KIỂM SOÁT nội bộ CHU TRÌNH NHÂN sự TIỀN LƯƠNG tại CÔNG TY TNHH THƯƠNG mại và DỊCH vụ SJ TECH

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

NGUYỄN HỮU HUYNH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ SJ TECH

LUẬN VĂN THẠC SĨ

NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP - 2018


HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM

NGUYỄN HỮU HUYNH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH NHÂN SỰ TIỀN LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ
DỊCH VỤ SJ TECH

Chuyên ngành

: Quản trị kinh doanh

Mã ngành

: 8.34.01.01

Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS.Bùi Bằng Đoàn


HÀ NỘI - NĂM 2018

3


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu,
kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng được sử dụng trong bất kỳ
công trình khoa học nào khác.
Bắc Ninh, ngày…. tháng…. năm 2018
Học viên

Nguyễn Hữu Huynh

i


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành luận văn thạc sỹ quản trị kinh doanh của mình, ngoài sự nỗ
lực cố gắng của bản thân, tôi đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của nhiều cá
nhân, tập thể.
Trước hết tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các thầy cô
Học viện Nông nghiệp Việt Nam và Khoa Kế toán & Quản trị kinh doanh đã
trang bị cho tôi những kiến thức cơ bản.
Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc nhất tới thầy giáo
PGS.TS Bùi Bằng Đoàn (Bộ môn Kế toán quản trị và Kiểm toán) đã giành nhiều
thời gian trực tiếp chỉ bảo tận tình, hướng dẫn tôi hoàn thành luận văn này.
Tôi xin chân thành cảm ơn các phòng, ban và cán bộ công nhân viên
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech đã hợp tác và tạo điều kiện giúp
đỡ tôi thu thập tài liệu cho đề tài này.
Cuối cùng tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè đã động

viên, khích lệ, giúp đỡ tôi về mọi mặt trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu
luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Bắc Ninh, ngày…. tháng…. năm 2018
Tác giả luận văn

Học viên Nguyễn Hữu Huynh

ii


MỤC LỤC
Lời cam đoan.....................................................................................................................1
Lời cảm ơn........................................................................................................................ii
Mục lục.............................................................................................................................iii
Danh mục các từ viết tắt....................................................................................................v
Danh mục bảng.................................................................................................................vi
Danh mục sơ đồ.............................................................................................................viii
Trích yếu luận văn............................................................................................................ix
Phần 1. Mở đầu................................................................................................................1
1.1

Tính cấp thiết của đề tài.........................................................................................1

1.2.

Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................................2

1.2.1. Mục tiêu chung......................................................................................................2
1.2.2. Mục tiêu cụ thể......................................................................................................2

1.3.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................................3

1.3.1. Đối tượng nghiên cứu............................................................................................3
1.3.2. Phạm vi nghiên cứu...............................................................................................3
Phần 2. Cơ sở lý luận và thực tiễn.................................................................................4
2.1.

Cơ sở lý luận..........................................................................................................4

2.1.1. Một số vấn đề chung về kiểm soát nội bộ.............................................................4
2.1.2. Kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự- tiền lương trong doanh nghiệp..................15
2.2.

Cơ sở thực tiễn của đề tài....................................................................................29

2.2.1. Kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ nhân sự và tiền lương của một số doanh
nghiệp Việt Nam..................................................................................................29
2.2.2. Bài học kinh nghiệm cho Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech......31
2.2.3. Một số công trình nghiên cứu liên quan..............................................................31
Phần 3. Đặc điểm đơn vị và phương pháp nghiên cứu..............................................33
3.1.

Khái quát về công ty tnhh thương mại và dịch vụ SJ Tech.................................33

3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty...................................................33
3.1.2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty........................................................34

iii

3.1.3. Tình hình cơ bản và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty............................35
3.2

Phương pháp nghiên cứu.....................................................................................40

3.2.1. Phương pháp thu thập tài liệu..............................................................................40
3.2.2. Phương pháp xử lý số liệu...................................................................................40
3.2.3. Phương pháp phân tích số liệu............................................................................40
Phần 4. Kết quả nghiên cứu và thảo luận...................................................................42
4.1.

Đặc điểm công tác nhân sự, tiền lương tại công ty.............................................42

4.1.1. Đặc điểm công tác nhân sự tại Công ty...............................................................42
4.1.2. Đặc điểm công tác tiền lương tại Công ty...........................................................42
4.2.

Kiểm soát nội bộ nhân sự, tiền lương tại công ty................................................43

4.2.1. Thực trạng công tác nhân sự của Công ty...........................................................43
4.2.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ công tác tiền lương của Công ty............................55
4.3.

Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ công tác nhân sự, tiền lương tại công ty 67

4.3.1. Phương hướng phát triển của Công ty.................................................................67
4.3.2. Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự - tiền lương tại Công ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech.............................................................67

4.4.3

Hoàn thiện các thủ tục, cơ chế và hệ thống giám sát, kiểm soát.........................71

4.4.4

Tăng cường áp dụng công nghệ thông tin...........................................................72

Phần 5. Kết luận và kiến nghị......................................................................................74
5.1.

Kết luận...............................................................................................................74

5.2.

Kiến nghị.............................................................................................................76

Danh mục tài liệu tham khảo.......................................................................................78
Phần phụ lục .................................................................................................................79

iv


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

HTKSNB

Hệ thống kiểm soát nội bộ

KSNB

Kiểm soát nội bộ

HCNS

Hành chính nhân sự

LĐTL

Lao động tiền lương

QLSX

Quản lý sản xuất

PGĐ

Phó Giám Đốc

BCTC

Báo cáo tài chính

BHXH

Bảo hiểm xã hội

v


DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1:

Mục tiêu và rủi ro trong chu trình nhân sự - tiền lương..........................20

Bảng 2.2:

Nội dung các quy định trong quy trình tuyển dụng.................................21

Bảng 2.3:

Quy định nội dung các bước trong quy trình đánh giá công việc...........22

Bảng 2.4:

Quy định nội dung các bước trong đào tạo nhân sự................................25

Bảng 3.1:

Tình hình lao động của Công ty..............................................................36

Bảng 3.2:

Tình hình vốn và tài sản của Công ty......................................................37

Bảng 3.3:

Bảng kết quả sản xuất kinh doanh 3 năm gần đây..................................39

Bảng 4.1:

Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phòng tại Công ty TNHH Thương
mại và Dịch vụ SJ Tech...........................................................................44

Bảng 4.2:

Quy trình tuyển dụng công nhân sản xuất tại Công ty TNHH Thương mại
và Dịch vụ SJ Tech..................................................................................45

Bảng 4.3:

Dự đoán các rủi ro có thể xảy ra trong quy trình tuyển dụng tại Công ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech.................................................48

Bảng 4.4:

Những rủi ro trong khâu tuyển dụng tại Công ty TNHH Thương mại và
Dịch vụ SJ Tech.......................................................................................49

Bảng 4.5:

Điều tra sự tồn tại của KSNB tại Công ty trong quy trình tuyển dụng
nhân sự.....................................................................................................50

Bảng 4.6:

Ý kiến của người lao động về việc bố trí, sắp xếp nhân lực tại Công ty

TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech.................................................52

Bảng 4.7:

Rủi ro trong quy trình điều chỉnh nhân sự tại Công ty TNHH Thương
mại và Dịch vụ SJ Tech...........................................................................53

Bảng 4.8:

Bảng chế độ phụ cấp cho người lao động...............................................56

Bảng 4.9:

Quy trình chấm công tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech. .57

Bảng 4.10:

Mẫu bảng chấm công của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ
Tech.........................................................................................................58

Bảng 4.11:

Bảng quy trình tính lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ
Tech.........................................................................................................59

Bảng 4.12:

Quy trình điều chỉnh lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ
SJ Tech.....................................................................................................59

Bảng 4.13:

Mẫu danh sách điều chỉnh lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch
vụ SJ Tech................................................................................................60

vi


Bảng 4.14:

Dự đoán rủi ro tại quy trình chấm công tính lương tại Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ SJ Tech...............................................................61

Bảng 4.15:

Ý kiến của người lao động về quy trình tính lương của Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ SJ Tech...............................................................61

Bảng 4.16:

Ý kiến của người lao động về công tác đối chiếu tiền lương tại Công ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech.................................................64

Bảng 4.17:

Rủi ro có đã xảy ra trong quy trình thanh toán lương tại Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ SJ Tech...............................................................65

Bảng 4.18:

Ý kiến của người lao động về công tác thanh toán lương tại Công ty TNHH
Thương mại và Dịch vụ SJ Tech...............................................................66

vii


DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1:

Chu trình nhân sự- tiền lương trong doanh nghiệp.....................................17

Sơ đồ 3.1:

Bộ máy tổ chức Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech............34

Sơ đồ 4.1:

Quy trình thanh toán lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ
Tech............................................................................................................63

viii


TRÍCH YẾU LUẬN VĂN
Tên tác giả: Nguyễn Hữu Huynh
Tên luận văn: Kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự - tiền lương tại Công ty
TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech.
Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh

- Mã số: 8.34.01.01

Tên cơ sở đào tạo: Học viện Nông nghiệp Việt Nam
Mục đích nghiên cứu
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ chu trình
nhân sự - tiền lương trong doanh nghiệp.
- Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự - tiền lương của
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ SJ Tech.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
trong chu trình nhân sự - tiền lương của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ
SJ Tech trong thời gian tới.
Phương pháp nghiên cứu
Số liệu sử dụng cho nghiên cứu được thu thập từ các báo cáo về tình hình
sản xuất kinh doanh, hoạt động của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ SJ
Tech trong 3 năm, từ năm 2015 đến năm 2017. Các số liệu thông tin trên sách
báo và các công trình nghiên cứu đã được công bố. Các số liệu về hoạt động của
hệ thống kiểm soát nội bộ, Báo cáo tài chính của công ty qua các năm; Số liệu về
tình hình nhân sự, tình hình tiền lương, hợp đồng lao động… và các nguồn tài
liệu liên quan khác.
Phương pháp phân tích: Phương pháp thu thập tài liệu thứ cấp, phương pháp
thu thập tài liệu sơ cấp, phương pháp xử lý số liệu, phương pháp so sánh, phương
pháp lưu đồ kiểm soát, phương pháp mô tả KSNB, phương pháp đối chiếu.
Kết quả chính và kết luận
Qua quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn đề tài “Kiểm soát nội bộ
chu trình nhân sự - tiền lương tại Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ SJ
Tech”, kết hợp giữa nghiên cứu lý luận với tổng kết thực tiễn tại Công ty TNHH
Thương Mại và Dịch Vụ SJ Tech từ đó đưa ra được giải pháp hoàn thiện hệ thống

ix

KSNB nhằm đưa hoạt động của hệ thống này có hiệu lực và hiệu quả trong quá
trình quản lý, luận văn đã đạt được những kết quả như sau:
Luận văn nghiên cứu thực trạng KSNB chu trình nhân sự tiền - lương tại
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ SJ Tech. Ban lãnh đạo Công ty luôn
quan tâm vấn đề nhân sự - tiền lương bằng các chính sách giữ chân và thu hút
người lao động, nhưng còn chưa có những chính sách tác động đến tinh thần
người lao động như chế độ cho ngày sinh nhật, chế độ thăm hỏi ốm đau, chế độ
hiếu hỷ của công nhân viên; chưa quan tâm nhiều tới chính sách đào tạo nhân sự
và chưa có quy trình đánh giá công việc cho nhân sự. Qua điều tra có tới 87.2%
người được hỏi cho rằng họ vi phạm các quy định của Công ty là do không nắm
được các quy định một cách rõ ràng đồng nghĩa với việc công tác truyền thông
không tốt.
Công ty đã trang bị những công cụ hiện đại phục vụ cho việc chấm công
tính lương nhưng vẫn còn trường hợp nhầm lẫn công (51.6% người được hỏi
trong quá trình điều tra) dẫn tới việc tính sai lương do sự bất cẩn của nhân viên
chấm công. Trong quá trình thanh toán lương tồn tại việc thanh toán nhầm lẫn
lương cho người lao động (qua điều tra có 39.5% người lao động bị nhầm lẫn
tiền lương) nguyên nhân do sự bất cẩn của nhân viên tiền lương, hình thức thanh
toán bằng tiền mặt bao gồm khá nhiều khâu đồng nghĩa với việc chứa đựng nhiều
rủi ro.
Giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình nhân sự - tiền lương tại Công ty
TNHH Thương Mại và Dịch Vụ SJ Tech gồm: a) Tăng cường công tác truyền
thông; b) Hoàn thiện cơ cấu tổ chức; c) Phối hợp giữa phòng kế toán và quản lý
sản xuất để tình lương; d) Thay đổi hình thức thanh toán lương.

x


THESIS ABSTRACT
Author: Nguyen Huu Huynh

Thesis title: Internal control on personnel - payroll cycle at SJ Tech Trading and
Services Co., Ltd.
Major: Business Management

Code: 8.34.01.01

Educational Institution: Vietnam National University of Agriculture
1. Research Objective
- Systematize the theoritical and practical of internal control on personnel
- payroll cycle in the enterprise
- Evaluate the current situation of internal control on personnel - payroll
cycle at SJ Tech Trading and Service Co., Ltd.
- Suggest some solutions to improve the internal control system on
personnel - payroll cycle at SJ Tech Trading and Service Co., Ltd.
2. Research Methods
Data were collected from report on production and business activities of
SJ Tech Trading and Services Co., Ltd from 2015 to 2017; on research papers
that has been published; on the internal control system opearation, financial
statements of company over the years; on personnel - payroll situation, labor
contract... and other relevant sources.
Analytical methods: Secondary data and primary data collection; data
processing methods; economic statistical methods; comparative method; the
internal control description method.
3. Main results and conclusions
Through the process of researching and completing the topic "Internal
control on personnel - payroll cycle at SJ Tech Trading and Services Co., Ltd",
combining theoritical and practical at SJ Tech Trading and Services Co., Ltd in
order to sugesst some sollutions to improve the internal control system reaches
the efficiency and effectiveness in management process. This thesis has achieved
the results, as follows:

xi


The management commitee of the company is always interested in
personnel - payroll by retaining and attracting employees’ policies, however, no
policies affect the spirit of labors as regime for birthdays, sickness, family
business; and they also have not paid much attention to the personnel training
policies and there is no process for evaluating tasks result. According to the
survey, 87,2% of respondents said that they violated the regulations of the
company because of lack of clear regulations means that the communication is
not good.
The company has modern equipments to calculate the working time,
however sometimes incorrect (opinion of 51,6% of the respondents) leads to
miscalculating salary. In the process of payment, 39,5% of the respondents has
been calculated wrong salary because of the carelessness of staffs; cash involves
a lot stitching, which means it contains a lot of risk.
Solutions to improve the internal control on personnel - payroll cycle at SJ
Tech Trading and Services Co., Ltd including: a) Strengthen on communication;
b) Improve the organizational structure; c) Compound between accounting
accounting and management for unempience; d) Change the salary format.

xii


PHẦN 1. MỞ ĐẦU
1.1 TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI
Trong bất kì giai đoạn phát triển nào, công tác nhân sự luôn là vấn đề quan
trọng nhất, có tính quyết định đến sự tồn tại và phát triển của tổ chức hay doanh
nghiệp. Cùng với công tác nhân sự, tiền lương cũng luôn là vấn đề thu hút sự

quan tâm hàng đầu của người lao động và người sử dụng lao động. Tổ chức tốt
công tác nhân sự, tiền lương giúp cho việc quản lý lao động đi vào nề nếp, thúc
đẩy người lao động hăng say làm việc, yên tâm lao động, giúp tăng năng suất và
nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên một thực trạng khá phổ biến ở nhiều
doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay là công tác quản lý nhân sự, tiền lương còn
chưa hợp lý, các công ty nhỏ vẫn quản lý theo kiểu gia đình, trong khi đó các
công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ,
dẫn đến việc sử dụng lao động chưa tốt. Cả hai cách thức quản lý này đều dựa
trên lòng tin và sự tin tưởng cá nhân mà thiếu những quy chế và sự kiểm tra kiểm
soát của người đứng đầu hay giữa các bộ phận. Để hạn chế những sai sót trong
quản lý và đạt được thành công trong hoạt động, các tổ chức nói chung và doanh
nghiệp nói riêng cần phải có các chính sách, quy định trong quản trị nhân lực phù
hợp với điều kiện hoạt động của mình, nói khác đi là thiết lập cơ chế kiểm soát
đối với các hoạt động, trong đó có công tác nhân sự, tiền lương và coi đây là một
cách thức quản lý quan trọng và có hiệu quả.
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự, tiền lương đối
với doanh nghiệp, tổ chức là việc ban hành các quy chế, nội quy liên quan đến
quản lý nhân sự, tiền lương, nhằm có được đội ngũ nhân sự có năng lực chuyên
môn, thực hiện công việc một cách hiệu quả và hạn chế các rủi ro có thể xảy ra;
đồng thời có một cơ chế tiền lương hợp lý, khuyến khích được người lao động và
nâng cao được hiệu quả kinh doanh. Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ trong quản trị nhân lực, tiền lương sẽ đem lại nhiều lợi ích trong
doanh nghiệp, tạo sự công bằng giữa người lao động, có tác dụng kích thích
người lao động tích cực làm việc, cống hiến cho doanh nghiệp. Với các nội dung
trên, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác nhân sự và tiền
lương có ý nghĩa cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp hiện nay.

1

Hiện nay các doanh nghiệp lắp ráp linh kiện điện tử đang được phát triển
mạnh và thu hút nhiều lao động ở nhiều địa phương. Các doanh nghiệp gia công,
lắp ráp linh kiện điện tử tại Bắc Ninh cũng được thành lập, mở rộng và phát triển
đã có đóng góp nhiều cho địa phương và thu hút nhiều lao động, trong đó có
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech. Mấy năm gần đây công ty đã
phát triển khá ổn định, thu hút được nhiều lao động nhưng sự biến động lao động
tại Công ty cũng thường xuyên xảy ra và ảnh hưởng đến tình hình sản xuất kinh
doanh. Mặc dù Công ty đã có nhiều đổi mới trong công tác nhân sự, đưa ra cách
thức trả lương hợp lý và hấp dẫn, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế. Vì vậy, công tác
nhân sự, tiền lương đang là vấn đề mà nhà quản trị của Công ty TNHH Thương
mại và Dịch vụ SJ Tech đặt lên sự quan tâm hàng đầu.
Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty cũng đang gặp phải những vấn
đề trong quản lý nhân sự, tiền lương nên chưa thu hút được nhiều lao động có tay
nghề, chưa khai thác hết năng lực của nhân viên. Để hoạt động sản xuất và
thương mại có hiệu quả, Công ty cần phải có các biện pháp quản lý nhân sự một
cách đúng đắn, hợp lý từ khâu tuyển dụng cho đến khâu sử dụng lao động và trả
lương. Nói khác đi, công ty cần hoàn thiện các quy định, nội quy trong công tác
quản lý nhân sự và tiền lương, nhằm hạn chế thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra. Ý
thức được tầm quan trọng của vấn đề trên, chúng tôi chọn nội dung “Kiểm soát
nội bộ chu trình nhân sự - tiền lương tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch
vụ SJ Tech” làm đề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ, với mong muốn góp phần
đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý
nhân sự và tiền lương tại công ty trong thời gian tới.
1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU
1.2.1. Mục tiêu chung
Nghiên cứu các vấn đề lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ; các đặc
điểm trong chu trình nhân sự, tiền lương trong doanh nghiệp. Trên cơ sở nghiên
cứu, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự- tiền lương tại một
doanh nghiệp, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ chu trình nhân sự- tiền lương tại doanh nghiệp nghiên cứu.

1.2.2. Mục tiêu cụ thể
- Hệ thống hóa cơ sở lý luận và thực tiễn về kiểm soát nội bộ chu trình
nhân sự - tiền lương trong doanh nghiệp.

2


- Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự - tiền lương của
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ SJ Tech.
- Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ
trong chu trình nhân sự - tiền lương của Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ
SJ Tech trong thời gian tới.
1.3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU
1.3.1 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là nội dung và đặc điểm các khâu trong
chu trình nhân sự- tiền lương tại doanh nghiệp; Bản chất của KSNB và phân tích,
đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự - tiền lương tại
Công ty nghiên cứu, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nội dung này tại công
ty thời gian tới.
1.3.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu, đánh giá hoạt động của
hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự- tiền lương và các giải pháp hoàn
thiện hoạt động này tại đơn vị nghiên cứu.
- Phạm vi không gian: Đề tài thực hiện tại Công ty TNHH Thương Mại&
Dịch Vụ SJ Tech.
- Phạm vi thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan từ năm 2015 đến
2017; Thời gian thực hiện đề tài từ 10/2017 đến 08/2018.

3

PHẦN 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN
2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN
2.1.1. Một số vấn đề chung về kiểm soát nội bộ
2.1.1.1. Khái niệm về kiểm soát nội bộ
Theo Business Edge (2007): “Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, mỗi đơn vị
thường xuyên phải rà soát tất cả các khâu của quá trình quản lý và tất cả các hoạt
động để kịp thời điều chỉnh nằm đạt được mục tiêu cuối cùng, việc rà soát này
được gọi là kiểm soát”.
Kiểm soát không phải là một khâu hay một giai đoạn trong quá trình quản
lý mà là một chức năng của quản lý, vì nó có trong mọi giai đoạn quản lý và mọi
hoạt động của tổ chức. Kiểm soát cũng không phải là một việc mà là một quá
trình bao gồm các nội dung: đề ra mục tiêu, đo lường kết quả, so sánh thực hiện
với mục tiêu, phân tích nguyên nhân chênh lệch, xác định hành động quản lý
thích hợp, hành động cụ thể để có kết quả tốt hơn, tiếp tục đánh giá lại.
Tùy theo phạm vi, kiểm soát được phân thành kiểm soát trực tiếp và kiểm
soát tổng quát.
Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, các quy chế kiểm soát được xây dựng
trên cơ sở đánh giá lại các yếu tố, bộ phận cấu thành hệ thống kiểm quản lý.
Kiểm soát trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản là: kiểm soát hành vi, kiểm soát
xử lý và kiểm soát bảo vệ.
Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều
công việc khác nhau. Trong môi trường tin học hóa quản lý ở mức độ cao thì kiểm
soát tổng quát thuộc chức năng của phòng kinh doanh. Muốn đánh giá kiểm soát
trong trường hợp này phải dùng các chuyên gia am hiểu về máy tính. Kiểm soát tổng
quát chủ yếu dựa trên cac thủ tục phân công, ủy quyền và bất kiêm nhiệm.
Theo Trần Thị Thanh Tâm (2011): “Có thể nói kiểm soát là tổng hợp các
phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể để quản lý. Một hệ
thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động được hoàn tất theo những
cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Qua nghiên cứu lý luận về

kiểm soát trong quản lý, có thể thấy kiểm soát gắn liền với quản lý, ở đâu có quản lý
ở đó có kiểm soát”.

4


Do mỗi đơn vị, doanh nghiệp có đặc thù riêng về lĩnh vực hoạt động và tổ
chức quản lý nên cũng xây dựng cho mình những quy định, chính sách và cách thức
riêng để điều hành các hoạt động có liên quan đến quá trình kiểm soát và gọi là kiểm
soát nội bộ (KSNB).
Vậy, kiểm soát nội bộ là hệ thống các quy định, quy chế do tổ chức ban
hành ra, được áp dụng trong tổ chức, nhằm mục đích giảm thiểu những rủi ro mà
tổ chức có thể gặp phải để đạt được mục tiêu đã đề ra.
Đã có rất nhiều quan điểm khác nhau về kiểm soát nội bộ. Theo Viện
Kiểm toán độc lập Hoa Kỳ AICPA (1949): “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch
của tổ chức và tất cả các phương pháp phối hợp và đo lường được thừa nhận
trong doanh nghiệp để đảm bảo an toàn tài sản của tổ chức, kiểm tra sự phù hợp
và độ tin cậy của dữ liệu kế toán, tăng cường tính hiệu quả của hoạt động và
khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý lâu dài”.
Hiện nay, trên thế giới đang sử dụng rộng rãi định nghĩa về KSNB theo
quan điểm của Ủy ban các tổ chức tài trợ COSO (1992): “Kiểm soát nội bộ là
một quá trình do con người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn
vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện
mục tiêu: Báo cáo tài chính tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt
động hữu hiệu và hiệu quả”
Với khái niệm trên, COSO đã nhìn nhận kiểm soát nội bộ khá toàn diện và
nhấn mạnh vào bốn nội dung chính đó là: quá trình, con người, đảm bảo tính hợp
lý và đảm bảo mục tiêu. Cụ thể:
- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không chỉ là một thủ tục hay
một chính sách nhất định mà nó bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát liên

tiếp được thực hiện ở mọi bộ phận trong đơn vị và kết hợp với nhau thành một
thể thống nhất.
- Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: Chính xác
mà nói, KSNB là hệ thống những chính sách, thủ tục, quy chế... do chính con
người tạo ra nhằm kiểm soát các hoạt động của các thành viên trong tổ chức. Cụ
thể: Hội đồng quản trị và các nhà quản trị cấp cao sẽ tiến hành thiết lập một hệ
thống các quy định, cơ chế hợp lý; đồng thời giám sát việc thực hiện, tính hiệu
quả của hệ thống này một cách liên tục. Tất cả các thành viên của tổ chức đều
tham gia vào quy trình này.

5


- Kiểm soát nội bộ đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý: Không thể yêu
cầu tuyệt đối việc thực hiện các mục tiêu đối với KSNB mà chỉ có thể yêu cầu
cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện mục tiêu. Nguyên nhân là
do khi vận hành hệ thống kiểm soát luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất
phát từ sai lầm của con người dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu.
KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo chắc
chắn sai phạm sẽ không xảy ra. Bên cạnh đó, quyết định của KSNB còn tùy
thuộc vào nguyên tắc cơ bản: sự đánh đổi lợi ích với chi phí, chi phí kiểm soát
không được vượt quá lợi ích mà kiểm soát mang lại. Vì vậy, KSNB chỉ cung cấp
một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối.
- Kiểm soát nội bộ đảm bảo các mục tiêu: Đối với báo cáo tài chính,
KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính người quản
lý đơn vị có trách nhiệm lập BCTC phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán
hiện hành. Đối với những mục tiêu hữu hiệu và hiệu quả, KSNB giúp cho đơn vị
bảo vệ và sử dụng có hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín,
mở rộng thị phần, nâng cao chiến lược kinh doanh. Đối với mục tiêu tuân thủ,
KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định.

Bên cạnh đó, KSNB còn hướng các thành viên vào việc tuân thủ các chính sách,
quy định nội bộ của đơn vị, qua đó để đạt được những mục tiêu của đơn vị.
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam VSA số 315 (2012): “Hệ thống KSNB
là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và
áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định để kiểm
tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính
trung thực và hợp lý, nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của đơn vị. Hệ
thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, quy trình đánh giá rủi ro, hệ thống
thông tin, hoạt động kiểm soát và giám sát”.
Với định nghĩa này, Chuẩn mực kế toán Việt Nam tiếp cận KSNB theo
hướng đánh giá rủi ro và tương đồng với quan điểm của COSO về các yếu tố cấu
thành nên KSNB, bao gồm 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ
thống thông tin, hoạt động kiểm soát và giám sát. Coi KSNB không phải là một
hệ thống mà là một quá trình, cũng do con người thiết kế và vận hành để đảm bảo
độ tin cậy của BCTC, đảm bảo hiệu quả hoạt động và sự tuân thủ pháp luật.
Có thể nói, hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện
pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và sự nỗ lực của mọi thành viên

6


trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục
tiêu đề ra một cách hợp lý. Nói cách khác đây là tập hợp những việc mà công ty
cần làm để có được những điều muốn có và tránh được những điều cần tránh. Hệ
thống này không đo đếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám
sát nhân viên, chính sách hệ thống, phòng ban của công ty đang vận hành ra sao
và nếu vẫn giữ nguyên cách làm đó thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không.
Thiết lập một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ hạn chế mức thấp nhất việc thất thoát
tài sản của công ty.
2.1.1.2. Các thành phần cơ bản trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Tùy vào loại hình hoạt động, mục tiêu và quy mô của doanh nghiệp, tổ
chức mà kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành khác nhau nhưng vẫn phải
đảm bảo đủ các thành phần cơ bản. Việc nghiên cứu các thành phần cơ bản trong
hệ thống kiểm soát nội bộ là rất quan trọng, là cơ sở để tìm cách nâng cao cách
thức kiểm soát. Theo VSA và nhiều quan điểm khác đều thống nhất chỉ ra 5
thành phần của kiểm soát nội bộ sau đây:
• Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ các nhân tố bên trong và bên ngoài
đơn vị có tác động đến việc thiết kế và hoạt động của bốn yếu tố còn lại. Môi
trường kiểm soát bao gồm các yếu tố như: Đặc thù quản lý, Cơ cấu tổ chức của
đơn vị, Cơ chế hoạt động kiểm soát, Chính sách nhân sự, Công tác kế hoạch, kế
toán và các chính sách quản lý khác của đơn vị.
Đặc thù quản lý liên quan đến đặc thù hoạt động và tổ chức của đơn vị.
Nghĩa là mỗi đơn vị có đặc thù quản lý riêng, nếu các chính sách quản lý rõ ràng,
minh bạch sẽ tạo điều kiện cho hoạt động kiểm soát có hiệu quả và ngược lại.
Các quan điểm của nhà lãnh đạo ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các
quy định và cách thức tổ chức kiểm tra, kiểm soát trong DN. Bởi chính họ, đặc
biệt là các nhà quản lý cấp cao sẽ là người ký duyệt, phê chuẩn các quyết định
chính sách và thủ tục kiểm soát đó. Nếu nhà quản lí có quan điểm kinh doanh
trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của
BCTC đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. Môi
trường kiểm soát sẽ mạnh do ý muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để
Kiểm soát nội bộ
thực hiện các mục tiêu đã đề ra của nhà quản lý. Ngược lại nếu nhà quản lý có tư

Môi
trường
kiểm
soát

Đánh
giá rủi7
ro

Hoạt
động
kiểm
soát

Thông
tin
truyền
thông

Kiểm
tra
giám
sát


tưởng gian lận, không lành mạnh rất có thể BCTC sẽ ẩn chứa các sai phạm và từ
đó môi trường kiểm soát sẽ không xuất hiện
Theo chuẩn mực kiểm toán số 315 (2012): “Cơ cấu tổ chức:Việc thiết lập
một cơ cấu tổ chức thích hợp gồm việc xem xét, cân nhắc các vấn đề chính về
quyền hạn, trách nhiệm và các kênh báo cáo phù hợp. Sự phù hợp của cơ cấu tổ
chức phụ thuộc một phần vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Cơ cấu
tổ chức thực chất đây là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận
trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra. Một cơ
cấu phù hợp sẽ là cơ sở để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các
hoạt động. Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các

thủ tục kiểm soát mất tác dụng”. Ví dụ: Nếu bố trí bộ phận kiểm toán nội bộ trực
thuộc phòng kế toán, chức năng kiểm tra và đánh giá của kiểm toán nội bộ sẽ
không phát huy tác dụng. Đồng thời phản ánh việc phân chia quyền lực, quyền
lợi, sự phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa các bộ phận, giữa
các cá nhân trong một tổ chức. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý, phân chia
rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi cá nhân, bộ phân trong tổ chức sẽ là môi
trường kiểm soát tốt, đảm bảo hoạt động kiểm soát có hiệu quả, góp phần ngăn
ngừa các hành vi gian lận, sai sót trong hoạt động của doanh nghiệp.
Cơ chế hoạt động kiểm soát bao gồm hệ thống các quy chế, quy trình, thủ
tục kiểm soát thể hiện quan điểm của người quản lý về kiểm soát. Hệ thống các
quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát rõ ràng, hợp lý sẽ là điều kiện tốt để các quy
định có thể vận hành trong thực tiễn một cách hiệu quả, từ đó ngăn ngừa được rủi
ro trong hoạt động.
Theo Phan Thanh Hải (2014): Chính sách nhân sự: Các chính sách và
thông lệ về nhân sự thường cho thấy các vấn đề quan trọng liên quan tới nhận
thức về kiểm soát của đơn vị. Ví dụ, tiêu chuẩn về tuyển dụng các ứng viên có
trình độ cao nhất thể hiện cam kết của đơn vị đối với những người có năng lực và
đáng tin cậy”. Bao gồm các quy định hay phương pháp quản lý nhân sự và các
chế độ trong việc tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, đãi ngộ, kỷ luật nhân viên... Một
chính sách nhân sự tốt sẽ thu hút được lao động có chuyên môn, tay nghề đáp
ứng được nhu cầu công việc, khuyến khích được người lao động đóng góp cho
doanh nghiệp để đạt được mục tiêu. Nói khác đi, chính sách nhân sự hợp lý sẽ
ngăn ngừa các rủi ro ảnh hưởng đến chất lượng nguồn nhân lự của đơn vị, đồng
thời cũng là điều kiện để hoạt động kiểm soát nhân sự có hiệu quả nhất.

8


Tất cả các doanh nghiệp đều phải làm tốt công tác kế hoạch, bao gồm cả
kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch tài chính, kế hoạch giá

thành... Kế hoạch là mục tiêu để phấn đấu, là căn cứ để ra quyết định quản lý,
đánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt động như:
kiểm soát việc thực hiện kế hoạch doanh thu, chi phí… theo mục tiêu. Nói khác
đi, hệ thống kế hoạch được xây dựng tốt, thể hiện khoa học không chỉ là mục tiêu
để các hoạt động hướng đến, mà còn là căn cứ để thực hiện kiểm tra, kiểm soát
các hoạt động trong doanh nghiệp.
Ngoài các yếu tố trên, môi trường kiểm soát còn đề cập đến văn hóa
doanh nghiệp, tính liêm chính của người quản lý và nhiều yếu tố liên quan khác.
Tất cả các yếu tố môi trường tốt sẽ là điều kiện cho doanh nghiệp đạt được mục
tiêu, đồng thời cũng tạo điều kiện cho hoạt động kiểm soát có hiệu lực, từ đó
nâng cao được hiệu quả hoạt động.
Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng trực tiếp đến việc thiết kế, vận hành
của các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát mạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạt
động hữu hiệu của KSNB. Tuy nhiên môi trường kiểm soát mạnh tự nó chưa đủ
đảm bảo tính hiệu quả của toàn hệ thống KSNB, môi trường này chỉ tốt nếu các
nội dung sau được đảm bảo:
- Doanh nghiệp ban hành đầy đủ, hợp lý các quy định, quy tắc, chuẩn mực
đối với tất cả các hoạt động và đảm bảo rằng tất cả các quy định này phải được
phổ biến rộng rãi đến tất cả các bộ phận, nhân viên của đơn vị để cam kết tuân
thủ và thực hiện.
- Tư cách đạo đức, hành vi ứng xử và sự liêm chính của người lãnh đạo
phải là tấm gương sáng đế nhân viên noi theo.
- Doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức quản lý hợp lý, có sự phân cấp
phân quyền rõ ràng về trách nhiệm, quyền hạn của từng cá nhân, bộ phận, minh
bạch trong điều hành và xử lý các vi phạm đối với từng vi trí công việc.
- Doanh nghiệp có bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động hữu hiệu, thự sự là
bộ phận tham mưu có hiệu quả đối với lãnh đạo cao cấp của tổ chức.
- Doanh nghiệp thường xuyên luân chuyển nhân sự trong các khu vực vị
trí nhạy cảm. Quan tâm, nhắc nhở, bảo vệ quyền lợi của những người làm việc
trong các khu vực vị trí độc hại, nặng nhọc theo đúng quy định

• Đánh giá, nhận diện rủi ro

9


Theo Nguyễn Hải Quang (2014): "Trong lĩnh vực kinh doanh tác giả Hồ
Diệu định nghĩa "Rủi ro là sự tổn thất về tài sản hay giảm sút lợi nhuận thực tế
so với lợi nhuận dự kiến. Rủi ro là những bất trắc ngoài ý muốn xảy ra trong quá
trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, tác động xấu đến sự tồn tại và phát
triển của doanh nghiệp". Rủi ro là điều không thể tránh khỏi của bất kỳ tổ chức
nào khi tiến hành quá trình sản xuất kinh doanh. Những rủi ro này có thể do bản
thân doanh nghiệp hay từ môi trường kinh tế, chính trị, xã hội bên ngoài tác động
và khó có thể kiểm soát tất cả. Vì vậy, các nhà quản lý phải đánh giá và phân tích
những nhân tố tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu khó có thể đạt được và cố
gắng kiểm soát để tối thiểu hoá những tổn thất do các rủi ro này gây ra.
Rủi ro ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp có thể nảy sinh từ bên
trong hay bên ngoài doanh nghiệp. Nguyên nhân đưa đến rủi ro từ bên trong
thường do sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp,
chất lượng cán bộ thấp, sự yếu kém của cơ sở hạ tầng hay thiếu sự kiểm tra, kiểm
soát thích hợp... Rủi ro đưa đến từ bên ngoài như do thay đổi công nghệ, thay đổi
thói quen của người tiêu dùng, sự xuất hiện của yếu tố cạnh tranh không mong
muốn hay những thay đổi của chính sách…
Rủi ro đưa đến từ các nguyên nhân là khó tránh khỏi, vấn đề là doanh nghiệp
cần thường xuyên đánh giá, nhận diện đúng rủi ro và kịp thời phát hiện để đưa ra
được các biện pháp thích hợp để ngăn ngừa, giảm thiểu tác hại của chúng. Với ý
nghĩa như vậy, đánh giá nhận diện rủi ro được coi là thành phần rất quan trọng trong
hệ thống KSNB của mỗi đơn vị.
Để đánh giá rủi ro, các doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp
định lượng đo lường rủi ro như: sử dụng công cụ toán xác suất thống kê, dựa vào
các đại lượng thống kê như giá trị trung bình, phương sai, độ lệch chuẩn và độ

biến thiên, sử dụng hàm hồi quy phân tích và dự báo xu hướng, phân tích dòng
tiền hay sử dụng thang điểm để đánh giá.
Theo Vũ Thái Hưng (2015): Quy trình đánh giá rủi ro bao gồm các bước
sau: Xác định mục tiêu của đơn vị, nhận dạng rủi do, phân tích và đánh giá rủi ro.
Xác định mục tiêu của đơn vị: Mục tiêu tuy không phải là bộ phận của
KSNB nhưng việc xác định nó là điều kiện tiên quyết để đánh giá rủi ro. Một sự
kiện có thể trở thành rủi ro quan trọng đối với tổ chức hay không phụ thuộc vào
mức độ tác động tiêu cực của nó tới mục tiêu của đơn vị. Xác định mục tiêu bao

10