Kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP đầu tư và phát triển việt nam chi nhánh phố núi

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ

TRẦN THỊ THANH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI
NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT TRIỂN
VIỆT NAM - CHI NHÁNH PHỐ NÚI

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.03.01

Đà Nẵng - 2019


Công trình được hoàn thành tại
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN

Ngƣời hƣớng dẫn KH: PGS.TS. HOÀNG TÙNG

Phản biện 1: TS. Phạm Hoài Hương
Phản biện 2: PGS. TS. Nguyễn Hữu Ánh

Luận văn được bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp
Thạc sĩ Kế toán họp tại Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng
vào ngày 10 tháng 3 năm 2019

Có thể tìm hiểu luận văn tại:
- Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng
- Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng

1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Chi nhánh Phố Núi
(BIDV Phố Núi) là một đơn vị thành lập chưa lâu nhưng tốc độ phát
triển khá nhanh. Trong những năm gần đây đã vươn lên thành một
chi nhánh lớn trong BIDV của Tỉnh Gia Lai. Mặt khác với sự phát
triển nhanh chóng đó, lượng ngân quỹ giao dịch diễn ra rất lớn cũng
đòi hỏi công tác kiểm soát nội bộ chặt chẽ. Lãnh đạo chi nhánh đã và
đang rất quan tâm đến vấn đề kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ
tại BIDV Phố Núi. Trong ngân hàng, hầu như mọi hoạt động đều liên
quan đến tiền, mà tiền lại là nguồn gốc của mọi rủi ro. Nhận thấy tầm
quan trọng của việc xây dựng công tác KSNB đối với hoạt động
ngân quỹ là một hoạt động hết sức quan trọng.
Tuy nhiên, thực tế hoạt động ngân quỹ còn gặp nhiều khó khăn,
khối lượng ngân quỹ tăng, hiệu quả quản lý thấp và mức độ rủi ro
tăng cao. Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân. Một điều không
thể thiếu, ngân hàng cần trang bị kiếm soát vững chắc phát huy cao
khả năng kiểm soát, thúc đẩy sự phát triển của hoạt giao dịch khách
hàng. Một nguyên nhân nữa dẫn đến việc lựa chọn hoạt động ngân
quỹ làm đối tượng nghiên cứu cụ thể được xuất phát từ đặc điểm của
khoản mục tiền. Ngân hàng giữ lượng tiền rất lớn bao gồm tiền mặt
và giấy tờ có giá, do đó vấn đề an toàn phải được đảm bảo cho cả
việc lưu giữ và vận chuyển tiền. Lượng tiền quá lớn cũng khiến cho
hiện tượng biển thủ, tham ô và gian lận dễ xảy ra trong ngân hàng.
Từ những lý do trên, em xin lựa chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ hoạt
động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Đầu tƣ và Phát triển Việt
Nam - Chi nhánh Phố Núi” làm đề tài luận văn thạc sĩ

2
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Luận văn hệ thống hóa lý luận về KSNB hoạt động ngân quỹ
tại ngân hàng thương mại
- Luận văn nhằm đánh giá thực trạng hoạt động KSNB hoạt
động ngân quỹ của Ngân hàng TMCP Đầu Tƣ và Phát Triển Việt
Nam - Chi nhánh Phố Núi theo hướng đối phó với rủi ro hoạt động,
nhận biết những hạn chế và nguyên nhân những hạn chế của KSNB
tại ngân hàng.
- Trên cơ sở lý luận và thực tiễn, luận văn đưa ra những giải
pháp nhằm hoàn hiện KSNB hoạt động ngân quỹ tại BIDV Phố Núi
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Nghiên cứu kiểm soát về hoạt động
ngân quỹ Ngân hàng TMCP Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam – Chi
nhánh Phố Núi
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian: Nghiên cứu tại Ngân hàng TMCP Đầu Tư và
Phát Triển Việt Nam – Chi nhánh Phố Núi
+Về thời gian: Khóa luận nghiên cứu trong giai đoạn từ năm
2015-2017, giải pháp đến 2020
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
 Phương pháp nghiên cứu tài liệu: phương pháp này được sử dụng
để tổng hợp lý luận và lý thuyết cơ bản làm cơ sở để tìm hiểu thực trạng
quy trình giao dịch từ đó đánh giá hiệu quả công tác kiểm soát nội bộ
hoạt động ngân quỹ tại Chi nhánh.
 Phương pháp quan sát: Quan sát thực tế toàn bộ hoạt động của
ngân hàng nói chung, đồng thời quan sát các nhân viên ngân hàng
khi làm việc trực tiếp với khách hàng.
 Phương pháp phân tích tổng hợp: Thông qua các số liệu do

3
ngân hàng cung cấp, bên cạnh các thông tin nắm được thông quá quá
trình quan sát đưa ra các phân tích, tổng hợp tạo ra cái nhìn khái
quát, đầy đủ, sâu sắc, đánh giá công tác kiểm soát nội bộ hoạt động
ngân quỹ khách hàng.
5. Tổng quan tài liệu nghiên cứu
6. Kết cấu của luận văn
Luận văn ngoài phần mở đầu và kết luận thì gồm có 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội
bộ hoạt động ngân quỹ trong các ngân hàng thương mại
Chương 2: Công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ tại
Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam - chi nhánh Phố
Núi.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hoạt động kiểm soát nội bộ hoạt
động ngân quỹ tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam chi nhánh Phố Núi.


4
CHƢƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM
SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TRONG CÁC
NGÂN HÀNG THƢƠNG MẠI
1.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ
1.1.1. Một số khái niệm
“Ngân quỹ của ngân hàng là những tài sản có độ thanh khoản
lớn nhất. Như tiền mặt, ngoại tệ, tiền gửi thanh toán tại ngân hàng
nhà nước hoặc ở các tổ chức tín dụng khác” (Peter S.Rose,
2015,tr.26)

1.1.2. Các hoạt động ngân quỹ chủ yếu của NHTM
Hoạt động huy động vốn; Hoạt động cấp ngân quỹ; Hoạt động
dịch vụ thanh toán; Hoạt động thu - chi tiền mặt; Các hoạt động
khác: góp vốn, mua cổ phần, tham gia thị trường tiền tệ, kinh doanh
ngoại hối, vàng…
1.1.3. Yêu cầu KSNB đối với Hoạt Động Ngân Quỹ
Đối với mục tiêu hiệu quả và hữu hiệu của các hoạt động: công
tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ giúp tổ chức sử dụng có
hiệu quả các ngồn lực của mình, đảm bảo sự phối hợp của các nhân
viên trong các hoạt động, nhằm đạt kết quả tốt, hạn chế rủi ro, nâng
cao lợi ích của tổ chức…
1.2. NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI HOẠT ĐỘNG
NGÂN QUỸ
1.2.1. Môi trƣờng kiểm soát hoạt động ngân quỹ
 Tính chính trực và giá trị đạo đức:
 Đảm bảo về năng lực:
 Hội đồng quản trị và ủy ban công tác kiểm soát nội bộ hoạt


5
động ngân quỹ
 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý:
 Cơ cấu tổ chức:
 Cách phân định quyền hạn và trách nhiệm:
1.2.2. Đánh giá rủi ro trong hoạt động ngân quỹ
Rủi ro xuất phát từ mục tiêu/ mục đích của doanh nghiệp do vậy
Xác định mục tiêu của đơn vị tuy không phải là một bộ phận của
kiểm soát nội bộ nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để
đánh giá rủi ro. Bởi lẽ một sự kiện có trở thành một rủi ro quan trọng
đối với tổ chức hay không sẽ phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu

cực của nó đến mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao gồm việc
đưa ra sứ mệnh, hoạch định các mục tiêu chiến lược cũng như những
chỉ tiêu phải đạt được trong ngắn hạn, trung và dài hạn.
1.2.3. Tổ chức hoạt động kiểm soát
a. Yêu cầu để tổ chức thực hiện tốt hoạt động kiểm soát, đơn
vị cần:
- Xây dựng kế hoạch chi tiêu
- Định kì cần lập báo cáo về các khoản có biến động bất
- Phân tích biến động lãi tiền gửi.
- Phân tích tình hình thực hiện kế hoạch tiền mặt.
- Để tránh rủi ro bị mất cắp, lạm dụng tiền, cần phải:
-…
- Cuối ngày phải: Kiểm kê quỹ và đối chiếu với số liệu trên sổ
sách và niêm phong quỹ, sử dụng két sắt (có mã số và chìa khóa) để
cất tiền.
b. Các hoạt động tổ chức kiểm soát ngân quỹ
 Phân chia trách nhiệm đầy đủ
 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ


6
 Kiểm soát vật chất
 Kiểm tra độc lập với việc thực hiện
 Phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện
1.2.4. Thông tin
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho
việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Thông tin có thể
cung cấp thông qua hệ thống thông tin, chủ yếu hiện nay là được xử
lý trên các phần mềm máy tính. Truyền thông là một phần của hệ
thống thông tin nhưng nhấn mạnh về vai trò của việc truyền đạt

thông tin.
1.2.5. Kiểm tra, giám sát hoạt động ngân quỹ
Giám sát là quá trình mà người quản lý đánh giá chất lượng của
hệ thống kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định
kiểm soát nội bộ có vận hành đúng như thiết kế hay không và có cần
thiết phải sửa đổi chúng cho phù hợp với từng giai đoạn phát triển
của đơn vị hay không. Để đạt được kết quả tốt, nhà quản lý cần thực
hiện những hoạt động giám sát thường xuyên hoặc định kỳ.
Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý
kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung cấp…hoặc xem các báo cáo
hoạt động và phát hiện các biến động bất thường.
Giám sát định kỳ thường được thực hiện thông qua các cuộc
công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ định kỳ do công tác
kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ viên nộ bộ, hoặc do công tác
kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ viên độc lập thực hiện.
 Yêu cầu của kiểm tra, gíam sát hoạt động ngân quỹ
 Nội dung các hoạt động kiểm tra
 Kiểm tra chứng từ sổ sách
 Phân tích và rà soát


7
 Bảo vệ tài sản
 Kiểm tra sai sót, rủi ro dễ sảy xa trong hoạt động ngân quỹ
1.3. CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƢỞNG ĐẾN KIỂM SOÁT RỦI RO
HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ
1.3.1. Nhân tố bên ngoài
1.3.2. Nhân tố bên trong
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trong ngân hàng, hầu như mọi hoạt động đều liên quan đến

tiền, mà tiền lại là nguồn gốc của mọi rủi ro. Nhận thấy tầm quan
trọng của việc xây dựng hệ thống KSNB đối với NHTM, nhất là các
biện pháp kiểm soát đối với khoản mục tiền, với các hoạt động thu
chi tiền mặt. Trong chương 1tác giả hẹ thống hóa cơ sở lý luận về
hoạt động ngân quỹ trong ngân hàng thương mại. Nội dung chương 1
là nền tảng để phân tích và đánh giá thực trạng về hoạt động kiểm
soát nội bộ hoạt động ngân quỹ tại BIDV Chi nhánh Phố Núi trong
chương 2.


8
CHƢƠNG 2
CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN
QUỸ TẠI NGÂN HÀNG ĐẦU TƢ PHÁT TRIỂN VIỆT NAM
CHI NHÁNH PHỐ NÚI
2.1. ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH VÀ TỔ CHỨC
QUẢN LÝ CỦA NGÂN HÀNG TMCP ĐẦU TƢ VÀ PHÁT
TRIỂN VIỆT NAM – CHI NHÁNH PHỐ NÚI
2.1.1. Giới thiệu về chi nhánh
2.1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh
2.1.3. Đặc điểm tổ chức quản lý
2.1.4. Tình hình hoạt động kinh doanh tại Ngân hàng
TMCP Đầu tƣ và phát triển Việt Nam- chi nhánh Phố núi
a. Công tác huy động vốn
Bảng 2.1. Tình hình huy động vốn theo kỳ hạn của Ngân
hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phố Núi
năm 2015 – 2017
Năm 2015
Nội dung
Huy động vốn

Không kỳ hạn
Huy động vốn
ngắn hạn
Huy động vốn
Trung dài hạn
Tổng
huy
động vốn theo
kỳ hạn (không
gồm Kho bạc
Nhà nƣớc)

Năm 2016

Năm 2017

Giá trị
(Triệu
đồng)

Tỷ
trọng
(%)

Giá trị
(Triệu
đồng)

Tỷ
trọng

(%)

Giá trị
(Triệu
đồng)

Tỷ
trọng
(%)

55.180

12,08

114.464

13,01

181.425

15,37

271.422

59,44

530.824

60,33

622.743

52,75

130.039

28,48

234.635

26,67

376.44

31,89

456.641

100

879.924

100

1.180.608

100

(Nguồn: Báo cáo tài chính Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển
Việt Nam – Chi nhánh Phố Núi 2015 - 2017)

9
Qua bảng số liệu cho thấy tình hình huy động vốn của Chi
nhánh từ 2015-2017 rất khả quan và có tốc độ tăng trưởng tối. Cụ thể
năm 2015 là 456.641 triệu đồng, năm 2016 là 879.924 và năm 2017
tăng lên tới 1.180.608
b.

Công tác cho vay

Bảng 2.2. Chỉ tiêu cơ cấu, chất lượng cho vay của Ngân hàng
TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Phố Núi 2015 2017
Nội dung
Tổng dư nợ

Đơn vị tính Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Triệu đồng 1.346.629 2.240.389 2.845.176

2. Tỷ lệ nợ xấu/Tổng dư
%
nợ
Dư nợ xấu cho vay tổ
Triệu đồng
chức kinh tế, cá nhân
Dư nợ xấu Trái phiếu
Triệu đồng
Doanh nghiệp

0,11

0,004

0,27

1.486

93

7.139

-

-

-

Tổng dư nợ xấu

1.486

93

7.139

Triệu đồng

3. Tỷ lệ nợ nhóm 2/Tổng
%
dư nợ

Dư nợ nhóm 2 cho vay
Triệu đồng
tổ chức kinh tế. cá nhân
Dư nợ nhóm 2 Trái phiếu
Triệu đồng
Doanh nghiệp

0,41

0,19

0,21

5.488

4.250

6.029

-

-

-

Tổng dư nợ nhóm 2

5.488

4.25

6.029

Triệu đồng

(Nguồn: Báo cáo tài chính Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát
triển Việt Nam – Chi nhánh Phố Núi 2015 - 2017)
Dư nợ cho vay tại chi nhánh tăng qua các năm từ 2015 đến
2017. Năm 20151.346.629 ; năm 2016 là 2.240.389 triệu đồng, năm
2017 là 2.845.176. Đối với khách hàng cá nhân thì biến động bất
thường và chỉ chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng dư nợ. Đối với cho vay


10
doanh nghiệp có xu hướng giảm mạnh năm 2016 so với 2015. Nhưng
lại tăng đột biến vào năm 2017 cho thấy sự phục hồi kinh tế và
doanh nghiệp có xu hương cần vốn đề đầu tư kinh doanh nhiều hơn.
2.2. THỰC TRẠNG CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG
NGÂN QUỸ CỦA BIDV PHỐ NÚI
2.2.1. Môi trƣờng kiểm soát
 Trách nhiệm của Giám đốc
 Trách nhiệm của Ban kiểm soát
 Trách nhiệm của Ban quản lý rủi ro
 Trách nhiệm của Ban quản lý tài sản và nguồn vốn
 Trách nhiệm của Trưởng phòng kế toán
 Trách nhiệm của Trưởng phòng tác nghiệp nguồn vốn – ngân
quỹ
 Trách nhiệm của Thủ kho tiền
 Trách nhiệm của Thủ quỹ
 Trách nhiệm của Kiểm ngân

2.2.2. Thực trạng đánh giá rủi ro trong hoạt động ngân quỹ
Tiền mặt là tài sản rất “nhạy cảm” nên khả năng xảy ra gian lận,
biển thủ thường rất cao. Các thủ thuật gian lận về tiền mặt là rất đa
dạng và thường được che giấu tinh vi để KSNB không ngăn chặn hay
phát hiện được. Vì thế, quản lý tiền mặt chứa đựng trong nó rất nhiều
rủi ro, trong đó phải kể đến những rủi ro sau đây:
-

Hiện tượng thừa, thiếu trong quá trình thu chi tiền mặt do

gian lận, biển thủ; Số tiền trên phiếu thu, chi khác trên sổ sách kế
toán; Sự không khớp của các yếu tố trên chứng từ giữa chứng từ gốc
và các giao dịch đã được ghi chép vào sổ kế toán.
-

Chênh lệch tiền mặt tồn quỹ thực tế và trên sổ sách; Biên

bản kiểm kê có số tiền dư đến đơn vị đồng; Số dư quỹ tiền mặt âm


11
do hạch toán phiếu chi trước phiếu thu; Ghi lệch nhật kí chi tiền; số
cái, sổ quỹ, không khớp nội dung, số tiền;
-

Chưa có biên bản tồn quỹ, biên bản kiểm kê thiếu chữ kí

của thủ quỹ và kế toán trưởng; không thành lập hội đồng kiểm kê,
biên bản được lập không hợp lệ.
-

Quy trình phê duyệt phiếu thu, chi không chặt chẽ, không

thực hiện đúng theo quy trình, phiếu thu chi không đủ số liên theo
quy định; Hạch toán thu chi tiền không đúng kì; Có nhiều quỹ tiền
mặt; Có nghiệp vụ thu chi tiền mặt với số tiền lớn, vượt quá định
mức trong quy chế tài chính. Phát sinh nhiều nghiệp vụ thu chi tiền
trước và sau ngày khóa sổ.
-

Phiếu thu, phiếu chi chưa lập đúng quy định (thiếu dấu, chữ

kí của Giám đốc đơn vị, kế toán trưởng, thủ quỹ,…); không có hoặc
không phù hợp với chứng từ hợp lý hợp lệ kèm theo; chưa đánh số
thứ tự, phiếu viết sai không không lưu lại đầy đủ; nội dung chi không
đúng hoạt động kinh doanh.
-

Chi quá định mức tiền mặt theo quy chế tài chính của Ngân

hàng nhưng không có quyết định hoặc phê duyệt của Giám đốc; Ghi
chép, phân loại, phản ánh chưa hợp lí (không hạch toán tiền đang
chuyển …); Có hiện tượng chi khống hoặc hạch toán thiếu nghiệp vụ
thu chi phát sinh; Không có báo cáo quỹ định kì, thủ quỹ và kế toán
không thường xuyên đối chiếu.
-

Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: kế toán tiền mặt đồng

thời là thủ quỹ, chứng từ kế toán xếp chung với chứng từ quỹ, sổ quỹ

và sổ kế toán không tách biệt; Thủ quỹ có quan hệ gia đình với Giám
đốc, kế toán trưởng.
- Hạch toán thu chi ngoại tệ theo các phương pháp không nhất
quán, không theo dõi nguyên tệ. Cuối kì không đánh giá lại ngoại tệ


12
hoặc đánh giá không theo tỷ giá ngoại tệ liên ngân hàng vào thời
điểm cuối năm.
- Chứng từ giao dịch không hợp lệ, không đầy đủ, không chính
xác; Giao dịch không đúng người, đúng đối tượng. Các nghiệp vụ
giao dịch không được ghi nhận, ghi nhận không đúng thời điểm,
không có thật hay phân loại chưa hợp lý, tính toán không đúng.
- Rủi ro từ phía khách hàng: giả mạo chữ ký, cạo sửa số tiền,
tiền giả…
Chính có quá nhiều rủi ro như vậy, việc thiết lập một KSNB
chặt chẽ, với các thủ tục kiểm soát hợp lý là điều rất cần thiết để duy
trì hoạt động thu chi tiền mặt, và giảm rủi ro tới mức tối thiểu, đảm
bảo thực hiện các mục tiêu của ngân hàng có hiệu quả.
2.2.3. Tổ chức hoạt động kiểm soát ngân quỹ tại Chi nhánh
Các quy trình trong hoạt động Kiểm soát ngân quỹ tại BIVD
Phố Núi
Quy trình bảo
quản ngân quỹ

Quy trình
thu chi ngân quỹ

Quy định Quy định Quy trình
về đóng

về an
thu chi
gói và
toàn kho ngân quỹ
niêm
đối với
tiền
khách
phong
hàng

Quy trình
khác

Xử lý thừa,
thiếu ngân quỹ

Quy trình Quy trình Quy trình Quy trình
giao nhận quỹ kiễm
vận
kiểm tra,
ngân quỹ tra ngân
chuyển
kiểm kê
trong nội
tiền
quỹ
quỹ định
bộ ngân
kỳ

hàng

Hình 2.4. Lưu đồ hoạt động kiểm soát ngân quỹ
2.2.4. Thực trạng hoạt động thông tin và truyền thông
 Ứng dựng hệ thống Corebanking vào hoạt động thông tin và
truyền thông


13
Ngân hàng BIDV Chi nhánh phố núi cũng như các ngân hàng
khác, việc hoạt động thông tin và truyền thông là rất quan trọng, đặt
biệt là trong hoạt động thu, chi ngân quỹ. Hằng ngày, có rất nhiều
khách hàng đến giao dịch với nhiều hoạt động khác nhau, có thể gửi
tiền tiết kiệm, giải ngân vay vốn hay chuyển tiền…từ số tiền nhỏ vài
chục nghìn đến số tiền lớn và trăm triệu, vài tỷ đồng, điều này đòi
hỏi các giao dịch viên, thủ quỹ phải hết sức cẩn thận trong việc xử lý
giao dịch, không để sai sót.
Ngân hàng BIDV Chi nhánh Phố Núi sử dụng hệ thống giao
dịch, nhập liệu trên máy tính có tên là hệ thống Corebanking và
Chương trình Quản lý mệnh giá tiền, là hệ thống đặc thù và được
toàn bộ Chi nhánh, phòng giao dịch thuộc ngân hàng BIDV sử dụng.
Hệ thống này được viết rất hiện đại, phù hợp với từng giao dịch,
tương đối dễ sử dụng và được phân quyền truy cập cho từng vị trí
nhân viên. Mỗi nhân viên trước khi vào làm việc chính thức đều đã
được đi học và thực hành trên hệ thống COREBANKING này, giúp
hạn chế việc sai sót.
2.2.5. Thực trạng các thủ tục kiểm tra, giám sát
 Nguyên tắc kiểm tra
Về nguyên tắc phân công, phân nhiệm:
Giám đốc chi nhánh điều hành chung hoạt động của cơ quan thực

hiện nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo uỷ quyền của Tổng Giám
đốc BIDV Việt Nam về các mặt liên quan đến kinh doanh, chịu trách
nhiệm trước pháp luật, Hội đồng quản trị và Tổng Giám đốc về các
quyết định của mình, trực tiếp phụ trách phòng Kiểm tra, kiểm soát nội
bộ hoạt động ngân quỹ và phòng Hành chính - Nhân sự.
Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm
Đây là một nguyên tắc luôn được tuân thủ tại chi nhánh khi bổ


14
nhiệm cán bộ cũng như điều phối công việc. Điều này giúp cho công
việc của từng nhóm người không bị chồng chéo và cũng giúp cho
việc tự kiểm soát được thực hiện tốt hơn, nghiệp vụ nào, mảng nào
người nào phụ trách, chịu trách nhiệm.
Về nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn
Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn là một nguyên tắc quan
trọng. Thực hiện nguyên tắc này để tránh việc quyền hạn tập trung
quá nhiều vào một số người. Trách nhiệm và quyền hạn được phân
công cụ thể c o từng cấp quản lý để các biện pháp quản lý phù hợp
hơn với tình hình thực tế, thực hiện nguyên tắc tập trung dân chủ,
chế độ một thủ trưởng.
 Hoạt động kiểm tra giám sát
 Kiểm tra trước khi giao dịch thu-chi tiền mặt
Kiểm tra trước do giao dịch viên thực hiện: KH lập và nộp
chứng từ (Giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền, giấy chuyển tiền) cho giao
dịch viên, giao dịch viên kiểm tra chứng từ trước khi giao dịch.
- Tính hợp lệ của chứng từ: chứng từ lập theo mẫu quy định,
phải ghi đầy đủ, rõ ràng, chính xác yếu tố trong chứng từ, không tẩy
xóa, sửa chữa.
- Sự phù hợp của chứng từ: nội dung trên chứng từ phải phù

hợp với các giấy tờ xuất trình, phù hợp với các thông tin về khách
hàng đã được đăng ký trước, phù hợp với những quy định của Ngân
hàng nhà nước và BIDV.
- Tính đầy đủ của chứng từ: số liên, các tài liệu, giấy tờ kèm
theo để đảm bảo thực hiện nghiệp vụ theo đúng quy định.
- Tính chính xác của chứng từ: số tài khoản, sự khớp đúng của
số tiền bằng số và bằng chữ, loại tiền, số tiền phí, tiền lãi.
- Kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng phải đủ với số tiền


15
giao dịch.
- Giao dịch đúng người, đúng đối tương: giao dịch viên phải
nhận dạng KH bằng cách đối chiếu KH trong ảnh CMND/trong các
giấy tờ có ảnh khác, giấy giới thiệu của cơ quan.

 Kiểm tra trong khi giao dịch hoạt động ngân quỹ
Kiểm tra trong do Thủ quỹ thực hiện: Sau khi nhận chứng từ từ
giao dịch viên (đối với các giao dịch vượt hạn mức của giao dịch viên),
Thủ quỹ tiến hành kiểm tra chứng từ.
- Kiểm tra sự khớp đúng về số tiền bằng số và bằng chữ, loại
tiền, số tài khoản, tên tài khoản của người nhận tiền và trả tiền giữa
chứng từ gốc và dữ liệu mà giao dịch viên đã hạch toán trên máy vi
tính.
- Kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng.
- Kiểm tra mẫu chữ ký, mẫu dấu chứng từ gốc và dữ liệu trên
máy tính.
- Kiểm tra sự liên kết giữa tài khoản tiền gửi và các tài khoản
đảm bảo khác.
- Tình trạng tài khoản: ngủ hay hoạt động.

- Đối với tài khoản tiết kiệm cần phải kiểm tra thêm các yếu tố
như: việc tạo tài khoản mới của giao dịch viên có phù hợp, đúng theo
yêu cầu của kiếm KH về loại sản phẩm, loại tiền. Việc kết nối thông
tin của chủ tài khoản đã có sẵn trong hệ thống với yêu cầu của chứng
từ có đúng hay không, đồng thời kiểm tra các giao dịch điều chỉnh
lãi, chiết khấu lãi, thoái chi lãi.

 Kiểm tra sau khi giao dịch hoạt động ngân quỹ
Kiểm tra sau do Thủ quỹ thực hiện vào cuối ngày giao dịch:
Cuối ngày, giao dịch viên in liệt kê giao dịch trong ngày, sắp xếp
chứng từ theo thứ tự trên liệt kê giao dịch trong ngày, sắp xếp chứng


16
từ theo thứ tự trên liệt kê, kiểm tra lại một lần nữa sự khớp đúng giữa
chứng từ gốc và liệt kê giao dịch bao gồm các yếu tố như: số tiền,
loại tiền, số tài khoản, nội dung hạch toán kế toán, ký tên lên liệt giao
dịch. Sau đó chuyên toàn bộ chứng từ đã sắp xếp theo thứ tự trên liệt
kê giao dịch cho Thủ quỹ để kiểm tra lại một lần nữa sự khớp đúng
giữa chứng từ gốc và liệt kê giao dịch.
- Kiểm tra các nội dung như kiểm tra trong.
- Kiểm tra sự khớp đúng giữa chứng từ gốc và liệt kê giao dịch.
- Kiểm tra bảng ký quỹ hằng ngày của giao dịch viên (các loại
tiền).
- Thiếu chữ ký của giao dịch viên hay chữ ký của Thủ quỹ
(kiểm tra trong) trên chứng từ phải tìm hiểu nguyên nhân và yêu cầu
bổ sung.
- Phát hiện các sai lầm nghiêm trọng như: thiếu chữ ký (dấu)
của khách hàng hoặc nghi ngờ giả mạo, số tiền có hiện tượng cạo
sửa… thì phản ánh kip thời cho trưởng bộ phận, trưởng đơn vị để có

hướng kịp thời xử lý.
- Nếu khớp đúng thì ký tên xác nhận lên bảng liệt kê chứng từ
giao dịch. Sau đó chuyển lên phòng kế toán toàn bộ chứng từ và liệt
kê giao dịch cho bộ phận lưu trữ chứng từ để đóng tập và lưu trữ.
Thời gian chuyển chứng từ lên phòng kế toán quy định chậm nhất là
16h ngày giao dịch hôm sau.
2.3. ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN
QUỸ TẠI BIDV PHỐ NÚI
2.3.1. Những thành tựu đạt đƣợc
2.3.2. Những tồn tại
2.3.3. Nguyên nhân
KẾT LUẬN CHƢƠNG 2


17
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI BIDV PHỐ NÚI
3.1. SỰ CẦN THIẾT, NGUYÊN TẮC VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI
VIỆC HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG
NGÂN QUỸ TẠI BIDV PHỐ NÚI
3.1.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt
động ngân quỹ
3.1.2. Yêu cầu hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động ngân
quỹ tại BIDV Phố Núi
3.2. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT
ĐỘNG NGÂN QUỸ TẠI BIDV PHỐ NÚI
3.2.1. Hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát
Ban giám đốc BIDV Chi nhánh Phố Núi cần nhận thức rõ tầm
quan trọng của kiểm soát nội bộ đối với hoạt động kinh doanh của

Ngân hàng BIDV Chi nhánh Phố Núi bằng các biện pháp đầu tư
thích đáng cho công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ, luôn
quan tâm đến chất lượng, hiệu quả công tác kiểm tra, giám sát trong
việc phát hiện các tồn tại trong hoạt động; ngăn ngừa gian lận, giảm
thiểu rủi ro trong kinh doanh.
Ban lãnh đạo phải phổ biến rộng rãi các quy tắc, chuẩn mực đạo
đức, và phải yêu cầu tất cả nhân viên ký bản cam kết tuân thủ những
quy tắc, chuẩn mực được thiết lập.
Trong quá trình triển khai thực hiện, hoạt động phổ biến và
công tác giám sát của các nhà quản lý là yếu tố rất cần thiết để các
quy tắc và chuẩn mực đạo đức được thực thi hiệu quả. Mỗi quy tắc,
chuẩn mực được đưa ra đều phải tuyên truyền sâu rộng để tạo sự


18
đồng thuận trong nhân viên.
Ngân hàng BIDV Chi nhánh Phố Núi cần ban hành dưới dạng
văn bản các quy tắc, chuẩn mực phòng ngừa ban lãnh đạo và các
nhân viên lâm vào tình thế xung đột lợi ích, kể cả việc ban hành các
quy định hướng dẫn cũng như xử phạt thích hợp khi các quy tắc
chuẩn mực này bị vi phạm.
Ban lãnh đạo cần nhanh chóng ban hành, hướng dẫn, xây dựng
bảng công cụ tổng hợp lỗi sai sót.
Phải thường xuyên có kế hoạch đánh giá hiệu quả công việc của
những nhân viên chủ chốt, đặt ra các giới hạn quyền lực thích hợp,
quyền lợi phải đi đôi với trách nhiệm, hoặc xem xét luân chuyển giữa
các vị trí nhằm không cho các nhân sự này có đủ thời gian thao túng,
cấu kết và che dấu các sai phạm.
Ngân hàng BIDV Chi nhánh Phố Núi không nên đặt ra những
chuẩn mực tiêu chí hay mục tiêu thiếu thực tế hoặc những danh sách

ưu tiên, ưu đãi, lương, thưởng… bất hợp lý nhằm tạo cơ hội cho các
hành vi vô kỷ luật, gian dối, bất lương.
3.2.2. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát rủi ro
Ngân hàng phải hoàn thiện về mô hình quản lý rủi ro thể hiện
thông qua việc thiết lập trách nhiệm rõ ràng ở mỗi cấp đối với công
tác quản lý rủi ro: xác định, đưa ra các giải pháp khắc phục rủi ro và
tuân thủ các chính sách tiêu chuẩn là trách nhiệm của tất cả nhân
viên; xây dựng và kiểm soát các chính sách tiêu chuẩn là trách nhiệm
của bộ phận Quản lý rủi ro và Pháp lý tuân thủ; trách nhiệm kiểm tra
thanh tra độc lập thuộc về bộ phận Công tác kiểm soát nội bộ hoạt
động ngân quỹ nội bộ.
Nâng cao chất lượng của các báo cáo đánh giá rủi ro. Báo cáo
đánh giá rủi ro cần có thêm phân tích, nhận định, và dự báo dự đoán


19
các rủi ro sẽ phát sinh trong ngắn hạn.
Ban Giám đốc sử dụng phương pháp rà soát thường xuyên các
hoạt động để có thể kịp thời phát hiện và nhận dạng rủi ro. Mọi rủi ro
có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động
của tổ chức đều được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách
thường xuyên, liên tục, kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp
quản lý rủi ro. Cách thức thực hiện giải pháp như sau:
- Phân chia trách nhiệm đầy đủ:
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ:


Kiểm soát chung:

Phân quyền sử dụng cho từng nhân viên. Mỗi nhân viên sử

dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ được phép truy cập
vào phần hành của mình.
Tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời.


Kiểm soát chứng từ sổ sách:

Đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng cho tất cả các chứng
từ, các chứng từ có đầy đủ nội dung cần thiết, có ghi số tham chiếu
để kiểm tra sau này.
Hàng ngày, toàn bộ chứng từ hạch toán (bao gồm các chứng từ
ghi sổ và chứng từ gốc đính kèm) kể cả bảng kê giao dịch sau khi
được các bộ phận có liên quan kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu được
luân chuyển tập trung về phòng tài chính kế toán để thực hiện kiểm
tra, đối chiếu lại (hậu kiểm).
Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán khoa học, an toàn,
đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
Các chứng từ và ấn chỉ giao cho khách hàng được in từ máy in
chuyên dụng. Các máy in chứng từ, máy in khác kết nối với máy tính
trong giao dịch một cửa được theo dõi và quản lý chặt chẽ để không


20
sử dụng sai mục đích.
 Kiểm soát vật chất
Thành lập Hội đồng kiểm kê định kì kiểm tra, đối chiếu giữa sổ
sách phòng kế toán và phòng kho quỹ, kiểm kê tiền có trong kho
đảm bảo sự khớp đúng giữa số liệu trên sổ sách và tiền thực tế có
trong kho.
Kho tiền đầy đủ các phương tiện để chống mối mọt, ẩm mốc,

cháy nổ, trộm cắp. khoá: 3 chìa, phân tách chức năng: Thủ quĩ, kế
toán, Giám đốc. Tiền được sắp xếp hợp lý, khoa học.
- Ủy quyền và xét duyệt
Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ giấy tờ có giá phải căn cứ vào chứng
từ kế toán. Trước khi thu, chi kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp
của chứng từ. Các giấy đề nghị chi tiền, giấy đề nghị thanh toán, giấy
đề nghị tạm ứng… được kế toán trưởng xét duyệt trước khi lập phiếu
chi. Giám đốc xây dựng và ban hành chính sách cụ thể về ủy quyền
và xét duyệt để tăng cường kiểm soát.
3.2.3. Hoàn thiện hoạt động kiểm soát
Hiện nay thủ tục kiểm soát của chi nhánh đã được thiết kế theo
một quy trình cơ bản phù hợp với các nguyên tắc của KSNB. Mô
hình kiểm soát cần được rà soát, đánh giá lại ưu và nhược điểm của
từng cấp kiểm soát nhằm đưa đến việc hoàn thiện mô hình.
Công tác giám sát từ xa của Bộ phận công tác kiểm soát nội bộ
hoạt động ngân quỹ nội bộ phải nhanh chóng hoàn thiện về cơ cấu tổ
chức và hệ thống báo cáo. Có thể thành lập ngay một Tổ thuộc bộ
phận công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ nội bộ có chức
năng thực hiện giám sát từ xa đối với các đơn vị trong toàn hệ thống.
Bộ tiêu chí và công cụ giám sát từ xa cần phải xây dựng và thường
xuyên cập nhật hoàn thiện vì nó thật sự là khả thi khi giúp định


21
hướng nội dung công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ theo
khoản mục trọng yếu, cũng như hướng đến mục tiêu công tác kiểm
soát nội bộ hoạt động ngân quỹ là phát hiện và ngăn chặn rủi ro phát
sinh trong hoạt động ngân hàng.
3.2.4. Hoàn thiện kiểm soát thông tin
Công tác tổ chức kế toán tại chi nhánh thực hiện khá tốt. Tuy

nhiên tại những thời điểm số lượng giao dịch lớ n, chứ ng từ nhiều,
kế toán viên thường nhập ngay số liệu vào máy, người kiểm soát hự
c hiện duyệt mà không ký ngay vào chứng từ để kịp thời gian thanh
toán. Tất cả chứ ng từ gốc và chứng từ in từ máy sẽ được ghép, ký và
đóng dấu vào cuối ngày. Thực hiện như vậy nhiều khi bỏ sót một số
chứng từ không được ký và đóng dấu. Phòng kế toán nên thực hiện
nghiêm túc, có sự kiểm soát chặt chẽ quy trình luân huyển chứng từ
để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ. Đặc biệt trong việc kiểm soát
các đĩa mềm ký điện tử để tránh một người làm nhiều bước vừa vào
chức năng của người giao dịch vừa vào chức năng của người kiểm
soát. Các dự án hệ thống ứng dụng công nghệ thông tin của từng
phòng ban mặc dù do đặc trưng chức năng sẽ khác nhau nhưng cần
phải được thực hiện đồng bộ và phải được cung cấp bởi các đối tác
có uy tín trên thị trường.
3.2.5. Hoàn thiện kiểm tra, kiểm sát hoạt động ngân quỹ
khách hàng
Cần nâng cao năng lực của Thực hiện công tác kiểm soát nội bộ
hoạt động ngân quỹ viên nội bộ từ khâu tuyển dụng đầu vào đến
khâu đánh giá, tổ chức và sắp xếp công việc cho phù hợp. Thực hiện
công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ viên phải có trình độ
chuyên môn về nghiệp vụ ngân hàng và kinh nghiệm thực tế về một
loại hình nghiệp vụ ngân hàng trong thời gian tối thiểu 3 năm theo


22
quy định và phải được đào tạo về kỹ năng và nghiệp vụ thực hiện
công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ.
Thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ, trao đổi kinh
nghiệm thực hiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ để
nắm bắt được các loại rủi ro đang hiện hữu.

3.3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ
3.3.1. Đối với ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
Trên cơ sở định nghĩa và các tiêu chuẩn của nguyên tắc BASEL
về hệ thống kiểm soát nội bộ, hầu hết các NHTM trên Thế giới đều
áp dụng bởi thực tiễn đã chứng minh tính hiệu quả và cần thiết của
nó. Đây được cho là thông lệ tốt nhất và phổ biến nhất. Tại các nước,
hệ thống giám sát ngân hàng trực thuộc Ngân hàng Trung Ương hoặc
Bộ Tài chính hoặc là một cơ quan độc lập được thiết kế để giám sát
hoạt động của các NHTM, các tổ chức tài chính nhằm đối phó với
các cuộc khủng hoảng tài chính. Hoạt động giám sát ngân hàng
thường thực hiện trên phương diện xem xét tính tuân thủ, đánh giá
tài sản nội và ngoại bảng tại một thời điểm và theo xu hướng hiện
đại, nó còn tập trung vào việc đánh giá hệ thống quản lý rủi ro và
kiểm soát rủi ro của các NHTM. Dù hình thức của hệ thống giám sát
ngân hàng của các quốc gia có sự khác biệt, nội dung và phương
pháp thanh tra ngân hàng cũng đều tập trung vào mục tiêu kiểm soát
hoạt động của NHTM, và trong đó một trong những trọng tâm là
công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ của NHTM.
3.3.2. Đối với BIDV Việt Nam
Tăng cường công tác truyền thông nội bộ nhằm phổ biến quan
điểm, định hướng phát triển của Ban lãnh đạo và phát huy những nét
văn hóa đặc thù của Ngân hàng; từ đó tạo sự đồng thuận và quyết
tâm cao trong quá trình triển khai thực hiện mục tiêu, kế hoạch hành


23
động. Tiếp tục tăng cường công khai, minh bạch và chủ động cung
cấp thông tin hoạt động về Ngân hàng được các nhà đầu tư quan tâm.
Xây dựng và ban hành bảng tổng hợp các lỗi sai sót trong quá
trình thực hiện công tác kiểm soát nội bộ hoạt động ngân quỹ tại các

đơn vị và các biện pháp chế tài tương ứng nhằm mang lại lợi ích rất
nhiều về mặt nhận thức cũng như khẳng định rằng môi trường văn
hóa kiểm soát sẽ luôn được Ban lãnh đạo chú trọng trong công tác
hàng ngày.
Hoàn thiện công tác tái cấu trúc, đổi mới mạnh mẽ và đồng bộ
về bộ máy tổ chức - cơ chế quản lý và chính sách nhằm nâng cao
tính chủ động và tinh thần tự chủ - tự chịu trách nhiệm trong mọi
hoạt động từ Hội sở đến Khu vực và hệ thống Chi nhánh - Phòng
giao dịch. Tập trung nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và hoàn
thiện chính sách nhân sự.
Nâng cao năng lực quản lý rủi ro, phát huy hoạt động các đơn vị
quản lý trung gian trong việc theo dõi, giám sát tình hình hoạt động
để tham mưu, hỗ trợ giải quyết kịp thời các phát sinh trong hoạt động
kinh doanh nhằm giảm thiểu rủi ro, mang lại hiệu quả cho toàn Ngân
hàng.
Thay đổi mô hình kiểm soát theo hướng đẩy mạnh tần suất thực
hiện kiểm tra định kỳ tại tất cả các đơn vị, phòng ban bộ phận nghiệp
vụ nhằm đảm bảo hoạt động kinh doanh tuân thủ theo khuôn mẫu đã
được thiết lập.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 3