trải qua
các giai đoạn với nhiều văn bản pháp luật điều chỉnh hoạt động công chứng khác nhau; qua mỗi
giai đoạn, mỗi văn bản ra đời và có hiệu lực thi hành, Nhà nước lại rút ra được kinh nghiệm, các
giải pháp để tiếp tục đổi mới, cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, trong đó
quan trọng nhất là ban hành quy định pháp luật mới, tiến bộ hơn. Chính vì vậy, trong vòng 10
năm (1991 – 2000), Chính phủ đã ban hành ba nghị định về tổ chức và hoạt động công chứng,
chứng thực nhà nước, đó là: Nghị định số 45/HĐBT ngày 27/2/1991 của Hội đồng Bộ trưởng về
tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước; Nghị định số 31/CP ngày 18/5/1996 của Chính phủ
về tổ chức và hoạt động công chứng nhà nước và Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày

08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.
Được xây dựng trên cơ sở tổng kết kinh nghiệm thực tiễn của 10 năm hoạt động công
chứng và nhất là tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trên lĩnh vực công chứng, chứng thực,
Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08/12/2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực đã có
nhiều nội dung được cải cách, đổi mới so với các văn bản trước đó, trong đó có các thủ tục về
công chứng, chứng thực theo tinh thần đơn giản, giảm phiền hà cho công dân, tổ chức có nhu
cầu công chứng, chứng thực. Thẩm quyền cũng như thủ tục công chứng, đã có nhiều nội dung
được cải cách, đổi mới nhất nhằm tạo điều kiện thuận lợi tối đa cho người yêu cầu công chứng.
Tuy nhiên, do sự phát triển không ngừng của kinh tế xã hội, sự gia tăng về quy mô, số lượng
của các hợp đồng, giao dịch, sự đòi hỏi của xã hội về chất lượng, về sự nhanh chóng, thuận tiện,
chính xác của hoạt động công chứng; về thái độ, trách nhiệm phục vụ của đội ngũ công chứng
viên...nên thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta cũng bộc lộ nhiều yếu kém,
bất cập; ví dụ như: thủ tục công chứng các hợp đồng, giao dịch đất đai và một số bất động sản
10


khác còn phức tạp bởi do yêu cầu phải chứng thực tính xác thực về nội dung của công chứng
đối với tài sản; việc quy định công chứng bản sao giấy tờ khiến các phòng công chứng đã phải
hoạt động vượt quá khả năng cho phép trong công việc công chứng bản sao; các thủ tục công
chứng bó hẹp trong phạm vi những công việc giải quyết của Phòng công chứng thuộc Nhà
nước, nên là môi trường thuận lợi cho tệ quan liêu, cửa quyền, sách nhiễu nhân dân, biến hoạt
động dịch vụ thành hoạt động công vụ thuần tuý của các công chức nhà nước;..v.v. [24]
Phải nói rằng, đánh dấu bước đột phá của quá trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh
vực công chứng là từ thời điểm Luật công chứng 2006 ra đời và có hiệu lực thi hành, tiếp sau đó
là sự ra đời các văn bản hướng dẫn thi hành. Luật công chứng 2006 ra đời trên cơ sở tổng kết
kinh nghiệm thực tiễn của hơn 15 năm hoạt động công chứng và nhất là tiếp tục cải cách thủ tục
hành chính trên lĩnh vực công chứng, do đó đã đổi mới, cải cách một cách khá toàn diện, đáp
ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, đem lại những thành tựu to lớn. Luật Công
chứng ra đời đã thể chế hóa chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước ta về cải cách hành
chính và cải cách tư pháp, phát triển đội ngũ công chứng viên đủ về số lượng, giỏi về chuyên

môn, nghiệp vụ, vững về bản lĩnh chính trị, trong sáng về đạo đức để đáp ứng nhu cầu ngày
càng cao của xã hội về công chứng. Đổi mới hình thức công chứng theo hướng từng bước xã
hội hóa, tạo cho người dân nhiều sự lựa chọn và chất lượng dịch vụ sẽ tốt hơn; xây dựng quan
hệ bình đẳng giữa công chứng viên và người yêu cầu công chứng; minh bạch hóa, đơn giản hóa
trình tự, thủ tục công chứng. Tuy nhiên, qua thời gian triển khai thực hiện trên thực tiễn, hệ
thống pháp luật liên quan đến hoạt động công chứng hiện nay cũng đã bộc lộ nhiều hạn chế, bất
cập cần được tiếp tục chỉnh sửa, bổ sung cùng với việc tiến hành đồng bộ các biện pháp khác để
tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta thời gian tới.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1:
Trên đây là một số vấn đề lý luận về cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công
chứng ở nước ta. Dựa trên việc nghiên cứu các khái niệm về công chứng, thủ tục hành chính và
cải cách thủ tục hành chính, Chương 1 đã giải quyết khái niệm về thủ tục hành chính và cải cách
thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng; đồng thời, khái quát một số đặc trưng cơ bản của
quá trình cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta. Qua đó chúng ta
cũng thấy rằng cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng là một trong những nội
dung quan trọng của cải cách hành chính, được Đảng và Nhà nước quan tâm chỉ đạo, triển khai
thực hiện trong nhiều năm qua.

11


CHƯƠNG 2: CẢI CÁCH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH TRONG LĨNH VỰC CÔNG
CHỨNG Ở VIỆT NAM HIỆN NAY DƯỚI GÓC ĐỘ PHÁP LUẬT VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ
THỰC TIỄN.
2.1. Thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng theo pháp luật hiện hành.
2.1.1. Quy định pháp luật điều chỉnh liên quan đến thủ tục hành chính trong lĩnh vực
công chứng hiện nay.
Hiện nay, hoạt động công chứng được điều chỉnh bởi các văn bản sau:
- Luật Công chứng 2006 do Quốc hội ban hành ngày 29/11/2006.
- Nghị định 04/2013/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 7/01/2013 quy định chi tiết và

hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.
- Nghị định 88/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 19/10/2009 về cấp giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, quyền sở hữu nhà ở và
tài sản khác găn liền với đất.
- Nghị định số 60/2009/NĐ-CP của Chính phủ ngày 23/07/2009 quy định xử phạt vi
phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp [21].
- Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính và
Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng; Thông
tư 11/2011/TT-BTP ngày 27/06/2011 Hướng dẫn thực hiện một số nội dung về công chứng viên,
tổ chức và hoạt động công chứng, quản lý nhà nước về công chứng; Quyết định số 01/2008/QĐBTP ngày 20/02/2008 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành một số mẫu giấy tờ dùng trong hoạt
động công chứng.
- Các văn bản pháp luật khác có liên quan như Bộ luật Dân sự 2005, Luật Đất đai 2003,
Luật Nhà ở 2005, Công văn số 3834/BTP-HCTP ngày 10/9/2007 về nghiệp vụ công chứng,
Công văn số 978/BTP-HCTP ngày 02/04/2009, Công văn số 3745/BTP-BTTP ngày 6/10/2009
hướng dẫn chuyển giao việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch sang tổ chức hành nghề công
chứng theo tinh thần Luật công chứng và các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành...
2.1.2. Thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng theo quy định của pháp luật hiện
hành.
Xét về nội dung thì “thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng” có phạm vi rộng hơn
“thủ tục công chứng”, tuy nhiên nội dung và bản chất thủ tục hành chính trong lĩnh vực công
chứng được thể hiện tập trung ở thủ tục công chứng theo quy định của pháp luật công chứng.
Bởi vì, như đã đề cập đến ở trên, thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng tức là trình tự,
thủ tục, cách thức tiến hành các hoạt động cụ thể trong quá trình giải quyết công việc thuộc lĩnh

12


vực công chứng; do đó các quy định của pháp luật về thủ tục công chứng là thành tố chủ chốt
tạo nên thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng hiện nay.
Luật công chứng đã có những quy định về thủ tục công chứng theo hướng công khai hoá,

minh bạch hoá, để khi đến công chứng người dân biết rõ người yêu cầu công chứng phải làm
gì? công chứng viên phải làm gì? Luật công chứng quy định được công chứng trong hai trường
hợp:
- Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn;
- Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người
yêu cầu công chứng.
Cả hai trường hợp nêu trên thì người yêu cầu công chứng đều phải nộp một bộ hồ sơ yêu
cầu công chứng, gồm các giấy tờ sau đây:
+ Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch theo mẫu;
+ Bản sao giấy tờ tuỳ thân;
+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế
được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu,
quyền sử dụng, trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó;
+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có.
Các bản sao nêu trên có thể là bản chụp, bản in, bản đánh máy hoặc bản đánh máy vi tính
nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính và không phải có chứng thực. Khi nộp
bản sao thì người yêu cầu công chứng phải xuất trình bản chính để đối chiếu. [4]
Hiện nay, theo quy định của pháp luật về công chứng thì hầu hết các tổ chức hành nghề
công chứng đều áp dụng một thủ tục chung để thực hiện tất cả các việc công chứng, gồm 5
bước được tiến hành theo trình tự sau:
- Tiếp nhận yêu cầu của đương sự hoặc tiếp nhận hồ sơ yêu cầu công chứng:
Đây là công việc trước tiên, người có thẩm quyền công chứng phải xem xét yêu cầu của
đương sự xem có phù hợp với các quy định của pháp luật về công chứng, có phù hợp với đạo
đức và thuần phong mỹ tục của xã hội hay không. Công chứng viên tiếp nhận hồ sơ và kiểm tra
giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp
với quy định của pháp luật thì thụ lý, ghi vào sổ công chứng. Trong trường hợp có căn cứ cho
rằng trong hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có
dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có sự nghi ngờ về năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu
công chứng hoặc có sự nghi ngờ đối tượng của hợp đồng, giao dịch là không có thật thì công
chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ hoặc theo đề nghị của người yêu cầu công

chứng, công chứng viên tiến hành xác minh hoặc yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ
được thì có quyền từ chối công chứng.

13


Trong quá trình xem xét này, công chứng viên thông qua hoạt động của mình được thể
hiện dưới nhiều hình thức như bằng lời nói (ví dụ: giải thích về quyền, nghĩa vụ của các bên khi
giao kết hợp đồng), bằng văn bản (ví dụ: gửi các phiếu yêu cầu cung cấp thông tin, xác minh,
giám định), bằng hành vi cụ thể (ví dụ: từ chối công chứng trong các trường hợp theo quy định
của pháp luật) và ở nhiều thời điểm khác nhau (từ khi các bên bày tỏ ý định giao kết hợp đồng
cho đến khi đặt bút ký vào hợp đồng và được kết thúc bằng một hợp đồng đã được công chứng)
qua đó giúp các bên thể hiện ý chí của mình đúng pháp luật và bảo đảm sự công bằng trong cam
kết của họ. [25]
Công chứng viên cũng có quyền từ chối chứng nhận nếu yêu cầu công chứng vi phạm
những điều cấm của pháp luật hoặc không phù hợp với đạo đức xã hội. Trong giai đoạn này,
công chứng viên có quyền yêu cầu đương sự xuất trình các giấy tờ liên quan đến nội dung yêu
cầu công chứng.
Ví dụ: Đối với công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền
với đất, sau khi xét thấy yêu cầu công chứng của đương sự phù hợp với quy định của pháp luật
về công chứng, phù hợp với thuần phong mỹ tục của xã hội, công chứng viên có thể yêu cầu
đương sự xuất trình các giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ yêu cầu công chứng như: giấy chứng
minh nhân dân, giấy chứng nhận kết hôn nếu là tài sản chung của vợ chồng, giấy chứng nhận
quyền sử dụng đất, giấy chứng nhận quyền sử hữu nhà, các giấy tờ khác nếu có liên quan như
giấy chứng tử, giấy khai sinh..v.v.
- Lập văn bản công chứng:
Lập văn bản công chứng là kết quả của việc kiểm tra, xác minh năng lực pháp luật và năng
lực hành vi dân sự của các chủ thể tham gia các quan hệ pháp luật về công chứng, kiểm tra về
nguồn gốc, quyền sở hữu tài sản; hướng dẫn cho đương sự hiểu rõ về quyền và nghĩa vụ của
mình khi thực hiện yêu cầu công chứng. Theo quy định tại các Điều 35 và Điều 36 của Luật

công chứng thì việc công chứng có thể được thực hiện theo hai cách: công chứng hợp đồng,
giao dịch đã được soạn thảo sẵn hoặc công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn
thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Như vậy, lập văn bản công chứng có thể do
công chứng viên tự lập theo yêu cầu của đương sự hoặc do chính đương sự lập ra, công chứng
viên tiến hành kiểm tra lại xem đương sự xác lập hợp đồng hoặc tuyên bố nội dung, yêu cầu có
phù hợp với ý chí, nguyện vọng của họ và có phù hợp với pháp luật và đạo đức xã hội hay
không.
Ví dụ: Đối với công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, sau khi kiểm tra
các giấy tờ theo quy định của pháp luật, xét thấy hồ sơ của đương sự đã hợp lệ, người yêu cầu
công chứng đang trong tình trạng minh mẫn, hoàn toàn sáng suốt, yêu cầu công chứng đó phù
hợp với ý chí, nguyện vọng của họ, họ tiến hành ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công
chứng viên thì công chứng viên tiến hành lập văn bản công chứng cho yêu cầu công chứng này.
14


- Lời chứng của công chứng viên:
Đây là nội dung không thể thiếu của văn bản công chứng. Hay nói cách khác, lời chứng
của công chứng viên là một bộ phận cấu thành của văn bản công chứng. Sau khi đã hoàn tất về
mọi thủ tục, công chứng viên kiểm tra lại nội dung văn bản lần cuối cùng, người yêu cầu công
chứng tự đọc lại dự thảo hợp đồng, giao dịch hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công
chứng nghe. Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp
đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Công chứng viên ghi lời chứng;
ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. ký văn bản công chứng bao gồm cả chữ ký của
đương sự và những người có liên quan ký tên hoặc điểm chỉ trước mặt công chứng viên và
ngược lại, công chứng viên ký tên trước mặt các đương sự và những người có liên quan. Văn
bản công chứng chỉ có giá trị khi những người ký tên trong văn bản công chứng hoàn toàn bảo
đảm đầy đủ về năng lực pháp luật, năng lực hành vi dân sự và hoàn toàn tự nguyện, không bị
chi phối bởi bất kỳ một yếu tố chủ quan hay bên ngoài nào khác.
Theo quy định tại Điều 5 của Luật công chứng thì lời chứng của công chứng viên phải ghi
rõ thời gian, địa điểm công chứng, họ, tên công chứng viên, tên tổ chức hành nghề công chứng;

chứng nhận người tham gia hợp đồng, giao dịch hoàn toàn tự nguyện, có năng lực hành vi dân
sự, mục đích, nội dung của hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã
hội, đối tượng của hợp đồng, giao dịch là có thật, chữ ký trong hợp đồng, giao dịch là đúng chữ
ký của người tham gia hợp đồng, giao dịch; có chữ ký của công chứng viên và đóng dấu của tổ
chức hành nghề công chứng.
Ví dụ: sau khi lập văn bản công chứng cho yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng
quyền sử dụng đất ở trên, công chứng viên tiến hành ghi lời chứng của mình trên văn bản công
chứng và đóng dấu của Phòng hoặc Văn phòng công chứng nhằm tạo ra giá trị pháp lý cho văn
bản công chứng. Lời chứng của công chứng viên phải thỏa mãn quy định tại Điều 5 Luật công
chứng 2006.
- Lưu trữ hồ sơ công chứng:
Lưu trữ hồ sơ công chứng là một công đoạn trong hoạt động công chứng và đã được thể
chế hoá trong các văn bản quy phạm pháp luật về công chứng. Một vai trò rất lớn của việc lưu
trữ hồ sơ công chứng đó là cấp bản sao theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền hoặc theo yêu
cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp
đồng, giao dịch. Pháp luật về công chứng quy định lưu trữ bản sao có tác dụng chống trường
hợp đương sự sử dụng bản sao được công chứng từ văn bằng, chứng chỉ giả hoặc đương sự
chỉnh sửa nội dung của bản sao sau khi công chứng để sử dụng trái pháp luật.
Điều 53 của Luật công chứng quy định về hồ sơ công chứng: “Hồ sơ công chứng bao gồm
phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy
tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan
15


khác. Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ
công chứng”.
Điều 54 Luật công chứng quy định: “Tổ chức hành nghề công chứng phải bảo quản chặt
chẽ, thực hiện biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng”. Luật công chứng cũng quy định cụ
thể về thời hạn lưu trữ: “Bản chính văn bản công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít nhất
là hai mươi năm; các giấy tờ khác trong hồ sơ công chứng phải được lưu trữ trong thời hạn ít

nhất là năm năm” (Khoản 2 Điều 54). Với yêu cầu nâng cao chất lượng cơ sở hạ tầng, phát triển
nghề công chứng phục vụ phát triển kinh tế, thời hạn lưu trữ hồ sơ công chứng như trên là cần
thiết và đáp ứng yêu cầu thực tiễn đặt ra.
Việc lưu trữ hồ sơ công chứng còn được thực hiện ngay cả khi tổ chức hành nghề công
chứng đó chấm dứt hoạt động. Có hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng là Phòng công
chứng và Văn phòng công chứng, vấn đề đặt ra là hồ sơ công chứng đang được lưu trữ tại
Phòng công chứng, Văn phòng công chứng sẽ được giải quyết như thế nào nếu tổ chức này giải
thể hay chấm dứt hoạt động. Để đảm bảo công tác lưu trữ được thực hiện đúng quy định của
Luật công chứng, khoản 4 Điều 54 của Luật công chứng đã quy định rõ về vấn đề này: “Trong
trường hợp Phòng công chứng bị giải thể thì hồ sơ công chứng phải được chuyển cho một
Phòng công chứng khác hoặc một Văn phòng công chứng do Sở Tư pháp chỉ định. Trong
trường hợp Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động thì Văn phòng công chứng đó phải thoả
thuận với một Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng; nếu không thỏa
thuận được thì báo cáo Sở Tư pháp chỉ định một Phòng công chứng hoặc một Văn phòng công
chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng”. Như vậy, có thể nói rằng, hiện nay pháp luật quy định
khá đầy đủ để điều chỉnh vấn đề lưu trữ hồ sơ công chứng.
- Cấp bản sao công chứng:
Đây là thủ tục do công chứng viên thực hiện việc cấp bản sao cho đương sự bản sao của
văn bản, hợp đồng do chính công chứng viên đã lưu trữ. Việc cấp bản sao văn bản công chứng
được thực hiện trong trường hợp: cơ quan có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung
cấp hồ sơ công chứng phục vụ cho việc giám sát, kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử, thi
hành án liên quan đến việc đã công chứng thì tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm
cung cấp bản sao văn bản công chứng và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao
văn bản công chứng với bản chính chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng nơi
đang lưu trữ hồ sơ công chứng; theo yêu cầu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch và người
có quyền, nghĩa vụ liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công chứng; việc cấp bản sao
văn bản công chứng do tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ bản chính văn bản công
chứng đó thực hiện. [4]
Trên đây là những nguyên tắc, thủ tục cơ bản được áp dụng đối với mọi hợp đồng, giao
dịch trong hoạt động công chứng. Ngoài ra các vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính trong

16


công chứng còn được Luật công chứng quy định như: thời hạn công chứng; địa điểm công
chứng; chữ viết trong văn bản công chứng; việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng; ký,
điểm chỉ trong văn bản công chứng; sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng; công chứng
việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng giao dịch; về thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao
dịch về bất động sản..v.v. Thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản, di chúc, văn bản
thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, văn bản từ chối nhận di sản còn được áp
dụng theo thủ tục riêng tại Mục 2 Chương IV Luật công chứng. Các thủ tục này cũng tuân theo
thủ tục chung về công chứng hợp đồng, giao dịch nhưng không trái với thủ tục riêng.
2.2. Cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở Việt Nam hiện nay.
2.2.1. Những kết quả đạt được.
Sự ra đời của Luật công chứng 2006 tạo nên bước đột phá mới trong việc cải cách thủ tục
hành chính nói chung và trong lĩnh vực công chứng nói riêng của Việt Nam, thể hiện rõ tinh
thần, chủ trương xã hội hóa hoạt động công chứng của Đảng và Nhà nước, chứng minh chủ
trương xã hội hóa hoạt động công chứng ở của Đảng và Nhà nước là đúng đắn, đáp ứng yêu
cầu, đòi hỏi của sự phát triển kinh tế - xã hội. Có thể nói những thành tựu của việc thực hiện
Luật công chứng 2006 và các văn bản hướng dẫn thi hành cũng là những thành tựu mà quá trình
cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng ở nước ta hiện nay đạt được; có thể khái
quát một số thành tựu nổi bật như sau:
- Luật Công chứng đã tách biệt hoạt động công chứng và hoạt động chứng thực:
Điểm mới căn bản so với các nghị định trước đây của Chính phủ thể hiện ở chỗ, Luật
Công chứng chỉ quy định các vấn đề về công chứng, không điều chỉnh các vấn đề về chứng
thực nữa. Các tổ chức hành nghề công chứng chỉ tập trung chứng nhận các hợp đồng, giao dịch
dân sự, kinh tế, thương mại mà không thực hiện các việc chứng thực như: sao y, chứng nhận
chữ ký,...Các việc này được chuyển giao về cho Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã
theo quy định tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính phủ. Có thể khẳng
định rằng đây là bước tiến lớn trong quá trình cải cách thủ tục hành chính ở nước ta. Công
chứng là hoạt động mang tính chất dịch vụ công. Đối tượng của hoạt động công chứng là các

hợp đồng, giao dịch về dân sự, kinh tế, thương mại...Hoạt động công chứng bao gồm một loạt
các thủ tục rất phức tạp kể từ khi Công chứng viên tiếp nhận ý chí của các bên giao kết hợp
đồng như: xác định tư cách chủ thể của các bên, kiểm tra năng lực hành vi dân sự của chủ thể,
tính tự nguyện của các bên trong giao kết hợp đồng, xác định nguồn gốc hợp pháp của đối
tượng hợp đồng, kiểm tra tính hợp pháp của hợp đồng. Những tình tiết này là hết sức quan
trọng, bảo đảm cho hợp đồng không bị vô hiệu và có ý nghĩa chứng cứ nếu sau này xảy ra tranh
chấp giữa các bên cũng như với bên thứ ba. Trong khi đó, hoạt động chứng thực mang tính chất

17


hành chính của các cơ quan hành chính công quyền. Do đó, việc tách biệt công chứng và chứng
thực đã đưa chúng đi về đúng bản chất của mỗi hoạt động.
Việc tách biệt công chứng và chứng thực có ý nghĩa rất lớn về mặt lý luận và thực tiễn,
vừa đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, vừa là điều kiện để chuyển tổ chức công chứng sang
chế độ dịch vụ công và thúc đẩy xã hội hoá hoạt động công chứng. Việc chuyển giao thẩm
quyền chứng thực bản sao từ bản chính, chữ ký, hồ sơ lý lịch cho UBND cấp xã giúp cho người
dân không phải đi lại nhiều khi phát sinh yêu cầu cần chứng nhận bản sao, bản dịch và chữ ký
của mình; giảm sức ép rất lớn cho các phòng công chứng vì trước đây, việc chứng nhận bản sao
từ bản chính luôn chiếm đến hơn 80% số công việc của các phòng công chứng. [40]
- Mở rộng mô hình tổ chức hành nghề công chứng:
Nếu như trước đây, chúng ta chỉ có một hình thức tổ chức hành nghề công chứng duy
nhất là Phòng Công chứng Nhà nước thì nay, theo Luật Công chứng, có hai hình thức tổ chức
hành nghề công chứng song hành hoạt động dưới sự quản lý, giám sát của Sở Tư pháp là Phòng
Công chứng do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thành lập và Văn phòng công chứng do các công
chứng viên đầu tư, được Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cho phép thành lập. Cách thức tổ chức, trình
tự thành lập cũng như quyền và nghĩa vụ của các Phòng công chứng và Văn phòng công chứng
được quy định tại Chương III của Luật công chứng. Việc thành lập các văn phòng công chứng
là một trong những khía cạnh tích cực của việc xã hội hóa hoạt động công chứng, giúp giảm tải
rất nhiều những áp lực công việc công chứng trước đây khi hầu hết các giao dịch dồn về các

Phòng công chứng Nhà nước. Bên cạnh đó, các tổ chức công chứng cũng buộc phải thay đổi
cung cách phục vụ để có được khách hàng và những phần việc cụ thể. Vì vậy, việc đầu tư cho
cơ sở vật chất được chú trọng, chất lượng dịch vụ cũng được nâng lên, cung cách phục vụ linh
hoạt, thuận tiện, nhanh chóng hơn.
Tính đến thời điểm cuối tháng 11/2012, toàn bộ 63/63 tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương đều đã thành lập Phòng công chứng, 59/63 tỉnh, thành phố có Văn phòng công chứng (các
tỉnh còn lại là Bắc Cạn, Lai Châu, Tuyên Quang), nâng tổng số tổ chức hành nghề công chứng
trong cả nước lên con số 628, gồm 138 Phòng công chứng và 490 Văn phòng công chứng. Lai
Châu là địa phương có số tổ chức hành nghề công chứng ít nhất (01 Phòng công chứng), một số
địa phương khác mặc dù hoạt động công chứng chưa thực sự phát triển song cũng có từ 3 đến 5
tổ chức hành nghề công chứng, như Bắc Cạn, Bến Tre, Hà Giang, Quảng Bình...Hà Nội là địa
phương dẫn đầu trong cả nước với 96 tổ chức hành nghề công chứng và số lượng tổ chức hành
nghề công chứng trên địa bàn TP Hà Nội tăng mạnh qua các năm, cụ thể, năm 2007 mới có 9 tổ
chức hành nghề công chứng nhưng đến năm 2012 đã lên 96 tổ chức. Tiếp theo đó là thành phố
Hồ Chí Minh, Thanh Hoá, Đồng Nai, Hải Phòng...Số lượng công chứng viên cũng tăng lên rất

18


nhanh và đã đạt con số 1133 công chứng viên được bổ nhiệm tính đến hết tháng 10/2012 với
gần 2/3 số công chứng viên đang hành nghề trong các Văn phòng công chứng. [41]
Không chỉ tăng lên về số lượng, chất lượng đội ngũ công chứng viên cũng có những tiến
bộ đáng kể, quy mô và tính chuyên nghiệp của các tổ chức hành nghề công chứng cũng được
nâng cao rõ rệt. Do đó, việc Nhà nước cho phép Văn phòng công chứng thành lập và hoạt động
song song với Phòng công chứng đã mang lại hiệu quả rõ rệt, nâng cao sự an toàn pháp lý cho
các giao dịch, hợp đồng. Góp phần phòng ngừa các vi phạm pháp luật trong các quan hệ giao
dịch dân sự, kinh tế, thương mại...Khi các giao dịch, hợp đồng được thực hiện tại các tổ chức
hành nghề công chứng có tính chuyên môn, chuyên nghiệp không chỉ là một thủ tục hành chính
mà còn đảm bảo tính chính xác, đúng luật, hồ sơ văn bản công chứng được lưu giữ đầy đủ, lâu
dài và có tính pháp lý, góp phần phòng ngừa rủi ro, tranh chấp, bảo vệ quyền và lợi ích hợp

pháp của các bên khi tham gia hợp đồng, giao dịch, giúp ổn định cho sự phát triển kinh tế, xã
hội của tỉnh. Bên cạnh đó thông qua hoạt động tiếp người yêu cầu công chứng, các tổ chức hành
nghề công chứng đã tích cực tuyên truyền, tư vấn cho cá nhân, tổ chức những quy định của
pháp luật, nâng cao nhận thức và ý thức tuân thủ pháp luật cho người dân.
- Đáp ứng được nhu cầu của người dân trong điều kiện các giao lưu dân sự, thương mại
phát triển như hiện nay:
Sự tăng về số lượng và chất lượng các tổ chức hành nghề công chứng giúp cho người
dân có nhiều thuận lợi, nhiều lựa chọn hơn khi có yêu cầu công chứng. Các tổ chức hành nghề
công chứng đã công chứng được khối lượng hợp đồng, giao dịch lớn, phục vụ nhu cầu của tổ
chức và cá nhân, đóng góp tích cực vào sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Theo thống kê của Bộ tư pháp, năm 2008 tổng số việc công chứng là 395.983, đến năm
2010 thì con số này tăng lên 1.446.145. Tổng số phí thu được từ hoạt động công chứng do đó
cũng tăng lên, năm 2008: 85.519.023.000 đồng, đến năm 2010 là 578.869.409.000 đồng [57].
Cho đến cuối năm 2012, sau 5 năm thi hành Luật Công chứng, các tổ chức hành nghề công
chứng trên cả nước đã công chứng được trên 6.900.000 việc, nộp ngân sách Nhà nước trên 977
nghìn tỷ đồng [56].
Hiện nay, trên cả nước, Thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh là hai địa phương
đứng đầu danh sách về số lượng các công việc đã thực hiện. Đến tháng 10/2011, Hà Nội có 67
tổ chức hành nghề công chứng. Theo số liệu thống kê của Sở tư pháp thành phố Hà Nội thì năm
2011, các tổ chức hành nghề công chứng ở Hà Nội thực hiện công chứng gần 240 nghìn hợp
đồng, giao dịch; thu phí gần 160 tỷ đồng; nộp ngân sách, đóng thuế 38 tỷ đồng. Sang năm 2012,
tại buổi tổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng tổ chức ngày 17/12, đại diện Sở Tư pháp
thành phố Hà Nội cho biết, hiện tại thành phố đã có 96 tổ chức hành nghề với 282 công chứng

19


viên đang hành nghề; đã công chứng 825.000 hợp đồng, giao dịch, doanh thu 538 tỷ đồng, nộp
ngân sách 120 tỷ đồng. [42]
Ở địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, năm 2009, số việc thực hiện tại tổ chức hành nghề

công chứng là 604.514, với mức doanh thu là 208.210.754.581 đồng. Đến năm 2011 Toàn
Thành phố hiện có 7 phòng công chứng và 33 Văn phòng công chứng. Trong năm 2011, số
lượng hợp đồng giao dịch có công chứng là hơn 400.000. Riêng sáu tháng đầu năm 2012, số
lượng hợp đồng được công chứng là hơn 210.000 [43]. Năm 2012, ngày 6/10 diễn ra hội nghị
tổng kết 5 năm thi hành Luật Công chứng trên địa bàn Thành phố do Bộ tư pháp và UBND
Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức; tại hội nghị, Sở tư pháp Thành phố cho biết hiện nay Thành
phố có 36 (7 phòng công chứng và 29 văn phòng công chứng) tổ chức hành nghề công chứng,
các đơn vị này đã công chứng được 1.816.127 việc, nộp ngân sách Nhà nước gần 397 tỷ đồng.
[44]
- Giải quyết được tình trạng quá tải tại các Phòng công chứng:
Năm 2007, trước khi Luật công chứng có hiệu lực, cả nước có chưa đầy 140 Phòng công
chứng, với khoảng 400 công chứng viên và hoạt động công chứng luôn trong tình trạng quá tải
gây bức xúc cho người dân, cũng như chưa tạo được điều kiện thuận lợi nhất cho các bên khi
cần công chứng như: phải mất nhiều thời gian, điều kiện đi lại. Các giao dịch về dân sự, kinh tế,
thương mại diễn ra liên tục, thường xuyên và nhu cầu công chứng trong giao dịch ngày càng
lớn. Số lượng các Văn phòng công chứng ngày càng tăng lên, cùng với các Phòng công chứng
Nhà nước đã đáp ứng kịp thời nhu cầu công chứng các hợp đồng, giao dịch của nhân dân, giảm
tải được khối lượng công việc lớn cho các Phòng công chứng. Tại các Phòng công chứng không
còn tình trạng người dân phải ngồi hàng giờ chờ đợi, nạn “cò” công chứng cũng không xuất
hiện nhiều như trước đây. Áp lực cạnh tranh buộc các Phòng công chứng phải nâng cao trách
nhiệm, hiệu quả phục vụ; mặt khác, người dân cũng có cái nhìn thiện cảm hơn về tác phong
cũng như thái độ làm việc của các Công chứng viên.
Khi tình trạng quá tải không còn ở các tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời với quy
định của pháp luật hiện hành: các Văn phòng chông chứng là các đơn vị có thu, hoạt động của
các Văn phòng công chứng tự điều chỉnh trên cơ sở quy định của pháp luật; do đó thu nhập của
Công chứng viên trong các Văn phòng công chứng còn phụ thuộc vào số lượng và chất lượng
các hợp đồng, giao dịch công chứng. Các Công chứng viên phải làm việc tận tình, chu đáo hơn
bởi thu nhập của họ phụ thuộc vào khách hàng; thúc đẩy Công chứng viên phải thực sự quan
tâm đến việc nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của mình và nâng cao chất lượng phục
vụ khách hàng.

- Thời hạn công chứng được rút ngắn, thủ tục công chứng được thực hiện đơn giản hóa
hơn trước:
20


Nếu thời gian công chứng hợp đồng đối với trường hợp phức tạp theo quy định của Nghị
định 75/2000/NĐ-CP tối đa là 30 ngày thì nay theo quy định tại Khoản 2 Điều 38 Luật Công
chứng 2006: “Thời hạn công chứng không quá hai ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch
yêu cầu công chứng phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 30
ngày làm việc”. Như vậy, đối với các giao dịch phức tạp thời gian công chứng đã được rút ngắn
trước 20 ngày, tạo điều kiện tiết kiệm thời gian cho người dân.
- Các tổ chức hành nghề công chứng đã triển khai áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt
động công chứng:
Thời gian qua, các tổ chức hành nghề công chứng cũng đã tích cực triển khai áp dụng công
nghệ thông tin trong hoạt động công chứng. Việc soạn thảo tự động các hợp đồng, giao dịch trên
phần mềm MASTER đã rút ngắn thời gian công chứng. Việc áp dụng công nghệ này không chỉ
nâng cao chất lượng dịch vụ mà còn góp phần quản lý dữ liệu theo công nghệ hiện đại thay cho
lối soạn thảo thủ công và lưu trữ không có tính hệ thống. Các tổ chức hành nghề công chứng
được trang bị mạng cục bộ (mạng LAN), máy chủ, máy tính cá nhân, máy in và các thiết bị
mạng phù hợp với nhu cầu, theo các vị trí làm việc của công chứng viên, nhân viên nghiệp vụ,
nhân viên lưu trữ. Thông qua việc sử dụng phần mềm MASTER, các công chứng viên có thể
đổi mới quy trình, thủ tục thực hiện các việc công chứng theo phương pháp khoa học, hiện đại,
đáp ứng một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác, hiệu quả các nhu cầu công chứng của công
dân, tổ chức. [45]
Năm 2011, một dạng phần mềm ứng dụng trong hoạt động công chứng nữa ra đời là
phần mềm “Quản lý hợp đồng Công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI”. Sản phẩm đã giải
quyết triệt để những khó khăn bất cập, hạn chế các rủi ro tiềm ẩn, nâng cao hiệu năng quản lý
công tác Công chứng. Phần mềm “Quản lý hợp đồng Công chứng và dữ liệu ngăn chặn UCHI”
chạy trên nền Web, có khả năng kết nối từ xa và được thiết kế trên hệ thống cơ sở dữ liệu mạnh,
lưu trữ dữ liệu khổng lồ với thời gian lâu dài. Ưu điểm của phần mềm là tạo dựng cơ sở dữ liệu

dùng chung, là nơi các tổ chức Công chứng chia sẻ thông tin nhằm hạn chế rủi ro cho Công
chứng viên, ngăn chặn các giao dịch giả, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí trong hoạt động
Công chứng. Thêm vào đó, phần mềm cũng thiết lập được kênh thông tin liên lạc giữa Sở Tư
pháp với các tổ chức hành nghề Công chứng, tăng cường sự quản lý giữa Nhà nước đối với hoạt
động Công chứng...[46] Đây là một minh chứng cho thành tựu đạt được trong việc triển khai áp
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng, góp phần cải cách thủ tục hành chính
trong lĩnh vực công chứng ở nước ta thời gian qua.
- Đơn giản hóa, bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng một số hợp đồng về nhà ở và
quyền sử dụng đất:

21


Như đã đề cập, hiện nay, cải cách thủ tục hành chính đã, đang là một trong những mục
tiêu trọng tâm của Đảng và Nhà nước ta. Về bản chất, cải cách thủ tục hành chính không có gì
khác ngoài việc đơn giản hoá, minh bạch hoá, công khai hoá các thủ tục hành chính cũng như
rút ngắn thời gian, chi phí thực hiện chúng. Xuất phát từ mục tiêu đó, ngày 10/12/2010, Chính
phủ ban hành Nghị quyết số 52/NQ-CP về việc đơn giản hóa thủ tục hành chính thuộc phạm vi
chức năng quản lý của Bộ tư pháp, theo đó Chính phủ đã thông qua các phương án đơn giản hóa
thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Tư pháp. Trong đó, Bộ tư pháp đã
trình phương án đơn giản hóa, bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng một hợp đồng về nhà ở và
quyền sử dụng đất; đó là các loại hợp đồng: hợp đồng chuyển đổi quyền sử dụng đất nông
nghiệp; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng
đất và tài sản gắn liền với đất; hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất; hợp đồng mua bán nhà ở;
hợp đồng đổi nhà ở; hợp đồng cho mượn, cho ở nhờ nhà ở; hợp đồng thuê nhà ở; hợp đồng tặng
cho nhà ở; hợp đồng thế chấp nhà ở; hợp đồng góp vốn bằng nhà ở.
Sau hơn một năm tranh luận, tham vấn trên các diễn đàn, hội thảo, báo chí về phương án
đơn giản hóa, bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng hợp đồng về nhà ở và quyền sử dụng đất,
ngày 28/2/2012, Văn phòng Chính phủ đã ra Thông báo số 63/TB-VPCP “Kết luận của Thủ
tướng Chính phủ Nguyễn Tấn Dũng về lộ trình thực thi phương án đơn giản hóa bãi bỏ yêu cầu

bắt buộc công chứng hợp đồng về nhà ở và quyền sử dụng đất”. Theo đó, Chính phủ đã quyết
định:
1. Tiếp tục thực thi phương án bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng đối với các hợp
đồng: cho thuê quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; chuyển đổi
quyền sử dụng đất nông nghiệp; cho mượn, cho ở nhờ nhà ở; cho thuê nhà ở; ủy quyền quản lý
nhà ở.
2. Chưa thực thi phương án bãi bỏ yêu cầu bắt buộc công chứng đối với các hợp đồng: thế
chấp quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; góp vốn bằng quyền sử
dụng đất, quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; chuyển nhượng quyền sử dụng đất,
quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất; tặng cho quyền sử dụng đất, quyền sử dụng đất và
tài sản gắn liền với đất; mua bán nhà ở; đổi nhà ở; tặng cho nhà ở; thế chấp nhà ở; góp vốn bằng
nhà ở. [47]
Như vậy, sau khi phương án trên được Chính phủ thông qua, 5 loại hợp đồng được bãi bỏ
yêu cầu bắt buộc công chứng, nhưng không có nghĩa là bãi bỏ hoạt động công
chứng, mà là chuyển từ việc bắt buộc người dân phải công chứng sang việc
họ có thể tự quyết định có công chứng hay không đối với 5 loại hợp đồng về
nhà ở và quyền sử dụng đất nêu trên. Việc thông qua phương án này thể
hiện quyết tâm của Chính phủ trong việc đẩy mạnh cải cách thủ tục hành
chính trong lĩnh vực công chứng, rút gọn bớt thủ tục công chứng bắt buộc
22


đối với các loại hợp đồng, giao dịch về nhà ở và quyền sử dụng đất, tiết
kiệm được công sức và chi phí của người dân. Tuy nhiên, phương án này
hiện nay cũng đang vấp phải nhiều ý kiến trái chiều, lo ngại về tính khả thi
và tính an toàn pháp lý trong các giao dịch về quyền sử dụng đất, nhà ở. Do
đó trong thời gian tới Chính phủ cần nghiên cứu một cách đồng bộ, kỹ lưỡng về tính khả thi
của phương án này để có thể đưa ra quyết sách hợp lý nhất.
2.2.2.

Những vấn đề tồn tại.

2.2.2.1. Sự phát triển quá “nóng” với hàng loạt văn phòng được thành lập và biểu hiện
cạnh tranh không lành mạnh giữa các Văn phòng công chứng.
Như đã nêu ở trên, sự ra đời của các văn phòng công chứng theo Luật Công chứng 2006
đã đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân, doanh nghiệp trong các giao dịch dân sự. Tác phong
phục vụ, lề lối làm việc cũng tốt hơn, bớt đi tình trạng cửa quyền, gây khó khăn của các phòng
công chứng trước kia. Nhưng bên cạch những tích cực cũng còn rất nhiều bất cập, lỗ hổng trong
hoạt động công chứng. Tính đến nay cả nước đã có hàng trăm tổ chức được cấp giấy phép hoạt
động và có hàng nghìn công chứng viên hành nghề trong lĩnh vực này. Sau hơn 5 năm triển khai
thí điểm xã hội hóa công chứng, không phải đến bây giờ lỗ hổng trong vận hành và quản lý hoạt
động của công chứng tư mới bộc lộ. Chính ngay từ khi Luật Công chứng có hiệu lực thi hành
(ngày 1-7-2007), việc phát triển quá “nóng” với hàng loạt văn phòng được thành lập đã khiến
cho các nhà quản lý giật mình, thậm chí có nơi phải tạm ngừng cấp phép. Tăng mạnh về số
lượng với một loại hình mới nhưng thiếu sự điều chỉnh kịp thời từ phía các cơ quan quản lý Nhà
nước nên hoạt động của nhiều văn phòng công chứng bộc lộ khá nhiều bất cập.
Biểu hiện cạnh tranh là điều dễ nhận thấy ở các văn phòng công chứng. Nhưng cũng chính
vì cạnh tranh không lành mạnh mà nhiều bất ổn phát sinh. Như chuyện thu phí dịch vụ theo
thỏa thuận, vì cạnh tranh nên có chỗ cao ngất ngưởng, chỗ khác lại thấp đến bất ngờ, làm méo
mó sự thống nhất và minh bạch cần phải có của hoạt động này. Chất lượng công chứng thấp do
trình độ thẩm định, nghiệp vụ của một số công chứng viên yếu kém và không đồng đều.
Có thể thấy, thời điểm khi các phòng công chứng Nhà nước độc quyền hoạt động, hiếm
khi cơ quan chức năng phát hiện được sai phạm. Nhưng khi Văn phòng công chứng tư được cấp
phép hoạt động thì ngày càng có nhiều điều tiếng liên quan đến công tác thẩm định giấy tờ của
đội ngũ này. Nhất là khi yếu tố cạnh tranh, thu hút khách được nhiều Văn phòng công chứng
đưa lên hàng đầu. Do đó hoạt động công chứng phổ biến việc chạy đua theo số lượng, lợi
nhuận, còn chất lượng, yếu tố an toàn pháp lý thì bị xem nhẹ. Do dễ dãi để hút khách, không
thẩm định kỹ những nội dung văn bản, hợp đồng..., một số Văn phòng công chứng đã cẩu thả
khi tiếp nhận công chứng nên không tránh khỏi những hậu quả xấu. Thiệt thòi cuối cùng vẫn là

23


người dân, doanh nghiệp phải chịu, có hiện tượng hồ sơ bị từ chối ở văn phòng này lại được
chấp nhận ở văn phòng khác, hoặc bản công chứng bị cơ quan chức năng phủ nhận. [48]
Vấn đề đáng lo ngại nổi lên là nạn giả mạo giấy tờ để lừa đảo ngày càng gia tăng nhưng
chưa có biện pháp ngăn chặn hiệu quả. Thậm chí, nhiều công chứng viên, văn phòng công
chứng còn cố tình lách làm trái luật gây ra hàng loạt sai phạm nghiêm trọng. Hoạt động công
chứng trong thời gian từ khi triển khai Luật công chứng đến nay còn tiềm ẩn nhiều rủi ro đối
với xã hội, đội ngũ công chứng viên, quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng.
Bên cạnh nguyên nhân chủ quan của đội ngũ công chứng viên và người yêu cầu công chứng, thì
có nguyên nhân khách quan đó là chưa có cơ sở dữ liệu thông tin chung về công chứng, nhất là
các thông tin ngăn chặn các giao dịch về bất động sản chưa được triển khai xây dựng ở các địa
phương, hệ thống chia sẻ thông tin về hợp đồng, giao dịch đã được công chứng còn hạn chế; các
hợp đồng, giao dịch về quyền sử dụng đất, về quyền sở hữu nhà khi cá nhân, tổ chức thực hiện
các quyền của mình do nhiều cơ quan, tổ chức thực hiện như: Tổ chức hành nghề công chứng,
Đăng ký quyền sử dụng đất, Đăng ký quyền sở hữu nhà, Ban quản lý các khu công nghiệp, Ủy
ban nhân dân.v.v..Vì vậy hoạt động của các cơ quan, tổ chức này bị cắt khúc, các thông tin về
đất đai, nhà ở chưa được cập nhật kịp thời, dẫn đến tình trạng thông tin về đất đai, nhà ở không
được phản ánh trung thực làm ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động công chứng, công tác quản lý
giao dịch và quản lý xã hội nói chung. Những vấn đề này chưa được quy định trong Luật công
chứng dẫn đến khó khăn khi thực hiện trong thực tiễn. [49]
2.2.2.2. Một số bất cập chung thường gặp khi thực hiện thủ tục công chứng hợp đồng,
giao dịch.
Luật công chứng 2006 và các văn bản liên quan ra đời đã cải cách thủ tục hành chính theo
hướng nhanh chóng, thuận lợi cho người dân khi đi công chứng. Tuy nhiên, bên cạnh những
mặt thuận lợi thì thực tiễn hiện nay, thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng cũng đang
tồn tại những bất cập nhất định, mà nguyên nhân chủ yếu vẫn là sự chưa hoàn thiện của hệ
thống pháp luật hiện nay.
- Về giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:

Điều 35, Điều 36 Luật Công chứng quy định về hồ sơ yêu cầu công chứng. Theo đó khi
làm thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch đương sự phải xuất trình trong hồ sơ các loại giấy
tờ tài liệu thật, hợp pháp. Ngoài điều kiện là thật, hợp pháp thì trong hồ sơ công chứng các loại
giấy tờ nào được coi là cần phải có trong một hồ sơ công chứng được các công chứng viên áp
dụng trên thực tế rất khác nhau.
+ Về giấy tờ tùy thân: theo quy định tại điểm c, Khoản 1 Điều 35 Luật Công chứng thì bộ
hồ sơ yêu cầu công chứng phải có bản sao giấy tờ tùy thân. Với quy định này, trên thực tế có
nhiều cách hiểu khác nhau dẫn đến cách áp dụng khác nhau giữa các tổ chức hành nghề công
24


chứng, đó là trường hợp giấy tờ tùy thân là chứng minh thư nhân dân [9]. Trường hợp chứng
minh thư của một trong các bên tham gia hợp đồng đã hết hạn sử dụng, hầu hết các Văn phòng Phòng Công chứng vẫn tiếp nhận hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, có Văn phòng - Phòng Công
chứng yêu cầu người có chứng minh thư hết hạn phải viết bản cam kết làm lại chứng minh thư;
có Văn phòng - Phòng Công chứng yêu cầu người có chứng minh thư hết hạn phải điểm chỉ vào
hợp đồng.
Đối với trường hợp người yêu cầu công chứng bị mất chứng minh thư nhân dân, có công
chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng phải đi làm lại chứng minh thư nhân dân, nhưng
có công chứng viên đã hướng dẫn người yêu cầu công chứng làm đơn xin cấp lại chứng minh
thư có ảnh đóng dấu giáp lai của công an phường nơi người đó cư trú và lấy loại giấy này thay
thế cho chứng minh thư nhân dân làm giấy tờ tùy thân trong hồ sơ yêu cầu công chứng. [30]
+ Về giấy tờ liên quan: Loại giấy tờ tiếp theo được yêu cầu phải có trong hồ sơ yêu cầu
công chứng là: “Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy
định phải có” (điểm d Khoản 1 Điều 35). Ví dụ như để xác định căn nhà - đối tượng của hợp
đồng mua bán nhà - là tài sản riêng hay tài sản chung vợ chồng của người yêu cầu công chứng,
công chứng viên thường yêu cầu trong hồ sơ yêu cầu công chứng phải có Giấy đăng ký kết hôn
hoặc Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của người yêu cầu công chứng. Tuy nhiên, đây là một
quy định mở nên việc hiểu và áp dụng quy định này trên thực tế là khá khác nhau giữa các công
chứng viên.
Trên thực tế giấy tờ được công chứng viên chấp nhận trong hồ sơ yêu cầu công chứng với

từng tình huống là khác nhau. Chẳng hạn như cùng để xác định sự kiện một người là đã chết
trong việc khai nhận di sản thừa kế thì có những công chứng viên chỉ chấp nhận Giấy chứng tử
của người chết [9]. Tuy nhiên có công chứng viên lại cho rằng, để tiến hành thủ tục khai nhận di
sản thừa kế của một người thì quan trọng là phải xác định thời điểm mở thừa kế của người đó,
có nghĩa rằng chỉ cần xác định thời điểm chết của người để lại di sản. Mà việc xác định một
người là đã chết thì không phải duy nhất Giấy chứng tử mới xác định sự kiện này. Ngoài Giấy
chứng tử thì còn có các loại giấy tờ khác như: Giấy báo tử, Thẻ mộ hoặc lý lịch Đảng viên của
một trong những người thừa kế của người đã chết cũng có đủ căn cứ để xác định một người là
đã chết hay chưa. Do vậy, trong trường hợp người yêu cầu công chứng không xuất trình được
Giấy chứng tử nhưng nếu có một trong những giấy tờ trên thì công chứng viên vẫn chấp nhận.
[30]
Như vậy có thể thấy cùng để xác định một sự kiện chết nhưng mỗi công chứng viên cũng
đã áp dụng một cách khác nhau. Cũng như vậy ở rất nhiều tình huống trên thực tế thì cùng để
xác định một vấn đề nhưng mỗi công chứng viên cũng đã có những yêu cầu khác nhau về hồ sơ
giấy tờ, chính điều này đã gây nên sự thiếu thống nhất trong hoạt động công chứng, cũng là

25