Lecture Medical assisting: Administrative and clinical competencies (2/e) - Chapter 22

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Medical Assisting
Chapter 22

Second Edition

Ramutkowski  Booth  Pugh  Thompson  Whicker

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Preparing the Examination
and Treatment Area
Objectives
22­1 Explain the medical assistant’s role in preparing the 
examination room.
22­2 Describe the layout and features of a typical 
examination room.
22­3 Describe steps to prevent the spread of infection in 
the examination room.
22­4 Explain how and when to disinfect examination 
room surfaces.
2


Preparing the Examination
and Treatment Area
Objectives (cont.)

22­5 Describe the importance of such factors as 
temperature, lighting, and ventilation in the 
examination room.
22­6 Identify instruments and supplies used in a general 
physical examination, and tell how to arrange and 
prepare them.
22­7 Explain how to eliminate hazards to physical safety 
in the examination room.
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The Medical Assistant’s Role in
Preparing the Examination Room






Maintain neatness and cleanliness of the 
room.
Ensure that all supplies and equipment needed 
are present for the physician’s use.
Make certain that potential safety hazards are 
eliminated.

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The Medical Assistant’s Role in

Preparing the Examination Room (cont.)
The Examination Room
The area where the physician:
• Observes the patient
• Listens to patient symptoms
• Performs a general physical 
examination

Number and Size of  Rooms
• Depends on the number of  physicians in the medical practice
• Average size room is 8 X 12 ft.
• Rooms should be large enough for patient, physician and 
medical assistant yet small enough to have supplies within 
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reach.


Furnishings


Should be arranged for:




Efficiency
Patient Comfort
Physician Convenience

Common Items Found In Examination Rooms

• One or more chairs
• A rolling stool
• Weight scale
• Biohazard container

• Puncture proof containers
• Wall brackets
• High intensity lamp
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Special Features


The 1990 Americans with Disabilities Act (ADA) 
requires that ‘reasonable accommodations” be made 
for the disabled.
Doorway must be 
at least 36 inches 
wide.

ADA 
Accessibility
Guidelines

Door closers adjusted to 
allow entry and exit time.
Grab bars must be
 present in 
lavatories.

Must have door 
opening hardware 
that can be grasped.

Space in rooms and 
hallways must be at least 60 
inches wide.
Slip­resistant floor.
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Cleanliness in the 
Examination Room
Infection Control
Remember to:
• Keep examining  
table clean
• Make hand 
washing a 
priority
• Disinfect all 
work surfaces

•
•
•
•
•
•

•

Wash Hands:
At the beginning of the day
Before and after contact each patient
Before and after using gloves
Before and after eating
After coughing or blowing your nose
Before handling clean or sterile 
equipment
Before leaving for the day
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Cleanliness in the 
Examination Room (cont.)


Examining Table






Always change the disposable paper that covers 
the examination table after each use.
Dispose of paper coverings soiled by body fluids 
in a biohazardous waste container.
Also place soiled linens and pillowcases in 

biohazard­labeled bags.

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Cleanliness in the 
Examination Room (cont.)


Surfaces


Disinfect work surfaces such as the:







Sink & Countertops
Wastebaskets
Examination Table
Toilets

Storage



Store biohazardous specimens properly.

Store “testing kits” according to protocol. 
Many test kits require refrigeration.
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Cleanliness in the 
Examination Room (cont.)


Putting the Room in Order




A neatly arranged room boosts patient confidence 
of medical personnel efficiency and abilities.

Housekeeping



Many medical facilities usually contract with 
janitorial services for after­hours cleaning.
The medical assistant may perform chores such as 
dusting surfaces since dust harbors bacteria and 
allergens.
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Apply Your Knowledge

A medical assistant at a busy Pediatrician Office notices a foul 
odor in two of the patient examination rooms. After careful 
inspection, the medical assistant finds soiled diapers in the 
biohazardous containers of both rooms. How would you 
handle this situation? 

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Apply Your Knowledge ­ Answer
A medical assistant at a busy pediatrician office notices a foul 
odor in two of the patient examination rooms. After careful 
inspection, the medical assistant finds soiled diapers in the 
biohazardous containers of both rooms. How would you 
handle this situation? 
The first priority is to remove the source of odor, then to 
decontaminate the area. It may also help to designate a separate 
location in the office for soiled diapers so that parents will know 
how to dispose of them. Many pediatrician offices have a system 
in place to prevent such odors in treatment room areas.
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Room Temperature, Lighting,
and Ventilation
Lighting is needed 
to prevent accidents 
and to make 
accurate diagnoses.

Be sure the 
examination room is 
warm enough (72°F).

Ensure that the 
room smells 
clean and fresh.

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Medical Instruments and Supplies


To maintain instruments and supplies the 
medical assistant must:





Order and stock all needed supplies.
Sanitize, disinfect, and/or sterilize instruments 
as needed.
See that all instruments and supplies are 
placed within easy reach for the physician.

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Medical Instruments 
and Supplies (cont.)
Instrument

Purpose

Anoscope

Used to open the anus for examination

Examination 
Light
Laryngeal Mirror

Provides additional lighting

Nasal Speculum

Used to enlarge the opening of the nose

Ophthalmoscope

Used to examine the inner eye surfaces

Reflects inside of mouth and throat

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Medical Instruments 

and Supplies (cont.)
Instrument

Purpose

Otoscope

Used to examine the inner ear

Penlight

Small flashlight used to view a small 
area

Reflex Hammer

Used to check patient’s reflexes

Sphygmomanometer Used to measure blood pressure 
Stethoscope

Used to listen to body sounds
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Medical Instruments 
and Supplies (cont.)
Instrument

Purpose

Thermometer

Used to measure size or development 
of an area
Used to measure body temperature

Tuning Fork

Tests patients’ hearing

Vaginal Speculum

Used to enlarge the vagina for 
specimens from cervix and vagina

Tape Measure

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Medical Instruments and Supplies 
(cont.)


Inspecting and Maintaining Instruments




Be sure instruments are in good working order

Arranging Instruments


Keep instruments in same location, either:
  Mounted on wall

  Out on countertop

  Set on a clean towel or tray



Preparing Instruments




Some instruments require warming

Cleaning Instruments


Place used instruments in a container and always 
handle carefully
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Medical Instruments and Supplies 

(cont.)

Curettes Cervical Scraper Cotton balls
Disposable Needles

Disposable syringes

Cotton­tipped applicators Glass slides
Sterile and clean gloves Paper tissues
Specimen containers Gauze, dressings, and bandages
Occult blood test slides Tongue depressors
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Medical Instruments and Supplies 
(cont.)

Consumable Supplies
• Supplies that can be 
used up
Storing Supplies
• Be sure to keep needles, 
medications, and 
prescription pads locked 
up and out of patient 
reach

Restocking Supplies
A good rule is to reorder 
when the first half of a 

box, tube, or bottle has 
been used.

21


Apply Your Knowledge
A medical assistant is preparing the treatment room for a local 
ENT Specialist. Which of the following instruments might be 
used in this office to assess patient ear, nose, and throat 
functioning?

sphygmomanometer

stethoscope

penlight

nasal speculum

laryngeal mirror

tuning fork

reflex hammer

ophthalmoscope

anoscope

otoscope

tape measure
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Apply Your Knowledge ­ Answer
A medical assistant is preparing the treatment room for a 
local ENT Specialist. Which of the following instruments 
might be used in this  office to assess patient ear, nose, and 
throat functioning?

stethoscope

*penlight
penlight

*nasal speculum
nasal speculum

*laryngeal mirror
laryngeal mirror

*tuning fork
tuning fork

reflex hammer

*ophthalmoscope
ophthalmoscope

anoscope

otoscope
*otoscope

tape measure

sphygmomanometer

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Physical Safety in the 
Examination Room


Keeping the examination room free of 
hazards is a vital part of a risk management 
plan.

Keep the following areas of the examination room free 
from potential hazards:
 Floor
 Cabinets and Drawers
 Furniture
 Cords and Cables
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Special Safety Precautions
Children

• Keep medication and dangerous items 
out of reach
• Toys should be washable and safe
• Be sure toys do not have any sharp 
surfaces

Patients with
Physical 
Disabilities

Safe flooring and handrails 
help prevent falls in the 
reception area, bathroom, 
hallways, and the 
examination room.  
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