Biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ

Sáng kiến kinh nghiệm
I. Mở đầu:
Văn thư – Lưu trữ là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tác
thường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính thông qua các
văn bản- tài liệu. Làm tốt công tác công văn giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông
tin giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ
quan.
Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt
động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự
hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó, những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn
thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của
nền cải cách hành chính.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục
vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ
quan Đảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã
hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, đảm bảo cung cấp kịp thời,
chính xác
Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Nhà nước ta luôn coi công tác này là một
ngành hoạt động trong công tác quản lý nhà nước đồng thời là một mắt
xích không thể thiếu được trong bộ máy quản lý của mình. Ngày nay,
những yêu cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác
lưu trữ cần được xem xét từ những yêu cầu bảo đảm thông tin cho hoạt
động quản lý, bởi thông tin trong tài liệu lưu trữ là loại thông tin có tính dự
báo cao, có độ tin cậy cao do nguồn gốc hình thành, đặc trưng pháp lý, tính
chất làm bằng chứng lịch sử của tài liệu lưu trữ quy định.
Công việc của người làm công tác Văn thư – Lưu trữ trông bên ngoài
tưởng chừng như đơn giản là “ Đánh máy và bảo quản hồ sơ” nhưng nó có
những yêu cầu thật sự quan trọng mà chỉ có ai làm công tác Văn thư – Lưu trữ
mới cảm nhận hết được. Điều đó khiến cho tôi làm công tác Văn thư – Lưu trữ
rất tự hào về vai trò, vị trí công việc mình đã làm và đang đảm nhiệm;

Với tính chất đặc thù là ngành giáo dục, việc tiếp nhận các loại văn
bản, công văn …là rất nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn
phòng trong nhà trường phải biết sắp xếp, xử lý các thông tin một cách khoa
học, nhanh chóng, chính xác, giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt được
những cái mới để có hướng giải quyết công việc một cách tốt nhất, nhằm
giúp đơn vị hoàn thành tốt nhiệm vụ.
Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận
giải quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng
đạt hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ. Nhận thức
được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ cho nên tôi đã chọn nội
dung “ Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu
Trang 1


Sáng kiến kinh nghiệm
trữ tại trường THPT Lê Hoàn” làm đề tài. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm
công tác Văn thư –Lưu trữ ở các nhà trường về những kinh nghiệm mà tôi đã
tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm công tác. Mong một số ít kinh nghiệm
này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong công tác Văn thư – Lưu trữ hiện
nay đang được Nhà nước quan tâm và chú trọng nhất.
1.1. Lý do chọn đề tài:
Qua nhiều năm thực hiện nhiệm vụ công tác Văn thư – Lưu trữ trong nhà
trường, tôi nhận thấy công tác Văn thư – Lưu trữ là công tác nhằm đảm bảo
thông tin bằng văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ
chức. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản;
quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý, sử dụng con dấu
trong văn thư.
Công tác Lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ
chức, nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để

phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác
Lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Trên thực tế nhà trường không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết
định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của cấp trên và cán bộ giáo viên
nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc nhà trường
được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ
có làm tốt hay không.
Như vậy thực hiện tốt công tác Lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt
công tác Văn thư. Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần
thực hiện tốt công tác lưu trữ. Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện
hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ. Có thể
xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu
trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều
kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của
tài liệu lưu trữ.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực
hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền
với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức
sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vai
trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động của nhà trường là rất quan
trọng, thể hiện cụ thể như sau:
- Công tác Văn thư – Lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin
cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy
phục vụ các nhiệm vụ chính trị của nhà trường. Đồng thời cung cấp những
thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động
quản lý của nhà trường.
Trang 2

Sáng kiến kinh nghiệm
- Giúp cho cán bộ công chức trong nhà trường nâng cao hiệu quả
công việc, giải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của
tổ chức, cá nhân. Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra
công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra,
đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng
suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải
cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.
- Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật,
bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công
dân, góp phần tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.
- Tạo công cụ để kiểm soát thực thi quyền lực của các bộ phận, tổ chức
đoàn thể, cá nhân trong nhà trường, góp phần gìn giữ những căn cứ, bằng chứng
về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra, giám sát.
- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ
chức và các bí mật Quốc gia.
Từ đó, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác Văn thư và Lưu trữ
sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nhà trường được thông suốt. Nhờ
đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh
chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Thiết nghĩ mỗi cơ quan trường
học cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác Văn thư
– Lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư,
lưu trữ tại cơ quan đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao
hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Đó là lý do tôi chọn đề tài này.
1.2. Mục đích nghiên cứu:
Hiện nay hầu hết ở các trường học đều bố trí một nhân viên làm công tác
văn thư, lưu trữ nhưng vẫn còn một số nơi chưa thật sự quan tâm đến vấn đề
này. Người phụ trách trực tiếp công việc còn thờ ơ, không nắm hết được các kỹ
năng để giải quyết công việc nên dẫn đến tính chính xác không cao và không có
hiệu quả tối ưu nhất.

Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công
tác văn thư cần phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các
phương pháp soạn thảo văn bản, vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của
mỗi loại văn bản do Nhà nước quy định.
Để phục vụ tốt công tác quản lý, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm
văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác.
Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn
vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức
sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong nhà trường.
1.3. Đối tượng nghiên cứu.
Ở mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp, dù ở lĩnh vực nào thì cũng cần phải
có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác văn thư – lưu trữ ở nhiều đơn
Trang 3


Sáng kiến kinh nghiệm
vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc đơn thuần. Người
ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư – lưu
trữ trong văn phòng các cơ quan, đơn vị. Cán bộ viên chức văn phòng chưa
được đào tạo đến nơi, đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa
đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư – lưu trữ.
Đề tài này được nghiên cứu trong phạm vi trường THPT Lê Hoàn, thông
qua đề tài góp phần giúp nhân viên văn phòng nói chung, nhân viên văn thư
trong tất cả các trường học hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình.
1.4. Phương pháp nghiên cứu:
- Tìm hiểu về đối tượng nghiên cứu thông qua các tài liệu.
- Nghiên cứu các văn bản liên quan đến công tác văn thư lưu trữ
- Nắm bắt tình hình cụ thể vấn đề trực tiếp áp dụng triển khai vào công
việc của mình
1.5. Những điểm mới của Sáng kiến kinh nghiệm

- Nâng cao được nhận thức và trách nhiệm của nhân viên văn phòng về
công tác văn thư lưu trữ.
- Người làm công tác văn thư lưu trữ tìm kiếm được văn bản đã lưu trữ
một cách thật nhanh chóng; soạn thảo văn bản đúng yêu cầu, chính xác, đầy đủ
nội dung để trình ký.
- Đề tài dể áp dụng, dể thực hiện đối với mọi đối tượng, mọi nơi, không
đòi hỏi nhân viên văn thư phải có trình độ cao về tin học. Khai thác tốt năng lực
của nhân viên văn phòng trong quản lý, khai thác sử dụng văn bản đạt hiệu quả
cao.
II. Nội dung của sáng kiến kinh nghiệm:
2.1. Cơ sở lý luận của sáng kiến kinh nghiệm:
Để đưa ra được các biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ
trong nhà trường thì việc đầu tiên là cần hiểu đầy đủ, sâu sắc về nghiệp vụ của
công tác văn thư, lưu trữ.
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị.
Công tác văn thư bao gồm những nội dung; soạn thảo và ban hành văn bản, quản
lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công
việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: nhanh chóng,
chính xác, bí mật, hiện đại.
Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo
quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tại liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm
những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài
liệu lưu trữ, thu thập, bổ sung tại liệu lưu trữ, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ

Trang 4


Sáng kiến kinh nghiệm

chức sử dụng tại liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc
công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: tính khoa học, tính cơ mật.
Để có một văn bản mang tính chính xác cao, đòi hỏi người phụ trách công
tác văn thư phải có những kỹ năng về xây dựng văn bản, cần nắm được các
phương pháp soạn thảo văn bản vừa đầy đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi
loại văn bản cụ thể do Nhà nước quy định.
Tài liệu lưu trữ phục vụ công tác hàng ngày trong nhà trường, hồ sơ học
sinh, giáo viên, phục vụ việc sơ kết, tổng kết, báo cáo, xây dựng chương trình,
kế hoạch, các văn bản cần được sao gửi, lưu giữ tại trường cẩn thận.
Căn cứ và cơ sở lý luận để viết sáng kiến kinh nghiệm về văn thư và lưu
trữ cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn bản chủ yếu sau đây:
- Căn cứ văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ
chức, lề lối làm việc của cơ quan, đơn vị.
- Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư; [ 1 ]
- Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính Phủ sử đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính Phủ; [ 2 ]
- Căn cứ Nghị định số 99/NĐ – CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính
phủ về quản lý và sử dụng con dấu; [3 ]
- Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ
quy định về thời hạnh bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức; [ 5 ]
- Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. [ 6 ]
- Luật số: 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Về việc
ban hành Luật lưu trữ. [4 ]
Mục đích: Để nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ trong
nhà trường được tốt, nó đòi hỏi người làm công tác này phải biết xây dựng
kế hoạch làm việc khoa học, dành thời gian đầu tư, nghiên cứu, ứng dụng tốt

công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ. Đặc biệt là
khâu soạn thảo văn bản.
2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm:
Thực tế nhiều năm trước đây công tác văn thư lưu trữ chưa được chú
trọng và quan tâm đúng mức. Nhiều nội dung chưa thực hiện đúng quy định
như:
- Chưa ban hành đầy đủ các văn bản về công tác văn thư, lưu trữ hoặc đã
ban hành nhưng chất lượng chưa cao; thực hiện các báo cáo định kỳ về công tác
văn thư, lưu trữ chưa thường xuyên và số liệu báo cáo chưa đầy đủ.

Trang 5


Sáng kiến kinh nghiệm
- Quản lý văn bản đi, đến chưa chặt chẽ, chưa cập nhật đầy đủ thông tin
vào sổ đăng ký văn bản đi, đến; lưu bản chính văn bản đến tại văn thư; chưa quy
định thời gian xử lý cũng như theo dõi tình hình giải quyết văn bản đến; thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản chưa đảm bảo quy định; lưu văn bản đi chưa đúng
quy định..
- Công tác văn thư, lưu trữ còn theo phương pháp thủ công chưa áp dụng
công nghệ thông tin.
- Công tác lập hồ sơ, lưu trữ chưa đi vào nề nếp và chưa hoàn thiện hồ sơ;
chưa bố trí tủ, kho lưu trữ… theo đúng quy định nên chưa thực hiện các nghiệp
vụ về công tác lưu trữ chưa thực sự được quan tâm và đi vào nề nếp.
- Nhìn chung cán bộ làm công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan
trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn, làm việc không khoa
học và chưa được ngăn nắp, gọn gàng.
Qua nhiều năm làm công tác văn thư ở trường THPT Lê Hoàn tôi đã gặp
những thuận lợi và khó khăn như sau:
* Thuận lợi:

Công tác văn thư lưu trữ có đầy đủ hệ thống văn bản mang tính pháp lý.
Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của trường.
Được sự quan tâm chỉ đạo trực tiếp của Sở GD- ĐT Thanh Hoá và Ban
giám hiệu nhà trường; Đảng, chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất
quan tâm đến giáo dục, có tinh thần đoàn kết và hợp tác với nhà trường.
Đội ngũ thầy cô giáo năng động, nhiệt tình, có năng lực chuyên môn tốt,
có ý thức vươn lên hoàn thành nhiệm vụ của mình với tinh thần trách nhiệm cao.
Nhân viên văn thư ý thức trong việc học tập bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm
nâng cao trình độ chuyên môn, có trách nhiệm cao đối với công việc.
* Khó khăn:
Tuy được sự quan tâm của cấp trên, đặc biệt là của ngành giáo dục, nhưng
cơ sở vật chất, trang thiết bị máy móc còn hạn chế chưa đáp ứng được nhu cầu
cần thiết cho công tác văn thư, lưu trữ
- Cơ sở vật chất cho công tác văn thư bước đầu được cải thiện tuy nhiên
vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu về hiện đại hoá công tác văn thư.
- Việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được thực hiện.
- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư còn nhiều hạn
chế.
- Việc lưu trữ của nhà trường chủ yếu bằng thủ công, chưa có khoa học,
thiếu kinh nghiệm để lưu trữ tốt hồ sơ theo đúng chuẩn.
- Việc giao nhận các loại văn bản, công văn còn nhiều bất cập.
- Cán bộ làm công tác văn thư chưa được đào tạo chính quy qua trường
lớp chuyên môn nghiệp vụ. Tuy nhà trường có cán bộ làm công tác văn thư lưu

Trang 6


Sáng kiến kinh nghiệm
trữ nhưng trong công việc hàng ngày còn nhiều bề bộn, còn kiêm nhiệm nhiều
công việc nên chưa đầu tư nhiều cho công tác văn thư, lưu trữ.

2.3. Các giải pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề:
1. Giải pháp 1:
Việc hình thành hoạt động của nhà trường, công tác hành chính Văn
thư – Lưu trữ rất quan trọng trong việc quản lý và lưu trữ hồ sơ, phải biết
tổ chức khoa học các văn bản, giấy tờ có giá trị, cá nhân để làm bằng
chứng và tra cứu khi cần thiết.
Các biện pháp đánh máy soạn thảo một văn bản đúng yêu cầu, đầy đủ nội
dung, chính xác cao để trình ký. Người làm công tác văn thư lưu trữ muốn hoàn
thành tốt nhiệm vụ được giao nói chung, soạn thảo được một văn bản đúng yêu
cầu, đầy đủ nội dung, chính xác để trình ký nói riêng cần phải thực hiện tốt một
số nội dung sau:
- Thường xuyên học tập nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đặc
biệt là cập nhật thông tin, kiến thức qua mạng Internet, tìm kiếm đầy đủ, kịp thời
các văn bản mới nhất phục vụ chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mình công tác.
- Thông tư số 01/2011/TT – BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. [5 ]
- Tìm hiểu, nắm rõ đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của nhà trường,
nhất là về lĩnh vực mình phụ trách để thuận lợi trong soạn thảo văn bản..
- Phải năng động, sáng tạo trong công việc; mạnh dạn, thẳng thắn trong
công tác tham mưu với cấp trên.
- Phối hợp tốt với các tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn,bộ phận chuyên
trách trong mọi hoạt động của nhà trường.
- Đảm bảo đúng, chính xác, trình bày rõ đẹp, đúng thể thức. Điều đặc biệt
là phải nắm vững quy trình, bố cục của một văn bản mà mình muốn soạn thảo.
Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hoá, hiện đại hoá của đất
nước và cũng là một việc làm cần thiết về công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ:
2.Giải pháp 2:
Trong công việc hàng năm, nhà trường thường hình thành nhiều giấy tờ,
tài liệu, sổ sách, để tránh thất lạc và khi cần dùng để giải quyết công việc có thể
tìm kiếm được nhanh các loại giấy tờ, tài liệu, sổ sách phải được phân loại và

sắp xếp một cách khoa học và theo thứ tự thời gian.
Cần có quan điểm và nhận thức đúng đắn về vai trò, ý nghĩa của công tác
văn thư, lưu trữ, cần xác định rõ trách nhiệm trong việc cải tiến công tác văn thư
lưu trữ để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường.
Lập hồ sơ tốt sẽ giữ được đủ các văn bản, giấy tờ về từng vấn đề, từng sự
việc, từng con người giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ, đúng với chủ
trương, đường lối của Đảng và chính sách pháp luật của nhà nước, của ngành.
Đồng thời đó là cơ sở đúng đắn để giải quyết từng công việc cụ thể:
Trang 7


Sáng kiến kinh nghiệm
Để thực hiện tốt công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ tại trường. Là người
phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ thì phải thu thập chứng cứ đầy đủ để giúp
cho việc kiểm tra theo dõi về mọi hoạt động nào đó của nhà trường sau này. Đó
cũng chính là công tác bảo quản lưu trữ đầy đủ các tài liệu có giá trị phục vụ cho
việc lưu trữ tại trường được tốt hơn. Đồng thời nêu ra chương trình công tác mới
khi cần có đủ ngay tài liệu để báo cáo cấp trên một cách nhanh chóng.
3. Giải pháp 3.
3.1. Thực hiện tốt công tác văn thư:
a) Giải quyết và quản lý văn bản đến:
Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đến:
Tiếp nhận
văn bản “đến”

Phân loại sơ bộ, bóc bì

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Phân loại sơ bộ, bóc bì

Đăng ký văn bản đến và
ghi sổ theo dõi

Trình văn bản

Trình và chuyển giao văn bản
Chuyển giao văn bản

Giải quyết văn bản

Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản
Theo dõi, đôn đốc giải
quyết văn bản

Văn bản đến là những văn bản tài liệu do cơ quan nhận từ nơi khác
gửi đến, phải tuân theo quy trình nhất định nhằm đảm bảo hoạt động diễn ra
Trang 8


Sáng kiến kinh nghiệm
thông suốt, có hiệu quả. Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập
trung tại văn thư, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký tiến hành kiểm
tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận … sau khi tiếp nhận văn bản,
văn thư tiến hành phân loại: loại gửi chức danh, gửi cho các tổ chức chính
trị và gửi cơ quan.
Sau khi đã phân loại văn bản, việc đóng dấu đến, ghi số đến và ngày
đến là thủ tục không thể thiếu để lưu trữ hồ sơ một cách khoa học và dể tìm.
Văn bản đến được văn thư vào sổ đăng ký và phải kịp thời trình cho người
có trách nhiệm và chuyển giao cho các tổ chức, các nhân giải quyết. Văn

bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay
sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác và giữ
gìn bí mật nội dung văn bản. Văn bản đến được lưu một bản ở hồ sơ lưu văn
bản đến.
Những năm gần đây với sự phát triển của công nghệ thông tin các đơn vị
trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện vừa nhanh và dễ lưu
trữ. Vì vậy hàng ngày văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn
bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn
bản đến và trình Hiệu trưởng phê chuyển cho các bộ phận, đồng thời thư mục
này được chia sẻ rộng để khi chuyển văn bản cho các bộ phận có thể vào thư
mục này và lấy văn bản về thực hiện công việc. Đây là phương pháp lưu trữ văn
bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh, tiết kiệm được giấy cho đơn vị.
Khi có công văn chuyển đến tôi là người trực tiếp tiếp nhận và đăng ký
vào sổ công văn đến và có theo dõi công văn đến từ nguồn nào (nơi gửi công
văn). Kiểm tra sơ bộ có phải đúng công văn gửi cho đơn vị mình không và phân
loại hồ sơ (ghi vào sổ)
Công văn đến có thể chia thành 4 loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc;
Loại tác nghiệp; Loại tham khảo. Sau đó đóng dấu đến ghi số và ngày đến, vào
sổ công văn đến (đây là việc làm cần thiết để xác định công văn đã qua bộ phận
văn thư, biết được ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau này được dể
dàng).
Sau đó vào Sổ công văn đến.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đến.
Ngày
Số đến
đến
(1)

(2)

Tác
giả

Số,ký
hiệu

Ngày
tháng

Tên loại và trích
yếu nội dung

Đơn vị
hoặc người
nhận

Ký
nhận

Ghi
chú

(3)

(4)

(5)

(6)

(7)

(8)

(9)

b) Giải quyết và quản lý văn bản đi:
Theo Điều 17 Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư là Thông tư 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 11
Trang 9


Sáng kiến kinh nghiệm
năm 2012 Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan “ Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành gọi là văn bản
đi” [1]
Sơ đồ quy trình xử lý văn bản đi:
Đánh máy, in văn bản đi

Kiểm tra thể thức, nội dung, kỹ
thuật trình bày, ghi số, ngày
tháng năm ban hành

Duyệt, ký

Đóng dấu, đăng ký văn bản đi

Làm thủ tục phát hành văn bản
Lưu, theo dõi, kiểm tra văn bản đi

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư
cần kiểm tra lại về thể thức, nội dung, hình thức, kỹ thuật trình bày,ghi số ngày
tháng năm phát hành văn bản; nếu phát hiện sai sót phải kịp thời báo cáo người
được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết.
Văn bản sau khi đăng ký đều được làm thủ tục gửi đi trong ngày và được
lưu trữ lại một bản ở hồ sơ văn thư.
Mẫu sổ đăng ký văn bản đi.
Số,ký
hiệu văn
bản
(1)

Ngày
Tên loại và trích
tháng văn
yếu nội dung
bản
(2)

(3)

Người
ký

Nơi
nhận
văn bản

(4)

(5)

Đơn vị,
Số
người nhận lượng
bản lưu
bản
(6)

(7)

Trang 10

Ghi
chú
(8)


Sáng kiến kinh nghiệm
c) Đối với công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong nhà
trường.
Công tác bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong nhà trường là một
công tác rất quan trọng, nó đòi hỏi người làm công tác này phải thận trọng, tỷ
mỹ, ngăn nắp và phải khoa học.
Làm tốt công tác lưu trữ văn bản sẽ góp phần thực hiện tốt ba mục
tiêu quản lý: năng suất, chất lượng và hiệu quả của cơ quan. Ngược lại nếu
làm không tốt công tác văn bản sẽ hạn chế đến kết quả hoạt động quản lý,
làm giảm hiệu lực chỉ đạo điều hành của cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng đến
chất lượng và hiệu quả công tác của cơ quan, tổ chức và bộ máy nhà nước
nói chung và trường học nói riêng.

Hồ sơ học sinh do văn thư nhà trường chịu trách nhiệm quản lý dưới sự
chỉ đạo của Hiệu trưởng. Hồ sơ gồm có: Học bạ THPTđang học, Học bạ tốt
nghệp, Học bạ nghỉ học, Sổ đăng bộ; Sổ gọi tên và ghi điểm; Sổ ghi đàu bài;
Văn bằng chứng chỉ…
- Học bạ là hồ sơ pháp lý ghi nhận kết quả học tập và rèn luyện của học
sinh do trường trung học lập và quản lý. Học bạ chỉ trả lại cho học sinh khi thôi
học, chuyển trường, tốt nghiệp ra trường.
+ Học bạ học sinh đang học được xếp theo từng lớp cuối năm học giao
cho giáo viên chủ nhiệm để ghi kết quả học tập của học sinh, Giáo viên chủ
nhiệm hoàn thành xong nộp lại về cho văn thư để trình Hiệu trưởng hoặc Phó
Hiệu trưởng duyệt kết quả cuối năm trong học bạ của học sinh đúng thời gian
quy định sau đó lưu trữ cẩn thận trong tủ ở phòng văn thư.
+ Học bạ đã tốt nghiệp học sinh chưa rút về còn lại cũng được để theo thứ
tự trong bìa sơ mi theo từng năm học.
- Sổ đăng bộ: Đây là cuốn sổ gốc của nhà trường và lưu trữ vô thời hạn.
Sổ phản ánh quá trình học của học sinh theo thứ tự học sinh từng lớp.
Hàng năm học sinh đầu cấp trúng tuyển vào học lớp 10 và chuyển đến đều
được văn thư cập nhật kịp thời và ghi đầy đủ các thông tin trong sổ theo mẫu
quy định của Bộ GD&ĐT, cuối năm học trình Hiệu trưởng ký duyệt. Sổ được
cập nhật thường xuyên khi có học sinh chuyển đi và đến. Sổ phải được giữ gìn
cẩn thận để dùng lâu dài.
- Sổ gọi tên và ghi điểm; Sổ ghi đầu bài: Cần ghi đầy đủ các cột mục.
Đóng dấu giáp lai các trang trong sổ.
Sổ được giao nhận hàng ngày giữa cán bộ văn thư và lớp phó học tập các
lớp. Sổ được cập nhật thường xuyên về ngày nghỉ, điểm số theo quy định, nếu
ghi sai phải sửa chữa đúng quy định.
+ Sổ điểm: Cuối học kỳ và cuối năm học, GVCN thực hiện các cột trong
sổ điểm, ký xác nhận và “Khoá” lại từng trang ghi điểm. Hiệu trưởng kiểm tra
ghi nhận xét hàng tháng về tình hình ghi điểm của giáo viên, ký tên, đóng dấu.

Trang 11


Sáng kiến kinh nghiệm
Sổ điểm được lưu giữ lâu dài, tránh hư hại và mất mát, sau này còn làm căn cứ
để xác nhận kết quả học tập của học sinh khi cần thiết.
+ Sổ ghi đầu bài: Làm căn cứ theo dõi học sinh hàng ngày về ngày nghỉ,
học bài và làm bài ở nhà của học sinh và lưu giữ một năm học.
- Văn bằng, chứng chỉ của học sinh tốt nghiệp THPTP: Sau khi nhận bằng
tốt nghiệp ở Sở về văn thư có trách nhiệm vào sổ từng học sinh theo từng số
hiệu bằng đúng quy định. Khi cấp trả bằng học sinh đến nhận phải có giấy tờ
như CMND và phải ký nhận đầy đủ. Nếu có người nhận thay phải có giấy uỷ
quyền có xác nhận của UBND xã phường và chứng minh thư nhân dân
Nhờ có sự sắp xếp ngăn nắp, khoa học đã giúp cho việc theo dõi và quản
lý hồ sơ học sinh được dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.
- Quản lý sử dụng con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện
theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu.
+ Con dấu phải được quản lý và sử dụng tại trụ sở của đơn vị.
+ Cán bộ văn thư được giao giữ con dấu có trách nhiệm thực hiện những
quy định sau:
a) Không giao con dấu cho người khác quản lý và sử dụng khi chưa được
phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của đơn vị.
c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ đúng thể thức và sau
khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ
hoặc đóng dấu trước khi ký.
Dầu phải được đóng rõ ràng, ngay ngắn. Đóng lên 1/3 đến 1/4 chữ ký về
phái bên trái. Trường hợp đóng dấu ngược, mờ phải huỷ bỏ văn bản và làm lại
văn bản khác.

3.2. Thực hiện tốt công tác lưu trữ:
Đối với người làm văn thư lưu trữ việc sắp xếp, quản lý và lưu trữ các hồ
sơ là điều hết sức quan trọng. Công tác sắp xếp quản lý và lưu trữ khoa học cụ
thể:
3.2.1. Chọn tủ hồ sơ:
Dùng tủ hồ sơ có nhiều ngăn: Với tủ có nhiều ngăn sẽ phù hợp với kích
thước của các loại hồ sơ khác nhau. Mỗi ngăn ta có thể dán giấy bên ngoài phân
chia theo từng loại hồ sơ để dể dàng quản lý và tìm kiếm hơn.
3.2.2. Phân loại hồ sơ:
Nếu như ta cứ để chồng chất, lẫn lộn các loại hồ sơ mà không phân loại
thì việc lẫn, thất lạc hoặc không tìm thấy hồ sơ là điều dể dàng gặp phải. Cần
phải phân loại ngay từng loại hồ sơ
- Phân loại hồ sơ theo chủ đề.

Trang 12


Sáng kiến kinh nghiệm
- Phân loại hồ sơ theo nhóm.
- Phân loại theo cụm.
3.2.3. Sắp xếp hồ sơ:
Sắp xếp hồ sơ khoa học sẽ giúp tìm kiếm khi cần một cách nhanh chóng,
tiết kiệm thời gian. Nên sắp xếp theo cách như sau:
Sắp xếp theo thời gian: Có thể sử dụng giấy ghi chú ở ngoài về thời gian
diễn ra, sắp xếp theo thứ tự từ trước đến sau để có thể tìm kiếm một cách nhanh
nhất.
- Sắp xếp theo mẫu tự: Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C...) của hồ
sơ.
- Sắp xếp theo tính chất: Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ: hồ sơ chưa
giải quyết, giải quyết song, phản hồi...

3.2.4. Lập danh mục hồ sơ:
Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ
vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh
chóng.
Tạo một danh mục cụ thể, chính xác.
Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.
3.2.5. Lưu trữ hồ sơ:
Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ
nhanh chóng.
Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.
Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn về loại hồ sơ, số thứ tự.
3.3. Thực hiện tốt việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu
trữ:
Mục tiêu phải nâng cao hiệu lực hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống
hành chính, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ là
một tất yếu nhằm đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời,
công khai, minh bạch nâng cao hiệu quả.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ là việc áp
dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệu phục
vụ yêu cầu quản lý văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệu
được nhanh chóng, chính xác, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận
lợi giữa các cơ quan thông qua mạng thông tin nội bộ và mạng thông tin quốc
gia.
Trong công tác văn thư lưu trữ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các
việc sau:
- Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản.

Trang 13

Sáng kiến kinh nghiệm
- Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, tra tìm văn bản đi, đến, văn bản
nội bộ.
- Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn bản.
2.4. Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm:
Qua nhiều năm làm công tác văn thư lưu trữ ở trường THPT Lê Hoàn,
nhờ đưa ra một số giải pháp và cách thực hiện có khoa học đã góp phần đưa
công tác văn thư lưu trữ của trường đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng
cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của nhà trường. Nâng cao tinh thần đoàn kết,
trách nhiệm trong tất cả các thành viên của tổ Văn phòng, thống nhất phối hợp
và hỗ trợ tốt cho công tác tổ chức đoàn thể, tổ chuyên môn trong công tác soạn
thảo văn bản cũng như điều hành, chỉ đạo chuyên môn nghiệp vụ.
- Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, sạch đẹp, đáp ứng được
các yêu cầu của Ban giám hiệu đề ra.
- Hồ sơ, công văn được cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, sắp xếp ngăn
nắp theo danh mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi cần thiết.
- Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học.
- Công việc đều được giải quyết hàng ngày, chủ động.
- Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gang theo từng đợt kiểm tra.
- Định kỳ hàng tháng hoặc đột xuất, tôi kiểm tra và vệ sinh toàn diện khu
vực lưu trữ, không để xảy ra tình trạng bị mối mọt.
Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công
việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng. khoa học và ngăn nắp. Làm tốt công tác Văn
thư – Lưu trữ góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của
cơ quan, giúp cho CB, GVCNV cơ quan nâng cao hiệu quả công việc một cách
nhanh chóng, dáp ứng được yêu cầu của tổ chức, cá nhân, đúc kết kinh nghiệm
góp phần thực hiện tốt các mục tiêu đề ra có chất lượng và đạt hiệu quả cao.
III. Kết luận, kiến nghị:
3.1. Kết luận:
Hiện nay công tác văn thư ở trường đã đi vào nề nếp, phát huy được hiệu

quả, đáp ứng được yêu cầu công tác quản lý, giảng dạy và hoạt động khác trong
nhà trường nhờ biết khai thác tốt các thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt Công
nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ. Bản thân tôi được phân công làm
nhiệm vụ văn thư nhà trường. Ý thức đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của
công tác văn thư lưu trữ nhà trường nên trong quá trình công tác tôi luôn tìm tòi,
cải tiến công tác tìm ra những biện pháp tích cực nhất đem lại hiệu quả cao trong
công tác văn thư hành chính, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh
đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ và cũng như để chia sẻ cùng đồng
nghiệp.
Để công tác văn thư lưu trữ có hiệu quả và đạt thành tích cao đòi hỏi
người làm công tác văn thư phải không ngừng nghiên cứu, tìm tòi học hỏi
Trang 14


Sáng kiến kinh nghiệm
trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh hoạt hoàn cảnh thực tế ở mỗi
nơi, biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình thì công việc lúc
nào cũng trôi chảy và đạt hiệu quả cao, luôn có tính kiên trì học hỏi, nâng
cao trình độ chuyên môn của mình.
Công tác văn thư là bộ mặt của cơ quan đơn vị nên trước tiên người
làm công tác này phải nhạy bén, phương pháp làm việc khoa học, nhanh
chóng và chính xác…
Áp lực công việc đối với người làm công tác văn thư là rất lớn nên đòi hỏi
người làm công tác này phải bình tĩnh và có phương pháp khoa học giải quyết
công việc nhanh chóng mang tính kiên trì, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho
bản thân, góp phần bảo vệ bí mật những thông tin liên quan đến cơ quan, đơn vị.
3.2. Kiến nghị:
Với mục đích đổi mới phương pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn
thư lưu trữ thì Ban lãnh đạo các cấp cần quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, máy
móc, trang thiết bị, nhằm tạo điều kiện thuận lợi và đáp ứng đầy đủ nhu cầu cần

thiết cho công tác văn thư lưu trữ; đặc biệt là các phương tiện phục vụ tốt cho
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư lưu trữ.
Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư lưu trữ để
nâng cao trình độ chuyên môn nhân viên văn thư, góp phần xây dựng đội ngữ
nhân viên văn thư chính quy, chuyên nghiệp. Từ đó, trên cơ sở thực tế các cán
bộ, nhân viên sẽ định hướng hoặc có kế hoạch tổ chức tốt công tác văn thư lưu
trữ tại đơn vị một cách khoa học và sáng tạo hơn.
- Cần có chính sách đãi ngộ và phụ cấp độc hại cho cán bộ văn thư lưu trữ
Trên đây, tôi chỉ xin đưa ra một vài kinh nghệm nhỏ của tôi. Tuy
không được hoàn hảo lắm nhưng đã giúp cho tôi hoàn thành tốt mọi công
việc được giao. Rất mong được sự đóng góp của các đồng nghiệp để công
việc của chúng ta ngày càng hoàn thiện hơn. Theo kịp với công nghệ thông
tin tiên tiến trong xã hội hiện nay.
Xin chân thành cảm ơn!
XÁC NHẬN CỦA HIỆU TRƯỞNG

Đỗ Thanh Nam

Thanh Hoá, ngày 01 tháng 6 năm 2017
Tôi xin cam đoan đây là SKKN của
mình viết, không sao chép nội dung
của người khác.

Lê Thị Hiền

Trang 15


Sáng kiến kinh nghiệm

TÀI LIỆU THAM KHẢO:
[1]. Nghị định số 110/2004/NĐ – CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của
Chính phủ về công tác văn thư;
[2]. Nghị định số 09/2010/NĐ – CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của
Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ – CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ;
[3]. Nghị định số: 99/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về
quản lý và sử dụng con dấu;
[4]. Luật số: 01/2011/QH13 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Về
việc ban hành Luật lưu trữ.
[5]. Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội
vụ quy định về thời hạnh bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của các cơ quan, tổ chức;
[6]. Thông tư số 01/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Trang 16