CHU TRÌNH bán HÀNG của CÔNG TY TNHH

HỆ THỐNG THÔNG
TIN KẾ TOÁN 1
CHU TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY
TNHH CƠ KHÍ NHÔM KÍNH XÂY DỰNG
ĐẠI TÍN PHÁT

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TÔN THẤT LÊ HOÀNG THIỆN

NHÓM 7
PHẠM THỊ DIỆP
NGUYỄN THỊ LINH ( 11/07)
NGUYỄN HOÀNG THỤC NHI
TRẦN PHƯƠNG THẢO
NGUYỄN THỊ CẨM VÂN


NỘI DUNG
I.

Giới thiệu về công ty

II. Chu trình bán hàng
III. Nhận xét


I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
1. Tên công ty: Công ty TNHH cơ khí nhôm kính xây dựng Đại Tín Phát.
2.  Địa chỉ : Số 104 Phạm Văn Đồng, Phường Vỹ Dạ, Thành phố Huế, Tỉnh
Thừa Thiên Huế
3. Mã số thuế: 3301625561. Đăng ký & quản lý bởi Chi cục thuế Thừa Thiên
Huế

4. Ngành nghề kinh doanh chính: Gia công cơ khí; xử lý và tráng phủ kim
loại
5. Ngày thành lập: 26/03/2018


I. GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY
6. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty
Chủ sở hữu

Quản lý cấp cơ sở

Bộ phận
bán
hàng

Bộ phận
kinh
doanh

Thủ kho

Bộ phận
bán hàng

Kế toán


II. CHU TRÌNH BÁN HÀNG
2.1. Đoạn văn mô tả
Khách hàng gọi điện đến cho công ty, yêu cầu lập đơn đặt hàng. Bộ phận bán hàng

sẽ lập đơn đặt hàng ( bao gồm 2 liên) theo yêu cầu của khách hàng rồi gửi đơn đặt
hàng đến cho bộ phận kinh doanh. Bộ phận kinh doanh xem xét khả năng thanh
toán, giới hạn nợ của khách hàng, nếu khách hàng đủ khả năng mua hàng của công
ty, trưởng phòng kinh doanh kí xác nhận lên đơn hàng, đơn đặt hàng liên 1 lưu lại
tại bộ phận kinh doanh, đơn đặt hàng liên 2 được gửi cho thủ kho. Sau khi nhận
được đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh, thủ kho sẽ lập phiếu xuất kho ( gồm 4
liên) và lưu lại đơn đặt hàng liên 2, sau đó lưu lại liên 1 và đưa 3 liên của phiếu
xuất kho cho kế toán kho, kế toán kho lập hóa đơn giá trị gia tăng 3 liên, có chứ kí
xác nhận của kế toán trưởng và chuyển về cho bộ phận bán hàng. Hàng được
chuyển lên xe cho bộ phận bán hàng, kèm theo 3 hóa đơn gía trị gia tăng và 3
phiếu xuất kho.


II. CHU TRÌNH BÁN HÀNG
Khi hàng được đưa đến cho khách hàng, khách hàng sẽ kí lên 3 hóa đơn
và 3 phiếu xuất kho, khách hàng sẽ giữ lại liên 2 của phiếu xuất kho và
liên 2 hóa đơn giá trị gia tăng. Bộ phận bán hàng đưa liên 3 phiếu xuất
kho và liên 1 hóa đơn giá trị gia tăng về cho bộ phận kinh doanh để ghi
nhật kí bán hàng rồi lưu lại, liên 4 phiếu xuất kho đưa cho kế toán kho để
ghi nhận giảm số hàng trong kho, theo dõi trên sổ chi tiết hàng hóa, và
ghi tăng gía vốn hàng bán, liên 3 hóa đơn GTGT sẽ được đưa cho kế toán
công nợ để ghi tăng khoản phải thu của khách hàng trên sổ chi tiết nợ
phải thu khách hàng và ghi tăng doanh thu.Cuối tháng, kế toán công nợ
dựa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập biên bản đối chiếu công nợ
(2 liên) giám đốc sẽ kí xác nhận lên 2 liên, sau đó biên bản đối chiếu
công nợ( 2 liên) đã ký sẽ được gửi cho khách hàng, nếu đúng với số nợ
của khách hàng, kháchhàng sẽ kí nhận và gửi lại liên 1 cho công ty, kế
toán công nợ sẽ lưu lại để làm căn cứcho số dư đầu tháng tiếp theo.

II. CHU TRÌNH BÁN HÀNG

2.2. Bảng mô tả
Đối tượng

Hoạt động

1. Khách hàng

Gọi điện yêu cầu lập đơn đặt hàng.
Sau khi nhận hàng, ký 3 hóa đơn GTGT và 3 phiếu xuất kho, giữ liên 2 PXK và liên 2 hóa đơn
GTGT.
Nhận 2 liên biên bản đối chiếu công nợ, ký xác nhận và gửi lại liên 1 cho cong ty.

2. Bộ phận bán
hàng

Lập đơn đặt hàng(2 liên) và gửi đến bộ phận kinh doanh
Nhận 3 liên PXK và 3 HĐ GTGT từ kế toán kho.
Giao hàng kèm 3 liên PXK và 3 hóa đơn giá trị gia tang.
Chuyển liên 3 PXK và liên 1 hóa đơn GTGT về BPKD
Chuyển liên 4 PXK cho kế toán kho
Chuyển liên 3 hóa đơn GTGT cho kế toán công nợ.

3. Bộ phận kinh
doanh

Xem xét khả năng thanh toán, giới hạn nợ của khách hàng và sau đó ký xác nhận đơn đặt hàng. Lưu
liên 1 tại bộ phận, liên 2 gửi cho thủ kho.
Nhận từ BPBH PXK liên 3 và hóa đơn GTGT liên1 để ghi nhật kí bán hàng rồi lưu lại.

4. Thủ kho

Nhận đơn đặt hàng , lập phiếu xuất kho( 4 liên) và lưu lại đơn đặt hàng.
Lưu liên 1 PXK và đưa 3 liên PXK còn lại cho kế toán kho.
Nhận 3 liên PXK và 3 liên hóa đơn GTGT từ kế toán kho rồi tiến hành xuất kho kèm theo các hóa đơn
và chứng từ


II. CHU TRÌNH BÁN HÀNG
5. Kế toán kho

Nhận 3 liên PXK, lập hóa đơn giá trị gia tăng ( 3 liên) có chữ ký xác
nhận của kế toán trưởng và gửi cho bộ phận bán hàng.
Nhận PXK để ghi nhận giảm số hàng trong kho, theo dõi sổ chi tiết
hàng hóa và ghi tăng GVHB.

6. Kế toán trưởng

Ký xác nhận

7. Kế toán công nợ

Nhận hóa đơn GTGT để ghi tang KPThu của KH trên sổ chi tiết nợ
phải thu KH và ghi tang doanh thu.
Cuối tháng, lập biên bản đối chiếu công nợ ( 2 liên)
gửi 2 liên biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng xác nhận.
Lưu lại biên bản đối chiếu công nợ khách hàng đã ký

8. Giám đốc

Ký xác nhận 2 biên bản đối chiếu công nợ.


II. CHU TRÌNH BÁN HÀNG
2.3. Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1

Gọi ĐT

KHÁCH HÀNG

HỆ THỐNG XỬ
LÝ BÁN HÀNG

KHÁCH HÀNG


Liê
n4

Đ

PX

K

BB ĐCCN 2 liên đã
CN
C
Ghi tăng KPThukýtrên

Đ
B
B
sổ chi tiết NPThu KH,
BB đố 1
ghi tang Dthu
i chiếu
c
ông n
Lập biên bản đối
ợ (2
l
i
ê
n
)
chiếu công nợ
(2 liên)
BB ĐCCN( 2
(6)
liên) đã ký

liên 2
ĐĐH PXK
1
Liên

Ký xác nhận
ĐĐH
Ghi nhật ký

bán hàng
Liê
n2
(2)
Lư
3 liên PXK
u
ĐĐ
Nh liê
H
n
ậ
Liê t k 1
Lập PXK
HĐ n 3 ý bá ĐĐH
PX n
( 4 liên)
K, hà
liê ng
(3)
n1
3 liên PXK
3 liên HĐ đã
ký

)
iên
l
3

n
liê

Ký xác
nhận
(7)

Ký xác
Lập hóa đơn GTGT(3HĐ(
nhận
liên)
(5)
Ghi nhận giảm số
hàng, theo dõi sổ HĐ(3 liê
n) đã
chi tiết, ghi tăng ký
GVHB
(4)
PX
K

2 Đ
liê
n

3H

4

T

iĐ
Gọ

Li
Lập ĐĐH
ên
l
i
( 2 liên) G ên 3
ĐT
Đ 1 PX
G
(1)
TH H K,

Liên

KH

iê
n

2.4.KHSƠ đồ dòng dữ liệu cấp 2

Liên
Liên 2 PXK
Liên 2 HĐ
ĐCC 2 BB
N

II. CHU TRÌNH BÁN HÀNG
3 liên PXK, 3 liên HĐ đã
ký
ên 1, 3 HĐ
li
à
v
K
X
P
,4
3
Liên
đã ký


BỘ PHẬN BÁN HÀNG
6

KH

Lập ĐĐH (2 liên)

ĐĐH

1

HĐ GTGT
đã kí 1 23

PXK đã kí 4
23

2

4
23

3
12

1
9

KH

7

8


BỘ PHẬN KINH DOANH
1

ĐĐH

1

7

2

HĐ
GTG 1
T

PXK
đã kí3
Kí xác nhận

ĐĐH đã kí

N

1

Ghi nhận
NKBH

ĐĐH đã kí

2

HĐ GTGT 1
PXK đã kí
3

2
N

THỦ KHO
2

ĐĐH đã kí

Lập PXK
(4 liên)
ĐĐH đã kí
PXK
PXK

23
1
3

N

4


KẾ TOÁN KHO

3

PXK

5

8

4
23

Lập HĐ GTGT (3
liên)

HĐ GTGT
đã kí 123
PXK đã kí 4
23

PXK
đã kí 4

Ghi nhận giảm số hàng,
theo dõi sổ chi tiết hàng
hóa, ghi tăng GVHB

HĐ GTGT 3
12
6
4

PXK đã kí 4
23
N


KẾ TOÁN TRƯỞNG

4

HĐ GTGT

3
2
1

Kí xác nhận

HĐ GTGT đã kí 2 3
1

5


KẾ TOÁN HĐ
CÔNG NỢ
9

GTGT
đã ký
Ghi tang KPThu
Gia tang doanh thu

HĐ
GTGT đã
lý

SỔ các

KPThu

Lập BB đối chiếu
công nợ(2 liên)

BB
2
ĐCCN 1
10

Sổ chi tiết doanh
thu


GIÁM ĐỐC

10

KHÁCH HÀNG

BB đối chiếu 2
công nợ 1

BB đối chiếu
công nợ đã ký

Ký xác nhận

BB đối chiếu
công nợ đã

1
ký

KH

KH

2

N


III. Nhận xét
Ưu điểm: Doanh nghiệp chia nhỏ các bộ phận và giám đốc là người quản lý
trực tiếp nên chu trình khá chặt chẽ và dễ kiểm soát
Mỗi chứng từ đều có xác nhận đảm bảo sự đúng đắn dễ kiểm
soát.
Nhược điểm: các chứng từ được gửi đi qua nhiều bộ phận gây mất thời gian
và dễ bị thất lạc.